OVERLEGVERGADERING RAAD VAN BESTUUR EN OR NOTULEN – Vastgesteld d.d. 29 mei 2013
1 2
3
Vergaderdatum 24 april 2013 Vergaderplaats Service Center, Middelburg Aanwezig: OR-leden dames Bakhuizen, Van den Dorpel, Geelhoed, Van Haasteren, Priester, Van Stee, Versteeg en Wallenburg en de heren Van Beekum, Huijsman en Van Rijn Raad van Bestuur: mevrouw Van Belle Leden Raad van Toezicht- als toehoorder: de heer Glerum Voorzitter: mevrouw Van Belle Notulist: mevrouw Lapré Opening en vaststelling agenda De gedragscode zal als nagekomen punt besproken worden. Mededelingen OR: - Er zijn geen mededelingen vanuit de OR. RvB: - Een van de twee nieuwe managers is inmiddels begonnen; de tweede nieuwe komt binnenkort. De beide nieuwe managers waren aanwezig tijdens de MT-tweedaagse. Dit waren goede dagen waarin onder andere het teamproces en de inrichting van het vervolg van ‘thuis in eigen huis’ zijn besproken. Er zijn besluiten genomen over ‘Sterk in je Werk’. Concept notulen OV 20 maart 2013 Naar aanleiding van deze notulen wordt het volgende besproken: De aangepaste regeling PC privé heeft de OR nog niet ontvangen. Stand van zaken ICT projecten: ISP heeft de hoogste prioriteit. Er is een eerste concept en wordt nu verder uitgebouwd. Het dashboard wordt getoond in de personeelsbijeenkomsten. Over Google drive is nog geen besluit genomen, omdat nog niet voldoende duidelijkheid is hoe de privacy is geregeld. Toelichting bijzonder verlof via Provar: de OR heeft niet gehoord dat hier tijdens de personeelsbijeenkomst uitleg over is gegeven aan de medewerker. De RvB geeft aan dit nu alsnog te communiceren naar iedereen, bijvoorbeeld door dit op te nemen in het verslag van deze bijeenkomsten. IDUC: er wordt gewerkt aan een notitie van dit bureau. Het MT gaat hier verder mee aan de slag. Met het draaiboek gaat IDUC ook mee aan de slag nu duidelijk is wat wordt bedoeld. Het is voor het IDUC nog wennen aan de rol. Er is veel ontwikkeling en er wordt actief gewerkt aan het plaatsen van cliënten bij bedrijven buiten Arduin. Er wordt gewerkt aan betere analyses.
4
Visie Arduin 2013 - 2016 De RvB geeft een presentatie aan de OR over de visieplannen van Arduin in de komende jaren.
5
Evaluatie Werkkostenregeling Naar aanleiding van vragen van de OR wordt het volgende besproken: 1
Fietsplan bruto: de RvB zal nagaan of er een bedrag terugvloeit omdat het een lening is. De RvB zal nagaan wat de post ‘diverse netto vergoedingen’ inhoudt. Vorig jaar was reeds een bedrag gereserveerd voor uitgaven in het kader van ziektepreventie. De uitrol van de vitaliteitsscan heeft echter niet in 2012 plaatsgevonden, maar is recent uitgezet naar de eerste groep medewerkers. Ook voor dit jaar is hetzelfde bedrag gebudgetteerd voor preventiemaatregelen, dit zijn kosten voor maatregelen die voortvloeien ten gevolge van adviezen aan medewerkers naar aanleiding van de ingevulde vitaliteitsscan. De RvB geeft aan dat er toestemming is van de belastingdienst om de hierboven bedoelde kosten voor preventieve maatregelen onder de werkkostenregeling te laten vallen. In januari 2013 heeft de RvB de OR voorgesteld om de werkkostenregeling uit te breiden met een keuzemogelijkheid om een aantal andere kosten voor vergoeding in aanmerking te laten komen, zoals ziektekosten of internetvergoeding. Er was verwarring in de communicatie. Het was namelijk de bedoeling dat de OR een keuze moest maken uit de genoemde kosten. De RvB heeft nu gekozen voor uitbreiding van de werkkostenregeling met het vergoeden van internetkosten. Dit voorstel wordt voorgelegd aan de OR. 6
Voorstel cash-optie PBL uren De OR heeft een voorstel voorgelegd gekregen om aan medewerkers de mogelijkheid te bieden om reeds opgespaarde PBL-uren te verzilveren. De RvB licht het voorstel toe en geeft aan dat de oorspronkelijk bedoeling van PBL-uren uit de hand is gelopen. De medewerkers nemen het niet op, maar Arduin moet er wel geld voor opzij zetten. Arduin wil de mensen die niet de behoefte hebben om PBL-uren op te nemen, de mogelijkheid bieden om (een deel van) deze uren uit te laten betalen. De RvB geeft aan dat het altijd de keuze van de medewerker is om hier al dan niet gebruik van te maken. Er zal ook helder worden gecommuniceerd over de mogelijke belastingtechnische gevolgen indien de PBL-uren uitbetaald worden. Medewerkers zal worden gewezen op het feit dat PBL-uren ook bedoeld zijn om op te nemen bij bijvoorbeeld calamiteiten of studie. De RvB overweegt om in de regeling op te nemen dat er een minimaal aantal PBL-uren over moet blijven na verzilvering. De OR is van mening dat het voorstel een oplossing kan zijn voor de korte termijn en vraagt aan de RvB voor te bezien of er ook andere mogelijkheden geboden kunnen worden bij financiële problemen, zoals handvatten via het Nibud. De OR ziet tevens in dat het organisatorisch riskant is indien er veel PBL-uren ontstaan en er sprake zal zijn van een win-win-situatie indien (een gedeelte van) deze uren worden verzilverd. De OR stelt voor om een regeling te maken voor één jaar, waarna de regeling wordt geëvalueerd. De RvB geeft aan een voorstel aan de OR voor te leggen.
7
Regeling POP De OR heeft een verzoek ontvangen van de RvB om te participeren in een werkgroep die de 2
Regeling POP zal aanpassen aan de wensen en noodzaken die leven binnen de organisatie met als doel een regeling voor persoonlijke ontwikkeling te ontwerpen die weer een aantal jaren gehanteerd kan worden binnen de organisatie. De OR vindt dit een goed voorstel en zal een OR-lid afvaardigen voor deze werkgroep. De RvB en de OR spreken af dat eventuele besluiten betreffende deze regeling via de OV lopen. 8
Belangstellingsregistratie De OR heeft een stuk ontvangen betreffende het mobiliteitsbeleid wat voortkomt uit de notitie ‘Van Flexpool naar mobiliteitscentrum’ uit 2009. De OR geeft aan het een goed stuk te vinden en het vervolg hiervan tegemoet te zien.
9
Inventarisatie van het risico op werkdruk De OR heeft geconstateerd dat het MTO recent reeds is uigezet terwijl dit nog besproken zou worden in deze OV. De OR betreurt deze gang van zaken. De RvB biedt excuses aan hiervoor. Er wordt afgesproken dat indien de OR nog vragen heeft die hij aan het MTO toegevoegd had willen zien, deze nog nagestuurd zouden kunnen worden aan alle medewerkers. De OR kan eventueel bij de verwerking van de MTO-uitkomsten inbreng geven.
10
Nagekomen punten Gedragscode, inclusief sociale media: De OR wil het met de RvB hebben over het gebruik van sociale media in het kader van professionele distantie: in hoeverre houd je als medewerker van arduin afstand en/of heb je toegang tot netwerken als het gaat om cliënten? De OR hoort op de werkvloer dat er behoefte is aan duidelijkheid hierover. De RvB geeft aan dat dit een lastig item is. Privacy van cliënten dient nimmer geschaad te worden, maar het kan zijn dat het linken aan cliënten sneller gaat dan je denkt. De RvB begrijpt van de OR dat er behoefte is aan richtlijnen om dit verduidelijkt te krijgen. De RvB stelt voor om hier samen met de communicatiemedewerker in een OV over te brainstormen. De OR stemt in met de regeling, waarbij wordt geadviseerd om nieuwe medewerkers de regeling te laten ondertekenen voor gezien.
11
Rondvraag Op een vraag van de OR geeft de RvB aan dat het nieuwe kwaliteitshandboek gereed is in september/oktober, voorafgaand aan de externe audit. De OR heeft vernomen dat er geen nieuwe trainee-coach wordt aangesteld, gezien de financiële situatie. De RvB bevestigt dit en geeft aan dat er begin dit jaar een piek aan uitbetaling van extra uren heeft moeten plaatsvinden. Er wordt grondig onderzocht hoe dit heeft kunnen gebeuren en hoe deze pieken in de begroting structureel opgevangen kunnen worden. Ook heeft de overbezetting aan formatieplaatsen invloed op het budget. Het MT heeft besloten om zaken – zoals de trainee-coach - uit te stellen tot er een heldere analyse is en duidelijk is hoe zaken op te vangen zijn.
11
Sluiting De voorzitter sluit de vergadering. De heer Glerum dankt de aanwezigen voor de uitnodiging voor deze OV. Hij complimenteert de RvB en de OR voor de open sfeer van het overleg. Hij geeft de organisatie complimenten 3
voor het feit dat Arduin kansen ziet, waarbij ook bedreigingen worden genoemd.
ACTIEPUNTENLIJST: ZIE BIJLAGE
4
Nr 1
Naar aanleiding van: OV mei OV aug: OV jan ‘13:
Actiepunten + afspraak
Actor
Procedure beschrijving gehele intake/instroom, inclusief volledig draaiboek op agenda OV september 2012 komt nieuwe datum voor, omdat er een procedurebeschrijving komt van gehele intake/instroomproces (= IDUC-systeem) na overleg met IDUC-bureau zal een nwe datum worden vastgesteld. RvB bericht de OR per mail hierover na OV jan.
RvB
2
OV dec
3
OV mrt ’13: OV apr 13
Regeling herwaardering FWG: OR checkt welke functie-omschrijvingen wel/niet in bezit zijn verschoven naar de zomer 2013 Op agenda OV september of oktober: kwaliteitshandboek
4
OV mrt 13
Aanlevering aangepaste regeling PC-privé
RvB
5
OV apr 13
Voorstel cash-optie PBL-uren
RvB
versie 15 mei 2013 – kopie aan directiesecretariaat
5
OR RvB
