Informatieplan. Erfgoedinspectie. Versie 1.0 Status definitief Datum 25 januari 2011

Informatieplan Erfgoedinspectie

Versie

1.0

Status

definitief

Datum

25 januari 2011

Bezoekadres Stichting ICTU Wilhelmina van Pruisenweg 104 2595 AN Den Haag

Contact 070 888 7656 [email protected] www.e-inspecties.nl

Postadres Stichting ICTU Postbus 84011 2508 AA Den Haag

Documenthistorie Versie Datum

Auteur

Opmerking

Status

0.1

09-11-10

Wendy Kwik

Initiële versie

concept

0.2

26-11-10

Wendy Kwik

Aanvullingen na workshop d.d. 25-11-10

concept

0.3

07-12-10

Wendy Kwik

Verwerken opmerkingen Tim Berkelaar

concept

0.4

15-12-10

Wendy Kwik

Ter verspreiding aan MT Erfgoedinspectie

concept

0.5

30-12-10

Wendy Kwik

Opmerkingen van Nick Chapel (EGI) verwerkt

concept

0.6

04-01-11

Wendy Kwik

Tekstuele wijzigingen

concept

1.0

25-01-11

Wendy Kwik

Vastgesteld in MT Erfgoedinspectie

definitief

Documentnaam Informatieplan Erfgoedinspecties v1.0

Versie 1.0

Datum 26-01-2011

Pagina 2 van 19

Inhoudsopgave 1

Inleiding..................................................................................................................................4

2

Organisatie.............................................................................................................................5

2.1

Visie, missie en doelstellingen.............................................................................................5

2.2

Doelgroepen..........................................................................................................................5

2.3

Organisatiestructuur..............................................................................................................6

2.4

Inrichtingseisen.....................................................................................................................6

3

Huidige informatievoorziening..............................................................................................7

3.1

Bedrijfsprocessen, knelpunten en wensen..........................................................................7

3.2

Informatiesystemen...............................................................................................................8

3.3

Beheer van informatievoorziening.....................................................................................10

3.4

Knelpunten en wensen.......................................................................................................10

4

Trends en ontwikkelingen...................................................................................................12

5

Gewenste Informatievoorziening.......................................................................................13

5.1

Monitoring............................................................................................................................13

5.2

Account en relatiebeheer....................................................................................................13

5.3

Documentbeheer.................................................................................................................13

5.4

Toetsingskader- en vragenbeheer.....................................................................................13

5.5

Inspectiebeheer...................................................................................................................14

5.6

Media-analyse.....................................................................................................................14

6

Projectenoverzicht...............................................................................................................15

6.1

Randvoorwaarden...............................................................................................................15

6.2

Project Monitor 2012...........................................................................................................15

6.3

Project Informatie op orde, inclusief documentbeheer.....................................................16

6.4

Project Account- en Relatiebeheer....................................................................................16

6.5

Project Inspectiebeheer......................................................................................................17

6.6

Project Toetsingskader- en vraagbeheer..........................................................................17

6.7

Project Website...................................................................................................................17

6.8

Project Media-analyse........................................................................................................18

6.9

Project Bezoekinformatie....................................................................................................18

6.10

Project Aansluiting bouwstenen e-overheid......................................................................19

6.11

Samenhang projecten.........................................................................................................19

6.12

Projectenkalender...............................................................................................................19


Versie 1.0

Datum 26-01-2011

Pagina 3 van 19

1

Inleiding Het doel van dit informatieplan is inzicht te bieden in de projecten en quick wins die kunnen worden uitgevoerd in de periode tussen 2011 – 2013 om tot de gewenste informatievoorziening van de Erfgoedinspectie te komen. Op het informatieplan zal periodiek een update plaatsvinden. Het informatieplan is tot stand gekomen door de huidige en de gewenste situatie van de Erfgoedinspectie te inventariseren. De focus is gelegd op het primaire proces, waarbij eveneens de knelpunten, wensen en voorziene veranderingen in de informatievoorziening en automatisering zijn vastgelegd. Bij de informatieplanning heeft het project Pentagroep Inspecties (PI, voorheen: Synergie Kleine Inspecties (SKI)), onderdeel van het programma e-Inspecties een belangrijke rol gespeeld. Vanuit dit project zijn 3 actielijnen uitgezet voor vijf inspecties: Erfgoedinspectie, Inspectie Openbare Orde en Veiligheid (IOOV), Inspectie voor de Sanctietoepassing (ISt), Staatstoezicht op de Mijnen (SODM) en Inspectie Jeugdzorg (IJZ). De actielijnen omvatten in grote lijnen de volgende acties: Actielijn 1: opstellen en/of herijken informatieplannen Het informatieplan dient als basis voor actielijn 2 en 3 en verdere deelname aan het programma e-Inspecties. Actielijn 2: overnemen, delen en vormgeven van voorzieningen Een aantal ICT-voorzieningen bij de vijf inspecties kunnen onderling worden uitgewisseld of gezamenlijk worden gebruikt. De te behalen quick wins zijn ICT-voorzieningen van één van de inspecties die vrijwel direct inzetbaar zijn bij een andere inspectie. Deze quick wins vormen een onderdeel van het informatieplan. Actielijn 3: aansluiting bij rijksbrede ontwikkelingen Deze lijn is een attenderings- en adviesfunctie voor de kleine inspecties omtrent de bouwstenen die binnen de e-overheid ontwikkeld zijn en/of worden. Het informatieplan zal hierin richting geven. De inspecties voeren op een verschillende wijze het toezichtsproces uit. Daarbij wordt opgemerkt dat bepaalde elementen overeenkomen. Om de samenwerking tussen de inspecties te kunnen bevorderen en te zoeken naar gezamenlijke oplossingen is het van belang dat de samenhang van de verschillende processen in beeld is. Hiervoor wordt de procesarchitectuur van de nVWA gehanteerd. De subprocessen van deze procesarchitectuur dienen als referentiekader voor het informatieplan. Omdat de inspecties onderdeel zijn van een kerndepartement en daardoor gehouden zijn aan de daar geldende kaders voor ICT-inrichting wordt volstaan met een beknopt en pragmatisch informatieplan. Met dit gegeven is de totstandkoming van het informatieplan gebaseerd op een tweetal interviews en een workshop met betrokken medewerkers van de Erfgoedinspectie.


Versie 1.0

Datum 26-01-2011

Pagina 4 van 19

2

Organisatie Na een samenvoeging van vier inspecties is in 2005 de Erfgoedinspectie opgericht. De vier domeinen waarop toezicht wordt gehouden zijn: monumenten, archieven, archeologie en rijkscollecties. Elk van deze domeinen heeft eigen wet- en regelgeving en voor een deel een eigen aanpak bij de uitvoering van het toezicht.

2.1

Visie, missie en doelstellingen De Erfgoedinspectie waakt op nationaal niveau over een belangrijk deel van het Nederlandse erfgoed en over de informatiehuishouding bij de centrale overheid. Bovendien levert de Erfgoedinspectie in verband met Europese en internationale afspraken haar vakinhoudelijke aandeel bij het waken over het Europese en mondiale erfgoed. Met het oog op de kwaliteit en het behoud van het nationale erfgoed houdt de inspectie toezicht op de wijze waarop invulling wordt gegeven aan het behoud en beheer van de rijkscollectie, de nationaal beschermde cultuurvoorwerpen en verzamelingen, (archeologische en gebouwde) monumenten, opgravingen/vondsten en beschermde stads- en dorpsgezichten. Ook houdt de inspectie toezicht op de archiefvorming en het archiefbeheer van de centrale overheid (Rijk, Colleges van Staat, Zelfstandige Bestuursorganen (ZBO's) en de rechterlijke macht). Tenslotte adviseert de Erfgoedinspectie de minister over de kwaliteit en de effectiviteit van wet- en regelgeving op deze terreinen. De Erfgoedinspectie draagt met haar toezicht bij aan de kwaliteit van het behoud en beheer van het nationale erfgoed. Aan de hand van een risicoanalyse en andere signalen stelt de inspectie zwakke plekken in het beheer van het erfgoed vast en agendeert deze. Vanuit de rol van toezichthouder in de keten van beleid-uitvoering-toezicht houdt de inspectie beleid en uitvoering scherp. Daarnaast wijst zij vanuit die rol op mogelijke witte plekken in de aandacht voor het nationaal erfgoed. De Erfgoedinspectie wil haar toezichttaken zoveel als mogelijk en zinvol door ICTvoorzieningen laten ondersteunen. Dit informatieplan dient als basis om deze doelstelling te realiseren. Daarbij sluit zij zich zoveel mogelijk aan bij bestaande systemen of ontwikkelingen die plaatsvinden binnen de rijksoverheid en binnen het samenwerkingsverband van de Pentagroep Informatievoorziening in het bijzonder.

2.2

Doelgroepen In totaal heeft de Erfgoedinspectie ongeveer 800 ondertoezichtgestelden. Deze zijn te verdelen in: • particulieren, bedrijven, gemeenten en universiteiten met een archeologische monumentenvergunning en/of een opgravingsvergunning • beheerders van rijkscollecties • gemeenten en hun adviesorganen in verband met hun taak op het terrein van monumentenbeleid • eigenaren en beheerders van monumenten en van beschermd cultureel erfgoed • het Rijk, de rechterlijke macht, de zelfstandige bestuursorganen en de organen van de publiekrechtelijke bedrijfsorganisatie in verband met de zorg voor hun archieven De toezichtsobjecten zijn: • archeologische monumenten, opgravingen en vondsten • de rijkscollecties in beheer bij de (verzelfstandigde) rijksmusea, het Instituut Collectie Nederland (ICN) en andere beheerders van collecties • nationaal beschermde cultuurvoorwerpen en verzamelingen • de archiefvorming en het archiefbeheer van de ministeries, van de Hoge Colleges van Staat en van de zelfstandige bestuursorganen • gebouwde monumenten en beschermde stads- en dorpsgezichten Documentnaam Informatieplan Erfgoedinspecties v1.0

Versie 1.0

Datum 26-01-2011

Pagina 5 van 19

Er is een samenwerkingsverband met de Inspectie voor de Sanctietoepassing voor wat de penitentiaire inrichtingen betreft; deze vallen onder de werking van de Archiefwet. Een ander samenwerkingsverband is er met de toezichthouders op certificerende instellingen, waaronder de nVWA.

2.3

Organisatiestructuur De Erfgoedinspectie legt verantwoording af aan het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW). De Erfgoedinspectie bestaat uit 20 inspecteurs en een kleine staf. Onder de directeur is een bedrijfsbureau en een directiesecretaris. De toezichtstaak is verdeeld over twee afdelingen: 'Monumenten en Archeologie' en 'Collecties en Archieven'. Deze afdelingen worden aangestuurd door twee hoofdinspecteurs. Er heerst een informele, collegiale en loyale sfeer. Het personele verloop wordt als gemiddeld aangeduid. Organogram Erfgoedinspectie

2.4

Inrichtingseisen Het ICT budget is een onderdeel van het bedrijfsvoeringsbudget, dat jaarlijks wordt vastgesteld. Voor het jaar 2011 geldt een budget van € 200.000,=, waarvoor een bijdrage van € 120.000,= aan OCW is gereserveerd voor ICT-voorzieningen en € 80.000,= is gereserveerd voor de monitor.


Versie 1.0

Datum 26-01-2011

Pagina 6 van 19

3

Huidige informatievoorziening De Erfgoedinspectie velt een oordeel over de situatie bij een toezichtsobject. Een kritische succesfactor is een hoge graad van accuratesse ten behoeve van dit oordeel. De informatie waarop een oordeel wordt gebaseerd dient volledig, juist en actueel te zijn. Een tweede kritische succesfactor is kennis van het veld en ontwikkelingen in het veld. Ook hier speelt de juiste informatie een grote rol. Als laatste speelt de relatie met de beleidsdirectie van OCW een rol; voor het bereiken van de doelen met betrekking tot de naleving is de Erfgoedinspectie in gesprek met de beleidsdirectie, onder andere over de wet- en regelgeving.

3.1

Bedrijfsprocessen, knelpunten en wensen In deze paragraaf wordt het huidige verloop van het toezichtsproces beschreven. De knelpunten en wensen worden in een aparte paragraaf opgesomd, waarbij enkele door het totale proces heen worden ervaren en andere alleen per subproces. De werkwijze van de Erfgoedinspectie is onderverdeeld in de subprocessen van de procesarchitectuur van de nVWA. Deze subprocessen worden onderscheiden in: • Programmeren van toezicht • Voorbereiden van toezicht • Waarneming • Oordeelsvorming • Interventie • Afsluiting

3.1.1

Programmeren van toezicht De Erfgoedinspectie werkt risicogestuurd. Op basis van een integrale risicoanalyse en doelgroepanalyse worden prioriteiten gesteld ten behoeve van het jaarwerkprogramma. Daarnaast zijn de actualiteit en de politiek-bestuurlijke onderwerpen bepalend voor het programma. Deze analyses komen tot stand door bronnen als de monitor, inspectieverslagen, themarapporten, meldingen en artikelen uit de media. Iedere twee jaar wordt digitaal een vragenlijst, de monitor Erfgoedinspectie, gezonden naar de toezichtsobjecten. De vragenlijst komt tot stand op basis van wet- en regelgeving en/of normen en kaders. Met behulp van de vragenlijst rapporteren de toezichtsobjecten over hun taakuitvoering en schetsen zo een beeld van het nalevingsniveau van de geldende wet- en regelgeving. De vragenlijst wordt verstuurd naar 4 groepen: gemeenten, musea, bedrijven en organisaties van de centrale overheid. Deze worden afzonderlijk van elkaar bevraagd met verschillende vragenlijsten. De toezichtsobjecten voeren de antwoorden in via de digitale vragenlijst, waaruit een vertaling komt naar kleuren op basis van het waarderingskader. Vervolgens worden de resultaten gegenereerd naar een rapportage. Voor de Erfgoedinspectie zijn de rapportages belangrijke input voor de risicoanalyse en vervolgens voor de programmering en planning van het toezicht.

3.1.2

Voorbereiden van toezicht De wetgeving en voorschriften die van toepassing zijn op de domeinen worden vertaald naar een toezichtskader waarmee duidelijkheid wordt geboden welke regels de toezichtsobjecten dienen na te leven. Elk domein heeft zijn eigen toetsingskader.


Versie 1.0

Datum 26-01-2011

Pagina 7 van 19

De inspecties worden projectmatig opgepakt en ingepland. Aan de hand van de onderzoeksopdracht stelt de inspecteur een plan van aanpak op. Door een aankondiging worden de te bezoeken toezichtsobjecten in kennis gesteld van de inspectie/het onderzoek. Op basis van het toetsingskader worden vragenlijsten opgesteld die in het onderzoek worden uitgezet bij de toezichtsobjecten. Vervolgens worden de resultaten opgenomen in een rapportage. De toezichtsobjecten worden soms ook door andere inspecties bezocht. Om het toezichtsobject zo min mogelijk te belasten, worden deze bezoeken zo mogelijk gecombineerd. Dit wordt zoveel mogelijk voorafgaand aan het jaarwerkprogramma afgestemd met de andere inspectie.

3.1.3

Waarneming De inspecteur bezoekt het toezichtsobject en neemt feiten waar. De volgende inspectievormen kunnen plaatsvinden: • reguliere inspecties • thematische inspecties en onderzoeken • incidentinspecties (5 tot 10% tijd gereserveerd in planning) obv klachten of meldingen • nazorg/vervolginspecties

3.1.4

Oordeelsvorming Op basis van de waarneming vormt de inspecteur zich een oordeel. Aan de hand van dit oordeel worden conclusies getrokken en aanbevelingen gedaan. De conclusies en bevindingen worden vastgelegd in een inspectierapport, brief of intern gespreksverslag.

3.1.5

Interventie Afhankelijk van het onderzoeksresultaat wordt bepaald of interventie noodzakelijk is. Een interventie kan inhouden: een onderzoek bij het toezichtsobject, een bestuurlijk gesprek, voorlichting of een gerichte inspectie. Bij het niet naleven van de afspraken hanteert de Erfgoedinspectie een escalatiemodel waarbij de mogelijkheid bestaat dat de Minister van OCW als derde partij via de beleidsdirectie wordt geïnformeerd. De Erfgoedinspectie beschikt niet over sanctiemiddelen, maar kan wel via externe partijen de toezichtsobjecten dwingen tot naleving.

3.1.6

Afsluiting De rapportage wordt al dan niet op de website gepubliceerd. Dit verschilt per domein. De rapportage dient als input voor het programmeren van toezicht. Naast de vragenlijst wordt jaarlijks het klanttevredenheidsonderzoek (KTO) uitgevoerd. Dit onderzoek staat los van de monitor. Het KTO is een in de Inspectieraad aangegane verplichting met benchmarking als doel.

3.2

Informatiesystemen De Erfgoedinspectie maakt gebruik van een aantal standaardpakketten. Als onderliggend besturingssysteem wordt Windows gebruikt. Niet alle voorzieningen raken direct het toezichtsproces, maar indirect leveren zij een bijdrage aan de uitvoering van het proces.


Versie 1.0

Datum 26-01-2011

Pagina 8 van 19

3.2.1

Kantoorautomatisering MS Office E-mailcommunicatie vindt plaats via Outlook. Er zijn geen afspraken over archivering van mail. De algemene correspondentie en de inspectierapporten worden opgesteld in MS Word. De planning van de inspecties wordt vastgelegd in Excel. Excel wordt naast SPSS ook gebruikt voor de analyse van de ruwe data afkomstig uit de monitor. In Access wordt een databasebestand gebruikt voor de Wet Behoud Cultuurbezit (WBC) en een databasebestand voor het vastleggen van vragen en antwoorden. Acrobat Reader-Writer Documenten worden met behulp van Acrobat Adobe in PDF opgeslagen en gepubliceerd op de website.

3.2.2

Specifieke toepassingen Monitor Via deze webapplicatie wordt de vragenlijst uitgezet bij de toezichtsobjecten. De antwoorden die terugkomen worden in deze applicatie vertaald naar kleuren. De resultaten worden gegenereerd naar een PDF-rapport. SPSS De ruwe data uit de Monitor wordt in SPSS geanalyseerd. Naar wens worden hier nieuwe rapportages uit gegenereerd. PACCMAN Deze applicatie levert de contactenlijst ten behoeve van de aankondiging van de vragenlijst. Website De website wordt ondersteund door een contentmanagementsysteem (CMS). Het CMS zorgt ervoor dat voorlichtende teksten, nieuws en publicaties op de website kunnen worden gepubliceerd. Het CMS genereert ook de nieuwsbrief voor Archieven en Monarch. Via de website kunnen klachten en meldingen middels een centrale mailbox van de Erfgoedinspectie worden verstuurd. Het CMS is gebouwd door het bedrijf Code B. Er is geen SLA met deze partij, maar deze kan wel worden benaderd voor problemen. E-doc lite (fase 1) E-doc is een documentmanagementsysteem van het kerndepartement, waarvan in fase 1 alleen registratie en archivering door het secretariaat mogelijk is. Docsys Dit is een applicatie die het mogelijk maakt om sjablonen te maken en te beheren. Aenova.nl Aenova.nl is een tijd- en planningssysteem. Dit standaardpakket is nog niet in productie. Erfgoedinspectie verkeert in de aanbestedingsfase. Omdat dit pakket niet in de productlijn van OCW past, zal het gebruik van dit pakket van tijdelijke aard zijn. De applicatie zal worden gebruikt als planningsinstrument op individueel niveau, waarmee ook de samenwerking met andere inspecties kunnen worden gepland. Hoewel de functionaliteit aanwezig is, zal dit systeem niet worden ingezet als tijdschrijfsysteem voor de inspecteurs. Monitor 2004-2007 Dit pakket wordt slechts gebruikt voor analyse op ruwe data uit de periode 2004-2007. HUMBUG Datalogapplicatie die tijdens enkele inspecties wordt gebruikt. De apparatuur meet de temperatuur en luchtvochtigheid van het binnenklimaat.


Versie 1.0

Datum 26-01-2011

Pagina 9 van 19

Corel Paintshop pro Ter ondersteuning van de inspecties kunnen foto's worden bewerkt. AURA De inventaris van de bibliotheek van de Erfgoedinspectie wordt hierin geregistreerd. Archis2 Deze applicatie biedt toegang tot informatie over opgravingen en monumenten (KIMONO: Kennis Infrastructuur Modernisering Monumentenzorg).

3.3

Beheer van informatievoorziening In het kader van wensen en veranderingen in de informatievoorziening is de Erfgoedinspectie afhankelijk van de ondersteunende dienst van het kerndepartement: de Directie Concernondersteuning van het Ministerie van OCW. Bij deze directie is ook het applicatie- en technisch beheer belegd. Deze directie hanteert kaders, inrichtingseisen, standaarden en richtlijnen voor de inrichting van de bedrijfsvoering en de informatievoorziening. Deze worden als aparte bijlage van dit informatieplan bijgevoegd. Waar nodig zijn de taken van het functioneel beheer belegd bij de medewerkers van Erfgoedinspectie. Er is geen aparte functie voor dit taakgebied. De Erfgoedinspectie ervaart het soms als lastig om wensen en verbeteringen ten behoeve van het inspectieproces onder de aandacht te krijgen van de Directie Concernondersteuning. Aanvragen van bedrijfstoepassingen die buiten de kaders en richtlijnen van de directie Concernondersteuning vallen, worden zelden gehonoreerd.

3.4

Knelpunten en wensen Onderstaand is een overzicht van de knelpunten en wensen. Deze zullen uitmonden in een projectenoverzicht. • •

•

• •

•

• •

De integrale risicoanalyse en doelgroepanalyse worden hoofdzakelijk handmatig uitgevoerd. De analyse met betrekking tot de actualiteit en politiek-bestuurlijke onderwerpen wordt handmatig en ad hoc uitgevoerd. Het verzamelen van nieuwsberichten is zeer tijdrovend. Daarbij worden niet alle nieuwsberichten gesignaleerd. Het is wenselijk toetsingskaders en vragenlijsten te selecteren en te kunnen genereren die vooraf op basis van (wet- en regelgeving), normering en kaders in een database zijn opgesteld. In deze database bevinden zich alle vragen en eventueel ook alle antwoorden. Momenteel is het opstellen van een toetsingskader en vragenlijsten niet gestandaardiseerd. Het is wenselijk om de onderzoeksresultaten met behulp van een ruwe outline afgeleid van het toetsingskader te kunnen verwerken tot een rapport. Een aantal wensen en verbeteringen met betrekking tot de Monitor Erfgoedinspectie kunnen vanwege beperkingen van de software niet doorgevoerd worden. Een voorbeeld is het tussentijds kunnen printen van de ingevulde vragenlijst. Voor het contactpersonenbeheer ten behoeve van de toezending van de Monitor Erfgoedinspectie, jaarverslag en jaarwerkprogramma worden PACCMAN en Excel gebruikt. Deze lijsten zijn onvolledig en niet up-to-date. Het is wenselijk dat er meerdere contactpersonen per toezichtsobject kunnen worden geselecteerd. De inspectieplanning en de urenregistratie worden vastgelegd in een excelsheet. Excel biedt een beperkte functionaliteit hiervoor.


Versie 1.0

Datum 26-01-2011

Pagina 10 van 19

•

•

•

• •

• • • • • • • •

•

• • •

•

Waar gecombineerde bezoeken plaatsvinden, maakt inzage in planning of het signaleren van bezoeken van andere inspecties efficiënter. Het komt voor dat een inspectie die gepland is niet wordt uitgevoerd als blijkt dat een andere inspectie nog niet zo lang daarvoor is geweest. Afspraken worden nu in verschillende systemen ingevoerd en handmatig bijgehouden. Er vindt geen melding plaats wanneer een inspectiebezoek moet plaatsvinden. Er is geen koppeling met Outlook. Bij de KTO-vragenlijst is er geen ruimte voor eigen input. Bovendien gaat het KTO er vanuit dat de Erfgoedinspectie klanten heeft. Dit is een onjuiste aanname. Een vragenlijst tbv KTO kost ongeveer € 300,=. Er zijn geen heldere afspraken over een geharmoniseerde structuur voor de informatiehuishouding. Het ontbreken hiervan brengt de volgende knelpunten te weeg: De informatie (rapportage, brieven, intern gespreksverslagen, gegevens uit monitor, etc.) is verspreid opgeslagen. Sommige documenten worden gearchiveerd op de Gschijf. Er zijn geen afspraken over een eenduidige mappenstructuur. Andere documenten worden in E-doc lite opgeslagen. Informatie over toezichtsobjecten is niet gestandaardiseerd en niet voor iedereen toegankelijk. De inspecteurs geven geen of onvolledige adreswijzigingen door aan het bedrijfsbureau, waardoor post geretourneerd wordt. Gegevens ten behoeve van het ordeningsplan worden niet of onvolledig aangeleverd, waardoor geen juiste registratie plaatsvindt of vindbaar is. Het ordeningsplan is te ingewikkeld, waardoor geen juiste registratie van gegevens of informatie plaatsvindt. Het is wenselijk om vanuit het invoeren van een toezichtsobject alle daarop betrekking hebbende gegevens en documenten op te kunnen vragen. Ook zal iedere inspecteur inzage in alle gegevens van elk toezichtsobject moeten hebben. Het is wenselijk om de voortgang van de conclusies en bevindingen uit het inspectierapport te kunnen bewaken. Het inspectieproces zal in de juiste vorm op de juiste afhandeling op een vooraf bepaald moment worden uitgevoerd, al dan niet geautomatiseerd (ook workflowmanagement). De bestede uren aan het inspectieproces worden momenteel niet volledig geregistreerd, waardoor niet inzichtelijk is waar (toekomstige) capaciteitsproblemen kunnen ontstaan. Op basis van de huidige informatie in de beschikbare systemen is het moeilijk om managementinformatie te verzamelen. Informatie over toezichtsobjecten is niet gestandaardiseerd en niet voor iedereen toegankelijk. De zoekmogelijkheden op de huidige website zijn beperkt en geven onvoldoende resultaten. Ook de mogelijkheden voor gebruikers om publicaties en inspectierapporten te vinden zijn veel te beperkt. De monitortool 2004-2007 is nu in beheer bij de Erfgoedinspectie. De Erfgoedinspectie is daar niet goed op toegerust. Er is risico op uitval. Het is wenselijk dat de monitortool 2004-2007 in beheer wordt genomen door de Directie Concernondersteuning van OCW.


Versie 1.0

Datum 26-01-2011

Pagina 11 van 19

4

Trends en ontwikkelingen Nieuwe media, zoals Twitter, LinkedIn, Yammer, Facebook of YouTube, worden steeds meer geïntegreerd in het primaire bedrijfsproces van organisaties. Vooral bij de overheid vindt een ontwikkeling plaats in het gebruik van dergelijke media. Deze ontwikkeling kan voor de Erfgoedinspectie ook een rol spelen bij bijvoorbeeld de externe voorlichting: publicaties kunnen naast de website ook via andere media worden gepubliceerd. Het medium YouTube kan worden ingezet voor promotie over de Erfgoedinspectie. Het Nationaal Uitvoeringsprogamma dienstverlening en e-overheid (NUP) is een prioriteitenprogramma tussen gemeenten, provincies, waterschappen en het rijk. Het is een lijst van negentien NUP-bouwstenen en zes voorbeeldprojecten. Voor deze bouwstenen geldt dat alle overheidsinstanties vanaf een vastgestelde datum deze bouwstenen verplicht dienen te gebruiken of te handhaven. Deze voorzieningen vormen gezamenlijk de basisinfrastructuur voor de realisatie van de e-overheid. Juist deze voorzieningen zijn gekozen omdat zij de minimaal noodzakelijke randvoorwaarden zijn voor goed elektronisch verkeer tussen overheid, burger en bedrijven. 1 Buiten het NUP is ook een aantal andere bouwstenen of projecten in ontwikkeling ten behoeve van de e-overheid. Voor de Erfgoedinspectie spelen enkele bouwstenen een rol of gaan in de nabije toekomst een rol spelen. Op basis van een quick scan is onderstaand overzicht tot stand gekomen. Actielijn 3 van het project Pentagroep Informatievoorziening zal dieper ingaan op de mogelijkheden tot aansluiting bij rijksbrede ontwikkelingen. Deze actielijn is een attenderings- en adviesfunctie voor de kleine inspecties omtrent de bouwstenen die binnen de e-overheid ontwikkeld zijn en/of worden. Deze lijn is een attenderings- en adviesfunctie voor de kleine inspecties omtrent de bouwstenen die binnen de e-overheid ontwikkeld zijn en/of worden. Het informatieplan zal hierin richting geven. In onderstaande tabel is de selectie van e-bouwstenen die voor de Erfgoedinspectie relevant zijn weergegeven. Overzicht quick scan e-overheid bouwstenen

E-Herkenning

NUP

Digikoppeling

NUP

Digimelding

NUP

Gemeenschappelijke Ontsluiting Basisregistraties (GOB)

NUP

BAG

NUP: Verplicht gebruik per 01-07-11

NHR

NUP

Diginetwerk Baseline Informatiehuishouding

Project e-overheid (ICTU/Kennislab)

DURP

Project e-overheid (VROM)

1

Bron:

http://e-overheid.nl (01-12-2010)


Versie 1.0

Datum 26-01-2011

Pagina 12 van 19

5

Gewenste Informatievoorziening In dit hoofdstuk wordt de (ICT-)situatie beschreven die ontstaat als het informatieplan volledig is uitgevoerd. Onderstaande geeft de structuur weer van de toekomstige informatievoorziening van de organisatie afgeleid van de top 4 knelpunten en wensenlijst. Het slechts echter een globaal beeld van de gewenste functionaliteiten. In onderstaande paragrafen wordt rekening gehouden met de prioriteiten die zijn gesteld in het overzicht ICT-traject die is vastgesteld op 5 oktober 2010 door het MT.

5.1

Monitoring Zowel aan het betrokken toezichtsobject als aan Erfgoedinspectie worden de onderzoeksresultaten naar aanleiding van de vragenlijst automatisch teruggekoppeld in de vorm van een rapportage met scoremogelijkheid in kleuren. De voorziening die dit ondersteunt is zeer gebruiksvriendelijk. Ruwe data met betrekking tot de geleverde antwoorden wordt gebruikt voor analyses naar wens kunnen worden uitgevoerd. Overall rapportages in kleuren en procenten

5.2

Account en relatiebeheer De gegevens van het toezichtsobject en alle activiteiten hieromtrent worden op een centrale plek vastgelegd en beheerd. Iedere medewerker heeft toegang tot deze gegevens. De gegevens zijn gekoppeld aan de documenten die betrekking hebben op het toezichtsobject. Vanuit deze plek worden lijsten gegenereerd met contactpersonen, waarbij het mogelijk is om meerdere contactpersonen te selecteren. Afspraken worden hier beheerd, maar zijn gekoppeld aan Outlook. De status van de voortgang van de conclusies en aanbevelingen worden eveneens op deze plek beheerd. Het toezichtsproces vindt plaats op basis van workflow management. Hiervoor zijn procedureregels geautomatiseerd en geïntegreerd in de processen en kunnen documenten gerouteerd worden. Vanuit deze centrale informatieplaats over het toezichtsobject wordt integrale accurate managementinformatie geleverd.

5.3

Documentbeheer Iedere inspecteur hanteert, bewaart, raadpleegt, routeert en archiveert vanuit één centrale plek dezelfde gestandaardiseerde documenten. Maar ook e-mailberichten en gescande documenten, zoals ontvangen post, zijn op deze plek opgeslagen en toegankelijk voor iedereen. Alle documenten bevatten metagegevens ten behoeve van de vindbaarheid en de onderlinge relaties tussen de documenten (dossiervorming). Het toezichtsproces vindt plaats op basis van workflow management. Hiervoor zijn procedureregels geautomatiseerd en geïntegreerd in de processen en kunnen documenten gerouteerd worden. Het ordeningsplan werkt op basis van bovenstaande efficiënt en effectief.

5.4

Toetsingskader- en vragenbeheer Op basis van vooraf opgestelde criteria uit het toetsingskader zijn vragen geformuleerd die aan een toezichtsobject kunnen worden gesteld. Deze vragen zijn opgenomen in een database die na het selecteren van het gewenste toetsingskader vragen genereert behorende bij dat toetsingskader. De vragenlijst is vervolgens binnen dit kader naar wens en vanuit verschillende perspectieven samen te stellen. De antwoorden en metagegevens van het onderzoek worden verwerkt en vastgelegd in dezelfde database. Deze kunnen op diverse wijze verwerkt en gepresenteerd worden.


Versie 1.0

Datum 26-01-2011

Pagina 13 van 19

5.5

Inspectiebeheer De planning van inspecties wordt geregistreerd in een planningsoverzicht. Deze biedt inzicht in de totale planning, maar ook per project of per inspecteur. De inspecteurs registreren hun uren per project. Inzage in de planning van bezoeken van andere inspecties is mogelijk.

5.6

Media-analyse Op basis van trefwoorden worden politiek-bestuurlijke publicaties en artikelen uit dagbladen en vakliteratuur die betrekking hebben op Erfgoedinspectie digitaal aangeleverd. Op basis hiervan wordt onder andere de risico- en doelgroepanalyse voor het jaarwerkprogramma uitgevoerd.


Versie 1.0

Datum 26-01-2011

Pagina 14 van 19

6

Projectenoverzicht De projecten vloeien voort uit de top 4 van knelpunten en wensen en het overzicht van ICT trajecten dat is vastgesteld in het MT d.d. 5 oktober 2010. Per project wordt een globale indicatie gegeven op kosten, doorlooptijd en benodigde middelen. Deze inschatting moet ter voorbereiding van de projectuitvoering worden herijkt.

6.1

Randvoorwaarden Om tot succesvolle projectresultaten te komen, is het onder andere noodzakelijk dat de bedrijfsprocessen en de informatiestromen voor iedere medewerker helder en duidelijk zijn. De aanbeveling hiervoor is om deze processen en informatiestromen te beschrijven voordat de projecten ten uitvoer worden gebracht. Een procesmodelleringstool als MAVIM kan hierin ondersteuning bieden. Deze is wellicht reeds in gebruik bij het kerndepartement. In de technische fitanalyse uit actielijn 2 is gekeken naar de inpasbaarheid van bestaande applicaties van andere inspecties binnen de technische infrastructuur die wordt beheerd door Directie Concernondersteuning. Met deze analyse is geen functionele (fit)analyse uitgevoerd. Deze is noodzakelijk om de eisen en wensen specifiek in beeld te krijgen teneinde de juiste oplossing te kiezen en de mate van impact op de organisatie. In paragraag 6.10 gaan we nader in op de samenhang van de verschillende te introduceren systemen. Hieruit volgt dat een eenduidige definitie en codering van objecten die in verschillende systemen voorkomen vastgesteld moet worden. Dit moet vooraf gaan aan de introductie van de individuele systemen.

6.2

Project Monitor 2012 De monitor is een digitale vragenlijst en wordt elke twee jaar verstuurd aan de toezichtsobjecten. Door de antwoorden verkrijgt de Erfgoedinspectie een beeld van het nalevingsniveau van de toezichtsobjecten. Als tweede geeft de monitor een indicatie over achterliggende beleidsdoelen die niet verankerd zijn in wet- en regelgeving. De eerst volgende monitor staat eind 2011 – begin 2012 gepland. Momenteel wordt door de Erfgoedinspectie een programma van eisen opgesteld dat men als functionaliteiten van het informatiesysteem verwacht. Activiteiten

• • • •

Opstellen Programma van Eisen Pakketselectie Implementatie Nazorg (opleiden medewerkers, beheerafspraken)

Verwachte projectkosten

•

Initiële implementatiekosten

€ 20.000 tot € 25.000

Capaciteit

•

Capaciteit van Erfgoedinspectie

240 – 480 uur

Doorlooptijd

6.2.1

3 – 6 maanden

Relatie met andere inspectie De Inspectie Gezondheidszorg verleent diensten op het gebied van ontwikkeling van monitoring. Na ontwikkeling van haar eigen toepassing biedt zij haar expertise aan andere overheidsinstanties. De ontwikkelde websurvey biedt wellicht de functionaliteiten die de Erfgoedinspectie aan de toepassing stelt.


Versie 1.0

Datum 26-01-2011

Pagina 15 van 19

6.3

Project Informatie op orde, inclusief documentbeheer Het doel van dit project is het archief en het documentbeheer te verbeteren. Dit kan bereikt worden door structuur te brengen in de informatiehuishouding door afspraken te maken over aanlevering, protocollen, sjablonen en afstemming over doorlooptijd van activiteiten (workflow). Project E-doc fase 2 is het verbeteringstraject van het documentmanagementsysteem, geleid door OCW. De verbeteringen die Erfgoedinspectie stelt ten behoeve van documentbeheer zullen in deze fase deels zijn opgenomen. Workflow kan op verschillende wijze en plaatsen worden geautomatiseerd. Zowel een documentmanagementsysteem als een relatiebeheersysteem kunnen zich hiervoor lenen. Besluitvorming hierover is noodzakelijk. Activiteiten

• • • •

Opstellen documentstructuur Opstellen archiefbeleid Inrichten e-doc, fase 2 Nazorg (opleiden medewerkers)


•

Kosten worden verdisconteerd met het jaarlijks budget à € 120.000

Capaciteit

•


120 – 160 uur

Doorlooptijd

6.4

2 – 3 maanden

Project Account- en Relatiebeheer Het project heeft als doel inzicht te bieden in alle activiteiten die bij een relatie spelen en daarop kunnen coördineren. Activiteiten

• • • •

Opstellen Programma van Eisen Pakketselectie Implementatie Nazorg (opleiden medewerkers, eventueel beheerafspraken)


•


€ 80.000 tot € 90.000

Capaciteit

•


240 – 480 uur

Doorlooptijd

6.4.1

6 – 12 maanden

Relatie met andere inspectie Met bovenstaande ambitie kijkt de Erfgoedinspectie naar het Basisregistratiesysteem (BRS) van de Inspectie Jeugdzorg. De BRS is een systeem voor het beheer van relatiegegevens, gekoppeld aan informatiegebieden als risicoprofiel, incidenten, activiteiten en organisatietype. Voorafgaand zal een functionele analyse moeten worden uitgevoerd om te beoordelen of deze applicatie de informatiebehoeften van de Erfgoedinspectie afdekt. De kosten voor de technische ondersteuning zijn € 32.400,= per jaar, indien gekozen wordt voor beheer door de ondersteunende dienst van de Inspectie Jeugdzorg. Dit betekent wel dat aansluiting op de Haagse Ring mogelijk gemaakt dient te worden.2

2

Bron: Actielijn 2 Quick Wins Rapportage d.d. 15-12-10


Versie 1.0

Datum 26-01-2011

Pagina 16 van 19

6.5

Project Inspectiebeheer Dit project maakt het mogelijk de inspecteur te faciliteren in het plannen van en het verantwoorden over inspecties en projecten en maakt het mogelijk om overzicht en inzicht te bieden in de geplande en uitgevoerde inspecties. Dit project heeft een relatie met het project Bezoekinformatie, uitgewerkt onder paragraaf 6.8. Integratie van laatstgenoemd project in dit project is effectief, maar heeft invloed op de prioritering van de ICT-trajecten.

Activiteiten

• • • •



•


€ 5.000,00

Capaciteit

•


80 – 120 uur

Doorlooptijd

6.6

2 – 3 maanden

Project Toetsingskader- en vraagbeheer De doelstelling van dit project is om op gestructureerde wijze vragenlijsten en toezichtskaders te kunnen genereren en beheren. Om het genereren van vragenlijsten te kunnen automatiseren is een applicatie nodig dit ondersteunt. Activiteiten

• • • •



•


€ 5.000 tot € 10.000

Capaciteit

•


120 – 160 uur

Doorlooptijd

6.6.1

2 – 3 maanden

Relatie met andere inspectie De Inspectie voor de Sanctietoepassing heeft de Toetsingskadergenerator (TKG) in gebruik. Deze webapplicatie zet normen en criteria om in vragenlijsten. Deze vragenlijsten kunnen worden gehanteerd bij inspectiebezoeken. De verkregen antwoorden kunnen in de TKG worden verwerkt. De kosten voor de technische ondersteuning zijn € 14.400,= per jaar, indien gekozen wordt voor beheer door de ondersteunende dienst van de Inspectie voor de Sanctietoepassing.3

6.7

Project Website De website van de Erfgoedinspectie is een belangrijke tool voor de voorlichting en communicatie met het veld. De website biedt gebruikers achtergrond over de Erfgoedinspectie, voorlichting over wet- en regelgeving, nieuws, vraag en antwoorden en vooral een ingang naar inspectierapporten en andere publicaties van de Erfgoedinspectie. De zoekmogelijkheden, in het bijzonder voor inspectierapporten, zijn nu onvoldoende.

3



Versie 1.0

Datum 26-01-2011

Pagina 17 van 19

Activiteiten

•

•

Opstellen Programma van Eisen mbt zoekmogelijkheden, googleapps (al) Opsteen Programma van Eisen mbt publicatietool (b)



PM

Capaciteit


120 -240 uur

Doorlooptijd

6.7.1

Relatie met andere inspectie a.

b.

6.8

3 -6 maanden

De Inspectieraad ondersteunt de inspecties op het gebied van communicatie. Zij heeft voor het inspectieloket googleapps aangeschaft. Voor alle rijksinspecties is het gebruik van Googleapps gratis voor de periode van een jaar. Aan het doorlinken naar de website van Erfgoedinspectie zijn echter wel kosten verbonden. Deze kosten zijn nog niet bekend. De inspectie voor de Gezondheidszorg heeft voor haar website een publicatietool ontwikkeld. Deze expertise en het tool wordt tegen nog onbekende kosten aangeboden aan andere overheidsinstanties.Naast deze functionaliteit zorgt het tool er ook voor dat inspecties hun informatie (meer) gestandaardiseerd aanbieden aan gebruikers.

Project Media-analyse Door het uitvoeren van een media-analyse verkrijg je een volledig overzicht van relevante onderwerpen uit de media. Deze analyse kan geautomatiseerd worden in de vorm van een zoekapplicatie die op basis van trefwoorden in diverse mediabronnen zoekt. De Erfgoedstem, genoemd in het hoofdstuk Huidige Informatievoorziening onder paragraaf 3.2.2 Specifieke toepassingen, is een website die wordt gebruik door een deel van de Erfgoedinspectie. Deze website kan wellicht breder worden ingezet. Daarnaast is het mogelijk dat het kerndepartement wellicht een abonnement heeft op een media-analysetool, waar de Erfgoedinspectie aan kan deelnemen.

6.9

Project Bezoekinformatie Dit project komt de behoefte tegemoet om tijdige afstemming te verkrijgen over en inzicht te geven in geplande en uitgevoerde bezoeken van andere inspecties, met name die van Inspectie voor de Sanctietoepassing. Dit project staat in relatie tot het project Inspectiebeheer, genoemd onder paragraaf 6.5. Een bundeling van deze projecten is effectief en efficiënt.

6.9.1

Relatie met andere inspectie De Inspectie voor de Sanctietoepassing heeft het Bezoekinformatiesysteem (BIST) in gebruik. Deze ondersteunt het LoketISt in het plannen en inroosteren van bezoeken door de Inspectie voor de Sanctietoepassing en andere inspecties binnen het domein Sanctietoepassing. Het systeem bewaakt de afspraak dat Rijksinspecties jaarlijks maximaal twee keer bij één object van toezicht langs mogen gaan voor een regulier bezoek. De kosten voor de technische ondersteuning zijn € 18.000,= per jaar, indien gekozen wordt voor beheer door de ondersteunende dienst van de Inspectie voor de Sanctietoepassing. 4

4



Versie 1.0

Datum 26-01-2011

Pagina 18 van 19

Activiteiten

• • •

Onderzoek aansluiting Inspectie voor de Sanctietoepassing Inrichten applicatie Nazorg (opleiden medewerkers, eventuele beheerafspraken)


•


€ 5.000 tot € 10.000

Capaciteit

•


20 – 40 uur

Doorlooptijd

6.10

2 – 4 maanden

Project Aansluiting bouwstenen e-overheid Dit project zal in de eerste fase een overzicht van de functionaliteiten van de e-overheid bouwstenen en de operationele status leveren. In de tweede fase wordt een impactanalyse op de rijksinspecties per (groep van) inspectie uitgevoerd. De fysieke aansluiting op de bouwstenen is vooralsnog geen onderdeel van dit project.

6.11

Samenhang projecten Ter voorkoming van dubbele invoer van gegevens en een inefficiënte of zelfs onwerkbare afhandeling van het proces zal besluitvorming moeten plaatsvinden over welke objecten in welke informatievoorziening worden vastgelegd en onderhouden. Een bedrijfsinformatiemodel kan hierin duidelijkheid bieden. Deze biedt een conceptuele structuur van de gewenste informatievoorziening die nodig is voor een goede bedrijfsvoering in samenhang met de daartoe te realiseren informatiessystemen, gegevensklassen, bedrijfsfuncties en projecten. Ter verduidelijking is onderstaand een matrix waarin een vereenvoudigde en niet allesomvattende weergave wordt afgebeeld van de de eventuele informatiesystemen die voortvloeien uit de projecten en de mogelijkheden van vastlegging van objecten. Deze matrix is niet volledig, maar biedt enkel inzicht in het risico van dubbele vastlegging van gegevens. CRM

TKG

Monitor

DMS

Planning

x

x

x

?

Objecten

6.12

Inspecteur

x

Toezichtsobje ct

x

Document

x

x

x

Inspectie

x

x

x

Project

x

x

x

x

x

Projectenkalender De planning van de projecten is afhankelijk van de vastgestelde prioriteit, de benodigde capaciteit, doorlooptijd en kosten. Na afstemming en akkoord van de directie van de Erfgoedinspectie en afstemming met de overige inspecties ten behoeve van synergie van informatiebehoeften, kunnen de projecten worden ingepland in de tijd. De volledige doorlooptijd om tot de gewenste situatie te komen wordt vooralsnog ingeschat op 3 jaar, vanaf 2011 tot en met 2013.


Versie 1.0

Datum 26-01-2011

Pagina 19 van 19

Informatieplan. Erfgoedinspectie. Versie 1.0 Status definitief Datum 25 januari 2011

Recommend Documents