Memahami Standar Operasional Prosedur Kementerian Pedayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi
PENDAHULUAN Latar Belakang
Salah satu unsur perbaikan kinerja institusi/organisasi pemerintah adalah memperbaiki proses/prosedur kinerja. Mengapa ini penting, karena seluruh aktivitas organisasi merupakan suatu sistem, saling berkaitan dan saling mempengaruhi antar unit dari organisasi tersebut. Proses/prosedur kerja suatu organisasi tersebut akan melibatkan banyak manusia/pegawai yang dibutuhkan untuk mengubah input berupa material atau informasi menjadi produk/output.
Menyadari betapa pentingnya unsur proses atau prosedur kerja dalam menghasilkan suatu ouput yang tentunya akan mempengaruhi pencapaian misi dan visi dari suatu organisasi pemerintah, maka sangat mendesak untuk menyusun Standar Operasional Prosedur (SOP) pada masing-masing organisasi/instansi pemerintah dan pemerintah daerah.
Pengertian Umum SOP • Instruksi tertulis sederhana, untuk menyelesaikan tugas rutin dengan cara yang paling efektif dalam rangka memenuhi persyaratan operasional. • Serangkaian instruksi tertulis yang didokumentasikan dari aktivitas rutin dan berulang yang dilakukan oleh suatu organisasi. • Penetapan tertulis mengenai apa yang harus dilakukan, kapan, dimana dan oleh siapa.
Jadi SOP adalah: “serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan aktivitas organisasi, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan”.
Pengertian SOP Serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan Bagaimana? Kapan? Proses dilakukan Dimana? Oleh Siapa?
PENDAHULUAN DASAR HUKUM 1. 2.
Undang-undang No. 30 tentang Administrasi Pemerintahan. PermenPAN Nomor: PER/35/M.PAN/2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan (Pedoman ini di tetapkan sebagai acuan bagi K/L/ Pemerintah Daerah untuk menyusun Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan di lingkungan K/L/Pemda masingmasing). 3. Peraturan Presiden RI Nomor 81 Tahun 2010 Ttg Grand Design RB; 4. Peraturan MenPAN dan RB Nomor 20 Tahun 2010 Ttg Road Map RB; 5. Peraturan MenPAN dan RB Nomor 12 Tahun 2011 Ttg Pedoman Penataan Tatalaksana (Business Process).
PENDAHULUAN SOPs (STANDARD OPERATING PROCEDURES) “WRITE WHAT YOU DO, DO WHAT YOU WRITE” (TULIS YANG DIKERJAKAN DAN KERJAKAN YANG TERTULIS) VOPs (VARIATION OPERATING PROCEDURES) (STANDAR OPERASIONAL YANG BERVARIASI) SOGs (STANDARD OPERATING GUIDELINES) (STANDAR OPERASIONAL KEDARURATAN)
RE-ENGINEERING (PERERKAYASAAN) SOP (STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR) ADMINISTRASI PEMERINTAHAN
PERISTILAHAN
SOP : Standard (Standing) Operating Procedures (Istilah yang diadopsi dari Bahasa Inggris)
SPO : Standar Prosedur Operasi (Terjemahan istilah SOPs, biasa dipergunakan pada bidang perkebunan) POS : Prosedur Operasional Standar
(Terjemahan istilah SOPs, biasa dipergunakan pada bidang keagamaan)
SOB : Standar Operasional Baku (Terjemahan istilah SOPs, biasa dipergunakan pada bidang industri)
Protap : Prosedur Tetap (Istilah umum dalam Birokrasi Pemerintah khususnya di kalangan militer dan kepolisian)
Istilah lain: Safe Work Instructions, Safe Operating Procedures, Standard Working Procedures, Medic Procedures, Prosedur Operasional yang Baku.
SOP AP: Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan (Istilah yang biasa dipergunakan dalam Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 Tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan)
PENGANTAR KE SOP
Hakekat SOP adalah untuk menghindari miskomunikasi, konflik, dan permasalahan pada pelaksanaan tugas/pekerjaan.
SOP merupakan petunjuk tertulis yang menggambarkan dengan tepat cara melaksanakan tugas/pekerjaan.
SOP berisi mekanisme mengkomunikasikan peraturan dan persyaratan administratif, kebijakan organisatoris dan perencanaan strategis bagi pegawai/pekerja. Atau dengan istilah “semua orang membaca irama musik yang sama”.
TUJUAN dan SASARAN TUJUAN Memberikan pedoman bagi bagi seluruh K/L/Pemerintah Daerah dalam mengidentifikasi, merumuskan, menyusun, mengembangkan, memonitor dan mengevalusi SOP Administrasi Pemerintahan sesuai dengan tugas dan fungsi masing-masing K/L/Pemda.
SASARAN Setiap K/L/Pemda memiliki SOP Administrasi Pemerintahan sampai unit terkecil; Penyempurnaan prosese penyelenggaraan pemerintahan; Ketertiban dalam penyelenggaraan pemerintahan; Peningkatan kualitas pelayanan publik.
Manfaat SOP
Standarisasi cara Mengurangi kesalahan Meningkatkan efesiensi dan efektifitas Pegawai lebih mandiri Meningkatkan akuntabilitas Menciptakan ukuran kinerja Tugas dapat berlangsung dalam berbagai situasi Penelusuran kesalahan
Menjamin konsistensi Informasi kualifikasi kompetensi Informasi peningkatan kompetensi Informasi beban tugas Instrumen pelindung Menghindari tumpang tindih Informasi peyusunan standar pelayanan
Penyusunan
Mudah dan jelas Efisien dan efektif Keselarasan Keterukuran Dinamis Orientasi pengguna Kepatuhan Hukum Kepastian Hukum
Prinsip SOP
Pelaksanaan
Konsisten Komitmen Perbaikan berkelanjutan Mengikat Peran penting seluruh unsur Terdokumentasi dengan baik
SOP dalam Reformasi Birokrasi
SOP
SOP adalah pekerjaan besar
JENIS SOP
SOP TEKNIS SOP teknis adalah standar prosedur yang sangat rinci dan bersifat teknis. Setiap prosedur diuraikan dengan sangat teliti sehingga tidak ada kemungkinan-kemungkinan variasi lain.
SOP ADMINISTRATIF SOP administratif adalah standar prosedur yang diperuntukkan bagi jenis-jenis aktivitas yang bersifat administratif.
Siklus SOP Persiapan
Penilaian Kebutuhan Bagi organisasi yang telah memiliki SOP, penilaian kebutuhan mengacu dari SOP yang sudah ada Bagi organisasi yang belum memiliki SOP, penilaian kebutuhan dapat dilakukan dengan mempelajari tugas dan fungsi organisasi, menentukan prioritas SOP yang harus dibuat
Pengembangan SOP Identifikasi SOP (menggunakan tugas dan fungsi) Analisis dan Alternatif SOP yang akan disusun Penulisan (penyusunan) SOP AP menggunakan format branching flowchart Pengujian dan riviu SOP ( Simulasi dan Uji Coba) Pengesahan SOP
Penerapan SOP Merencanakan penerapan (secara bertahap atau sekaligus) Pemberitahuan (penyebarluasan informasi) Distribusi dan Aksesibilitas (SOP diperbanyak untuk pegawai) Pelatihan Pemahaman
Monitoring dan Evaluasi SOP Selama penerapan, monitoring dan evaluasi bisa dilakukan secara berkala sesuai kebutuhan organisasi, misal: setiap 6 bulan; Hasil monitoring dan evaluasi digunakan untuk menyempurnakan SOP pada tahapan siklus selanjutnya.
KALAU BISA DIPERMUDAH JANGAN DIBUAT SUSAH
Kontak Person
Adrinal SE, AK. Kepala Bidang Penyusunan Sistem dan Prosedur Pemerintahan Kementerian PAN & RB Hp. 0813-806 97 225 Email:
[email protected]
TERIMA KASIH
