Informatieplan 2009 - 2012 Archief Eemland
Archief Eemland Gemeente Amersfoort Reekx Advies 2008 – 2009
INHOUDSOPGAVE VOORWOORD
4
CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN
5
HOOFDLIJNEN ACTIELIJST 1
5 6
INLEIDING
10
1.1 1.2 1.3 1.4 1.5
10 10 10 11 11
AANLEIDING DOELSTELLING AFBAKENING ORGANISATIE VAN DIT PROJECT LEESWIJZER
DEEL I - INFORMATIEBELEIDSPLAN
12
2
DE ORGANISATIE
13
2.1 ARCHIEF EEMLAND 2.2 BELEIDSPLAN: VISIE, STRATEGIE, DOELSTELLING, MISSIE 2.2.1 Missie 2.2.2 Kernwaarden 2.2.3 Resultaten in 2012 2.3 KERNTAKEN 2.4 SAMENWERKING 2.5 OMVANG ORGANISATIE 2.6 DOELGROEPEN
13 14 14 14 14 15 15 15 16
EXTERNE ONTWIKKELINGEN
18
3.1 3.2 3.3 3.4
18 18 19 20 20 20 20
3
4
5
ARCHIEFGEBRUIK IN NEDERLAND ALGEMENE TRENDS EN ONTWIKKELINGEN ONTWIKKELINGEN BIJ EXTERNE PARTNERS ICT ONTWIKKELINGEN 3.4.1 Open standaarden (OS) en open source software (OSS) 3.4.2 Web 2.0 3.4.3 ICT ontwikkelingen binnen de gemeente Amersfoort
VISIE OP INFORMATIEVOORZIENINGEN
22
4.1 4.2 4.3 4.4
22 23 24 24
CONSEQUENTIES UITGANGSPUNTEN VANUIT DE DOELGROEPEN TECHNISCHE UITGANGSPUNTEN ORGANISATORISCHE UITGANGSPUNTEN
HUIDIGE INFORMATIEVOORZIENINGEN
26
5.1 EENHEDEN VAN INFORMATIE 5.1.1 Inventarissen, catalogi en nadere toegangen 5.1.2 Publicaties 5.1.3 Knelpunten 5.2 APPLICATIES EN GEGEVENS 5.2.1 Archiefapplicaties 5.2.2 Knelpunt algemeen 5.2.3 Datastructurering 5.2.4 Overige applicaties en gegevens
26 26 27 27 27 27 28 28 28
Informatieplan Archief Eemland
6
7
5.2.5 Knelpunten per applicatie 5.2.6 Knelpunten ten aanzien van de technische infrastructuur 5.2.7 Aandachtspunt 5.3 DE ORGANISATIE VAN DE INFORMATIEVOORZIENING 5.3.1 Knelpunten 5.4 BEHEER, BEVEILIGING EN DUURZAAMHEID 5.4.1 Depot 5.4.2 Beveiliging en authenticiteit 5.4.3 Toegankelijkheid
29 29 29 30 30 30 30 30 31
GEWENSTE INFORMATIEVOORZIENINGEN
32
6.1 GEWENSTE ONTWIKKELRICHTINGEN 6.1.1 Virtuele Studiezaal 6.1.2 Duurzame opslag en beheer gegevens 6.1.3 Samenwerking 6.2 EENHEDEN VAN INFORMATIE 6.3 VERBETERING VAN INFORMATIESYSTEMEN 6.3.1 Amersfoortse Architectuur 6.3.2 De applicaties 6.3.3 Aanbevelingen 6.4 GEWENSTE ICT-INFRASTRUCTUUR 6.4.1 ICT-omgeving bij de gemeente Amersfoort. 6.5 VERBETERING ORGANISATIE VAN DE INFORMATIEVOORZIENING 6.6 VERBETERING BEHEER, BEVEILIGING EN DUURZAAMHEID 6.6.1 Beheer 6.6.2 Beveiliging 6.6.3 Duurzaamheid van documenten.
32 32 33 34 34 35 35 36 37 38 38 38 39 39 40 40
SPEERPUNTEN INFORMATIEBELEID
41
DEEL II - DIGITALISERINGSPLAN
42
8
DIGITALISERING ARCHIEF EEMLAND
43
8.1 8.2 8.3 8.4 8.5 8.6 8.7 8.8
43 44 45 45 46 47 48 48 48 48 48 49
VISIE OP DIGITALISERING SAMENSTELLING COLLECTIES EN ARCHIEVEN SELECTIECRITERIA EN RANDVOORWAARDEN PRIORITERING EN FASERING DIGITALISERING TE HANTEREN/GEWENSTE TECHNISCHE FORMATEN VOOR DIGITALISERING TE HANTEREN STANDAARDEN VOOR METADATERING WIJZE VAN BESCHIKBAARSTELLING OVERZICHT VAN LOPENDE EN GEWENSTE DIGITALISERINGSPROJECTEN 8.8.1 Gezamenlijke Ontsluiting Digitale Informatiebronnen Eemland 8.8.2 Nieuwe ontsluitingsmethodieken voor archieven en collecties 8.8.3 Implementatie Nieuwe Website 8.8.4 Tweede fase Nieuwe Website
BIJLAGE I: OVERZICHT GERAADPLEEGDE BRONNEN EN LITERATUUR
50
BIJLAGE II: NORA REFERENTIEARCHITECTUUR AMERSFOORT
51
Informatieplan Archief Eemland
VOORWOORD
Archief Eemland koos ruim vijf jaar geleden voor digitale toegankelijkheid van haar archieven en collecties. Die keuze heeft ertoe geleid dat naast 3000 fysieke bezoekers aan de studiezaal, bijna 125.000 virtuele bezoekers jaarlijks de website bezoeken. Het heeft er ook toe geleid dat we de digitale pendanten van de analoge bronnen via verschillende applicaties en websites toegankelijk maken en er inmiddels bijna twee terabyte aan digitale opslag beheerd wordt. Dagelijks raadplegen bezoekers 30.000 gedigitaliseerde foto’s via de beeldbank, 150.000 digitaal doorzoekbare krantenpagina’s, 335.000 records op persoonsnamen van registers van de Burgerlijke Stand, 465 digitaal doorzoekbare archiefinventarissen of 55.000 scans van akten van de Burgerlijke Stand en daarmee is de opsomming nog lang niet compleet. Bijna tegengesteld hieraan lijkt de gemeenschappelijke passie ‘hart voor geschiedenis’ die we bij Archief Eemland hebben. Vanuit die passie varen wij een nieuwe koers waarin ons publiek meer dan ooit centraal staat. Met dit Informatieplan willen we de afstand tussen passie en informatievoorziening overbruggen. Wij denken dat automatisering en digitalisering belangrijke middelen zijn om historische bronnen toegankelijk te maken. Des te groter de toegankelijkheid, des te meer mensen we denken te kunnen enthousiasmeren voor de geschiedenis van hun familie, hun huis, wijk, dorp of stad. De keuze voor een optimale virtuele toegankelijkheid impliceert de keuze voor een geïntegreerde visie op duurzame informatievoorziening en informatiemanagement. Gezien het specifieke karakter van de informatie die Archief Eemland beheert is er voor gekozen om los van het informatiebeleid van de gemeente Amersfoort een eigen Informatieplan te ontwikkelen. Archief Eemland wil zich na een periode van ‘simpelweg digitaliseren’ professioneel doorontwikkelen op het gebied van digitale informatievoorzieningen: voor vergroting van publieksbereik, voor beheer, behoud, beveiliging en integrale toegankelijkheid van de archieven en collecties én om nog beter samen te werken. Het Informatieplan bestaat uit twee delen. Het eerste deel, het informatiebeleidsplan, beschrijft het huidige en gewenste informatiebeleid en de weg die naar de gewenste positie leidt. Het tweede deel, het Digitaliseringsplan, beschrijft hoe en met welke prioriteit de collecties van Archief Eemland worden gedigitaliseerd. Voor het samenstellen van het informatiebeleidsplan heeft Archief Eemland een belangrijke subsidie gekregen van Senter Novem in het kader van de regeling Digitaliseren met beleid. Het projectplan is samengesteld en geschreven door bureau Reekx in de persoon van Lizzy Jongma. Vanuit de Gemeente Amersfoort werd zij geassisteerd door Henk van Kooij, beleidsmedewerker. Diverse medewerkers van Archief Eemland hebben intensief bijgedragen aan het project. Met dit Informatieplan hebben de ambities uit het meerjarenbeleidsplan een vertaalslag gekregen naar het informatiebeleid. Met deze bouwstenen gaat Archief Eemland goed bepakt op weg naar het Eemhuis. Alice van Diepen Directeur Archief Eemland
4
CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN
Hoofdlijnen Archief Eemland is een ambitieuze organisatie met omvangrijke historische collecties. Het archief heeft al vroeg ingezien dat automatisering, informatisering en digitalisering noodzakelijk zijn om collecties (voor het grote publiek) toegankelijk te maken. In de afgelopen jaren heeft de organisatie veel gedigitaliseerd en veel geïnvesteerd in digitale diensten. In dit Informatieplan geeft Archief Eemland aan dat de organisatie op dit moment vooral behoefte heeft aan structurering van de digitaliseringsactiviteiten. Binnen de beperkte middelen en menskracht van het archief moeten scherpe keuzes gemaakt worden: 1. Archief Eemland kiest er nadrukkelijk voor om digitale diensten te realiseren voor een breed, algemeen geïnteresseerd publiek. Daarnaast wil het archief een digitaal aanbod creëren dat aansluit bij de behoeftes vanuit het onderwijs. De organisatie heeft veel wensen en ambities en dient kritisch kijken of plannen en wensen aansluiten bij de behoeftes van de belangrijkste doelgroepen. 2. Archief Eemland heeft veel verschillende applicaties en digitale collecties te onderhouden. Beheer en onderhoud van de groeiende digitale collectie en toenemend aantal verschillende systemen wordt steeds lastiger en kostbaarder. Financiering van de digitale infrastructuur is in deze tijden van bezuinigingen een groot knelpunt. De komende periode zal het archief onderzoeken of systemen en diensten gedeeld of samengevoegd kunnen worden om kosten en beheersinspanningen te reduceren. Te denken valt aan samenwerking in een gemeentelijke beeldbank. 3. Het archief wil meer met de gemeente Amersfoort samenwerken en binnen de NORAarchitectuur werken (en een eigen NORA-architectuur te implementeren). Dit betekent dat het archief in de toekomst met minder service providers/losse applicaties wil werken en vooral geïntegreerde digitale diensten wil ontwikkelen. Om dit te kunnen realiseren zal het archief werken met applicaties en bestandsformats die voldoen aan open standaarden en geschikt zijn voor uitwisseling. 4. Ontwikkeling van een e-depot past de komende jaren niet binnen de middelen en mogelijkheden van de organisatie. Archief Eemland wil op dit punt geen pionier zijn. Het archief verwacht echter wel dat het hanteren/implementeren van open standaarden een goede basis zal leggen voor verdere ontwikkelingen op het gebied van een e-depot in de toekomst. 5. Archief Eemland wil zijn digitale diensten zowel technisch structureren door de implementatie van open standaarden, als inhoudelijk structureren door de verdere ontwikkeling en implementatie van de Eemland Thesaurus en door inhoudelijke registratieafspraken vast te stellen. Om systemen en informatiediensten integraal doorzoekbaar te maken dien je (immers) niet alleen systemen aan elkaar te koppelen, maar ook de inhoud van de verschillende diensten te uniformeren. De verwachting is dat het grote publiek goed gebruik van het archief kan gaan maken als verschillende bronnen/systemen integraal, op vergelijkbare wijze en met dezelfde terminologieën doorzoekbaar zijn. 6. Archief Eemland ziet zijn website als het eerste/belangrijkste communicatiekanaal naar het publiek. Het archief zet zich in deze beleidsperiode in om de website te vernieuwen en te verbeteren. Op dit moment is er binnen het archief nog weinig kennis over nieuwe trends, ontwikkelingen op het internet. Archief Eemland dient dit te verbeteren: bijvoorbeeld door de cursus “23 archiefdingen” te volgen; door medewerkers te stimuleren en de ruimte te geven met nieuwe media te experimenteren; door een kleine groep “techwatchers” te benoemen die de organisatie af en toe bijpraat over nieuwe trends en ontwikkelingen. Door meer actief kennis te nemen en te blijven nemen van nieuwe ontwikkelingen. 7. Archief Eemland structureert zijn digitaliserings- en informatiseringsactiviteiten steeds meer en is bezig om op meer professionele wijze ICT-projecten en informatiediensten te ontwikkelen. De organisatie dient echter beter ingericht en geëquipeerd te zijn om deze projecten uit te kunnen voeren en digitale diensten te beheren: 5
a.
b.
c.
d.
Er dient professioneel projectmanagement gevoerd te worden waarbij resultaten gepland, beheerd, gemonitord en gecontroleerd opgeleverd dienen te worden. Implementatie van Prince2 of een vergelijkbaar projectmanagement systeem is zinvol. Archief Eemland maakte tot voor kort weinig (formele) afspraken met leveranciers over beheer, onderhoud en service op applicaties en diensten. Bij problemen of onduidelijkheden heeft het archief nu weinig formele afspraken om op terug te vallen. Het is verstandig als Archief Eemland Service Level Agreements met leveranciers afsluit en de SLA’s van leveranciers kritisch controleert. Door beter projectmanagement te voeren en duidelijke afspraken met betrekking tot op te leveren diensten en producten te maken kunnen fouten en problemen met leveranciers voorkomen of verminderd worden. Afspraken en verantwoordelijkheden dienen op strategisch, tactisch en operationeel niveau vastgelegd en uitgevoerd te worden. De organisatie van informatievoorzieningen dient op alle drie niveau’s aangescherpt en expliciet gemaakt te worden. Digitale informatievoorzieningen zullen steeds belangrijker en omvangrijker worden. De huidige capaciteit voor ontsluiting en online toegang tot informatie is nu al (te) beperkt.
Actielijst Hieronder volgt een samenvatting van alle acties, verwoord in het informatiebeleidsplan (deel I), ingedeeld in de categorieën: strategisch, tactisch en operationeel. Deze acties worden aangeduid maar verder niet uitgewerkt. De aanbevolen digitaliseringsprojecten en digitaliseringsacties zijn beschreven in het Digitaliseringsplan (deel II). Strategisch
Extern. Maak gebruik van de nationale en internationale knowhow op het gebied van gedigitaliseerde archieven en collecties (BRAIN, KVAN, DEN e.d.). Werk samen, of breidt de samenwerking uit, met de regiogemeenten, bibliotheek, lokale en regionale erfgoedinstellingen, collega Archieven in het land (Utrecht, Rotterdam en Nationaal Archief) en historische verenigingen in Amersfoort en regio. Volg nauwlettend de ontwikkelingen elders op het gebied van e-Depot (De pilotprojecten van het Nationaal Archief, Gemeentearchief Rotterdam en Het Utrechts Archief). Werk samen (met Rotterdam, Antwerpen en Mechelen) in het kader van het project “Mijn-adres”: het ontsluiten van bouwgegevens en vergunningen. Zoek samenwerking met de website Tijdbalk Amersfoort. Intern. Leg organisatorische uitgangspunten vast: wie neemt beslissingen, wie is verantwoordelijk voor uitvoering, beheer en beveiliging van de informatie. Plaats informatiemanagement op de MT-agenda. Neem de regie over ICT en informatievoorziening in eigen hand. Streef naar een optimale virtuele studiezaal (tref in deze beleidsperiode de voorbereidingen voor realisatie). Werk, waar mogelijk, onder Nederlandse Overheid Referentie Architectuur (NORA). Applicaties en Techniek. Beperk het aantal applicaties (stem zoveel mogelijk de functionaliteiten op elkaar af).
6
Gebruik (zoveel mogelijk) standaard applicaties, open standaarden en open source voor optimale informatie-uitwisseling en toegankelijkheid. Streef naar 1 centrale locatie voor het hosten van alle Archief Eemland-applicaties, de kantoorautomatisering en applicaties t.b.v. de bedrijfsvoering (in verband met kostenreductie en beheersbaarheid van data en applicaties). Betrek afdeling ICT van de gemeente Amersfoort bij de keuzes voor de technische infrastructuur. Maak (voorlopig) gebruik van het netwerk van de gemeente Amersfoort maar bepaal bij het nieuwe onderkomen (Eemhuis 2013) of een eigen technische infrastructuur zinvol is. Beveiliging & Privacy. Voldoe aan de wet- en regelgeving op het gebied van beveiliging en privacy (o.a. Wet Bescherming Persoonsgegevens).
Tactisch
Sluit aan bij het gemeentebrede informatiebeveiligingsbeleid. Beleid & Projecten. Maak eens per vier jaar een informatiebeleidsplan waarin de projecten worden vastgelegd, geprioriteerd en bewaakt. Richt projectmanagement in. Investeer in scholing op gebied van projectmanagement: te denken van aan een cursus PRINCE2 of vergelijkbare cursus projectmanagement. Werk projectmatig op basis van projectplan/plan van aanpak en een business case (beschrijving van de toegevoegde waarde van het project voor de organisatie). Plan de uitvoering van de projecten aan de hand van planning & control cyclus. Monitor projecten, maak duidelijke afspraken voor voortgang en realisatie en toets projecten op voortgang en realisatie. Evalueer uitgevoerde projecten. Evalueer of vooraf bepaalde resultaten van een project (business case) na realisatie van het project behaald worden. Vervang Inmaster. Onderzoek het gebruik van TIFF-format (Voor- en nadelen. Kosten voor opslag en vraag/ behoefte van klanten). Begroot de financiële gevolgen van de digitalisering. Begroot de personele gevolgen van de digitalisering (te kort aan menskracht in de uitvoering). Overlegvormen. Richt een structureel overleg in (1 x per half jaar) met afdeling ICT van de gemeente Amersfoort voor ICT-ontwikkelingen en –mogelijkheden (evalueer hierbij de SLA met de gemeente en pas dit eventueel aan). Het archief kan geïnformeerd blijven over ontwikkelingen bij de gemeente en actief betrokken zijn bij de ontwikkeling van duurzaamheidstrategieën van ICT-systemen en informatievoorzieningen van Amersfoort. Richt een overleg in voor de website en webservices van Archief Eemland waarin de hoofden van beide afdelingen vertegenwoordigd zijn.
7
Richt een “Technical Watchgroup” in (signaleert o.a. nieuwe ontwikkelingen en knelpunten in de informatie voorziening). Neem deel in de gebruikersoverleggen van de leveranciers (oefen invloed uit op nieuwe funtionaliteiten). Website. Richt de nieuwe website in met web 2.0 technologie. School medewerkers op gebied van web 2.0 (bijvoorbeeld de cursus “23 archiefdingen”), zodat zij beter bekend worden met nieuwe webontwikkelingen en meer “digital aware” worden en handelen. Maak gebruik van overheidsrichtlijnen voor websites (Drempels Weg). Bepaal zoveel mogelijk de informatiebehoefte van “de klant” en speel in op de klantvraag (opereer ook meer interactief om het gesprek met klanten aan te kunnen gaan). Zorg dat verschillende informatievoorzieningen online uniform en eenvoudig toegankelijk zijn. Een middellaag met de Aquabrowser bevordert het integraal doorzoeken van alle content en digitale bronnen van het archief. Beveiliging Draag zorg voor een juiste autorisaties (geen onbevoegden op het netwerk) Stel 1 persoon binnen Archief Eemland verantwoordelijk voor de beveiliging. Sluit aan bij het jaarplan van het gemeentebrede informatiebeveiligingsbeleid. Algemeen. Sluit SLA’s af met: - Gemeente Amersfoort, - OCLC (OLIB), - Pictura (Memorix), - De Ree (MAIS-Flexis), - Mindbus (Digitale stamboom), - Admium (website en Content Management System).
Operationeel
Actualiseer het informatiebeleidsplan jaarlijks inclusief de projectenportfolio. Voer regelmatig (1 x per kwartaal) operationeel IT-overleg met afdeling ICT van de gemeente Amersfoort. Werk mee aan het vastleggen van genealogische informatie in één bron (WieisWie.nl) Zorg voor voorlichting en informatie voor bezoekers (in studiezaal en op website). Evalueer regelmatig de website met behulp van de DENscorekaart. Evalueer en controleer periodiek digitaliserings-, registratie- en automatiseringsactiviteiten van medewerkers, vrijwilligers en externe leveranciers. Knelpunten en afwijkingen van afgesproken standaarden kunnen snel gesignaleerd en opgelost worden. Laat regelmatig de beveiliginsaspecten auditen. Beheer.
8
Stel een (eerstelijns) applicatiebeheerder aan voor elke applicatie. Zorg voor facilitaire ondersteuning van de vrijwilligers. Standaardiseer trefwoordenlijsten: ontwikkel één Eemland-thesaurus voor alle informatievoorzieningen. Maak gebruik van vastgestelde standaarden voor ontsluiting van informatie. Expliciteer alle impliciete registratieafspraken die nu uitgevoerd worden. Stroomlijn vervolgens alle registratieafspraken en evalueer registratieafspraken periodiek. Voldoe aan de Amersfoortse wijze van gegevensopslag (geldt alleen voor de gegevens op de Amersfoortse technische infrastructuur). Zorg voor één aanspreekpunt binnen Archief Eemland bij incidenten met de soft- en hardware.
9
1 INLEIDING
1.1 Aanleiding Archief Eemland is een ambitieuze organisatie die zijn omvangrijke historische collecties (ca. 3,5 kilometer archieven, een beeldcollectie van ca. 36.000 foto’s, een aanzienlijke kaartcollectie, audiovisuele collecties, multimedia collecties en ruim 11.000 boeken, tijdschriften en publicaties in de bibliotheekcollectie) niet alleen wil bewaren en beheren, maar toegankelijk en vindbaar wil maken voor, en in interactie met een breed, geïnteresseerd publiek. Archief Eemland, toen nog Gemeentelijke Archiefdienst Amersfoort, heeft al snel ingezien dat automatisering en digitalisering belangrijke middelen kunnen zijn om historische bronnen toegankelijk te maken. In de afgelopen jaren heeft het archief in hoog tempo bronnen geautomatiseerd geregistreerd, gedigitaliseerd en (online of intern) beschikbaar gesteld. Het archief heeft zowel goede als slechte ervaringen op het gebied van Informatisering en IT opgedaan. We verwachten dat de behoefte aan digitale archiefbronnen en –diensten de komende jaren alleen maar toe zal nemen. Vandaar dat Archief Eemland ambieert een professioneel, digitaal, historisch archief te zijn voor iedereen die geïnteresseerd is in het verleden van stad en regio. Archief Eemland wil, vanuit zijn algemeen beleid, een helder beleid ten aanzien van de digitale informatievoorzieningen formuleren. De organisatie wil vanuit een heldere visie een architectuur voor duurzame gegevensopslag en toegang ontwikkelen. Bovendien worden criteria ontwikkeld voor zinvolle diensten en producten.
1.2 Doelstelling Om te komen tot een heldere visie van waaruit een architectuur, beleidskeuzes en professionele, zinvolle, digitale diensten ontwikkeld worden is Archief Eemland een project gestart om te komen tot een Informatieplan. Het Informatieplan bestaat uit twee deelplannen: het informatiebeleidsplan waarin informatiebeleid geformuleerd wordt en automatiserings- en digitaliseringsactiviteiten beleidsmatig ingebed worden. Het tweede deel van het Informatieplan is het Digitaliseringsplan waarin, vanuit het beleidsmatige deel van het plan, concrete bronnen beschreven worden, met activiteiten die uitgevoerd worden om de gewenste informatievoorzieningen te realiseren.
1.3 Afbakening Het project heeft geresulteerd in een Informatiebeleidsplan en een toegespitst Digitaliseringsplan: in dit plan worden met name informatievoorzieningen en –architectuur beschreven die nodig zijn om een professionele, klantgerichte organisatie neer te zetten die zich inzet om de historische betrokkenheid en kennis te vergroten. Dit Informatieplan bestrijkt de periode 2009 – 2012. Op het gebied van ICT is dit een reëel afgebakende periode: ontwikkelingen, mogelijkheden en toepassingen volgen elkaar snel. In 2013 zullen er zeker nieuwe mogelijkheden en trends op dit gebied zijn die wij ons nu nog niet kunnen indenken. Deze periodebegrenzing is ook zinvol voor Archief Eemland: de intentie is om in 2013 in het nieuwe Eemhuis gehuisvest te zijn. Het archief wil dan een groot aantal doelstellingen uit zijn beleidsplan hebben gerealiseerd en een groot deel van de doelstellingen uit het Informatieplan. In 2012 is het tijd om (wellicht samen met de nieuwe huisgenoten) nieuwe doelstellingen en diensten te benoemen die in de volgende periode gerealiseerd kunnen worden.
10
1.4 Organisatie van dit project Dit Informatieplan is in opdracht van Archief Eemland opgesteld. Voor dit project is een projectgroep ingesteld bestaande uit zowel medewerkers van het Archief als externe adviseurs vanuit de gemeente en Reekx. Aan dit Informatieplan hebben meegewerkt: Naam Rol in dit project Alice van Diepen Opdrachtgever Julia Romijn-Wixley Lid projectgroep Dirk Steenbeek Saskia Baarda Henk van Kooij Lizzy Jongma
Functie Directeur Archief Eemland Hoofd afdeling Publiek Archief Eemland Lid projectgroep Hoofd afdeling Archieven en Collecties Lid projectgroep Senior projectmedewerker Adviseur Gemeente Amersfoort Adviseur Informatiebeleid Gemeente Amersfoort Extern adviseur Reekx Senior adviseur cultureel erfgoed
Om te komen tot een goed inzicht in de bestaande en gewenste informatievoorzieningen is een aantal gesprekken met medewerkers van het Archief Eemland gevoerd. Bij het schrijven van dit Informatieplan is gebruik gemaakt van beleidsplannen van Archief Eemland, literatuur met betrekking tot automatisering, digitalisering en ICT-architectuur en analyses van webgebruik en virtuele klanten. Een belangrijke bron bij het schrijven van dit plan was het ICT-register van Digitaal Erfgoed Nederland (www.den.nl/register). Een compleet overzicht van geraadpleegde bronnen is opgenomen in Bijlage I. Dit Informatieplan is met behulp van de subsidieregeling ‘Digitaliseren met Beleid’ van SenterNovem tot stand gekomen.
1.5 Leeswijzer Het Informatieplan is opgesteld op basis van het model Informatieplan van de stichting Digitaal Erfgoed Nederland (DEN) en bestaat uit twee samenhangende onderdelen: 1. Het informatiebeleidsplan. In het informatiebeleidsplan wordt het algemene beleid en de visie van de organisatie vertaald naar de visie van de organisatie op (digitale) informatievoorzieningen. Vanuit deze visie worden gewenste informatievoorzieningen benoemd en uitgewerkt. Bovendien wordt in de omgevingsschets vastgelegd welke ontwikkelingen door het archief (h)erkend worden en relevant zijn voor toekomstige ontwikkelingen. De huidige informatievoorzieningen worden in kaart gebracht om in het Digitaliseringsplan te komen tot een stappenplan om vanuit de huidige te komen tot de gewenste informatievoorzieningen. De potentiële risico’s en belemmeringen voor realisatie van de gewenste informatievoorzieningen zullen benoemd worden. 2. Het Digitaliseringsplan. De belangrijkste ontwikkelingen op het gebied van informatievoorzieningen zijn digitale ontwikkelingen of diensten op basis van digitale bronnen. In het Digitaliseringsplan wordt uitgewerkt op welke wijze de organisatie de gewenste digitale informatievoorzieningen gaat realiseren.
11
DEEL I - INFORMATIEBELEIDSPLAN
Fotonummer AFT002000801. Luchtfoto van de Phoenix Brouwerij aan het Smallepad in Amersfoort (KLM, ca. 1930).
12
2 DE ORGANISATIE In 2009 viert Amersfoort dat de stad 750 jaar stadsrechten heeft. In 1028 wordt voor het eerst in een oorkonde melding gemaakt van Amersfoort, toen Amersfoirde genoemd. Amersfoort is dan nog een kleine nederzetting bij een doorwaadbare plaats (voirde) door rivier de Eem (vroeger Amer) en dankt zijn naam aan deze ligging. In de loop der eeuwen vestigen zich steeds meer ambachts- en kooplieden rond dit kruispunt van handelswegen. Aan het einde van de Middeleeuwen groeit Amersfoort uit tot een regionaal centrum voor handel en religie: Amersfoort wordt na 1444, met de vondst van een Mariabeeldje, een bedevaartsoord. In de 16e eeuw, als er overal in Europa economische stagnatie, ziekte en oorlog is, raakt ook Amersfoort in verval. Het inwonersaantal neemt af en aan het einde van de 18e eeuw wonen er nog maar 8.000 mensen in Amersfoort. Pas in de tweede helft van de 19e eeuw, als de stad aangesloten wordt op het spoorwegennet en met de bouw van twee kazernecomplexen trekt Amersfoort weer nieuwe inwoners en industrieën aan. Door het grote woningtekort na de Tweede Wereldoorlog worden veel nieuwe wijken gebouwd. In 1980 krijgt Amersfoort van het Rijk de status groeistad. De verwachting is dat Amersfoort tot 2016 doorgroeit naar zo’n 160.000 inwoners.
2.1 Archief Eemland Archief Eemland komt voort uit de Gemeentelijke Archiefdienst Amersfoort. In 2003 is onderzoek in gang gezet naar de oprichting van een regionaal historisch centrum Eemland. Dit onderzoek heeft in mei 2005 geresulteerd in de oprichting van Archief Eemland dat de historische archieven van Amersfoort, Baarn, Eemnes, Leusden, Renswoude en Woudenberg 1 en het Waterschap Vallei & Eem beheert, behoudt, ontsluit en toegankelijk maakt. Archief Eemland is tevens het documentatiecentrum voor de Stichting Nationaal Monument Kamp Amersfoort. Archief Eemland beheert circa 3,5 kilometer aan archieven, een beeldcollectie van 36.000 foto’s, enkele duizenden kaarten2 in de kaartcollectie, honderden audiovisuele dragers en een historische bibliotheek met ruim 11.000 boeken, tijdschriften en drukwerken. De gehele collectie is in per materiaalsoort uitgewerkt in bijlage II. Sinds 2005 werkt Archief Eemland aan de ontwikkeling van een gemeenschappelijk centrum waar naast Archief Eemland ook een bibliotheek, een poppodium en een organisatie voor amateurkunst gehuisvest zullen worden. De partners realiseren zich dat bundeling van krachten en middelen noodzakelijk is om de(zelfde) doelgroepen optimaal te bedienen. In 2005 en 2006 werd het programma van eisen voor het archief opgesteld. De huidige prognose is dat de nieuwe locatie, het Eemhuis, in 2012 gerealiseerd zal zijn. Het archief is een apart organisatieonderdeel binnen de Gemeente Amersfoort. Archief Eemland beheert, behoudt, ontsluit en stelt de overgedragen archieven beschikbaar. Overheidsarchieven van de gemeente Amersfoort en omliggende gemeentes worden na 20 jaar naar het archief overgebracht. Met alle partners zijn dienstverleningsovereenkomsten gesloten en recentelijk is met Het Utrechts Archief een overeenkomst afgesloten dat zij de archiefwettelijke taken met betrekking tot archiefinspectie verzorgen. De reden hiervoor is dat inspectie van de informatievoorziening in deze tijd van digitale overheidsinformatie nieuwe kennis en vaardigheden vergen. Utrecht beschikt over de kennis en kwaliteiten om inspecties op een hoog niveau uit te voeren. Naast overheidsarchieven acquireert Archief Eemland historisch interessante bronnen en informatie van bedrijven en particulieren om een compleet en interessant beeld van de geschiedenis van Amersfoort en de regio vast te kunnen leggen.
1
Alleen de gemeenten Soest en Bunschoten besloten zelfstandig te blijven en de archieven en de dienstverlening binnen de eigen gemeentegrenzen te houden. Archief Eemland is verantwoordelijk voor de archiefinspectie en incidentele archiefbewerkingsopdrachten. 2 Een recente inventarisatie geeft aan dat 1864 stuks gedigitaliseerd zijn. Een onbekend aantal is nog ongedigitaliseerd (Digitaliseringsplan II.3.A, Kaarten en Ontwerptekeningen (Memorix)).
13
2.2 Beleidsplan: visie, strategie, doelstelling, missie De titel van het Beleidsplan 2009-2013 is “Hart voor Geschiedenis”. Met deze titel wil Archief Eemland zijn drijfveren uitdrukken: vanuit zijn passie voor geschiedenis wil de organisatie historische betrokkenheid en kennis van het publiek, geïnteresseerden vergroten. Het gaat het archief om ontwikkeling van kennis en belangstelling voor het verleden dat vorm en inhoud heeft gegeven aan het heden. Kennis van het verleden kan het heden verklaren en betrokkenheid (met de eigen identiteit, gemeenschap, woonomgeving enzovoorts) vergroten. Archief Eemland ziet dat de belangstelling voor geschiedenis in de maatschappij de laatste tien jaar sterk is toegenomen. Daarbij spelen zowel nostalgie en sentiment als identiteit en herkomst een belangrijke rol. Er is een grote groep mensen met een grote belangstelling voor het persoonlijke, het lokale, het bijna tastbare verleden. In zijn meest recente Beleidsplan geeft Archief Eemland aan in te willen spelen op algemene trends en een duidelijke rol te willen spelen in het maatschappelijk bestel. Als informatiedienstverlener en door een (pro)actieve bijdrage te leveren aan cultuurbeleid, cultuurmarketing, cultuureducatie en integratiebeleid. Archief Eemland heeft tot taak om historische bronnen tot in de eeuwigheid te behouden, te beheren en te ontsluiten. Maar het archief vindt het stimuleren van historische betrokkenheid en kennis van de lokale geschiedenis zeker zo belangrijk. Het archief wil de komende jaren gericht gaan acquireren en zich verder ontwikkelen naar een professionele, publieksgerichte organisatie. In het Beleidsplan worden daarbij drie strategische keuzen gemaakt: 1. optimaliseren van de virtuele studiezaal, 2. ontwikkelen van een breed pakket van dienstverlening, presentatie en educatie, 3. uitbreiden van de samenwerking met erfgoedinstellingen en (culturele) organisaties in de regio.
2.2.1 Missie Deze doelstellingen leiden tot de volgende missie: “Archief Eemland is een professionele dienstverlener van historische informatie van de stad Amersfoort en de regio Eemland. Archief Eemland heeft oog voor de klant en bedient hem of haar met kennis van zaken, een gevarieerd productenpakket én persoonlijke aandacht. De basis hiervoor is het verwerven, bewaren en beschikbaar stellen van archieven en collecties. Archief Eemland is een actief historisch bedrijf dat samen met zoveel mogelijk partners de identiteit van stad en regio bewaart en ontwikkelt en stimuleert er kennis van te nemen.”
2.2.2 Kernwaarden De
kernwaarden van Archief Eemland zijn: verrassend digitaal professioneel én persoonlijk kennis van historische zaken gevarieerd aanbod in voor samenwerking
2.2.3 Resultaten in 2012 Resultaten van de doelstellingen van Archief Eemland zullen zijn dat: Het aantal fysieke bezoekers tot 2012 (verhuizing naar Eemhuis) gelijk blijft of in lichte mate stijgt, terwijl het aantal virtuele bezoekers jaarlijks toeneemt met 10 procent. In 2013 verdubbelt het aantal fysieke bezoekers tot een totaal van 10.000. Het aantal virtuele bezoekers stijgt tot 170.000. Het aantal bezoekers dat diepgravend onderzoek wil doen, neemt af ten opzichte van het aantal ‘grasduiners’. Archief Eemland zet in op een forse toename van het aantal deelnemers aan of bezoekers van rondleidingen, lezingen, cursussen, evenementen en in het bijzonder onderwijsprojecten.
14
2.3 Kerntaken De kerntaken van Archief Eemland zijn: Het aanbieden van historische informatie aan, en in interactie met een breed geïnteresseerd publiek. Het verzamelen, beheren en (digitaal) toegankelijk maken van archieven en andere historische bronnen relevant voor het verleden van Amersfoort en de regio. Het toezicht houden op het beheer van de nog niet overgedragen archieven van de aangesloten gemeenten. Naast de primaire taken van het archief zijn er ook activiteiten op het gebied van interne organisatie noodzakelijk om de financiële, organisatorische en personele continuïteit van de organisatie te garanderen. Hoewel deze activiteiten in principe buiten de scope van het Informatieplan vallen, zullen wij verderop in dit plan stil staan bij de ICT-architectuur en infrastructuur die noodzakelijk is voor zowel digitaliseringsactiviteiten als instandhouding van de interne organisatie.
2.4 Samenwerking Samenwerking is een kernwaarde en bestaansreden van de organisatie. Archief Eemland is een samenwerkingsverband van verschillende gemeenten: als aparte sector binnen de Gemeente Amersfoort beheert het de archieven van de gemeenten Amersfoort, Baarn, Eemnes, Leusden, Renswoude en Woudenberg en van het Waterschap Vallei & Eem. Daarnaast is Archief Eemland het documentatiecentrum voor de Stichting Nationaal Monument Kamp Amersfoort. In 2012 verhuist Archief Eemland samen met Scholen in de Kunst, Bibliotheken Eemland en Poppodium De Kelder naar het Eemhuis, een nieuwbouwpand aan het Eemplein. Nu al wordt met deze instellingen overlegd op welke punten er kan worden samengewerkt om een optimale synergie te bereiken. Een voorbeeld hiervan is de ontwikkeling van een gezamenlijke zoekfunctionaliteit op de catalogi en inventarissen van Bibliotheken Eemland en Archief Eemland om het zoeken voor publiek gemakkelijker te maken. Bundeling van krachten en middelen is voor een middelgrote archiefinstelling als Archief Eemland noodzakelijk. Binnen het archiefwezen is Archief Eemland aangesloten bij overkoepelende organisaties en samenwerkingsverbanden als de KVAN, BRAIN en WieWasWie.nl. Op provinciaal niveau participeert Archief Eemland in het Provinciaal archiefoverleg, Het Utrechts Archiefnet en wordt nauw samengewerkt met Landschap Erfgoed Utrecht. Lokaal, regionaal en (inter-)nationaal zoekt Archief Eemland naar samenwerkingsvormen met andere erfgoedinstellingen en (culturele) organisaties die zich richten op dezelfde doelgroepen. Een voorbeeld is samenwerking op het terrein van Bouwdossiers met o.a. het Gemeentearchief Rotterdam en Stadsarchief Antwerpen.
2.5 Omvang organisatie Archief Eemland kende tot voor kort een platte organisatie, waarbij de directeur de medewerkers direct aanstuurde. Bij de reorganisatie van 2007 zijn twee afdelingen opgericht: de afdeling Archieven en Collecties en de afdeling Publiek, met elk een eigen afdelingshoofd. De twee afdelingshoofden hebben een coördinerende rol en leveren tevens een bijdrage aan de beleidsontwikkeling. Zij worden aangestuurd door de directeur en vormen gedrieën het Managementteam. Ondersteunende taken worden uitgevoerd door bedrijfsvoering en secretariaat, maar ook door andere gemeentelijke afdelingen, namelijk de taken op het gebied van beveiliging, P&O, ICT (deels) en financiën. Bij Archief Eemland werken drieëntwintig vrijwilligers mee aan het nader toegankelijk maken van archieven en collecties. Het formatieschema van Archief Eemland ziet er als volgt uit3:
3
In verband met bezuinigingen zal de formatieomvang met ingang van 2010 ca. 1 fte verminderen.
15
Directeur 1 fte
Bedrijfsvoering Secretariaat 1 fte
Afdeling Publiek 4,99 fte
Afdeling Archieven & Collecties 9,57 fte
2.6 Doelgroepen In zijn Beleidsplan geeft Archief Eemland aan zich in zijn beleid, collectie en activiteiten met name op de volgende doelgroepen te willen richten4: Grasduiners Grasduiners zijn mensen met belangstelling voor geschiedenis waarbij de eigen leefwereld en identiteit een grote rol spelen. Zij hebben over het algemeen geen helder geformuleerde onderzoeksvragen (of vaardigheden), maar hebben behoefte aan op maat gesneden, voorbewerkte producten. Grasduiners kunnen ook Ondiepe Gravers zijn als het bijvoorbeeld om genealogische informatie, vragen met betrekking tot wortels en identiteit gaat. Ondiepe gravers doen echter weinig zelfstandig onderzoek en verwachten pasklare antwoorden of begeleiding van het archief. Het archief maakt onderscheid tussen grasduiners met en zonder digitale vaardigheden. Grasduiners met digitale vaardigheden kunnen primair met de website bereikt worden. Voor Grasduiners zonder digitale vaardigheden zet Archief Eemland extra hulpmiddelen in zoals intermediairs bij het presenteren van historische informatie (gildegidsen, leerlingen in het kader van maatschappelijke stage). Scholieren Ook scholieren kunnen tot de doelgroep Grasduiners gerekend worden. Archief Eemland benoemt jongeren als een aparte doelgroep, omdat het archief gerichte educatieve activiteiten en programma’s ontwikkelt om historische kennis op kinderen en jongeren over te brengen. Middels educatieve toepassingen en lespakketten, een actief netwerk van scholen en educatoren en gebruik van nieuwe media en digitale kanalen wil het archief scholieren en jongeren aanspreken en bereiken. Archief Eemland beschouwt de twee bovengenoemde doelgroepen als de belangrijkste gebruikers van de bestaande en nieuw te ontwikkelen informatiediensten. Andere doelgroepen als onderzoekers, studenten, wetenschappers zullen ook in de toekomst gebruik van het archief maken en periodiek door het archief benaderd worden. De organisatie zal echter beperkte inspanningen leveren om diensten of activiteiten voor deze doelgroepen te ontplooien.
4 In 2005 heeft Twynstra en Gudde Management Consultants (voor de drie noordelijke provincies) onderzoek verricht naar de mogelijkheden om de markt voor archieven te verbreden. Archief Eemland maakt voor het definiëren van zijn doelgroepen gebruik van dit onderzoek. Twynstra en Gudde, Verleiden met verleden. Het archief op zoek naar nieuwe doelgroepen (Drents Archief, 2005).
16
Naast potentiële gebruikers van het archief zijn er ook potentiële partners voor het archief: samenwerkingspartners en intermediairs5. Archief Eemland zet zich, zoals al eerder omschreven, zo veel mogelijk in om samen te werken met andere archieven en culturele instellingen. Bovendien zoekt het archief regelmatig contact met intermediairs om het bereik van het archief zo veel mogelijk te vergroten. Nieuwe digitale communicatiekanalen als populaire weblogs, Flickr enzovoorts zouden bijvoorbeeld ook als intermediair beschouwd kunnen worden om jongeren te bereiken. Archief Eemland heeft daar recent de eerste ervaring opgedaan door digitale content te plaatsen op YouTube en Flickr.
5 Onder intermediairs verstaan we journalisten, onderzoekers, beleidsambtenaren enz. die door hun inspanningen archieven onder de aandacht van anderen brengen.
17
3 EXTERNE ONTWIKKELINGEN
3.1 Archiefgebruik in Nederland Twynstra en Gudde6 hebben uitgebreid onderzoek gedaan naar archiefgebruik en potentieel archiefgebruik in Nederland. Algemene conclusie is dat er een heel potentieel aan bezoekers voor archieven is dat op dit moment niet komt en middels “etalages” (het internet is de belangrijkste, maar ook telefoon en lokale kranten kunnen etalages zijn) verleid kan worden om bronnen van het archief te bekijken en wellicht alsnog een bezoek te brengen. De dienstverlening van het archief spreekt jongeren en mensen van middelbare leeftijd op dit moment minder aan. In de meeste archieven valt het nodige te verbeteren, maar ook in de digitale dienstverlening valt winst te behalen door betere, eenvoudigere toegang tot informatie. Archief Eemland neemt de conclusies van Twynstra en Gudde ter harte en spant zich in om van het “stoffig archief imago” af te komen. Het archief spant zich in om zichzelf te promoten als een plek waar geschiedenis ontdekt kan worden.
3.2 Algemene trends en ontwikkelingen Algemene trends en ontwikkelingen bij het (potentieel) publiek van het archief zijn: Vrije tijd Door de vergrijzing hebben steeds meer mensen meer vrije tijd. De groeiende groep gepensioneerden besteedt zijn vrije tijd steeds meer buitenshuis en reist bovendien steeds meer en steeds verder.
Culturele belangstelling Er is een groeiende culturele belangstelling waarneembaar. Men is met name geïnteresseerd in de eigen wortels, eigen identiteit en eigen regio (huidige woonomgeving en/of geboortestreek).
Digitalisering en multimedialisering De wereld digitaliseert en multimedialiseert in hoog tempo. Aan het einde van de vorige eeuw nam het aantal internetaansluitingen in Nederland explosief toe. We behoren nog steeds tot de mondiale koplopers als het gaat om breedbandinternet. Werd internet in de vorige eeuw vooral door jongeren en dertigers gebruikt; tegenwoordig heeft vrijwel iedereen toegang tot breedbandinternet. Internet is veranderd van een plek voor (digitale) folders naar een plek voor (digitale) transacties. Je handelt je bankzaken en je burgerzaken af op internet. Je bestelt er boeken, films, kleding, muziek enzovoorts. Bovendien is internet een plek voor sociale interactie geworden. Mensen chatten, houden weblogs bij, recenseren online, bouwen samen aan encyclopedieën en voorzien elkaars foto’s en films van trefwoorden (tagging). Websites zonder interactieve elementen - de statische websites - worden vaak als “saai” ervaren. Interactiviteit zorgt ervoor dat bezoekers regelmatig terugkeren naar je website om nieuwe toevoegingen te bekijken en (wellicht) te reageren.
Internet overal Internet ontsnapt aan de pc. Steeds meer apparaten worden computers en internet wordt geschikt voor al die computers: mobiele telefoons, televisies, multimediatafels en touch screens enzovoorts. Mobiel internet zal steeds meer ingeburgerd raken. Daarmee veranderen zowel de afmetingen van informatievoorzieningen (de schermen zijn veel kleiner) als de hoeveelheid informatie die je gelijktijdig aan kunt bieden. Informatie wordt steeds korter (bij de crash van een Boeing 737 bij Schiphol bleken Twitterende toeschouwers de belangrijkste
6 Twynstra en Gudde, Verleiden met verleden. Het archief op zoek naar nieuwe doelgroepen (Drents Archief, 2005). Het rapport van Twynstra maakt gebruik van Onderzoek Kwaliteitsstandaard Toegankelijkheid Archieven (2002, IOO bv), Kwaliteitsmonitor Dienstverlening Archieven (2002, DIVA).
18
nieuwsbron voor zowel pers als publiek), bondiger en visueler (buienradar op de GSM laat het weer op satelietkaarten zien in plaats van te beschrijven).
Scheiding cultuur/amusement vervaagt Ooit was cultuur ter lering en amusement ter vermaak. Tegenwoordig zie je steeds vaker dat culturele instellingen amusement, spelletjes, emoties en ervaringen gebruiken om kennis over te dragen. Musea, archieven en erfgoedinstellingen spannen zich in om niet alleen “sec” gegevens over te dragen, maar om de eigen kennis aan te vullen met herinneringen, gevoelens en ervaringen van de bezoekers. “Oral history” en web 2.0 zijn twee belangrijke technieken om de verhalen en ervaringen van het publiek te betrekken bij de kennis van de instelling. Bovendien spelen stilstaand-, bewegend- en geanimeerd beeld en geluid een steeds grotere rol bij de overdracht van cultuur. Bezoekers kijken en luisteren steeds meer en lezen steeds minder.
3.3 Ontwikkelingen bij externe partners Naast algemene ontwikkelingen in de maatschappij heeft Archief Eemland ook te maken met specifieke ontwikkelingen bij externe partners. In deze paragraaf volgt een korte opsomming van relevante ontwikkelingen, voor zover wij die kennen en kunnen overzien. Achtereenvolgens: Regiogemeenten Belangstelling voor uitbreiding archieffunctie met culturele component.
Bibliotheken Eemland De bibliotheek neemt rol op zich als makelaar van cultuurhistorische informatie. Archief Eemland treedt op als intermediair voor historische informatie.
Museum Flehite Het museum is onlangs geopend met een vernieuwde presentatie met een duidelijke relatie met de binnenstad. Archief Eemland ziet samenwerkingsmogelijkheden op gebied van historische producten en educatie.
Historische verenigingen in Amersfoort en regio Wens om meer gezamenlijk op te treden; zoveel mogelijk afstemming.
Website Tijdbalk Amersfoort Digitale concurrent/collega; mogelijkheden tot integratie of verdergaande samenwerking worden momenteel besproken.
Gemeente Amersfoort en collega archieven Op verschillende terreinen roep om samenwerking en uitwisseling van kennis op gebied van digitalisering en digitale documentmanagement. Archief Eemland werkt nu al samen met het Utrechts Archief. Wat betreft ontwikkeling e-depot volgen we de ontwikkelingen bij het Gemeentearchief Rotterdam en het Nationaal Archief.
KVAN KVAN is de Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland en stelt zich ten doel de belangen van het Nederlands archiefwezen te behartigen en de deskundigheid van archivarissen te bevorderen. De vereniging organiseert onder meer studiedagen, internationale uitwisselingen en buitenlandse oriëntatiereizen. Archief Eemland is lid van de KVAN en participeert in de activiteiten van KVAN.
BRAIN BRAIN, Branchevereniging Archiefinstellingen (sinds 2007), wil archiefinstellingen verbinden en vertegenwoordigen die een functie vervullen op het gebied van beheer, beschikbaarstelling en/of inspectie. BRAIN streeft goede en complementaire samenwerkingsrelaties na met organisaties als Erfgoed Nederland en de KVAN (Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland). Een tweede te verwachten rol is de kwaliteitszorg bij archiefdiensten met name 19
voor publieksactiviteiten. Archief Eemland participeert in BRAIN en levert een actieve bijdrage aan de ontwikkeling van beide rollen van BRAIN. Kennis en inzichten die binnen BRAIN ontwikkeld worden zullen door het archief geadopteerd worden.
WieWasWie WieWasWie is een nieuw landelijk platform voor historische persoonsinformatie en – onderzoek. Het is de opvolger van onder andere GenLias, dé landelijke genealogische site waar veel archieven hun genealogische informatie beschikbaar stellen en de Digitale Stamboom. Archief Eemland is aangesloten bij de Digitale Stamboom en gaat mogelijk samenwerken in WieWasWie dat waarschijnlijk in 2010 gelanceerd zal worden.
Digitaal Erfgoed Nederland DEN is het nationale kennisplatform voor ICT en cultureel erfgoed. DEN verzamelt en verspreidt in opdracht van het Ministerie van OCW kennis over ICT-standaarden en andere kwaliteitsinstrumenten. De kwaliteitsinstrumenten worden aan de erfgoedorganisaties beschikbaar gesteld via het Register van DEN: www.den.nl/register. Erfgoedinstellingen kunnen bovendien actief participeren in de ontwikkeling van kwaliteitsinstrumenten en – standaarden via de DEN-wiki: http://wiki.den.nl/Main_Page. Archief Eemland streeft ernaar de door DEN aanbevolen standaarden en kwaliteitsinstrumenten te hanteren.
3.4 ICT ontwikkelingen Een aantal maatschappelijke ontwikkelingen is ontstaan, versterkt, of in een stroomversnelling geraakt als gevolg van ICT-ontwikkelingen. Het belang van internet is voor een publieke organisatie als Archief Eemland enorm toegenomen. Op internet is veel informatie dag en nacht beschikbaar en dit leidt tot veranderende verwachtingspatronen. Bezoekers van de website van Archief Eemland wensen, en eisen zelfs, 24 uur per dag interactieve communicatie en digitale toegang tot alle archieven, collecties en dergelijke. Daar waar mogelijk werkt Archief Eemland digitaal. Digitaal werken is essentieel om de dienstverlening effectiever te maken. Voor het realiseren van de ambities, verwoord in het beleidsplan van Archief Eemland, is ICT van cruciaal belang. Daar waar nut en noodzaak aanwezig zijn wordt ingespeeld op nieuwe trends en mogelijkheden die de techniek ons biedt.
3.4.1 Open standaarden (OS) en open source software (OSS) Overheidsorganisaties worden gestimuleerd open standaarden (OS) en open source software (OSS) toe te passen. Het programma Nederland Open in Verbinding (NOiV) heeft als uitgangspunt dat er ten aanzien van leveranciers van open source software sprake moet zijn van een 'level playing field', waarbij open source software een gelijke kans moet krijgen in aanbestedingen. Overheden die niet voldoen, moeten in de nabije toekomst uitleggen waarom niet en vertellen welke stappen zij gaan zetten om open standaarden wel te omhelzen. Ook binnen de archiefwereld komen steeds meer open source producten beschikbaar. ISO gecertificeerde open standaarden nemen toe. Archief Eemland zal bijvoorbeeld voor het uitwisselen van gegevens/berichten, het opslaan van bestanden, het beschrijven van gegevens (metadata), digitale video en geluidsinformatie, gebruik moeten maken van standaarden zoals TIFF, PDF, MPEG, etc.
3.4.2 Web 2.0 De term web 2.0 verwijst naar de tweede fase in de ontwikkeling. Het gaat over de verandering van een verzameling websites naar een volledig platform voor interactieve webapplicaties voor eindgebruikers. Concepten en technologieën die geassocieerd worden met web 2.0 zijn o.a. weblogs en webvideo. Andere voorbeelden van sites die op het web 2.0 principe gebaseerd zijn zijn Wikipedia en YouTube. Bij vernieuwing van de website van Archief Eemland zal web 2.0 functionaliteit ingezet worden.
3.4.3 ICT ontwikkelingen binnen de gemeente Amersfoort Archief Eemland maakt voor een deel gebruik van de technische infrastructuur van de gemeente Amersfoort. Amersfoort werkt momenteel aan het gemeente brede informatiebeleidsplan 2009 – 2011. Voor Archief Eemland zijn de relevante Amersfoortse ICT-ontwikkelingen: het werken
20
onder architectuur en de vervanging van het huidige document management systeem.
Werken onder architectuur (NORA: Nederlandse Overheid Referentie Architectuur) Architectuur heeft betrekking op de vormgeving van informatievoorzieningen. Vanuit het informatiebeleid wordt informatiearchitectuur ingezet om diensten (aan burgers en bedrijven) en de eigen bedrijfsvoering te verbeteren. Daarnaast wordt architectuur ingezet om samenwerking tussen overheidsorganisaties mogelijk te maken. De basis van NORA wordt gevormd door registraties (eenheden van informatie die slechts op één plek vastgelegd worden en vervolgens hergebruikt kunnen worden) die de basis vormen voor verschillende diensten en informatievoorzieningen. Op basis van de doelstellingen van het informatiebeleid wordt bepaald welke voorzieningen nodig zijn en hoe deze voorzieningen het best, binnen de kaders van beheer en beveiliging, kunnen worden vormgegeven. Alle Archief Eemland applicaties, die gebruik maken van de technische infrastructuur van de gemeente Amersfoort, vallen onder NORA en dienen geschikt te zijn om binnen deze architectuur registraties op te slaan en uit te wisselen.
Document Management Systeem De gemeente Amersfoort vervangt binnenkort het huidige document management systeem DocsOpen door MS-SharePoint. Nieuwe mogelijkheden, zoals bijvoorbeeld het ontsluiten van documenten via Internet, kunnen door Archief Eemland benut worden. Archief Eemland wil nauw betrokken worden bij het ontwerp en inrichting van SharePoint. Archiefinspectie inspecteert een DMS ‘in werking’. Bij voorkeur is de inspectie betrokken bij het voortraject omdat vanuit het archiefoogpunt van lange termijn beheer andere eisen gesteld worden dan de administratie stelt.
21
4 VISIE OP INFORMATIEVOORZIENINGEN De medewerkers van Archief Eemland hebben één gemeenschappelijke passie: ze hebben ‘hart voor geschiedenis’ en vanuit die passie vaart de organisatie een nieuwe koers waarin het publiek, de in het verleden geïnteresseerde, meer dan ooit centraal staat. Uiteraard blijven het beheren en toegankelijk maken van de collectie de basis van het werk. Sterker, deze taak wordt in tijden van een enorme toename van digitale informatiebronnen en (soorten) digitale informatie steeds belangrijker. Vraagstukken met betrekking tot selectie, presentatie, (uniforme) toegang en duurzaam beheer van digitale informatie zullen de komende jaren een steeds prominentere rol gaan spelen in de beheers- en ontsluitingsactiviteiten. Maar, het archief constateert dat het minstens zo belangrijk is om met de enorme hoeveelheid historische documenten en kennis naar buiten te treden en informatie, informatieproducten en diensten te realiseren die voorzien in wensen, behoeftes en vragen van een breed, algemeen geïnteresseerd publiek. Het archief heeft een belangrijke rol als gids, die de bezoeker begeleidt in zijn of haar historische zoektocht.
4.1 Consequenties De keuze om (informatie-)diensten te focussen op een breed, algemeen geïnteresseerd publiek heeft een aantal consequenties voor het te voeren informatiebeleid: 1. Diensten en producten die gerealiseerd en beheerd worden dienen relevant en interessant voor onze primaire doelgroep(en) te zijn. 2. Grasduiners zijn minder vertrouwd met het uitgebreid zoekinstrumentarium, het jargon en alle verschillende bronnen in een archief. Het archief zal meer “prefab” informatieproducten realiseren waar het archief zelf al interessante informatiebronnen samenbrengt en eenvoudige zoekinstrumenten biedt. De virtuele studiezaal is de plek waar grasduiners eenvoudige onderzoeksmiddelen en geprepareerde bronnen kunnen onderzoeken. 3. Het publiek is over het algemeen geïnteresseerd in (alle) informatie over specifieke onderwerpen en vindt het vervelend om binnen één organisatie in verschillende catalogi te moeten zoeken naar relevante informatie. We houden er rekening mee dat mensen gewend zijn op z’n ‘googles’ te zoeken. Archief Eemland neemt daarom stappen richting een integrale zoekfunctie voor alle bronnen en catalogi in de virtuele studiezaal. 4. Het publiek is ook steeds minder geïnteresseerd in organisatorische grenzen, of zelfs landsgrenzen. Het internet heeft mensen geleerd dat overal ter wereld, bij iedereen relevante, interessante informatie aanwezig kan zijn. Het publiek verwacht op simpele wijze bij alle relevante informatie te kunnen komen. Om aan deze verwachtingen te voldoen gaan organisaties steeds meer samenwerken en informatie delen, uitwisselen, koppelen. Het archief zal daarom in samenwerkingsverbanden gericht zijn op de mogelijke koppelingen van informatie. Daarnaast zal in de keuzes rondom applicaties gefocust worden op de uitwisselbaarheid en openheid van de data. Het beleid heeft ook een aantal consequenties voor onze beheers- en ontsluitingsactiviteiten: 1. Alle archieven worden, conform de Archiefwet, voor de eeuwigheid bewaard en toegankelijk gemaakt. Maar, er vindt een heldere, gefundeerde selectie plaats van bronnen waar we veel tijd en aandacht in steken met betrekking tot digitalisering (tot op pagina, archiefstuk of objectniveau), registratie, beschrijving en metadatering. Op basis van interesse vanuit het publiek prioriteren wij de bronnen die digitaal uitgewerkt worden. 2. Uitgaande van de gedachte dat ons publiek geïnteresseerd is in specifieke onderwerpen en niet, of minder in het medium van informatie (boek, artikel, archiefstuk, foto, film enzovoorts) en al helemaal niet in het catalogussysteem waarmee het ontsloten is, dienen wij onze digitaliseringsactiviteiten zodanig te organiseren dat bronnen interoperabel en integraal doorzoekbaar zijn. Hiertoe dienen wij onze registratiemethodes te uniformeren, een gestructureerde ICT architectuur te realiseren en te werken met open, koppelbare, samenwerkende systemen. Tot slot heeft de omgeving waarin het archief resideert consequenties voor het te voeren informatiebeleid: 22
1. Het archief heeft te maken met de Archiefwet en dient zowel digitale als analoge bronnen tot in de eeuwigheid te bewaren en toegankelijk te houden voor de onderzoekende en rechtzoekende burgers. Bronnen en systemen dienen te voldoen aan duurzaamheidseisen en –criteria die door de overheid en vanuit ondersteunende organisaties als DEN en de Taskforce Archieven ontwikkeld zijn. Duurzaamheid, toegankelijkheid en authenticiteit zijn kernbegrippen en zijn van grote invloed op opslag van informatie, architectuur van de informatie-infrastructuur en wijze waarop bronnen beschikbaar gesteld worden. 2. Het archief is onderdeel van de gemeente Amersfoort. Daar waar het gebruik maakt van de ICT-infrastructuur van de gemeente conformeert het archief zich aan het gemeente brede informatiebeleid, inclusief het werken onder architectuur (NORA) en zoekt het aansluiting met de relevante onderdelen van de gemeentelijke informatievoorziening. 3. Het archief werkt samen met partners en heeft behoefte aan transparante, communicerende systemen en een open architectuur om informatie op te kunnen nemen, te kunnen delen en te kunnen verspreiden.
4.2 Uitgangspunten vanuit de doelgroepen Daar Archief Eemland ervoor kiest om niet meer zelf leidend te zijn in de ontwikkeling van zijn informatieaanbod, maar diensten en producten wil realiseren die aansluiten bij (latente) wensen en vaardigheden van het publiek is het belangrijk om vast te stellen waar het publiek behoefte aan heeft. Archief Eemland noemt dit “Geschiedenis op maat”. In algemene zin kan worden vastgesteld dat de primaire doelgroepen van Archief Eemland behoefte hebben aan informatie die nauw aansluit bij het “eigene, ik”. De doelgroep is op zoek naar herkenning, herinnering en identiteit. Kernwaarden zijn: de eigen tijd, de eigen omgeving, de eigen herkomst.7 Aanvullende waarden zijn: de eigen herinnering, ervaring en de eigen opinie.
De eigen tijd: televisieprogramma’s als “Andere Tijden” en “In Europa” kunnen zich verheugen op grote belangstelling omdat ze ingaan op onderwerpen uit de Twintigste Eeuw. Deze eeuw, waarin ons aller wortelen rusten, geniet veruit de meeste belangstelling van het algemeen publiek. De eigen omgeving: interesse naar de eigen omgeving kan zowel belangstelling voor de huidige woonomgeving zijn (stad, dorp, wijk, straat) als belangstelling voor de eigen “geboortegronden” of plek waar je familie oorspronkelijk vandaan komt. De eigen herkomst: afkomst en identiteit zijn belangrijke onderzoeksvragen. Waar liggen mijn wortels? Waar kom ik vandaan? Wie zijn mijn voorouders? Bij welke groep, etniciteit, klasse hoor ik? Al deze vragen spelen ook in onze multiculturele maatschappij een steeds belangrijkere rol. Het archief speelt, als hoeder van historische bronnen, een belangrijke rol in deze discussies. Het archief wil mede vorm geven aan beleid op dit terrein en er zorg voor dragen dat de discussies gebaseerd zijn op kennis van het verleden in plaats van geïdealiseerde denkbeelden over het verleden.
Archieven hebben de afgelopen jaren geleerd dat het publiek niet alleen op zoek is naar informatie, maar ook naar reflectie, discussie, een (goed) gesprek. Het wil jou uitnodigen om een ontdekkingstocht aan te gaan. Wij op onze beurt nodigen het publiek uit op zoektocht te gaan door onze collecties. Het publiek wil herinneringen en ervaringen delen en het publiek geeft (gevraagd en ongevraagd) zijn mening. Publieksparticipatie (samengevat onder de noemer 2.0) stimuleert gebruik van collecties, waardering van webdiensten en kennis over (het gebruik van en belangstelling voor) specifieke bronnen. De ontwikkeling van de nieuwe website heeft op dit moment prioriteit. In de nieuwe website, in de digitale presentatie Amersfoort 700 en met het initiatief www.amersfoortopdekaart.nl worden de mogelijkheden van Web 2.0 verkend. In vervolgstappen zal Archief Eemland steeds meer Web 2.0 diensten en producten uitrollen. 7 Deze kernwaarden zijn eerder door Tresoar benoemd in hun Informatieplan (2007-2008). Gesprekken met andere archieven en bijvoorbeeld de Omnibus Enquête van de Gemeente Zoetermeer bevestigen het beeld dat historische interesse over het algemeen begint bij de eigen wereld.
23
Op basis van deze uitgangspunten legt Archief Eemland zich de komende jaren toe op de optimalisatie van de virtuele studiezaal voor een breed publiek en het ontwikkelen van een breed pakket aan diensten, presentaties, een gidsfunctie en educatieve toepassingen. De virtuele studiezaal ontwikkelen we op basis van inhoudelijke keuzes en niet op basis van materiaalsoorten. Waar mogelijk werken we met partners samen om inhoudelijk rijke diensten te ontwikkelen.
4.3 Technische uitgangspunten Archief Eemland realiseert informatiediensten en producten die passen binnen een beheersbare, open, gestructureerde en gestandaardiseerde omgeving. Beheersbaarheid betekent dat: Niet “alles” wordt gedaan. Het publiek bepaalt welke bronnen gedigitaliseerd en digitaal ontsloten worden. Maar ook technische, organisatorische en financiële overwegingen worden meegenomen. Uitgangspunt van alle digitaliseringsactiviteiten en projecten is dat de resultaten binnen de gehele, bestaande infrastructuur beheerd en toegankelijk gehouden moeten worden. In het verleden is een breed aanbod aan bronnen en applicaties uitgerold. Het archief wil in de komende beleidsperiode zijn back office, beheersomgeving stroomlijnen en verbeteren zodat dezelfde diensten met behulp van minder applicaties aangeboden kunnen worden. Open betekent dat er gebruik gemaakt wordt van open structuren en open standaarden: Archief Eemland heeft in het verleden grote problemen gehad met het migreren van informatie uit oude systemen naar nieuwe systemen. Bovendien beheert het archief verschillende applicaties die niet of nauwelijks met elkaar communiceren. Door gebruik te gaan maken van systemen die open standaarden ondersteunen moet het eenvoudiger worden om data te migreren, uit te wisselen of te koppelen. Door gebruik te maken van open standaarden en open structuren realiseert het archief tevens een omgeving waarin informatiebronnen voor verschillende toepassingen benaderbaar gemaakt kunnen worden waardoor een minimum aan informatie duplicatie plaatsvindt. Gestructureerd betekent dat: Niet alleen de structuur van informatie en metadata gestructureerd wordt om uitwisseling (interoperabiliteit) te verbeteren, maar ook de inhoud van de verschillende velden, records enzovoorts gestructureerd en gestandaardiseerd wordt. Door gegevens gestructureerd in te voeren (over verschillende bronnen) en gebruik te maken van gevalideerde lijsten (voor locaties, onderwerpstrefwoorden, gestructureerde dateringsnotatie enzovoorts) wordt informatie binnen één applicatie en in verschillende applicaties beter vindbaar en koppelbaar. Gestandaardiseerde omgeving betekent dat: Om te komen tot interoperabiliteit, beheersbaarheid, openheid en gestructureerde toegang dient het archief niet alleen op bestands- of applicatieniveau structuur aan te brengen: de gehele informatiehuishouding dient gestructureerd te worden en onder architectuur opgebouwd te worden8.
4.4 Organisatorische uitgangspunten Om te komen tot besluitvorming op basis van bovenstaande uitgangspunten dient Archief Eemland organisatorische uitgangspunten vast te leggen: wie neemt beslissingen, wie onderneemt acties en wie is verantwoordelijk voor uitvoering, beheer en beveiliging van informatie. Het archief ontwikkelt in dit Informatieplan voor het eerst afspraken met betrekking tot de organisatie van informatie en informatievoorzieningen. Deze afspraken dienen in de
8
Dit klinkt als het soort megaoperaties dat nooit gerealiseerd zal worden. Archief Eemland is zich bewust van de omvang van deze klus en zal zich dan ook inzetten om inhoudelijke keuzes en selecties te maken die aansluiten bij de vragen en wensen van het publiek. Belangrijke, populaire bronnen zullen snel gestructureerd worden, de rest zal later volgen.
24
komende jaren geïmplementeerd en geborgd te worden, met als doel de organisatie van informatievoorzieningen zowel op operationeel, tactisch als strategisch niveau te ontwikkelen. ICT-beleid is relevant voor de hele organisatie van Archief Eemland. Het wordt op managementniveau ontwikkeld en via het tactisch niveau (middels planning, sturing en monitoring) in de organisatie uitgezet. Op operationeel niveau zijn medewerkers verantwoordelijk voor inhoud en continuïteit van applicaties en vindt er onderlinge afstemming over applicaties en webdiensten plaats (over afdelingsgrenzen heen).
25
5 HUIDIGE INFORMATIEVOORZIENINGEN
5.1 Eenheden van informatie 5.1.1 Inventarissen, catalogi en nadere toegangen Archief Eemland beschikt over verschillende applicaties, systemen en (papieren en digitale) catalogi die toegang geven tot de verschillende collecties en bronnen. De gegevens zijn als volgt toegankelijk gemaakt: 1. Archieven a. Archiefinventarissen. Ongeveer 80% van de Archieven zijn digitaal toegankelijk via archiefinventarissen en plaatsingslijsten in MAIS-Flexis. In MAIS-Flexis zijn 465 archiefinventarissen en plaatsingslijsten opgenomen. De overige archieven zijn nog niet toegankelijk gemaakt. b. Charters en Charterzegels. Alle charters en charterzegels zijn beschreven in een Inmaster database die extern gehost wordt. c. Bouwdossiers. Bouwdossiers van de gemeente Amersfoort zijn via verschillende systemen toegankelijk gemaakt: de bestanddelen van vóór 1900 zijn slechts ontsloten via een eigentijdse toegang. Die over de periode 1900-1913 zijn ontsloten via Inmaster en die van na 1913 zijn ontsloten via de database BWT4All. Dit is een interne gemeentelijke applicatie, waarbij Archief Eemland uitsluitend een raadpleegmogelijkheid heeft. De bouwdossiers van de regiogemeenten zijn niet ontsloten. d. Genealogische bronnen, registers Burgerlijke Stand, doop- en trouw- en begraafboeken. Genealogische gegevens uit de registers van de Burgerlijke Stand van Amersfoort en de regiogemeenten zijn ingevoerd in de Digitale Stamboom. Enkele Amersfoortse doop-, trouw- en begraafregisters zijn als proef in de Digitale Stamboom, ingevoerd. Een aantal, veel door genealogen geraadpleegde bronnen (zoals notariële akten), wordt toegankelijk gemaakt in het databaseprogramma Inmaster. 2. Bibliotheek a. De algemene bibliotheekcatalogus is ingevoerd in OLIB. b. De in de bibliotheek opgenomen documentatie is op titelniveau ingevoerd in OLIB. De grote collectie krantenknipsels is niet digitaal ontsloten. c. De aanwezige lokale en regionale kranten zijn grotendeels gedigitaliseerd en machine leesbaar door middel van OCR. De digitale kranten zijn toegankelijk gemaakt met behulp van Memorix. d. Tijdschriften lokale historische verenigingen. Tijdschriften worden ontsloten in OLIB. Een gedeelte van de lokale, historische tijdschriften is op artikelniveau ontsloten. De tijdschriften van de Oudheidkundige Vereniging Leusden en de Historische Vereniging Renswoude zijn geheel gedigitaliseerd, maar nog niet in Memorix toegankelijk gemaakt. e. Bibliotheek Stichting Nationaal Monument Kamp Amersfoort bevat zowel documentair- als audiovisueel materiaal en is in OLIB ontsloten. 3. Beeld- en geluid a. Beeldbank. Ruim 75% van het stilstaand beeldmateriaal van het archief is gedigitaliseerd en raadpleegbaar via Memorix. b. Collectie (audio)visueel materiaal. De gehele collectie (audio)visueel materiaal is gedigitaliseerd en globaal ontsloten in OLIB. c. Collectie Oral History. Archief Eemland beschikt over gedigitaliseerde opnames van interviews met mensen in het kader van “oral history”. Deze interviews zijn op trefwoord ontsloten. 4. Kaarten
26
a.
b.
Kaarten en ontwerptekeningen. De collectie bestaat uit kaartmateriaal afkomstig uit archieven van Archief Eemland, kaartmateriaal van Waterschap Vallei & Eem en kaartmateriaal van Museum Flehite. Veel kaarten zijn gedigitaliseerd en in Memorix toegankelijk gemaakt. Digitale Kadastrale Atlas (1832). De kaarten van de gemeenten Amersfoort en Woudenberg zijn gedigitaliseerd en door de Fryske Akademie toegankelijk gemaakt via de website.
5.1.2 Publicaties Archief Eemland zet zich in om al zijn gedigitaliseerde bronnen en digitale toegangen tot de collecties via de website van het archief beschikbaar te maken. Kernonderdelen van de huidige website zijn toegang tot: De beeldbank. Kaarten/ontwerptekeningen. De bibliotheekcatalogus. Digitale inventarissen en archievenoverzicht. De Digitale Stamboom. Overige digitale bronnen (zoals een encyclopedie, wijk/straat beschrijvingen). Kranten De website maakt gebruik van een Content Management Systeem dat ontwikkeld is in Joomla!. Vanuit de website wordt de bezoeker toegang verschaft tot zoekinterfaces op de verschillende catalogi en databases. De website wordt op dit moment gehost door Pictura.
5.1.3 Knelpunten
Digitalisering: tot op heden lijken veel digitaliseringsactiviteiten op basis van ad hoc beslissingen uitgevoerd te zijn. Er is veel gedigitaliseerd, er is op veel verschillende manieren gedigitaliseerd, het digitaal materiaal is in veel verschillende applicaties en systemen toegankelijk gemaakt. Beheer en behoud van een grote, versnipperde digitale collectie is moeilijk. Er dienen duidelijke beleidskeuzes gemaakt te worden wat, waarom en hoe archief Eemland digitaliseert en digitaal toegankelijk houdt. In het Deel II - Digitaliseringsplan worden de keuzes en uitgangspunten uitgewerkt.
Collectiebeleid: het archief acquireert op basis van een aantal uitgangspunten, maar beschikt niet over een uitgewerkt collectiebeleidsplan waarin algemene uitgangspunten van de organisatie vertaald worden naar beheer, acquisitie en ontzameling van collecties en archieven. Het collectiebeleid is nu nog erg algemeen geformuleerd en kan leiden tot teveel versnipperde activiteiten en onsamenhangende bronnen, die niet interessant en relevant zijn voor de belangrijkste doelgroepen van het archief.
5.2 Applicaties en gegevens 5.2.1 Archiefapplicaties Archief Eemland gebruikt voor registratie van zijn erfgoedbronnen de volgende applicaties: MAIS-Flexis (leverancier De Ree. Interne hosting) voor inventarissen en plaatsingslijsten op archieven. Memorix (leverancier Pictura. Extern gehost bij de leverancier) voor digitaal beeldmateriaal (foto’s, ansichtkaarten en dergelijke, topografische kaarten, plattegronden, ontwerptekeningen), kranten en de registers van de Burgerlijke Stand. Inmaster voor overige genealogische bronnen, charters en zegels, bouwtekeningen, historische encyclopedie enzovoorts. BWT4All (Gemeente Amersfoort) voor bouwdossiers van de Gemeente Amersfoort na 1913. De Digitale Stamboom (Leverancier Mindbus. Extern gehost) voor vastlegging persoonsgegevens ten behoeve van genealogisch onderzoek. Via Fryske Akademie is de Digitale Kadastrale Atlas toegankelijk in een eigen applicatie. OLIB (leverancier OCLC. Wordt intern gehost)voor de bibliotheekcatalogus en collectie audiovisueel materiaal. 27
5.2.2 Knelpunt algemeen Archief Eemland spant zich in om alle digitale bronnen en toegangen online te plaatsen, zodat het publiek zoveel mogelijk toegang tot de collecties heeft. Maar, het archief werkt met veel verschillende applicaties en digitale bronnen. De verschillende applicaties (sommigen intern en anderen extern gehost) zijn niet in staat, bieden niet de mogelijkheid om gegevens te koppelen en integraal te doorzoeken. Ook de interfaces op de verschillende systemen verschillen in vormgeving en zoekstructuur. Dat maakt zoeken en vinden lastig voor bezoekers.
5.2.3 Datastructurering Gestructureerde gegevens Archief Eemland gebruikt voor archiefinventaris-, beeldbank- en bibliotheekregistratie software die in principe voldoet aan internationale standaarden voor metadatering. Het Archief maakt echter nog geen gebruik van internationale standaarden of kan er nog geen gebruik van maken, daar de ingevoerde data nog te weinig gestructureerd is. Archief Eemland zou graag met EAD9 willen werken, maar heeft geconstateerd dat de invoer in MAIS-Flexis (over jaren door verschillende medewerkers ingevoerd en geconverteerd uit andere systemen) te slecht gestructureerd is. Het archief heeft tot op heden weinig algemene afspraken gemaakt met betrekking tot invoer van gegevens. Daar wordt op dit moment aan gewerkt. Maar, het structuren van reeds ingevoerde gegevens zal een langdurig proces worden omdat het archief al zoveel bronnen geautomatiseerd heeft. Archief Eemland zal op de korte termijn onderzoeken hoeveel tijd nodig zal zijn om alle inventarissen in MAIS-Flexis te structureren conform de richtlijnen van EAD. Op basis van dit onderzoek zullen vervolgacties gemaakt en gepland worden. Trefwoorden Voor de verschillende bronnen en catalogi worden, of zijn per applicatie bepaalde registratieafspraken gemaakt. Ten aanzien van trefwoorden heeft Archief Eemland een thesaurus voor de bibliotheek ontwikkeld. Uitgangspunt is de Thesaurus van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten. Dit woordsysteem ten behoeve van de actuele bestuurspraktijk is niet in alle gevallen een geschikt sjabloon voor historische informatie. Langzamerhand ontwikkelt Archief Eemland, in aanvulling op deze thesaurus, de zogenaamde Eemland-Thesaurus. Types (categorieën) termen in de Eemland-Thesaurus zijn: Thesaurustermen Trefwoorden10 Geografische namen Instantienamen Persoonsnamen Perioden Wet- en regelgeving Naast de thesaurus voor de bibliotheek is er een afzonderlijke trefwoordenlijst voor de beeldbank. Om het publiek van Archief Eemland beter te kunnen bedienen is het een vereiste om alle archieven en collecties met hetzelfde instrumentarium, de Eemland-thesaurus, toegankelijk te maken.
5.2.4 Overige applicaties en gegevens Kantoorautomatisering
9
Encoded Archival Description. Nadere informatie over EAD is te vinden op: http://www.taskforcearchieven.nl/dossiers/tienvragen/10vragen/vraag1 en op de officiële website van EAD: http://www.loc.gov/ead/. 10 Uit praktisch oogpunt hebben we alle door Archief Eemland toegekende termen trefwoorden genoemd, ter onderscheiding van de overige thesaurustermen. Deze trefwoorden, die dus feitelijk geen trefwoorden zijn, vormen samen de Eemland-Thesaurus.
28
Archief Eemland is aangesloten op het gemeentelijk netwerk en maakt, naast de genoemde primaire applicaties, gebruik van de Microsoft applicaties: Internet Explorer, Word, Excel, Powerpoint en Outlook (Office 2007). De gegevens die met deze applicaties worden aangemaakt worden opgeslagen in het Document Management Systeem DocsOpen, of op de J- en R-schijf. Applicaties voor de bedrijfsvoering Archief Eemland maakt ook gebruik van het personeels- en salarissysteem PIMS@all inclusief WEB4pims voor o.a. verlofregistratie, en het gemeentebrede financiële systeem Decade. De postregistratie wordt verwerkt in Povo.
5.2.5 Knelpunten per applicatie
Memorix: de ondersteuning door Pictura laat te wensen over. Er doen zich regelmatig problemen voor met de website en Memorix. De problemen zijn onderwerp van gesprek met Pictura. MAIS-Flexis: De zoekmogelijkheden binnen MAIS-Flexis via www.archiefeemland.nl zijn niet helder. Groot pluspunt van MAIS-Flexis is de mogelijkheid om de inventarissen te koppelen aan inventarissen van andere archief-instellingen. Keerzijde is dat Open Archives Initiative Protocol voor Metadata Harvesting (OAI-PMH) niet wordt ondersteund door MAIS-Flexis: de archieven zijn buiten dit “besloten netwerk” daarom niet vindbaar. Wel ontwikkelt De Ree de zogenaamde webservices waarbij meer mogelijk wordt. Het is nog onduidelijk in hoeverre dit voordelen voor de website van Archief Eemland heeft. Inmaster: Archief Eemland wil dit pakket zo snel mogelijk vervangen, onder andere vanwege beheersproblemen bij de leverancier. Ook wordt de applicatie niet meer geupdate. OLIB: de splitsing van de catalogus van Archief Eemland en de catalogus van de Stadhuisbibliotheek is niet goed gelukt, hierdoor worden gezamenlijke exemplaren niet getoond. Ook de persoonlijke profielen werken niet. De leverancier heeft aangegeven dat beide problemen in een volgende versie worden opgelost.
Technische infrastructuur Archief Eemland heeft de volgende ICT-apparatuur in eigendom: pc’s, scanapparatuur en laptops. Archief Eemland maakt deels gebruik van de technische infrastructuur van de gemeente Amersfoort. De gemeente Amersfoort levert en beheert de hardware inclusief netwerk, de kantoorautomatisering, het systeembeheer van de bij de gemeente ondergebrachte Archief Eemland specifieke applicaties (OLIB en MAIS-Flexis) en de gegevensopslag op de netwerkschijven J en R. Naast het gebruik van de applicaties op de technische infrastructuur van de gemeente Amersfoort wordt het gebruik van meerdere applicaties gehost. Zie onder 5.2. Daarnaast zijn er geluid-, beeld- en filmfragmenten, deze zijn op dvd’s beschikbaar. Men kan deze in de studiezaal bekijken.
5.2.6 Knelpunten ten aanzien van de technische infrastructuur
Websites worden niet goed weergegeven, downloaden en uploaden van en naar externe partijen van beeldmateriaal of andere data wordt hierdoor bemoeilijkt (door de combinatie van Citrix, Internet Explorer 6 en verouderde flash en java versies binnen Citrix). Het netwerkverkeer (responsetijden) wordt als traag ervaren. Het niet goed kunnen werken in photoshop en beperkingen bij audio- en videobewerkingen (momenteel ingevuld door het gebruik van standalone pc’s). Bestanden kunnen niet door de medewerker zelf op het netwerk gezet worden, daarvoor moet men naar de helpdesk.
5.2.7 Aandachtspunt
Inmiddels loopt er een project voor de vervanging van de website. Door leverancier Admium te Amersfoort is een functioneel ontwerp opgeleverd welke in de tweede helft van 2009 geïmplementeerd wordt. Het is nog onduidelijk in hoeverre de techniek achter deze website,
29
die door Admium zelf ontwikkeld wordt, voldoet aan Open Standaarden en gevuld kan worden met digitale data uit verschillende bronnen van Archief Eemland.
5.3 De organisatie van de informatievoorziening De organisatie van de informatievoorzieningen binnen Archief Eemland is op dit moment niet gestructureerd of geformaliseerd. De technische infrastructuur wordt beheerd en onderhouden door de gemeente Amersfoort. De verschillende applicaties worden technisch beheerd door de leveranciers. Daar waar geen afspraken ten aanzien van beheer en onderhoud zijn gemaakt, beschikt het archief niet over eigen applicatiebeheerders om storingen te verhelpen. Applicatiebeheer van OLIB is in handen van de gemeente Amersfoort. Systemen worden afzonderlijk ontwikkeld en beheerd. Er is weinig oog voor de samenhang en interoperabiliteit van de systemen. Er vindt op dit punt ook nauwelijks overleg of afstemming plaats. Hoewel ICT en informatievoorzieningen van fundamenteel belang zijn voor de primaire activiteiten van het archief, heeft het archief tot op heden nauwelijks strategisch beleid ontwikkeld ten aanzien van ICT en informatievoorzieningen. Met het onderliggende informatiebeleid wil het MT deze situatie te doorbreken.
5.3.1 Knelpunten
Archief Eemland werkt steeds meer projectmatig, om systemen en informatievoorzieningen te implementeren en te ontwikkelen. Er is echter een gebrek aan kennis en ervaring met projectmatig werken en projectmanagement. Archief Eemland heeft tot op heden weinig kennis en ervaring opgedaan met digitale netwerken, digitale interactie en nieuwe media. Het archief wil zich graag op dit terrein ontwikkelen. Archief Eemland beschikt over beperkte menskracht voor de ontwikkeling van digitale informatiediensten en online publiekstoepassingen. Dit tekort aan menskracht in de uitvoering (expliciet genoemd is het gebrek aan menskracht om de website te beheren, onderhouden en verder te ontwikkelen) zal zich, in het licht van de ambities van Archief Eemland, ontwikkelen tot een groot knelpunt voor verdere digitale ontwikkelingen.
5.4 Beheer, beveiliging en duurzaamheid Archief Eemland draagt, binnen zijn archiefwettelijk taak, de plicht om de archiefbescheiden van overheidsorganen die participeren in Archief Eemland, in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren voor de rechtzoekende en onderzoekende burgers. Om te voorkomen dat die overheidsarchieven beschadigd raken of zelfs geheel verloren gaan, stelt de wet eisen aan goed archiefbeheer. De Archiefwet 1995 heeft betrekking op archiefbescheiden gedurende hun hele 'levensloop', vanaf het moment van ontstaan. De wet geldt dus zowel voor eeuwenoude stadsrechten als meer recente brieven, documenten enzovoorts. Het geldt ook voor elektronische documenten en voor e-mails die namens de organisatie zijn verzonden11.
5.4.1 Depot Archief Eemland kampt op dit moment met een groot ruimtegebrek in het geklimatiseerd depot. Er zijn nog maar enkele tientallen meters depotruimte beschikbaar en het archief moet dan ook erg selectief zijn bij het innemen van archieven. In het nieuw te bouwen Eemhuis is voorzien in een veel groter depot.
5.4.2 Beveiliging en authenticiteit Beveiliging en authenticiteit zijn belangrijke onderdelen van de archiefwettelijke taken. De originele stukken dienen enerzijds beschikbaar gesteld te worden voor de onderzoekende burgers, maar anderzijds zodanig beveiligd te worden dat ze niet verdwijnen en dat er geen twijfel over de authenticiteit bestaat. 11
http://www.erfgoedinspectie.nl/page/archieven/archiefwetgeving
30
Tot op heden heeft het archief altijd papieren archieven geïnspecteerd en ingenomen. Digitale bronnen zijn altijd afgeleiden geweest van papieren, waardoor vragen over beveiliging en authenticiteit tot op heden niet erg prangend waren: bij twijfel over authenticiteit of ontoegankelijkheid van een elektronisch bestand is er nog altijd de papieren bron. De overheid is de afgelopen jaren echter versneld gaan automatiseren en digitaliseren. Papieren bronnen maken in snel tempo plaats voor digitale registraties en document management systemen. Het (kunnen) beveiligen en bewaken van authenticiteit van digitale bronnen vraagt een heel eigen aanpak, set aan afspraken en kennis met betrekking tot digitale systemen. Recentelijk heeft Archief Eemland besloten een overeenkomst aan te gaan met Het Utrechts Archief: Het Utrechts Archief voert de inspectietaken van dynamische elektronische archieven uit namens Archief Eemland, daar Het Utrechts Archief op dit gebied over ruime ervaring beschikt.
5.4.3 Toegankelijkheid Toegankelijkheid van digitale bronnen over een langere periode is tot op heden niet gestructureerd aangepakt binnen het archief. Hoewel het archief verantwoordelijk is voor digitale toegankelijkheid is men afhankelijk van activiteiten en kennis van leveranciers.
31
6 GEWENSTE INFORMATIEVOORZIENINGEN In de komende jaren gaat Archief Eemland ontwikkelingen inzetten op het gebied van digitale informatievoorzieningen, die een grote impact zullen hebben op de informatiesystemen, de ICT-infrastructuur, de organisatie van informatievoorzieningen en beheer, beveiliging en duurzaamheid. De ontwikkelingen die het archief in wil zetten leveren de volgende resultaten op: Digitale informatie wordt veilig gesteld, beheerd, bewaard en toegankelijk gemaakt en gehouden; analoog materiaal gedigitaliseerd (als conserveringsstrategie voor bedreigde dragers en/of ten behoeve van vergroting publieksbereik); de (continuïteit in) dienstverlening is versterkt en verbreed.
6.1 Gewenste ontwikkelrichtingen De gewenste ontwikkelrichtingen zijn: Ontwikkeling van een virtuele studiezaal. Ontwikkeling van gestructureerde duurzame ontsluiting en opslag van digitale informatie (in de toekomst richting een e-depot). Samenwerking. Om de ontwikkelrichtingen (en daaruit voortvloeiende gewenste informatiediensten) ingebed vorm te geven kiest Archief Eemland ervoor om het geheel aan digitale informatievoorzieningen in één architectuur te ontwikkelen: de NORA-architectuur. Een korte definitie van de drie ontwikkelrichtingen:
6.1.1 Virtuele Studiezaal De optimale virtuele studiezaal is, voor Archief Eemland, een geheel aan digitale collecties en archieven, digitale contextuele informatie, digitale instrumenten, en (digitale) ondersteuning.
Digitale contextuele informatie: Digitale bronnen, collecties en archieven worden voorzien van metadata. De meeste metadatagegevens die op dit moment toegevoegd worden, zijn relevant voor beheer en behoud van (digitale) bronnen en archieven. Om digitale collecties en archieven voor een groot publiek toegankelijk te maken zal aandacht besteed moeten worden aan het contextualiseren van bronnen en archieven. Individuele bronnen kunnen voorzien worden van contextuele informatie en archieven en clusters van bronnen kunnen gecontextualiseerd worden. De digitale collecties en archieven van het archief zijn straks zodanig op elkaar afgestemd dat bronnen, beelden en archieven (archiefstukken) gezamenlijk gepresenteerd en gecontextualiseerd kunnen worden. Web 2.0 technieken voor tagging en becommentariëring kunnen ervoor zorgen dat de virtuele bezoekers bij kunnen dragen aan contextualiseren van collecties en archieven. De door de gebruiker gegenereerde contextgegevens bevinden zich vooralsnog aan de ‘presentatie’ kant, op de website. We onderzoeken de wijze van verwerking. Digitale instrumenten: Een scala aan digitale instrumenten staat bezoekers ter beschikking om te snuffelen, te onderzoeken, te vinden. Bezoekers kunnen niet alleen kijken, maar ook aantekeningen maken, zoekresultaten opslaan en gegevens downloaden voor eigen onderzoek. Middels RSS geïnformeerd worden enzovoorts. De website van Archief Eemland is een virtueel bureau waar bronnen en informatie onderzocht en ontleed kunnen worden12. Digitale ondersteuning: In de studiezaal van een archief zijn altijd medewerkers aanwezig om bezoekers te helpen, te ondersteunen, te woord te staan. Archiefonderzoek vergt kennis van de inhoud en wijze
12 iGoogle is een goed voorbeeld van een webpagina waar bezoekers een persoonlijke set aan instrumenten kunnen kiezen om webbronnen te doorzoeken, aantekeningen te maken en een aantal elektronische instrumenten te bedienen.
32
waarop archieven beheerd en ontsloten worden. Webbezoekers moeten deze ondersteuning ontberen en zelf hun weg zien te vinden door de archieven en collecties. Als het archief een volwaardige digitale studiezaal in wil richten dan is het noodzakelijk om (enige) digitale ondersteuning te realiseren. Dit kan in de vorm van Frequently Asked Questions en goede “Help”-teksten. Momenteel wordt aan een gids functionaliteit voor op de nieuwe website gewerkt. In de toekomst zouden ook digitale kanalen ontwikkeld kunnen worden om in contact te komen met archiefmedewerkers (MSN, Skype, Al@din). Digitale meetinstrumenten: Statistieken en andere meetinstrumenten (wellicht enquêtes of gebruikersonderzoek) voor gebruik en kwaliteit van aangeboden diensten zijn nodig om (beter) inzicht in de wensen, vaardigheden, ervaringen en interesses van het publiek te krijgen. Op basis van digitale meetinstrumenten kan Archief Eemland beter bepalen welke diensten en producten relevant zijn voor het publiek.
De virtuele studiezaal isl in 2012/2013 nog niet optimaal gerealiseerd . In deze beleidsperiode treffen we voorbereidingen om de virtuele publiekskant van het archief te stroomlijnen en te verbeteren, zodat we in 2012/2013 concrete plannen voor realisatie van het virtueel studiecentrum kunnen ontwikkelen . De stappen in deze beleidsperiode zullen zijn: 1. Fase 1: Verbetering van de online presentatie van het archief (2009-2010). De eerste exposities online zijn gerealiseerd. De website is vernieuwd en verbeterd. Een gidsfunctie wordt geïntroduceerd. 2. Fase 2: Interactie met virtuele bezoekers. Interactie met bezoekers is een wens, maar Archief Eemland beschikt (nog) niet over technische mogelijkheden en voldoende ervaring en menskracht om interactie met externen te beheersen en te verwerken. Archief Eemland kiest er op dit moment voor om web 2.0 experimenten aan te gaan op kanalen als YouTube en Flickr. In de nieuwe website integreren we web 2.0 elementen door middel van een mashup. In de toekomst kijken we naar de mogelijkheden om de interactieve functionaliteiten op de website uit te breiden. 3. Fase 3: Afstemming applicaties. Alle content applicaties en digitale bronnen van Archief Eemland worden integraal doorzoekbaar en integraal toegankelijk.
6.1.2 Duurzame opslag en beheer gegevens Archief Eemland heeft op dit moment de middelen, menskracht noch kennis om de ontwikkeling van een e-depot in te zetten. Een e-depot is een digitale archiefomgeving waarin permanente toegang tot digitale informatiebronnen wordt nagestreefd. Zonder een dergelijke omgeving zouden digitale bronnen snel onleesbaar worden, doordat software en hardware verouderen en de informatiedragers een beperkte levensduur hebben.13 Archieven met archiefwettelijke taken zijn verplicht om digitale overheidsinformatie blijvend te bewaren en toegankelijk te houden. Daarbij dient rekening gehouden te worden met een geheel aan organisatie, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging, hard- en software om het duurzaam beheren en toegankelijk houden mogelijk te maken14. Archief Eemland wil zich in de komende beleidsperiode extra inspannen om opslag en toegankelijkheid van digitale data te verbeteren en zodoende ook de duurzaamheid van digitale bronnen verbeteren. In het Digitaliseringsplan formuleert het archief zijn beleid en keuzes met betrekking tot productie, opslag en ontsluiting van digitale data zodat deze activiteiten gestructureerd en gecontroleerd plaats kunnen vinden. De keuzes voor opslagformaten, beschrijvingsformaten en applicaties (mede ingegeven door de gemeentelijke NORA-architectuur) zijn vastgesteld op basis van duurzaamheid, algemeen gebruik en interoperabiliteit. Door normalisatie van data en het gebruik van XML/Open Standaarden wordt duurzame toegankelijkheid van digitale informatie zo optimaal mogelijk gerealiseerd (met de huidige kennis en middelen).
13 14
http://www.kb.nl/dnp/e-depot/e-depot.html Deze definitie is ontleend aan de definitie van een e-depot van het Gemeentearchief Rotterdam.
33
6.1.3 Samenwerking Archief Eemland werkt nauw samen met partners in de regio en uit het erfgoedveld (zie hfdst. 3.3 Ontwikkelingen bij externe partners en 6.3.2 De applicaties). Twee belangrijke samenwerkingsprojecten op het gebied van informatievoorziening zijn: Samenwerking met twee Vlaamse en twee Nederlandse archiefinstellingen in het kader van de digitale terbeschikkingstelling van bouwdossiers. Samenwerking archiefinspectie voor digitale dynamische archieven: Voor de aangesloten gemeenten vervult Archief Eemland een begeleidende rol welke uitgevoerd zal worden door de archiefinspectie. Archief Eemland ambieert nadrukkelijk geen regierol bij de digitale archiefvorming. Archief Eemland heeft ervoor gekozen deze taken uit te besteden aan Het Utrechts Archief.
Samenwerking met Bibliotheken Eemland: Het project ‘Gezamenlijke ontsluiting digitale informatiebronnen Eemland’ of project Aquabrowser van Bibliotheken Eemland en Archief Eemland behelst de introductie van een associatieve zoekmachine en het opzetten van een gezamenlijk digitaal inlichtingenbureau. Voor de vraag- en antwoordfunctie wordt Al@din ingezet. Archief Eemland en Bibliotheken Eemland Amersfoort krijgen in het Eemhuis letterlijk een overloopgebied in het gebouw. Archief en bibliotheek willen in het Eemhuis een voor de burger aantrekkelijk gebied maken waar informatie over heden en verleden samenkomt en met een laagdrempelige gemeenschappelijke dienstverlening. Beide partners zijn inmiddels een gezamenlijk project gestart om een gemeenschappelijk digitaal inlichtingenbureau op te zetten, waarmee een eenvoudige en laagdrempelige centrale toegang tot de gezamenlijke kennis van de beide organisaties wordt gecreëerd voor een breed publiek, door: o Het gelijktijdig doorzoekbaar maken van de collecties van zowel Bibliotheken Eemland als Archief Eemland. (techniek) o Het creëren van een laagdrempelige toegang tot de collecties van zowel Bibliotheken Eemland als Archief Eemland en andere bronnen / collecties. (presentatie) o Daarnaast moet er de mogelijkheid zijn dat provinciale en andere erfgoedorganisaties in Eemland kunnen aanhaken.
6.2 Eenheden van informatie Een fundamentele ontwikkeling binnen de e-overheid wordt aangeduid met ‘stroomlijning basisgegevens’. Basisgegevens van de e-overheid worden (in de NORA-architectuur) vastgelegd in basisregistraties. Basisregistraties hebben tot doel dat gegevens slechts op één plek worden vastgelegd en vervolgens in verschillende omgevingen gekoppeld en benaderd kunnen worden. Doordat gegevens niet verveelvoudigd hoeven te worden is het eenvoudiger gegevens gevalideerd, actueel en authentiek te houden. Basisregistraties zijn gegevens die op gestructureerde wijze, volgens Open Standaarden, opgeslagen en toegankelijk gemaakt (kunnen) worden15. Een Open Standaard voldoet minimaal aan de volgende vier criteria: 1. De standaard is goedgekeurd en zal worden gehandhaafd door een not-for-profit organisatie, en de lopende ontwikkeling gebeurt op basis van een open besluitvormingsprocedure die toegankelijk is voor alle belanghebbende partijen (consensus of meerderheidsbeschikking enz.); 2. De standaard is gepubliceerd en over het specificatie document van de standaard kan vrijelijk worden beschikt of te verkrijgen is tegen een nominale bijdrage. Het moet voor een ieder mogelijk zijn om het te kopiëren, beschikbaar te stellen en te gebruiken om niet of tegen een nominale prijs; 3. Het intellectuele eigendom - m.b.t. mogelijk aanwezige patenten - van (delen van) de standaard is onherroepelijk ter beschikking gesteld op een royalty-free basis; 4. Er zijn geen beperkingen betreffende het hergebruik van de standaard.
15
Met inachtneming van wetgeving met betrekking tot privacy en Openbaarheid.
34
De keuze voor een standaard impliceert vaak de keuze voor een familie aan standaarden. Voor Archief Eemland betekent de keuze voor Open Standaarden dat gebruik gemaakt zal gaan worden van XML-standaarden voor metadata-registraties en Open-standaard opslagformaten voor losse digitale documenten (JPEG en TIFF voor beeldmateriaal, PDF voor documenten enzovoorts). De keuzes voor verschillende formaten en standaarden wordt uitgewerkt in hoofdstuk 8.4.
6.3 Verbetering van informatiesystemen Archief Eemland kiest ervoor om het geheel aan digitale informatievoorzieningen in de NORAarchitectuur te ontwikkelen, omdat: 1. Archief Eemland aansluit bij, gebruik maakt van en leverancier is binnen het geheel van informatievoorzieningen van de gemeente Amersfoort. De gemeente baseert zijn informatiearchitectuur op NORA en het is logisch dat het archief de gemeente volgt. 2. NORA een goede, uitgewerkte architectuur is voor interoperabiliteit van gegevens vanuit verschillende diensten, applicaties enzovoorts en zodoende voorziet in een behoefte van het archief. Het NORA model.
Binnen de NORA architectuur zijn applicaties niet relevant, zolang de applicaties voldoen aan Open Standaarden. Ook de plek waar applicaties of bestanden gehost worden is niet relevant. Wat belangrijk is, is dat de hosting en applicaties voldoen aan door NORA geformuleerde voorwaarden die relevant zijn voor het functioneren als geheel: Beschikbaarheid Interoperabiliteit Betrouwbaarheid Exclusiviteit Integriteit Services geleverd door technische componenten op basis van SLA's
6.3.1 Amersfoortse Architectuur De Amersfoortse architectuur volgt de NORA verdeling naar drie niveau’s: bedrijfsarchitectuur, informatiearchitectuur en technische architectuur. Daar waar Archief Eemland gebruik maakt van
35
de ICT-infrastructuur van de gemeente conformeert het zich aan het werken onder deze architectuur. Door het gebruik van deze modellen is het mogelijk om een goede projectie te maken van een wijziging in de organisatie (bijvoorbeeld het digitaliseren van foto- en beeldmateriaal) op de proceshuishouding, de informatiehuishouding en de technische infrastructuur. Bovendien is op deze manier bij de start van een project (PSA-fase; Project Start Architectuur) scherper te bepalen wat de scope moet zijn (hoe ver mag de verandering gaan?) en welke faseringen erin aangebracht kunnen worden. Binnen het Amersfoortse bedrijfsfunctiemodel is Archief Eemland één van de primaire functies:16
College B&W
Klant contacten
Bedrijfsfunctiemodel Bedrijfsfuncties
Gegevens
Besturen Strategie ontwikkelen Verantwoorden
Sturen en organiseren Planning Ondersteun & Control en B&W
Besluiten
Bedrijf Ontwikkelen Architec- Planning & tuur Projecten
Klant/ zaak management
Primaire functies (waarde toevoegen)
Burgers
Belastingen
Veiligheid
Wonen & milieu
Stedelijk Beheer
Burgerzaken
Zorg & Welzijn
Onderwijs
Werk & Inkomen
Verkeer & Vervoer
Archief Eemland
Ondernemen
Etc. Etc. Etc.
Bedrijven
Secundaire functies (ondersteunen, beheren) COPAFIJTH Communicatie
Personeel
Financiën
ICT
Juridische Faciliteiten Inkoop Zaken
Overheid
6.3.2 De applicaties Archief Eemland maakt gebruik van, en zal tot in ieder geval 2013 gebruik blijven maken van onderstaande applicaties. Bij de implementatie van NORA moet onderzocht worden welke applicaties zinvol zijn om toegankelijk te maken en welke applicaties wel/niet toegankelijk gemaakt kunnen worden. MAIS-Flexis MAIS-Flexis wordt door Archief Eemland gehost en kan (zodoende) beschikbaar gemaakt worden. MAIS-Flexis is, sinds enkele jaren compatibel met EAD en kan zodoende in een interoperabele omgeving gegevens uitwisselen. De gegevens die het archief in het verleden in MAIS-Flexis heeft ingevoerd zijn echter niet conform (internationale) richtlijnen. Het archief maakt op dit moment een inschatting van de tijd die het kost om archieven conform ISAD(G) te stuctureren.
16
Memorix Memorix is gebaseerd op Dublin Core XML. Pictura heeft zijn systemen zodanig ingericht dat de databases middels OAI-MPH te harvesten zijn. In de nieuwe versie van Memorix, Memorix Het Amersfoorts model en Archief Eemland binnen dit model zijn nader uitgewerkt in bijlage III.
36
Maior, wordt het mogelijk om via een A.P.I. datauitwisseling mogelijk te maken. Metadatagegevens in Memorix zijn nog niet (volledig) gestructureerd en voorzien van thesaurustermen, wat interoperabiliteit met andere applicaties bemoeilijkt. De afspraak is om een SLA tot stand te brengen.
BWT4All BWT4all, een applicatie van leverancier Centric, wordt toegepast binnen de sector SOB afdeling VTH. Ook Archief Eemland maakt gebruik van deze toepassing. Door middel van het zoeken op een adres kan, op basis van een dossiernummer, inzage verkregen worden in bouwtekeningen en de vergunningen welke op het desbetreffende adres zijn afgegeven. Ook in de toekomst zal Archief Eemland gebruik blijven maken van deze applicatie. In het kader van het project “Mijn-adres” werkt Archief Eemland samen met Rotterdam, Antwerpen en Mechelen om de bouw- en vergunningen gegevens optimaal voor het publiek te ontsluiten. BTW4All is de basis voor dit project.
OLIB OLIB is gebaseerd op de meeste standaarden voor gegevensuitwisseling tussen bibliotheken (Z39.50, MARC enzovoorts). OLIB wordt intern gehost. Gegevens worden ingevoerd conform de internationale richtlijnen voor titelbeschrijvingen (ISBD).
Admium CMS Archief Eemland is bezig met de ontwikkeling van een nieuwe website. Hiertoe is eind 2008 gekozen voor Admium, die voor de bouw van de website gebruik maakt van het Admium CMS. Op dit moment worden gesprekken gevoerd tussen Pictura en Admium om metadata en beeldmateriaal uit Memorix en vanaf het netwerk van Pictura te koppelen aan het Admium CMS. Hetzelfde geldt voor de leveranciers De Ree archiefsystemen en Mindbus. Overige gegevens en contextuele informatie van en over het archief zullen in het Admium CMS vastgelegd worden. Admium CMS maakt geen gebruik van Open Standaarden, maar de leverancier van het systeem geeft aan dat content uit het systeem geëxporteerd kan worden in Open Standaard formaten.
Inmaster Deze applicatie dient zo snel mogelijk vervangen te worden. De meeste content kan naar andere, reeds aanwezige applicaties gemigreerd worden.
Kantoorautomatisering Archief Eemland blijft gebruik maken van de huidige Kantoor Automatisering (MS-Office2007).
Applicaties bedrijfsvoering Archief Eemland blijft gebruik maken van de huidige applicaties Decade, PIMS@all en WEB4PIMS.
6.3.3 Aanbevelingen Om te komen tot verbetering van de informatiesystemen van Archief Eemland dient het archief de regie over ICT en informatievoorzieningen terug in eigen hand te nemen. Ontwikkelingen en implementaties dienen niet langer ad hoc of door de leverancier aangejaagd te gebeuren. ICT en informatievoorzieningen dienen beter georganiseerd, gestructureerd en beheerd te worden om de huidige verschillen en versnippering tegen te gaan. Liever een paar dingen goed en gestructureerd dan alles een beetje. Een helder beeld van het doel van ICT, beleid ten aanzien van ICT en applicaties, duidelijke afspraken (SLA’s, heldere opdrachtbeschrijvingen) en meer directe sturing leiden tot minder problemen, versnippering en wellicht ook kosten. ICT en informatievoorzieningen “are here to stay” (zo zeggen de Engelsen). Zij dienen als blijvende onderdelen van het archiefwerk ingebed te worden in werkprocessen, in afdelingen en in het beleid van de organisatie. Vervanging of verbetering van bestaande applicaties en aanschaf van nieuwe applicaties dienent professioneel, projectmatig uitgevoerd te worden. Een programma van eisen, een selectietraject met heldere selectiecriteria en een plan van aanpak voor aanpassing of
37
implementatie van het systeem kosten weliswaar veel tijd, maar besparen vaak een hoop kosten en ergernis achteraf.
6.4 Gewenste ICT-infrastructuur 6.4.1 ICT-omgeving bij de gemeente Amersfoort. Binnenkort start de gemeente Amersfoort met het project WAUW: vervanging van “de werkplek”. De huidige Citrix omgeving zal vervangen worden door een meer moderne, stabiele en snellere technische infrastructuur. De huidige problemen zoals bijvoorbeeld het niet goed weergeven van websites, het niet kunnen down- en uploaden en beperkingen bij audio- en videobewerkingen zullen tot het verleden behoren. Ook voor Archief Eemland een gewenste situatie. De huidige situatie, met op meerdere plaatsen in het land gehoste informatiesystemen, is niet ideaal. Het maakt het “live” integraal doorzoeken van de gegevens niet of nauwelijks mogelijk. Bovendien worden niet alle records gevonden door zoekmachines zoals Google of Yahoo. De eerste stap naar de gewenste infrastructuur is het gebruik van de Aquabrowser: het gemeenschappelijke ontsluiten van digitale informatiebronnen. Nader onderzoek moet uitwijzen of de Aquabrowser ook bij de andere archieven en collecties (bijvoorbeeld MAIS-Flexis en Memorix) toepasbaar is. De klassieke manier van inventariseren van archieven en beschrijven van onze collecties voldoet niet meer in deze tijd. Om gegevens op een adequate wijze te kunnen uitwisselen met andere archief- en bibliotheekinstellingen en overige samenwerkingspartners is het noodzakelijk de internationaal aanvaarde standaarden te betrekken bij het ontsluiten van de bij Archief Eemland beheerde archieven en collecties. In 2009 zal in het project Nieuwe ontsluitingsmethodieken voor archieven inzichtelijk worden gemaakt hoe en op welke wijze de beschrijvingsregels General International Standard Archival Description, ISAD(G), en International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families, ISAAR (CPF), kunnen worden toegepast. Ook zullen achtergronden en toepassingsmogelijkheden van Encoded Archival Description (EAD) worden verkend, waardoor duidelijk wordt hoe conversie van bestaande inventarissen naar EAD kan worden uitgevoerd en begeleid en hoe nieuwe toegangen in EAD kunnen worden aangemaakt. De volgende stap, die voor zover mogelijk de voorkeur geniet, is het onderbrengen van alle applicaties op één centrale locatie. Voor het technisch beheer en de beveiliging is dan immers slechts één leverancier verantwoordelijk. Deze locatie kan zijn het reeds genoemde BISC, afdeling ICT van de gemeente Amersfoort of een derde (bijvoorbeeld een grote leverancier). Omdat meerdere applicaties bij de gemeente Amersfoort draaien en ook de kantoorautomatisering hier is ondergebracht, lijkt dit een logische keuze. Een onderzoek moet uitwijzen of de afdeling ICT van de gemeente Amersfoort, financieel en technisch, de meest geschikte locatie is of dat externe hosting de voorkeur geniet. Hierbij moet ook rekening gehouden worden met de voorgenomen verhuizing naar het toekomstige Eemplein.
6.5 Verbetering organisatie van de informatievoorziening Archief Eemland is een kleine organisatie. Medewerkers hebben vaak verschillende “petten op”: ze zijn zowel verantwoordelijk voor beleidsontwikkeling, als voor aansturing en uitvoering van het beleid. Omdat het ook een informele organisatie is, kan Archief Eemland vaak snel en flexibel op ontwikkelingen inspringen en zich snel aan veranderingen aanpassen. Zonder de flexibiliteit van het informele op te heffen is het zaak om informatievoorzieningen op drie niveaus te organiseren en verantwoordelijkheden te benoemen: 1. Strategisch (MT) 2. Tactisch (Hoofden afdelingen) 3. Operationeel (Medewerkers en vrijwilligers) Verschillende rollen zullen soms door één persoon vervuld worden: het is zaak om goed scherp te houden wat een persoon in welke rol beslist of doet. 38
Strategisch Niveau: Op strategisch Niveau (het MT) worden beslissingen genomen ten aanzien van beleid en ontwikkeling van (digitale) informatievoorzieningen. Op strategisch niveau worden projecten voor nieuwe informatievoorzieningen of vernieuwing van informatievoorzieningen geïnitieerd. Op strategisch niveau worden randvoorwaarden geschapen om deze projecten vorm te kunnen geven (menskracht en middelen worden beschikbaar gesteld, draagkracht wordt gecreëerd). Op strategisch niveau worden beslissingen over ontwikkeling, voortzetting of beëindiging van projecten en informatievoorzieningen genomen. SLA’s en andere afspraken met betrekking tot producten en diensten worden op Strategisch niveau vastgesteld. Tactisch Niveau: De twee hoofdtaken, de archief- en collecties beherende taken en de publiekstaken, zijn op tactisch niveau bij twee managers (beheerders) belegd. Zij vertalen het strategisch beleid en strategische keuzes naar het operationeel niveau, sturen uitvoering van het strategisch beleid aan, signaleren knelpunten in de uitvoering en leveren input voor keuzes en ontwikkelingen op strategisch niveau. Op tactisch niveau worden uitvoeringsprojecten gemanaged. De managers zijn (in hun rol van manager) niet verantwoordelijk voor het strategisch beleid, maar wel voor het signaleren en rapporteren van knelpunten die een bedreiging kunnen vormen voor uitvoering van het strategisch beleid. Elke manager is verantwoordelijk voor zijn eigen domein, maar er is in de praktijk flink wat overlap tussen beide domeinen en afstemming nodig om de doelstellingen van beide domeinen te realiseren. Binnen de NORA-architectuur zal afstemming plaats dienen te vinden over onderdelen van registraties die de basisregistratie overstijgen en er zal afstemming nodig zijn over de ontwikkeling van middleware, die bijvoorbeeld ook voor de Virtuele Studiezaal de basis vormt. Operationeel Niveau: Op operationeel niveau worden databases en informatievoorzieningen gevuld en onderhouden. De technische infrastructuur wordt onderhouden en ontwikkeld. Gezien de ambities en wensen van Archief Eemland met betrekking tot het Virtueel Studiecentrum en de structurering van de digitale bronnen zal uitbreiding van capaciteit voor informatieverwerking en digitale dienstverlening noodzakelijk zijn. Met leveranciers moeten middels SLA’s afspraken gemaakt worden met betrekking tot beheer, upgrades en onderhoud van de verschillende producten en diensten. Deze SLA’s worden op Operationeel Niveau uitgevoerd. Het signaleren van vernieuwingen, nieuwe trends en ontwikkelingen of uit gebruik raken van bepaalde systemen of standaarden kan op alle niveau’s plaatsvinden en is vaak gebonden aan persoonlijke kennis en vaardigheden van medewerkers. Het is verstandig om naast de hiërarchische structuur, in navolging van het Gemeentearchief Rotterdam, een (kleine) Technical Watchgroup in te richten. Een interne denktank die periodiek signaleert en rapporteert aan het MT. Het MT beslist uiteindelijk of ontwikkelingen binnen de organisatie ingezet zullen worden.
6.6 Verbetering beheer, beveiliging en duurzaamheid Archief Eemland wil toegankelijkheid van digitale bronnen op een gestructureerde wijze aanpakken, zodat het archief niet telkens ad hoc beslissingen hoeft te nemen ten aanzien van bestanden of bestandsformaten en systemen gerepareerd of gemigreerd moeten worden als ze al niet meer toegankelijk zijn. Door toename van ICT middelen wordt Archief Eemland steeds meer afhankelijk van een goed beheer en een adequate beveiliging. En ook de duurzaamheid speelt bij verdere digitalisering een belangrijke rol. Duidelijke “spelregels” moeten hierover worden afgesproken.
6.6.1 Beheer Voor elke toepassing zal binnen Archief Eemland een verantwoordelijke worden toegewezen. Deze persoon geeft aan wie (medewerker/vrijwilliger) wat mag toevoegen/muteren/verwijderen (autorisatieschema). Met leveranciers worden duidelijke afspraken gemaakt (SLA’s) met 39
betrekking tot beheer, nieuwe versies (upgrades) en onderhoud zodat duidelijk wordt wie waar verantwoordelijk voor is.
6.6.2 Beveiliging Informatiebeveiliging is een stelsel van maatregelen om de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van de gegevens en informatiesystemen te waarborgen. Het informatiebeveiligingsbeleid regelt hoe informatie en informatievoorziening moet worden beveiligd en hoe op een veilige wijze met informatie moet worden omgegaan. Het is belangrijk één persoon binnen Archief Eemland verantwoordelijk te stellen voor de informatiebeveiliging, zowel voor de extern gehoste systemen als voor de systemen binnen de gemeentelijke organisatie. Voor de intern gehoste applicaties sluit Archief Eemland aan bij het gemeentebrede informatiebeveiligingsbeleid en maakt AE gebruik van de aanwezige voorschriften en procedures. Ook de extern gehoste systemen moeten beschikken over een beveiligingsplan. Het geheel aan procedures en maatregelen moet opgenomen worden in de SLA’s. Afdeling ICT van DIA van de gemeente Amersfoort is en blijft verantwoordelijke voor de backup/restore procedures van de daar draaiende systemen (o.a. MAIS-Flexis, OLIB en kantoorautomatisering).
6.6.3 Duurzaamheid van documenten. De digitale ontwikkelingen binnen de gemeente Amersfoort vragen om gemeenschappelijke kaders over de werkwijze met documenten. Om risico’s (bijvoorbeeld ten aanzien van authenticiteit) te minimaliseren zijn gemeentebrede afspraken over de documenthuishouding nodig. Deze zijn vastgelegd in het gemeentebrede documentbeleid van september 2008 (docsnummer 2769434). Het documentbeleid heeft als doel randvoorwaarden te stellen die het mogelijk maken documenten op een dusdanig wijze te managen dat er ten behoeve van de dienstverlening en de bedrijfsvoering, op verantwoorde wijze met documenten wordt omgegaan. Specifiek betekent dit dat het beleid beschrijft welke werkbare afspraken nodig zijn om: documenten op het juiste moment, voor de juiste mensen/organisaties en in de juiste vorm te verstrekken of raadpleegbaar te maken de volledigheid, betrouwbaarheid, beschikbaarheid, toegankelijkheid en duurzaamheid van documenten te waarborgen; en te voldoen aan relevante wet- en regelgeving. Alle documenten komen te vallen onder een vernietigingsregime. Alle blijvend te bewaren documenten ouder dan 20 jaar, worden door de gemeente overgedragen aan Archief Eemland.
40
7
SPEERPUNTEN INFORMATIEBELEID Algemene uitgangspunten voor het informatiebeleid van Archief Eemland zijn: 1. Beheer, behoud, authenticiteit en toegankelijkheid van archieven en collecties zijn kerntaken van Archief Eemland. 2. Vanuit de grote hoeveelheid historische kennis en bronnen wil het archief naar buiten treden met samenhangende, zinvolle diensten voor een breed, algemeen geïnteresseerd publiek. 3. Het archief werkt nauw samen met de gemeente Amersfoort, gemeentelijke partners en andere erfgoedinstellingen en het archief zet zich in om gestructureerde, open en interoperabele digitale informatie en informatiediensten te ontwikkelen. In zijn meerjarenbeleidsplan geeft Archief Eemland aan de volgende doelstellingen in 2013 gerealiseerd te willen hebben: Het aantal fysieke bezoekers blijft tot 2012 (verhuizing naar het Eemhuis) gelijk of stijgt in lichte mate, terwijl het aantal virtuele bezoekers jaarlijks toeneemt met 10 procent. In 2013 verdubbelt het aantal fysieke bezoekers tot een totaal van 10.000. Het aantal virtuele bezoekers stijgt tot 170.000. Het aantal bezoekers dat diepgravend onderzoek wil doen, neemt af ten opzichte van het aantal ‘grasduiners’. Archief Eemland zet in op een forse toename van het aantal deelnemers aan of bezoekers van rondleidingen, lezingen, cursussen, evenementen en in het bijzonder onderwijsprojecten. Om deze doelstellingen te realiseren zal Archief Eemland: Cultuurhistorische bronnen digitaliseren, ontsluiten en beschikbaar stellen, zodat een breed, historisch geïnteresseerd publiek op gepaste wijze toegang krijgt tot interessante, relevante bronnen. Applicaties en gegevens structureren en schonen, zodat gegevens uit verschillende bronnen op eenduidige wijze ontsloten en toegankelijk zijn. Het archief beschikt over veel verschillende applicaties. Enkele applicaties zullen afgestoten worden. De overige applicaties dienen (op termijn) in een NORA-architectuur te kunnen functioneren en in staat te zijn gegevens in samenhang en in relevante diensten beschikbaar te stellen. Al deze diensten dienen te leiden tot een volwaardige virtuele studiezaal: online en onsite (in het Archief). Archief Eemland wil samen met de Gemeente de technische infrastructuur verbeteren. We streven ernaar beter gebruik te maken van de Gemeentelijke infrastructuur om digitale bronnen, informatie en diensten duurzaam te beheren en te behouden. In volgende beleidsperiodes (na 2012) zullen deze ontwikkelingen waarschijnlijk verder uitgewerkt en ontwikkeld worden tot een e-depot. In deze beleidsperiode zullen wij in ieder geval de eerste fundamenten leggen door onze digitale bronnen duurzaam te beheren en structureren. Archief Eemland zal de organisatie van informatievoorzieningen professionaliseren en verbeteren. Met leveranciers worden duidelijke afspraken gemaakt, vastgelegd in Service Level Agreements. Binnen het archief worden op strategisch, tactisch en operationeel niveau afspraken gemaakt en er komt aandacht voor authenticiteit, duurzaamheid en toegankelijkheid van digitale bronnen en informatiesystemen.
41
DEEL II - DIGITALISERINGSPLAN
Fotonummer 06354 Timmerwerkplaats van de Dienst Gemeentewerken (machinale houtbewerking) in de zuidelijke vleugel van het Observantenklooster in Amersfoort. (Fotograaf: Th. Hendriksen, 1970)
42
8 DIGITALISERING ARCHIEF EEMLAND Digitaliseren betekent letterlijk het omzetten van analoge bronnen naar digitale informatie (bits en bytes). In dit Informatieplan wordt met digitaliseren het hele traject bedoeld van materiaalselectie, conversie van analoog materiaal en metadatering tot geautomatiseerde toegang tot digitale data en de digitale diensten op basis van de gedigitaliseerde en geautomatiseerde informatie.
Metadata: informatie, kennis over de bron (waar staat de bron, wat staat er op de bron, hoe komen we eraan...)
registratiewerk
Geautomatiseerd registratie-, ontsluitingssysteem
Digitale diensten (internet, intranet, beeldbank..) Analoge historische bron (boek, foto, archiefstuk..)
Scan, OCR, digitale foto
Digitale historische bron (tekstbestand, digitaal beeld..)
Digitalisering kan de volgende processtappen omvatten: Digitaal maken Het omzetten van analoog materiaal naar digitaal beeld. Het produceren van metadata in gestructureerde catalogi (databases). Doorzoekbaar maken van digitaal materiaal (optioneel): Het indexeren van gestructureerde metadata. Het volledig doorzoekbaar maken van digitale bronnen (bijvoorbeeld door middel van OCR). Presenteren (optioneel): Het aanbieden van gegevens uit bronnen via het internet of in multimedia-toepassingen. Het (af-)drukken van digitale bronnen. In het Digitaliseringsplan worden het proces van digitalisering en het duurzaam beheer, behoud en toegang tot de digitale bronnen en diensten beschreven binnen de kaders en spelregels die zijn vastgelegd in het Informatiebeleidsplan.
8.1 Visie op digitalisering In het informatiebeleidsplan heeft Archief Eemland aangegeven dat het zich in de komende jaren wil ontwikkelen op het gebied van digitale informatievoorzieningen: voor vergroting van publieksbereik, voor beheer, behoud, beveiliging en toegankelijkheid van de archieven en collecties en om (beter) samen te werken. Archief Eemland wil in de komende beleidsperiode (2009-2012) een breed geïnteresseerd publiek met algemeen historische belangstelling bereiken. Om deze doelgroep te kunnen bereiken en bedienen wil Archief Eemland zijn digitaliseringsactiviteiten focussen om integrale, open, interactieve digitale diensten en informatievoorzieningen te realiseren. Digitalisering zal met name gericht zijn op het structureren van metadata en het technisch en inhoudelijk integraal toegankelijk maken van alle verschillende applicaties en digitale bronnen van het archief. Daarbij krijgen archieven en collecties die aansluiten bij de wensen en behoeftes van het grote publiek prioriteit. Digitaliseren en structureren zijn de eerste stappen naar de virtuele studiezaal. In deze beleidsperiode zet Archief Eemland zich in om de gedigitaliseerde bronnen integraal online toegankelijk te maken voor een breed publiek. Archief Eemland maakt in de komende beleidsperiode een selectie van zijn digitale collecties voor zover mogelijk middels web 2.0
43
toepassingen beschikbaar. Er zijn concrete plannen voor koppelen met Flickr. En er is al een project ontwikkeld met mogelijkheden om zelf beeldmateriaal te uploaden (www.amersfoortopdekaart.nl). We onderzoeken tevens welke andere mogelijkheden zinvol zijn (AmersfoortTube, Eemland Wiki?). Digitalisering is voor Archief Eemland niet alleen het omzetten van eigen kennis en bronnen naar bits en bytes, maar ook het ontvangen (en wellicht selecteren) van digitale kennis en bronnen van het publiek. Het realiseren van web 2.0 diensten en het organiseren van kennis, ervaring en tijd voor beheer van deze diensten hebben in de komende beleidsperiode prioriteit. De andere belangrijke reden voor digitalisering is behoud van archieven en collecties. Dankzij digitalisering kunnen veel geraadpleegde en kwetsbare bronnen in de depots blijven waardoor slijtage van het origineel wordt voorkomen. In de afgelopen jaren heeft Archief Eemland flink geïnvesteerd in digitalisering van kwetsbare en veel geraadpleegde bronnen. Het archief beschikt anno 2009 over ruim twee terabyte aan gedigitaliseerd materiaal. Nieuwe archieven en collecties zullen steeds vaker “born digital” zijn en het archief beheert steeds meer gedigitaliseerde archieven, collecties en catalogi. Het duurzaamheidsaspect wordt dan ook steeds belangrijker: hoe zorgt Archief Eemland ervoor dat de digitale bronnen blijvend duurzaam, betrouwbaar en toegankelijk zijn opgeslagen. In de komende beleidsperiode zal het archief met name inzetten op het opslaan van gegevens en bronnen in duurzame bestandsformaten en metadatastructuren, zodat gegevens ook in de toekomst toegankelijk blijven. De keuzes die nu gemaakt worden dienen als basis voor toekomstige toegankelijkheid en ontwikkeling van het e-depot. Archief Eemland werkt nauw samen met anderen. De gemeente Amersfoort, erfgoedinstellingen in Amersfoort en de regio, andere archieven enzovoorts. De omgeving is mede bepalend voor de digitaliseringsactiviteiten van het archief. Om optimaal samen te kunnen werken dienen bronnen en applicaties gestandaardiseerd, toegankelijk en interoperabel te zijn.
8.2 Samenstelling collecties en archieven Het geheel aan collecties van Archief Eemland bestaat uit: Onderdeel van Drager Archieven Papier (A0 t/m A6). digitaal, perkament (charters), lak (charterzegels).
Collecties
Digitale inventarissen in MAIS-Flexis. Nadere toegangen op charters en zegels in Word, te converteren naar Memorix.Gedigitaliseerde charters, zegels en Registers Burgerlijke Stand. Bouwdossiers tot 1900 ontsloten via eigentijdse registers, van 1900 tot 1913 ontsloten in Excel, na 1913 ontsloten in BTW4All.Nadere toegangen op persoonsnamen in de Digitale Stamboom. Nadere toegangen op persoonsnamen enzovoort in overige bronnen in Inmaster. Papier en perkament: gebonden en losbladig. Drukwerk, kranten, manuscripten, rapporten.
Bibliotheek
Registratie bibliotheekcollectie in OLIB. Veel kranten en enkele tijdschriften van lokale historische verenigingen zijn gedigitaliseerd en geOCRd.
Beeld en geluid
Foto’s, ansichtkaarten, 3D-luchtfoto’s, diapositieven, kleinbeeldnegatieven, dia’s, digital born foto’s, glasplaatnegatieven. Verschillende dragers Audio-Visueel materiaal: CD’s, DVD’s, video’s, cassette’s, LP’s. minidisks. Veel beeldmateriaal is gedigitaliseerd en toegankelijk gemaakt met behulp van Memorix.
Kaarten
De collectie (audio-)visueel is globaal ontsloten in OLIB. Kaartmateriaal (papier, perkament, verschillende formaten). 44
Onderdeel van Website
Drager Kaarten zijn gedigitaliseerd en beschreven in Memorix. De website bevat toegangen tot verschillende digitale bronnen en in het CMS wordt inhoudelijke informatie aan de website toegevoegd.
8.3 Selectiecriteria en randvoorwaarden Digitalisering dient drie doelen: vergroting van publieksbereik, beheer en behoud en uitwisseling, samenwerking met anderen. Om digitaliseringsactiviteiten optimaal aan te laten sluiten bij deze drie doelen heeft Archief Eemland selectiecriteria ontwikkeld. Voor de ontwikkeling van digitale diensten geldt dat: Deze aan dienen te sluiten bij de wensen en behoeftes van het algemeen geïnteresseerd publiek. o De diensten dienen aan te sluiten bij de eigen tijd, eigen omgeving, eigen herkomst. o Ze dienen de eigen herinnering, ervaring en opinie te stimuleren en het publiek de kans te geven deze met ons te delen (web 2.0). De diensten dienen te voldoen aan eisen en standaarden voor duurzaamheid. o Applicaties dienen open en integraal benaderbaar te zijn (te voldoen aan de eisen die de NORA architectuur aan applicaties stelt). o Gegevens dienen conform (inter-)nationale richtlijnen gestructureerd te zijn. Waar mogelijk dient de EemlandThesaurus toegepast te worden om bronnen inhoudelijk te kunnen verbinden. Diensten dienen gestructureerd, in goed omschreven en gedocumenteerde projecten geïmplementeerd te worden.
Ten aanzien van bronnen en materiaal, dat in aanmerking komt voor digitalisering, dient aan een of meerdere van de volgende criteria te voldoen: Het materiaal dient aan te sluiten bij de wensen en behoeftes van een breed publiek, zoals verwoord in het informatiebeleidsplan. Er is behoefte aan specifiek materiaal. Deze behoefte komt voort uit: o Projecten (met name samenwerkingsprojecten en projecten van nationaal of internationaal belang). o Gebruikersonderzoek. o Ervaring dat er veel vraag naar bepaald materiaal is. o Bijzondere evenementen of gebeurtenissen, zoals Amersfoort 750 jaar. Uit onderzoek blijkt dat het materiaal dermate kwetsbaar, aangetast of kostbaar is, dat fysieke raadpleging niet verantwoord is. Het materiaal is lastig beschikbaar te stellen (bijvoorbeeld omdat er specifieke randapparatuur nodig is of door de omvang van het materiaal enzovoorts), moeilijk leesbaar of behoeft toelichting. Daarnaast dient aan de volgende randvoorwaarden voldaan te worden: Archief Eemland digitaliseert alleen eigen archieven en collecties. Reproducties worden niet gedigitaliseerd. Archief Eemland digitaliseert in principe niets dat al ergens anders gedigitaliseerd wordt. Archief Eemland neemt bij zijn digitaliseringsactiviteiten de Archiefwet, de Wet op Auteursrechten en de Wet Bescherming Persoonsgegevens in acht. Voor aanvang van digitalisering zijn afspraken gemaakt over structureel, duurzaam beheer, behoud van het gedigitaliseerd materiaal en realisatie van toegang tot het materiaal.
8.4 Prioritering en fasering digitalisering Uit inventarisatie van Archief Eemland komen de volgende digitaliseringsbehoeften met hoge prioriteit naar voren:
45
Project Nieuwe Website
Materiaal
Aquabrowser (N.B. Voorheen project Gezamenlijke ontsluiting digitale informatiebronnen Eemland). MijnAdres.org Realisatie uniforme toegang op gezamenlijke bestanden (bouwdossiers)
Digitale Stamboom
Toegang
Eigentijdse registers, 18561900; Excellijst 19011913; BTW4ALL
Nadere toegangen op persoonsnamen in DTB’s en Registers Burgerlijke Stand.
Nieuwe ontsluitingsmethodieken voor archieven en collecties.
Acties Nieuwe onderdelen: -nieuwe huisstijl -webexpo’s -gidsfunctie -usabilty/presentatie optimalisatie
Prioriteit Prioriteit: hoog.
Project gezamenlijke Ontsluiting van Archief Eemland en Bibliotheken Eemland: ontwikkelen gezamenlijke ontsluiting (Aquabrowser) en gezamenlijke digitale informatieservice.
Prioriteit: hoog in het kader van de virtuele studiezaal. Verbetering toegankelijkheid. Mogelijkheden voor samenwerking.
Eigentijdse registers in BWT4ALL invoeren; Excellijst naar BTW4ALL converteren; Bouwtekeningen en vergunningen worden on demand gedigitaliseerd.
Prioriteit: Hoog. Veel geraadpleegd en kansen voor samenwerking. Wordt in 2010 in samenwerking met anderen gerealiseerd.
DEVENTit realiseert de hiervoor benodigde webtoegang. Koppeling van de Prioriteit: hoog. gedigitaliseerde akten aan de Digitale Stamboom, voor zover nog niet gerealiseerd. Stroomlijnen van metadata Prioriteit: hoog. van de verschillende archieven en collecties met het oog op optimalisering van zoekmogelijkheden.
Uit de inventarisatie blijkt dat binnen Archief Eemland met name behoefte bestaat aan het ontwikkelen en implementeren van gezamenlijke ontsluitingsstandaarden, zodat applicaties en informatiebronnen binnen Archief Eemland aan elkaar gekoppeld kunnen worden en om (beter) samen te kunnen werken met externe partners en gezamenlijke diensten op te kunnen zetten. Wat betreft prioritering van de achieven en collecties in het kader van het project Gezamenlijke Ontsluiting wordt in eerste instantie gewerkt aan het gezamenlijk doorzoekbaar maken van respectievelijk catalogi van archiefbibliotheek en beeldbank en daarna van de archiefinventarissen. Op termijn worden alle overige toegangen en catalogi door de Aquabrowser doorzocht.
8.5 Te hanteren/gewenste technische formaten voor digitalisering Type materiaal Papier, perkament. (A0 tot A6)
Wijze digitalisering Extern gedigitaliseerd middels scanning of digitale fotografie (groot formaat).
Format JPEG 1:10. Scanmodus: RGB, Opname: 300 ppi ware grootte, Bitdiepte:
Toegang Memorix.
46
Type materiaal
Wijze digitalisering
Akten Burgerlijke Stand
Scanning.
Foto’s, (glas)negatieven, dia’s, digital born foto’s, 3 dimensionale foto’s.
Extern gedigitaliseerd middels scanning of digitale fotografie (groot formaat). Intern gedigitaliseerd. Digitaal opgenomen. Scanning en OCR.
Gedrukte bronnen (kranten, tijdschriften)
Gebonden papier (boeken, tijdschriften, kranten)
Scanning en OCR.
Audiovisueel Materiaal Omzetten/overzetten. Digitaal opgenomen. 3 dimensionale objecten
Digitale fotografie.
Format 24-bits, Kleurenruimte: Adobe RGB. JPEG 1:10. Opname 300 * 300 ppi, Bitdiepte: 24-bits, Kleurenruimte: Adobe RGB. JPEG 1:10. Scanmodus: RGB, Opname: 300 ppi ware grootte, Bitdiepte: 24-bits, Kleurenruimte: Adobe RGB. TIFF en JPEG 1:10. Scanmodus: RGB, Opname: 300 ppi ware grootte, Bitdiepte: 24-bits, Kleurenruimte: Adobe RGB. Tekst opslag: UTF-8. JPEG 1:10. Scanmodus: RGB, Opname: 300 ppi * 300 ppi, Bitdiepte: 24-bits, Kleurenruimte: Adobe RGB. Tekst opslag: UTF-8. Audio: WAV-PCM encoding. Video: MPEG-2 (DVD). TIFF en JPEG 1:10. Scanmodus: RGB, Opname: 300 ppi ware grootte, Bitdiepte: 24-bits, Kleurenruimte: Adobe RGB.
Toegang
Digitale Stamboom.
Memorix.
Memorix; Tekst als UTF-8 tekst opgeslagen en geïndexeerd.
Memorix; Tekst als UTF-8 tekst opgeslagen en geïndexeerd.
OLIB.
Gekoppeld aan Inmaster (zegels).
8.6 Te hanteren standaarden voor metadatering Onderdeel Archiefinventarissen.
Metadataformat EAD.
Bibliotheekcatalogus.
OLIB is Z39.50 en MARC compatible. OLIB is toegangelijk voor harvesting middels OAI-MPH. Dublin Core.
Beeldcatalogus.
Audiovisueel materiaal Kaartmateriaal
Inhoudelijke ontsluiting ISAD(G). ISAAR (CPF). Eemland Thesaurus. ISBD. Eemland Thesaurus.
Eemland Thesaurus. Registratieafspraken worden op schrift gesteld. Gestructureerde ontsluiting wordt vastgesteld Gestructureerde ontsluiting wordt vastgesteld
47
8.7 Wijze van beschikbaarstelling N.B. Standaard worden alle gedigitaliseerde bronnen en toegangen aangeboden via de website van Archief Eemland en andere websites en portals. Bron of type materiaal Relevante dienst Benodigde tijd en middelen voor realisatie Beeldmateriaal Het publiek kan Amersfoorts materiaal toevoegen aan amersfoortopdekaart.nl
Alle toegangen op digitale bronnen
Koppeling met Flickr: ons publiek kan Amersfoorts beeldmateriaal op Flickr uploaden en een selectie daarvan koppelen wij aan onze collectie Tagging: bezoekers kunnen aan een deel van onze digitale bronnen trefwoorden (tags) toekennen.
Alle online catalogi en digitale bronnen.
Middels de Aquabrowser integraal doorzoekbaar maken.
Alle digitale bronnen
Al@din: begeleiden en ondersteunen gebruikers bij het zoeken.
Bouwen mogelijkheid taggen. Bouwen inlogmodule (bezoekers mogen waarschijnlijk alleen taggen na login). Modereren en verwerken tags.
8.8 Overzicht van lopende en gewenste digitaliseringsprojecten 8.8.1 Gezamenlijke Ontsluiting Digitale Informatiebronnen Eemland Doel van dit project is om in 2010 een associatieve zoekmachine te hebben ingebed in de totaliteit van collecties van Bibliotheken Eemland en Archief Eemland. Bovendien is een gezamenlijk digitaal inlichtingenbureau opgezet. Het publieksbereik van zowel Bibliotheken Eemland als Archief Eemland is groter geworden. (bereikcijfers) en de benutting van de bibliotheekvestigingen in Amersfoort en Eemland, waar ook de HIP’s zijn gevestigd, wordt hierdoor optimaal.
8.8.2 Nieuwe ontsluitingsmethodieken voor archieven en collecties Doel van dit project is om, in het kader van de Virtuele Studiezaal, data van verschillende collecties te integreren, zodat deze op een geüniformeerde manier kunnen worden doorzocht en bekeken. In de eerste fase van dit project worden de archieven in kaart gebracht. Dit projectonderdeel loopt tot 15 december 2009 en zal een afgerond vooronderzoek opleveren, naar het stroomlijnen van metadata met het oog op optimalisering van zoekmogelijkheden voor de archieven. Na 15 december 2009 zal het vooronderzoek naar de collecties gestart worden.
8.8.3 Implementatie Nieuwe Website Het eindproduct van dit project is een nieuwe website van Archief Eemland met een vormgeving die past bij de nieuwe huisstijl; die goed vindbaar is op het internet en die een substantiële bijdrage levert aan de vergroting en verbreding van het publieksbereik en een substantiële verhoging van de bekendheid met Archief Eemland. Dat laatste houdt voornamelijk in dat de website aantrekkelijk is voor de zogenaamde snuffelaar en het onderwijs (zowel docenten als
48
scholieren) en zodanig is ingericht en vormgegeven dat deze doelgroepen enthousiast worden om verder te zoeken, de website opnieuw te bezoeken of een bezoek te brengen aan de studiezaal.
8.8.4 Tweede fase Nieuwe Website Tijdens de tweede fase (aanvang 2011/2012) ondergaat de website opnieuw een vernieuwingslag. Daarbij gaat het vooralsnog om het integreren van de web 2.0 functionaliteiten (zoals tagging of commentaar) in de website. De gidsfunctie wordt sterk verbeterd. En de presentatie van de (zoekfunctionaliteiten van de) verschillende databases en bronnen wordt geoptimaliseerd. Daarbij worden eventuele knelpunten in de voorkant van de website, die blijken uit de invoering van de Aquabrowser, aangepakt. Het eindproduct van de tweede fase (2013) is een update van de in 2009 gelanceerde website die gelijktijdig met de verhuizing in het Eemhuis operationeel moet zijn.
49
BIJLAGE I: OVERZICHT GERAADPLEEGDE BRONNEN EN LITERATUUR
Diepen, A. van, Archief Eemland. Beleidsplan 2009-2013. ‘Hart voor Geschiedenis’ (Amersfoort 2009). Diepen, A. van, Speerpunten Beleid (Amersfoort, 2007). Romijn-Wixley, J., Projectplan nieuwe website (Amersfoort, 2008). Romijn-Wixley, J., Toekomstvisie op website Archief Eemland (Amersfoort, 2008). Weits, M., Informatieplan Noord-Hollands Archief 2008 tot en met 2010 (Haarlem, 2008). Bosmans, F. e.a., Informatieplan Tresoar (Leeuwarden, 2008). Twynstra en Gudde, Verleiden met verleden. Het archief op zoek naar nieuwe doelgroepen (Drents Archief, 2005). Taskforce Archieven, Wegwijzer. Ken uw (virtuele) klant (Taskforce Digitale Toegankelijkheid Archieven, Den Haag 2007). Gemeentearchief Rotterdam, Preserveringsbeleid e-depot (Rotterdam, februari 2009). EKenniscentrum, NORA v2. Nederlandse Overheid Referentie Architectuur. Samenhang en samenwerking binnen de elektronische overheid (april 2007).
50
BIJLAGE II: NORA REFERENTIEARCHITECTUUR AMERSFOORT
Figuur 2 - NORA (Nederlandse Overheid Referentie Architectuur) model
Figuur 1 - Bedrijfsfunctiemodel (met daarin Archief Eemland gepositioneerd)
51
Figuur 3 - Informatiedomein model (met daarin het informatiedomein van Archief Eemland)
Figuur 4 - Applicatielandschap gemeente Amersfoort (met daarin de applicaties van Archief Eemland)
52
