BAB II DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL KOTA MEDAN
A. Sejarah Singkat Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan merupakan instansi yang sebelumnya dikenal sebagai Kantor Catatan Sipil Kota Medan.Tugas utamanya adalah melaksanakan Catatan Sipil. Pencatatan Sipil sendiri merupakan suatu upaya hukum pencatatan kelahiran, perkawinan , Status anak dan kematian. Sebagai hasil absorbsi dari masa pemerintahan kolonial Belanda, pada awalnya pelaksanaan catatan sipil oleh pemerintah Indonesia bersifat pluralis. Artinya catatan sipil dilaksanakan dengan penggolongan-penggolongan warga Negara Indonesia berdasarkan pasal 131 dan 163 Indische Satatregeling dengan ketentuan: 1.
Untuk
orang
Eropa
digunakan
Reglament
pencatatan
sipil
Eropa
Staatblad 1849 2.
Untuk
perkawinan
campuran
ditetapkan
penetapan
Raja
tanggal
29
Desember 1896 No.158 3. Untuk Tionghoa digunakan Statblad 1917 4.
Untuk
orang
Indonesia
digunakan
Staatblad
1920,
dan
bagi
orang
Indonesia Kristiani, Jawa, Madura, Ambon, Staatblad digunakan 1933 5. KUH perdata pembagian ini berubah sejak tanggal 27 sedember 1966, berdasrkan Instruksi Presidium Kebinet No.31/u/IN/122/1966 yang
24
mengatur
bahwa warga Negara dibedakan atas Warga Negara Indonesia (WNI) dan Warga Negara Asing (WNA). Sejalan dengan perkembangan tugas Kantor Catatan Sipil, terjadi pula perkembangan hukum individu. Diantaranya berkaitan dengan pelaksanaan perkawinan sesuai dengan UU No.1 Tahun 1974 tentang perkawinan yang kemudian dilaksanakan berdasarkan Peraturan Pemerintah No . 9 Tahun 1975. Sementara
itu,
berkaitan
dengan
peraturan
dan
peningkatan
Pembina
penyelenggaraan catatan sipil lahirlah Kepres No.12/1983 dan Keputusan Mandagri No.54/1983 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kantor Catatan Sipil Kabupaten Kotamadya. Tugas lain yang dijalankan oleh Kantor Catatan Sipil berikutnya adalah administrasi kependudukan yang dilaksanakan berdasarkan. 1. Keputusan Presiden No. 52 Tahun 1977 tentang pendaftaran penduduk. 2. Keputusan Mentri Dalam Negri No.2A/1995 tentang Prosedur dan Tata Cara Penyelenggaraan Pendaftaran Penduduk; 3.
Keputusan
Mentri
Dalam
Negeri
No.150/1998
tentang
Pedoman
Organisasi dan Tata Cara Pendaftaran Penduduk; 4. Peraturan Daerah No.1/1998 tentang Penyelenggaraan Penduduk dalam Rangka Kotamadya Tingga II Medan; 5.
Keputusan
Walikota
Medan
No.474/1273/SK/1998
tentang
Peraturan
Pelaksanaan 6.
Menyusul
Undang-undang
No.22
Tahun
1999
tentang
Pemerintahan
Daerah dan diubah dengan Undang-undang No.32 Tahun 2004 tentang Perintahan Daerah. Maka berdasarkan Peraturan Daerah Kota Medan No.4 Tahun 2001, Keputusan Walikota Medan No.24 Tahun 2001, Kantor Catatan Sipil mengalami perubahan dan
25
perlusasan tugas menjadi Dinas Kependudukan. Dengan demikian, disamping masih melaksankan tugas-tugas pencatatan Sipil, Dinas Kependudukan juga melaksanakan tugas-tugas kenpendudukan lainya. Selanjutnya berdasarkan Peraturan Daerah Kota Medan No.03 Tahun 2009 tentang Pembentukan Organisasi di Lingkungan Pemerintahan Kota Medan Dinas Kependudukan Kota Medan Berubah Menjadi Dinas.
B. Struktur Organisasi Struktur organisasi Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan yaitu berbentuk garis dan staf yang disusun berdasarkan atas pertimbangan untuk pencapaian tujuan-tujuan organisasi baik jangka panjang maupun jangka pendek.Salah satu faktor yang perlu diperhatikan dalam menyusun struktur adalah rentang pengawasan yaitu jumlah orang yang diawasi oleh atasan tertentu.Gambar struktur organisasi Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan dapat dilihat di bawah ini.
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Dinas Kependudukan dan CatatanSipil Kota Medan Sumber : Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan 26
Visi dan Misi Dinas Kependudukan dan Catatan SipilKota Medan Dalam menjalankan programnya, Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan memiliki Visi dan Misi sebagai berikut: Visi
:
“Terciptanya
tertib
administrasi
kependudukan
dan
catatan
sipil
yang terpercaya”. Misi : 1. Meningkatkan pelayanan prima bidang administrasi kependudukan dan catatan sipil kepada masyarakat. 2. Meningkatkan kualitas data dan informasi yang akurat bidang kependudukan dan catatan sipil. 3. Meningkatkan
kesadaran
masyarakat
akan
pentingnya
dokumen
Dinas
Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan. 4. Meningkatkan kualitas aparatur Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan.
C. Job Description Dinas
Kependudukan
Dan
Catatan
Sipil
Kota
Medan
mempunyai
tugas melaksanakan urusan pemerintahan daerah dibidang kependudukan dan catatan sipil berdasarkan asas otonomi dan tugas pembantuan. Fungsi Dinas Kependudukan dan catatan Sipil Kota Medan sebagai berikut: •
Merumuskan kebijakan teknis dibidang kependudukan dan catatan sipil.
•
Menyelenggarakan
urusan
pemerintahan
dan
pelayanan
umum
dibidangkependudukan dan catatan sipil. •
Pembinaan dan pelaksanaan tugas dibidang kependudukan dan catatansipil.
•
Mendokumentasikan hasil pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil 27
•
Menjamin kerahasian dan keamana data atas peristiwa kependudukan danperistiwa penting
•
Melakukan verifikasi dan validasi data dan informasi yang disampaikanoleh penduduk dalam pelayanan pendaftaran penduduk dan pencatatansipil
•
Menyediakan data Agregat Kependudukan dan Catatan sipil
•
Melaksanajan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Daerah.
Kependudukan Dan Catatan Sipil sesuai Keputusan Walikota Medan N0.03 Tahun 2009, Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil memiliki susunan organisasi sebagai berikut. Uraian Tugas Pokok dan Fungsi Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Pemerintah Kota Medan sesuai dengan surat Keputusan Walikota Medan No.03 Tahun 2009 untuk masing-masing perangkat kerja, Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kota Medan terdiri atas : a.
SEKRETARIAT Sekretariat
dipimpin
oleh
seorang
Sekretaris
yang
dalam
melaksanakan tugasnya berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Dinas.Sekretariat mempunyai tugas melaksanakan sebagian administrasi kepegawaian, keuangan, perlengkapan, kerumahtanggaan dan urusan lainnya. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana tersebut diatas, Sekretariat mempunyai fungsi: •
Menyusun rencana kegiatan kerja
•
Mengelola urusan perlengkapan, kerumahtanggaan dan pengadaanbarang dinas
•
Melaksanakan pengelolaan urusan surat menyurat dan urusan umumdinas
•
Mengelola urusan administrasi keuangan serta rencana penyusunanlaporan keuangan Dinas
•
Mengevaluasi dan melaporkan pelaksaan rencana program kerja dinas 28
•
Melaksanakan
tugas-tugas
lain
yang
diberikan
oleh
Kepala
Dinas
sesuaidengan bidang tugasnya. Sekretariat terdiri dari: •
Sub Bagian Umum
•
Sub Bagian Keuangan
•
Sub Bagian Penyusunan Program
Setiap Sub Bagian dipimpin oleh seoarang Kepala Sub Bagian yang dalam melaksanakan tugasnya dibawah dan bertanggung jawab kepada Sekretaris. •
Sub
bagian
Umum
mempunyai
tugas
mengelola
surta
menyurat,
suratketerangan Bidang kependudukan dan catatan sipil, pengadaan barangdan perlengkapan kerumahtanggaan, mengelola administrasi dibidangkepegawaian serta urusan umum lainnya. •
Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas mengelola Administrasikeuangan serta rencana penyusunan laporan keuangan.
•
Sub bagian Penyusunan Program mempunyai tugas mengumpulan dan
menyiapkan bahan perumusan rencana dan program kerja dinas, menganalisa dan menyajikan data serta mengevaluasi dan melaporkan pelaksanaan rencana program kerja dinas.
b.
BIDANG KEPENDUDUKAN Bidang
Kependudukan
dipimpin
oleh
seoarang
Kepala
Bidang
yang dalam melaksanakan tugasnya berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Dinas.Bidang Kependudukan mempunyai tugas melaksanakan sebagai tugas
29
dinas dibidang pelayanan dan pendaftaran penduduk Warga Negara Indonesia (WNI) dan Orang Asing.Untuk melaksanakan tugasnya Bidang Kependudukan mempunyai fungsi: •
Menyusun rencana kegiatan kerja
•
Registrasi Penduduk Warga Negara Indonesia (WNI) dan Orang Asingdan pemberian Nomor Induk Kependudukan(NIK)
•
Melaksanakan kegiatan pendaftaran dan pencatatan adminstrasipenduduk Warga Negara Indonesia (WNI) dan Orang Asing
•
Mengumpulkan dan mengelola bahan pelayanan pendaftaran pendudukWarga Negara Indonesia (WNI) dan Orang Asing
•
Melaksanakan kegiatan penerbitan Kartu keluarga (KK) dan Kartu Tanda Penduduk (KTP)
•
Mengelola
pendaftaran
dan
pencatatan
mutasi
penduduk
Warga
NegaraIndonesia (WNI) dan Orang Asing •
Melaksanakan tugas tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuaidengan bidang tugasnya.
Bidang Kependudukan terdiri dari: •
Seksi Registrasi Penduduk dan Nomor Induk Kependudukan
•
Seksi Kartu Keluarga dan Kartu Tanda Penduduk
•
Seksi Mutasi Penduduk
Setiap
Seksi
dipimpin
oleh
seoarang
Kepla
Seksi
yang
dalam
melaksanakantugasnya berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bidang. •
Seksi Registrasi Penduduk dan Nomor Induk Kependudukan mempunyaitugas memverifikasi dan memvalidasi formulir bio data penduduk danmerekam data ke dalam database kependudukan untuk mendapatkanNIK.
30
•
Seksi Mutasi Penduduk mempunyai tugas memeriksa danmeneliti/pindah datang, merekam data ke dalam data base kependudukan,menertibkan surat keterangan pindah/pindah datang antar kabupaten/kotadalam satu propinsi dan pindah/pindah datang antar propinsi
•
Seksi Kartu Keluarga dan Kartu Tanda Penduduk mempunyai tugasmemverifikasi dan memvalidasi data penduduk dan kelengkapan berkaspersyaratan, merekam data kedalam database, menerbitkan KK dan KTP.
c.
BIDANG CATATAN SIPIL Bidang Catatan Sipil dipimpin oleh seoarang Kepala Bidang yang dalam
melaksanakan tugasnya berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Dinas. Bidang Catatan Sipil mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas dinas di bidang pelayanan pencatatan sipil penduduk Warga Negara Indonesia (WNI) dan Orang Asing untuk melaksanakan tugas Bidang Catatan Sipil mempunyai fungsi: •
Menyususn rencana kegiatan kerja
•
Melaksanakan
pendaftaran
dan
berkaspencatatan,mengelola
data
pencatatan, serta
memeriksa
penerbitkan
dan
Akta
meneliti Kelahiran,
Aktakematian, Akta Perkawinan, Akta Perceraian, Akta Pengakuan Anak. •
Melaksanakan
pendaftran
dan
pencatatan,
memeriksa
dan
meneliti
berkaspencatatan, serta mencatat pengesahan dan pengangkatan anak, perubahannama Warga Negara Indonesia (WNI) dan Orang Asing •
Melaksanakan
pendaftaran
dan
pencatatan,
memeriksa
dan
meneliti
berkaspencatatan, serta mengelola perubahan status kewarganegaraan •
Melaksanakan
pendaftaran
dan
pencatatan,
memeriksa
dan
meneliti
berkaspencatatan, serta mencatat pembatalan perkawinan dan perceraian 31
•
Melaksanakan pencatatan peristiwa penting lainnya
•
Melaksanakan
tugas-tugas
lain
yang
diberikan
oleh
Kepala
Dinas
sesuaidengan bidang tugasnya. Bidang Catatan Sipil terdiri dari: •
Seksi Kelahiran dan Kematian
•
Seksi Perkawinan dan Perceraian
•
Seksi Perubahan Data
Setiap seksi dipimpin oleh seoarang Kepala Seksi yang dalam melaksanakan tugasnya berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala BidangCatatan Sipil. Seksi kelahiran dan Kematian mempunyai tugas menyiapkan bahan pencatatan, pendaftaran dan memeriksa meneliti berkas pencatatan serta mengelola data dan menerbitkan akta kelahiran dan akta kematian bagi Warga Negara Indonesia (WNI) dan Orang Asing •
Seksi
Perkawinan
bahanpencatatan,
dan
Perceraian
pendaftaran
dan
mempunyai memeriksa
tugas
dan
menyiapkan
meneliti
berkas
pencatatanserta mengelola data dan menerbitkan akta perkawinan dan akta perceraianbagi Warga Negara Indonesia (WNI) dan Orang Asing •
Seksi Perubahan Data mempunyai tugas mengumpulkan bahan dan data,memeriksa
dan
meneliti
berkas
serta
mengelola
data
dan
menerbitkanAkta Pengakuan Anak, pendaftaran dan pencatatan pengesahan danpengangkatan
Anak,
perubahan
nama,
perubahan
status
kewarganegaraan,menerbitkan salinan dan Akta Kutipan II dan seterusnya serta mencatatperistiwa penting lainnya bagi Warga Negara Indonesia (WNI) dan OrangAsing. d.
BIDANG DATA KEPENDUDUKAN 32
Bidang
Data
Kependudukan
dipimpin
oleh
Kepala
Bidang
yang
dalam melaksanakan tugasnya berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Dinas. Bidang Data Kependudukan mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Dinas dibidang Pengelolaan Data dan Laporan Penduduk Warga Negara Indonesia (WNI) dan Warga Negara Asing (WNA)Untuk melaksanakan tugas Bidang Data Kependudukan mempunyai fungsi: •
Menyusun rencana kegiatan kerja
•
Menyimpan dan memelihara akurasi data kependudukan dan catatan sipildalam database kependudukan
•
Menjaga kerahasian data Individu masyarakat
•
Menyediakan Data Agregat Kependudukan dan Catatan Sipil sebagaidasar pengolahan data Statistik dan laporan data Kependudukan
•
Menyiapkan
bahan
dan
data
untuk
pelaksanaan
penyuluhan
AdmistrasiKependudukan dan Catatan sipil •
Memeriksa, mengesahkan dokumen yang telah dikeluarkan sebelumdiarsipkan serta mengelola dan menyimpan dokumen Kependudukan danCatatan sipil
•
Menyiapkan bahan dan data untuk kegiatan pelaksanaanpenyukuhan Bidang Kependudukan dan Catatan Sipil WNI/Orang Asing
•
Melaksanakan
tugas-tugas
lain
yang
diberikan
sesuaidengan bidang tugasnya Bidang Data Kependudukan terdiri dari: •
Seksi Data kependudukan
•
Seksi Penyimpanan Dokumen Kependudukan
•
Seksi Penyuluhan
33
oleh
Kepala
Dinas
Setiap
seksi
dipimpin
oleh
seoarang
kepala
Seksi
yang
dalam
melaksanakan tugasnya berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bidang Data kependudukan •
Seksi Data kependudukan mempunyai tugas, menyiapkan danmemelihara akurasi data kependudukan dan catatan sipil dalam databasekependudukan, menjaga kerahasian data individu masyarakat,menyediakan data agregat kependudukan dan catatan sipil sebagai dasarpengolahan bahan statistik dan laporan data kependudukan, menyiapkanbahan dan data untuk pelaksanaan penyuluhan administrasikependudukan dan catatan sipil
•
Seksi penyimpanan dokumen kependudukan mempunyai tugasmelaksanakan pemeriksaan, pengesahan dokumen berkas yang telahdikeluarkan sebelum diarsipkan serta mengelola dan menyimpandokumen kependudukan dan catatan sipil
•
Seksi
penyuluhan
mempunyai
tugas
menyiapkan
bahan
dan
data
untukkegiatan pelaksanaan penyuluhan bidang kependudukan dan catatan sipilWNI/Orang Asing. e.
BIDANG
PENGELOLAAN
INFORMASI
ADMINISTRASI
DANPENGENDALIAN KEPENDUDUKAN Bidang pengelolaan informasi administrasi dan pengendalian kependudukan dipimpin oleh seoarang kepala Bidang yang dalam melaksanakan tugasnya berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Dinas. Bidang pengelolaan informasi administrasi dan pengendalian kependudukan mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Dinas dibidang pengendalian dan pengawasan, serta penyuluhan pendaftaran penduduk Warga Negara Indonesia(WNI )dan Warga Negara Asing
34
(WNA). Untuk melaksanakan tugas Bidang Pengelolaan informasi Administrasi Pengendalian Penduduk mempunyai fungsi: •
Menyusun rencana kerja
•
Pengolahan data dan menyusun grafik data statistik
•
Memberikan
layanan
informasi
Bidang
Kependudukan
dan
Catatan
Sipilmelalui papan informasi mauoun secara lisan •
Pemeriksaan data dan dokumen yang telah dikeluarkan sebelumdiarsipkan
•
Pengendalian,pemantauan,pengawasan
dan
penyelidikan
terhadappenyelenggaraan administrasi kependudukan dan catatan sipil •
Pengendalian ,pemantauan dan pengawasan mobilitas penduduk dan aruskomuter penduduk
•
Melaksanakan
tugas-tugas
lain
yang
diberikan
oleh
Kepala
Dinas
sesuaidengan bidang tugasnya. Bidang pengelolaan informasi administrasi dan pengendalian kependudukan terdiri dari : •
Seksi pengelolaan informasi administrasi kependudukan
•
Seksi pengendalian kependudukan
Setiap seksi dipimpin oleh seorang kepala seksi yang dalam melaksanakan tugasnya dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bidang Pengelolaan Informasi Administrasi PengendalianKependudukan. •
Seksi pengelolaan informasi administrasi kependudukan mempunyaitugas melaksanakan pengolahan data dan menyusun grafik data statistikserta memberikan layanan informasi Bidang Kependudukan dan CatatanSipil melalui papan informasi maupun secara lisan
35
•
Seksi pengendalian penduduk mempunyai tugas melaksanakanpemeriksaan data dan berkas yang telah dikeluarkan sebelum diarsipkan dan melaksanakan pengendalian,pemantauan,penyelidikan terhadappenyelenggaraan admistrasi kependudukan dan catatan sipil danmobilitas penduduk serta arus komuter penduduk
f.
KELOMPOK JABATAN FUNGSIONAL Kelompok jabatan fungsional mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil sesuai dengan keahlian dan kebutuhan •
Kelompok jabatan fungsional dimaksud pada pasal tersebut diatas terdiridari sejumlah tenaga,dalam jenjang jabatan fungsional yang terbagidalam kelompok sesuai dengan keahliannya.
•
Setiap kelompok tersebut pada ayat 1 pasal ini dipimpin oleh seoarangtenaga fungsional senior
•
Jumlah
jabatan
fungsional
tersebut
pada
ayat
1
pasal
ini,
ditentukanberdasarkan kebutuhan daerah •
Jenis dan jenjang jabatan fungsional tersebut pada ayat 1 pasal ini, diatursesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
D. Jaringan Kegiatan Instansi pemerintah adalah sebuah kolektif dari unit organisasipemerintah yang menjalankan fungsi dan tugasnya berdasarkan ketentuan yang berlaku. Begitu juga halnya pada dinas Kependudukan dan Catatan SipilKota medan sebagai salah satu unsur penunjang pemerintah kota medandimana kegiatan yang dilakukan adalah melaksanakan kegiatan tugas catatan sipil dan bidang kependudukan. Termasuk didalamnya Menyediakan
dataagregat
Kependudukan 36
dan
akta-akta
Catatan
Sipil.Dinas
Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan yang berupaya Meningkatkan penyelenggaraan kegiatan Pendaftaran Penduduk Warga Negara Indonesia dan Warga Negara Asing serta penyelenggaraan pencatatan dan penerbitan akta-akta catatan sipil, memberikan pelayanan prima kepada masyarakat yang cepat, tepat dan mudah. Dengan demikian diharapkan dapat mewujudkan pelayanan prima kepada masyarakat dalam bidang administrasi kependudukan.
E. Kinerja Kegiatan Terkini Setiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harusdijalankan sesuai dengan tujuan instansi, butuh waktu untuk mencapai itusemua, begitu juga pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medanyang terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan dapat tewujud. Tidakmudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yangtinggi, disiplin dan loyalitas dalam bekerja. Pastinya untuk mendorong tercapainya hasil yang maksimaldiperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yangdijalankan oleh Dinas Kependudukan dan Catatan sipil adalah denganmembuat website tersendiri agar mempermudah masyarakat dalammemperoleh informasi, selain itu dinas kependudukan dan catatan sipil kotamedan juga bekerjasama dengan dinas pendidikan dalam pembutan KartuTanda Penduduk bagi siswa dan bekerja sama dengan Departemen Agamadalam membuat akta Perkawinan. Disamping itu Dinas Kependudukan danCatatan Sipil juga telah memiliki beberapa mobil keliling , serta telahmelakukan interaktif dengan masyarakat melaui radio.
F. Rencana Kegiatan Rencana Kegiatan yang akan dilakukan oleh Dinas Kependudukandan Catatan Sipil Kota medan adalah antara lain sebagai berikut : 37
1. Revitalisasi
pelatihan
dan
workshop
pengembangan
wawasan
terhadappengelolahan E-KTP, E-AKTA dan SIAK bagi pengelola sistem Kependuduka di Kota Medan 2. Pameran pembangunan Administrasi Kependudukaan DinasKependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan 3. Peningkatan pelayanan publik dinas Kependudukan dan Catatan Sipil KotaMedan 4. Pendataan dan Penerbitan Akta Pencatatan Sipil dan Kependudukan.
38
