DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL KOTA PALANGKA RAYA

DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL KOTA PALANGKA RAYA

Definisi Setiap Kelahiran wajib dilaporkan oleh orang tua atau kuasanya ke Satuan Kerja Urusan Administrasi Kependudukan, selambat-lambatnya 60 (enam puluh) hari sejak tanggal kelahiran.

Nomor SOP

065 / 23.c / DKPS / II / 2014

Tanggal Pembuatan

03 Februari 2014

Tanggal Revisi

07 Oktober 2014

Tanggal Pengesahan Disahkan Oleh

Kepala Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Palangka Raya

Nama SOP

Pelayanan Pencatatan dan Penerbitan Kutipan Akta Kelahiran

Jenis Layanan

Pencatatan Sipil

Kualifikasi Pelaksanaan  

Memahami Administrasi Pencatatan Sipil Memahami dan mampu mengoperasikan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK)

Dasar Hukum         

Undang – Undang Nomor 1 Tahun 1974 Undang – Undang Nomor 23 Tahun 2006 Undang – Undang 25 Tahun 2009 Undang – Undang Nomor 24 Tahun 2013 Peraturan Presiden Nomor 25 Tahun 2008 Permendagri Nomor 15 Tahun 2006 Permendagri Nomor 25 Tahun 2011 Permenpan Nomor PER/21/MENPAN/11/2008 Peraturan Daerah Nomor 12 Tahun 2008

Peringatan      

Berkas yang diterima tidak lengkap Berkas yang diterima tidak berlaku karena kadaluwarsa Berkas yang diterima tidak asli Pengisian Formulir harus cermat, lengkap dan benar Biodata Pemohon dan lainnya harus diteliti dengan cermat pada dokumen/ berkas persyaratan dan Database Kependudukan Perekaman dan Pemutakhiran Biodata Penduduk pada Database Kependudukan harus cermat, lengkap dan benar

Keterkaitan Keputusan Pengadilan Negeri bagi yang terlambat, berusia lebih dari 1 Tahun Peralatan/ Kelengkapan Waktu Pemrosesan 14 (empat belas) hari kerja dimulai sejak semua dokumen persyaratan telah dipenuhi dan formulir pendaftaran telah diisi dengan valid dan komplit diserahkan kepada Bagian Administrasi. Untuk Program “One Day Service”, waktu pemrosesan 1 (satu) hari dimulai sejak pendaftaran permohonan Akta

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Formulir Pelaporan Kelahiran Komputer/ Laptop Printer Blangko Register Akta Kelahiran Blangko Kutipan Akta Kelahiran Sistem Informasi Administrasi Kependudukan

Pencatatan dan Pendataan 1. Pencatatan Peristiwa Kelahiran pada Register Akta Kelahiran 2. Merekam Peristiwa Kelahiran pada Database Kependudukan

1

Uraian Prosedur

Pelaksanaan

Mutu Baku

Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Pencatatan dan Penerbitan Kutipan Akta Kelahiran

1.

(A)Melengkapi Persyaratan dengan Dokumen yang valid untuk Permohonan Pembuatan Akta Kelahiran

Keterangan Pemohon

Petugas Registrasi

Operator SIAK Bidang Pencatatan Sipil

Kepala Seksi Kelahiran dan Kematian

Kepala Bidang Pencatatan Sipil

Persyaratan/ Kelengkapan Kepala Dinas

Persyaratan Umum a. Anak telah masuk KK (mempunyai NIK) b. Fotocopy KTP-EL dan KK orang tua c. Fotocopy Surat Nikah/ Akta Perkawinan orang tua d. Asli Surat Kelahiran dari Dokter/ Bidan/ Penolong Kelahiran e. Asli Surat Kelahiran dari Desa/ Kelurahan (Triplikat) f. Fotocopy Ijazah bagi yang telah lulus SD/ SMP/ SMA g. Fotocopy KTP-EL 2 (dua) orang saksi

Mulai

(A)

A1

Persyaratan Khusus bagi WNA a. Surat Kelahiran dari Dokter/ Bidan/ Penolong Kelahiran b. Kutipan Akta Nikah/ Akta Perkawinan orang tua c. KK/ KTP-EL orang tua bagi pemegang Izin Tinggal Tetap d. Surat Keterangan Tempat Tinggal orang tua bagi pmegang Izin Tinggal Terbatas dan/ atau e. Paspor bagi pemegang Izin Kunjungan Bagi anak yang tidak diketahui asal usulnya atau keberadaan orang tuanya dengan melampirkan Berita Acara Pemeriksaan dari Kepolisian Setiap kelahiran wajib dilapoarkan oleh penduduk kepada instansi pelaksana setempat paling lambat 60 hari sejak kelahiran

2

2

Output

Uraian Prosedur

Pelaksanaan

Mutu Baku

Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Pencatatan dan Penerbitan Kutipan Akta Kelahiran

3.

(B) Mengambil nomor antrian pendaftaran di Bagian Registrasi

(C) Mengisi dan menandatangani Formulir Permohonan KTP-EL WNA

Petugas Registrasi

Operator SIAK Bidang Pencatatan Sipil

Kepala Seksi Kelahiran dan Kematian

Kepala Bidang Pencatatan Sipil

4.

(E1) Memverifikasi dan memvalidasi isian formulir permohonan dan kelengkapan dokumen persyaratan (E2) Apakah Dokumen Persyaratan telah lengkap dan benar?

Persyaratan/ Kelengkapan

Output

Kepala Dinas Untuk menertibkan antrian pelayanan

Nomor antrian

1 (B)

(C)

(D)

(E1)

(E1)

 Dokumen Persyaratan Akta Kelahiran (D) Formulir Pelaporan  Formulir Pelaporan Kelahiran Kelahiran yang telah  Ball-point diisi dan ditandatangani disertai dokumen persyaratan

<

Pendaftaan

2.

Keterangan Pemohon

(E2)

Formulir Pelaporan Kelahiran yang telah diisi dan ditandatangani disertai dokumen persyaratan

(F)

Tidak A1

3

3

(F) Isian Formulir Pelaporan Kelahiran yang telah diisi beserta kelengkapan persyaratan telah lengkap

Jika Dokumen Persyaratan kurang lengkap, Pemohon kembali untuk melengkapinya

Uraian Prosedur

Pelaksanaan

Mutu Baku

Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Pencatatan dan Penerbitan Kutipan Akta Kelahiran

5.

Keterangan Pemohon

Petugas Registrasi

Operator SIAK Bidang Pencatatan Sipil

(G1) Mencocokkan Biodata Orang Tua dan data lainnya pada Formulir dan Dokumen Persyaratan dengan data di Database SIAK

(G1)

A1 (I1) Memeriksa kelengkapan dan keabsahan dokumen permohonan

(I2) Apakah semua dokumen telah lengkap, benar dan sah?

Kepala Bidang Pencatatan Sipil

2

(G2) Apakah data telah cocok?

6.

Kepala Seksi Kelahiran dan Kematian

(G2)

Ya

Output

 Isian Formulir Pelaporan Kelahiran yang telah diisi beserta kelengkapan persyaratan yang telah lengkap  Database SIAK  Komputer

(H) Data Permohonan yang cocok dengan data di Database SIAK

Kepala Dinas

(H)

Tidak

Data Permohonan yang cocok dengan data di Database SIAK

(I1)

A1

Persyaratan/ Kelengkapan

Tidak

(I2)

(J) Ya

4

(J) Permohonan yang telah diperiksa dan diparaf oleh Kepala Seksi Kelahiran dan Kematian

Apabila ditemukan kekurang validan Dokumen Permohonan, Pemohon harus melengkapi dengan dokumen yang valid

Uraian Prosedur

Pelaksanaan

Mutu Baku

Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Pencatatan dan Penerbitan Kutipan Akta Kelahiran

< Verifikasi dan Validasi

7.

8.

Keterangan Pemohon

Petugas Registrasi

Operator SIAK Bidang Pencatatan Sipil

Kepala Seksi Kelahiran dan Kematian

(K1) Meneliti Permohonan dan Dokumen kelengkapannya

(K2) Apakah semua dokumen telah lengkap, benar dan sah?

Kepala Bidang Pencatatan Sipil

Output

Data Permohonan yang telah diverifikasi dan divalidasi Kepala Seksi Kelahiran dan Kematian

(L) Permohonan yang telah diteliti dan diparaf oleh Kepala Seksi Kelahiran dan Kematian serta Kepala Bidang Pencatatan Sipil

Permohonan yang telah diteliti dan diparaf oleh Kepala Seksi Kelahiran dan Kematian serta Kepala Bidang Pencatatan Sipil

(N) Pemutakhiran Database Kependudukan

 Data Permohonan yang telah diverifikasi dan divalidasi Kepala Bidang Pencatatan Sipil  Database Kependudukan telah dimutakhirkan

(P) Akta Kelahiran untuk ditandatangani Kepala Dinas

Kepala Dinas

3 (K1)

Tidak

A1

(K2) Ya

(L)

(M) Merekam kelahiran pada Database Kependudukan

Persyaratan/ Kelengkapan

(M)

(N)

9.

(O) Mencetak pada Blangko Akta Kelahiran (O1) Verifikasi hasil cetakan (O2) Verifikasi hasil cetakan

(O)

(O1)

(O2)

(P)

5 5

Apabila ditemukan kekurang valid-an Dokumen Permohonan maka Pemohon harus melengkapi dengan dokumen yang valid

Uraian Prosedur

Pelaksanaan

Mutu Baku

Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Pencatatan dan Penerbitan Kutipan Akta Kelahiran

Keterangan Pemohon

Petugas Registrasi

Operator SIAK Bidang Pencatatan Sipil

Kepala Seksi Kelahiran dan Kematian

Kepala Bidang Pencatatan Sipil

Persyaratan/ Kelengkapan Kepala Dinas

10. (Q) Menandatangani Akta Kelahiran

4


11. Menyerahkan Kutipan Akta Kelahhiran pada Pemohon

Akta Kelahiran untuk ditandatangani Kepala Dinas

(Q)

(R)

(R)

(R) Kutipan Akta Kelahiran yang telah ditandatangani Kepala Dinas untuk diserahkan kepada Pemohon

Selesai

6

Output

(R) Terbit Akta Kelahiran