Behoort bij raadsbesluit nr.
, d.d. 19 december 2013
CONTROLEOPDRACHT VOOR DE ACCOUNTANTSCONTROLE OP DE JAARREKENING 2013
1. Inleiding Bij uw besluit van 3 maart 2011 is aan PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. (PWC) te Zwolle opdracht verstrekt de accountantscontrole als bedoeld in art 213 GW voor de gemeente Urk uit te voeren. De samenwerking is in beginsel voor een periode van drie jaren (2011 t/m 2013) aangegaan met een optie tot verlenging met nog twee jaren. Van de mogelijkheid van nog twee keer een jaar verlengen wordt geen gebruik gemaakt. PWC ontbreekt het aan voldoende personele capaciteit en heeft een te krap controlebudget. Deze maand wordt gestart met de voorbereiding aanbesteding accountantsdiensten jaarrekeningcontrole. Ter voorbereiding en ondersteuning van de uitvoering van de accountantscontrole moeten echter nog een aantal zaken nader worden geregeld, hetgeen op hoofdlijnen in deze controleopdracht plaatsvindt. Object van controle is de jaarrekening 2013 en daarmede tevens het financieel beheer over het jaar 2013 zoals uitgeoefend door of namens het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Urk. Met dit voorstel willen we u bijgaande opdracht kennis laten nemen van het geactualiseerde normenkader. In de bijlage treft u een overzicht aan van de relevante en meest recente wet- en regelgeving over het boekjaar 2013 (zowel in- als extern) waar onze gemeente door de accountant op wordt beoordeeld. Naar aanleiding van deze actualisatie is een deel van de regelgeving zoals deze vorig jaar in het normenkader is opgenomen, gemerkt met een *. Deze wetgeving, verordeningen en door de raad ingestelde beleidsregels worden wel gezien als interne regelgeving maar voor de financiële rechtmatigheid niet relevant om dat er geen financiële consequenties aan verbonden zijn. Doelstelling Deze controleopdracht heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeuring- en rapporteringtoleranties voor de controle van de jaarrekening 2013 van de gemeente Urk Wij hechten veel waarde aan een goedkeurende accountantsverklaring. Wij zien de invoering van de rechtmatigheidcontrole als een stimulans voor de verbetering van processen. Daarom hanteren wij als uitgangspunt het streven een goedkeurende verklaring te krijgen. Inmiddels kunnen we melden dat dit doel over de afgelopen jaren is behaald.
2
2. Controleopdracht 2.1. Opdracht De raad van de gemeente Urk heeft bij besluit van 3 maart 2011 aan PWC opdracht gegeven om op grond van artikel 213 van de Gemeentewet de jaarrekening 2011 tot en met 2013 te controleren. Artikel 213 Gemeentewet geeft voorschriften over de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening. De accountant geeft een oordeel over: de getrouwe weergave van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en activa en passiva; het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties in overeenstemming met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen; de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken; het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet (Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten); de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening. Bij de controle zullen de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213, lid 6 Gemeentewet (Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten) alsmede de Richtlijnen voor de Accountantscontrole (NBA) bepalend zijn voor de uit te voeren werkzaamheden. In het resterende deel van dit hoofdstuk en de volgende hoofdstukken worden de verschillende aspecten van de controleopdracht verder uitgewerkt. Daarbij beperken wij ons tot de rechtmatigheidcontrole. 2.2. Rechtmatigheidcontrole Met ingang van het jaar 2004 dient de accountant in zijn verklaring bij de jaarrekening ook een oordeel te moeten geven over de rechtmatige totstandkoming van de jaarrekening. Onder rechtmatigheid wordt in deze opdracht begrepen de definitie volgens het Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten (BAPG). Dit betekent dat de in de rekening verantwoorde lasten, baten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen als ze “in overeenstemming zijn met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen ”. De accountantscontrole op rechtmatigheid voor 2013 is limitatief gericht op: 1. De naleving van de wettelijke kaders, zoals neergelegd in bijlage 1, kolom wetgeving extern, uitsluitend voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen. 2. De naleving van de volgende kaders: a. de begroting; b. de financiële verordening art. 212 Gemeentewet van de gemeente Urk; c. de controleverordening 213 Gemeentewet van de gemeente Urk, met uitzondering van artikel 1 lid d (definitie rechtmatigheid); d. de overige kaders in de interne regelgeving van de gemeente Urk, zoals neergelegd in bijlage 1, voor zover van toepassing en uitsluitend voor zover deze direct financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen.
3
Ten aanzien van het voorwaardencriterium vindt voor de interne regelgeving uitsluitend een toets plaats naar de aspecten recht, hoogte en duur van de financiële beheershandelingen, tenzij jegens derden aanvullende voorwaarden met directe financiële consequenties zijn opgenomen (deze voorwaarden zijn overigens ook al relevant voor het getrouwheidsoordeel van de accountant) 2.3.Goedkeuring- en rapporteringtoleranties Het doel van de controlewerkzaamheden is het verkrijgen van een goedkeurende accountantsverklaring bij de jaarrekening van de gemeente. Het is een gebruikelijke werkwijze dat de accountant in de controle bepaalde toleranties accepteert en de controle daarop richt. De accountant controleert niet ieder document of iedere financiële handeling, maar richt de controle zodanig in dat voldoende zekerheid wordt verkregen over het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de verantwoorde baten en lasten en balansmutaties en financiële beheershandelingen met een belang groter dan de vastgestelde goedkeuringstolerantie. De accountant richt de controle in op het ontdekken van belangrijke fouten en baseert zich daarbij op risicoanalyse, vastgestelde toleranties en statische deelwaarnemingen en extrapolaties. De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers kan worden beïnvloed. De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming, de strekking van de af te geven accountantsverklaring. Naast de goedkeuringstoleranties wordt de rapporteringtolerantie onderkend. Deze kan als volgt worden gedefinieerd: De rapporteringtolerantie(s) is een bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen. De raad dient voor de controle van de jaarrekening 2013 beide toleranties expliciet vast te stellen. Hierbij dienen de minimumeisen van de BAPG in te worden genomen. De accountant richt de controle in rekening houdend met de rapporteringtolerantie om te kunnen waarborgen dat alle gesignaleerde onrechtmatigheden die dit bedrag overschrijden ook daadwerkelijk in het verslag van bevindingen worden opgenomen. De accountant richt de controle in rekening houdend met de rapporteringtolerantie om te kunnen waarborgen dat alle gesignaleerde onrechtmatigheden die dit bedrag overschrijden ook daadwerkelijk in het verslag van bevindingen worden opgenomen. In het hierna opgenomen schema zijn voor het jaar 2013 dezelfde goedkeurings- en rapporteringtolerantie(s) opgenomen zoals door de gemeenteraad vastgesteld voor de voorgaande controle jaren. Goedkeuringstolerantie Fouten in de jaarrekening (% lasten) Onzekerheden in de controle (% lasten)
Goedkeurend ≤ 1%
Beperking >1%<3%
Oordeelonthouding -
Afkeurend ≥ 3%
≤ 3%
>3%<10%
≥ 10%
-
Op basis van de begroting 2013 (totale lasten/baten € 34,9 miljoen) van de gemeente Urk betekenen bovengenoemde percentages dat een totaalbedrag aan fouten in de jaarrekening van circa € 349.000 (1%) en een totaal van onzekerheden van circa € 1.047.000 (3%) de goedkeurende strekking van de accountantsverklaring niet zullen aantasten.
4
De rapporteringtolerantie wordt gesteld op 20 % van de goedkeuringstolerantie. Dat betekent dat de accountant elke fout of onzekerheid ≥ € 69.800 rapporteert. Over fouten of onzekerheden < € 69.800 dient door de accountant melding te worden gemaakt. 3. Planning 3.1. Inleiding In dit hoofdstuk wordt nader ingegaan op de planning van de controlewerkzaamheden. Hierin wordt allereerst een overzicht gegeven van de belangrijkste aandachtsgebieden die vanuit de risicoanalyse naar voren komen en van invloed zijn op de effectieve en efficiënte besturing en beheersing van de gemeente Urk. Vervolgens wordt concreet ingegaan op de procesgerichte controleaanpak, waarvan de selectie van de nader in detail te controleren processen een onderdeel vormt. 3.2. Risicoanalyse De controle van de jaarrekening van de gemeente Urk is gebaseerd op de methode van risicoanalyse. De controle is daarbij enerzijds afgestemd op de sterke en zwakke punten in de interne beheersorganisatie binnen de verschillende onderdelen van de gemeente. Anderzijds wordt rekening gehouden met externe ontwikkelingen (wetgeving, marktontwikkelingen), ervaringen uit het verleden en wijzigingen van de personele bezetting op sleutelposities. Tenslotte zijn de uitkomsten van de laatst gehouden controles en de jongste managementletter en bevindingen daarover in de managementletter en het jaarrekeningrapport input voor de controle 2013. In ieder geval zal aandacht worden besteed aan de volgende zaken:
De follow up van het rapport van bevindingen naar aanleiding van de controle van de jaarrekening 2012 en het rapport van bevindingen naar aanleiding van de managementletter 2013. Hierbij worden met name de interne rapportages 2013 inzake de voortgang van beide rapporten betrokken Rechtmatigheidcontrole Invoering risicomanagement (o.m. voor het borgen van de niet-financiële rechtmatigheid), met name in relatie tot het weerstandsvermogen Toetsing verslaggevingvoorschriften aan het BBV
3.3. Bedrijfsprocessen De controlevisie van de accountant resulteert in een aanpak per bedrijfsproces. Een bedrijfsproces is in dit verband een afgebakend geheel van eenduidige maatregelen van administratieve organisatie en interne controle. De controle van de bedrijfsprocessen vindt plaats in een meerjarencyclus, waarbij jaarlijks een aantal processen wordt gecontroleerd. De bedrijfsprocessen worden roulerend gecontroleerd, waarvoor in overleg met de gemeente - mede op basis van de risicoanalyse - een roulatieschema wordt samengesteld. Op basis van het roulatieschema worden de voor dat jaar geselecteerde bedrijfsprocessen uitgebreid gecontroleerd. Naar aanleiding van de controle van geselecteerde bedrijfsprocessen wordt aan de directie (managementletter) en de gemeenteraad (bestuurssamenvatting) gerapporteerd over de beheersrisico’s, evenals de getroffen en nog te treffen beheersmaatregelen. De controleaanpak van geselecteerde bedrijfsprocessen omvat een diepgaande beoordeling van de toereikende opzet en werking van de administratieve organisatie en interne controle. Middelen hiervoor zijn onder meer procedurebeschrijvingen, interne rapportages (zoals rapportages inzake de uitgevoerde interne controlewerkzaamheden, budget- en kredietbewaking, realisatie managementcontracten en de voortgang van bevindingen uit eerdere accountantsrapporten), interviews, cijferbeoordelingen en detailcontroles (waaronder steekproeven).
5
Overigens betekent de roulerende controleaanpak niet dat in het geheel geen aandacht wordt geschonken aan de voor dat jaar niet geselecteerde bedrijfsprocessen. Er zal altijd sprake zijn van een beperkte mate van beoordeling van (wijzigingen in) de administratieve organisatie en interne controle en de uitgevoerde (verbijzonderde) interne controlewerkzaamheden, aangevuld met cijferbeoordeling en zonodig detailcontroles. Ook het vaststellen van de aansluiting tussen de financiële administratie en de diverse subadministraties zal ieder jaar plaatsvinden. 4. Uitvoering 4.1. Tijdschema De uitvoering van de werkzaamheden zal plaatsvinden volgens het onderstaande globale tijdschema.
2013 jan Pré-audit:Afstemmingscomite college/management
febr
mrt
apr
mei
X
X
jun
Interim-controle 2013
Rapport van bevindingen
aug
sept
X
Conceptrapportage interim-controle Controle jaarrekening 2013
juli
okt
nov
dec
X
X
X
201 4
2014
Voorafgaand aan de managementletter worden de conceptbevindingen besproken met de controller en de comptabele. De managementletter wordt in kader van hoor en wederhoor besproken met het MT/directie en de portefeuillehouder Financiën. Het MT/ directie draagt zorg voor de bespreking in het college. Van de managementletter wordt een bestuurssamenvatting gemaakt ten behoeve van de raad. De controlebevindingen ten aanzien van de jaarrekeningstukken worden eveneens besproken met de controller en comptabele. Het rapport van bevindingen en de accountantsverklaring bij de gemeentelijke jaarrekening worden gericht aan de gemeenteraad (met een afschrift aan het college). Het rapport van bevindingen wordt in het kader van hoor en wederhoor vooraf besproken met het MT/directie en de portefeuillehouder financiën. Het rapport van bevindingen wordt behandeld in de auditcommissie.
6
4.2. Werkzaamheden gemeente Urk De jaarrekening wordt opgesteld onder verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders. De gemeente Urk heeft vanzelfsprekend een eigen verantwoordelijkheid om zorg te dragen voor een tijdige, volledige en kwalitatief goede aanlevering van conceptcijfers, specificaties en onderbouwingen. Een toereikende aanlevering van conceptstukken en onderbouwingen is essentieel voor de realisatie van het in de voorgaande paragraaf opgenomen tijdschema. 4.3. Controleteam Het controleteam van de gemeente Urk bestaat uit mensen met uitgebreide kennis en ervaring, afgestemd op de kwaliteit die nodig om de doelstellingen van de controleopdracht te realiseren. De heer Henk Boshove is als partner verantwoordelijk voor het relatiebeheer en de kwaliteitszorg van de voor de gemeente Urk uit voeren opdrachten. Harm-Jaap Hoeve is als opdrachtmanager het eerste aanspreekpunt voor de organisatie bij uitvoering van de controles. Binnen PWC zal de heer Harm-Jaap Hoeve zorg dragen voor de coördinatie van de planning en facturering van alle werkzaamheden (inclusief de bijzondere accountantsverklaringen) die voor de gemeente Urk worden uitgevoerd. 5. Rapportage Over de uit te voeren werkzaamheden wordt verslag uitgebracht volgens de hierna opgenomen rapportagestructuur: Rapportage
Tijdstip
Inhoud
Managementletter en bestuurssamenvatting
Na afronding van de interim-controle
Mogelijke risico’s, verbeter- en aandachtspunten betreffende de processen en procedures (beheersingsstructuur), beheersing specifieke subsidiestromen en overige van belang zijnde onderwerpen
Verslag van bevindingen
Na afronding van de controle van de jaarrekening
Resterende fouten, onzekerheden of verbeteringen op het gebied van verslaglegging. De opmerkingen zijn nimmer van dien aard dat ze afbreuk doen aan de strekking van de accountantsverklaring
Accountantsverklaring
Na afronding van de controle van de jaarrekening
Het oordeel over de mate waarin de gemeenterekening een getrouw beeld geeft i.o.m. verslaggevingsvoorschriften en de mate waarin de verantwoorde baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen
7
6. Overige aandachtspunten 6.1. Adviesfunctie De rapporteringrapportage is vastgesteld op 20 % van de goedkeuringstolerantie. De gemeente Urk is een lerende organisatie en hecht daarbij veel waarde aan het oordeel van de accountant. Bij de controlewerkzaamheden is de accountant is staat vroegtijdig relevantie knelpunten en mogelijke verbeteringen te signaleren. Deze hoeven niet automatisch worden gerapporteerd, maar kunnen in het kader van de natuurlijke adviesfunctie van de accountant aan de gemeente worden aangegeven. 6.2. Specifieke accountantsverklaringen. Tijdens het jaar dient een aantal verantwoordingen te worden voorzien van een accountantsverklaring, veelal ten behoeve van diverse ministeries. De voor de gemeente Urk relevante specifieke te houden controles zijn opgesomd in de door PWC uitgebrachte offerte. In samenspraak met de verantwoordelijke medewerkers wordt gestreefd naar een optimale en tijdige voorbereiding, uitvoering en afronding van deze controles. De bevindingen en eventueel onderkende verbeter- of aandachtspunten worden besproken met de betrokken verantwoordelijke medewerkers om in de toekomst problemen te beperken of te voorkomen. Indien de controlebevindingen daartoe aanleiding geven worden in de aanbiedingsbrief bij de accountantsverklaring de belangrijkste verbeterpunten opgenomen.
8
6.3. Communicatie en periodiek overleg Onderstaand is de overlegstructuur in een communicatiematrix vastgelegd voor het boekjaar 2013. In het kader van het bestuurlijk overleg en de rapportage zijn de volgende contacten tussen PWC Accountants en het bestuur en management als regel van toepassing: Rapportage/Communicatie Gemeente Urk Plan van dienstverlening,inclusief speerpunten, jaarlijks Planning interim-controle en planning van de jaarrekeningcontrole, jaarlijks
Rekening en Auditcommissie, griffier
Afstemmen aanpak rechtmatigheid en interne controlewerkzaamheden Managementletter naar aanleiding van interim bevindingen Boardletter ten behoeve van de Raad
Aard
Verantwoordelijke PWC
Schriftelijk, mondelinge toelichting
Henk Boshove / Harm-Jaap Hoeve
Controller, comptabele Schriftelijk en mondeling
Harm-Jaap Hoeve
Rekening en Auditcommissie, controller,comptabele DT, controller, comptabele
Mondeling
Harm-Jaap Hoeve
Schriftelijk, mondelinge toelichting
Henk Boshove / Harm-Jaap Hoeve
Rekening en Auditcommissie,
Schriftelijk, mondelinge toelichting
Henk Boshove /
Rapport van bevindingen en accountantsverklaring
Rekening en Auditcommissie,DT, portefeuillehouder financiën, controller, comptabele
Schriftelijk, mondelinge toelichting
Henk Boshove /
Overleg buiten de controle om(klankbordfunctie) minimaal eenmaal per jaar
Rekening en Auditcommissie,DT, portefeuillehouder financiën, controller, comptabele
Mondeling
Henk Boshove /
Structurele en incidentele deelverklaringen
Verantwoordelijk medewerker
Mondeling Harm-Jaap Hoeve en schriftelijk
Evaluatie dienstverlening
Vertegenwoordigers gemeente Urk
Mondeling
Harm-Jaap Hoeve
Harm-Jaap Hoeve
Harm-Jaap Hoeve
Henk Boshove
9
7. Evaluatie De beoordeling en evaluatie van de uitvoering van de opdracht vindt op diverse manieren plaats. Een kwalitatief goede dienstverlening die aansluit op de wensen en behoeften van de gemeente Urk is één van de belangrijkste doelstellingen en daarmee een permanent aandachtspunt. Binnen PWC waarborgt een stelsel van procedures en maatregelen de periodieke beoordeling en evaluatie van de kwaliteit van het geleverde werk. Een belangrijk element van de beoordeling en evaluatie is de communicatie met het management van de gemeente Urk en overige betrokkenen. De accountant streeft naar op een actieve wijze verkrijgen van feedback in relatie met de bestaande verwachtingen. Aldus besloten in de openbare vergadering van 19 december 2013 de griffier,
de voorzitter
Bijlagen: 1.
Inventarisatie wet- en regelgeving in het kader van de rechtmatigheidcontrole bij gemeenten (Het normenkader voor het jaar 2013)
