Informatieplan. Staatstoezicht op de Mijnen. Versie 1.0 Status definitief Datum 20 januari 2011

Informatieplan Staatstoezicht op de Mijnen

Versie

1.0

Status

definitief

Datum

20 januari 2011

Bezoekadres Stichting ICTU Wilhelmina van Pruisenweg 104 2595 AN Den Haag

Contact 070 888 7656 [email protected] www.e-inspecties.nl

Postadres Stichting ICTU Postbus 84011 2508 AA Den Haag

Documenthistorie Versie Datum

Auteur

Opmerking

Status

0.1

07-01-11

Herman Willemse

Initiële versie

concept

0.2

13-01-11

Wendy Kwik

Aanvullingen

concept

0.3

18-01-11

H. Willemse/ W. Kwik

Aanvullingen en tekstuele wijzigingen

concept

0.4

19-01-11


Aanvullingen nav de workshop d.d. 18-01-11

concept

0.5

20-01-11


Aanvullingen nav bespreking met IGM d.d. 20-0-11

concept

1.0

20-01-11


Akkoord IGM

definitief

Documentnaam Informatieplan SODM V1.0

Versie 1.0

Datum 20/01/2011

Pagina 2 van 23

Inhoudsopgave 1

Inleiding .................................................................................................................... 5

2

Organisatie ............................................................................................................... 6

2.1

Missie, kerntaken, visie en doelstellingen ................................................................... 6

2.2

Belanghebbenden ..................................................................................................... 7

2.3

Organisatiestructuur .................................................................................................. 7

2.4

Inrichtingseisen ......................................................................................................... 7

3

Huidige situatie ......................................................................................................... 9

3.1

Bedrijfsprocessen, knelpunten en wensen .................................................................. 9

3.2

Informatiesystemen ................................................................................................. 13

3.3

Beheer van informatievoorziening ............................................................................ 15

3.4

Prioritering knelpunten en wensen ........................................................................... 16

4

Trends en ontwikkelingen ........................................................................................ 17

4.1

Departementaal ....................................................................................................... 17

4.2

Rijksinspecties ........................................................................................................ 17

4.3

Relevante e-overheidsbouwstenen .......................................................................... 17

4.4

WABO..................................................................................................................... 18

5

Gewenste Informatievoorziening .............................................................................. 19

5.1

Algemeen: betrouwbare en toekomstvaste informatievoorziening.............................. 19

5.2

Afgeven beschikkingen: keteninformatisering ........................................................... 19

5.3

Afgeven beschikkingen: workflowmanagement ......................................................... 19

5.4

Monitoren: geautomatiseerde aanlevering documenten ............................................ 19

5.5

Verifiëren: beoordelingskaders ................................................................................ 19

5.6

Verifiëren en onderzoeken: transparantie ................................................................. 19

5.7

Verifiëren en onderzoeken: toegankelijkheid gegevens ............................................. 19

5.8

Onderzoeken: digitale melding ................................................................................. 20

5.9

Voorlichting en communicatie .................................................................................. 20

6

Projectenoverzicht ................................................................................................... 21

6.1

Randvoorwaarden ................................................................................................... 21

6.2

Vernieuwing kern MIS op basis van Holmes ............................................................. 21

6.3

Vervanging MIS-modules voor ondersteunende processen ....................................... 22

6.4

Vernieuwing SodM-site ............................................................................................ 23

6.5

Actielijn 3: Aansluiting bouwstenen e-overheid ......................................................... 23

6.6

Samenhang projecten.............................................................................................. 23


Versie 1.0

Datum 20/01/2011

Pagina 3 van 23

6.7

Projectenkalender ................................................................................................... 23


Versie 1.0

Datum 20/01/2011

Pagina 4 van 23

1

Inleiding

Het doel van dit informatieplan is inzicht te bieden in de projecten en quick wins die kunnen worden uitgevoerd in de periode tussen 2011 – 2013 om te komen tot de gewenste informatievoorziening van het Staatstoezicht op de Mijnen (in het vervolg: SodM). Op het informatieplan zal periodiek een update plaatsvinden. Het informatieplan is tot stand gekomen door de huidige en de gewenste situatie van SodM te inventariseren. De focus is gelegd op de primaire processen, waarbij de knelpunten, wensen en voorziene veranderingen in de informatievoorziening en automatisering zijn vastgelegd. Bij de informatieplanning heeft het project Pentagroep Inspecties (PI, voorheen: Synergie Kleine Inspecties (SKI)), onderdeel van het programma e-Inspecties een belangrijke rol gespeeld. Vanuit dit project zijn drie actielijnen uitgezet voor vijf kleine inspecties: SodM, Inspectie jeugdzorg (IJZ), Inspectie Openbare Orde en Veiligheid (IOOV), Inspectie Sanctietoepassingen (ISt) en Erfgoedinspectie (EI). De actielijnen omvatten de volgende acties: Actielijn 1: opstellen en/of herijken informatieplannen Het informatieplan dient als basis voor actielijnen 2 en 3 en verdere deelname aan het programma e-Inspecties. Actielijn 2: overnemen, delen en vormgeven van voorzieningen Gedachte is dat een aantal ICT-voorzieningen bij de vijf inspecties onderling kunnen worden uitgewisseld of gezamenlijk gebruikt. De te behalen quick wins zijn ICT-voorzieningen van één van de inspecties die vrijwel direct inzetbaar zijn bij een andere inspectie. Deze quick wins vormen een onderdeel van het informatieplan. Actielijn 3: aansluiting bij rijksbrede ontwikkelingen Deze lijn is een attenderings- en adviesfunctie voor de kleine inspecties omtrent de bouwstenen die binnen de e-overheid ontwikkeld zijn en/of worden. Het informatieplan zal hierin richting geven. De inspecties voeren op verschillende wijze het toezichtproces uit. Daarbij wordt opgemerkt dat bepaalde elementen overeenkomen. Om de samenwerking tussen de inspecties te kunnen bevorderen en te zoeken naar gezamenlijke oplossingen is het van belang dat de samenhang van de verschillende processen in beeld is. Hiervoor wordt de procesarchitectuur van de nieuwe Voedsel en Waren Autoriteit (nVWA) gehanteerd, die ook ten grondslag ligt aan het architectuurmodel MARTHE voor de inspecties (ModelArchitectuur RijksToezicht- en HandhavingsEenheden). Bijlage 1 geeft een eerste schets voor de toepassing van dit procesmodel voor SodM. Omdat de inspecties onderdeel zijn van een kerndepartement en daardoor gehouden zijn aan de daar geldende kaders voor ICT-inrichting wordt volstaan met een beknopt en pragmatisch informatieplan. Dit informatieplan is tot stand gekomen door het houden van interviews (negen in totaal) en een workshop met betrokken medewerkers van SodM. Daarbij is hecht samengewerkt met het project MIS SodM (MIS: Mijn Informatie Systeem).


Versie 1.0

Datum 20/01/2011

Pagina 5 van 23

2

Organisatie

SodM houdt toezicht op de naleving van wettelijke regelingen die van toepassing zijn op het opsporen en winnen van delfstoffen (gas, aardolie, zout) en het transport en distributie van gas door buisleidingen. Het toezicht is integraal: toezicht- en handhavingstaken worden niet alleen uitgevoerd op basis van de Mijnbouwwet, maar ook voor de VROM-Inspectie (VI), Inspectie Verkeer en Waterstaat (IVW) en Arbeidsinspectie (AI). De dienst richt zich bij haar toezicht op de aspecten veiligheid, gezondheid, milieu, doelmatige winning en bodembewegingen.

2.1

Missie, kerntaken, visie en doelstellingen Missie, kerntaken, visie en doelstellingen van SodM zijn vastgelegd in een vijfjarenprogramma: Strategie & Programma 2007-2011. De missie van SodM is: Het zekerstellen dat de delfstofwinning op een maatschappelijk verantwoorde wijze wordt uitgevoerd. Dit leidt tot de volgende kerntaken: 1. Toezien op de naleving van de wetgeving ten aanzien van de veiligheid, de gezondheid, het milieu, de bodembewegingen en de doelmatige opsporing en winning van delfstoffen en aardwarmte en het opslaan van stoffen (CO 2). 2. Toezien op de naleving van het bij de krachtens de Gaswet bepaalde ten aanzien van de veiligheid van gastransportnetwerken. 3. Doen van aanbevelingen aan de minister van EL&I die de Inspecteur-Generaal der Mijnen (IGM) wenselijk acht met het oog op een doelmatige en voortdurende uitvoering in de toekomst van de in onderdelen a en b genoemde activiteiten. 4. Geven van onafhankelijk advies over voorgenomen beleid (van alle opdrachtgevers) ten aanzien van de handhaafbaarheid, de uitvoerbaarheid en de fraudegevoeligheid. 5. Informeren van de bewindspersonen en van het bij de mijnbouwregelgeving en gaswetregelgeving betrokken beleidsdirecties over de waargenomen effecten van bestaand beleid en over relevante ontwikkelingen in het buitenland. 6. Bijdragen aan beleidsevaluaties op basis van bevindingen opgedaan bij het toezicht. De visie van SodM luidt: De Nederlandse bodemschatten moeten optimaal worden benut, onder de volgende randvoorwaarden: - tussen put en pit zo min mogelijk ongelukken, incidenten, milieuvervuiling en overlast - optimaal gebruik van de huidige infrastructuur bij de exploitatie van delfstoffen en aardwarmte - optimaal gebruik van de mogelijkheden om aardgas en kooldioxide op te slaan in de diepe ondergrond - inzet van ondernemingen die zich verantwoordelijk voelen om het bovenstaande in praktijk te brengen. Missie en visie zijn uitgewerkt in strategische doelstellingen ten aanzien van: • Toezicht in het algemeen • Veiligheid en gezondheid • Het milieu • De doelmatige winning van delfstoffen • Bodembewegingen • Pijpleidingen Zie bijlage 2 voor een overzicht van deze strategische doelstellingen.


Versie 1.0

Datum 20/01/2011

Pagina 6 van 23

2.2

Belanghebbenden De relevante wetgeving voor de delfstofwinning richt zich tot de mijnondernemingen en de aannemers die bij de delfstofwinning worden gecontracteerd. De omvang van de doelgroep is: • 10 tot 15 olie- en gaswinningmaatschappijen • zoutwinningmaatschappijen • ca. 500 aannemingsmaatschappijen • diverse korter of langer aanwezige booreilanden, kraanschepen, pijpenleggers, etc. • ca. 25 netwerkeigenaren (beheerders) van pijpleidingen De minister van EL&I is opdrachtgever en tevens eigenaar voor het toezicht op de Mijnbouwwet en Gaswet. De minister van I&M is opdrachtgever voor het toezicht op de milieuwetgeving en de minister van SZW is opdrachtgever voor het toezicht op de arbo- en arbeidstijdenwetgeving. Andere belanghebbenden zijn: • Diverse beleidsdirecties (terugkoppeling, advisering e.a.) • Diverse handhavingpartners: VI, AI, IVW e.a. (ook: TNO) 1 • Nationale samenwerkingsverbanden, zoals de Inspectieraad en ALOM 2 3 4 • Brancheverenigingen, zoals NOGEPA , IADC en VELIN 5 • Internationale samenwerkingsverbanden, zoals NSOAF

2.3

Organisatiestructuur De organisatie heeft 58 fte die vanaf 1 januari 2011 voor het eerst volledig zijn bezet. In onderstaande organogram wordt de organisatiestructuur van SodM weergegeven. Organogram SodM (bron: Organisatie- en formatierapport 2007-2011, versie 01-10-2009)

Dienstleiding Inspecteur-Generaal

Bedrijfsbureau P&O, P&C, FD OZ, DIV

Afdeling Operaties

2.4

Afdeling Geo-Engineering

Afdeling Engineering

Inrichtingseisen Voor de inrichting van de organisatie, de bedrijfsprocessen en als afgeleide daarvan de informatievoorziening hanteert SodM het Bedrijfsvoeringsysteem (BVS). Dit is een management- en procesmodel gebaseerd op NEN-EN-ISO 9001-2000. De auditdienst van (voormalig) EZ heeft dit systeem (in zijn totaliteit) reeds tweemaal als “best practice“ bestempeld. Zie bijlage 3 voor een (korte) beschrijving. 1 2 3 4 5

ALOM: Ambtelijk Landelijk Overleg Milieuhandhaving NOGEPA: Nederlandse Olie- en Gas Exploratie en Productie Associatie IADC: International Association of Drilling Contractors VELIN: Vereniging Eigenaren van Leidingen in Nederland NSOAF: North Sea Offshore Authorities Forum


Versie 1.0

Datum 20/01/2011

Pagina 7 van 23

In het kader van de samenwerking tussen inspecties wordt het van belang het model te adapteren naar het procesmodel van de nVWA (zie ook bijlage 1). Voor informatievoorziening en ICT is SodM als onderdeel van het kernministerie van EL&I afhankelijk van de Directie Bedrijfsvoering. De informatievoorziening binnen het kernministerie is een verantwoordelijkheid van de vakeenheid Informatie van deze directie. Voor beheer en ontwikkeling van de ICT-voorzieningen van het kernministerie is de vakeenheid ICT van de Directie Bedrijfsvoering (DBV) verantwoordelijk. Beheer van de ICTvoorzieningen vindt plaats op basis van een dienstverleningsovereenkomst (dvo, zie bijlage 5). Voor de ontwikkeling van ICT worden architectuurprincipes gevolgd gebaseerd op MARIJ (Model Architectuur Rijksoverheid, zie bijlage 6). Voor de naaste toekomst is van belang dat DBV wordt samengevoegd met haar evenknie vanuit (voormalig) LNV, in het kader van de integratie naar EL&I. Voor de ICT-dienstverlening was al een ontwikkeling in gang gezet naar een ministeriebreed ICT-dienstencentrum. Onduidelijk is nog op welke manier en wanneer de ICT-dienstverlening van voormalig EZ samengevoegd zal worden met die van voormalig LNV (DICTU). De ICT-beheerkosten (dienstverleningsovereenkomst) worden aan SodM doorberekend en jaarlijks bijgesteld op basis van going concern. In 2010 bedroegen deze kosten € 251.350,00 (50 werkplekken). Naast de reguliere beheerkosten wordt inzet voor specifieke projecten voor SodM afzonderlijk verrekend.


Versie 1.0

Datum 20/01/2011

Pagina 8 van 23

3 3.1

Huidige situatie

Bedrijfsprocessen, knelpunten en wensen De drie afdelingen van SodM hebben integraal toezicht en advisering als kerntaken. Om de kerntaken te kunnen uitvoeren kent SodM een aantal bedrijfsprocessen. Onderstaand zijn in tabelvorm per kerntaak de primaire bedrijfsprocessen van SodM weergegeven (bron: Strategie en Programma 2007-2011, bijlage 3). Kerntaak I Toezicht

II Advisering

Primair bedrijfsproces 1 Voorlichten 2 Afgeven beschikkingen 3 Monitoren 4 Verifiëren 5 Onderzoeken 6 Beleidsadvisering 7 Bestuurlijk advisering 8 Overige advisering

Doel Bevordering van de naleving

Voor het informatieplan ligt de scope op de processen Afgeven beschikkingen, Monitoren, Verifiëren en Onderzoeken. Uit de andere processen zijn vrijwel geen knelpunten en wensen voortgekomen, waarbij automatisering ter verbetering een toegevoegde waarde kan leveren. Iedere afdeling heeft een eigen toezichtonderdeel, waarbij de werkwijze per toezichtonderdeel ten opzichte van de andere afdeling kan verschillen. Vanwege de pragmatische benadering met betrekking tot dit informatieplan is gekozen om niet per toezichtonderdeel de werkwijze te beschrijven, maar een samenvoeging daarvan weer te geven. Dit heeft als gevolg dat sommige elementen in de procesbeschrijving niet altijd worden herkend. Echter, in grote lijnen komen de knelpunten en wensen per toezichtonderdeel en werkwijze met elkaar overeen.

3.1.1

Afgeven beschikkingen

Mijnondernemingen dienen bij DGETM (Directoraat-Generaal Energie, Telecom en Markten van EL&I) een aanvraag voor een vergunning of beschikking in, inclusief onderbouwende documenten. DGETM verzoekt onder andere aan SodM om advies binnen een bepaalde termijn te geven. Voor een aantal – technische – zaken geeft SodM zelf de beschikking af (bijv. toestemming ingebruikname pijpleiding). Het verzoek en onderliggende documenten worden ontvangen door de DIV-medewerker. Deze archiveert de documenten in Atlas en geeft een actiekopie (document met stempel) af aan de uitvoerende inspecteur. Door de afdeling Operationele Zaken worden de gegevens van het adviesverzoek in MIS geregistreerd. De inspecteur stelt op basis van de documenten een advies op en verstuurt deze binnen een bepaalde periode aan DGETM. De DIV-medewerker archiveert het advies in Atlas. De afdeling Operationele Zaken registreert de gegevens van het advies in MIS. Daarnaast legt de uitvoerende inspecteur de gegevens omtrent de aanvraag vast in een Excel bestand. Dit bestand wordt opgeslagen op de netwerkschijf. Nadat de vergunning of beschikking door DGETM is gegeven zal de mijnonderneming gaan uitvoeren. Wanneer de uitvoering gereed is, vindt er controle plaats door een onafhankelijke deskundige. De onafhankelijke deskundige geeft een verklaring af wanneer aan alle voorwaarden is voldaan.


Versie 1.0

Datum 20/01/2011

Pagina 9 van 23

Vervolgens verzoekt de mijnonderneming aan de IGM om toestemming in gebruikname op een bepaalde datum. Daarbij wordt de verklaring van de onafhankelijk deskundige meegezonden. Het verzoek tot in gebruikname en de verklaring wordt door de DIV medewerker gearchiveerd in Atlas. De afdeling Operationele Zaken legt de gegevens in MIS vast. De uitvoerende inspecteur ontvangt een actiekopie waarop binnen een bepaalde datum moet worden gereageerd. De uitvoerende inspecteur beoordeelt op basis van de verklaring of de mijnonderneming heeft voldaan aan de voorwaarden en geeft al dan niet toestemming voor ingebruikname. Deze toestemming wordt in Atlas gearchiveerd. De inspecteur legt de gegevens van de toestemming vast in het Excel bestand. Knelpunten en wensen • Verzamelen van dezelfde gegevens op meerdere plaatsen (excelsheets, schaduwsystemen) • Niet alle gegevens van dit proces worden geregistreerd in MIS.

3.1.2

Monitoren

SodM beoordeelt periodiek of de toezichtobjecten nog voldoen aan de gestelde voorwaarden. De beoordeling gebeurt op basis van documenten die het toezichtobject toezendt. Afhankelijk van het toezichtonderdeel worden deze documenten dagelijks, maandelijks of jaarlijks toegezonden. Indien wordt vastgesteld dat onderzoek gewenst is, wordt overgegaan op het primaire bedrijfsproces “verifiëren”. Op basis van de gegevens in het Excel bestand controleert de uitvoerende inspecteur wanneer de jaarlijkse survey moet plaatsvinden. De survey vindt plaats op basis van rapportages van de mijnonderneming, waarin staat vermeld of er na de bouw wel of geen afwijkingen zijn ontstaan. De uitvoerende inspecteur vergelijkt of de gegevens van het Excel bestand overeenkomen met de gegevens uit MIS. Knelpunten en wensen • Gebruiksgemak en vindbaarheid van documenten in Atlas zijn onvoldoende. • De performance en snelheid van Atlas zijn onvoldoende. • De monitoring wordt niet in MIS geregistreerd. • Het is wenselijk obv bevindingen te kunnen monitoren/benchmarken tbv effectmeting. • Het gebruiksgemak van MIS is ontoereikend. Het opvragen en kunnen filteren van (gewenste) gegevens is te moeilijk. • Kennis van SQL is bij één medewerker aanwezig, waardoor de afhankelijkheid en het risico groot is. • De omgeving werkt vaak met nieuwere versies van standaardpakketten.

3.1.3

Verifiëren

Als referentiekader worden de subprocessen van het toezichtproces van het nVWA gehanteerd, zodat de samenhang met de andere inspecties van de Pentagroep voldoende in beeld komt. De werkwijze van SodM is onderverdeeld in deze subprocessen. De subprocessen worden onderscheiden in: • Programmeren van toezicht • Voorbereiden van toezicht • Waarneming • Oordeelsvorming • Interventie • Afsluiting


Versie 1.0

Datum 20/01/2011

Pagina 10 van 23

Programmeren van toezicht - nVWA Op basis van een integrale risicoanalyse worden prioriteiten gesteld voor het jaarplan. Als basis dient het meerjarenprogramma “Strategie en Programma”, vigerende wet- en regelgeving, bevindingen uit voorgaande onderzoeken en systematische toetsing. Ook zijn de actualiteit en de politiek-bestuurlijke onderwerpen bepalend voor het programma. Het jaarplan wordt per afdeling opgesteld. In het jaarplan zijn de uit te voeren projecten opgenomen. Per bedrijfstak en/of via de website worden de inspecties aangekondigd. Het afdelingshoofd wijst een inspecteur als projectleider aan op basis van de benodigde expertise. Knelpunten en wensen • Projectoverstijgende zaken zijn onvoldoende in beeld, waardoor projecten te weinig integraal worden uitgevoerd. Het is wenselijk om meer transparantie te verkrijgen in de jaarplannen en activiteiten van de andere afdelingen teneinde synergie te bevorderen. • De toegankelijkheid en uitwisseling van kennis dient te verbeteren. Voorbereiden van toezicht – nVWA De wetgeving en voorschriften die van toepassing zijn op de toezichtonderdelen zijn vertaald naar een toetsingskader, waarmee duidelijkheid wordt geboden welke regels de toezichtobjecten dienen na te leven. Het toetsingskader is vastgelegd in een Excel bestand. Elk toezichtonderdeel heeft zijn eigen toetsingskader. De projectleider stelt een projectopdracht op. In dit document wordt onder andere de aanpak van de verificatie beschreven en de vragenlijst opgenomen. Het document wordt geaccordeerd door het afdelingshoofd en de IGM. De DIV-medewerker archiveert het document in Atlas. De afdeling Operationele Zaken registreert de gegevens van het project in MIS. Nadat het projectteam is samengesteld wordt het toezichtobject (de mijnonderneming of netbeheerder) geïnformeerd en gevraagd om toezending van relevante documenten. Deze stukken worden door de DIV-medewerker gearchiveerd in Atlas. Knelpunten en wensen: • Het is wenselijk toetsingskaders en vragenlijsten te selecteren die vooraf op basis van wet- en regelgeving, normering en kaders in een database zijn opgesteld. In deze database bevinden zich alle vragen en eventueel ook alle antwoorden. Waarneming – nVWA Afhankelijk van het toezichtonderdeel vindt de verificatie plaats aan de hand van een checklist, vragenlijst of de expertise van de uitvoerende inspecteur. Het toezicht kan bestaan uit het beoordelen van geïnventariseerde documenten of een fysieke beoordeling. De bevindingen worden vastgelegd in het inspectierapport. De DIV-medewerker archiveert het inspectierapport in Atlas. Oordeelsvorming – nVWA De inspecteur vormt zich een oordeel. Aan de hand van dit oordeel worden de bevindingen vastgelegd in een inspectierapport. Dit wordt ter accordering voorgelegd aan het afdelingshoofd. De afdeling Operationele Zaken maakt de inspectiebrief (met SmartDocuments). Na akkoord van het afdelingshoofd en IGM wordt een inspectiebrief verstuurd naar het toezichtobject. De DIV-medewerker archiveert het inspectierapport en de inspectiebrief in Atlas. De afdeling Operationele Zaken legt de gegevens van het document vast in MIS en levert periodiek een overzicht van nog openstaande brieven.


Versie 1.0

Datum 20/01/2011

Pagina 11 van 23

Knelpunten en wensen: • • •

Snelheid en efficiency in het gebruik van standaarddocumenten (SmartDocuments) zijn onvoldoende. Iedere inspecteur moet inzage hebben in alle (relevante) gegevens van elk toezichtobject . De termijn waarbinnen de verbetering moet hebben plaatsgevonden wordt niet geregistreerd in MIS, maar in een eigen schaduwbestand.

Interventie – nVWA Afhankelijk van het onderzoeksresultaat wordt bepaald of interventie noodzakelijk is. Een interventie kan inhouden: verzoek om verbetering binnen een bepaalde termijn, een onderzoek bij het toezichtobject, een bestuurlijk gesprek. Bij het niet naleven van de afspraken hanteert SodM een escalatiemodel waarbij de mogelijkheid bestaat dat de betreffende minister wordt geïnformeerd of een vergunning c.q. beschikking wordt ingetrokken. In geval van overtredingen kan door de inspecteurs van SodM een boeterapport worden opgemaakt, en indien noodzakelijk een proces verbaal (SodM inspecteurs zijn Buitengewoon Opsporings Ambtenaar, BOA). Afsluiting - nVWA De uitvoerende inspecteur stelt een afrondingsformulier op. Deze wordt door de DIVmedewerker opgenomen in Atlas. De afdeling Operationele Zaken registreert de gegevens van dit document in MIS. Het afdelingshoofd bepaalt wanneer een project wordt gesloten en geeft de opdracht aan de afdeling Operationele Zaken om dit te registreren in MIS. Het jaarverslag wordt gepubliceerd op de website van SodM. In het jaarverslag staan onder andere alle verrichte inspecties en onderzoeken van het afgelopen jaar. Ook worden artikelen over bepaalde rapporten op de website gepubliceerd.

3.1.4

Onderzoeken

Wanneer zich op locaties of installaties ongevallen of voorvallen voordoen, is de mijnonderneming verplicht dit binnen een bepaalde termijn aan SodM te melden. SodM stelt 6 vervolgens een onderzoek in . Ook bij klachten inzake werkzaamheden op locaties/installaties doet SodM onderzoek. Ditzelfde geldt ook voor voorvallen, ongevallen en klachten inzake buisleidingen. Hoe het onderzoek wordt uitgevoerd is in de eerste plaats afhankelijk van de ernst van het voorval of ongeval. Wanneer bij het onderzoek strafbare of beboetbare feiten naar voren komen, vindt het onderzoek plaats onder verantwoordelijkheid van de Officier van Justitie en ligt de leiding van het onderzoek bij de politie. Van elk voorval of ongeval wordt een onderzoeksrapport opgesteld. Verder wordt een meldingsformulier gebruikt voor gegevensverzameling die zo spoedig mogelijk worden gecompleteerd en in het MIS ingevoerd. Boeterapporten en processen-verbaal worden opgesteld door de behandelend inspecteur (BOA) en na akkoord door het afdelingshoofd ondertekend door de (plv) IGM. Daarna worden de documenten verstuurd aan de Officier van Justitie. De documenten worden door de DIV-medewerker ingevoerd in Atlas, waarna het meldingsformulier gecompleteerd wordt en ingevoerd wordt in MIS.

6 Voorval: Een ongewenste gebeurtenis of reeks van gebeurtenissen die gepaard gaat met schade aan milieu, productie of bedrijfsmiddelen, of gepaard had kunnen gaan, met persoonlijk letsel, schade aan gezondheid, milieu, productie of bedrijfsmiddelen. Ongeval: Een voorval dat heeft geresulteerd in persoonlijk letsel of schade aan gezondheid.


Versie 1.0

Datum 20/01/2011

Pagina 12 van 23

Wanneer zich in voorvallen en/of ongevallen trends voordoen, kan dit aanleiding zijn voor het starten van een project gericht op het wegnemen van de oorzaken. Knelpunten en wensen: • Invoeren van gegevens in Atlas en MIS wordt gedaan door de DIV-medewerker respectievelijk de afdeling Operationele Zaken. MIS is echter niet goed ingericht voor het snel en gebruiksvriendelijk opvragen van gegevens door de inspecteurs, bijvoorbeeld niet-standaardlijsten. • De module Voorvallen Gaswet in MIS wordt nu gevuld door het overnemen van de gegevens van een uitgebreid KIWA-formulier waarmee netbeheerders voorvallen melden. Dit is een tijdelijke voorziening, maar is niet afdoende voor het inspectiewerk van buisleidingen.

Informatiesystemen SodM maakt gebruik van de generieke informatievoorziening en ICT van het kernministerie. Die bestaat uit een Citrix-omgeving met Windows XP als OS. Er wordt gebruik gemaakt van standaardpakketten. Uitzondering hierop is Atlas, een op maat gemaakte digitale werkomgeving (documentmanagementsysteem). Cruciaal voor SodM is een in eigen beheer ontwikkeld systeem: MIS (Mijn Informatie Systeem).

3.2.1

Mijn Informatie Systeem (MIS)

De basis van het huidige MIS stamt van 1985. Het MIS dat toen werd gebouwd is sindsdien stap voor stap verder ontwikkeld en grotendeels in eigen beheer. Ook nu nog ligt het beheer bij een medewerker van SodM. MIS is een database (MySQL) bestaande uit een groot aantal onderling gekoppelde onderdelen. Deze informatie is in vele jaren opgebouwd (terug tot 1985). De informatie heeft een grote waarde omdat mijnbouwactiviteiten meestal een periode van vele jaren beslaan. Invoeren, raadplegen en selecteren van gegevens gebeurt via verschillende modules (zie bijlage 4 voor een overzicht). De functionaliteit die MIS biedt, is in verschillende categorieën onder te verdelen (zie figuur *): • Functionaliteit die specifiek is voor het primaire proces • Functionaliteit voor ondersteunende processen • Functionaliteit die met de sturing van de dienst te maken heeft. Primair Proces

- Inspecties - OZ-/HARAP - Bedrijfsvoering systeem

Besturing

Rapportages

Inspecteren

Business Proces Mgmt

3.2

- Projecten - Inspecties incl. - Plan een inspectie - Afronden inspectie

Onderzoeken -

Ongevallen Voorvallen Mijnbouw Voorvallen Gaswet Klachten

Monitoring

- Boor Administratie

Advisering

- WMB vergunning - Vergunning en adviezen - Winnings- Meetplannen

Relatiebeheer

- Maatschappijen - Externe contacten

- HRM

-

- Financieel - Facilitair

Registraties - Lokaties - Installaties - Inspecties - Ongevallen - Voorvallen Mijnb. - Voorvallen Gaswet - Klachten - Geotechn. gegevens - Booradministratie - WMB vergunning - Vergunning en adviezen - Winnings-/Meetplannen - POB-lijst

Ambtenaren Opleidingen Werkverantwoording - Reischeck Objectenbeheer

Data opslag etc.

Basisregistraties

BAG

Atlas

BRO

NHR

SAP.

Ondersteuning Figuur *: Functionaliteit in MIS (gebaseerd op bedrijfsvoeringsysteem SodM en NORA 2.0)


Versie 1.0

Datum 20/01/2011

Pagina 13 van 23

De gegevens in MIS zijn van belang voor het werk van SodM (of zijn dat in het verleden geweest). Er is echter een aantal veranderingen in de bedrijfsprocessen waarop MIS nog niet voldoende is ingericht (zoals het toezicht op buisleidingen, de komst van de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Wabo) en de toegenomen noodzaak van workflowmanagement als gevolg van de Wet dwangsom). Knelpunten en wensen: • Het statische karakter: MIS is een (samengestelde) database met vooral veel gegevens; op echte procesondersteuning en -sturing is het niet ingericht. • Ten behoeve van de Wet dwangsom zullen procesregels en activiteiten geautomatiseerd moeten worden (workflowmanagement). • Er is geen eenduidige opbouw van velden waardoor de user interface niet gebruiksvriendelijk is. • Het systeem is sterk input- maar weinig outputgericht; het is meer ingericht voor het invoeren van gegevens dan voor het met informatie ondersteunen van de processen. • Iedere inspecteur zal op eenvoudige wijze zelf alle gegevens moeten invoeren en opvragen. • De gegevens en documenten zullen vanuit één centrale plaats opgevraagd worden. • De modules van MIS zijn allemaal aan elkaar gekoppeld. Ontkoppelen is minder eenvoudig dan de term modules doet vermoeden. • Het systeem heeft geen koppelingen met externe informatiesystemen in het kader van ketenautomatisering. • Technisch stamt het systeem uit 1985. Voor de database op zich maakt dat niet uit maar wel voor de wijze waarop de data in de databases benaderd worden. Hierdoor is het systeem aan het eind van zijn lifecycle. • Een koppeling naar het bedrijfsvoeringsysteem (BVS) zal ook in het nieuwe systeem moeten worden opgenomen.

3.2.2

Atlas

Atlas is de centrale digitale werkomgeving van het kerndepartement, op basis van het document-managementsysteem Hummingbird (tegenwoordig: OpenText eDOCS). Hierin worden documenten volgens vaste afspraken opgeslagen en beheerd. Atlas maakt het mogelijk documenten van anderen te raadplegen en te volgen door de organisatie. Het faciliteert samenwerken aan documenten en zorgt voor beveiliging van documenten. In Atlas worden opgeslagen: • Alle inkomende en uitgaande post. • Alle documenten en informatie die van belang is voor EL&I-(financiële) verantwoording en –bedrijfsvoering. • Alle documenten/notities/mails die van belang of relevant zijn voor (beleids)dossiers en projecten. • Alle documenten/notities/mails die medewerkers met anderen willen delen. Atlas is ingericht volgens één ordeningsplan voor het gehele kernministerie, bestaande uit vier lagen: 1. Taak/werkproces: onderdeel begroting of werkplan 2. Hoofdmap: beleidsthema of project 3. Dossier: zaak of onderwerp 4. Submapjes: processtappen of deelonderwerpen Medewerkers hebben alleen toegang tot de mappen van hun dienstonderdeel en kunnen alleen in laag 4 documenten opslaan. SodM heeft ervoor gekozen elk mogelijk archiefwaardig document op te slaan in Atlas. Dit heeft het gebruik van de netwerkschijf overigens nog niet verdrongen.


Versie 1.0

Datum 20/01/2011

Pagina 14 van 23

3.2.3

Generieke en overige voorzieningen

De overige generieke voorzieningen waarvan SodM als onderdeel van het kernministerie gebruik maakt, zijn te rekenen tot standaard kantoorautomatisering: • MS-Office (Outlook, Word, Powerpoint, Excel) • Acrobat Reader • Acrobat Writer (voor het redigeren van PDF’s) • Internet Explorer 7 • SmartDocuments (voor het generen van standaarddocumenten) • MS Project (afhankelijk van functieprofiel) • MS Visio (afhankelijk van functieprofiel) De kantoorautomatisering die het kerndepartement aanbiedt is gericht op de werkplek van het beleidsdepartement. Echter, de kantoorautomatisering van de inspecties omvat specifieke automatiseringsmiddelen voor inspectiedoeleinden. Dit betekent dat de automatiseringsmiddelen veelal bestaan uit mobiele apparatuur, zoals laptops, blackberries, navigatiesysteem, maar ook geoinformatiesystemen. Voor deze middelen biedt het kerndepartement geen ondersteuning of is een langlopende aanvraag nodig om de beschikking hierover te krijgen. Het behoort immers niet tot het standaardpakket van een werkplek. Google Earth Ten behoeve van het onderzoeken naar bodemdalingen gebruikt de afdeling Engineering Google Earth. Voor het gebruik is 1 licentie aanwezig. Dit wordt als te weinig ervaren. Bovendien is de performance en snelheid van Google Earth onvoldoende. RRGS Dit is een database van RIVM waarin een register risicosituaties gevaarlijke stoffen is opgenomen. De database is webbased te benaderen. www.112meldingen.nl Deze website wordt gevolgd voor gasincidenten. Plaats en Tijdonafhankelijk werken (Plato) De werkomgeving is vanaf elke locatie met internettoegang te benaderen. SodM-medewerkers hebben indien noodzakelijk en gewenst de beschikking over laptops en Blackberries. Website SodM heeft een eigen website (sodm.nl). SodM heeft geen eigen intranet maar maakt gebruik van het intranet van EL&I. Het intranet kent geen afgeschermde omgevingen voor de diverse dienstonderdelen (wel worden nieuwsartikelen van het eigen onderdeel via de startpagina aangeboden).

3.3

Beheer van informatievoorziening SodM maakt gebruik van de diensten van DBV, vakeenheid ICT op basis van een dienstverleningsovereenkomst (dvo). Daar is ook het netwerk-, systeem- technisch applicatiebeheer belegd. Het beheer van het MIS is nog niet overgedragen aan deze vakeenheid. Een team Ontwikkeling coördineert en begeleidt (projectmatige) aanpassing van systemen, met uitzondering van MIS. Op voorstel van de vakeenheid ICT worden jaarlijks in de werkplancyclus projecten geprioriteerd. De accountmanager van DBV voor SodM bewaakt in dat kader de wensen van SodM.


Versie 1.0

Datum 20/01/2011

Pagina 15 van 23

3.4

Prioritering knelpunten en wensen Tijdens de workshop is de deelnemers gevraagd een prioritering aan te brengen per knelpunt en per wens. De prioritering is vastgesteld op basis van meeste hinder per knelpunt en het beste voordeel per wens. Gezien het jaarlijks vastgestelde ICT-budget niet toereikend is voor alle verbeteringen en wensen, is uit de prioritering een top 5 afgeleid. De top 5 zal uitmonden in een projectenoverzicht. Top 5 knelpunten en wensen: 1. Het gebruiksgemak van MIS is ontoereikend. Het opvragen en invoeren van gegevens is te moeilijk. 2. Het gebruiksgemak en vindbaarheid van documenten in Atlas is onvoldoende. 3. Er zijn te veel informatievelden in MIS. 4. Het is wenselijk toetsingskaders en vragenlijsten te selecteren die vooraf op basis van wet- en regelgeving, normering en kaders in een database zijn opgesteld. In deze database bevinden zich alle vragen en eventueel ook alle antwoorden. 5. Iedere inspecteur zal op eenvoudige wijze zelf alle gegevens moeten invoeren en opvragen.


Versie 1.0

Datum 20/01/2011

Pagina 16 van 23

4 4.1

Trends en ontwikkelingen

Departementaal Belangrijkste ontwikkeling departementaal is de integratie van Economische Zaken en Landbouw in één ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie. Voor DBV/ICT heeft deze integratie de hoogste prioriteit, na het waarborgen van de continuïteit (going concern). Prioriteit wordt voorts gelegd bij het ICT-dienstencentrum (centralisatie van de ICTafdelingen van geheel oud-EZ) en rijksbrede projecten zoals P-Direkt, Elektronisch factureren, Identity Management en Rijkspas. Activiteiten die niet nodig zijn voor de dagelijkse continuïteit van ICT, de integratie EL&I, het ICT-dienstencentrum of het overgaan op Rijksbrede standaards, worden niet uitgevoerd. Consequentie voor SodM is dat: 1. Vanuit DBV/ICT in eerste instantie geen prioriteit gegeven zal worden aan projecten die vanuit SodM worden geïnitieerd 2. Nog onzeker is waar de ICT-dienstverlening voor het kernministerie, dus ook SodM, precies zal worden belegd, bij het ICT-dienstencentrum (in wording) of bij een samen met DICTU (oud LNV) te vormen dienst.

4.2

Rijksinspecties De samenwerking tussen de rijksinspecties zal de komende jaren worden geïntensiveerd. Een belangrijke en voor SodM relevante stap is het besluit van de Inspectieraad om een gezamenlijke ICT-omgeving in te richten voor de Rijksinspecties, te beheren door Logius. Met specifieke kenmerken van het inspectiewerk (bijv. gebruik van laptops) kan in deze omgeving naar verwachting beter rekening gehouden worden dan in de departementale ICT-omgeving, ook na de uitrol van de Digitale Werkplek Rijksdienst (DWR). Trekker hiervoor is de Inspectie Leefomgeving en Transport (de geïntegreerde inspecties van VROM en Verkeer & Waterstaat). Ook Holmes, dat beoogd wordt als basis voor de vervanging van MIS, komt dan in beheer bij Logius. Belangrijk is daarom dat ook SodM toegang krijgt tot dan wel beschikking over deze nieuwe omgeving. Dit vraagt om een aantal keuzes, waarbij ook de bovengenoemde ontwikkeling van het departementale ICT-beheer een rol speelt.

4.3

Relevante e-overheidsbouwstenen Het Nationaal Uitvoeringsprogamma dienstverlening en e-overheid (NUP) is een prioriteitenprogramma tussen gemeenten, provincies, waterschappen en het rijk. Het is een lijst van negentien NUP-bouwstenen en zes voorbeeldprojecten. Voor deze bouwstenen geldt dat alle overheidsinstanties vanaf een vastgestelde datum deze bouwstenen verplicht dienen te gebruiken of te handhaven. De bouwstenen vormen gezamenlijk de basisinfrastructuur voor de realisatie van de e-overheid. Juist deze bouwstenen zijn gekozen omdat zij de minimaal noodzakelijke randvoorwaarden zijn voor goed elektronisch verkeer tussen overheid, burger 7 en bedrijven. Buiten het NUP is ook een aantal andere bouwstenen of projecten in ontwikkeling ten behoeve van de e-overheid. Voor SodM spelen enkele bouwstenen een rol of gaan in de nabije toekomst een rol spelen. Op basis van een quick scan is onderstaand overzicht tot stand gekomen. Actielijn 3 van het project Pentagroep Informatievoorziening zal dieper ingaan op de quickscan en de mogelijkheden tot aansluiting bij rijksbrede ontwikkelingen. Deze actielijn is een attenderings- en adviesfunctie voor de kleine inspecties omtrent de bouwstenen die binnen de e-overheid ontwikkeld zijn en/of worden. Het informatieplan zal hierin richting geven. 7 Bron: http://e-overheid.nl (13-01-2011) Documentnaam Informatieplan SODM V1.0

Versie 1.0

Datum 20/01/2011

Pagina 17 van 23

In onderstaande tabel is op basis van de quick scan een selectie van e-bouwstenen die voor SodM relevant kunnen zijn weergegeven. Overzicht quick scan e-overheid bouwstenen

Webrichtlijnen

NUP: Websites van alle overheidsinstanties dienen eind 2010 aan deze richtlijnen te voldoen

E-Herkenning

NUP

Digikoppeling

NUP

Digimelding

NUP

Diginetwerk

4.4

Gemeenschappelijke Ontsluiting Basisregistraties (GOB)

NUP

BAG

NUP: Verplicht gebruik per 01-07-11

NHR

NUP

BRO

VROM

WABO Op 1 oktober 2010 is de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Wabo) in werking getreden. Doel van de Wabo is een eenvoudigere en snellere vergunningverlening en een betere dienstverlening door de overheid op het terrein van bouwen, ruimte en milieu. De Wabo introduceert hiervoor de omgevingsvergunning. Voor de inwerkingtreding van deze wet kwam het geregeld voor dat voor een project dat bestond uit meerdere activiteiten meerdere vergunningen en toestemmingen nodig waren van verschillende overheidsinstellingen. Hierdoor kon het lang duren voordat een onderneming of particulier alle benodigde vergunningen en toestemmingen had. Bovendien stond tegen elke vergunning en toestemming bezwaar en beroep open. Ook deze verschillende rechtsbeschermingmogelijkheden zorgden weer voor vertraging, extra kosten en extra administratieve lasten. Met de Wabo kunnen de verschillende vergunningen en toestemmingen worden gebundeld in één integrale omgevingsvergunning. De omgevingsvergunning omvat – samengevat – de volgende vergunningen en toestemmingen: • bouwvergunning ingevolge de Woningwet • gebruiksvergunning en melding ingevolge het Gebruiksbesluit • milieuvergunning en melding ingevolge de Wet milieubeheer • ontheffingen bestemmingsplan en aanlegvergunning ingevolge de Wet ruimtelijke ordening • monumentenvergunning ingevolge de Monumentenwet • mijnbouwvergunning ingevolge de Mijnbouwwet • vergunning ingevolge de Wet verontreiniging oppervlaktewateren • diverse gemeentelijke en provinciale vergunningen, zoals de reclame-, inrit-, sloop-, aanleg- en de kapvergunning, op basis van gemeentelijke en provinciale verordeningen • vergunning ingevolge de Natuurbeschermingswet 8 • ontheffing ingevolge de Flora- en faunawet SodM zal haar processen en informatievoorziening op deze wet moeten aanpassen. 8

Bron: www.wabo.nl (19-01-11)


Versie 1.0

Datum 20/01/2011

Pagina 18 van 23

5

Gewenste Informatievoorziening

In dit hoofdstuk wordt de (ICT-)situatie beschreven die ontstaat als het informatieplan volledig is uitgevoerd. Onderstaande geeft de structuur weer van de toekomstige informatievoorziening van de organisatie afgeleid van de top 5 knelpunten en wensen. Het biedt echter slechts een globaal beeld van de gewenste functionaliteiten.

5.1

Algemeen: betrouwbare en toekomstvaste informatievoorziening De bedrijfsprocessen van SodM worden ondersteund door een nieuw systeem: Holmes. Dit systeem is ook in gebruik bij de Inspectie Leefomgeving en Transport. Het draait op de ICTomgeving van de Rijksinpecties en wordt beheerd door Logius. Diverse ondersteunende processen – waarvoor Holmes niet geschikt is – maken gebruik van standaardpakketten die rijksbreeed of via het kernministerie worden aangeboden.

5.2

Afgeven beschikkingen: keteninformatisering Mijnondernemingen kunnen de benodigde vergunningen en beschikkingen digitaal aanvragen bij EL&I (DGETM). De aanvragen worden digitaal doorgestuurd naar SodM. DGETM en SodM krijgen toegang tot elkaars systemen en kunnen de voortgang van de vergunningverlening van begin tot eind volgen.

5.3

Afgeven beschikkingen: workflowmanagement Intern bij SodM wordt de voortgang in de advisering inzake vergunningen en het afgeven van beschikkingen gemonitord d.m.v. workflowmanagement. Aan cruciale data zijn alarmen gekoppeld.

5.4

Monitoren: geautomatiseerde aanlevering documenten Verlaging regeldruk: plannen, rapporten enz. worden geautomatiseerd aangeleverd, niet meer per brief of fax maar digitaal, via Digipoort: eenvoudig, snel en betrouwbaar. Om de dienstverlening te verbeteren en de lasten te verminderen. Ook dagrapporten niet met per post of fax maar met een pdf dat aangeleverd wordt via Digipoort.

5.5

Verifiëren: beoordelingskaders Wet- en regelgeving van alle relevante wetgeving is vertaald in beoordelingskaders, die op hun beurt weer zoveel mogelijk vertaald is in standaard vragenlijsten. Updates van beoordelingskaders en vragenlijsten is procesmatig ingeregeld.

5.6

Verifiëren en onderzoeken: transparantie Transparantie, van beoordelingskader (wet- en regelgeving) via bevindingen tot inspectiebrief.

5.7

Verifiëren en onderzoeken: toegankelijkheid gegevens Bij de voorbereiding van verificaties in het veld (inspecties) en onderzoeken kunnen voorgaande inspecties en ook vergelijkbare situaties eenvoudig worden nagezien.


Versie 1.0

Datum 20/01/2011

Pagina 19 van 23

5.8

Onderzoeken: digitale melding Voor de verplichte melding van ongevallen en voorvallen maken bedrijven gebruik van een digitale melding, in te vullen d.m.v. een digitaal formulier op de site. Gegevens van bedrijf en lokatie/installatie zijn vooringevuld. Meldingen komen automatisch terecht in de mailbox van een coördinerend medewerker. Ook klachten (t.a.v. werkzaamheden op mijnbouwlokaties) worden digitaal gemeld. Meldingsformulier is beschikbaar via de site, automatisch bericht dat melding/klacht is ontvangen en in behandeling wordt genomen.

5.9

Voorlichting en communicatie Door middel van een accountmodule worden de gegevens van mijnondernemingen, netbeheerders en andere bijgehouden. Aan elke account is in het documentmanagementsysteem (dms) een elektronisch dossier gekoppeld, waarin vele verschillende typen bestanden gekoppeld kunnen worden.


Versie 1.0

Datum 20/01/2011

Pagina 20 van 23

6

Projectenoverzicht

Hieronder worden globaal de projecten omschreven die voortvloeien uit de top 5 knelpunten en wensen en de gewenste situatie. De kosten, doorlooptijd en capaciteit zijn een grove inschatting en kunnen afwijken van de realiteit.

6.1

Randvoorwaarden Om tot succesvolle projectresultaten te komen, is het onder andere noodzakelijk dat de bedrijfsprocessen en de informatiestromen voor iedere medewerker helder en duidelijk zijn. De aanbeveling hiervoor is om deze processen en informatiestromen waar nodig te herschrijven voordat de projecten ten uitvoer worden gebracht. Bovendien dient een impactanalyse op de organisatie te worden uitgevoerd. Het is namelijk goed mogelijk dat de vernieuwing en/of transitie van de functionele componenten van MIS een andere taakverdeling of inrichting van de organisatie te weeg brengt. In paragraaf 6.6 gaan we nader in op de samenhang van de verschillende te introduceren systemen. Hieruit volgt dat een eenduidige definitie en codering van objecten die in verschillende systemen voorkomen vastgesteld moet worden. Dit moet vooraf gaan aan de introductie van de individuele systemen.

6.2

Vernieuwing kern MIS op basis van Holmes In 2010 is reeds een project MIS SodM gestart. Eerst is de functionaliteit in het huidige MIS geïnventariseerd en gedocumenteerd. Vervolgens zijn de mogelijkheden onderzocht om te komen tot een toekomstvaste en betrouwbare ICT-ondersteuning van SodM. Vervolgens is een aantal mogelijke opties voor de vernieuwing van MIS onderzocht. Uit dit onderzoek is het advies voortgevloeid om het kerngedeelde van MIS dat het primaire proces van SodM ondersteunt te vernieuwen op basis van Holmes. Holmes is het informatiesysteem dat het primaire proces van de VROM-inspectie ondersteunt. De VROM-Inspectie vormt inmiddels samen met Inspectie Verkeer & Waterstaat de Inspectie Leefomgeving en Transport (ILT). De verwachting is dat deze inspectie de eerste gebruiker van de ICT-omgeving voor rijksinspecties bij Logius wordt (zie par. 4.2). De mogelijkheid bestaat dat SodM hierbij aansluit. Bij de vernieuwing van MIS op basis van Holmes dient met hiervoor genoemde ontwikkeling rekening te worden gehouden.


Versie 1.0

Datum 20/01/2011

Pagina 21 van 23

Activiteiten

•

•

•

•

Met betrokken partijen (SodM, eInspecties, ILT, Logius) vaststellen van de projectaanpak Nader vaststellen van de informatiebehoefte vanuit de primaire processen van SodM ɂ Updaten procesmodel ɂ Vaststellen nieuwe informatiebehoeften ɂ Completeren requirements Agile inrichtingsproject: opstellen van Visiondocument, Project Start Architectuur, Use Case Model, Use Cases en Project Acceptatie Plan Nazorg (opleiden medewerkers, evaluatie, etc.)

Verwachte projectkosten

•

Initiële implementatiekosten

€ 200.000 – € 300.000

Capaciteit

•

Capaciteit van SodM

500 – 900 uur

Doorlooptijd

6.3

6 – 12 maanden

Vervanging MIS-modules voor ondersteunende processen Diverse MIS modules ondersteunen de secundaire processen van SodM. Dit zijn bijvoorbeeld de modules Maatschappijen, gecombineerd met Externe Contacten (voor zover die niet mijnondernemingen, netbeheerders etc. betreffen), Ambtenaren (HRM), Werkwin (urenverantwoording en reisdeclaraties) en Objectenbeheer (Facilitair). In het kader van het project MIS SodM is de functionaliteit van deze modules reeds in kaart gebracht. SodM zal gebruik gaan maken van standaardapplicaties, die rijksbreed worden aangeboden (bijv. PDirekt voor HRM), binnen het ministerie van EL&I of binnen de bij Logius te realiseren ICTomgeving voor rijksinspecties. Activiteiten

• •

• •

Opstellen Programma van Eisen Onderzoek naar bestaande standaardapplicaties binnen de beheeromgeving/pakketselectie Opstellen en uitvoeren van migratieplannen Nazorg (opleiden medewerkers, evaluatie, etc.)

Verwachte projectkosten

•

Initiële implementatiekosten

€ 50.000 - € 150.000,=

Capaciteit

•

Capaciteit van SodM

200 – 400 uur

Doorlooptijd


6- 12 maanden

Versie 1.0

Datum 20/01/2011

Pagina 22 van 23

6.4

Vernieuwing SodM-site Met DBV/ICT wordt een project voorbereid om de site op korte termijn te laten voldoen aan de huisstijl van de rijksoverheid. De SodM site dient qua lay-out aan te sluiten bij de sites van de andere rijksinspecties, die allemaal (ook SodM) te bereiken zijn via het Inspectieloket (inspectieloket.nl). Activiteiten Verwachte projectkosten

• •

Opstellen requirements Migratietraject

Kosten worden verdisconteerd met het jaarlijks budget

Capaciteit

•

120 -240 uur

Capaciteit van SodM

Doorlooptijd

6.5

3 – 6 maanden

Actielijn 3: Aansluiting bouwstenen e-overheid Dit project zal in de eerste fase een overzicht van de functionaliteiten van de e-overheid bouwstenen en de operationele status leveren. In de tweede fase wordt een impactanalyse op de rijksinspecties per (groep van) inspectie uitgevoerd. De fysieke aansluiting op de bouwstenen is vooralsnog geen onderdeel van dit project.

6.6

Samenhang projecten Ter voorkoming van dubbele invoer van gegevens en een inefficiënte of zelfs onwerkbare afhandeling van het proces zal besluitvorming moeten plaatsvinden over welke objecten in welke informatievoorziening worden vastgelegd en onderhouden. Een bedrijfsinformatiemodel kan hierin duidelijkheid bieden. Deze biedt een conceptuele structuur van de gewenste informatievoorziening die nodig is voor een goede bedrijfsvoering in samenhang met de daartoe te realiseren informatiesystemen, gegevens, bedrijfsfuncties en projecten. Ter verduidelijking is onderstaand een matrix waarin een vereenvoudigde en niet allesomvattende weergave wordt afgebeeld van de eventuele informatiesystemen die voortvloeien uit de projecten en de mogelijkheden van vastlegging van objecten. Deze matrix is niet volledig, maar biedt enkel inzicht in het risico van dubbele vastlegging van gegevens. CRM

TKG

DMS

Project

x

x

x

x

Objecten

6.7

Inspecteur

x

Toezichtsobject

x

Document

x

x

x

Inspectie

x

x

x

Project

x

x

x

x

Projectenkalender De planning van de projecten is afhankelijk van de vastgestelde prioriteit, de benodigde capaciteit, doorlooptijd en kosten. Na afstemming en akkoord van de directie van de Inspectie en afstemming met de overige inspecties ten behoeve van synergie van informatiebehoeften, kunnen de projecten worden ingepland in de tijd. De volledige doorlooptijd om tot de gewenste situatie te komen wordt vooralsnog ingeschat op 3 jaar, vanaf 2011 tot en met 2013.


Versie 1.0

Datum 20/01/2011

Pagina 23 van 23

Informatieplan. Staatstoezicht op de Mijnen. Versie 1.0 Status definitief Datum 20 januari 2011

Recommend Documents