Commissie Middelen 31-10-2013 Bijlage BIJ13.0939 bij casenummer AB13.00635 Behoort bij RV2013.053
CONTROLEPROTOCOL VOOR DE ACCOUNTANTSCONTROLE OP DE JAARREKENING 2014 VAN DE GEMEENTE BUSSUM 1. Inleiding In de Controleverordening gemeente Bussum 2006 is vastgelegd dat de accountantscontrole wordt opgedragen aan een door de raad te benoemen accountant. Middels europese aanbesteding is voor de boekjaren 2013 t/m 2016 aan Ernst & Young Accountants LLP opdracht verstrekt de accountantscontrole als bedoeld in artikel 213 Gemeentewet voor de gemeente Bussum uit te voeren. Ter voorbereiding en ondersteuning van de uitvoering van de accountantscontrole worden middels dit protocol een aantal zaken nader geregeld. 1.1 Object van controle Object van controle is de jaarrekening 2014 en het gevoerde financieel beheer daarover door of namens het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Bussum. 1.2 Doelstelling Dit controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeuring- en rapporteringtoleranties voor de controle op de jaarrekening 2014 van de gemeente Bussum. 1.3 Wettelijk kader De gemeenteraad heeft op 11 mei 2006 de verordening ex artikel 213 Gemeentewet voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Bussum vastgesteld. Artikel 213 schrijft voor dat de gemeenteraad één of meer accountants aanwijst voor de controle van de jaarrekening. Daartoe wordt een controleverklaring afgegeven en een verslag van bevindingen uitgebracht. In het kader van de opdrachtverstrekking aan de accountant kan de gemeenteraad nadere aanwijzingen geven voor te hanteren goedkeuring- en rapporteringtoleranties voor zover dit uitgaat boven de wettelijke minimumeisen. Tevens zal in de opdrachtverstrekking duidelijk aangegeven moeten worden welke wet- en regelgeving in het kader van het financieel beheer onderwerp van rechtmatigheidcontrole zal zijn.
2. Algemene uitgangspunten voor de controle (getrouwheid én rechtmatigheid) Zoals in artikel 213 is voorgeschreven wordt de controle van de jaarrekening uitgevoerd door de (door de raad) benoemde accountant. De controle zal gericht zijn op het afgeven van een oordeel over: de getrouwe weergave van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de activa en passiva; het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties in overeenstemming met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen; de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken; het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet (Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten); de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening.
Datum 23 juli 2013
1
2.1 Single information en single audit (Sisa) De rijksoverheid maakt gebruik van de ‘single information en single audit (Sisa)’ met bijbehorende controleprotocollen en verantwoordingsprotocollen, waarmee de aparte accountantscontroles voor specifieke uitkeringen zijn vervallen. Hiervoor in de plaats zijn gemeenten verplicht een Sisa-bijlage in de jaarrekening op te nemen met daarin de verantwoordingsinformatie over de specifieke uitkeringen, voorzover de gemeente daarvoor middelen ontvangt. Indien specifieke uitkeringen niet zijn opgenomen in de Sisa-bijlage, zal afzonderlijke accountantscontrole plaatsvinden op basis van accountantsprotocollen van hogere overheden. Bij de controle zijn de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213 lid 6 Gemeentewet (Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten, de Kadernota Rechtmatigheid en adviezen van het Platform Rechtmatigheid Provincies en Gemeenten alsmede de Richtlijnen voor de Accountantscontrole van het Nivra) bepalend voor de uit te voeren werkzaamheden. 2.2 Financiële rechtmatigheid Onder financiële rechtmatigheid verstaan we: ‘Alle baten, lasten en balansmutaties moeten in overeenstemming met de begroting en geldende wet- en regelgeving tot stand zijn gekomen, waarbij de aandacht beperkt blijft tot die handelingen waaruit financiële gevolgen voortkomen, die in de jaarrekening moeten worden verantwoord.’ De accountantscontrole op de rechtmatigheid voor het kalenderjaar 2013 is gericht op: • De naleving van externe wet- en regelgeving afkomstig van de Europese Unie, het rijk en de provincie en de gemeentelijke verordeningen ter uitvoering van deze wetten. Dit uitsluitend voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of die direct een relatie hebben met het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente. • De naleving van interne kaders. Dat betreft de begroting, de financiële verordening ex artikel 212 Gemeentewet, de controleverordening ex artikel 213 Gemeentewet en de verordening ex art 213a Gemeentewet (onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid) en de overige gemeentelijke verordeningen. Deze kaders zijn opgenomen in bijlage 1 van dit protocol, het Normenkader 2013. Voor de interne 1 2 3 regelgeving vindt een toets plaats op het recht , de hoogte en de duur van financiële beheershandelingen en aanvullende voorwaarden jegens derden (bijvoorbeeld in toekenningbeschikkingen) met 4 directe financiële consequenties . Indien en voor zover bij de accountantscontrole materiële financiële onrechtmatige handelingen worden geconstateerd, worden deze in de rapportage en oordeelsweging alleen betrokken als het door de raad of hogere overheden vastgestelde regels betreft. In zijn algemeenheid vallen collegebesluiten daar buiten, maar kaderstellende collegebesluiten die betrekking hebben op financiële beheershandelingen kunnen verplicht zijn gesteld door hogere regelgeving of raadsbesluiten c.q. verordeningen.
3. Te hanteren goedkeuring- en rapporteringtolerantie De controle wordt zodanig ingericht dat voldoende zekerheid wordt verkregen over het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de verantwoorde baten en lasten en balansmutaties en financiële beheershandelingen. Daarbij wordt rekening gehouden met de vastgestelde toleranties en wordt de controle verder gebaseerd op risicoanalyse, statistische deelwaarnemingen en extrapolaties. Bij de controle behoeft niet ieder document of iedere financiële handeling te worden gecontroleerd.
1
Het gaat hierbij om voorgeschreven rechtsbepalingen wanneer in aanmerking wordt gekomen voor of de verplichting bestaat. Het gaat hier om harde bepalingen waarbij 'sanctie' bestaat dat recht wordt ontnomen. 2 Het gaat hierbij om verwijzingen opgenomen naar tarieven, formules en andere criteria die aangeven welke voorwaarden over hoogte zijn opgenomen. Het gaat hier om de spelregels van de berekening. 3 Het gaat hierbij om termijnen van verstrekking, toekenning of werkingsperiode. 4 Dergelijke jegens derden geformuleerde (financiële) voorwaarden zijn immers ook al relevant voor de accountantscontrole inzake de getrouwheid van de jaarrekening.
Datum 23 juli 2013
2
3.1 Goedkeuringstolerantie In het Besluit accountantscontrole Provincies en Gemeenten zijn de volgende minimumeisen voor de in de controle te hanteren goedkeuringstoleranties voorgeschreven: Goedkeuringstolerantie Fouten in de jaarrekening (% lasten) Onzekerheden in de controle (% lasten)
Goedkeurend ≤ 1%
Beperking >1%<3%
Oordeelonthouding -
Afkeurend ≥ 3%
≤ 3%
>3%<10%
≥ 10%
-
Bovengenoemde toleranties zijn afzonderlijk van toepassing op de aspecten getrouwheid en financiële rechtmatigheid. Van de accountant wordt naast deze kwantitatieve benadering bij de weging van fouten en onzekerheden ook een kwalitatieve beoordeling verwacht (professioneel oordeel). De definitie van de goedkeuringstolerantie is: ‘De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers kan worden beïnvloed.’ De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming, de strekking van de af te geven accountantsverklaring. Op basis van de totale lasten van het meerjarenperspectief 2014 van de Programmabegroting 2013 van afgerond € 69,5 miljoen betekenen bovengenoemde percentages dat tot een totaalbedrag aan fouten in de jaarrekening van € 695.000 en een totaal van onzekerheden van 5 € 2.085.000 de goedkeurende strekking van de accountantsverklaring niet zullen aantasten. 3.2 Rapporteringtolerantie Naast de goedkeuringstolerantie wordt ook een rapporteringtolerantie gehanteerd. Deze luidt: ‘De rapporteringtolerantie is een bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen.’ Een lagere rapporteringtolerantie leidt in beginsel niet tot aanvullende controlewerkzaamheden, maar wel tot een uitgebreidere rapportage van bevindingen. De rapportagetolerantie kan worden vastgesteld op een percentage, bijvoorbeeld 80%, van de goedkeuringstolerantie of op een maatschappelijk relevant geacht absoluut bedrag zoals € 100.000. De rapporteringtoleranties kunnen zich verder toespitsen op elementen die de raad specifiek nader terug wil zien, zonder dat dit de controletoleranties zelf beïnvloedt. Voor de rapporteringtolerantie stelt de raad als maatstaf dat de accountant elke fout ≥ € 69.500 rapporteert. Fouten < € 69.500 worden door de accountant gerapporteerd als deze van oordeel is dat dit noodzakelijk is voor (het functioneren van) de raad. Daarnaast worden door de accountant alle onze6 kerheden ≥ € 208.500 gerapporteerd. Onzekerheden < € 208.500 worden door de accountant gerapporteerd als de accountant van oordeel is dat dit noodzakelijk is voor (het functioneren van) de raad. Het verschil tussen fouten en onzekerheden is dat bij een fout onomstotelijk kan worden vastgesteld dat iets fout is, terwijl bij een onzekerheid er onvoldoende controlemiddelen zijn om vast te stellen of iets goed of fout is geweest. 4. Specifieke controleaspecten voor de accountantscontrole In de commissie Middelen van 31 oktober 2013 vindt het najaarsoverleg met de accountant plaats. Bij de commissie Middelen ‘schuiven’ voor het afstemmingsoverleg aan: de accountant, de portefeuillehouders Financiën en Bedrijfsvoering, de voorzitter van de rekenkamercommissie en betrokken ambtenaren.
5
Bij de controle op de jaarrekening worden deze bedragen aangepast aan de hand van de werkelijk totale lasten van het boekjaar. 6 Het vermelde bij voetnoot 5 geldt ook voor deze bedragen.
Datum 23 juli 2013
3
Voor de controle op de jaarrekening 2014 worden in het najaarsoverleg specifieke controleaspecten geïnventariseerd. Indien wordt besloten tot specifieke aandachtspunten voor de controle 2014, dan zal dit
controleprotocol 2014 met deze extra onderwerpen worden aangevuld. 5. Rapportering accountant De accountant rapporteert naar aanleiding van de interim-controle en de jaarrekeningcontrole op de wijze als hieronder aangegeven. Conform het gestelde in de verordening op de controle van het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Bussum (artikel 7, lid 1; ex artikel 213 Gemeentewet) zal de accountant, als deze bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, dit terstond schriftelijk melden aan de Raad en daarvan een afschrift aan het college zenden. Tijdens en na afronding van de controlewerkzaamheden rapporteert de accountant middels: • een ‘Managementletter’ naar aanleiding van de tussentijdse controle en • een ‘Verslag van bevindingen’ naar aanleiding van de controle op de jaarrekening. Bovendien wordt voor opname in de jaarrekening een ‘controleverklaring’ afgegeven. Uitgangspunten voor de rapportages zijn gesignaleerde onrechtmatigheden die worden toegelicht en gespecificeerd naar de aard van het criterium (begrotingscriterium, voorwaardencriterium, etc.). Fouten of onzekerheden die de rapporteringtolerantie als bedoeld in paragraaf 3.2 van dit controleprotocol overschrijden, worden weergegeven in een apart overzicht bij het verslag van bevindingen. De accountant rapporteert ook over eventuele bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en de continuïteit van de door de gemeente gehanteerde geautomatiseerde informatieverzorging. Managementletter In de tweede helft van het jaar wordt door de accountant een tussentijdse controle uitgevoerd. Over de uitkomsten van deze controle wordt een verslag uitgebracht aan het College van Burgemeester en Wethouders. Deze managementletter wordt door het college van burgemeester en wethouders in afschrift gestuurd aan de commissie Middelen, inclusief reactie van het management. Verslag van bevindingen Overeenkomstig de gemeentewet wordt omtrent de controle een verslag van bevindingen uitgebracht aan de raad. Het College van Burgemeester en Wethouders ontvangt hiervan een afschrift. In het verslag van bevindingen wordt gerapporteerd over de opzet en uitvoering van het financiële beheer en over de getrouwheid van de grootte en de samenstelling van zowel de baten en lasten als van de activa en passiva van de jaarrekening. Bovendien wordt gerapporteerd of zowel de baten en lasten als de balansmutaties van de jaarrekening in overeenstemming met de begroting en de van toepassing zijnde wettelijke regelingen en gemeentelijke verordeningen tot stand zijn gekomen, c.q. of deze rechtmatig zijn. Controleverklaring In de controleverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven, zowel ten aanzien van de getrouwheid als de rechtmatigheid. De controleverklaring is bestemd voor de gemeenteraad, zodat deze de verklaring kan betrekken bij de door het College van Burgemeester en Wethouders opgestelde jaarrekening.
Datum 23 juli 2013
4
Bijlage
Normenkader 2014
In dit normenkader vindt u een inventarisatie per programma van de van toepassing zijnde externe wet- en regelgeving en alle door de raad vastgestelde verordeningen die in het kader van de accountantscontrole 2014 relevant zijn. In de eerste kolom zijn de programma’s van de begroting opgenomen, in de tweede kolom zijn de specifieke activiteiten van de programma’s vermeld, in de derde kolom is de te toetsen externe wet- en regelgeving en in de laatste kolom zijn de voor de programma’s relevante verordeningen opgenomen. Programma 1. Algemeen bestuur
2. Openbare orde en veiligheid
Activiteit Bestuur
Wetgeving extern Algemeen pensioen politieke ambtsdragers
Verordeningen en (uitvoerings-)regelingen Regeling Gewest Gooi en Vechtstreek Verordening raadscommissies 2012 Inspraakverordening Archiefverordening
Rekenkamer
Gemeentewet
Burgerzaken
Wet Gba Wet rechten burgerlijke stand Brandweerwet 1995 Wet rampen en zware ongevallen Wet ambulancevervoer
Verordening gemeentelijke rekenkamercommissie 2009 Verordening Gba persoonsgegevens 2007
Brandweer en rampenbestrijding
Handhaving
Wet administratiefrechtelijke handhaving verkeersvoorschriften Wet op de kansspelen
Algemene plaatselijke verordening 2012 Wegsleepverordening 2007 Destructieverordening 2003 Drank- en horecaverordening Verordening cameratoezicht Speelautomatenverordening Verordening speelautomatenhallen 2009
Markten en kermissen
Winkeltijdenwet
Marktverordening 2011 Marktgeldverordening 2011
3. Verkeer en vervoer
4. Economische zaken
Datum 23 juli 2013
Gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio G&V 2011 Brandveiligheidverordening 2010
Wegenverkeerswet Telecommunicatieverordening gemeente BusBesluit administratieve bepalingen wegverkeer sum Telecommunicatiewet Parkeerverordening 2012 Wet op de lijkbezorging Subsidies
Algemene subsidieverordening 2012
5
Programma 5. Onderwijs
Activiteit Basisonderwijs
Wetgeving extern Wet primair onderwijs OAB
Voortgezet onderwijs
Wet educatie- en beroepsonderwijs Wet op het voortgezet onderwijs Wet personenvervoer Taxiwet Wet primair onderwijs Wet op het voortgezet onderwijs Wet op het specifiek cultuurbeleid
Leerlingenvervoer Onderwijshuisvesting 6. Kunst en cultuur
Subsidies
7. Sport en recreatie
Subsidies
8. Zorg en welzijn
Algemeen Maatschappelijke ondersteuning
Kinderopvang Vluchtelingenhulp
Datum 23 juli 2013
Werk en inkomen
Verordening voorzieningen huisvesting onderwijs 2012 Algemene subsidieverordening 2012 Algemene subsidieverordening 2012
Welzijnswet Europese regelgeving staatsteun Wet maatschappelijke ondersteuning Algemene wet bijzondere ziektekosten
Wet basisvoorziening kinderopvang Vreemdelingenwet, ROA/VVTV Wet inburgering
Subsidies 9. Werk en inkomen
Verordeningen en (uitvoerings-)regelingen Verordening overleg lokaal onderwijsbeleid 1997 Verordening materiële financiële gelijkstelling onderwijs 2007 Verordening voorzieningen huisvesting onderwijs 2012 Verordening leerlingenvervoer 2003
Voorzieningenverordening maatschappelijke ondersteuning 2012 Verordening wet maatschappelijke ondersteuning 2013 Verordening Wet Inburgering 2012 Algemene subsidieverordening 2012
Wet werk en bijstand Wet sociale werkvoorziening IOAW/IOAZ Wet inkomensvoorziening kunstenaars Wet SUWI Sociale en fiscale wetgeving
6
Verordening Persoonsgebonden budget begeleid werken Wsw 2008 Langdurigheidtoeslag Wwb 2010 Re-integratieverordening Wwb 2010 Re-integratieverordening WIJ 2010 Maatregelenverordening Wwb 2010 Maatregelenverordening Ioaw/Ioaz 2013 Toeslagenverordening Wwb 2012 Fraudeverordening 2011 Individuele subsidieregeling en schoolkostenregeling 2006 Cliëntenparticipatieverordening 2010 Verordening behandeling bezwaarschriften 2006 Verordening cliëntenparticipatie gem. Wsw beleid 2008 Verordening commissie Sociale zaken 2010
Programma 10. Natuur en milieu
Activiteit Afvalinzameling
Wetgeving extern Wet belasting op milieugrondslag Wet milieubeheer
Verordeningen en (uitvoerings-)regelingen Verordening afvalstoffenheffing 2012 Bomenverordening 2012
Riolering
Wet op de waterhuishouding Waterleidingwet Gemeentewet
Verordening rioolheffing 2012 Verordening hemel- en grondwater 2010
11. Ruimtelijke inrichting
Besluit op de ruimtelijke ordening Wet ruimtelijke ordening Kaderwet LNV-subsidies Wet voorkeursrecht gemeenten Gemeentewet Wet Wabo
Procedureverordening tegemoetkoming planschade 2008 Verordening wet Wabo 2010 Bouwverordening 2012 Verordening beheer en gebruik begraafplaatsen gemeente Naarden 2007 Beheerverordening Oude begraafplaats gemeente Naarden 2013 Beheerverordening begraafplaatsen 2001
12. Volkshuisvesting
Wet ISV Besluit woninggebonden subsidies Huurprijzenwet woonruimte Huurwet Monumentenwet Pachtwet Woningwet Wet bevordering eigen woningbezit Huisvestingswet Leegstandswet
Subsidieverordening duurzame energiemaatregelen particulier woningbezit 2009 Erfgoedverordening 2010
Alle programma’s
Datum 23 juli 2013
Subsidies, specifiek bij de programma’s 4, 6, 7 en 8 opgenomen.
Algemene subsidieverordening 2012
7
Programma Algemene dekkingsmiddelen en onvoorzien
Bedrijfsvoering
Activiteit Belastingen
Wetgeving extern Wet WOZ Gemeentewet
Verordeningen en (uitvoerings-)regelingen Verordening hondenbelasting 2012 Verordening onroerende zaakbelasting 2012 Verordening parkeerbelastingen 2012 Verordening precariobelasting 2013 Verordening reclamebelasting 2013 Verordening rechten begraafplaatsen 2013 Verordening toeristenbelasting 2012 Kwijtscheldingsregeling 2013 Incassoreglement 2012 Verordening behandeling bezwaarschriften 2006
Treasury
Wet financiering decentrale overheden Wet op het kredietbeheer
Financieringsstatuut 2003 Verordening infectieziektegelden 2008
Leges
Gemeentewet
Legesverordening 2013 incl. 1 wijziging
Gemeentefonds
Financiële verhoudingswet
Arbeidsvoorwaarden en personeelsbeleid
Ambtenarenwet CAR/UWO Sociale verzekeringswetten
Inkoop en aanbesteding
Europese aanbestedingsregels Aanbestedingswet Besluit Begroting en Verantwoording Burgerlijk Wetboek Wet gemeenschappelijke regelingen
Financieel beheer
Algemeen
Datum 23 juli 2013
e
Gedragscode ambtelijke integriteit Verplaatsingskostenregeling 2004 Reis- en verblijfkostenregeling 2006 Reisregeling binnenland 2012
Financiële verordening 2009 Controleverordening 2006 Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid 2009 Archiefverordening gemeente Bussum
8
