INOVASI PELAYANAN PADA DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL KOTA MAKASSAR
PELAYANAN SOMBERE • Membuat Standar Operasional Prosedur (SOP) Pelayanan di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Makassar (mengikuti format Kemenpan) yang tertuang dalam Peraturan Walikota Nomor 81 Tahun 2013. • Merancang dan membuat Lay Out Ruang pelayanan yang nyaman dan kondusif dengan merombak, memindahkan dan mengatur ruang lain yang berbatasan dengan ruang tunggu pelayanan agar ruang tersebut dapat diperluas. • Membuat model partisi Lay Out ruang pelayanan yang membatasi antara ruang front office dan back office, sehingga masyarakat yang datang tidak memiliki akses untuk masuk ke dalam. • Menyiapkan kursi tunggu di ruang tunggu pelayanan agar masyarakat yang datang dapat merasa nyaman selama mengantri giliran ke loket pelayanan. Terutama untuk pembuatan Akta Kelahiran adalah para ibu yang datang dengan membawa anak-anak atau bayi mereka.
• Menyiapkan petugas di pintu masuk ruang tunggu yang bertugas membuka pintu dan memberikan arahan bagi masyarakat yang datang mengurus. • Mengadakan sistem antrian dalam proses pelayanan agar masyarakat yang datang bisa teratur dalam mengantri ke loket pelayanan. • Model meja loket yang terbuka sehingga antara masyarakat dan petugas pelayanan dapat berkomunikasi dengan baik. • Pengadaan komputer di meja loket untuk melakukan pengecekan data. • Pengadaan loket pengaduan di ruang pelayanan. • Perbaikan pada ruang dan sistem pengarsipan agar data yang ada lebih teratur, sehingga memudahkan dalam pengecekan datajika dibutuhkan oleh masyarakat.
Ruang Pelayanan pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Makassar Kondisi ruang pelayanan sebelum dilaksanakannya inovasi pelayanan
Kondisi ruang pelayanan setelah dilaksanakannya inovasi pelayanan
Petugas Pelayanan di pintu masuk Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Makassar
Petugas Pelayanan memberikan informasi kepada warga
Unit Pelayanan Teknis Dinas (UPTD) Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Makassar • Mengadakan pilot Unit Pelayanan Teknis Dinas (UPTD) di kecamatan Biringkanaya (kecamatan yang terletak di bagian utara kota Makassar) untuk mendekatkan pelayanan Akta Kelahiran bagi warga Kota Makassar. • UPTD ini melayani pelaporan pembuatan Akta Kelahiran untuk wilayah kecamatan Biringkanaya dan Tamalanrea. Dan perekaman bio metrik data KTP-el dan pencetakan Kartu Keluarga untuk wilayah kecamatan Biringkanaya.
Gambar Unit Pelayanan Teknis Dinas (UPTD) Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Makassar
Unit Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil Keliling (UP3SK) • Pelayanan Unit Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil keliling (UP3SK) yang bergerak secara mobile ke kecamatan-kecamatan dan kelurahan-kelurahan terutama yang terletak di wilayah-wilayah marginal, seperti di wilayah pesisir dan kepulauan. Hal ini mengacu pada amanah UU no. 24 tahun 2013 bahwa pemerintah dalam melaksanakan pelayanan harus berdasarkan stelsel aktif. • Kegiatan ini dilaksanakan oleh sebuah tim pelaksana dari Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Makassar dengan menggunakan sebuah bus yang dioperasionalkan sebagai tempat pencetakan Akta Kelahiran dan perekaman KTP-el. Khusus untuk wilayah kepulauan bekerjasama dengan Angkatan Laut Republik Indonesia.
• Dalam proses pelaksanaannya, pelayanan UP3SK ini berbasis stakeholder, dimana tim stakeholder internal Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Makassar melakukan kerjasama dengan stakeholder eksternal yang terdiri atas: – – – – –
RT/RW Lurah dan Camat Paralegal dari Lembaga Swadaya Masyarakat Pihak UNICEF (the United Nations Children’s Fund) Pihak SIPS (Support to Indonesia’s Islands of Integrity Program for Sulawesi) – Pihak TNI Angkatan Laut Republik Indonesia – Anggota DPRD Makassar
Gambar Pelayanan Langsung Unit Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil Keliling (UP3SK) Pelayanan mobile ke wilayah kepulauan dengan menggunakan kapal laut TNI AL KRI Suluh Pari
Pelayanan mobile ke kelurahan dan kecamatan dengan menggunakan bus
Gambar Pelayanan Langsung Unit Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil Keliling (UP3SK) Warga dapat menerima langsung Akta Kelahirannya
Warga dapat menerima langsung Akta Kelahirannya
Gambar Pelayanan Langsung Unit Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil Keliling (UP3SK) Kegiatan pelayanan langsung bekerja sama dengan pihak UNICEF, foto bersama ibu Tria Amelia Tristiana
Kegiatan pelayanan langsung bekerja sama dengan pihak SIPS-CIDA, foto bersama bapak Peter F. Walton dan ibu Mardwita Bayu Lestari
Gambar Pelayanan Langsung Unit Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil Keliling (UP3SK) Perekaman data biometrik dilakukan di bus pelayanan
Kepala Dinas berinteraksi dengan warga saat pelayanan langsung
Gambar Pelayanan Langsung Unit Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil Keliling (UP3SK) KUNJUNGAN TIM DARI KEMENPAN SAAT KEGIATAN PELAYANAN LANGSUNG DI KELURAHAN PANNAMPU
Gambar Pelayanan Langsung Unit Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil Keliling (UP3SK) Antusiasme warga memanfaatkan pelayanan langsung di kelurahan
Antusiasme warga memanfaatkan pelayanan langsung di kelurahan
KARTU ANAK MAKASSAR PENDAHULUAN • Kartu Anak Makassar adalah suatu program yang dilaksanakan oleh Pemerintah Kota Makassar melalui Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil dengan menerbitkan Kartu Anak Makassar sebagai Kartu Identitas Anak. Program ini merupakan suatu inovasi untuk mendorong cakupan kepemilikan Akta Kelahiran bagi anak usia 0-16 tahun agar setiap anak Makassar dapat segera tercatat kelahirannya melaui penerbitan Akta Kelahiran.
LATAR BELAKANG • RENDAHNYA CAKUPAN KEPEMILIKAN DOKUMEN AKTA KELAHIRAN ; • ANAK-ANAK ( USIA 0 – 16 ) TIDAK MEMILIKI IDENTITAS SEBAGAI PENDUDUK (HANYA DAPAT DILIHAT DALAM KARTU KELUARGA ); • KOMITMEN PEMERINTAH KOTA MAKASSAR AGAR SETIAP ANAK YANG BERDOMISISLI DI KOTA MAKASSAR TERCATAT AKTA KELAHIRANNYA; • PERMENDAGRI NO. 2 TAHUN 2016 TENTANG KARTU IDENTITAS ANAK;
TUJUAN – Pemenuhan hak anak sebagai warga negara Indonesia. Agar permasalahan anak dapat terlindungi keberadaannya oleh pemerintah – Sebagai miniatur Akta kelahiran, sekaligus sebagai Kartu Identitas Anak – Tercatatnya data kepemilikan Akta Kelahiran melalui penerbitan Kartu Anak Makassar – Mendorong agar orangtua anak termotivasi melakukan pengurusan Akta Kelahiran anaknya sedini mungkin – Pemenuhan salah satu indikator sebagai Kota Layak Anak.
C. MANFAAT • Meningkatnya cakupan kepemilikan Akta Kelahiran sehingga terbangun sistem pencatatan cakupan kependudukan Akta Kelahiran bagi anak di Kota Makassar • Memudahkan anak-anak dalam mengakses layanan publik • Tersedianya Kartu Anak Makassar sebagai Miniatur Akta Kelahiran sekaligus sebagai Kartu Identitas Anak • Sebagai Kartu Insentif untuk mendapatkan fasilitas diskon di beberapa perusahaan yang telah melakukan kerjasama dengan Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Makassar
Gambar Kartu Anak Makassar Launching Kartu Anak Makassar
Contoh Kartu Anak Makassar
ANALISIS STAKE HOLDER
STRATEGI MENGATASI KENDALA • Internal Melakukan kerja maksimal bersama Tim Kerja di sela-sela rutinitas kerja yang tinggi dan selalu memberi arahan dan motivasi kepada mereka serta konsisten terhadap jadwal yang ada, serta melakukan koordinasi lebih intens dengan stakeholder lainnya agar mampu membangun kerjasama yang lebih baik dalam mewujudkan proyek perubahan ini • Eksternal Secara proaktif mendatangi para stakeholder, baik stakeholder Promoters, stakeholder Laten, stakeholder Apathetic maupun stakeholder Defenders. Selain itu, sosialisasi kepada masyarakat tentang pentingnya kepemilikan akta kelahiran juga terus dilakukan
PENAWARAN PARTISIPASI DENGAN PIHAK KE TIGA Adapun fasilitas promosi yang ditawarkan : • Logo Perusahaan tercantum pada brosur Kartu Anak Makassar; • Pemasangan banner yang berisi logo perusahaan dan jenis kerjasama pada lokasi perusahaan yang bekerjasama. Dan pemasangan logo perusahaan pada banner di kantor Dinas kependudukan dan Catatan Sipil Makassar; • Penyebutan nama perusahaan pendukung pada acara-acara yang berkaitan dengan penerbitan Akta Kelahiran dan Kartu Anak Makassar oleh Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Makassar
Brosur Kartu Anak Makassar
Arsitektur Aplikasi KAM
Inovasi bentuk pelayanan yang dilaksanakan pada tahun 2016 1. Pelayanan Akta Kelahiran yang diselesaikan 1 hari. Dengan persyaratan bahwa yang datang melaporkan Akta Kelahiran tersebut adalah orang tua dari anak tersebut, tanpa diwakilkan oleh orang lain. Dan berkas persyaratan yang dibawa sudah lengkap. 2. Pelayanan Akta Kelahiran bekerjasama dengan Dinas Kesehatan Kota Makassar. Bentuk kerjasama ini dilakukan di puskesmas, dimana warga dapat melakukan pelaporan Akta Kelahiran melalui puskesmas-puskesmas di kota Makassar.
