DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL KOTA MEDAN

LAMPIRAN I

:

FASILITASI PENYUSUNAN SOP KOTA MEDAN SKPD : DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL KOTA MEDAN TANGGAL :

1. DRAFT PROSEDUR KERJA SURAT MASUK PADA SUBBAG UMUM DAN KEPEGAWAIAN BIDANG SEKRETARIAT NOMOR SOP TANGGAL PEMBUATAN TANGGAL REVISI

DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL KOTA MEDAN

TANGGAL PENGESAHAN DISAHKAN OLEH NAMA SOP

SURAT MASUK

DASAR HUKUM

KUALIFIKASI PELAKSANA

UU. NO. 23 TAHUN 2006 TENTANG ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN

1. PENDIDIKAN MINIMAL SLTA 2. MEMAHAMI TUGAS POKOK DAN FUNGSI

KETERKAITAN 1. SOP SURAT KELUAR DI SEKRETARIAT

PERALATAN / PERLENGKAPAN 1. ATK 2. KOMPUTER 3. DATABASE 4. AGENDA PENCATATAN DAN PENDATAAN 1. OPERATOR 2. STAFF KASUBAG UMUM DAN KEPEGAWAIAN 3. KASUBAG UMUM DAN KEPEGAWAIAN 4. SEKRETARIS

PERINGATAN JIKA PROSEDUR TIDAK DILAKUKAN, MAKA SURAT MASUK TIDAK DAPAT DITERIMA

Pelaksana NO

Uraian Prosedur Staf

1.

Kasubbag Umum dan Kepegawaian

Mutu Baku Keterangan

Sekretaris

Kadis

Kelengkapan

Waktu

Output

Menerima surat masuk Mulai

2.

mengagendakan dan menulis nota dinas surat masuk

Lembar disposisi, Pulpen

Agenda (catatan), dan arsip surat masuk

3.

Meneliti dan memaraf

- Pulpen

Surat sudah diparaf

Pelaksana NO

Uraian Prosedur Staf


Mutu Baku Keterangan

Sekretaris

Kadis

Kelengkapan

Waktu

Output

4.

Meneliti dan memaraf

- Pulpen

Surat sudah diparaf

5.

Menyarankan Tujuan disposisi Surat

- Pulpen

Saran Tujuan Disposisi Surat

6

Mendisposisi Surat

- Pulpen

Arahan, perintah, atau disposisi Kadis

7

Mencatat tujuan Disposisi Surat pada buku Agenda

- Pulpen

Catatan Tujuan Disposisi

Buku Expedisi

Surat Diterima kepada Tujuan Disposisi

8

Mendistribusi surat Sesuai disposisi surat

selesai

2. DRAFT PROSEDUR KERJA SURAT KELUAR PADA SUBBAG UMUM DAN KEPEGAWAIAN BIDANG SEKRETARIAT NOMOR SOP TANGGAL PEMBUATAN


TANGGAL REVISI TANGGAL PENGESAHAN DISAHKAN OLEH NAMA SOP

SURAT KELUAR

DASAR HUKUM




KETERKAITAN

PERALATAN / PERLENGKAPAN

1. SOP SURAT MASUK DI SEKRETARIAT

1. ATK 2. KOMPUTER 3. DATABASE

PERINGATAN

4. AGENDA PENCATATAN DAN PENDATAAN

JIKA PROSEDUR TIDAK DILAKUKAN, MAKA SURAT KELUAR TIDAK DAPAT DIKIRIM

1. OPERATOR 2. STAFF KASUBAG UMUM DAN KEPEGAWAIAN 3. KASUBAG UMUM DAN KEPEGAWAIAN 4. SEKRETARIS

Pelaksana No

Uraian Prosedur

Staff


Sekretaris

Mutu Baku Kadis

Kelengkapan

Waktu

Output

1.

Menerima Surat Keluar

ATK

2.

Disposisi/Instruksi

ATK

Arahan, perintah, atau disposisi Kadis

3.

Disposisi/Instruksi

ATK

Disposisi tujuan surat

4.

Konsep Surat

ATK Buku Catatan

Konsep Surat

5

Pengetikan Surat

- Komputer - Kertas HVS

Konsep Surat

6

Teliti dan Paraf

ATK

Parafan Surat

7

Teliti dan paraf

ATK

Parafan Surat

ATK

Surat sudah ditandatangani

- Amplop - Sepeda Motor

Tanda Terima Distrubi Surat

Tdk

Tdk Ya

8

Tanda tangan

9

Distribusi Surat

Ya

Keterangan

3. DRAFT PROSEDUR KERJA LEGALISIR PADA SUBBAG UMUM DAN KEPEGAWAIAN BIDANG SEKRETARIAT NOMOR SOP TANGGAL PEMBUATAN TANGGAL REVISI



LEGALISIR

DASAR HUKUM




KETERKAITAN


1. SOP AKTA - AKTA DAN SURAT DINAS KEPENDUDUKAN


PERINGATAN


JIKA PROSEDUR TIDAK DILAKUKAN, MAKA LEGALISIR TIDAK DAPAT DI LAKUKAN


Pelaksana NO 1 Menerima Berkas

Uraian Prosedur

Staf

Sekretaris

Mutu Baku Kelengkapan

Waktu

Output

1 Menit

2

Mencap surat (tanggal, nomor dan untuk tanda tangan)

- Buku agenda - Stempel

1 Menit

Agenda (catatan), dan arsip

3

Memaraf dan Tanda Tangan

ATK

1 Menit

Legalisir

4

Distribusi hasil Legalisir

ATK

1 Menit

Legalisir

Ket

4. DRAFT PROSEDUR KERJA ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN PADA SUBBAG UMUM DAN KEPEGAWAIAN BIDANG SEKRETARIAT NOMOR SOP TANGGAL PEMBUATAN



ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN

DASAR HUKUM




KETERKAITAN


1. SOP SURAT MASUK DAN KELUAR DI SEKRETARIAT


PERINGATAN


JIKA PROSEDUR TIDAK DILAKUKAN, MAKA SURAT MASUK DAN KELUAR TIDAK DAPAT DI PROSES

1. OPERATOR 2. STAFF KASUBAG UMUM DAN KEPEGAWAIAN 3. KASUBAG UMUM DAN KEPEGAWAIAN

Pelaksana No.

Uraian Prosedur

Staf

Kasubag Umum dan Kepegawaian

Mutu Baku

Sekretaris

Kadis

Kelengkapan

Waktu

Output

1

Usulan Berkas

2

Penelitian Berkas

ATK

3

Pengentrian Surat

Map - Komputer - Kertas HVS

Konsep Surat

ATK

Parafan Surat

ATK

Parafan Surat

Tujuan pengurusan Adm. Kepegawaian

Tdk

4

Meneliti dan Memaraf Tdk

5

Meneliti dan Memaraf

6

Menandatangani Surat

7

Menomori surat, Distribusi Surat dan Menerima Hasil Proses Surat

Ya

Ya

ATK

Surat Keluar

Buku Agenda, ATK, Stempel

Bukti Tanda Terima Surat

Keterangan

5. DRAFT PROSEDUR KERJA PENCAIRAN ANGGARAN PADA SUBBAG KEUANGAN BIDANG SEKRETARIAT NOMOR SOP TANGGAL PEMBUATAN TANGGAL REVISI



PENCAIRAN ANGGARAN

DASAR HUKUM




KETERKAITAN


1. SOP SURAT KELUAR DI SEKRETARIAT

1. ATK 2. KOMPUTER 3. DATABASE PENCATATAN DAN PENDATAAN

PERINGATAN

Pelaksana No

Uraian Prosedur

1

Surat Permohonan

2

Meneliti dan membuat SPP serta Tanda Tangan

Staf

Bendahara Pengeluaran

Mutu Baku

Kasubag Keuangan

Kadis

Kelengkapan

Waktu

Output

Tdk

Tdk

3

4

Meneliti dan Membuat SPM dan memaraf

Tanda Tangan SPM

Ya

Ya

- Berkas persyaratan Pencairan Anggaran Belanja langsung - Komputer

SPP-LS

- Kertas HVS ATK - Komputer - Kertas HVS

SPP-LS SPM-LS

ATK

SPP-LS SPM-LS

5

Menomori Surat Keluar, Mendistribusikan SPP-LS dan SPM-LS

Buku Agenda, ATK, Sepeda Motor

Tanda Terima Distribusi SPP-LS dan SPM-LS

Keterangan

6. DRAFT PROSEDUR KERJA PENERIMAAN PAD PADA SUBBAG KEUANGAN BIDANG SEKRETARIAT NOMOR SOP TANGGAL PEMBUATAN TANGGAL REVISI



PENERIMAAN PAD

DASAR HUKUM




KETERKAITAN


1. SOP AKTA KELAHIRAN, PERKAWINAN, PERCERAIAN , KEMATIAN, PERUBAHAN DATA, SURAT KETERANGAN PINDAH DATANG, LEGELISIR


PERINGATAN


JIKA PROSEDUR TIDAK DILAKUKAN, MAKA PAD TIDAK DAPAT DITERIMA

1. OPERATOR 2. STAFF KASUBAG KEUANGAN 3. KASUBAG KEUANGAN Pelaksana

No

Uraian Prosedur

1

Menerima PAD

2

Mencatat dan membukukan

Pembantu Bendahara Penerima



Mutu baku Bendahara Penerima

Kelengkapan

Waktu

ATK

2 Jam

- Buku Kas ATK

2 Jam

Output

Uang kas dan Catatan dalam Buku Kas

- Kertas HVS 3

4

Menyetor PAD ke Bank

Menerima Tanda Setoran

- Sepeda Motor - Kuitansi ATK - Buku Agenda

Tanda Terima Setoran

3 Jam 1 Jam

Catatan setoran

Keterangan

7. DRAFT PROSEDUR KERJA SPM PADA SUBBAG KEUANGAN BIDANG SEKRETARIAT NOMOR SOP TANGGAL PEMBUATAN



SPM

DASAR HUKUM




KETERKAITAN


1. SOP PENCAIRAN ANGGARAN


PERINGATAN


JIKA PROSEDUR TIDAK DILAKUKAN, MAKA ANGGARAN TIDAK DAPAT DI CAIRKAN

1. OPERATOR 2. STAFF KASUBBAG KEUANGAN 3. KASUBAG KEUANGAN 4. SEKRETARIS

No

Uraian Prosedur

1

Surat Permohonan

2

Meneliti dan membuat SPP serta Tanda Tangan

3

Staf

Pelaksana Kasubag Sekretaris

Kadis

Kelengkapan

- Lembar - Disposisi - Buku agenda surat ATK masuk

Meneliti dan Membuat SPM

Mutu baku Waktu 5 Menit

Output

SPP 2 Jam 2 Jam

SPM

2 Jam

SPM

Tdk

4

Meneliti dan Paraf Ya

5

6

Tanda Tangan SPM

Mendistribusikan SPM

- Kertas - Nota dinas - lembar disposisi - Nota dinas - Lembar - Kertas - Laptop/ - Internet

SPM 1 Jam

30 Menit

ARSIP

Ket

8. DRAFT PROSEDUR KERJA INSTRUKSI KADIS PADA SUBBAG UMUM BIDANG SEKRETARIAT NOMOR SOP TANGGAL PEMBUATAN



INTRUKSI KADIS

DASAR HUKUM




KETERKAITAN


1. SOP KESELURUHAN DINAS


PERINGATAN


JIKA PROSEDUR TIDAK DILAKUKAN, MAKA URUSAN DINAS TIDAK DAPAT DI LAKUKAN


No

Uraian Prosedur

1

Memproses Instruksi dan Disposisi Kadis surat

2

3

Staf

Kasi

Pelaksana Kabid

Konsep Surat

Kadis

Kelengkapan ATK Buku agenda

1 Jam

ATK KERTAS

1 Jam

Entry Surat

Waktu

Mutu baku Output Disposisi

Konsep Surat

5 Menit

Konsep Surat

ATK

1 Jam

Surat sudah diparaf

ATK

1 Jam

Surat sudah diparaf

ATK

5 Menit

Surat sudah ditandatangani

Amplop Buku agenda

5 Menit

Tdk

4

Meneliti dan paraf surat Tdk

5

Meneliti dan paraf surat

6.

Tanda Tangan

Ya

Ya

7.

Distribusi Surat

-

Tanda terima Arsip

Keterangan

9. DRAFT PROSEDUR KERJA KTP / KK PADA SEKSI KTP/KK BIDANG KEPENDUDUKAN NOMOR SOP TANGGAL PEMBUATAN



KTP/KK

DASAR HUKUM




KETERKAITAN


1. SOP AKTA KELAHIRAN, PERKAWINAN, PERCERAIAN, KEMATIAN, PERUBAHAN DATA, SURAT PINDAH DATANG


PERINGATAN


JIKA PROSEDUR TIDAK DILAKUKAN, MAKA KTP/KK TIDAK DAPAT DICETAK

1. OPERATOR 2. STAFF SEKSI KTP/KK 3. KASI KTP/KK 4. KABID KEPENDUDUKAN

No

Uraian Prosedur

1

Menerima berkas permohonan KK dari masyarakat, verifikasi dan validasi data penduduk dan meneruskan berkas permohonan KK ke dinas kependudukan Menerima permohonan KK dari kecmatan dan verifikasi dan validasi data serta memberi persetujuan pencetakan KK - Melakukan Pencetakan

2

3

Petugas Admin

Kasi KTP/KK

Pelaksana Operator Kabid KTP/KK Kependuduka

Mutu baku Kadis

Staff Seksi

Kelengkapan

Waktu

Output

ATK

4 Jam

Data

Berkas KK

10 Menit

Berkas KK

- Komputer - Blangko KK Berkas KK

10 menit

Berkas KK Berkas KK

Tdk

Ya

Tdk

4

Menelaah dan memaraf

10 menit

5

Menandatangani KK

ATK

10 menit

KK

6

Membukukan & Mendistribusikan KK

ATK

1 Hari

Arsip

Ya

Ket

DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL KOTA MEDAN

Recommend Documents