RENCANA STRATEGIS
( RENSTRA ) TAHUN 2011 - 2015
KANTOR DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL KABUPATEN KUTAI KARTANEGA
DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL KABUPATEN KUTAI KARTANEGARA 2010
ii
KATA PENGANTAR
Pertama-tama kami panjatkan puji syukur ke hadirat Tuhan Yang Maha Kuasa atas rahmat dan karunia-Nya sehingga Rencana Strategis (RENSTRA) Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Kutai Kartanegara dapat diterbitkan. Sasaran dari suatu kegiatan hanya dapat dicapai dengan efektif dan efisien bila dapat dirumuskan dengan mempertimbangkan dinamika lingkungan. RENSTRA ini merupakan rencana lima tahun ke depan yang disusun dengan mempertimbangkan berbagai keadaan terutama menyangkut keunggulan,peluang, kendala dan tantangan instansi pelaksana. RENSTRA diharapkan dapat diandalkan sebagai pedoman dan arahan dalam upaya mencapai sasaran-sasaran pembangunan yang telah ditetapkan. Dengan disusunnya RENSTRA tahun 2011-2015 ini ,maka Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil mempunyai acuan umum tentang arah pembangunan ke depan. Arah ini tentu saja masih harus dirinci dan dijabarkan lebih lanjut menjadi rencana tahunan, agar skala prioritas setiap kegiatan dan program Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil lebih konkrit. Rencana yang telah disusun ini tak banyak artinya tanpa ditindaklanjuti dengan pelaksanaan yang tuntas. Komitmen dan motivasi bisa timbul dari keberhasilan mengaktualisasikan diri dalam setiap kegiatan. Harapan kami, RENSTRA ini dapat dijadikan skenario pembelajaran jangka panjang dan sekaligus sebagai acuan rencana kerja tahunan bagi kita semua.
Kepala Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Kutai Kartanegara
Drs.Edi Damansyah,M.Si Pembina Tingkat I NIP.19650302.199403.1.001
iii
DAFTAR ISI Halaman Halaman Judul ……………………………………………………………......... i Kata Pengantar ……………………………………………………………........ ii Daftar Isi ……………………………………………………………………........ iii
BAB I
PENDAHULUAN ………………………………………………….......1 A. Latar Belakang. …………………………………………………....1 B. Maksud dan Tujuan .………………………............................... 2 C. Landasan Hukum .………………………………………..............3 D. Kedudukan dan Peran Renstra Dinas Kependudukan…………4 Dan Pencatatan Sipil Dalam Perencanaan Daerah E. Sistematika Penulisan ………………………………………….. 4
BAB II
TUGAS DAN FUNGSI ……………………………………………… 6 A. Kedudukan Tugas Pokok dan Fungsi ………………………… 6 B. Struktur Organisasi………………………………………………. 5 C. Susunan Kepegawaian dan Uraian Tugas……………………. 7
BAB III
GAMBARAN UMUM ……………………………………………… 26 A. Kondisi Umum Masa Kini ………………………………………..26 B. Kondisi Yang Diinginkan …………………………….…………..27
BAB IV
VISI,MISI, TUJUAN, SASARAN,STRATEGI DAN KEBIJAKAN......... 29
A. Visi dan Misi ..……………………………………………..……… 29 B. Identifikasi SWOT………………………………………………… 34 C. Memilih dan Menetapkan Faktor Kunci Keberhasilan……….. 35 D. Tujuan…………………………………………………………….. 41 E. Sasaran dan Kinerja……………………………………………. 44 F. Strategi dan Rencana Kerja……………………………………. 50 BAB V PROGRAM DAN KEGIATAN ………………………....……………… 55 BAB VI
PENUTUP .…………………………………………………………… 63
1
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Berdasarkan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2008 tentang perubahan kedua atas Undang Undang Republik Indonesia Nomor 32 Tahun 2004 Tentang Pemerintahan Daerah yang mengatur Organisasi Perangkat Daerah. Dalam rangka implementasinya Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 41 Tahun 2007 telah memberikan keleluasaan dan kekuasaan kepada Pemerintah Daerah dalam menyusun dan menetapkan Organisasi Perangkat Daerah. Selanjutnya dalam Peraturan Pemerintah tersebut menegaskan pula bahwa penyusunan organisasi perangkat daerah harus mempertimbangkan kewenangan yang dimiliki, karakteristik, potensi dan kebutuhan daerah, kemampuan keuangan daerah, ketersediaan sumber daya aparatur dan pengembangan pola kemitraan antar daerah serta kerjasama dengan pihak ketiga. Kemudian Otonomi Daerah dalam realisasinya mempunyai hak, wewenang dan kewajiban mengurus rumah tangganya sendiri, jelas tidak akan dapat berjalan dengan baik, jika tidak ditunjang oleh penyusunan program kerja yang baik. Untuk program kerja yang baik diperlukan serangkaian proses pembinaan kinerja penyusunan program secara tepat yang dipengaruhi berbagai faktor antara lain : 1. Instrumen Data Program kerja yang akurat. 2. Tersedianya database program kerja 3. Kualitas sumber daya pegawai 4. Tersedianya sarana prasarana yang memadai 5. Kebijakan yang mendukung
Oleh karena itu diharapkan Pemerintah Daerah menciptakan organisasi dan tata kerja perangkat daerah yang lebih rasional dengan tetap memberikan ruang partisipasi masyarakat yang lebih besar dalam penyelenggaraan pembangunan daerah.
2
Kebijaksanaan pemerintah dalam upaya mewujudkan sistem pemerintahan yang baik (good governance) menuntut adanya koordinasi yang baik, integritas, profesionalitas, etos kerja dan moral yang tinggi dari setiap aparatur negara. Terselenggaranya good governance ini merupakan prasyarat utama untuk mewujudkan aspirasi masyarakat dalam pembangunan. Berdasarkan Undang-Undang Republik Indonesia No. 23 Tahun 2006 Tentang Administrasi Kependudukan dan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 37 Tahun 2007 Tentang Pelaksanaan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 23 Tahun 2006. Atas dasar tersebut Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Kutai Kartanegara yang dibentuk berdasarkan Peraturan Daerah (Perda) Kabupaten Kutai Kartanegara Nomor 12 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Dinas Daerah Kabupaten Kutai Kartanegara mempunyai tugas pokok dan fungsi dalam melaksanakan urusan administrasi kependudukan. Untuk menyelenggarakan tugas pokok dan fungsinya Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil mempunyai program kerja, dalam pelaksanaannya masih belum optimal dan perlu peningkatan kemampuan dan keterampilan aparatnya agar dapat melaksanakan pelayanan berkualitas kepada seluruh warga masyarakat atau stakeholder. Berdasarkan uraian tersebut di atas kiranya perlu dianalisa dan dicarikan rumusan masalah yang sedang dihadapi dengan mengidentifikasikan berbagai faktor internal berupa kekuatan (strength) dan kelemahan (weakness). Faktor eksternal berupa peluang (opportunity) dan ancaman (threats), maka dirumuskan “ Bagaimana meningkatkan profesionalitas aparatur dalam pelayanan administrasi kependudukan pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Kutai Kartanegara “. Dengan upaya itu diharapkan mampu meningkatkan kinerja yang lebih optimal sehingga menjadi acuan para pejabat di lingkungan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Kutai Kartanegara dalam mengembangkan kinerja dan profesionalismenya. B. Maksud dan tujuan Dalam rangka memenuhi tuntutan masyarakat adanya reformasi birokrasi dan peningkatan kualitas pelayanan serta menghadapi perkembangan sistem informasi global, Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Kutai Kartanegara memegang peranan penting dalam mendukung laju berkembangnya sistem birokrasi modern. Data peristiwa vital/penting yang masuk di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil yang telah diolah dalam bentuk statistik vital/penting sangat dibutuhkan oleh Pemerintah atau Pemerintah Daerah dalam menyusun program kerjanya.
3
Untuk itu perlu adanya perencanaan yang berkesinambungan dalam rangka mengoptimalkan peran dan fungsi Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil dalam perencanaan pembangunan Kabupaten Kutai Kartanegara baik dalam bentuk Rencana Pembangunan Jangka Panjang, Rencana Pembangunan Jangka Menengah maupun Rencana Kerja Tahunan. Dengan disusunnya Rencana Strategis (RENSTRA) Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil, maka dapat diketahui indikator masukan maupun keluaran yang akan menjadi bahan evaluasi antara target dengan realisasi yang akan dicapai. Tujuan dari penyusunan RENSTRA Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil dapat diuraikan sebagai berikut : 1.Menyusun proyeksi kebutuhan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil dalam rangka peningkatan pelayanan kepada masyarakat yang semakin tinggi tuntutannya terhadap sistem birokrasi akan pelayanan yang berkualitas, terutama pada era demokratisasi dan era informasi global ini. 2.Meningkatkan kinerja para pegawai Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil dalam memberikan pelayanan agar memenuhi pelayanan prima 3.Meningkatkan pemahaman berkaitan arti pentingnya dokumen kependudukan dalam kehidupan masyarakat. 4.Meningkatkan prasarana dan sarana pelayanan administrasi yang memadai dalam rangka mengahadapi era demokratisasi dan era informasi global yang berkembang pesat. 5.Komputerisasi proses pelayanan dengan networking system antara Kecamatan dengan Dinas kependudukan dan Pencatatan Sipil dan Direktorat Jendral Administrasi Kependudukan (Ditjen Adminduk) khusus aplikasi Sistem Informasi Adminsitrasi Kependudukan (SIAK). 6.Meningkatkan accessability, validity dan reliability dokumentasi dan informasi dengan modernisasi administrasi penataan dokumen kependudukan. C. Landasan Hukum Dalam penyusunan RENSTRA Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Kutai Kartanegara berdasarkan ; 1. Undang-Undang RI Nomor 23 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan ; 2. Peraturan Pemerintah RI Nomor 37 tahun 2007 tentang Pelaksanaan Undang-Undang RI Nomor 23 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan;
4
3. Keputusan Presiden RI Nomor 25 Tahun 2008 tentang Persyaratan dan Tata Cara Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil ; 4. Peraturan Daerah ( Perda) Nomor 6 Tahun 2008 tentang Penyelenggaraan Administrasi Kependudukan ; 5. Peraturan Daerah Nomor 12 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Dinas Daerah Kabupaten Kutai Kartanegara ; 6. Peraturan Bupati Nomor 14 Tahun 2008 tentang Pelaksanaan Penyelengaraan Administrasi Kependudukan di Kabupaten Kutai Kartanegara ; 7. Peraturan Bupati Nomor 43 Tahun 2008 tentang Uraian Tugas Pejabat Struktural Pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Kutai Kartanegara ; D. Kedudukan dan Peran Renstra Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil dalam Perencanaan Daerah Dinas Kependukan dan Pencatatan Sipil merupakan Dinas teknis yang melaksanakan pelayanan publik di bidang Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil yang langsung bersentuhan dengan seluruh lapisan masyarakat diperlukan adanya RENSTRA. Oleh karena itu RENSTRA Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil mempunyai kedudukan dan peran yang sangat strategis dalam perumusan kebijakan dan perencanaan pembangunan sebagai : 1. Pedoman dalam setiap penyusunan program dan kegiatan pembangunan di bidang administrasi kependudukan . 2. Mengukur keberhasilan dalam jangka 5 (lima) tahun kedepan. 3. Alat kontrol atas pelaksanaan program dan kegiatan. 4. Bahan penyusunan kependudukan.
data dan informasi di bidang administrasi
E. Sistematika Penulisan BAB I : PENDAHULUAN A.Latar Belakang B. Maksud dan Tujuan C. Landasan Hukum D. Kedudukan dan Peran Renstra Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil dalam Perencanaan Daerah E. Sistematika Penulisan
5
BAB II : TUGAS DAN FUNGSI A. Kedudukan Tugas Pokok dan Fungsi B. Struktur Organisasi C. Susunan Kepegawaian dan Uraian Tugas
BAB III : GAMBARAN UMUM A.Kondisi Umum Masa Kini B.Kondisi Yang Diinginkan BAB IV : VISI,MISI, TUJUAN, SASARAN, STRATEGI DAN KEBIJAKAN A. Visi dan Misi B.Tujuan C.Sasaran D.Strategi E.Kebijakan BAB V PROGRAM DAN KEGIATAN BAB VI PENUTUP LAMPIRAN
6
BAB II TUGAS POKOK DAN FUNGSI
A. Kedudukan,Tugas Pokok dan Fungsi Adapun kedudukan, tugas pokok dan fungsi dalam suatu organisasi sebagai berikut : 1. Kedudukan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil merupakan unsur pelaksana teknis pemerintah daerah dipimpin oleh seorang Kepala Dinas yang berada di bawah dan bertanggungjawab kepada Bupati melalui Sekretaris Daerah. 2. Tugas Pokok Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil mempunyai tugas melaksanakan kewenangan otonomi daerah di bidang Kependudukan dan Pencatatan Sipil ; 3. Fungsi Dalam menyelenggarakan tugas sebagaimana dimaksud dalam pasal 3 Peraturan Bupati Nomor 43 Tahun 2008 tentang Uraian Tugas Pejabat Struktural pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Kutai Kartanegara mempunyai fungsi : a. Perumusan kebijaksanaan tehnis kependudukan dan pencatatan sipil;
Operasional
di
bidang
b. Pelaksanaan kebijaksanaan operasional, pemberian bimbingan dan pembinaan di bidang kependudukan dan pencatatan sipil; c. Pemberian perizinan dan pelaksanaan pelayanan umum sesuai dengan lingkup tugasnya ; d.
Pengelolaan Urusan Ketatausahaan Dinas.
B.Struktur Organisasi Berdasarkan Peraturan Daerah Nomor 12 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Dinas Daerah Kabupaten Kutai Kartanegara dengan susunanan sebagai berikut : 1. Kepala Dinas
7
2. Sekretaris 3. Kepala Bidang 4. Kepala Sub Bagian dan Kepala Seksi 5. Unit Pelaksana Teknis Dinas (UPTD). C.Susunan Kepegawaian Dinas Kependudukan Pencatatan Sipil Kabupaten Kutai Kartanegara dibentuk berdasarkan Peraturan Daerah Nomor 12 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Dinas Daerah Kabupaten Kutai Kartanegara dengan susunan sebagai berikut : 1. Kepala Dinas 2. Sekretaris a. Sub Bagian Umum b. Sub Bagian Keuangan c. Sub Bagian Kepegawaian 3. Bidang Pendaftaran Penduduk a Seksi Administrasi NIK, KK dan KTP b Seksi Pendaftaran Mutasi Penduduk 4. Bidang Pencatatan Sipil a. Seksi Administrasi Pencatatan Perkawinan, Perceraian, Kelahiran, dan Kematian. b. Seksi Administrasi Pencatatan Status Anak dan Kewarganegaraan 5. Bidang Pengelolaan Informasi Administrasi Kependudukan a. Seksi Informasi dan Diseminasi Administrasi Kependudukan b. Seksi Bank Data Administrasi Kependudukan 6. Bidang Perkembangan dan Perencanaan Kependudukan a. Seksi Analisis Perkembangan Penduduk b. Seksi Perencanaan Kependudukan 7. Kelompok Jabatan Fungsional
8
Uraian Tugas Kepala Dinas : a. Membantu Kepala Daerah sesuai dengan bidang tugasnya; b. Memimpin, merencanakan, mengkoordinasikan, membina, mengendalikan dan mengawasi kegiatan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil; c. Memberikan saran dan masukan kepada Kepala Daerah tentang langkahlangkah yang perlu diambil dalam bidang Kependudukan Dan Pencatatan Sipil; d. Melaporkan pelaksanaan kegiatan pokok dibidang Kependudukan Dan Pencatatan Sipil sebagai bahan informasi dan pertanggungjawaban kepada Kepala Daerah; e. Merumuskan kegiatan urusan umum, ketatausahaan, kepegawaian dan urusan keuangan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil sesuai dengan ketentuan yang berlaku; f. Merumuskan rencana strategik serta kebijakan operasional di bidang, pendaftaran Penduduk, Pencatatan Sipil, Pengelolaan Informasi Administrasi Kependudukan, Perkembangan dan Perencanaan Kependudukan; g. Merumuskan kebijakan operasional di bidang pendaftaran penduduk; h. Merumuskan kebijakan operasional di bidang pencatatan sipil; i.
Merumuskan kebijakan operasional di bidang pengelolaan informasi Administrasi Kependudukan;
j.
Merumuskan kebijakan operasional di Perencanaan Kependudukan;
bidang
Perkembangan
dan
k. Merumuskan penyusunan penetapan kinerja dan penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP) Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil; l.
Monitoring dan evaluasi terhadap rencana strategik dan kebijakan operasional pendaftaran Penduduk, Pencatatan Sipil, Pengelolaan Informasi Administrasi Kependudukan, Perkembangan dan Perencanaan Kependudukan;
m. Melaksanakan dan melaporkan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh atasan;
9
Uraian tugas Sekretaris : a. Memimpin, membimbing, meneliti dan menilai hasil kerja bawahan ; b. Menyusun rencana kerja Sekretariat Dinas sebagai pedoman pelaksanaan tugas; c. Merumuskan sasaran yang hendak dicapai berdasarkan skala priolitas dan dana yang tersedia sebagai dasar dalam pelaksanaan tugas; d. Mengkonsultasikan kegiatan sekretariat yang bersifat urgen kepada Kepala Dinas; e. Memberikan saran dan masukan kepada kepala Dinas tentang langkahlangkah yang perlu diambil dalam bidang tugasnya; f. Melaksanakan ketatausahaan Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil sesuai dengan ketentuan yang berlaku; g. Mengkoordinasikan, menghimpun dan menyusun rencana strategik (Renstra) serta kebijakan operasional di bidang Kependudukan Dan Pencatatan Sipil yang meliputi urusan bidang pendaftaran Penduduk, Pencatatan Sipil, Pengelolaan Informasi Administrasi Kependudukan, Perkembangan dan Perencanaan Kependudukan; h. Mengkoordinasikan penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP) Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil. i.
Mengkoordinasikan laporan rekapitulasi daftar hadir bulanan pegawai untuk disampaikan secara berkala ke Badan Kepegawaian Daerah (BKD) dan Bagian Organisasi Sekretariat Daerah;
j.
Menghimpun dan menyampaikan bahan-bahan laporan keterangan pertanggungjawaban ( LKPJ ) Bupati, Laporan Penyelenggaraan Pemerintah Daerah (LPPD), Laporan Keuangan Pemerintah Daerah (LKPD) Kepada BAPPEDA setiap akhir tahun;
k. Mengkoordinasikan sub-sub bagian keuangan dan kepegawaian; l.
yang melaksanakan urusan umum,
Mengkoordinasikan Urusan kerumahtanggaan Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil;
m. Mengkoordinasikan inventarisasi dan mempersiapkan urusan penghapusan barang perlengkapan;
10
n. Mengevaluasi pelaksanaan tugas dan menginventarisasi permasalahan sekretariat serta mencari alternatif pemecahannya; o. Mengkoordinasikan pelaksanaan monitoring dan evaluasi kegiatan-kegiatan yang berkaitan dengan urusan kesekretariatan; p. Melaksanakan dan melaporkan pelaksanaan tugas lainnya yang diberikan oleh atasan. Uraian Tugas Kepala Sub Bagian Umum : a. Memimpin, membimbing, meneliti dan menilai hasil kerja bawahan; b. Menyusun rencana / program kerja tahunan dan anggaran Sub Bagian Umum sebagai pedoman pelaksanaan tugas; c. Menyusun sasaran yang hendak dicapai pada Sub Bagian Umum berdasarkan skala priolitas dan dana yang tersedia sebagai pedoman dalam pelaksanaan tugas; d. Mengkonsultasikan kegiatan Sub Bagian Umum yang bersifat urgen kepada Sekretaris Dinas; e. Memberikan saran dan masukan kepada Sekretaris Dinas tentang langkahlangkah yang perlu diambil dalam bidang tugasnya; f. Mengevaluasi pelaksanaan tugas dan menginventarisasi permasalahan di sub bagian Umum serta mencari alternatif pemecahannya; g. Melakukan urusan surat menyurat , kearsipan dan dokumentasi; h. Melakukan urusan kerumahtanggaan kantor meliputi ketertiban, keamanan, kebersihan dan keindahan kantor serta kehumasan dan protokol; i. Melakukan layanan administrasi; j.
Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh atasan;
k. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas pokok kepada atasan; l.
Melakukan urusan pengadaan, inventarisasi perlengkapan;
dan penghapusan barang
m. Menghimpun dan menyerahkan seluruh salinan dokumen pengadaan barang di lingkungan Dinas secara sistematis kepada Kantor Pengelolaan Aset Daerah; n. Melaksanakan layanan administrasi dalam lingkup Dinas;
11
o. Melaksanakan urusan pengadaan, inventarisasi dan penghapusan barang; p. Melaksanakan dan melaporkan pelaksanaan tugas lainnya yang diberikan oleh atasan. Uraian Tugas Kepala Sub Bagian Keuangan: a. Memimpin, membimbing, meneliti dan menilai hasil kerja bawahan; b. Menyusun rencana kerja dan anggaran Sub Bagian Keuangan sebagai pedoman pelaksanaan tugas ; c. Menyusun sasaran yang hendak dicapai pada Sub Bagian Keuangan berdasarkan skala prioritas sebagai pedoman dalam pelaksanaan tugas ; d. Mengkonsultasikan kegiatan Sub Bagian Keuangan yang bersifat urgen kepada Sekretaris Dinas ; e. Memberikan saran dan masukan kepada Sekretaris Dinas tentang langkahlangkah yang perlu diambil dalam bidang tugasnya ; f. Menyusun rencana dan program kerja tahunan Sub Bagian Keuangan; g. Menyiapkan bahan untuk pengambilan kebijakan dalam hal penganggaran, penatausahaan, akuntansi dan pertanggungjawaban keuangan Dinas; h. Menyusun, mengusulkan dan menganalisa data dan dokumen penganggaran, penatausahaan, akuntansi dan pertanggungjawaban keuangan Dinas; i.
Menyiapkan bahan untuk sosialisasi petunjuk teknis dan bahan pembinaan kegiatan penganggaran, penatausahaan, akuntansi dan pertanggungjawaban keuangan Dinas;
j.
Menyiapkan bahan Laporan Keuangan Pemerintah Daerah ( LKPD ) dan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP) Dinas;
k. Menghimpun usulan RKA / DPA unit kerja internal Dinas sesuai dengan data yang ada berdasarkan ketentuan yang berlaku sebagai bahan usulan rencana kegiatan dan anggaran; l.
Melaksanakan verifikasi anggaran Dinas;
terhadap
m. Membuat laporan keuangan Dinas;
pertanggungjawaban
penggunaan
12
n. Mengkoordinasikan kegiatan penyusunan RKA/DPA unit kerja internal Dinas; o. Melaksanakan dan melaporkan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh atasan; Uraian Tugas Kepala Sub Bagian Kepegawaian : a. Memimpin, membimbing, meneliti dan menilai hasil kerja bawahan; b. Menyusun rencana kegiatan dan anggaran Sub Bagian Kepegawaian sebagai pedoman dalam pelaksanaan tugas; c. Menghimpun permasalahan yang berhubungan dengan Sub Bagian Kepegawaian; d. Mengumpulkan dan mempelajari Peraturan Perundang-undangan yang berkaitan dengan bidang tugas Sub Bagian Kepegawaian sebagai pedoman dalam pelaksanaan tugas; e. Mengkonsultasikan kegiatan Sub Bagian Kepegawaian yang bersifat urgen kepada Sekretaris Dinas; f. Menyusun laporan rekapitulasi daftar hadir bulanan pegawai untuk disampaikan secara berkala ke BKD dan Bagian Organisasi Setda; g. Menyampaikan data PNS yang telah mengikuti Diklat Penjenjangan Struktural dan Diklat teknis / Fungsional kepada BKD; h. Menghimpun bahan dan data untuk perumusan kebijakan terkait dengan urusan Kepegawaian dan Diklat; i.
Menginventarisasi dan menyiapkan tenaga analis jabatan dalam rangka penyusunan uraian tugas jabatan struktural dan non struktural serta jabatan fungsional dilingkungan dinas;
j.
Menyiapkan bahan pengusulan pengangkatan calon pegawai menjadi PNS sesuai syarat yang ditentukan dan pengangkatan dalam jabatan untuk mengisi jabatan kosong serta SK jabatan / penempatan PNS di lingkungan dinas;
k. Menyiapkan daftar hadir harian Dinas; l.
Menghimpun, memproses data dan mengusulkan pemberian penghargaan, pensiun, pemberian sanksi bagi PNS;
m. Mengusulkan rencana cuti pegawai dinas;
13
n. Menyusun daftar urut kepangkatan dan fasilitasi pembuatan DP 3 PNS; o. Menghimpun, mengusulkan kelengkapan administrasi pembuatan Asuransi kesehatan PNS, TASPEN, TAPERUM dan KARPEG; p. Menyusun daftar penjagaan dan mengusulkan kenaikan pangkat, gaji berkala serta KP.4 Pegawai Dinas; q. Melaksanakan dan melaporkan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh atasan ; Uraian Tugas Kepala Bidang Pendaftaran Penduduk : a. memimpin, merencanakan, mengkoordinasikan, membina, mengendalikan dan mengawasi kegiatan Bidang Pendaftaran Penduduk; b. memberikan saran dan masukan kepada Kepala Dinas tentang langkahlangkah yang perlu diambil dalam Bidang Kependudukan Dan Catatan Sipil; c. melaporkan pelaksanaan kegiatan pokok di Bidang Pendaftaran Penduduk sebagai bahan informasi dan pertanggungjawaban kepada Kepala Dinas; d. mengkonsultasikan kegiatan Bidang Pendaftaran Penduduk yang bersifat urgen kepada Kepala Dinas; e. Merumuskan kebijakan operasional dibidang Pendaftaran Penduduk, yang meliputi urusan bidang Administrasi NIK, KK, KTP, pendaftaran dan mutasi penduduk; f. Mengkoordinasikan rencana penetapan kebijakan pendaftaran penduduk; g. Memfasilitasi kegiatan pendaftaran perubahan alamat penduduk yang pindah dan datang dalam wilayah Republik Indonesia; h. Mengkoordinasikan dan memfasilitasi pendaftaran warga negara Indonesia yang tinggal sementara, pindah dan datang antarnegara; i.
Mengkoordinasikan dan memfasilitasi pendaftaran penduduk yang tinggal di perbatasan Antarnegara dan penduduk yang rentan Administrasi Kependudukan;
j.
Memfasilitasi penduduk;
pemutakhiran
data
kependudukan
hasil
pendaftaran
k. Mengkoordinasikan kegiatan pencatatan dan pemutakhiran data penduduk serta penerbitan Nomor Induk Kependudukan (NIK);
14
l.
Memfasilitasi kegiatan sosialisasi, bimbingan teknis, advokasi, supervisi, dan konsultasi pelaksanaan pendaftaran penduduk;
m. Mengkoordinasikan instansi terkait;
penyelenggaraan
pendaftaran
penduduk
dengan
n. Monitoring dan evaluasi serta melaporkan penyelenggaraan pendaftaran penduduk; o. Merencanakan kegiatan pembinaan dan pengembangan sumber daya manusia pengelola pendaftaran penduduk; p. Melaksanakan dan melaporkan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh atasan ; Uraian Tugas Kepala Seksi Administrasi NIK, KK dan KTP : a. Memimpin, merencanakan, mengkoordinasikan, membina, mengendalikan dan mengawasi kegiatan Seksi Administrasi NIK, KK dan KTP; b. Memberikan saran dan masukan kepada Kepala Bidang tentang langkahlangkah yang perlu diambil dalam urusan Administrasi NIK, KK dan KTP; c. Melaporkan pelaksanaan kegiatan pokok urusan Administrasi NIK, KK dan KTP sebagai bahan informasi dan pertanggungjawaban kepada Kepala Bidang Pendaftaran Penduduk; d. Mengkonsultasikan kegiatan Seksi Administrasi NIK, KK dan KTP yang bersifat urgen kepada Kepala Bidang; e. Menyiapkan bahan koordinasi pelaksanaan sistem Informasi Administrasi Kependudukan; f. Menyiapkan bahan perumusan kebijakan operasional dibidang Pendaftaran Penduduk, yang meliputi urusan bidang ; Administrasi NIK, KK, KTP; g. Meneliti persyaratan menerbitkan NIK bagi pemohon yang memenuhi syarat; h. Mengusulkan pengadaan dan memfasilitasi pengelolaan blangko NIK berdasarkan kebutuhan; i.
Mengusulkan pengadaan dan memfasilitasi pengelolaan Blangko KK, KTP berdasarkan kebutuhan;
15
j.
Melaksanakan pelayanan pendaftaran penduduk dalam system administrasi kependudukan; k. Melaksanakan dan melaporkan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh atasan; Uraian Tugas Kepala Seksi Pendaftaran Mutasi Penduduk : a. Memimpin, merencanakan, mengkoordinasikan, membina, mengendalikan dan mengawasi kegiatan Seksi Pendaftaran Mutasi Penduduk; b. Memberikan saran dan masukan kepada Kepala Bidang tentang langkahlangkah yang perlu diambil dalam urusan Pendaftaran Mutasi Penduduk; c. Melaporkan pelaksanaan kegiatan pokok urusan Pendaftaran Mutasi Penduduk sebagai bahan informasi dan pertanggungjawaban kepada Kepala Bidang Pendaftaran Mutasi Penduduk; d. Mengkonsultasikan kegiatan Seksi Pendaftaran Mutasi Penduduk yang bersifat urgen kepada Kepala Bidang; e. Menyiapkan bahan koordinasi pelaksanaan pelayanan penduduk dalam sistem administrasi kependudukan; f. Menyiapkan penduduk;
bahan
koordinasi
Pencatatan
dan
pendaftaran
pemutakhiran
data
g. Menyiapkan bahan administrasi pendaftaran, perubahan alamat, penduduk yang pindah dan datang dalam wilayah Republik Indonesia; h. Menyiapkan bahan koordinasi dan memfasilitasi pendaftaran warga negara Indonesia yang tinggal sementara, pindah dan datang Antarnegara; i.
Menyiapkan bahan koordinasi dan memfasilitasi pendaftaran penduduk yang tinggal di perbatasan antarnegara dan penduduk yang rentan administrasi kependudukan;
j.
Menyiapkan bahan administrasi pemutakhiran data kependudukan hasil pendataan penduduk;
k. Menyiapkan bahan monitoring, evaluasi dan melaporkan penyelenggaraan pendaftaran mutasi penduduk; l.
Melaksanakan dan melaporkan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh atasan;
16
Uraian Tugas Kepala Bidang Pencatatan Sipil : a. Memimpin, merencanakan, mengkoordinasikan, membina, mengendalikan dan mengawasi kegiatan urusan Bidang Pencatatan Sipil; b. Memberikan saran dan masukan kepada Kepala Dinas tentang langkahlangkah yang perlu diambil dalam urusan Bidang Pencatatan Sipil; c. Melaporkan pelaksanaan kegiatan pokok urusan Bidang Pencatatan Sipil sebagai bahan informasi dan pertanggung jawaban kepada Kepala Dinas; d. Mengkonsultasikan kegiatan Bidang Pencatatan Sipil yang bersifat urgen kepada Kepala Dinas; e. Merencanakan Pengadaan Blangko dan memfasilitasi pembuatan Akta Perkawinan/ Akta Nikah, Akta Perceraian, Akta Kelahiran dan Kematian, pengesahan Anak dan pengangkatan anak; f. Merencanakan penyusunan laporan bulanan jumlah Pencatatan Akta Perkawinan/ Akta Nikah, Akta Perceraian, Akta Kelahiran dan Kematian, pengesahan Anak dan pengangkatan anak; g. Memfasilitasi pelaksanaan Indonesia non muslim;
Pencatatan
Perkawinan
Warga
Negara
h. Memfasilitasi pelaksanaan Pencatatan Perceraian Warga Negara Indonesia non muslim; i.
Memfasilitasi Pembuatan Akta Pengesahaan Anak dan Akta pengakuan anak;
j.
Memfasilitasi Pembuatan Akta Alih Status Kewarganegaraan dan Akta ganti Nama;
k. Mengkoordinasikan rencana penetapan kebijakan di bidang pencatatan sipil; l.
memfasilitasi dan melaksanakan sosialisasi, bimbingan teknis, advokasi, supervisi, dan konsultasi pelaksanaan pencatatan Sipil;
m. Merencanakan dan mengkoordinasikan penyelenggaraan pencatatan sipil; n. Merencanakan dan menyelenggarakan pelayanan pencatatan sipil meliputi, kegiatan pencatatan perkawinan, perceraian, Kelahiran, kematian serta pencatatan status anak dan kewarganegaraan;
17
o. Melaksanakan dan melaporkan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh atasan ;
Uraian Tugas Kepala Seksi Administrasi Perceraian,Kelahiran dan Kematian :
Pencatatan
Perkawinan,
a. Memimpin, merencanakan, mengkoordinasikan, membina, mengendalikan dan mengawasi kegiatan Seksi Administrasi Pencatatan Perkawinan, Perceraian, Kelahiran dan Kematian; b. Memberikan saran dan masukan kepada Kepala Bidang Pencatatan Sipil tentang langkah-langkah yang perlu diambil dalam urusan Administrasi Pencatatan Perkawinan, Perceraian, Kelahiran dan Kematian; c. Melaporkan pelaksanaan kegiatan pokok urusan Administrasi Pencatatan Perkawinan, Perceraian, Kelahiran dan Kematian sebagai bahan informasi dan pertanggungjawaban kepada Kepala Bidang Pencatatan Sipil; d. Mengkonsultasikan kegiatan Seksi Administrasi Pencatatan Perkawinan, Perceraian, Kelahiran dan Kematian yang bersifat urgen kepada Kepala Bidang; e. Menyiapkan bahan dan melaksanakan Pengadaan Blangko serta memfasilitasi pembuatan Akta Perkawinan/ Akta Nikah, Akta Perceraian, Akta Kelahiran, Akta Kematian; f. Menyiapkan bahan penyusunan laporan bulanan jumlah Pencatatan Akta Perkawinan/ Akta Nikah, Akta Perceraian, Akta Kelahiran, dan Akta Kematian; g. Menyiapkan bahan pelaksanaan Pencatatan Perkawinan Warga Negara Indonesia non muslim; h. Menyiapkan bahan pelaksanaan Pencatatan Perceraian Warga Negara Indonesia non muslim; i.
Melaksanakan dan melaporkan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh atasan;
Uraian Tugas Kepala Seksi Administrasi Pencatatan Status Anak dan Kewarganegaraan : a. Memimpin, merencanakan, mengkoordinasikan, membina, mengendalikan dan mengawasi kegiatan Seksi Administrasi Pencatatan Status Anak dan Kewarganegaraan;
18
b. Memberikan saran dan masukan kepada Kepala Bidang Pencatatan Sipil tentang langkah-langkah yang perlu diambil dalam urusan Administrasi Pencatatan Status Anak dan Kewarganegaraan; c. Melaporkan pelaksanaan kegiatan pokok urusan Administrasi Pencatatan Status Anak dan Kewarganegaraan sebagai bahan informasi dan pertanggung jawaban kepada Kepala Bidang Pencatatan Sipil; d. Mengkonsultasikan kegiatan Seksi Administrasi Pencatatan Status Anak dan Kewarganegaraan yang bersifat urgen kepada Kepala Bidang; e. Menyiapkan bahan untuk Pengadaan Blangko Akta Pengesahan dan Pengakuan Anak, Akta Alih Status Kewarganegaraan dan Akta ganti Nama; f. Meneliti persyaratan permohonan Pembuatan Akta Pengesahan dan pengakuan Anak; g. Menyiapkan bahan dan melaksanakan Pembuatan Akta Pengesahan dan pengakuan Anak, Akta Alih Status Kewarganegaraan dan Akta ganti Nama; h. Melaksanakan dan melaporkan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh atasan; Uraian Tugas Kepala Bidang Pengelolaan Informasi Administrasi Kependudukan : a. Memimpin, merencanakan, mengkoordinasikan, membina, mengendalikan dan mengawasi kegiatan Bidang Pengelolaan Informasi Administrasi Kependudukan; b. Membantu Kepala Dinas sesuai dengan bidang tugasnya; c.
Memberikan saran dan masukan kepada Kepala Dinas tentang langkahlangkah yang perlu diambil dalam urusan Bidang Pengelolaan Informasi Administrasi Kependudukan;
d. Melaporkan pelaksanaan kegiatan pokok urusan Bidang Pengelolaan Informasi Administrasi Kependudukan sebagai bahan informasi dan pertanggung jawaban kepada Kepala Dinas; e. Mengkonsultasikan kegiatan Bidang Pengelolaan Informasi Administrasi Kependudukan yang bersifat urgen kepada Kepala Dinas; f.
Merencanakan penetapan kebijakan Pengelolaan Informasi Administrasi Kependudukan;
19
g. Merencanakan dan koordinasi pelaksanaan sistem Informasi Administrasi Kependudukan; h. Memfasilitasi kegiatan sosialisasi, bimbingan teknis, advokasi, supervisi, dan konsultasi pelaksanaan Pengelolaan Informasi Administrasi Kependudukan; i.
Mengkoordinasikan Pengelolaan Informasi Administrasi Kependudukan dengan instansi terkait;
j.
Merencanakan pengadaan dan pemeliharaan perangkat keras jaringan komunikasi data dari kabupaten hingga kecamatan, desa dan kelurahan;
k.
Merencanakan pengadaan dan pemeliharaan bank data dan replika data kependudukan di kabupaten;
l.
Merencanakan penduduk;
penyajian
dan Diseminasi (penyebaran) informasi
m. Merencanakan pembangunan tempat perekaman Data Kependudukan di Kecamatan; n. Merencanakan dan menerapkan sistem perlindungan data pribadi penduduk sejak proses pendaftaran hingga penyimpanan pada Bank Data Kependudukan di kabupaten; o. Memfasilitasi pemutakhiran data penduduk dengan menggunakan sistem informasi administrasi kependudukan; p. Monitoring dan evaluasi serta melaporkan penyelenggaraan Pengelolaan Informasi Administrasi Kependudukan; q. Merencanakan dan melaksanakan pembinaan dan pengembangan sumber daya manusia Pengelolaan Informasi Administrasi Kependudukan; r.
Melaksankan dan melaporkan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh atasan.
Uraian Tugas Kepala Seksi Bank Data Administrasi Kependudukan : a. Memimpin, merencanakan, mengkoordinasikan, membina, mengendalikan dan mengawasi kegiatan Seksi Bank Data Administrasi Kependudukan; b. Memberikan saran dan masukan kepada Kepala Bidang Pengelolaan Informasi Administrasi Kependudukan tentang langkah-langkah yang perlu diambil dalam urusan Pengelolaan Informasi Administrasi Kependudukan;
20
c. Melaporkan pelaksanaan kegiatan pokok Pengelolaan Informasi Administrasi Kependudukan sebagai bahan informasi dan pertanggung jawaban kepada Kepala Bidang Pengelolaan Informasi Administrasi Kependudukan; d. Mengkonsultasikan kegiatan Seksi Bank Data Administrasi Kependudukan yang bersifat urgen kepada Kepala Bidang; e. Menyiapkan bahan pengadaan dan pemeliharaan perangkat keras jaringan komunikasi data dari kabupaten hingga Kecamatan, kelurahan dan desa; f. Menyiapkan bahan pengadaan dan pemeliharaan bank data dan replika data kependudukan di kabupaten; g. Melaksanakan Pembangunan tempat perekaman Data Kependudukan di Kecamatan; h. Menyiapkan bahan administrasi pemutakhiran data penduduk dengan menggunakan sistem informasi administrasi kependudukan; i.
Menyiapkan bahan penerapan sistem perlindungan data pribadi penduduk sejak proses pendaftaran hingga penyimpanan pada Bank Data Kependudukan di kabupaten;
j.
Melaksankan dan melaporkan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh atasan.
Uraian Tugas Kepala Seksi Informasi dan Diseminasi Administrasi Kependudukan : a. Memimpin, merencanakan, mengkoordinasikan, membina, mengendalikan dan mengawasi kegiatan staf Seksi Informasi dan Diseminasi Administrasi Kependudukan; b. Memberikan saran dan masukan kepada Kepala Bidang Pengelolaan Informasi Administrasi Kependudukan tentang langkah-langkah yang perlu diambil dalam urusan Informasi dan Diseminasi Administrasi Kependudukan; c.
Melaporkan pelaksanaan kegiatan pokok Pengelolaan Informasi dan Diseminasi Administrasi Kependudukan sebagai bahan pertanggungjawaban kepada Kepala Bidang Pengelolaan Informasi Administrasi Kependudukan;
d. Mengkonsultasikan kegiatan Seksi Informasi dan Diseminasi Administrasi Kependudukan yang bersifat urgen kepada Kepala Bidang;
21
e. Menyiapkan data dan bahan penyampaian sistem Informasi Administrasi Kependudukan; f.
Menyiapkan bahan penetapan Administrasi Kependudukan;
kebijakan
Pengelolaan
Informasi
g. Menyiapkan bahan koordinasi Pengelolaan Informasi Administrasi Kependudukan dengan instansi terkait; h. Menyiapkan bahan penyajian dan diseminasi (penyebaran) informasi penduduk i.
Menyiapkan bahan dan melaksanakan kegiatan sosialisasi tentang pentingnya Pencatatan Administrasi Kependudukan;
j.
Menyiapkan bahan dan melaksanakan kegiatan bimbingan teknis tentang prosedur pengadministrasian kependudukan di Kecamatan;
k.
Menyiapkan bahan administrasi Administrasi Kependudukan;
l.
Melaksankan dan melaporkan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh atasan;
pelaksanaan
Sistem
Informasi
Uraian Tugas Kepala Bidang Perkembangan dan Perencanaan Kependudukan: a. Memimpin, merencanakan, mengkoordinasikan, membina, mengendalikan dan mengawasi kegiatan Bidang Perkembangan dan Perencanaan Kependudukan; b. Memberikan saran dan masukan kepada Kepala Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil tentang langkah-langkah yang perlu diambil dalam Bidang Perkembangan dan Perencanaan Kependudukan; c.
Melaporkan pelaksanaan kegiatan pokok di Bidang Perkembangan dan Perencanaan Kependudukan sebagai bahan informasi dan pertanggung jawaban kepada Kepala Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil ;
d. Mengkonsultasikan kegiatan Bidang Perkembangan dan Perencanaan Kependudukan yang bersifat urgen kepada Kepala Dinas; e. Mengkoordinasikan penyerasian dan harmonisasi kebijakan kependudukan antar dan dengan lembaga pemerintah dan non pemerintah; f.
Mengkoordinasikan dan menyelenggarakan kerjasama dengan organisasi kemasyarakatan dalam rangka tertib administrasi kependudukan;
22
g. Mengkoordinasikan dan mensosialisasikan hasil penyusunan dan penetapan indikator, proyeksi, dan analisis dampak kependudukan serta kebijakan kependudukan; h. Mengevaluasi dan melaporkan kinerja pembangunan kependudukan secara berkala; i.
Mengkoordinasikan pendayagunaan informasi atas indikator kependudukan dan analisis dampak kependudukan untuk perencanaan pembangunan berbasis penduduk;
j.
Monitoring, evaluasi, dan pelaporan indikator kependudukan, proyeksi penduduk dan analisis dampak kependudukan, serta penyerasian kebijakan kependudukan;
k.
Mengkoordinasikan pengawasan indikator kependudukan, proyeksi penduduk dan analisis dampak kependudukan, serta penyerasian kebijakan kependudukan;
l.
Mengkoordinasikan penetapan kebijakan perkembangan kependudukan;
m. mengkoordinasikan penetapan norma, standar, prosedur, dan kriteria penyelenggaraan pengendalian kuantitas, pengembangan kualitas, pengarahan mobilitas dan persebaran penduduk serta perlindungan penduduk; n. Membuat dan menyajikan hasil analisis Perkembangan dan Perencanaan Kependudukan sebagai bahan perencanaan pembangunan berwawasan kependudukan; o. Mengkoordinasikan kerjasama antar daerah dalam pelaksanaan kebijakan pengendalian kuantitas penduduk, pengembangan kualitas penduduk, pengarahan mobilitas/penataan persebaran penduduk, perlindungan penduduk serta pembangunan berwawasan kependudukan; p. Melaporkan hasil pelaksanaan pengendalian kuantitas penduduk, pengembangan kualitas penduduk, pengarahan mobilitas/ penataan persebaran penduduk, dan perlindungan penduduk dalam konteks pembangunan berwawasan kependudukan; q. Monitoring dan evaluasi kebijakan pengendalian kuantitas penduduk, pengembangan kualitas penduduk, pengarahan mobilitas/penataan persebaran penduduk, perlindungan penduduk serta pembangunan berwawasan kependudukan;
23
r.
Mengkoordinasikan pengawasan kebijakan pengendalian kuantitas penduduk, pengembangan kualitas penduduk, pengarahan mobilitas/penataan persebaran penduduk, perlindungan penduduk, dan pembangunan berwawasan kependudukan;
s.
Melaksankan dan melaporkan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh atasan;
Uraian Tugas Kepala Seksi Analisis Perkembangan Penduduk : a. Memimpin, merencanakan, mengkoordinasikan, membina, mengendalikan
dan mengawasi kegiatan Seksi Analisis Perkembangan Penduduk; b. Memberikan saran dan masukan kepada Kepala
Bidang Perkembangan dan Perencanaan Kependudukan tentang langkah-langkah yang perlu diambil dalam urusan Analisis Perkembangan Penduduk;
c. Melaporkan
pelaksanaan kegiatan pokok Analisis Perkembangan Penduduk sebagai bahan informasi dan pertanggung jawaban kepada Kepala Bidang Perkembangan dan Perencanaan Kependudukan;
d. Mengkonsultasikan kegiatan Seksi Analisis Perkembangan Penduduk yang
bersifat urgen kepada Kepala Bidang; e. Menyiapkan bahan koordinasi penetapan kependudukan; f.
kebijakan
perkembangan
menyiapkan bahan koordinasi penetapan norma, standar, prosedur, dan kriteria penyelenggaraan pengendalian kuantitas, pengembangan kualitas, pengarahan mobilitas dan persebaran penduduk serta perlindungan penduduk;
g. menyiapkan
bahan koordinasi pelaksanaan kebijakan pengendalian kuantitas penduduk, pengembangan kualitas penduduk, pengarahan mobilitas/ penataan persebaran penduduk, perlindungan penduduk dalam konteks pembangunan berwawasan kependudukan;
h. Membuat dan menyajikan hasil analisis Perkembangan Kependudukan
sebagai bahan perencanaan pembangunan kependudukan; i.
Menyiapkan bahan koordinasi untuk kerjasama antar daerah dalam pelaksanaan kebijakan pengendalian kuantitas penduduk, pengembangan kualitas penduduk, pengarahan mobilitas/penataan persebaran penduduk, perlindungan penduduk serta pembangunan berwawasan kependudukan;
24
j.
Menyiapkan bahan laporan pelaksanaan pengendalian kuantitas penduduk, pengembangan kualitas penduduk, pengarahan mobilitas / penataan persebaran penduduk dan perlindungan penduduk dalam konteks pembangunan berwawasan kependudukan;
k. Melaksankan dan melaporkan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh
atasan.
Uraian Tugas Kepala Seksi Perencanaan Kependudukan : a. Memimpin, merencanakan, mengkoordinasikan, membina, mengendalikan dan mengawasi kegiatan Seksi Perencanaan Kependudukan; b. Memberikan saran dan masukan kepada Kepala Bidang Perkembangan dan Perencanaan Kependudukan tentang langkah-langkah yang perlu diambil dalam urusan Perencanaan Kependudukan; c. Melaporkan pelaksanaan kegiatan pokok Perencanaan Kependudukan sebagai bahan informasi dan pertanggung jawaban kepada Kepala Bidang Perkembangan dan Perencanaan Kependudukan; d. Mengkonsultasikan kegiatan Seksi Perencanaan Kependudukan yang bersifat urgen kepada Kepala Bidang; e. Menyiapkan bahan kependudukan ;
koordinasi
penetapan
kebijakan
perencanaan
f. Menyiapkan bahan koordinasi kegiatan penyerasian dan harmonisasi kebijakan kependudukan antar dan dengan lembaga pemerintah dan non pemerintah pada ; g. Menyiapkan bahan koordinasi penyelenggaraan kerjasama dengan organisasi kemasyarakatan dalam rangka tertib administrasi kependudukan; h. Menyiapkan bahan koordinasi penetapan indikator proyeksi penduduk, dan analisis dampak kependudukan;
kependudukan,
i.
Menyiapkan bahan koordinasi dan mensosialisasikan hasil penyusunan indikator, proyeksi, dan analisis dampak kependudukan serta kebijakan kependudukan;
j.
Menyiapkan bahan evaluasi kependudukan secara berkala;
dan
laporan
kinerja
pembangunan
25
k. Menyiapkan bahan koordinasi pendayagunaan informasi atas indikator kependudukan dan analisis dampak kependudukan untuk perencanaan pembangunan berbasis Kependudukan; l.
Menyiapkan bahan pengawasan indikator kependudukan, proyeksi penduduk dan analisis dampak kependudukan, serta penyerasian kebijakan kependudukan;
m. Menyiapkan bahan monitoring, evaluasi, dan pelaporan indikator kependudukan, proyeksi penduduk dan analisis dampak kependudukan, serta penyerasian kebijakan kependudukan; n. Melaksanakan dan melaporkan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh atasan.
Struktur Organisasi Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Kutai Kartanegara terdapat pada Lampiran 1.
26
BAB III GAMBARAN UMUM
A. Kondisi Umum Masa Kini Berdasarkan Peraturan Daerah Nomor 12 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Dinas Daerah Kabupaten Kutai Kartanegara Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil merupakan unsur pelaksana teknis daerah yang berada dan bertanggungjawab kepada Bupati Kutai Kartanegara melalui Sekretaris Daerah. Dalam upaya meningkatkan penyelenggaraan pemerintahan dengan menitikberatkan pada motivasi dan pengawasan pelaksanaan good governance khususnya pelayanan publik di bidang administrasi kependudukan perlu memperhatikan isu aktual yang berkembang di masyarakat. Dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsinya Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Kutai Kartanega melaksanakan penyusunan program dan rencana kerja,mengingat dalam pelaksanaan urusan administrasi kependudukan belum dapat dilakukan secara optimal sehingga menimbulkan berbagai isu yang berkembang dimasyarakat. Isu aktual yang perlu mendapatkan perhatian saat ini yaitu : “ Belum optimal pelayanan administrasi kependudukan di Kabupaten Kutai Kartanegara “. Isu aktual tersebut dipilih berdasarkan beberapa masalah yang ada pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Kutai Kartanegara, antara lain : 1. Pelaksanaan Pelayanan Administrasi Kependudukan belum berkualitas 2. Kesadaran dan peranserta masyarakat masih rendah. 3. Sistem teknologi informasi dan komunikasi (TIK) belum dimanfaatkan secara optimal. 4. Perencanaan pelayanan kurang terarah dan terpadu. 5. Kapasitas dan kompetensi sumber daya manusia (SDM) belum merata.
27
B. Kondisi Yang Diinginkan Merupakan penjabaran atau implementasi dari pernyataan misi dan meletakkan prioritas untuk memfokuskan arah semua program dan kegiatan dalam melaksanakan visi. Pada dasarnya kondisi ideal yang ingin diwujudkan atau dihasilkan sebagai berikut : 1. Idealistik, artinya suatu pemahaman dan keyakinan yang kuat akan sesuatu dan keinginan untuk mewujudkan keadaan menjadi lebih baik dan berhasil. 2. Jangkauan kedepan dicapai dalam jangka waktu 5 (lima) tahun atau lebih sebagaimana yang telah ditetapkan. 3. Abstrak, bahwa tujuan belum tergambar secara kuantitatif, tetapi menunjukkan suatu kondisi yang ingin dicapai dimasa yang akan datang. 4. Konsisten, yaitu tujuan harus konsisten sesuai dengan tugas pokok dan fungsi organisasi. Bahwa kinerja Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Kutai Kartanegara belum optimal, oleh karenanya keadaan ini menjadi dorongan bagi Dinas untuk mencoba memperbaikinya agar kegiatan yang dilaksanakan dapat berjalan lebih baik, lebih cepat dan lebih lancar sehingga memberikan dukungan, menejerial bagi organisasi. Untuk mengoptimalkan kinerja yang dilaksanakan perlu dilakukan upaya-upaya agar dimasa yang akan datang kinerjanya meningkat dan semakin baik, bahkan dapat mencapai kondisi ideal. Berdasarkan uraian tersebut diatas, maka ditetapkan tujuan yang ingin dicapai terkait dengan misi organisasi yaitu : 1. Melaksanakan pelayanan administrasi kependudukan yang berkualitas kepada masyarakat ; 2. Menciptakan tertib administrasi Kependudukan di Kabupaten Kutai Kartanegara ; 3. Menciptakan kepastian hukum bagi masyarakat dibidang administrasi kependudukan ; 4. Mewujudkan Sistem Informasi Admnistrasi Kependudukan (SIAK) menggunakan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) ;
28
Menghadapi permasalahan yang ada dengan kinerja staf sebagaimana diuraikan di atas dan menyadari akan kemampuan dan keterbatasan terutama yang berkaitan dengan sumberdaya yang tersedia, maka dari beberapa masalah tersebut akan dipilih salah satu masalah yang dominan dengan menggunakan skala prioritas. Untuk menyusun prioritas dari sejumlah masalah, digunakan teknik analisis masalah sederhana yaitu menggunakan teknik Urgensi Serious dan Growth (USG) sebagaimana tabel 1.1 dengan menggunakan kriteria nilai sebagai berikut :
Besar nilai
5 4 3 2 1
= = = = =
sangat tinggi tinggi cukup rendah sangat rendah
Tabel 1 MATRIKS URGENCY, SERIOUS, GROWTH (USG) Masalah
No. 1
Pelaksanaan Pelayanan Administrasi Kependudukan belum berkualitas
2 Kesadaran dan peranserta masyarakat masih rendah Sistem Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) belum dimanfaatkan secara optimal 4 Perencsanaan pelayanan kurang terarah dan terpadu Kapasitas dan kompetensi Sumber Daya Manusia (SDM) 5 belum merata
3
U
S
G
Jumlah
Urutan Prioritas
5
5
5
15
I
4
4
4
12
II
4
4
3
11
III
3
3
4
10
IV
4
4
4
12
II
Keterangan : U = Urgency S = Serious G = Growth
Berdasarkan matriks pada table 1 tersebut dapat diketahui bahwa masalah prioritas dengan nilai paling tinggi adalah “ Pelaksanaan Pelayanan Administrasi Kependudukan belum berkualitas ”. Sehubungan dengan rumusan prioritas masalah yang dipilih tersebut, maka sasaran yang ingin dicapai adalah “ Terlaksananya pelayanan administrasi kependudukan berkualitas untuk seluruh masyarakat oleh Dinas Kependudukan Pencatatan Sipil Kabupaten Kutai Kartanegara “
29
BAB IV RENCANA STRATEGIS A. Visi dan Misi Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Kutai Kartanegara merupakan unsur pelaksana teknis daerah Kabupaten Kutai Kartanegara yang melaksanakan tugas dan kewenangan di bidang kependudukan dan pencatatan sipil memerlukan visi, misi dan rencana program yang jelas serta strategis untuk dapat mencapai sasaran tugas dan kewenangan yang diembannya. 1. Visi Setiap organisasi harus selalu mempunyai pandangan ke depan agar dalam bekerja tetap konsisten dan eksis, antisipatif, inovatif serta proaktif. Penetapan visi sebagai bagian dari perencanaan strategis merupakan suatu langkah penting dalam perjalanan suatu organisasi. Visi tidak hanya penting pada waktu mulai berkarya, tetapi juga pada kehidupan organisasi itu selanjutnya. Kehidupan organisasi sangat dipengaruhi oleh lingkungan internal dan eksternal. Oleh karena itu, visi organisasi harus menyesuaikan dengan perubahan tersebut. Untuk menumbuhkan komitmen seluruh jajaran dalam memberikan dukungan yang prima, rumusan visi diharapkan dapat menjadi pedoman dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsinya. Dengan demikian visi menggambarkan sesuatu keadaan harapan di masa mendatang, dengan memperhatikan serta mempertimbangkan permasalahan-permasalahan yang kompleks dan aktual yang akan dihadapi. Visi yang ditetapkan pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Kutai Kartanegara adalah : “ Terwujudnya Pelayanan Administrasi Kependudukan yang Tertib, Valid dan Berkualitas ”. Visi Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil 2011 – 2015 ini diharapkan akan mewujudkan keinginan Pemerintah dan masyarakat, dengan tetap mengacu pada Undang-Undang RI No. 23 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan dan Peraturan Pemerintah RI Nomor 37 Tahun 2007 tentang Pelaksanaan Undang-Undang RI Nomor 23 Tahun 2006. Visi Dinas harus terukur untuk dapat mengetahui tingkat keberhasilannya dalam rangka pelaksanaan visi tersebut.
30
Adapun yang dimaksud dengan “ Tertib “ adalah suatu kegiatan yang tata urutannya jelas, tegas dan berkesinambungan sesuai dangan kaidah – kaidah yang berlaku. Tertib yang diharapkan meliputi persyaratan, penggunaan / pemakaian dan kepemilikan serta pelaksanaannya dari dokumen Kependudukan dan Pencatatan Sipil tersebut. Kemudian “ Valid “ adalah suatu data atau Dokumen yangdapat dipertanggung jawabkan kebenaran dan keabsahannya. Validnya suatu dokumen Kependudukan, sangat penting di era sekarang inikarena persebaran penduduk atau mobilitas penduduk dan juga pengaruh global akan membawa dampak terhadap Aministrasi Kependudukan. Selanjutnya “ Berkualitas “ adalah hasil pelayanan cepat,tepat dalam proses penyelesaiaannya yang kita kenal dangan Pelayanan Prima . Pelayanan prima ini apabila terlaksana dengan baik merupakan prestasi kinerja aparat dalam memenuhi kebutuhan dasar masyarakat yang erat kaitannya dengan pencapaian Standar Pelayanan Minimal ( SPM ). Kondisi sekarang ini aparat pelaksana pelayanan dituntut untuk memenuhi kebutuhan dasar masyarakat sebagaimana tertuang dalam Standar Pelayanan Minimal ( SPM ) yang telah ditetapkan oleh Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Kutai Kartanegara. 2. Misi Untuk mewujudkan tercapainya visi yang telah ditetapkan, setiap organisasi harus mempunyai misi yang jelas. Misi merupakan pernyataan yang menetapkan tujuan organisasi dan sasaran yang ingin dicapai. Pernyataan misi membawa organisasi kepada suatu fokus. Misi menjelaskan mengapa organisasi itu ada, apa yang dilakukan dan bagaimana melakukannya. Misi adalah sesuatu yang harus diemban dan dilaksanakan sesuai visi agar tujuan organisasi dapat dicapai dengan baik melalui pernyataan misi diharapkan agar seluruh program dan institusi yang berkepentingan mempunyai acuan yang jelas terhadap hasil yang diharapkan dimasa mendatang. Adapun untuk mewujudkan misi Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Kutai Kartanegara melalui 2 ( dua ) kewenangan sesuai dengan SPM yaitu :
31
1. Pendaftaran Penduduk 2. Pencatatan Sipil Dengan 2 (dua ) kewenangan wajib tersebut ditempuh 6 ( enam ) misi sebagai berikut : 1.
Pelayanan Administrasi meningkat meliputi :
Kependudukan
yang
semakin
A. Pelayanan Pendaftaran Penduduk melayani 17 ( tujuh belas ) jenis pelayanan yaitu : a. Biodata Penduduk b. Kartu Keluarga c. Kartu Tanda Penduduk d. Surat Keterangan Pindah e.Surat Keterangan Pindah Datang f. Surat Keterangan Pindah ke Luar Negeri g. Surat Keterangan Datang dari Luar Negeri h. Surat Keterangan Tempat Tinggal i. Surat Keterangan Kelahiran j. Surat Keterangan Lahir Mati k. Surat Keterangan Pembatalan Perkawinan l. Surat Keterangan Pembatalan Perceraian m.Surat Keterangan Kematian n. Surat Keterangan Pengangkatan Anak o.Surat Keterangan Pelapasan Kewarganegaraan Indonesia. p. Surat Keterangan Pengganti Tanda Identitas q. Surat Keterangan Pencatatan Sipil.
B. Pelayanan Pencatatan Pelayanan yaitu :
Sipil
melayani
8 ( delapan) jenis
32
1. Akta Kelahiran 2. Akta Perkawinan 3. Akta Perceraian 4. Akta Kematian 5. Pengakuan dan Pengesahan anak 6. Pencatatan Perubahan Nama dan Status 7. Perubahan dan Pembatalan Akta 8. Legalisir Kutipan Akta Catatan Sipil
2. Melayani masyarakat secara Pencatatan Sipil Keliling.
langsung
berupa
pelayanan
Pelayanan secara langsung terhadap masyarakat dapat dilakukan dengan mendatangi kecamatan. Ini bentuk pelayanan langsung yang dilaksanakan oleh Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil dalam memenuhi kebutuhan masyarakat mengenai Dokumen Kependudukan. 3. Menyiapkan sumber daya manusia ( SDM ) yang professional dan meningkatkan pemerataan masyarakat. Dalam rangka mempersiapkan tenaga profesional berbagai cara pengembangan kapasitas aparatur yaitu :
melalui
- Mengadakan pelatihan / bimbingan teknis ( bintek ) - Memotivasi pegawai keterampilannya
agar
selalu
meningkatkan
- Memberikan kesempatan kepada pegawai yang dalam mengembangkan keahliannya.
berbakat
- Sosialisasi kepada masyarakat.
4.
Menyediakan masyarakat.
peralatan
pendukung
pelayanan
kepada
33
Untuk memperlancar pelayanan kepada masyarakat telah dan akan terus ditingkatkan penyediaan peralatan pendukung pelayanan seperti pengadaan infrastruktur Teknologi Informasi Komunikasi (TIK).
Kondisi sekarang ini memang memerlukan peralatan tersebut terutama setelah diberlakukannya Kartu Tanda Penduduk (KTP) dengan menggunakan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan ( SIAK ) dan Nomor Induk Kependudukan ( NIK ) yang berlaku seluruh Indonesia yang dapat diakses secara online. Peralatan pendukung lainnya yang sangat penting adalah pembangunan tower induk untuk jaringan SIAK yang dapat mengakses NIK secara online. Saat ini pihak Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil masih menggunakan tower milik Dinas Komunikasi dan Informatika Kutai Kartanegara. 5.Melakukan pengawasan Kependudukan
secara
rutin
tentang
Identitas
Untuk menanamkan kesadaran pada masyarakat akan pentingnya identitas kependudukan maka dilaksanakan program pengawasan identitas kependudkan secara rutin berupa kegiatan razia KTP. Dalam kegiatan razia ini menjaring warga yang belum memiliki KTP, KTP ganda dan KTP yang habis masa berlakunya . 6.Menyimpan Dokumen Administrasi Kependudukan keperluan perencanaan pembangunan .
untuk
Seperti kita ketahui bahwa penduduk adalah merupakan subyek ataupun obyek pembangunan dan juga merupakan faktor penentu pembangunan. Dalam kaitan ini dokumen data kependudukan sangat memegang peran penting, ini terlihat pada hal – hal sebagai berikut : a. Pelaksanaan Pemilihan Umum b. Penyusunan Rencana Pembangunan c. Penyebaran Penduduk d. Tingkat perekonomian masyarakat. Dengan demikian apa yang dilakukan dalam penyimpanan dokumen kependudukan dan pencatatan sipil bernanfaat untuk semua sektor pembangunan.
34
7. Melaksanakan Analisa Dampak Perkembangan Penduduk. Melaksanakan kegiatan penyediaan data perkembangan penduduk dan proyeksi perkembangan penduduk, adalah untuk mendukung dan melaksanakan misi memberikan pelayanan prima kepada masyarakat atau stakeholder. Misi Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kutai Kartanegara yang akan dianalisis dengan instrument Strength Weakness Opportunity dan Threat (SWOT) untuk ditingkatkan kinerjanya yaitu : Pelayanan administrasi kependudukan yang berkualitas. Alasan dipilihnya misi ini adalah untuk meningkatkan pelayanan administrasi kependudukan agar masyarakat terlayani disemua lapisan. Berkaitan dengan peningkatan pelayanan, maka perlu peningkatan kapasitas aparatur. B. Identifikasi Kekuatan, Kelemahan, Peluang dan Ancaman (SWOT) Dalam rangka perwujudan atau pencapaian misi Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Kutai Kartanegara yaitu “Mewujudkan Pelaksanaan Pelayanan Administrasi Kependudukan yang berkualitas “ sesuai dengan harapan untuk memberikan pelayanan prima pada masyarakat, maka perlu diadakan identifikasi faktor-faktor utama yang mempengaruhi, baik yang bersumber dari dalam (internal) maupun dari luar (eksternal). Faktor internal dari kekuatan (strength) yaitu faktor yang dibawah kewenangannya dan memudahkan dalam pencapaian misi serta faktor kelemahan (weakness) yaitu faktor yang dibawah kewenangannya dan menyulitkan didalam pencapaian misi tersebut. Sedangkan faktor eksternal terdiri dari peluang (opportunity) dan ancaman (threat). Peluang (opportunity) merupakan faktor yang diluar kewenangannya dan memudahkan pencapaian misi yang ditetapkan. Ancaman (threat) yaitu faktor yang diluar kewenangannya dan menyulitkan dalam pencapaian misi. Dengan mengetahui dan mendalami kekuatan, kelemahan organisasi serta peluang dan strategi yang akan ditempuh, untuk dapat melaksanakan misi dan mencapai visi organisasi harus dapat mengelola se-efektif mungkin faktor-faktor strategis yang ada. Kekuatan yang dimiliki harus dikembangkan dan kelemahan yang ada harus diminimalkan serta memanfaatkan peluang yang ada serta mengatasi ancaman-ancaman yang mungkin terjadi.
35
Tabel 1 IDENTIFIKASI FAKTOR INTERNAL DAN EKSTERNAL No.
Faktor Internal
S1
Strengths (Kekuatan) Adanya regulasi tentang administrasi kependudukan
W1
S2
Potensi SDM tersedia
W2
S3
Gedung Kantor pelayanan memadai
W3
S4
Koordinasi berjalan lancar
W4
S5
Anggaran tersedia
W5
No. O1
Weakness (Kelemahan) Sarana dan prasarana pelayanan belum memadai Standar Operasional Prosedur (SOP) yang kurang jelas Standar Pelayanan Minimal (SPM) belum optimal Sosialisasi peraturan belum optimal Belum terjalin MoU dengan instansi vertikal
Faktor Eksternal Opportunities (Peluang) Terbukanya kerjasama dengan Instansi vertikal
O2
Adanya bantuan pihak lain dalam pelaksanaan pelayanan terhadap masyarakat
O3
Keikutsertaan Dinas dalam perencanaan pembangunan Daerah dan Pusat
T1
T2
T3
Threats (Ancaman) Dukungan masyarakat dalam pelaksanaan pelayanan administrasi kependudukan dan pencatatan sipil belum optimal Diberlakukannya bebas biaya (retribusi ) pembuatan dokumen kependudukan Adanya biro jasa dalam pelayanan berdampak biaya tinggi.
O4
Kebutuhan masyarakat terhadap dokumen kependudukan meningkat
T4
Keinginan masyarakat yang berlebihan atas pelayanan yang diberikan
O5
Terbukanya akses informasi melalui Teknonolgi Informasi dan Komunikas (TIK)
T5
Terjadinya musibah/bencana alam
C. Memilih dan Menetapkan Faktor Kunci Keberhasilan Keberhasilan mencapai visi dan misi dipengaruhi banyak faktor, yang kondisinya selalu berubah-ubah. Tidak ada kepastian kekuatan sekarang maupun menghadapi peluang dan ancaman yang ada. Untuk mendapatkan informasi keadaan faktor-faktor yang akurat dan obyektif, maka menjadi sangat penting untuk melakukan analisis multi faktor.
36
Dari faktor internal dan eksternal yang diuraikan di atas perlu dianalisis untuk mengetahui bobot faktornya, nilai dukungannya, nilai bobot dukungannya, nilai keterkaitannya, nilai rata-rata keterkaitannya, nilai bobot ketertarikannya dan total nilai bobotnya. Ada beberapa aspek yang dinilai sebagai berikut : 1. Nilai Urgensi (NU) dengan skala pembobotan sebagai berikut : Angka 5
: Menyatakan sangat kuat urgensinya.
Angka 4
: Menyatakan besar urgensinya.
Angka 3
: Menyatakan cukup besar urgensinya.
Angka 2
: Menyatakan kurang besar urgensinya.
Angka 1
: Menyatakan sangat kurang urgensinya.
2. Untuk Nilai Dukungan (ND) terhadap masing-masing factor dalam pencapaian misi digunakan skala pembobotan sebagai berikut : Angka 5
: Menyatakan dukungan sangat kuat.
Angka 4
: Menyatakan dukungan kuat.
Angka 3
: Menyatakan dukungan cukup kuat.
Angka 2
: Menyatakan dukungan kurang kuat.
Angka 1
: Menyatakan dukungan sangat kurang kuat.
3. Untuk Nilai Keterkaitan (NK) keterkaitan antara variable masing-masing faktor digunakan skala pembobotan sebagai berikut : Angka 5
: Menyatakan sangat besar keterkaitannya
Angka 4
: Menyatakan besar keterkaitannya
Angka 3
: Menyatakan cukup besar keterkaitannya
Angka 2
: Menyatakan kurang besar keterkaitannya
Angka 1
: Menyatakan sangat kurang keterkaitannya
Dari hasil pembobotan pada angka 1, 2 dan 3 tersebut diatas, maka dapat diketahui Total Nilai Bobot (TNB) dari masing-masing faktor guna
37
menentukan prioritas penanganannya perhitungan sebagai berikut :
dengan
menggunakan
cara
1. Penentuan Bobot Faktor (BF) Bobot faktor adalah tingkat urgensi masing-masing dengan satuan ukurannya persen (%) nilai urgensi masing-masing faktor diberikan 1-5. Untuk mendapatkan bobot faktor, maka kita lebih dahulu menentukan nilai urgensi masing-masing faktor, baik internal maupun eksternal, kemudian nilai urgensi faktor internal kita jumlahkan. Bobot faktor masing-masing adalah Nilai Urgensi itu sendiri dibagi jumlah Nilai Urgensi faktor internal dikali 100%, demikian pula untuk faktor eksternal, rumusnya sebagai berikut :
BF
Nilai Urgensi = ------------------------------------------------ x 100% Total Nilai Urgensi (Internal / eksternal)
2. Nilai Bobot Dukungan (NBD) Penentuan Nilai Bobot Dukungan (NBD) dihitung dengan mengalikan antara Bobot Faktor (BF) dengan Nilai Dukungan (ND). Rumusnya sebagai berikut : 3. Nilai Rata-rata Keterkaitan (NRK) NBD = BF x ND Menghitung Nilai Rata-rata Keterkaitan adalah Total Nilai Keterkaitan (TNK) dibagi jumlah faktor internal dan eksternal (N) dikurangi 1 (satu) : TNK NRK = --------N-1
4. Nilai Bobot Keterkaitan (NBK)
38
Menghitung Nilai Bobot Keterkaitan (NBK) merupakan perkalian antara Nilai Rata-rata Keterkaitan (NRK) dengan Bobot Faktor (BF). Adapun rumus perhitungannya adalah : NBK = NRK x BF
5. Total Nilai Bobot (TNB) Menghitung Total Nilai Bobot (TNB) merupakan penjumlahan Nilai Bobot Dukungan (NBD) ditambah Nilai Bobot Keterkaitan (NBK) atau Total Nilai Bobot tiap faktor dihitung dengan cara menjumlahkan antara Nilai Bobot Dukungan (NBD) dan Nilai Bobot Keterkaitan (NBK) dengan rumus : TNB = NBD + NBK
39
Tabel 2 TABEL EVALUASI FAKTOR INTERNAL DAN EKSTERNAL No.
1 2 3 4 5
FAKTOR INTERNAL Strengths (Kekuatan) Adanya regulasi tentang administrasi kependudukan Potensi SDM tersedia Gedung Kantor pelayanan memadai Koordinasi berjalan lancar Anggaran tersedia
NU
BF %
ND
NBD
4 4 3 4 3
11,43 11,43 8,57 11 9
5 3 3 4 4
0,57 0,34 0,26 0,46 0,34
1
2 4
4 3 3 2
3 4 2
3
4
3 3
3 4 4
3
3
5 2 2 3 3
6 3 4 3 3 2
NILAI KETERKAITAN (NK) 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 4 3 4 4 3
3 2 2 3 2
2 3 3 3 3
2 3 2 3 2
3 3 2 3 4
1 2 2 3 4
3 3 3 3 4
1 2 2 3 3
2 2 2 3 3
3 3 1 2 3
4 3 1 3 2
3 2 1 2 2
3 3 2 3 2
4 4 3 4 2
NRK
NBK
TNB
FKH
4,82 4,64 3,91 5,09 4,45
0,55 0,53 0,34 0,58 0,38
1,12 0,87 0,59 1,04 0,72
1 3 5 2 4
4,34 Weaknesses (Kelem ahan) 6 Sarana dan prasarana pelayanan belum memadai 7 Standar Operasional Prosedur (SOP) yang kurang jelas 8 Standar Pelayanan Minimal (SPM) belum optimal 9 Sosialisasi peraturan belum optimal 10 Belum terjalin MoU dengan instansi vertikal
11 12 13 14 15
FAKTOR EKSTERNAL Opportuities (Peluang) Terbukanya kerjasama kegiatan dengan Instansi vertikal Adanya bantuan pihak lain dalam pelaksanaan pelayanan terhadap masyarakat Keikutsertaan Dinas dalam perencanaan pembangunan Pusat dan Daerah Kebutuhan masyarakat terhadap dokumen kependudukan meningkat Terbukanya akses inf ormasi melalui Teknologi Inf ormasi dan Komunikasi (TIK)
Threaths (Ancam an) 16 Dukungan m asyarakat dalam pelaksanaan pelayanan adm. kependudukan dan pencatatan sipil belum optimal 17 Diberlakukannya bebas biaya (retribusi) pembuatan dokumen kependudukan 18 Adanya biro jasa dalam pelayanan berdampak biaya tinggi 19 Keinginan masyarakat yang berlebihan atas pelayanan yang diberikan 20 Terjadinya musibah/bencana alam
4 4 3 3 3 35
11,43 11,43 8,57 8,57 8,57 100,00
3 4 3 2 2
0,34 0,46 0,26 0,17 0,17
3 4 3 2 2
4 3 2 3 3
3 4 2 3 2
3 4 3 3 3
2 3 2 3 2
3 2 3 1
3
2 2
3 3 1
1 2 3 1
2 2 2 1 3
2 3 2 2 3
3 3 3 3 3
1 1 1 1 2
1 2 2 2 1
1 2 3 3 1
1 1 2 2 3
1 2 2 1 3
1 2 2 1 3
1 3 3 3 1
3,55 4,36 3,82 3,64 3,64
0,41 0,50 0,33 0,31 0,31
0,75 0,96 0,58 0,48 0,48 3,25
2 1 2 4 4
2 3 2
1 3
1
4 3
13,33 10,00
3 3
0,40 0,30
3 1
3 2
2 2
3 3
4 4
2 2
2 3
2 2
1 2
3 3
3
3
3 3
3 3
3 3
3 2
3 2
3 1
3 4
3 3
4,73 4,45
0,63 0,45
1,03 0,75
1 3
3
10,00
4
0,40
3
3
3
3
4
3
3
3
3
3
3
3
2
2
2
1
1
3
3
4,36
0,44
0,84
2
2
6,67
2
0,13
1
2
2
3
3
1
1
1
1
2
3
3
2
3
2
3
1
3
2
3,45
0,23
0,36
5
3
10,00
3
0,30
2
2
2
3
3
1
2
2
2
1
3
3
2
3
3
2
1
1
2
3,45
0,35
0,65 3,63
4
3
10,00
3
0,30
3
3
1
2
3
1
2
3
3
1
3
2
2
2
1
1
2
3
3,18
0,32
0,62
4
3
10,00
4
0,40
4
3
1
3
2
1
1
2
2
3
3
2
1
3
1
3
3
1
3,18
0,32
0,72
2
3 3
10,00 10,00
3 4
0,30 0,40
3 3
2 3
1 2
2 3
2 2
1 1
1 2
2 1
2 1
3 3
3 3
1 4
1 3
1 3
1 2
3 3
3
3
2 1
2,82 3,64
0,28 0,36
0,58 0,76
5 2
3
10,00
4
0,40
4
4
3
4
2
1
3
3
3
1
3
3
3
2
3
1
2
3,82
0,38
0,78
1
1
40
Hasil penilaian faktor internal dan eksternal seperti dalam tabel 2. Evaluasi Faktor Internal dan Eksternal tersebut dapat digunakan sebagai acuan atau dasar pengambilan serangkaian keputusan yaitu penentuan atau pemilihan Faktor Kunci Keberhasilan (FKK), peta posisi kekuatan organisasi, penentuan tujuan, sasaran dan strategi. Dari tiap kategori kekuatan (strength), kelemahan (weakness), peluang (opportunity), dan ancaman (threat) masing-masing dipilih dua Faktor Kunci Keberhasilan (FKK) berdasarkan urutan Total Nilai Bobot (TNB). Cara menentukan FKK adalah sebagai berikut : a. Dipilih berdasarkan TNB yang terbesar b. Kalau TNB sama dipilih BF terbesar c. Kalau BF sama dipilih NBD terbesar d. Kalau NBD sama pilih NBK terbesar e. Kalau NBK sama pilih berdasarkan pengalaman dan pertimbangan rasionalitas. Untuk lebih jelasnya berdasarkan kriteria penentuan Faktor Kunci Keberhasilan (FKK) tersebut di atas, dapat ditentukan faktor kunci keberhasilan sebagaimana dapat dilihat pada Tabel 6 berikut : Tabel 3 FAKTOR KUNCI KEBERHASILAN (FKK) No.
Faktor Internal Strengths (Kekuatan)
Weakness (Kelemahan)
S1
Adanya regulasi tentang Administrasi kependudukan
W1
Sarana dan prasarana belum memadai
S2
Potensi SDM tersedia
W2
Standar Operasional Prosedur (SOP) yang kurang jelas
No.
Faktor Eksternal Opportunities (Peluang)
Threats (Ancaman)
01
Terbukanya kerjasama dengan instansi vertikal
T1
Dukungan masyarakat dalam pelaksanaan kegiatan administrasi kependudukan belum optimal
02
Adanya bantuan pihak lain dalam pelaksanaan pelayanan terhadap masyarakat
T2
Diberlakukannya bebas biaya (retribusi) pembuatan dokumen kependudukan
41
D. Tujuan Rumusan Tujuan 1. Peta Posisi Kekuatan Organisasi Pemetaan ini akan menentukan arah kebijakan suatu unit organisasi. Penentuan arah kebijakan, yang berimplikasi pada programprogram atau kegiatan-kegiatan didasarkan pada “Trend” atau kecenderungannya, dengan melihat nilai Faktor Kunci Keberhasilan (FKK). Adapun kemungkinan-kemungkinan arah kecenderungannya adalah sebagai berikut : a. Berada pada Kuadran I (SO) Jika trend mengarah pada kuadran I (Strength, Opportunity), maka pada unit kerja ini berada pada posisi kebijakan Keunggulan Komparatif atau “Ekspansi” artinya dengan segala daya upaya dilakukan kegiatan atau usaha secara maksimal (Ekstensifikasi Deversifikasi Usaha serta Intensifikasi) dengan cara memanfaatkan Strength untuk meraih Opportunity. b. Berada pada Kuadran II (ST) Jika “Trend” nya mengarah pada Kuadran II (Strength; Threats), maka unit kerja ini berada pada posisi kebijakan : “Mobilisasi”. Artinya upaya-upaya yang dilakukan, cenderung mengarah pada Intensifikasi usaha; peningkatan kapasitas produksi/kualitas dan kuantitas, dengan cara mendayagunakan Strength untuk menghindari Threat. c. Berada pada Kuadran III (WO) Jika “Trend” nya mengarah pada kuadran III (Weakness; Opportunity), maka unite kerja ini berada pada posisi kebijakan: “Investasi” atau ”Divestasi”. Artinya upaya-upaya yang dilakukan adalah mengarah pada efisiensi dan efektifitas usaha, rasional/perampingan, penggabungan dan penyempitan usaha, dengan cara mengatasi Weakness untuk meraih Opportunty. d. Berada pada Kuadran IV (WT) Jika “Trend” nya mengarah pada Kuadran IV (Weakness; Threat), maka unit kerja ini berada pada posisi kebijakan: ”Status Quo/Difensif/Survival”. Artinya jangan melakukan gerakangerakan/aktivitas yang akan menyebabkan hancurnya unit kerja dimaksud. Adapun gerakan-gerakan/kegiatannya berupa konsolidasi kedalam, seperti: pembinaan kedalam, bimbingan-bimbingan ataupun introspeksi/evaluasi-evaluasi untuk melakukan koreksi, dengan cara :
42
a. Mengatasi Weakness, untuk menghindari Threat b. Merger atau penyempitan usaha c. Efisiensi dan efektivitas usaha dan rasionalisasi Berdasarkan hasil analisis terhadap semua faktor internal dan eksternal disamping dapat diketahui faktor kunci dari setiap kekuatan (Strength), kelemahan (weakness), peluang (Opportunity), dan ancaman (threat) yang disebut Faktor Kunci Keberhasilan (FKK), juga dapat ditentukan posisi kemampuan organisasi. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Peta Posisi Kekuatan Organisasi sebagai berikut : Gambar 1 PETA POSISI KEKUATAN ORGANISASI Strenght (S) / Kekuatan 4.35
II Conservative
Threath (T) Ancaman
I Ekspansive
3.46
3.62 Opportunities (O) (Peluang)
IV Defensive
III Conservative
3.25 Weaknesses (W) / Kelemahan
Berdasarkan hasil analisis di atas diketahui bahwa organisasi berada pada posisi kuadran I dengan strategi memanfaatkan kekuatan untuk meraih peluang.
43
2. Merumuskan Tujuan Berdasarkan peta posisi kekuatan organisasi seperti diuraikan di atas, tergambar bahwa posisi kekuatan kunci berada pada posisi SO (pada kuadran I). Akan tetapi karena kekuatan kunci dan peluang kunci masing-masing faktornya ada 2 (dua), maka di dalam tujuan juga dimungkinkan terdapat dua alternatif tujuan yang ingin dicapai. Untuk memilih salah satu alternatif yang mempunyai manfaat besar dengan kemampuan untuk mengatasi kelemahan dan ancaman yang mudah, maka pada masing-masing alternative dapat dilakukan penilaian dengan menggunakan kriteria manfaat (M), kemampuan mengatasi kelemahan (KML), kemampuan untuk mengatasi ancaman (KMA). Masing-masing diberi skor penilaian pada kisaran 1-5, yaitu : Penilaian dilakukan dengan memakai skala 1-5 dengan asumsi sebagai berikut : Angka 5 : artinya sangat mudah mengatasi kelemahan kunci/ancaman kunci/sangat mudah memanfaatkan kekuatan kunci/kesempatan kunci. Angka 4 : artinya mudah mengatasi kelemahan kunci/ancaman kunci atau mudah memanfaatkan kekuatan kunci/kesempatan kunci. Angka 3 : artinya cukup mudah mengatasi kelemahan kunci/ancaman kunci atau mudah memanfaatkan kekuatan kunci/kesempatan kunci. Angka 2 : artinya sulit mengatasi kelemahan kunci/ancaman kunci atau sangat mudah memanfaatkan kekuatan kunci/kesempatan kunci. Angka 1 : artinya sangat sulit mengatasi kelemahan kunci/ancaman kunci/sangat mudah memanfaatkan kekuatan kunci/kesempatan kunci. Kemudian hasil penilaian tersebut dijumlahkan (M+KML+KMA) nilainya sama dengan Total Nilai (TN). Nilai TN yang tertinggi itulah yang dipilih sebagai tujuan priotitas. Agar lebih sistematis dan memudahkan dalam teknik scoring, dibuatkan suatu perhitungan yang diruangkan dalam Tabel 7, berikut :
44
Tabel 4 PERUMUSAN TUJUAN ( PADA KUADRAN I) No.
1.
2.
Faktor Kekuatan Kunci Keberhsilan Kekuatan Kunci Peluang Kunci Alternatif Tujuan Adanya regulasi tentang administrasi kependudukan
Terbukanya kerjasama dengan instansi vertikal
Meningkatkan kegiatan pelayanan pada masyarakat
Potensi tersedia
Adanya pihak lain dalam pelaksanaan pelayanan terhadap masyarakat
Meningkatkan kualitas pelayanan Administrasi Kependudukan
SDM
M
KML
KMA
TN
4
3
3
10
5
4
4
13
Dalam tabel 7 di atas, alternative tujuan yang mendapatkan Total Nilai tertinggi adalah alternatif tujuan yang kedua yaitu : “ Meningkatkan Kualitas Pelayanan Administrasi Kependudukan “ Setelah tujuan ditentukan, maka langkah selanjutnya adalah menentukan sasaran yang akan dicapai dalam rangka meningkatkan kinerja organisasi terkait dengan isu aktual serta permasalahan yang dihadapi. E. Sasaran dan Kinerja a. Sasaran Sebagaimana telah diuraikan dalam sub bab sebelumnya, bahwa tujuan organisasi (organization goals) merupakan pernyataan umum yang menggambarkan suatu rumusan keinginan yang hendak dicapai dalam waktu yang akan datang. Pencapaian tujuan jangka panjang itu bertahap dan berkesinambungan. Untuk itu tujuan dijabarkan kedalam sasaran tahunan. Sasaran organisasi (organization obyectives) adalah suatu pernyataan hasil riil yang terukur, yang dapat dicapai dalam waktu tahunan sebagai tujuan jangka panjang. Ada beberapa kriteria yang diperhatikan dalam menyusun sasaran : a. Merupakan hasil yang dapat dicapai b. Menantang, tetapi logis atau realistis. Artinya mungkin dapat dicapai sesuai dengan kemampuan dan sumber daya yang tersedia.
45
c. Memberikan kontribusi yang tinggi terhadap tujuan d. Terkait dengan misi e. Sesuai dengan wewenang dan tanggung jawab Berdasarkan pertimbangan tersebut, maka sasaran penentu yang akan dicapai pada kinerja yang akan datang oleh Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil adalah : “ Meningkatnya masyarakat yang terlayani adminduk dan kompetensi aparatur ” Sasaran tersebut sebagai komitmen pelayanan kapada masyarakat oleh Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Kutai Kartanegara.
b. Kinerja Indikator kinerja adalah ukuran kuantitatif dan atau kualitatif yang menggambarkan tingkat pencapaian suatu sasaran atau tujuan yang telah ditetapkan. Indikator kinerja merupakan sesuatu yang dapat dihitung dan diukur serta digunakan sebagai dasar untuk menilai atau melihat tingkat kinerja, baik dalam tahap perencanaan, tahap pelaksanaan, maupun tahap setelah kegiatan selesai. Pada dasarnya indikator kinerja adalah suatu keterangan, gejala, pertanda, fenomena yang dapat digunakan untuk mengetahui kemajuan tercapainya sasaran atau keberhasilan dalam penyelesaian tugas. Keberhasilan mencapai suatu sasaran atau target dipengaruhi oleh beberapa faktor. Kinerja sebagai hasil atau output dipengaruhi sejumlah faktor input dan sekelompok faktor proses, oleh karena itu indikator keberhasilan pelaksanaan suatu tugas dapat diklasifikasikan kedalam beberapa kategori, yakni : indikator input (masukan), indikator process (proses), indikator output (keluaran), indikator outcome (hasil), indikator benefit (manfaat) dan indikator impact (dampak). Untuk mengetahui tingkat pencapaian sasaran yang telah ditetapkan, dapat digambarkan dengan indikator dan satuan ukuran yang dirumuskan sebagai berikut :
46
Indikator Input : 1.Jumlah pemohon Adminduk 2.Jumlah aparatur pelayanan adminduk : - Tingkat Kabupaten - Kecamatan (18) - Desa / Kelurahan (227) Indikator Output : 1.Ketepatan waktu pelaporan pelayanan adminduk 2.Kelengkapan persyaratan adminduk 3.Keakuratan persyaratan pelaporan 4.Tersusunnya Standar Operasional Prosedur (SOP) Indikator Outcome : 1.Jumlah anak baru lahir yang memperoleh Akta Kelahiran tepat waktu. 2.Jumlah penduduk yang memiliki Akta Kelahiran 3.Jumlah pelaporan peristiwa kematian penduduk 4.Jumlah peristiwa perkawinan dan perceraian yang dilaporkan 5.Jumlah arsip akta catatan sipil yang tertata sesuai standar kearsipan. 6.Jumlah keluarga yang memiliki kartu keluarga 7.Jumlah penduduk wajib KTP yang belum mendapatkan KTP 8. Jumlah penduduk rentan terdata dan terlayani adminduk 9. Waktu penyelesaian KTP 10. Jumlah pencatatan pelaporan mutasi kependudukan 11.Jumlah wilayah terjangkau jaringan SIAK Online 12.Jumlah kecamatan yang menerapkan e- KTP
47
13.Jumlah aparatur yang mengikuti BINTEK adminduk 14.Jumlah penyebaran informasi administrasi kependudukan 15.Jumlah penyediaan 52 jenis blanko/ formulir dan 21 jenis buku register adminduk 16.Jumlah ketersediaan /maintenance peralatan SIAK 17.Jumlah kebijakan perkembangan penduduk 18.Jumlah penduduk yang mengikuti sosialisasi adminduk
Tabel 5 SASARAN DAN INDIKATOR KINERJA No.
Tujuan
Sasaran
1.
Meningkatkan kualitas pelayanan administrasi kependudukan
Meningkatnya masyarakat yang terlayani adminduk dan kompetensi aparatur
Indikator Input : 1.Jumlah pemohon Adminduk 2.Jumlah aparatur pelayanan adminduk : - Tingkat Kabupaten - Kecamatan (18) - Desa / Kelurahan (227) Output : 1.Ketepatan waktu pelaporan pelayanan adminduk 2.Kelengkapan persyaratan adminduk 3.Keakuratan persyaratan pelaporan 4.Tersusunnya regulasi/ SOP Outcome : 1.Jumlah anak baru lahir yang memperoleh Akta Kelahiran tepat waktu.
Satuan
Kinerja Sekarang
Tahun 2011
48 Yang akan datang Tahun Tahun Tahun 2012 2013 2014
Tahun 2015
%
39
51
63
73
83
100
orang orang orang
115 126 908
117 126 908
119 126 908
121 126 908
123 126 908
125 126 908
hari
14
10
7
5
3
1
% % buah
80 80 5
100 100 9
100 100 10
100 100 10
100 100 10
100 100 10
orang
2.216
4.516
6.816
9.116
11.416
13.716
60
65
70
75
90
95
2.Jumlah penduduk yang memiliki Akta Kelahiran
%
3.Jumlah pelaporan peristiwa kematian penduduk
orang
3.862
4.132
4.402
4.672
4.972
5.212
pasang
1.069
1.369
1.744
2.119
2.494
2.869
4.Jumlah peristiwa perkawinan dan perceraian yang dilaporkan 5.Jumlah arsip akta catatan sipil yang tertata sesuai standar kearsipan
%
60
90
100
100
100
100
6.Jumlah keluarga yang memiliki kartu keluarga
%
72
80
90
100
100
100
7.Jumlah penduduk wajib KTP yang belum mendapatkan KTP
%
28
20
17
15
13
10
49
Tabel 5 (Lanjutan) SASARAN DAN INDIKATOR KINERJA No.
Tujuan
Sasaran
Indikator
Satuan
Kinerja Sekarang
Yang akan datang Tahun Tahun Tahun 2012 2013 2014 30 35 40
%
0
Tahun 2011 10
hari
14
10
7
5
3
1
%
50
60
75
100
100
100
11.Jumlah wilayah terjangkau jaringan SIAK Online
kec
6
18
18
18
18
18
12.Jumlah kecamatan yang menerapkan e- KTP
kec
0
1
3
18
18
18
orang
498
598
883
950
990
1.058
14.Jumlah penyebaran informasi administrasi kependudukan
%
60
70
75
85
90
100
15.Jumlah penyediaan 52 jenis blanko/ formulir dan 21 jenis buku register adminduk
%
80
100
100
100
100
100
16.Jumlah ketersediaan /maintenance peralatan SIAK
unit
48
82
116
122
125
136
17.Jumlah kebijakan perkembangan penduduk
jenis
5
9
10
10
10
10
18.Jumlah penduduk yang mengikuti sosialisasi adminduk
orang
600
1.100
1.700
2.250
2.750
3.250
8. Jumlah penduduk rentan terdata dan terlayani adminduk 9. Waktu penyelesaian KTP 10. Jumlah pencatatan pelaporan mutasi kependudukan
13.Jumlah aparatur yang mengikuti BINTEK adminduk
Tahun 2015 50
50
F. Strategi dan Rencana Kerja 1. Strategi Strategi organisasi merupakan suatu pernyataan mengenai arah dan tindakan yang diinginkan diwaktu yang akan datang, mencakup rencana program, tindakan-tindakan manajemen untuk mencapai misinya. Adapun strategi ini biasa berkaitan dengan : a. Bagaimana target-target kinerja yang harus dipenuhi b. Bagaimana organisasi akan memberikan perhatian c. Bagaimana organisasi akan memperbaiki kinerja bagi perbaikan aspek lainnya. d. Bagaimana organisasi melaksanakan misinya. Untuk menyusun strategi dan rencana kegiatan perlu diperhatikan faktor-faktor yang berpengaruh, baik dari sisi internal organisasi maupun eksternal organisasi, yang selanjutnya dapat disinergikan antara faktor internal dan eksternal tersebut untuk menjadi alternatif strategi yang bisa dipilih. Teknik penyusunan formulasi strategi dengan matriks SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities dan Threats) adalah dengan menuliskan faktor-faktor kunci keberhasilan yang memiliki nilai tinggi, yang serasi, atau cocok dipadukan dalam setiap kwadran ke kolom matriks SWOT yang telah diformat. Beberapa alternatif strategi melalui analisis SWOT tersebut secara keseluruhan dapat dilihat dalam tabel 6 berikut :
51
Tabel 6 FORMULASI STRATEGI SWOT FKK Internal
Strengths (Kekuatan) 1. Adanya regulasi tentang adminsitrasi kependudukan 2. Potensi SDM tersedia
FKK Eksternal Opportunities (Peluang) 1. Adanya Regulasi Instansi vertikal
Strategi S-O 1. Adanya regulasi tentang
2. Adanya bantuan pihak lain dalam pelaksanaan pelayanan terhadap masyarakat
2. Peningkatan SDM
Threats (Ancaman) 1. Dukungan masyarakat dalam pelaksanaan kegiatan administrasi kependudukan dan pencatatan sipil belum memadai
Strategi S-T 1. Terapkan regulasi yang ketat tentang batasan kemampuan pelayanan yang diberikan
2. Diberlakukannya bebas biaya (retribusi) pembuatan dokumen kependudukan
2. Tingkatkan SDM untuk menantisipasi permasalahan yang terjadi
adminduk dan regulasi Instansi vertikal untuk peningkatan sistem pelayanan adminduk berkualitas
untuk pendampingan pada pihak lain yang membantu kelancaran pelayanan terhadap masyarakat
Weaknesses (Kelemahan) 1. Sarana dan prasarana belum memadai 2. Standar Operasional Prosedur Pelaksanaan (SOP) yang kurang jelas Strategi W-O 1. Dukungan masyarakat dalam pelaksanaan kegiatan administrasi kependudukan dan pencatatan sipil belum optimal 2. Tingkatkan pelaksanaan pelayanan kepada masyarakat
1.
2.
Strategi W-T Tingkatkan monitoring dan evaluasi penerapan regulasi tentang batasan kemampuan pelayanan yang diberikan
Tingkatkan keterpaduan kegiatan pelaksanaan pelayanan dalam pemenuhan keinginan masyarakat
52
Untuk memilih alternatif strategi yang terkait dengan pencapaian tujuan, dapat diterapkan teori tapisan yakni berdasarkan kriteria berikut : a. Efektifitasnya dalam mencapai sasaran (efektifitas) b. Sumber daya yang digunakan paling efisien (biaya) c. Kepraktisan dalam melaksanakannya (kemudahan)
Tabel 7 TEORI TAPISAN Efektivitas
Kemudahan
Biaya
Total
Keterangan
1
Adanya regulasi tentang adminduk dan regulasi Instansi vertikal untuk peningkatan sistem pelayanan adminduk berkualitas
5
5
5
14
I
2
Peningkatan SDM untuk pendampingan pada pihak lain yang membantu kelancaran pelayanan terhadap masyarakat
4
4
4
12
II
No.
Alternatif Strategi
Setelah dilakukan penapisan untuk memilih alternatif strategi yang dominan, maka berdasarkan tabel 7, alternatif strategi yang memperoleh skor tertinggi adalah alternatif strategi Satu yakni: “ Adanya regulasi tentang administrasi kependudukan dan regulasi Instansi vertikal untuk peningkatan sistem pelayanan administrasi kependudukan berkualitas “ 2. Rencana Kerja Untuk menjamin strategi terlaksana dengan baik dalam mencapai sasaran kinerja, maka perlu disusun suatu kebijakan operasional sebagai pedoman atau acuan sebagai penjabaran dari strategi. Kebijakan operasional dijabarkan dalam program, sedangkan program dijabarkan kedalam kegiatan yang akan dilakukan dalam mencapai sasaran kinerja yang telah ditetapkan. Untuk penjabaran lebih lanjut terkait dengan tujuan dan sasaran yang telah ditentukan, maka langkah berikutnya adalah menentukan kebijakan dan program dan selanjutnya dijabarkan dalam bentuk kegiatan yang akan dilaksanakan, sebagaimana tertuang dalam tabel 8 berikut :
53
Tabel 8
RENCANA STRATEGIS TUJUAN Uraian 1 Meningkatkan kualitas pelayanan administrasi kependudukan
SASARAN Uraian 2 Meningkatnya masyarakat yang terlayani adminduk dan kompetensi aparatur
Indikator 3
Cara Mencapai Tujuan dan Sasaran Kebijakan 4
Input : 1. Jumlah pemohon Adminduk 2.Jumlah aparatur pelayanan adminduk : - TingkatKabupaten - Kecamatan (18) - Desa / Kelurahan (227)
1.Pengembangan sistem pelayanan adminsitrasi kependudukan
Output : 1.Ketepatan waktu pelaporan adminduk 2.Kelengkapan persyaratan adminduk 3.keakuratan persyaratan pelaporan 4.Tersusunnya regulasi /SOP
2.Pengembangan kapasitas aparatur pelayanan
Outcome : 1.Jumlah anak baru lahir yang memperoleh Akta Kelahiran tepat waktu. 2.Jumlah penduduk yang memiliki Akta Kelahiran 3.Jumlah pelaporan peristiwa kematian penduduk 4.Jumlah peristiwa perkawinan dan perceraian yang dilaporkan 5.Jumlah arsip akta catatan sipil yang tertata sesuai standar kearsipan 6.Jumlah keluarga yang memiliki kartu keluarga 7.Jumlah penduduk wajib KTP yang belum mendapatkan KTP
Program 5 1.Penataan Administrasi Kependudukan
Keterangan
6
54
Tabel 8 (Lanjutan)
RENCANA STRATEGIS TUJUAN Uraian 1
SASARAN Uraian 2
Indikator 3 8. Jumlah penduduk rentan terdata dan terlayani adminduk 9. Waktu penyelesaian KTP 10. Jumlah pencatatan pelaporan mutasi kependudukan 11.Jumlah wilayah terjangkau jaringan SIAK Online 12.Jumlah kecamatan yang menerapkan e- KTP 13.Jumlah aparatur yang mengikuti BINTEK adminduk 14.Jumlah penyebaran informasi administrasi kependudukan 15.Jumlah penyediaan 52 jenis blanko/ formulir dan 21 jenis buku register adminduk 16.Jumlah ketersediaan /maintenance peralatan SIAK 17.Jumlah kebijakan perkembangan penduduk 18.Jumlah penduduk yang mengikuti
sosialisasi adminduk
Cara Mencapai Tujuan Dan Sasaran Kebijakan 4
Program 5
Keterangan
6
55
PROGRAM DAN KEGIATAN A. Program Program Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Kutai Kartanegara adalah Penataan Administrasi Kependudukan. B. Kegiatan Kegiatan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil dilaksanakan dalam kurun waktu 5 ( lima ) tahun menurut bidang masing-masing sebagai berikut : I. SEKRETARIAT Sasaran : Meningkatkan kinerja pelayanan aparatur Program : Pelayanan administrasi perkantoran Kegiatan : 1. Penyediaan jasa surat menyurat 2.Penyediaan jasa administrasi keuangan 3.Penyediaan bahan logistik kantor 4.Penyediaan Jasa Peralatan Kerja 5.Penyediaan alat tulis kantor 6.Penyediaan barang cetakan dan penggandaan 7.Penyediaan bahan bacaan dan peraturan perundangundangan 8.Penyediaan makan dan minum 9.Rapat-rapat koordinasi dan konsultasi ke luar daerah 10.Penyediaan jasa administrasi teknis perkantoran 11.Pelaksanaan promosi pariwisata Sasaran : Meningkatkan kinerja aparatur Program : Peningkatan sarana dan prasarana aparatur Kegiatan : 1.Pengadaan peralatan gedung kantor 2.Pengadaan meubelair 3.Pemeliharaan rutin /berkala kendaraan dinas/operasional 4.Penyediaan jasa perumahan 5. Pembangunan gedung kantor UPTD
56
Sasaran : Meningkatkan kompetensi Sumber Daya Manusia Program : Peningkatan disiplin aparatur Kegiatan : Pengadaan pakaian khusus hari-hari tertentu
Sasaran : Meningkatkan disiplin aparatur Program : Peningkatan kapasitas SDM aparatur Kegiatan : 1.Pendidikan dan pelatihan formal
Sasaran
: Meningkatkan kinerja pelaporan.
Program : Peningkatan pengembangan sistem pelaporan capaian kinerja dan kegiatan Kegiatan : 1.Penyusunan laporan kinerja capaian kerja dan ikhtisar realisasi kinerja SKPD. 2. Pameran adminduk 3. Pawai pembangunan dan gerak jalan
II. BIDANG PENCATATAN SIPIL Sasaran : 1.Jumlah anak baru lahir yang memperoleh akta kelahiran tepat waktu. 2.Jumlah penduduk yang memiliki akta kelahiran 3.Jumlah pelaporan peristiwa kematian penduduk 4.Jumlah peristiwa perkawinan dan perceraian yang dilaporkan 5.Jumlah arsip akta catatan sipil yang tertata sesuai standar kearsipan Program : Penataan administrasi kependudukan Kegiatan : 1.Penyelenggaraan administrasi dokumen pencatatan sipil wilayah UPTD Kec.Kota Bangun 2.Penyelenggaraan administrasi dokumen pencatatan sipil wilayah UPTD Kec.Kembang Janggut. 3.Penyelenggaraan administrasi dokumen pencatatan sipil wilayah UPTD zona pesisir dan tengah
57
4.Penataan arsip data kependudukan dan pencatatan sipil 5. Kompensasi pelaporan atas peristiwa kematian 6. Kompensasi pelaporan atas peristiwa kelahiran
III. BIDANG PENDAFTARAN PENDUDUK Sasaran : 1.Jumlah Keluarga yang memiliki Kartu Keluarga 2.Jumlah penduduk wajib KTP yang memiliki KTP 3.Jumlah penduduk rentan terdata dan terlayani adminduk 4. Waktu penyelesaian Kartu Tanda Penduduk 5.Jumlah pelaporan mutasi kependudukan Program : Penataan administrasi kependudukan Kegiatan : 1.Peningkatan pelayanan publik dalam bidang kependudukan. 2.Bintek prosedur pengadministrasian Kecamatan, Desa dan Kelurahan.
kependudukan
3.Implementasi sistem administrasi (membangun,updating dan pemeliharaan)
di
kependudukan
4.Peningkatan kapasitas aparat kependudukan dan pencatatan sipil 5.Pembuatan papan wajib lapor RT 2 x 24 jam
IV.BIDANG PENGELOLAAN INFORMASI ADMINDUK Sasaran : 1.Jumlah wilayah terjangkau jaringan SIAK Online 2.Jumlah kecamatan yang menerapkan e- KTP 3.Jumlah aparatur yang mengikuti BINTEK adminduk 4.Jumlah penyebaran informasi administrasi kependudukan 5.Jumlah penyediaan blanko administrasi kependudukan 6.Jumlah ketersediaan /maintenance peralatan SIAK
58
Program : Penataan administrasi kependudukan Kegiatan : 1. Bintek pengoperasian dan pemeliharaan perangkat SIAK 2.Pengadaan peralatan dan mobilisasi rangka penerapan e-KTP
penduduk dalam
3.Pendataan anak Indonesia 4.Pembentukan dan penataan sistem koneksi (inter-Phase tahap awal) NIK. 5.Pengolahan dalam kependudukan
penyusunan
laporan
informasi
6. Pembangunan dan pengoperasian SIAK secara terpadu. 7. Penyediaan informasi yang dapat diakses masyarakat. 8. Pengembangan database kependudukan 9.Pelatihan tenaga pengelola SIAK 10. Pengadaan dan pemeliharaan perangkat keras dan lunak jaringan komunikasi data Kabupaten, kecamatan, desa dan kelurahan
V. BIDANG PERKEMBANGAN DAN PERENCANAAN PENDUDUK Sasaran : 1.Jumlah kebijakan perkembangan penduduk 2.Jumlah penduduk yang mengikuti sosialisasi adminduk Program : Penataan Administrasi Kependudukan Kegiatan : 1.Seminar pelaksanaan kebijakan kependudukan 2.Analisa dampak perkembangan penduduk 3.Workshop Perencanaan mobilitas/ penataan persebaran penduduk 4 Monitoring ,evaluasi dan pelaporan 5. Penyusunan kebijakan kependudukan
59
6. Pemetaan tingkat sosial penduduk 7. Koordinasi pelaksanaan kebijakan kependudukan 8.Sosialisasi kebijakan kependudukan 9. Peningkatan kapasitas kelembagaan kependudukan
60
TABEL 9 RENCANA KERJA STRATEGIS Tujuan Meningkatkan kualitas pelayanan administrasi kependudukan
Sasaran Meningkatnya masyarakat yang terlayani adminduk dan kompetensi aparatur
Strategi Adanya regulasi tentang Administrasi Kependudukan dan regulasi Instansi vertikal untuk peningkatan pelayanan administrasi kependudukan berkualitas
Kebijakan Pengembangan sistem pelayanan administrasi kependudukan berkualitas
Program Penataan Administrasi Kependudukan
Kegiatan 1.Sosialisasi kebijakan kependudukan 2.Pembentukan dan penataan sistem koneksi (interPhase tahap awal) NIK. 3.Pengolahan dalam penyusunan laporan informasi kependudukan 4.Peningkatan pelayanan publik dalam bidang kependudukan. 5.Penyelenggaraan administrasi dokumen pencatatan sipil wilayah UPTD Kec.Kota Bangun 6. Penyelenggaraan administrasi dokumen pencatatan sipil wilayah UPTD Kec.Kembang Janggut. 7. Penyelenggaraan administrasi dokumen pencatatan sipil wilayah UPTD zona pesisir dan tengah 8. Pemetaan tingkat sosial penduduk 9.Bintek prosedur pengadministrasian kependudukan di Kecamatan, Desa dan Kelurahan 10. Koordinasi pelaksanaan kebijakan kependudukan 11.Penataan arsip data kependudukan dan pencatatan sipil 12. Kompensasi pelaporan atas peristiwa kematian
61
TABEL 9 (sambungan) RENCANA KERJA STRATEGIS Tujuan Meningkatkan kualitas pelayanan administrasi kependudukan
Sasaran Meningkatnya masyarakat yang terlayani adminduk dan kompetensi aparatur
Strategi Adanya regulasi tentang Administrasi Kependudukan dan regulasi Instansi vertikal untuk peningkatan pelayanan administrasi kependudukan berkualitas
Kebijakan Pengembangan sistem pelayanan administrasi kependudukan berkualitas
Program Penataan Administrasi Kependudukan
Kegiatan 13. Kompensasi pelaporan atas peristiwa kelahiran 14. Peningkatan kapasitas kelembagaan kependudukan 15. Implementasi sistem administrasi kependudukan (membangun,updating dan pemeliharaan) 16. Pembangunan dan pengoperasian SIAK secara terpadu. 17. Penyusunan kebijakan kependudukan 18. Penyediaan informasi yang dapat diakses masyarakat. 19. Pengembangan database kependudukan 20.Pelatihan tenaga pengelola SIAK 21.Peningkatan kapasitas aparat kependudukan dan pencatatan sipil 22. Pengadaan dan pemeliharaan perangkat keras dan lunak jaringan komunikasi data Kabupaten, kecamatan, desa dan kelurahan;
62
TABEL 9 (sambungan) RENCANA KERJA STRATEGIS Tujuan Meningkatkan kualitas pelayanan administrasi kependudukan
Sasaran Meningkatnya masyarakat yang terlayani adminduk dan kompetensi aparatur
Strategi Adanya regulasi tentang Administrasi Kependudukan dan regulasi Instansi vertikal untuk peningkatan pelayanan administrasi kependudukan berkualitas
Kebijakan Pengembangan sistem pelayanan administrasi kependudukan berkualitas
Program Penataan Administrasi Kependudukan
Kegiatan 23.Bintek tentang prosedur pengadministrasian kependudukan di Kecamatan,Desa/Kelurahan 24. Bintek pengoperasian dan pemeliharaan perangkat SIAK 25. Pembuatan papan wajib lapor RT 2 x 24 jam 26.Seminar pelaksanaan kebijakan kependudukan 27.Analisa dampak perkembangan penduduk 28.Workshop Perencanaan mobilitas/ penataan persebaran penduduk 29. Pengadaan peralatan dan mobilisasi penduduk dalam rangka penerapan e-KTP 30.Pendataan anak Indonesia 31. Monitoring ,evaluasi dan pelaporan
62
Agar pelaksanaan kegiatan yang telah dijadwalkan dapat berjalan dengan lancar, maka setiap saat kita harus perlu mengkaji kemungkinan adanya hambatan, ancaman, dan peluang yang timbul untuk dijadikan pemecahannya. Bahkan bila terdapat perubahan yang dapat menghambat pelaksanaan bagi pencapaian tujuan, masih dimungkinkan untuk dilakukan perubahan dan penjadwalan ulang sesuai dengan situasi dan kondisi organisasi. Untuk itu diperlukan kegiatan pemantauan dan evaluasi yang berkesinambungan. Adapun jadwal monitoring, evaluasi dan pelaporan setiap tahun per triwulan tertuang dalam tabel 10 berikut :
Tabel 10 JADWAL MONITORING DAN EVALUASI
No.
Kegiatan
1 Monitoring 2 Evaluasi 3 Laporan
2011 Triwulan 1 2 3 4
2012 Triwulan 1 2 3 4
TAHUN 2013 Triwulan 1 2 3 4
2014 2015 Triwulan Triwulan 1 2 3 4 1 2 3 4
63
BAB VI PENUTUP 1. Bahwa usaha peningkatan kinerja penyusunan Rencana Strategis (RENSTRA) Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Kutai Kartanegara pada dasarnya lebih ditentukan pada upaya menjawab berbagai isu-isu yang berkembang. Salah satu masalah yang prioritas untuk segera dicarikan pemecahan masalahnya adalah “ Belum optimal pelayanan Administrasi kependudukan di Kabupaten Kutai Kartanegara “. Dari hasil identifikasi dan analisis masalah, diperoleh faktor-faktor kunci keberhasilan yang disusun dalam formulasi strategi dengan mengidentifikasikan faktor internal dan eksternal menggunakan strategi S-O yaitu : “ Adanya regulasi tentang administrasi kependudukan dan regulasi instansi vertikal untuk peningkatan sistem pelayanan administrasi kependudukan berkualitas “ 2. Upaya-upaya yang dilakukan untuk mencapai tujuan yang ditetapkan adalah melaksanakan semua program kegiatan yang telah disusun. 3. Terlaksananya program kerja Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Kutai Kartanegara dengan baik sangat tergantung pada semangat, tekad, kedisiplinan para aparat pemerintah dan peran serta seluruh stakeholder. 4. Akhirnya dengan segala kemampuan yang ada, kami bertekad untuk mewujudkan RENSTRA ini sebagai sumbangsih dalam pelaksanaan tugas pokok dan fungsi Dinas, semoga bermanfaat bagi kita semua, khususnya aparatur pada Dinas Kependudukandan Pencatatan Sipil dan Kabupaten Kutai Kartanegara .
64
Lampiran 1 DAFTAR PUSTAKA
1. Sianipar, J.P.G., dan HM Entang, 2003, Teknik-teknik Analisis Manajemen, Bahan Ajar Diklatpim Tingkat III, Lembaga Administrasi Negara (LAN), RI, 2003 2. Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2006 dan Atas perubahannya UU Nomor 12 Tahun 2007 tentang Pemerintahan Daerah. 3. Undang-Undang 23 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan. 4. Peraturan Pemerintah Nomor 37 Tahun 2007 tentang pelaksanaan Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2006. 5. Peraturan Daerah Nomor 2 Tahun 2004 tentang Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Dinas Kependudukan, Catatan Sipil dan Keluarga Berencana Kabupaten Kutai Kartanegara. 6. Peraturan Daerah Nomor 6 Tahun 2008 tentang Penyelenggaraan Administrasi Kependudukan.
65
Lampiran 2.
STRUKTUR ORGANISASI DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL KEPALA DINAS
KELOMPOK PEJABAT FUNGSIONAL SEKRETARIS
SUBBAG UMUM
BIDANG PENDAFTARAN
PENDUDUK
SEKSI SDM.NIK KTP KK
SEKSI PENDAF.MUTASI PENDUDUK
BIDANG PENCATATAN SIPIL
SEKSI ADM PENCT.PERKA WINAN,PERCE RAIAN,KELA HIRAN, KEMATIAN
SUBBAG KEUANGAN
BIDANG PENGELOLAAN INFORMASI ADMINDUK
SEKSI BANK DATA ADMINDUK
SEKSI ADM PENC.STATUS ANAK & KEWARGANEG ARAAN
UPTD
SEKSI INFORMASI DISEMINASI ADMINDUK
SUBBAG KEPEGAWAIAN
BIDANG PENGEMBANGAN DAN PERENCANAAN KEPENDUDUKAN
SEKSI ANALISIS PENG.PENDUDUK
SEKSI PERENCANAAN KEPENDUDUKAN