OVERLEGVERGADERING RAAD VAN BESTUUR EN OR NOTULEN – Vastgesteld d.d. 26 februari 2014 Vergaderdatum Vergaderplaats
1
22 januari 2014 Service Center, Middelburg
Aanwezig: OR-leden dames Bakhuizen, Van den Dorpel, Geelhoed, Van Haasteren, Priester, Van Rijn, Van Stee, Versteeg en Wallenburg de heren Van Beekum, Huijsman Afwezig: mevrouw Wallenburg Raad van Bestuur (RvB): mevrouw Van Belle MT: mevrouw de Heus Voorzitter: mevrouw Van Belle Notulist: mevrouw Lapré Opening en vaststelling agenda De voorzitter opent de vergadering. De RvB geeft aan dat de Regeling Arbeidsmarkttoeslag vandaag nog niet besproken kan worden. De OR geeft aan wel graag nu reeds wat suggesties mee te willen geven. De OR zou graag als nagekomen punt de gesignaleerde knelpunten willen bespreken, als vervolg op de bespreking hiervan tijdens de OR-training.
2
Mededelingen OR: - De Arbocommissie komt vanmiddag bij elkaar. - De OR stemt in met het ontvangen aangepast Introductieprotocol nieuwe medewerkers. RvB: - Het contract met de communicatiemedewerker wordt per volgende maand beëindigd. Er zal over worden gecommuniceerd richting de medewerkers. Er is nog geen opvolging. Eerst zal de RvB advies vragen over het intern en extern communicatiebeleid. Hoe gaan we gericht verder? Er is nu sprake van een tussenstap. De communicatiemedewerker wordt nu tijdelijk vervangen door een samengestelde groep die zoveel mogelijk doet wat gedaan moet en kan worden. Het directiesecretariaat heeft hier ook een rol in. Zowel intern als extern is het te ingewikkeld, er moeten keuzes in gemaakt worden. De OR geeft aan ook wel ideeën daarover te hebben en zal hier later in overleg op terugkomen. - Marjan Luijk gaat van het directiesecretariaat naar IDUC en er is een nieuwe directiesecretaresse aangenomen.
3
Concept notulen 27 november 2013 De notulen worden vastgesteld. Naar aanleiding van de notulen wordt het volgende besproken: Het in het verzuimprotocol genoemde boekje komt. Door eerdere drukte bij de drukkerij van Arduin is dit nog niet gerealiseerd. Het is wel de bedoeling dat het er komt en de laatste stand wordt gecheckt door de RvB/manager PO&O. Werkoverleg: de OR vraagt of de richtlijnen er al zijn, zoals besproken in de OV van 1
november. En wat de stand van zaken is met betrekking tot ondersteunende diensten. De RvB geeft aan dat: coaches vooral meegekregen hebben dat werkoverleg minimaal vier maal per jaar ingeroosterd moet zijn en gehouden moeten worden en als het niet is dat er dan een melding moet komen dat het niet doorgaan. De richtlijnen, onder andere dat de werkoverleggen ingeroosterd moeten worden, zijn aan de roosteraars meegedeeld. Het overzicht met de communicatiestructuur wordt op dit moment ook aangepast. Deze komt snel op de site. Ter vergadering komt naar voren dat er roosteraars zijn die het niet hebben gekregen. Dit wordt nagegaan door de RvB/manager PO&O. Met betrekking tot het gewijzigd introductieprotocol: aanpassingen zijn doorgevoerd. De instemmingsbrief komt er aan. Naar aanleiding van de vitaliteitsscan: de OR vraagt naar de stand van zaken van het versturen van de waardebonnen. De RvB geeft aan dat het klopt dat de bonnen van de medewerkers in de 2e ronde nog niet verstuurd zijn. Provar heeft besloten de reacties van de herinnering mail af te wachten en daarna de bonnen te versturen. Het gaat anders dan eerder door Arduin gedacht. Vervoer nieuwe stijl: de OR vraagt hoeveel het aan bezuinigingen heeft opgeleverd. De RvB geeft aan dat er ongeveer 7 ton is bespaard. Dat is minder dan gehoopt, maar is toch veel. De Jaarverantwoording komt nog waarin een en ander zichtbaar wordt. Cliënten en medewerkers denken nog steeds dat er bij vervoer sprake is van vrijblijvendheid. Het is nog niet door iedereen begrepen dat er niet gekozen kan worden als het om vervoer gaat. Dit jaar wordt prioriteit gegeven om op een andere manier nog een slag te maken, bijvoorbeeld door het zelfstandig leren reizen en een ander vervoersysteem. Er wordt ook gekeken naar andere aanbieders. Vervoer is een thema wat prioriteit heeft. Op een vraag van de OR hoeveel uren het kost als medewerkers mee gaan in de bussen geeft de RvB aan dat dit niet meer het geval is. Het loopt goed nu. De OR vraagt wat de stand van zaken is ten aanzien van de oplossing voor de locatie van het gezondheidscentrum. De RvB geeft aan dat er een optie loopt en een aantal andere mogelijkheden ook worden onderzocht. Het streven is het oprichten van een eerstelijns gezondheidspraktijk, maar het moet betaalbaar en haalbaar zijn. In principe is er tot juni de tijd om het te realiseren, maar de wens is om het eerder in maart rond te hebben. 4
Ontwikkeling Arduin De OR is als eerste tijdens de OR-training in november over de nieuwe plannen van Arduin geïnformeerd. In de formele overlegvergadering van november heeft de OR een officiële reactie gegeven. De OR heeft aangegeven positief te staan tegenover de organisatieontwikkeling. De nieuwe ontwikkeling is nodig, omdat uit de uitkomsten van de projecten zoals "Thuis in eigen huis" en 'Wijk en Buurtgericht werken" is gebleken dat de huidige organisatie niet meer past. De cliëntenraad had meer voorbereidingstijd nodig, waardoor er pas deze avond overleg is. Volgende week staat nog een tweede overleg gepland. De Raad van Toezicht heeft de plannen reeds in een notendop gehoord, maar besefte dat het om een grote verandering gaat. Op 4 februari is er met de Raad van Toezicht een brainstormsessie, waarna het onderwerp in de formele vergadering medio maart verder zal worden besproken. 2
De OR kan hier in de OV van maart iets over terug kunnen horen. Een tekenaar van een extern bureau gaat aan de slag om Arduin te ondersteunen door de plannen te visualiseren. De RvB is zich aan het oriënteren of gebruik gemaakt gaat worden van nog andere externe bureaus. Dit hangt af van het verloop van het proces en of en wanneer dit nodig is. Het proces vraagt veel tijd. De RvB wil 1 juli a.s een plan hebben waarin staat hoe de uitwerking is. Er zullen tijdslijnen neergezet worden, zodat het geen onduidelijk tijdspad wordt. Op dit moment zitten we in de fase van ideeën en meningen delen met elkaar. Voor het delen van de denkbeelden wordt voldoende tijd genomen. Alle reacties en aandachtspunten van de cliëntenraad, Raad van Toezicht en de OR komen in een samenvatting. De RvB hoort vooral positieve geluiden over de ontwikkeling, wel zijn er veel vragen. De organisatieontwikkeling is ook gedeeld met de ondersteunende diensten op het hoofdkantoor. In een later stadium, dus na de fase van het delen met elkaar, zullen de bonden geïnformeerd worden. De RvB geeft aan de medewerkers te zullen betrekken bij het proces. In deze fase worden de plannen met elkaar gedeeld, gevolgd door een fase van meningsvorming en vervolgens de besluitvormingsfase. Daarna volgt een periode van daadwerkelijke uitvoering. Het proces zal dus stap voor stap gebeuren. De RvB geeft aan dat Arduin de tijd neemt die er voor nodig is en er niets wordt overhaast. Indien nodig moet er aan de bel getrokken worden. Ook het MT vindt het belangrijk om een eventueel risico van deze organisatieverandering zoveel mogelijk te voorkomen door méér kwaliteit te leveren door Arduin dan gemiddeld wordt geleverd. Dit mede met het oog op de concurrentie, en ook in het licht van de huidige maatschappelijk ontwikkelingen. Zoals de RvB al in een eerder overleg heeft aangegeven moet bezien worden of de huidige organisatie nog past bij de volgende stap in de ontwikkeling van Arduin. Nu het MT heeft besloten om met twee managers door te gaan zijn er al een aantal zaken naar de coaches gedelegeerd, zoals toestemmingsverzoeken inzake vervoer. De managers blijven wel eindverantwoordelijk. Ervaringen van de mandateringen worden meegenomen bij de uitwerking van de toekomstplannen. Deze tijdelijke constructie heeft tot nu toe volgens de RvB nog geen problemen of vragen opgeroepen. De OR heeft zorgen over de zogenaamde verlengde arm van coach, want dit heeft in het verleden verwarring veroorzaakt. De OR adviseert duidelijkheid naar medewerkers. De RvB hoort echter daarentegen geen vragen, maar hoort ze van de OR graag als er wel vragen of onduidelijkheden zijn. Op papier is de coach adviserend, maar het voelt als leidinggevende en sommige teams willen de coach als leidinggevende. De RvB geeft aan het daarom te hebben over de vragen wat we nodig hebben en willen ten aanzien van de organisatie. Maar de organisatie draait nog en dus moet het praktisch worden aangepakt en wordt er nu aandacht besteedt aan vernieuwing en worden de ervaringen meenemen. Er gaan veranderingen binnen de organisatie ontstaan door de plannen. Hierop geeft de RvB aan dat dit een proces zal zijn en dat - zoals bij elke 3
organisatieverandering – de situatie niet in een keer veranderen. Het is een proces en veel aspecten worden nog uitgewerkt. Alles en alle rollen worden onder de loep genomen en er wordt bezien welke aansturing er nodig is. Zodra de organisatieontwikkeling gevolgen heeft voor bijvoorbeeld functies, worden de gebruikelijke procedures met de OR gevoerd. Zo hebben ook de cliëntenraad en de Raad van Toezicht ieder hun eigen inspraak. Op een vraag van de OR hoe er een planning met elkaar gemaakt kan worden om er met elkaar over te kunnen blijven praten geeft de RvB aan dat de planning steeds wordt aangepast op basis van hoe het loopt. Op een vraag van de OR geeft de RvB aan dat er nu geen aanleiding is voor bezuinigingen op personeelsgebied. De begroting voor dit jaar is rond. We moeten met elkaar pro-actief blijven op de toekomst. Arduin is gelukkig gewend te werken met zelfsturende teams, waardoor we een voorsprong en ervaring hebben ten opzichte van andere organisaties die deze ontwikkelingen nog moeten doormaken. 5
Opleidingsplan 2014 De OR geeft aan het een goed plan te vinden. Wel vraagt de OR of de regeling studieverlof/-kosten toegevoegd kan worden aan het plan. Dit is volgens de CAO een voorwaarde. Bij de bespreking van het vorige opleidingsplan heeft de OR dit ook aangegeven, waarna het in de vorige versie later is toegevoegd. De OR geeft aan het fijn te vinden dat de bijlage over de Proeftuin is toegevoegd aan het plan en vraagt naar de stand van zaken. De RvB geeft aan dat er een presentatie komt. De OR wordt na de vergadering geïnformeerd over het hoe en wat. In het plan staat bij het overzicht van de verplichte cursussen dat deze in eigen tijd moeten plaats vinden en gaat er vanuit dat dit een omissie in het document is. De RvB klopt dat de betreffende passage inderdaad niet juist is en zal het aanpassen. E-learning vindt de OR een prima middel. Daarbij plaatst de OR wel de opmerking dat deze wijze van educatie geen belasting voor privé mag betekenen. De RvB begrijpt de waarschuwing van de OR als mensen onevenredig tijd aan E-learning besteden. Het moet ondervonden worden. Het is daarentegen wel zo dat men aan de ontwikkeling van het eigen vakgebied bezig is. De academie is bezig te bezien of E-learning een toegevoegde waarde is. Op een vraag van de OR geeft de RvB aan dat de opgenomen begrotingskosten in het plan de kosten zijn voor cursussen die aan personeel worden aangeboden. Dit zijn niet de kosten voor de cursussen van cliënten. Dit gaat via de AWBZ of eigen inkoop. De OR merkt op dat in de begroting van 2014 365.000 euro is begroot aan opleidingskosten, maar dat de kosten vanuit het plan vele malen hoger is. De RvB licht toe waarbij wordt aangegeven dat de begroting voor de opleidingskosten rond is. Een deel van de kosten zijn terug te vinden op diverse andere plaatsen in de begroting, zoals personeelskosten en POP-uren.
6
Evaluatie PA Naar aanleiding van onder andere de audit van de PA heeft de OR vragen opgesteld. De RvB zal aan de hand van deze vragen de evaluatie opnieuw doen. Er is nu eerst een audit 4
geweest. De komende periode gaat de RvB met de evaluatie aan de slag. Op een enkel punt geeft de RvB ter vergadering reeds een antwoord: niet elke cliënt heeft een PA, omdat er bijvoorbeeld nieuwe cliënten komen en ook de extramurale cliënten hebben nog niet allemaal een PA. De PA-tool werkt nog niet optimaal, maar zou beter kunnen werken. Dat wil Arduin exacter weten en zal ook geëvalueerd worden. De RvB neemt de evaluatievragen van de OR mee en worden in het licht van de toekomst waarbij vraag en aanbod uit elkaar gehaald gaat worden, bezien. Het onderwerp kan op de agenda van de OV van maart. 7
Instemmingsverzoek Regeling mee-eten in woningen De OR stemt in.
8
Instemmingsverzoek Afbouwregeling ORT De OR stemt in, maar zou willen zien dat de afbouwregeling in overeenstemming wordt gebracht met het Sociaal Plan. Dit is in het verleden ook aangegeven door de OR. De RvB heeft destijds besloten om hier geen vervolg aan te geven. De RvB geeft aan er weer naar te willen kijken en zal de vraag van de OR meenemen.
9
Instemmingsverzoek Regeling Vakantiebegeleiding Mogelijk wordt deze regeling samengevoegd met de Regeling extra uren vrije tijd cliënten. De OR heeft hier geen bezwaar tegen, en kan het begrijpen indien de regelingen worden samengevoegd hetzij er in beide regelingen een verwijzing komt. De OR stemt in met de regeling, ook indien er zin met een verwijzing aan wordt toegevoegd.
10
Instemmingsverzoek Regeling Arbeidsmarkttoeslag Zoals bij de vaststelling van de agenda reeds benoemd wil de RvB dit stuk nog niet bespreken. De OR geeft echter vooruitlopend op de bespreking in een volgend overleg, de volgende suggesties mee: de in het stuk genoemde inschalingsnummers zijn inmiddels veranderd. De OR vraagt of het overzicht van de BOPZ-woningen nog up-to-date is. De OR wil aangeven dat er locaties zijn met cliënten die een BOPZ- indicatie hebben, waarvoor de toeslag niet aangemeld is. De regeling is er gekomen omdat er moeilijk personeel voor te vinden is. De OR denkt dat dit nog steeds zo is; er staan nog steeds vacatures open. De RvB geeft hierop aan dat er voldoende reacties komen en betwijfelt of het moeilijk werven nog aan de orde is. Mogelijk is er een andere manier om het aantrekkelijk te maken. Er moet goed gekeken worden in welke situatie we terecht komen. De RvB komt er nog op terug.
11
Verhuisdocument/Draaiboek Na wat verwarring over en weer staat dit punt weer op de agenda. De OR heeft ontdekt dat er een document van BOI was, waarin voor 90 % de punten staan die de OR mistte in het eerder ontvangen verhuisdocument/draaiboek. De OR geeft aan het jammer te vinden dat dit niet bekend was. Het stuk van BOI wordt ter vergadering doorgenomen. Er zijn een aantal zaken die er niet op staan: 5
Vooral aantal zaken op personeelsgebied: wie is ingeroosterd op de woning? Ook het tijdig informeren van (het netwerk van) de cliënten. En is het vervoer geregeld? Kort samengevat geeft de OR aan dat het prettig zou zijn als BOI met de checklist de (nieuwe)locatie doorloopt. Een van de (nieuwe) medewerkers zou ook nog vóór de oplevering een rondje kunnen doen om de zaken te checken. De RvB neemt het mee en komt er op terug om aan te geven hoe het is geregeld. De checklist zal naar de OR gaan zodra aangepast. 12
Managementinformatie Dashboard Arbeidsverzuimcijfers De dashboardinformatie van oktober is helaas laat ontvangen. De OR heeft nog enkele vragen over het dashboard en de RvB beantwoord de betreffende vragen als volgt: Het klopt dat het bezettingspercentage van de cliënten onder de norm is. Arduin moet een gemiddeld aantal cliënten in huis hebben. De laatste maanden van 2013 was dat te laag. Nu is het op niveau. De RvB is bezig met de discussie over het vastgoed; wat hebben we nodig en wat niet meer? Er is gestart met het rapporteren van de plus en min-uren per locatie om dit inzichtelijk te krijgen. Het is een ingewikkelde materie en de analyse is nog niet helemaal gereed. Zodra het helder is komt het ook naar de OR. De RvB sluit niet uit dat er weer een piek komt in de eerste maand, maar hoopt van niet. Door de volgende keer de samenwerking aan te gaan met meerdere partijen om de Ontmoetingsdag op het marktplein in december te organiseren, zullen de exploitatiekosten voor Arduin dalen. De kerstbijeenkomst wordt geëvalueerd. Er wordt nagedacht over de formule en de manier van samenwerking met de diverse partijen en de gemeente.
13
Nagekomen punten Knelpunten: Tijdens de OR-training heeft de RvB een globale indruk gekregen van door de OR gesignaleerde knelpunten binnen de organisatie. Echter is de OR achteraf niet content met de wijze waarop dat is gebeurd en komt hier ter vergadering op terug. Het zijn vaak kleine signalen die de OR krijgt van medewerkers. Met de RvB is de afspraak gemaakt dat signalen vanuit de werkvloer worden gemeld, maar vaak zijn ze te klein om daadwerkelijk melding van te maken op dat moment. Knelpunten worden ook vaak neergelegd waar ze horen, maar er wordt geconstateerd dat ze niet altijd adequaat worden opgelost. Als alle knelpunten worden bekeken kunnen deze omvat worden in een paar overkoepelende zaken betreffende de uitvoering: wie is verantwoordelijk voor wat? Verder omvatten ze de controle: wie controleert wat er afgesproken is? Daarnaast ook de algemene communicatie naar medewerkers toe. De RvB geeft aan dat het inderdaad veel omvat. En dat we allemaal te maken hebben met de vraag wie waarvoor verantwoordelijk is en wie wat oppakt. De vraag is hoe het wordt opgelost. Als het een thema is wat vaker voorkomt en waar geen eigenaar voor is moet het geregeld worden, maar dat is lastig omdat het nu te groot is. De RvB weet dat de monitoring bij Arduin beter moet. Er wordt geaudit, er zijn verbeterpunten…en dan? Daarom zijn werkoverleggen ook heel belangrijk. Zaken kunnen 6
daarop gemonitord worden. We hebben een emailadres:
[email protected] waar vragen naar toe verstuurd kunnen worden. Er wordt echter weinig gebruik van gemaakt voor het aangeven van signalen. De OR bespreekt met de RvB dat wellicht duidelijker gemaakt moet worden waar het adres voor bedoeld is. De RvB geeft aan dat het lastig is wat we moeten doen, maar het is wel een punt van aandacht. Waar het wordt geconstateerd wordt de eigenaar en opvolging ervan geregeld. Maar het in algemene zin oppakken lukt niet. De RvB neemt het bovenstaande mee, ook in het communicatieplan. Het MT probeert er steeds aandacht voor te hebben. Verder zal in de nieuwe organisatie gekeken worden hoe we het beter kunnen monitoren. De OR zal de signalen blijven melden. 14
Rondvraag + sluiting Naar aanleiding van de brand van de Dunoweg in Oostkapelle vraagt de OR zich af of er geëvalueerd is. De RvB geeft aan dat het calamiteitenteam bij elkaar is gekomen. De RvB heeft ook tijdens haar vakantie nagedacht over de evaluatie. De medewerkers en andere collega’s hebben goed gehandeld. De oorzaak van de brand is onderzocht. Men heeft weinig verbeterpunten kunnen bedenken. Er is goed gehandeld en het protocol heeft gewerkt. Er is veel aandacht besteed aan de opvang van medewerkers en cliënten. Iedereen is er van geschrokken en er is veel over gepraat met elkaar. De OR vraagt of er veel reacties zijn gekomen op de Regeling uitruil internetkosten. De RvB geeft aan dat op de eerste uitvraag niet veel reacties zijn gekomen, waarna er een tweede mail is verzonden. Er was namelijk nog ruimte. Er was in eerste instantie wat onduidelijkheid over de regeling. De OR geeft aan een vraag vanuit de achterban te hebben gekregen of er in plaats van de kerstbijeenkomst niet iets anders georganiseerd kan worden voor het personeel. Klopt het dat elk team eens per vijf jaar iets kan organiseren? De RvB geeft aan dat de dagbestedingslocaties eens per vijf jaar een lustrum kunnen vieren en daar is geld voor beschikbaar. Dat is dus een feest voor het team en de cliënten samen. Er is geen geld gereserveerd voor team-activiteiten met uitsluitend medewerkers. De OR geeft aan dat er al enige tijd een aantal vragen liggen die beantwoord zouden moeten worden naar aanleiding van de bespreking van de werkkostenregeling. Bijvoorbeeld vragen over het Fietsplan Bruto in relatie tot het terugbetalen van deze leningen. Verder zou de OR nog antwoord krijgen over de post diverse netto vergoedingen. De RvB zal dit nagaan. De OR wil graag de uitkomsten van de enquete over Monaco was. Daarbij merkt de OR op dat de enquete is verstuurd via Google-Drive en denkt dat er maar weinig mensen deze konden invullen, omdat ze niet geautomatiseerd zijn. De RvB geeft aan dat er toch veel mensen de enquete hebben ingevuld. Google Drive wordt nu uitgerold over hele organisatie, maar wordt wel geaudit. Er komen wat bijscholingsmomenten die in eigen tijd bijgewoond kunnen worden. De OR wil weten welke vier taakgebieden van het mobiliteitscentrum nog actueel zijn. In een notitie uit het verleden wordt gesproken over de gebieden: intern uitzendbureau, mobiliteitscentrum, inventarisatie en verwerking van scholingswensen en administratieve 7
gegevensverwerking. De OR merkt op dat alleen het intern uitzendbureau en het mobiliteitscentrum in werking is gezet. Voor de andere twee gebieden is dat voor de OR niet helder. De RvB geeft aan dat na het opstellen van deze notitie, enige jaren geleden, er inmiddels zaken zijn veranderd. Dat zal de RvB nagaan. Het punt kan in maart wel weer aan orde komen. De voorzitter sluit de vergadering en dankt de aanwezigen.
ACTIEPUNTENLIJST: ZIE BIJLAGE
8
Nr 1
Naar aanleiding van: v.a. OV mei ‘12
Actiepunten + afspraak
Actor
Procedure beschrijving gehele intake/instroom:
OV nov ‘13
Notitie IDUC (komt nu in 2014)
2
v.a. OV aug ‘13
Intern communicatieplan (inclusief richtlijnen Social Media) naar OR + op agenda OV
RvB
3
OV okt ‘13
Actualiseren Welkomst map
RvB
4
OV okt ‘13
Protocol arbeidsverzuim: check toezenden boekje, zoals beschreven in het protocol
RvB
5
OV jan ‘14
Verhuisdocument/draaiboek: RvB komt er op terug om aan te geven hoe het is geregeld. De checklist zal naar de OR gaan zodra aangepast.
RvB
6
OV jan ‘14
Werkoverleg: check stand van zaken richtlijnen in berichtgeving aan roosteraars
RvB
9
