OVERLEGVERGADERING RAAD VAN BESTUUR EN OR NOTULEN – Vastgesteld d.d. 25 juni 2014 Vergaderdatum Vergaderplaats
1
2
21 mei 2014 Service Center, Middelburg
Aanwezig: dames Bakhuizen, Van den Dorpel, Van Haasteren, Priester, Van Stee en Van Wallenburg en de heren Van Beekum, Huisman en Van Rijn Afwezig: dames Geelhoed en Versteeg Aanwezig: Raad van Bestuur (RvB): mevrouw Van Belle Aanwezig vanuit MT: mevrouw de Heus Voorzitter: mevrouw Van Belle Notulist: mevrouw Lapré Opening en vaststelling agenda De voorzitter opent de vergadering. Mededelingen OR: - Twee OR-leden zijn afwezig. - De OR heeft binnenkort een gesprek met de bestuurders van enkele vakbonden. In dit jaarlijks terugkerend overleg zal de OR onder andere van gedachten willen wisselen over de ontwikkelingen. RvB: - Per 1 september 2014 start de AVG-poli in het ziekenhuis in Goes. - Het gezondheidscentrum gaat verhuizen naar het voormalig ROC-gebouw in Middelburg.
3
Concept notulen OV 16 april 2014 De notulen worden na tekstuele aanpassing vastgesteld. Naar aanleiding van de actiepuntenlijst in de notulen wordt het volgende besproken: de beleidsuitgangspunten voor het Persoonlijk Ontwikkel Plan zijn gereed. Op basis daarvan wordt nu de regeling POP aangepast. Deze twee stukken zullen gezamenlijk worden besproken op de OV; naar verwachting in het overleg van juli.
4
Dashboard 1e kwartaal 2014 De RvB beantwoordt de vragen van de OR over een aantal onderwerpen in het Dashboard: - ZZP-mix intramurale cliënten - personele inzet in fte’s en de analyse van de plus- (en min)uren. De RvB geeft hierbij aan dat het Dashboard voor de locaties nog niet gereed is, maar zijn voltooiing nadert. - personeelslasten - stand van zaken vervoerskosten
5
Ontwikkeling Arduin Volgens planning zal de nieuwe organisatiestructuur eind juni helder zijn. Allereerst wordt het plan besproken met de Raad van Toezicht, de cliëntenraad en de OR. Na het verwerken van de uitkomsten van deze overleggen zal duidelijk worden hoe de definitieve organisatie eruit komt te zien en wat dan de concrete gevolgen zijn. 1
De nieuwe structuur zal vanuit de cliënten en de medewerkers georganiseerd worden. Binnen de kaders zal er meer eigen regie komen met duidelijke aanspreekpunten. In de organisatieontwikkeling zullen alle functies opnieuw bekeken worden. Er zal gekeken gaan worden naar de aanwezige en benodigde competenties in de nieuwe structuur. Totdat een en ander duidelijk wordt is het echter wel belangrijk om met elkaar in gesprek te blijven over de visie, ook al is er nu wellicht onduidelijkheid over de aanspreekpersoon. Er is nu sprake van een tijdelijke fase waarin de coaches mandatering krijgen. Naar aanleiding van een signaal van de OR zal de RvB binnen het MT aandacht vragen voor zorgvuldige communicatie rondom de nieuwe organisatie ontwikkeling. Het communicatieplan waar aan wordt gewerkt zal in de lijn worden gebracht met de ontwikkeling van Arduin. Op een vraag van de OR geeft de RvB aan dat de veranderingen in de WMO nu geen al te grote gevolgen voor Arduin blijken te hebben, maar dat de ontwikkelingen wel scherp worden gevolgd. 6
Protocol Arbeidsverzuim De OR heeft nog enkele vragen over het protocol. De RvB en de manager PO&O beantwoorden vragen over: -procedure inzake bijzonder verlof, zoals nu beschreven in het protocol -melden verzuim en melden gepland verzuim -inzet budget re-integratie en preventiemaatregelen. Dit wordt ook geagendeerd voor de Arbocommissie. -ondersteuning door Provar van de coaches: gebeurt dit jaar nog, waarna er wordt geëvalueerd.
7
Terugkoppeling vanuit OR(-klankbordgroep) inzake personeelsbijeenkomsten De OR koppelt de opmerkelijkste uitkomsten in algemene bewoording terug aan de RvB, zoals: -aangegeven redenen om al dan niet naar de personeelsbijeenkomsten te gaan; -verbetervoorstellen voor de vorm, inhoud ten terugkoppeling van de bijeenkomsten. De RvB dankt de OR voor de input.
8
ISP Remco Mostert geeft ter vergadering een presentatie over het nieuwe ISP. Er loopt een pilot op een locatie en stapsgewijs wordt er toegewerkt naar een definitief nieuw ISP.
9
Nagekomen punten Er zijn geen nagekomen punten.
10
Rondvraag + sluiting Op vragen van de OR geeft de RvB de volgende reacties: -Stand van zaken klachten BIOS: BIOS geeft aan dat niet Arduin, maar uitsluitend de cliënten diens gesprekspartners zijn. 2
-Algemeen gesteld is vereist dat alle medewerkers voorbehouden handelingen moeten kunnen verrichten bij cliënten. De cliënt staat centraal en het ondersteuningsplan moet gevolgd worden. Individuele knelpunten bij medewerkers moeten individueel opgelost worden. -Conform nieuwe wetgeving is iedereen die een taxi bestuurt verplicht om het BSN-nummer in te voeren. De OR is kritisch als het gaat om privacy gevoelige informatie, maar begrijpt van de RvB dat er geen lijsten bestaan of worden gemaakt van de gegevens van medewerkers. -De RvB neemt de opmerking van de OR mee dat bij de verschillende diensten op de verschillende websites problemen zijn met de toegankelijkheid. In bepaalde gevallen conflicteren ze ook met elkaar. -Naar aanleiding van een signaal van de OR geeft de RvB aan dat het belangrijk is om na een verhuizing het verhuisprotocol te volgen en na afloop goed te evalueren. Eventuele opmerkelijke zaken kunnen bij de evaluatie worden aangegeven. De RvB zal dit punt ook terugkoppelen binnen het MT. -De OR heeft via diverse kanalen vernomen dat de bruto fietsregeling gaat verdwijnen. De RvB zal dit nagaan en de vraag meenemen.
ACTIEPUNTENLIJST: ZIE BIJLAGE
3
Nr 1
Naar aanleiding van: v.a. OV aug ‘13
Actiepunten + afspraak
Actor
Intern communicatieplan (inclusief richtlijnen Social Media)
RvB
2
OV feb ‘14
Stand van zaken 4 aandachtsgebieden Mobiliteitscentrum Komt in september 2014 weer op agenda.
RvB
3
OV mrt ‘14
Beleidsuitgangspunten POP + nieuwe POP-regeling juli op OV beide stukken bespreken (beleidsuitgangspunten en aangepaste regeling)
RvB
4
OV mei ‘14
Antwoord op vraag van de OR of de bruto fietsregeling verdwijnt
RvB
5
OV mei ‘14
Terugkoppeling door RvB na signaal van de OR over ontoegankelijke en conflicterende diensten op de diverse websites
RvB
Versie 21 mei 2014 – kopie aan directiesecretariaat
4
5
