Task Navigator™ - Voorbeeld rapport
Thomas Robinson 28.06.2014
Task Navigator™ - Voorbeeld rapport
Thomas Robinson © 2014 Voorbeeld NV
28.06.2014 14:29 | 1. Gegenereerd via het Advisio Platform
Inleiding Deze inleiding is vrij te bepalen bij de aanmaak van het rapport.
Dit rapport geeft de diagnose resultaten weer aan de hand van vijf metingen: • Contextual Scale® (onvoldoende / voldoende / optimaal / overdreven) staat voor een kwalitatieve beoordeling van de uitgevoerde taken. • Suitability Spectrum™ (van ongeschikt tot geschikt) is een grafische interpretatie van de antwoorden op de Contextuele Schaal. Gedrag dat voldoende of optimaal wordt gemanifesteerd, toont een goed niveau van vaardigheden. Aan de andere kant, wanneer een bepaald gedrag wordt gemanifesteerd als onvoldoende of overdreven, geeft dit een niveau van vaardigheden dat ongeschikt is voor de noden en/ of verwachtingen. De uiteindelijke diagnose van vaardigheden op de Suitability Spectrum™ hangt af van de TN Index ™. • TN Index™ (van -100 tot +100) is een kwantificering van de antwoorden op de Contextuele schaal. De waarde van de TN index™ is een evenwicht tussen positieve waarden (voldoende =+75 / optimaal = +100) en negatieve waarden (onvoldoende = -100 / overmatig = +100) met betrekking tot de uitgevoerde taken (inclusief de zelf-evaluatie).. • Importance Index™ (van 0 tot 1000) is een puntensysteem, dat een numerieke interpretatie geeft van de antwoorden over het belang van elke taak. Een taak beoordeeld als onbelangrijk krijgt 0 punten, nauwelijks belangrijk -333 punten, belangrijke taken -666 punten, en zeer belangrijke taken -1000 punten. • Efficiency Quadrant™ (optimale efficiëntie / vermoedelijke onderinvestering / vermoedelijke overinvestering / moet herzien worden) is een hulpmiddel ter ondersteuning van werknemers in hun eigen tijds- en power management. Hier worden enkel de taken gepresenteerd die op basis van de antwoorden van de meeste deelnemers (minimum 51% van de stemmen, inclusief zelf-assessment) duidelijk in een van de vier gebieden van de Efficiency Quadrant™ kunnen geplaatst worden. Elk gebied bevat maximaal 5 taken die het meest voldoen aan de opgegeven criteria.
Task Navigator™ - Voorbeeld rapport
Thomas Robinson © 2014 Voorbeeld NV
28.06.2014 14:29 | 2. Gegenereerd via het Advisio Platform
Zelf-evaluatie
Algemene belangrijkheid Aantal deelnemers 6; inclusief zelf-evaluatie
Leidinggevende
Collega
(1)
Deze beoordeling is een algemene interpretatie van alle antwoorden die in de vragenlijsten verzameld werden. Op basis van de antwoorden die het belang van elk van de taken ingeschat, wordt de Importance Index™ van het takenpakket berekend. In andere delen van het rapport zijn vergelijkbare indicaties te vinden, afzonderlijk berekend voor elke taak. Staafdiagrammen geven de verdeling van alle antwoorden van alle deelnemers over alle taken.
(3)
Interne klant/partner
(1)
Importance Index™ Algemene verdeling van de indicaties
onbelangrijk
niet zo belangrijk
belangrijk
Zeer belangrijk
Zelf-evaluatie
Prestatie Kwaliteit Aantal deelnemers 6; inclusief zelf-evaluatie Deze beoordeling is een algemene interpretatie van alle antwoorden die in de vragenlijsten verzameld werden. De antwoorden met betrekking tot al uw taken werden geteld. De kwaliteit van de taken wordt gezien als geschikt, wanneer het merendeel van de deelnemers aangeeft dat de taken voldoende of optimaal uitgevoerd worden. De kwaliteit is ongeschikt wanneer de meerderheid van de deelnemers beweert dat de meeste van de taken onvoldoende of net overdreven uitgevoerd worden.
Leidinggevende
Collega
(1)
(3)
Interne klant/partner
-100 ongeschikt
(1)
+100 geschikt
Werk intensiteit Enkel gebaseerd op de zelf-evaluatie In de vragenlijst gaf u de tijd aan die u besteedt aan de uitvoering van de specifieke taken die worden geëvalueerd in de Task Navigator™. De grafiek hieronder vergelijkt de totale tijd besteed aan alle taken met uw gemiddelde wekelijkse werktijd. Opmerking: in een optimaal evenwichtige week moet een marge van 15-20% van de tijd gelaten worden voor ad hoc ongeplande taken. Als een staaf van het diagram oranje of rood is, betekent dit waarschijnlijk overbelasting. Vastgelegde wekelijkse werktijd :
Geschatte tijd wekelijks gespendeerd aan de uitvoering van alle taken:
40 uren
40 uren
Task Navigator™ - Voorbeeld rapport
Thomas Robinson © 2014 Voorbeeld NV
28.06.2014 14:29 | 3. Gegenereerd via het Advisio Platform
Functie productiviteit Aantal deelnemers 6; inclusief zelf-evaluatie De volgende grafieken geven de verdeling van bepaalde soorten taken in een gemiddelde werkweek. Tijdsbesteding voor de uitvoering van specifieke taken werd in de zelf-evaluatie vragenlijst ingeschat.
Taken :
Belangrijk – prestatie voldoende
Belangrijk – prestatie onvoldoende
Zelf-evaluatie
Minder belangrijk – prestatie voldoende
Leidinggevende (1)
Minder belangrijk – prestatie onvoldoende
Collega (3)
Interne klant/partner (1)
Werktijd verdeling Volgens belangrijkheid van taken
Taken :
belangrijk
minder belangrijk
Volgens prestatie kwaliteit
Taken :
prestatie voldoende
prestatie onvoldoende
Task Navigator™ - Voorbeeld rapport
Thomas Robinson © 2014 Voorbeeld NV
28.06.2014 14:29 | 4. Gegenereerd via het Advisio Platform
Rangschikking volgens belangrijkheid van de taken
Financiële planning en samenwerking met het boekhoud departement
De volgende rangschikking toont al de taken van de belangrijkste tot de minst belangrijke. De belangrijkheid van specifieke taken is gerangschikt volgens de Importance Index™ en bepaald op basis van alle antwoorden, met inbegrip van uw zelf-evaluatie. Taak
Importance Index™:
alle
leidinggevende
13%
Project documeten up-to-date houden
5%
Beheer van de investeringen tijdens de uitvoering van projecten
3%
Beheer van de investeringen tijdens de uitvoering van projecten
3%
Onderhandelen met sub-contractors
3%
zelf
Beheer van de investeringen tijdens de uitvoering van projecten
889
1000
1000
Financiële planning en samenwerking met het boekhoud departement
833
1000
1000
Het project budget bijhouden
777
666
1000
Beheer van de investeringen tijdens de uitvoering van projecten
722
666
333
Onderhandelen met sub-contractors
722
666
333
Project documeten up-to-date houden
611
666
333
Contact houden met de subsidie organisaties
555
666
333
Werken volgens de interne principes gebruikt bij Project management
500
666
666
Rangschikking volgens kwaliteit van taakuitvoering De volgende rangschikking toont al de taken, gerangschikt volgens oplopende waarde van de TN Index™, dat is de volgorde van de beste uitvoering (Voldoende of Optimale) tot de minst goed uitgevoerde taak (Onvoldoende of Overdreven). De volgorde van uitvoering van specifieke taken werd bepaald op basis van alle antwoorden, met inbegrip van uw zelf-evaluatie. Taak
TN Index™:
alle
leidinggevende
zelf
Werken volgens de interne principes gebruikt bij Project management
58
75
100
Beheer van de investeringen tijdens de uitvoering van projecten
46
75
75
Het project budget bijhouden
46
75
75
Beheer van de investeringen tijdens de uitvoering van projecten
21
-100
100
Project documeten up-to-date houden
21
75
100
Financiële planning en samenwerking met het boekhoud departement
-38
-100
100
Onderhandelen met sub-contractors
-38
-100
75
Contact houden met de subsidie organisaties
-50
-75
-100
Rangschikking volgens tijd-intensiteit De volgende rangschikking toont al de taken van de meest tot de minst tijdrovende. De lengte van specifieke taken zijn geschat in de zelf-evaluatie vragenlijst. Taak
Procent van de wekelijkse werktijd
Het project budget bijhouden
38%
Werken volgens de interne principes gebruikt bij Project management
25%
Contact houden met de subsidie organisaties
13%
Task Navigator™ - Voorbeeld rapport
Thomas Robinson © 2014 Voorbeeld NV
28.06.2014 14:29 | 5. Gegenereerd via het Advisio Platform
Taak prestatie evaluatie Werken volgens de interne principes gebruikt bij Project management aantal indicaties 6 / 6, inclusief zelf-evaluatie
Collega
Importance Index™: 500
25%
777
tijd Interne klant/partner
Zelf-evaluatie
666
666 -100 ongeschikt
Leidinggevende
+100 geschikt
666
Collega
555
Interne klant/partner
Wekelijkse bijeenkomsten met Finance om de huidige en verwachte toekomstige financiële situatie te bespreken.
0 -100 ongeschikt
+100 geschikt
Eigenlijk weet niemand hoe het gedaan moet worden. Het is niet de schuld van Thomas.
Contact houden met de subsidie organisaties aantal indicaties 5 / 6, inclusief zelf-evaluatie
Importance Index™: 555
13% tijd
Zelf-evaluatie
333
Al met al, al deze principes zijn vaak alleen obstakels voor ons en hebben geen significante bijdrage. Althans met betrekking tot de projectcoördinatoren die zelf nog moeten handelen en beslissingen te nemen. Het lijkt mij dat Thomas heel OK is met deze interne procedures Tomas is waarschijnlijk de enige die echt vertrouwd is met al de "ongeschreven sociale regels". Hij herinnert verjaardagen en jubilea van mensen! Dat is belangrijker dan sommige huishoudelijke reglementen.
Financiële planning en samenwerking met het boekhoud departement aantal indicaties 6 / 6, inclusief zelf-evaluatie
Leidinggevende
666
Collega
555
Interne klant/partner
Importance Index™: 833
13% tijd
666 -100 ongeschikt
+100 geschikt
Zelf-evaluatie
1000 Leidinggevende
1000
Te actueel, naar mijn mening, wij zijn al lang geen favorieten voor hen.
Task Navigator™ - Voorbeeld rapport
Thomas Robinson © 2014 Voorbeeld NV
28.06.2014 14:29 | 6. Gegenereerd via het Advisio Platform
In geval van problemen of moeilijkheden, moet hij meteen communiceren met de financieringsinstelling. Het kan niet wachten tot het probleem "vanzelf" is opgelost. Er is waarschijnlijk niemand in deze afdeling die Thomas niet moet leren kennen. Zijn contacten zijn nuttig voor ons allemaal!!
Het project budget bijhouden aantal indicaties 6 / 6, inclusief zelf-evaluatie
Importance Index™: 777
38% tijd
Probeer iets te vinden in Thomas' folders ;) Werk aan betrouwbaarheid! Waarschijnlijk is dit niet genoeg uit bureaucratische perspectief. Maar naar mijn mening: dit is heel OK. Het is belangrijk dat de boekhouding en administratie het accepteren. De rest is hun taak.
Zelf-evaluatie
1000 Leidinggevende
Onderhandelen met sub-contractors
666
Importance Index™: 722
aantal indicaties 6 / 6, inclusief zelf-evaluatie Collega
3% tijd
Zelf-evaluatie
777
333 Leidinggevende
Interne klant/partner
666
666 -100 ongeschikt
+100 geschikt
Collega
889
Interne klant/partner
666 -100 ongeschikt
Project documeten up-to-date houden aantal indicaties 6 / 6, inclusief zelf-evaluatie
Importance Index™: 611
+100 geschikt
5% tijd
Zelf-evaluatie
333
We kunnen zeker meer bereiken door druk uit te oefenen op aannemers tijdens de onderhandelingen. Thomas gaat om met hen als vrienden, hij behandelt veel zaken informeel – dat is waar. Maar hij moet het belang van formele contracten niet onderschatten, het halen van deadlines of contractuele boetes aanrekenen voor vertragingen. Of dreigen boetes aan te rekenen. Dit zijn effectieve maatregelen voor projectmanagement investeringen. Naar mijn mening moet men ze gebruiken.
Leidinggevende
666
Collega
Soms denk ik dat je meer moet doorduwen
666
Dhr Tomas Robinon moet werken aan een verhoogde betrokkenheid bij de aanbestede werken met leveranciers Interne klant/partner
Net zoals het zou moeten zijn.
666 Beheer van de investeringen tijdens de uitvoering van projecten -100 ongeschikt
+100 geschikt
aantal indicaties 6 / 6, inclusief zelf-evaluatie
Importance Index™: 722
3% tijd
Task Navigator™ - Voorbeeld rapport
Thomas Robinson © 2014 Voorbeeld NV
28.06.2014 14:29 | 7. Gegenereerd via het Advisio Platform
Zelf-evaluatie
333 Leidinggevende
666 Thomas administers more than manages. In this area there is a lot to catch up with.
Collega
889
Het kan altijd beter;) De heer Thomas Robinson moet vooral gericht zijn op zorgvuldige en tijdige uitvoering van elke taak Interne klant/partner
Thomas doet alsof hij toezicht moet houden in plaats van modern projectmanagement moet doen. Maar ik hou van deze manier van werken. Ja, het is meer een "thuis" sfeer dan iets in de geest van Prince, PMI en all dat jongeren hocus pocus.
666 -100 ongeschikt
+100 geschikt
Het lijkt mij dat Thomas meer tijd moet besteden aan direct contact met aannemers. Hij moet niet alleen hun werk begeleiden van achter zijn bureau Hoewel in de winter zul je hem niet ontmoeten in het veld! ;)
Beheer van de investeringen tijdens de uitvoering van projecten aantal indicaties 6 / 6, inclusief zelf-evaluatie
Importance Index™: 889
3% tijd
Zelf-evaluatie
1000 Leidinggevende
1000
Collega
889
Interne klant/partner
666 -100 ongeschikt
+100 geschikt
Task Navigator™ - Voorbeeld rapport
Thomas Robinson © 2014 Voorbeeld NV
28.06.2014 14:29 | 8. Gegenereerd via het Advisio Platform
Efficiency Quadrant™ De Efficiency Quadrant™ is een hulpmiddel ter ondersteuning van werknemers in het tijd en energie management. Hier worden enkel de taken gepresenteerd die op basis van de antwoorden van de meeste deelnemers (minimum 51% van de stemmen, inclusief zelf-assessment) duidelijk in een van de vier gebieden van de Efficiency Quadrant™ kunnen geplaatst worden. Elk gebied bevat maximaal 5 taken die het meest voldoen aan de opgegeven criteria. Een vinkje in de kolom “vermelding van de leidinggevende” betekent dat de beoordeling van de leidinggevende consistent is met de evaluatie van ten minste 51% van de deelnemers.
Optimale effectiviteit
Vermoedelijke onderprestatie
belangrijke taken : prestatie optimaal of voldoende en minder belangrijke taken : prestatie voldoende
belangrijke taken: prestatie onvoldoende
Indicatie door de
Taak
leidingegevende
Indicatie door de
Taak
leidingegevende
Financiële planning en samenwerking met het boekhoud departement
Het project budget bijhouden Project documeten up-to-date houden
Onderhandelen met sub-contractors
Beheer van de investeringen tijdens de uitvoering van projecten Beheer van de investeringen tijdens de uitvoering van projecten
Vermoedelijke overprestatie
Herbekijken
Belangrijke taken : prestatie overdreven en minder belangrijke taken : prestatie optimaal of overdreven
Minder belangrijke taken : prestatie onvoldoende
Indicatie door de
Taak
leidingegevende
Geen enkele taak komt hiervoor duidelijk in aanmerking
Taak
Indicatie door de leidingegevende
Geen enkele taak komt hiervoor duidelijk in aanmerking
Task Navigator™ - Voorbeeld rapport
Thomas Robinson © 2014 Voorbeeld NV
28.06.2014 14:29 | 9. Gegenereerd via het Advisio Platform
Individuele werk-effectiviteit coaching 1.Welke van de bovenstaande resultaten hebben je aandacht getrokken? Waarom?
2. Wat heeft je het meest verbaasd? Waarom?
3. Welk resultaat had je verwacht? Waarom?
4. Uit het onderzoek (inclusief de zelf-evaluatie) blijkt dat minder belangrijke taken 25% van je tijd in beslag nemen.
Minder belangrijke taken :
Belangrijke taken :
1. Werken volgens de interne principes gebruikt bij Project management
1. Financiële planning en samenwerking met het boekhoud departement 2. Contact houden met de subsidie organisaties 3. Het project budget bijhouden 4. Project documeten up-to-date houden 5. Onderhandelen met sub-contractors 6. Beheer van de investeringen tijdens de uitvoering van projecten 7. Beheer van de investeringen tijdens de uitvoering van projecten
25% werktijd Wat kan je doen zodat de minder belangrijke taken minder tijd in beslag nemen?
75% werktijd Wat kan je doen om meer tijd te kunnen besteden aan de belangrijke taken?
Task Navigator™ - Voorbeeld rapport
Thomas Robinson © 2014 Voorbeeld NV
28.06.2014 14:29 | 10. Gegenereerd via het Advisio Platform
5. Uit de evaluatie (inclusief de zelf-evaluatie) blijkt dat bij 2 van de belangrijke taken de prestatie als onvoldoende worden beschouwd.
Belangrijke taken – prestatie onvoldoende :
Wat kan je doen om deze taken in de toekomst beter uit te voeren?
1. Financiële planning en samenwerking met het boekhoud departement 2. Onderhandelen met sub-contractors
6. Welke stappen wil je nemen en wanneer wil je bovenstaande besluiten implementeren? Activiteit 1:
Termijn:
Activiteit 2:
Termijn:
Activiteit 3:
Termijn:
Activiteit 4:
Termijn:
Activiteit 5:
Termijn:
7. Wat wordt er mogelijk als je dit plan succesvol implementeert?
Veel succes !
Task Navigator™ - Voorbeeld rapport
Thomas Robinson © 2014 Voorbeeld NV
28.06.2014 14:29 | 11. Gegenereerd via het Advisio Platform