Overlegvergadering van het College van Bestuur (CvB) van Stichting Carmelcollege met de Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad (GMR) Datum: GMR Personeelsgeleding
GMR OudergeledingLeerlingengeleding
31 maart 2015
Ton Banas, Gerard Blikmans, Richard Fidom, Freek van Oenen, Herman den Ouden, Henk van Orsouw, Harry Paf, Bas Penris, Helma van Puijenbroek, Dick Rietveld (secr.), Ton Siebers (vz.), Remco Westerveld, Debby Wijnreder Franc van Boxtel, Meis van der Heide, Richard Nijkamp Daphne Aarts, Brechtje Mulder, Sultan Yesilay, Lidy Prins, Iris Weelink, Lisa Hagen
College van Bestuur
Romain Rijk (vz), Fridse Mobach (lid)
GMR Bestuursbureau
Carlo Wijering
Notulist
Astrid van der Zee
Waarvan m.k. afwezig
Lisa Hagen, Brechtje Mulder, Sultan Yesilay, Gerard Blikmans en Richard Fidom
1. Opening en vaststelling van de agenda De voorzitter, Romain Rijk, opent de vergadering met een woord van welkom. De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. 2. Mededelingen en ingekomen stukken 2.1 Correctie begroting 2018 Tijdens de afgelopen overlegvergadering is de begroting en de daarin gehanteerde uitgangspunten gepresenteerd aan de GMR. Recent is echter geconstateerd dat in de meerjarenbegroting 2015 – 2018 in het jaar 2018 een fout is opgetreden bij de raming van de OCW-baten. Deze OCW-baten zijn in het inkomstenbestand wel goed berekend, maar bij de doorkoppeling naar het begrotingsbestand heeft een foute verwijzing plaatsgevonden. Ten gevolge hiervan zijn de baten en het exploitatieresultaat, uitsluitend in het jaar 2018, te laag begroot. In voorliggende aangepaste begroting zijn de getallen voor 2018 aangepast. 2.2 Besluitenbrief GMR n.a.v. vergadering 10 februari 2015 In deze besluitenbrief reageert de GMR o.a. op een aantal (voorgenomen) Bestuursbesluiten en vraagt toelichting en/of aanvulling op bepaalde onderdelen. Het CvB heeft schriftelijk gereageerd op de opmerkingen in de Besluitenbrief en deze is toegevoegd bij de vergaderstukken onder dit agendapunt. 2.2.2 Brief Maartenscollege inzake vergoeding Tweede correctie In deze brief berichten docenten van het Maartenscollege aan het CvB dat zij kennis hebben genomen dat stichting Carmelcollege heeft besloten de vergoeding voor de tweede correctie in de huidige vorm te schrappen.
1
2.2.2a Reactie op brief Maartenscollege inzake vergoeding Tweede correctie In deze schriftelijke reactie wordt uitleg gegeven op een aantal vragen uit de besluitenbrief n.a.v. de GMR bijeenkomst van 10 februari jl.. De voorzitter CvB licht dit schrijven ter vergadering mondeling toe: De aanleiding voor het besluit is gelegen in de invoering van de Werkkostenregeling. De vergoeding 2e correctie eindexamens vo is door OC&W m.i.v. 1 januari 2007 ondergebracht in de lumpsum bekostiging. De vergoeding is bedoeld als een tegemoetkoming in de gemaakte kosten en uitdrukkelijk niet bedoeld als vergoeding voor verrichte werkzaamheden. Docenten hebben voldoende mogelijkheden om de kosten m.b.t. de 2e correctie direct voor rekening van de school te laten komen (zoals portokosten en telefoonkosten) of via de bestaande regelingen, op vertoon van bonnen, te declareren (reiskosten). In de memo (bijlage 0.2.l) inzake antwoorden op de brief 2de correcties, diverse vaksecties, d.d. 13 maart van Jan Bruil wordt onder punt 1 opgemerkt dat de besluitvorming via de GMR is gegaan, d.d. 16 december 2014. De GMR merkt op dat deze opmerking niet correct is. Er heeft geen besluitvorming plaatsgevonden d.d. 16 december 2014. Het betrof informatie voor de GMR inzake een voorgenomen bestuursbesluit dat op 4 november 2014 is genomen in de CvB-vergadering. De GMR hecht eraan dat de aanpassing van deze regeling duidelijk(er) wordt gecommuniceerd. Niet via een nieuwsbrief maar bijvoorbeeld via Carmel Actueel of Carmel Magazine. 2.3 Arbeidspool Inleiding Een instelling komt in aanmerking voor de arbeidspool als het overplaatsingsbudget in de eerste twee achtereenvolgende jaren negatief is, waarbij ook naar het derde jaar wordt gekeken. Het overplaatsingsbudget is het geld dat nodig is om mensen te verplaatsen en is verplicht volgens het werkgelegenheidsbeleidsplan. Is het instellen van een arbeidspool een passende maatregel? - Carmelcollege Gouda heeft een personeelsbestand waarbij een solidariteitsbijdrage is toegekend. Het instellen van een arbeidspool lijkt vooralsnog niet het juiste instrument. - Maartenscollege wordt geprobeerd om de personeelsbegroting sluitend te krijgen. Binnen twee jaar moet er een oplossing zijn voor dit probleem. Voor het het instellen van een arbeidspool is het nu nog te vroeg. - Marianum: heeft 3 fte aan ondersteunend personeel boventallig. Een arbeidspool kan helpen bij het nemen van finale beslissingen, maar gezien het vermogen en de stabiliteit van de instelling is een arbeidspool niet noodzakelijk. 2.4 Verlenging contract arbodienst Het contract zal met een jaar worden verlengd. Volgend jaar zal, nadat ook de GMR hierover is geconsulteerd, worden beslist of het contract zal worden voortgezet. Vanuit de GMR wordt opgemerkt dat de arbeidsdeskundige voor de regio Oldenzaal en Hengelo niet voldoet. Het CvB is inmiddels op de hoogte dat een aantal instellingen wel en aantal niet tevreden is. Op dit moment kunnen beide partijen leren van de opgedane ervaringen. Omdat er een groot verschil is in ziekteverzuim bij de instellingen, is ziekteverzuim ook geagendeerd tijdens de halfjaarlijkse managementgesprekken. 2.5 Passend onderwijs en samenwerkingsverbanden; stand van zaken inventarisatie risico’s Leerlingenstromen gaan anders lopen dan in het verleden, dit houdt verband met de geldstromen. Per locatie wordt dit nader geanalyseerd en in beeld gebracht. Doordat de gelden nu rechtstreeks in de kas van het Samenwerkingsverband vloeien wordt inmiddels duidelijk dat hierdoor tonnen minder beschikbaar zijn t.b.v. onderwijs. 2.6 Huisvesting en veiligheid Veiligheidsbeheersplan Het afgelopen jaar is Carmel herhaaldelijk geconfronteerd met tekortkomingen ten aanzien van brandveiligheid van onze schoolgebouwen. Met name ondeugdelijke brandscheidingen en het ontbreken van goed beheer van de brandmelding installatie zijn geconstateerde gebreken die herhaal-
2
delijk voorkomen. De gebreken dienen acuut (binnen 6 weken) te worden uitgevoerd tegen hoge kosten. Als juridisch eigenaar is Carmel verantwoordelijk voor (de aantoonbaarheid van) brandveilige gebouwen. Om de basisveiligheid te waarborgen zal de afdeling H&F een plan van aanpak opstellen voor het ontwikkelen van een veiligheidsbeheersplan en een inventarisatie van brandonveilige situaties. Hierbij wordt niet alleen naar brandveiligheid gekeken maar ook naar legionella, stookinstallaties en elektravoorzieningen. Naar verwachting is dit plan van aanpak medio december 2015 gereed. 2.7 Raet en marktoriëntatie Het contract met Raet is inmiddels, in afgeslankte vorm, voor de duur van een jaar verlengd. Het betreft de salarisadministratie en een aantal andere modules. Er wordt nu gestart met een marktoriëntatie ter voorbereiding op de beleidsbepaling inzake de digitalisering van de personeels- en salarisadministratie op de (middel) lange termijn met als doel het starten van een aanbesteding t.b.v. o.a. een salaris module en een werving & selectie module alsook medewerkerontwikkeling. 2.8 Stand van zaken cao De cao-onderhandelingen verlopen uiterst moeizaam. Een van de oorzaken hiervoor is de wet Werk en Zekerheid die per 1 juli a.s. van kracht wordt. 2.9 Stand van zaken Werkgelegenheidsbeleidsplan Het Werkgelegenheidsbeleidsplan vormt een integraal onderdeel van het totale HR-beleid. Op dit moment is aanpassing in een verkennend stadium. Items die meegenomen worden zijn: - in hoeverre de wet Werk en Zekerheid hierop van invloed zal zijn - in hoeverre men in staat is, in de fase voorafgaand d.m.v. periodieke strategische personeelsplanning, loopbaanbeleid en mobiliteitsbeleid de problemen binnen de instelling op te lossen. Of dat dit in rap tempo leidt tot een nieuw Werkgelegenheidsbeleidsplan? Gevraagd wordt of de Stichting bij invoering van de wet Werk en Zekerheid ook te maken krijgt met de Participatiewet. Het CvB merkt op dat zij hierop terugkomt mocht dit binnen de Stichting gaan spelen. 3. Ingekomen stukken 3.1 Besluitenbrief GMR n.a.v. vergadering 16 december 2014 In deze besluitenbrief informeert het DB/GMR het CvB over de uitkomst van de bespreking van drie dossiers: 1. Begroting 2015 en meerjarenbegroting SCC, geeft de GMR een positief advies af. 2. Uitvoeringsregeling inzet Persoonlijk Budget, gaat de GMR akkoord met deze regeling. 3. Digitalisering Personeelsdossiers, stemt de GMR unaniem in. 3.2 Besluitenbrief GMR n.a.v. vergadering 10 februari 2015 In bovengenoemde besluitenbrief uit het DB/GMR een aantal kritische opmerkingen m.b.t. het voorgenomen bestuursbesluit Herijking functieboeken directie en OOP: Met betrekking tot het functieboek directie uit de GMR haar zorg over het schaal opdrijvend effect voor de hele directie. Het CvB merkt op dat juist het tegendeel hiervan waar is en verwijst naar de meegeleverde memo’s. Het functieboek directie uit 2007 moest worden herijkt omdat het niet voldeed aan de eisen van Fuwasys. De voorwaarden uit het toetsingskader moeten opgenomen worden in de feitelijke functiebeschrijvingen. Hiervoor zijn interviews gehouden met het CvB en vertegenwoordigers per instelling van alle managementlagen. Dat heeft uiteindelijk geleid tot herijking van het functieboek directie en toevoegen van de functiefamilie Directeur Bedrijfsvoering aan het functieboek OOP. De positie van zowel MR als PMR zijn hierdoor juist verstevigd. Er zit geen enkele opdrijvend effect in. Uitgangspunt was dat het moest voldoen aan de eisen van Fuwasys. Het CvB merkt op dat in een recente Conventsvergadering de voorwaarden voor benoeming in de functie van locatie-directeur A met bijbehorende loonschaal 14 is besproken. Dit is op grond van Fuwasys alleen mogelijk als de locatie-directeur minimaal 20% per week werkzaamheden verricht op instellingsniveau. Hier is sprake van een botsing van feitelijke complexiteit en uitkomsten van een model.
3
De GMR merkt op dat een vergelijkbare discussie ook reeds in 2008 is gevoerd. Toen ging het over teamleiders die door konden groeien naar schaal 13. Dat was toentertijd “Fuwa-technisch” niet mogelijk maar nu wel. Volgens het laatste functieboek, dat ook door de GMR is geaccordeerd, kan een teamleider inderdaad doorstromen naar functieschaal 13. In overleg met het CvB is dit getoetst door een Fuwa deskundige in de school. Bovenstaande geldt op dit moment voor twee teamleiders. In de bijbehorende memo wordt ook beschreven dat in het geval een schoolleider een aanpassing aanbrengt in het loonhuis, hierover eerst overleg moet plaatsvinden met het CvB en daarnaast moet worden voorgelegd aan de lokale MR. Met betrekking tot de herijking van de directie functies wordt gevraagd ook te kijken naar de positie van de teamleider, omdat deze functie steeds meer van beleidsmatig naar strategisch verschuift. Deze functie staat nog steeds in de kaders vanuit 2000, wellicht is het nodig deze ook te herijken. Voorgesteld wordt om goed te definiëren wat deze functie inhoudt. Het CvB zegt toe, in overleg met de schoolleiders, nog eens goed te zullen kijken naar de essentie van de functie van teamleider en zal hier te gelegener tijd een terugkoppeling van geven. 4. Concept verslag overlegvergadering CvB - GMR d.d. 16 december 2014 Tekstueel: Pagina1, mededelingen 2.2: ”Ten aanzien van de Uitvoeringsregeling Persoonlijk Budget ……men gaat ervan uit dat dit integraal overgenomen wordt”. Toevoegen: “opnemen van verlof gebeurt altijd in overleg met de leidinggevende”. Opgemerkt wordt dat dit in de regeling reeds is verwoord. Pagina 3, agendapunt 6: De titel “Personal Benefits in de Werkkostenregeling” aanpassen in “Bestuursbesluit Werkkostenregeling”. Hiermee wordt het verslag goedgekeurd en vastgesteld. 5. Voorgenomen Bestuursbesluit ‘Competentieprofielen Onderwijs Ondersteunend Personeel’ Bovengenoemd Bestuursbesluit is mede vastgelegd om als richtlijn te gebruiken bij de gesprekkencyclus. Naar aanleiding van de uitgewerkte competentieprofielen onder het kopje leidinggeven en coördinatie zou de GMR graag vernemen welke taken hieronder vallen. Antwoorden en concrete voorbeelden zullen aan de GMR worden verzonden. 6. Koers 2020 De vertaling van Koers 2020 naar het niveau van de scholen luistert nauw. De scholen verschillen onderling zowel in lokale positionering als in hun inhoudelijke en organisatorische ontwikkeling. Iedere school wordt uitgenodigd in het eigen strategisch beleidsplan een bij de school passende vertaling van dit Koersdocument op Stichtingsniveau naar schoolniveau te maken. Koers 2020 is daarbij geen keurslijf, maar wel een duidelijk richtinggevend document. Er hebben vier feedbackbijeenkomsten plaatsgevonden met in totaal 80 deelnemers, wat heeft geleid tot boeiende en goede gesprekken. Op inhoud is veel draagvlak en waardering voor het proces. Naar aanleiding van de feedbackbijeenkomsten is Koers op enkele punten aangepast. Het CvB zal op informele wijze ook extern om feedback vragen, wat reeds is gebeurd bij de LAR Deventer. Dit was een zinnig gesprek, waarbij aandacht werd gevraagd voor een aantal zaken die explicieter mogen worden beschreven. Het CvB heeft ook met de Inspectie gesproken. De Inspectie heeft ook haar waardering uitgesproken, maar is tevens zeer benieuwd naar de invulling. Het Convent wordt gevraagd, t.b.v. de managementgesprekken die dit voorjaar plaatsvinden, het huidige koersplan te verrijken met aanvullingen van Koers 2020 vanuit de context van de eigen school. Het CvB roept de MR op om hierover met de schoolleiding in gesprek gaan. Het Koers document spreekt ook veel over de leerling. Vanuit de leerling geleding wordt opgemerkt dat in Koers 2020 veel wordt geschreven over de leerling. Echter moet deze leerling niet te vrij worden. Het is een én én verhaal. Gepersonaliseerd leren kan, maar wel binnen de context van de school. Van belang is om het evenwicht weer voor het daglicht krijgen. Het voorgenomen bestuursbesluit rond Koers 2020 zal in de juni vergadering worden voorgelegd.
4
7. Carmel & ICT Formatie & Organisatie Locatie keuze Alvorens men over gaat tot bespreking van dit agendapunt, verontschuldigt het CvB zich voor de late toezending van de bijlagen. Het CvB verwacht ook niet dat de GMR vandaag inhoudelijk zal reageren. Van belang is dat de stukken nu worden gepresenteerd omdat hier de route begint van het hele (besluitvormings)proces. Vervolgens wordt een korte mondelinge toelichting gegeven bij het lezen van de stukken: Bijlage procesinformatie Deze informatie is vooral bedoeld voor de schoolleiding omdat doorontwikkeling van de secundaire processen voor een aantal collega’s gevolgen kan hebben. Deze memo kan als onderlegger (proces memo) dienen bij het informeren van de medewerkers. Memo adviesaanvraag inhoudelijk In deze memo wordt de ICT afdeling beschreven. De beschrijving van de afdeling is bedoeld voor een goede technische infrastructuur. Deze is ook terug te vinden in het organogram. In bijgevoegd functieboek worden o.a. de functies omschreven met bijbehorend takenpakket. De werkzaamheden beslaan ca. 25 fte. Dit houdt in dat er uiteindelijk minder collega’s benodigd zijn. Onderdeel hiervan is de beschrijving van de maatregelen welke genomen moeten worden om dit proces correct te laten verlopen. Het CvB hecht eraan dat betreffende collega’s voor de zomer duidelijkheid krijgen. Op dit moment wordt al samengewerkt in een opmaat naar 1 januari 2016. Voorgenomen Bestuursbesluit ICT organisatie en formatie Stichting Carmelcollege (advies aanvraag voor de GMR) Aan dit voorgenomen besluit moet nog een ‘was-wordt tabel’ worden toegevoegd. Door lijnen te trekken is te zien hoe de huidige functie verloopt naar de toekomstige functie. De GMR merkt op dat m.b.t. het aantal fte’s structurele denkfouten worden gemaakt. Voorgesteld wordt om hierover nog nader overleg te hebben. Het CvB geeft aan vertrouwen te hebben in de personen die in allerlei werkgroepen zitten. Al met al is dit een spannende route omdat er overgestapt wordt van instellings- naar stichtingsniveau. In de besluitenbrief n.a.v. de GMR vergadering d.d. 10 februari jl. worden naast een aantal adviezen ook vragen gesteld. - Ten behoeve van de aanbesteding ICT-verbindingen is noch in de adviescommissie, noch in de gunningscommissie plaats voor een GMR-vertegenwoordiger. Het CvB is hierover reeds in overleg getreden met de MR van het bestuursbureau. Men is van mening dat hoe eerder deze man of vrouw bij dit proces betrokken wordt des te beter het is. - De office 365-werkgroep is te weinig bijeen geweest om een soepele uitrol te kunnen garanderen. Het CvB merkt op dat Office 365 later zal worden uitgerold. Zorgvuldigheid gaat hier voor snelheid. De GMR merkt verder op dat de centrale ICT organisatie zal worden gehuisvest in Hengelo. Men mist echter de overwegingen van de projectgroep voor deze locatiekeuze. Het CvB licht toe dat men tot dit besluit is gekomen vanwege reisafstand en de daarmee gepaard gaande reiskosten. De andere overweging is meer van kwalitatieve aard, dat deze afdeling volledig onderdeel moet zijn van de Stichting en van het bestuursbureau. De afdeling is onderdeel van het managementteam van het bestuursbureau. Ook op organisatorisch gebied is de positionering handiger in Hengelo dan bijvoorbeeld Deventer. 8. Fondsenstructuur In het Beraad Bedrijfsvoering is de herziening van de fondsenstructuur een vast agendapunt. Ook het Beraad Werkgeverschap is meegenomen in de denkbeelden die nu bestaan rondom de voorgenomen aanpassingen. De controller licht de laatste stand van zaken middels een presentatie toe. De presentatie zal toegevoegd worden aan de vergaderstukken op het platform van intranet.
5
9. Voorlopige jaarcijfers 2014 In de vergadering van de Raad van Toezicht van 4 maart jl. zijn de voorlopige jaarcijfers 2014 op stichtingsniveau gepresenteerd (rapportage 4e kwartaal). Thans voorliggende cijfers zijn nog niet definitief, omdat de accountantscontrole nog niet is afgerond. In een korte presentatie informeert de controller de vergadering, waarbij tevens wordt stilgestaan bij de verschillen tussen begroting en realisatie. De presentatie zal toegevoegd worden aan de vergaderstukken op het platform van intranet. 10. Activiteitenplan GMR 2015 Het CvB heeft met grote belangstelling en waardering kennis genomen van het Activiteitenplan 2015. 11. Rondvraag en sluiting Ouder portaal van SOM Today De GMR merkt op dat over dit portaal veel onvrede heerst bij ouders, leerlingen en leerkrachten. Men heeft behoefte aan een betere uitleg. Is het mogelijk om hier centraal iets mee te doen? Het CvB zal deze opmerking voorleggen aan de applicatiebeheerders. Zoiets is niet in de Stichting gebundeld, ook wat dit aangaat is het wenselijk om meer samen op te trekken. De GMR zal hierover nader worden geïnformeerd. Personal Benefits Het huidige convenant is minder uitgebreid. Is de toelichting die16 december 2014 bij de stukken was gevoegd nu niet meer geldig? Het CvB zal ook deze vraag intern voorleggen en ook hierover zal de GMR nader worden geïnformeerd.
6
