DIRECTIEBEOORDELING JAAR 2013
HOOFDSTUK 1. BIJZONDERHEDEN LAATSTE DIRECTIEBEOORDELING ................. 2 HOOFDSTUK 2. MEETRESULTATEN............................................................................. 4 2.1 Interne audits .......................................................................................................... 4 2.2 Externe audits ......................................................................................................... 4 2.3 CQ meting cliënten .................................................................................................. 6 2.4 ZI meting cliënten .................................................................................................... 6 2.5 Verbeterformulieren................................................................................................. 6 2.6 Adviezen cliëntenraad ............................................................................................. 7 2.7 Adviezen Raad van Commissarissen (de toezichthouder) ....................................... 7 2.8 Inspectie raad van Volksgezondheid ....................................................................... 7 2.9 Controle zorgkantoor ............................................................................................... 8 2.10 Registratie afwijkingen in zorg ................................................................................. 9 2.11 Registratie toetsing professioneel handelen. ........................................................... 9 HOOFDSTUK 3. RESULTATEN EN ANALYSE VAN HET PERSONEELSBELEID .........10 HOOFDSTUK 4. RESULTATEN VEILIGHEIDSBELEID ..................................................12 HOOFDSTUK 5. EVALUATIE VAN HET KWALITEITSMANAGEMENTSYSTEEM .........15 HOOFDSTUK 6. PRESTATIES VAN ONDERSTEUNENDE PROCESSEN ....................15 6.1 Administratie ..........................................................................................................15 6.2 Leveranciersbeoordeling. .......................................................................................15 6.3 Ketenzorg ...............................................................................................................16 HOOFDSTUK 7. RESULTATEN PREVENTIEVE EN CORRIGERENDE MAATREGELEN .................................................................................................................16 HOOFDSTUK 8. BESLUITEN EN MAATREGELEN........................................................16
1
Voorwoord Het jaar 2013 was een bijzonder jaar, het was het laatste jaar van de voormalige directeur. Zij bereidde zich voor op haar overdracht aan de huidige directeur. Ze liet een goed lopend bedrijf achter waar ze ruim 20 jaar actief in is geweest. De samenwerking met onze moederorganisatie de DrieGasthuizenGroep is verder geïntensiveerd. Ook daar ervaart men dat door de veranderende wet- en regelgeving de noodzaak om extramurale zorg in te zetten van groot belang is. Daarnaast bemerken we dat we door deze samenwerking elkaar versterken, de vragen die onze cliënten bij iedere levensfase hebben kunnen we beantwoorden. Dit geldt voor Wonen, Welzijn, Zorg en Services. De insteek is dat we ons gaan richten op de cliënten binnen de Provincie Gelderland. Dit betekent dat de vestigingen in Maastricht en Breda worden ondersteund zodat zij in 2015 op eigen benen kunnen staan en dat de vestiging in Rotterdam mogelijk eerder zal overgaan naar een andere zorgaanbieder. We hebben wederom met de zorgkantoren Menzis, VGZ, CZ en Agis/Achmea afspraken kunnen maken om in 2014 de extramurale functies te mogen leveren. Wat we wel zien is dat de zorgkantoren met de afspraken betreffende de inzet van de functie begeleiding rekening houden dat deze in 2015 overgaat naar de WMO. Bij Menzis zijn we wederom Geld-volgt-klant aanbieder geworden. Wat nieuw was in de aanbesteding is het onderdeel onderaannemerschap. Een van de eisen om Geld-volgt-klant aanbieder te blijven was dat er maximaal 10% van de productie mag worden doorgecontracteerd aan onderaannemers. Dit heeft voor onze organisatie zeer grote impact gehad daar we binnen het werkgebied van Menzis niet door konden gaan met het inzetten van ZPP’ers binnen de Zorg in Natura. De ZPP’ers hebben de gelegenheid gekregen om in loondienst te komen, hiervan heeft ruim 75% gebruik gemaakt. Voor wat betreft de WMO zijn er in 2013 geen aanbestedingen geweest. Wat we zien is dat gemeentes zich volop voorbereiden voor de decentralisaties in 2015. Er zijn veel informatie bijeenkomsten gehouden, er is een 24 uurs conferentie geweest waar alle relevante zorgpartijen een intentie verklaring hebben ondertekend en er is gestart met proeftuinen. Dit kost onze organisatie veel tijd echter wij zijn ons er terdege van bewust dat als we mee willen blijven doen we hier een actieve rol in moeten vervullen. Anderzijds brengt het een samenwerking met andere partijen op gang die mooie initiatieven voor onze cliënten tot stand brengt. In 2013 is de omzet behoorlijk gestegen ten opzichte van 2012. De totale omzet bedraagt in 2013 € 23.338.537,-, waarvan € 14.193.875,- in het AWBZ segment en € 9.144.662,- in het WMO segment. Ons cliënten bestand (V&V en WMO) per 1-1-2014 is 3378, deze worden bediend door 865 enthousiaste medewerkers (zowel loondienst als ZPP’ers). Wat hen siert is dat ze ondanks de veranderingen en de hectiek van alledag altijd paraat staan voor “hun” cliënten. De zorgcoördinatietaken worden veelal door wijkverpleegkundigen uitgevoerd. Deze kwaliteitsslag is gemaakt om ons voor te bereiden op hetgeen de overheid voor ogen heeft. Dit is dat de wijkverpleegkundige een centrale rol gaat krijgen binnen de wijk en toegankelijk moet zijn voor mogelijke zorgvragers. We zijn gestart met de voorbereiding voor het project beeldbellen, een vorm van zorginnovatie die in de toekomst een belangrijke rol zal gaan spelen. We gaan ervan uit dat dit in 2014 binnen minimaal twee teams zal worden uitgerold. In 2014 blijven we voortgaan op de weg die we zijn ingeslagen, dit betekent werken met vaste teams binnen de wijken en vooral zichtbaar zijn voor onze cliënten en verwijzers. Daarnaast zal de samenwerking met andere partijen worden geïntensiveerd zodat we ondanks de veranderingen en bezuinigingen de cliënten die ondersteuning kunnen bieden die men op dat moment nodig heeft. Hierin staat de zelfredzaamheid van de cliënt centraal. Verder zullen we kritisch blijven kijken naar onze overheadkosten, de werkprocessen moeten ondersteunend en faciliterend zijn en vooral niet bureaucratisch. Verantwoordelijkheden moeten daar worden neergelegd waar ze horen, liefst zo dicht mogelijk bij de teams.
2
Tot slot, wij zullen ons in 2014 verder voorbereiden op de bezuinigingen die op ons af komen. Wij hebben er alle vertrouwen in dat we deze met de ingeslagen weg kunnen opvangen en de zorg aan onze cliënten kunnen blijven bieden op die manier zoals ze van ons gewend zijn.
Karin Reesing-Som Directeur Thuiszorg Groot Gelre
3
HOOFDSTUK 1. BIJZONDERHEDEN LAATSTE DIRECTIEBEOORDELING 1. In 2013 voldeed de directiebeoordeling aan de eisen vanuit de HKZ. HOOFDSTUK 2.
MEETRESULTATEN
2.1 Interne audits Thuiszorg Groot Gelre heeft een intern auditteam dat in samenspraak met de kwaliteitsmedewerker afspraken/planning heeft gemaakt voor 2013. Binnen het huidige auditteam hebben er mutaties plaatsgevonden en het team is weer op sterkte. Daarnaast heeft de directie in 2013 het besluit genomen de gecertificeerde onderaannemers niet meer te laten auditen, zij moeten het laatst geldende kwaliteitscertificaat kunnen overhandigen en jaarlijks de bijzonderheden uit de externe audit overleggen. De niet gecertificeerde onderaannemers zijn geaudit. Deze audits zijn uitgevoerd door de kwaliteitsmedewerker en een externe auditor. Resultaat: Het interne auditteam heeft een planning opgesteld. Er is gewerkt volgens de driejaren planning. Er zijn 18 audits uitgevoerd: 3 t.a.v. primair proces/management Vp teams, 6x t.a.v. primair proces bij de teams V&V, 1x bij een team HbH, 1x Directie/Kwaliteitsmedewerker, 1x management V&V m.b.t. Beleid en kwaliteit, 3x bij de vestigingen in de buitengebieden en 3x bij niet gecertificeerde onderaannemers. De resultaten zijn geanalyseerd en er is een rapportage aanwezig, verbeterpunten: o Medicatieveiligheid: vastleggen medicatie afspraken en laten ondertekenen door cliënt, invullen Beheer Eigen Medicatie lijsten o Het invullen en opvolgen van de risicosignalering, acties vastleggen in zorgleefplan o Evaluatie zorgleefplan n.a.v. doelstellingen en afspraken, vastleggen in resultaten o Ondertekenen van arbo checklijsten o Beleid Vrijheidsbeperkende maatregelen o Gebruik van ons digitale kwaliteitssysteem (Mavim) o De wijze van implementeren van processen Het MT heeft verbeterpunten vastgesteld en deze zijn uitgewerkt/aangepast in het organisatiejaarplan 2013 en zijn indien nodig opgenomen in het organisatiejaarplan 2014. Medicatieveiligheid; Het medicatiebeleid en de hierbij behorende scholing is in september geëvalueerd, verbeterpunten zijn opgesteld en acties zijn uitgezet. Met 2 onderaannemers is besloten om geen overeenkomst af te sluiten in 2014. 1 onderaannemer is zelf gecertificeerd in December 2013. Beoordeling directie: De directie is tevreden over de werkwijze en de inzet van het auditteam. De auditoren zijn gemotiveerd en de audits hebben veel informatie opgeleverd over de uitvoering van het medicatiebeleid, opstellen van de zorgleefplannen met de hierbij behorende risicosignalering. De interne audits hebben ook geleid tot verbetervoorstellen die verwerkt zijn in het organisatiejaarplan 2013 en 2014. 2.2 Externe audits In maart 2013 heeft er een externe audit plaatsgevonden voor hercerificering volgens de HKZ VVT normen 2010. Er zijn geen kritische punten of tekortkomingen geconstateerd, wel zijn de volgende verbeterpunten vastgesteld:de PRI onderaannemers was te summier, de informatieverstrekking klachtenregeling aan de cliënt was niet volledig op het gebied van onafhankelijk kunnen melden, de risicosignalering bij de individuele cliënt wordt nog niet bij de start van de zorg uitgevoerd, een overkoepelende visie op veiligheid ontbreekt, auditen van MIC bij onderaannemers, opnemen van (nieuwe) onderaannemers in auditplanning. Daarnaast zijn er nog een aantal aandachtspunten voor de organisatie, deze staan beschreven in de auditrapportage en zijn opgenomen in het organisatiejaarplan.
4
In november 2013 heeft er ook een surveillancebezoek plaatsgevonden, waarbij het kwaliteitsmanagementsysteem van TGG steekproefsgewijs is beoordeeld aan de hand het HKZ schema VVT versie 2010. Hieruit is een Major voortgekomen op het gebied van Professioneel handelen t.a.v. de vestigingen Breda en Rotterdam: TGG voldoet niet aan de volgende normen: 1.2 De organisatie maakt werkafspraken en voert de zorg- en/of dienstverlening uit volgens de afspraken. TGG Veiligheidsbeleid: ‘de cliënt mag er blind op vertrouwen dat de zorg die zij krijgen veilig is’. Daarnaast zijn er de volgende verbeterpunten geconstateerd: de informatieverstrekking op de website van Thuiszorg Groot Limburg is niet consistent met de informatie op de website van Thuiszorg Groot Gelre (Bijv. de informatie over de onafhankelijke klachtafhandeling, uit de kwartaalrapportage blijkt dat er bij WMO uitval is ten aanzien van het uitvoeren van tussenevaluaties, beheersing van monteringen meetuitrusting is ten onrechte uitgesloten, vastleggen van monitoring en meting, dubbelcheck medicatiebeheer buiten baxter, het huidige beleid rond Vrijheidsbeperkende maatregelen maakt nog onvoldoende duidelijk dat vrijheidsbeperkende maatregelen m.u.v. noodsituaties niet zijn toegestaan, het periodiek bundelen & analyseren van incidenten op team-niveau (‘kortcyclisch verbeteren’), met als doel te leren van de incidenten en herhaling te voorkomen, is voor verbetering vatbaar. Verder zijn er nog een aantal aandachtspunten voor de organisatie, deze staan beschreven in de auditrapportage en zijn opgenomen in het organisatiejaarplan. Resultaat: Er heeft een verdieping van de PRI onderaannemers plaatsgevonden, rapportage is aanwezig. De interne audits bij Breda en Rotterdam hebben plaatsgevonden, aanvullende afspraken zijn gemaakt. Klachtenregeling is aangepast en opgenomen in het zorgdossier en op de website gepubliceerd. Een overkoepelende visie en beleid op Veiligheid is beschreven en opgenomen in het kwaliteitssysteem. Training rondom risico signalering individuele cliënt is opgenomen in scholingsplan 2014, er zijn aanvullende afspraken gemaakt over de uitvoeren van de risicosignalering bij start van de zorg. Informatie website TGG/TGL m.b.t. klachtenregeling/HKZ logo is aangepast. Niet gecertificeerde onderaannemers zijn opgenomen in de auditplanning, het melden van incidenten is opgenomen als onderwerp bij de interne audits. Er zijn afspraken gemaakt over het beheersen en monitoren van meetapparatuur (bloeddrukmeters). (Concept) beleid vrijheidsperkende maatregelen is opgesteld, verder implementering vindt e plaats in het 1 kwartaal van 2014. Betreffende medicatie: o Alle zorgcoördinatoren hebben de afgesproken e-learning trainingen gedaan, o Beleid is besproken met de uitvoerend medewerkers, aantal evz-ers hebben de elearningtrainingen gevolgd, overzicht is aanwezig, certificaten zijn opgenomen in personeelsdossiers. o Het implementatieplan is geëvalueerd, de aanpassingen zitten vooral in de verandering binnen de organisatie van het werken met ZZP-ers naar het werken met vooral medewerkers in loondienst en de bijkomende kosten. o Beleid veilige naalden is opgenomen op Mavim, Arbo checklist V&V is aangepast medewerkers zijn geïnformeerd. o Werkinstructie dubbelcheck risicovolle medicatie is voor de Hospices klaar, voor de cliënten thuis is de werkinstructie in concept opgesteld, verdere implementering in het e 1 kwartaal van 2014. Beoordeling directie: De directie is tevreden over de externe audit m.b.t. de hercerificering en ziet de verbeterpunten als een aanvulling om de kwaliteit van zorg optimaal te houden. De directie is teleurgesteld betreffende de Major die gegeven is n.a.v. het surveillancebezoek en heeft het nodige in gang gezet om ook deze vestigingen op het gewenste niveau van TGG te krijgen.
5
2.3 CQ meting cliënten In april en mei 2013 is er een CQ meting uitgevoerd. Over het geheel genomen zijn cliënten zeer tevreden over de zorg die zij krijgen. Slechts een klein aantal cliënten zal Thuiszorg Groot Gelre niet aanbevelen bij vrienden, familie of kennissen. Toch zijn er nog verbeteringen aan te brengen in onze zorg en dienstverlening., het gaat om de volgende aandachtspunten. 1. Cliënten worden niet altijd tijdig geïnformeerd over wijzigingen in het rooster ingeval van ziekte of verhindering van de vaste zorgverlener. 2. Cliënten geven aan dat zij niet de dingen kunnen doen die zij zouden willen. 3. Cliënten zijn niet altijd tevreden over de tijdstippen waarop de hulp verleend wordt. 4. Cliënten willen zelf bepalen wie hulp komt verlenen. 5. Cliënten zijn niet altijd op de hoogte van de telefonische bereikbaarheid (hoe en wanneer) van de contactpersoon bij de organisatie. 6. Cliënten geven aan dat de zorgverleners niet altijd goed samen werken met andere hulpverleners. Resultaat: In samenspraak met de cliëntenraad zijn verbeterpunten opgesteld, deze zijn opgenomen in het organisatiejaarplan 2013 en in de kwartaalrapportages is de voortgang vastgelegd. De gegevens van de meting zijn door van Loveren & Partners aangeleverd en worden verwerkt door Mediquest. Op dit moment zijn er nog geen Benchmarkgegevens bekend. Beoordeling directie: De directie ziet dat er actief aan de aandachtspunten wordt gewerkt door de wijkverpleegkundigen en de planners. In de kwartaalrapportages is er continue aandacht geweest voor de verbeterpunten en is de voortgang gerapporteerd.. Het is een gemiste kans dat de resultaten van 2013 niet vergeleken kunnen worden met de resultaten van 2011 i.v.m. aanpassingen van de vragenlijst. 2.4 ZI meting cliënten Ieder jaar worden in de maanden oktober en november de zorginhoudelijk indicatoren gemeten. Ook in 2013 is er een steekproef getrokken en hebben alle zorgcoördinatoren/wijkverpleegkundigen en EVZ-ers de metingen uitgevoerd. De uitkomsten/resultaten van de metingen zijn door de kwaliteitsfunctionaris in het “Zorg voor kwaliteit” portaal gezet en de resultaten van 2013 worden in april 2014 zichtbaar op de website van Zorg voor Kwaliteit. Resultaat: Uit de ZI rapportage van april 2013 kwamen er geen specifieke aandachtspunten naar voren die vervolgacties behoeven. Beoordeling directie: De ZI metingen zeggen wat ons betreft niets over de geleverde kwaliteit, zij geven hooguit een indicatie over de cliëntengroep die wij bedienen. Tot op heden zien wij de ZI meting (mede door de jaarlijkse veranderingen) niet als toegevoegde waarde, wij zien echter wel dat de rapportages steeds meer toegespitst worden op de eigen organisatie. 2.5 Verbeterformulieren Het verbeterformulier is digitaal beschikbaar voor de medewerkers op kantoor. Het verbeterformulier is e in het 3 kwartaal zo aangepast dat er een scheiding is aangebracht tussen verbetervoorstellen voor de Collectieve diensten (ramenwas service) en de AWBZ/WMO zorg. Resultaat: Het aantal ingevulde verbeterformulieren is gestegen tot 111 formulieren t.o.v. 63 ingevulde formulieren in 2012. Een toename van ruim 76%. Er zijn 15 verbeterformulieren (bijna 24%) m.b.t. de collectieve diensten ingevuld. De klachten en verbeterpunten zijn met Thuisservice Arnhem besproken. Er waren 47 klachten van cliënten t.o.v. 20 klachten in 2012, dat is een toename van 135%. Klachten m.b.t. cliënten zijn individueel opgelost. Merendeel gaat over niet tevreden zijn over de zorgverlener, zorginzet, niet tijdig aanvragen van verlenging indicatie/te lage indicatie, wisselingen zorgverleners. e In het 4 kwartaal valt op dat meer cliënten aangeven ontevreden zijn over de wisselingen van de zorgverleners, dit als gevolg van het niet verlengen van contracten met medewerkers en
6
het werken met wijkgerichte routes. Sommige cliënten geven aan daar niet tijdig over geïnformeerd te zijn. e e In het 3 en 4 kwartaal is er tevens een behoorlijke toename in het gebruik van het verbeterformulier om niet pluis signaleringen van cliënten te melden. Het verbeterformulier is hier niet voor bedoeld. Omdat gemeentes informatie willen over deze signaleringen is afgesproken dat er een apart meldingsformulier voor gemaakt wordt. Ervaring is dat medewerkers zich bewuster zijn van het kunnen meedenken over verbeteringen binnen de organisatie, of het doorgeven als iets niet (meer) klopt.
Beoordeling directie: De directie vindt het wel van belang dat de cliënten tijdig geïnformeerd zijn/worden over veranderingen binnen de organisatie. De directie is tevreden over het digitale gebruik van de verbeterformulieren. Dat maakt het met name voor de coördinatoren mogelijk om sneller telefonische meldingen te verwerken. Dat deze actie werkt leiden we af uit de toename van het aantal ingevulde formulieren aangeleverd door de zorgverleners. Het geeft meer betrokkenheid aan en trends worden sneller herkend zodat er indien nodig verbeteracties kunnen worden ingezet. 2.6 Adviezen cliëntenraad In 2013 zijn er 4 vergaderingen geweest met de cliëntenraad. Resultaat: De adviezen zijn allemaal opgevolgd en de raad heeft goedkeuring gegeven aan de verbetervoorstellen vanuit de organisatie. Van alle vergaderingen zijn notulen aanwezig. Aan verdere integratie DGG is gewerkt, vanuit de centrale Cliëntenraad is de voorzitter aanwezig bij de vergaderingen. De voorzitter van de cliëntenraad is indien nodig/van toepassing aanwezig bij de vergaderingen van de Centrale Cliëntenraad. Beoordeling directie: De directie is erg blij met de actieve inbreng van de raad en het open contact. Alles kan besproken worden en de leden denken mee in oplossingen. 2.7 Adviezen Raad van Commissarissen (de toezichthouder) TGG maakt deel uit van Stichting DrieGasthuizenGroep en heeft geen eigen Raad van Toezicht. TGG levert kwartaalgegevens aan. D.m.v. een gezamenlijk werkbezoek aan Engeland is er een aanzet gemaakt tot verdere samenwerking. Resultaat: de Raad van toezicht is tevreden over de resultaten Beoordeling directie: De directie is verheugd dat er een aanzet is gemaakt tot een verdere samenwerking. 2.8 Inspectie Raad van Volksgezondheid In augustus 2013 heeft de Inspectie voor Gezondheidszorg een onverwacht bezoek gebracht, mede n.a.v. de melding van een incident in 2012. N.a.v. het bezoek heeft de IGZ een rapport opgesteld met een aantal verbeterpunten voor de organisatie. De zorgaanbieder heeft geborgd beleid over een gesloten deur bij geplande zorgvraag. (bijna) Fouten worden systematisch en structureel gemeld, verzameld, geanalyseerd en gebruikt voor verbeteracties. Risico’s voor de cliënt zijn geïnventariseerd door de zorgverleners en de zorg en ondersteuning zijn hierop gebaseerd. De in het zorg-/ondersteuningsplan beschreven zorg-/ondersteuningsproblemen, de doelen, acties, rapportage en evaluaties zijn congruent met elkaar. In het zorgdossier zijn samenvattingen opgenomen van zorghistorie. Medewerkers werken op een verantwoorde manier met relevante richtlijnen, protocollen en/of werkinstructies. Niet GDS medicatie wordt door een tweede bekwaam persoon gecontroleerd, of er is een afspraak met de apotheek dat het geen risicovolle medicatie betreft voor deze cliënt.
7
De zorgaanbieder beschrijft visie en beleid over preventie, besluitvorming en uitvoering van vrijheidsbeperkende maatregelen.
Resultaat: De door de inspectie aangegeven verbeterpunten zijn opgenomen in het organisatiejaarplan e e 2013 en (deels) uitgevoerd in het 3 en 4 kwartaal van 2013. De acties m.b.t. een aantal e verbeterpunten lopen door in het 1 kwartaal van 2014. De voortgang wordt gemonitord d.m.v. de kwartaalbesprekingen, interne audits en de aan te leveren rapportage aan de inspectie. Er is een gesloten deur beleid opgesteld, dit is gecommuniceerd naar de medewerkers en cliënten. In het zorgdossier is ruimte om de afspraken op te nemen en het beleid is opgenomen in het kwaliteitsmanagement systeem. TGG heeft informatie ingewonnen over diverse digitale systemen om veilig incidenten te kunnen melden, in het eerste kwartaal van 2014 zal er een besluit over worden genomen. Er zijn nieuwe afspraken gemaakt over de uitvoering van de risicosignalering bij de individuele cliënt, deze wordt nu ook bij de start van de zorg uitgevoerd. Het zorgdossier en het evaluatieformulier is aangepast, medewerkers zijn geïnformeerd in aparte bijeenkomsten. Er wordt gewerkt aan het verder digitaliseren van het zorgleefplan in Nedap ons. In het zorgdossier is een formulier opgenomen voor samenvattingen van de zorghistorie, er zijn afspraken gemaakt m.b.t. de frequentie van het maken van een zorgsamenvatting, medewerkers zijn geïnformeerd. Om medewerkers goed te kunnen informeren over relevante richtlijnen, protocollen, en/of werkinstructie is de overlegcyclus binnen de organisatie aangepast. De Vilans protocollen zijn via een beveiligd gedeelte op de website en het kwaliteitssysteem inzichtelijk voor de medewerkers. Er is een start gemaakt met de dubbelcheck voor risicovolle medicatie. In de Hospices is de dubbelcheck geregeld, voor cliënten in de thuissituatie wordt gekeken naar een praktische e oplossing. In het 1 kwartaal van 2014 zal het beleid zijn opgesteld en worden geïmplementeerd. Het beleid over preventie, besluitvorming en uitvoering van vrijheidsbeperkende maatregelen e wordt in het 1 kwartaal van 2014 aangepast, concept beleid is klaar. Beoordeling directie: De directie was blij met de conclusie dat Thuiszorg Groot Gelre een professionele indruk maakt, er is veel aandacht voor kwaliteitsverbetering, in een duidelijke PDCA cyclus. De verbeterpunten vanuit de inspectie hebben versneld tot kwaliteits bewustzijn en -verbetering geleid. 2.9 Controle zorgkantoor Er is in 2013 door zorgkantoor CZ een materiële controle uitgevoerd in de regio Zuid-Limburg. Verder controleert CZ de doelmatigheid, in 2013 mag de totale productie PV en VP niet boven de 1 uitkomen (minimum van de klasse) en de BG IND niet boven 1,35. Daarnaast controleren alle zorgkantoren periodiek of de MAZ en MUT meldingen tijdig zijn gedaan (binnen 5 werkdagen). Van Menzis en VGZ worden hier periodiek rapportages van ontvangen. Resultaat:
Materiële controle CZ: De dossiers zagen er goed verzorgd en werkbaar uit. Bij een cliënt was het zorgplan niet ondertekend en bij drie cliënten was geen evaluatiedatum gepland. CZ heeft geconstateerd dat bij vier cliënten de indicatie was overschreden en wilde dit terugvorderen. Hier heeft TGG bezwaar op gemaakt en dit is toegewezen, dus uiteindelijk is de terugvordering niet uitgevoerd. e Controle AZR: Van Menzis heeft TGG één keer code oranje gekregen in het 2 kwartaal. De overige kwartalen kregen code groen, dus dit heeft geen consequenties. Bij VGZ werd in het e 3 kwartaal een B gescoord. Aangezien de overige kwartalen een score A opleverden, heeft ook dit geen consequenties.
8
Beoordeling directie: De genomen maatregelen en aanpassingen in de procedure hebben geleid tot het gewenste resultaat. Dit is geheel in overeenstemming met de visie van de directie: fouten opsporen, analyseren, verbetertraject opstellen, implementeren en controleren. Alle zorgcoördinatoren/wijkverpleegkundigen zijn nogmaals gewezen op het belang van het voeren en bijhouden van de administratieve handelingen rondom het melden aanvang zorg, wijzigingen en afmelden van zorg. Ook wordt er systematisch gecontroleerd bij de evaluatie van zorg en interne audits of de zorgleefplannen gemaakt, geëvalueerd, bijgesteld en ondertekend zijn.
2.10 Registratie afwijkingen in zorg In het geautomatiseerde urenregistratiesysteem van Thuiszorg Groot Gelre worden de zorglegitimaties en zorgarrangementen maandelijks vergeleken met het aantal uren geleverde zorg. Afwijkingen worden direct doorgenomen met betrokken medewerkers en zonodig rechtgezet. Ook met onze onderaannemers hebben we een dergelijke procedure. Bij een onderaannemer in Rotterdam bleek dat zorg werd door gecontracteerd naar een ander organisatie. Resultaat:
Door het CAK is gemeld dat er zorg ten onrechte is gedeclareerd, al deze meldingen zijn onderzocht en zonodig rechtgezet. Registratie afwijkingen in zorg is in het organisatiejaarplan opgenomen zodat de voortgang bewaakt wordt. Bij geconstateerde afwijkingen wordt meteen actie ondernomen. Met de onderaannemer in Rotterdam hebben we de overeenkomst beëindigd. In overleg met het zorgkantoor hebben we de zorg aan de cliënten, die al in zorg waren voortgezet tot het eind van het jaar. Per 1-1-2014 zijn deze cliënten ondergebracht bij een andere organisatie.
De (zorg)coördinatoren/wijkverpleegkundigen moeten wekelijks/maandelijks in de cockpit nagaan of de geleverde en ingevoerde zorgtijd overeenkomt met de afspraken. Beoordeling Directie: De directie kan niet anders dan tevreden zijn over de procedures en vaste steekproeven. Middels de kwartaalrapportage komt naar voren dat dit onderdeel continue aandacht en scherpte behoeft. 2.11 Registratie toetsing professioneel handelen. Van alle zorgverleners is een databestand met hierin alle gegevens betreffende bevoegd en bekwaam zijn. De zorgcoördinator/wijkverpleegkundige zet uitsluitend zorgverleners in die aantoonbaar bevoegd en bekwaam zijn voor de uit te voeren handelingen. Resultaat: Alleen de zorgverleners die bevoegd en bekwaam zijn worden ingezet, zonodig worden de reguliere teams ingewerkt en weer bekwaam gemaakt door inzet van het VP team. Jaarlijks worden alle zorgverleners benaderd om de bekwaamhedenlijst en bewijzen hiervan in te leveren. Dit geldt ook voor geldige ID bewijzen, VAR, WUO,VOG en kopie Beroeps aansprakelijkheid verzekering (BAV). Registratie is inzichtelijk zodat de zorgcoördinatoren/wijkverpleegkundigen zich kunnen vergewissen van de bevoegd- en bekwaamheden van zorgverleners en er uitsluitend zorgverleners worden ingezet die bevoegd en bekwaam zijn voor de uit te voeren handelingen. Alle dossiers van zzp-ers zijn up- to –date, indien dit (nog) niet het geval is worden zij niet meer ingezet. Alle medewerkers vanaf niveau 3 in loondienst zijn direct bij indiensttreding in geschreven bij V&VN. Het scholingsprogramma is een vast onderdeel van het organisatiejaarplan, gebaseerd op het scholingsbeleid.
9
Beoordeling Directie: De directie vindt het van zeer groot belang te weten dat de medewerkers die worden ingezet ten alle tijden bevoegd en bekwaam zijn voor de uit te voeren handelingen. Daarnaast is het een goede ontwikkeling te zien dat medewerkers zich bewust zijn van het belang van het bijhouden van hun bekwaamheden en hier hun eigen verantwoordelijkheid in nemen. HOOFDSTUK 3.
RESULTATEN EN ANALYSE VAN HET PERSONEELSBELEID
Medewerkers loondienst/ZZP In de eerste helft van 2013 was het nog steeds mogelijk te kiezen voor een loondienstverband of voor het werken als onderaannemer (ZZP) in de AWBZ naturazorg. N.a.v. de aanbesteding is de keus gemaakt om vanaf 2014 in de Menzis regio, hoofdzakelijk te werken met medewerkers in loondienst. Dit betekent dat maximaal 10 % van de geleverde zorguren door onderaannemers mag worden uitgevoerd. Resultaat: 75% van de ingeschreven zzp-ers heeft ervoor gekozen om een loondienstverband aan te gaan. Aantal medewerkers V&V in loondienst per 1-1-2014 is 167 Aantal medewerkers HbH in loondienst per 1-1-2014 is 358. Eind 2012 was dit nog 503, de daling van het aantal medewerkers in loondienst heeft te maken met de gemaakte contract afspraken met de gemeenten. Aantal Alfa hulpen in de regio Groot Arnhem in 2013 is 120. Het aantal ingeschreven zzp-ers die gewerkt hebben in 2013 is 220 (totaal 386 ingeschreven). Opleiding Het opleidingsbeleid is aanwezig en er is een scholingsplan opgesteld, het bespreken van de voortgang is een vast onderdeel binnen de kwartaalrapportage. In de afgelopen jaren heeft TGG gebruik gemaakt van een externe adviseur voor het onderdeel Opleidingen. In 2013 is besloten om dit onderdeel over te gaan dragen aan een eigen opleidingscoördinator. Resultaat: Er is per 1 september 2013 voor 32 uur per week een opleidingscoördinator aangesteld. Zeven zorgverleners hebben de opleiding VIG succesvol afgerond. Vier in de regio Arnhem en drie bij Thuiszorg Groot Limburg. 8 stagiaires niveau 1 hebben in 2013 hun diploma behaald. Het aantal leerlingen per dec 2013: Niveau 1: 5 leerlingen Niveau 2: 2 leerlingen Niveau 3: 16 leerlingen (waarvan 3 bij Thuiszorg Groot Limburg) Niveau 4: 2 leerlingen Niveau 5: 1 leerling Verpleegkundig wondspecialist:1 leerling Er zijn mogelijkheden geboden voor medewerkers en zzp-ers om bijscholing te volgen, dit betrof medicatie aanreiken voor niveau 2, en voorbehouden en risicovolle handelingen voor niveau 3 en hoger. Het hospice Wageningen is volledig geschoold op alle voorbehouden en risicovolle handelingen. Er zijn meerdere scholingen geweest voor de (zorg)coördinatoren/wijkverpleegkundigen WMO en AWBZ (medicatieveiligheid, meldcode huiselijk geweld en gebruik Ons van Nedap)
10
Medewerkers tevredenheidonderzoek e In het 4 kwartaal van 2013 is er een medewerkers tevredenheidonderzoek onder de uitvoerend medewerkers uitgevoerd. Resultaat: 25% van de medewerkers heeft de enquête ingevuld (landelijk is de respons 10 %) Rapportage is aanwezig, analyse wordt eerste kwartaal van 2014 uitgevoerd. OR TGG is onderdeel van de OR van DGG. Resultaat: Er is 2x een overleg geweest met de directie en de OR. Directie krijgt alle verslagen van de OR Werkplekonderzoek Aan alle kantoormedewerkers wordt de mogelijkheid geboden om een werkplekonderzoek te laten uitvoeren. Resultaat: De werkplekken waarbij dit nodig was zijn aangepast, het gaat om 6 werkplekken. Er is een preventiemedewerker aangesteld, hierover zijn de medewerkers geïnformeerd Om het klimaat beter te beheersen is in Arnhem op het hoofdkantoor een airconditioning geplaatst. Ziekteverzuimbeleid Het beleid was om het verzuim voor de uitvoerende medewerkers onder de 4% en voor de kantoormedewerkers onder de 2% te houden. Daarnaast is er aan de wet modernisering ziektewet uitwerking gegeven. Resultaat: Het ziekteverzuim onder uitvoerenden was in 2013 3,82% Het ziekteverzuim onder kantoorpersoneel was in 2013 2,68% (tgv niet werk gerelateerd langdurend verzuim) In 2013 zijn er geen medewerkers de WIA ingestroomd. De processen binnen TGG voldoen aan de wet modernisering ziektewet. Exit formulieren medewerkers Vanaf januari 2013 wordt aan medewerkers die zelf uit dienst gaan gevraagd een exit formulier in te vullen. Dit om te kijken of er voor TTG als werkgever eventuele verbeterpunten zijn, waardoor in de toekomst personeel behouden kan blijven voor de organisatie. Resultaat: Er zijn in totaal 24 exit formulieren ingevuld door medewerkers die met ontslag zijn gegaan. 54% van de redenen uit dienst is van persoonlijke aard of door lichamelijke klachten Meest aangegeven redenen: o Persoonlijke aard: 11x o.a.: gaat met pensioen, zoekt andere uitdaging, verhuizing, starten eigen bedrijf, combinatie studie en werk niet haalbaar o Lichamelijke klachten: 2x o Organisatie: 8x o.a.: 6x wijzigingen binnen organisatie zoals, rijden met routes, ander uren contract, niet binnen team kunnen werken, communiceren over wijzigingen,1x geen teambuilding/eigen manier van werken (kantoormedewerker), behandeling door medewerker kantoor Beoordeling directie: De scholingen in 2013 zijn conform plan uitgevoerd, dit geldt zowel voor de uitvoerende medewerkers als de zorgcoördinatoren/wijkverpleegkundigen. Het scholingsbeleid wordt jaarlijks aangepast aan de actuele wet en regelgeving. De Directie hecht veel waarde aan een goed scholingsbeleid en gaat er vanuit dat met het aanstellen van de opleidingscoördinator dit geborgd en verder geprofessionaliseerd
11
wordt binnen de organisatie. De vastgestelde 2 % van de totale loonsom is besteed aan scholing en bijscholing. Directie is verheugd om te vernemen dat in tegenstelling tot de landelijke respons op het mede werkers tevredenheidsonderzoek, de respons bij TGG beduidend hoger lag. De Directie vindt zelf 25 % respons te laag en gaat zich beraden op stappen om te komen tot 40 % respons in een volgend tevredenheidsonderzoek. Verder ziet de directie uit naar de analyse en zal indien nodig acties uitzetten. De medewerkers worden hierover nader geïnformeerd. De directie vindt het belangrijk dat de medewerkers een goede werkplek hebben zodat de risico’s op fysieke problemen voorkomen of beperkt worden. T.a.v. het klimaat in Arnhem zijn de arbeidsomstandigheden aanzienlijk verbeterd nadat de airconditioning is aangebracht. De directie vindt het van belang te weten wat de reden is dat medewerkers uit dienst gaan. Zodat er indien nodig tijdig actie ondernomen kan worden mocht dit nodig zijn. Er zijn ook dit jaar 2 medewerkers van TGG die zitting hebben in de OR en zo de thuiszorg vertegenwoordigen binnen DGG. De directie is blij om te zien dat de doelstelling ziekteverzuim voor de uitvoerend medewerkers is behaald, dit in tegenstelling tot de doelstelling voor de medewerkers van kantoor. Echter uit de analyse blijkt dat wij als werkgever hier geen invloed op hebben. HOOFDSTUK 4. RESULTATEN VEILIGHEIDSBELEID Medio 2013 is de Visie op veiligheid zoals Thuiszorg Groot Gelre die nastreeft beschreven en in de organisatie geïmplementeerd, het richt zich op de volgende veiligheidsgebieden: Zorg, Werk, Gebouwen, Bedrijfsvoering. Medicatiebeleid Het medicatiebeleid is uitgevoerd volgens plan, in september heeft een evaluatie plaatsgevonden en op basis hiervan is het implementatieplan bijgesteld. Resultaat: Alle zorgcoördinatoren/wijkverpleegkundigen, EVZ-ers en uitvoerend zorgverleners zijn geïnformeerd over het beleid. 55 medewerkers hebben de e-learning trainingen met goed gevolg afgesloten. Uit de audits is gebleken dat waar TGG een rol heeft binnen de medicatietoediening of aanreiken heeft, er een geneesmiddelen distributiesysteem aanwezig is met de hierbij behorende door de apotheek versterkte aftekenlijst. Beleid meldcode Huiselijk geweld Het beleid m.b.t. de meldcode is uitgevoerd volgens plan, in september heeft een evaluatie plaatsgevonden en op basis hiervan is het implementatieplan bijgesteld. Resultaat Alle zorgcoördinatoren/wijkverpleegkundigen, EVZ-ers zijn middels een presentatie geïnformeerd over het beleid. Daarnaast hebben zij een e-learning training gevolgd over de meldcode huiselijk geweld en kindermishandeling. Alle uitvoerende zorgverleners hebben het beleid toegestuurd gekregen en is toegelicht binnen het werkoverleg. Professioneel handelen Bij risicovolle en hoog complexe handelingen (MSVT), is er gekozen om deze handelingen uitsluitend uit te laten voeren door het verpleegkundig team. Er is een stroomdiagram aanwezig om het proces inzichtelijk te maken voor de zorgcoördinatoren/wijkverpleegkundigen. Resultaat: Het verpleegkundig team is continue bevoegd en bekwaam voor het uitvoeren van risicovolle en hoog complexe handelingen. Verpleegkundigen binnen het VP team bekwamen elkaar en andere zorgverleners door het train de trainer principe.
12
Individuele risicoanalyse cliënt Uit de (interne) audits en het inspectie bezoek is gebleken dat de risicoanalyses niet op de juiste manier worden uitgevoerd. Ze werden niet als basis gebruikt bij het opstellen van het zorgleefplan. Resultaat: Alle zorgcoördintoren/wijkverpleegkundigen zijn geïnformeerd, de procedure is aangepast en opgenomen in de scholingen (2014) voor de zorgcoördinatoren/wijkverpleegkundigen en uitvoerend medewerkers. De procedure en het zorgdossier is aangepast. Prospectieve risicosignalering Op alle processen binnen de organisatie is een prospectieve risicosignalering uitgevoerd en zijn er indien nodig acties vastgesteld. N.a.v. de externe audit in maart , is er op het onderdeel onderaannemers een nieuwe risicoanalyse uitgevoerd. Resultaat: TGG voldoet aan de huidige wet- en regelgeving m.b.t. tot het uitvoeren van de prospectieve risicosignalering. Rapportages zijn aanwezig, en de voortgang is gevolgd en vastgelegd in de kwartaalrapportage van het organisatiejaarplan. MIM meldingen In 2013 worden de MIM incidenten volgens procedure in het digitale systeem gemeld. Resultaat: Er zijn dit jaar 23 incidenten gemeld (in 2012 waren dit er 31). T.o.v. 2012 is dat een daling van bijna 35%. Met de verbetercommissie is gesproken over de vraag of er minder incidenten zijn voorgevallen, maar de conclusie was dat niet alle incidenten via een meldingsformulier worden gemeld en incidenten soms ook via een MIC formulier worden gemeld. Opvallend is het aantal gemelde incidenten m.b.t. ongewenst gedrag van cliënten (12x) en familie (2x) naar medewerkers. Het gaat dan om ongewenste intimiteiten en agressie (niet gerelateerd aan ziektebeeld cliënt. N.a.v. de meldingen rondom ongewenst gedrag is in alle gevallen contact opgenomen met de betrokken cliënten/familie om over de incidenten te praten. De richtlijn omgaan met ongewenst gedrag is opnieuw beschreven. e In het 4 kwartaal van 2013 heeft er een medewerkers tevredenheids onderzoek plaatsgevonden, m.b.t. ongewenst gedrag naar medewerkers zijn daar extra vragen in opgenomen. De rapportage is klaar. In januari 2014 worden de gegevens geanalyseerd en indien nodig actiepunten vastgesteld. 2x is overlegt met gemeente over de verdere inzet van de zorg, 1x is zorg gestopt. 1x is er aangifte gedaan bij de politie. 1x is de arbeidsinspectie ingeschakeld nadat een medewerker bij een cliënt van de trap was gevallen. De arbeidsinspectie heeft een onderzoek ingesteld, conclusie was dat de arbeidsomstandigheden geen rol hebben gespeeld bij de ooraak van het incident. MIC meldingen In 2012 zijn de MIC- formulieren gedigitaliseerd. Alle medewerkers en ZZP-ers zijn geïnstrueerd en alle meldingen worden digitaal ingevoerd. Resultaat: In totaal zijn er 348 incidenten gemeld (214 incidenten gemeld in 2012), er is dus sprake van een toename van ruim 62%. Wij hebben niet het idee dat er meer incidenten zijn voorgevallen, maar er vooral meer incidenten gemeld worden conform procedure organisatie. e Het merendeel 191x (2012 128x) gaat het om valincidenten, als 2 gaat het om medicatie incidenten 100x (2012 47x). Respectievelijk gaat het om een toename van 49 % en 112% Opvallend is dat er meer verschillende soorten incidenten gemeld worden zoals geen zorg krijgen (20x), bereikbaarheid achterwacht (3x) en bijv. onterechte declaratie, en de cliënt doet de deur niet open. Een aantal incidenten wordt gemeld als MIC , maar is eigenlijk een medewerkers incident.
13
Het aantal (vermoedelijke) diefstallen is met 8x nagenoeg gelijk gebleven met 2012 (7x). Het vragen naar referenties en het vragen van een verklaring omtrent gedrag (vanaf niveau 3) heeft tot nu toe geen vermindering van het aantal verdenkingen van diefstal opgeleverd. N.a.v. van het melden van incidenten zijn verschillende verbeteracties in gang gezet: o Er is meer aandacht besteed aan de individuele risicosignalering bij de cliënt bij controles van het zorgdossier en de audits, het onderwerp is tevens opgenomen in het scholingsplan van 2014. o Er is een gesloten deur beleid opgesteld bij geplande zorgvraag. o De bereikbaarheidsdienst wordt nu uitgevoerd door het Triageteam, er is dagelijks een extra controlemoment bij het overnemen van de bereikbaarheidsdienst door het Triageteam. o TGG is zich aan”het oriënteren op een nieuw digitaal systeem “Veilig Melden Incidenten”, waarmee op structurele wijze incidenten volgens een bepaalde methodiek (Prisma) kunnen worden gemeld, gevolgd en geanalyseerd.
Bereikbaarheid/continuïteit organisatie In 2013 zijn de afspraken over de bereikbaarheid van de organisatie en de digitale continuïteit geëvalueerd en zijn er andere keuzes gemaakt. Resultaat: De organisatie is 24/7 telefonisch bereikbaar. Om overbelasting van de zorgcoördinatoren/wijkverpleegkundigen te voorkomen en een kwaliteitsslag te maken is het Triageteam t.b.v. TGG/DGG opgericht. Dit zijn allemaal verpleegkundigen. Om het risico op storing en uitval van de server te verkleinen of te voorkomen is alles ondergebracht bij de DGG. Hiermee is het gewaarborgd dat er geen gegevens verloren gaan. Zorginhoudelijke meting De zorginhoudelijke meting van 2013 is gehouden in november. De rapportage van de ZI meting wordt in april 2014 aangeleverd door zorg voor kwaliteit (overige informatie zie 2.4). Veiligheid medewerkers In 2013 is op aanvraag een werkplekonderzoek onder de kantoormedewerkers uitgevoerd. Op iedere locatie zijn BHV-ers aanwezig. Resultaat: Individuele werkplekadviezen en aanpassingen zijn uitgevoerd. Het plan van aanpak n.a.v. de uitgevoerde RI&E is vastgesteld en uitgevoerd. Beoordeling directie : Het is belangrijk dat de visie op veiligheid beschreven is en daar waar nodig verder is geïmplementeerd. De aandacht die besteed is aan o.a. medicatiebeleid, meldcode huiselijk geweld, risicovolle en voorbehouden handelingen heeft geresulteerd in bewustwording bij de medewerkers en het hier naar handelen, dit blijkt uit de gerichte vragen die medewerkers stellen aan de wijkverpleegkundigen, de interne en externe audits en het inspectiebezoek. De directie is tevreden over het feit dat in toenemende mate incidenten worden gemeld volgens de afgesproken procedure en vindt het belangrijk dat alle informatie per kwartaal wordt besproken binnen de verbetercommissie en het MT. Het geeft inzicht in de werkprocessen en input voor bijsturing. Het uitvoeren van de individuele risicoanalyse bij de cliënt blijft een punt van aandacht, gezien het belang van veiligheid voor de cliënt is het beleid voor het uitvoeren van de risicosignalering aangepast. In 2013 is de prospectieve risicoanalyse uitgevoerd op alle kritische processen binnen de organisatie. Het programma Safer is hierbij een handig hulpmiddel gebleken en kunnen er op basis van risico’s verbetertrajecten ingezet worden.
14
HOOFDSTUK 5. EVALUATIE VAN HET KWALITEITSMANAGEMENTSYSTEEM Het kwaliteitsmanagementsysteem is geheel gedigitaliseerd, hiervoor is gebruik gemaakt van MAVIM. Het is een dynamisch geheel en de ervaring leert dat het continu om bijstellingen vraagt, dit heeft te maken met zowel interne en –externe factoren. Resultaat: Het kwaliteitssysteem wordt op de juiste wijze gebruikt door alle medewerkers op kantoor Het beleids- en jaarplan is systematisch opgesteld en er is een organisatiejaarplan gemaakt. De managers leveren ieder kwartaal informatie aan en de rapportages worden in het MT besproken en er worden zonodig nieuwe afspraken gemaakt. De systematiek voor terugkoppeling van de kwartaalrapportages is aangepast voor 2014, zodat medewerkers structureel worden in geïnformeerd over alle ontwikkelingen Beoordeling Directie: De directie is blij dat het in gebruik nemen van Mavim een bijdrage levert aan de kwaliteit van werken en dat medewerkers hiervan actief gebruik maken. De directie heeft zicht op alle processen en kan zonodig sturend optreden, maar realiseert zich ook dat medewerkers continu gestimuleerd moeten worden om alle informatie tot zich te nemen. Gezien de frequentie van mutaties is dit lastig om bij te houden. De directie overweegt continu via welke methodiek, naast het informeren over laatste wijzigingen, de informatie nog op een andere wijze kan worden verstrekt. De verbeteringen worden ingezet, doorgevoerd, besproken en geëvalueerd. De hele PDCA cyclus wordt doorlopen en het verbeterproces is een continu proces geworden. HOOFDSTUK 6.
PRESTATIES VAN ONDERSTEUNENDE PROCESSEN
6.1 Administratie In 2013 is de financiële administratie verder verbeterd en waar mogelijk wordt aangesloten bij processen en plannen van Stichting DrieGasthuizenGroep. De AO/IC is verbeterd en de kwartaalrapportages zijn verder uitgebreid. Er is afscheid genomen van het externe administratiekantoor en er is een assistent-controller aangenomen om de controller te assisteren met de AO/IC en het opstellen van rapportages. Er worden meer controles uitgevoerd, ook op de salarisadministratie, en deze worden beter vastgelegd. Resultaat:
Controles worden zichtbaar uitgevoerd en geparafeerd. Per project is er overzicht in kosten en baten zodat er effectief besloten kan worden. In de management letter van Deloitte komt de verbetering van de administratie naar voren, al zijn er nog steeds verbeterpunten.
Directiebeoordeling: De Directie is tevreden over de kwaliteitsslag die in gang gezet is. In 2014 zal in samenspraak met de DrieGasthuizenGroep daar waar mogelijk gezamenlijk worden opgetrokken. 6.2 Leveranciersbeoordeling. Met leveranciers is er geëvalueerd als er onvolkomenheden zijn geconstateerd. I.v.m. het in loondienst nemen van zzp-ers als gevolg van de eisen m.b.t. de aanbestedingen, zijn er minder leveranciersbeoordelingen gedaan met de zzp-ers. Resultaat: Met de overgebleven zzp-ers is er een aanzet gemaakt met de leveranciersbeoordelingen Overzicht aanwezig van alle leveranciers, tevens is aangegeven welke leveranciers van kritisch belang zijn Directiebeoordeling: De directie vindt het van belang dat er van iedere kritische leverancier een beoordeling gemaakt wordt. Als er tussentijds tekortkomingen worden geconstateerd zal er direct actie ondernomen worden. De leveranciersbeoordelingen met zzp-ers worden nog niet op een centrale plek bijgehouden, e in het 1 kwartaal van 2014 zal daar een aanzet toe worden gemaakt.
15
6.3Ketenzorg Thuiszorg Groot Gelre neemt deel aan de volgende ketens: Arnhem, dementie- en palliatieve ketenzorg. Achterhoek: dementie- en palliatieve ketenzorg, Keten wondzorg West Achterhoek West Brabant: demente- en palliatieve ketenzorg Gelderse Vallei; dementie- en palliatieve ketenzorg Zuid Limburg: palliatieve ketenzorg, beslissing deelname dementie ketenzorg volgt in 2014 In alle regio’s zijn we vertegenwoordigt in zowel de stuurgroep als in de verschillende werkgroepen. Resultaat: Notulen en jaarplannen. 2 Fte casemanagers dementie. Directiebeoordeling De directie is tevreden over de samenwerking binnen de diverse Ketens, maar is wel benieuwd naar de ontwikkelingen binnen de Ketenzorg na 2014 i.v.m. de veranderende financiering in 2015. HOOFDSTUK 7. RESULTATEN PREVENTIEVE EN CORRIGERENDE MAATREGELEN In 2013 zijn preventieve en corrigerende maatregelen in het organisatiejaarplan opgenomen. Dit plan wordt per kwartaal doorgenomen en bijgesteld. In het organisatiejaarplan 2013 is beschreven welke maatregelen doorgevoerd zijn, afgerond en welke nieuwe zijn opgenomen. In een Excel bestand wordt door de kwaliteitsmedewerker een overzicht en de stand van zaken van de preventieve en corrigerende maatregelen bijgehouden. Directiebeoordeling: Het is een dynamisch proces waarin alle verbeteringen direct zichtbaar zijn en geeft daarnaast inzicht wat er gewenst is om verbeteringen tot stand te brengen.
HOOFDSTUK 8. BESLUITEN EN MAATREGELEN Thuiszorg Groot Gelre (TGG) is onderdeel van Stichting DrieGasthuizenGroep (DGG) te Arnhem. A&BT is als afdeling 24-uurs zorg onderdeel van TGG. De afspraak is gemaakt om vanaf 1 januari 2013 daar waar mogelijk samen op te trekken. De zittende directeur heeft in december 2013 haar taken overdragen aan haar opvolger. Vooralsnog zal TGG een zelfstandige eenheid blijven en is de directie gemandateerd om alle beslissingen te nemen die nodig zijn om de thuiszorgorganisatie te leiden, dit in overleg met de directeur/bestuurder van DGG. In het organisatiejaarplan 2014 zijn alle acties beschreven die de komend jaar gaan plaatsvinden. De voorgenomen besluiten en maatregelen zoals benoemd in de directiebeoordeling van 2013 zijn opgenomen als resultaat bij de diverse van toepassing zijnde onderdelen. Het project om te gaan werken met zelfsturende teams is gestart en heeft een looptijd tot eind 2015. Resultaat overige maatregelen: TGG heeft actief deelgenomen aan 2 proeftuinen binnen de gemeenten Arnhem en omstreken. TGG is op de hoogte van de ontwikkelingen binnen het sociale domein en kan daar waar mogelijk op anticiperen. In 2013 zijn er vier informatiemagazines met diverse thema’s uitgegaan naar cliënten en zorgverleners. De voorbereiding van de aanpassing van de website van TGG is in gang gezet en wordt het e 1 kwartaal van 2014 afgerond. De voorbereiding voor het leveren van zorg op afstand d.m.v. beeldbellen is in gang gezet in samenwerking met Focus Cura.
16
Besluiten en Maatregelen 2014: Het mantelzorgprogramma Caren (ontwikkelt bij Nedap) wordt verder geïmplementeerd bij cliënten, mantelzorgers en medewerkers. In 2014 worden alle medewerker V&V uitgerust met een telefoon, conform het project “Hoe sturen wij”. Doelstelling is o.a. dat medewerkers elkaar binnen de teams makkelijk kunnen bereiken en dat de geleverde uren bij de cliënten middels pas en telefoon geregistreerd worden. I.o.m. met de bestuurder van de DGG zal besloten worden hoe groot het werkgebied voor TGG gaat worden. Dit kan mogelijk consequenties hebben voor de satellietlocaties. Zij zullen actief bij dit proces worden betrokken. Binnen de werkgebieden van TGG willen wij meer zichtbaar zijn d.m.v. spreekuurlocaties. Onderzocht zal worden of het wenselijk is om alle particuliere diensten binnen 1 afdeling te gaan positioneren.
17
