Grontmij ondernemingsbeleid en -beginselen
Ondernemingsbeleid Grontmij In onze rol als toonaangevend adviesbureau op het gebied van duurzaam ontwerpen, engineering en management hebben wij een verantwoordelijkheid tegenover onze belanghebbenden en onze omgeving. Wij zijn van mening dat integriteit binnen onze groep betekent dat we verantwoordelijkheid moeten opnemen in alles wat we dagdagelijks doen.
Onze integriteit Wij beschouwen integriteit als het hebben en het strikt naleven van een aantal ethische waarden en van de hoogst mogelijke professionele normen, en wij geven hiervan blijk in onze dagelijkse activiteiten. Wij opereren op verantwoordelijke wijze, met respect voor het milieu, de maatschappij, gezondheid en veiligheid en de belangen van onze klanten en andere belanghebbenden. Wij zijn toegewijd aan het leveren van diensten van hoge kwaliteit. Om dit waar te maken, ontwikkelen wij voortdurend onze competenties om te waarborgen dat wij de benodigde kundigheid en kennis hebben om onze verantwoordelijkheden na te komen. Onze belanghebbenden kunnen op ons vertrouwen, omdat wij zorgvuldig handelen in overeenstemming met de wet en regelgeving en overeenkomsten. Dit alles met respect voor waarden en normen en gesteund op transparante communicatie en rapportering. Wij leveren onpartijdige en betrouwbare diensten. Eerlijkheid vormt de basis van de manier waarop wij zakendoen en concurreren met andere adviesbureaus. Wij gaan in tegen alle vormen van corruptie. De Bilt, Nederland Raad van Bestuur van Grontmij NV
Grontmij Ondernemingsbeleid en -beginselen
2
Inleiding tot het Grontmij Integrity Management System Business Policy
s ard
Wij hebben gekozen voor een brede, geïntegreerde aanpak van ons GIMS. Onze beginselen omvatten zowel ethische waarden als professionele normen. Deze combinatie van ethische waarden en professionele normen is belangrijk voor zowel het winnen als het behouden van het vertrouwen van alle belanghebbenden. Een adviesbureau als Grontmij kan alleen echte toegevoegde waarde hebben als ze dit vertrouwen heeft.
u feg Sa
Door de implementatie van ons Grontmij Integrity Management System (GIMS) streven wij ernaar het integriteitsbewustzijn in onze organisatie te verankeren, te integreren en verder te versterken.
Business Principles Code of Conduct Local Business Guidelines
We hebben het GIMS-systeem afgestemd op onze organisatie en haar professionele activiteiten. Dit heeft geleid tot de identificatie en definitie van de volgende basisprincipes: verantwoordelijkheid, competentie, zorgvuldigheid, onpartijdigheid, eerlijkheid en corruptiebestrijding. Vijf van deze beginselen zijn ontleend aan de ethische code van de FIDIC (International Federation of Consulting Engineers). Daarnaast hebben we ons beginsel Verantwoordelijkheid in grote mate afgestemd op de tien beginselen van het Global Compact van de Verenigde Naties. Ons ondernemingsbeleid, onze ondernemingsbeginselen en onze gedragscode vormen samen de gedragscode waarnaar verwezen wordt in de best practice bepaling II.1.3 van de Nederlandse Corporate Governance Code. In 2011 hebben wij ons GIMS geïmplementeerd in het grootste deel van onze organisatie, namelijk in België, Denemarken, Duitsland, Hongarije, Nederland, Polen, Zweden, het Verenigd Koninkrijk en Ierland. Wij zullen de implementatie ervan verder uitbreiden naar al onze bestaande en nieuwe vestigingen. Ons GIMS bestaat uit verschillende niveaus: • ons ondernemingsbeleid, onze ondernemingsbeginselen, gedragscode en lokale ondernemingsrichtlijnen, en • onze waarborgmaatregelen
Ons ondernemingsbeleid, ondernemingsbeginselen, gedragscode en lokale richtlijnen Ons ondernemingsbeleid vormt het strategisch kader voor het gedrag dat wij voor ogen hebben in onze bedrijfsvoering. Het beleid vormt de basis voor onze ondernemingsbeginselen die normen bevatten voor de manier waarop wij zakendoen. Onze medewerkers vormen het hart van onze onderneming, het is via hen dat wij onze professionele activiteiten ontplooien. Onze gedragscode bepaalt de normen die onze medewerkers moeten respecteren en het gedrag dat wij van hen verlangen, zowel buiten als binnen het bedrijf. Al deze beginselen, principes en gedragscode zijn geïntegreerd en geïmplementeerd in onze lokale procedures. Aangezien de ethische waarden en professionele normen van land tot land kunnen variëren, kunnen aanvullende richtlijnen opgesteld worden. Deze maken deel uit van wat we onze lokale ondernemingsrichtlijnen noemen.
Grontmij Ondernemingsbeleid en -beginselen
3
Onze waarborgmaatregelen Wij hebben de nodige waarborgmaatregelen ingevoerd om ons ondernemingsbeleid, onze ondernemingsbeginselen, gedragscode en lokale ondernemingsrichtlijnen te verankeren in onze organisatie. Wij hanteren de volgende integrale aanpak:
Evaluatie van markten en zakelijke relaties Wij evalueren onze markten en zakelijke relaties continu om onze integriteit te waarborgen. Deze evaluatie is onderdeel van de dagelijkse managementbeslissingen over onze deelname aan inschrijvingen en betrokkenheid bij projecten. Als wij menen dat onze integriteit risico loopt of wij het idee hebben dat een klant of zakenrelatie zich niet houdt aan de beginselen die wij als fundamenteel beschouwen, zullen wij onze betrokkenheid ernstig in overweging nemen en met de nodige voorzichtigheid handelen. Conform onze inkoop- en verwervingsprocedures doen wij er alles aan om onze zakenrelaties, onderaannemers en leveranciers te houden aan een reeks universele ethische waarden.
Transparantheid, bewustzijn en open dialoog Wij zorgen voor transparante en heldere definitie van wat wij als integriteit beschouwen. Hoewel er altijd interpretatieverschillen zullen bestaan over de definitie van integriteit, zullen we steeds trachten manieren te vinden om alle partijen – volgens hun definitie en onze definitie – integer te laten handelen. Wij bevorderen een open dialoog over integriteit binnen onze onderneming. Wij zorgen dat onze werknemers makkelijk toegang hebben tot alle gerelateerde documenten en dat zij een bewustzijnstraining volgen. De mate en vorm van de training is afhankelijk van de functie die de werknemer bekleedt. Wij bespreken onze integriteit regelmatig met onze werknemers en moedigen hen aan ons erop te wijzen als de bewoording of de toepassing van onze ondernemingsbeginselen, gedragscode of lokale ondernemingsrichtlijnen vragen oproepen.
Business Integrity Officer In elk land of regio waarin Grontmij actief is, wordt door de Managing Director een Business Integrity Officer aangesteld. De Business Integrity Officer is er voor alle integriteit gerelateerde kwesties. De Business Integrity Officer is verantwoordelijk voor het registreren en onderzoeken van gerapporteerde incidenten. Hij of zij moet tevens monitoren of de gepaste maatregelen werden genomen om herhaling te voorkomen. Op groepsniveau is de Group Integrity Officer aangesteld door de Executive Board. Hij of zij heeft dezelfde rol als de Business Integrity Officer op groepsniveau.
Regelmatige evaluatie Ons ondernemingsbeleid en onze ondernemingsbeginselen, gedragscode en lokale richtlijnen worden regelmatig geëvalueerd, geactualiseerd en verbeterd. De Group Integrity Officer doet dit op basis van de resultaten van een jaarlijkse beoordeling, de ontwikkelingen op het gebied van zakelijke integriteit en de inbreng van de Business Integrity Officers van de verschillende landen.
Integriteit handhaven Vaak kan op meerdere manieren integer worden gehandeld. Wat gepast gedrag is, hangt in sterke mate af van de omstandigheden. Daarom hebben we regels vastgelegd waarin bepaald wordt wie medewerkers mogen benaderen. Deze regels leggen vast wat medewerkers moeten doen als ze twijfelen of bepaald gedrag gepast is en wat ze moeten doen bij een vermoeden of kennis van de schending van ons ondernemingsbeleid, onze ondernemingsbeginselen, gedragscode en lokale ondernemingsrichtlijnen. De regels zijn van toepassing op hun eigen gedrag en op dat van collega’s, klanten of zakenpartners. Daarnaast bieden deze regels sancties met betrekking tot schendingen van ons ondernemingsbeleid en onze ondernemingsbeginselen, gedragscode en lokale ondernemingsrichtlijnen: indien er sprake is van ongepast gedrag, zal gepaste actie worden genomen om herhaling van dat gedrag te voorkomen.
SpeakUp!-procedure Onze SpeakUp!-procedure staat voor al onze werknemers open en kan worden gevolgd als dit de meest geschikte manier wordt geacht om de kwestie onder de aandacht van het hoger management te brengen. Daarnaast is de Grontmij SpeakUp!-lijn er als aanvulling op de reguliere rapportagelijnen, waardoor werknemers en derden wangedrag anoniem aan de Group Integrity Officer kunnen melden.
Bevoegdheid van de Executive Board De executive board is bevoegd om de ondernemingsbeginselen en gedragscode indien nodig aan te passen of aan te vullen. In het uitzonderlijke geval dat twee of meer van onze beginselen onverenigbaar zijn met elkaar, zal de Board een beslissing nemen over de wijze waarop we ons ondernemingsbeleid kunnen handhaven.
Grontmij Ondernemingsbeleid en -beginselen
4
Ondernemingsbeginselen Grontmij Verantwoordelijkheid Belanghebbenden • Grontmij zal handelen in het rechtmatig belang van zijn klanten en branche, en deze behandelen in een sfeer van samenwerking en gepast respect. • Wij waarderen onze zakelijke partners en bouwen betrouwbare samenwerkingsrelaties met hen op. • Wij houden ons aan het beginsel van gelijke behandeling op het gebied van de werving, tewerkstelling en beëindiging van tewerkstelling van medewerkers. Wij engageren ons tot het behoud van een gezonde en veilige werkomgeving voor onze werknemers. We bewerkstellingen een ruimdenkende en transparante bedrijfscultuur. • Wij waken over de gezonde financiële positie van ons bedrijf en de belangen van onze crediteurs. We streven naar winstgevendheid op lange termijn en bescherming van de investeringen van onze aandeelhouders.
Milieu en maatschappij • Wij hanteren het voorzorgsprincipe als antwoord op de uitdagingen op het vlak van milieu. Hierbij bewerkstellingen we een verhoging van het milieubewustzijn en de verantwoordelijkheidszin. • Wij nemen initiatieven om onze milieuprestaties continu te verbeteren. • Wij bevorderen innovatie op het gebied van duurzame technologieën en oplossingen die nadelige gevolgen voor het milieu en de maatschappij voorkomen of tot een minimum beperken. We streven ernaar deze te implementeren waar enigszins mogelijk.
Mensenrechten en arbeid • Wij steunen en respecteren de bescherming van de internationaal uitgevaardigde rechten van de mens. • Wij steunen de uitschakeling van dwangarbeid en kinderarbeid. • We beschermen de vrijheid van vereniging en erkennen het recht op collectief onderhandelen.
Gezondheid en veiligheid • Wij beschouwen onze verantwoordelijkheden met betrekking tot gezondheid en veiligheid als noodzakelijk voor al onze activiteiten en moedigen onze klanten en zakenpartners aan hetzelfde te doen. • Wij zorgen ervoor dat gevaren en risico’s voor de gezondheid en veiligheid in onze activiteiten worden ingeperkt. Waar deze toch blijven bestaan zullen we deze via de gepaste middelen aan de betrokken partijen communiceren.
Competentie • Grontmij zal zijn diensten alleen aanbieden wanneer het over de juiste competentie en middelen beschikt om zijn verantwoordelijkheden te kunnen vervullen. • Wij hanteren de nodige deskundigheid en zorgvuldigheid bij de uitvoering van onze diensten. • Wij investeren tijd en middelen om onze deskundigheid en kennis op peil houden en te verhogen in functie van de evoluties op vlak van klanteneisen, technologieën en regelgeving. • Met onze klanten ontwikkelen wij een gemeenschappelijk begrip van de omvang, inhoud en gevolgen van onze diensten en de eraan gekoppelde voorwaarden. Wij doen ons uiterste best om diensten te leveren die aan de eisen en verwachtingen van onze klanten voldoen, op een manier die overeenkomt met de gemaakte afspraken.
Grontmij Ondernemingsbeleid en -beginselen
5
Zorgvuldigheid • Grontmij houdt zich aan de toepasselijke nationale en internationale wetten en voorschriften, en levert zijn klanten oplossingen die hiermee in overeenstemming zijn. • Wij verbinden ons tot het volgen van interne controle- en risicobeheerprogramma’s waar toepasselijk. Waar nodig zullen we een passende professionele aansprakelijkheids- of andere verzekering afsluiten. • Wij zorgen voor gepaste registratie van onze overeenkomsten, verleende diensten en uitgevoerde transacties. Wij communiceren op professionele en respectvolle wijze en wij rapporteren op tijdige, transparante, eerlijke en betrouwbare wijze. • Wij bewaren de vertrouwelijkheid van alle informatie die wij verkrijgen tijdens de uitvoering van of met betrekking tot onze diensten, als redelijkerwijs mag worden verwacht dat deze vertrouwelijk is of deze als zodanig is aangegeven, tenzij wij wettelijk verplicht zijn informatie vrij te geven. Wij gebruiken deze informatie alleen voor zover dat nodig is om te voldoen aan de belangen van onze klant. • Wij gebruiken de middelen die door onze klanten ter beschikking gesteld zijn met zorg en op een manier die overeenstemt met de gemaakte afspraken, uitsluitend om de doelen van de klant te verwezenlijken. • Wij respecteren auteursrechten en andere intellectuele eigendomsrechten van derden.
Onpartijdigheid • Grontmij vermijdt omstandigheden die afbreuk doen aan ons onafhankelijke en onpartijdige oordeel, advies of beslissingsvermogen. • Wij informeren onze klanten en zakenpartners over potentiële belangenverstrengelingen en overleggen met hen over gepaste maatregelen, bijvoorbeeld als wij verschillende rollen vervullen of betrokken zijn bij opeenvolgende fases van een project. • Wij houden zakelijke en persoonlijke belangen gescheiden en zullen voorkomen dat onze werknemers onze onafhankelijkheid schaden. • Wij leveren als onderneming geen financiële bijdragen aan politieke partijen of organisaties en nemen niet deel aan hun politieke activiteiten.
Eerlijkheid • Grontmij concurreert met andere adviesbureaus op basis van het eerlijkheidsbeginsel en zal de activiteiten of de reputatie van anderen niet opzettelijk negatief beïnvloeden. • Wij proberen geen opdrachten over te nemen die al zijn toegekend aan andere adviesbureaus en proberen niet op andere wijze werk te verkrijgen via methoden die niet verenigbaar zijn met het eerlijkheidsbeginsel en de toepasselijke wetgeving op het gebied van inkoop. Wij streven naar volledige openheid indien onze klant ons verzoekt opdrachten van andere adviesbureaus over te nemen. • Wij handelen objectief wanneer we het werk beoordelen dat door andere adviesbureaus is uitgevoerd, indien haalbaar voeren wij gesprekken met alle betrokken partijen. Wanneer ons werk wordt beoordeeld door anderen zullen wij zo goed mogelijk samenwerken.
Corruptiebestrijding • Wij bieden, beloven, geven, accepteren of ontvangen geen betalingen, geschenken, vergoedingen, bijdragen of andere voordelen van enige soort, hetzij direct of indirect, als de schijn of situatie zou kunnen ontstaan van ongepaste beïnvloeding van het onpartijdige oordeel, selectieproces, vergoeding, beslissing of werk van anderen of onszelf. • Wij tolereren de betaling en ontvangst van omkoopsommen namens onze onderneming niet en zullen ons aan passende procedures houden die ontwikkeld zijn om omkoping te voorkomen. • Wij maken ons niet schuldig aan chantage of andere vormen van afpersing en laten ons niet afpersen door andere partijen. • Wij maken ons niet schuldig aan de onjuiste weergave van gegevens, feiten, projectreferenties of kwalificaties en zullen deze niet veronachtzamen om te voldoen aan selectiecriteria, toekenningscriteria of contractvoorwaarden gedurende de uitvoering of het onttrekken van gelden uit een project, om op andere wijze zakelijk voordeel te verwerven of om tot een gewenst resultaat of advies te komen dat anders zou zijn geweest als de gegevens of feiten op de juiste manier zouden zijn gepresenteerd en in aanmerking zouden zijn genomen. • Wij initiëren, noch nemen we deel aan de verhindering van de vrije mededinging. Wij onthouden ons van verboden prijsafspraken, kartelafspraken en andere vormen van manipulatie bij aanbiedings-, inkoop- of inschrijvingsprocessen. • Wij zullen onze volledige medewerking verlenen aan rechtmatig aangestelde onderzoeksautoriteiten die de administratie met betrekking tot een contract onderzoeken.
Grontmij Ondernemingsbeleid en -beginselen
6
www.grontmij.be
Creatiedatum: 24 juli 2012 Datum laatste versie: 10 februari 2015
