GMR Amstelwijs, stichting voor openbaar primair onderwijs Verslag van de Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad van Amstelwijs Datum bespreking
: 04-11-2013
Opgesteld door Plaats bespreking
: Mieke Wenstedt : Bouwerij 102
Aanwezig : GMR voorzitter: Marcel Blommestijn (O) Jan Hekman Secretaris: Mieke Wenstedt (P) M.L. King 1e Amstelveense Montessori: Madelein Smits-Peute (P), Annette de Geus (O) 2e Amstelveense Montessori: Nienke Wolkers (P) Piet Hein: Bart Hellendoorn (O), Marion van Rossenberg (P) Martin Luther King: Jan Kemmeren (O) Pionier: Annelies Appelman (O), Martine Buchter (P) Michiel de Ruyter: Linda Opmeer (P) De Schakel: Nanda Bocxe (P), Nancy Optenkamp (O) Wending: Irene Koehorst (P), Sorayda Swinkels, (O) Westwijzer: Kwarley Quartey ((O), Carin van Wiltenburg (P) Zwaluw: Ingrid van Blaaderen (P) Afwezig met bericht: Annemarieke Volkstedt, Zwaluw (O) Vacature: Oudergeleding 2e Amstelveense Montessori, Oudergeleding Michiel de Ruyter, Personeelsgeleding Jan Hekman Zonder bevoegd gezag 1. Opening en vaststelling agenda. De voorzitter opent de vergadering en heet het personeelslid van de Michiel de Ruyter en het ouderlid van de Piet Hein welkom. De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. 2. Mededelingen Van de secretaris: - de nieuwe website van Amstelwijs is in de lucht. Daarop staan de namen van de voorzitter en de secretaris met het mailadres en de vergaderdata van de GMR. De leden van de GMR staan niet meer met naam vermeld. Ook zijn daar te vinden de goedgekeurde verslagen, het reglement en de statuten. - De afgetreden voorzitter en secretaris bedanken voor het ontvangen presentje. - Ook dit jaar biedt de Vereniging Openbaar Onderwijs (VOO) de avondcursus MRStart aan. De inhoud bestaat uit: de verplichtingen in het (G)MR-Statuut en Reglement, de instemmings- en adviesbevoegdheden, de formele en informele positie van de (G)MR, effectief invloed uitoefenen op beleid en het jaarplan. De GMR-leden geven op de presentielijst aan of ze geïnteresseerd zijn. Afhankelijk van het aantal deelnemers kan het op de Bouwerij plaatsvinden. 3. Verslag, besluitenlijst GMR vergadering 16-09-2013 Het verslag wordt ongewijzigd goedgekeurd. De secretaris vult aan dat er geen namen meer in het verslag genoemd worden. De Besluitenlijst is ongewijzigd vastgesteld. 1
GMR Amstelwijs, stichting voor openbaar primair onderwijs 4. Voortgang actiepuntenlijst - punt 140 (Statuten en Reglement), 185 (jaarverslag GMR) en 191 (werkgroep formatie) blijven staan en komen op de agenda van 9 december 2013. - punt 178 (Kwaliteitsmonitor) wordt verschoven naar februari 2014. - punt 190 (aanpassingen Strategisch Beleidsplan): dit zal worden nagevraagd bij de Directeur-Bestuurder 5. Uitgaande/inkomende post Er is geen uitgaande/inkomende post. 6. Begroting 2014 Amstelwijs toelichting werkgroep Dank aan de werkgroep financiën voor de snelle en duidelijke verslaglegging en de meegestuurde achtergrondinformatie. De leden van de werkgroep informeren de vergadering over de gevolgde werkwijze. Zij geven aan dat het een complex stuk is en dat ze niet pretenderen compleet te zijn geweest. Zij waarderen de duidelijke toelichting van de financieel deskundige van Amstelwijs. Hun conclusie is dat er in de begroting geen rare dingen staan. Over een specifiek project werd weinig duidelijkheid verschaft door de deskundige. Ook de invulling van de pot Strategisch Beleid en Projecten (€ 90.000) is niet helemaal duidelijk en vraagt meer transparantie. De werkgroep verbaasde zich over de besluitvorming van de begroting binnen Amstelwijs. Voor de begroting is door de Directeur-Bestuurder voor een afwijkende behandeling gekozen, namelijk eerst GMR en daarna de Amstelwijs directeuren. De voorzitter geeft aan dat, mede n.a.v. vragen van GMR-leden, hierover contact is geweest met de Directeur-Bestuurder en dat de leden via de mail hierover geïnformeerd zijn.. De Directeur-Bestuurder zal gevraagd worden een en ander toe te lichten en dan besluit de vergadering daarna of er een uitspraak over de Begroting gedaan zal worden. De suggestie uit de vergadering om in voorkomend geval de GMR-vergadering te verplaatsen zal meegenomen worden. 7. Voorbespreken Begroting 2014, Bestuursjaarplan en Voortgangsrapportages II en III Begroting 2014 De vragen en antwoorden zijn opgenomen in agendapunt 8 Bestuursjaarplan Enkele punten uit het Bestuursjaarplan komen ter sprake tijdens de bespreking van de Voortgangsrapportages bij punt 9. Er zijn geen specifieke vragen. Voortgangsrapportages II en III De vragen en de antwoorden zijn verwerkt in agendapunt 9.
2
GMR Amstelwijs, stichting voor openbaar primair onderwijs Met bevoegd gezag. 8. Toelichting van de Directeur-Bestuurder op de Begroting 2014 Presentatie Directeur-Bestuurder a. Lumpsum financiering b. Gelden komen op bestuursniveau binnen (bewuste keus overheid) c. Geen koppeling tussen inkomsten en uitgaven (oude “potjes” denken) d. Geen kasstelsel, maar baten en lasten e. Kengetallen - liquiditeit f. Voorschriften overheid jaarrekening g. Vuistregel maximaal 80-85% personele lasten h. Binnen Amstelwijs 4,5% formatie naar bovenschools Ad a: Lumpsum financiering is ingevoerd in 2005. Dit betekent dat de Nederlands overheid aan de scholen vrijheid geeft in de besteding van de overheidsfinanciering. Besturen van scholen krijgen een vergoeding op grond van het aantal ingeschreven leerling op 1 oktober in euro's (gecorrigeerd op de leeftijdsopbouw van het personeel). Echter het betekent ook een boekhoudkundige verandering. Alle middelen moeten in het betrokken jaar worden besteed. Er mag niet meer gespaard worden. Ad. b: gelden komen op bestuursniveau, Amstelwijs binnen. Deze kan bepalen waaraan zij dit budget gaat besteden. Over de verdeling (bv. wel/niet toepassen van adjuncten) worden afspraken gemaakt met de directeuren. In deze begroting heeft er geen wijziging in de verdeling van de middelen plaatsgevonden. Ad. c: er zijn geen potjes meer. De inkomsten liggen vast en over de uitgaven heb je de vrijheid om zelf keuzes te maken wat betreft de inrichting van het onderwijs. Hierdoor kunnen Interne Begeleiders betaald worden uit het reguliere budget en niet vanuit de zorggelden. De gemeentelijke subsidies en enkele landelijke subsidies (bv. cultuur) zijn wel geoormerkt; de prestatiebox niet. Ad. d: op landelijk en gemeentelijk niveau worden de financiën geregeld via het kasstelsel. Binnen onderwijsstichtingen, zoals Amstelwijs, betreft het een baten en lasten stelsel. Dit leidt ertoe dat investeringen van € 1000 worden afgeschreven over een periode van 5 jaar (ieder jaar € 200) in plaats van in 1 jaar €1000. Het baten en lasten stelsel brengt ook met zich mee dat nauwgezet op de geldstromen moet worden gelet. Op het moment dat Amstelwijs een investering wil doen moet hiervoor het geld beschikbaar zijn. Ad. e: per school blijft na aftrek van de vaste uitgaven (personeel, materiaal en diversen) een investeringsruimte over. Daarmee kan een school grotere uitgaven doen (bv. ICT) en dat bedrag wordt dan in een aantal jaren afgeschreven. De directeuren zijn van hun investeringsruimte op de hoogte. Amstelwijs kan deze investering betalen omdat er voldoende geld op de bank (= liquiditeit) staat (liquiditeitsratio). Ad f: de Overheid schrijft voor hoe Amstelwijs de jaarrekening vorm moet geven en hoe deze gestructureerd moet worden. Ad. g: de recente reorganisatie was te wijten aan het overschrijden van de personele lasten. Amstelwijs zit nu weer binnen de ‘vuistregel’ op 83 %. Ad. h: de Amstelwijs begroting gaat uit van ca 4,5% bovenschoolse formatie. Hierbij worden additionele middelen niet meegeteld. Dus de gelden voor bv. de prestatiebox, Kwaliteitsimpuls, Brede School en subsidies zijn buiten de 4,5% gehouden. Toch kost de verantwoording naar instanties Amstelwijs veel tijd en geld. 3
GMR Amstelwijs, stichting voor openbaar primair onderwijs Strategisch Beleidsproject De Directeur-Bestuurder geeft uitleg over de financiën van een Strategisch Beleidsproject, het ICT-Project op de 1e Amstelveense Montesorrischool. De besteding van Amstelwijs aan dit project is terug te vinden in Voortgangsrapportage II. Omdat voor dit project Amstelwijs middelen worden aangewend benadrukt de vergadering het belang van onderlinge kennisoverdracht binnen Amstelwijs ten aanzien van dit project. De volgende vragen zijn behandeld: A: Waarom is de juiste volgorde van besluitvorming (conform de afspraken in de vorige vergadering) niet gevolgd. Antwoord: De Begroting is het enige stuk dat in één maand door alle partijen besproken moet worden. Indien de reguliere besluitvorming gevolgd zou worden zou dit niet passen binnen deze maand. In de jaarplanning 2014-2015 zal de juiste volgorde worden opgenomen. Op 12 november wordt de Begroting 2014 Amstelwijs besproken in het Directeuren Overleg. Afgesproken wordt dat als daar wezenlijke veranderingen worden voorgesteld, dan komt de Begroting terug in de GMR-vergadering. De Directeur-Bestuurder vindt, evenals de Raad van Toezicht, dat in een professionele cultuur het product centraal moet staan en niet de procedure: samen komen tot een goede begroting. De GMR-leden onderschrijven dit, maar vragen wel om de afgesproken besluitvormingsprocedure (vergadering 04-11-2013) te handhaven. Dit geeft de GMR ook houvast over het draagvlak van de door de Directeur-Bestuurder ingebrachte stukken. B: De GMR wenst meer inzicht in de herkomst van baten en de besteding daarvan. Hoe is de relatie daartussen en hoe worden keuzes gemaakt? Hoe wordt het verschil tussen de bedragen aangewend? Antwoord: Zoals aangegeven mag Amstelwijs grotendeels een eigen verdeling van de baten bepalen. Er is dan ook geen directe relatie tussen de herkomst van de baten en de besteding ervan. Verdeling van de baten wordt besproken in het Directie Overleg. De GMR heeft instemmingsrecht hierop. Bijvoorbeeld om de gelden van de prestatiebox in te zetten voor materiële bestemmingen i.p.v. personele. Om de getallen te kunnen vergelijken is ook over 2013 de verschuiving van posten toegevoegd (pag. 10). De Amstelwijs Begroting geeft de grote lijnen aan, daarnaast heeft iedere school zijn eigen begroting met specificaties. Het bedrag van het herontwerp van het Bestuurskantoor staat in het Bestuursjaarplan. In de nabije toekomst zal ook de besteding van 4,5 % voor het bestuurskantoor helder worden. Het gaat daarbij om personele veranderingen. Dit punt komt in een volgende GMR-vergadering op de agenda. C: Om de Begroting goed te kunnen begrijpen moeten ook de cijfers in de Voortgangsrapportages en in het Jaarplan bekeken worden. Kan dit anders? Antwoord: Het format van de Begroting is gewijzigd. Zoals aangegeven schrijft ook de Overheid voor hoe Amstelwijs de jaarrekening vorm moet geven, hoe je moet structureren Het uiteindelijk doel is dat de begroting transparanter wordt en meer duidelijkheid geeft over mogelijke verschuivingen van budgetten. De werkelijke realisatie van voorzieningen en bestedingen wordt, in de toekomst, conform hetzelfde format gerapporteerd in de Voortgangsrapportages. Het jaarplan geeft
4
GMR Amstelwijs, stichting voor openbaar primair onderwijs een vooruitblik op mogelijke uitgaven Ook hierin zal hetzelfde format worden gehanteerd. D: Hoe worden innovatieprojecten gefinancierd en hoe kunnen we de besteding van die post volgen? Antwoord: Innovatie projecten worden gefinancierd vanuit het budget voor Strategisch Beleidsprojecten in de Begroting (€ 90.000). De besteding kan worden gevolgd in de Voortgangsrapportages. E: Op meerdere punten (reorganisatie € 40.000, samenwerkingsverband € 200.000) is er sprake van vrijval. Zijn deze bedragen begroot en hoe worden ze ingezet? Antwoord: Het bedrag van het samenwerkingsverband is ondergebracht bij aanvullende zorgmiddelen (pag. 10). De huidige rugzakgelden komen straks terug in het zorgbedrag per leerling. Voor het SBO blijft de huidige bekostiging dit jaar bestaan; er is alleen de vraag of de ambulant begeleiders een rol krijgen in het nieuwe samenwerkingsverband. Vanuit het Samenwerkingsverband gaat Amstelveen er financieel op vooruit. Op 1 februari moet het Ondersteuningsplan klaar zijn en komt er meer duidelijkheid. De verdeling van het totaalbedrag per 1 augustus zal besproken worden met de directeuren en aan de GMR ter instemming worden voorgelegd. Dit kan aan de hand van het Bestuursformatieplan in april/mei besproken worden. 9. Toelichting van de Directeur-Bestuurder op de Gesprekscyclus Wat betreft het tijdpad van de gesprekken bestaat het ideaal plaatje voor directie en leerkracht uit drie gesprekken per jaar. Eén gesprek per jaar is het minimum. Het is de leerkracht die er toe doet en dus moet er sprake zijn van maatwerk waarop de frequentie van de gesprekken is afgestemd. De Directeur-Bestuurder legt de nadruk op het beperken van het aantal doelen (3 à 4). Dit geeft meer focus. In de ondersteunende systemen worden de doelstellingen uit het eerste gesprek automatisch overgenomen in het format van het functioneringsgesprek, in dat gesprek worden de doelstellingen bijgestuurd en in het beoordelingsgesprek wordt bekeken wat wel of niet bereikt is. Binnen drie maanden start de cyclus opnieuw. Hierdoor blijft er sprake van een actuele situatie. 10. De Directeur-Bestuurder geeft antwoord op de gestelde vragen over het Bestuursjaarplan en de Voortgangsrapportages II en III Voortgangsrapportages - De migratie van Parnassys is gedaan en de nascholing volgt. Het vraagt even wat tijd, maar het programma is veel prettiger in gebruik dan ESIS. - ICT project 1e Amstelveense Montessori: In de Voortgangsrapportage wordt aangegeven dat: “Inmiddels is volledige commitment van de MR om verder te gaan met het project”. Dit is niet conform de uitspraak van de MR. Deze betrof: “Wij vertrouwen het team in het verder invullen van het concrete onderwijskundige kader en wij wachten dat af.” De GMR vraagt de DirecteurBestuurder in toekomstige communicatie het MR besluit als uitgangspunt te hanteren. De GMR ervaart de toon van de Voortgangsrapportage in sommige gevallen wat te ‘rooskleurig’. Aan de Directeur-Bestuurder wordt gevraagd deze in de toekomst wat neutraler en de inhoud met meer toekomstperspectief te geven. De Directeur-Bestuurder zal daar, als het aan de orde komt, op letten. 5
GMR Amstelwijs, stichting voor openbaar primair onderwijs - Bij het herontwerp Bestuurskantoor wordt er gekeken naar de taken op schoolniveau en op bovenschools niveau. Het opleiden van een interne Verzuim Consulent is onderdeel van dit proces. Als Amstelwijs het vervangingsfonds afstoot en eigen risicodrager wordt, heeft het alleen nog een ARBO-arts nodig. Dat is een kostenbesparing. - Aangezien er sprake is van onvoldoende beleidsvoerend vermogen komt er een nieuw te benoemen HRM-functionaris. Zonder bevoegd gezag. 11.
In stemming brengen Begroting 2014 en Gesprekscyclus Begroting 2014 Als er wijzigingen komen in de definitieve begroting, zal de Directeur-Bestuurder deze aan de GMR doorgeven. De meerderheid van de vergadering geeft een positief advies met de volgende voetnoot: GMR vindt de omvang van dit budget voor Strategische projecten reëel en aanvaardbaar. Echter zij adviseert de Bestuurder een verdergaande transparantie voorafgaand en achteraf toe te passen ten aanzien van de uitnutting van deze budgetpost. Wij moeten constateren dat dit niet altijd even duidelijk is bij de GMR. Tevens hecht de GMR er een groot belang aan dat de vanuit Amstelwijs gefinancierde projecten ook leiden tot een Amstelwijsbrede verbetering of leerervaring, zodat ook andere Amstelwijsscholen kunnen profiteren van innovatieprojecten op een afzonderlijke Amstelwijsschool. Dit lijkt ook in lijn met de benaming van deze budgetpost namelijk Strategische Beleidsprojecten. Gesprekscyclus De PGMR stemt in met het gewijzigd beleid Gesprekscyclus.
12. Vaststellen Kascommissie en Werkgroep Statuten De kascommissie bestaat uit de dames Koehorst en Wolkers. De werkgroep Statuten en Reglement wordt gevormd door de dames van Rossenberg, van Wiltenburg en Wenstedt en de heer Blommestijn. 13. Rondvraag, w.v.t.t.k - De oudejaarsborrel van 9 december 2013 wordt gewijzigd in een Nieuwjaarsborrel op 20 januari 2014. - De secretaris verzorgt een cadeautje ter gelegenheid van de geboorte van de zoon van een ex-GMR-lid. - Ook de leden van de Medezeggenschapsraden van de scholen zullen worden uitgenodigd voor de MR-Start-cursus. 14. Afsluiting
6
