Jaarverslag Versie 1.0. Datum 21 maart 2014 Status DEFINITIEF

Jaarverslag 2013 Versie 1.0

Datum Status

21 maart 2014 DEFINITIEF

DEFINITIEF | Jaarverslag 2013 | 21 maart 2014

Colofon

Afzendgegevens

Directie Finance & Control Business Control Turfmarkt 147 2511 DP Den Haag Postbus 30132 2500 GC Den Haag www.dji.nl

Pagina 3 van 53


Pagina 4 van 53


Voorwoord

Het jaar 2013 stond voor DJI in belangrijke mate in het teken van de aanpak van de financiële problematiek. Ter invulling van alle opgelegde taakstellingen en de eerder ontstane financiële problematiek is in de eerste helft van 2013 in twee etappes het Masterplan DJI opgesteld. In juni 2013 heeft de Staatssecretaris het aangepaste Masterplan DJI 2013-2018 aangeboden aan de Tweede Kamer. Hoewel het aangepaste Masterplan een verlichting omvat ten opzichte van de eerdere taakstelling, moet DJI nog steeds vele locaties sluiten, zijn we genoodzaakt afscheid te nemen van veel collega’s en moeten regimes worden aangepast. De keuzes vallen zwaar voor DJI, maar geven tegelijkertijd duidelijkheid over wat er moet gebeuren de komende jaren. In de tweede helft van 2013 heeft DJI de uitvoering van het Masterplan ter hand genomen door het concreet uitwerken van maatregelen in implementatieplannen. Daarnaast zijn in 2013 al de eerste inrichtingen gesloten. Ondanks alle aandacht voor de bestrijding van de financiële problematiek is DJI er in 2013 in geslaagd om het grootste deel van de managementafspraken met de DG te realiseren. Dat geldt zowel voor de afspraken over het primaire proces als voor de afspraken op het gebied van bedrijfsvoering. In dit jaarverslag wordt nader ingegaan op de realisatie van deze managementafspraken. De komende periode vraagt om veel inzet en flexibiliteit van onze organisatie. DJI heeft echter in 2013 bewezen dat de dienst ook onder moeilijke omstandigheden als detentiespecialist in Nederland erin blijft slagen om een bijdrage te leveren aan een veiliger samenleving, het terugdringen van recidive en de voorbereiding van justitiabelen op hun terugkeer in de samenleving. Namens de hoofddirectie DJI, Peter Hennephof

Pagina 5 van 53


Pagina 6 van 53


Inhoud 1 1.1 1.2

Managementafspraken DGJS – HDJI 9 Managementafspraken omtrent Uitvoeringsprioriteiten 9 Overige managementafspraken 10

2 2.1 2.2

Toelichting managementafspraken 13 Managementafspraken omtrent Uitvoeringsprioriteiten 13 Overige managementafspraken 18

3 3.1 3.2

Risico’s 27 Uitvoering strategische risicoanalyse 27 Managementparagraaf 29

4 4.1 4.2

Personele paragraaf 31 Personele zorg 31 Integriteit 31

5 Bijlage Bijlage Bijlage Bijlage Bijlage Bijlage Bijlage Bijlage

1 2 3 4 5 6 7 8

Bijlagen 33 Informatieprotocol 35 Ontwikkeling capaciteit en financiën 37 ICT 41 Arbeidsverzuim 43 Formatie en personele bezetting 45 Uitgaven aan inhuur externen 49 Europees aanbestedingsbeleid/aanbestedingsfouten 51 Betaalgedrag 53

Pagina 7 van 53


Pagina 8 van 53


1

Managementafspraken DGJS – HDJI

In dit hoofdstuk zijn de managementafspraken voor 2013 tussen DGJS en HDJI opgenomen. Bij iedere afspraak is de stand van zaken van de uitvoering vermeld. Hierna worden eerst de managementafspraken over de uitvoeringsprioriteiten beschreven, daarna volgen de overige managementafspraken. 1.1

Managementafspraken omtrent Uitvoeringsprioriteiten

Nr. Managementafspraak en mijlpalen omtrent uitvoeringsprioriteiten

Planning realisatie

Stand van zaken

o Meerjarige strategische P&O Agenda voor GW is opgesteld.

jun 2013

vertraagd

o C oördinatie van “aantal methodiekcoaches = aantal vestigingen” is afgerond.

jun 2013

gereed

dec 2013

gereed

dec 2013

loopt

1.1 Modernisering Gevangeniswezen (MGW) - Implemenatie Het Dagprogramma, Beveiliging en Toezicht op Maat (DBT) wordt in 2013 geïmplementeerd: Thema Vakmanschap:

Thema Dagprogramma: o Project Terugkeeractiviteiten is afgerond. Thema Zorg: o Integrale Zorg Agenda is opgesteld. Thema Detentie en Re-integratie: o Gedragen en uitvoerbaar toetsingskader DBT is opgesteld.

jan 2013

gereed

o Dagprogramma (basis- en plusprogramma) is in PI’s ingevoerd.

aug 2013

vertraagd

o Aangepaste regelgeving is opgesteld.

jan 2013

in behandeling

o C ommunicatie over regelgeving heeft plaatsgevonden.

jan 2013

vertraagd

o Aangepaste wetgeving is opgesteld.

dec 2013

in behandeling

o Ondersteunende IC T is ontwikkeld.

dec 2013

vertraagd

1.2 Modernisering Gevangeniswezen (MGW) - Borging MGW wordt in 2013 gemonitord en geëvalueerd (programmamanagement): o 2-maandelijkse rapportage aan DSP opgeleverd.

gehele jaar

gereed

dec 2013

gereed

dec 2013

gereed

o Maatregelen waartoe besloten is worden door DJI uitgevoerd. De uitvoering wordt gemonitord in financiële voortgangsrapportages en A3-gesprekken.

gehele jaar via de P&C -cyclus

continu

o Besluitvorming m.b.t. eventuele aanvullende taakstellingen van een nieuw kabinet - of om eventuele besparingsverliezen m.b.t. de huidige maatregelen te dekken – wordt door DJI voorbereid / gerealiseerd.

gehele jaar (indien van toepassing)

continu

o Eindevaluatie MGW is afgerond. 1.3 Modernisering Gevangeniswezen (MGW) – Uitvoering Voor 70% van de gedetineerden met een verblijfsduur van meer dan 10 dagen is een D&Rplan opgesteld. 2.

3.

Aanpak financiële problematiek

(Integraal) capaciteitsmanagement DJI voert in 2013 integraal capaciteitsmanagement in: o DJI ontwikkelt een visie op integraal capaciteitsmanagement en formuleert DJI-brede uitgangspunten op strategisch niveau (spelregels over o.a. wijze van toedelen capaciteit) o DJI stelt een plan van aanpak incl. speerpunten op, zowel op tactisch niveau als op operationeel niveau

mrt 2013

o Het plan van aanpak wordt geïmplementeerd.

dec 2013

mrt 2013

wordt vormgegeven i.k.v. uitwerking Masterplan en reorganisatie hoofdkantoor

Pagina 9 van 53



4.

gehele jaar

op schema

dec 2013

op schema

gehele jaar

op schema

vanaf begin 2013

gereed

vanaf begin 2013

vertraagd

feb 2013

gereed

Versoberen regimes ingeslotenen DJI zal vanaf begin 2013 overgaan tot uitvoering van het sober regime 2.

9.

Stand van zaken

Versterking positie slachtoffers DJI levert – voor zover binnen de mogelijkheden van DJI - in 2013 tijdig informatie aan bij het OM/IDV, opdat slachtoffers op de hoogte kunnen worden gesteld van het einde van de detentie/maatregel of het toekennen van vrijheden aan de justitiabele 1.

8.

Planning realisatie

Uitvoeringsketen Strafrechtelijke Beslissingen (USB) / ketengovernance DJI levert in 2013 de in de opdrachtbrief van september 2012 gevraagde bijdrage in het kader van het departementale programma USB.

7.

op schema

Toekomstvast DJI Eind 2012 legt DJI een voorstel voor het in praktijk brengen en beproeven van Toekomstvast voor aan de DGJS. Bij akkoord DGJS geeft DJI in 2013 uitvoering aan dit voorstel (afronding in het voorjaar van 2014).

6.

dec 2013

Overige managementafspraken

Nr. Overige managementafspraken en mijlpalen

5.

Stand van zaken

ICT (Deltaplan) Het voor 2013 geplande deel van het IC T-deltaplan is eind 2013 uitgevoerd. In het informatieplan 2013 (gereed eind oktober 2012) is opgenomen welke concrete activiteiten dit betreft.

1.2

Planning realisatie

Elektronische detentie DJI is vanaf begin 2013 gereed om tot uitvoering van elektronisch detentie (ED) over te gaan. DJI is hiertoe in afwachting van een wetgevingstraject dat ED mogelijk maakt.

10. TBS en overige zorg DJI voert in 2013 de bij haar belegde werkzaamheden in het kader van het toekomstbestendig maken van TBS uit: o Set prestatie-indicatoren doelmatigheid is samen met FPC ’s en kerndepartement doorontwikkeld. o Ministeriële regelingen n.a.v. de wet forensische zorg zijn door DJI opgesteld.

mrt 2013

loopt

o Kaders reductie TBS-capaciteit zijn vastgesteld.

jun 2013

gereed

jul 2013

gereed

o Resultaten doorontwikkelde set prestatie-indicatoren doelmatigheid zijn met de FPC ’s besproken. o Meerjaren inkoopplan Forensische Zorg is gepubliceerd. o Eventuele afspraken met (individuele) FPC ’s over sturing op terugbrengen behandelduur gemaakt.

aug 2013

gereed

nov 2013

gereed

11. Inkoop en vernieuwing forensische zorg DJI voert in 2013 de nieuwe bekostigingssystematiek verder in: o DJI stimuleert een tijdige en correcte facturatie. o DJI start de stapsgewijze invoering van de normatieve huisvestingscomponent conform de beleidsregels van de NZa. o DJI voert het stapsgewijs terugbrengen van het vangnet (het hanteren van de oude systematiek naast de nieuwe systematiek) uit.

Pagina 10 van 53

gehele jaar

loopt

jan 2013

vertraagd

dec 2013

op schema



Planning realisatie

Stand van zaken

jun 2013

indicator is aangepast

dec 2013

vertraagd

dec 2013

VenJ-norm van 80% gerealiseerd

dec 2013

op schema

dec 2013

op schema

12. TBS en overige zorg Het NIFP heeft het streven om in het tweede kwartaal van 2013 bij 50% van de weigeraars toch een rapport met een conclusie en/of advies aan de opdrachtgever te kunnen verstrekken. 13. Arbeidsverzuim DJI realiseert in 2013 een ziekteverzuimpercentage van maximaal 6,2%. 14. Personeelsgesprekken In 2013 wordt met minimaal 90% van de medewerkers een personeelsgesprek gevoerd. DJI spant zich in voor een significante verbetering van kwaliteit en kwantiteit van de gesprekken. 15. Inkoopbeheer In 2013 zet DJI het verbetertraject door om de tekortkomingen in het inkoopproces op te lossen en borgt de verbeteringen in de inkoopprocessen van het nieuwe inkoopbesturingsmodel. 16. Compacte Rijksdienst (CRD) DJI neemt in 2013 actief deel aan (de implementatie van) die C RD-trajecten die impact hebben op de bedrijfsvoering van DJI.

Pagina 11 van 53


2

2.1

Toelichting managementafspraken

Managementafspraken omtrent Uitvoeringsprioriteiten


Planning realisatie

Stand van zaken

o Meerjarige strategische P&O Agenda voor GW is opgesteld.

jun 2013

vertraagd

o C oördinatie van “aantal methodiekcoaches = aantal vestigingen” is afgerond.

jun 2013

gereed

dec 2013

gereed

dec 2013

loopt

1.1 Modernisering Gevangeniswezen (MGW) - Implemenatie Het Dagprogramma, Beveiliging en Toezicht op Maat (DBT) wordt in 2013 geïmplementeerd: Thema Vakmanschap:

Thema Dagprogramma: o Project Terugkeeractiviteiten is afgerond. Thema Zorg: o Integrale Zorg Agenda is opgesteld. Thema Detentie en Re-integratie: o Gedragen en uitvoerbaar toetsingskader DBT is opgesteld.

jan 2013

gereed

o Dagprogramma (basis- en plusprogramma) is in PI’s ingevoerd.

aug 2013

vertraagd

o Aangepaste regelgeving is opgesteld.

jan 2013

in behandeling

o C ommunicatie over regelgeving heeft plaatsgevonden.

jan 2013

vertraagd

o Aangepaste wetgeving is opgesteld.

dec 2013

in behandeling

o Ondersteunende IC T is ontwikkeld.

dec 2013

vertraagd

1.2 Modernisering Gevangeniswezen (MGW) - Borging MGW wordt in 2013 gemonitord en geëvalueerd (programmamanagement): o 2-maandelijkse rapportage aan DSP opgeleverd. o Eindevaluatie MGW is afgerond.

gehele jaar

gereed

dec 2013

gereed

dec 2013

gereed

1.3 Modernisering Gevangeniswezen (MGW) – Uitvoering Voor 70% van de gedetineerden met een verblijfsduur van meer dan 10 dagen is een D&Rplan opgesteld.

Modernisering Gevangeniswezen – Implementatie Thema Vakmanschap GW heeft in 2013 de implementatie van de laatste onderdelen van het programma MGW ter hand genomen. In deze periode ging alle aandacht op P&O-gebied uit naar de implementatie van het Masterplan DJI. Daarbij werd veel aandacht besteed aan het ontwikkelen van mobiliteitsbeleid en het inrichten van een infrastructuur om personeel van werk naar werk te begeleiden. Hierdoor was het personeelsbeleid minder gericht op de ontwikkeling van ‘vakmanschap’ bij zittend personeel. Het opstellen van een meerjarige strategische personeelsagenda is in 2013 daarom niet gerealiseerd; in de eerste helft van 2014 stelt de sector GW de meerjarige strategische personeelsagenda alsnog op. Vakmanschap blijft van belang in een tijd waarin de sector GW moet krimpen. Het effectief gebruik van het toetsingskader DBT gericht op het promoveren en degraderen van gedetineerden, vergt personele kwaliteiten van executieven en het middenkader. Dit heeft de aandacht bij het opstellen van de P&O-agenda. Alle vestigingen van de sector GW hebben gedurende een half jaar de beschikking gehad over een methodiekcoach. De rol van de methodiekcoach is om ondersteuning te bieden binnen vestigingen bij de motiverende bejegening van Pagina 13 van 53


gedetineerden. De coördinatie van de 29 methodiekcoaches is vanuit het MGWprogramma verzorgd. Het programma verzorgde een tweedaagse inwerk- en trainingsbijeenkomst en organiseerde vervolgens maandelijks contactdagen. Thema Dagprogramma Het project terugkeeractiviteiten (TRA) is afgerond en samengevoegd met het project Re-integratie en nazorg per 1 juni 2013. De vestigingen hebben uitvoering gegeven aan TRA door bijvoorbeeld het afnemen van de Reflector en uitvoering te geven aan de training Kies voor Verandering (KVV). Deze werkzaamheden zijn nu structureel onderdeel van de uitvoering. Een deel van de uitvoering van TRA loopt door in 2014 onder de vlag van het project Re-integratie en Nazorg. Thema Zorg Doel van de zorgagenda is dat er een duidelijke regie komt op de behandeling van zorgonderwerpen. Dit moet samenhang brengen op het terrein van zorg. Daarvoor moet ten eerste een versterking van de verbinding tussen stafafdelingen, veld en ketenpartners worden gerealiseerd. Ten tweede is een herprioritering van de zorgthema’s nodig tegen de achtergrond van de bezuinigingen in het Masterplan. De opbrengsten van het project ‘Zorgagenda’ worden uiterlijk op 31 december 2014 overgedragen aan de afdeling Gezondheidszorg (GZ). Er is in 2013 in samenspraak met belanghebbenden een overzicht opgesteld van de belangrijkste zorgthema’s. Deze zijn: de bestaande sturings- en verantwoordingsstructuur van zorgactiviteiten en communicatie versterken, kwaliteitssysteem zorg, zorg continuïteit en samenwerking in de keten, kostenefficiency en -effectiviteit, kennis en wetenschap, functielandschap, kwaliteit zorgprofessionals en medischethische vraagstukken. De thema’s zijn december 2013 besproken op een werkbijeenkomst van portefeuillehouders Zorg, stafmedewerkers en deskundigen. Die dag heeft toetsing aan de bezuinigings-opdracht en de integrale zorgvisie plaatsgevonden. Op basis hiervan moet de definitieve jaaragenda 2014 worden opgesteld en geaccordeerd door het MT GW. Om de sturing van integrale zorg te verbeteren, vindt een herdefiniëring van de portefeuille Zorg plaats. Landelijk en regionaal overleg moet de verbinding tussen beleid en uitvoering verbeteren. Van belang hierbij is om de verantwoordelijkheden opnieuw te verdelen tussen sectordirectie GW, portefeuillehoudende vestigingsdirecteuren Zorg en het primair proces. Het projectteam Zorgagenda begeleidt daarvoor de afstemming tussen (sector)directie GW/DBV, het NIFP en de HD. Thema Detentie en Re-integratie Het toetsingskader DBT is opgesteld. De dagprogramma’s en het toetsingskader voor promoveren en degraderen worden op 1 maart 2014 ingevoerd. Er is vertraging ontstaan door politieke wijzigingen aan het oorspronkelijke plan voor DBT. Dit leidde tot afschaffing van de detentiefasering en daarmee het voorgestelde programma van externe vrijheden. Dit betekende forse inhoudelijke aanpassingen in productbeschrijvingen en juridische aanpassingen waardoor meer tijd nodig was. De wijzigingsregeling ligt nu voor bij wetgeving en wordt uiterlijk 28 februari 2014 gepubliceerd of zoveel eerder als mogelijk. Communicatie over de aangepaste regelgeving is pas mogelijk als de wijzigingsregeling door de staatssecretaris is getekend. Vandaar dat gestreefd wordt naar publicatie in januari 2014. De wetgeving voor ED bevat aanpassing van het gemeenschapsregime. De regeling biedt een tussenoplossing tot de wet ED ingaat.

Pagina 14 van 53


Ten aanzien van de ontwikkeling van ondersteunende ICT is de aangepaste activiteitenplanner vertraagd. Deze zal op 1 maart worden getest en daarna worden ingevoerd. Het aangepaste D&R plan is gerealiseerd op 22 januari 2014. Modernisering Gevangeniswezen – Borging TNO heeft een evaluatie opgesteld. Per 1 juli 2013 is door de DG decharge verleend aan het programma MGW. De activiteiten die zijn ontwikkeld behoren nu tot het primaire proces. In november heeft de Minister van VenJ de Mr. Gonsalves-prijs uitgereikt aan het programma. Tot 1 juli 2013 is regelmatig over de voortgang van het programma gerapporteerd aan de DG. Modernisering Gevangeniswezen – Uitvoering Op basis van de resultaten die tot nu toe beschikbaar zijn, zal het aandeel gedetineerden met een D&R-plan ultimo 2013 zeker tussen de 80 en 90% liggen. Dit is een verbetering in vergelijking met vorig jaar: in het tweede half jaar van 2012 lag het percentage nog tussen de 70 en 80%.


2.

Planning realisatie

Stand van zaken

o Maatregelen waartoe besloten is worden door DJI uitgevoerd. De uitvoering wordt gemonitord in financiële voortgangsrapportages en A3-gesprekken.

gehele jaar via de P&C cyclus

continu

o Besluitvorming m.b.t. eventuele aanvullende taakstellingen van een nieuw kabinet - of om eventuele besparingsverliezen m.b.t. de huidige maatregelen te dekken – wordt door DJI voorbereid / gerealiseerd.

gehele jaar (indien van toepassing)

continu

Aanpak financiële problematiek

Als gevolg van alle opgelegde taakstellingen en de eerder ontstane financiële problematiek is in 2013 in twee etappes het Masterplan DJI opgesteld en behandeld in de Tweede Kamer. Het eerste debat over het oorspronkelijke Masterplan heeft geleid tot het afzien van elektronische detentie ‘aan de voorkant’. Het besparingsverlies dat hierdoor zou ontstaan, is opgevangen door een bijdrage uit de VenJ-prijsbijstellingstranche 2012 van € 69 mln structureel. In het Masterplan wordt uiteengezet welke maatregelen er worden genomen en welke problematiek hiermee wordt opgelost. DJI heeft in 2013 de uitvoering van het Masterplan ter hand genomen, door het concreet uitwerken van maatregelen in implementatieplannen. Daarbij wordt specifiek gelet op de monitoring van de uitvoering van de maatregelen, opdat in de kwartaalrapportages verslag kan worden gedaan over de vorderingen hierin. Daarnaast zijn al in 2013 de eerste inrichtingen gesloten en is reeds op 3 april een convenant gesloten met de Vereniging Gehandicaptenzorg Nederland en GGZ Nederland, waarin wordt gekomen tot een vermindering van de kosten waarbij tegelijkertijd een toekomstbestendig zorgveld wordt overgehouden. Aan het einde van het jaar is het risico op de noodzaak tot nieuwe maatregelen toegenomen, met name als gevolg aanvullende taakstellingen in het gesloten herfstakkoord. Daarnaast is er sprake van een aantal onvermijdelijke tegenvallers en intensiveringen. Over deze tegenvallers en intensiveringen wordt besloten in het kader van de begrotingsvoorbereiding 2015. Halverwege december 2013 is de PMJ 2015 vastgesteld. De geraamde behoefte aan celcapaciteit ligt hierin lager dan de begrote celcapaciteit in de begroting 2014. De uitkomsten van de PMJ worden betrokken in de begrotingsvoorbereiding 2015. Pagina 15 van 53



3.

Planning realisatie

Stand van zaken

(Integraal) capaciteitsmanagement DJI voert in 2013 integraal capaciteitsmanagement in: o DJI ontwikkelt een visie op integraal capaciteitsmanagement en formuleert DJI-brede uitgangspunten op strategisch niveau (spelregels over o.a. wijze van toedelen capaciteit) o DJI stelt een plan van aanpak incl. speerpunten op, zowel op tactisch niveau (samenbrengen diverse aspecten zoals omvang gebouw, locatie en regime) als op operationeel niveau (inzicht fysieke voorraad gebouwen, MPC ’s, doelgroepen en lengte huurcontract). o Het plan van aanpak wordt geïmplementeerd. Hierbij wordt o.a. aandacht besteed aan regimaire uitwisselingsmogelijkheden in gebouwen, haalbaarheid gezamenlijke reservecapaciteit, opbouw portfolio van huurcontracten gebouwen en gebruik instrument Multi C riteria Analyse.

mrt 2013

mrt 2013

wordt vormgegeven i.k.v. uitwerking Masterplan en reorganisatie hoofdkantoor

dec 2013

In het DJI jaarplan 2013 was integraal capaciteitsmanagement als afzonderlijk speerpunt opgenomen. In de loop van 2013 is het onderwerp als afzonderlijk speerpunt vervallen en is de doorontwikkeling van capaciteitsmanagement ondergebracht in andere, lopende trajecten. Integraal capaciteitsmanagement wordt enerzijds vormgegeven in het kader van de uitwerking van de maatregelen uit het Masterplan. Hierover wordt afzonderlijk gerapporteerd. Anderzijds maakt integraal capaciteitsmanagement onderdeel uit van de reorganisatie van het hoofdkantoor. Tot die tijd - en in lijn met het Masterplan - zal de intensieve sectoroverstijgende samenwerking binnen het Capaciteitsmanagers Overleg (CMO) worden voortgezet.


4.

Planning realisatie

Stand van zaken

dec 2013

op schema

ICT (Deltaplan) Het voor 2013 geplande deel van het IC T-deltaplan is eind 2013 uitgevoerd. In het informatieplan 2013 is opgenomen welke concrete activiteiten dit betreft.

De zeven pijlers van het ICT-deltaplan betreffen: 1. Het opbouwen van een professionele ICT regieorganisatie 2. Het versterken van de deskundigheid in de ICT-fabriek 3. Opstellen van toekomstvaste landschapskaart 4. Integratie in één rekencentrum 5. Vervanging totale serverpark (+ werkplekken) 6. Vervanging van het netwerk in alle PI's (mobiel) 7. Totale applicatielandschap (ketengericht) ontwerpen en vervangen 1. Het opbouwen van een professionele ICT regieorganisatie De continue ontwikkeling richting een professionele regieorganisatie is zichtbaar in de omgang met de leverancier(s): het afgelopen jaar heeft de directie DI met SSC-I gewerkt aan het verzakelijken van de onderlinge relatie. De ontwikkeling is tevens zichtbaar in de omgang met de opdrachtgevers: de voorbereiding van de besluitvorming in de iBoard is door een vernieuwd portfolioproces verbeterd. Tot slot is het zichtbaar in de inspanningen om de O&F te herijken (door de benodigde competenties voor een regieorganisatie in de formatie te beleggen). 2. Het versterken van de deskundigheid in de ICT-fabriek De reorganisatie van SSC-I is afgerond. Bij de verdere implementatie zullen opleidingsoverzichten per kennisgebied worden opgesteld. Voor iedere medewerker

Pagina 16 van 53


worden vervolgens passende opleidingsplannen opgesteld. Waar nodig zullen opleidingen gezamenlijk worden opgepakt. 3. Opstellen van toekomstvaste landschapskaart In 2013 is het bestemmingsplan verder uitgebreid en de architectuurfunctie versterkt. Er wordt nu gewerkt aan de uitwerking van de architectuur in bedrijfsvoering en keten en de inrichting van het proces. In het afgelopen jaar hebben een tweetal workshops plaats gevonden voor de aanpassingen aan het bestemmingsplan / landschapskaart als voorbereiding voor de op te leveren geactualiseerde versie van het bestemmingsplan. 4. Integratie in één rekencentrum (project 3V) Onder de vlag van Compacte Rijksdienst/Programma Consolidatie Datacenters Rijk loopt een traject om in samenwerking met Rijkswaterstaat een rekencentrum aan te besteden. In januari werd de housing vanuit RWS voor alle deelnemende partijen in het Rekencentrum gegund aan Equinix. Rijkswaterstaat en Equinix hebben inmiddels het contract getekend voor het nieuwe rekencentrum, waar ook SSC-I/DJI de ICTinfrastructuur gaat onderbrengen. In juni heeft DJI het rekencentrum in gebruik genomen door de verhuizing van de landelijke werkplek-omgeving vanuit het rekencentrum te Veenhuizen naar Amsterdam. Op basis van het ontwerp van de infrastructuur is met vertraging van enkele maanden recent de aanbesteding van de hardware afgerond. In 2014 zal de nieuwe basis infrastructuur geïmplementeerd worden en zulllen de applicaties vanuit de 5 bestaande datacentres naar het nieuwe rekencentrum verhuizen. Eind 2014 is het rekencentrum volledig operationeel. 5. Vervanging totale serverpark (+ werkplekken) Het project Toekomstvaste Basis ICT-infrastructuur SSC-I (TOBIS) is ondergebracht binnen het project 3V, omdat er raakvlakken en soms overlap werden geconstateerd. Verhuizing van de applicaties naar het nieuwe rekencentrum zal plaatsvinden in 2014. De Landelijke Werkplek Standaard (LWS) is nagenoeg volledig uitgerold. Het project zal op korte termijn formeel worden afgerond. 6. Vervanging van het netwerk in alle PI's (mobiel) In het project Wifi worden de PI’s, rekening houdend met de sluitingen van inrichtingen in het Masterplan, van Wifi voorzien. SSC-I brengt in kaart welke eventuele knelpunten dit op kan leveren in lokale netwerken en waar een aanpassing van de bekabeling nodig is. Indien noodzakelijk wordt hiervoor een totaal vernieuwingsplan opgesteld. 7. Totale applicatielandschap (ketengericht) ontwerpen en vervangen Het programma Vernieuwing Informatievoorziening DJI – dat primair beoogt pijler 7 van het Deltaplan 7x7 te realiseren – verloopt volgens plan. De in behandeling genomen verdiepingen uit het "Informatiehuis DJI" kennen een vastgesteld projectplan en hebben een projectbemensing. Het programma heeft op de verschillende verdiepingen zes deelprojecten gestart, waarvan er 2 ("voorbereiding kernregistratie Personen & Identiteit" en "Proeftuin") inmiddels zijn afgerond. De feitelijke realisatie van de kernregistratie P&I is in samenwerking met SSC-I ter hand genomen. De aanbesteding van een Jail Management oplossing (JMO) is eind december gepubliceerd. Ook de projecten die voortvloeien uit het Masterplan GW, te weten Elektronische Detentie (ED) en Zelfbediening Justitiabelen (ZBJ), verlopen voortvarend: voor ED is de aanbesteding gepubliceerd, voor ZBJ zijn de voorbereidingen van de aanbesteding in een vergevorderd stadium. Verder is in december succesvol het Elektronisch Patiënten Dossier (EPD) in gebruik genomen, waarmee (tijdig) voldaan is aan een belangrijke eis die door de Inspectie Gezondheidszorg (IGZ) en de Nederlandse zorgautoriteit (NZA) gesteld zijn. Pagina 17 van 53


2.2

Overige managementafspraken DJI-breed


5.

Planning realisatie

Stand van zaken

gehele jaar

op schema

Toekomstvast DJI Eind 2012 legt DJI een voorstel voor het in praktijk brengen en beproeven van Toekomstvast voor aan de DGJS. Bij akkoord DGJS geeft DJI in 2013 uitvoering aan dit voorstel (afronding in het voorjaar van 2014).

De kern van de Toekomstvast-activiteiten bestaat uit: proeftuinen, nadere analyses en het volgen van zogenaamde no regrets. Vanuit de denkfase waarin de contouren van het toekomstbeeld van DJI concreet zijn gemaakt (fase 2), is inmiddels de omslag gemaakt van denken naar doen (fase 3). De denklijn (toekomstvisie) die is ontwikkeld, wordt momenteel in de praktijk getoetst en toegepast. Proeftuinen Hoewel twee van de drie proeftuinen later startten en de derde proeftuin vertraging ondervindt door het moeizaam tot stand komen van de randvoorwaarden, is het nog steeds de verwachting dat afronding op 1 juli 2014 zal plaatsvinden. De proeftuin 48-uursscreening loopt sinds eind februari 2013. De voorbereidende fase is in 2013 afgerond, de experimentfase start begin 2014. De proeftuin regionale voorziening is gestart op 3 september. De voorbereidende fase is in 2013 afgerond, op 1 februari 2014 zal de experimentfase starten. De proeftuin centrale voorziening is in 2013 voorbereid. Door het vertrek van de projectleider en de moeizame werving van een nieuwe projectleider zal de experimentfase van deze proeftuin naar verwachting opschuiven naar april 2014. Bij de proeftuinen wordt de work-out methode gebruikt, waarbij gezamenlijk met uitvoerende medewerkers gewerkt wordt aan vernieuwing. De eerste ervaringen in de proeftuin 48-uurs plaatsing hiermee zijn positief. In de proeftuinen komen onderwerpen aan de orde die invulling geven aan de thema’s uit het Masterplan. Nadere analyses De nadere analyse technologie is in uitvoering. De eerste fase (analyse van de aanwezige technologieën binnen DJI) is medio 2013 afgerond en de tweede fase (inventarisatie van kansrijke technologieën voor de toekomst) is eind 2013 afgerond. De nadere analyse naar de expertrol van DJI is geborgd in lopende activiteiten binnen DBO/ASK. No regrets Het team Toekomstvast is alert op kansrijke lopende of startende ontwikkelingen binnen DJI die in lijn zijn met de toekomstvisie, zogenaamde no regrets. Hierbij wordt waar mogelijk de verbinding gelegd met het Masterplan van DJI. Dit is going concern voor het team Toekomstvast, met het doel om te stimuleren om DJI breed waar mogelijk stappen te zetten richting het toekomstbeeld. Communicatie Er is een intranetsite aangemaakt over Toekomstvast DJI. Tevens is er een klein boekje over de Toekomstvisie opgesteld voor de brede DJI-doelgroep ter verspreiding aan geïnteresseerden binnen DJI of onder participerende ketenpartners. Pagina 18 van 53



6.

Planning realisatie

Stand van zaken

dec 2013

op schema

Uitvoeringsketen Strafrechtelijke Beslissingen (USB) / ketengovernance DJI levert in 2013 de in de opdrachtbrief van september 2012 gevraagde bijdrage in het kader van het departementale programma USB.

In 2013 heeft DJI actief geparticipeerd in het departementale programma USB en heeft in dat kader de voor 2013 van haar gevraagde bijdrage geleverd: - In 2013 is voldaan aan de hoofdopdracht voor DJI, namelijk het in samenwerking met het CJIB opstellen van een impactanalyse DJI-CJIB. Deze beschrijft de overdracht van administratieve taken van bevolkingsadministraties van GW en DBV alsmede enkele taken van de afdeling BCL (hoofdkantoor) aan het CJIB (AICE). Tussen de hoofddirectie DJI en de algemeen directeur van het CJIB is overeenstemming bereikt over de impactanalyse. De vaststellingsprocedure bij het bestuursdepartement (Topberaad Executie) vindt in het eerste kwartaal van 2014 plaats. - In samenwerking met JustID is een plan van aanpak INJUS 2 (Informatieportaal justitiabelen 2) opgesteld. Vervolgens zijn de prefase en de initiatiefase opgestart en afgerond. De analysefase is in uitvoering. Deze loopt tot 1-2-2014. Daarna volgen de realisatiefase en de nazorgfase (tot 1-11-2014). - Verder heeft DJI bijdragen geleverd aan de verbetering van de informatieoverdracht tussen het OM en DJI (nieuw formulier ‘adviesaanvraag vrijheden gedetineerden’), het verbeteren van de kwaliteit van managementinformatie (KPI’s) en het project exclusief volgen (dat tot doel heeft een nieuwe infrastructuur te ontwikkelen voor de informatie-uitwisseling tussen ketenpartners over gedetineerden). - Als vervolg op de verkennende business case “Versterken executie door slimmer vervoeren” is van mei tot en met oktober 2013 een pilot uitgevoerd in de keten, waarbij de Politie en de Dienst Vervoer en Ondersteuning (DV&O DJI) de belangrijkste participanten zijn geweest. De belangrijkste stelling van de verkennende business case is dat het onderbrengen van het rechtsgangvervoer (het binnen- en bovenarrondissementale vervoer) bij één uitvoerende partij (DJIDV&O), efficiencywinst oplevert voor de keten. Deze winst zou dan (deels) elders in de keten kunnen worden ingezet als ondersteuning bij primaire taken, zoals het executeren van (boete)vonnissen. In de pilot zijn gegevens verzameld om deze stelling te onderbouwen of te weerleggen. Het resultaat onderschrijft de stelling uit de verkennende business case. Dit wordt uitgewerkt in een definitieve business case die met een bijbehorend uitvoeringsplan in het eerste trimester van 2014 ter besluitvorming aan de lijn van het departement wordt voorgelegd. - Het Topberaad Jeugd heeft ingestemd met de routering van alle jeugdsancties via het CJIB (AICE). Er komt een vervolgproject binnen het Programma Jeugdcriminaliteit en Jeugdgroepen, waarin concreet wordt gekeken hoe de ingeschatte besparing uitgevoerd kan worden en in welk tempo. JJI wenst eerst de samenvoeging van de rijksinrichtingen af te ronden voordat er taken worden overdragen. Het betreft de overdracht van taken van zowel preventieve hechtenis als jeugddetentie en PIJ. - Ten aanzien van DForZo wordt gewacht op de ervaringen bij het Gevangeniswezen en Jeugd met zowel de overdracht van administratieve taken als de praktijkervaringen met de uitvoering van administratieve taken door het CJIB (AICE). Vervolgens wordt besloten of het zinvol is voor DForZo een verdiepingsonderzoek uit te voeren naar de eventuele overdracht van administratieve taken aan het CJIB (AICE). Pagina 19 van 53



7.

Planning realisatie

Stand van zaken

gehele jaar

op schema

Versterking positie slachtoffers DJI levert – voor zover binnen de mogelijkheden van DJI - in 2013 tijdig informatie aan bij het OM/IDV, opdat slachtoffers op de hoogte kunnen worden gesteld van het einde van de detentie/maatregel of het toekennen van vrijheden aan de justitiabele 1.

DJI levert bij het Informatiepunt Detentieverloop (IDV) van het Openbaar Ministerie informatie aan opdat slachtoffers op de hoogte worden gesteld van het einde van detentie/maatregelen of het toekennen van vrijheden aan justitiabelen. Het gaat hierbij om alle vormen van meldingen aan het IDV door DJI: verlof, regimefasering, einddatum en meldingen in het kader van de Tv-uitzending van Buch in de Bajes. Rauwelijks confrontatie van slachtoffers met daders kan zo worden voorkomen. Gevangeniswezen Van de meldingen aan het IDV is 97,5% tijdig gedaan (voor december is een voorlopige schatting gemaakt). Er zijn 105 excuusbrieven verstuurd. De meldingen over vrijheden, regimair verlof, incidenteel verlof en algemeen verlof zijn vrijwel allemaal tijdig. De tijdigheid van meldingen over de einddatum van detentie levert nog problemen op. In januari 2014 start een proef om meldingen op basis van einddatum via InJus te laten verlopen. Dit betekent dat de melding automatisch wordt gedaan, waardoor de foutgevoeligheid afneemt. De verwachting is dat hierdoor ook deze meldingen volledig tijdig plaatsvinden. Forensische Zorg Jaarlijks doet DForZo ruim 1100 meldingen van verleende verlofmachtigingen aan het IDV. Daarbij komen vanuit de afdeling plaatsing de nieuwe opnames. Dit zijn er jaarlijks iets meer dan 100. Indien een melding niet tijdig gedaan wordt, volgt een excuusbrief. 8 Slachtoffers hebben in 2013 een excuusbrief ontvangen. DForZo neemt, evenals de andere sectoren, deel aan het project InJus 2.0. De meldingen zullen op termijn digitaal verlopen. Per 1 januari 2014 geldt een nieuw format voor de verlofaanvraag ten behoeve van terbeschikkinggestelden of anderszins verpleegden. Hierin is een nieuwe slachtofferbox opgenomen. FPC’s geven gedetailleerde informatie ten aanzien van de verblijfplaats en de behoeften van een slachtoffer. Zij halen deze informatie bij de ketenpartner. In samenwerking met deze ketenpartners, Slachtofferhulp Nederland, Stichting Slachtoffer in Beeld en het Informatiepunt Detentieverloop van het OM, wordt een tour langs alle FPC’s georganiseerd. Kennismaking en uitwerking van het slachtofferonderzoek bij verlofaanvragen staan centraal. Deze tour staat gepland voor begin 2014. Justitiële Jeugdinrichtingen Het aantal meldingen ligt rond de 250 per jaar. En het aantal bekende fouten is minder dan 4 geweest in 2013. Einde detentie wordt door de SDJJI niet gemeld, om de reden dat de informatie niet bekend is. De informatie zou bij de inrichting opgehaald moeten worden. Ook het einde van de PIJ wordt niet gemeld. Het is vooraf niet bekend wanneer de rechtbank de PIJ-maatregel beëindigd. Dit wordt op een later moment bekend, namelijk op het vonnis. Betreffende justitiabele is dan geruime tijd in vrijheid gesteld. Als er voorafgaand aan het einde van de PIJ verlof is ingezet, dan is het OM daar van op de hoogte gebracht.

Pagina 20 van 53


Gevangeniswezen Nr. Overige managementafspraken en mijlpalen

8.

Planning realisatie

Stand van zaken

vanaf begin 2013

Gereed

Versoberen regimes ingeslotenen DJI zal vanaf begin 2013 overgaan tot uitvoering van het sober regime.

Het sobere regime is vanaf 1 januari 2014 ingevoerd voor arrestanten. Dit betekent dat zij een basisprogramma hebben van 28 uur zonder arbeid.


9.

Planning realisatie

Stand van zaken

vanaf begin 2013

vertraagd

Elektronische detentie DJI is vanaf begin 2013 gereed om tot uitvoering van elektronisch detentie (ED) over te gaan. DJI is hiertoe in afwachting van een wetgevingstraject dat ED mogelijk maakt.

De invoering van ED is afhankelijk van het aannemen van de Wet ED. Oorspronkelijk stond de behandeling van het wetsvoorstel gepland voor 2013 en zou invoering plaatsvinden op 1 januari 2014. In verband met negatieve reacties van de ketenpartners en een negatief advies van de Raad van State is er vertraging gekomen in dit traject. Het wetsvoorstel moest hierop worden aangepast en opnieuw langs de Ministerraad. Dat heeft tot gevolg dat het wetsvoorstel in 2014 nog moet worden behandeld in de Tweede en Eerste Kamer. Vooralsnog wordt er van uitgegaan dat invoering gaat plaatsvinden op 1 juli 2014. Om de organisatie hiervoor klaar te maken is de aanbesteding van de techniek en de middelen gestart. Forensische Zorg Nr. Overige managementafspraken en mijlpalen

Planning realisatie

Stand van zaken

feb 2013

gereed

10. TBS en overige zorg DJI voert in 2013 de bij haar belegde werkzaamheden in het kader van het toekomstbestendig maken van TBS uit: o Set prestatie-indicatoren doelmatigheid is samen met FPC ’s en kerndepartement doorontwikkeld. o Ministeriële regelingen n.a.v. de wet forensische zorg zijn door DJI opgesteld.

mrt 2013

loopt

o Kaders reductie TBS-capaciteit zijn vastgesteld.

jun 2013

gereed

jul 2013

gereed

o Resultaten doorontwikkelde set prestatie-indicatoren doelmatigheid zijn met de FPC ’s besproken. o Meerjaren inkoopplan TBS-capaciteit is gepubliceerd. o Eventuele afspraken met (individuele) FPC ’s over sturing op terugbrengen behandelduur gemaakt.

aug 2013

gereed

nov 2013

gereed

Prestatie-indicatoren doelmatigheid De operationalisatie van een aantal aanvullende indicatoren heeft plaatsgevonden. Deze zijn vastgesteld en verstrekt ten behoeve van het jaarverslag 2013. De indicatoren hebben betrekking op de voortgang van de verlofmarges, zowel onbegeleid als transmuraal, en de risicotaxatie. In de eerste helft van 2013 heeft het WODC haar haalbaarheidsonderzoek opgeleverd naar de mogelijkheid om met terugwerkende kracht (d.w.z. justitiabelen ingestroomd in forensische zorg voor Pagina 21 van 53


2012) een recidivemeting uit te voeren van de strafrechtelijke forensische zorg titels. Voor de titels waarbij dit mogelijk is, wordt vanaf begin 2014 de eerste meting uitgevoerd. Daarnaast is het WODC bezig met het opzetten van de structurele recidivemeting van de verschillende forensische zorgtitels conform de recidivemonitor van het WODC, welke periodiek zal worden opgeleverd. Ministeriele regelingen n.a.v. de Wet Forensische Zorg DForZo neemt vanuit verschillende afdelingen deel aan een BD/DJI werkgroep die de invoering voorbereidt. Op 18 december 2012 heeft de Tweede Kamer het wetsvoorstel WFZ aangenomen. De vaste commissie van Veiligheid en Justitie van de Eerste Kamer heeft op 9 juli 2013 besloten dat er een tweede schriftelijke ronde komt. De Nadere Memorie van Antwoord zal mede de input vormen voor de Algemene maatregel van Bestuur (AMvB) en de Ministeriële Regeling (MR). De behandeling in de Eerste Kamer is leidend voor de inwerkingtreding van de WFZ en de onderliggende regelgeving. Inwerkingtreding van de wet wordt voorzien op 1 juli 2014, uitgezonderd van de Inkoop systematiek, deze zal op 1 januari 2015 volgen. Kaders Reductie TBS-capaciteit Het Implementatieplan Capaciteitsreductie TBS wordt vertaald naar de praktijk. Met de te sluiten FPC’s wordt overleg gevoerd over de uitgangspunten voor de afbouw van de capaciteit. Met de overige FPC’s wordt afstemming gezocht over de wijze van overplaatsing van de patiënten uit de te sluiten klinieken. Prestatie-indicatoren doelmatigheid bespreken met FPC’s De indicatoren over 2012 zijn in mei 2013 verstrekt en opgenomen in het jaarverslag 2012. Ze zijn besproken tijdens het jaarverslaggesprek zomer 2013. Met het Landelijk Beraad Hoogst Inhoudelijk Verantwoordelijken heeft afstemming plaatsgevonden over zowel inhoud als normering van de indicatoren. In het Onderling Directeuren Overleg van juni en per brief van 11 juli is tevens medegedeeld dat per 2015 (financiële) consequenties worden verbonden aan de scores op de prestatie-indicatoren. Meerjaren inkoopplan Forensische zorg De convenantsafspraken die zijn gemaakt met het veld, vertegenwoordigd door GGZ Nederland en Vereniging Gehandicaptenzorg Nederland, zijn vastgelegd in de Meerjarenovereenkomst forensische zorg 2013-2017. In het meerjarenbeleid is daarnaast weergegeven hoe DForZo invulling wil geven aan de inkoop van Forensische zorg en welke doelstellingen zij wil realiseren. De speerpunten van het meerjarenbeleid 2014-2017 zijn: - Meer ambulante en laag-beveiligde klinische zorg en minder hoog-beveiligde klinische zorg - Inkopen en differentiëren op basis van kwaliteit - Bijdragen aan de verbetering van de continuïteit van zorg Het Meerjarenbeleid Inkoop forensische zorg 2014-2017 is op 16 augustus gepubliceerd op de website www.forensischezorg.nl. Sturing op terugbrengen behandelduur Het terugbrengen van de behandelduur naar acht jaar is als collectieve afspraak vastgelegd in het convenant met koepelorganisaties en wordt door de gezamenlijke Taskforce met het veld verder uitgewerkt. In januari start dhr. Bas Eenhoorn als voorzitter van de Taskforce met zijn opdracht. Het terugdringen van de behandelduur is tevens onderdeel van de prestatie-indicatoren doelmatigheid, waarop de FPC’s vanaf 2015 worden afgerekend.

Pagina 22 van 53



Planning realisatie

Stand van zaken

11. Inkoop en vernieuwing forensische zorg DJI voert in 2013 de nieuwe bekostigingssystematiek verder in: o DJI stimuleert een tijdige en correcte facturatie. o DJI start de stapsgewijze invoering van de normatieve huisvestingscomponent conform de beleidsregels van de NZa. o DJI voert het stapsgewijs terugbrengen van het vangnet (het hanteren van de oude systematiek naast de nieuwe systematiek) uit.

gehele jaar

loopt

jan 2013

vertraagd

dec 2013

op schema

Tijdige en correcte facturatie DB(B)C-facturatie is in 2013 verder op gang gekomen, zij het dat nog niet iedere zorgaanbieder even volledig factureert. De volledigheid neemt wel toe. De introductie van een aangepast format van facturen heeft daarentegen (mede om automatiseringsredenen) voor vertraging gezorgd, ook aan de zijde van DForZo. In 2014 moet de DB(B)C-facturatie verder worden ingeregeld en afgestemd. Het behoeft nog wel de volle aandacht van de zijde van DForZo. Normatieve huisvestingscomponent (NHC) De NZa heeft eind december na lang aandringen van de zijde van DForZo de beleidsregel aangaande de NHC in concept uitgebracht. De op- en aanmerkingen van DForZo hebben de NZa ertoe doen besluiten de beleidsregel terug te trekken en nog niet uit te brengen. Naar verwachting komt de NZa in januari opnieuw uit met de betreffende beleidsregel. Terugbrengen vangnet In 2013 is dit conform de aanwijzing van de NZa gedaan en is het aandeel DB(B)C in de afrekening op 5% gesteld. Tijdens de afrekening 2013 (medio juni 2014) zal dit meegenomen worden in de eindafrekening per instelling. Voor 2014 geldt wederom een DB(B)C percentage van 5%, vastgesteld door de NZa. Landelijke diensten: NIFP Nr. Overige managementafspraken en mijlpalen

Planning realisatie

Stand van zaken

jun 2013

indicator is aangepast

12. TBS en overige zorg Het NIFP heeft het streven om in het tweede kwartaal 2013 bij 50% van de weigeraars toch een rapport met een conclusie en/of advies aan de opdrachtgever te kunnen verstrekken.

Vanuit het oogpunt van de veiligheid van de samenleving en het beschermen van de belangen van (toekomstige) slachtoffers acht de regering het ontoelaatbaar wanneer aan een verdachte van een zeer ernstig delict geen tbs-maatregel kan worden opgelegd (terwijl dit de meest geëigende maatregel zou zijn ter voorkoming van recidive), omdat als gevolg van het niet meewerken aan de observatie geen geestesstoornis kan worden vastgesteld. In de loop van 2013 heeft de staatssecretaris ingestemd met het hanteren van een nieuwe prestatie-indicator voor de weigerachtigen. De nieuwe indicator focust op het beschikbaar stellen van zoveel mogelijk informatie over de psychische gesteldheid van de verdachte. De tbs-maatregel kan namelijk ook door de rechter worden opgelegd zonder een advies in die richting in de pro Justitia-rapportage, mits kan worden vastgesteld dat bij de verdachte sprake is van een gebrekkige Pagina 23 van 53


ontwikkeling of ziekelijke stoornis van de geestesvermogens. Het NIFP rapporteert over de onderstaande deelvragen, waardoor informatie over de psychische gesteldheid van de dader kan worden gegenereerd ook als de rapportage niet kan worden besloten met een formeel advies. De rechter wordt zo in de gelegenheid gesteld om de gedeelten van de pro Justitia-rapportage die wél konden worden opgesteld, te betrekken bij het vonnis. Daarbij zal de rechter ook rekening houden met het feit dat de deskundige ter zake heeft geoordeeld dat een concludent advies niet kon worden geformuleerd. In de periode 1 mei 2013 tot 1 sept 2013 was de stand van zaken als volgt: Volledige medewerking

Gedeeltelijke medewerking

Geen medewerking

Symptomen waargenomen

100%

100%

83,8%

Diagnosen genoemd / uitgesloten

100%

100%

81,1%

Aanwezigheid ziekelijke stoornis / gebrekkige ontwikkeling

100%

87,5%

35,1%

Gelijktijdigheid stoornis – delict

100%

62,5%

29,7%

Doorwerking stoornis – delict

100%

25%

16,2%

Conclusie toerekeningsvatbaarheid

100%

25%

18,9%

Risicoanalyse uitgevoerd

100%

37,5%

10,8%

Maatregeladvies

100%

25%

18,9%

Bedrijfsvoering Nr. Overige managementafspraken en mijlpalen

Planning realisatie

Stand van zaken

dec 2013

vertraagd

13. Arbeidsverzuim DJI realiseert in 2013 een ziekteverzuimpercentage van maximaal 6,2%.

De extra inzet van verzuimcoaches en re-integratieadviseurs, waar vanaf het voorjaar van 2012 gebruik van kon worden gemaakt, heeft een positief effect gehad op het verzuim. Het verzuim is ook in 2013 verder gedaald. DJI behaalt over heel 2013 een score van 6,4%. De doelstelling die DJI in het jaarplan 2013 voor ogen had (6,2%), wordt hiermee net niet gehaald. Voor meer informatie over verzuim en het verzuimbeleid wordt verwezen naar bijlage 4 (Arbeidsverzuim). Nr. Overige managementafspraken en mijlpalen

Planning realisatie

Stand van zaken

dec 2013

VenJ-norm van 80% gerealiseerd

14. Personeelsgesprekken In 2013 wordt met minimaal 90% van de medewerkers een personeelsgesprek gevoerd. DJI spant zich in voor een significante verbetering van kwaliteit en kwantiteit van de gesprekken.

Ook in 2013 gaf DJI veel prioriteit aan de kwantiteit en kwaliteit van de personeelsgesprekken. Er is een geactualiseerde circulaire inclusief een uitgebreide handleiding gerealiseerd, het proces van informatievoorziening is geoptimaliseerd en monitoring en sturing op de realisatie van de gesprekken stond centraal. Pagina 24 van 53


Over het jaar 2013 heeft DJI met 80,6% (peildatum 14-01-2014) van de medewerkers het personeelsgesprek gevoerd en vastgelegd en hiermee de VenJ norm van 80% behaald. DJI verwacht dat het behaalde percentage nog wat hoger wordt, omdat een aantal personeelsgesprekken dat eind 2013 is (in)gevoerd nog niet volledig het proces in de P-Direkt portal heeft doorlopen. Uiteraard blijft het onderwerp personeelsgesprekken ook voor 2014 een speerpunt, onder andere in de A3-gesprekken binnen DJI. Nr. Overige managementafspraken en mijlpalen

Planning realisatie

Stand van zaken

dec 2013

op schema

15. Inkoopbeheer In 2013 zet DJI het verbetertraject door om de tekortkomingen in het inkoopproces op te lossen en borgt de verbeteringen in de inkoopprocessen van het nieuwe inkoopbesturingsmodel.

In 2013 is de verbetering in het inkoopbeheer doorgezet. Door de onophoudelijke aandacht die uitgaat vanuit het lijnmanagement naar inkoopbeheer is DJI erin geslaagd om het bedrag aan geconstateerde onrechtmatigheden terug te brengen tot een, bij het inkoopvolume van DJI behorend, meer dan aanvaardbaar niveau. Het totale inkoopvolume over 2013 bedroeg € 1.030.711.000 incl. inkoop Forensische zorg. Hiervan is € 9.483.723 als geconstateerde onrechtmatigheid bestempeld, waarvan € 2.021.472 overigens niet aan DJI is toe te rekenen; dit betreffen vertragingen in Rijksbrede of VenJ brede aanbestedingstrajecten. Vervolgens resteert € 7.462.251 aan beïnvloedbare onrechtmatigheden. Het percentage aan beïnvloedbare geconstateerde onrechtmatigheden bedraagt 0,77% (€ 7.462.251 / (€ 1.030.710.998 minus € 63.292.689 inbestedingen) x 100). Door de inzet van demandmanagers die (naast het in beeld houden van de DJI brede spend, de inkoopbehoefte, de inkoopbundeling en de eisen en wensen vanuit de business van DJI) belast zijn met het gedelegeerd opdrachtgeverschap bij de DJI brede aanbestedingstrajecten, wordt geborgd dat de Hoofddirectie in control is op de voortgang van de Europese aanbestedingstrajecten. Tevens verzorgen de demandmanagers de aansluiting op het rijksbreed categoriemanagement, zodat ook op dat vlak de DJI belangen geborgd zijn. De uitvoering van de (EU) aanbestedingstrajecten ligt bij het IUC DJI. Nr. Overige managementafspraken en mijlpalen

Planning realisatie

Stand van zaken

dec 2013

op schema

16. Compacte Rijksdienst (CRD) DJI neemt in 2013 actief deel aan (de implementatie van) die C RD-trajecten die impact hebben op de bedrijfsvoering van DJI.

Het SSC DJI beschouwt de Compacte Rijksdienst als de belangrijkste richtinggevende ontwikkeling voor zijn toekomstplannen. Bij het uitwerken van de gevolgen van het Masterplan voor het SSC DJI heeft het SSC DJI de Compacte Rijksdienst dan ook nadrukkelijk als leidraad gehanteerd. Ter versterking van de positie als potentiële leverancier voor klanten binnen V&J en de rijksoverheid is in 2013 het serviceportaal doorontwikkeld. Daarnaast is het SSC DJI aangewezen als IUC en de voorbereiding voor de oprichting per 1-1-2014 heeft centraal gestaan in de tweede helft 2013. In het kader van het project optimaal verbinden is het team Pagina 25 van 53


digitaliseren P-dossiers van het SSC DJI als eerste rijksonderdeel (als pilot) overgegaan naar P-direkt. SSC DJI heeft in het laatste kwartaal geparticipeerd in de interdepartementale inventarisatie rond SGO5. Onderdeel van het programma Compacte Rijksdienst is tevens het samenvoegen van ICT-activiteiten. DJI SSC-I participeert in CRD-trajecten en wel op de volgende manieren: - Programma consolidatie datacenters (PCDC): Met RWS is DJI SSC-I de trekker geweest van de aanbesteding van een nieuwe datacenter. Die aanbesteding is gegund en de eerste dienst, de landelijke werkplekdienst van DJI (LWD-DJI), is gemigreerd. De minitender voor de aanschaf van de private cloud is gegund en na een kort geding is de bestelling geplaatst. - EMR en categoriemanagement mobiele werkplek: DJI SSC-I is portefeuillehouder voor Enterprise Mobility Rijksoverheid en zet de inhoudelijke koers uit met visiedocumenten en een targetarchitectuur. Ook levert DJI SSC-I tabletdiensten aan onderdelen binnen VenJ. DJI-SSC-I is kwartiermaker categoriemanagement mobiele werkplek om rijksbrede inkoop hiervan vorm te geven. - LWD-DJI DWR compliant: De landelijke werkplekdienst van DJI is compliant met de Digitale Werkplek Rijk. Dit maakt samenwerking met andere overheidsorganisaties en gebruik van rijksbrede functionaliteiten eenvoudiger. - ICT-diensten buiten DJI: Met diverse partijen worden gesprekken gevoerd om aan hen diensten te leveren. Het gaat hierbij om diensten op het gebied van mobility, beveiliging, beheer van ICT-infrastructuur en werkplekdiensten.

Pagina 26 van 53


3

Risico’s

3.1

Uitvoering strategische risicoanalyse Top 5 Strategische risico’s 2013: 1. Extra taakstellingen 2. Gebrek aan flexibele inzetbaarheid personeel 3. Taakstellingen “het werk met minder mensen doen” 4. Geen sluitende begroting 5. Onbetrouwbare managementinformatie. Ad 1. Extra taakstellingen en ad 4. Geen sluitende begroting Eén van de in het jaarplan beschreven prioriteiten van DJI is de aanpak van de financiële problematiek. Belangrijke risico’s die hiermee samenhangen zijn het opgelegd krijgen van extra taakstellingen en het niet realiseren van een sluitende begroting. Stand van zaken: Met name in de tweede helft van 2013 is de noodzaak gebleken om strak op dit risico te sturen. Ondanks dat het beeld, dat na de verstrekkende besluitvorming in het Masterplan geen mogelijkheden resteren voor aanvullende bezuinigingen bij DJI, breed wordt gedeeld, zijn na de behandeling van het Masterplan in de Tweede Kamer de nodige onvermijdelijke tegenvallers ontstaan waarvoor een oplossing moet komen. Daarnaast is bij het opstellen van het bestedingsplan 2014 gebleken dat er nog structurele tekorten bestaan bij GW en DV&O en dat de bezuinigingen op het ICT-kader ingrijpen op de investeringsbehoeften ter uitvoering van het Masterplan. DJI monitort alle ontwikkelingen en maakt ze inzichtelijk, maar heeft besluitvorming nodig van de opdrachtgever om tot structurele oplossingen te komen. Ad 2. Gebrek aan flexibele inzetbaarheid personeel en ad 3. Taakstellingen “het werk met minder mensen doen” In het jaarplan zijn tevens twee belangrijke personele risico’s onderkend. Samengevoegd tot de kern betekent dit dat “als het werk met minder mensen moet worden gedaan”, de flexibele inzet van personeel bevorderd dient te worden. Stand van zaken: In 2013 is binnen de sector Rijk en VenJ/DJI een aantal stappen gezet om de flexibiliteit van de medewerkers en de organisatie te verhogen. Dit komt ook de realisatie van de taakstellingen, die onder andere als gevolg van het Masterplan DJI moeten worden doorgevoerd, ten goede. Hieronder zal op een aantal stappen nader worden ingegaan. In de eerste plaats is binnen de sector Rijk, per 15 april 2013, het Van Werk Naar Werk( VWNW)-beleid van kracht geworden. In 2013 is dit binnen DJI geïmplementeerd. Dit akkoord kent een vrijwillige en een verplichte fase. Deze tweedeling is ook bedoeld om, via de mogelijkheid van maatwerk en gerichte incentives, al in de vrijwillige fase mobiliteit op gang te brengen. De brug naar de vrijwillige fase is een goedgekeurd contourenplan. Vanaf augustus worden contourenplan opgesteld op basis waarvan vanaf oktober de eerste groepen zijn aangewezen als vrijwillige VWNW-kandidaat. De bonden hebben tot dusver in alle gevallen geadviseerd om zo snel mogelijk de vrijwillige (VWNW-) fase te Pagina 27 van 53


starten. Dit advies is telkens opgevolgd. Verder zijn de zogenaamde contourenplannen gereed voor de locaties die in 2015 gaan sluiten. Ook is er een toepassing ontwikkeld om de voortgang van de VWNW-trajecten en mobiliteit te monitoren. Ultimo 2013 waren er ruim 1.100 medewerkers aangewezen als vrijwillige VWNW-kandidaat. Met ruim 900 medewerkers zijn gesprekken gevoerd en voor ruim 130 medewerkers heeft dit geleid tot een VWNW-advies. In vervolg op het Personeelsplan (zie ook paragraaf 4 van dit jaarverslag) is een aantal handreikingen opgesteld. Eén van de handreikingen heeft betrekking op de omgang met verplaatsingen binnen DJI. De bedoeling hiervan is om de flexibiliteit te vergroten. Om de mobiliteit binnen en buiten DJI te faciliteren is ook een mobiliteitsorganisatie ingericht. De coördinatie hiervan vindt regionaal plaats. Op de locaties die in 2014 sluiten of een belangrijke krimp kennen, zijn de mobiliteitsbureaus op locatie gestart. De mobiliteitsbureaus zijn bedoeld voor de begeleiding van de medewerkers bij het zoeken naar andere functies binnen en buiten DJI. Vanuit de mobiliteitsbureaus wordt ook geholpen bij het zoeken naar stageplekken en tijdelijke werkzaamheden, waarmee DJI-medewerkers zich de kennis en vaardigheden eigen kunnen maken die van belang zijn bij het vinden van een nieuwe werkkring. Ook bij de DJI-onderdelen, waarvan sluiting of krimp per 1 januari 2015 is voorzien, zal op korte termijn een mobiliteitsbureau worden ingericht. Daarnaast is er een overzichtelijke mobiliteitssite op het intranet van DJI ontwikkeld die regelmatig wordt geactualiseerd met de laatste ontwikkelingen. Voor meer personele ontwikkelingen wordt verwezen naar de Personele paragraaf. Ad 5. Onbetrouwbare managementinformatie Onbetrouwbare managementinformatie kan leiden tot het onjuist informeren van de bewindspersoon en de Tweede Kamer. Daarnaast kan het ertoe leiden dat beslissingen worden genomen op grond van onjuiste informatie. Stand van zaken: Het project ‘integrale managementinformatie DJI’ is in juli 2013 bij DJI van start gaan. Gelijk na de aanstelling van de projectleider in juli 2013 zijn er belangrijke stappen gezet in het project. Naast de instelling van een stuurgroep, een projectteam en 2 expertteams zijn er twee belangrijke documenten opgesteld, te weten een PID (project initiatie document) en de PSA (project start architectuur). Momenteel is het projectteam bezig met de detailanalyse van de stuur- en verantwoordingsindicatoren uit het informatieprotocol. Het SSC-I maakt een impactanalyse en er moet een keuze gemaakt worden voor een standaardtooling. Het projectteam hanteert een strakke planning en zal in de eerste helft van 2014 de eerste informatieproducten opleveren. Verstevigen risicomanagement In de afgelopen jaren heeft DJI tweejaarlijks een strategische risicoanalyse uitgevoerd. De praktijk is en was echter dat er zich ook gedurende het jaar gebeurtenissen voordoen, die bijstelling van de besturing noodzaken. Door meer dynamiek te brengen in het risicomanagementproces wil DJI haar risicomanagement in de P&C-cyclus verstevigen. DJI wil risico’s integraler gaan bezien en actiever opnemen in haar planning- en controlcyclus, om zo uitdagingen en ontwikkelingen het hoofd te kunnen bieden en op een beheerste wijze haar doelen te bereiken. Pagina 28 van 53


In 2012 is een nulmeting uitgevoerd op het functioneren van het huidige risicomanagementsysteem. Deze nulmeting diende als uitgangspunt voor het bereiken van de ambities van DJI op het gebied van risicomanagement. Het doel voor 2013 was om risicomanagement meer te integreren in de planning en controlcyclus en met name in te zetten op het creëren van draagvlak in de lijn. Stand van zaken: Met de nulmeting risicomanagement als uitgangspunt is binnen DJI in 2013 een driesporenaanpak gehanteerd om het risicomanagement in de organisatie te verbeteren. Naast het uitvoeren van de strategische risicoanalyse ten behoeve van het DJI jaarplan 2014 (spoor één), zijn risicoassessments uitgevoerd op managementniveau bij de sectoren en landelijke diensten (spoor twee). Hierbij is mede gekeken naar de houding ten opzichte van risico’s (risicotolerantie). De sectoren en landelijke diensten hebben de uitkomsten van de risicoassessments gebruikt bij het opstellen van de risicoparagraaf bij hun jaarplan. Uit de evaluatie van de risicoassessments is gebleken dat deze door de diverse geledingen overwegend als positief zijn ervaren. De assessments hielpen om op MTniveau het gesprek aan te gaan over risico’s en de beheersing daarvan. De ervaringen uit beide sporen zijn inmiddels vertaald naar een concept visie op risicomanagement binnen DJI (spoor drie). 3.2

Managementparagraaf In de managementparagraaf 2012 waren er geen knelpunten te melden aan de DGJS, enkel een rapportage over de verplichte specifieke aandachtspunten. Begin februari komen de uitkomsten van de managementparagraaf 2013 beschikbaar.

Pagina 29 van 53


4

Personele paragraaf

4.1

Personele zorg Als gevolg van de maatregelen in het Masterplan DJI zal een groot aantal medewerkers van DJI mobiel moeten worden. In het Masterplan is een aantal uitgangspunten opgenomen die de personele zorg moeten waarborgen: - de boventalligheid moet op een verantwoorde manier wordt afgebouwd; - er moet maximaal worden ingezet op het begeleiden van personeel van werk naar werk; - er moet op centraal niveau afspraken worden gemaakt over de instrumenten, het reorganisatieproces en de financiering; - de begeleiding van de medewerkers vindt plaats op regionaal niveau. In vervolg op het Masterplan is in juli 2013 het Personeelsplan DJI vastgesteld. In het Personeelsplan zijn de algemene uitgangspunten benoemd voor de aanpak van de personele gevolgen van het Masterplan. Zo is bijvoorbeeld in het Personeelsplan vastgelegd dat de veiligheid op de werkvloer en het behoud van vakmanschap centraal staan. Daarnaast is een selectieve vacaturestop afgekondigd voor héél DJI. Externe werving is alleen nog maar mogelijk nadat zeker is gesteld dat binnen DJI geen geschikte of geschikt te maken kandidaten beschikbaar zijn. In het Personeelsplan DJI is verder vastgelegd dat de begeleiding van de medewerkers op decentraal niveau plaatsvindt. DJI heeft hiervoor onder andere vijf mobiliteitsregio’s ingericht. Deze regio’s staan onder leiding van een lokale vestigingsdirecteur. Dit mobiliteitsoverleg stuurt de vulling van opengevallen functies in de betreffende regio. Met het Ministerie van Financiën is een convenant gesloten over het in opleiding nemen en overnemen van belangstellenden van DJI voor de Douane. De Minister voor Wonen en Rijksdienst heeft daarnaast toegezegd circa 550 formatieplaatsen bij de Rijks Beveiligings Organisatie te reserveren voor DJI-personeel. In december is een convenant getekend met de Nationale Politie over het in aanmerking nemen van DJI-personeel voor vacatures bij deze organisatie.

4.2

Integriteit In 2013 zijn er binnen DJI 403 onderzoeken en meldingen geweest op het gebied van integriteit. In 2012 betrof dit aantal 314, in 2011 356. Een eenduidige reden voor de stijging is niet te geven. Wel lijken de bevoegde gezagen steeds beter de weg naar het Bureau Integriteit van DJI te vinden voor overleg, advies en uiteindelijk ook onderzoek. Mogelijk heeft ook het Masterplan invloed op de stijging. Veel onderzoeken van het Bureau Integriteit richten zich op de kwetsbare relatie tussen ingeslotenen en medewerkers. Dit betreft vooral onderzoeken naar de (mogelijke) invoer van contrabande, maar ook het hebben van een privérelatie met een ingeslotene. Ruim vijftig meldingen hebben betrekking op deze twee categorieën.

Pagina 31 van 53


In 2013 was er sprake van een tiental medewerkers die zich als 'zelfmelder' bij Bureau Integriteit hebben aangemeld. Het overgrote deel van de meldingen bleek te zijn ingeven door een arbeidsrechtelijk geschil, waar het Bureau Integriteit niet voor bedoeld is. Het Bureau Integreit heeft in die gevallen de collega’s verwezen. Voor de meldingen bij de Centrale Vertrouwenspersoon wordt verwezen naar het jaarverslag van de Centrale Vertrouwenspersoon Integriteit (CVI).

Pagina 32 van 53


5

Bijlagen

Bijlage Bijlage Bijlage Bijlage Bijlage Bijlage Bijlage Bijlage

1 2 3 4 5 6 7 8

Informatieprotocol Ontwikkeling capaciteit en financiën ICT Arbeidsverzuim Formatie en personele bezetting Uitgaven aan inhuur externen Europees aanbestedingsbeleid/aanbestedingsfouten Betaalgedrag

Pagina 33 van 53

% bruikbare capaciteit Uitstroom STP: Aantal equivalenten STP's Aantal uitgestroomd met STP's succesvol afgerond Aantal afgebroken STP's t.ov. gestarte STP's Aantal uitstroom zonder STP Gemiddelde behandelduur TBS Gemiddeld aantal TBS passanten Gemiddeld aantal TBS passanten dat langer dan 4 maanden passant is Gemiddeld aantal personen in PP Aantal doorplaatsingen vanuit GW op basis van art 15.5 en 43.3 Aantal gerealiseerde DEMO-plaatsingen i.h.k.v. een PP, art. 43.3 PbW en ISD % jeugdigen dat binnen vier maanden is geplaatst op een langverblijfgroep % gedetineerden dat op basis van het regionaliteitsbeginsel in een inrichting verblijft: % preventieven % kortverblijvenden % Jeugdigen dat niet regionaal wordt geplaatst: Vanwege aanwijzing OM Overig Aantal plaatsingen op long-stay afdeling Gerealiseerde productie ambulante zorg (in euro's) Aantal verlofmachtigingen % Optimaal geplaatst: % passende plaatsingen % bereikbaarheid Tbs-capaciteit

455

11.232

DForZo

DBV

11 9,1%

74,9% 6 11 40 30

309 374

€ 547

8,2 6,1%

92,0% 0 35 2,2 3,7

373 1.286 199 680 1.628

€ 494

3 6,7%

38,4% 0 0 7 5

1.691

€ 158

63% 71%

88,8%

160

450 290

40,3% 2,2% 38,1%

33%

88,8% 33,2 91 11 29

74% 88% 1.858

5 € 62.783.000 1.174

9,6 22 1

100%

71,9%

GW JJI DForZo DBV Strafrechtelijk Strafrechtelijk Intramuraal Extramuraal Intramuraal Vreemdelingenintramuraal extramuraal rijks/particulier bewaring en UC

11,7 6,9%

84,3% 1 1,5 7,2 3,8

€ 57

€ 262

Niet van toepassing voor deze sector * C apaciteitscijfers zijn exclusief reservecapaciteit (Rijksbegroting 2013)

23a 23b 24 24a 24b 25 26 30 31 31a 31b 32

23

22

21

18 19

10 12 12a 12b 12c 12d 13 14 15

Nr Omschrijving

Beleidsinformatie

Prijs Capaciteit* verdeeld naar: Rijksinrichtingen Particuliere inrichtingen Inkoop GGZ en gehandicapten zorg Intramurale capaciteit forensische zorg in het GW Intramurale inkooplaatsen Forensische zorg in GGZinstellingen/Gehandicaptenzorg Bezettingsgraad Aantal ontvluchtingen Aantal overige onttrekkingen (per 100 gedetineerden) Aantal geweldsincidenten onderling (per 100 gedetineerden) Aantal geweldsincidenten tegen personeel (per 100 gedetineerden) Aantal gegronde klachten (per 100 gedetineerden) % arbeidsverzuim

JJI

Sectoren Strafrechtelijk Strafrechtelijk Intramuraal Extramuraal Intramuraal Vreemdelingenintramuraal extramuraal rijks/particulier bewaring en UC

GW

Bijlage 1

8 9

3 4 5 6 7

1 2 2a 2b 2c 2c 2d

Nr Omschrijving

Stuurindicatoren

Informatieprotocol 2013 DJI -DGJS


Informatieprotocol

In onderstaand overzicht staan de met het bestuursdepartement afgesproken prestatie-indicatoren: het informatieprotocol.

Pagina 35 van 53


Pagina 36 van 53


Bijlage 2

Ontwikkeling capaciteit en financiën

Capaciteit In de volgende tabel is de capaciteitsrealisatie 2013 geconfronteerd met de bijgestelde capacitaire taakstelling. Om schrijving

Stand Bijstelling Bijgestelde Realisatie Verschil Jaarplan

capaciteit

2013

2013

2013

Operationele doelstelling 34.3 - Direct inzetbare capaciteit GW (incl. Politiecellen)

11.232

0

11.232

11.232

0

- Reservecapaciteit GW

569

0

569

569

0

- Extramurale sanctiecapaciteit GW

455

0

455

455

0

1.867

1.858

-9

- Direct inzetbare capaciteit FPC's / forensisch zorg - Reservecapaciteit FPC's / forensische zorg - Intramurale forensische zorg in GW

1.867 93

-93

0

0

680

0

680

680

0

- Intramurale forensische zorg in GGz-instellingen

1.586

34

1.620

1.628

8

- Direct inzetbare capaciteit DBV

1.691

0

1.691

1.691

0

- Reservecapaciteit DBV

390

0

390

390

0

- In stand te houden capaciteit korte termijn DBV

330

0

330

330

0

- In stand te houden capaciteit lange termijn DBV

65

0

65

65

0

- Direct inzetbare capaciteit Jeugd

800

0

800

800

0

- Reservecapaciteit Jeugd

150

0

150

150

0

- In stand te houden capaciteit Jeugd

214

0

214

214

0

Operationele doelstelling 35.3

Financiën In de jaarafspraken 2013 tussen het Moederdepartement en het Agentschap DJI zijn afspraken gemaakt over de hoeveelheid en kwaliteit van de te leveren producten en de kostprijzen. Bekostiging heeft voornamelijk plaatsgevonden op basis van geleverde output (PxQ). De bijdrage van het Moederdepartement wordt verstrekt op kasbasis. De DJI is een baten-lastendienst. Als gevolg van de verschillende stelsels wijkt de stand van de definitieve kasbijdrage 2013 € 7,2 mln af van de opbrengst Moederdepartement in de gespecificeerde staat van baten en lasten 2013. De aansluiting van de feitelijke opbrengst Moederdepartement in de verantwoordingsstaat op de stand van de bijdrage van het Moederdepartement aan het agentschap DJI in 2013 blijkt uit de volgende tabel.

Pagina 37 van 53


Wijzigingen t.o.v. de oorspronkelijke begroting (bedragen x € 1.000)

In verband met onderproductie en onderbezetting beneden de vastgestelde bandbreedte bij verschillende productcategorieën, dient in het kader van de outputfinanciering 2013 € 16,1 mln te worden terugbetaald aan het Moederdepartement. De compensatie van de pontons door het Moederdepartement dient rechtstreeks aan het Eigen Vermogen van DJI toegevoegd te worden en is derhalve uit de bijdrage van het Moederdepartement gelaten. De bijdrage ten behoeve van de afkoop boekwaarde ad € 106 mln (als gevolg van het Masterplan DJI) is in de bijdrage 2013 verwerkt. Aangezien het totaalbedrag aan afkoop boekwaarde de bijdrage van € 106 mln overschrijdt, is voor het meerdere deel een nog te ontvangen bijdrage opgenomen van € 56,3 mln. Hiermee zijn de kosten voor afkoop boekwaarde, samenhangend met het Masterplan, resultaatneutraal in de jaarrekening verwerkt. Per 1 januari 2008 is de curatieve (jeugd) GGZ van de AWBZ naar de Zorgverzekeringswet (ZVW) overgeheveld. Jeugdigen met een PIJ-maatregel zijn hiervan echter uitgesloten conform art. 24 van de ZVW. Als gevolg hiervan zijn door DJI in de periode 2008-2013 extra kosten gemaakt. Deze kosten worden door het ministerie van VWS gecompenseerd. VWS heeft in 2013 zowel de kosten t/m 2013 als een bedrag voor 2014 overgeheveld. Het bedrag voor de kosten t/m 2013 is

Pagina 38 van 53


volledig in de bijdrage verwerkt. Voor 2014 resteert nog een klein bedrag (€ 0,8 mln) dat als vooruitontvangen bijdrage Moederdepartement is opgenomen. Resultaat 2013 Over 2013 is een negatief exploitatieresultaat ad € 81,9 miljoen gerealiseerd. Dit komt overeen met circa 3,3% van de totale omzet in 2013. Conform de Regeling Agentschappen 2013 zou het negatieve exploitatieresultaat ten laste gebracht moeten worden van de exploitatiereserve, onderdeel van het eigen vermogen. Conform artikel 17 lid 4c van de Regeling Agentschappen 2013 mag het eigen vermogen van een Agentschap per ultimo het jaar niet minder bedragen dan nul. Volgens artikel 19 lid 2 dient bij een overschrijding van de in artikel 17 lid 4 genoemde grens bij eerstvolgende suppletoire wet te worden aangegeven hoe dit zal worden hersteld binnen het lopende begrotingsjaar. Hiervoor zijn in in 2013, mede in het kader van het Masterplan DJI, afspraken gemaakt met het bestuursdepartement en met het ministerie van Financiën. Problematiek DJI Op 27 juni 2013 is door de Tweede Kamer het Masterplan DJI vastgesteld, waarmee invulling wordt gegeven aan diverse taakstellingen en bestaande uitvoeringsproblematiek wordt opgelost. Voor de financiering van de afkoop boekwaarden van de inrichtingen die sluiten, zijn afspraken gemaakt met Financiën. De personele frictiekosten die aan het Masterplan verbonden zijn worden gedekt binnen de maatregelen uit het plan. Na de vaststelling van het Masterplan DJI is in 2013 tot aanvullende bezuinigingen besloten, met financiële gevolgen voor DJI. Daarnaast is er nog sprake van exploitatietekorten, met name bij GW en DV&O. De nieuwe financiële problematiek voor DJI kan op termijn opgelost worden door invulling te geven aan de PMJ 2015. Hierover heeft nog geen besluitvorming plaatsgevonden.

Pagina 39 van 53

Bedrijfsvoering Bedrijfsvoering Capaciteit Detentieopvolging

Drife

Managementinformatie

Sluiten locaties Masterplan

INJUS 2

1-2-2012 1-11-2012

Verblijf Verblijf Zorg

Zelfbediening Justitiabelen (ZBJ)

Jail Management Oplossing (JMO)

Prisma

Elektronisch Patiënten Dossier (EPD) Zorg

31-12-2014

30-6-2014

2018

30-6-2014

30-9-2014

28-2-2014

1-9-2014

31-5-2014

31-3-2014

28-2-2014

1-10-2014

31-12-2017

15-7-2015

31-3-2015

31-8-2014

31-12-2014

afgerond

afgerond

afgerond

afgerond

afgerond

Geplande Einddatum

5.274.570

1.408.507

3.705.000

1.892.000

9.016.465

3.869.000

2.990.590

2.200.000

1.361.413

2.526.510

1.672.471

1.284.500

1.087.268

3.390.861

1.455.484

17.768.649

15.854.000

1.325.830

1.182.700

1.293.943

2.524.717

2.874.570

1.106.507

554.000

430.000

476.465

88.256

872.460

1.098.000

905.413

1.026.510

172.471

4.500

207.268

590.861

202.984

6.523.301

15.854.000

1.325.830

1.182.700

1.293.943

2.524.717

Actueel geschatte meerjarige Cumulatief gerealiseerde projectkosten meerjarige projectkosten

* De bedragen zijn nog niet definitief, omdat de eindbedragen over 2013 nog niet bekend zijn. Marginale afwijkingen zijn nog mogelijk.

2012

8-7-2013

15-5-2013

23-4-2013

Personen & Identiteit Verblijf

Elektronische Detentie (ED)

1-10-2013

1-9-2012

1-6-2012

1-3-2012

1-12-2012

1-11-2013

1-7-2013

16-7-2012

1-11-2012

1-1-2012

1-1-2010

1-6-2012

1-1-2010

1-10-2010

1-10-2010

Startdatum

Realisatie KR P&I

Personen & Identiteit

Detentieopvolging

IDMI

Biometrie

Infrastructuur

3V (SSC-I)

Infrastructuur

Infrastructuur

LWS (SSC-I)

WiFi (SSC-I)

Bedrijfsvoering

Verhuizing HK naar Jubitoren

Infrastructuur

Bedrijfsvoering

DaVinci

Infrastructuur

Infrastructuur

Kaarttelefonie

Videocommunicatie

Detentieopvolging

Nieuwbouw Jeugd (VIV Jeugd)

Uitfaseren Fax fase 1 & 2

Verdieping

Bijlage 3

Projectnaam

Format projecten Min VenJ waarvan het ICT deel meerjarig meer dan €1 mln bedraagt Opgave per 31 december 2013*


ICT

Pagina 41 van 53


Bijlage 4

Arbeidsverzuim

Realisatie arbeidsverzuim DJI Realisatie 2012

Realisatie 2013*

Verschil

GW

7,0%

6,7%

-0,3%

DBV

7,7%

6,5%

-1,2%

10,4%

8,9%

-1,5%

6,8%

5,9%

-0,9%

DGV

4,9%

5,8%

0,7%

DV&O

4,3%

3,5%

-0,8%

NIFP

5,5%

5,0%

-0,5%

SSC-I

5,5%

4,6%

-0,9%

OI

3,8%

2,8%

-1,0%

SSC DJI

6,0%

6,5%

0,5%

Hoofdkantoor DJI

6,2%

5,1%

-1,1%

DJI

6,9%

6,4%

-0,5%

Sectoren

JJI DForZo Landelijke diensten

* Cijfers zijn t/m december. Let op: er kan sprake zijn van een zogenaamd terugwerkende kracht effect.

De extra inzet van verzuimcoaches en re-integratieadviseurs, waar vanaf het voorjaar van 2012 gebruik van kon worden gemaakt, heeft een positief effect gehad op het verzuim bij DJI. Het verzuim is ook in 2013 verder gedaald. DJI behaalt over heel 2013 een score van 6,4%. De doelstelling die DJI in het jaarplan 2013 voor ogen had (6,2%), wordt hiermee net niet gehaald. Vanaf september 2013 is er een stijging in de verzuimcijfers te zien. Het verzuim is in soms hoger dan in dezelfde periode in 2012. De verklaring hiervoor kan worden gevonden in de afname van de extra inzet van met name de verzuimcoaches. De rol van verzuimcoach is bij de HRM-adviseurs belegd en bij deze groep is er sprake van een “verplaatsing van de focus” naar het Masterplan. Deze verplaatsing van de focus is begrijpelijk en daarnaast voor DJI noodzakelijk. Voor een blijvende inzet op een verdere verlaging van het ziekteverzuim zal daarom naar andere methoden worden gezocht. Het beleid van DJI op het gebied van verzuim en re-integratie is vaak nog curatief. DJI heeft zichzelf het doel gesteld om de slag van “curatief naar preventief” te maken. Niet pas in actie komen op het moment dat medewerkers zich ziek melden, maar kijken of je dat kunt voorkomen door binnen DJI te werken aan een zo gezond en veilig mogelijke werkplek voor iedereen. Hiervoor staan veel instrumenten ter beschikking, variërend van het functioneringsgesprek tot het frequent verzuimgesprek, van de fysieke vaardigheidstoets (FVT) tot het werken aan dossiervorming. Inrichtingen en diensten die dit soort instrumenten Pagina 43 van 53


in samenhang inzetten, scoren voor wat betreft het verzuim structureel beter dan inrichtingen die dit minder doen. Bij de inrichtingen en diensten die op of onder het ziekteverzuimpercentage van 5% zitten, is er sprake van hoge percentages gehouden functioneringsgesprekken en een hoog aantal deelnemers aan de FVT. Er is bij deze inrichtingen en diensten sprake van continue aandacht voor kort verzuim en goede dossiervorming, er wordt ingezet op het “frequent verzuimgesprek” en op sport en voor creatieve preventieve ideeën gaat men te rade bij de preventiemedewerker. Maar bovenal staat bij deze inrichtingen sturing en lijnverantwoordelijkheid centraal. Kortom: aandacht en sturing gecombineerd met een integrale aanpak, waarbij gebruik gemaakt wordt van een scala aan beschikbare instrumenten, heeft een positief effect. DJI zal dit blijven uitdragen en doorzetten zodat, ondanks het Materplan en de impact die dat verder ongetwijfeld zal hebben in 2014, het verzuimpercentage in bedwang kan worden gehouden.

Pagina 44 van 53


Bijlage 5

Formatie en personele bezetting

Ontwikkeling bezetting DJI in 2013 In onderstaande tabel wordt de bezetting DJI ultimo 2013 weergegeven in FTE. Hierbij zijn alleen de medewerkers meegeteld die een ambtelijke aanstelling hebben bij DJI. De medewerkers die SBF-verlof genieten, uitzendkrachten, stagiaires en extern ingehuurde medewerkers worden niet meegeteld. In het overzicht wordt een vergelijking gemaakt met de bezetting ultimo 2012. Hieruit kan geconcludeerd worden dat de DJI bezetting met 522 fte is afgenomen (3,2%). De ontwikkeling van de bezetting per onderdeel wordt vertekend door de verplaatsing van: - BBA en CCPP van het hoofdkantoor naar SSC DJI (ruim 50 fte). - Functioneel beheer van het SSC-I naar het Hoofdkantoor (ruim 20 fte). De daling van de bezetting komt met name voort uit de selectieve vacaturestop die van kracht is binnen DJI, waardoor maximaal gebruik gemaakt wordt van het natuurlijk verloop. Het beeld van de landelijke diensten wordt sterk beïnvloed door de groei binnen DV&O, dat ook exogeen gefinancierde diensten levert. De vergelijking van bezetting en formatie wordt vertekend door: - DBV (dat externen inzet op formatieplaatsen); en - de Antillen (dat vooral inhuurt via de Antillen zelf en dus vooral bezetting heeft die niet in P-Direkt staat). - DV&O heeft om alle gevraagde diensten (ook buiten DJI) te kunnen verlenen meer FTE’s in dienst dan haar formatie; hier staan in beginsel ook inkomsten tegenover. - De hierboven genoemde verschuivingen in de bezetting. Bezetting en form atie per afdeling in FTE (Bron respectievelijk Sap BW HR en Bestedingsplan) Bezetting alleen ambtelijk personeel Hoofdkantoor totaal*** Gevangenisw ezen Directie Bijzondere Voorzieningen** Justitiële Jeugdinrichting Directie Forensische Zorg Landelijke Diensten totaal SSC-I *** SSC*** Dienst Vervoer & Ondersteuning Dienst Geestelijke Verzorging Opleidings Instituut NIFP Antillen DJI totaal (excl. SBF verlof)

Bezetting Dec 2012 587 10.530 888 868 718 2.597 444 509 1.027 165 81 370 26 16.212

Formatie Verschil VerDec Dec 2013 - schil in 2013 Dec 2012 % 561 10.120 850 826 714 2.612 414 529 1.061 163 60 385 7 15.690

-26 -410 -37 -42 -4 15 -30 20 33 -2 -21 15 -19 -522

-4,4% -3,9% -4,2% -4,8% -0,5% 0,6% -6,7% 3,9% 3,2% -1,3% -25,9% 4,0% -73,9% -3,2%

2013*

Bezetting Formatie

534 9.751 1.553 840 640 2.497 492 510 898 178 60 360 119 15.933

27 369 -702 -14 73 115 -78 19 163 -15 1 25 -112 -243

440 463 SBF-verlof in FTE Is personele meerjarenraming uit Bestedingsplan 2013 * ** Deel van de formatie w ordt ingevuld door een Beveiligingsdienst *** In de loop van 2013 zijn BBA en CCPP overgaan naar het SSC-DJI In de loop van 2013 is Functioneelbeheer van het SSC-I naar het HK verplaatst

Pagina 45 van 53


Grafische weergave ontwikkeling bezetting DJI vanaf januari 2010 De dalende trend van de bezetting heeft zich in 2013 voortgezet. Grafisch is de ontwikkeling van de ambtelijke bezetting in onderstaande grafiek weergegeven ten opzichte van de situatie ultimo 2012 (december).

Ontwikkeling bezetting per functie Onderstaande tabel geeft de ontwikkeling van de bezetting per functiegroep van het Functiegebouw Rijk weer. De afname is duidelijk zichtbaar binnen de functiefamilies lijnmanagement en uitvoering. De stijging binnen de functiegroep Medicus/gedragswetenschapper, Senior/Specialistisch Adviseur Bedrijfsvoering en de functiefamilie Advies is voor een belangrijk deel toe te schrijven aan de groep medewerkers die op 31 december 2012 nog niet waren ingedeeld in het Functiegebouw Rijk. Binnen de uitvoering kennen vooral de functiegroepen (Inrichtings)beveiliger, Medewerker Educatie en Vorming en Sociaal-Maatschappelijk Werker een sterke krimp.

Pagina 46 van 53


Functiefamilie Lijnmanagement

Totaal Lijnman. Uitvoering

Totaal Uitvoering Toezicht Totaal Toezicht Advisering

Totaal Advisering Kennis & Onderzoek

Totaal K&O Bedrijfvoering

Totaal Bedrijfv Project/Prg

Totaal Project/Prg Niet toegewezen Eindtotaal

Functiegroep Operationeel Manager Middenmanager Topmanager (Inrichtings)beveiliger Inrichtingswerker Forensisch Therapeutisch Werker Medewerker Educatie en Vorming Zorgprofessional Medicus/Gedragswetenschapper Sociaal-Maatschappelijk Werker Geestelijk Verzorger Medewerker Verwerken en Behandelen Medewerker Behandelen en Ontwikkelen Senior Medew. Behandelen en Ontwikkelen Inspecteur/Medewerker Toezicht Medewerker Advisering (Senior) Adviseur Coördinerend/Specialistisch Adviseur Strategisch Adviseur Onderzoeksondersteuner Onderzoeksmedewerker Wetenschappelijk Medewerker Medewerker Vervoer Medewerker Facilitair Management Medewerker ICT/Techniek/Inform.beh./DIV Medewerker Communicatie Medewerker Administratie Managementondersteuner Trainer Adviseur Bedrijfsvoering Senior Adviseur Bedrijfsvoering Coördinerend/Special. Adviseur Bedrijfsv Deelprojectleider Projectleider Project-/Programmamanager Project-/Programmadirecteur

dec-12 1.142 308 3 1.453 4.333 3.577 1.574 426 337 340 366 143 706 73

dec-13 Verschil 1.075 -67 286 -22 2 -1 1.363 -90 4.186 -147 3.476 -100 1.529 -45 395 -31 330 -8 360 20 346 -20 141 -2 705 -1 73 0

31 11.906 11 11 27 56 19 1 103 1 5 1 6 12 317 251 2 549 223 65 864 228 15 2.524 14 47 14 4 79 130 16.212

30 11.572 10 10 32 64 20 1 117 1 4 1 6 13 325 229 2 516 224 68 842 260 20 2.498 14 32 21 3 70 54 15.690

-1 -335 -1 -1 5 7 2 0 14 0 0 0 0 1 8 -22 0 -32 1 3 -22 33 5 -26 1 -15 7 -1 -9 -70 -516

Pagina 47 van 53


Bijlage 6

Uitgaven aan inhuur externen

Sinds 2009 wordt door de Tweede Kamer gevraagd om een expliciete rapportage over de ontwikkeling van de kosten inhuur externen binnen de Rijksoverheid. Per ministerie en agentschap is een normbedrag afgesproken dat als maximum geldt voor de kosten voor de inhuur. In principe wordt per ministerie gesteld dat 10% van de personeelsuitgaven de maximale norm voor inhuur externen is. In 2012 was het plafond voor DJI in eerste instantie € 44 mln en is toen halverwege dat jaar door het bestuursdepartement neerwaarts bijgesteld naar € 37 mln. De realisatie 2012 kwam uit op € 59,4 mln. In 2013 was het plafond voor DJI € 42 mln. Ook in 2013 is deze norm door DJI overschreden. Uit de definitieve realisatiecijfers blijkt dat in 2013 € 57,3 mln verantwoord is aan kosten inhuur externen. DJI overschrijdt hiermee met € 15,3 mln het door het bestuursdepartement gestelde plafond van € 42 mln. De oorzaak van de normoverschrijding is onder andere de implementatie van Leonardo, de jaarafsluiting (Leonardo), het verbeterplan financieel beheer en de uitvoering van ICT-projecten. De externe inhuur op formatie wordt veroorzaakt doordat DI er nog niet volledig in is geslaagd om de externe medewerkers te vervangen door interne medewerkers. Dit hangt deels samen met het feit dat de O&F-samenstelling moet worden geactualiseerd. Realisatiecijfers per kostencategorie realisatie

Norm

Realisatie

Norm

Definitieve

2011

2012

2012

2013

2013

12,6

21,7

17,5

17,36

4,8

13,1

12,0

1,12

34,8

29,5

18,48

0,52

realisatie Omschrijving (bedragen x € 1 mln.)

Personeelskosten Inhuur personeel op formatie Inhuur personeel boven formatie subtotaal

17,4

24,1

Exploitatiekosten Juridische adviseurs

1,4

1,3

0,5

Financiele adviseurs

1,7

3,4

1,0

1,75

Automatiseringsdeskundigen

2,9

9,2

4,0

32,87

Organisatie en formatieadviseurs

3,8

6,9

2,5

1,33

Inhuur Interimmanagers

0,6

0,2

0,5

0,13

Adviseurs tbv beleidsonderzoek

0,2

0,5

0,0

0,06

Communicatieadviseurs

0,4

1,1

0,0

0,28

Overige externe inhuur

1,9

4,0

1,87

subtotaal

15,4

4,4 13,0

24,6

12,5

38,82

Totaal

32,8

37,0

59,4

42,0

57,30

De normoverschrijding vindt met name plaats op de kostencategorie automatiseringsdeskundigen (ICT-projecten zoals Leonardo en 3V).

Pagina 49 van 53


Realisatiecijfers per sector / dienst Omschrijving (bedragen x € 1 mln.)

Realisatie

Prognose

Definitieve

2012

2013

2013

realisatie

Gevangeniswezen

11,78

7,80

6,44

Caribisch Nederland

0,13

0,02

0,06

DForZo

3,66

3,05

2,41

Jeugd

2,54

0,76

1,71

DBV

1,64

0,51

0,84

SSC-I

11,81

7,91

17,75

SSC

5,71

4,77

8,16

NIFP

3,85

1,68

0,50

DV&O

0,68

0,87

1,22

Opleidingsinstituut

0,60

0,02

0,18

DGV

1,79

2,10

1,45

Hoofdkantoor

7,62

3,18

17,43

Centrale Budgetten

7,57

2,05

2,23

7,00

-3,11

59,38

41,72

57,30

Bijstelling Totaal

De grootste stijging in kosten inhuur externen is zichtbaar bij het Hoofdkantoor (onderdeel DI), het SSC-I en het SSC DJI. Bij het SSC DJI heeft dit met name te maken door extra inhuur voor twee projecten, namelijk Leonardo en Verbeterplan Financieel Beheer.

Pagina 50 van 53


Bijlage 7

Europees aanbestedingsbeleid/aanbestedingsfouten

In 2013 is de verbetering in het inkoopbeheer doorgezet. Door de onophoudelijke aandacht die uitgaat vanuit het lijnmanagement naar inkoopbeheer is DJI erin geslaagd om het bedrag aan geconstateerde onrechtmatigheden terug te brengen tot een, bij het inkoopvolume van DJI behorend, meer dan aanvaardbaar niveau. Het totale inkoopvolume over 2013 bedroeg € 1.030.711.000 incl. inkoop Forensische zorg. Hiervan is € 9.483.723 als geconstateerde onrechtmatigheid bestempeld, waarvan € 2.021.472 overigens niet aan DJI is toe te rekenen; dit betreffen vertragingen in Rijksbrede of VenJ brede aanbestedingstrajecten. Vervolgens resteert € 7.462.251 aan beïnvloedbare onrechtmatigheden. Het percentage aan beïnvloedbare geconstateerde onrechtmatigheden bedraagt 0,77% (€ 7.462.251 / (€ 1.030.710.998 minus € 63.292.689 inbestedingen) x 100). Door de inzet van demandmanagers die (naast het in beeld houden van de DJI brede spend, de inkoopbehoefte, de inkoopbundeling en de eisen en wensen vanuit de business van DJI) belast zijn met het gedelegeerd opdrachtgeverschap bij de DJI brede aanbestedingstrajecten, wordt geborgd dat de Hoofddirectie in control is op de voortgang van de Europese aanbestedingstrajecten. Tevens verzorgen de demandmanagers de aansluiting op het rijksbreed categoriemanagement, zodat ook op dat vlak de DJI belangen geborgd zijn. De uitvoering van de (EU) aanbestedingstrajecten ligt bij het IUC DJI.

Pagina 51 van 53


Bijlage 8

Betaalgedrag

In de Ministerraad is in 2009, mede in het kader van de economische recessie, aandacht gevraagd voor het tijdig betalen van verschuldigde bedragen door ministeries. Als norm is vastgesteld dat 90% van de facturen binnen 31 dagen betaald dient te zijn. Resultaten betaalgedrag DJI 2010-2013

Betaalgedrag DJI 95% 90% 85% 80% %

2010

75%

2011

70%

2012

65%

2013

60% 55% 50% 45% jan

feb

mrt

apr

mei

jun

jul

aug

sept

okt

nov

dec

jan-dec

Maand

Over het jaar 2013 heeft DJI gemiddeld 66% van de facturen binnen 31 dagen betaald. Per 1 januari 2013 is DJI overgegaan van JUFAR naar Leonardo. Door allerlei aanloopproblemen, zowel systeemtechnisch als organisatorisch, begon DJI het jaar met een score van net boven de 50%. In de loop van het jaar zijn diverse maatregelen genomen, met als resultaat dat het gemiddelde in december 2013 op 85% lag. In 2014 zullen processen en systeem nog verder verbeterd worden, waardoor de norm weer gehaald zal worden.

Pagina 53 van 53

Jaarverslag Versie 1.0. Datum 21 maart 2014 Status DEFINITIEF

Recommend Documents