OVERLEGVERGADERING RAAD VAN BESTUUR EN OR NOTULEN – Vastgesteld d.d. 24 april 2013
1
2
3
Vergaderdatum 20 maart 2013 Vergaderplaats Service Center, Middelburg Aanwezig: OR-leden dames Bakhuizen, Van den Dorpel, Geelhoed, Van Haasteren, Priester, Van Stee, Versteeg en Wallenburg en de heren Huijsman en Van Rijn Afwezig: Van Beekum Raad van Bestuur: mevrouw Van Belle Voorzitter: mevrouw Versteeg Notulist: mevrouw Lapré Opening en vaststelling agenda De voorzitter van de OR is afwezig en mevrouw Versteeg zal deze vergadering voorzitten. De agenda wordt vastgesteld Mededelingen RvB: - De medewerkers zijn geïnformeerd over de aanstelling van de twee nieuwe managers. - Het medewerkerstevredenheidsonderzoek wordt half mei uitgezet. Er worden vragen in opgenomen over de werkdruk. De OR krijgt een eerste opzet ter inzage. - De OR ontvangt na afloop van de vergadering een concept van het belangstellingsregistratiesysteem. - De POS (onder de naam Sytes) van Arduin is geselecteerd in het kader van het kwaliteitskader VGN. Op 25 april worden de zes geselecteerde instrumenten gepresenteerd, waaronder dus het instrument van Arduin. - Professor Schalock komt weer naar Nederland. Op 24 april 2013 is er – op uitnodiging - een expert meeting met onder andere als onderwerp de mensenrechten. - ‘THU!S in eigen huis’: er komt deze week een terugkoppeling aan de medewerkers over stand van zaken. In april wordt bekeken hoe medewerkers verder worden geïnformeerd over de toekomst. OR: - Een OR-lid is afwezig. Concept notulen OV 23 januari en 20 februari 2013 Naar aanleiding van de notulen van 23 januari 2013 wordt het volgende besproken: - Deze maand vindt er - middels een conversie van Monaco - de eindafrekening plaats van de roosters 2012 en worden eventuele plusuren uitbetaald. De RvB meldt dat er vorig jaar veel minder min-uren zijn ontstaan dan andere jaren. - Er is een eerste bijeenkomst geweest met coaches over het leeftijdsbewust personeelsbeleid. Er wordt een initiatief geschreven. Getracht zal worden dit gereed te hebben voor de volgende OV. - In het kader van de evaluatie van de werkkostenregeling, geeft de RvB aan dat het overzicht van de bedragen voorhanden is zodra de jaarrekening compleet is. De verwachting is dat dit voor de volgende OV zal zijn. - Arduin werkt aan het verbeterplan naar aanleiding van de aanbevelingsbrief van de Arbeidsinspectie. Het aandachtspunt werkdruk komt terug in het eerder genoemde 1
medewerkerstevredenheidsonderzoek. Overige aandachtspunten zijn het opzetten van beleid ten aanzien van gedragingen bij bezoek van derden aan woningen binnen onze organisatie en beleid voor aangifte bij agressie. - De OR heeft de aangepaste vragen van de vitaliteitsscan ontvangen. De RvB neemt het advies van de OR mee om in de begeleidende brief bij deze scan de medewerkers duidelijk te informeren over de waarborging van de anonimiteit. Naar aanleiding van de notulen van 20 februari 2013 wordt het volgende besproken: - De RvB geeft aan dat communicatie via de ‘iedereen mail’ uitsluitend is voorbehouden voor de RvB, dus kan niet meer worden gebruikt door bijvoorbeeld de OR en de personeelsvereniging. Er wordt binnen het MT wel een idee uitgewerkt voor een communicatiemiddel waarmee, door anderen dan de RvB, toch direct gecommuniceerd kan worden met alle medewerkers. Voor dit medium dienen zaken wel zelf actief aangeleverd te worden. 4
Projectplan Domotica De OR vindt het een duidelijk en omschreven plan, waarbij hij wel mee wil geven dat de privacy van medewerkers en cliënten gewaarborgd dient te worden. Er wordt namelijk inmiddels diverse software geïnstalleerd met daarin vaak (persoonlijke) informatie opgeslagen. De OR adviseert de RvB om de veiligheid en het beheer goed en centraal te beleggen. Vertrouwelijke informatie van medewerkers en cliënten is anders vrij toegankelijk, hetgeen een ongewenste situatie is.
5
Regeling Exit Inventarisatieregeling OR stemt in met de regeling en stelt enkele inhoudelijke vragen. Op diens verzoek ontvangt de OR een overzicht van de verstrekte – anonieme - informatie via de ingevulde exit-vragenlijsten.
6
Regeling PC-Privé-Project De OR merkt op dat niet duidelijk staat omschreven wanneer medewerkers in aanmerking kunnen komen voor deze regeling. Dit neemt de RvB mee. De OR stemt in met de regeling en ziet de gecorrigeerde regeling nog graag tegemoet.
7
Attentieregeling De OR attendeert de RvB op het feit dat de dag van de jubileumbijeenkomsten in de regeling niet meer klopt. De regeling wordt aangepast. De OR stemt in met de regeling.
8
Dashboard indicatoren De OR kan zich vinden in de voorgelegde indicatoren en vindt het voldoende om mee te starten. Daarbij geeft de OR aan dat het inderdaad zal bijdragen aan het creëren van bewustwording. De schema’s vindt de OR echter niet altijd even duidelijk en adviseert de RvB om hierover goede voorlichting te geven aan de medewerkers. De gestelde norm in de schema’s geeft aan wat je kan besteden op basis van wat we binnenkrijgen en is tevens gebaseerd op afspraken. De RvB hoopt dat over de indicatoren bij het werkoverleg actief wordt gesproken en er vervolgens op wordt geacteerd. 2
9
ICT-Projecten De RvB informeert de OR: Het MT stelt de prioriteiten op ten aanzien van de ICT-Projecten. De RvB vraagt aan de OR of de mensen weet hebben van de ontwikkelingen op het gebied van ICT, omdat er veel gebeurt achter de schermen. De hoogste prioriteit wordt gegeven aan het persoonlijk plan. Het is een complex project met als doel het toegankelijker te maken voor cliënten en er grip en zicht op te geven. Voor medewerkers zal het de ondersteuning helpen en vereenvoudigen. Het eerste concept is in april gereed. Een tweede aspect op ICT-gebied is de managementinformatie. Het doel is om op ieder moment een up-date te hebben van de stand van zaken binnen de organisatie op het gebied van productie en bezetting van de cliënten, waardoor er direct op gestuurd kan worden. Op het gebied van communicatie is de nieuwe website inmiddels in de lucht. In mei wordt dit medium geëvalueerd. Er wordt gekeken naar de mail en internetfunctie, waarbij gebruik van de chat-functie en het delen van documenten wordt onderzocht. Het waarborgen van privacy is hier een belangrijk aandachtspunt. Ook de M&M-meldingen en monitoring heeft prioriteit gekregen van het MT. De OR merkt op dat er op de woningen veel aparte systemen zijn met elk aparte inlogprocedures, wat niet efficiënt is. De RvB geeft aan dat dit signaal ook wordt gehoord binnen het MT en erkent dat dit niet ideaal is. ICT is bezig om hier een oplossing voor te bedenken.
10
Nagekomen punten Er zijn geen nagekomen punten.
11
Rondvraag De OR geeft aan signalen te ontvangen dat het voor medewerkers niet altijd duidelijk is hoe bijzonder verlof moet worden aangevraagd: al dan niet via de Provar-verzuimaanvraag. De RvB geeft aan dat aanvragen voor bijzonder verlof inderdaad ook via dit systeem ingevoerd moeten worden en zal dit nader toe gaan lichten aan de medewerkers. Op een vraag van de OR geeft de RvB aan dat er nog geen uitspraak is van de rechtszaak inzake het vervoer. Voorafgaand aan de OV heeft de OR schriftelijke vragen gesteld over posten in de begroting. De RvB overhandigt aansluitend aan de vergadering een antwoord op de vragen. De RvB vraagt naar de ervaring van de OR inzake het bezoek van VGN: de OR-leden die aanwezig waren bij dit bezoek hadden het idee dat het een oriënterend gesprek was over de systematiek van Arduin. De mensen stonden er positief tegenover. De OR vond het een goede bijeenkomst en geeft aan het als prettig te hebben ervaren om er bij aanwezig te mogen zijn. De RvB legt mondeling een voorstel voor aan de OR met het verzoek intern te bespreken of dit verder uitgewerkt zou kunnen worden tot een voorgenomen besluit: Arduin ziet een toename van medewerkers die – onder andere door de crisis - in geldproblemen komen. 3
Arduin reserveert geld voor de gespaarde PBL-uren. De RvB wil een voorstel uitwerken om de medewerkers de mogelijkheid te bieden om gespaarde PBL-uren te verzilveren. De OR geeft aan dit voorstel te bespreken in zijn vergadering en er op terug te komen voor de volgende OV. 11
Sluiting De voorzitter sluit de vergadering.
ACTIEPUNTENLIJST: ZIE BIJLAGE
4
Nr 1
Naar aanleiding van: OV mei OV aug: OV jan ‘13:
2
3
4
OV dec
OV mrt ’13: OV dec
OV mrt ‘13
Actiepunten + afspraak
Actor
Procedure beschrijving gehele intake/instroom, inclusief volledig draaiboek op agenda OV september 2012 komt nieuwe datum voor, omdat er een procedurebeschrijving komt van gehele intake/instroomproces (= IDUC-systeem) na overleg met IDUC-bureau zal een nwe datum worden vastgesteld. RvB bericht de OR per mail hierover na OV jan.
RvB
Regeling herwaardering FWG: a. In tekst wordt nog gesproken over een aantal toekomstplannen. De OR vraagt of deze tekst nog in regeling moet blijven? b. Checken welke functie-omschrijvingen in bezit punt b verschoven naar de zomer 2013 Regeling POP: c. OR verzoekt meer aandacht voor leeftijdsbewustpersoneelsbeleid. RvB gaat dit na. Exit Inventarisatieregeling: OR het overzicht verstrekken van de informatie nav de ingevulde exit-vragenlijsten
versie 21 maart 2013 – kopie aan directiesecretariaat
5
RvB
OR
RvB
RvB
