Handleiding voor Secretarissen

HSEC

Handleiding voor Secretarissen

2

• Handleiding secretarissen

Woord vooraf

5

Contact met UNICEF

6

Ondersteunende materialen Overzicht handleidingen Bestelformulier Legitimatiebewijs Visitekaartjes Dankkaart

7 7 7 7 7 8

UNICEF huisstijl

9

Werven is Vooruitzien Wervingsfolder Informatie potentiële vrijwilligers

10 10 10

Welkom nieuwe vrijwilligers Welkomstpakket Basiscursus vrijwilligers: Actief in UNICEF

11 11 11

Procedure muteren vrijwilligersbestand Digitale Mutatieformulieren Overzicht afkortingen vrijwilligersfuncties

13 13 13

Communicatie van het comité Nieuwsbrief Notulen Jaarplanning/overzicht

14 14 14 14

Multimedia Regionale UNICEF Website Vrijwilligersnet Accounts social media en mail voor UNICEF vrijwilligers

16 16 16 16

Praktische Zaken Onkostenvergoeding Verzekeringen Vrijwilligers over de RCU-grens Inventariseren van interesses Actieve vrijwilligers gezocht voor een ‘pool’ Kenniskring Secretarissen

18 18 18 20 20 20 20

Procedure jubileum vrijwilligers Spelden/beeld Oorkondes Koninklijke Onderscheiding Steunbetuigingen

21 21 21 21

Bijlagen: Functieprofiel Secretaris, Bestelformulier

22

Inhoudsopgave

Pagina

Handleiding secretarissen •

3

4


U hebt alweer de 4e editie van de handleiding voor secretarissen voor u. De secretaris is in de regio voor veel zaken het eerste aanspreekpunt. Dit maakt deze functie, ook voor ons, heel belangrijk. Reden te meer om een goede en duidelijke handleiding voor deze functie te hebben. In deze handleiding vindt u informatie over allerlei onderwerpen die u kan ondersteunen en begeleiden in uw werkzaamheden voor UNICEF. Het is voor u belangrijk om op de hoogte te zijn van allerlei praktische zaken, hoe en waar materialen aangevraagd kunnen worden en bij wie. Ook wie de contactpersonen zijn en wie de regioconsulent is in uw regio is van belang. Wij hopen dat u alle informatie die u zoekt in deze handleiding terug kunt vinden. Mocht u tijdens het werken met deze handleiding onduidelijkheden of onjuistheden tegen komen, dan vernemen wij dat graag. Ook als u tips of aanvullingen hebt, kunt u ons dat laten weten.

Woord vooraf

Beste Secretaris,

Wij wensen u veel succes en plezier toe met uw werkzaamheden als secretaris voor UNICEF. Met vriendelijke groet, UNICEF Nederland

Wil van Dijk-Keus Nathalie van Oorschot Afdeling Vrijwilligersorganisatie


5

Contact met UNICEF Het team Service en Informatie is uw eerste aanspreekpunt en helpt u graag als u vragen heeft over: - Bestellingen - Algemene informatievoorziening - Registeren en opvolgen van klanten contacten - Klachten - Interne doorverwijzing De regioconsulent vervult de brugfunctie tussen UNICEF Nederland en de vrijwilligers in het land en andersom. U kunt bij hen terecht voor advies, bemiddeling en steun bij de optimale organisatie van uw RCU. Ieder van hen werkt vanuit en binnen een bepaald gebied. De gebiedsindeling is als volgt: Regioconsulent: Annette de Jong, tel: 06 539 89 381, [email protected] Regio Noord: Groningen, Friesland, Flevoland, Drenthe Regioconsulent: Joke Rakhorst, tel: 06 539 89 380, email: [email protected] Regio Oost: Utrecht, Gelderland en Overijssel Regioconsulent: Irene Hardenbol, tel: 06 539 89 386, email: [email protected] Regio West: Zuid-Holland en Noord Holland Regionconsulent: Casper Molenaar, tel: 06 225 66 550, email: [email protected] Regio Zuid: Zeeland, Brabant en Limburg

Contact met UNICEF is te vinden op het vrijwilligersnet en op te vragen bij de afdeling Vrijwilligersorganisatie. Op het vrijwilligersnet vindt u ook de contactpersonen voor de specifieke functiegroepen.

6


Digitale handleidingen De handleiding voor Depothouders, Penningmeesters en Evenement Vrijwilligers zijn alleen digitaal beschikbaar (zie vrijwilligersnet). U kunt deze handleidingen aanvragen via de afdeling Service en Informatie: 070 333 93 45 of digitaal bestellen via het standaard excel bestelformulier: [email protected] Ook kunt u het downloaden van vrijwilligersnet.

Ondersteunende materialen

Overzicht handleidingen De volgende handleidingen zijn beschikbaar: Handleiding Vrijwilligers HVW Handleiding Bedrijfsbenadering HBB Handboek Verkopers HBV Handleiding Voorlichting HVL Handleiding Werving is Vooruitzien HWIV Handleiding Secretariaten HSEC Handleiding Huisstijlbeheerders HHSB Handleiding Coördinatieteam HCT Draaiboek UNICEF Loop LPDR

Bestelformulier Er is een bestelformulier voor secretarissen. Op dit bestelformulier staan alle materialen die voor de secretarissen beschikbaar zijn. Dit bestelformulier vindt u op vrijwilligersnet. Een voorbeeld vindt u als bijlage. Legitimatiebewijs Dit bewijs kan aangevraagd worden door geregistreerde UNICEF-vrijwilligers die een actie uitvoeren, in een stand staan, ledenwerven of in een andere situatie komen waar zij zich moeten legitimeren. De legitimatiebewijzen worden voorzien van een naam en een geldigheidsdatum (1 jaar geldig) en zijn aan te vragen bij de afdeling Vrijwilligersorganisatie. Bij het beëindigen van uw vrijwilligersfunctie verzoeken wij u het legitimatiebewijs terug te sturen/in te leveren bij de secretaris van uw Regionaal Comité UNICEF.

Vrijwilliger UNICEF Nederland

Geldig t/m december 2013

Visitekaartjes Vrijwilligers die dit voor hun werkzaamheden nodig hebben kunnen bij de afdeling Vrijwilligersorganisatie visitekaartjes bestellen. Het aanvragen van deze kaartjes dient schriftelijk (post, email) te gebeuren. In de aanvraag moet duidelijk aangegeven worden welke gegevens er op de kaartjes gedrukt moeten worden.


7

SHUNYAM

Dankkaart Alle vrijwilligers die UNICEF verlaten krijgen vanuit UNICEF Nederland een dankkaart toegestuurd. De verzending van deze dankkaart vindt één maal per maand plaats. Bezwaar tegen deze dankkaart moet u apart doorgeven.

Namens alle kinderen,

8


bedankt

Vrijwilligers spelen een belangrijke rol bij het uitdragen van de UNICEF boodschap. Daarom is het belangrijk dat iedere vrijwilliger die communiceert voor UNICEF (ook correspondentie) weet hoe dat moet volgens de huisstijlrichtlijnen. Alles over de huisstijl, de uiterlijke kenmerken (logo, kleurgebruik, lettertypes, enz.) én de inhoudelijke boodschap, kunt u vinden in de Handleiding Huisstijlbeheerders of bij de huisstijlbeheerders in de regio’s. Mocht u nog vragen hebben, neemt u dan contact op met Ingrid van der Helm, Communicatie Adviseur Vrijwilligers. Zij is bereikbaar op telefoonnummer 070 333 93 91.

UNICEF huisstijl

UNICEF huisstijl: herkenbaar en effectief! Iedereen die bij UNICEF communicatiemiddelen maakt/gebruikt, of anderen opdracht geeft dat te doen, moet weten wat de criteria zijn voor een goede UNICEF boodschap. Want de kracht van UNICEF is voor een groot deel afhankelijk van de wijze waarop er gecommuniceerd wordt. Een krachtige en eenduidige huisstijl is onmisbaar voor de herkenbaarheid van UNICEF en voor effectieve communicatie door UNICEF.

Alle voor u relevante huisstijlonderdelen kunt u vinden op vrijwilligersnet.

40 BRAND TOOLKIT UNICEF Nederland

11.0 VRIJWILLIGERS

Doetinchem, 11-02-2010

Geachte UNICEF-medewerkers, Het RCU-bestuur ‘de Achterhoek’ nodigt u en uw partner van harte uit voor de jaarlijkse medewerkersbijeenkomst op donderdag 16 september om 19.30 uur in het Graafschap College, J.F. Kennedylaan 51 te Doetinchem (Ingang Techniek)

11.1 DEZELFDE RICHTLIJNEN VOOR VRIJWILLIGERS Vrijwilligers moeten zich ook aan de huisstijlregels houden. Het logo mag dus niet worden aangepast of uitgebreid. Voor alle materialen van vrijwilligers geldt wel dat de afzender, het regionaal comité, een duidelijke plek krijgt. Hiernaast is als voorbeeld het vrijwilligerscorrespondentiepakket te zien. Vrijwilligers kunnen voor uitingen zoals posters en persberichten gebruik maken van de formats die aangeboden worden op extranet.

Het programma dit jaar ziet er als volgt uit: Er wordt van 19.30 tot 20.00 uur, voor de nieuwsgierigen en belangstellenden onder ons, een rondleiding gegeven. Zorgt u daarom dat u op tijd bent! Rond 20.00 uur is het woord aan onze voorzitter: de heer Johan van der Zande en nemen wij afscheid van twee bestuursleden. Daarna geven wij het woord aan onze gastspreker Til Rijnierse die deel uitmaakt van de Landelijke UNICEf lezingengroep. Zij zal vertellen over het thema ‘Ondervoeding’ dat dit najaar centraal zal staan. Wij streven ernaar om rond 22.00 uur de avond te beëindigen. U komt toch zeker ook?

Met vriendelijke groet,

Phini Kimman, secretaris Doetinchem

Bijlage: plattegrond en routebeschrijving

TIL RIJNIERSE Lezingengeefster Beethovengaarde 83 5344 CD Oss Regionaal Comité UNICEF www.unicef.nl

T. 0412 69 17 00 [email protected]

Vrijwilliger Regionaal Comité UNICEF


9

Werven is vooruitzien 10

Wervingsfolder Er is een folder beschikbaar speciaal voor de werving van vrijwilligers. U kunt deze bestellen: code VWF. Het voordeel van een folder is dat u hem gericht en selectief kunt verspreiden onder geïnteresseerden (via informatiepakket) of specifieke groepen mensen. Aan deze folder zit een antwoordkaart die potentiële vrijwilligers naar UNICEF Nederland kunnen sturen. Informatie potentiële vrijwilligers Potentiële vrijwilligers kunnen zich ook aanmelden via de UNICEF website. Onder het kopje: wat kunt u doen – wordt vrijwilliger staat een aanmeldingsformulier. Dit formulier of de antwoordkaart komt bij het secretariaat Vrijwilligersorganisatie. Het secretariaat stuurt deze gegevens door naar de secretaris van het Regionale Comité UNICEF en de secretaris van het R.C.U. neemt (binnen 14 dagen na ontvangst) contact op met de potentiële vrijwilliger. Als er interesse bestaat wordt dit doorgegeven door middel van het digitale mutatieformulier.


Basiscursus vrijwilligers: Actief in UNICEF UNICEF Nederland biedt de basiscursus Actief in UNICEF standaard aan alle nieuwe vrijwilligers aan. De nieuwe UNICEF-vrijwilliger ontvangt, enkele weken na de verzending van het welkomstpakket, een persoonlijke uitnodiging voor deze weekendcursus en kan zich dan aanmelden via een antwoordformulier. De doelstelling van deze training is dat de deelnemers helder krijgen: • Wie de vrijwilligers zijn en wat ze motiveert • Wie UNICEF is en welke activiteiten er verricht worden • Welke kwaliteiten de vrijwilligers bezitten en in het werk voor UNICEF kunnen inzetten • Welke taken en functies er zijn en welke taken zij graag willen uitvoeren • Hoe je UNICEF kunt presenteren • Welke stappen de vrijwilligers na de training zullen ondernemen binnen UNICEF

Welkom nieuwe vrijwilligers

Welkomstpakket Iedere vrijwilliger die (via een mutatieformulier) bij UNICEF Nederland wordt aangemeld, ontvangt binnen een maand een welkomstpakket. In dit pakket zitten een vrijwilligersmap, een vrijwilligershandleiding, brochure Waarom UNICEF, een sticker met contactgegevens en het overzicht contact met UNICEF. Dit alles wordt aangevuld met specifieke informatie die voor de toekomstige functie van de vrijwilliger relevant is. Om de nieuwe vrijwilliger welkom te heten zenden wij ook een kleine attentie mee. Twee weken na de verzending van het welkomstpakket sturen we onze nieuwe vrijwilligers een uitnodiging voor de cursus ‘Actief in UNICEF’.

Deelname aan deze cursus garandeert dat men de organisatie (internationaal, nationaal en regionaal) leert kennen en dat men weet hoe een UNICEF-programma tot stand komt. Tevens maakt men kennis met de vele, kleurrijke en informatieve UNICEF-materialen. Ook wordt er ingegaan op de vele vrijwilligersactiviteiten die men kan uitvoeren. En niet in de laatste plaats maakt men kennis met collega-vrijwilligers uit het gehele land. Kortom, leerzaam, boeiend en gezellig. Deze basiscursus kan natuurlijk ook altijd door vrijwilligers die al langer binnen UNICEF actief zijn worden gevolgd. Zij kunnen zich zelf aanmelden bij de afdeling vrijwilligersorganisatie. Deze cursussen worden een aantal keer per jaar georganiseerd op een centrale locatie in het land. De cursus wordt gegeven door onze eigen vrijwillige UNICEF-trainers, dit in samenwerking met een trainingsinstituut. Naast deze cursussen kan een Regionaal Comité UNICEF ook zelf een cursus aanvragen in de eigen regio. Hiervoor moeten minimaal 12 deelnemers aanwezig zijn. Deze aanvraag kan minimaal 2 maanden van tevoren door het secretariaat van het RCU ingediend worden bij de afdeling vrijwilligersorganisatie. Er wordt dan in overleg met het RCU een trainer gezocht, een cursusplanning vastgesteld en een locatie in de regio gezocht.


11

Cursusweekend “Actief in UNICEF”, terugblik van een deelneemster

Half november heb ik deelgenomen aan een vrijwilligerstraining door UNICEF. Het vond plaats in een groot hotel met conferentiecentrum in de bossen van Doorn. Met een van mijn collega’s ben ik zaterdagochtend tijdig vertrokken. Na een uitgebreide kennismakingsronde volgde daarna een veelomvattend programma. Zowel zaterdag als zondag was er een gastspreekster: te weten op zaterdag mw. Joke Rakhorst (regioconsulent UNICEF Nederland), en zondag Til Rijnierse (Lid Landelijke Lezingengroep). Joke vertelde over het organogram van zowel UNICEF internationaal als Nederland, en met name de functies binnen een Regionaal Comité. Dit is van nut om te kunnen bepalen welke functies bekleed worden en welke men eventueel zelf zou kunnen gaan uitoefenen. Zondag werd de dag inhoudelijk besloten door een geweldige presentatie door Til, die als lid van de lezingengroep heel veel kennis op een beeldende manier kon overbrengen. De zondagmorgen werd na de lunch het Kernkwaliteitenstelsel/spel van de hand van Ofman toegelicht. UNICEF ziet dit instrument tot zelfkennis als heel handig en toepasbaar om aan de hand van een eenvoudig model een of meerdere kwaliteiten van jezelf te leren kennen. Natuurlijk vergat UNICEF ook de inwendige mens niet. Goede lunches en een diner, met overnachting in 1-persoonskamers waren ons deel. De groep bestond uit 16 deelnemers, een gemêleerd gezelschap dat elkaar aan informatie, vragen en adviezen veel te bieden bleek te hebben. Ik heb dit weekend als inspirerend ervaren, en heel leerzaam. Nadya Schurink, UNICEF Deventer en omstreken

12


1. 2. 3.

Nieuwe Vrijwilliger: http://www.formdesk.com/unicef/nieuwe_vrijwilliger Wijzigen Vrijwilliger: http://www.formdesk.com/unicef/wijzigen_vrijwilliger Verwijderen Vrijwilliger: http://www.formdesk.com/unicef/verwijderen_vrijwilliger

Wij verwachten dat de mutatieformulieren zo volledig mogelijk worden ingevuld. Het belang van het vermelden/up-to-date houden van het emailadres willen wij graag nog even benadrukken. Vrijwilligers kunnen heel snel geïnformeerd worden en het is heel kostenbesparend. Overzicht functiecodes MD Medewerker VK Verkoper VK1 Verkoopmedewerker EVP Extern verkooppunt (winkels, bibliotheken, etc) CV Coördinator voorlichting V1 Mediavoorlichter V2 Jeugdvoorlichter V3 Voorlichting via lezingen V4 Volwassenenvoorlichter HSB Huisstijlbeheerder DP Depothouder LD Lid (coördinatieteam) S1 Secretaris PN Penningmeester VZ Voorzitter BC Coördinator bedrijven BB Bedrijfsbenaderaar CE Coördinator evenementen ME Medewerker evenementen CL Coördinator loop LPM Loop medewerker VC Vrijwilligerscoördinator VWR Vrijwilligersraad (= Provinciaal afgevaardigde) VWP Plaatsvervanger Vrijwilligersraad WR Webredacteur TR Trainer Actief in Unicef STU Student RCA Regionaal Afgevaardigde (=afgevaardigde van het RCU naar het provinciaal overleg) RVT Raad van Toezicht


Procedure muteren vrijwilligersbestand

Digitale Mutatieformulieren Voor alle vrijwilligersmutaties hebben we 3 digitale mutatieformulieren. Deze formulieren moeten gebruikt worden door de secretaris voor het doorgeven van elke wijziging. Er zijn 3 verschillende formulieren. Deze hebben ook alle drie een eigen link.

13

Communicatie van het comité

Nieuwsbrief Een nieuwsbrief is een handige manier om de vrijwilligers in uw comité en de medewerkers op kantoor op de hoogte te houden van de zaken die in de regio lopen. Tevens kan dit de binding binnen het RCU bevorderen. Op vrijwilligersnet vindt u een sjabloon van een nieuwsbrief. U kunt deze gebruiken als basis voor uw eigen nieuwsbrief. Dit format staat onder de kop: Informatie voor alle vrijwilligers, Huisstijl UNICEF, Sjablonen, Nieuwsbrief algemeen gebruik.

Nieuwsbrief voor Unicef vrijwilligers in de regio ………… INH OU D

KOP

KOP

Tekst (eventueel met foto)

Tekst (eventueel met foto)

Notulen Het coördinatieteam van het RCU vergadert enkele keren per jaar over alle zaken die met de plannen, beleid, coördinatie, activiteiten en continuïteit van het RCU te maken hebben. Minimaal één keer per jaar komen alle vrijwilligers van het RCU bij elkaar om gezamenlijk zaken door te spreken en af te stemmen. De verslaglegging van deze bijeenkomsten gebeurt doorgaans door de secretaris. Het is van belang dat ook de afdeling Vrijwilligersorganisatie dit verslag ontvangt, om op de hoogte te kunnen blijven van de lopende zaken. Wilt u dit zenden aan [email protected] en ook aan uw regioconsulent. Jaarplanning/-overzicht De afdeling Vrijwilligersorganisatie van UNICEF Nederland stelt ieder jaar het vrijwilligersjaarplan op, in samenspraak met de vrijwilligerscontactpersonen en de Vrijwilligersraad. Dit plan dient als leidraad bij de uitvoering van de activiteiten voor het volgende jaar. Uiteraard biedt het plan u inzicht in de activiteiten die UNICEF landelijk met en voor vrijwilligers gaat uitvoeren. Het plan en de uitgestippelde koers, biedt u ook duidelijkheid en houvast voor de (planning en inrichting van de) activiteiten van uw Regionale Comité.

14


Hopelijk zal het plan u inspireren om vanuit het RCU een bijdrage te gaan leveren aan de verschillende doelstellingen. En zoals dat gaat met inspiratie kan het dus zijn dat het ene RCU ervoor kiest om aan bepaalde doelstellingen bij te gaan dragen en dat een ander RCU kiest voor het aanhaken bij andere doelstellingen uit het plan. U besluit vervolgens uw plannen en capaciteit in te richten en in te zetten op de gekozen doelstellingen. Als RCU maakt u hierin uiteindelijk uw eigen keuzes. De keuzes die u maakt zullen erg afhankelijk zijn van de omvang, mogelijkheden en ambities van uw RCU. Vrijwilligerswerk moet tenslotte niet alleen nuttig en boeiend zijn, maar bovenal ook gewoon leuk zijn om te doen. Om u daarin behulpzaam te zijn en ons allen een beter inzicht te geven in de activiteiten die u aanspreken en/of waarbij u extra ondersteuning wenst het volgende jaar, is een eenvoudige methodiek ontwikkeld. U ontvangt namelijk ieder jaar een vragenlijst, die u helpt de plannen voor het volgende jaar samen te stellen. Het is de bedoeling dat deze vragenlijst door het Coördinatie Team gezamenlijk wordt besproken en uiteindelijk ingevuld en naar de afdeling Vrijwilligersorganisatie wordt gestuurd. Door deze aanpak wordt het voor de medewerkers van het kantoor in Voorburg en de vrijwilligersraad ook weer gemakkelijker om onze energie, tijd en capaciteit goed in te plannen.


15

Multimedia

Regionale UNICEF Website Met de regionale website kunt u de vrijwilligers maar vooral ook geïnteresseerden van buitenaf informeren over de activiteiten, het nieuws, het comité en de vacatures die er bij u in de regio zijn. Een overzicht van alle regionale sites vindt u op www.unicef.nl, wat kun jij doen. Vrijwilligersnet Op het vrijwilligersnet zijn pagina’s beschikbaar die speciaal zijn ingericht met informatie voor vrijwilligers. Hierop is alle informatie en ondersteunende materialen die op uw vakgebied van toepassing zijn te lezen. Deze informatie kan gedownload, opgeslagen en eventueel geprint worden. Deze toepassing zorgt niet alleen voor een directe toegankelijkheid naar (de nieuwste en bijgewerkte) informatie voor vrijwilligers, maar zal een hoge kostenbesparing bewerkstelligen voor UNICEF. Hierbij kunnen we denken aan alle brochures, handboeken, formulieren die normaal gesproken heen en weer gestuurd hadden moeten worden. Naarmate de tijd vordert, wordt de site steeds verder uitgebreid. Hoe komt u er terecht: 1. U gaat naar www.unicef.nl/vrijwilligersnet 2. Vul bij het loginscherm de gebruikersnaam en het wachtwoord in Gebruikersnaam: vrijwilliger Wachtwoord: uniteforchildren Op www.unicef.nl kunt u meer interessante pagina’s inzien bijvoorbeeld: www.unicef-inside.nl, www.unicef.nl/nieuws of www.unicef.nl/vrijwilliger.

Accounts Social media en mail voor UNICEF-vrijwilligers Social media wordt steeds meer ingezet door UNICEF en de vrijwilligers. Geweldig, want je kunt er veel mensen mee bereiken! Wel willen we graag een paar richtlijnen meegeven als u een account aanmaakt voor bijvoorbeeld Twitter, Facebook en LinkedIn. Als we dit allemaal op dezelfde manier doen, zijn we namelijk makkelijker te vinden. Ook komen we betrouwbaarder over. U bent zelf dus ook beter vindbaar! •

¾

Tip: als u een account maakt, link/vriend/follow dan ook altijd met UNICEF Nederland! Dan linken wij terug, wat de vindbaarheid van ons allebei vergroot. Onze social media-accounts staan onderaan.

LinkedIn •

Elke vrijwilliger van UNICEF kan lid worden van UNICEF Nederland op LinkedIn.

•

Elke vrijwilliger plaatst in de functietitel het woord ‘vrijwilliger’. Dan krijg je dus in je eigen profiel bijvoorbeeld Vrijwilliger Penningmeester bij UNICEF Nederland. UNICEF Nederland is te vinden op www.linkedin.com/company/UNICEF-Nederland Ook kan elk RCU z’n eigen groep aanmaken op LinkedIn. Die kunnen gesloten of open zijn; dus met of zonder goedkeuring van een beheerder van de groep (in LinkedIn heet dit auto-join of Request to Join). Doe dit dan het liefst zo: 4(for)UNICEF bijvoorbeeld Rotterdam4UNICEF Een groep kan ook worden aangemaakt voor een tijdelijke periode, bijvoorbeeld voor een evenement. Maar waarschijnlijk wilt u daar andere kanalen voor gebruiken zoals Facebook (daar kunt u ook foto’s en video’s delen).

16


¾ Twitter De naam van een account wordt: 4UNICEF bijvoorbeeld Enschede4UNICEF ¾ Facebook en Hyves Wil je als RCU een eigen Facebook- of Hyves-pagina maken (zoals een profielpagina of een fanpage), gebruik dan ook altijd deze naam: 4UNICEF bijvoorbeeld www.facebook.com/Twente4UNICEF ¾ Email Het mailaccount voor een RCU is ook het makkelijkst te maken als 4UNICEF@.... bijvoorbeeld [email protected] We adviseren om Gmail te gebruiken om de eigen e-mailadressen aan te maken. Het biedt een enorme capaciteit (8Gb) en biedt allerlei mogelijkheden om te chatten en documenten te delen met Google Docs. Mocht u een voorkeur hebben voor Hotmail dan houden we u niet tegen. Overigens is Gmail (en andere mailproviders) makkelijk in uw mailprogramma (zoals Outlook) binnen te halen. Uw regionale webmaster kan hierbij helpen. ¾ YouTube, Flickr, etc. Mocht u een eigen YouTube-kanaal willen voor video’s of een Flickr-account voor uw foto’s, prima! Deze zijn overigens ook te plaatsen (embedden) op de vernieuwde regionale sites. ¾ Websites Eigen domeinnamen voor UNICEF mogen eenvoudigweg niet meer worden gemaakt. Tot nu toe zijn er wel enkele domeinen gemaakt. We boden namelijk geen alternatief hiervoor. Maar binnenkort kan elk RCU z’n informatie kwijt op de ‘regionale websites’ (zoals die nu staan op www.unicef-vrijwilligers.nl). We vernieuwen deze pagina’s volledig. Ze bieden plaats aan vrijwilligers om evenementen en dergelijke te plaatsen. Eigen domeinnamen zijn dan niet meer nodig. Overigens zal de naamgeving overeenkomen met de andere accounts, zoals www.unicef.nl/enschede en www.unicef.nl/enschede4unicef. Dat vergroot het gemak behoorlijk voor de bezoeker om de verschillende kanalen van een RCU te vinden! ¾ UNICEF Nederland is hier te vinden: Twitter - @UNICEFnl YouTube - www.youtube.com/unicefnederland Hyves - http://unicef-nederland.hyves.nl Facebook - http://www.facebook.com/unicefnl LinkedIn - www.linkedin.com/company/UNICEF-Nederland Flickr - http://www.flickr.com/unicefnederland Voor meer informatie Ingrid van der Helm - [email protected]


17

Praktische zaken

Onkostenvergoeding De regelingen die UNICEF voor de vrijwilligers hanteert zijn allemaal vrij van belasting omdat UNICEF de werkelijk gemaakte kosten vergoedt. Kosten die voor vergoeding in aanmerking komen zijn: • portokosten, kopieerkosten e.d. • kosten van telefoongesprekken (niet de abonnementskosten). • reiskosten naar bijeenkomsten van of voor UNICEF, op basis van 2e klasse openbaar vervoer. • indien niet met het openbaar vervoer gereisd kan worden, mag € 0,19 per kilometer worden gedeclareerd. • andere werkelijk gemaakte kosten mits daarvoor vooraf toestemming is verkregen van de penningmeester van het RCU of in uitzonderlijke gevallen van het hoofdkantoor. Voor alle declaraties dient het blauwe declaratieformulier te worden gebruikt. Dit moet worden gezonden aan de penningmeester van het RCU waar de vrijwilliger staat ingeschreven. Van deze regel kan in één geval worden afgeweken. Het betreft hier de onkosten en reiskosten die worden gemaakt in het kader van deelname aan de vrijwilligersraad en de Raad van Toezicht van UNICEF Nederland. Vrijwillige raadsleden kunnen het blauwe declaratieformulier indienen bij de afdeling Vrijwilligersorganisatie van UNICEF Nederland in Voorburg. Leden van het coördinatieteam van het RCU (secretaris, penningmeester etc.) moeten hun declaratie ter goedkeuring voorleggen aan de voorzitter van het RCU. Declaraties van de voorzitter moeten door twee andere leden van het coördinatieteam worden goedgekeurd. Als onkosten gedeclareerd kunnen worden, maar niet worden ontvangen omdat de vrijwilliger van declaratie afziet, mag men de onkosten bij ‘giften’ op het belastingformulier opvoeren. In de praktijk betekent dit dat men het declaratieformulier invult en bij de penningmeester inlevert. De penningmeester zet dan op het formulier dat de onkostenvergoeding niet is uitbetaald maar als gift aan UNICEF kan worden beschouwd. Een kopie van deze declaratie kunt u bij uw belastingpapieren opbergen. Verzekeringen Als vrijwilliger zet u zich onbezoldigd in voor UNICEF. En hoewel we allemaal ons uiterste best doen om de activiteiten en werkzaamheden zo prettig en plezierig te laten verlopen kan er wel eens iets mis gaan Schade… en dan? Het is de bedoeling dat u eerst navraag doet bij uw eigen verzekering. Als uw eigen verzekering de schade niet vergoedt, kunt u de schade melden bij de afdeling vrijwilligersorganisatie van UNICEF. De afdeling vrijwilligersorganisatie zal bepalen of, hoe en bij wie de schade geclaimd kan worden. UNICEF zal doorgaans trachten de schade te verhalen via de gemeente waarbinnen de vrijwilliger woont of anders kan UNICEF aanspraak doen op de door haar zelf afgesloten vrijwilligersverzekeringen. UNICEF zal zorgen voor het indienen van de claim bij uw gemeente. Deze gemeente zal controleren of het om een melding gaat in de zin van de vrijwilligersverzekering en dan de melding doorgeleiden naar de verzekeraar. Na ontvangst bij de verzekeraar neemt de schadebehandelaar rechtstreeks contact op met UNICEF.

18


Onderstaand treft u een overzicht aan van verzekeringen. Aan dit overzicht kunnen geen rechten worden ontleend. -Vrijwilligersverzekering via uw gemeente Alle Nederlandse gemeenten hebben sinds 2009 een vrijwilligersverzekering afgesloten. De vrijwilligers, die wonen binnen een gemeente die een verzekering afsloot, zijn altijd verzekerd ook als zij buiten de grenzen van de gemeente als vrijwilliger actief zijn. Wie zijn verzekerd? Vrijwilligers die in enig organisatorisch verband onverplicht en onbetaald werkzaamheden verrichten ten behoeve van anderen en/of de samenleving waarbij een maatschappelijk belang wordt gediend. Tevens worden maatschappelijke stagiaires als verzekerden aangemerkt. Er vindt geen registratie plaats. Iedere vrijwilliger binnen de gemeente, die voldoet aan voornoemde omschrijving, is verzekerd. Aanmelden niet nodig Alle vrijwilligers in de betreffende gemeenten zijn verzekerd. Vrijwilligers hoeven zich niet aan te melden. Wat is verzekerd via de gemeenten Vrijwilligers zijn tijdens het werk als vrijwilliger verzekerd voor: - Aansprakelijkheid - Ongevallen- & persoonlijke eigendommen - Werkgeversaansprakelijkheid verkeersdeelnemers - Rechtsbijstandverzekering

Vrijwilligersverzekering via UNICEF Landelijk wordt het vrijwilligersbestand beheerd in Voorburg. Maar ook de vrijwilligers die alleen bij het RCU staan geregistreerd omdat zij bijvoorbeeld hand- en spandiensten verrichten en slechts enkele dagen per jaar meehelpen, zijn tijdens de uitvoering van werkzaamheden voor UNICEF, verzekerd.


19

Vrijwilligers over de RCU-grens Het komt best nog wel eens voor dat vrijwilligers in een bepaald gebied wonen maar in een ander gebied vrijwilligerswerk willen doen. Deze vrijwilligers vallen dan onder een ander RCU. Dit is geen probleem maar het is wel goed om als secretarissen elkaar hiervan op de hoogte te houden. Zo kunnen er geen misverstanden ontstaan als er ergens namen verschijnen die het ‘oorspronkelijke’ RCU (waar de vrijwilliger onder zou vallen) niet kent. Inventariseren van interesses Vinden vrijwilligers dat ze teveel post krijgen waar zij geen behoefte aan hebben of niet nodig hebben voor het uitoefenen van hun functie? Dan kunnen zij dit doorgeven aan de secretaris, die dat kan aangeven op het daarvoor bestemde mutatieformulier. (De post waarvan de organisatie vindt dat vrijwilligers dit minimaal moeten ontvangen om vrijwilligerswerk uit te kunnen voeren voor UNICEF – zoals UNICEF berichten en functiegerichte informatie – is hierin niet opgenomen. De keuzemogelijkheid bestaat uit: • • • •

Voorjaarsmailing Verkoop Najaarsmailing Verkoop Jaaroverzicht UNICEF Magazine

Actieve vrijwilligers gezocht voor een ‘pool’ Soms kun je als RCU weleens een groot evenement naar je toe trekken, waarmee UNICEF goed onder de aandacht komt, of waarmee veel opbrengsten voor UNICEF worden verwacht. Dat wil je dan natuurlijk graag oppakken als RCU, maar waar haal je extra mensen vandaan? Ook in Voorburg op kantoor wordt nog weleens iets aangeboden waar we extra menskracht bij kunnen gebruiken: het UNICEF Open, Holland Flower Festival, de Margriet Winterfair of de Linnaeushof zijn een paar voorbeelden. Er zijn vast vrijwilligers die enthousiast meedoen aan activiteiten in hun eigen RCU, maar best nog wel wat meer zouden willen doen, zonder zelf iets te moeten organiseren. We willen graag een ‘pool’ van vrijwilligers vormen die ook buiten hun regio actief willen zijn op incidentele basis. Bijvoorbeeld bij een grote loop, een beurs of een ander evenement. Als er vrijwilligers zijn die dit willen geef dit dan aan op het mutatieformulier. Kenniskring Eén keer in de twee jaar organiseert de Afdeling Vrijwilligersorganisatie een kenniskring voor secretarissen. Op deze dag is het de bedoeling dat er zoveel mogelijk secretarissen bijeenkomen om een leuk, interessant en informatief programma bij te wonen. Het belangrijkste onderwerp op deze bijeenkomst is het onderling uitwisselen van informatie, zowel met medewerkers van het kantoor als met secretarissen van andere regio’s.

20


Oorkondes Voor vrijwilligers die afscheid nemen van de organisatie terwijl ze (nog) geen jubileum vieren is er een oorkonde beschikbaar.

OORKONDE

Procedure jubileum vrijwilligers

Spelden/Beeld Al jaren hebben wij spelden voor vrijwilligers die jubileren. Eénmaal per jaar stuurt de afdeling vrijwilligersorganisatie een lijst met al deze jubilerende vrijwilligers van het aankomende jaar naar de secretaris. Er is een bronzen speld voor 12 ½ jaar, de zilveren speld voor 25 jaar en de gouden speld voor 40 jaar vrijwilligerswerk. Deze spelden kunnen worden aangevraagd door de secretaris van het regionale comité. Bij de speld gaat altijd een begeleidende brief. De spelden worden nooit rechtstreeks aan de jubilaris toegestuurd. Voor de vrijwilligers die 50 jaar actief zijn voor UNICEF hebben wij een mooi bronzen beeldje van moeder met kind. De aangevraagde spelden registreren wij, sinds 2009, in het vrijwilligersbestand. Om deze reden verzoeken wij u dan ook om aan de afdeling Vrijwilligersorganisatie door te geven als er spelden om wat voor reden dan ook niet worden uitgereikt aan de betreffende vrijwilliger, zodat wij de registratie van deze spelden zo secuur mogelijk kunnen bijhouden. De spelden zelf kan de secretaris in bezit houden voor een volgende jubilaris. De begeleidende brief kan opnieuw aangevraagd worden. Op deze manier weten wij dan aan wie de speld dan wel wordt uitgereikt.

UNICEF bedankt

Voor de bijzondere inzet en de bijdrage aan de realisatie van kinderrechten wereldwijd.

Handtekening :

Algemeen directeur :

‘Ik drink op de mensen Die blijven vertrouwen Die van tevoren niet vragen ‘Voor hoeveel’ en ‘waarom’ Ik drink op de mensen Die door blijven douwen Van doe het maar wel En kijk maar niet om.’

Datum : Paul van Vliet, UNICEF-ambassadeur

UNICEF Nederland Koninklijke Onderscheiding Als er in het regionale comité vrijwilligers zijn die voor een Koninklijke onderscheiding in aanmerking komen dan kunt u dit melden bij de Afdeling Vrijwilligersorganisatie, [email protected]. Het secretariaat kan dan zorgen voor een ondersteunende brief met daarin specifieke informatie van de betreffende vrijwilliger. Steunbetuigingen UNICEF krijgt steeds vaker het verzoek van comités om een steunbetuiging te sturen bij ziekte of overlijden van een vrijwilliger. Vanzelfsprekend schenkt u hier vanuit het comité aandacht aan in de vorm van een kaart of bloemen. In bijzondere gevallen is het ook mogelijk om een verzoek in te dienen bij het secretariaat van de afdeling Vrijwilligersorganisatie om dit te doen. Bij overlijden kan de secretaris van het comité altijd een verzoek indienen bij de afdeling Vrijwilligersorganisatie om een condoleancebrief aan de nabestaanden te sturen.


21

22


Functienaam

Secretaris RCU

Training en opleiding

Nr

2

2a

Vaardigheden training •

Inhoudelijke verdieping • Campagne-informatiedag

Introductie/basis

• Actief in Unicef

Handleiding voor secretarissen Alle overige handboeken Overzicht vrijwilligersbestand Codelijst vrijwilligersfuncties Jaaroverzicht jubilarissen Digitale Mutatie-formulieren Format jaarverslag Declaratieformulieren vrijwilligers Bestelformulier

• • • • • • • • •

• Verslaglegging van RCU-vergaderingen en vrijwilligersbijeenkomsten • Het beheer van het RCU-vrijwillgersbestand • Doorgeven van mutaties in het vrijwilligersbestand aan het kantoor • Verantwoordelijk voor de informatiestroom van en naar het kantoor en naar de vrijwilligers van het RCU • Verzorgt de toezending van verslagen aan de vrijwilligers van het RCU en aan het kantoor • Registreert en verspreid inkomende en uitgaande post • Verzorgt de opstelling en verspreiding van het RCU jaarplan en -verslag aan het kantoor en aan de vrijwilligers van het RCU • Stelt in overleg met de voorzitter de datum, plaats en agenda voor de RCU-vergadering vast en organiseert de bijeenkomst • Het aanvragen van spelden en oorkondes voor jubilarissen in het RCU • Het halfjaarlijks actualiseren van de regionale verkooppunten • Aanvraag cursus ‘Actief in Unicef’ bij het kantoor • Draagt zorg voor de behandeling van nieuwe vrijwilligers in het RCU • Administratief beheer van het RCU-vrijwilligersbestand • Onderdeel coördinatieteam van het RCU

• Administratief vaardig • Accuraat • Bekend met Word en e-mail

Middelen

Taken

Profiel

VOORBEELD

Bestelformulier Secretarissen 1

Opdrachtgever:

r.c.u.-nr

2

klantnummer

Afleveradres

klantnummer

naam

naam

telefoon

adres

datum

postcode

code

aantal

plaats

omschrijving

RUCA4

Briefpapier Vrijwilligers

EVRUCC4

Envelop A4 vrijwilligers

EVRUCC5

Envelop C5 zonder venster

UK

Uitnodigingskaart voor vrijwilligers

VWMEMO

Memokaart

VWMFS

Mutatieformulier secretariaten

VWF

Folder Vrijwilligerswerk

CPO

Contactpersonenoverzicht

VWMAP

Vrijwilligersmap

VWTAB

Vrijwilligers tabbladen

BSNJR 11

Bestelspecial

HVW

Handleiding vrijwilligers

HWIV

Handleiding Werven is Vooruitzien

HSEC

Handleiding Secretariaten

HBB

Handleiding Bedrijfsbenaderaars

HKC

Handleiding Verkopers

HVL

Handleiding Voorlichters

HHSB

Handleiding Huisstijlbeheerders

HCT

Handleiding Coördinatieteam

LPDR

Draaiboek UNICEF loop

DF

Declaratieformulier


23

24


Handleiding voor Secretarissen

Recommend Documents