Datum Afzender Telefoon/fax E-mail Betreft
17 juli 2006 Caroline Kohlmann-van Noord +31 (0)15 27 85847
[email protected] Verslag OV79 op 28 juni 2006
06.OR/254
Technische Universiteit Delft
Verslag 79e OR overlegvergadering op woensdag 28 juni 2006
Universiteitsdienst Bestuurlijke en Juridische Zaken
Aanwezig:
College van Bestuur 5
ir. G.J. van Luijk drs. P.M.M. Rullmann prof.dr.ir. J.T. Fokkema (van 15:00-16:00)
- Voorzitter College van Bestuur - Vice President for Education - Rector Magnificus
Directies UD 10
mr. J. Krul H.A.J. Hendriks mw. mr. C.J.C. Kohlmann-van Noord
- secretaris Universiteit - directeur P&O - secretaris overlegzaken, directie BJZ
Ondernemingsraad 15
20
25
C. Daleboudt dr.ir. S. Dijkstra mw. B. Sewnandan V.P.M van Croonenburg mw. T.I.M. Ettema dr.ir. J. van de Graaff dr.ir. A.M. Hoogstrate ir. D.A. Hoogwater (vanaf 15:00) A. van der Hulst dr. C. Kraaikamp dr. E. Louw ing. A.J. Mac Gillavry mw. L. Roos B. Stuivenberg dr. A. Romeijn
- voorzitter Ondernemingsraad - secretaris Ondernemingsraad - ambtelijk secretaris Ondernemingsraad
30
Met kennisgeving afwezig
35
40
dr.ir. J.H. Baggen dr.ir. M.R. Beheshti mw. dr. J.P.R.B. Daudt mw. E. Frijters mw. B.H. Heersma S.H.J. Huisman ir. G.J. Hobbelman mw. ir. J.G. Holierhoek mw. M.S.J. Lindt Status verslag: vastgesteld op 19 oktober 2006
Datum Pag./van Betreft
45
17 juli 2006 2/5 Verslag OV78 d.d. 28 juni 2006
1. Opening De voorzitter van het College van Bestuur opent de vergadering om 14:30 uur. 2. Vaststelling agenda N.a.v. het tragische ongeval dat op 13 juni jl. heeft plaatsgevonden, wordt het onderwerp ‘veiligheid Mekelweg’ als extra agendapunt opgenomen.
50
55
60
65
3. Mededelingen College van Bestuur en/of Ondernemingsraad OR: • Daleboudt geeft aan dat de OR de voorzitter van de OdC-UD heeft uitgenodigd voor agendapunt 6 (DVO’s en meerjarenplannen domeinen). • Er is een voorstel van de ISO over het wetsvoorstel WHOO naar de Tweede Kamercommissie onderweg, waar de landelijke universitaire medezeggenschap hun steun aan hebben gegeven. M.n. op het onderdeel universitaire medezeggenschap wordt de wetgeving mager gevonden. D.m.v. de notitie wordt dit onder de aandacht van de Kamer gebracht. • Het geschil tussen GV en CvB inzake de harde knip ligt donderdag a.s. bij de geschillencommissie voor. Daleboudt zal de OR in rechte vertegenwoordigen. CvB: • Het CvB heeft besloten tot vaststelling van het Businessplan Sport & Cultuur 2006-2009 met de kanttekening dat de passage m.b.t. het prijsbeleid zal worden geconcretiseerd. Op korte termijn volgt een brief aan de OR als reactie op het OR advies. • Het CvB heeft de Financiële Kaderstelling 2007-2010 vastgesteld. De door de OR naar voren gebrachte issues zullen alsnog beantwoord worden. • Het CvB heeft een investeringsbesluit genomen van 5,7 miljoen euro t.b.v. het bouwen van een nieuwe centrale computerruimte op het terrein van RID ter vervanging van de huidige centrale computerruimte in het gebouw aan de Julianalaan.
70 4. Vaststellen verslag OV78 N.a.v. de discussie over de BTA-regels is Louw van mening dat de term rechtszekerheid de zaak verkeerd weergeeft. Hij heeft bedoeld dat het m.n. om de betrouwbaarheid en geloofwaardigheid van de regels gaat. E.e.a. zal worden aangepast. 75 5. Jaarrekening + Jaarverslag 2005 Status: overleg Gasten bij dit agendapunt: drs. A.J.A. Ruhe en dhr. M.R. van Zelst 80
Jaarrekening
85
Hoogstrate geeft aan dat de OR zich over de jaarrekening heeft gebogen en dat de OR over de volgende punten graag opheldering wil: 1) het lage investeringsniveau van de laatste jaren; 2) het voortdurend negatieve resultaat van TopTech. Wat zijn de plannen voor de toekomst?; 3) de zorgelijke positie van CiTG en DTO qua personele lasten. Wat is hier de verklaring voor en hoe ziet de toekomst eruit?; 4) het feit dat de kosten voor het personeel van derden 40% hoger zijn dan begroot. Dit roept vragen op; 5) er is weinig besteed aan opleidingen, hierdoor wordt het optimisme over training en vorming niet waargemaakt. Hoe wordt deze negatieve spiraal doorbroken?
90 Het College van Bestuur reageert als volgt:
Ad 1) Het lage investeringsniveau is het gevolg van ingezet beleid. In 2001 is hard op de rem getrapt. Daarna is er 95
100
105
een financieel meerjarenplan opgesteld. Dat is eigenlijk nog steeds het beleid. Wanneer naar de projecties wordt gekeken kan gesteld worden dat de investeringspieken wat zijn vertraagd. Dit heeft te maken met de voorbereiding van projecten en het laten landen van lopende zaken. Op dit moment ligt er een plan om de verkoop van het DCTgebouw weer in te trekken, mede vanwege de additionele ruimte die benodigd is. De grote brokken qua investeringen kunnen grofweg verdeeld worden over a) het Mekelpark, b) unilocatie TNW en c) verbouwingen CiTG. M.b.t. TNW was een concept voor de unielocatie vrij ver ontwikkeld. Hieraan waren echter zeer hoge kosten verbonden. Nu ligt er een plan voor een bilocatie. Van Luijk is van mening dat er wel geld wordt uitgegeven, maar dat voortschrijdend inzicht kan leiden tot betere plannen. Hij vindt het niet zorgelijk dat het TNW-plan een jaar wordt uitgesteld. Ad 2) Bij TopTech is een nieuwe directeur aangesteld. Verwacht wordt dat in 2007 het break even point gepasseerd wordt. Het CvB gelooft in TopTech en ziet postinitieel onderwijs als een heel belangrijke taak van de universiteit. Om die reden is er voldoende geduld om het succes af te wachten. De OR merkt op dat faculteiten ook zelfstandig postinitiële cursussen verzorgen en informeert of TopTech hier geen hinder van ondervindt. Rullmann geeft aan dat enkele cursussen traditiegetrouw bij faculteiten zitten en dat de meeste nieuwe cursussen over het algemeen onder de vlag van TopTech worden georganiseerd. Waar dat niet het geval is, is het CvB uiterst alert op de positionering.
2
Datum Pag./van Betreft
110
115
120
125
17 juli 2006 3/5 Verslag OV78 d.d. 28 juni 2006
Hoogstrate informeert hoe het postinitieel onderwijs in 3TU-verband ondergebracht is of wordt. Rullmann antwoordt dat er op dit terrein samenwerking is met m.n. Twente. Eindhoven heeft zijn postinitieel onderwijs uitbesteed aan Tilburg. Met Twente zijn inmiddels twee gezamenlijke activiteiten gestart. Ad 3) Het College beaamt de zorgelijke positie van CiTG en DTO. CiTG heeft hiertoe wel een meerjarenplan en een daarbij behorend programma ingezet. Eén van de problemen bij CiTG zijn de hoge kosten voor het relatief beperkte ruimtegebruik. Daarnaast vallen ook de tweede en derde geldstroom inkomsten tegen. CiTG doet veel werk voor partijen die niet al te veel betalen. Desalniettemin bestaat er voldoende vertrouwen dat het lukt. De positie van DTO is niet zo zorgelijk als het lijkt. Er is wel een overschrijding als gevolg van hogere lasten van personeel van derden. Ad 4) De vacaturestop heeft vrij lang geduurd en er zijn vrij veel mensen weggegaan waardoor er onverwacht meer vacatures waren. Dit heeft tot gaten in de bedrijfsvoering geleid die onacceptabel waren (o.a. ICT) waardoor personeel bij derden is ingehuurd. De vacaturestop is lang vastgehouden om het proces van boventalligheid goed af te ronden. Wanneer naar de totale OOD som wordt gekeken, is het totale budgettaire effect aanzienlijk minder dan de overschrijding van de kosten van de inhuur van personeel van derden. Ad 5) Hendriks licht toe dat Van Zelst zich nog eens over de cijfers heeft gebogen. Aan de cijferkant is de zaak rooskleuriger dan uit de jaarrekening blijkt. In 2004 is er in totaal 2,7 miljoen Euro uitgegeven. In 2005 2,1 miljoen. In 2006 tot en met de maand mei is reeds 1 miljoen Euro aan scholing uitgegeven. In 2006 is dus een licht herstel waarneembaar. De dip in 2005 is door de OOD overigens wel verklaarbaar. Met de regiegroep OOD wordt een plan geformuleerd om scholing stevig neer te zetten en wordt ernaar gestreefd om extra maatregelen te nemen om opleiding en training te stimuleren. Rullmann zegt toe dat wanneer het plan van de regiegroep gereed is, dit met de OR besproken zal worden.
130
135
140
145
Romeijn merkt op dat in de jaarrekening een hoog bedrag is opgenomen voor gratificaties. Dit kan bij veel mensen onduidelijkheid scheppen en hij acht het zinvol om de gratificaties te categoriseren naar salarisschalen. Hendriks antwoordt dat het te ver voert om hier nu in detail op in te gaan, maar dat e.e.a. in vertrouwen in de P&Ocommissie besproken kan worden. Het beeld is heel genuanceerd. Er zitten nl. ook vertrekgratificaties in het kader van de OOD in. Romeijn informeert of een nadere toelichting kan worden gegeven op de hoogte van de koopsompolissen voor de beleidsmedewerkers 1, 2 en 4. Hendriks licht toe dat alle koopsompolissen zijn uitgekeerd o.b.v. het Sociaal Plan. Er is strikt met de voorwaarden omgegaan en er is geen differentiatie opgetreden o.b.v. functie en positie. Van Luijk geeft aan dat de gehanteerde formule gebaseerd is op salarisschaal en leeftijd en dat voor iedereen dezelfde formule is toegepast. Tot slot wordt de vraag gesteld hoe het grote verschil in kasstroom tussen 2004 en 2005 wordt veroorzaakt. Van Zelst antwoordt dat in de eerste plaats de investeringen aangetrokken zijn en dat ten tweede de voorzieningen in aanmerkelijke mate zijn aangewend. Dit leidt tot onttrekkingen. Voornoemde twee aspecten zijn de belangrijkste redenen waarom de netto kasstroom slechter uit is gekomen dan in 2004. Verdere verslaglegging over de jaarrekening is in het besloten deel van het verslag opgenomen.
Jaarverslag 150
155
160
165
170
Romeijn merkt op dat hij het jaarverslag met veel belangstelling heeft gelezen. Het totaalbeeld van het jaarverslag valt hem echter wat tegen en de stijl van rapporteren vindt hij minder handig. Hij heeft een opsomming gemaakt van wat hij mist (o.a. VGWM-deel en sociaal jaarverslag) en stelt voor om dit aan Kohlmann toe te sturen. Van Luijk stemt in met deze werkwijze onder de vermelding dat iedere suggestie t.a.v. verbetering welkom is. Voorts licht hij toe dat er twee jaar geleden een jaarbeeld is geproduceerd met daarin alle leuke informatie over de TU. Krul geeft aan dat het proces om tot het jaarverslag te komen geëvalueerd zal worden. Wellicht wordt er in de toekomst een gericht document voor OCW gemaakt en een meer glossy versie voor de stakeholders. Vanuit de O&O commissie is primair naar het onderzoeksdeel gekeken. Van Croonenburg informeert of er een concrete beleidsnota is die aan het jaarverslag ten grondslag ligt. Van Luijk antwoordt dat dit in principe het Instellingsplan is. Desgevraagd door Van Croonenburg naar de status van de nota Ruimte voor Talent, antwoordt Fokkema dat die notitie een sterke onderlegger is geweest voor de beleidsnotitie WP die nu in samenwerking met de faculteiten wordt geschreven. Die integrale nota zal na de zomervakantie ter discussie aan de OR worden aangeboden. M.b.t. de DRC’s merkt Van Croonenburg op dat deze o.a. bedoeld zijn voor externe profilering. Hij informeert welke instrumenten hiervoor worden ingezet. Fokkema antwoordt dat M&C hier een belangrijke rol in speelt. Ook de DRC’s zelf hebben reclamemateriaal gemaakt. In de corporate campagne ‘challenge the future’ is ook gebruik gemaakt van de centrale vraagstellingen zoals die bij de DRC’s leven. Fokkema heeft de indruk dat de communicatie met de buitenwereld op deze wijze goed verloopt. M.b.t. het promotiebeleid is vanuit de commissie O&O geconstateerd dat er problemen zijn met het maken van agenda afspraken voor de promotiedata. Fokkema antwoordt dat dit inmiddels compleet uit de wereld is. Van Croonenburg informeert in hoeverre het gebruik van de Engelse taal wordt gefaciliteerd. Rullmann antwoordt dat hier allerlei initiatieven voor ontwikkeld zijn. Ten eerste het vertaalbureau, ten tweede de verdere ontwikkeling van Engels voor docenten. Van Croonenburg geeft aan dat er m.b.t. de wetenschappelijke prestige allerlei ranking systemen zijn. Als voorbeeld noemt hij de Times Higher Education. Het is heel mooi dat de TU Delft op de 53e positie staat, maar wat wordt er gedaan om die positie minimaal te handhaven of te verbeteren? Fokkema geeft aan dat dit een heel moeilijke zaak is die hij ook met zijn collega rectoren besproken heeft. De Times is een prestigieuze lijst waarop de TU haar positie wil handhaven.
3
Datum Pag./van Betreft
175
180
185
190
17 juli 2006 4/5 Verslag OV78 d.d. 28 juni 2006
Dit impliceert goed publiceren en hij constateert met genoegen dat er nog steeds beter gescoord wordt, o.a. blijkend uit de BTA cijfers. Hierover is hij continu in gesprek met de hoogleraren. M.b.t. de kwaliteit van het promovendibeleid is in 2004 een nota bij de decanen neergelegd om tot goede afspraken te komen. De conrector heeft vervolgens met de facultaire MT’s gesproken. Daarna is de afspraak gemaakt dat promovendi zich vanaf dag 1 melden zodat het rendement goed gemeten kan worden. Tot nu toe is waarschijnlijk pas 60% geregistreerd. Dit zal een punt van aandacht worden bij de beoordelingen van de promotoren. Het aandeel van de TU Delft in de promotiemarkt is afgenomen en het publiceren van promovendi blijkt moeizaam te verlopen. Promotoren worden er op gewezen dat zij ook het schrijfpad van hun promovendi in de gaten dienen te houden. Hoogwater geeft aan dat er vorig jaar een sessie tussen OR, SR en CvB is geweest waarin o.a. gesproken is over het promotiebeleid. Hij informeert wat er met de aanbevelingen n.a.v. die sessie is gedaan. Fokkema antwoordt dat de aanbevelingen en sancties in een rapport zijn opgenomen, maar dat het blijkt dat de sancties er tot nu toe niet zijn geweest. Van Luijk doet de suggestie om dit onderwerp op de eerstvolgende GV workshop van 20 september a.s. aan de orde te stellen. N.a.v. het jaarverslag wijst Van de Graaff erop dat de overzichten van nevenwerkzaamheden om privacyredenen niet zijn weergegeven. Hij informeert naar de reden hiervan. Van Luijk geeft aan dat de regeling nevenwerkzaamheden primair gericht is om een intern conflict of interest te voorkomen. Openbaarmaking hiervan raakt de persoonlijke levenssfeer van betrokkenen. Krul vult aan dat de wet bescherming persoonsgegevens ervan uitgaan dat dit soort gegevens zonder noodzakelijke gronden niet openbaar gemaakt worden. Tot slot wijst Van Croonenburg op een hinderlijke foutieve afkorting onder paragraaf 5.5, FOBO. De coördinator van het jaarverslag zal hierop gewezen worden. Van Luijk dankt de OR voor hun input en sluit het punt vervolgens af.
195
200
205
210
215
6. DVO’s en meerjarenplannen domeinen Status: overleg Door OR genodigde gast: dhr. G.H. Dijkstra (vz. OdC-UD) Hoogstrate geeft aan dat, gezien de omvang van het pakket, de OR nog geen tijd heeft gehad om de materie in commissieverband te bespreken. Van Luijk stelt voor dat het onderwerp primair binnen de OdC UD en in ORcommissieverband besproken wordt. Vervolgens kunnen de meer generieke punten n.a.v. de DVO’s en meerjarenplannen plenair besproken worden. Daleboudt geeft aan dat deze werkwijze eveneens binnen de OR is afgesproken. Van Luijk tekent aan dat dit de eerste ronde meerjarenplannen is geweest en dat de plannen niet overal even uniform zijn. Dit zal de komende jaren verbeterd worden. Van de Graaff heeft zich gebogen over de DVO van O&S en vraagt zich af waar aan gedacht dient te worden bij het product ‘standaard managementrapportages’. Rullmann geeft aan dat hier bewust voor algemene formuleringen is gekozen. De bedoeling is om met elkaar een dienstverleningsproces te ontwikkelen en gaandeweg bekijken wat er precies onder valt. Zo is over de rapportages heel veel overleg en afstemming gaande. We komen van een situatie dat iedere faculteit eigen of geen rapportages had en we gaan naar een situatie waarin standaardrapportages voor het totaal zijn. Uiteindelijk is het de bedoeling dat de afnemer tevreden is. Van Croonenburg geeft aan dat zich situaties kunnen voordoen waarbij men in een spanningsveld terecht komt en een soort scheidsrechter nodig heeft. Hij informeert hoe dat proces in elkaar zit. Rullmann licht toe dat dit proces via domeindecanen verloopt. Men dient een goed midden te vinden tussen wat wenselijk en wat haalbaar is en dit vergt intensieve communicatie. Daleboudt informeert naar de ontbrekende DVO van ICT en betreurt het feit dat deze ontbreekt. Rullmann licht toe dat het ontbreken van de DVO ICT niet bedoeld is als een permanente situatie. Er komt nog een aanvulling van ICT. Die zal ingaan op 1) de infrastructuur in faculteiten en 2) de prioritering in projecten. Zodra de aanvulling gereed is, zal deze naar de OR gestuurd worden. Van Luijk besluit het punt met de constatering dat er o.b.v. feedback van de OR op teruggekomen wordt.
220
225
230
235
240
7. Veiligheid Mekelweg Van Luijk memoreert de trieste gebeurtenis van 13 juni jl. en informeert of er vragen zijn. Hoogstrate is van mening dat een organisatie professioneel dient te reageren en informeert in dit verband naar het proces inzake de berichtgeving over het ongeval. Daarnaast informeert hij wat er op korte en langere termijn aan de veiligheid op het kruispunt wordt gedaan. De TU heeft een verantwoordelijkheid om de kruispunten in de wijk goed te laten inrichten. Wat zijn de ideeën van het College hierover? Van Luijk geeft aan dat er t.a.v. ongevallen bepaalde crisisscenario’s zijn. Op de dag zelf heeft het lang geduurd voordat de identiteit van het slachtoffer was vastgesteld. Dit had wellicht op woensdag i.p.v. op donderdag gepubliceerd kunnen worden. Het bericht van de bedrijfsartsen een week nadien heeft het College ook verrast. De safety en securitymanager werkt aan een meer algemene risico-inventarisatie en bekijkt de procedures voor de toekomst. Op korte termijn worden de kruisingen zodanig ingericht dat het zicht verbeterd wordt. Dit heeft volgens het politieonderzoek in deze casus vooralsnog geen rol gespeeld, aangezien er sprake was van hoog zicht en dezelfde rijrichting. Het College heeft zich geërgerd aan de onjuiste vermelding van de frequentie van incidenten op de plaats van het ongeval. Eén keer per jaar is er sprake van een licht geregistreerd ongeval. De afsluiting van de Mekelweg per 1 januari 2007 is een majeure stap naar voren, hoewel er in de toekomst uiteraard een tram komt. Op de middellange termijn speelt discipline ook een rol. Het is een interessante suggestie om de sectie verkeerskunde van CiTG bij de verdere planvorming te betrekken. Desgevraagd hoe de situatie op de Schoenmakerstraat is, antwoordt Van Luijk dat hij de indruk heeft dat daar niet goed naar gekeken is.
4
Datum Pag./van Betreft
245
250
255
17 juli 2006 5/5 Verslag OV78 d.d. 28 juni 2006
Dat ligt formeel ook niet op het TU-terrein, maar het CvB zal er wel aandacht bij de gemeente voor vragen. Van de Graaff informeert of publieke diensten ook daadwerkelijk iets te zeggen hebben over de TU-terreinen. Krul antwoordt dat dit het geval is. De TU is wel grondeigenaar, maar de wegen zijn openbaar en de publieke diensten hebben dan ook volledige bevoegdheden om geëigende maatregelen te nemen. M.b.t. het protocol geeft Krul aan dat de universiteit van Tilburg een best practice lijkt te zijn. Er wordt bekeken of dat protocol kan worden overgenomen en er instructies kunnen worden gegeven aan alle beheerseenheden. Vervolgens geeft hij een nadere toelichting op de achtergronden van de late TU-brede berichtgeving. Van der Hulst geeft aan dat de afrit van de snelweg naar het industrieterrein via de Kluyverweg loopt. Gezien de bilocatie van TNW bij het RID en de studentendrukte bij LR, voorziet hij daar een volgend crisispunt. Van Luijk vindt dit een zeer valide punt en hij weet dat de gemeente hier aandacht voor heeft, mede gezien het aantal te ontwikkelen arbeidsplaatsen in Technopolis. Tot slot geeft Daleboudt aan dat men tot nu toe erg gefocust is geweest op de Mekelweg en het Mekelpark. De komst van het Mekelpark betekent dat het verkeer naar de randen wordt gestuurd. Er zal nog goed gekeken moeten worden naar de fietspaden aan de randen. De OR heeft besloten om een werkgroepje samen te stellen om dit probleem vanuit de medezeggenschap te bestuderen. Zodra er uitkomsten bekend zijn, wordt het CvB daarover geïnformeerd. 8. -
260
265
270
275
Rondvraag Van de Graaff geeft aan dat hij t.a.v. tijdschrijven nog steeds gedwongen is om een schaduwsysteem bij te houden. Er is besloten om op een uniforme wijze te gaan tijdschrijven en hij informeert wanneer e.e.a. wordt ingevoerd. Van Luijk antwoordt dat het besluit inderdaad genomen is en dat de planning gereed is. Er zal vanuit CvB-zijde op een voorspoedige voortgang worden aangedrongen. Romeijn refereert naar de brief van Hendriks m.b.t. de maatwerkregeling Arbeidsomstandighedenwet 2005. De nieuwe maatwerkregeling wijkt af van de voorgaande situatie waarin de TU een interne arbodienst had. De verandering is ingezet als onderdeel van de OOD operatie. De Arbowet schrijft voor dat die wijziging overeenstemming van de OR behoeft. Tegen eerdere berichten in geeft Romeijn aan dat de OR die overeenstemming in het verleden reeds heeft afgegeven. In die zin is de brief van Hendriks dus correct, mits de juiste artikelnummers alsnog vermeld worden. Romeijn geeft aan dat er conform veranderde Arbowetgeving een preventiemedewerker aangesteld zou moeten worden. Conform de wet dient er een procedurele afhandeling richting de preventiemedewerkers te zijn. Hij hoopt dat dit snel wordt opgepakt, e.e.a. heeft nl. alles te maken met de rechten en plichten die opgesloten liggen in de functie van preventiemedewerker. Hendriks herkent dit en is van mening dat hier aanvullend nog iets over gezegd moet worden. Er zal een brief aan de OR volgen. Van Luijk geeft aan dat dit de laatste OR vergadering van Hendriks is. Hij dankt hem voor zijn bijdragen aan het medezeggenschapsproces en wenst hem succes in zijn volgende baan.
9. Sluiting De voorzitter van het College van Bestuur sluit de vergadering om 16:45 uur. 280
5
