OVERLEGVERGADERING RAAD VAN BESTUUR EN OR NOTULEN – Vastgesteld d.d. 22 januari 2014 Vergaderdatum Vergaderplaats
27 november 2013 Service Center, Middelburg
Aanwezig: OR-leden dames Bakhuizen, Geelhoed, Van Haasteren, Priester, Van Rijn, Van Stee, Versteeg en Wallenburg de heren Van Beekum, Huijsman Afwezig: mevrouw Van den Dorpel Raad van Bestuur (RvB): mevrouw Van Belle MT: mevrouw de Heus Voorzitter: de heer Van Beekum Notulist: mevrouw Lapré 1
Opening en vaststelling agenda De voorzitter opent de vergadering. De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld.
2
Mededelingen OR: - Een OR-lid is afwezig. -
Mededeling vanuit OR/VGWM-commissie: in de conclusies naar aanleiding van het MTO, werkplekcheck en onderzoek PSA staat dat de gezamenlijke VGWM-commissie onderzoek doet naar de in de conclusies beschreven problematiek. Er dient volgens de conclusie een rapport aangeleverd te worden vóór 1 januari 2014. De OR geeft aan dat dit niet gaat lukken. De gezamenlijke VGWM-commissie gaat 4 december 2013 op cursus, waarna er aandacht besteed gaat worden aan betreffend onderzoek.
-
De OR heeft een 2-daagse training gehad. Het was een belangrijk moment om elkaar beter te leren kennen en het team dichter tot elkaar te brengen. Dit is gelukt; mede dankzij de inbreng van de trainer. De OR kwam tijdens de training verder onder meer toe aan bespreking van de vorm en de kaders van de rol van de medezeggenschap.
RvB: - De RvB geeft aan het plezierig te hebben gevonden om de volgende stap in de ontwikkeling binnen Arduin te delen met de OR tijdens de OR-training. Een korte samenvatting: de huidige bijgestelde missie en visie van Arduin staat sinds enkele jaren. De afgelopen periode heeft het project ‘Cliënt heeft de regie’ gelopen, gevolgd door ‘Thuis in eigen huis’. Nu is Arduin toe aan een volgende stap. Ook uit de uitkomsten van het medewerkerstevredenheidsonderzoek en de cliënt tevredenheid blijkt dat medewerkers en cliënten klaar zijn voor een nieuwe ontwikkeling. De organisatie binnen Arduin is daartoe echter niet meer passend en zal anders vormgegeven moeten worden. Het MT heeft besloten naar een toekomst te gaan waar vraag en aanbod nog meer gescheiden wordt. De cliënt met het netwerk en de professionele ondersteuning wordt als vraagpartij apart georganiseerd van hetgeen Arduin kan aanbieden. Arduin creëert een pakket als antwoord op de vraag en zal zich blijven ontwikkelingen op basis van deze vraag. Dit besluit is een logische stap in de ontwikkeling, maar kan leiden tot ingrijpende wijzigingen en daarvoor wordt de OR ook meegenomen De RvB wil dat zaken nog meer en duidelijker decentraal geregeld 1
zijn, waarbij duidelijk is aan wie verantwoording wordt afgelegd. Hoe groot het ondersteuning aanbod door Arduin wordt zal afhangen van de successen van de decentrale onderdelen. De grens tussen de verschillende zorg(sectoren) verandert in de toekomst en de vraagpartij kan divers zijn. Het zal flexibiliteit van de medewerkers gaan vragen. Onder begeleiding van een extern bureau wordt gekeken naar hoe de stappen gezet moeten gaan worden en met welk instrumentarium. De inhoudelijke exercitie is daarbij niet aan de orde, omdat de missie en visie van Arduin blijft zoals het is. De RvB verwacht dat de OR als kritisch klankbord fungeert in het gehele proces. De OR geeft aan zich te kunnen vinden in de plannen zoals geschetst. De RvB en de OR zullen lopende het proces vragen en voorstellen met elkaar bespreken. In de eerste helft van 2014 wordt het uitgewerkt en voor 1 juli 2014 is er een plan van aanpak. De RvB en de OR leggen een tijdspad vast met daarin de diverse stappen en bespreekmomenten in het proces. 3
Concept notulen OV 2 oktober 2013 + art. 24 overleg 16 oktober 2013 De notulen worden vastgesteld. Naar aanleiding van de notulen wordt het volgende besproken: IDUC: de RvB meldt dat het IDUC een kwetsbare plek is geworden en er sprake is van onderbezetting. De coördinator stopt met het coördinatorschap; hiervoor komt een vacature. Op dit moment wordt de functie tijdelijk (half) ingevuld. Het woonbureau kan niet fulltime bezet zijn op dit moment. Een van de job coaches is ook gestopt. Het MT is hard bezig om het allemaal op orde te krijgen, omdat die poort goed moet gaan functioneren. Tijdens de MT beleidsdagen is besloten om met de twee huidige lijnmanagers door te gaan, omdat het MT hier met de nieuwe organisatie mee aan de slag wil. De OR zou graag zien dat de arbo-avonden tijdig gepland en gemeld worden in verband met de roosterplanning. Het protocol arbeidsverzuim: er wordt gesproken over toezending boekje aan alle medewerkers. Het is nog niet verstuurd. De RvB besteedt hier hernieuwde aandacht aan. Werkoverleggen: coaches gaan opletten dat het werkoverleg daadwerkelijk vier keer wordt ingeroosterd. De RvB meldt dat het houden van werkoverleg ook vanuit P&O wordt meegenomen in richtlijnen aan roosteraars. Deze richtlijnen komen zeer binnenkort. Er bestaat ook vanuit de ondersteunende diensten aandacht voor het werkoverleg, naast de eigen verantwoordelijkheid van de teams. Op een vraag van de OR geeft de RvB aan dat er geen vraag komt vanuit teams voor een cursus voor werkoverleg. De OR zal dit punt meenemen, mogelijk als vraagstelling richting de OR-klankbordgroep. Klachtenregeling: de OR had gevraagd of het mogelijk was een stroomdiagram op te stellen om te bepalen waar men terecht kan bij een bepaalde klacht. De RvB vindt het een goed idee, maar meldt dat het niet op korte termijn te realiseren zal zijn. De RvB zal het neerleggen bij de kwaliteitsmedewerkers. Het heeft echter geen prioriteit. Het punt zal op de actiepuntenlijst worden gezet en de OR komt er in de loop van 2014 weer op terug. Er wordt van gedachten gewisseld over een mailadres. Mogelijk is dit er al voor de klachtencommissie. Het gewijzigde Introductieprotocol nieuwe medewerkers is zo goed als gereed en komt naar de OR. 2
Er is nog niets gedaan naar aanleiding van opmerkingen en advies van de OR ten aanzien van de welkomst map. Het punt wordt op de actiepuntenlijst gezet. De OR vraagt of de medewerkers die de vitaliteitsscan hebben ingevuld de bon al hebben ontvangen. De RvB geeft aan dat om logistieke redenen periodiek wordt gekeken wie de scan heeft ingevuld en wie de bon via Provar moet ontvangen. Dit gebeurt dus niet direct nadat de scan is ingevuld. De RvB zal hier aandacht aan besteden. Naar aanleiding van actiepuntenlijst: IDUC – draaiboek/verhuisdocument. De RvB verzoekt de OR duidelijk maken wat de aanleiding is voor een verhuisdocument. De RvB geeft aan dat er enkele keren eerder een document is aangeleverd, maar dat was klaarblijkelijk niet wat de OR bedoelde. De OR geeft aan het jammer te vinden dat het zo lang duurt en op de actiepuntenlijst staat. De RvB geeft aan dat de vraagstelling telkens verschoof. De OR geeft aan dat het klopt in een eerder stadium een inventarislijst met basale dingen te hebben gezien. Het ging en gaat de OR echter om allerlei praktische zaken, randvoorwaarden en de wijze waarop de mensen worden voorbereid bij het starten van nieuwe locaties. De vraag is begonnen toen de OR meerdere keren van woningen te horen kreeg dat er veel simpele dingen niet waren. De RvB en de OR spreken af dat de OR de zaken op papier zet en aanlevert aan de RvB. Alle functieomschrijvingen die er zijn, zijn aangeleverd aan de OR. Er zijn functies waar nog geen functieomschrijvingen van bestaan. Intern communicatieplan: dit kan niet conform verwachting eind dit jaar aangeleverd worden. De planning is nu dat het stuk in februari 2014 gereed is. Evaluatie persoonlijk assistent: de RvB heeft de interne audit van de persoonlijk assistent voorafgaand aan het overleg ter beschikking gesteld aan de OR. De OR stelt conform hetgeen eerder is afgesproken vragen op ten behoeve van de evaluatie PA. 4
Wijziging support-opleiding De OR is blij dit plan te hebben heeft gekregen en kan zich vinden in het besluit om leerlingen rustiger te laten instromen. De RvB kan zich niet vinden in het voorstel van de OR om – in plaats van de eerste maand – de eerste twee maanden niet alléén te werken, tenzij de leerling het prima aan blijkt te kunnen. De eerste maand is al een verruiming ten opzichte van eerder. De eerste maand hebben de leerlingen veel scholing en zijn ze weinig op de locatie. Dus is er te weinig inwerktijd. Het geldt voor locaties waar de leerlingen alléén aan het werk zijn. De leerling draait de eerste twee maanden geen slaapdienst. De OR geeft als aandachtspunt mee dat het evenwichtig roosteren hiermee wel in het geding komt. De RvB geeft aan dat hier ook goed over is nagedacht en het een puzzel is geweest. Er is een balans gezocht naar praktische uitvoerbaarheid, roosters en wat de leerlingen kunnen doen. Er wordt hulp geboden aan de roosteraars. Ook het mobiliteitsburo is in beeld om het op te lossen. De OR kan zich vinden in de notitie en de toelichting van de RvB.
5
Bijgestelde notitie ‘Betaling extra uren vrije tijd’ De OR bedankt de RvB voor de toevoeging op eerder besproken notitie. De OR kan zich hier 3
in vinden en is blij dat de excessen kunnen worden aangepakt. De OR vraagt zich af hoe dit gehanteerd gaat worden. De RvB geeft aan dat het is besproken met - en akkoord bevonden door - de cliëntenraad. De cliëntenraad ziet echter graag dat het transparanter wordt qua uitvoering. Er wordt derhalve contact opgenomen met ZSBB waarna vervolgens een formulier wordt opgesteld waarop aangegeven dient te worden wat de kosten zijn als een medewerker met een cliënt mee gaat. Het punt komt nog terug in het gesprek met de cliëntenraad. De RvB zal via Intranet de medewerkers op de hoogte brengen van de betreffende notitie. 6 7
Nagekomen punten Er zijn geen nagekomen punten. Rondvraag De OR stelt het vervoer aan de orde en vraagt zich af of het vervoer ‘nieuwe stijl’ al de verwachte bezuinigingen heeft opgeleverd. Daar heeft de OR nog geen overzicht van ontvangen. De OR spreekt zijn bedenkingen uit of de kosten inderdaad zijn gedaald. De RvB geeft aan dat het project met de grotere bussen wel wat later is begonnen, maar inmiddels al een succes is gebleken. Het levert besparing op, maar hoe groot is nog niet berekend. We hebben 1 miljoen bezuinigd en dat is een succes te noemen. Er wordt binnen TCR gebrainstormd om nog efficiënter te vervoeren. Ook Arduin is actiever aan het nadenken over hoe het aanbod dichterbij gebracht kan worden. Op een vraag van de OR geeft de RvB aan dat over het hele jaar een afbouwende lijn in de kosten te zien is, ondanks de uren die Arduin kwijt is aan de personeelskosten door de grote bussen. De RvB geeft aan dat naar de (extra) personeelskosten door het MT ook naar gekeken wordt. De kwaliteit van de dagbesteding blijft ook onderdeel van de evaluatie. Enkele zaken moeten wennen en worden in de toekomst mogelijk anders georganiseerd. De OR vraagt of het zo mag zijn dat medewerkers die min-uren hebben aan het eind van de maand geadviseerd, meer nog gepusht, mogen worden om PBL-uren op te nemen. Dat vindt de OR niet netjes. De RvB vermoedt dat het een individueel geval betreft en geen andere signalen te horen; het is in ieder geval geen beleid binnen Arduin. Er wordt ter vergadering een voorbeeld genoemd dat in een team is aangegeven om PBL -uren in te zetten voor het oplossen van de min-uren. De RvB geeft wel aan dat volgend jaar de min-uren eerder in het jaar worden verwerkt dan dit jaar geval was. Het is echter ook de verantwoordelijkheid van de medewerker zélf om te zorgen dat er geen min-uren ontstaan. Tijdens de training heeft de OR een overzicht laten zien van gesignaleerde knelpunten in de organisatie. Hier heeft de OR tijdens de training een toelichting op gegeven, vragen over gesteld en/of opmerkingen over gemaakt richting de RvB. De OR geeft aan dat het veelal ligt aan de communicatie in de lijn managers/coaches/ medewerkers. Ook ligt het aan het ontbreken van de controles binnen de organisatie. De RvB hoort de OR vragen hoe een en ander gecheckt en geborgd wordt. De RvB spreekt met de OR af dat de betreffende opmerkingen en vragen op papier worden gezet.
8
Zowel de RvB als de OR hebben een mail ontvangen van de fysio van Arduin. De accommodatie voldoet niet meer en de OR vraagt de RvB wat er mee gebeurt. Ter vergadering wordt besproken dat de mail te vroeg naar de OR is gezonden, aangezien de betreffende manager hierover nog niet benaderd was. De RvB geeft aan dat hard gewerkt wordt aan een oplossing en er intensief wordt onderhandeld met de gemeente. Arduin is echter ook afhankelijk van externe factoren en partners. Sluiting 4
De voorzitter sluit de vergadering en dankt de aanwezigen.
ACTIEPUNTENLIJST: ZIE BIJLAGE
5
Nr 1
Naar aanleiding van: v.a. OV mei ‘12
Actiepunten + afspraak
Actor
Procedure beschrijving gehele intake/instroom, inclusief volledig draaiboek op agenda OV september 2012 komt nieuwe datum voor, omdat er een procedurebeschrijving (notitie) komt van gehele intake/instroom-proces (= IDUC-systeem) na overleg met IDUC-bureau zal een nwe datum worden vastgesteld. RvB bericht de OR per mail hierover na OV jan. Draaiboek: staat los van notitie en kan mogelijk op OV juni Notitie IDUC: trachten te agenderen uiterlijk op OV aug ‘13
OV nov ‘13
2
v.a. OV aug ‘13
3
OV okt ‘13
4
OV okt ‘13
5
OV okt ‘13
6
OV okt ‘13
Draaiboek + Notitie IDUC komen in december 2013 a. Notitie IDUC komt in 2014 b. OR levert aan wat in draaiboek/verhuisdocument zou moeten komen Intern communicatieplan (inclusief richtlijnen Social Media) naar OR + op agenda OV Komt in: februari 2014 Extern advies. Volgende OV laten weten hoe tijdpad gaat lopen. Aanleveren aangepaste regeling ‘Introductieprotocol nieuwe medewerkers’ Stroomdiagram Klachten (heeft geen prioriteit – ligt bij afdeling Kwaliteit) Ligt voorstel voor en komt volg OV ws ter info. Actualiseren Welkomst map PO&O Is een lijstje van en dat kan naar Partijen Protocol arbeidsverzuim: check toezenden boekje, zoals beschreven in het protocol
Versie 27 november 2013 – kopie aan directiesecretariaat
6
RvB OR RvB
RvB RvB
RvB
RvB
