Mijn.PvdA.nl Handleiding voor de secretarissen en ledenadministrateurs om eigen gegevens aan te passen en ledenadministratie te raadplegen
Versie 1.0 Amsterdam, mei 2011
Inhoudsopgave 1. 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 2. 3. 4. 5. 5.1 5.2 5.3 6.
Beginnen Vooraf Wat is Mijn.PvdA.nl? Inloggen bij MijnPvdA Hoe meld ik me aan als gebruiker van Mijn.PvdA.nl? Inlognaam of wachtwoord vergeten? 'Mijn gegevens' > 'Algemeen' inzien en wijzigen 'Mijn gegevens' > 'E-mail instellingen' inzien en wijzigen 'Mijn gegevens' > 'Functies' inzien Ledenadministratie Ledenlijst opvragen Een persoon opzoeken Een ledenlijst opvragen op basis van bepaalde criteria E-mails opstellen en versturen
5 5 5 5 5 6 7 8 9 10 10 12 13 15
1. Beginnen 1.1
Vooraf Deze handleiding is bedoeld voor de PvdA secretarissen en ledenadministrateurs.
1.2
Wat is Mijn.PvdA.nl? Mijn.PvdA.nl is het extranet van de PvdA dat toegankelijk is voor de leden en belangstellenden van de PvdA. Leden en belangstellenden moeten inloggen om toegang tot Mijn.PvdA.nl te verkrijgen. Via MijnPvdA krijg je als lid toegang tot vele applicaties en informatie, gebaseerd op je rol binnen de PvdA. In deze handleiding gaan we alleen op in hoe je je eigen gegevens kunt wijzigen, je e-mail voorkeuren kunt instellen, je functies binnen de partij inzien en je portefeuilles opgeven.
1.3
Inloggen bij MijnPvdA Ga naar https://mijn.pvda.nl. Het inlogscherm verschijnt.
Typ je gebruikersnaam en wachtwoord in. Hiervoor gebruik je de inlognaam en wachtwoord die je hebt opgegeven bij het aanmelden als gebruiker van MijnPvdA. Selecteer Onthoud mij alleen als je achter je eigen PC zit. Selecteer deze optie niet als je een PC in een publieke ruimte (internetcafé, bibliotheek) gebruikt.* Klik op de knop Aanmelden om in te loggen. De Homepage van Mijn.PvdA.nl verschijnt. Afhankelijk van je rol in de PvdA verschijnen er menuopties aan de linkerkant van het scherm.
1.4
Hoe meld ik me aan als gebruiker van Mijn.PvdA.nl? Om toegang tot Mijn.PvdA.nl te krijgen, moet je je eerst aanmelden als gebruiker. Ga je naar https://mijn.pvda.nl en klik op 'Account maken'. (Directe link is: https://mijn.pvda.nl/ nl/web/guest/account-maken) Geeft je relatienummer en je postcode op en klik op 'Versturen". Je komt op scherm waar je je e-mail adres en gewenste inlognaam en wachtwoord op kunt geven. Wachtwoord moet je voor controle twee keer intoetsen. Hij moet minimaal 8 tekens hebben, en
*
Let op: Inloggen zal veranderen. In plaats van inlognaam zul je e-mail adres gebruiken.
minimaal één hoofdletter, één kleine letter en én cijfer bevatten. Speciale tekens zoals ';', '.', '*' etc. zijn niet toegestaan. Indien je e-mail adres bij ons bekend is, wordt dat automatisch ingevuld. Met het opgegeven inlognaam en wachtwoord krijg je toegang tot Mijn.PvdA.nl.
1.5
Inlognaam of wachtwoord vergeten? Ga naar mijn.pvda.nl en onderaan de inlogscherm klik op 'Wachtwoord vergeten'. Je krijgt een scherm te zien waar je je inlognaam moet opgeven en een viercijferige code. Geef hier je inlognaam, tik de 4 cijferige code over en klik vervolgens op 'Verstuur nieuw wachtwoord'. Op je e-mail adres ontvang je een bericht met het verzoek om op een link te klikken om een nieuw wachtwoord op te geven. Als je niet meer weet wat je inlognaam is, bel dan ledenadministratie op 0900-9553 of mail naar
[email protected]
2. 'Mijn gegevens' > 'Algemeen' inzien en wijzigen Log in op https://mijn.pvda.nl met je inloggegevens en ga in het menu links naar 'Mijn Gegevens'. Je ziet het volgende scherm met een aantal tabbladen: Algemeen, E-mail instellingen, Functies en Portefeuilles. Tabblad 'Algemeen' is automatisch geopend.
Klik op de link 'Persoonsgegevens wijzigen' onderin de pagina om je gegevens aan te passen. Je krijgt hetzelfde scherm te zien, maar nu zijn de gegevens wijzigbaar. Alle velden met een rood sterretje ernaast zoals - geboortedatum, voorletters, naam, achternaam, adres, postcode, woonplaats en e-mail - zijn verplicht. Om de wijzigingen op te slaan klik je op 'Opslaan'.
3. 'Mijn gegevens' > 'E-mail instellingen' inzien en wijzigen Log in op https://mijn.pvda.nl met je inloggegevens en ga in het menu links naar 'Mijn Gegevens'. Klik vervolgens op het tabblad 'E-mail instellingen'. Je ziet het volgende scherm.
Je kunt hier aangeven welke e-mails je wilt ontvangen van de PvdA. Je kunt kiezen uit landelijk, van je gewest of je (onder)afdeling, in alle mogelijke combinaties. Klik op de link 'Instellingen wijzigen' onderin de pagina om je gegevens aan te passen. Je krijgt hetzelfde scherm te zien, maar nu zijn de gegevens wijzigbaar. Kies 'Ja' als je berichten wilt ontvangen en 'Nee' als je dat niet wilt. Uitzondering op deze regel zijn statutair verplichte berichten, zoals bijvoorbeeld aankondigingen van congressen of Algemene Ledenvergaderingen. Klik op 'Opslaan' om de wijzigingen door te voeren.
4. 'Mijn gegevens' > 'Functies' inzien Log in op https://mijn.pvda.nl met je inloggegevens en ga in het menu links naar 'Mijn Gegevens'. Je ziet het scherm waarop het tabblad 'Algemeen' is geopend. Klik vervolgens op de tabblad 'Functies'. Je ziet het volgende scherm.
Je ziet alle functies: huidige en functies die je in het verleden hebt vervuld. Je kunt ze niet zelf wijzigen. Mocht je vinden dat de gegevens die hier staan niet kloppen, mail dan naar
[email protected] of bel de ledenadministratie op telefoonnummer 0900-9553.
5. Ledenadministratie 5.1
Ledenlijst opvragen Als secretaris of ledenadministrateur heb je toegang tot de rubriek 'Ledenadministratie'. Log in op https://mijn.pvda.nl met je inloggegevens en ga in het menu links naar 'Ledenadministratie'. Je ziet het scherm waarop 'Ledenlijst' geopend is. Je ziet het volgende scherm.
Als je de volledige ledenlijst van je afdeling wilt opvragen, klik je op 'Zoeken'. Je ziet het volgende scherm:
Klik op een regel om de gegevens van die persoon in te zien. Klik op 'Excel-bestand downloaden' om de gegevens in een Excel-sheet te openen. Klik op Mailing / Etiketten om aan deze mensen een e-mail te sturen. Voor het opstellen en versturen van mailings, zie Hoofdstuk 6.
5.2
Een persoon opzoeken Als secretaris of ledenadministrateur heb je toegang tot de rubriek 'Ledenadministratie'. Log in op https://mijn.pvda.nl met je inloggegevens en ga in het menu links naar 'Ledenadministratie'. Je ziet het scherm waarop 'Ledenlijst' geopend is. Je ziet het volgende scherm.
In 'Naam' veld type in de naam van het persoon die je zoekt, bijvoorbeeld 'Janssen'. Je krijgt dan alle mensen te zien die 'Janssen' heten in je afdeling. Het volgende scherm verschijnt:
Klik op een regel om de gegevens van die persoon in te zien. Je krijgt alle gegevens van deze persoon te zien. Klik op 'Terug naar vorige scherm' om dit bestand als Excel te downloaden of een e-mail naar dit persoon te sturen.
5.3
Een ledenlijst opvragen op basis van bepaalde criteria Als secretaris of ledenadministrateur wil je soms een ledenlijst genereren op basis van bepaalde criteria. Bijvoorbeeld je organiseert een bijeenkomst speciaal voor jongeren tot 30 jaar en je wilt dus een mailing sturen alleen aan jongeren en niet aan je hele ledenbestand. Ga in het menu links naar 'Ledenadministratie' > 'Uitgebreid Zoeken'. Je ziet het volgende scherm.
Met deze tool kun je complexe zoekopdrachten uitvoeren: op basis van geboortedatum, start van het lidmaatschap, einde van het lidmaatschap, geslacht, of iemand lid of belangstellende is, of iemand zich heeft opgegeven als vrijwilliger. Je kunt zoeken op een bepaald postcodegebied, woonplaats en land. Je kunt politici vinden die een bepaalde portefeuille hebben of een bepaalde functie bekleden. Alle combinaties zijn mogelijk. Let op: hoe meer criteria je opgeeft hoe minder mensen je vindt. (Ze moeten immers aan alle criteria voldoen die je opgeeft). Als je alle jongeren tot 30 jaar in je afdeling wilt selecteren, type je bij 'Geboortedatum van:' 1-1-1980 in. 'Geboortedatum tot:' kun je leeg laten. Je kunt 'Belangstellende' ook aanvinken als de bijeenkomst openbaar is. Anders laat je alleen vinkje bij het lid aan. Klik nu op 'Zoeken' en het volgende scherm verschijnt.
Klik op een regel om gegevens van die persoon in te zien. Klik op 'Excel-bestand downloaden' om de gegevens in een Excel-sheet te openen. Klik op Mailing / Etiketten om aan deze mensen een e-mail te sturen. Voor het opstellen en versturen van mailings, zie Hoofdstuk 6.
6. E-mails opstellen en versturen Klik op een resultaatpagina op de knop 'Mailing / Etiketten'. Het volgende scherm verschijnt.
Bij 'Niveau' selecteer je 'Afdeling' of 'Onderafdeling', als je (onder)afdelingssecretaris bent. Als je gewestelijk secretaris bent of secretaris van een stadsregio, dan kies je op basis van de inhoud van je mailing of 'Gewest' of 'Afdeling'. Selecteer 'Wordt als brief verstuurd aan personen zonder e-mailadres' als je van plan bent een brief te versturen aan personen zonder e-mailadres. Als deze optie is aangevinkt, verschijnt in de e-mail een melding hierover. Als deze optie niet is aangevinkt, komt er automatisch te staan: "Dit bericht wordt alleen per e-mail gestuurd." Vul de volgende velden in (alle velden zijn verplicht): 'Van': je eigen naam 'Reply-adres': je eigen e-mailadres 'Aan': aan wie je deze mailing stuurt. In dit voorbeeld zijn dat alle leden van afdeling Almere.
Vink 'Aanhef gepersonaliseerd' aan als je de personen aan wie je het mailtje stuurt met hun achternaam wil aanspreken. (Er komt dan boven het bericht te staan 'Beste heer Jansen' of 'Beste mevrouw Ploumen'.) 'Onderwerp': het onderwerp van je bericht 'Bericht': de inhoud van je bericht Klik op 'Test versturen' om een voorbeeld e-mail naar jezelf te sturen ter controle. Het volgende scherm verschijnt.
Type in het veld 'E-mailadres' je eigen e-mailadres en klik op 'Versturen'. Je ontvangt een testbericht zoals hieronder in je e-mail box. Let op: sluit MijnPvdA niet af voor je naar je mailbox gaat, anders gaat alles dat je hebt ingevoerd verloren.
Als je tevreden bent met de inhoud van het bericht, ga dan terug naar mijn.pvda.nl en klik op 'Versturen'. Het bericht zal dan aan iedereen worden verstuurd.
