OVERLEGVERGADERING RAAD VAN BESTUUR EN OR NOTULEN – Vastgesteld d.d. 19 november 2014 Vergaderdatum Vergaderplaats
7 november 2014 Service Center, Middelburg
Aanwezig: dames Bakhuizen, Van den Dorpel, Geelhoed, Van Haasteren, Priester, Van Stee, Versteeg, Van Wallenburg en de heren Van Beekum, Huijsman en Van Rijn Aanwezig: Raad van Bestuur (RvB): de heer Van Wijk Voorzitter: de heer Van Beekum Notulist: mevrouw Lapré 1
Opening en vaststelling agenda De voorzitter opent de vergadering.
2
Mededelingen RvB: -na overleg met de Raad van Toezicht is besloten om de termijn van de interim RvB te verlengen tot medio zomer 2015. Met het oog op de continuïteit van de organisatie is het belangrijk om zaken de tijd geven om op te pakken. De ambitie is te zorgen dat de nieuwe bestuurder aantreedt per 1 mei 2015. De interim RvB en nieuwe RvB trekken vervolgens tot de zomer samen op voor een goede overdracht. De interim RvB schrijft de plannen en zal deze dus ook gaan implementeren. -De interim RvB heeft een brief gehad van de cliëntenraad waarin zorgen worden geuit, deze brief zal ter informatie aan de OR worden toegezonden. OR: -De OR is door de voormalige RvB uitgenodigd om twee goede doelen voor te stellen voor de kerstviering. De OR heeft de volgende twee doelen voorgesteld: KWF kankerbestrijding en Clini Clowns. -De OR geeft aan dat het aanbieden van een voucher voor een filmkaartje (Film by the Sea) een leuk gebaar is geweest aan de medewerkers.
3
Concept notulen OV 27 augustus 2014 De notulen worden na tekstuele aanpassing vastgesteld. Naar aanleiding van de actiepuntenlijst in de notulen wordt het volgende besproken: -Fietsregeling: De OR wil de stand van zaken weten. De RvB zal dit navragen. -Strategische notitie vastgoed De OR wil weten wanneer deze notitie gereed is. De RvB geeft aan dat er een onderzoeksrapport van een extern bureau ligt over vastgoed. Dit rapport geeft een eerste oriëntatie ten aanzien van kwaliteit panden, woningen, voorzieningen en financiële kant. Er lag een concept notitie, maar die wordt nu aangepast. De strategie is nog onderwerp van discussie. Eerst wordt de visie van Arduin bekeken, dan de zorg en vervolgens 1
wordt bekeken wat Arduin nodig heeft aan ‘bakstenen’. De OR kan het externe rapport krijgen. -Vervoersplan De RvB geeft aan dat er gewerkt wordt aan een nieuw vervoersplan. De RvB vindt dat er eerst getest moet worden alvorens in te voeren. Het recente (afgekeurde) plan kan naar de OR zodat de OR reeds een idee heeft over de wijze van wijzigen inzake vervoer. Inhoudelijke keuzes blijven staan. De RvB informeert ter vergadering de OR in algemene lijnen over de aanleiding en de plannen. Het plan wordt tot aan de kerstperiode geschreven, waarbij ook met TCR afspraken worden gemaakt om goed te testen. Dit gebeurt in samenwerking met een extern bureau met specifieke kennis over verhuur. Afgelopen mei is er een nieuw 3-jarig contract afgesloten met TCR. Er is met TCR een maximum afgesproken ten aanzien van de vervoerskosten. Er moet meer worden gestuurd op gemaakte afspraken. Consequenties voor personeel worden meegenomen in het plan, want het betekent extra werk/tijd. De OR uit zijn zorgen over het feit dat in het algemeen plannen niet helder genoeg gemaakt worden, met aanleiding en consequenties. De RvB hoort graag ideeën van de OR inzake het vervoer. -Organisatieontwikkeling De OR vindt communicatie heel belangrijk. Met name tussen de Seissingel en de diverse overige locaties en medewerkers. De RvB communiceert momenteel op een directe wijze iedere maand met de medewerkers en hecht zeer aan de diverse communicatie kanalen. Er is een extern bureau gevraagd om met een plan te komen. Dit plan wordt nog besproken met het MT en is ook een vraagstuk van de organisatieontwikkeling. Het plan behelst de interne communicatie. De RvB deelt met de OR zijn visie op de organisatie van Arduin. Hierbij benoemt hij ook de geconstateerde ‘gegroeide werkpraktijken’ waarbij in het verleden veel zaken wel in gang zijn gezet maar niet altijd afgemaakt. Arduin moet een nieuwe stap maken waarbij ook opnieuw naar de visie moet worden gekeken. Vanuit de (nieuwe) visie moet worden nagedacht wat de kwaliteit van bestaan en inclusie betekent en waarbij moet worden uitgegaan van eigen kracht in een tijdvak van de WMO en binnen een maatschappij waarbij financieringen van groot belang zijn. Ook de OR vindt het belangrijk dat er wat moet gebeuren. In tegenstelling tot wat de RvB bij zijn aantreden als interim bestuurder had begrepen is nu de conclusie dat de aannames voor de begroting van volgend jaar té positief waren en dat de feiten nu anders liggen. Er moet worden doorgepakt en dit kan mogelijk pijnlijke consequenties gaan hebben. De RvB zal gedwongen ontslagen trachten te voorkomen, maar er bestaat een mogelijkheid dat er een reorganisatie nodig is. Dan zal het sociaal plan in werking treden. Er zal organisch worden doorontwikkeld, aldus de RvB. De OR wil dat er tijdig wordt gestart met de voorbereidingen voor een nieuw doorlopend sociaal plan. Het huidige plan loopt najaar 2015 af. De OR adviseert de RvB om tijdig contacten te leggen voor gesprekken in het voorjaar 2015. Dit punt komt op de actiepuntenlijst.
2
4
Organisatieontwikkeling + bevindingen RvB De RvB informeert de OR over de plannen die in voorbereiding zijn: -Visienotitie -Notitie portfolio (welke producten, diensten, locaties etcetera) -Notitie processen (definiëren hoe we het gaan doen) Op 10 en 11 november 2014 zijn de MT-dagen waar de notities inhoudelijk worden besproken. De notities zullen vervolgens verder worden uitgewerkt waarna op hoofdlijnen besluiten worden genomen. De plannen/voorgenomen besluiten zullen aan de OR worden voorgelegd. Uitwerking zal in de daarop volgende periode gebeuren, waarbij de medewerkers ook betrokken zullen worden middels deelname aan project-/taakgroepen. Ook zullen de tips en opmerkingen vanuit de personeelsbijeenkomsten worden meegenomen in de uitwerking van de plannen. De persoonlijk assistent is het scharnier van de organisatie en deze positie zal vanuit de visie gestalte gaan krijgen. Bij de notitie(s) wordt gekeken naar de samenhang support medewerker, gastheer en gastvrouw. Ook hoe integraal aansturing wordt gegeven aan woning, voorzieningen en dagbestedingen en hoe de taakverdeling is tussen de orthopedagogen en coaches. Een extern bureau heeft een financiële meerjaren scan gemaakt wat ook wordt besproken op de MT 2-daagse. Op basis van de uitkomsten wordt bij de plannen ook het financiële kader gemaakt. De RvB geeft aan dat binnen nu en 3 weken de OR de rapporten met voorgenomen besluiten zal ontvangen. Er zal een planning komen voor het proces inzake de besprekingen tussen RvB en de OR en het (advies)proces.
5
Prognose 2014 Tot eind van het jaar hebben we te maken met financiële meevallers en (trendmatige) tegenvallers. Zo vallen de vervoerskosten flink hoger uit dan begroot. Ook de personeelslasten blijven stijgen en stijgen sneller dan de inkomsten. Daarentegen is er ook sprake van incidentele meevallers op de inkomsten (woon)zorgtoeslag. Per saldo zal Arduin 2014 met een mager positief saldo af kunnen sluiten. In 2015 is wel een ombuiging nodig. In de begroting van 2015 zal er sprake zijn van een aanvullende bezuiniging van een miljoen euro; deels op de overhead/backoffice en het overgrote deel op kosten personeel. De kwaliteit van de dienstverlening zal zoveel mogelijk overeind worden gehouden. 17 december wordt de begroting vastgesteld door RvT. De RvB zal in de OV van december de begroting bespreken met OR.
6
Exit inventarisatie Op de vraag van de OR welke verbeterpunten er zijn en worden uitgezet geeft de RvB aan dat dit momenteel onderwerp van gesprek is. Manager PO&O is bezig om acties te formuleren naar aanleiding van de uitkomsten, maar deze zijn nog niet gereed. De OR hoopt dat de uitkomsten en verbeterpunten- en acties goed gedocumenteerd blijven om het goed te kunnen blijven volgen. De RvB bevestigt dit.
7
Benoeming bestuurder De OR verzoekt de RvB in de gelegenheid te worden gesteld bij ieder voorgenomen besluit inzake de benoeming van de nieuwe bestuurder zijn rol te kunnen nemen. 3
De RvB en de OR spreken af dat er een planning zal worden gemaakt. Mogelijk zal er in januari een functieprofiel liggen. De RvB is nog aan het nadenken over de organisatie, de aansturing en de topstructuur. 8
Nagekomen punten Er zijn geen nagekomen punten.
9
Rondvraag + sluiting -Op een vraag van de OR zal de RvB bij PO&O navragen wanneer de OR de aangepaste vragen van het MTO teruggekoppeld krijgt. -De OR herhaalt zijn verbazing zoals uitgesproken in het gesprek met de nieuwe leden Raad van Toezicht over het feit dat er drie RvT leden zijn benoemd, terwijl door de voormalige RvB werd gesproken over twee nieuwe leden. -De RvB spreekt met de OR af dat de OR gebruik mag maken van de ’iedereen mail’ om te communiceren met de achterban. Alvorens een mail te sturen zal de RvB wel worden geïnformeerd.
ACTIEPUNTENLIJST: ZIE BIJLAGE
4
Nr 1
Naar aanleiding van: v.a. OV aug ‘13
Actiepunten + afspraak Intern communicatieplan (inclusief richtlijnen Social Media) wordt meegenomen in kader van organisatieontwikkeling
2
OV feb ‘14
Stand van zaken 4 aandachtsgebieden Mobiliteitscentrum Komt op de agenda zodra meer bekend over organisatieontwikkeling
3
OV mei ‘14
Terugkoppeling door RvB na signaal van de OR over ontoegankelijke en conflicterende diensten op de diverse websites (blijft als aandachtspunt op de actiepuntenlijst)
4
OV aug ‘14
Strategische notitie vastgoed naar de OR
5
OV okt ‘14 OV nov ‘14
Nieuwe Fietsregeling Stand van zaken?
6
OV nov ‘14
(tijdig) starten afspraken ivm nieuw doorlopend sociaal plan
7
OV nov ‘14
Extern rapport onderzoeksbureau vastgoed ter informatie naar de OR
8
OV nov ‘14
Het (eerdere) vervoersplan aan de OR toezenden
9
OV nov ‘14
Concept begroting 2015: in december bespreken met OR
10
OV nog ‘14
Terugkoppeling aan OR: aangepaste vragen MTO
Versie 10 november 2014 – kopie aan directiesecretariaat
5
