Patiëntenlogistiek in het UMC Utrecht Ir. Arjan van Hoorn Programmamanager CBC
[email protected] 088 – 755 9168
Medische Faculteit
Wilhelmina Kinderziekenhuis
Academisch Ziekenhuis Utrecht 1.042 bedden 28.888 opnamen 8,3 dagen gem. ligduur 332.376 poli bezoeken 16.307 dagbehandelingen 20.668 SEH bezoeken
Organisatie & Kerncijfers
Raad van Bestuur 5 directies
Concernstaf 12 divisies Waaronder • OK/Anes/SEH • IC • Heelkundige Spmen • Hart & Longen • Hersenen • Kinderen • Radio/Nucleair
Organisatie & Kerncijfers
Raad van Bestuur 5 directies
Concernstaf 12 divisies Waaronder • OK/Anes/SEH • IC • Heelkundige Spmen • Hart & Longen • Hersenen • Kinderen • Radio/Nucleair
Abstract
Patientenlogistiek in het UMC Utrecht is belangrijk, helemaal ‘in’ en krijgt vorm in verschillende programma’s. Eén van die programma’s heeft als doel logistieke processen rondom de chirurgische patiënten te optimaliseren middels een scheiding in voorspelbare zorg en complexe cq. spoed zorg van poli tot ontslag. De thema’s Voorspelbaar, Vriendelijk en Veilig zijn leidend in dit programma rondom het Chirurgisch Behandel Centrum (CBC). Dit krijgt uitwerking in vier projecten: de ontwikkeling van zorgpaden, een onestop-shop opnameplein met een gecombineerde POS en opnamescreening, een zorginformatiemodel en verbeterde OK-planning. De presentatie gaat kort in op de uitdaging patiëntvriendelijkheid te combineren met doelmatige bedrijfsvoering. De meeste aandacht zal liggen op de logistieke vragen binnen dit programma zoals instroomplanning bij een POS-poli op inloop en verbeterde OK-planning. Daarnaast komen logistieke uitdagingen in de doorstroom van electieve patiënten in de keten OK-IC-beddenhuis aan bod. Deze presentatie bevat geen resultaten, wel oplossingsrichtingen waar het UMC Utrecht mee aan de gang gaat.
Patiëntenlogistiek in het UMC…
… is belangrijk voor het realiseren van medische speerpunten (patiëntgroepen) medische afdelingen kiezen meer en meer wat ze wel/niet doen uitwerking van keuzes in ondernemingsvoorstellen per specialisme met beslag op resources uitgewerkt in aantallen en netwerk van relaties
voor het behoud van concurrentiepositie voorspelbare zorg scheiden van complexe en onvoorspelbare zorg vriendelijk, veilig en voorspelbaar aanbieden
Patiëntenlogistiek in het UMC…
… is helemaal ‘in’ Dreigend capaciteitstekort door aanbodzijde: tekort verpleegkundigen & OK-medewerkers door vraagzijde: verpleegduur stijgt (zorgzwaarte, ontslagbeleid, combi?) Divisieoverstijgende samenwerking poortdivisies gebruiken samen schaarse OK-IC-MC capaciteit doorstroom afhankelijk van onderliggende planningen & realisaties gezamenlijk op zoek naar afstemming Wie heeft mandaat? Directe betrokkenheid van de top voorzitter steunt en geeft ruimte binnen duidelijke divisiestructuur strategische thema’s: Investeren, Samenwerken, Innoveren Slimmer Beter: investeren in kansrijke innovaties in organisatie van zorg
Patiëntenlogistiek in het UMC…
… krijgt vorm in verschillende programma’s In de uitvoering van zorg Cancer Center: stroomlijnen multidisciplinaire zorg rondom oncologische patiënten Chirurgisch Behandel Centrum: optimaliseren zorglogistieke processen rondom chirurgische patiënten Polikliniek van de Toekomst: efficiënt en klantgericht inrichten van de poliklinische organisatie
In de ondersteuning van zorg MyUMC patiëntenportaal via internet, digitale deur met mogelijkheden Vervanging ZIS (samen met LUMC) plannen voor nieuwe werkwijze door nieuwe ICT-mogelijkheden
Het CBC-programma Chirurgisch behandelcentrum Scheiding planbaar vs. complex/spoed van poli tot ontslag
Uitwerking in Zorgpaden Opnameplein Zorginformatiemodel OK-planning
ZOZO! Blijham matrix, Med Contact, sept 2005
Terugblik 1e Fase CBC-programma: conceptontwikkeling & eerste resultaten Conceptontwikkeling Voor 2006: Renovatie OK tot CBC leidt tot plan optimalisatie patiëntstromen (scheiding voorspelbaar vs. spoed/complex i.p.v. dag vs. klinisch) 2006 McKinsey: “verbeteren OK-proces alleen = suboptimaal, optimaliseer gehele zorglogistiek van chirurgische patiënten; d.w.z. van binnenkomst tot ontslag” Start CBC-programma met vijf werkstromen Resultaten werkstromen op hoofdlijnen (december 2007) Fysieke inrichting
Programma van Eisen voor 2 aanpalende OK-locaties in harmonicamodel. Vanaf nu buiten CBC-programma. Oplevering CBC: Vastgoed & Huisvesting
KPI/Zorginfo
Set KPI’s voor (bij)sturing binnen zorgpaden door zorgverleners. Geslaagde pilot voor ontsluiting logistieke stuurinformatie zorgpaden.
Zorgpaden
Formats & werkwijze ontwikkeld. Diagnosepaden urologie en orthopedie compleet. Zorgpaden orthopedie: totale heup, totale knie, wervelkolomchirurgie.
Integrale capaciteitsplanning
Voor ieder duidelijk: divisieoverstijgend probleem. Gedachtegoed omarmd, geen akkoord plan planningsbestuur, wel zicht op knelpunten integrale planning. Vanaf nu buiten CBC-programma.
POS-poli
Concept ‘POS op inloop’ ontwikkeld. Multidisciplinair akkoord inhoud algemene gezondheidsvragenlijst. Taaksubstitutie & procesoptimalisatie: VPK’en & ass. zien meeste patiënten
Terugblik – Visie – Programma – Deelprojecten – Fasering – Organisatie
11
Vanuit visie op CBC-zorg
CBC-zorg: patiënt komt graag naar het UMC Utrecht want het zorgproces is voorspelbaar, vriendelijk & veilig georganiseerd Voorspelbaar Vooraf opgesteld zorgpad is bekend bij zorgverleners en patiënt I.p.v. sturen op uitzonderingen, sturen op meerderheid Vriendelijk Minder bezoeken aan het ziekenhuis Nakomen van afspraken, want voorspelbaar Veilig Eenduidig proces met minder kans op fouten en verstoringen Generieke onderdelen van zorgpaden SAFER maken
Uitdaging 1: POS-poli op inloop Huidige situatie: - Patiënten komen apart of op een combi-spreekuur naar het UMC Utrecht voor een screening & voorlichting door de anesthesiologie & VPK-intake - Door taaksubstitutie is doelmatigheidswinst behaald Logistieke uitdaging: zonder verlies van servicegraad (langere wachttijden), toch patiëntgericht Vriendelijk: - keuze voor alle patiënten: poli op inloop of afspraak andere dag - flexibiliteit ten koste van doelmatigheid = beleidskeuze Voorspelbaar: Uitstroom uit chirurgische poli’s voorspellen/sturen waar mogelijk B.v.: nieuwe patiënten spreiden over spreekuur
Huidig & Gewenst stroomschema HUIDIG Patiënt meldt zich telefonisch met onbekende klacht
GEWENST Patiënt meldt zich telefonisch met onbekende klacht
Gezondheidsvragenlijst thuis digitaal invullen
Patiënt met onbekende klacht op poli
Patiënt met onbekende klacht op poli Bezoek 1 00
Tussenstappen
Gezondheidsvragenlijst
Bezoek 1 00 Tussenstappen
nee
OK-indicatie OK-indicatie
nee
Andere behandelwijze
Andere behandelwijze Bezoek x 00 Brief opvragen cardio & long Fax POS
ja
VPK screening
POS
Perioperatieve vragenlijst invullen
Opnameburo
Verwijzing LAB & ECG
GVL Perioperatief deel digitaal invullen
Lab & ECG verwijzing door POS
Bezoek x 00
• One-stop-shop: 1 bezoek minder; bij simpele ingrepen direct klaar • Digitale vragenlijst algemene gezondheid thuis invullen (BSN) voor 1e bezoek/consult • Brief cardio/long beschikbaar bij POS-screening • Perioperatief deel vragenlijst digitaal invullen • LAB & ECG indien nodig voorafgaand aan POS bezoek • POS-fiat tenzij… (cardio)
Pt op WL VPK screening Verpleegkundig dossier
Anesthesie dossier
LAB & ECG verwijzing via protocol
Bezoek x+1 0
Brief opvragen cardio & long
POSFiat
VPK Anamnese
Operatie
POS
Opnameburo
Pt gepland
POSFiat
Pt gepland
Patiëntenbrief
Bezoek x+2 00
Verpleegkundig dossier
Anesthesie dossier
VPK Anamnese
Operatie
Patiëntenbrief
Bezoek x+1 00
En… • Patiënt met OK-datum naar huis
Huidig & Gewenst stroomschema HUIDIG Patiënt meldt zich telefonisch met onbekende klacht
GEWENST Patiënt meldt zich telefonisch met onbekende klacht
Gezondheidsvragenlijst thuis digitaal invullen
Patiënt met onbekende klacht op poli
Patiënt met onbekende klacht op poli Bezoek 1 00
Tussenstappen
Gezondheidsvragenlijst
Bezoek 1 00 Tussenstappen
nee
OK-indicatie OK-indicatie
nee
Andere behandelwijze
Andere behandelwijze Bezoek x 00 Brief opvragen cardio & long Fax POS
ja
VPK screening
POS
Perioperatieve vragenlijst invullen
Opnameburo
Verwijzing LAB & ECG
GVL Perioperatief deel digitaal invullen
Lab & ECG verwijzing door POS
Bezoek x 00
• One-stop-shop: 1 bezoek minder; bij simpele ingrepen direct klaar • Digitale vragenlijst algemene gezondheid thuis invullen (BSN) voor 1e bezoek/consult • Brief cardio/long beschikbaar bij POS-screening • Perioperatief deel vragenlijst digitaal invullen • LAB & ECG indien nodig voorafgaand aan POS bezoek • POS-fiat tenzij… (cardio)
Pt op WL VPK screening Verpleegkundig dossier
Anesthesie dossier
LAB & ECG verwijzing via protocol
Bezoek x+1 0
Brief opvragen cardio & long
POSFiat
POS
Opnameburo
Pt gepland
POSFiat
Pt gepland
En… • Patiënt met OK-datum naar huis
Patiëntenbrief Verpleegkundig dossier
Anesthesie dossier
VPK Anamnese
Operatie
Patiëntenbrief
Opnameplein op inloop VPK Anamnese
Operatie
Bezoek x+2 00
Bezoek x+1 00
Onderzoeken (0-meting)
1. Patiënttevredenheid (o.a. wachttijd) 2. Tijdsmeting (o.a. wacht- en consultduur) Mening & meting zijn 1-op-1 te koppelen Tevens koppelen aan medische & organisatorische gegevens Daarmee: Voorspellende variabelen consultduur te achterhalen Oordeel over werkelijke wachttijd mogelijk Inzicht in proces
Uitdaging 2: Voorspelbaarheid OK-planning
TACTISCH Voorspelbaarheid / betrouwbaarheid van sessieverdeling NU: op jaarbasis uitdelen – op maandbasis definitief PLAN: X% garanderen, indien sluiting nodig, uit andere sessies Geeft spmen duidelijkheid, vooruit denken/plannen wordt mogelijk Met OK-datum naar huis wordt mogelijk ongeacht lengte wachtlijst
Uitdaging 2: Voorspelbaarheid OK-planning
OPERATIONEEL Kwaliteit van planning Inschatting chirurgische & anesthesiologische tijd apart Planning van beide op schipholbord Plancodes (operatiecodes) als beslissingondersteuning Lerend vermogen aanspreken in “Keek op de week” ‘Keek op de week’- items: 1. Aantal IC/REC-bedden per dag 2. Onderbenutting (heeft iemand een patiënt voor dit gat?) 3. Overbenutting (te veel verwachte uitloop op zelfde dag/sector) 4. Goudomrande OK’s benoemen (bottleneck in keten) Sturen op korte termijn, met lange termijn (jaarafspraken) als ijkpunt
Voorstel voor ‘Keek op de week’ Kengetallen per werkdag en per OK: Specialisme
tenzij meerdere sessies (spmen) op 1 dag
Benutting
% van sessietijd met patiënt op OK, ook gemiddelde van dag en week (som zittingstijd / sessietijd)
Late start
Op tijd ( 0 min), Kort ( 7), Middel (8-29) of Lang (30+)
Wisseltijd
Gemiddelde duur: in getal & categorie (Negatief, 0-15, 16+) Aantal wisselingen
Einde sessie Tijdstip waarop sessie volgens planning eindigt Einde laatste zitting Tijdstip waarop laatste zitting daadwerkelijk geëindigd is Vroeg einde Uitloop
Op tijd (± 15 min), Vroeg (16-60), Zeer vroeg (60+) Op tijd (± 15 min), Kort (16-30), Middel (31-60) Lang (61+)
Afgezegde patiënt
Elke afzegging wordt besproken, reden = beschikbaar
Uitdaging 3: de OK in de keten Chirurgische zorgpaden (aandoening en behandelwijze), vallen uiteen in drie stromen: Stroom 1: Electief Stroom 2: Semi-electief Stroom 3: Spoed
De (semi-)electieve OK-patiënten zijn het handvat voor sturing. Niet chirurgische IC-patiënten blijven (nog) buiten beschouwing Aanname: grootste doorstroom bij gelijkmatige instroom
Uitdaging 3: de OK in de keten Kortom: ordening patiëntengroepen (na indicatie) op basis van: 1. Aandoening 2. Behandelwijze 3. Patiëntenstroom (voorspelbaarheid)
Capaciteitsbeslag wordt duidelijk door per patiëntgroep elke stroom te kwantificeren. Tactisch vraagstuk: verdeling capaciteit (op OK) zodanig dat elk van de stromen voor elk zorgpad de in-, door- en uitstroom nivelleert.
Uitdaging 3: de OK in de keten Huidige oplossingsrichting: OK-jaarrooster van sessiesverdeling per specialisme met gekoppelde IC slots zodat instroom IC nivelleert (nog te realiseren)
Stroom 1: Electief Stroom 2: Semi-electief Stroom 3: Spoed
Uitdaging 3: de OK in de keten Nieuwe technieken nodig om: OK-jaarrooster met gekoppelde IC én MC slots (incl. kliniek?) zodat instroom, doorstroom én uitstroom nivelleert
Daarmee is ook doorstroom van nietchirurgische patiënten beter te sturen Maar: patiëntgroepen opdelen naar stroomtype explosie complexiteit Nodig: data & algoritmen Stroom 1: Electief Stroom 2: Semi-electief Stroom 3: Spoed
Uitdaging 3: de OK in de keten
Meerdere snijdende divisies gebruiken capaciteit van divisies OK & IC Opdracht: benut beschikbare capaciteit samen zo goed mogelijk Oplossing: Voor planningsprobleem ligt handvat bij electieve OK-patiënten Gecombineerde OK-IC slots (tevens goudomrand & gegarandeerd) Lastig: Triageregels voor spoedopvang vs. Logistieke regels voor doorstroom
