PEMERINTAH KABUPATEN SLEMAN DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL KABUPATEN SLEMAN
STANDART OPERASIONAL PROSEDUR ( SOP ) PENCATATAN PERUBAHAN NAMA, TANGGAL, BULAN DAN TAHUN LAHIR
PEMERINTAH KABUPATEN SLEMAN DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL
Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Pengesahan Pengesahan
Nama SOP
Kepala Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil
H Supardi, S.H Pembina Utama Muda, IV/c NIP, 19570829 198603 1 003 : Pencatatan Perubahan Nama, Tanggal, Bulan, dan Tahun Lahir
Dasar Hukum 1 2
Undang-Undang Nomor 23 tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan Peraturan Pemerintahan Nomor 37 tahun 2007 tentang Pelaksanaan UU No. 23 tahun 2006 tetang Administrasi Kependudukan
Kualifikasi Pelaksana 1
Memahami peraturan Perundang-undangan tentang Administrasi Kependudukan, terutama masalah pengangkatan anak
2
Berlatarbelakang pendidikan S1 Hukum
3
Peratuan Daerah Kabupaten Sleman No. 7 tahun 2009 tentang Penyelenggaraan Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil
3
Memahami pelaksanaan tata kelola kearsipan dan dokumen
4
Peraturan Daerah Kabupaten Sleman No. 14 Tahun 2011 tentang Restribusi Penggantian Biaya Cetak KTP dan Akta Pencatatan Sipil
4
Mampu mengoperasikan komputer dan mengaplikasikan data SIAK
Keterkaitan Meskipun tidak berhubungan langsung dengan SOP ini, namun pihak-pihak
Peralatan/Perlengkapan 1
Alat tulis kantor
yang terkait cukup banyak keterkaitannya terutama perihal rekomendasi dan surat-surat keterangan dari dusun, desa, kecamatan, pengadilan negeri atau pengadilan agama sebagai kelengkapan berkas permohonan perubahan atau pembetulan akta
2 3 4 5
Perangkat komputer / mesin ketik Sarsns Komunikasi Stempel Laminating
Peringatan
Pencatatan dan pendataan
1
Apabila SOP ini tidak dilaksanakan, maka proses pelayanan tidak akan berjalan sesuai dengan harapan, yang pada akhirnya menimbulkan komplain atau masyarakat tidak puas
1
Petugas pelayanan selalu memberi cacatan apabila ada kekurangan dalam berkas permohonan dan diberikan kepada pemohon untuk segera dilengkapi.
2
Permaslahan pokok yang dihadapi adalah belum tertatanya arsip dokumen pencatatan sipil secara teratur, sehingga menyulitkan petugas dalam mencari berkas akta data yang akan diubah
2
Petugas juga memberikan tanda bukti pengambilan, kapan kutipan akta tersebut akan jadi atau bisa diambil.
3
Dari data-data dokumen kependudukan yang belum tertata dengan rapi atau benar mengakibatkan petugas akan lebih lama dalam pelayanan ( pelayanan kurang memuaskan )
4
Untuk mengatasi permasalahan tersebut telah dilakukan penataan arsip arasip Dokumen Kependudukan, dengan tambahan tenaga dari luar.
Pelaksana
No.
Uraian Prosedur
Pemohon
Staf seksi Pengelola Dokumen
Operator Pencetakan Akta
Mutu Baku Kasi Kabis Pengelola Dokumen / Kabid PPK
Kepala Dinas
Kelengkapan
Waktu
Output
Berkas permohonan
10 mnt
Bukti penerimaan
1
Pengajuan berkas permohonan
2
a
Meneliti kelengkapan berkas permohonan
1
Berkas Permohonan
b
Mengecek / mencari berkas akta yang lama
2
Buku / berkas akta
c
Memberikan formulir pengisian dan tanda bukti kwitansi pengambilan akta
3
Kwitansi, blangko pengisian, kutipan akta
1
Berkas permohonan
2
Putusan Pengadilan
1
Blanko kutipan akta
2
Perangkat komputer
1
Konsep kutipan akta
2
Buku Register
Penandatanganan kutipan akta kelahiran dan buku register oleh kepala dinas
1
Konsep kutipan akta
2
Buku register
Pemberian stempel dinas pada kutipan akta
1
Kutipan akta yang sudah ditanda tangani
2
Stempel dinas
1
Kutipan akta
3
4
5
6
7
8
Pengecekan akta disesuaikan dengan putusan pengadilan
Pengetikan dan pencetakan kutipan akta
cek terakhir kutipan akta / membubuhkan paraf
Penyerahan kutipan akta kepada pemohon
15 mnt
1
Berkas permohonan lengkap
2
Ada bukti pengambilan
1 hari
Formulir terisi dengan benar
5 mnt
Konsep kutipan akta
2 menit
Konsep kutipan akta yang
Ket
sudah jadi 5 menit
1 menit
1 menit
Kutipan akta yang sudah
Pengajuan tanda tangan
ditandatangani
dilakukan secara kolektif
Kutipan akta yang sudah jadi
Bukti penerimaan akta
