Grontmij Gedragscode

Grontmij Gedragscode

Inleiding Onze werknemers vormen het hart van onze onderneming. Iedere medewerker in de hele organisatie draagt dan ook bij aan het naleven van ethische waarden en professionele normen en het toepassen daarvan in onze dagelijkse activiteiten. Onze Gedragscode vormt de leidraad voor hoe en wanneer wij geacht worden te handelen en wanneer wij juist niets moet doen met het oog op de integriteit van ons bedrijf. Iedere medewerker is verplicht deze Gedragscode na te leven en ernaar te handelen. Deze Gedragscode bevat een nadere toelichting op de grondregels voor gedrag dat van jou wordt verwacht en de beginselen van onze onderneming. Ook vind je een uitwerking van aanvullende regels waaraan gedrag binnen ons bedrijf moet voldoen. De tekst van onze ondernemingsbeginselen vind je op onze website en op intranet.

Integriteit in jouw handelen √ Je dient de Gedragscode te allen tijde na te leven en ernaar te handelen! • Controleer je eigen gedrag: lees deze Gedragscode zorgvuldig door en pas zo nodig je gedrag aan. • Op alle overtredingen van de Gedragscode of de bijbehorende ondernemingsbeleidslijn en -beginselen en/of plaatselijke zakelijke richtlijnen kunnen sancties volgen!

√ Onthoud je van gedrag dat Grontmij of onze goede naam zou kunnen schaden • Denk na over de gevolgen voor Grontmij als jouw gedrag onder een breder publiek bekend zou worden, bijvoorbeeld via krant of radio. • Als je in een bepaalde situatie niet zeker weet hoe je moet handelen, stel jezelf dan de vraag wat een klant of collega van jouw gedrag zou denken.

√ Bespreek eventuele vragen over zakelijke integriteit openlijk • Vragen over het ondernemingsbeleid, de ondernemingsbeginselen en de Gedragscode van Grontmij en/of plaatselijke zakelijke richtlijnen kun je bespreken met je collega’s, leidinggevende of de integriteitsfunctionaris van de onderneming of de groep. • Als collega’s onbekend zijn met bepaalde bepalingen uit de Gedragscode of deze verkeerd interpreteren, bespreek dit dan met hen en help hen zich integer te gedragen.

√ Meld (vermoede) overtredingen • De SpeakUp! procedure is de procedure op basis waarvan je een overtreding van de Gedragscode of de bijbehorende ondernemingsbeleidslijn en -beginselen en/of plaatselijke zakelijke richtlijnen kunt melden. • Met jouw melding kan het management de juiste actie tegen een overtreding en de betrokken persoon of personen ondernemen en maatregelen nemen om herhaling van een dergelijke overtreding te voorkomen.


2

Verantwoordelijkheid Belanghebbenden Onze klanten, zakenpartners en andere adviesbureaus • Behandel onze klanten, zakenpartners en collega’s met respect. • Luister goed naar de gerechtvaardigde wensen van onze klanten en doe je uiterste best hen te helpen bij het bereiken van hun zakelijke doelstellingen. Wees loyaal naar klanten en handel op professionele en integere wijze. • Je wordt verzocht mee te werken aan initiatieven waarmee onze sector en de manier waarop we werken, verbeterd kunnen worden. Jouw handelen of niet-handelen waar dit wel vereist is, mag (de goede naam van) Grontmij of de advies- of ingenieurssector niet schaden. • Adviseer onze klanten om eisen voor beroepsintegriteit, milieu en maatschappij, mensenrechten en arbeid, en gezondheid & veiligheid op te nemen in hun overeenkomsten met aannemers en leveranciers en help hen, indien gewenst, deze eisen op te stellen en toe te zien op naleving ervan. Jouw collega’s • Medewerkers dienen te worden aangenomen, bevorderd en beloond op basis van hun kwalificaties en prestaties en overeenkomstig het beleid van Grontmij op het gebied van mensenrechten en gelijke kansen. • Spreek geen kwaad over (voormalige) collega’s. • Neem verantwoordelijkheid voor je lichamelijke en geestelijke gezondheid en die van je collega’s. • Je wordt te allen tijde geacht je correct te gedragen. Dit betekent onder meer het volgende: • Seksuele intimidatie en andere vormen van intimidatie zijn niet toegestaan. • Het gebruik of onder de invloed zijn van alcohol of drugs op het werk en onder werktijd is streng verboden. Tijdens zakendiners en andere zakelijke aangelegenheden is het met mate nuttigen van alcohol toegestaan. Financiëel belanghebbenden • Je dient bekend te zijn met de procedures en instrumenten voor financieel (project-)beheer van Grontmij, deze procedures te volgen en deze instrumenten te gebruiken. • Bespaar waar mogelijk kosten en lever een bijdrage aan onze doelstelling om op de lange termijn winst te maken. Milieu en maatschappij • Wijs anderen in voorkomende gevallen op hun verantwoordelijkheid voor milieu en maatschappij. • Lever een bijdrage aan de verbetering van de ecologische voetafdruk van Grontmij. Koop bijvoorbeeld milieuvriendelijke apparatuur en producten, verminder afvalproductie, verbruik minder energie en water, beperk het reizen en reis bij voorkeur met duurzame transportmiddelen. Stimuleer klanten en zakenpartners hetzelfde te doen. • Je dient bekend te zijn met het milieu- en maatschappelijk beleid van onze klanten, zodat onze diensten hun beleid zo goed mogelijk ondersteunen. Houd rekening met de gevolgen van onze diensten voor het milieu en stel onze klanten en zakenpartners daarvan op de hoogte. Bespreek elke redelijke mogelijkheid om de duurzaamheid van een project te verbeteren of nadelige of schadelijke gevolgen van een project voor milieu of maatschappij te voorkomen of beperken. Mensenrechten en arbeid • Schend geen mensenrechten en handel overeenkomstig het beleid van Grontmij met betrekking tot mensenrechten en gelijke kansen. Voorbeelden van mensenrechten zijn onschendbaarheid van persoon, vrijheid van slavernij en dienstbaarheid, vrijheid van folteringen of wrede, onmenselijke of onterende behandeling of bestraffing. Wijs in voorkomende gevallen op internationaal afgekondigde mensenrechten, vooral bij werken in landen waar het respecteren van mensenrechten niet vanzelfsprekend is. • Bij het werken in landen waar het respecteren van mensenrechten niet vanzelfsprekend is of als je werk in dergelijke landen gebruikt gaat worden, dien je er speciaal op te letten dat het advies dat je geeft of de methode die je voorschrijft de kansen op dwangarbeid of kinderarbeid niet vergroot. Gezondheid en veiligheid • Je dient op de hoogte te blijven van de eisen en instructies op het gebied van gezondheid en veiligheid van Grontmij, onze klanten en regelgevende instanties en deze na te leven. • Elimineer door ontwerp of leiderschap gezondheids- en veiligheidsrisico’s voor de mensen die betrokken zijn bij projecten waar je aan werkt en stimuleer klanten en zakenpartners hetzelfde te doen. • Houd rekening met de gevolgen van jouw diensten voor gezondheid en veiligheid en stel onze klanten ervan op de hoogte. • Doe waar redelijkerwijs mogelijk voorstellen om nadelige of schadelijke gevolgen voor de gezondheid en veiligheid van de mensen die bij een project zijn betrokken te voorkomen of beperken of de gezondheid en veiligheid te verbeteren.


3

Vakbekwaamheid Kennis • Vraag hulp aan collega’s voor zaken buiten je eigen vak- of kennisgebied. Daarbij kan het gaan om technische aspecten, maar ook om financiële, juridische of andere zaken. Vraag waar mogelijk en nodig hulp aan buitenlandse collega’s om zakelijke kansen te benutten of de nodige kennis te verzamelen. • Je dient op de hoogte te blijven van de nieuwste ontwikkelingen op jouw vakgebied, zowel wat betreft technologie en wetgeving als op het gebied van eisen van de klanten. Deel je kennis, ‘best practices’ en ervaring met je collega’s. • Verzamel nieuwe kennis bij klanten, collega’s, opleidingsinstituten, onderzoeksomgevingen, beroepsverenigingen, (interne en externe) professionele netwerken enz. • Je dient op de hoogte te blijven van wat er bij Grontmij gaande is.

Vakkennis • Je mag als werknemer van Grontmij geen diensten aanbieden of uitvoeren als je daarvoor niet bent opgeleid en/of deskundig in bent en er geen hulp beschikbaar is van collega’s of derden met de vereiste deskundigheid. • Wijs de juiste persoon aan voor het werk. In projectteams moeten alle vereiste vaardigheden en ervaring vertegenwoordigd zijn om aan de eisen van de klant en het project te kunnen voldoen. • Als Grontmij niet de benodigde middelen en vakkennis heeft en hierover niet via derden kan beschikken, moet dit duidelijk en tijdig aan de klant worden meegedeeld.

Managementsystemen en andere middelen • Werk altijd volgens de gangbare markt- en zakelijke praktijken en -normen en met het managementsysteem van Grontmij zoals ze op jou en jouw project van toepassing zijn. • Doe voorstellen voor en help bij de ontwikkeling en verbetering van bestaande managementsystemen voor bijvoorbeeld kwaliteit, risico, gezondheid & veiligheid en milieu. • Blijf op de hoogte en lees het personeelshandboek van het bedrijf, wetenschappelijke handleidingen, regelingen, instructies en alle andere documenten die van belang zijn voor het op de juiste wijze uitoefenen van je werkzaamheden.

Eisen en verwachtingen van klanten • Verzamel informatie over onze klanten en deel deze informatie met je collega’s. • Zorg hoe dan ook dat u inzicht heeft in de omstandigheden, uitdagingen en behoeften van onze klanten en houd daar rekening mee bij het opstellen van de offerte en de aannemingsovereenkomst. • Wees open en eerlijk in de dialoog met onze klanten en belanghebbenden en wijs op mogelijke problemen en risico’s, alternatieve oplossingen en de gevolgen van het nemen of niet nemen van beslissingen. • Als je vraagtekens zet bij de aannames, randvoorwaarden en ideeën van onze klanten voor oplossingen, doe dit dan op constructieve en respectvolle wijze teneinde het best mogelijke resultaat te bereiken. • Houd tijdens het project de eisen en verwachtingen van de klant in het oog en beoordeel voortdurend hoe tevreden de klant is met de uitvoering van het project en de geleverde diensten.


4

Inzet Wet- en regelgeving • Je dient te werken binnen de wet- en regelgeving, onder andere op het gebied van inkoop en concurrentie, en onze klanten daarbinnen passende oplossingen te leveren. Bepaal daarbij voor elk project de van toepassing zijnde wet- en regelgeving en eisen van de bevoegde autoriteiten. Roep zo nodig de hulp in van een interne of externe jurist. • Help onze klanten de wet- en regelgeving en eisen van bevoegde autoriteiten na te leven. Zorg ervoor dat de nodige licenties, vergunningen en andere wettelijk of van overheidswege vereiste goedkeuringen op tijd worden aangevraagd en verkregen voordat de werkzaamheden waarvoor ze vereist zijn van start gaan. • Interne regels, procedures, reglementen en richtlijnen dienen strikt te worden nageleefd. Handel volgens de letter en geest van deze regels: deze opsomming kan niet uitputtend zijn, dus ook als een bepaald onderwerp niet expliciet wordt genoemd, dien je te handelen overeenkomstig de intentie en het doel van de regels.

Risico’s • Voer in voorkomende gevallen risicobeoordelingen uit en neem maatregelen om risico’s te voorkomen of beperken en adviseer onze klanten en zakenpartners om ook dergelijke maatregelen in te voeren. Maak duidelijk wat de gevolgen zijn van het niet tijdig nemen van maatregelen of beslissingen. Risico’s die niet voorkomen of beperkt kunnen worden, moeten worden voorzien of verzekerd. • Roep voordat je een opdracht accepteert de hulp in van de voor verzekeringen verantwoordelijke persoon, tenzij de opdracht al voldoende gedekt wordt door een bestaande verzekeringspolis.

Overeenkomsten • Houd een overzicht bij van alle overeenkomsten en wijzigingen daarop. Als je mondeling iets belangrijks bespreekt met een klant of zakenpartner, bevestig de inhoud van die bespreking dan schriftelijk. Werk overeenkomstig de gemaakte afspraken. • Neem in de overeenkomsten duidelijke en onderling afgestemde bepalingen en omschrijvingen van diensten op. Zorg dat beide partijen het eens zijn over de voorwaarden die gelden tussen Grontmij en de opdrachtgever en tussen jou en je contactpersoon om misverstanden, misleiding en discussie over de uit de overeenkomst voortvloeiende rechten en plichten te voorkomen. Maak duidelijk wat jouw overwegingen en aannames zijn teneinde de kans dat je werk of de overeenkomst goed wordt begrepen, te vergroten. • Anderen, collega’s en derden moeten de overeenkomsten kunnen begrijpen en alle transacties moeten herkenbaar en terug te vinden zijn en overeenstemmen met de schriftelijke overeenkomst. • Stel alles in het werk om met onze klanten en andere opdrachtgevers de beroepsaansprakelijkheid en risico’s van Grontmij redelijkerwijs te beperken. • Breng de klant ervan op de hoogte als je meerwerk, extra kosten of vertragingen verwacht. Zorg in voorkomende gevallen voor schriftelijke overeenstemming of goedkeuring voordat u het meerwerk uitvoert, de extra kosten maakt of de deadline overschrijdt. • Houd je aan de regels voor het delegeren van bevoegdheid en zorg voor de nodige machtigingen alvorens te handelen, rapporten, brieven of andere documenten te verspreiden, of te onderhandelen over overeenkomsten of deze af te sluiten.

Communicatie • Als je op je werk of daarbuiten op welke wijze dan ook met anderen over Grontmij, je werk of onze klanten of zakenpartners communiceert, doe dit dan eerlijk, met respect en professioneel, zonder Grontmij of anderen te schaden, en gebruik het betreffende communicatiemiddel niet om persoonlijke kwesties onder de aandacht te brengen. Houd je aan de geldende communicatieregels en -richtlijnen. • Stem communicatiekanalen en -middelen van elk project of zakelijke relatie af met klanten en zakenpartners. Als bijvoorbeeld bij inschrijvingen bepaalde communicatiekanalen of -middelen vereist zijn, houd je daar dan strikt aan.

Documentatie, rapportage en facturering • Houd een goede boekhouding bij van de projecten waaraan je werkt en schrijf gewerkte uren en gemaakte kosten correct en volgens de geldende procedures, zodat de boeken een getrouw beeld geven van de stand van zaken. • Wees eerlijk over je werk en de (resultaten van) projecten waaraan je werkt; informeer je leidinggevende onmiddellijk als er sprake is van fouten, ernstige moeilijkheden met klanten, gebrek aan rendement of van verliezen op een project of een andere relevante kwestie. • Factureer de verleende diensten op tijd en in overeenstemming met de schriftelijk gemaakte afspraken; factureer geen diensten die je niet verleend hebt en factureer ook niet vooraf, tenzij uitdrukkelijk wordt vermeld dat het om een vooruitbetaling gaat.


5

Onkostendeclaraties • Wees eerlijk bij het indienen van onkostendeclaraties. Declareer uitsluitend daadwerkelijk gemaakte zakelijke kosten; de kwitanties dienen als bewijs te worden overlegd. Beperk zakelijke kosten tot een redelijk minimum. Bespreek met je leidinggevende of je zakelijke onkosten mag declareren en zo ja, hoe veel. Het declareren van niet-zakelijke kosten is streng verboden.

Vertrouwelijkheid • Ga vertrouwelijk om met informatie over Grontmij en de klant als deze informatie redelijkerwijs als vertrouwelijk is te beschouwen of als zodanig is aangeduid. Zelfs zonder geheimhoudingsverklaring ben je verplicht om kennelijk gevoelige informatie vertrouwelijk te behandelen. • Gevoelige informatie dient alleen toegankelijk te zijn voor het projectteam of die werknemers die deze nodig hebben voor de uitoefening van hun functie. Lees of gebruik geen informatie over Grontmij of de klant die niet voor jou bestemd is. • Bespreek in voorkomende gevallen met de klant de noodzaak van het ondertekenen van een geheimhoudingsverklaring en de bepalingen daarin over klanteninformatie, -gegevens of -documenten en houd je aan die verklaring. • Bespreek met onze klanten of zij ermee instemmen dat Grontmij hun project gebruikt voor commerciële doeleinden, zoals persberichten, publicaties, casestudies of presentaties. • Gezien de aard van de geheimhoudingsplicht blijft deze ook na beëindiging van je dienstverband bij Grontmij van toepassing. • Als je beschikt over voorkennis of andere gevoelige informatie, bijvoorbeeld over het verwerven van een groot project, behandel deze dan vertrouwelijk en gebruik de informatie niet voor het handelen in effecten e.d. Grontmij deelt dergelijke transacties met anderen of raadt ze anderen aan. Houd je te allen tijde aan de regels met betrekking tot handelen met voorkennis. • Als je in het kader van je functie of dienstverband kennis hebt over andere werknemers, bijvoorbeeld over hun salaris of andere persoonlijke gegevens, maak daar dan alleen gebruik van voor zover dit nodig is voor de uitoefening van je beroep en behandel de informatie vertrouwelijk.

Bedrijfs- en andere middelen van Grontmij en klanten • Gebruik (bedrijfs)middelen van Grontmij en klanten, zoals auto’s, computers, telefoons, projectoren, kopieerapparaten, papier en andere kantoorbenodigdheden met de nodige zorgvuldigheid en voor de doeleinden waarvoor deze bestemd zijn. Gebruik ze alleen voor de zakelijke doeleinden van Grontmij of de klant. Behoudens wanneer dit is overeengekomen in je arbeidsvoorwaarden of je hiervoor toestemming van je leidinggevende hebt, mogen ze niet voor privédoeleinden worden gebruikt.

Gebruik van internet, e-mail en andere informatie- en communicatiesystemen van Grontmij • Je bent zelf verantwoordelijk voor het juiste gebruik van de informatie- en communicatiesystemen van Grontmij. Dit geldt ook voor het gebruik van persoonlijke IT-systemen zoals een PC/laptop van Grontmij. • Incidenteel gebruik van internet, e-mail of andere systemen voor privédoeleinden is alleen toegestaan als dit gebruik gepast is en je eigen productiviteit of die van uw collega’s niet beïnvloedt. • Oneigenlijk gebruik omvat, maar is niet beperkt tot, het inzien of verspreiden van discriminerende, kwetsende, dreigende, onwelvoeglijke of pornografische informatie, gokken, gamen of het luisteren naar muziek. Bij verdenking van oneigenlijk gebruik of ander gebruik in strijd met bovenstaande regels is Grontmij gerechtigd jouw gebruik van onze systemen door te lichten en te controleren.

Auteursrechten • Controleer voordat je ontwerpen, ideeën, oplossingen enz. van anderen gebruikt of kopieert of je daarvoor toestemming hebt en neem indien dit het geval is een verwijzing op naar de eigenaar of uitvinder. • Kopieer geen software en zet geen software over zonder dat vooraf bevestigd is dat je daarvoor krachtens de geldende licentieovereenkomsten toestemming hebt. • Download gegevens zoals artikelen, boeken, plaatjes enz. alleen voor werkgerelateerde doeleinden en alleen als je daarvoor toestemming hebt krachtens de geldende IT- en communicatieprocedures. Als hier kosten aan verbonden zijn, is voorafgaande toestemming van je leidinggevende vereist.


6

Onpartijdigheid De onpartijdigheid van Grontmij is essentieel voor onze onderneming. Onze onpartijdigheid kan in het geding zijn indien diverse belangen met elkaar onverenigbaar zijn, d.w.z. wanneer sprake is van strijdigheid van belangen.

Strijdigheid van belangen • Bij strijdigheid van belangen is er sprake van een situatie waarin de schijn of kans bestaat dat je onpartijdigheid of die van Grontmij wordt ondermijnd vanwege een mogelijk conflict tussen jouw persoonlijke belang en een professioneel belang of tussen verschillende professionele belangen. • Strijdigheid van belangen vormt vaak geen probleem zolang alle partijen zich bewust zijn van de verschillende belangen. Wees daarom vanaf het begin eerlijk teneinde situaties te voorkomen waarin jouw onpartijdigheid of die van Grontmij in het geding is. • Indien er sprake is van strijdigheid van belangen met een klant of zakenpartner, bespreek dan met je leidinggevende hoe en wanneer je onze klant of zakenpartner daarvan in kennis stelt. • Jouw eigen belang kan ook in strijd zijn met het belang van Grontmij, bijvoorbeeld als je niet voldoende werk hebt en je jouw diensten onder een bepaald prijsniveau wilt aanbieden en dit verlies voor Grontmij zou opleveren. In dat geval gaat het belang van Grontmij voor en spreek je met je leidinggevende af hoe te handelen. • Als jij of jouw collega’s in verschillende functies bij of in verschillende fases van een project betrokken bent of zijn, bestaat het risico op (schijn van) partijdigheid of strijdigheid van belangen. Als gevolg hiervan beschikt Grontmij mogelijk over meer informatie dan de concurrentie (vanwege betrokkenheid bij een voorgaande projectfase) of moeten we mogelijkerwijs het werk van collega’s beoordelen. In dat geval moet je met je leidinggevende overleggen hoe te handelen.

Nevenactiviteiten • Betrokkenheid bij de lokale gemeenschap wordt gestimuleerd. Als je van plan bent naast je werk bij Grontmij betaalde of onbetaalde extra werkzaamheden op je te nemen die (deels) onder werktijd worden uitgevoerd of je onafhankelijkheid of die van Grontmij in gevaar kunnen brengen of anderszins strijdig zijn met je dienstverband bij Grontmij, zoals bijvoorbeeld een bestuursfunctie, dien je voorafgaande toestemming van jouw leidinggevende te vragen. • Wees open over de taken die je uitvoert of de functies die je vervult, vooral als je verschillende posities bekleedt die een belangenverstrengeling kunnen betekenen of gemakkelijk als zodanig beschouwd kunnen worden, zodat anderen hier rekening mee kunnen houden als zij met jou onderhandelen of samenwerken. Bijvoorbeeld als je lid bent van het bestuur van een vereniging die overweegt Grontmij een opdracht te verlenen. • Je mag niet met Grontmij concurreren, bijvoorbeeld door op hetzelfde gebied zaken te doen als Grontmij, tenzij je hiervoor voorafgaande schriftelijke toestemming van Grontmij heeft ontvangen. • Als je het idee hebt dat jouw onafhankelijkheid in het geding is, bijvoorbeeld omdat een klant je om een gunst vraagt (zoals sponsoring) of iemand je zwaar onder drukt zet, breng je leidinggevende daar dan onmiddellijk van op de hoogte. Sponsoring is alleen toegestaan na voorafgaande toestemming van het management. • Let vooral op je onafhankelijkheid als je betrokken bent bij een inkoop- of inschrijvingsproces, onderhandelt over een overeenkomst of belast bent met de bouwleiding of verantwoordelijk bent voor de goedkeuring van facturen of acceptatie van werken. In die situaties is het risico groter dat partijen je proberen te beïnvloeden of aannemen dat je beoordelingsvermogen is aangetast. • Bijkomende belangen, bijvoorbeeld een klant tevredenstellen teneinde een nieuw project binnen te halen of je kansen op een bonus te vergroten, mogen geen invloed hebben op je werkzaamheden.

Werk en privé gescheiden houden • Houd werk en privé zo veel mogelijk gescheiden. Als zij niet gescheiden zijn, bijvoorbeeld omdat je een klant of zakenpartner persoonlijk kent of leert kennen, moet je in voorkomende gevallen duidelijk aangeven of je op persoonlijke of zakelijke titel handelt. • Als je weet of vermoedt dat anderen, collega’s of externe partijen jouw onpartijdigheid in twijfel trekken, moet je dit openlijk bespreken.

Politieke betrokkenheid • Vanuit je functie binnen Grontmij is het je niet toegestaan betalingen te doen aan politieke partijen of deel te nemen aan politieke activiteiten. • Uiteraard is het je wel toegestaan deel te nemen aan door politieke organisaties georganiseerde evenementen als deze een zakelijk doel dienen en betrekking hebben op ons vakgebied. Als de grens tussen onze onderneming of vakgebied en de politieke agenda vaag is, wees dan voorzichtig met wat je zegt: beperk je tot uitlatingen over onze onderneming en ons vakgebied en onthoud je zo veel mogelijk van het doen van politieke uitspraken. • Grontmij is niet politiek betrokken en je dient je daarom in zakelijke betrekkingen te onthouden van uitspraken over uw persoonlijke politieke voorkeur of betrokkenheid. Grontmij Gedragscode

7

Billijkheid Eerlijke concurrentie • Oneerlijke concurrentie met andere adviesbureaus is niet toegestaan. Voorbeelden van oneerlijke concurrentie zijn het verspreiden van misleidende informatie over de kwaliteit van de dienstverlening van een ander adviesbureau of pogingen om een klant ervan te overtuigen een eerder met een andere adviseur gesloten overeenkomst niet na te komen. • Als je in concurrentiesituaties meer informatie hebt over een project of klant dan andere adviesbureaus, bijv. omdat Grontmij bij een eerdere fase van het project betrokken was of omdat we een voormalig werknemer van de klant opdracht hebben gegeven , wees hier dan open over. • Schaad de onderneming of reputatie van anderen niet moedwillig. Spreek geen kwaad over andere adviesbureaus. Communiceer met respect over andere adviesbureaus en hun dienstverlening. • Gebruik eerlijke methoden om opdrachten binnen te halen, ook als je van mening bent dat een bod onterecht is afgewezen of een ander adviesbureau de opdracht in strijd met de beginselen van billijkheid heeft binnengehaald. Meld dit aan je leidinggevende om te kunnen beoordelen wat er gedaan moet worden om de genomen beslissing terug te draaien. • Als een klant Grontmij vraagt de opdracht van een ander adviesbureau over te nemen, bespreek dan met je leidinggevende of Grontmij de opdracht kan accepteren en hoe je dit moet aanpakken. • Probeer de klant ervan te overtuigen de beëindiging van de opdracht met het andere adviesbureau op professionele wijze af te handelen.

Werkbeoordeling • Als je wordt gevraagd het werk van anderen te beoordelen, probeer dan alle betreffende partijen daarbij te betrekken, zodat je een objectief oordeel kunt vormen op basis van alle ter zake doende omstandigheden en informatie. • Leg de beoordeling op professionele en respectvolle wijze schriftelijk vast en onderbouw jouw oordeel met ter zake doende feiten en omstandigheden. Laat je oordeel niet vertroebelen door secundaire belangen. • Als het werk van Grontmij door een ander adviesbureau beoordeeld moet worden of jouw werk door een collega, werk daar dan zo veel mogelijk aan mee. Neem verantwoordelijkheid voor en wees eerlijk over je werk, je beslissingen, je handelen of niethandelen. Geef de gevraagde informatie en uitleg, tenzij deze vertrouwelijk is of niet relevant. •


8

Anticorruptie Geschenken en representatie Geschenken • Relatiegeschenken worden uitgewisseld om de onderlinge relaties te versterken. Je moet te allen tijde voorkomen dat het aanbieden of aannemen van geschenken wordt gezien of kan worden gezien als in ruil voor een bepaalde dienst. Een geschenk mag daarom nooit de onafhankelijkheid of vrijheid van de ontvanger aantasten en mag niet worden aangeboden of aangenomen als de kans bestaat dat dit gezien wordt als of het resultaat is van oneigenlijke beïnvloeding. • Het aannemen en aanbieden van relatiegeschenken dient binnen de grenzen van het redelijke te blijven, waarbij rekening moet worden gehouden met de functie van zowel de aanbieder als de ontvanger. Ze mogen alleen worden aangeboden of aangenomen als gebaar van de ene onderneming naar de andere. Vraag nooit om geschenken of uitnodigingen. Accepteer nooit cash of cheques. Geef waar mogelijk een geschenk met het Grontmij-logo. • Voor het aanbieden of aannemen van geschenken gelden de volgende vuistregels. Je mag geen geschenken aanbieden of aannemen als: - je op dat moment betrokken bent bij de voorbereidingen voor of evaluatie van een offerte of de onderhandelingen voor een overeenkomst, als het gaat om een geschenk van of aan de betrokken klant of opdrachtgever; - je belast bent met de bouwleiding of verantwoordelijk bent voor goedkeuring van de facturen of acceptatie van werken, als het gaat om een geschenk van of aan de betrokken aannemer of adviesbureaus; - het geschenk wordt aangeboden teneinde het besluitvormingsproces te beïnvloeden; - dit in het geheim gebeurt; - het qua frequentie als onredelijk te beschouwen is; - de waarde buitensporig is gezien de financiële situatie van de ontvanger of de omstandigheden waaronder het wordt gegeven; - er geen (mogelijke) zinvolle zakelijke relatie bestaat met de betrokken partij. Zakelijk onthaal en evenementen • In het algemeen mag je deelnemen aan werkgerelateerde evenementen, studiereizen en dergelijke als deze deels of geheel door klanten of zakenpartners worden betaald. Bovenstaande vuistregels voor het aanbieden of aannemen van geschenken gelden dienovereenkomstig voor uitnodigingen voor zakelijke en (niet-)werkgerelateerde evenementen of zakelijk onthaal. Bij het bepalen of de waarde van een uitnodiging buitensporig is, moet rekening worden gehouden met de totale waarde van het arrangement, inclusief gratis reizen, overnachtingen en maaltijden. • Als het evenement als buitensporig wordt beschouwd of indien er geen enkele zakelijke of academische relevantie bestaat, kun je op eigen kosten deelnemen op voorwaarde dat er geen risico bestaat van (schijn van) oneigenlijke beïnvloeding van jezelf of de betrokken partij en je leidinggevende het heeft goedgekeurd. • Bespreek met je leidinggevende of je een geschenk mag aanbieden of aannemen of een uitnodiging mag accepteren of versturen voor een evenement of andere (niet-) werkgerelateerde activiteit en zo ja, in welke mate. • Houd je aan de geldende fiscale wet- en regelgeving. Als je geschenken of uitnodigingen voor zakelijk onthaal aanbiedt of aanneemt mag dit voor Grontmij geen onredelijke fiscale gevolgen hebben. Partner, kinderen, familie en vrienden • Partner, kinderen, familie of vrienden van de ontvanger mogen alleen geschenken worden aangeboden of aannemen of uitgenodigd worden of uitnodigingen aannemen voor evenementen als dit niet buitensporig is, rekening houdend met alle relevante omstandigheden, zoals de cultuur, de functie van de aanbieder en ontvanger en wederzijdse verwachtingen. Geschenken aan familie en vrienden en hun deelname aan evenementen mogen geen zakelijk doel dienen.

Aankopen • Aankopen namens Grontmij mogen jou geen persoonlijk voordeel opleveren. Je mag geen zaken kopen of ergens meer van kopen om hier extra persoonlijk voordeel mee te doen. Indien de beste optie voor Grontmij bepaalde voordelen oplevert, wees hier dan open over en deel ze eerlijk met je collega’s.


9

Tussenpersonen en faciliterende betalingen • Tussenpersonen, gevolmachtigden en andere zaakwaarnemers mogen pas worden ingeschakeld nadat hun achtergrond gecontroleerd en goedgekeurd is. Hun beloning moet in verhouding staan tot de geleverde diensten en in overeenstemming zijn met de plaatselijke wetgeving, de gesloten overeenkomst en fiscale voorschriften. Delen van de vergoeding mogen niet door de tussenpersoon worden gebruikt voor omkoping van overheidsfunctionarissen of andere partijen. Dit verbod moet expliciet worden opgenomen in de met de tussenpersoon gesloten overeenkomst. • Faciliterende betalingen zijn (over het algemeen) geringe betalingen in natura of cash die tot doel hebben de uitvoering van een routinematige overheidshandeling door een ambtenaar, waartoe men zonder dergelijke betaling gerechtigd zou zijn, te bespoedigen of vergemakkelijken en niet om een opdracht of ander onterecht voordeel mee te verwerven of behouden. Dergelijke betalingen zijn verboden.

Omkoping • Omkoping is het direct of indirect aan een ambtenaar of particuliere klant aanbieden, toezeggen of doen van betalingen of geven van geschenken of andere voordelen als oneigenlijke vergoeding om diens handelen of beslissing te beïnvloeden. • Het aannemen en betalen van steekpenningen is onder geen beding toegestaan.

Afpersing en chantage • Afpersing is het bedreigen van een ambtenaar of particuliere klant of zakenpartner, hun familie of eigendom teneinde hun handelen of beslissing te beïnvloeden. • Chantage of andere vormen van afpersing zijn onder geen beding toegestaan. • Vermijd de schijn van het gebruik van afpersing. Houd er rekening mee dat onder bepaalde omstandigheden de grens tussen afpersing en normaal zakelijk gedrag vaag kan zijn, bijvoorbeeld bij onderhandelingen. Bijvoorbeeld als je een onderadviseur probeert te overtuigen diensten te verlenen in ruil voor meer werk in de nabije toekomst. • Zwicht niet voor chantage of afpersing door klanten, zakenpartners of collega’s.

Weergave van gegevens en feiten • Het is verboden om handtekeningen te vervalsen of veranderen. Het is niet toegestaan een handtekening te kopiëren of te hergebruiken of een elektronische handtekening te gebruiken tenzij je daarvoor toestemming hebt. • Het is verboden gegevens of documenten te antedateren; zet altijd de daadwerkelijke ondertekeningsdatum op het document. • Geef altijd een eerlijke weergave van gegevens, feiten, projectreferenties of kwalificaties, en een compleet en correct overzicht van de relevante informatie, bijvoorbeeld om te voldoen aan selectie- of gunningscriteria of contracten. • Beweer of impliceer niet dat je diensten hebt verleend die je (nog) niet hebt verleend. • Handel eerlijk en betrouwbaar bij het leveren van jouw diensten, waarbij je rekening houdt met alle relevante gegevens en feiten. Als een collega of klant vraagt of voorstelt om bepaalde relevante of beschikbare gegevens of feiten te negeren, meld dan expliciet in je advies of rapport waar geen rekening mee wordt gehouden en wat de gevolgen daarvan zijn. • Het is te allen tijde streng verboden om zaken verkeerd voor te stellen of heimelijk relevante gegevens of feiten te negeren. Het is niet toegestaan om opzettelijk informatie weg te laten als anderen daardoor een beter, slechter of ander inzicht in uw diensten zouden hebben dan wanneer ze die informatie wel hadden gehad.

Vrije concurrentie en aanbestedingsvoorschriften • Vrije concurrentie mag op geen enkele wijze worden verhinderd. • Prijsafspraken, kartelovereenkomsten zoals afspraken met concurrenten om (niet) te bieden, prijsstelling, marktverdeling en andere vormen van beïnvloeding van aanbiedings-, inkoop- of inschrijvingsprocessen zijn illegaal, ongeacht of ze schriftelijk of mondeling zijn overeengekomen. • Je mag geen contracten of projecten (laten) opdelen met het oog op het op kunstmatige wijze ontwijken van aanbestedingswet- en regelgeving. • Het opzettelijk misleiden van overheidsinstanties of verspillen of misbruiken van overheidsgelden is niet toegestaan.

Onderzoek • Als een wettelijke onderzoeksautoriteit (zoals mededingsautoriteit, Openbaar Ministerie of politie) onderzoek doet naar de boekhouding van een contract, de gang van zaken bij een project of een andere aangelegenheid, meld dit dan onmiddellijk aan je leidinggevende en de landendirecteur en bespreek hoe en in hoeverre hieraan moet worden meegewerkt. • Verleen je medewerking aan onderzoek naar jouw handelen of niet-handelen door Grontmij of een door Grontmij ingeschakelde (forensisch) onderzoeker als er gegronde redenen zijn om te vermoeden dat de ondernemingsbeginselen, gedragscode of plaatselijke zakelijke richtlijnen geschonden zijn.


10

www.grontmij.nl

Datum van aanmaken: 24 juli 2012 Datum laatse versie: 23 januari 2015

Grontmij Gedragscode

Recommend Documents