KWALITEITSSYSTEEM JONG DEMENTERENDEN

KWALITEITSSYSTEEM JONG DEMENTERENDEN Handleiding

Stichting Perspekt, keurmerk in de zorg Landelijke Stuurgroep Jong Dementerenden Utrecht, 2008

De Landelijke Stuurgroep Jong Dementerenden is een initiatief van zorgorganisaties, die zich met een specifiek aanbod richten op de groep mensen met dementie op jonge leeftijd. Deze publicatie is gemaakt in opdracht van de Landelijke Stuurgroep Jong Dementerenden door Stichting Perspekt te Utrecht in samenwerking met de werkgroep Kwaliteit en Expertisecentrum.

Utrecht, 2008 Voor deze publicatie heeft de Landelijke Stuurgroep Jong Dementerenden het Landelijk Zorgprogramma Jong Dementerenden beschikbaar gesteld en heeft Stichting Perspekt het kwaliteitssysteem aangeleverd. Beiden zijn verwerkt in deze publicatie. Alle rechten voorbehouden. Niets uit dit werk mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand en/of openbaar gemaakt, tenzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of welke andere wijze dan ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Stichting Perspekt. De prijs van deze publicatie is € 20,00 exclusief verzendkosten. Uitgave Landelijke Stuurgroep Jong Dementerenden p/a Buro Salari Pluutwerf 9 2804 MC Gouda E-mail: [email protected]

______________________________________________________________________________________ 2 Handleiding Kwaliteitssysteem Jong Dementerenden Stichting Perspekt Utrecht, keurmerk in de zorg / Landelijke Stuurgroep Jong Dementerenden

Vastgesteld 01/06/08 Versie:1 Pagina‟s:48

INHOUDSOPGAVE

1.

INLEIDING

4

2.

KWALITEITSSYSTEEM JONG DEMENTERENDEN

5

3.

ZORGDIMENSIES EN CRITERIA

8

1.

Beoordeling en motivering

2.

Toezicht en bescherming van de cliënt

3.

Behandeling en begeleiding

4.

Begeleiding en ondersteuning cliëntsysteem

5.

Voorlichting, advies en consultatie

6.

Regie, bemiddeling en coördinatie

7.

Verzorging, verpleging en huishoudelijke zorg

8.

Tijdbesteding, structuur, woon- en leefmilieu

9.

Hulpmiddelen en vervoer

10. Administratieve ondersteuning 11. Randvoorwaarden

BIJLAGEN VOOR ORGANISATIE(EENHEID) A.

Normen verantwoorde zorg

B.

Planning audittraject

C.

Agenda aanmeldingsgesprek

24

D. Richtlijnen papieren / digitale audit E.

Kerngegevens Jong Dementerenden

F.

Voorbeeld gespreksrooster

G. Interne voorlichting H.

Agenda vooroverleg

I.

Evaluatieformulier organisatie(eenheid)

J.

Algemene voorwaarden

BIJLAGEN VOOR AUDITOREN K.

Gedragscode auditoren

L.

Evaluatie auditteam

45

_____________________________________________________________________________________ 3 Handleiding Kwaliteitssysteem Jong Dementerenden Stichting Perspekt Utrecht, keurmerk in de zorg / Landelijke Stuurgroep Jong Dementerenden


1.

INLEIDING

Op initiatief van de Landelijke Stuurgroep Jong Dementerenden (JD) is eind 2004 het Landelijk Zorgprogramma Jong Dementerenden verschenen. Hierin zijn de kennis en ervaring van de deelnemende instellingen bijeengebracht en gesystematiseerd, met het doel de kwaliteit van zorg aan deze doelgroep te verbeteren. Het uitbrengen van dit zorgprogramma was een eerste stap. Om de instellingen vervolgens te ondersteunen bij het realiseren van de noodzakelijke zorg, zoals in het zorgprogramma beschreven, kreeg de Werkgroep Kwaliteit en Expertisecentrum de opdracht om kwaliteitscriteria te formuleren. Het oogmerk hierbij was te komen tot een keurmerk voor de zorg aan jong dementerenden waarmee de kwaliteit van de zorg voor deze doelgroep conform het zorgprogramma geborgd kan worden. Perspekt heeft in nauwe samenwerking met de werkgroep het Kwaliteitssysteem Jong Dementerenden ontwikkeld. De opdracht was om dit kwaliteitssysteem voornamelijk op intramurale voorzieningen te richten. Mogelijk dat in een later stadium de gehele keten bij het Kwaliteitssysteem Jong Dementerenden betrokken wordt. Het Kwaliteitssysteem Jong Dementerenden is een toetsingsmodel bestemd voor het toetsen van de uitvoering van het Landelijk Zorgprogramma Jong Dementerenden. Het systeem is in eerste instantie geformuleerd voor een organisatie(eenheid) die zich richt op de doelgroep jong dementerenden. De handleiding Kwaliteitssysteem Jong Dementerenden bevat alle relevante informatie voor een organisatie(eenheid) die aan de slag wil met het kwaliteitssysteem en zichzelf en/of door Perspekt wil (laten) toetsen. In de werkgroep Kwaliteit en Expertisecentrum zaten de volgende personen: 

Nicole de Koning, voorzitter



Toos Smulders



Marian Salari



2.

KWALITEITSSYSTEEM JONG DEMENTERENDEN

De vertaling van het Landelijke Zorgprogramma voor Jong Dementerenden heeft geleid tot een toetsbaar model, het Kwaliteitssysteem Jong Dementerenden. Hierbij is zo veel mogelijk aangesloten bij de inhoud en indeling van het Landelijk Zorgprogramma voor Jong Dementerenden c.q. de 13 zorgdimensies. De zorgdimensies en normen die elkaar (deels) overlappen dan wel goed op elkaar aansluiten, zijn gecombineerd. Doel audit De audit heeft in de eerste plaats als doel de organisatie(eenheid) te toetsen aan de hand van het Kwaliteitssysteem Jong Dementerenden c.q. de 13 zorgdimensies en de benodigde randvoorwaarden, en op grond daarvan tot een beoordeling te komen. Daarnaast levert de audit een onafhankelijk beeld op. Het schetst de manier waarop de organisatie(eenheid) inhoud geeft aan kwaliteitszorg: de maatregelen die worden genomen, keuzes die worden gemaakt en inspanningen die worden betracht om de zorgen dienstverlening op een verantwoorde manier te laten plaatsvinden. De audit biedt dan ook ontwikkelingsgerichte informatie. Opbouw kwaliteitssysteem Bij de daadwerkelijke toets wordt op het niveau van het criterium en zorgdimensie een oordeel gegeven. Elke rubriek start met de weergave van de belangrijkste kenmerken van de betreffende zorgdimensie(s). De randvoorwaarden uit het zorgprogramma (hoofdstuk 7, tactisch en operationeel) zijn deels in de dimensies verwerkt en deels in een aparte paragraaf weergegeven (3.11). De zorgdimensies zijn in dit kwaliteitssysteem naar criteria vertaald volgens de rubricering: 

Beoordeling en motivering (1)



Toezicht en bescherming van de cliënt (2)



Behandeling en begeleiding (3)



Begeleiding en ondersteuning cliëntsysteem (4)



Voorlichting, advies en consultatie (5)



Regie, bemiddeling en coördinatie (6)



Verzorging, verpleging en huishoudelijke zorg (7 en 8)



Tijdbesteding, structuur en woon/leefmilieu (9 en 12)



Hulpmiddelen en vervoer (10 en 11)



Administratieve ondersteuning (13)



De nummering van de criteria heeft een directe relatie met de zorgdimensie waartoe het criterium behoort. Op verzoek van de vertegenwoordigers van de Stuurgroep Jong Dementerenden zijn de normen voor verantwoorde zorg, voor zover relevant voor deze doelgroep, in de betreffende dimensies verwerkt (oranje in de tekst). In de bijlage is de weergave van díe normen voor verantwoorde zorg (Toetsingskader voor Verantwoorde Zorg, november 2005) die verbonden zijn aan de criteria van het Kwaliteitssysteem Jong Dementerenden opgenomen. Invullen zelfdiagnose In eerste instantie wordt door de organisatie(eenheid) zelf onder het kopje „organisatie(eenheid)‟ een eigen oordeel gegeven. Onder „documenten‟ worden die documenten en/of registraties ingevuld (titel en nummering) die een directe relatie hebben met het betreffende criterium en het oordeel onderbouwen. De „verantwoordelijke‟ betreft de functionaris (één persoon) die voor dit gebied/proces verantwoordelijk is en derhalve inzake dit criterium kan worden (aan)gesproken. Er is ook ruimte voor een korte toelichting. Middels deze zelfdiagnose geeft de organisatie(eenheid) aan hoe het criterium aantoonbaar geregeld en geborgd is. Het auditteam geeft een toelichting wanneer er sprake is van een afwijkend oordeel. Het oordeel wordt op de volgende wijze weergegeven. Deze vorm wordt per criterium en per zorgdimensie gebruikt. Organisatie(eenheid)

Auditteam

Voldoet

Voldoet

Voldoet niet helemaal

Voldoet niet helemaal

Voldoet niet

Voldoet niet

Documenten:

Toelichting:

Verantwoordelijke: Toelichting:

Wegingskader Alle criteria worden gedurende de audit beoordeeld. Om voor het keurmerk Jong Dementerenden in aanmerking te komen dient voor de zorgdimensies (van 1 t/m 13, het zogenaamde primaire proces) minimaal 80% behaald te worden. Voor de randvoorwaarden (het zogenaamde secundaire proces, opgenomen in een aparte rubriek onder 14) dient minimaal 60% in orde te zijn. Het overzicht bevat in totaal 13 zorgdimensies, een rubriek randvoorwaarden en 45 kwaliteitscriteria.



Er zijn twee kwaliteitsaspecten waarop specifiek beoordeeld wordt: 1.

zijn de afspraken vastgelegd (plan/vastlegging), ofwel is een criterium aantoonbaar geregeld;

2.

gebeurt de uitvoering (praktijk) conform de vastlegging, ofwel zijn de afspraken effectief operationeel.

Voor de schriftelijke vastlegging geldt dat: 1.

de richtlijnen, procedures, protocollen en dergelijke schriftelijk zijn vastgelegd en formeel zijn vastgesteld;

2.

de verantwoordelijkheden ten aanzien van die documenten helder moet zijn;

3.

de documenten periodiek geëvalueerd en zonodig bijgesteld moeten worden (de actualiteitswaarde);

4.

eventuele relaties met andere documenten helder moet zijn (samenhang).

De kwaliteitsaspecten evaluatie, verantwoordelijkheden en belangrijkste relaties worden niet per criterium apart gescoord, maar vormen een integraal onderdeel van het kwaliteitsaspect 'plan/vastlegging'. Voor de praktijksituatie geldt dat: 1.

betrokkenen de documenten kennen en onderschrijven;

2.

betrokkenen conform de vastgelegde afspraken handelen.

Ook hierbij geldt dat de kwaliteitsaspecten evaluatie, verantwoordelijkheden en belangrijkste relaties een integraal onderdeel van het kwaliteitsaspect 'uitvoering conform plan' vormen. Het auditteam betrekt in haar beoordeling de objectieve bewijslast inzake de schriftelijke vastlegging en de praktijksituatie. Indien aan de voorwaarden 'plan/vastlegging' en 'praktijk' wordt voldaan levert dit de kwalificatie 'voldoet' ofwel 1 punt op. Bij het gedeeltelijk voldoen, bijvoorbeeld wanneer een protocol wél is vastgelegd en vastgesteld maar niet door iedereen wordt onderschreven en toegepast, moet met 'voldoet niet helemaal' worden beoordeeld en levert een halve punt op. In alle andere gevallen moet met 'voldoet niet' worden geantwoord. De score „voldoet niet‟ levert geen enkele punt op. Indien een criterium niet van toepassing is, moet 'n.v.t.' worden ingevuld. De criteria die niet van toepassing zijn worden niet meegenomen in de beoordeling. Wel moet worden toegelicht waarom een criterium niet van toepassing is. Rubriek

Minimale beoordelingsscore

Zorgdimensie 1 t/m 13

80%

Randvoorwaarden 14

60%

Wegingskader keurmerk Jong Dementerenden _____________________________________________________________________________________ 7 Handleiding Kwaliteitssysteem Jong Dementerenden Stichting Perspekt Utrecht, keurmerk in de zorg / Landelijke Stuurgroep Jong Dementerenden


3. 3.1

ZORGDIMENSIES EN CRITERIA Zorgdimensie 1

Beoordeling en motivering Hierbij gaat het om een adequate beoordeling van de cliënt. Hiervoor is ook informatie van het cliëntsysteem1 nodig. Daarnaast gaat het om de motivering van de cliënt voor het accepteren van het ziektebeeld, onderzoek en behandeling, zorg en ondersteuning. Dit kan knelpunten geven door het ontbreken van ziektebesef, afweer tegen hulp (van het verpleeghuis) en verwardheid. De organisatie(eenheid) Jong Dementerenden 1.1

beoordeelt cliënt aan de hand van informatie over cliënt en cliëntsysteem 

die via face tot face contact met de cliënt tot stand komt 2;



die aan de hand van informatie via derden 3 tot stand komt (bijv. gedragsobservaties en/of diagnostische observaties).

1.2

motiveert cliënt middels het opbouwen van een vertrouwensrelatie De organisatie(eenheid) onderneemt activiteiten die (kunnen) leiden tot accepteren van de ziekte, zorg en ondersteuning4 middels het:

1.3



zijdelings aanbieden van zorg;



programmeren van dagbesteding;



wegnemen van weerstand en schuldgevoelens.

communiceert adequaat met cliënt en cliëntsysteem 

bij aanvang van de zorg en/of opname wordt bijzondere aandacht besteed aan kennismaken en thuis voelen.

1 2 3 4

De criteria m.b.t. het cliëntsysteem komt in zorgdimensie 4 aan bod. Gaat met name om het wat, hoe, eindresultaat en doel. Derden: professionals buiten de betreffende verblijfseenheid, zoals neuroloog, psychiater en Arbo/arts. Dit kan een verpleeghuisopname zijn.



3.2

Zorgdimensie 2

Toezicht en bescherming van de cliënt De organisatie(eenheid) dient aantoonbaar aandacht te besteden aan veiligheid in lichamelijk, psychisch en sociaal opzicht. Dit betekent dat een aantal eisen wordt gesteld op het gebied van maatregelen en de aanwezigheid en oproepbaarheid van disciplines. De organisatie(eenheid) Jong Dementerenden 2.1

voorziet in de beschikbaarheid van medewerkers die in acute situaties kunnen worden opgeroepen 

een verpleeghuisarts is 7 x 24 uur per dag beschikbaar. Deze arts reageert binnen 10 minuten en is binnen 30 minuten ter plaatse;



psycholoog en maatschappelijk werkende zijn oproepbaar/telefonisch bereikbaar;



de organisatie(eenheid) kan risico‟s voor cliënt en zijn omgeving tijdig onderkennen, afwenden en/of beperken.

2.2

voorziet in toezicht in de huiskamers

2.3

voorziet in een 7 x 24-uurs aanwezigheid van medewerkers om de cliënt te kunnen monitoren en eventueel te kunnen anticiperen op minder gewenste situaties 

voor cliënten met een indicatie voor verblijf en verpleging/behandeling is een verpleegkundige 7 x 24 uur aanwezig en binnen 10 minuten ter plaatse.

2.4

biedt ondersteuning bij en neemt, alleen wanneer nodig, taken en verantwoordelijkheden van cliënt(systeem) over De organisatie(eenheid) kan taken overnemen op het gebied van: 

administratie / financiën (zie ook zorgdimensie 13);



juridische vraagstukken (zie ook zorgdimensie 13);



ethische vraagstukken (bijv. rondom het levenseinde).



2.5

past vrijheidsbeperkende maatregelen alleen onder strikte afspraken toe Dit betekent dat de organisatie(eenheid) in haar beleid vastlegt: 

te streven naar het voorkómen van dergelijke maatregelen;



te streven naar vrijheidsbevorderende maatregelen;



dat een dergelijke maatregel alleen wordt gebruikt om een gevaar of een risico af te wenden voor de cliënt(systeem) en/of de omgeving;



te streven naar het toepassen van maatregelen als laatste middel, met de minst ingrijpende interventie en met een zo‟n groot mogelijke bewegingsvrijheid voor de cliënt;



te werken met zachte domotica zoals een belmat, een lus met chip, etc.;



op welke wijze de besluitvorming multidisciplinair tot stand komt;



hoe de cliënt(systeem) hierbij wordt betrokken en instemming wordt bereikt;



dat de cliënt voorafgaand aan de maatregel geïnformeerd wordt over de redenen en gevolgen van de maatregel;

2.6



hoe te handelen bij weerstand en verzet;



op welke wijze de registratie en evaluatie van de toepassing is geregeld.

noteert tenminste - ingeval van een vrijheidsbeperkende maatregel - in het dossier van de cliënt:

2.7



een beschrijving van het gevaar of risico en de interventie (de maatregel);



het akkoord van behandelend arts;



de inperking van rechten;



conclusie m.b.t. de inschatting van wils(on)bekwaamheid;



toestemming van de cliënt of diens vertegenwoordiger;



de beschrijving van de periodieke evaluatie;



de periodieke rapportage;



melding van de vrijheidsbeperkende maatregel bij de Inspectie 5.

houdt een registratie bij van: 

het aantal cliënten dat verbaal en fysiek of gewelddadig gedrag vertoonde;



het aantal intramuraal verblijvende jong dementerende cliënten waarbij met instemming fixatie toegepast is met onrustband, tafelblad of diepe stoel;



het aantal fixaties waarbij intramuraal verblijvende jong dementerende cliënten lichamelijk letsel hebben opgelopen.

5

Bij geen verzet gaat het om een dwangbehandeling. Dit moet ook bij de Inspectie gemeld worden.



3.3

Zorgdimensie 3

Behandeling en begeleiding Hierbij gaat het om activiteiten die gericht zijn op het opheffen of verminderen van (de gevolgen van) lichamelijke en/of psychische stoornissen. Besluitvorming inzake behandeling vindt plaats op basis van onderzoek. Activiteiten worden met instemming van de cliënt of vertegenwoordiger uitgevoerd en afgestemd op de zorgvraag van de betreffende cliënt. Onderzoek, behandeling en begeleiding kan individueel en/of in groepsverband worden aangeboden. De organisatie(eenheid) Jong Dementerenden 3.1

verricht het nodige onderzoek en biedt de nodige behandeling 

onderzoek vindt zowel continue als specifiek plaats;



de behandeling heeft betrekking op medische/somatische, psychiatrische, gedragstherapeutische, psychosociale en/of tandheelkundige zorg.

3.2

biedt individuele en/of groepsgerichte begeleiding bij zaken die betrekking hebben op het dagelijkse actieve leven Het gaat hier o.m. om bewegingsactiviteiten, logopedie en zinvolle bezigheden. Daarnaast kan het ook gaan om begeleiding bij de relatie met partner en kinderen. 

elke cliënt heeft (een) eerstverantwoordelijke begeleider(s) toegewezen gekregen;



cliënten krijgen aandacht en ondersteuning m.b.t. de eigen identiteit en levensinvulling;



cliënten worden mondeling en schriftelijk geïnformeerd over het beleid van de organisatie(eenheid) m.b.t. medisch-ethische vraagstukken rond het levenseinde.

3.3

werkt aan de hand van individuele zorg-, leef of behandelplannen en heeft geregeld dat: 

het plan invulling geeft aan de volgende 4 domeinen: 1. lichamelijk welbevinden en gezondheid, 2. woon- en leefomstandigheden, 3. participatie en 4. mentaal welbevinden;



de zorg conform dit plan wordt uitgevoerd;



alle afspraken met en rondom de cliënt in het plan zijn vastgelegd;



het plan een multidisciplinair karakter heeft;



het cliënt(systeem) betrokken is bij het open bijstellen van het plan en vooraf heeft ingestemd met de activiteiten en interventies die hierin vermeld staan;





elke cliënt minimaal 4 keer per jaar besproken wordt in een multidisciplinair team, waarbij het cliëntsysteem aanwezig is;



het plan minimaal 4 x per jaar besproken wordt en eventueel wordt bijgesteld;



afspraken worden gemaakt met cliënt en cliëntsysteem over de zorg rond het levenseinde.

3.4

houdt een registratie bij van: 

het aantal cliënten dat in dat jaar op tijdsstip T tenminste twee gediagnosticeerde symptomen van depressie had;



het aantal cliënten dat meer dan 9 verschillende medicijnen per dag gebruikt.



Zorgdimensie 4 3.4

Begeleiding en ondersteuning cliëntsysteem

Hierbij gaat het om activiteiten die gericht zijn op het verlichten van de extra belasting van het cliëntsysteem die door de dementie veroorzaakt is. Deze activiteiten worden door professionals aangeboden. Dit aanbod kan zowel individueel als in groepsverband plaatsvinden. De organisatie(eenheid) Jong Dementerenden 4.1

geeft intensieve en frequente6 voorlichting, advisering en ondersteuning door professionals aan het cliëntsysteem t.b.v. begrip en acceptatie Daartoe biedt men desgewenst:

6



een één op één begeleiding en ondersteuning aan het cliëntsysteem;



gezamenlijke begeleiding en ondersteuning aan cliënt én cliëntsysteem;



groepsvoorlichting (lotgenotencontact, familiedagen);



partnergroep en/of kindergroep;



oudersgroep.

Minimale frequentie is 1 x per maand per cliënt en meerdere keren per jaar per groep. _____________________________________________________________________________________ 13 Handleiding Kwaliteitssysteem Jong Dementerenden Stichting Perspekt Utrecht, keurmerk in de zorg / Landelijke Stuurgroep Jong Dementerenden


3.5

Zorgdimensie 5

Voorlichting, advies en consultatie Deze zorgdimensie betreft het ondersteunen en toerusten van professionals en vrijwilligers voor hun werk door voorlichting, advisering en consultatie. Deze kan gericht zijn op de individuele zorg aan cliënten, maar ook op voorlichting en deskundigheidsbevordering met betrekking tot ziektebeelden en gedragsproblemen. De organisatie(eenheid) Jong Dementerenden 5.1

biedt voorlichting aan vrijwilligers en externe professionals via overdracht van kennis en ervaring7

5.2

5.3

adviseert externe professionals en cliënten die nog geen indicatie hebben 

als kenniscentrum en vraagbaak in de regio;



via Alzheimerstichting en Alzheimercafé;



werkt bij voorkeur samen met universiteiten en ziekenhuizen;



ter ondersteuning van opleidingen, ROC‟s.

biedt mogelijkheden voor consultatie en training aan (externe) professionals

5.4



andere professionals in de regio (1e en 2e lijn);



huisartsen bij dagbehandeling;



Arbo artsen;



intervisie in teams.

werkt mee aan wetenschappelijk onderzoek

7

Dit kan via artikelen, folders, symposia, PR, enz.



3.6

Zorgdimensie 6

Regie, bemiddeling en coördinatie (Jonge) mensen met dementie ondervinden beperkingen in het handhaven van de regie over hun dagelijks leven. De problematiek en de daarop afgestemde zorg is veelal complex. Een intensieve benadering is noodzakelijk. Men is vaak aangewezen op meerdere voorzieningen of hulpverleners tegelijk. Een goede onderlinge afstemming is daarom van belang. Coördinatie is ook gericht op het bewaken van de continuïteit van de zorg, behandeling en begeleiding. De organisatie(eenheid) Jong Dementerenden 6.1

voorziet in een adequaat systeem van uitwisseling, afstemming van informatie en coördinatie bij meervoudige of complexe zorg 

via frequent multidisciplinair overleg en/of zorgplanevaluatie. Deze vindt minimaal 4 keer per jaar plaats. Daarnaast is er om de week afstemming tussen de betrokken disciplines over het multidisciplinaire beleid;



door het maken van omgangsregels en bejegening t.b.v. een consequente benadering door teamleden;



en voorziet daarbij in een intensieve zorgcoördinatie (e.v.v.), met inbegrip van cliëntsysteem en andere betrokken disciplines.

6.2

bemiddelt bij intermitterende opnames en logeeropnames

6.3

beschikt over een casemanager/trajectbegeleider die de regie en coördinatie voorafgaand aan opname uitvoert

6.4

draagt er zorg voor dat cliënten een goede samenwerking en afstemming met ketenpartners ervaren



3.7

Zorgdimensie 7 en 8

Verzorging, verpleging en huishoudelijke zorg Zorgdimensie 7 heeft betrekking op de verzorgende en verpleegkundige handelingen en interventies. Zorgdimensie 8 heeft betrekking op de huishoudelijke zorg. Gezien de onderlinge verbanden en de huidige ontwikkeling waarbij de verschillende vakgebieden steeds meer geïntegreerd worden aangeboden, worden deze hier gecombineerd weergegeven. Verzorging betreft persoonlijke en lichamelijke verzorging, begeleidende ondersteunende en stimulerende activiteiten, signaleren en rapporteren van veranderingen in de zorgvraag en het geven van voorlichting en advies. Verpleegkundigen hebben daarnaast nog taken op het gebied van verpleegtechnisch handelen, preventie, coördinatie en evaluatie van het zorgproces. Huishoudelijke zorg heeft betrekking op het voeren van een huishouden. Het doel is om de cliënt te ondersteunen en te voorkomen dat zijn/haar woonomgeving verwaarloosd of onveilig wordt. Zonodig worden deze taken overgenomen.

De organisatie(eenheid) Jong Dementerenden 7.1

biedt ondersteuning/begeleiding bij of overname van de persoonlijke verzorging aan de individuele cliënt 

van stimuleren tot accepteren van persoonlijke verzorging;



aangepaste specifieke bejegening bij toename van afhankelijkheid en sterk façadegedrag;



structureren of uitvoeren/overnemen van ADL/PDL;



de hulp wordt aangepast op de persoonlijke preferenties en aversies (tijdsstip, douchen of baden).

7.2

biedt ondersteuning/begeleiding bij het bereiden en nuttigen van eten en drinken8 

passende hulp bij en voldoende tijd voor eten en drinken (verslikproblemen);



prettige ambiance, waarbij aandacht wordt besteed aan eetlustbevorderende sfeer en omgeving, afgestemd op de wensen van de cliënt en mogelijkheden van de organisatie(eenheid) Jong Dementerenden;



maaltijden worden als zinvolle dagbesteding aangeboden, zijn goed gespreid over de dag en passend bij het dagritme van de cliënt;

8

Afspraken hierover zijn in het cliëntdossier vastgelegd.





er zijn keuzemogelijkheden die recht doen aan de smaak van cliënten. Er is een moderne variatie in menu‟s met aandacht voor drankje, hapje en andere tussendoortjes;

 7.3

er is speciale aandacht voor drankproblemen en dwangmatig roken.

biedt ondersteuning/begeleiding bij beweging en/of houding 9 

met behulp van actieve en passieve bewegingsactiviteiten;



met behulp van intensieve ADL en PDL;



door het aanbieden van hulp in de palliatieve fase (preventie van neurologische afwijkingen).

7.4

biedt begeleiding bij het gebruik van medicatie

8.1

biedt ondersteuning op het gebied van huishoudelijke zorg Dit zijn werkzaamheden op het gebied van schoonmaak, wasverzorging, verzorging van planten en huisdieren, opruimen en postverzorging.

8.2

stemt de activiteiten op het gebied van huishoudelijke zorg af met andere leden van het huishouden en externe mantelzorgers

9

Het gaat hierbij om primaire, secundaire en tertiaire preventie. Onder primaire preventie vallen activiteiten die voorkómen dat een gezondheidsprobleem ontstaat. Bij secundaire preventie worden ziekten / afwijkingen eerder opgespoord zodat ze behandeld kunnen worden teneinde de ziekte te genezen c.q. voorkomen dat het verergert. Bij tertiaire preventie worden complicaties en ziekteverergering voorkomen. _____________________________________________________________________________________ 17 Handleiding Kwaliteitssysteem Jong Dementerenden Stichting Perspekt Utrecht, keurmerk in de zorg / Landelijke Stuurgroep Jong Dementerenden


3.8

Zorgdimensie 9 en 12

Tijdbesteding, structuur, woon- en leefmilieu De jong dementerende is gebaat bij regelmaat en structuur in het dagprogramma en een zinvolle tijdsbesteding die aansluit bij de achtergrond, mogelijkheden en behoeften van de cliënt. Het woon- en leefmilieu moet passen bij zijn/haar omstandigheden en de noodzakelijk geachte zorg. De organisatie(eenheid) heeft daarvoor een gevarieerd aanbod van mogelijkheden en voorzieningen. Daarbij kan de jong dementerende ook buiten de organisatie(eenheid) activiteiten uitvoeren. De organisatie(eenheid) dient ervoor te zorgen dat jong dementerenden zoveel mogelijk in de samenleving / maatschappij van reguliere voorzieningen gebruik kunnen maken. De activiteiten kunnen nadrukkelijk binnen en buiten de muren van de organisatie(eenheid) plaatsvinden. De organisatie(eenheid) Jong Dementerenden 9.1

voorziet in een passend en aantrekkelijk dag-, avond-, weekend- en weekprogramma en biedt ondersteuning bij het zoeken/vinden van 

individuele dagbesteding en structuur waaraan de cliënt op basis van persoonlijke interesses, hobby‟s en sociaal leven invulling aan kan geven;



arbeidsgerelateerde werkzaamheden;



ontspanningsactiviteiten en bewegingsactiviteiten (sport). Hierbij wordt ook gebruik gemaakt van reguliere voorzieningen (buiten de organisatie(eenheid));



biedt ondersteuning bij zoeken/vinden en gebruikmaken van eigen dagbestedingsmogelijkheden.

12.1

biedt een prettig woon- en leefmilieu, in materiele en immateriële zin. Er is sprake van: 

privacy, eigen woonruimte, eigen spullen;



gevoel van welbevinden en welzijn;



humor en menselijke warmte;



het voorkomen van het gevoel van ontheemd zijn;



een schone en comfortabele gezamenlijke ruimte;



een respectvolle bejegening;



mogelijkheden tot intermenselijk contact;



een klimaat van gastvrijheid: faciliteiten zijn ook uitnodigend voor verwanten, bezoekers, buurtbewoners en contacten.

12.2

voorziet in een dag/nachtopvang en crisisopvang (al dan niet in samenspraak met de plaatselijke collega zorgorganisatie(s) )



12.3

voorziet in de mogelijkheid voor dagbehandeling, deeltijdopname en intervalopname (i.v.m. vakantie of respijtzorg voor aan thuiswonenden met dementie).

12.4

beschikt over een passend en gevarieerd aanbod woon/leefomgeving. Dit betekent dat er sprake is van: 

respect voor de privacy, eigen levenssfeer en leefpatronen van de cliënt. De leefpatronen van de cliënt worden actief ondersteund. De cliënt kan kiezen uit diverse voorzieningen: eigen leefruimte, scheiding van slaap- en woongedeelte, communicatie- en multimedia voorzieningen, een eigen keukenvoorziening en een aparte rookruimte. De cliënt kan een keuze maken tussen alleen of juist gezamenlijk verblijf;



aanwezigheid van logeermogelijkheden (voor het cliëntsysteem);



voldoende bewegingsvrijheid binnen de woon- en leefruimte. Hierbij is het ook mogelijk om naar buiten te gaan (tuin of park met wandelpaden en zitbankjes);



afstemming van de omvang en de samenstelling van de groepen op de wensen en behoeften van de cliënten en het beleid van de organisatie(eenheid)10;

10

De grootte van de groepen kan dus variëren.



3.9

Zorgdimensie 10 en 11

Hulpmiddelen en vervoer Door het gebruik van hulpmiddelen kan verdere achteruitgang worden voorkomen, beperkt of gestabiliseerd. Mobiliteit is een belangrijke voorwaarde voor (sociale) participatie. De stoornissen die door dementie veroorzaakt zijn, kunnen de cliënt verhinderen gebruik te maken het reguliere (openbare) vervoer. De organisatie(eenheid) Jong Dementerenden 10.1

voorziet in advies, begeleiding en instructie bij aanvraag, aanschaf en het gebruik van hulpmiddelen inzake:

10.2



mobiliteit (rolstoelen, triplestoelen);



vitaliteit (fitnessapparatuur);



domotica (beeldtelefoon, lightwriter);



communicatie (tv, telefoon, pc);



comfort (anti-decubitusmatras).

biedt hulp bij aanvragen op het gebied van woningaanpassing en alarmering

11.1

faciliteert het gebruik van vervoermiddelen door: 

het voorzien in vervoermiddelen voor functioneel vervoer;



idem, als activiteit en/of ter ontspanning (tandem, duofiets);



het regelen van incidenteel vervoer naar gezondheidszorgvoorzieningen (ziekenhuis, tandarts of anders).



3.10 Zorgdimensie 13 Administratieve ondersteuning Deze dimensie heeft betrekking op alle activiteiten die gericht zijn op het opvullen van leemtes op het gebied van financieel-administratieve handelingen. Een voorgeschiedenis met onduidelijke diagnose kan tot financiële problemen leiden. Deze dimensie is vooral relevant als er geen cliëntsysteem aanwezig is. De organisatie(eenheid) Jong Dementerenden 13.1

voorziet in advisering en/of coachen op financieel-administratief gebied 

inzet van maatschappelijk werk i.v.m. financiële problemen en/of lastige juridische situaties.

13.2

regelt zonodig het instellen van mentorschap, onder bewindstelling of onder curatele stelling inzet van maatschappelijk werk i.v.m. het instellen van mentorschap, onder bewindstelling of onder curatele stelling.



3.11 Randvoorwaarden Om een zorgprogramma voor jong dementerenden te realiseren moeten binnen de organisatie(eenheid) verschillende randvoorwaarden zijn vervuld. De organisatie(eenheid) Jong Dementerenden is lid van een netwerk inzake Jong Dementerenden en 14.1

14.2

maakt op (boven)regionaal niveau afspraken over 

samenhang en afstemming om overlap te voorkomen;



samenwerking (convenant);



gespecialiseerde diagnostiek t.b.v. deze doelgroep 11;



intramurale langdurige opvang;



organisatie van een kleine poule van casemanagers;



invulling van de functie van regionaal expertisecentrum;



consultatie gespecialiseerde deskundigheid zoals psychiater en neuroloog.

heeft een visie en een ontwikkelingsplan opgesteld 

hierin zijn tenminste de volgende aspecten uitgewerkt: productontwikkeling, organisatie, personeels(beleid), huisvesting, cliëntenparticipatie, PR en voorlichting, transmurale samenwerking en financiën.

14.3

heeft de beschikking over specifieke competenties c.q. disciplines voor de groep van jong dementerenden op het gebied van12: 

paramedische zorg: fysiotherapie, bewegingstherapie, ergotherapie, logopedie, en diëtiek;



activiteitenbegeleiding, verzorging, verpleging en huishouding (verzorgende, contactverzorgende, ziekenverzorgende, EVV-er, zorgcoördinator, woonassistent en helpende);



medische/somatische en psychiatrische zorg (arts);



gedragstherapeutische en psychosociale zorg (psycholoog, maatschappelijk werkende, muziektherapeut en/of geestelijk verzorger);

11 12



tandheelkundige zorg;



voetverzorging.

Gespecialiseerde poli b.v. En voorziet daarmee ook in een multidisciplinair team.



14.4

draagt zorg voor de aanwezigheid van voldoende bekwaam personeel 

werkt met een capaciteitsplanningsinstrument waarin een relatie wordt gelegd tussen cliëntenpopulatie, zorgbehoeften, zorgzwaartes en de daarvoor benodigde omvang, aard, deskundigheid van personeelsformatie13;



risicovolle/voorbehouden handelingen worden verricht door daartoe bevoegd personeel en volgens protocollen die voldoen aan de (voorbehouden handelingen in) de Wet BIG;



beschikt over een opleidingsplan voor bijscholing en deskundigheidsbevordering voor alle betrokken disciplines waarin speciale aandacht wordt besteed aan criteria uit het kwaliteitssysteem Jong Dementerenden.

14.5

draagt er zorg voor dat cliënten een goede bejegening door het personeel ervaren.

14.6

waarborgt een adequaat beheer en onderhoud van documenten die deel uitmaken van het kwaliteitssysteem (zoals procedures, richtlijnen en protocollen). Hierbij is aandacht besteed aan: 

de bevoegdheid tot het aanmaken en wijzigen van documenten;



de verspreiding van versies van documenten;



het bewaren van documenten die informatie bevatten over zorgverlening, inclusief verzorging en verpleging in het kader van medisch handelen, aan individuele cliënten. Hierbij hanteert de organisatie(eenheid) tevens de geldende bepalingen met betrekking tot geheimhouding van gegevens, bewaartermijnen en vernietiging van gegevens.

13

Zie hiervoor: Naar een kostprijs voor de zorg van Jong Dementerenden, Stuurgroep Jong Dementerenden, november 2005.



BIJLAGE A

NORMEN VERANTWOORDE ZORG

1.1 Mate waarin de organisatie(eenheid) adequaat werkt met zorgen behandelplannen De regie over het eigen leven op basis van een zorg(behandel)- / leefplan is een van de twee pijlers waarop Verantwoorde zorg rust. Deze indicator omvat de volgende subthema's: 

iedere cliënt heeft er een (wordt bewerkstelligd door organisatie(eenheid))



het geeft invulling aan de 4 domeinen (lichamelijk welbevinden / gezondheid, woon- en leefomstandigheden, participatie, mentaal welbevinden)



geeft beeld van gezondheidssituatie, prognoses, gezondheidsrisico's en evt. professionele maatregelen



het komt in samenspraak met cliënt tot stand



wordt cyclisch in samenspraak met cliënt / vertegenwoordiger geëvalueerd en evt. bijgesteld



in cliëntbesprekingen en / of multidisciplinair overleg tussen relevante disciplines



evaluaties en aanpassingen worden gedocumenteerd



bij overleg erover wordt cliënt / vertegenwoordiger ondersteuning geboden



er wordt palliatief terminale zorg geboden



er is een duidelijk beleid met betrekking tot medisch ethische vraagstukken rond het levenseinde en op basis daarvan worden afspraken gemaakt met de cliënt en / of diens familie over de zorg rond het levenseinde

1.2 % cliënten bij wie zorg niet conform zorg-, leef- of behandelplan wordt geboden De regie over het eigen leven op basis van een zorg(behandel)- / leefplan is een van de twee pijlers waarop Verantwoorde zorg rust. Om een zo betrouwbaar mogelijk inzicht te krijgen, is gekozen voor een tweeledige indicator: a) het percentage zoals gemeld door de organisatorische eenheid b) het percentage dat blijkt uit een cliëntenraadpleging 2.1 Mate waarin de organisatorische eenheid adequaat met de cliënt en / of diens vertegenwoordiger communiceert Goede communicatie en informatie tussen de organisatie(eenheid)/hulpverleners en de cliënt en diens naasten cruciaal is in de ervaren kwaliteit van zorg. Deze indicator omvat de volgende subthema's: 

met cliënt wordt open en naar behoefte gecommuniceerd



cliënt heeft vaste contactpersoon als aanspreekpunt



bij aanvang van de zorg en / of opname wordt bijzondere aandacht besteed aan kennismaken en thuis voelen



cliënt wordt uitgenodigd verbeterwensen te uiten bij medewerkers, vertrouwenspersoon of klachtenfunctionaris. Cliënt wordt op de hoogte gebracht van wat er met wensen gebeurt.

2.2 Mate waarin de organisatie(eenheid) de cliënt en / of zijn vertegenwoordiger adequaat informeert. Goede communicatie en informatie tussen de organisatie(eenheid)/hulpverleners en de cliënt en diens naasten cruciaal is in de ervaren kwaliteit van zorg. De cliënt wordt bij opname en tijdens het verblijf op adequate manier, zowel mondeling als schriftelijk geïnformeerd over: 

opnameprocedure



aanbod van zorg, diensten en service (leveringsvoorwaarden)



de zorgovereenkomst, rechten, plichten





financiën (w.o. kosten die voor eigen rekening zijn)



zorg- behandel- en leefplansysteem en de keuzevrijheid en autonomie van de cliënt daarbij



communicatie



cliëntenraad



huisregels (w.o. regels over huisdieren)



veiligheid



ethische aangelegenheden (bijv. levenseinde)



klachtenprocedure, patiënt vertrouwenspersoon



ontslag en overplaatsing

2.3 Mate waarin cliënten een goede bejegening door personeel ervaren Adequate bejegening is een van de meest belangrijke randvoorwaarden voor goede zorgen dienstverlening aan cliënten in verpleeg- en verzorgingshuizen: mate waarin cliënten een goede bejegening door personeel ervaren 3.1 De mate waarin cliënten zich als schoon en verzorgd ervaren Het visiedocument ''Op weg naar normen voor Verantwoorde zorg" stelt dat cliënten mogen rekenen op een schoon en verzorgd lichaam. Deze indicator omvat de volgende subthema's: 

passende hulp bij wassen / douchen (dagelijks, op afspraak)



passende hulp bij gebitsverzorging ('s ochtends en 's avonds)



passende hulp bij nagelverzorging



passende hulp bij toiletgang (naar behoefte, op afroep)



passend gebruik van adequaat incontinentiemateriaal (alleen indien nodig, op tijd verschoond en verzorgd)



passende hulp bij aan- en uitkleden (op afspraak)



verzorgd gekleed zijn

3.2 Mate waarin de organisatorische eenheid zorgt voor smakelijke maaltijden, hapjes en drankjes. Deze indicator omvat de volgende subthema's: 

passende hulp bij en voldoende tijd voor eten en drinken



keuzemogelijkheden die recht doen aan smaak van cliënten



maaltijden goed gespreid over de dag en passend bij het dagritme van de cliënt



prettige ambiance, waarbij aandacht wordt besteed aan eetlustbevorderende sfeer en omgeving

4.1 Prevalentie decubitus graad 2 t/m 4 bij risicocliënten, in de organisatorische eenheid ontstaan 4.2 % intramuraal verblijvende cliënten waarbij sprake is van gewichtsafname 4.3 % intramuraal verblijvende cliënten dat in jaar x te maken had met valincidenten 4.4 % intramuraal verblijvende cliënten dat meer dan 9 verschillende medicijnen per dag gebruikt 4.5

Vaccinatiegraad onder bewoners en medewerkers



4.6 % incontinentiegevallen waarbij de diagnose incontinentie een arts of incontinentieverpleegkundige betrokken is 4.7 Prevalentie urine-continentie 4.8 % cliënten met een verblijfscatheter 4.9 Mate waarin een organisatorische eenheid werkt met zachte domotica zoals een belmat, een lus met chip etc. Het is de bedoeling dat veiligheidsbevorderende maatregel zo weinig mogelijk ingrijpen in de vrijheidsbeleving van de cliënt en pas als laatste middel worden ingezet 4.10 Mate waarin rechten en plichten van cliënten m.b.t. vrijheidsbeperking worden gerespecteerd Bij toepassing van vrijheidsbeperkende maatregelen dient te worden voldaan aan de wet BOPZ. De rechten van cliënten moeten worden meegedeeld en gerespecteerd. Bovendien mogen vrijheidsbeperkende maatregelen pas als laatste middel, met toestemming van / na overleg met de cliënt worden toegepast. De indicator bestaat uit twee delen: a) de rechten m.b.t. vrijheidsbeperkende maatregelen zijn met de cliënt besproken en worden gerespecteerd b) vrijheidsbeperkende maatregelen worden niet toegepast zonder toestemming van of overleg met de cliënt en - of diens vertegenwoordiger 4.11 % cliënten dat in jaar x verbaal of fysiek agressief of gewelddadig gedrag vertoonde 4.12 % intramuraal verblijvende psychogeriatrische cliënten waarbij in jaar x met instemming fixatie toegepast is met onrustband, tafelblad en of diepe stoel 4.13 % fixaties waarbij intramuraal verblijvende psychogeriatrische cliënten lichamelijk letsel hebben opgelopen 4.14 % cliënten dat aangeeft dat bij pijn en ziekte adequate maatregelen genomen worden 4.15 % cliënten dat aangeeft dat organisatorische eenheid goed inspeelt op zijn - haar beperkingen of mogelijkheden 5.1 Mate waarin een organisatorische eenheid comfortabele woonruimte biedt De normen voor Verantwoorde zorg stellen dat cliënten mogen rekenen op woonruimte waar deze zich thuis kan voelen en waar deze veilig is. Het wooncomfort is hiervan een aspect De indicator “mate waarin een organisatorische eenheid comfortabele woonruimte biedt” bevatten de volgende subthema´s: 

woon-/ leefklimaat dat de eigen levenssfeer



leefpatronen van de cliënt respecteert en actief ondersteunt



schone, comfortabele woonruimte

5.2 Mate waarin cliënten zich thuis voelen 5.3 Mate van privacy in de - woon - ruimte (n) 5.4 Mate van bewegingsvrijheid en mogelijkheden in de - woon - ruimte(n) ______________________________________________________________________________________ 26 Handleiding Kwaliteitssysteem Jong Dementerenden Stichting Perspekt Utrecht, keurmerk in de zorg / Landelijke Stuurgroep Jong Dementerenden


6.1 Mate waarin de organisatie(eenheid) cliënten in staat stelt te participeren in de samenleving Volgens de normen voor Verantwoorde zorg mag de cliënt rekenen op aantrekkelijke mogelijkheden voor dagbesteding waarmee hij/zij invulling kan geven aan persoonlijke interesses, hobby´s en een sociaal leven, en contacten kan houden met de samenleving. Deze indicator bestaat uit een aantal subthema´s: woon- en leefomgeving waar wat te beleven is en uitnodigt tot intermenselijk contact en



ondernemen van activiteiten 

passende hulp bij mobiliteit



een klimaat van gastvrijheid: faciliteiten zijn ook uitnodigend voor verwanten, bezoekers, buurtbewoners, contacten



humor en menselijke warmte zijn voelbaar



ondersteuning bij zoeken/vinden en gebruikmaken van eigen dagbestedingsmogelijkheden

6.2

Mate waarin de organisatie(eenheid) cliënten mogelijkheden biedt voor dagbesteding en –

structurering Volgens de normen voor Verantwoorde zorg mag de cliënt rekenen op aantrekkelijke mogelijkheden voor dagbesteding waarmee hij/zij invulling kan geven aan persoonlijke interesses, hobby´s en een sociaal leven, en contacten kan houden met de samenleving. Deze indicator bestaat uit een aantal subthema´s: 

woon- en leefomgeving waar wat te beleven is



een aanbod van - op beweging gerichte - activiteiten



ontspanningsaanbod



mogelijkheden voor dagbesteding, passend bij de cliënt -gewoontes, interesses etc.



ondersteuning bij zoeken/vinden en gebruikmaken van eigen dagbestedingsmogelijkheden

7.1 Mate waarin de organisatorische eenheid cliënten aandacht en ondersteuning geeft aan de eigen identiteit en levensinvulling 7.2 % cliënten dat in jaar op tijdstip T tenminste twee gediagnosticeerde symptomen van depressie had 8.1 Mate waarin de organisatie(eenheid) een adequaat systeem van alarmering en alarmopvolging heeft 8.2 De instelling kan wel - niet aantonen dat periodiek onderhoud plaatsvindt aan patiëntentilliften o.b.v. een vastgesteld onderhoudsschema 8.3 Mate waarin de organisatie(eenheid) een adequaat systeem van brand- inbraak- en calamiteitenpreventie heeft 8.4 Mate waarin de organisatie(eenheid) een adequate vorm van toezicht heeft georganiseerd 9.1 Er is voor cliënten met een indicatie verblijf en verpleging of behandeling wel / niet 7 x 24 uur een verpleegkundige binnen 10 minuten ter plaatse



9.2 Mate waarin cliënten de aanwezigheid van voldoende bekwaam personeel ervaren 9.3 Er is voor cliënten met een indicatie verblijf en verpleging of behandeling wel / niet 7 x 24 uur een arts bereikbaar en oproepbaar. Deze arts reageert binnen 10 minuten en is binnen 30 minuten ter plaatse 9.4 Mate waarin het personeel bekwaam is in het uitvoeren van voorbehouden en risicovolle handelingen 9.5 Organisatie(eenheid) werkt wel / niet met capaciteitsplanningsinstrument waarin relatie wordt gelegd tussen cliëntenpopulatie, hun zorgbehoeften, zorgzwaartes en de daarvoor benodigde omvang, aard, deskundigheid van personeelsformatie. 9.6 De organisatie(eenheid) houdt wel/niet met enige regelmaat een medewerkerraadpleging. 10. Mate waarin cliënten een goede samenwerking en afstemming met ketenpartners ervaren. 11. Compleet kwaliteitssysteem



BIJLAGE B

PLANNING AUDITTRAJECT

wie

wat

wanneer

Perspekt

Stuurt vragenlijsten naar

Week - 9

organisatie(eenheid) Organisatie(eenheid)

Stuurt ingevulde vragenlijsten en

Week - 5

papieren /digitale audit aan auditoren Secretaris auditteam +

Vooroverleg (telefonisch en / of per

vertegenwoordigers van

mail)

Week - 3

organisatie(eenheid) Auditteam

Audit

Week 0

Secretaris

Stuurt conceptrapport aan Perspekt

Week + 5

Perspekt

Stuurt conceptrapport aan

Week + 6

organisatie(eenheid) Organisatie(eenheid)

Stuurt reactie concept rapport naar

Week + 8

secretaris Secretaris

Verwerkt commentaar

Week + 10

Perspekt

Zendt eindexemplaar rapport en

Week + 11

evaluatieformulier aan organisatie(eenheid) Organisatie(eenheid)

Stuurt evaluatieformulier aan Perspekt

Week + 13

Perspekt

Neemt registratiebesluit op basis van

Week + 14

registratieadvies auditteam, auditrapport en ingevulde evaluatieformulieren



BIJLAGE C

AGENDA AANMELDINGSGESPREK

Tijdens het aanmeldingsgesprek komen in ieder geval de volgende punten aan de orde: Aanmeldingsgesprek 1. Kennismaking aanwezigen 2. Algemene informatie over de organisatie(eenheid) en de doelgroep jong dementerenden - diensten c.q. producten - omvang organisatorische eenheid - omvang doelgroep - aantal medewerkers - organogram - specifieke kenmerken en omstandigheden 3. Specifieke informatie over het kwaliteitsbeleid van de organisatie(eenheid) en de doelgroep jong dementerenden - aanloop, historie - kwaliteitssysteem - motivatie audit 4. Informatie over de auditmethodiek en het audittraject - vragen n.a.v. handleiding - wegingskader - zelfdiagnose - algemene auditplanning - auditoren - gespreksrooster - papieren /digitale audit - duur / prijs 5. Afspraken maken - plannen van de audit



BIJLAGE D

RICHTLIJNEN PAPIEREN / DIGITALE AUDIT

Voor het welslagen van de audit is het van belang dat de richtlijnen voor de papieren / digitale audit nauwgezet worden gevolgd. Met de papieren / digitale audit wordt de set documenten bedoeld die de beoordeling van de organisatie(eenheid) staven. Met andere woorden, indien een organisatie(eenheid) bij een kwaliteitscriterium aangeeft dat zij daar qua plan/vastlegging aan voldoet, en daarbij verwijzingen maakt naar één of meerdere documenten, dienen deze documenten aan de papieren / digitale audit toegevoegd te worden. Registraties kunnen ter plekke worden ingezien. De ervaring leert dat met het samenstellen van de papieren / digitale audit tijdig begonnen moet worden. De papieren / digitale audit dient ter voorbereiding op de audit. Deze moet derhalve ruim van tevoren door de auditoren kunnen worden bestudeerd. Omdat het gespreksrooster mede naar aanleiding van de papieren / digitale audit wordt opgesteld, moet de papieren / digitale audit minimaal twee weken voorafgaande aan het vooroverleg worden opgestuurd aan de leden van het auditteam. Op basis van het organogram en de vermelde verantwoordelijken in de zelfdiagnose wordt het auditprogramma opgesteld. De papieren / digitale audit bestaat uit de volgende onderdelen: Papieren / digitale audit 1. Kerngegevens 2. Zelfdiagnose 3. Genummerde inhoudsopgave van de set documenten 4. Documenten (inclusief organogram)

Naar alle auditoren

Specifiek voor de

(inclusief secretaris /

secretaris / auditor

auditor) Kerngegevens

Keuze voor papieren

In ieder geval digitaal

uitdraai / digitaal Zelfdiagnose

Keuze voor papieren


uitdraai / digitaal Inhoudsopgave van de

Keuze voor papieren


set documenten

uitdraai / digitaal

Documenten

Keuze voor papieren

Keuze voor papieren

uitdraai / digitaal

uitdraai / digitaal



Alle formulieren dienen onder verantwoordelijkheid van de eindverantwoordelijke van de organisatie(eenheid) te worden ingevuld. De papieren / digitale audit moet overzichtelijk aangeleverd worden. Zo dient de verwijzing naar documenten in de zelfdiagnose overeen te komen met de genummerde inhoudsopgave van de set documenten en de ordeningsaanlevering van de documenten. Kerngegevens Met behulp van het formulier Kerngegevens (Bijlage E) krijgt het auditteam direct een globaal beeld van de te auditeren organisatie(eenheid). Daartoe moet een aantal actuele gegevens (omvang e.d.) over de organisatie(eenheid) worden verstrekt. Helder moet zijn welke functionaris het formulier heeft ingevuld. Uiteraard staat het de organisatie(eenheid) vrij om aanvullende gegevens te verstrekken. Invullen zelfdiagnose Er is een specifieke zelfdiagnose voor Jong Dementerenden: het Jong Dementerenden criteria-overzicht (hoofdstuk 3). Hiervan is een digitale versie beschikbaar. De organisatie(eenheid) vult hierin de beoordeling, de verwijzing naar de documenten, de verantwoordelijke en een eventuele toelichting onder het kopje „organisatie(eenheid)‟ in. De criteria moeten worden beoordeeld met „voldoet‟, „voldoet niet helemaal‟ of „voldoet niet‟. De motivatie voor de eigen beoordeling kan desgewenst worden aangegeven. Belangrijk is dat de verwijzing naar de documenten (met nummering en titelaanduiding) wordt aangegeven. De beoordelingen in de zelfdiagnose zijn input voor de documentanalyse en de auditgesprekken. De zelfdiagnose en de beoordeling van het auditteam worden direct naast elkaar per criterium in het auditrapport weergegeven. Hierdoor kan de organisatie(eenheid) na de audit zien of de beoordeling van het auditteam al dan niet overeenkomt met de zelfdiagnose. Aan de hand van de beoordelingen van het auditteam wordt berekend of de organisatie(eenheid) in aanmerking komt voor het keurmerk. Inhoudsopgave van de set documenten Alle documenten waar in de zelfdiagnose naar verwezen wordt, dienen opgenomen te zijn in een genummerde inhoudsopgave. Dit kan overeenkomen met de inhoudsopgaven van de (kwaliteits)handboeken van de organisatie(eenheid). Ook aanvullende documenten (bijv. notulen, informatiebrochure) dienen genummerd in de inhoudsopgave vermeld te staan. De secretaris/auditor ontvangt de inhoudsopgave in zogenaamde „platte‟ tekst.



Verzending documenten Ten slotte, en dit kost doorgaans de meeste tijd, moet een set documenten aan alle betrokken auditoren opgestuurd worden. De set documenten dient ter ondersteuning van de antwoorden in de zelfdiagnose. Het betreft zo actueel mogelijke notities, richtlijnen, procedures, afspraken, verslagen, notulen en ander materiaal dat de beoordeling in de zelfdiagnose van de organisatie(eenheid) staaft. Als de organisatie(eenheid) bijvoorbeeld aangeeft in de zelfdiagnose dat de organisatie(eenheid) beschikt over een cliëntdossier/plan, dient een lege set formulieren van dit cliëntdossier meegestuurd te worden. Over (privacy)gevoelige documenten en zeer omvangrijke documenten kunnen specifieke afspraken gemaakt worden. In overleg met de secretaris/auditor kunnen bepaalde documenten tijdens de audit ter inzage liggen. Ook dient in de organisatie(eenheid) een zelfde set documenten – als de aan de auditoren toegezonden set – tijdens de audit ter inzage te staan.



BIJLAGE E

KERNGEGEVENS

Dit overzicht met kerngegevens moet worden ingevuld. Het formulier maakt onderdeel uit van de papieren / digitale audit en moet aan alle leden van het auditteam worden opgestuurd, opdat zij zich een globaal beeld kunnen vormen van de organisatie(eenheid). Duidelijk moet worden vermeld wie de kerngegevens heeft ingevuld. Desgewenst kan ook nog aanvullende informatie worden verstrekt. 1.

Functies inzake Jong Dementerenden (aantal plaatsen/eenheden) Verblijf: Dagbehandeling: Tijdelijke opname: Thuiszorg: Andere functies:

2.

Gebouw Bouwjaar: Renovaties: Ligging (woonwijk, centrum, geïsoleerd):

3.

Identiteit

4.

Bestuursmodel

5.

Samenwerkingsverbanden intern en extern

6.

Aantal kamers/appartementen Aantal eenpersoonskamers: Aantal meerpersoonskamers:



7.

Aantal cliënten (intern) Mannen: Vrouwen:

8.

Gemiddelde leeftijd cliënten Mannen: Vrouwen:

9.

Aantal opnames Afgelopen jaar: Dit jaar:

10.

11.

Aantal overplaatsingen (intern)

Aantal ontslagen (extern)

Afgelopen jaar:

Afgelopen jaar:

Dit jaar:

Dit jaar:

Aantal overledenen Afgelopen jaar: Dit jaar:

12.

Zorgzwaarte

13.

Gemiddelde verblijfsduur cliënten

14.

Lengte wachtlijst Afgelopen jaar: Dit jaar:



15.

Andere relevante informatie

Ingevuld door:

Datum:



BIJLAGE F

VOORBEELD GESPREKSROOSTER

Het auditprogramma c.q. gespreksrooster wordt in overleg met de organisatie(eenheid) opgesteld. Bij het kennismakingsgesprek en eindgesprek is het voltallige auditteam aanwezig. In de meeste gevallen zullen er parallelgesprekken gevoerd worden. Tussen de gesprekken wordt tijd ingeruimd om de voorafgaande gesprekken te evalueren en de komende gesprekken voor te bereiden. Auditprogramma 09.00 – 10.00

voorbereiding auditteam

10.00 – 10.15

kennismaking vertegenwoordigers organisatie(eenheid)

10.15 – 10.45

rondleiding

10.45 – 11.30

(locatie)directie of manager

10.45 – 11.30

teamleider/unithoofd

10.45 – 11.30

paramedici

11.30 – 12.15

medewerkers verpleging/verzorging

11.30 – 12.15

cliëntvertegenwoordiging

11.30 – 12.15

inzien cliëntdossiers in bijzijn medewerker zorg

12.15 – 13.15

lunch, evaluatie en voorbereiding

13.15 - 14.00

verpleeghuisarts

13.15 – 14.00

maatschappelijk werk/casemanager/opnamefunctionaris

13.15 – 14.00

activiteitenbegeleiding

14.00 – 14.30

voedingsassistenten

14.00 – 14.30

beleids-/kwaliteitsmedewerker

14.00 – 14.30

psycholoog

14.30 – 15.00

vrije rondgang

14.30 – 15.00

evaluatie en voorbereiding

15.00 – 16.15

evaluatie en voorbereiding eindgesprek

16.15 - 16.30

eindgesprek verantwoordelijke organisatie(eenheid)

16.30 – 16.45

eindgesprek vertegenwoordigers van de organisatie(eenheid)

16.45 – 17.00

evaluatie auditteam



BIJLAGE G

INTERNE VOORLICHTING

De organisatie(eenheid) brengt cliënten, medewerkers en andere betrokkenen op de hoogte van de audit en de implicaties daarvan. Hoe dit gebeurt, bepaalt de organisatie(eenheid) uiteraard zelf. Een mogelijkheid is het verspreiden van een brief. Hieronder is een voorbeeldbrief opgenomen. Aan cliënten, familie en medewerkers, Onze organisatie(eenheid) heeft zich aangemeld voor een kwaliteitsonderzoek. Binnenkort komen onafhankelijke deskundigen gedurende een dag op bezoek om dit onderzoek uit te voeren. Dit wordt een audit genoemd. Het auditteam wil zoveel mogelijk te weten komen om zich een gedegen oordeel te vormen over de kwaliteit van onze organisatie(eenheid). Het onderzoek vindt plaats onder verantwoordelijkheid van Stichting Perspekt. Doel van het onderzoek is na te gaan of er voldoende aandacht wordt besteed aan de kwaliteit van zorg. Ter plaatse zal worden onderzocht of onze organisatie(eenheid) aan de gestelde kwaliteitscriteria voldoet. Het onderzoek is vrijwillig. Wij hebben gemeend een audit te moeten laten plaatsvinden, omdat wij ……………. Organisaties die aan de criteria voldoen ontvangen het keurmerk Jong Dementerenden en worden opgenomen in een openbaar kwaliteitsregister. Op deze wijze wordt duidelijk dat de geauditeerde organisaties kwaliteit hoog in hun vaandel hebben. Ook wanneer onze organisatie(eenheid) (nog) niet in het kwaliteitsregister wordt opgenomen, bijvoorbeeld omdat er nog teveel aandachtspunten zijn, is het bijzonder leerzaam om aan een audit mee te doen. De belangstelling van het auditteam gaat onder andere uit naar de behandeling en begeleiding van de cliënt, het woon- en leefmilieu en begeleiding en ondersteuning van het cliëntsysteem. Aan zaken die direct met cliëntenzorg te maken hebben, besteedt het auditteam extra aandacht. Ook let het auditteam specifiek op de wijze waarop men ervoor zorgt dat de goede dingen goed blijven gaan, en dat de dingen die niet goed gaan opgepakt worden om te verbeteren. Dat maakt dat het auditteam niet alleen naar het verleden en het heden kijkt, maar ook of wij in de toekomst de nodige maatregelen zullen blijven nemen. Van tevoren heeft het auditteam al veel informatie gekregen. Deze is door ons opgestuurd. Om het beeld compleet te maken, wil het team graag met zoveel mogelijk betrokkenen in gesprek. In een dag is het echter niet mogelijk om met iedereen van gedachten te wisselen.



In ieder geval worden gesprekken gevoerd met het management, medewerkers verpleging en verzorging, de verpleeghuisarts, de maatschappelijk werker en andere paramedici. Het team komt niet alleen gesprekken voeren. Het team zal ook rondlopen, hier en daar een kijkje nemen en ter plekke enige vragen stellen. Uiteraard komen de leden van het auditteam alleen met uitdrukkelijke toestemming in de niet-openbare ruimtes. Alleen met goedvinding van een cliënt wordt een woonruimte betreden. Alle informatie die door de auditoren wordt verzameld, wordt vertrouwelijk behandeld, met het waarborgen van de anonimiteit. Het auditteam komt niet voor een personeelsbeoordeling en ook niet voor het geven van organisatieadviezen. Aan het eind van de auditdag brengt het auditteam mondeling verslag uit aan het management. Na de audit wordt een rapport opgesteld dat het management wordt toegestuurd. Het rapport wordt door de directie van Perspekt gebruikt om te beslissen of onze organisatie(eenheid) in het kwaliteitsregister wordt opgenomen en dus het waardevolle keurmerk verdient. Het auditteam streeft ernaar de organisatie(eenheid) met het auditrapport een soort kwaliteitsspiegel voor te houden. Onze organisatie(eenheid) is voornemens om het rapport te gaan gebruiken om onze kwaliteit verder te verbeteren. Wij hopen van harte dat iedereen wil meewerken om de audit te doen slagen. Voor vragen kunt u terecht bij ondergetekende.

Het management



BIJLAGE H

AGENDA VOOROVERLEG

Tijdens het vooroverleg komen in ieder geval de komende punten aan de orde: Vooroverleg

1. Kennismaking

2. Oriëntatie - Zijn er nog vragen over de gang van zaken? - Hoe zijn medewerkers en clienten geïnformeerd over de audit?

3. Papieren / digitale audit - Ontbreken er documenten in de papieren / digitale audit? - Afspraken maken over aanleveren aanvullende documenten

4. Gespreksrooster en gang van zaken audit - Gezamenlijk doornemen van het concept gespreksrooster - Ontbreken er respondenten? - Afspraken maken over invullen namen en gespreksruimten

5. Praktische punten en vervolgafspraken - Parallelgesprekken / meerdere gespreksruimtes - Lunch, koffie / thee voor respondenten - Planning - Toestemming inzage cliëntdossiers

6. Afsluiting



BIJLAGE I

EVALUATIE ORGANISATIE(EENHEID)

De verantwoordelijke van de geauditeerde organisatie(eenheid) dient conform de planning binnen enkele weken na ontvangst van het definitieve auditrapport met registratieadvies een schriftelijke reactie te geven op de werkwijze van het auditteam, de inhoud van het rapport en het advies. Hiervoor worden deze vragen gebruikt (digitale versie is beschikbaar). In deze reactie moet bij voorkeur de mening van zoveel mogelijk respondenten zijn verwerkt. Het formulier moet worden verstuurd naar Perspekt. De schriftelijke reactie van de organisatie(eenheid) wordt door de directie van Perspekt betrokken bij de registratieprocedure. Desgewenst moet de verantwoordelijke van de organisatie(eenheid) de reactie mondeling komen toelichten.

Audit in organisatie: Geauditeerde organisatorische eenheid Auditdatum / -data:

Soort keurmerk:

Invuldatum evaluatieformulier:

Naam respondent:

Geef uw waardering aan op de schaal van 1 tot 5: 5 = zeer goed 4 = goed 3 = voldoende 2 = matig

1 = onvoldoende

1. Organisatie van de audit door Perspekt 5

4

3

2

1

5

4

3

2

1

1. Informatie over de gang van zaken m.b.t. de (voorbereiding op) de audit 2. Ontvangen van documenten Eventuele opmerkingen: 2. Voorbereiding en uitvoering door het auditteam Het auditteam: 1. was voorbereid volgens de richtlijnen 2. voerde de audit uit volgens de richtlijnen 3. hield zich aan de gedragscode De audit: 4. kwam overeen met de verwachtingen Uw waardering voor het eindgesprek Eventuele opmerkingen: _____________________________________________________________________________________ 41 Handleiding Kwaliteitssysteem Jong Dementerenden Stichting Perspekt Utrecht, keurmerk in de zorg / Landelijke Stuurgroep Jong Dementerenden


3. Het auditrapport 5 4 3 2 1 1. U heeft kunnen reageren op feitelijke onjuistheden in de concepttekst van het auditrapport 2. Het auditteam heeft in de definitieve tekst van het auditrapport rekening gehouden met uw voorstelcorrectie 3. Zijn de conclusies voldoende onderbouwd? 4. Worden er in het auditrapport onderwerpen of aandachtspunten benoemd die u niet had verwacht? Welke zijn dat? 5. Onderschrijft u het registratieadvies? Ja Nee 6. Biedt het auditrapport aanknopingspunten voor het Ja Nee optimaliseren van het kwaliteitsbeleid van uw organisatie? 7. Op welke wijze denkt u het auditrapport te gaan gebruiken in uw organisatie? 7a) Kwaliteitsverbetering 7b) Externe verantwoording 7c) Profilering van de organisatie 7d) Anders, namelijk: 4. Betrokkenen evaluatie 1. Heeft u bij het beantwoorden van deze vragen overleg gepleegd met de staf of het managementteam, de cliëntenraad, de ondernemingsraad en het bestuur of de Raad van Toezicht?

Ja

Nee

5. Aanvullende vragen 1. Kunt u aangeven welke onderdelen van de auditen registratieprocedure naar uw mening voor verbetering vatbaar zijn en waarom? 2. Bent u voornemens om over drie jaar opnieuw een Perspekt audit te doorlopen? Zo ja, waarom? Zo nee, waarom niet? 6. Opmerkingen en suggesties

Graag het ingevulde evaluatieformulier binnen de gestelde termijn e-mailen naar Suzan Sadal: [email protected].



BIJLAGE J

1.

ALGEMENE VOORWAARDEN

Alleen de (locatie)directeur of bestuur kan een organisatie(eenheid) aanmelden voor deelname aan de auditen registratieprocedure.

2.

Binnen een audit kunnen meerdere eenheden, die onder één directie of bestuur vallen, geauditeerd worden. Voorwaarde is dat er sprake is van een gemeenschappelijk beleid, zoals blijkt uit het beleidsplan, de organisatiestructuur en het jaarverslag.

3.

De omvang van de audit wordt op grond van een aantal kerngegevens bepaald door Perspekt.

4.

De directie dient de inhoud van de handleiding Kwaliteitssysteem Jong Dementerenden en eventueel aanvullende afspraken te kennen en geheel te onderschrijven.

5.

De directie moet de auditoren in de gelegenheid stellen alle gewenste schriftelijke en mondelinge informatie over het interne kwaliteitsbeleid te verzamelen.

6.

De directie dient ervoor zorg te dragen dat ook medewerkers en cliënten hun medewerking aan de audit verlenen.

7.

De (locatie)directeur of bestuur is gehouden het auditbedrag binnen 30 dagen na het in rekening brengen te voldoen. Perspekt brengt het bedrag in twee gelijke delen in rekening. De helft van het auditbedrag moet binnen 14 dagen na het sluiten van de auditovereenkomst worden overgemaakt. Het tweede deel moet binnen 14 dagen na het auditbezoek worden betaald.

8.

In onderling overleg tussen de organisatie(eenheid) en Perspekt wordt bepaald wanneer de audit plaatsvindt.

9.

Perspekt is verantwoordelijk voor een evenwichtige samenstelling van het auditteam en geeft de samenstelling van het team alsmede de functies en adressen van de auditoren ruim van tevoren door. De (locatie)directeur of bestuur kan, met opgaaf van redenen, bezwaar maken tegen de aanwezigheid van één of meer personen in het team. Zonodig wordt de samenstelling gewijzigd.

10.

De (locatie)directeur of bestuur moet er zorg voor dragen dat alle van belang zijnde functionarissen tijdens de audit beschikbaar zijn voor het voeren van vraaggesprekken, ook voor extra, niet geplande gesprekken.

11.

Het team moet kunnen beschikken over twee – bij voorkeur af te sluiten ruimtes – waar alle vraaggesprekken kunnen worden gevoerd en waar het team onderling kan beraadslagen.

12.

De organisatie(eenheid) zorgt voor lunch, koffie en thee gedurende de auditdag.

13.

De (locatie)directeur of bestuur moet er zorg voor dragen dat de papieren /

Perspekt zorgt indien noodzakelijk voor logies en diner. digitale audit geheel volgens de richtlijnen wordt samengesteld (zie bijlage D) en conform planning aan alle betrokken auditoren wordt toegestuurd. _____________________________________________________________________________________ 43 Handleiding Kwaliteitssysteem Jong Dementerenden Stichting Perspekt Utrecht, keurmerk in de zorg / Landelijke Stuurgroep Jong Dementerenden


In overleg met de secretaris van het auditteam kan een uitzondering worden gemaakt voor omvangrijke en privacygevoelige documenten, die alleen tijdens de audit ter inzage liggen. 14.

Conform de planning wordt circa twee weken voor de audit met in ieder geval de contactpersoon voor de audit en de secretaris van het auditteam een vooroverleg gevoerd.

15.

De secretaris/auditor stelt het concept gespreksrooster en het definitieve gespreksrooster op. Dit gebeurt in overleg met de organisatie(eenheid). Het auditteam heeft echter de eindzeggenschap over het gespreksrooster.

16.

De audit wordt afgesloten met een eindgesprek met de (locatie)directeur of bestuur. Als de (locatie)directeur of bestuur dat wenst, kunnen daarbij ook die vertegenwoordigers van de organisatie(eenheid) aanwezig zijn, die ook bij het kennismakingsgesprek bij aanvang van de auditdag aanwezig waren. Het is uitdrukkelijk niet de bedoeling dat het auditteam het advies wat zij aan de directie van Perspekt zal geven, plenair meedeelt.

17.

Perspekt en de organisatie(eenheid) dienen zich inzake het (concept) auditrapport te houden aan de afspraken die daarover vastgelegd zijn in de planning.

18.

Het definitieve auditrapport wordt in tweevoud aan de organisatie(eenheid) verstuurd vergezeld van een evaluatieformulier. De organisatie(eenheid) ontvangt tevens een PDF bestand van het definitieve auditrapport. De (locatie)directeur of bestuur dient met behulp van het evaluatieformulier (zie bijlage I) schriftelijk te reageren op het verloop en de uitkomsten van de audit. In deze reactie behoort bij voorkeur de mening van zoveel mogelijk respondenten te zijn verwerkt. De (locatie)directeur of bestuur dient bereid te zijn het evaluatieformulier eventueel mondeling toe te lichten, indien de directie van Perspekt dit noodzakelijk acht.

19.

De (locatie)directeur of bestuur moet ermee akkoord gaan dat de directie van Perspekt, eventueel na de (locatie)directeur of bestuur te hebben gehoord, op basis van de vigerende afspraken een beslissing neemt om de organisatie(eenheid) al dan niet op te nemen in het keurmerkregister. Wanneer tot registratie wordt besloten ontvangt de organisatie(eenheid) het keurmerk. Wanneer de (locatie)directeur of bestuur het niet eens is met de registratiebeslissing kan, conform de bezwaarprocedure van Perspekt, bezwaar worden aangetekend.

20.

Het keurmerk heeft een geldigheidsduur van drie jaar, te rekenen vanaf de datum waarop het registratiebesluit is genomen. Binnen die drie jaar dient de organisatie(eenheid) het audittraject opnieuw aan te vragen en uit te laten voeren om in het keurmerkregister opgenomen te blijven.

21.

Het niet naleven van deze voorwaarden kan tot gevolg hebben dat de auditen registratieprocedure (tussentijds) wordt afgebroken. De reeds gemaakte kosten moeten in dat geval door de organisatie(eenheid) geheel worden vergoed.

22.

Bovenstaande voorwaarden worden samengevat in een overeenkomst, die door de (locatie)directie of het bestuur moet worden ondertekend.



BIJLAGE K

GEDRAGSCODE AUDITOREN

Inhoudelijk 1. De auditoren bereiden zich gedegen voor op de audit door alle relevante documenten te bestuderen en te reageren op het voorgestelde gespreksrooster. 2. De auditoren hebben oog voor zowel de sterke punten als de aandachtspunten van de organisatie(eenheid). In het auditrapport worden deze punten benoemd. 3. De auditoren gaan vertrouwelijk met documenten en de kennis over de organisatie(eenheid) om. 4. De auditoren hebben het recht om alle relevante documenten in te zien en plaatsen te bezoeken. Dit houdt ook in het inzien van (elektronische) cliënt- en personeelsdossiers. Dit gebeurt wel met vooraankondiging en waar noodzakelijk in het bijzijn van een vertegenwoordiger van de organisatie(eenheid). 5. Auditoren dienen geen binding te hebben met de te auditen organisatie(eenheid) en mogen geen personeel werven of opdrachten aannemen. 6. De auditoren stellen zich op de hoogte van alle veranderingen in het auditen registratietraject en bezoeken alle door Perspekt georganiseerde studie- of trainingsdagen. Professionele opstelling naar organisatie(eenheid) 1. De auditoren stellen zich zakelijk op. Gesprekspartners worden in principe met u aangesproken. Er is geen sprake van gewichtigheid of afstandelijkheid. 2. De auditoren werken zo objectief, onbevooroordeeld en feitelijk mogelijk. De mening van de individuele auditor is ondergeschikt aan de gemeenschappelijk mening van het team. Structureel aangeven van adviezen of oplossingen aan de organisatie(eenheid) wordt voorkomen. Er dient voorkomen te worden dat er snel conclusies getrokken worden. Derhalve dient elk onderwerp c.q elke norm vanuit ten minste twee verschillende bronnen gecheckt te worden. 3. De wijze van vragen stellen en de te vragen onderwerpen worden aangepast aan de gesprekspartners. Zekere diepgang en vasthoudendheid is gewenst. Gesprekspartners dienen echter niet „doorgezaagd‟ te worden over een onderwerp of norm. In elk gesprek wordt de vertrouwelijkheid en de anonimiteit van de gegevens benadrukt. 4. De auditoren stellen zich met tact en met de nodige diplomatie op. In ieder geval dienen onnodige spanningen te worden voorkomen. 5. De auditoren werken consciëntieus; er wordt onderscheid gemaakt tussen wenselijkheid en werkelijkheid, er worden meerdere bronnen geraadpleegd, afwijkingen worden beargumenteerd. De auditor onthoudt zich van persoonlijke mening.



6. De auditoren zijn geïnteresseerd in de te auditen organisatie(eenheid), zij zijn gemotiveerd en enthousiast auditor. 7. De auditoren houden zich aan gestelde tijden en afspraken en respecteren de identiteit en aard van de organisatie(eenheid). Binnen het auditteam 1. Elke auditor staat open voor feedback. 2. Binnen het team wordt met respect voor ieders eigenheid omgegaan. 3. Er dient een gezamenlijke inspanning geleverd te worden om de audit zorgvuldig te doorlopen. Dit betekent in ieder geval een gedegen voorbereiding, het indien noodzakelijk verrichten van avondwerkzaamheden tijdens de audit en reageren op het conceptrapport.



BIJLAGE L

EVALUATIE AUDITTEAM

Dit formulier dient door alle betrokken auditoren te worden ingevuld en geretourneerd te worden naar Perspekt. De formulieren worden gebruikt bij de bespreking van het registratieadvies door de directie van Perspekt. Tevens worden de evaluatieformulieren gebruikt om de auditen registratieprocedure te evalueren en om, indien nodig, evaluatiegesprekken met afzonderlijke auditoren te voeren.

Audit in organisatie: Geauditeerde organisatorische eenheid: Auditdatum / -data:

Soort keurmerk:

Invuldatum evaluatieformulier:

Naam auditor:

Geef uw waardering aan op de schaal van 1 tot 5: 5 = zeer goed 4 = goed 3 = voldoende 2 = matig

1 = onvoldoende

1. Organisatie van de audit door Perspekt 5

4

3

2

1

5

4

3

2

1

5

4

3

2

1

1. Planning 2. Hotel 3. Toezending stukken Eventuele opmerkingen: 2. Voorbereiding door de organisatie 1. Voorlichting 2. Ontvangst 3. Gespreksruimtes 4. Vraaggesprekken 5. Papieren / digitale audit: 5a. Volledigheid 5b. Relevantie 5c. Actualiteit 5d. Overzichtelijkheid Eventuele opmerkingen: 3. Toegestuurd materiaal 1. Volledigheid 2. Relevantie 3. Actualiteit 4. Overzichtelijkheid Eventuele opmerkingen:



4. Auditteam 5

4

3

2

1

5

4

3

2

1

1. Knowhow team 2. Samenwerking bij voorbereiding audit 3. Samenwerking tijdens audit 4. Samenwerking bij (concept)rapport 5. Functioneren collega-auditoren (gedragscode) Eventuele opmerkingen: 5. Samenwerking met organisatie 1. Houding/opstelling van de gesprekspartners 2. Verloop eindgesprek 3. (Concept) rapport 6. Wenselijke ondersteuning door Perspekt 1. Norminterpretatie, toelichting: 2. Casuïstiek, toelichting: 3. Anders, 7. Indien van toepassing Audits bij meerdere locaties van een concern 5

4

3

2

1

1. Hoe verliep de afstemming? Eventuele opmerkingen: 8. Opmerkingen of suggesties

Graag het ingevulde evaluatieformulier binnen de gestelde termijn e-mailen naar Suzan Sadal: [email protected]



KWALITEITSSYSTEEM JONG DEMENTERENDEN

Recommend Documents