Directiebeoordeling Implementatie CO2-Prestatieladder, Scope 3
Directiebeoordeling Implementatie CO2-Prestatieladder, Scope 3 Concept Versie 1
Opdrachtnemer Eelerwoude Postbus 53 7470 AB Goor T ( 0547) 26 35 15 F ( 0547) 26 33 15 E
[email protected] I www.eelerwoude.nl
Projectgegevens: Projectnummer: CO2PRESTATIE Datum: 2015. Projectleider: N. Otten Opgesteld: Eelerwoude: N. Otten
© Eelerwoude 2015. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt worden zonder schriftelijke toestemming van Eelerwoude bv. De opmaak van dit rapport gaat uit van dubbelzijdig afdrukken
INHOUD
1
INLEIDING ........................................................................................................... 5
1.1 1.2 1.3
Directiebeoordeling .............................................................................................. 5 Input ..................................................................................................................... 6 Output ................................................................................................................ 10
1 1 INLEIDING 1.1
Directiebeoordeling
Naast de interne audit is de directiebeoordeling (of management review) een zeer belangrijk onderdeel van een managementsysteem. De directie van de organisatie moet op geplande tijdstippen, en voor de CO2-Prestatieladder tenminste eenmaal per jaar, de implementatie van de CO2-Prestatieladder als managementsysteem beoordelen op blijvende geschiktheid, implementatie, adequaatheid en effectiviteit/doeltreffendheid. Eelerwoude doet dit aan het begin van het jaar zodat de meeste cijfers (conclusies) bekend zijn. Voor de directiebeoordeling over 2015 is de eerste opzet eind 2015 opgesteld naar aanleiding van de ‘promotie’ van trede 3 naar trede 4. Deze opzet wordt begin 2016 afgehandeld.
1.2
Input
Als input voor de directiebeoordeling zijn onderstaande onderdelen gebruikt: Per subparagraaf volgt de uit handboek 3 verplicht gestelde eis. Vervolgens wordt toegelicht hoe hier invulling aan is gegeven. 1.2.1 Status acties en maatregelen audits Voorwaarden uit handboek: - de status / opvolging van acties en maatregelen van voorgaande interne audits, directiebeoordelingen en audits van de LadderCI; Directiebeoordeling: Eind 2014 is binnen Eelerwoude de ambitie uitgesproken deel te gaan nemen aan de CO2-prestatieladder met als doel om minimaal trede 4 te gaan behalen binnen 1 jaar. Hieraan zijn diverse sub-acties en maatregelen gekoppeld. De acties en status zijn verwoord in de volgende documenten: - 150123 CO2_Reductiedoelstellingen.pdf - 150116.CO2.Deelname aan initiatieven.docx - 150120.NO.Zelfevaluatie document V2 2 - ingevuld.docx - 141126_Terugkoppeling pre-audit Eelerwoude 26-11-2014.docx - 150915.DW.CO2_Footprint_Analyse_2.docx - 150527.DW.CO2_Reductiedoelstellingen 2015 - tussenevaluatie_3.docx - 150521.MA.Footprint geheel 2014 Eelerwoude_conversiefactoren mei 2015.xlsx 1.2.2 Ex/interne veranderingen Voorwaarden uit handboek: - externe/interne veranderingen die relevant zijn voor het CO2-Prestatieladder managementsysteem; Directiebeoordeling: Interne wijzigingen Interne veranderingen die plaats hebben gevonden zijn de volgende: De herstructurering van de organisatiestructuur. Eerst was er een sterke focus op vestigingen en voerde iedereen acquisitie. Dit is omgevormd naar een model waarbij de focus ligt op vestigingoverstijgende teams en een focus van acquisitie bij een kleinere groep. Deze wijziging is doorgevoerd in de betreffende documenten. Invloed op gereden kilometers Met het nieuwe beleid wordt meer invulling gegeven aan de kwaliteiten van de verschillende personeelsleden. Dit kan tot gevolg hebben dat iemand die in het oosten van het land woont de beste persoon is voor een klus in het westen. Voorheen werd in een dergelijk geval eerder gekozen voor de dichtstbijzijnde collega. Of dit werkelijk gevolgen heeft voor het aantal gereden kilometers moet nog blijken. Dit geldt ook voor de te rijden kilometers m.b.t. acquisitie. Doordat er een focus is binnen dit team op thema / expertise kan het zijn dat de mensen binnen dit team meer kilometers gaan rijden. Daar tegenover staat echter weer dat minder mensen acquisitie verrichten. Externe wijzigingen
Outsourcen servers Eelerwoude heeft in 2015 een start gemaakt met het outsourcen van de servercapaciteit. Hierdoor wordt binnen de eigen gelederen minder stroom verbruikt (minder airco en minder computers). Doordat dit verplaatst wordt naar een grotere faciliteit waarbij dit soort zaken is geoptimaliseerd is dit voor de totale CO2 uitstoot positief. Doordat een verschuiving plaatsvindt tussen de verschillende scope’s moet hier met het inzichtelijk maken van de footprint rekening mee worden gehouden. Wijziging belastingregels (bijtelling) Doordat de regels omtrent de bijtelling van lease-auto’s is gewijzigd wordt er eerder gewisseld naar zuinigere auto’s bij de leaserijders. Dit heeft waarschijnlijk een positief effect op de emissie (afname). 1.2.3 Beoordeling energiebeleid en communicatie Voorwaarden uit handboek: - beoordeling van het energiebeleid en communicatie, energieprestaties, emissies, maatregelen en de initiatieven; Directiebeoordeling: Op basis van de behaalde resultaten en de inzet van het personeel van Eelerwoude kan worden gesteld dat het energiebeleid duidelijk wordt binnen heel Eelerwoude. Personeel begint zich ervan bewust te worden dat hier gezamenlijk aan gewerkt moet worden. Het beleid begint vruchten af te werpen die duidelijk zijn geworden door de footprints te maken voor 2013 en 2014. Personeel wordt meer en meer bewust dat met de producten van Eelerwoude, zij het beperkt, invloed kunnen uitoefenen op de reductie van CO2-emissie. Daarnaast wordt binnen Team Markt aandacht besteed aan nieuwe marktkansen op diverse fronten. Initiatieven voor CO2 emissiereductie zijn hierbij onderdeel. Doordat Eelerwoude drie vestigingen heeft blijft het een punt van aandacht om de communicatielijnen helder te hebben en te gebruiken. Ook naar externen partijen blijft communicatie een punt van aandacht. Gezien de problemen met de website is dit afgelopen jaar niet haalbaar geweest. Er wordt hard gewerkt om de website eind 2015 (november) weer werkzaam te hebben en te optimaliseren.
1.2.4 Resultaten uit 1.2.1, 1.2.2 en 1.2.3 Voorwaarden uit handboek: - de resultaten van bovenstaande interne audit, het actuele verslag van de interne controle (eis 1.B.2), de actuele energiebeoordeling (eis 2.A.3) en audits door de LadderCI; Directiebeoordeling: Er zijn diverse acties uitgezet die hebben geresulteerd in het behalen van trede 3 en trede 4 binnen de gestelde termijn. Hieruit blijkt dat ook aan de sub-acties en maatregelen is voldaan zoals gesteld onder paragraaf 1.2.1.
1.2.5 Voortgang energiemanagementplan en Voortgang reductiedoelstellingen Voorwaarden uit handboek:
Opmerking [s1]: Moet nog, Zodra definitief deze opmerking verwijderen.
- de voortgang en realisatie (doeltreffendheid) van het energiemanagement actieplan (eis 3.B.2); - de voortgang op de reductiedoelstellingen en mate waarin reductiedoelstellingen zijn behaald; en (vanaf niveau 3) een analyse van de waarschijnlijkheid van het halen van eerder intern/extern gepubliceerde reductiedoelstellingen. Directiebeoordeling: In het Energie Management Actieplan is onder paragraaf 2.5 opgenomen dat jaarlijks wordt geïnventariseerd welke acties er leven onder het personeel. De directie besluit jaarlijks welke doelstelling wordt gehanteerd en welke acties daarbij worden ingezet. Deze worden verwoord in de rapportage ‘Reductiedoelstellingen’. Omdat de energierekening van enkele vestigingen in ‘gebroken’ jaren wordt opgemaakt kan pas eind aan het eind van het jaar (2015) het resultaat over het voorgaand jaar (2014) worden opgemaakt. Een andere doelstelling die hier is gesteld is het behalen van niveau 4 van de CO 2 prestatieladder. Dat is afgelopen najaar (2015) gelukt / niet gelukt. 1.2.6 Overig Voorwaarden uit handboek: - voorstellen voor mogelijke nieuwe CO2-reductiemaatregelen, initiatieven, deelnames en budget; - status van corrigerende, preventieve maatregelen; - aanbevelingen voor verbetering; Directiebeoordeling: Communicatie De communicatie is een onderdeel dat veel vertraging heeft opgelopen. Dit heeft meerdere oorzaken. Een daarvan is dat de website van Eelerwoude halverwege 2015 plat lag. Hierdoor konden we de website niet meer bijwerken. Er is hard gewerkt aan het weer op de rit krijgen van de website. Daarnaast heeft er een wisseling plaatsgevonden van de trekker van de CO2 prestatieladder binnen Eelerwoude. Dit heeft gezorgd voor het uitblijven van enkele interne en externe communicatie / acties. Om dit in de toekomst te voorkomen is besloten een mt-lid aan te wijzen die de continuïteit bewaakt en één medewerker die hoofdzakelijk belast is met de uitvoering / coördinatie van de acties. Ambitie en audits Vanwege de ambitie binnen een jaar niveau 4 te behalen is begin 2015 trede 3 behaald. Vervolgens is meteen doorgegaan met niveau 4. Dit heeft gezorgd voor een continu bewustzijn van het aanscherpen en corrigeren van acties en het bedenken van nieuwe acties voor het behalen van de doelstellingen. Zowel voor niveau 1, 2, 3 als 4. De acties die tijdens de (pre-) audits zijn geformuleerd zijn vervolgens direct verwerkt in de betreffende documenten. Eerst implementeren dan accelereren Een eigen aanbeveling vanuit de interne audit is 2016 te gebruiken om de communicatie op de rit te krijgen en alle andere (half)jaarlijkse updates, interne audits en directiebeoordelingen in de planning te implementeren alvorens over te gaan op het behalen van niveau 5.
Opmerking [s2]: Invullen zodra dit een feit is.
Aanpassen stimuleringsbeleid leaserijders Andere aanbeveling is het stimuleringsbeleid voor leaserijders aan te passen zodat dit ‘eerlijker´ wordt. Nu wordt gekeken naar het verschil tussen het opgegeven fabrieksverbruik en het werkelijke verbruik in liters, dit met het oog op het stimuleren van zuinig rijden. Het stimuleert echter niet om een zuinige lease-auto te kiezen. Vanuit de interne audit is geadviseerd dit beleid aan te passen. Het aangepaste beleid volgt in paragraaf 1.3
1.3
Output
1.3.1 Besluiten en maatregelen Voorwaarden uit handboek: - besluiten en maatregelen gerelateerd aan veranderingen in energie- of CO2-prestatie en energiebeleid; - besluiten en maatregelen gerelateerd aan veranderingen van reductiedoelstellingen, CO2-reductiemaatregelen, initiatieven en deelnames; - besluiten en maatregelen met betrekking tot continue verbetering en de eventuele noodzaak van wijzigingen; - beslissingen met betrekking tot de middelen die nodig zijn om het functioneren van de CO2-Prestatieladder binnen het bedrijf te garanderen. Directiebeoordeling: Om CO2 te reduceren zijn de afgelopen 2 jaren (2014 en 2015) enkele maatregelen genomen om de CO2 emissie van Eelerwoude te verkleinen, zoals: - Inkoop van groene stroom - Scheiden van papier en karton - Regeling die woon-werk verkeer vergoed tot een maximaal aantal kilometers - Structureel onderhouden en afstellen van verwarmingsketels - Toepassen van thermostaten op de radiatoren. Daarnaast zijn doelstellingen gesteld ten aanzien van vermindering van het gasverbruik elektriciteitsverbruik en brandstofverbruik. Deze doelstellingen zijn opgesteld ten opzichte van het referentiejaar 2013. Voor 2014 kan worden gesteld dat een besparing op twee van de drie aspecten heeft plaatsgevonden. Besparingsdoelstellingen op het gasverbruik in Diever en het inkopen van groene stroom is gehaald. De doelstelling van 5% op de zakelijke kilometers is niet gehaald en bedraagt slechts 1.86%. De totale CO2 emissie in 2014 is genormaliseerd naar CO2 per FTE. In 2014 is een reductie CO2 per FTE gerealiseerd van 0,65 ton. Dit behaalde resultaat in totaal maar ook op de verschillende aspecten afzonderlijk is reden geweest om de maatregelen zoals verwoord in het document ‘Reductiedoelstellingen 2015’ te behouden en te blijven hanteren. Daar waar mogelijkheden zijn tot besparing moeten ze genomen worden mits hier geen grote financiële consequenties aan verbonden zijn. Maatregelen die CO2 emissie verminderen maar financiële negatieve consequenties met zich meebrengen worden in het MT en DT besproken. Het onderwerp CO2-prestatieladder zal op de agenda blijven staan van zowel het MT als DT. Steeds zal worden besproken wat de huidige stand van zaken is ten aanzien van de genomen maatregelen en de resultanten daarvan. Daarnaast zal de inzet van personeel aangaande de te bestede uren worden besproken. Vooralsnog worden de nu noodzakelijke uren voor implementatie en behoud van de CO2prestatieladder opgenomen in de begroting.
1.3.2 Conclusies werking CO2-Prestatieladder Voorwaarden uit handboek: - Conclusies rond de werking van de CO2-Prestatieladder; expliciet dient er een uitspraak gedaan te worden in hoeverre de CO2-Prestatieladder binnen het bedrijf functioneert zoals deze bedoeld is (uitspraak omtrent doeltreffendheid, effectiviteit), op basis van de resultaten van de interne audit met betrekking tot de doelstellingen per eis; Directiebeoordeling: Het inbedden van de CO2-prestatieladder is een langdurig proces. Nadat enkele medewerkers eenmaal op de hoogte waren is duidelijk geworden dat al het personeel hiervan op de hoogte moet zijn om gezamenlijk alle doelen te kunnen halen. Interne communicatie blijft een punt van aandacht. Tot op heden is e.e.a. op diverse manieren intern gecommuniceerd. Komende tijd zal hier extra aandacht aan worden besteed door het communicatieplan strak te hanteren. Positief effect is dat steeds meer berichten vanuit de interne organisatie het MT bereiken voor mogelijkheden tot reductie maar ook in kader van de keten. Zo tracht Team Techniek bij de opdrachtgevers het onderwerp CO2-emissiereductie ‘tussen de oren’ te krijgen en dit toe te passen als EMVI-criteria in de bestekken. 1.3.3 Conclusies behalen reductiedoelen Voorwaarden uit handboek: - (vanaf niveau 3) conclusies over de waarschijnlijkheid van het halen van eerder intern/extern gepubliceerde reductiedoelstellingen; Directiebeoordeling: Op basis van de resultaten uit 2014 en de tussentijdse beoordelingen van medio 2015 kan worden gesteld dat de doelstellingen aangaande de aspecten ‘Gasverbruik Diever (scope 1)’en ‘Electriciteitverbruik (scope 2) reeds in 2014 zijn gehaald. De doelstelling van reductie op het aspect ‘Zakelijke Kilometers (scope 1) wordt mogelijk niet gehaald in 2015. Medio 2015 zijn diverse leaseauto’s omgeruild tegen zuinigere auto’s met 14% bijtelling. Ook is een oudere leaseauto met relatief hoog verbruik ingeleverd. Hiervoor is geen nieuwe leaseauto terug gekomen maar een zuinige privéauto (7% bijtelling). Hoewel hiermee het verbruik van ‘Zakelijke kilometers in privéauto’s (scope 2)’ zal toenemen zal naar verwachting over het algemeen een reductie van CO2 emissie opleveren. Omdat we voor scope3, (niveau 4) ook gaan kijken naar de privé kilometers komt hier nog beleid uit dat de personeelsleden zal stimuleren minder CO2 uit te stoten voor het woon-werkverkeer. Dit heeft indirect ook gevolgen voor de zakelijk kilometers. Bovenstaande informatie geeft geen reden om de reductiedoelstellingen voor 2015 t.o.v. 2013 bij te stellen. De doelstellingen blijven gehandhaafd.
