2014 Directiebeoordeling KWALITEITSMANAGEMENTSYSTEEM ALERIMUS
INHOUD 1.
Kwaliteitsmanagementsysteem
2.
Kwaliteitsbeleid en doelstellingen
3.
Resultaten externe Audits -
HACCP 24 januari 2014
-
HACCP 03 september 2014
-
Geen HKZ audit gehad in 2014; versnelde opvolgaudit geweest op 3 en 4 september 2013
4.
5.
Interne Audits 4.1
Trendanalyse
4.2
Tekortkomingen
Tevredenheidsenquêtes cliënt kortdurende opname 5.1
6.
Trendanalyse
Tevredenheidsenquêtes evaluatie zorg bij overlijden cliënt intramuraal 6.1
7.
Trendanalyse
Tevredenheidsenquêtes evaluatie zorg bij gestopte en / of overleden cliënt WMOcliënt 7.1
8.
Trendanalyse
Tevredenheidsenquêtes evaluatie zorg bij gestopte en / of overleden EVZ-cliënt 8.1
Trendanalyse
9.
Tevredenheid cliënten intramuraal CQI-meting
10.
De resultaten van cliëntparticipatie
11.
Nieuwe faciliteiten voor intramurale cliënten
12.
Nieuwe faciliteiten voor extramurale cliënten
13.
Kwaliteitsverbeteringen geregistreerd via trendformulieren 13.1
14.
Trendanalyse
Mic/Fona-meldingen en klachten 14.1
Trendanalyse
14.2
Klachten ontvangen door directie
15.
Leveranciersbeoordelingen
16.
Analyse van het personeelsbeleid
17.
Prospectieve risico-inventarisatie
18.
Preventieve en corrigerende maatregelen
19.
Interne- en externe veranderingen met invloed op het kwaliteitssysteem
20.
Professioneel handelen
21.
Ontwikkelingen op het terrein van wet- en regelgeving
22.
Effectieve toepassingen in Q-Intra MyDMS
23.
Behoeften aan middelen
24.
Instrumenten evaluatie
25.
Inspectie en meldingen
26.
Aanbevelingen ter verbetering
27.
Oordeel kwaliteitsmanagementsysteem
DB2014
2|Pagina
1.
Kwaliteitsmanagementsysteem
Het Kwaliteitsmanagementsysteem is opgezet, ingevoerd, gedocumenteerd en onderhouden, in overeenstemming met de eisen in het certificatieschema. De volgorde en onderlinge samenhang zijn via links in Q-Intra – MyDMS doorgevoerd. De kritische punten worden bewaakt aan de hand van interne auditering, kwaliteitsverbeteringformulieren, trendformulieren, indicatoren en analyses. De borging van het algemeen Kwaliteitsmanagementsysteem valt onder de stuurgroep kwaliteit.
2.
Kwaliteitsbeleid en doelstellingen
Alerimus voert een kwaliteitsbeleid, dat gericht is op gerechtvaardigde en redelijke kwaliteitseisen die bewoners en overige afnemers van de zorg- en dienstverlening, aan de organisatie kunnen stellen. Tevens voldoet het voedingsbeleid van Alerimus aan het naleven van de H.A.C.C.P. volgens de geldende criteria. Dit beleid wordt ten uitvoer gebracht door het ingevoerde kwaliteitssysteem. Het systeem voldoet aan de relevante eisen van de geldende HKZ norm voor kwaliteitsborging. Het kwaliteitsbeleid is daadwerkelijk vertaald naar alle sectoren/afdelingen van de organisatie en is formeel vastgelegd. Jaarlijkse doelstellingen worden per sector vastgelegd in het Strategisch Beleidsplan Alerimus en sectorbreed gedragen. De vorderingen per doelstelling worden vastgelegd door de managementassistente in een Word document en staat met regelmaat op de agenda van de MT vergaderingen. Alerimus hanteert de volgende beleidsplannen: Verzuimbeleid Tilbeleid Personeelshandboek Nota Zorgbeleid Nota Traumabeleid Nota Beleid rond levenseinde zorgvragers Nota Kwaliteitsbeleid Alerimus Nota geschillen en conflicten Nota Arbobeleid Nota Administratieve organisatie Nota Milieubeleid Overplaatsingsbeleid Beleidsnotitie seksuele intimidatie Beleidsplan Facilitaire dienst Beleidsplan voor opleiden en beroepspraktijkvorming Beleidsnotitie Wet BIG Beleidsnotitie vocht en voedselvoorziening Beleidsnotitie Alcohol & Drugs Beleidsnotitie Hepatitis B Houdingsaspecten Kledingreglement medewerkenden Alerimus Klachtenreglement Alerimus Richtlijn beschermende maatregelen bewoners Strategisch Beleidsplan Alerimus Beleidsnotitie Zelfredzaamheid Klokkenluidersregeling Nota Ethisch Beleid
DB2014
3|Pagina
Tevens beschikt Alerimus ten behoeve van cliënten over een
Huisreglement stichting Alerimus Privacyreglement Reglement Rechten cliënt
De bedrijfsscope van stichting Alerimus, locatie de Buitensluis te Numansdorp en locatie de Open Waard te Oud-Beijerland, t.a.v. het algemeen kwaliteitsbeleid beoogt: a. Het leveren van woonvoorzieningen, zorgverlening en dienstverlening ten behoeve van senioren. b. Het leveren van woonvoorziening en verpleeghuiszorgverlening ten behoeve van somatische en psychogeriatrische cliënten. c. Het leveren van extramurale verzorgingshuiszorg aan extern wonende cliënten. d. Het leveren van extramurale hulp bij het huishouden aan extern wonende cliënten. e. Het bereiden van maaltijden voor intern wonende cliënten, gasten van het seniorenrestaurant en extern wonende cliënten volgens het H.A.C.C.P. beleid van Alerimus. f. Het bemiddelen bij huishoudelijke hulpverlening tussen externe cliënt en alfahulp. De generale doelstelling blijft onveranderd t.w. woon-, zorg- en dienstencentra Alerimus, beoogt een zorgvisie, waarin het beleid is gericht op het bewaren van de zelfstandigheid, het respect voor de eigen mening, de levensovertuiging, de geaardheid etc. De procedures, werkinstructies en formulieren geven een duidelijke weergave van de zorgvisie en de regels die binnen alle disciplines worden gehanteerd. Het naleven hiervan wordt door alle medewerkenden van de organisatie in achtgenomen. De algehele zorg voor de cliënten en de externe cliënten staat te allen tijde voorop. De gehanteerde documenten zijn aan de hand van de geldende HKZ-normen opgesteld.
DB2014
4|Pagina
3.
Resultaten externe Audits
Harmonisatie Kwaliteitsbeoordeling in de Zorgsector (HKZ) In het jaar 2014 is geen externe audit gehouden. De audit die normaal gesproken in 2014 zou worden gehouden heeft eerder plaats gevonden in verband met de overstap van HKZ 2006 naar HKZ 2010. Deze externe audit heeft derhalve plaats gevonden op 3 en 4 september 2013. Hieronder volgt een resumée. Hier volgt de Algemene indruk van de auditoren : Fase 2: Alerimus heeft aantoonbaar gemaakt dat het belevingsgericht werken en de service naar de cliënt toe hoog in het vaandel staan. Daar wordt vanuit leiderschap sturing aangegeven. Alerimus heeft door de nieuw (verbouw) de locatie Buitensluis op dusdanige wijze uit te voeren zorggedragen dat zij goed kunnen inspelen op de door de overheid aangegeven beleidsveranderingen in de zorg. De verbouwing aan de Open Waard is in volle gang om hetzelfde niveau ook te bereiken. Alerimus heeft geen bezoek gehad van de inspectie (IGZ of arbeidsinspectie). Er is één tekortkoming geconstateerd en geaccepteerd, daarnaast aandachtspunten beschreven in de rapportage. De in de vorige audit aangegeven aandachtspunten zijn voortvarend door de organisatie opgepakt. Dan kenschets de organisatie Alerimus, voortvarend in het oppakken en uitvoeren van verbeterpunten. Het auditteam complimenteert Alerimus om de wijze van uitvoering van haar zorg- en diensten aan haar cliënten. Aandachtspunten: Rubriek 1 Plan: - Risico-inventarisatie verder uitwerken in het monitoringsformat dat de organisatie daarvoor ontworpen heeft. - Er is geen procedure, protocol aangetroffen wat bescherming biedt aan medewerkers / cliënten bij beschuldiging van diefstal. - Er wordt binnen het thuiszorgteam nog niet altijd een dubbele check uitgevoerd op risicovolle medicatie, bijv. insuline, bloedverdunners e.d. - Sleutels worden uitgegeven in de thuiszorg, echter de aftekening vindt niet conform het parafenoverzicht plaats (Minor); Rubriek 2 Do: - Zorgzwaarte neemt toe, soms komt het voor dat mensen te laat worden opgenomen; - Adviserende rol van de specialist ouderenzorg; samenwerking met de huisarts. Hoe komt het e.e.a. tot stand. - Jaarplannen, vertalen naar jaarplannen per afdeling. - In DigiDos zit een schat aan informatie, wat gebeurt hiermee, CQ MI generatie. - Verslag eerste gesprek wordt gemaakt door zorgsecretaresse / senior zorgcoördinator, waarom niet door zorgcoördinator die verantwoordelijk is voor cliënten vanaf de eerste dag opname. - FarMed vanuit Zorgwaard, goede aftekenlijsten, heldere informatie, maar dit proces wordt normaal uitgevoerd door de apotheek (feitelijk ligt de bewaking ook daar). - Binnen het lagere zzp (verzorgingshuis zijn twee zorgcoördinatoren verantwoordelijk voor 65 cliënten, dit lijkt gezien hun taken aanzienlijk in vergelijk met de verpleegafdeling. Rubriek 3 Check en Act: -Zorginhoudelijke meting 2012 is uitgevoerd, rapportage Mediquest niet voorhanden tijdens de audit.
DB2014
5|Pagina
Rubriek 4 Beleid: - Volgen van de jaarplanning, per maand inzichtelijk wat er dient te gebeuren, mogelijk dit ook vertalen naar stand van zaken met behulp van kleurtjes. - Prestatie indicatoren vanuit de zorg (10) meenemen naar de MT-vergadering,vertaald naar doelstellingen. - Jaarplan, vertalen naar doelstellingen per afdeling. Rubriek 5 Personeel: - RI&E uitvoeren nu de Buitensluis nieuw en verbouwd is. - Sociaal plan bij grote noodzakelijke uitstroom van medewerkers (kabinetsbesluit). - Modernisering ziektewet op nemen in risicomatrix. - Jaarverslag Arbo dat terugkijkt op uitgevoerde Arbo activiteiten is niet aangetroffen. - Prospectief jaarprogramma arbeidsinspectie opvragen. - Scholing vasculaire dementie, dit komt steeds vaker voor. - Scholing voor zorgcoördinatoren, niet zozeer zorginhoudelijk, maar systeem gericht. Rubriek 6 Ontwikkeling: - Branche afspraken die buiten de wet vallen opnemen in KMS (Veilige principes Medicatieveiligheid, beoordelingskader medicatieveiligheid IGZ, jaarprogramma IGZ). - Opnemen van wetgeving in KMS als Modernisering Ziektewet. - Opnemen in standaard Plan van Aanpak; risco-inventarisatie, in planning bespreken met CR en OR i.v.m. advies en instemming. - Overweeg een implementatieplan als standaard op te nemen. Rubriek 7 Facilitaire zaken (Middelen) Aandacht voor analyse in Plan van Aanpak werkgroep voeding Rubriek 8 Inkoop en uitbesteding (middelen) Geen Rubriek 9 Documentatie en kwaliteitsregistraties - Geel is gearceerd welke nota’s & reglementen in revisie zijn; beleidplan facilitaire dienst 2009, terminale zorgverlening (2009), administratie, organisatie, tilbeleid (2010). Tekortkoming Sleutels worden uitgegeven bij de thuiszorg, echter de aftekening vindt niet conform de afspraken plaats parafen overzicht, dit leidt tot een tekortkoming. Uitwerking tekortkoming Er is een Format Afhandeling van de Tekortkoming ingevuld en toegestuurd aan de auditor. Er zijn een drietal documenten toegevoegd aan het kwaliteitshandboek. T.w.: F S01 ThZ VZ Registratieformulier sleutelnummers cliënten evz / F S02 ThZ VZ registratie sleutelgebruik bij bezoek evz medewerkende aan externe cliënt / WI S01 ThZ VZ Instructie beheer en gebruik sleutels externe cliënt. De uitwerking is geaccepteerd. De beide thuiszorg afdelingen werken volgens gemaakte afspraken.
DB2014
6|Pagina
Hazard Analysis Critical Control Point (HACCP) Gebaseerd op de resultaten van een IA/RA audit (16 en 22 januari 2013) heeft de Lead Auditor vastgesteld dat het voedselveiligheidsbeheersysteem voldoet aan de eisen voor het aangevraagde toepassingsgebied en besloot de certificering te continueren op 10-072013. Nadien zijn er drie opvolgaudits (SA1 t/m SA3) geweest waarvan 2 in het jaar 2014. Tijdens de opvolgaudit HACCP van 21 en 22 januari 2014 zijn geen tekortkomingen geconstateerd. Adviezen die meegegeven zijn tijdens de tweede opvolgaudit zijn: - Let op dat er bij de planning periodiek onderhoud geen items vergeten worden. - Let op de opvolging wanneer metingen onvoldoende zijn. - Let op dat er aantoonbare actie wordt ondernomen bij afwijkingen. Tijdens de opvolgaudit HACCP van 02 en 03 september 2014 zijn geen tekortkomingen geconstateerd. Adviezen die meegegeven zijn tijdens de derde opvolgaudit zijn: - Loop alle specificaties na van leveranciers met betrekking tot allergenen. - Werk de allergenen verder uit in de gevaren- en risicoanalyse; deze zijn nu vrij summier vermeld. - Let op keuken en spoelkeukenvloer Open Waard. - Let op bezoekfrequentie van Rentokil. - Zet de afwijking van de thermometer terug naar 10 C in plaats van 0,50C. In de drie opvolgaudits na de hercertificering is geen enkele Minor of Major tekortkoming geconstateerd.
4.
Resultaten Interne Audits 2014
In 2014 zijn er 46 interne audits in de jaarplannen van de Open Waard en de Buitensluis opgenomen. In de Open Waard gaat het om 18 audits en in de Buitensluis om 28 audits. Het auditjaarplan voor de Buitensluis is volledig uitgevoerd. Van het auditjaarplan van de Open Waard zijn vier interne audits niet uitgevoerd. Deze vier audits komen allemaal op conto van één auditor. 2014: 2013: 2012: 2011: 2010: 2009:
Er Er Er Er Er Er
zijn zijn zijn zijn zijn zijn
5 7 7 11 30 29
NA’s geconstateerd NA’s geconstateerd NA’s geconstateerd NA’s geconstateerd NA’s geconstateerd NA’s geconstateerd
DB2014
in 42 audits in 43 audits in 41 audits in 39 audits. in 39 audits. in 59 audits.
7|Pagina
De onderverdeling in NA’s per sector (2014): Bestuur en MT Facilitaire dienst Algemeen bureau Verzorging intramuraal Verzorging extramuraal
Audits 6 9 4 11 8
NA’s 0 2 0 3 0
De audit rapportages en het overzicht van de geconstateerde NA’s worden op het intranet geplaatst. De interne auditor bepaald of diensthoofd geconstateerde NA’s passend oplost. Indien dit niet het geval is naar de mening van de interne auditor, wordt dit door de interne auditor vermeld op het audit formulier. De stuurgroep kwaliteit bespreekt elke interne audit. Deze worden pas goedgekeurd als door een diensthoofd passende wijzigingen / voorstellen zijn gedaan over geconstateerde NA’s en bijhorende documentatie is aangeleverd. Van de audits van 2014 moeten nog enige audits worden besproken in de vergadering van januari 2014 in de stuurgroep kwaliteit. De scores zijn wel meegenomen in bovenstaand overzicht. Diensthoofden zijn geïnstrueerd om een PDCA check uit te voeren over nieuwe procedures en werkinstructies. Tijdens een volgende interne Audit wordt nagegaan of de geconstateerde NA’s zijn afgehandeld en de nieuwe aanpassingen zijn geïmplementeerd binnen de sector. Controle door interne auditor, stuurgroep kwaliteit, PDCA check diensthoofd en controle bij volgende interne audit borgt dat geconstateerde tekortkomingen worden opgelost. 4.1
Trendanalyse
Over de laatste 5 jaar blijkt dat er een duidelijke afname is in het aantal NA’s bij de interne audits. Uit de audits blijkt niet dat er een trend waarneembaar is dat de scores bij bepaalde disciplines beduidend lager is dan de overige disciplines. De relatief lage score van 5 NA’s geeft een duidelijke indicatie dat de verschillende sectoren de processen adequaat volgens de vastgestelde procedures en werkinstructies uitvoeren. 4.2
Tekortkomingen
De geconstateerde NA’s hebben betrekking op de volgende punten: - Verzorging OW: Het programma SDB*HRM wordt niet gebruikt door de coördinatoren dagelijkse zorg. Er vindt geen controle / sturing vanuit de coördinatoren plaats wie van de medewerkenden de handelingen bijhoudt en wie niet. De verzorging heeft de voorkeur om deze taak bij de praktijkopleiders neer te leggen. - Verzorging OW: De verbanddozen worden niet volgens de werkinstructie gecontroleerd. De coördinatoren dagelijkse zorg hebben opdracht gegeven de controle uit te voeren.
DB2014
8|Pagina
- Verzorging OW: Er is geen procedure beschikbaar voor opslag opiaten intramuraal. De senior zorgcoördinator heeft in samenspraak met de coördinatoren dagelijkse zorg een procedure opgesteld. - Linnenkamer BS: Het is niet aantoonbaar dat de gordijnen appartementen twee maal per jaar worden gewassen, dit conform de gestelde werkinstructie. Hoofd facilitaire dienst heeft de frequentie in overleg met het team van de linnenkamer / wasserij het wassen terug gebracht van 2x naar 1x per jaar. Uitzondering hierop zijn de gordijnen van bewoners die roken, deze gordijnen blijven 2x per jaar gewassen worden. - Het merken van onder- en bovenkleding en linnengoed gebeurt niet conform de werkinstructie (bonnenboekje vs. schrift). Hoofd facilitaire dienst heeft opdracht gegeven aan de wasserij / linnenkamer de werkinstructie te volgen.
5.
Tevredenheidsenquêtes cliënt kortdurende opname
Aan cliënten kortdurende opnamen wordt bij vertrek een enquête overhandigd met het verzoek de algehele verzorging tijdens hun verblijf in één van de beide locaties te beoordelen. Over de 1e helft van 2014 was de tevredenheid van de KDO cliënten: Open Waard: 75,0% goed 17,9% redelijk (2 form.) Buitensluis: 95,1% goed 3,3% redelijk (8 form.) Over de 2e helft van 2014 was de tevredenheid van de KDO cliënten: Open Waard: 88,0% goed 9,6% redelijk (8 form.) Buitensluis: 84,5% goed 9,7% redelijk (7 form.) Over 2014 was de tevredenheid van de KDO cliënten: Alerimus: 85,7% goed 7,6% redelijk (OW & BS samengevoegd) 5.1 Trendanalyse Ten opzichte van 2013 is de tevredenheid van de KDO cliënten in 2014 over de geleverde zorg ongeveer gelijk gebleven. De aantallen ontvangen enquête formulieren wisselt redelijk sterk over de jaren. Dit maakt het niet altijd even makkelijk om representatieve cijfers te krijgen; zie bijvoorbeeld de Open Waard 1e half jaar 2014. De gemeten resultaten over 2014 geven geen aanleiding om zaken m.b.t. de KDO kamers anders te organiseren. De scores zijn ruim boven de gewenst 8 (80%) en voldoen daarmee aan onze norm.
DB2014
9|Pagina
6.
Tevredenheidenquêtes evaluatie zorg bij overlijden Intramuraal
In 2014 zijn in de Buitensluis 34 zorgvragers overleden. In de Open Waard zijn er 18 zorgvragers overleden. De nabestaanden hebben allen een enquête ontvangen om de zorg rondom het overlijden te evalueren. Doordat deze enquêtes een maand na het overlijden worden verstuurd is het aantal verstuurde enquêtes verschillend van het aantal overledenen. Buitensluis Open Waard
37 verstuurd 20 verstuurd
26 ontvangen 12 ontvangen
De gemiddelde respons is 73,05% Diverse punten die naar voren kwamen zijn: 21-01-2014 Familie geeft aan dat de privacy keurig in acht is genomen behalve één keer door een keuken medewerkende. Mail naar hoofd voedingsdienst met verzoek om alle medewerkenden op de hoogte te stellen van de situatie en de regels. 20-02-2014 Voor de overdracht van sleutels werd er in de kamer al behangen door een medewerker technische dienst. Familie was onaangenaam verrast en had, indien het gemeld zou zijn, ook akkoord gegaan. Teamleider technische dienst heeft de medewerker er op aangesproken dat dit nimmer meer mag gebeuren. Het is in 2014 dan ook niet meer voorgekomen. 31-07-2014 Familie geeft aan dat er meer tijd zou moeten zijn voor het ontruimen van het appartement. Het is heel lastig de begrafenis te regelen met alle emoties en het appartement te ontruimen. Zij geven wel de complimenten voor de 1,5 jaar uitstekende, liefdevolle verzorging van hun moeder. De periode van 7 dagen voor het ontruimen van een appartement is een beleidskeuze ingegeven door het feit dat er geen vergoeding meer wordt ontvangen voor het appartement vanaf de 8e dag dat deze leeg staat. Families worden hierover geïnformeerd waarbij ook de mogelijkheid wordt benoemd om dagen bij de kopen 01-08-2014 De presentatie van de schouwarts was volgens familie beneden peil. De arts stelde zich niet voor en had weinig geduld. Familie zou dit moeten opnemen met schouwarts. 22-08-2014 Familie geeft aan dat de begrafenisondernemer niet op de hoogte was welke uitgang zij moesten gebruiken bij het uitdragen. Begrafenisondernemer was wel degelijk geïnformeerd maar luisterde niet naar aanwijzingen. 28-10-2014 Familie geeft aan dat het voor hen heel lastig te controleren of over de gehele dag de verzorging is geweest bij hun moeder. Een vochtlijst of bezoeklijst zou dan een optie kunnen zijn stellen zij. Geen goede suggestie, familie kan zich altijd tot de verzorging wenden met vragen en inzage krijgen in cliëntrapportage.
DB2014
10 | P a g i n a
20-11-2014 Familie vond dat moeder met open armen is ontvangen maar was niet te spreken over het feit dat de zijuitgang is gebruikt voor het uitdragen. Het gebruik van de zijuitgang in de Buitensluis is een bewuste keuze om andere bewoners zo minimaal mogelijk te confronteren met begrafenissen. De recreatiezaal ligt immers naast de hoofdentree. In het verleden is in samenspraak met de cliëntenraad besloten om het op deze wijze te doen. Familie heeft schrijven ontvangen van de directie.
6.1
Trendanalyse
De scores van de evaluatieformulieren zijn niet rekenkundig te interpreteren omdat het open vragen zijn. De eindoordelen variëren van goed tot uitstekend waarmee het duidelijk is dat Alerimus op het vlak van zorgverlening in de laatste levensfase ook hier haar doelstelling haalt van minimaal 80% tevredenheid. Alerimus zal het leveren van zorg en begeleiding rondom het overlijden zoals op de huidige wijze geschiedt, continueren.
7.
Tevredenheidsenquête evaluatie zorg bij gestopte en / of overleden WMO cliënt
In 2014 zijn 34 evaluatieformulieren naar gestopte cliënten WMO en naar nabestaanden van WMO cliënten. Er zijn 20 evaluatieformulieren retour ontvangen, wat een respons geeft van 59%. Scores 2014 BS / OW gestopte- en nabestaanden overleden WMO cliënten -
Zeer tevreden Tevreden Redelijk tevreden Ontevreden Zeer ontevreden
43,50% 46,50% 6,70% 2,80% 0,00%
Het gemiddelde ‘rapportcijfer’ is : 7,4 (2e half jaar : 7,7) Dit betreft een oordeel over het gehele jaar en van beide locaties. 7.1
Trendanalyse
De score is iets lager dan de gewenste 8. Het feit dat er ook bij cliënten veel onduidelijkheid bestaat over de veranderingen m.b.t. de WMO, de bezuinigingen en de verhogingen van de Eigen Bijdragen zorgt voor onderbuik gevoelens. Heeft men met ingang van 2015 nog wel het aantal zorguren, blijft men dezelfde zorgverlener houden; allemaal vragen die in tijden van onzekerheid de score neerwaarts beïnvloeden. Vanuit die optiek bezien is een 7,7 in het 2e half jaar eigenlijk een voortreffelijke score. Ook opvallend is dat cliënten zich nadrukkelijker uitspreken indien zaken niet geheel naar tevredenheid lopen. Het is diverse keren opgevallen dat cliënten zich op een evaluatieformulier negatiever uiten dan waar de verleende zorg aanleiding voor kan geven. Vaak wordt de keuze om te stoppen met het afnemen van diensten door een te hoge eigen bijdrage ‘goed gepraat’ door iets negatiever te doen over de zorgaanbieder.
DB2014
11 | P a g i n a
8.
Tevredenheidsenquête evaluatie zorg bij gestopte en / of overleden EVZ cliënt
Over de 1e helft van 2014 was de tevredenheid van de EVZ cliënten: Open Waard: 77,4% zeer tevreden 21,6% tevreden (20 van 23 form.) Buitensluis: 65,5% zeer tevreden 34,5% tevreden (7 van 14 form.) Over de 2e helft van 2014 was de tevredenheid van de EVZ cliënten: Open Waard: 48,6% zeer tevreden 47,5% tevreden (32 van 50 form.) Buitensluis: 69,4% zeer tevreden 29,3% tevreden (12 van 18 form.) Over 2014 was de tevredenheid van de KDO cliënten: Alerimus: 65,2% zeer tevreden 33,2% tevreden (OW & BS samengevoegd) Het gemiddelde ‘rapportcijfer’ is : 8,9 8.1
Trendanalyse
Het oordeel van de cliënten of diens contactverzorgende over de geleverde zorg is de laatste drie meetperiodes (per half jaar) stabiel te noemen en onveranderd hoog. Toch is er een verschuiving waar te nemen (zie Open Waard) van zeer tevreden naar tevreden. De toegekende rapport cijfers blijft echter hoog. De scores voldoen ruim aan de doelstelling van 80% tevredenheid voor de EVZ. De meeste geënquêteerden gaven aan tevreden tot zeer tevreden te zijn met de geboden zorg en hebben deze als prettig ervaren. Er zijn geen onderwerpen uit de vragenlijst die er ferm uitspringen in negatieve zin.
9.
Tevredenheid cliënten intramuraal CQ-meting
In 2014 is geen CQI-meting gehouden. Het houden van een CQI-meting is een tweejaarlijkse verplichting en dient door Alerimus in 2015 weer uitgevoerd te worden. Op het moment van schrijven is reeds besloten dat adviesbureau Bosscher & de Witte de CQI-metingen mogen uitvoeren. Dit zal geschieden in januari / februari 2015. Alerimus laat de volgende onderzoeken uitvoeren: - Ervaringen bewoners (somatiek) Alerimus, locatie de Buitensluis - Ervaringen bewoners (somatiek) Alerimus, locatie de Open Waard - Ervaringen contactpersonen cliënten Alerimus, locatie de Buitensluis - Ervaringen contactpersonen cliënten Alerimus, locatie de Open Waard - Ervaringen contactpersonen cliënten VPA, Alerimus, locatie de Buitensluis - Ervaringen thuiszorgcliënten verzorging Alerimus, locatie de Buitensluis - Ervaringen thuiszorgcliënten verzorging Alerimus, locatie de Open Waard
DB2014
12 | P a g i n a
- Ervaringen cliënten met HbH Alerimus, locatie de Buitensluis - Ervaringen cliënten met HbH Alerimus, locatie de Open Waard
10.
De resultaten van cliëntenparticipatie
De cliëntenraad heeft periodiek vergadering waarbij altijd tenminste één management teamlid vertegenwoordigd is. In 2014 is de cliëntenraad actief betrokken geweest bij de aanstelling van de nieuwe bestuurder van Alerimus. Een afvaardiging van de cliëntenraad is aanwezig geweest tijdens de sollicitatiegesprekken met kandidaten. De uiteindelijke keuze voor de nieuwe bestuurder is met instemming van de cliëntenraad tot stand gekomen. De cliëntenraad Open Waard is nauw betrokken bij alle ontwikkelingen die samenhangen met de bouw van een nieuwe Open Waard. In 2014 is uitgebreid georiënteerd op onderkomens voor de tijdelijke huisvesting. Cliëntenraad leden hebben gezamenlijk met een afvaardiging van Alerimus referentiebezoeken afgelegd om elders naar voorbeelden van tijdelijke woonruimte te gaan kijken en zijn gekend in de uiteindelijke keuze.
11.
Nieuwe faciliteiten voor intramurale cliënten
Twee jaar geleden is de nieuwbouw van de Buitensluis in gebruik genomen. Op de begane grond is een zogenaamde Meerzorg afdeling gevestigd. Deze voorziet duidelijk in de behoefte van zorgvragers. We kunnen bijna stellen dat deze afdeling ‘populair’ is. Op de 1e en 2e verdieping zijn vanaf het begin familiekamers aanwezig. Het gebruik van deze kamers verloopt zo goed dat het af en toe te krap werd. De familiekamers zijn derhalve verhuisd naar de grootste woningen waarover Alerimus op locatie de Buitensluis beschikt. Deze voorzien beter in de behoeften. De ontwikkelingen voor de nieuwbouw Open Waard blijven helaas achter bij de wens om in 2015 het gebouw in gebruik te kunnen nemen. Eerdere prognoses over verhuizen naar een tijdelijke huisvesting zijn hiermee komen te vervallen. Het is aan de betrokken partijen om snel en eensgezind knopen door te hakken.
12.
Nieuwe faciliteiten voor extramurale cliënten
In 2014 is het dagverzorgingscentrum het Palet in Oud-Beijerland door Alerimus overgenomen van Careyn. Er zijn inspanningen geleverd om het Palet te integreren binnen de organisatie. Medewerkers tussen de verschillende dagverzorgingen worden uitgewisseld. Daarnaast is met behulp van de technische dienst en vrijwilligers het gehele Palet onderhanden genomen om de ruimte weer een frisse look te geven. Dagverzorging het Koerhuis in Strijen is opgehouden te bestaan. Cliënten van het Koerhuis zijn een dagje op bezoek geweest in het Palet en collectief is besloten om voortaan gebruik te gaan maken van het Palet. De vrijwilligers van het Koerhuis blijven zich inzetten voor het Palet. Een vaatwasmachine en een bus voor personenvervoer zijn overgenomen. Er is een samenwerking aangegaan met dagverzorging Passiewaard in Zuid-Beijerland. Alerimus cliënten kunnen gebruik eveneens gebruik maken van deze dagverzorging.
DB2014
13 | P a g i n a
Met genoemde uitbreidingen bieden we zorgvragers meer keuze mogelijkheden. Want naast de genoemde Passiewaard en Palet kan men ook gebruik maken van de Dagsluis en de Dagwaard. Met name met de casemanagers dementie is een goede band en weten zij de Alerimus dagverzorgingverblijven goed te vinden om cliënten door te verwijzen. Er zijn ontwikkelingen om te komen tot een Wond Expertise Centrum. Er is een projectvoorstel opgesteld om vergaande samenwerking in de Hoeksche Waard te realiseren op het gebied van wondverzorging. Namens Alerimus nemen de twee wondverpleegkundigen deel aan de projectgroep. Alerimus levert een bijdrage aan het nieuw opgerichte Odensehuis in Oud-Beijerland. Namens Alerimus is de senior zorgcoördinator toegetreden tot de Raad van Toezicht van het Odensehuis Hoeksche Waard. Het Odensehuis is een laagdrempelige ontmoetingsplaats voor mensen met geheugenproblemen en beginnende dementie. Bezoekers voelen zich thuis en kunnen samen met partner, familie of kinderen binnenlopen. Men ontmoet anderen in een vergelijkbare situatie, er is een ongedwongen sfeer en openheid om met elkaar over de situatie en vele andere zaken te praten. Mensen die de diagnose dementie hebben gekregen, worden ondersteund in de mogelijkheid, om een leven te leiden waarbij ze zich gelijkwaardig en geaccepteerd voelen in de samenleving en waar zij een zinvolle bijdrage aan kunnen leveren.
13.
Kwaliteitsverbeteringen geregistreerd via trendformulieren 2014
Binnen de locaties de Open Waard en de Buitensluis zijn de kwaliteitsverbeteringen van alle sectoren verwerkt in trends. Van beide locaties scoorde sector voedingsdienst het grootste aantal kwaliteitsverbeteringen (12 stuks). Over de overige sectoren kwamen geen formulieren binnen. • Gedurende het jaar 2014 zijn er zeven kwaliteitsverbeteringformulieren ingeleverd met betrekking tot de voedingsdienst in de Open Waard. 23-01-2014 Er zat nog een prikkertje in een visrolletje en er zaten klonten in de soep. Hoofd voedingsdienst: Kwaliteit soep en prikker in visrol is besproken met teamleider keuken OW en wordt tevens besproken tijdens het werkoverleg. Actie: Afgesproken met de visboer in het vervolg geen of juist lange stokjes te gebruiken in verband met de zichtbaarheid. 24-02-2014 Het vlees dat gepureerd / gemalen wordt is zeer droog en zeer lastig tot niet weg te krijgen. Dit soort dingen wordt regelmatig aangegeven aan de keukenmedewerkers, echter wordt er laconiek mee om gegaan. Hoofd voedingsdienst : Heeft het probleem besproken met coördinator dagelijkse zorg. Actie : Tijdens overleg kwam de wens om een bainmarie in te zetten. Er moesten wat kleinigheden besteld worden alvorens dit in werking gezet kon worden. Het probleem van het droge vlees was hiermee verholpen.
DB2014
14 | P a g i n a
25-02-2014 De vriend van een externe cliënte gaf maaltijdbrenger op onbetamelijke wijze te kennen dat cliënte elke keer het verkeerde eten kreeg. Hoofd voedingsdienst : Heeft gesproken met dhr. en mw. Er bleek verwarring over de manier van de menulijst invullen. Dit is uitgelegd aan de hand van het boekje. Actie : Er wordt nu op de bandkaart aangegeven dat mw. altijd aardappelen, groente en vlees wenst. 04-03-2014 De warme maaltijd was niet warm. De warmhoudkar had niet aangestaan. Keuken is ingelicht, maar ze hadden geen tijd om het nog op te warmen. Hoofd voedingsdienst : Oorzaak was dat wel de stekker er in was gestoken, maar niet de schakelaar ingedrukt. Actie: Keukenpersoneel is aangesproken door hoofd voedingsdienst. 17-03-2014 Verkeerd invullen van de menulijsten door de somatiekgroep. Hoofd voedingsdienst : Er was reeds overleg geweest met coördinator dagelijkse zorg hoe de lijsten ingevuld dienen te worden. Nu weer verkeerd. Actie : Leidinggevend kok OW heeft medewerker somatiekgroep uitleg gegeven. 17-03-2014 Zoon cliënt klaagde over koud eten. Volgens de dame die de maaltijd kwam brengen was er niets aan te doen. Hoofd voedingsdienst : Actie was niet mogelijk omdat de keuken op dat moment niet is geïnformeerd. Actie: Er is opdracht gegeven vlees te verwarmen in de steamer en er is overleg geweest met de leidinggevend kok OW. 07-04-2014 Eten wat gemalen wordt, wordt allemaal bij elkaar gedaan. Ziet er niet smaakvol uit. Zou ook in losse componenten kunnen zijn in vormpjes. Hoofd voedingsdienst : Componenten kunnen net als in de BS apart worden gehouden en in een vormpjes worden gedaan. Actie : In het vervolg de componenten gescheiden houden en zorgen voor een smaakvollere opmaak. 19-12-2014 Geen warme havermout / rijstepap voor bewoner op de kar. Nu zelf pap opgezocht en opgewarmd. Hoofd voedingsdienst : Medewerkende keuken had niet de gewenste smaak op voorraad. Actie: In overleg met voedingsassistente is een andere pap meegegeven. Dat was op dat moment in orde.
DB2014
15 | P a g i n a
• Gedurende het jaar 2014 zijn er vier kwaliteitsverbeteringformulieren ingeleverd met betrekking tot de voedingsdienst in de Buitensluis. 06-04-2014 Het gemalen eten was koud en de gebakken aardappelen waren droog waardoor bewoner zich verslikte. Hoofd voedingsdienst : De warmhoudwagen moet eerder aangezet worden. Actie: Betrokken personeel is aangesproken. 15-05-2014 De uitbrengmaaltijd van een externe cliënte was niet compleet. Hoofd voedingsdienst : Er is nagekeken of de menulijst van mevrouw goed was ingevuld en dit bleek niet het geval te zijn. Actie: Contactpersoon cliënte gebeld (degene die de lijst invult) en met haar afgesproken dat er op de bandkaart bij komt te staan dat er “altijd een compleet menu” moet worden geleverd. 20-10-2014 De gebakken aardappeltjes zijn aangebrand. Hoofd voedingsdienst: Mag niet gebeuren, kok moet beter opletten. Actie: De kok is aangesproken. 30-10-2014 De frites die gegeten worden bij de bingo op vrijdag zijn te slap. Dit is verschillend afhankelijk van wie er bakt. Hoofd voedingsdienst : Kok aangesproken over de klacht. Actie : Opdracht gegeven de frites kort voor het serveren in charges te bakken. 13.1
Trendanalyse
In 2014 zijn er iets meer kwaliteitsverbeteringformulieren ingevuld dan de voorgaande jaren De trend dat er nog steeds weinig kwaliteit verbeteringsformulieren worden ingeleverd moet worden gekeerd, omdat op basis van een te gering aantal kwaliteit verbeteringsformulieren nauwelijks trends kunnen worden vastgesteld. Een lichte trend zou kunnen zijn dat in het voorjaar 2014 (1 e kwartaal) klachten werden geuit die gerelateerd kunnen worden aan onzorgvuldigheid en of een vorm van nonchalance bij de voedingsdienst OW. Er is een personeelswisseling geweest. Eén kok heeft besloten haar carrière elders voort te zetten en een nieuwe kok is aangesteld. Na deze wisseling lijkt het er op dat de prestaties van de keuken in zijn algemeenheid zijn verbeterd. Er is nadien slechts één kwaliteitsverbeteringformulier ontvangen. Ondanks het sturen van e-mails waarin aandacht gevraagd wordt voor het gebruik van de kwaliteitsverbeteringformulieren en bij de introductieles over Q-Intra MyDMS levert dit nog niet het gewenste resultaat, al is een lichte verbetering merkbaar dit jaar. Om een goed overzicht te krijgen, dienen de overige sectoren alle voorkomende kwaliteitsverbeteringen te melden, zodat kan worden nagegaan of ze structureel dan wel incidenteel voorkomen.
DB2014
16 | P a g i n a
De diensthoofden behandelen de klachten en deze worden gearchiveerd bij kwaliteitsbeheer. In 2015 zal er verder aandacht uit moeten gaan naar het verzamelen van zinvolle informatie d.m.v. kwaliteitsverbeteringformulieren opdat die gebruikt kan worden als instrument om bij te sturen waar nodig.
14.
Mic / Fona-meldingen en klachten 2014
De Fona-Arbo commissie heeft in 2014 één mutatie ondergaan. Mw. Jacqueline de Reus is gestopt als lid van de Fona Arbo commissie. Leden Fona – Arbo commissie: Monique Prooy, voorzitter, zorgmanager Intra- extramuraal; Rook van Gameren, preventiemedewerker; Corien Stougie, ergotherapeut locatie Buitensluis; Anneke Stolk, verzorgende thuiszorg; Conny Sneep, notulist. Tweemaal per jaar aangevuld (indien gewenst) met - Anita Berger, medisch adviseur; - Erwin Geense, fysiotherapeut. Per kwartaal levert de Fona-Arbo commissie rapporten aan met alle Fona meldingen verdeeld over Buitensluis verzorgingshuis, Buitensluis Verpleeg afdeling, Buitensluis Thuiszorg, Open Waard verzorgingshuis en Open Waard Thuiszorg. Ook de Thuiszorg Huishoudelijke Ondersteuning is op de hoogte van het bestaan van het Fona-formulier / MIC-meldingen. Edoch vanuit deze disciplines worden nauwelijks meldingen ontvangen. Indien er meldingen zijn worden deze meegenomen in de rapportage van de Thuiszorg. In 2014 zijn er voor de Buitensluis de volgende aantallen MIC’s ingevuld: Buitensluis Buitensluis Buitensluis Buitensluis Buitensluis
Begane Grond (Meerzorg) 1e Verdieping 2e Verdieping Verpleegafdeling Thuiszorg
78 66 47 194 17 Totaal: 402
In 2014 zijn er voor de Open Waard de volgende aantallen MIC’s ingevuld: Open Waard Begane Grond Open Waard 1e Verdieping Open Waard 2e Verdieping Openwaard Thuiszorg
58 89 75 14 Totaal: 236
In totaliteit zijn er 638 MIC-meldingen ontvangen. Het melden kent een fikse toename door de ingebruikname van de MIC- module, geïntegreerd in DigiDos. Dit heeft voor een vergroting van de laagdrempeligheid gezorgd.
DB2014
17 | P a g i n a
Welke resultaten zijn behaald door de Fona Arbo commissie in 2014: -
Er wordt minder negatief gekeken naar het melden van een incident. Zorgverleners zien het steeds meer als een verbeterpunt in zijn algemeenheid dan als een persoonlijke fout.
-
Signalering van een trend bij het medicatie distributie systeem. Hierop zijn PRI gestart op het gebied van medicatieveiligheid in de breedste zin van het woord. De verbeteracties n.a.v. de diverse PRI’s zijn waar mogelijk direct geïmplementeerd in het zorgproces.
-
Snellere aanpak bij eventuele acties die voortkomen uit een melding. Denk aan het oplossen van problemen door het inzetten van hulpmiddelen. Of meedenken met het inzetten van welke zorg het beste aansluit voor een individuele zorgvrager.
-
Benaderingswijze/bejegening is verbeterd op de afdeling. Er is inzichtelijk gemaakt dat er veel agressie op een afdeling was, aan de hand daarvan zijn er cursussen geweest over bejegening naar zorgvrager.
-
De aantal meldingen van incidenten zijn wisselend. Hierbij moet vermeld worden dat het aantal meldingen per zorgvrager verminderd is, echter de meldingen blijven regelmatig hoog vanwege 1 of meerdere zorgvragers die meerdere meldingen veroorzaken.
-
Er is een formulier ontwikkeld ( F V03 Md behandelen MIC-formulieren door Coördinatoren Dagelijkse Zorg) dit formulier houden de ZOCO’s bij en worden gebruikt tijdens de overleggen met de Zoco’s.
DB2014
18 | P a g i n a
Open Waard intramuraal Overzicht Fona-meldingen Open Waard intramuraal 2014: 70 60 50 Voorgevallen fout 40
Valincidenten Agressie
30
Gevaarlijke situatie
20 10
0 1e kwrt
2e kwrt
3e kwrt
4e kwrt
Overzicht Fona-meldingen Open Waard intramuraal 2013: 100 90 80 70
Voorgevallen fout
60 50
Valincidenten
40
Agressie
30
Gevaarlijke situatie
20
10 0 1e kwrt
2e kwrt
3e kwrt
4e kwrt
Overzicht Fona-meldingen Open Waard intramuraal 2012: 80 70 60 50
Voorgevallen fout
40
Valincidenten
30
Agressie Gevaarlijke situatie
20 10 0 1e kwrt
DB2014
2e kwrt
3e kwrt
4e kwrt
19 | P a g i n a
Buitensluis intramuraal Overzicht Fona-meldingen Buitensluis intramuraal 2014
50 45 40 35
voorgevallen fouten
30
valincidenten
25
agressie
20
gevaarlijke situatie
15
anders
10 5 0 Kwartaal 1 kwartaal 2 kwartaal 3 Kwartaal 4
Overzicht Fona-meldingen Buitensluis intramuraal 2013
40 35 30
voorgevallen fouten
25
valincidenten
20
agressie
15
gevaarlijke situatie
10 5 0 Kwartaal 1
kwartaal 2
kwartaal 3
Kwartaal 4
Overzicht Fona-meldingen Buitensluis intramuraal 2012 30 25 voorgevallen fouten
20
valincidenten
15
agressie
10
gevaarlijke situatie
5 0 Kwartaal 1 kwartaal 2 kwartaal 3 Kwartaal 4
DB2014
20 | P a g i n a
Open Waard thuiszorg Overzicht Fona-meldingen Open Waard thuiszorg 2014:
6 5 4
Voorgevallen fout
3
Valincidenten Agressie
2
Gevaarlijke situatie
1 0
1e kwrt
2e kwrt
3e kwrt
4e kwrt
Overzicht Fona-meldingen Open Waard thuiszorg 2013:
14 12 10 Voorgevallen fout
8
Valincidenten
6
Agressie
4
Gevaarlijke situatie
2 0
1e kwrt
2e kwrt
3e kwrt
4e kwrt
Overzicht Fona-meldingen Open Waard thuiszorg 2012:
14 12 10
Voorgevallen fout
8
Valincidenten
6
Agressie
4
Gevaarlijke situatie
2 0 1e kwrt
DB2014
2e kwrt
3e kwrt
4e kwrt
21 | P a g i n a
Buitensluis thuiszorg Overzicht Fona-meldingen Buitensluis thuiszorg 2014:
6 5 voorgevallen fouten
4
valincidenten
3
agressie
2
gevaarlijke situatie
1 0 Kwartaal 1
kwartaal 2
kwartaal 3
Kwartaal 4
Overzicht Fona-meldingen Buitensluis thuiszorg 2013: 7 6 5
voorgevallen fouten
4
valincidenten
3
agressie
2
gevaarlijke situatie
1 0 Kwartaal 1
kwartaal 2
kwartaal 3
Kwartaal 4
Overzicht Fona-meldingen Buitensluis thuiszorg 2012:
5 4 Voorgevallen fouten 3
Valincidenten agressie
2
Gevaarlijke situatie
1 0 Kwartaal 1
DB2014
Kwartaal 2
Kwartaal 3
Kwartaal 4
22 | P a g i n a
Buitensluis verpleegafdeling Overzicht Fona-meldingen Buitensluis verpleegafdeling 2014:
35 30 25
voorgevallen fouten
20
valincidenten agressie
15
gevaarlijke situatie 10
anders
5 0 Kwartaal 1 kwartaal 2 kwartaal 3 Kwartaal 4
Overzicht Fona-meldingen Buitensluis verpleegafdeling 2013: 45 40 35
30
voorgevallen fouten
25
valincidenten
20
agressie
15
gevaarlijke situatie
10
5 0
Kwartaal 1 Kwartaal 2 Kwartaal 3 Kwartaal 4 Overzicht Fona-meldingen Buitensluis verpleegafdeling 2012: 30 25 20
voorgevallen fouten valincidenten
15
agressie 10
gevaarlijke situatie
5
0 Kwartaal 1 Kwartaal 2 Kwartaal 3 Kwartaal 4
14.1
Trendanalyse
DB2014
23 | P a g i n a
Valincidenten en agressie zijn hoofdzakelijk bewoners gerelateerd. Geestelijke- of lichamelijke achteruitgang zijn vaak de reden van deze incidenten. Ook is niet uit te sluiten dat de werking van bepaalde medicijnen of soms ook het gebruik van alcohol reden is van een incident. In de Open Waard (intramuraal) is het aantal valincidenten duidelijk afgenomen. Elk kwartaal in 2014 laat een afname zien van het aantal valincidenten. Kwartaal vier van 2013 gaf echter een lager aantal valincidenten dan kwartaal 1 van 2014. De laatste twee kwartalen 2014 hebben het laagste aantal valincidenten van de laatste 3 jaar. In dat opzicht kunnen we tevreden zijn met de gerealiseerde reductie in het aantal valincidenten. Ook het aantal meldingen van gevaarlijke situaties is na een plotse stijging in kwartaal 2 2014 in drie kwartalen weer gezakt naar het niveau dat we al drie jaar gewend zijn nl. tussen de 0 en 6 incidenten per kwartaal. In de Buitensluis (intramuraal) vertoont het aantal valincidenten een dalende trend gedurende de laatste 3 kwartalen. In tegenstelling tot de Open Waard kende de Buitensluis juist in het 1e kwartaal een laag aantal valincidenten en is de stijging in kwartaal 2 een hele robuste. Dergelijke toenames zijn voornamelijk toe te schrijven aan enkele cliënten die veelvuldig vallen. Zij zijn van grote invloed op de aantallen gemelde incidenten. Wel is er in kwartaal 3 en 4 een toename van het aantal voorgevallen fouten te melden vanuit het verzorgingshuis. Dit betreft met name medicatiefouten. De stijging is niet explosief en is gelijk aan de score van kwartaal 4 2013. Het aantal meldingen varieert tussen de 5 en 15 per kwartaal. Van de thuiszorg Open Waard zijn in 2014 beduidend minder MIC - meldingen ontvangen in vergelijking met de voorgaande twee jaar. Uit tevredenheidsonderzoeken en de AO/IC controle blijkt dat de thuiszorg haar zaakjes keurig op orde heeft en het zou zomaar kunnen dat er minder incidenten te melden zijn. Toch zal er ook aandacht uit moeten gaan naar het team of alle incidenten ook gemeld worden. Er is één gevaarlijke situatie gemeld en de overige meldingen betrof voorgevallen fouten (medicatiefouten). De thuiszorg Buitensluis meldt een zelfde aantal valincidenten als in 2013. Verder zijn er elk kwartaal een paar meldingen van voorgekomen fouten. Ook hier betreft dat dan dikwijls medicatiefouten. Het aantal meldingen is over de laatste drie jaar vrij stabiel en duidelijke trends zijn niet waarneembaar. De verpleegafdeling Buitensluis is in absolute aantallen de afdeling waar de meeste MICmeldingen vandaan komen (194 in 2014). Het aantal valincidenten is elke kwartaal in 2014 toegenomen, terwijl kwartaal 1 juist zo mooi begon met een fikse daling ten opzichte van kwartaal 4 van 2013. Bijna in lijn met de valincidenten neemt ook het aantal meldingen van agressie toe. Tussen agressief gedrag en valpartijen zit een causaal verband. De agressie van de één kan leiden tot vallen van een ander. Het categoriseren van een incident in een rubriek Agressie leidt tot een verminderde aandacht voor de rubriek Gevaarlijke situaties. In de praktijk worden cliënt valpartijen wel gemeld, maar de agressie tegen de verzorgendeen verpleegkundigen die tot een gevaarlijke situatie juist minder en blijven derhalve wat onderbelicht. Binnen de verpleegafdeling met een populatie van 25 bewoners is de invloed van enkele bewoners erg groot op het aantal meldingen. De SOG bepaalt als verantwoordelijke, edoch in overleg met het team, welk beleid wordt gevoerd ten aanzien van individuele
DB2014
24 | P a g i n a
cliënten om situaties te verbeteren waardoor agressie afneemt of valpartijen kunnen worden verminderd. Algemene bevinding: Uit de MIC-meldingen 2014 blijkt duidelijk dat er een verband is tussen het aantal MIC-meldingen en de zorgzwaarte. Des te groter de zorgzwaarte, des te meer MIC-meldingen. Thuiszorg – lichte zorg – weinig meldingen, Verpleegafdeling – zware zorg – veel meldingen. Verzorgingshuiszorg zit hier tussen in. Gezien het overheidsbeleid om mensen langer thuis te laten wonen valt te verwachten dat mensen die uiteindelijk zorg met verblijf (evt. in combinatie met behandeling) krijgen, dan reeds in grote mate zorgbehoeftig zijn. Geleidelijk aan zal de zorgzwaarte in het verzorgingshuis en de verpleegafdeling verder toenemen. De verwachting is dat ondanks inspanningen om het aantal meldingen te verminderen, het aantal MICmeldingen zal blijven toenemen. 14.2
Klachten 2014
• Schriftelijk ontvangen klachten Er zijn geen schriftelijke klachten ontvangen door de directie. • Verbeterpunten (klachten) vanuit eindevaluaties Vanuit de evaluaties die gehouden worden bij cliënten intramuraal, HbH en EVZ en zijn in 2014 ook diverse opmerkingen (klachten cq. kwaliteit verbeterpunten) aan de orde gekomen die nader uitgezocht zijn binnen deze diensten om tot verbeteringen te komen dan wel een toelichting te krijgen op de gang van zaken: - Familie bewoner OW geeft aan het niet fijn gevonden te hebben dat voor de overdracht van de sleutels na overlijden cliënt het appartement al behangen werd voor een toekomstige cliënt. > De teamleider technische dienst heeft de technisch medewerker op deze locatie aangesproken dat dit nimmer meer mag gebeuren. In 2014 is dit verder niet meer voorgekomen. - Extramurale cliënt thz OW geeft op evaluatieformulier aan dat hij ontevreden is zijn inbreng bij de geboden zorg en het tijdstip van de geboden zorg. > Coördinator thz OW geeft aan dat alle keren wanneer de heer van zorgtijdstip wenste te veranderen daar gehoor aan is gegeven. Coördinator herkend de geschetste situatie niet omdat er altijd geluisterd is naar dhr. zijn wensen en geeft aan dat dhr. zwakbegaafd is. - Dochter cliënt OW met wondzorg gaf aan ‘slechts’ redelijk tevreden te zijn over het tijdstip van de geboden zorg, de deskundigheid van de medewerker, de bereikbaarheid van Alerimus, dat er geen afstemming is geweest met de mantelzorger en de wijze waarop het zorgbehandelplan is opgesteld. Daarnaast vond zij dat er teveel verbandmateriaal werd bezorgd. > Coördinator thz OW geeft aan dat cliënte zelf vaak belde of de verzorging wat later wilde komen. Dat cliënte haar altijd heeft kunnen bereiken, te meer op de thuismap een sticker zit met het telefoonnummer. Cliënte is minder dan 6 weken in zorg geweest dus dan is er nog geen definitief zorgbehandelplan. De wondverpleegkundige heeft de verbandmaterialen voor mevrouw besteld en weet wat ze gedurende een behandeltraject nodig heeft. Afstemming met de mantelzorg was niet noodzakelijk omdat cliënte nog zelf alles regelde. Deskundigheid medewerkende blijft een lastig punt omdat cliënte niemand vertrouwde en daarom is er vrijwel altijd een verpleegkundige naar mevrouw gestuurd. - Cliënte OW Hulp bij het Huishouden geeft aan zeer ontevreden te zijn over het aantal uren huishoudelijke zorg. Is ontevreden over de gegeven huishoudelijke zorg en de
DB2014
25 | P a g i n a
deskundigheid van de medewerkende. Cliënt geeft als opmerking mee “Dat er niets meer gedaan mag worden door de hulp en dat zij op deze manier daar niets aan heeft.” Daarnaast vindt zij twee uur ook te weinig. > Cliënte heeft in totaal 8 weken zorg gehad. Heeft in een telefonisch gesprek laten weten te willen stoppen omdat zij van haar eigen bijdrage een particuliere hulp 3 uur kon betalen. Bij dit gesprek heeft mevrouw geen klachten geuit dat de medewerkende niet goed zou functioneren. Alerimus heeft geen invloed op het aantal toegekende uren. - Dochter cliënte BS Hulp bij het Huishouden geeft aan ontevreden over het aantal uren zorg en het tijdstip van de zorg, medewerker komt weleens te laat en reageerde ‘raar’ toen dochter haar informeerde dat mevrouw naar een intramurale setting verhuisde. Dochter interpreteerde dat alsof ze het eerst deze medewerkende had moeten vragen. > Coördinator thz HbH BS geeft aan dat er sprake is van een taalbarrière omdat medewerkende de Nederlandse taal niet heel goed machtig is. Dit kan tot een misverstand hebben geleid. Verder geeft de coördinator aan dat er geen tot weinig flexibiliteit in het denken van cliënt en haar contactpersoon zit. Medewerker komt weleens vroeger of later en kan dan iets eerder weg vertrekken of langer blijven. Cliënte is meer van tijd is tijd. Vanuit de intramurale setting zijn een paar punten wederom naar voren gekomen: - Sommige families vinden de tijdspanne van 7 dagen tussen overlijden bewoner en ontruimen appartement te krap. > Alerimus hanteert deze termijn omdat vanaf de 8 e dag geen inkomsten voor het appartement worden ontvangen. Alerimus biedt de mogelijkheid om dagen bij te kopen. - Er zijn twee reacties geweest om overleden bewoners Buitensluis via de uitgang aan de Christinastraat uit te dragen. > Dit is een beleidskeuze om teveel confrontaties van bewoners met begrafenissen te vermijden.
15.
Leveranciersbeoordeling
Twee keer per jaar worden de leveranciers door de diensthoofden beoordeeld. Alerimus hanteert de volgende indeling: Hoofd voedingsdienst Zorgmanager Hoofd algemeen bureau Hoofd facilitaire dienst Ledinggevende PZ Coör. kwaliteit & autom.
-
leveranciers voedingsdienst leveranciers verzorging, verpleging en thuiszorg leveranciers administratie en receptie leveranciers technische dienst, huishouding en linnenkamer onderhoudsleveranciers in brede zin - leveranciers personeelzaken - leveranciers diensten voor kwaliteit en automatisering
> Altiplano, de leverancier van het softwareprogramma Nestor ten behoeve van de digitale cliëntenadministratie, krijgt het oordeel R. Het gebrek aan communicatie (m.n. terugkoppeling) is reden hiervoor. De zorgmanager geeft aan in overleg te blijven en regelmatig mailcontact met de leverancier te onderhouden. > SDB (salaris- en human resource management administratie) werd in 2014 door leidinggevende personeelszaken op het gedeelte HRM als redelijk beoordeeld. Hoofd Algemeen Bureau geeft het oordeel Redelijk voor SDB Salaris en Iris en geeft aan dat er doorlopend contact is me SDB om tot de gewenste situatie te komen. Het grootste probleem met SDB is hun onvermogen om snel te anticiperen op cliëntwensen waardoor medewerkenden soms voor langere tijd met een ongemak moeten werken. E.e.a. heeft er toe geleid dat Alerimus oriënterende gesprekken is aangegaan met andere leveranciers van HRM en Salaris software. Leidinggevende Personeelszaken heeft een andere contactpersoon gevonden bij SDB die, zo naar laat het
DB2014
26 | P a g i n a
aanzien, voortvarender te werk gaat waardoor verder oriënterende stappen naar een andere leverancier voorlopig zijn uitgesteld tot het 1e kw. 2015. > De apotheken Beijerse hof, Oud—Beijerland en de Mediq Apotheek Numansdorp krijgen het oordeel redelijk van de zorgmanager intra- en extramuraal. Met beide partijen is in 2014 veelvuldig overleg geweest. Enerzijds naar aanleiding van door Alerimus gehouden prospectieve risicoinventarisaties en anderzijds door fouten gemaakt door de apotheken. Livit en Medipoint krijgen het oordeel Redelijk / Slecht. Dit zijn bedrijven die aangesteld zijn door zorgverzekeraars. Beenhakker en Kersten krijgen het predikaat Slecht. Ook dit zijn leveranciers aangestuurd vanuit de WMO of zorgverzekeraar en niet uitgekozen door Alerimus maar gekozen via aanbesteding. In maart 2014 is bij de Gemeenten kenbaar gemaakt dat leverancier Beenhakker geen goede leverancier is. Alle andere leveranciers hebben het predikaat Goed gekregen. • Overige (incidentele) klachten door Alerimus geuit bij leveranciers: In 2014 zijn geen officiële klachten geuit aan het adres van leveranciers. Wel is diverse malen het overleg gezocht met leveranciers om zaken verduidelijkt te krijgen of aan te passen. Hoofd voedingsdienst heeft overlegd met visboer Aan de Kant om geen of langere stokjes te gebruiken in visrolletjes. Dit loopt goed.Hoofd facilitaire dienst heeft enkele malen met leverancier Verkerk overleg gevoerd over ontvangen facturen van werkzaamheden die het gevolg waren van manco’s in het zusteroproepsysteem (zusterpost verpleegafdeling) en deze zijn nog steeds niet naar tevredenheid opgelost.
16. Analyse van het personeelsbeleid In- en uitstroom medewerkers 2014 begin instroom uitstroom einde aantal aantal aantal aantal ------ -------- -------- -----423 77 108 392
instroom uitstroom--aantal % aantal % ---------- ------ ------77 18,20 108 25,53
Het aantal medewerkers dat is uitgestroomd, zijn de medewerkers met een contract voor bepaalde tijd en verlengd moesten worden naar onbepaalde tijd. Een groot deel van deze medewerkers was werkzaam in de huishoudelijke zorg extramuraal. Alerimus kiest er voor om flexibel te kunnen acteren in een markt die ongewis is. In de in- en uitstroom medewerkers zijn de stagiaires en vakantiemedewerkers ook opgenomen. WGA-eigen risicodragerschap. Vanaf 1 januari 2014 zijn we eigenrisicodrager voor de WGA. Alerimus heeft een WGA-aanvullingsverzekering voor de medewerkers afgesloten. Daarnaast zijn we gestart met het BedrijfsGezondheidsManagement onder eigen regie. De leidinggevenden en Ondernemingsraad zijn hier in juli/augustus over geïnformeerd en getraind.
DB2014
27 | P a g i n a
De medewerkers zijn in september geïnformeerd op informatie avonden over de nieuwe werkwijze en hebben zij een verkorte handleiding ontvangen van het ArbeidsDeelnameSysteem. Per 1 oktober is het systeem van ArbeidsDeelnameSysteem van start gegaan om een LoondoorBetalingsverzoek bij Ziekte in te kunnen dienen. De eerste evaluatie vindt in februari 2015 plaats. Verzuim 2014 inclusief zwangerschap
exclusief zwangerschap
januari
5,89
5,34
februari
5,02
4,80
maart
5,71
5,44
april
5,57
5,13
mei
6,50
5,98
juni
5,75
5,07
juli
4,24
3,78
augustus
3,42
3,03
september
2,86
2,25
oktober
3,17
2,60
november
2,93
2,36
december
4,54
3,39
totaal
4,63
4,10
Het verzuim is in de loop van 2014 gedaald. Dit heeft direct te maken gehad met de training die teamleidinggevenden hebben gehad in juli/augustus. In de maand december is het percentage gestegen. Dit ten gevolge van meerdere werknemers die een operatie hebben moeten ondergaan in deze maand. Derhalve is het helder waardoor het ziekteverzuim in deze maand hoger was.
17. Prospectieve risico-inventarisatie De Safer methodiek voor het uitvoeren van prospectieve risico-inventarisaties is in 2014 voor een vijftal processen toegepast. Januari 2014 – Medicatie niet gebaxterd Februari 2014 - Virusuitbraak Maart 2014 - Medicatiewijzigingen April 2014 – Medicatie delen Oktober 2014 – Uitvoeren uitvoeringsverzoeken De uitgevoerde PRI’s zijn opgenomen in MyDMS. De uitkomsten staan vermeld op werkblad 5. De uitvoeringen van de verbeteracties zijn gecontroleerd (middels een PDCA check) door de senior zorgcoördinator en de zorgmanager.
DB2014
28 | P a g i n a
In 2015 zal wederom een planning worden gemaakt voor het uitvoeren van een prospectieve risico-inventarisatie op vier processen.
18. Preventieve en corrigerende maatregelen Naar aanleiding van de externe HKZ audit 3 en 4 september 2013 is één corrigerende maatregel getroffen op het sleutelbeheer / sleutelgebruik door de afdeling thuiszorg verzorging. De aftekening vond niet conform het parafen overzicht plaats. Er is een Plan van Aanpak opgesteld en goedgekeurd door de leadauditor. Beide thuiszorgafdelingen werken conform de voorgestelde en goedgekeurde verbetermaatregelen. Er vindt nu aftekening plaats op een overzicht als een sleutel uit de sleutelkast wordt genomen om naar een cliënt te gaan. Tevens is er controle ingevoerd op het terughangen van de sleutels.
19.
Interne- en externe veranderingen met invloed op het kwaliteitsmanagementsysteem
Dagverzorging In 2014 is het dagverzorgingscentrum het Palet in Oud-Beijerland door Alerimus overgenomen van Careyn. Er zijn inspanningen geleverd om het Palet te integreren binnen de organisatie. Medewerkers tussen de verschillende dagverzorgingen worden uitgewisseld. Daarnaast is met behulp van de technische dienst en vrijwilligers het gehele Palet onderhanden genomen om de ruimte weer een frisse look te geven. Dagverzorging het Koerhuis in Strijen is opgehouden te bestaan. Cliënten van het Koerhuis zijn een dagje op bezoek geweest in het Palet en collectief is besloten om voortaan gebruik te gaan maken van het Palet. De vrijwilligers van het Koerhuis blijven zich inzetten voor het Palet. Een vaatwasmachine en een bus voor personenvervoer zijn overgenomen. Er is een samenwerking aangegaan met dagverzorging Passiewaard in Zuid-Beijerland. Alerimus cliënten kunnen gebruik eveneens gebruik maken van deze dagverzorging. Met genoemde uitbreidingen bieden we zorgvragers meer keuze mogelijkheden. Want naast de genoemde Passiewaard en Palet kan men ook gebruik maken van de Dagsluis en de Dagwaard. Met name met de casemanagers dementie is een goede band en weten zij de Alerimus dagverzorgingverblijven goed te vinden om cliënten door te verwijzen. Directiewisseling Per 1 december 2014 is mw. B.G.A.M. van Os (Trix) in dienst getreden als algemeen bestuurder van Alerimus. In december is afscheid genomen van dhr. W. van de Gevel (Wim) die van zijn pensioen kan gaan genieten na een arbeidszaam leven waarvan vele jaren als algemeen bestuurder van de Open Waard en vanaf 2003 van Alerimus. Praktijkverpleegkundige Eveneens in december 2014 is een praktijkverpleegkundige aangesteld. Deze medewerkende zal fungeren als eigen vooruitgeschoven pion binnen de samenwerking van verzorging en artsen. Door de inbreng van specifieke kennis en kunde o.a. op het vlak van triage, consultvaardigheden verwachten we dat de praktijkverpleegkundige een versterking is voor het team.
DB2014
29 | P a g i n a
Zorgconsulenten Palliatieve zorg Alerimus neemt al langer deel aan het netwerk Palliatieve Zorg. Vanaf 2014 zijn er twee Alerimus medewerkenden die een opleiding hebben gevolg voor palliatieve zorg en zijn zij benoemd to Zorgconsulenten Palliatieve Zorg. Vilans Kick protocollen In februari 2014 is besloten om de Vilans Kick protocollen te implementeren ter vervanging van de eigen protocollen. De praktijkopleider heeft een inventarisatie gedaan welke protocollen allemaal gebruikt worden in het verzorgingshuis en verpleegafdeling en hier is de set protocollen op afgestemd. Jaarlijks zullen aanpassingen binnen de set worden besproken met de contactpersoon van Vilans en de praktijkopleider en geactualiseerde protocollen worden aangeleverd en geplaatst op de server. Intramurale zorg De intramurale zorg is gebonden aan de capaciteit, bezettingsgraad en zorgzwaarte van de cliënten binnen de setting van gemaakt afspraken met het zorgkantoor. Gebonden door deze factoren is het intramurale zorgproces altijd een vrij stabiel proces geweest. Alle veranderingen binnen de ouderenzorg geïnitieerd door de overheid zorgen er voor dat Alerimus zich moet voorbereiden op een krimp in de intramurale setting. Dit ten gevolge van een voorgestelde regionale capaciteitsinkrimping. In gezamenlijkheid maken de zorginstellingen binnen de Hoeksche Waard zich sterk om de krimp minimaal te laten zijn. In 2015 zal meer duidelijk worden hoe groot de krimp zal zijn en hoe de verdeelsleutel is over de zorginstellingen in de Hoeksche Waard. Dientengevolge doet Alerimus er goed aan zich voor te bereiden op het scheiden van Wonen en Zorg.
20.
Professioneel handelen
Via de jaarlijkse BIG trainingen houdt de sector verzorging de vakkennis op peil. Medewerkenden van de sector verzorging worden in staat gesteld opleidingen te volgen, waardoor de kennis met betrekking tot de zorg wordt uitgebreid. De BIG registraties zijn vastgelegd in SDB HRM en worden beheerd door personeelszaken. De praktijkopleiding werkt met een planning interne scholing en kent een carrousel met praktijktoetsen. Aan de praktijktoets gaan theorietoetsen vooraf. De theorietoetsen zijn gebaseerd op de protocollen van Vilans (kick protocollen). Alle medewerkers met een diploma in de zorg moeten de verpleegtechnische handelingen eens per drie jaar toetsen. Het aftoetsen gebeurt ‘On the Job’ of in een oefensituatie. Door toetsen behoudt men zijn / haar bekwaamheid. 100% instroom is in de regel 100% uitstroom bij het toetsen, dit omdat men, indien nodig, net zo lang toetst tot dat de medewerker de handeling weer goed kan uitvoeren. Een knelpunt is dat er enkele medewerkenden herhaaldelijk moeten worden verzocht trainingen te volgen. Het aftoetsen wordt gedaan door gediplomeerde vaardigheidstrainers zijn verpleegkundigen en VIG’ers die een certificaat gehaald hebben als vaardigheidstrainer. In HRM wordt melding gemaakt als bekwaamheid verloopt. Medewerkenden worden dan gesommeerd te toetsen. Bij het laten verlopen van de vaardigheden heeft dat consequenties voor de functie die men uitoefent. Resultaten worden vermeld op de deskundigheidskaart en in SDB HRM.
DB2014
30 | P a g i n a
Er is een planning interne scholing 2014 opgesteld voor de verzorging en verpleging en ook zal er in 2015 weer BIG toetsing plaatsvinden.
21.
Ontwikkelingen op het gebied van Wet- en Regelgeving
• De ontwikkelingen in de zorgsector worden een aantal malen per jaar door een extern bureau (adviesbureau Bosscher & de Witte) belicht en besproken met management team en directie. Van accountant Verstegen wordt periodiek de nieuwsbrief Geregeld in de Zorg ontvangen. • Het jaar 2014 kenmerkte zich als het jaar van de transitie. Al het oude en vertrouwde in de zorg werd door de overheid in één keer losgelaten. Op alle niveaus binnen Alerimus, maar ook landelijk en bij partijen waarmee samengewerkt wordt leidde dit tot onrust. Cliënten die niet weten waar ze aan toe zijn, medewerkers die vrezen voor hun baan en veel zaken die geregeld moesten worden. Alerimus heeft op alle fronten hard gewerkt om voorbereid te zijn op alle veranderingen waarvan de meeste al op 1 januari 2015 ingaan. De AWBZ wordt opgeheven en de WLZ komt er voor in de plaats. Diverse functies worden van uit de AWBZ doorgeschoven naar de WMO en de Zorgverzekeringswet. De Wet Langdurige Zorg is daarmee een uitgeklede versie van de oude AWBZ. De financiële stromen worden hiermee ook verschoven. In het kort wordt hieronder aangegeven waar een zorgvrager uit onze doelgroep terecht kan met zijn zorgvraag : Wet Maatschappelijke Ondersteuning - Persoonlijke verzorging in combinatie met begeleiding - Begeleiding thuis en dagverzorging - Zorg aan cliënten met indicatie GGZ-C (mensen die bij het wonen begeleiding nodig hebben) - Logeren (verblijf voor kortere periode in een zorginstelling) - Vervoer Zorgverzekeringswet - Verpleging - Persoonlijke verzorging bij (hoog risico op) behoefte aan medische zorg - Behandeling zintuigelijk gehandicapten - Palliatieve zorg Wet Langdurige Zorg - Zorg met verblijf in een zorginstelling in combinatie met behandeling - Vervangende zorg waarmee men thuis dezelfde verzorging krijgt als in een zorginstelling met verblijf. • Het scheiden van zorg en huisvesting komt door alle veranderingen steeds dichterbij. Dat betekent dat Alerimus aantrekkelijk zorgvastgoed moet hebben en deze aan een marktconforme prijs moet kunnen aanbieden om leegstand te voorkomen. De hoogte van de huur en servicekosten bepaalt dan mede de keuze waar de cliënt gaat wonen. Alerimus wenst de capaciteit van locatie de Buitensluis volledig te behouden voor zorgwoningen. Als er een keuze gemaakt moet worden voor het scheiden van wonen en zorg dan zal deze keuze zich concentreren op locatie de Open Waard. Nadere besluitvorming hieromtrent moet zich nog voltrekken.
DB2014
31 | P a g i n a
• De Wet BOPZ zal op termijn vervangen worden door Wet Zorg en Dwang. De BOPZcommissie houdt de ontwikkelingen in de gaten. Op het moment van schrijven wordt op de website van De Eerste Kamer gemeld dat de Wet Zorg en Dwang nog altijd in de fase Schriftelijke Voorbereiding zit.
22.
Effectieve toepassingen in Q-Intra MyDMS
Verbeteringen van de zorg- en dienstverlening worden uitgewerkt en/of aangepast in procedures, werkinstructies etc. besproken en beoordeeld en opgenomen in Q-Intra / MyDMS ter inzage voor alle medewerkenden. Met ingang van 2014 heeft Alerimus een abonnement bij Vilans voor het verkrijgen van zogenaamde kick protocollen. De praktijkopleiding heeft een selectie gemaakt welke handelingen binnen de setting van Alerimus worden uitgevoerd. Vilans heeft deze handelingen aangeleverd en het geheel is als website via het intranet bereikbaar voor alle medewerkenden. Doordat Vilans alles aanlevert als één kant en klare html website is deze niet te integreren binnen MyDMS. Ons documentmanagementsysteem is op een andere leest geschoeid waardoor integratie niet mogelijk is. Door te kiezen voor dezelfde pictogrammen en om beide snelkoppelingen naast elkaar te plaatsen is het voor een ieder duidelijk dat beiden onder het kwaliteitssysteem vallen. Alle vergaderdata van de diverse sectoren zijn op te vragen in Q-Intra / MyDMS, evenals de data van de functioneringsgesprekken van de medewerkenden. Dit geldt voor beide locaties.
23.
Behoefte aan middelen
Om de uitvoering van de werkzaamheden zo adequaat mogelijk te laten verlopen, wordt daar waar nodig relevante apparatuur aangeschaft. De preventiemedewerkende ziet er op toe dat de Arbo-regels worden nageleefd en geeft in overleg met PZ, advies. Jaarlijks (in het najaar) kunnen diensthoofden aangeven of zij een investeringsaanvraag wensen te doen ten behoeve van hun afdeling. Hoofd Algemeen Bureau kan hier rekening mee houden bij het opstellen van de begroting van het nieuwe boekjaar. Al naar gelang de financiële ruimte en de noodzaak / wenselijkheid kan het voorkomen dat er keuzes gemaakt moeten worden. Om in de toekomst te voldoen aan de gestelde eisen van wijkverpleegkundigen, segment I, zijn twee coördinatoren thuiszorg verzorging een post HBO-opleiding wijkverpleging gaan volgen. Om het administratieve proces te stroomlijnen is twee jaar terug in de zorg een pilotproject geïnitieerd om te werken met tablets. Dit omhelst het meegeven van een tablet aan een verzorgende met daarop een looproute, de rapportage over cliënten op de route en een beperkt aantal ingevulde formulieren aangaande deze cliënten. Na stagnatie in de doorontwikkeling van de app MobiDoc en een gebrekkige ondersteuning is de app in 2014 aangepast en weer in gebruik genomen. De leverancier levert nu betere opvolging bij problemen. Kortom het vertrouwen is hersteld. Het gebruik van de tablets is in september 2014 uitgerold over de volledige thuiszorg Open Waard en Buitensluis. Het gebruik levert de thuiszorg tijdwinst op. Er wordt naar tevredenheid mee gewerkt. In 2015 zullen de wondverpleegkundigen en zorgconsulenten PZ toegerust worden met tablets.
DB2014
32 | P a g i n a
24.
Instrumenten evaluatie
Alerimus zet meerdere instrumenten in om het oordeel over de geleverde kwaliteit te peilen bij cliënten. Tevens worden meerdere interne instrumenten gebruikt om te peilen hoe het is gesteld met de borging van het kwaliteitssysteem. Ook worden instrumenten ingezet om een medewerkeroordeel te verkrijgen. Het betreft de volgende instrumenten: - interne audits (op afdelingsniveau) - externe audits (op organisatieniveau) - enquêtes kortdurende opname - enquêtes thuiszorg huishoudelijke verzorging - enquêtes thuiszorg verzorging - enquêtes intramuraal; zorg rondom het overlijden - enquêtes uitbrengmaaltijden - CQ-metingen (oordeel cliënten / oordeel contactpersonen) - functioneringsgesprekken medewerkers - bezoeken intramurale cliënten door directie en zorgmanager - kwaliteitsverbeteringformulieren - prospectieve risicoinventarisaties - Fona-formulieren / Mic-meldingen Van alle hierboven genoemde instrumenten (minus CQI-meting / externe HKZ audit) is in 2014 gebruik gemaakt. Alle instrumenten leveren voldoende informatie op om deze ook in 2015 als ‘input’ te gebruiken voor het verbeteren en borgen van het kwaliteitsmanagementsysteem. Het instrument audits is geëvalueerd door kwaliteitsbeheer en ook dit instrument zal in 2015 weer gebruikt gaan worden. De enquêtes worden in de stuurgroep kwaliteit besproken en de stuurgroep heeft de bevoegdheid aanpassingen door te voeren en te besluiten om extra of andere enquêtes te formuleren (evaluatie instrument). Indien noodzakelijk wordt op kwartaalrapportages van de Fona-Arbo commissie een reactie (schriftelijk of mondeling) teruggegeven met aandachtspunten opdat deze punten inhoudelijk meegenomen kunnen worden in een volgende rapportage of in de uitvoeringstaken tot uitdrukking komen. Alle instrumenten leveren voldoende informatie op om deze ook in 2015 als ‘input’ te gebruiken voor het verbeteren en borgen van het kwaliteitsmanagementsysteem.
25.
Inspecties en meldingen
Er zijn in 2014 geen inspecties te melden van de Inspectie voor de Volksgezondheid, Inspectie SZW(voorheen arbeidsinspectie) of De Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA). Alerimus heeft, conform de Meldcode Huiselijke geweld en Kindermishandeling, in 2014 eenmaal melding gemaakt bij het meldpunt van de IGZ vanwege het vermoeden van ouderenmishandeling van een intramurale cliënt.
DB2014
33 | P a g i n a
26.
Aanbevelingen ter verbetering
• Gezien de veranderende ‘markt’ zal Alerimus zich nadrukkelijk moeten gaan profileren als DE zorgaanbieder van de regio. Op het vlak van de dagverzorging is in 2014 een stap gezet. In 2015 zal verder worden bezien op welke wijze Alerimus zich kan manifesteren (strategisch beleidplan). • Er moet aandacht blijven uitgaan naar scholing m.n. scholing als aanvulling op de reguliere verzorging zoals we dat als vanouds kennen in de ouderenzorg. Scholing voor wijkverpleegkundigen, palliatieve zorg, mondzorg, praktijkverpleegkundige e.d. Dit streven sluit aan bij het doel om DE zorgaanbieder van de regio te worden. • Automatisering speelt een steeds grotere rol binnen de zorgprocessen. In 2014 is een programma in gebruik genomen die de controle op de factureren heeft vereenvoudigd en minder foutgevoelig heeft gemaakt (ElvyScan). In 2015 zal onder loupe worden genomen of het boekhoudpakket gekoppeld kan worden aan het voedingspakket zodat productiegegevens op cliëntniveau gelijk vertaald kunnen worden in facturen. Ook hiermee zou bereikt kunnen worden dat de administratieve belasting verminderd wordt en de foutgevoeligheid afneemt. • De druk op de budgetten noopt tot een wijziging van roosteren inzetbaarheid medewerkenden. In 2014 is contact gezocht met Ayton voor de uitrol van het roosterprogramma Aysist. Dit roosterprogramma leent zich er toe dat enerzijds medewerkenden kunnen aangeven wanneer zij kunnen / wensen te werken alsmede ook een weekend of dag kunnen aangeven waarop zij niet kunnen werken. Hierdoor is het mogelijk om een flexpool samen te stellen waardoor het bij hiaten in het rooster door bijvoorbeeld het plots uitvallen bij ziekte makkelijker (minder arbeidsintensief) wordt om vervanging te vinden. In 2015 zal het roosterprogramma volledig in gebruik worden genomen als de koppeling met SDB (salarisverwerking) een feit is en medewerkers voldoende getraind zijn. • De CQI-metingen dienen in 2015 wederom uitgevoerd te worden ter bepaling van de cliënttevredenheid op de verschillinde disciplines. Voor de uitvoering van de CQImetingen wordt gebruik gemaakt van de diensten van adviesbureau Bosscher & de Witte.
27.
Oordeel kwaliteitsmanagementsysteem
Uit alle uitgevoerde metingen is gebleken dat in de breedte de clientèle van Alerimus de geboden zorg, in welke vorm deze ook geboden wordt, als kwalitatief goed bestempeld. Naast dit resultaat, dat voorkomt uit een gedegen kwaliteitsbeleid uitgevoerd door gedreven medewerkers, is een andere belangrijke constatering dat veel cliënten en hun familieleden de persoonlijke aandacht, warmte en omgangsvormen als heel prettig ervaren. Kwalitatief hoogstaande zorg bieden met behoud van het sociale gezicht, aangepast aan de individuele wensen en behoeften van de cliënten, in zoverre die binnen de mogelijkheden liggen van Alerimus, is waar het om gaat en dat zien we, naar onze tevredenheid, terug in de uitgevoerde metingen. Het kwaliteitsmanagementsysteem is goed onderhouden en ontwikkelt zich mee met de tijd en de veranderingen die uit wet- en regelgeving, medewerkers- en cliëntenoordeel, audits e.d. voortkomen.
DB2014
34 | P a g i n a
Daar waar zich verder verbeterpunten manifesteren, incidenten- en / of klachten zich voordoen worden deze opgepakt en uitgewerkt door de Fona-Arbo commissie, directie, MT, stuurgroep kwaliteit en diensthoofden. De verbeterpunten die direct gerelateerd kunnen worden aan procedures en werkinstructies worden opgenomen in het kwaliteitsmanagementsysteem en geïmplementeerd door de diensthoofden bij de betrokken afdeling(en). Er wordt door Alerimus nadrukkelijker aandacht geschonken aan het ‘volgen en controleren’ van ingezette koerswijzigingen binnen het kwaliteitsmanagementsysteem. Belangrijke veranderingen in het digitale kwaliteitshandboek worden middels een PDCA check (Deming cirkel) door diensthoofden gemonitoord en de resultaten worden teruggekoppeld aan de stuurgroep kwaliteit. Deze werkwijze werkt goed en we constateren dat in de laatste twee jaar het aantal NA’s (niet aantoonbaar / niet acceptabel) bij de gehouden interne audits sterk is gedaald en het aantal afgekeurde audits, wegens het niet voldoen aan de vereisten, tot nagenoeg nul is teruggebracht. Conclusie: Het kwaliteitsmanagementsysteem voldoet aan de eigen verwachtingen. Het proces naar continue stapsgewijze verbetering van het kwaliteitsmanagementsysteem is een goed functionerend proces. Cliënten hebben stelselmatig hun input (met vragen / eisen / opmerkingen); is er een gedegen structuur waarin management verantwoordelijkheid, management van middelen, het leveren van producten en diensten én het uitvoeren van metingen, analyses en verbeteringen elkaar continue beïnvloeden en daarmee is Alerimus er wederom in geslaagd een grotere klanttevredenheid te bewerkstelligen.
Oordeel : Ondergetekende is tevreden over de werking van het kwaliteitsmanagementsysteem binnen Alerimus over het jaar 2014. Was getekend:
Numansdorp/Oud-Beijerland, 30 januari 2014 woon-, zorg- en dienstencentra Alerimus locatie de Buitensluis Bernhardstraat 25 3281BC Numansdorp
B.G.A.M van Os, Algemeen directeur
DB2014
locatie de Open Waard Molenaar 1 3262 DE Oud-Beijerland
35 | P a g i n a
