Verslag Raad van bestuur 18 juni 2014 Aanwezig: Peter Wouters, Katrien Van de Poel, ondervoorzitters, Frank Geudens, secretaris; Katleen Den Roover, Alex Helsen, Jef Laureyssens, leden directiecomité; Rob Blockx, Gerda Broeckx, Sadia Choukri, Jef Eggermont, Annemie Goris, Jos Lodewijckx, Marleen Van den Eynde, Gerda Van Langendonck, Cordula Van Winkel, Zander Vliegen, Luc Vloemans, leden raad van bestuur; Michel Meeus, Dirk Smets, Elke Tindemans, leden raad van bestuur met raadgevende stem; Tom Wustenberghs, algemeen directeur; Miranda Schildermans, adjunct-algemeen directeur; Véronique Maurissen, afdelingshoofd crematorium Antwerpen (verslag). Verontschuldigd: Rob Van de Velde, voorzitter; Ariane Van Dooren, lid directiecomité Frans De Bont, Koen De Cock, Johan Dom, Berre Van Deuren, Greet Van Gool, Linda Verlinden, Johan Vermeeren, leden raad van bestuur; Louis Haagen, Frans Uytterhoeven, leden raad van bestuur met raadgevende stem
1.
Raad van bestuur: verslag 16 april 2014 - goedkeuring
Aanleiding Voorwerp van het besluit Het verslag van de vorige vergadering wordt ter goedkeuring voorgelegd. Juridische gronden Artikel 21 van de statuten De besluiten van de raad van bestuur worden genotuleerd en aan de leden van de raad van bestuur toegezonden. Bijlage(n) Verslag 16 april 2014
Besluit Enig artikel Het verslag van de raad van bestuur van 16 april 2014 wordt goedgekeurd.
2.
Organisatie: kwaliteitscharter openbare crematoria - goedkeuring
Aanleiding Voorwerp van het besluit Aan de raad van bestuur wordt het kwaliteitscharter voorgesteld dat uitgewerkt is door de openbare crematoria in Vlaanderen en Brussel en dat als basis zal worden gebruikt voor de ontwikkeling van een gemeenschappelijk kwaliteitsbeleid. Juridische gronden Artikel 49 van het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwering De raad van bestuur waaraan beslissingsrecht is toegekend, is bevoegd voor alles wat niet uitdrukkelijk overeenkomstig dit decreet of krachtens de statuten voorbehouden is aan een ander orgaan. Bijlage(n) Ontwerp kwaliteitscharter uitvaartsector
Motivering In verschillende Europese landen werden er algemene richtlijnen, ombudsdiensten en/of kwaliteitseisen ontwikkeld voor de uitvaartsector. In België en specifiek in Vlaanderen bestaan dergelijke specifieke richtlijnen of kwaliteitseisen niet. In het kader van de oprichting van het VNOC (raad van bestuur van 13 december 2012) werd al beslist dat één van de taken die de VNOC zou krijgen, de oprichting was van een ombudsdienst voor de uitvaartsector. Gekoppeld aan deze ombudsdienst, wordt voorgesteld om ook een kwaliteitscharter op te maken dat geldt voor de uitvaartsector. Dit kwaliteitscharter is een engagementsverklaring die de verschillende partners in de uitvaartsector kunnen onderschrijven. In latere instantie, kunnen we dan werk maken van de opmaak van kwaliteitseisen en een vorm van auditsysteem in de sector met al dan niet de afgifte van een kwaliteitslabel. Dit kwaliteitscharter vormt de eerste opstap naar de uitwerking van een realistisch kwaliteitsbeleid in de uitvaartsector en vormt ook de basis van het eerste kwaliteitscongres dat de VNOC zal organiseren in het najaar. Het kwaliteitscharter is gebaseerd op de algemeen van toepassing zijnde kwaliteitseisen in Europa en meer bepaald op de kwaliteitseisen opgesomd in de Charter for the Bereaved van het ICCM (the Institute of Cemetary and Crematorium Management van het Verenigd Koninkrijk). (www.iccmuk.com). Dit is een heel uitgebreid charter. Voor de opstart van de Vlaamse werking werd er voor geopteerd om niet te werken met een uitgebreid charter, maar om het charter te beperken tot 10 punten.
Besluit Enig artikel Het kwaliteitscharter voor de openbare crematoria in Vlaanderen wordt goedgekeurd.
3.
Juridische zaken: dagvaarding Art Nivo Workspaces - verwijzing
Een raadslid vraagt of we met deze leverancier al eerder zaken hebben gedaan waarop de algemeen directeur antwoordt dat er na de klassieke overheidsopdracht dezelfde leverancier is gekozen die ook de banken van de aula’s heeft geleverd. Op de vraag of het zou kunnen liggen aan de inslag van de zon kan de directeur maar enkel negatief reageren omdat de gebreken bij elke stoel zijn vastgesteld. Aanleiding Voorwerp van het besluit Aan de raad van bestuur wordt voorgesteld een gerechtelijke procedure te starten tegen de leverancier van recent aangekocht meubilair. Juridische gronden Artikel 49 van het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking en artikel 22, §2 van de statuten De raad van bestuur is bevoegd voor het optreden in rechte van de vereniging.
Motivering Het dossier betreft een overheidsopdracht voor de levering van tafels en stoelen voor onze vernieuwde cafetaria en koffiezalen, die in oktober 2012 in gebruik werden genomen. De opdracht werd door ons directiecomité toevertrouwd aan de BVBA ART NIVO WORKSPACES voor een bedrag van 224.522,58 EUR (excl. BTW). De stoelen, die het voorwerp uitmaken van dit geschil, werden geleverd begin oktober 2012. De voorlopige aanvaarding, die plaatsvond op 14 november 2012, gaf aanleiding tot opmerkingen omdat de bekleding van de stoelen reeds na enkele weken sporen van vuil- en kleurafzettingen vertoonde. Na enkele maanden gebruik konden de stoelen bezwaarlijk nog als nieuw worden beschouwd en voldeden de geleverde produkten absoluut niet aan de verwachtingen. De leverancier heeft tal van inspanningen geleverd om de producenten te overtuigen van het probleem. Er werden verschillende testen uitgevoerd op het gebruikte materiaal en er werden andere bekledingen voorgesteld. De producent is echter niet bereid om de bekleding van de stoelen te vervangen, hoogstens een tussenkomst te verlenen in het aanleveren van een nieuwe en alternatieve stoelbekleding met een gelijkaardige kleur. Wij zijn daar uiteraard niet mee akkoord. De producent wist op voorhand dat wij stoelen voor een horeca-ruimte bestelden en dat daar vele bezoekers van gebruik zouden maken. Het argument van de producent dat de bekleding van de stoelen onvoldoende bestand zou zijn tegen kleurafzetting van kleding kunnen we dan ook moeilijk aanvaarden. De leverancier treedt ons standpunt bij, doch slaagt er niet in om meer gedaan te krijgen bij de producenten. Hij werd ondertussen twee maal
formeel in gebreke gesteld. De definitieve oplevering heeft nooit plaats gevonden en de borg van de leverancier staat nog steeds geblokkeerd. Omdat er geen uitzicht meer is op een oplossing in dit dossier hebben wij het dossier toevertrouwd aan een advocaat. Hij zal eerst nog een minnelijke poging ondernemen om tot een aanvaardbare oplossing te komen, maar indien de leverancier en vooral de producent geen dading wenst te sluiten dan zal een gerechtelijke procedure onvermijdelijk worden. Besluit Artikel 1 De raad van bestuur verleent machtiging om in rechte op te treden tegen de leverancier, en bij uitbreiding de producent, van de in 2012 geleverde stoelen die niet conform zijn met de voorwaarden van het lastenboek. Artikel 2 Het directiecomité wordt belast met de uitvoering van dit besluit.
4.
IGEAN dienstverlening: jaarvergadering 20 juni 2014 (goedkeuring agenda, aanduiding afgevaardigde en vaststelling mandaat) - goedkeuring
Aanleiding Voorwerp van het besluit De raad van bestuur wordt voorgesteld om een afgevaardigde aan te duiden voor de algemene vergadering van IGEAN dienstverlening en het mandaat van deze afgevaardigde vast te stellen. Voorgeschiedenis Op 17 april 2014 hebben we per aangetekend schrijven een uitnodiging ontvangen van de intergemeentelijke vereniging IGEAN dienstverlening voor de jaarvergadering van 20 juni 2014. Juridische gronden Artikel 44 van het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking De benoeming en de vaststelling van het mandaat van de vertegenwoordiger(s) moet voor elke algemene vergadering herhaald worden. Bijlage(n) Uitnodiging Besluit Artikel 1 Er wordt kennis genomen van de agenda van de jaarvergadering van de intergemeentelijke vereniging IGEAN dienstverlening van 20 juni 2014, die er als volgt uit ziet: 1. verslag van de raad van bestuur over het boekjaar 2013; 2. verslag van de commissaris-revisor over het boekjaar 2013; 3. jaarrekening 2013 4. kwijting aan de bestuurders en commissaris-revisor over het boekjaar 2013 5. benoeming van een bestuurder voor de Provincie Antwerpen
6. benoeming van een bestuurder met raadgevende stem Artikel 2 De vertegenwoordiger van Pontes die zal deelnemen aan de jaarvergadering van IGEAN dienstverlening op 20 juni 2014 wordt opgedragen haar stemgedrag af te stemmen op de besluiten van de raad van bestuur van heden inzake onderhavige aangelegenheid.
Artikel 3 (geheime stemming) Mevrouw Sadia Choukri, lid van de raad van bestuur, wordt aangewezen als volmachtdrager om namens de intergemeentelijke vereniging Pontes deel te nemen aan de zitting van de jaarvergadering van de intergemeentelijke vereniging IGEAN dienstverlening op 20 juni 2014.
5.
IGEAN milieu en veiligheid: jaarvergadering 20 juni 2014 (goedkeuring agenda, aanduiding afgevaardigde en vaststelling mandaat) - goedkeuring
Aanleiding Voorwerp van het besluit De raad van bestuur wordt voorgesteld om een afgevaardigde aan te duiden voor de algemene vergadering van IGEAN milieu en veiligheid en het mandaat van deze afgevaardigde vast te stellen. Voorgeschiedenis Op 17 april 2014 hebben we per aangetekend schrijven een uitnodiging ontvangen van de intergemeentelijke vereniging IGEAN milieu en veiligheid voor de jaarvergadering van 20 juni 2014. Juridische gronden Artikel 44 van het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking De benoeming en de vaststelling van het mandaat van de vertegenwoordiger(s) moet voor elke algemene vergadering herhaald worden. Bijlage(n) Uitnodiging Besluit Artikel 1 Er wordt kennis genomen van de agenda van de jaarvergadering van de intergemeentelijke vereniging IGEAN milieu en veiligheid van 20 juni 2014, die er als volgt uit ziet: 1. verslag van de raad van bestuur over het boekjaar 2013; 2. verslag van de commissaris-revisor over het boekjaar 2013; 3. jaarrekening 2013 4. kwijting aan de bestuurders en commissaris-revisor over het boekjaar 2013 5. benoeming van een vervangend lid adviescomité veiligheid voor de gemeente Schilde Artikel 2 De vertegenwoordiger van Pontes die zal deelnemen aan de jaarvergadering van IGEAN milieu en veiligheid op 20 juni 2014 wordt opgedragen haar stemgedrag af te stemmen op de besluiten van de raad van bestuur van heden inzake onderhavige aangelegenheid.
Artikel 3 (geheime stemming) Mevrouw Sadia Choukri, lid van de raad van bestuur, wordt aangewezen als volmachtdrager om namens de intergemeentelijke vereniging Pontes deel te nemen aan de zitting van de jaarvergadering van de intergemeentelijke vereniging IGEAN milieu en veiligheid op 20 juni 2014.
6.
PROVANT: jaarvergadering 27 juni 2014 (goedkeuring agenda, aanduiding afgevaardigde en vaststelling mandaat) - goedkeuring
Aanleiding Voorwerp van het besluit De raad van bestuur wordt voorgesteld om een afgevaardigde aan te duiden voor de algemene vergadering van het OFP PROVANT en het mandaat van deze afgevaardigde vast te stellen. Voorgeschiedenis Op 11 juni hebben we per mail een uitnodiging ontvangen van IBP “OFP PROVANT” voor de jaarvergadering van 27 juni 2014. Juridische gronden Artikel 22, §3, 5° van de statuten De benoeming en de vaststelling van het mandaat van de vertegenwoordiger(s) wordt bepaald door de raad van bestuur. Bijlage(n) Uitnodiging Besluit Artikel 1 Er wordt kennis genomen van de agenda van de algemene vergadering van OFP PROVANT van 27 juni 2014, die er als volgt uit ziet: 1. Goedkeuring verslag van de algemene vergadering van 17 december 2013; 2. Wijzigingen samenstelling raad van Bestuur en Algemene vergadering, goedkeuring; 3. Nieuwe aansluitingen OFP PROVANT, bekrachtiging beheersovereenkomsten; 4. Wijziging statuten, goedkeuring 5. Jaarrekening OFP PROVANT en jaarverslag van de Raad van Bestuur aan de Algemene Vergadering, goedkeuring; 6. Verslag van de heer Piet Vermeeren, erkende commissaris; 7. Wijziging beheersovereenkomst, goedkeuring; 8. Toelichting VIA 4, pensioenplan en financieringsplan voor VIA 4; 9. Overzicht portefeuille OFP PROVANT, performantie vermogenbeheerders; 10. Kwijting aan de bestuurders voor het boekjaar 2013; 11. Kwijting aan de erkende commissaris voor het boekjaar 2013; 12. Varia.
Artikel 2 De vertegenwoordiger van Pontes die zal deelnemen aan de jaarvergadering van PROVANT op 27 juni 2014 wordt opgedragen haar stemgedrag af te stemmen op de besluiten van de raad van bestuur van heden inzake onderhavige aangelegenheid. Artikel 3 (geheime stemming) Tom Wustenberghs, algemeen directeur, wordt aangewezen als volmachtdrager om namens de intergemeentelijke vereniging Pontes deel te nemen aan de zitting van de jaarvergadering van het autonoom provinciebedrijf PROVANT op 27 juni 2014. 7.
Financiën: tariefreglement crematies (wijziging) - goedkeuring
Op de vraag of dit tarief enkel van toepassing is voor het OCMW van Antwerpen antwoordt de directeur dat het tarief geldig is voor alle ocmw’s van de aangesloten gemeenten. Het OCMW van Antwerpen is weliswaar de voornaamste speler. Een ander raadslid vraagt wie er bedoelt wordt met OCMW gerechtigden waarop de algemeen directeur verduidelijkt dat het gaat over de personen die begeleidt worden door het OCMW. Bijvoorbeeld personen die leven met een leefloon. Dit moet uiteraard kunnen gestaafd worden. Aanleiding Voorwerp van het besluit De raad van bestuur wordt voorgesteld om een wijziging van het tariefreglement voor crematies goed te keuren. De wijziging betreft de invoering van een sociaal tarief. Voorgeschiedenis De raad van bestuur heeft op 17 januari 2013 de tarieven vastgesteld voor de crematies. Juridische gronden Artikel 62 van het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking en artikel 22, §3, 2° van de statuten De raad van bestuur is bevoegd voor het vaststellen van de tarieven. Besluit van 17 januari 2013 van de raad van bestuur houdende vaststelling van de tarieven voor crematies en afscheidsplechtigheden De raad van bestuur heeft de tarieven vastgesteld van de crematies en de afscheidsplechtigheden. Bijlage(n) Tariefreglement crematies en afscheidsplechtigheden
Motivering PONTES is tot op heden de enige beheerder van crematoria die nog geen sociaal tarief heeft ingevoerd voor de crematie van personen die cliënt zijn bij het OCMW. Om tegemoet te komen aan een vraag uit de uitvaartsector stelt het directiecomité voor om – naar analogie met andere crematoria – eveneens een sociaal tarief in te voeren. De voorwaarde is evenwel dat het sociaal tarief alleen kan toegekend worden voor personen, die cliënt zijn van een OCMW van de aangesloten gemeenten en voor zover de overledene, zijn
nabestaanden of derden over geen financiële middelen beschikken om de kosten verbonden aan de uitvaart, te dragen. Het betrokken OCMW is ertoe gehouden steeds een attest af te leveren waaruit blijkt dat aan voornoemde voorwaarde is voldaan.
Financiële weerslag De invoering van het sociaal tarief heeft een belangrijke impact op de inkomsten van PONTES. Er moet rekening gehouden worden met een jaarlijks ongeveer 500 crematies van overledenen, die cliënt zijn van het OCMW en die over onvoldoende financiële middelen beschikken. Bijgevolg zal PONTES ongeveer € 75.000,- minder inkomsten genereren.
Besluit Artikel 1 In artikel 3, 1° van het besluit van de raad van bestuur van 17 januari 2013 wordt een bijkomend lid ingevoegd, waarvan de tekst luidt als volgt: “d) een tarief van 325,- EUR, inclusief BTW, voor een crematie van een overledene, woonachtig in een bij PONTES aangesloten gemeente en die cliënt is van een OCMW van een bij PONTES aangesloten gemeente, dat een attest aflevert waaruit blijkt dat de overledene of niemand voor hem over voldoende financiële middelen beschikt om de kosten van de uitvaart te betalen.” Artikel 2 Het directiecomité is belast met de uitvoering van dit besluit en bepaalt de modaliteiten en de inwerkingtreding ervan.
8.
Mededelingen: statistieken april en mei 2014 – kennisgeving
Aanleiding Voorwerp van het besluit Aan de raad van bestuur wordt gerapporteerd over de cijfers van het aantal crematies, plechtigheden en maaltijden tijdens de maanden april en mei 2014. Juridische gronden Artikel 22 van de statuten De raad van bestuur geniet de meest uitgebreide bevoegdheid om alle daden van bestuur en beschikking te stellen in verband met de doelstelling van de vereniging. Bijlage(n) Statistieken april en mei 2014
Besluit Enig artikel
Er wordt kennis genomen van de cijfers van het aantal crematies, plechtigheden en maaltijden tijdens de maanden april en mei 2014.
