STAD ANTWERPEN PATRIMONIUMONDERHOUD CENTRALE AANKOOP EN LOGISTIEK Luchtbalcomplex Blok C Havanastraat Antwerpen

STAD ANTWERPEN PATRIMONIUMONDERHOUD CENTRALE AANKOOP EN LOGISTIEK Luchtbalcomplex – Blok C – Havanastraat 5 – 2030 Antwerpen

ONDERHANDELINGSPROCEDURE MET VOORAFGAANDE BEKENDMAKING

BESTEK nr. 2009/071

Prijs: 18,00 EUR

Het concept met plan van aanpak, grafisch ontwerp, copywriting, redactie, vertaling, fotografie, illustratie, pre-press en drukbegeleiding van communicatieproducten die behoren tot de publiekslijn van het bedrijf Antwerpen Toerisme & Congres. De offertes dienen bezorgd voor: Donderdag 29 oktober 2009 voor 10 uur op het bedrijf Patrimoniumonderhoud/stafdienst/aanbestedingen (gelijkvloers), Desguinlei 33, 2018 Antwerpen. Dan zal de afgevaardigde schepen of zijn plaatsvervanger overgaan tot het openen van de offertes.

VOOR BIJKOMENDE INLICHTINGEN OF OPMERKINGEN KAN U TERECHT OP NAVOLGENDE NUMMERS: wat betreft het indienen of inzenden en de opening van de offertes: bedrijf patrimoniumonderhoud/stafdienst/aanbestedingen, Desguinlei 33, 2018 Antwerpen tel. 03 244 51 12 wat betreft andere inlichtingen m.b.t. het dossier: de heer Bart Van Tichelen – e-mail: [email protected]

Onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking nr. 2009/071

1.

ADMINISTRATIEVE EN TECHNISCHE CONTRACTUELE BEPALINGEN Artikel 1. voorwerp van de opdracht De aan te besteden dienst en opdracht betreft het opstellen van een raamcontract met één onderneming voor: • het uitvoeren van communicatieopdrachten zoals het concept met plan van aanpak, grafisch ontwerp, copywriting, redactie, vertaling, fotografie, illustratie, pre-press en drukbegeleiding van communicatieproducten die behoren tot de publiekslijn van Antwerpen Toerisme & Congres. Alle publicaties moeten passen in één nieuw te ontwikkelen publiekslijn. Voorbeelden van de vorige publiekslijn kunnen worden opgevraagd bij Antwerpen Toerisme & Congres. • het ter beschikking stellen van de kennis en expertise van het ontwerpbureau betreffende het aanstellen van bijkomende leveranciers. De eigenlijke aanstelling gebeurt door Antwerpen Toerisme & Congres. In deze opdracht wordt geen druk toegekend, we vragen de onderneming enkel om per opdracht minimaal 5 leveranciers te voorzien die de desbetreffende opdracht aankunnen en garant staan voor een optimale kwaliteit. Andere mogelijke opdrachten kunnen zijn: fotografie, illustratie, copywriting, vertaling, redactie… In artikel 5 “Beschrijving van de opdracht” vindt u meer uitgebreide informatie over de opdrachten.

Artikel 2. wetgeving Voor zover er door de voorschriften van dit bestek niet wordt van afgeweken, zijn op deze aanneming van toepassing de bepalingen van: • de wet van 24.12.1993 en latere wijzigingen betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aannemingen van werken, leveringen en diensten; (BS 22.01.1994) • het koninklijk besluit van 08.01.1996 en latere wijzigingen betreffende de overheidsopdrachten voor aannemingen van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken; (BS 26.01.1996) • het koninklijk besluit van 26.09.1996 en later wijzigingen tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken en de bijlage tot vaststelling van de algemene aannemingsvoorwaarden voor de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en voor de concessies voor openbare werken; (BS 18.10.1996) • de wet van 04.08.1996 betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk.


2.

Bepalingen van de algemene aannemingsvoorwaarden waarvan in onderhavig bestek wordt afgeweken: • art. 15§2 Motivering: de filmen, kleurenproeven en digitale files van het ontwerp, inclusief de hoge resolutiescans, de gebruikte drukklare illustratiebestanden en de toestemming tot herdruk van het ontwerp, met aanpassingen van tekst en vormgeving, worden eigendom van de Stad Antwerpen. De onbeschadigde overhandiging ervan maakt een onverbrekelijk onderdeel uit van deze opdracht en een voorwaarde tot uitbetaling van de laatste factuur. • art. 17 § 3, 4° overheidsopdracht voor aanneming van diensten Motivering: de opdracht betreft de uitwerking van een nieuw concept voor de communicatieproducten van de publiekslijn van Antwerpen Toerisme & Congres. Bijgevolg zullen ook nieuwe publicatiedragers worden opgemaakt waarvan nog geen technische fiche voorhanden is. Door de aard van de dienst kunnen de specificaties van deze opdracht niet bepaald worden met voldoende nauwkeurigheid, waardoor de toewijzing volgens de procedure van aanbesteding of offerteaanvraag niet mogelijk is.

Artikel 3. aard van de opdracht De opdracht bestaat uit een aanneming van diensten op basis van onderhandelingsprocedure met voorafgaande nationale bekendmaking tegen prijslijst.

een

Artikel 4. verloop van de procedure De procedure verloopt in twee fasen: • Algemene oproep tot kandidaten In de eerste fase dient de inschrijver zijn kandidatuurstelling in. In deze fase wordt de inschrijver beoordeeld op betrouwbaarheid en bekwaamheid aan de hand van de selectiecriteria en uitsluitingsgronden. Er worden minimaal 3, maximaal 8 inschrijvers geselecteerd. De inschrijver dient enkel deze documenten die de voornoemde beoordeling mogelijk maken, in te dienen. (Artikel 9. samenstelling dossier tot kandidaatstelling) • Onderhandelingsprocedure Wanneer zijn kandidatuur aanvaard wordt, ontvangt de inschrijver een uitnodiging om zijn offerte in te dienen. De documenten waaruit deze offerte minimaal bestaat, worden opgelijst in Artikel 14: “bij de offerte te voegen bescheiden”. Er wordt een presentatie voorzien waarin Antwerpen Toerisme & Congres de visie van deze opdracht uiteenzet en waar de mogelijkheid geboden wordt om vragen te stellen. De inschrijver krijgt 21 kalenderdagen de tijd om de opdracht uit te werken en een offerte in te dienen. De termijn begint te lopen de dag na de presentatie.


3.

In de gunningsronde krijgen de geselecteerde inschrijvers de mogelijkheid om de ingediende offerte, concept en ontwerpvoorstellen toe te lichten. Voor dit onderdeel wordt een bedrag voorzien van € 500 per ontwerpbureau. In deze fase kan er nog worden onderhandeld met de weerhouden ontwerpbureaus en zonodig worden bijgestuurd. Aan de hand van de gunningscriteria wordt de opdracht toegewezen aan de inschrijver met de hoogste totale score.

Artikel 5. beschrijving van de opdracht Antwerpen Toerisme & Congres voert in het kader van haar opdrachten en taken verschillende communicatieproducten uit, waaronder de publiekslijn. Deze lijn is gericht op de toeristische bezoeker uit binnen- en buitenland. Antwerpen Toerisme & Congres wenst haar publiekslijn te vernieuwen en nieuwe communicatiedragers te ontwikkelen. De opsomming van onderstaande opdrachten is niet limitatief, noch bindend. Het is een indicatie van mogelijke communicatieopdrachten de komende jaren. Alle communicatieproducten moeten worden opgemaakt volgens de bestaande huisstijl van de stad Antwerpen. De richtlijnen hieromtrent zijn vastgelegd in de merkbijbel [richtlijnen rond toon en missie] en in de huisstijlgids [richtlijnen rond ontwerp] van de stad Antwerpen. Het stedelijk bedrijf marketing & communicatie waakt over de correcte toepassing van deze richtlijnen. Alle inschrijvers kunnen op voorhand de richtlijnen raadplegen op onderstaande link: www.antwerpen.be/huisstijlgids Goed om te weten! Plan Antwerpen op zak Het plan Antwerpen op zak wordt beheerd door het ontwerpbureau: Het Bureau. Op aangeven van de inschrijver levert Het Bureau de gewenste planuitsnede(n) met de gewenste gegevens. De opdrachten aan Het Bureau verlopen via Antwerpen Toerisme & Congres. Drukbegeleiding Onder drukbegeleiding wordt verstaan: nakijken van de drukproeven bij de drukkerij geven van een goed voor druk opvolgen van de goede afwerking van de communicatieproducten bij levering Dit geldt voor alle communicatiedragers. Vrije varianten Vrije varianten zijn mogelijk en wenselijk mits rekening wordt gehouden met de standaardformaten van de enveloppen. Graag duidelijk vermelden indien u een vrije variant aanbiedt.


4.

Communicatieproducten •

Imago magazine

Wat is het nu? Antwerpen Toerisme & Congres beschikt op dit moment niet over een apart, wervend communicatieproduct. Het wervende aspect is mee opgenomen in het stadsplan “Antwerpen op zak”. Waar wil Antwerpen Toerisme & Congres naartoe? Een opvallend jaarlijks magazine waarin Antwerpen op een aantrekkelijke manier wordt voorgesteld aan de hand van voldoende beeldmateriaal en waarin alle aspecten van Antwerpen aan bod komen. Concept? Doelpubliek Consumenten, trade, mice, publieks- en vakbeurzen, VIP, buitenlandkantoren van Toerisme Vlaanderen en hun klanten Stijl De stijl van het magazine is fris, bevat veel foto’s, korte luchtige teksten, zelfgemaakte advertenties en de nodige humor (cartoon) Taal De taal van het magazine is wervend. De bondige teksten moeten oproepen tot actie en doorspekt zijn met slagzinnen en quotes. Het magazine zal verschijnen in aparte versies in het Nederlands, Frans, Duits, Engels en Spaans (Italiaans onder voorbehoud). Verkoopprijs Gratis Inhoud? - Positionering in Europa met een duidelijke kaart - Bereikbaarheid van Antwerpen, uitgedrukt in uren ten opzichte van andere culturele en toeristische bestemmingen in binnen- (kunststeden) en buitenland - Een overzichtsplan van de stad Antwerpen met afbakening van themawijken - Onze troeven – Rubens, mode, bourgondisch aspect, cultuur, diamant, uitgaan, water – weergegeven op een unieke manier - Een zakelijk onderdeel: universiteitsstad, Antwerpen in cijfers, wereldhaven, cruise-, holebi en miceluik. - Top 10 must see en top 10 must do in Antwerpen - In the picture plaatsen van internationale en wederkerende evenementen - Aanbevelen van eigen producten, publicaties en arrangementen bijvoorbeeld door advertenties - Reportage 48 uur in Antwerpen - Fotoreportage van Antwerpen in de vier seizoenen - Skyline van Antwerpen met aanduiding van de hot spots Onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking nr. 2009/071

5.

Technische details? Niet van toepassing Wat wordt van de inschrijver verwacht? Een totaal pakket gaande van een concept met plan van aanpak, stappenplan, plankvoorstel (opbouw magazine), grafisch ontwerp, redactie en copywriting, fotografie, vertalingen, prepress en drukbegeleiding. Antwerpen Toerisme & Congres levert u de nodige informatie, contactpersonen… maar er wordt van de inschrijver verwacht dat hij/zij het magazine van A tot Z vorm geeft zowel grafisch, conceptueel als redactioneel. De eindredactie valt onder de verantwoordelijkheid van Antwerpen Toerisme & Congres.

•

Antwerpen op zak

Wat is het nu? Een uitgebreid stadsplan met stratenindex, plan openbaar vervoer, park & ride zone, legende, aanduiding musea/attracties/kerken/theaters/bezienswaardigheden/parken/markten/ cinema/bewegwijzering, een top 10 van must sees en talrijke foto’s Waar wil Antwerpen Toerisme & Congres naartoe? Het wervend aspect zal worden opgevangen door het nieuwe imagomagazine bijgevolg wordt dit aspect in deze publicatie tot een minimum herleidt. Bovendien kiezen we voor een kleiner, praktisch formaat met eventueel een nieuwe vouwwijze. Concept? Doelpubliek Consumenten, trade, mice, publieks- en vakbeurzen, VIP, buitenlandkantoren van Toerisme Vlaanderen en hun klanten Stijl Een praktisch, handig en stevig stadplan met een makkelijke vouwwijze. Taal Nederlands, Frans, Duits, Engels en Spaans in 1 versie. Verkoopprijs Gratis Inhoud? - Stratenindex - Plan met invalswegen - Metrohaltes + bushalte Roosevelt - Landmarks - Aanduiding musea/attracties/kerken/theaters/bezienswaardigheden/parken/markten/ cinema - Voetgangersbewegwijzering | NIEUW - Middelheim uitgebreider op kaart zetten


6.

Wat valt zeker weg? - Top 10 must see - Foto’s - Plan openbaar vervoer - Uitvergroting van het centrum Technische details? Formaat:

Open: B 550 x H 600 mm aflopend Gesloten: afhankelijk van plooiwijze

Papierkeuze:

sappi magno silk (half-mat) 115 gr of vrije variant, rekening houdend met het aantal plooien en de opaciteit van het papier

Druk:

Recto/verso quadri aflopend

Materiaal:

digitaal bestand - volledig opgemaakt certified hi-res pdf

Afwerking:

schoonsnijden, vouwen (zigzagvouwen + parallelvouwen of alternatieve plooiwijze)

Wat wordt van de inschrijver verwacht? Grafische vormgeving van verso. Aangeven van gewenst kleurgebruik en gewenste gegevens aan Het Bureau voor het plan. Een vrije variant betreffende plooiwijze is wenselijk.

•

Logiesbrochure

Wat is het nu? Een overzichtelijke en uitgebreide brochure met een overzichtsplan, hotels, B&B, campings en vakantiewoningen met telkens 2 foto’s (gevel+kamer) per logiesaanbod. Waar wil Antwerpen Toerisme & Congres naartoe? 1. een beknopt gedrukt exemplaar 2. een visuele presentatie met fiches per logiesaanbod in een stevige map Beknopt gedrukt exemplaar Concept? Doelpubliek Consumenten, publieksbeurzen Stijl Een praktisch handig formaat waarin de verschillende logiesvormen op een zeer overzichtelijke manier worden weergegeven.


7.

Taal Nederlands, Frans, Duits, Engels en Spaans in één versie Verkoopprijs Gratis Inhoud? - Aanbod hotels, B&B, camping, vakantiewoningen, jeugdlogies - Beperkte fiche per logiesaanbod met foto, iconen, coördinaten en prijzen [Teksten worden niet meer opgenomen] - Situering op plan Technische details? Niet van toepassing Wat wordt van de inschrijver verwacht? Grafische vormgeving van de brochure. Optioneel voorstel van dataverwerking. Wij zijn op zoek naar een systeem dat ons toelaat gegevens op te vragen, te verwerken en een output te genereren voor een brochure. Visuele presentatie Concept? Doelpubliek Werkinstrument voor de balies van Antwerpen Toerisme & Congres, mice en trade medewerkers. Stijl Een handige map waarin fiches gemakkelijk opnieuw kunnen vervangen worden. Taal Nederlands & waar relevant in het Engels Verkoopprijs Niet van toepassing Inhoud? - Aanbod hotels, B&B, camping, vakantiewoningen, jeugdlogies - Fiche per logiesaanbod met iconen, coördinaten, extra informatie rond mice en uitgebreid fotomateriaal van de gevel, max. 3 kamers, max. 2 type conferentiezalen, ontbijtruimte en een troef naar keuze (bijvoorbeeld patio, zwembad…) - Situering op plan - Er worden geen prijzen in opgenomen


8.

Technische details? Niet van toepassing Wat wordt van de inschrijver verwacht? Grafische vormgeving en concept van de kaft en de fiches. Het ontwerp moet toelaten om de fiches op een eenvoudige en snelle manier te updaten.

•

Gidsenbrochure

Wat is het nu? Een uitgebreide brochure met een waaier van halve dagprogramma’s en themawandelingen Waar wil Antwerpen Toerisme & Congres naartoe? Een gloednieuw concept waarin Antwerpen gepromoot wordt aan de hand van een tiental thema’s. Per thema kan de klant uit diverse wandelingen kiezen. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen de Nederlandse brochure en de anderstalige brochure(s). Concept? Doelpubliek Consumenten, groepen & verenigingen, trade & mice Stijl Een duidelijke en overzichtelijk concept waarin het de gebruiker makkelijk gemaakt wordt om te kiezen uit het uitgebreide aanbod van de stad. Taal Nederlands, Frans, Engels en Duits in aparte versies Inhoud? Nederlandstalige brochure De brochure is opgedeeld in max. 10 thema’s. Per thema worden er een aantal wandelingen vermeld, die overzichtelijk worden weergegeven in een duidelijke inhoudstabel. Per wandeling staat er: een foto, een titel met bijschrift, een korte inhoudelijke omschrijving met een idee van de route, de vertrekplaats, de prijs, in welke taal de wandeling gegidst wordt en mogelijke sluitingsdagen, indien van toepassing iconen. De anderstalige brochure volgt de structuur van de Nederlandse versie. Het verschil ligt in het aanbod en de hoeveelheid van de wandelingen. Technische details? Niet van toepassing Wat wordt van de inschrijver verwacht? Grafische vormgeving. De inhoud en basistekst wordt aangeleverd door Antwerpen Toerisme & Congres. Mogelijk wordt er van de inschrijver ook copywriting verwacht.


9.

•

Museumgids

Wat is het nu? Deze publicatie bestaat tot op heden nog niet. Waar wil Antwerpen Toerisme & Congres naartoe? Een stijlvolle flyer waarin de bezoeker in één oogopslag een duidelijk overzicht vindt van het museum-, attractie- en kerkaanbod van de stad Antwerpen. Concept? Doelpubliek Consumenten, trade, mice, publieks- en vakbeurzen, VIP, buitenlandkantoren van Toerisme Vlaanderen en hun klanten Stijl Een stijlvolle flyer met een aparte vouwwijze Taal Nederlands, Frans, Duits, Engels, Spaans (Italiaans onder voorbehoud) in één taalversie Verkoopprijs Gratis Inhoud? - Per museum-, attractie- en kerkaanbod een duidelijk en beknopt overzicht van coördinaten, prijzen, iconen en een korte beschrijving met foto. - Een overzichtsplan met aanduiding van het aanbod Technische details? Niet van toepassing Wat wordt van de inschrijver verwacht? Grafische vormgeving. De inhoud en basistekst wordt aangeleverd door Antwerpen Toerisme & Congres. Mogelijk wordt er van de inschrijver ook copywriting verwacht.

•

Holebiplan

Wat is het nu? Een klein plan met overzicht van holebi adressen Waar wil Antwerpen Toerisme & Congres naartoe? Het concept zoals het nu is, wordt behouden


10.

Concept? Doelpubliek Holebi consumenten en tradecontacten gericht op holebimarkt Stijl Extravagant, gedurfd en holebi gerelateerd

Taal Nederlands, Frans, Duits en Engels in één taalversie Verkoopprijs Gratis Inhoud? - overzichtsplan met aanduiding van holebi adressen - per locatie wordt een beknopt overzicht gegeven van coördinaten [adresgegevens, tel, fax, e-mail en website], een beknopte beschrijving en openingsuren Technische details? Niet van toepassing Wat wordt van de inschrijver verwacht? Grafische vormgeving van verso. Aangeven van gewenst kleurgebruik en gewenste gegevens aan Het Bureau voor het plan. Een vrije variant betreffende plooiwijze is wenselijk.

•

Flyers

Wat is het nu? 3 flyers (3 of 4luik) waarin promotie gemaakt wordt voor respectievelijk de historische wandeling, de zomeravondwandelingen en de winterwandeling. Waar willen we naartoe? De 3 flyers blijven behouden. (met een 3, 4 of 5 luik). Over een andere vorm kan nagedacht worden. In de toekomst willen wij ook promotie maken voor andere doeleinden aan de hand van flyers (met een 3, 4 of 5 luik). Concept? Doelpubliek Consumenten aan balies, publieksbeurzen, groepen via gidsenwerking Stijl Promotie instrument om de wandelingen kenbaar te maken aan het doelpubliek


11.

Taal Historische wandeling: Nederlands, Frans, Duits en Engels in één versie Zomeravondwandelingen: Nederlands Winterwandeling: Nederlands Verkoopprijs Gratis Inhoud? Historische wandeling:

Zomerwandelingen:

Winterwandeling:

Technische details? Aantal pagina’s:

flyer met een korte wervende omschrijving van de gegidste wandeling voor individuelen in de historische binnenstad met de data, de vertrekplaats, de prijs, de talen waarin gegidst wordt, foto’s. flyer met een korte wervende omschrijving van de gegidste themawandelingen voor individuelen met de data, de vertrekplaats en de prijs. Thema’s worden jaarlijks aangepast en foto’s worden gelinkt aan de thema’s. 1 luik (recto / verso) wordt voorzien voor de zomercampagne van de stedelijke dienst Marketing en Communicatie. flyer met een korte wervende omschrijving van de gegidste themawandeling voor individuelen rond de eindejaarsperiode met de data, de vertrekplaats, de prijs en foto’s gelinkt aan het thema. 1 luik (recto / verso) wordt voorzien voor de wintercampagne van de stedelijke dienst Marketing en Communicatie.

2 blz. (4-luik)

Formaat 4-luik:

Open: 210 mm H x 396 mm B aflopend Gesloten: 210 mm H x 99 mm B aflopend

Papier: Druk: Materiaal: Afwerking:

150 gr sappi magno silk (half mat) of vrije variant recto / verso, quadri aflopend digitaal bestand – volledig opgemaakt zigzag-vouwen of vrije variant

Wat wordt van de inschrijver verwacht? Grafische vormgeving. De inhoud en basistekst wordt aangeleverd door Antwerpen Toerisme & Congres. De inschrijver staat in voor de copywriting van de aangeleverde teksten.

•

Evenementenlijst

Wat is het nu? Antwerpen Toerisme & Congres beschikt niet over een evenementenlijst.


12.

Waar willen we naartoe? Een halfjaarlijkse flyer met een up-to-date evenementenaanbod Concept? Doelpubliek Consumenten, trade, mice, publieks- en vakbeurzen, VIP, buitenlandkantoren van Toerisme Vlaanderen en hun klanten Stijl Een leuke flyer die meteen in het oog springt en aanzet tot actie Taal Nederlands, Frans, Duits, Engels en Spaans in één versie Verkoopprijs Gratis Inhoud? Per evenement een duidelijk overzicht met foto, beknopte tekst, data en locatie Technische details? Niet van toepassing Wat wordt van de inschrijver verwacht? Grafische vormgeving. De inhoud wordt aangeleverd door Antwerpen Toerisme & Congres. De inschrijver staat in voor de redactie en de copywriting van de inhoud. De verantwoordelijkheid voor eindredactie ligt bij Antwerpen Toerisme & Congres.

•

Merchandising

Wat is het nu? De huidige merchandisinglijn is niet vastomlijnd. Antwerpen Toerisme & Congres beschikt over diverse A artikelen waaronder een bik, pin, plastic zak, zwarte draagtas, A-snoepjes… Waar willen we naartoe? Een duidelijke merchandisinglijn Concept? Doelpubliek Consumenten op publieks- en vakbeurzen, consumenten aan balie, consumentenwedstrijden Stijl De stralende A in combinatie met Antwerpen moet hier centraal staan Taal Slogans en quotes bij voorkeur Engels


13.

Verkoopprijs Gratis Inhoud? Vermelden van onze nieuwe website: www.antwerpen.be/visit Technische details? Niet van toepassing Wat wordt van de inschrijver verwacht? Een concept en opvolging van het te ontwikkelen product van A tot Z.

•

Belevingsproduct wandeling 1&2

Wat is het nu? Een wandelboekje met 2 trajecten waarvan één de as Centraal Station – Groenplaats belicht en de andere het historisch centrum. Waar willen we naartoe? Een nieuw en hedendaags concept, dat toch eenvoudig blijft om de verkoopprijs zo laag mogelijk te houden. Concept? Doelpubliek Consumenten aan balies Stijl Een uitnodigend belevingsproduct Taal Nederlands, Frans, Duits en Engels in een aparte versie. Verkoopprijs Huidige verkoopprijs: € 1,50 Max. € 3 Inhoud? 2 wandelroutes met aanduiding per route op plan, beschrijving van bezienswaardigheden en foto’s. Technische details? Niet van toepassing Wat wordt van de inschrijver verwacht? Uitdenken van een nieuw concept en grafische vormgeving. De inhoud wordt aangeleverd door Antwerpen Toerisme & Congres. De inschrijver staat in voor de redactie en de


14.

copywriting van de inhoud. De verantwoordelijkheid voor eindredactie ligt bij Antwerpen Toerisme & Congres.

•

Boekje en communicatie rond City Card

Wat is het nu? Deze communicatiedrager bestaat tot op heden niet Waar willen we naartoe? De City card zal bestaan uit 2 communicatiedragers: 1. Informatiedrager in de vorm van een boekje 2. promotie instrument in de vorm van flyers, één voor de consumenten en één voor de professionele contacten. Concept? Doelpubliek Consumenten, trade, mice, VIP, buitenlandkantoren van Toerisme Vlaanderen en hun klanten Stijl Informatie en promotie instrument dat aansluit bij de stijl van het imagomagazine Taal Nederlands, Frans, Engels en Duits in één versie [Spaans en Italiaans onder voorbehoud] Verkoopprijs Nog niet gekend Inhoud? Boekje: de werking van de city card met een duidelijk overzicht van de voordelenkorf en een beknopte beschrijving van de locaties. Folders: promotie instrument voor enerzijds consumenten en anderzijds professionele contacten waarin de bestemming Antwerpen duidelijk naar voren komt en waarin de voordelen en tarieven overzichtelijk worden weergegeven. De promotiefolder voor consumenten wordt gebruikt op verkooppunten, in hotels, bij attracties, op publieksbeurzen… De promotiefolder voor de professionele sector wordt gebruikt bij mailings, op vakbeurzen, sales calls, workshops… Technische details? Niet van toepassing Wat wordt van de inschrijver verwacht? Uitdenken van een nieuw concept en grafische vormgeving. De inhoud wordt aangeleverd door Antwerpen Toerisme & Congres. De inschrijver staat in voor de redactie en de copywriting van de inhoud. De verantwoordelijkheid voor eindredactie ligt bij Antwerpen Toerisme & Congres.


15.

Wijze van uitvoering Iedere deelopdracht zal schriftelijk (via brief, fax of e-mail) aan de dienstverlener bevestigd worden. De opdrachtgever houdt zich het recht voor over te gaan tot effectieve bestelling naargelang zijn eigen behoefte. Oplevering Binnen de dertig kalenderdagen die volgen op de dag die wordt vastgesteld voor de beëindiging van het raamcontract wordt een proces-verbaal van oplevering of van weigering van oplevering van de opdracht opgesteld. Vrije varianten: zijn enkel toegelaten indien de inschrijver een offerte indient voor de basisdiensten zoals hierboven beschreven. De vrije varianten moeten minstens beantwoorden aan de in artikel 5 gestelde eisen die als technische voorwaarden gelden. Demonstratie Door zijn aanbieding verklaart de inschrijver zich akkoord bij eventuele vraag en zonder verbintenis van de stad Antwerpen de diensten welke hij aangeboden heeft te demonstreren en voor nazicht ter beschikking te stellen van het bedrijf Patrimoniumonderhoud/centrale aankoop en logistiek.

Artikel 6. controle en toezicht Controle en toezicht op de uitvoering: Deze aanneming geschiedt voor rekening van de gewone gemeentebedrijven. De leiding berust bij het bedrijf financiën, afdeling centrale aankoop en logistiek, Havanastraat 5, Blok C, 2030 Antwerpen 3. Leidende ambtenaar: de heer Bart Van Tichelen. Verantwoordelijke voor de technische en inhoudelijke opvolging: mevrouw Vera Goossens – tel. 03 338 95 16 – e-mail: [email protected] mevrouw Cindy Bollen – tel. 03 338 95 15 – e-mail [email protected] Fax: 03 338 95 35 Verantwoordelijke voor de administratieve opvolging: de heer Patrik Van Ostaeyen – tel: 03 338 42 08 – fax: 03 338 42 67 – email [email protected]


16.

FASE 1: ALGEMENE OPROEP TOT KANDIDATEN Artikel 7. kandidaatstelling De kandidaatstellingen tot deelneming aan de procedure worden gericht aan de stad Antwerpen, bedrijf financiën/stafdienst/aanbestedingen, Desguinlei 33, 2018 Antwerpen. Op de gesloten briefomslag dient te worden vermeld “bestek 2009/071 Publiekslijn”

Artikel 8. uitsluitingsgronden en selectiecriteria De betrouwbaarheid van de kandidaten worden getoetst op grond van de uitsluitingsgronden. De bekwaamheid van de kandidaten wordt vervolgens beoordeeld op basis van de selectiecriteria. Uitsluitingsgronden De kandidaat kan uitgesloten worden van de verdere procedure, indien hij zich in één of meerdere van de volgende situaties bevindt: 1. in staat van faillissement of van vereffening verkeren, werkzaamheden hebben gestaakt of een gerechtelijk akkoord hebben bekomen, of in een overeenstemmende toestand verkeren als gevolg van een gelijkaardige procedure die bestaat in de nationale wetgevingen en reglementeringen; 2. aangifte hebben gedaan van faillissement, voor wie een procedure van vereffening of van gerechtelijk akkoord aanhangig is of het voorwerp zijn van een gelijkaardige procedure bestaande in de nationale wetgevingen en reglementeringen; 3. bij een vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan, veroordeeld zijn voor een misdrijf dat de beroepsmoraal aantast; 4. bij hun beroepsuitoefening een ernstige fout hebben begaan, vastgesteld op elke grond die de aanbestedende overheden aannemelijk kunnen maken; 5. niet in orde zijn met bijdragen aan de sociale zekerheid; 6. niet in orde zijn met de betaling van belastingen in overeenstemming met de Belgische wetgeving of die van het land waar de inschrijver gevestigd is; 7. zich in ernstige mate hebben schuldig gemaakt aan het afleggen van valse verklaringen bij het verstrekken van inlichtingen Het bewijs van het tegendeel wordt door de kandidaten geleverd door voorlegging van de volgende stukken: − Voor de criteria uitgezonderd 5): een verklaring op eer ondertekend door de inschrijver; − Voor 5) een RSZ-attest van het voorlaatste kwartaal voor het indienen van de offerte.


17.

selectiecriteria De technische geschiktheid van de inschrijvers zal in de 1e fase worden beoordeeld aan de hand van de volgende criteria: a. de algemene kwaliteit van de personeelsbezetting van de onderneming en de potentiële bekwaamheid van het bureau om de opdracht volledig in het Nederlands uit te voeren. Dat blijkt uit een lijst van personeelsleden en freelancers, die zich engageren voor deze opdracht, met vermelding van hun moedertaal, functie en beroepskwalificatie (cv) b. de ervaring en bekwaamheid op het vlak van concept & creatie van de volledige communicatielijn. Aan te tonen via een referentielijst van de voorbije 2 jaar met vermelding (per communicatielijn) van een korte toelichting, bedrag en datum en voor welke publieksof privaatrechterlijke instantie ze bestemd waren. Uit deze lijst minimaal 2 concrete voorbeelden van soortgelijke opdrachten selecteren en illustreren op max. 4 pagina’s [A4 formaat]. Indien fysieke voorbeelden voorradig, max. 2 voorbeelden toevoegen. Van deze 2 concrete voorbeelden, één voorbeeld uitkiezen en verder uitwerken zodat de algemene werkwijze en visie van het ontwerpbureau wordt geïllustreerd. Graag aantonen aan de hand van: i. een stappenplan [plan van aanpak] ii. een korte presentatie van uw visie Deze opdracht moet uitgeschreven worden op max. 2 pagina’s [A4 formaat]

Artikel 9. samenstelling dossier tot kandidaatstelling 1. 2. 3. 4.

5. 6. 7. 8. 9.

behoorlijk ingevuld en ondertekend offerteformulier (bijlage A); RSZ-attest; ondertekende schriftelijke verklaring ‘Welzijn op het werk’ (bijlage C); Document waaruit het mandaat van de ondertekenaar blijkt om de inschrijver te verbinden (bv uittreksel uit de neergelegde en gepubliceerde statuten en/of delegatiebeslissingen van de bevoegde organen, of indien dergelijke uittreksel ontbreken een ondertekende beslissing van de bevoegde organen of personen); Verklaring op eer (bijlage D); Cv’s van het team dat de opdracht zal uitvoeren; Referentielijst van de laatste twee jaar; 2 concrete voorbeelden van soortgelijke opdrachten met illustraties op max. 4 pagina’s A4; Beschrijving van de algemene werkwijze en visie in soortgelijke opdrachten met stappenplan en presentatie van de visie aan de hand van één voorbeeld op max. 2 pagina’s A4.

RSZ-attest: De inschrijver wordt eraan herinnerd dat het niet bij de inschrijving voegen van het in artikel 69 bis §1 van het KB dd. 25.03.1999 vereist attest van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid, dat zijn toestand ten opzichte van deze dienst aangeeft, de nietigheid van de offerte voor gevolg kan hebben. Het originele attest (geen fotokopie) voorzien van de droogstempel van de RSZ dient voorgelegd (aangifte tot en met het voorlaatste afgelopen kalenderkwartaal ten


18.

opzichte van de dag van de opening der offertes). Voor de inschrijver van vreemde nationaliteit is artikel 69 bis §2 van het KB dd. 25.03.1999 van toepassing.


19.

FASE 2: ONDERHANDELINGSPROCEDURE Artikel 10. prijsopgave De inschrijver is gehouden zijn nettoprijs op te geven in euro voor de diensten. Alle verschuldigde taksen, rechten en kosten moeten in de offerteprijs begrepen zijn met uitzondering van de BTW. Hiervoor moet duidelijk het ten honderd in de offerte worden opgegeven.

Artikel 11. wijze van gunnen De gunning geschiedt aan de inschrijver die de voor het bestuur voordeligste regelmatige offerte heeft neergelegd, rekening houdend met de volgende gunningscriteria: a. prijs [20] i) Antwerpen op zak: bereken een gedetailleerde prijs voor ontwerp en drukbegeleiding voor het plan. De technische fiche vindt u in de inventaris. ii) Flyer historische wandeling: bereken een gedetailleerde prijs voor ontwerp en drukbegeleiding voor de flyer. De technische fiche vindt u in de inventaris. iii) Uurprijzen: geef een gedetailleerde opgave van uurprijs voor verschillende prestaties. De details vindt u in de inventaris. Let op: de vermelde uurprijzen zijn bindend maar worden niet mee opgenomen in de berekening van het puntentotaal voor prijs in dit bestek. b. kwaliteit [60] Kwaliteit staat voor: i) de in de onderneming aanwezige creativiteit qua vormgeving en huisstijl ii) de bereidheid tot permanente dialoog en conceptuele aanpassingen De kwaliteit wordt beoordeeld op basis van: i) voor 40 punten: de door de inschrijvers ingediende ontwerpvoorstellen zijnde: a. cover Antwerpen op zak b. flyer historische wandeling c. visie met stappenplan [plank] van het imagomagazine + uitwerking van 2 binnenpagina’s ii) voor 15 punten: schriftelijke presentatie van uw visie op de publiekslijn en bijhorende communicatieproducten van max. 4 pagina’s [A4 formaat] iii) voor 5 punten: het in de onderneming aanwezige talent of samenwerking met derden (die zich ook engageren voor deze opdracht). Aan te tonen via gelijkaardige, relevante voorbeelden: min. 2, max. 4.


20.

c. financiële haalbaarheid & leveringstermijnen [20] i) voor 15 punten: De door de inschrijver ingediende offerte en ontwerpvoorstellen moeten financieel haalbaar zijn. De financiële haalbaarheid wordt aangetoond door: 1. offerte voor druk van plan Antwerpen op zak 2. offerte voor druk van flyer historische wandeling 3. gedetailleerde offerte voor ontwerp, drukbegeleiding en druk van uw voorstel van het imagomagazine De details vindt u in de inventaris ii) voor 5 punten: Bepaal de termijn die u nodig heeft om volgende communicatieproducten te realiseren: 1. plan Antwerpen op zak 2. Flyer historische wandeling 3. Advertentie De details vindt u in de inventaris. Om deze beoordeling te kunnen maken, verzoeken wij de inschrijvers om de gevraagde documenten en ontwerpvoorstellen, zoals hierboven beschreven, bij uw offerte toe te voegen. Ook de zorg die aan het kandidaatdossier wordt besteed en het taalgebruik dat wordt gehanteerd kan in overweging worden genomen. Let op! Het niet aanbieden van deze gevraagde documenten en ontwerpvoorstellen kan de onmiddellijke nietigheid van uw inschrijving tot gevolg hebben.

Artikel 12. bij de offerte te voegen bescheiden 1) behoorlijk ingevulde en ondertekende inventaris (bijlage B); 2) Ontwerpvoorstellen zijnde cover Antwerpen op Zak, flyer historische wandeling en 2 binnenpagina’s van het imagomagazine 3) Visie van het stappenplan [plank] van het imagomagazine 4) Schriftelijke presentatie van de visie op de publiekslijn en bijhorende communicatieproducten op max. 4 pagina’s A4; 5) Voorstelling van het aanwezige talent in de onderneming of via samenwerking met derden. Aan te tonen via gelijkaardige, relevante voorbeelden [min. 2, max. 4]


21.

ALGEMENE BEPALINGEN

Artikel 13. termijnen Uitvoeringstermijnen: De overeenkomst voor een raamcontract wordt gesloten voor een termijn van 4 jaar met aanvang op de datum die zal vermeld worden in de gunningsbrief, behoudens eenzijdige opzeg per aangetekend schrijven door de stad Antwerpen. Na deze periode kan de overeenkomst stilzwijgend verlengd worden, voor telkens de periode van 1 jaar en dit voor een max. van 2 jaar.

Gestandsdoeningstermijn: de inschrijvers blijven door hun offerte, eventueel aangepast na onderhandeling, gebonden gedurende een termijn van negentig kalenderdagen, ingaand op de dag na de zitting voor de opening van de offertes.

Artikel 14. indienen van de kandidatuurstelling en offerte Kandidatuurstelling en offerte: De kandidatuurstelling, offerte en de aanvullende bescheiden moeten in het Nederlands zijn opgesteld. Voor het opmaken van zijn kandidatuurstelling en offerte maakt de inschrijver gebruik van de bij dit bestek gevoegde formulieren. Indien hij deze toch op andere documenten maakt dan op het voorziene formulier moet de inschrijver op ieder van deze documenten verklaren dat het document conform het bij het bestek behorend model is. De documenten worden door de inschrijver of zijn gemachtigde ondertekend. Doorhalingen, overschrijvingen, aanvullingen, wijzigingen of eventuele (door het bestek toegestane) kortingen zowel in de offerte als in de bijlagen, die de essentiële voorwaarden van de opdracht zoals prijzen, termijnen, technische specificaties kunnen beïnvloeden, moeten eveneens door de inschrijver of zijn gemachtigde ondertekend worden.

AANDACHT: worden als ongeldig beschouwd de kandidatuurstellingen en offertes welke niet op de voorgeschreven wijze worden neergelegd.


22.

Het bestuur hecht er de voorkeur aan dat de bij de offerte een CD wordt gevoegd met een digitale versie van de offerte, waarvan de opmaak identiek is aan deze van het bestuur. De aandacht van de inschrijver wordt er op gevestigd dat: •

•

Een kandidatuurstelling of offerte ongeldig is wanneer niet alle originele formulieren behoorlijk ingevuld en ondertekend bij de kandidatuurstelling of offerte zijn gevoegd en deze originele documenten niet werden opgemaakt en ingediend zoals onder dit artikel beschreven. Bij betwisting zijn enkele deze originelen rechtsgeldig

De inschrijver kan de ongeldigheid van de procedure niet inroepen wanneer het bestuur – om welke reden ook – geen of laattijdige digitale versie van de meetstaat en of inventaris ter beschikking stelde. Het bestuur verzoekt de inschrijver zijn kandidatuurstelling en offerte in te dienen in een vorm die toelaat de documenten snel te kopiëren en/of digitaliseren. Gegevens CD Op de CD, die bij de offerte wordt gevoegd, wordt duidelijke het voorwerp van de opdracht en het besteknummer vermeld. Onder de kolom “prijzen” worden de bedragen in cijfers ingebracht. De digitale versie vermeldt zeer duidelijk de (firma)naam van de inschrijver(s), evenals de coördinaten. Ondertekening van de kandidatuurstelling en offerte: De kandidatuurstelling en offerte, m.n. het inschrijvingsbiljet, de inventaris en alle andere al dan niet verplichte bijlagen die de inschrijver zelf heeft opgesteld, worden door de inschrijver of zijn gemachtigde ondertekend. Wie ondertekend moet bewijzen dat hij gemachtigd is de inschrijver te verbinden (zie Artikel 9) De inschrijver of zijn gevolmachtigde dienen in de documenten tevens alle doorhalingen, overschrijvingen, aanvullingen of wijzigingen zowel in de offerte als in de bijlagen, die de essentiële voorwaarden van de opdracht prijzen, termijnen, technische specificaties kunnen beïnvloeden, te ondertekenen.


23.

Artikel 15. betaling - prijsherziening - borgtocht Betaling van de dienstverlening: De betaling van de diensten geschiedt in mindering halfjaarlijks voor de geleverde en aanvaarde deelprestaties aan de hand van een gedetailleerde schuldvordering. Voor de betaling van de door het bestuur verschuldigde som is de aannemer verplicht een regelmatig opgemaakte factuur in te dienen uitgedrukt in Euro. De inschrijver met vreemde nationaliteit dient een factuur op te maken zonder BTW. Het verschuldigde BTW-bedrag zal door de Stad Antwerpen zelf gekweten worden aan de Belgische BTW-administratie. De facturen moeten in drievoud, met vermelding van het nummer van de orderbon, de betrokken dienst en het nummer van het bestek en een ondertekende afleveringsnota, rechtstreeks overgemaakt worden aan het college van burgemeester en schepenen, p.a. bedrijf financiën, Hofstraat 17 te 2000 Antwerpen 1. Prijsherziening: De eventuele schommelingen van de prijzen der producten, de lonen, de vervoerstarieven, de sociale lasten en de verzekeringspremies, grondstoffen en algemene kosten gedurende de eerste 2 contractuele jaren kunnen geen aanleiding geven tot herziening van de inschrijvingsprijs. Dergelijke schommelingen kunnen vanaf het 3e contractuele jaar wel aanleiding geven tot het aanpassen van de opgegeven prijs en dit éénmaal per contractueel jaar, bij de start van het contractueel jaar. Hiervoor zal onderstaande prijsherzieningsformule worden toegepast. Deze formule kan slechts uitwerking hebben vanaf de dag van facturatie en heeft in geen

enkel geval invloed op de prijsvergelijking van de neergelegde inschrijvingen. P= nieuwe prijs Po = prijs op inschrijvingsdatum b = procentueel aandeel van de algemene kosten en wordt vastgesteld op 20 %; a = procentueel aandeel van lonen en sociale lasten. L en Lo zijn de loonindexen op basis van Paritair Comité 218 voor bedienden en waarbij, L = loonindex op herzieningsdatum Lo = loonindex op inschrijvingsdatum


24.

De waarde toegekend aan de parameters a en b in de bovenstaande formule mag in de loop van deze aanneming geen enkele wijziging ondergaan. Bij toepassing van een eventuele prijsherziening is de inschrijver verplicht de nodige stavingsstukken voor te leggen waarop de formule gebaseerd is. Er wordt geen prijsherziening toegepast voor de arbeid, verricht tijdens een periode van een aan de aannemer te wijten vertraging. Borgtocht: De borgtocht wordt bepaald op 6 000 EUR. De borgtocht kan hetzij in speciën of publieke fondsen, hetzij onder de vorm van een gezamenlijke borgstelling of een algemene borgstelling worden gesteld. Wanneer de borgtocht in speciën wordt gesteld dient dit te gebeuren bij de Deposito- en Consignatiekas te 1040 Brussel. Het bewijs van borgstelling dient rechtstreeks te worden overgemaakt aan de Stad Antwerpen, bedrijf patrimoniumonderhoud/stafdienst/aanbestedingen, Desguinlei 33, 2018 Antwerpen en dit binnen de dertig kalenderdagen volgend op de dag waarop de goedkeuring van zijn offerte werd betekend. Het laattijdig overleggen van het bewijs van borgstelling geeft aanleiding tot het toepassen van sancties als volgt: • hetzij de verbreking van de opdracht zonder enige schadevergoeding aan de aannemer; • hetzij het toepassen van de andere maatregelen van ambtswege. Deze sancties kunnen slechts worden toegepast voor zover het bestuur de aannemer per aangetekende brief in gebreke stelt en hem een laatste termijn verleent om het bewijs van de borgtocht te leveren. Wanneer het bestuur van de hiervoor vermelde sancties geen gebruik maakt, geeft het laattijdig voorleggen van het bewijs van borgstelling van rechtswege en zonder ingebrekestelling aanleiding tot het toepassen van een boete per kalenderdag vertraging van 0,02 percent, de postdatum geldend als bewijs, met een maximum van 2 percent van de oorspronkelijke aannemingssom. Wanneer de aannemer na per aangetekende brief in gebreke te zijn gesteld verzuimt het bewijs voor te leggen dat de borgtocht werd gesteld, houdt het bestuur deze van ambtswege van de op de beschouwde opdracht verschuldigde bedragen af. In dit geval wordt de boete forfaitair op 2 percent van het bedrag van de opdracht vastgesteld. Vrijgave van de borgtocht Jaarlijks wordt 1 000 EUR van de borgtocht vrijgegeven na schriftelijk verzoek van de aannemer en na definitieve aanvaarding van de geleverde prestaties van het desbetreffende jaar.


25.

Artikel 18. boeten Boeten wegens laattijdige uitvoering: Het louter verstrijken van de eventuele verlengde uitvoeringstermijn stelt de dienstverlener in gebreke. Alle voorschriften betreffende de boeten wegens laattijdige uitvoering, treden van rechtswege in werking, zonder enige kennisgeving of bericht. De boeten wegens laattijdige uitvoering worden berekend naar rata van 0,07 percent per kalenderdag vertraging, met een maximum van 5 percent van de waarde van de diensten waarvan de uitvoering met dezelfde vertraging gebeurde.

Teruggave van de boeten wegens laattijdige uitvoering: Op straffe van verval moet elke aanvraag tot teruggave van de toegepaste boeten per aangetekende brief aan het college van burgemeester en schepenen worden gericht, uiterlijk de zestigste kalenderdag te rekenen vanaf de betaling van de factuur waarop de boeten werden ingehouden. De datum van de aantekening bij de post heeft bewijskracht voor de datum van het verzoekschrift.

Artikel 19. maatregelen van ambtswege De maatregelen van ambtswege die van toepassing zijn in geval van in gebreke blijven bij de uitvoering van de opdracht zijn: 1° het eenzijdig verbreken van de opdracht; in dit geval verwerft het bestuur van rechtswege het geheel van de borgtocht als forfaitaire schadevergoeding; 2° de uitvoering in eigen beheer van het geheel of een deel van de niet-uitgevoerde opdracht; 3° het sluiten van één of meerdere overeenkomsten voor rekening met één of meerdere derden voor het geheel of een deel van de nog uit te voeren opdracht. De maatregelen onder 2° en 3° worden getroffen op kosten en risico van de in gebreke gebleven dienstverlener. De beslissing van het bestuur om tot de maatregelen van ambtswege over te gaan wordt bij ter post aangetekende brief aan de in gebreke gebleven dienstverlener of aan zijn afgevaardigde bekendgemaakt.


26.

Artikel 20. welzijn op het werk De dienstverlener is verantwoordelijk voor de veiligheid van de hem toevertrouwde werken. Hij moet daartoe alle noodzakelijke maatregelen nemen. De dienstverlener van deze opdracht verbindt er zich toe volgende voorschriften op alle activiteiten en infrastructuur na te leven: • de vigerende wetten en reglementen betreffende veiligheid en hygiëne; • de aanvullende voorwaarden betreffende veiligheid en hygiëne, niet noodzakelijk bij de vigerende wetgeving en reglementering opgelegd maar onontbeerlijk om het objectief van het voorkomingsbeleid te realiseren; • de aanvullende eisen betreffende veiligheid en hygiëne opgelegd door de preventieadviseur. De dienstverlener legt zijn onderaannemer(s) dezelfde voorwaarden op. De bijzondere aandacht van de dienstverlener wordt gevestigd op de bepalingen van de wet van 4 augustus 1996 betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk (BS 18.09.1996). De dienstverlener zal de van het bestuur verkregen informatie en passende instructies, betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van het werk, die eigen zijn aan de inrichting waarin zijn werknemers werkzaamheden komen uitvoeren, aan zijn werknemers evenals aan zijn eventuele onderaannemers overmaken. De inschrijver dient een schriftelijke verklaring (cfr. bijlage nr. 1) behoorlijk ondertekend bij de offerte te voegen. (cfr. artikel 11 nr. 4). Bij de uitvoering van maatregelen betreffende het welzijn op het werk dient de dienstverlener en de verantwoordelijke voor de technische opvolging samen te werken en hun optreden te coördineren. De dienstverlener zal zich belasten met de veiligheidsorganisatie van zijn werken en die van zijn onderaannemer(s). Hij zal daarom zorgen voor een degelijke coördinatie en toezicht uitoefenen op alle personen die voor zijn rekening meewerken aan de uitvoering van de aannemingsopdracht. Daartoe zal de dienstverlener een verantwoordelijke coördinator aanstellen. Deze moet voldoende bekwaam zijn om de specifieke veiligheidsproblemen, die zich kunnen voordoen, te kunnen oplossen. Omwille van de coördinatie van de veiligheidsmaatregelen, kunnen op initiatief van de leidende ambtenaar of de dienstverlener, in functie van de noodwendigheden, coördinatievergaderingen worden georganiseerd. De dienstverlener zal het bestuur de nodige informatie verstrekken over de risico's die eigen zijn aan zijn werken.


27.

Voor zover er niet wordt afgeweken door de bepalingen en voorwaarden van dit bestek, dient men eveneens op te volgen: de bepalingen van het algemene reglement voor de arbeidsbescherming (ARAB); de bepalingen van de codex over het welzijn op het werk; de bepalingen van het algemene reglement op de elektrische installaties (AREI); het koninklijk besluit van 23 maart 1977 (BS 31.03.1977) tot vaststelling van de veiligheidswaarborgen welke bepaalde elektrische machines, apparaten en leidingen moeten bieden en de ministeriële uitvoeringsbesluiten genomen in toepassing van dit koninklijk besluit; • de voorschriften van de waterleidingmaatschappij, indien van toepassing op deze aanneming; • de voorschriften van het gasdistributiebedrijf, indien van toepassing op deze aanneming. • indien het van toepassing is dient de dienstverlener de meldingsplicht betreffende veiligheid en hygiëne bij de opening van een bouwplaats na te leven (CAO 14.02.1980 Koninklijk Besluit van 24 april 1980 - BS 05.08.1980 - gewijzigd door de CAO 29.03.1984 - BS 14.07.1984). • • • •

Wanneer de bepalingen van het ARAB, de codex over het welzijn op het werk of andere wettelijke en reglementaire bepalingen minder streng zijn dan deze opgenomen in de overige aangehaalde veiligheidsvoorschriften, hebben deze laatste de voorrang. Bij niet-naleving van de voorschriften kan de leidende ambtenaar de bevoegde technische en/of medische arbeidsinspectie van het ministerie van tewerkstelling en arbeid inschakelen.

Artikel 21. eigendomsrechten – discretieplicht – vertrouwelijkheid – agentschapsidentificatie Eigendomsrechten Het bestuur vestigt er uitdrukkelijk de aandacht op dat het uitvoeren van de opdracht helemaal niet impliceert dat de dienstverlener enig eigendoms- of auteursrecht op ev. in bruikleen ontvangen documenten verwerft. Het is de dienstverlener dan ook ten strengste verboden de documenten voor eigen gebruik te reproduceren, te publiceren, te verspreiden, tentoon te stellen of dergelijk gebruik aan derden te verlenen. (zie artikel 14 van de bijlage van het KB van 26-09-96) (zie ook de Wet van 30 juni 1994 betreffende het auteursrecht en de naburige rechten) De indiening van de offerte geldt bij gunning als een belofte van overdracht aan de opdrachtgever van alle vermogensrechten op alle grafische, audiovisuele of andersoortige producten die worden aangemaakt in het kader van de opdracht.


28.

De overdracht geldt zowel ten aanzien van de indiener van een offerte als ten aanzien van alle personen waarop de indiener een beroep doet of zal doen voor de uitvoering van de opdracht en heeft betrekking op alle mogelijke exploitatiewijzen die de opdrachtgever wenselijk acht. Alle producten of documenten die worden aangemaakt in het kader van de opdracht en aan de opdrachtgever bezorgd, worden eigendom van de opdrachtgever. Het eindproduct wordt in zijn geheel aangeleverd op digitale drager, van waaruit reproductie mogelijk is. De opdrachtgever verkrijgt door de toewijzing van de opdracht de hierna opgesomde rechten op alle producten die vanaf dat ogenblik in het kader van de opdracht worden aangemaakt: (1) het exclusieve en onvoorwaardelijke reproductierecht, (2) het exclusieve en onvoorwaardelijke recht tot bewerking en vertaling, (3) het exclusieve en onvoorwaardelijke recht op mededeling aan het publiek, en dit alles zonder enige andere beperking in de tijd dan de beperkingen die voorzien zijn in de wet van 30 juni 1994 betreffende het auteursrecht en de naburige rechten. De vergoeding voor de overdracht van deze rechten is begrepen in het totaalbedrag van de offerte, ongeacht uitdrukkelijke vermelding. De opdrachtnemer moet ervoor zorgen dat alle onderaannemers onder duidelijke voorwaarden afstand doen van hun rechten, en dat de opdrachtgever daarvan perfect op de hoogte is. Discretieplicht De dienstverlener en zijn medewerkers zijn gebonden door discretieplicht met betrekking tot informatie waarvan zij weet krijgen bij de uitvoering van de opdracht. De informatie kan in geen geval zonder schriftelijke toestemming van de opdrachtgever meegedeeld worden aan derden. Vertrouwelijkheid De dienstverlener verbindt zich ertoe alle informatie die het wordt toevertrouwd of waarvan het in bezit komt in het kader van de uitvoering van de opdracht, strikt geheim te houden. Geen enkel gegeven dat in het kader van deze opdracht wordt verworven mag zonder uitdrukkelijke toestemming van het stadsbestuur aan derden worden overgemaakt. De dienstverlener neemt alle maatregelen nodig om het vertrouwelijke karakter van de gegevens te waarborgen. Alle informatie met betrekking tot de uitvoering van deze opdracht mag enkel doorgegeven worden aan de in dit kader betrokken ambtenaren van de Stad Antwerpen. Agentschapsidentificatie Er wordt agentschapsidentificatie toegestaan mits voorafgaande en schriftelijke toestemming van de opdrachtgever, zijnde Antwerpen Toerisme & Congres. Bovendien moet de dienstverlener tevens zo anoniem mogelijk te werk gaan in alle andere aspecten van de opdracht. De dienstverlener mag deze opdracht wel gebruiken als referentie.


29.

Artikel 22. huisstijl In 2004 werd een nieuwe huisstijl ingevoerd binnen de stad. Alle campagnes en andere communicatieproducten moeten worden uitgewerkt volgens de richtlijnen vastgelegd in het corporate identity book en in de huisstijlgids van de stad Antwerpen. Het stedelijke bedrijf marketing & communicatie waakt over de correcte toepassing van deze richtlijnen. Dit bedrijf is dan ook de instantie uiteindelijk beslist over de kwaliteit van het beeldmateriaal, de slogan, de body copy en de totale vormgeving. Dit houdt in dat de ontwerpen voorgelegd dienen te worden door Antwerpen Toerisme & Congres aan marketing & communicatie en dat het advies betreffende huisstijl (ontwerp en toon) gevolgd dient te worden. Alle deelnemers kunnen op voorhand de nodige informatie, de huisstijlgids (richtlijnen rond ontwerp) en de merkbijbel (richtlijnen rond toon en missie) ter beschikking krijgen. U kan de huisstijlgids raadplegen via www.antwerpen.be/huisstijlgids.

Artikel 23. geen exclusiviteit Deze opdracht verleent de inschrijver geen exclusiviteit betreffende het uitvoeren van opdrachten zoals omschreven in dit bestek.

Artikel 21. rechtskeuze en bevoegde rechtbanken In geval van betwisting is het Belgisch recht van toepassing en zijn de rechtbanken van Antwerpen bevoegd.

Antwerpen, 22 september 2009

Bart Van Tichelen Afdelingschef


30.

Bijlage A

OFFERTEFORMULIER bestek nr. 2009/071 Ik ondergetekende (naam, voornaam), ....................................................................................................................... wonende te. ......................................................................................................... straat,

nr..............................

(of indien het een vennootschap betreft) De ondergetekende vennootschap, ................................................................................ ............................................ nationaliteit: .................................................................................................................. ............................................ hebbende haar maatschappelijke zetel te............................................................. straat,

nr..............................

vertegenwoordigd door: (naam, voornaam en titel), ..................................................... ............................................

(of indien het een tijdelijke vereniging betreft waarvan allen hoofdelijk verbonden) De ondergetekende tijdelijke vereniging....................................................................... ............................................ nationaliteiten:............................................................................................................... ............................................ woonplaatsen................................................................................................................. ............................................ vertegenwoordigd door: (namen, voornamen en titels ), ............................................... ............................................ verbindt/verbinden zich bij dezen op mijn/haar roerende en onroerende goederen, in overeenstemming met de bepalingen en de voorwaarden zoals omschreven in het bestek nr. 2009/071 de diensten uit te voeren aan de prijzen door mij(haar) aangegeven op de behoorlijk ingevulde inventaris gevoegd bij onderhavige offerte. Globaal bedrag in cijfers: ........................................................................................................................................... Globaal bedrag in letters: ........................................................................................................................................... Nummer rekening bij het Bestuur der Postchecks of bij een andere financiële instelling: ......................................... BTW-registratienummer: .............................................................................................. RSZ-inschrijvingsnummer: ........................................................................................... Wij , ondergetekenden .............., verklaren ons akkoord met de bepalingen uit voornoemd bestek, en verklaren te hebben nagezien dat alle hier vermelde gegevens in volstrekte overeenstemming zijn met de vermeldingen op de door de stad Antwerpen opgelegde inventaris en offerteformulier, en nemen daartoe de volledige verantwoordelijkheid op ons. Wij verklaren ons bovendien akkoord dat de bestekbepalingen voorrang zullen hebben bij mogelijke tegenstrijdigheden tussen bepalingen uit het bestek en bepalingen uit de offerte. Tevens verklaren wij dat onze algemene verkoop - of contractvoorwaarden niet van toepassing zijn op onze offerte in het kader van dit bestek. Gedaan te.....................................................op ……………………..2009 De inschrijver(s) of gevolmachtigden, ............ ........................... ................ (handtekeningen)

Inlichtingen betreffende de inschrijver Tel. nr.: Fax. Nr.: Contactpersoon: E-mail:


31.

Bijlage B

STAD ANTWERPEN CENTRALE AANKOOP EN LOGISTIEK

INVENTARIS Voor inhoudelijke & technische details per communicatieproduct verwijzen wij u naar Artikel 5. beschrijving van de opdracht. 1.

Prijzen Alle prijzen moeten in euro en excl. BTW worden vermeld. Ter info: voor ontwerp en drukbegeleiding geldt 21% BTW en voor druk geldt 6% BTW. Plan Antwerpen op zak Aantal uur

Uurpijs € € € € € € € € € € €

Totaal

Aantal uur

Uurpijs € € € € € € € € € € €

Totaal

Creatie Pre-press Drukbegeleiding Andere kosten (te specifiëren)

Totale ontwerpkost Flyer historische wandeling met 4 luik Creatie Pre-press Drukbegeleiding Andere kosten (te specifiëren)

Totale ontwerpkost


32.

Bijlage B

Uurprijzen Geef uurprijzen voor volgende diensten DIENST

PRIJS PER UUR IN EURO

Concept plan van aanpak Concept creatief voorstel Account management | briefings | presentatie Correctieronde Proof reading Pre press Drukwerkbegeleiding Fotografie | bewerken van beelden Maquette Kleurproeven | gekalibreerd per A4 Opmaak Redactie Ontwerp/research/productiebegeleiding merchandising

€ € € € € € € € € € € € €

DIENST [EXTERN]

PRIJS PER DAG IN EURO

Fotografie Copywriting

€ € PRIJS PER REGEL IN EURO

Vertaling

€

Let op! De vermelde uurprijzen zijn bindend maar worden niet mee opgenomen in de berekening van het puntentotaal voor prijs in dit bestek 2.

Kwaliteit Ontwerpvoorstel cover Antwerpen op zak Voeg het ontwerp als bijlage bij deze inventaris toe Ontwerpvoorstel flyer historische wandeling Voeg het ontwerp als bijlage bij deze inventaris toe Uw visie op het imago magazine aan de hand van een stappenplan & uitgewerkt ontwerpvoorstel van 2 binnenpagina’s Voor inhoudelijke details verwijzen wij u naar Artikel 5. beschrijving van de opdracht. Aangezien dit een nieuw te ontwikkelen communicatieproduct is, zijn er geen technische details voorhanden. Voeg een stappenplan van het magazine [plank] + het ontwerp van de 2 binnenpagina’s bij deze inventaris toe Nota: met “plank” wordt bedoeld dat u in een excelsheet een overzicht geeft van het volledige magazine met per pagina een vermelding van de inhoud (incl. fotoreportages, advertenties, enz.)


33.

Bijlage B

Schriftelijke presentatie op max. 4 pagina’s [A4] van uw visie op deze publiekslijn en bijhorende communicatieproducten Voeg max. 4 pagina’s [A4] toe om uw visie en creatief concept toe te lichten Min. 2, max 4 relevante, gelijkaardige voorbeelden om het in de onderneming aanwezige talent of samenwerking met derden (die zich ook engageren voor deze opdracht) aan te tonen. Voeg max. 4 relevantie, gelijkaardige voorbeelden toe om uw talent te illustreren.

3.

Financiële haalbaarheid en leveringstermijn Financiële haalbaarheid: Plan Antwerpen op zak Druk

€

Flyer historische wandeling Druk

€

Imago magazine DIENST

AANTAL UUR

PRIJS PER UUR IN EURO

Concept plan van aanpak Concept creatief voorstel Account management | briefings | presentatie Correctieronde Proof reading Pre press Drukwerkbegeleiding Fotografie | bewerken van beelden Maquette Kleurproeven | gekalibreerd per A4 Opmaak Redactie Ontwerp/research/productiebegeleiding merchandising

€ € € € € € € € € € € € €

DIENST [EXTERN]

PRIJS PER DAG IN EURO

Fotografie Copywriting

€ €

TOTAALPRIJS

PRIJS PER REGEL IN EURO

Vertaling Onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking nr. 2009/071

€ 34.

Bijlage B

Leveringstermijnen: Plan Antwerpen op zak Leveringstermijn: ...................................................... werkdagen Flyer historische wandeling Leveringstermijn: ...................................................... werkdagen Aanmaak advertentie Details fictief voorbeeld: Formaat: 150 x 230mm, aflopend, quadri, digitale aanlevering Tekst wordt aangeleverd. Copywriting voor originele slogan. Beeldmateriaal wordt aangeleverd maar vrije varianten of grafische elementen zijn toegestaan Boodschap: deze advertentie is ter promotie van het nieuw museum MAS [Museum Aan de Stroom] en dient aan te zetten tot actie. Leveringstermijn: ...................................................... werkdagen

Wij , ............................................................................................................................................. ondergetekenden, verklaren ons akkoord met de bepalingen uit voornoemd bestek, en verklaren te hebben nagezien dat alle hier vermelde gegevens in volstrekte overeenstemming zijn met de vermeldingen op de door de stad Antwerpen opgelegde inventaris/offerteformulier, en nemen daartoe de volledige verantwoordelijkheid op ons. Wij verklaren ons bovendien akkoord dat de bestekbepalingen voorrang zullen hebben bij mogelijke tegenstrijdigheden tussen bepalingen uit het bestek en bepalingen uit de offerte. Tevens verklaren wij dat onze algemene verkoop-of contractvoorwaarden niet van toepassing zijn op onze offerte in het kader van dit bestek

Gedaan te................................. op ....................... 2009 de inschrijver(s), (handtekening)


35.

Bijlage C

Schriftelijke verklaring van de dienstverlener Ik ondergetekende ............................................................................................................... (1), gevolmachtigde van ............................................................................................................ (2), verklaar de nodige informatie en instructies van de stad Antwerpen betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van de dienstverlening die eigen zijn aan de inrichting waarin mijn werknemers werkzaamheden komen uitvoeren, te hebben ontvangen en gelezen. Deze informatie en de passende instructies heb ik doorgegeven aan mijn werknemers die werken zullen uitvoeren in het kader van de opdrachten van de stad Antwerpen. Deze informatie evenals de passende instructies heb ik eveneens aan mijn onderaannemer(s) ...................................................................................................................................................... (na(a)m(en) van de onderaannemer(s)invullen), overgemaakt. Ik bevestig uitgerust te zijn met het nodige materiaal in overeenstemming met de terzake bestaande wetgeving en over geschikt personeel te beschikken om de door de stad Antwerpen gevraagde werkzaamheden uit te voeren. Ik verbind er mij toe alle verplichtingen betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk die eigen zijn aan de inrichting waarin mijn werknemers de werkzaamheden komen uitvoeren, na te leven. De verantwoordelijke(n) voor de veiligheid voor het uit te voeren werk is (zijn) ............................................................................................................................................. (1), die te bereiken is (zijn) op het volgende telefoonnummer ........... / ................................., faxnummer

............ / ..................................

In geval van wijzigingen verbind ik er mij toe dit onmiddellijk mee te delen.

De inschrijver,

handtekening (3)

(1) (2)

aan te vullen met naam en voornaam; in het geval het een rechtspersoon betreft, in te vullen met de naam van de onderneming en het adres van de maatschappelijke zetel; voorafgegaan door de woorden "gelezen en goedgekeurd".


36.

Bijlage D

VERKLARING OP EER Ik ondergetekende, (naam + voornaam)...................................................................................... wonende te (straat, nummer, gemeente + postnummer) ...................................................................................................................................................... verklaar hierbij op eer dat de vennootschap (benaming en maatschappelijke zetel) ...................................................................................................................................................... zich niet in één van de volgende situaties bevindt: verklaar hierbij op eer dat de partners van de tijdelijke vereniging (benaming van de partners en hun maatschappelijke zetel) ...................................................................................................................................................... zich niet in één van de volgende situaties bevinden: 1. bij een vonnis in kracht van gewijsde veroordeeld zijn voor een misdrijf dat de beroepsmoraal aantast, 2. bij de beroepsuitoefening een ernstige fout hebben begaan 3. niet in orde zijn met de betaling van belastingen in overeenstemming met de Belgische wetgeving of die van het land waar de kandidaat gevestigd is 4. in ernstige mate schuldig zijn aan het afleggen van valse verklaringen bij het verstrekken van inlichtingen Ondergetekende gaat akkoord om, op het eerste verzoek van de aanbestedende overheid, de nodige originele bewijsstukken in verband met deze inlichtingen te overhandigen. Ik neem er kennis van dat iedere valse verklaring een uitsluitinggrond is voor deelneming aan onderhavige opdracht. Gedaan te ................................................... , ...................................... 2009

INSCHRIJVER BESTAANDE VENNOOTSCHAP Vennootschap vertegenwoordigd door .............................................. Functie: Handtekening


37.

STAD ANTWERPEN PATRIMONIUMONDERHOUD CENTRALE AANKOOP EN LOGISTIEK Luchtbalcomplex Blok C Havanastraat Antwerpen

Recommend Documents