Instructies voor het gebruik van de Adviestoedienigsschema’s Cytostatica en het invoegen van formules voor automatische dosisberekening -een handleiding-
Integraal Kankercentrum Rotterdam Postbus 289 3000 AG Rotterdam (010) 440 58 00
Inhoudsopgave
Inleiding
3
Hoofdstuk 1: Technische instructie voor het gebruik van elektronische chemoschema’s 4 Hoofdstuk 2: Algemene instructie voor het gebruik van elektronische chemoschema’s
5
2.1: Algemene gegevens
5
2.2: Berekening lichaamsoppervlak en dosis
5
2.3: Dosering en tijd
6
2.4: Gegevens voor recept apotheek
6
Hoofdstuk 3: Richtlijnen voor het werken met IKR cytostatica schema’s
8
Hoofdstuk 4: Omzetten chemoschema’s van documenten naar sjablonen Nederlands en Engels
9
Hoofdstuk 5: Suggesties voor verbetering
13
Inleiding
In deze handleiding wordt beschreven hoe IKR chemoschema’s kunnen worden gebruikt. De IKR chemoschema’s zijn tevens te gebruiken als receptuur. De schema’s zijn uitgewerkt in het programma WORD (versie 9.0). De chemoschema’s staan op de IKR site www.ikc.nl/ikr onder “publicaties” in twee vormen, als tekst-document (.doc) en als documentsjabloon (.dot). Hoofdstuk 1 en 2 bevatten instructies betreffende de invulformulieren. Bij het gebruik van invulformulieren wordt de gewenste dosis van de chemotherapie binnen het document uitgerekend. De ingevulde formulieren kunnen ter plaatse worden geprint. Hoofdstuk 3 bevat informatie over de toepassing van de chemoschema’s. Hoofdstuk 4 geeft een beschrijving hoe de chemoschema’s kunnen worden omgezet van documenten naar sjablonen. In hoofdstuk 5 worden suggesties voor verbetering van de chemoschema’s gegeven.
3
Hoofdstuk 1: Technische instructie elektronische chemoschema’s Let op: Afhankelijk van de instellingen die in Windows onder landinstellingen zijn gedaan, kan gebruik worden gemaakt van de Nederlandse of de Engelse cijfernotatie. De instellingen kunnen worden nagegaan onder Start-‘instellingen’, ‘configuratiescherm’, ‘landinstellingen’, ‘getal’, ‘decimaalsymbool’ en ‘cijfergroeperingssymbool’. In het geval dat bij het decimaalsymbool ‘,’ is vermeld en dat bij het cijfergroeperingssymbool ‘.’ staat, wordt de Nederlandse notatie gebruikt. Een Nederlands notatie voorbeeld: 60,5 kg. In het geval dat bij het decimaalsymbool ‘.’ is vermeld en dat bij het cijfergroeperingssymbool ‘,’ staat, wordt gebruik gemaakt van de Engelse notatie. Een Engels notatie voorbeeld: 60.5 kg. Ga na welke instellingen er in de computer staan en kruis aan: Bij het decimaalsymbool ‘,’ en bij het cijfergroeperingssymbool ‘.’ = Nederlands ٱ Bij het decimaalsymbool ‘.’ en bij het cijfergroeperingssymbool ‘,’ = Engels ٱ Er zijn twee voorbeeldschema’s, een Engelse en een Nederlandse, In deze voorbeeldschema’s zijn de velden met rekenformules reeds ingevoegd zodat je het gebruik kan uitproberen in hoofdstuk 2. De elektronische voorbeeld chemoschema’s zijn van het bestandstype ‘documentsjabloon’ (.dot) en zijn op de site opgeslagen onder de handleiding. De dot is beveiligd zonder wachtwoord. In principe kunnen de chemoschema’s met behulp van ‘bestand’ en ‘openen’ in WORD worden opgevraagd. Het nadeel hiervan is dat het dot-schema standaard als .dot wordt opgeslagen en het sjabloon daarmee wordt overschreven. Dit kan leiden tot fouten indien hetzelfde sjabloon voor een andere patiënt wordt gebruikt. Het is daarom aan te bevelen om de chemoschema’s op te vragen met behulp van ‘bestand’ en ‘nieuw’. Hierbij is het wel nodig dat eerst de locatie van de gebruikerssjablonen wordt aangepast (raadpleeg eventueel uw systeembeheerder). Dit kan in WORD via ‘extra’, ‘opties’, ‘bestandslocaties’. Het is de bedoeling dat deze wordt gewijzigd in [a:\dot\] of de directory waar u de formulieren naartoe heeft gekopieerd. Op deze manier wordt het ingevulde chemoschema standaard als WORD-document (.doc) opgeslagen en bestaat er geen risico dat u de sjablonen overschrijft. Ook wordt aanbevolen om de sjablonen de eigenschap ‘alleen lezen’ toe te kennen (via de Verkenner) zodat de oorspronkelijke sjablonen niet gewijzigd kunnen worden.
4
Hoofdstuk 2: Algemene instructie elektronische chemoschema’s Het chemoschema rekent zelf de lichaamsoppervlakte en de gewenste doseringen uit. De dosering wordt afgerond op twee cijfers achter de komma. Eventueel kan de dosering worden aangepast door de apotheker, opdat deze aansluit bij de eenheden waarin de medicatie aanwezig is. Met de TAB-toets kan van invoerveld naar invoerveld worden gesprongen. In dit hoofdstuk corresponderen de cursief gedrukte woorden met de gegevens die op het schema zijn te vinden. 2.1 Algemene gegevens Helemaal bovenin het formulier kunnen datum en kamer worden ingevuld ter identificatie (figuur 1). Een datum dient ingevuld te worden als [dag streepje maand streepje jaar]. Indien is gewenst dat de datum op een andere wijze wordt genoteerd, kan het schema worden aangepast. Een kuurnummer kan handmatig op het formulier worden ingevuld om eventuele cumulatieve doseringen onder de aandacht te brengen. Figuur 1
Chemoschema
Doxorubicine / Cyclofosfamide (AC)
mammacarcinoom Datum:
Kamer:
kuurnr Bladnr: 1/1
2.2 Berekening lichaamsoppervlak en dosis In het volgende gedeelte van het formulier kunnen de naam van de patiënt en het patiëntnummer worden ingevoerd. In de tweede kolom kunnen lengte en gewicht worden vermeld (figuur 2). Dit invoeren m.b.v. de komma van het teksttoetsenbord, het numerieke blok werkt niet altijd goed. De lengte is in cm., het gewicht in kg.. Door deze parameters in te vullen, wordt het lichaamsoppervlak (lichaamsoppervlak) automatisch berekend. Bovendien kan worden aangegeven welk percentage van de voorgeschreven dosis zal worden gegeven (reductie tot). In de praktijk zal dit vaak 100 zijn. In de derde kolom van figuur 2 worden automatisch de niet afgeronde doseringen berekend. Aan de hand hiervan kunt u de door u gewenste afrondingen invullen in het schema.
5
Figuur 2
Patiënt naam en voorletters:
Na iedere toediening van medicatie kort naspoelen vlgs richtlijn!!!
Patiëntnummer: Kuur herhalen om de 3 weken Dosering: Doxorubicine 60 mg/m² dg1 Cyclofosfamide 600 mg/m² dg1 Lengte: Gew: Lich.opp.: .0 m² Reductie tot: %
Dosering niet afgerond: 0.00 mg 0.00 mg
2.3 Dosering en tijd In het middelste gedeelte van het formulier zijn een vijftal kolommen te vinden (figuur 3). In de kolom uur staan de absolute tijden vanaf de start. De werkelijke tijden kunnen worden ingevuld in de kolom tijd. De dosishoeveelheden van de medicatie worden handmatig ingevoerd n.a.v. de door de computer uitgevoerde berekening. Bij de vermelding systeem doorspoelen wordt opgemerkt dat bij het voor- en naspoelen van de lijn altijd de infuusvloeistof moet worden gebruikt waarin het cytostaticum wordt opgelost. Indien een volgend cytostaticum in een andere vloeistof is opgelost, moet de lijn eerst worden gespoeld. Daarna moet de lijn worden voorgespoeld met de infuusvloeistof waarin het daarin opeenvolgende cytostaticum is opgelost. In de kolom aangehangen paraaf kan een paraaf worden gezet indien door de verpleegkundige de volgende gegevens heeft gecontroleerd: juiste patiënt, cytostaticum en de hoeveelheid. Indien toediening via de infuuspomp plaatsvindt, moet de pompstand worden gecontroleerd en daarnaast moet d.m.v. hevelen worden nagegaan of het infuus goed in het vat zit. In de kolom controle paraaf kan een paraaf worden gezet indien een tweede verpleegkundige de volgende gegevens heeft gecontroleerd: juiste patiënt, cytostaticum en de hoeveelheid. Indien toediening via de infuuspomp plaatsvindt, moet de pompstand worden gecontroleerd.
6
Figuur 3
Uur
Tijd:
0
Aangehangen Paraaf
Infuusvloeistof + medicatie
Controle Paraaf
50 ml NaCl 0.9% + 8 mg Ondansetron + 10 mg Dexamethason Systeem doorspoelen
¼
100 ml NaCl 0.9% +
mg Doxorubicine (in 15 min)
Systeem doorspoelen
½
100 ml NaCl 0.9% +
mg Cyclofosfamide (in 30 min)
Systeem doorspoelen 1
Einde chemokuur
2.4 Gegevens voor recept apotheek Het onderste gedeelte van het formulier (zie figuur 4) kan worden ingevuld indien het schema wordt gebruikt als recept naar de apotheek. De apotheek kan de items starttijd, afdeling en een eventuele aanmelding voor hun procedure en planning gebruiken. De gegevens startdatum, starttijd t0 en afdeling in het onderste gedeelte van het formulier worden ingevuld door diegene die ook de overige gegevens op het formulier heeft vermeld. De apotheek vult controle aanmelding in. Controle aanmelding kan bijvoorbeeld de vooraanmelding in verband met apotheekplanning zijn. Afhankelijk van de afspraken in uw ziekenhuis, kan ook de controle paraaf worden ingevuld. Op het formulier kan eventueel automatisch worden ingevuld wie op welke datum het formulier heeft ingevuld (formulier aangemaakt door). Paraaf arts kan door de arts worden ingevuld indien de dosering in het schema is gecontroleerd. De tweede controle (controle paraaf 2de arts/apotheek) kan afhankelijk van de geldende afspraken in het ziekenhuis ook door de apotheek worden gedaan. Figuur 4
Startdatum:
Starttijd t0:
Afdeling:
Controle Aanmelding:
Formulier aangemaakt door:
Naam + paraaf arts:
Controle paraaf 2de arts/apotheek:
erspc op 21-08-2007
Het is van belang om zowel voorafgaand aan de start van de chemo als voordat de patiënt naar huis gaat, te controleren of het schema volledig is ingevuld. Zodra alle kuren op de chemoschema’s zijn ingevuld en gecontroleerd, kunnen ze op diskette worden gezet. Het is
7
raadzaam om de schema’s tevens onder één directory op de computer te bewaren. Hierbij zou de hulp van een systeembeheerder kunnen worden ingeschakeld.
8
Hoofdstuk 3: Richtlijnen voor het werken met IKR cytostatica schema’s Hieronder worden richtlijnen bij het werken met IKR cytostatica schema’s beschreven. Deze richtlijnen verschillen per ziekenhuis en het is daarom van belang dat per aandachtspunt wordt nagegaan wat de geldende afspraken zijn. Werk volgens de richtlijnen van het ziekenhuis voor wat betreft: • • • • • • • • • •
Het inbrengen van het infuus en het veilig omgaan met cytostatica De infuusvloeistof en het gebruik hiervan bij het inbrengen van het infuus (dit is niet in de schema’s opgenomen) De controle of het infuus goed zit voor het aanhangen van cytostatica Het bestellen van cytostatica bij de apotheek Wie het chemoschema invult (arts of verpleegkundige) De observatie en maatregelen bij extravasatie De specifieke aandachtspunten bij de cytostatica: Docetaxel, Paclitaxel en Irionotecan Het beleid bij ‘Einde chemokuur’. Dit kan bijvoorbeeld zijn ‘in overleg infuus eruit’ Afspraken waar de schema’s worden bewaard en wie hiervoor verantwoordelijk is Het anti-emetica beleid
9
Hoofdstuk 4: Omzetten chemoschema’s van documenten naar sjablonen In dit hoofdstuk wordt in verschillende stappen beschreven hoe op basis van uw bestaand docdocument dergelijke dot-sjablonen kunnen worden gemaakt. Wij adviseren de Nederlandse getalsnotatie, indien dit in uw ziekenhuis niet mogelijk is kunt u gebruik maken van de Engelse versie.
Engelse notatie Stap 1: Het maken van een dot-sjabloon op basis van een bestaand doc-document Een nieuwe sjabloon maken door gebruik te maken van een bestaand doc-document kan door het volgende te doen: • Klik op Opslaan als in het menu Bestand • Klik op Documentsjabloon in het vak Bestand opslaan als • In het vak Opslaan in wordt de standaardmap Sjablonen weergegeven. Het is mogelijk om het bestand ergens anders op te slaan • Klik op Opslaan, nu is het een dot-document Stap 2: Tekstvak definiëren De werkbalk formulieren is te vinden onder Beeld, Werkbalken en Formulieren. Met behulp van de knop ab| uit deze werkbalk wordt een tekstvak gemaakt. Maak een tekstvak voor de datum en ga met de cursor weer in het tekstvak staan. Met behulp van de knop Veldopties kan een definitie aan het tekstvak worden toegekend. In het dialoogvenster Opties voor tekstvak kunnen verschillende gegevens worden ingevoerd. De lijst Type bevat verschillende veldtypen die kunnen worden gebruikt voor het type invoer dat wordt gewenst. Verder kan bijvoorbeeld de Maximumlengte, de Opmaak (of datumnotatie of nummering) en de Bladwijzer worden ingevoerd. De bladwijzer is een item dat een naam gegeven wordt, zodat hiernaar in een formule (zie stap 3) kan worden verwezen. In tabel 1 wordt beschreven welke gegevens bij welke items kunnen worden ingevoerd. Word geeft automatisch aan “tekstvak nr x”, dit wissen, en de opties Berekenen bij afsluiten en Invullen toegestaan aanvinken. Tabel 1
Type
Maximum Lengte
Datum
Datum
Onbeperkt
Kamer Patiëntnaam / voorletters Patiëntnummer Lengte Gewicht Reductie [stof] tot Reductie [stof] tot
Standaardtekst Standaardtekst Standaardtekst Getal Getal Getal Getal
10 Onbeperkt Onbeperkt 3 4 3 3
Opmaak of datumnotatie ofnummering d-M-yyyy kiezen of intypen
0.0 intypen
Bladwijzer wissen wissen wissen wissen L H R S
10
Per stof (bijvoorbeeld doxorubicine of cyclofosfamide) moet worden aangegeven of de volledige dosis wordt gegeven (100%) of een gedeelte (reductie [stof] tot). Deze tabelvakken moeten dus bijgemaakt worden. In bovenstaande tabel is het item ‘reductie [stof] tot’ twee keer genoemd. Afhankelijk van het aantal stoffen in het chemoschema kan dit meer of minder zijn. Hierbij wordt per stof een andere bladwijzer gebruikt. Maak deze bladwijzers.
Stap 3: Formules als veld Met behulp van Formule onder Tabel kan een formule-veld worden ingevoerd. Ook kan hier de Getalnotatie worden ingevoerd. Maak een tekstvak zonder opties na lichaamsoppervlak en ga in het tekstvak staan. Klik tabel formule De volgende formules en getalnotaties kunnen worden ingevoerd: • Bij het lichaamsoppervlak: “=0.007184*L^0.725*H^0.425”. Bij de getalnotatie wordt #.## ingetypt. (NB maak een kopie van deze formule, bv door Ctrl-V daarna kun je de formule inplakken bv met Ctrl-V , dat scheelt veel typwerk) Om de berekende dosering (niet afgerond) per stof te kunnen weergeven moet je hiervoor een plaats maken in het schema, bv achter de dosering /m² cytostatica. Ga met de cursor na de dosering van de cytostatica staan en maak een tekstvak zonder opties, ga in het tekstvak staan, klik tabel-formule • Typ de formule in voor de niet afgeronde dosering: “=INT(0.007184*L^0.725*H^0.425*dosering [van het cytostaticum zoals vermeld in het schema] )*R/100”. De R kan worden vervangen door een andere letter, afhankelijk van de gebruikte bladwijzer bij ‘reductie [stof] tot’. Bij de getalnotatie kan ###0.00 worden ingevuld. Maak dit achter alle cytostatica en let op de goede bladwijzer verwijzing. Maak in het schema zelf bij elk cytostaticum voor “mg” tekstvakken waarin de in te vullen doseringen cytostatica kunnen worden gezet. Stap 4: Document beveiligen In het dialoogvenster onder Extra en Document beveiligen, in het venster kan worden gekozen voor de optie Formulieren en kan een wachtwoord ingevoerd worden. Daarna zal nog een keer naar het wachtwoord worden gevraagd ter controle. Nu kan je het schema proberen en valideren Validatie Een rekenvoorbeeld AC ter validatie van de automatische berekeningen in uw eigen schema Lengte 165 Gewicht 60.5 LO 1.66 Reductie tot 90% Doxorubicine: 89.10 mg Cyclofosfamide 898.20 mg Voor het algemeen gebruik zie hoofdstuk 1
11
Nederlandse notatie Stap 1: Het maken van een dot-sjabloon op basis van een bestaand doc-document Een nieuwe sjabloon maken door gebruik te maken van een bestaand doc-document kan door het volgende te doen: • Klik op Opslaan als in het menu Bestand • Klik op Documentsjabloon in het vak Bestand opslaan als • In het vak Opslaan in wordt de standaardmap Sjablonen weergegeven. Het is mogelijk om het bestand ergens anders op te slaan • Klik op Opslaan, nu is het een dot-document Stap 2: Tekstvak definiëren De werkbalk formulieren is te vinden onder Beeld, Werkbalken en Formulieren. Met behulp van de knop ab| uit deze werkbalk wordt een tekstvak gemaakt. Maak een tekst vak voor de datum en ga met de cursor weer in het tekstvak staan. Met behulp van de knop Veldopties kan een definitie aan het tekstvak worden toegekend. In het dialoogvenster Opties voor tekstvak kunnen verschillende gegevens worden ingevoerd. De lijst Type bevat verschillende veldtypen die kunnen worden gebruikt voor het type invoer dat wordt gewenst. Verder kan bijvoorbeeld de Maximumlengte, de Opmaak (of datumnotatie of nummering) en de Bladwijzer worden ingevoerd. De bladwijzer is een item dat een naam gegeven wordt, zodat hiernaar in een formule (zie stap 3) kan worden verwezen. In tabel 1 wordt beschreven welke gegevens bij welke items kunnen worden ingevoerd. Word geeft automatisch aan “tekstvak nr x”, dit deleten, en de opties Berekenen bij afsluiten en Invullen toegestaan aanvinken. Tabel 1
Type
Maximum Lengte
Datum
Datum
Onbeperkt
Kamer Patiëntnaam / voorletters Patiëntnummer Lengte Gewicht Reductie [stof] tot Reductie [stof] tot
Standaardtekst Standaardtekst Standaardtekst Getal Getal Getal Getal
10 Onbeperkt Onbeperkt 3 4 3 3
Opmaak of datumnotatie of nummering d-M-yyyy kiezen of intypen
0,0 kiezen of intypen
Bladwijzer wissen wissen wissen wissen L H R S
Per stof (bijvoorbeeld doxorubicine of cyclofosfamide) moet worden aangegeven of de volledige dosis wordt gegeven (100%) of een gedeelte (reductie [stof] tot). Deze tabel vakken moeten dus bijgemaakt worden. In bovenstaande tabel is het item ‘reductie [stof] tot’ twee keer genoemd. Afhankelijk van het aantal stoffen in het chemoschema kan dit meer of minder zijn. Hierbij wordt per stof een andere bladwijzer gebruikt. Maak deze bladwijzers. Stap 3: Formules als veld Met behulp van Formule onder Tabel kan een formule-veld worden ingevoerd. Ook kan hier de Getalnotatie worden ingevoerd. Maak een tekstvak zonder opties na lichaamsoppervlak en ga in het tekstvak staan
12
De volgende formules en getalnotaties kunnen worden ingevoerd: • Bij het lichaamsoppervlak: “=0,007184*L^0,725*H^0,425” Bij de getalnotatie kan #,## worden ingevuld. (NB maak een kopie van deze formule, bv door contr C daarna kan je de formule inplakken bv met contr V, dat scheelt veel typwerk) Ga met de cursor na de dosering van de cytostatica staan en maak een tekstvak zonder opties, ga in het tekstvak staan • Bij de niet afgeronde dosering: “=INT(0,007184*L^0,725*H^0,425*dosering[van het cytostaticum zoals vermeld in het schema] )*R/100”. De R kan worden vervangen door een andere letter, afhankelijk van de gebruikte bladwijzer bij ‘reductie [stof] tot’. Bij de getalnotatie kan ###0,00 worden ingevuld. Maak dit achter alle cytostatica en let op de goede bladwijzer verwijzing Stap 4: Document beveiligen In het dialoogvenster onder Extra en Document beveiligen, in het venster kan worden gekozen voor de optie Formulieren vervolgens kan een wachtwoord worden ingevoerd. Daarna zal nog een keer naar het wachtwoord worden gevraagd ter controle. Nu kan je het schema proberen en valideren
13
Validatie Een rekenvoorbeeld AC ter validatie van de automatische berekeningen in uw eigen schema Lengte 165 Gewicht 60,5 LO 1,66 Reductie tot 90% Doxorubicine: 89,10 mg Cyclofosfamide 898,20 mg Voor het algemeen gebruik zie hoofdstuk 1
14
Hoofdstuk 5: Suggesties voor verbetering In dit hoofdstuk worden enkele suggesties voor verbetering van de chemoschema’s beschreven. Mogelijke verbeteringen zijn: • Vermelden van eenheden achter lengte en gewicht • Automatisch bijwerken van de datum en wie het schema invult • Automatische afronding in doseringen, echter binnen de marge van 5% zoals aanbevolen door het netwerk Interne en Hemato-oncologie
15
