Concept Controleprotocol voor de accountantscontrole op dejaarrekening 2013 van de Gemeente Roermond. Inleiding Voor u ligt hiet Controleprotocol 2013. Op verzoek van hiet Auditcomité is het opstellen en het vaststellen van het Controleprotocol 2013 vervroegd naar de raadsvergadering van juni 2013. In het verieden werd het Controleprotocol jaariijks in de raadsvergadering van december vastgesteld. Als in de loop van 2013 blijkt dat aanpassingen noodzakelijk zijn, als gevolg van de nog uit te brengen Kadernota Rechtmatigheid (te venwachten in juli 2013), de vaststelling in 2013 van in dit kader relevante wet en regelgeving of relevante raadsbesluiten, zal het vooriiggende Controleprotocol worden geactualiseerd. Dit Controleprotocol is gebaseerd op de medio 2012 door de commissie BBV uitgebrachte Kadernota Rechtmatigheid 2012. Inhoudelijk is de kadernota, uitgezonderd de rapportagetolerantie, niet gewijzigd.
1
Samenvatting
De gemeenteraad heeft in het huidige duale stelsel naast de volksvertegenwoordigende en kaderstellende rol ook uitdrukkelijk een controlerende rol. De raad wordt hierbij ondersteund door de externe accountant. Met ingang van 2010 is Ernst & Young Accountants LLP controlerend accountant bij de gemeente Roermond. Met het controleprotocol 2013 bepaalt de gemeenteraad binnen welke kaders Ernst & Young haar accountantscontrole dient uit te voeren. Het is de verantwoordelijkheid van de gemeente om een jaarrekening op te stellen, vervolgens is het de verantwoordelijkheid van de externe accountant om bij deze jaarrekening een controleverklaring te verstrekken. Op basis van de controletolerantie en de rapportagetolerantie wordt de diepgang van de accountantscontrole en de uitgebreidheid van de rapportage bepaald. Gemeenteraden mogen de controletolerantie scherper vaststellen dan de in het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO) opgenomen minimumeisen. Voorgesteld wordt om de standaard toleranties voor de controle en de rapportage over dejaarrekening 2013 van toepassing te verklaren.
2
Besluitvormingsproces
De gemeenteraad is opdrachtgever van de externe accountant, voor de gemeente Roermond is dit Ernst & Young Accountants LLP. Het controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant aangaande de bij de controle van de jaarrekening 2013 te hanteren goedkeuringsen rapporteringstoleranties. De gemeenteraad wordt hierbij ondersteund door het Auditcomité. Het functioneren van het Auditcomité is gericht op de bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole. Overieg en afstemming van de verschillende controleactiviteiten binnen de gemeente (raad, rekenkamercommissie en college van burgemeester en wethouders) is vanuit een oogpunt van doelmatigheid en transparantie gewenst Uitgangspunt daarbij is dat overieg en afstemming plaatsvinden met behoud van ieders eigen verantwoordelijkheid. De externe accountant neemt ook deel aan dit overieg. Het Auditcomité legt het (concept)controleprotocol voor ter vaststelling aan de gemeenteraad, besluitvorming vindt plaats in de raadsvergadering van 27 juni 2013.
3
Formeel kader voor de controle
Onderstaand wordt het formele kader voor de accountantscontrole weergegeven. De verordeningen ex artikelen 212 en 213 uit de Gemeentewet (GW) staan hierbij centraal. In de verordening aangaande de inrichting van de financiële organisatie (ex artikel 212 GW) wordt het gemeentelijke financiële beleid, het financiële beheer en de financiële organisatie zodanig geregeld dat aan de eisen
1
Controleprotocol 2013
van rechtmatighieid, verantwoording en controle wordt voldaan. In de verordening aangaande de controle op het financieel beheer en de financiële organisatie (ex artikel 213 GW) worden de regels voor de accountantscontrole zodanig vastgelegd dat de toetsing van de rechtmatigheid van het financiële beheer en van de financiële organisatie is gewaarborgd. De accountantscontrole richt zich op het afgeven van een oordeel over: • de getrouwe weergave van de in dejaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de activa en passiva; • het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties in overeenstemming met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen; • het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet (Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten); • de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening. Het Controleprotocol 2013 is gebaseerd op de Kadernota Rechtmatigheid 2012 zoals deze medio 2012 door de commissie BBV is uitgebracht. De commissie BBV heeft de werkzaamheden van het (voormalige) Platform rechtmatigheid provincies en gemeenten overgenomen, deze beperken zich momenteel tot het beantwoorden van vragen en het onderhoud van de Kadernota rechtmatigheid. De Kadernota Rechtmatigheid 2012 is bedoeld voor gemeenten en accountants. Inhoudelijk is de Kadernota Rechtmatigheid 2012 relevant om het controleprotocol goed te kunnen positioneren. De geïnteresseerde lezer wordt naar deze kadernota venwezen (zie bijlage). Het bij de controle 2013 te hanteren normenkader (zijnde een overzicht van geldende regelgeving) is vastgelegd in bijlage I bij dit controleprotocol.
4
Te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties
De raad kan verschillende toleranties hanteren gericht op de goedkeunng van de jaarrekening en de rapportage hierover.
4.1
Goedkeuringstoleranties
De goedkeunngstolerantie kan als volgt worden gedefinieerd: De goedkeunngstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers kan worden beïnvloed. De minimumeisen zoals opgenomen in het BADO zijn: Strekking controleverklanng : Goedkeunngstolerantie Goedkeurend Beperking Oordeelonthouding >1%<3% Fouten in dejaarrekening (% lasten) < 1% >3%<10% > 10% Onzekerheden in de controle (% lasten) < 3 %
Afkeurend >3%
-
Gemeenteraden mogen de goedkeunngstoleranties scherper vaststellen dan deze minimumeisen. Hiervoor bestaat binnen de gemeente Roermond geen aanleiding. Naast deze kwantitatieve benadenng zal de accountant ook een kwalitatieve beoordeling hanteren (professional judgement) op basis van de professionele opvattingen van de accountant. In zijn vergadenng van 27 juni 2013, gehoord hebbende het advies van het Auditcomité van 22 mei 2013, heeft de gemeenteraad bepaald geen afwijkende controletolerantie toe te willen passen. Daarom zijn de controletoleranties zoals genoemd in het Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten van toepassing.
2
Controleprotocol 2013
De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming en de strekking van de af te geven controleverklanng. De basis hiervoor wordt gevonden in het begnp Omvangsbasis zoals dit in de kademota Rechtmatigheid 2010 is omschreven. De omvangsbasis voor gemeenten is in het BADO gedefinieerd als de totale lasten (inclusief de toevoeging aan de reserves) van de gemeente. Het financiële volume van de jaarrekening 2013 vormt daarmee de omvangsbasis. Bij de vaststelling van dit controleprotocol is deze basis nog niet bekend. Voor 2013 word de omvangsbasis geschat op € 250 miljoen. Dit betekent dat een totaalbedrag aan fouten in de jaarrekening van circa € 2,5 miljoen en een totaal van onzekerheden van circa € 7,5 miljoen de goedkeurende strekking van de controleverklanng niet zullen aantasten. De doelstelling van Single Audit en Single Information is het verminderen van verantwoordings- en controlelasten voor gemeenten en provincies. Bovenstaande goedkeunngstoleranties zijn eveneens van toepassing op de SISA bijlage bij de jaarrekening. De controleverklanng is gencht op de jaarrekening inclusief de SISA bijlage.
4.2
Rapporteringtoleranties
Naast de goedkeunngstoleranties wordt een rapporteringstolerantie onderkend. Deze kan als volgt worden gedefinieerd: De rapporteringstolerantie(s) is een bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen. Een lagere rapporteringstolerantie leidt daarom in beginsel niet tot aanvullende controlewerkzaamheden, maar wel tot een uitgebreidere rapportage van bevindingen. Op deze manier kunnen ook constateringen welke voor het goedkeuringsoordeel van de accountant niet van belang zijn wel onder de aandacht van de raad worden gebracht. De rapporteringstoleranties kunnen zich verder toespitsen op die elementen die de raad specifiek nader terug wil zien. Voorgesteld wordt om de rapporteringstolerantie te bepalen op 10% van de goedkeuringstolerantie. De goedkeuringstolerantie bedraagt 1 % van 250 miljoen, dit is 2,5 miljoen. Dit betekent dat de externe accountant afwijkingen groter dan € 250.000,- (10% van 2,5 miljoen) in zijn rapportage zal opnemen. Wellicht ten overvloede wordt opgemerkt dat het gebruikelijk is dat de externe accountant aan de raad en college altijd datgene zal rapporteren wat door hem vanuit zijn professionele opvatting relevant wordt geacht.
5
Begrip rechtmatiglieid en de aanvullend te controleren rechtmatigheidcriteria
In het kader van de rechtmatigheidscontrole kunnen 9 rechtmatigheidscriteria worden onderkend: het begrotingscriterium, het voonwaardencriterium, het misbruik en oneigenlijk gebruikcriterium, het calculatiecriterium, het valuteringscriterium, het adresseringscriterium, het volledigheidscriterium, het aanvaardbaarheidscriterium en het leveringscriterium. In het kader van het getrouwheidsonderzoek wordt al aandacht besteed aan de meeste van deze criteria. Voor de oordeelsvorming over de rechtmatigheid van het financiële beheer is aanvullend op de Kadernota het volgende nog van belang. Met de controle op de juiste toepassing van het begrotingscriterium wordt getoetst of het budgetrecht van de gemeenteraad is gerespecteerd. Op basis van raadsvoorstellen is het mogelijk om de begroting aan te passen, het beleidsinhoudelijke aspect staat hierbij voorop. Roermond kent de systematiek dat, indien van toepassing, bij besluitvorming gelijktijdig de begrotingswijziging wordt vastgesteld. Hiermee wordt autorisatie gevraagd voor het te realiseren beleid en voor de besteding van het benodigde bedrag. De gemeente Roermond heeft ervoor gekozen om bij de Bestuursrapportage (Burap) geen begrotingswijziging op te stellen. Voor eventuele overschrijdingen wordt onderzocht of deze in het lopende jaar nog kunnen worden omgebogen. Begrotingsoverschrijdingen zoals gemeld in de bestuursrapportage worden als bestaand beleid beschouwd. Overschrijdingen op lasten op programmaniveau worden eveneens aan de raad gerapporteerd. Voorkomen moet worden dat al aan
3
Controleprotocol 2013
de raad gerapporteerde afwijkingen als onrechtmatig worden aangemerkt. Aanvullend op de kadernota 2012 worden de volgende begrotingsafwijkingen onderkend: Bij de toetsing van begrotingsafwijkingen kunnen tenminste de volgende "soorten" begrotingsafwijkingen worden onderkend:
Kostenoverschrijdingen die passen binnen het bestaande beleid en waarvoor geen voorstel tot begrotingsaanpassing is ingediend.
Onrechtmatig, maar telt niet mee voor het oordeel X
Onrechtmatig, en telt wel mee voor het oordeel
Kostenoverschrijdingen die passen binnen het gemeentelijke beleid, kostenoverschrijdingen die worden gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten en kostenoverschrijdingen bij openeinde regelingen worden door de accountant niet bij de beslissing of al dan niet een goedkeurende controleverklanng kan worden gegeven, betrokken. Voorwaarde is wel dat deze kostenoverschrijdingen dan goed herkenbaar in de jaarrekening zijn opgenomen. Daarnaast moet de accountant in het verslag van bevindingen deze kostenoverschrijdingen, waarvan het college in de jaarrekening aan moet geven dat ze nog dienen te worden geautonseerd, aan de orde stellen.
6
Reikwijdte accountantscontrole rechtmatigheidstoetsing
De accountantscontrole op rechtmatigheid voor het kalenderjaar 2013 is limitatief gericht op:
6.1
De naleving van wettelijke
kaders:
De wetgeving van toepassing voor de gemeente Roermond zoals opgenomen in de kolom "Wetgeving extern" van de "Inventarisatie wet- en regelgeving in het kader van de rechtmatigheidscontrole bij gemeente Roermond" (bijlage 1 van dit protocol). Dit uitsluitend voor zover deze financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen.
6.2
De naleving van de volgende
kaders:
Deze kaders zijn een nadere verplichte invulling van wettelijke bepalingen: • de programmabegroting 2013 zoals vastgesteld door de raad op 8 november 2012 Begrotingsoverschrijdingen worden behandeld conform hetgeen onder 5 is vermeld; • de financiële verordening ex artikel 212 Gemeentewet (raadsbesluit dd 7 jul 2011); • de controleverordening ex artikel 213 Gemeentewet (raadsbesluit dd 2 januari 2007); • de verordening periodiek onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid ex art 213a Gemeentewet (raadsbesluit dd 26 maart 2009).
6.3
De naleving van de overige interne
regelgeving:
De overige kaders zijn opgenomen in de kolom "Regelgeving intern" van de "Inventarisatie wet- en regelgeving in het kader van de rechtmatigheidscontrole bij de gemeente Roermond" (bijlage 1 van dit protocol).
6.4
Bepalingen zonder financiële
gevolgen
Op basis van een inventarisatie is onderzocht aan welke specifieke bepalingen per regelgeving de raad geen financiële gevolgen wil verbinden. In het Controleprotocol 2013 zijn geen bepalingen buiten werking gesteld. Tenslotte wordt in dit controleprotocol aandacht besteed aan de Wet openbaarheid publieke topinkomens (WOPT). De WOPT schrijft voor dat gemeentelijke topinkomens, voorzover dit hoger is dan het inkomen van de Minister, opgenomen moeten worden in de jaarrekening. Roermond kent geen dergelijke inkomens.
7
Inwerkingtreding
4
Controleprotocol 2013
Dit protocol treedt in werking op 1 januan 2013 en is van toepassing op dejaarrekening 2013.
Bijlage 1: Inventarisatie wet- en regelgeving rechtmatigheidcontrole bij gemeente Roermond.
in
het
kader
van
de
Relatie met producten
Specifieke activiteit
Wetgeving extern
Regelgeving intern
Algemeen Bestuur en ondersteunende processen
Algemeen financieel middelenbehee
Grondwet Burgerlijk Wetboek Gemeentewet Besluit Begroting en Verantwoording BBV Wet gemeenschappelijke regelingen Algemene Wet Bestuursrecht Wet openbaarheid publieke topinkomens (WOPT) Wet op de omzetbelasting BTW compensatiefonds Wet Openbaarheid Bestuur Invordenngswet BADO (Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden)
Verordening ex art 212: financieel beleid, beheer en inrichting financiële organisatie Verordening ex art. 213: controle Verordening ex art: 213a: doelmatigheids- en doeltreffendheids onderzoeken. Organisatieverordening Verordening op de raadscommissies. Verordening behandeling bezwaar- en beroepschriften Delegatiebesluit en mandaatbesluiten Regeling mbt de heffing en invordering van gemeentelijke belastingen Verordening op de rekenkamercommissie
Procedure aanlevering SiSa verantwoordingsinformatie 2013 Wet financiering decentrale overheden Regeling Rudo Ambtenarenwet/reglement Wet op de loonbelasting Sociale verzek.wetten CAR/UWO Pensioenwet FPU reglementen Arbo-wet en uitvoeringsregelingen Arbeidstijdenwet Wet op de Ondernemingsraad Mededingingswet Wet openbaarheid publieke topinkomens (WOPT)
IC plannen per SISA regeling
r
Sisa regelgeving Treasury beheer
Arbeidsvoon/vaar -den en personeelsbeleid
Burgerzaken Belastingen
en
Inkopen en contractbeheer
EU-aanbestedingsregels Nationale wetgeving; Aanbestedingswet/BOA
Burgerlijke stand en afgifte
Burgeriijke wetboek Gemeentewet
Treasurystatuut
Regeling Arbeidsvoonwaarden gemeente Roermond Verordening voorzieningen wethouders, raads- en commissieleden Rechtspositie wethouders en raadsleden 2007 Uitkerings- en pensioenverordening wethouders van Roermond Verordening tegemoetkoming raadsfractie Verordening vergoeding raadsleden Nota's "Waar voor je geld" en aanbestedingsbeleid bij laagconjunctuur Verordening gunning opdrachten door toekenning uitsluitend recht Reglement burgeriijke stand Legesverordening 2013
5
Controleprotocol 2013
documenten WOZ Parkeerbeheer
Openbare orde en veiligheid
Wet GBA, Wet rechten burg, stand Gemeentewet Wet waardenng Onroerende Zaken Gemeentewet Wet Mulder administratiefrechtelijke heffingen
Toenstenbelasting
Gemeentewet
Grafrechten
Gemeentewet Wet op de lijkbezorging
Hondenbelasting Baatbelasting
Gemeentewet
Verordening hondenbelasting
Gemeentewet
Milieu
Afvalstoffenheffing
Marktgelden Reclame en precariorechten Handhaving
Gemeentewet Gemeentewet
Verordeningen baatbelastingen (div,) Afvalstoffenverordening en verordening Reinigingsheffingen Verordening marktgelden Verordening Precanobelasting APV
Gemeentewet Winkeltijdenwet
Brandweer en Brandweerwet 1995 rampenbestrijVeiligheidsregio's ding Brandbeveiligings Gemeentewet -vergunningen Vreemdelingenzak en en integratie
Integratie
Wet inburgenng Vreemdelingenbesluit
Verkeer en Vervoer
Wegenbeheer
Wegenverkeerswet 1994
Havenbeheer
Binnenschepenwet Besluit administratieve bepalingen wegverkeer Boswet Kaderwet LNV-subsidies
Groen en milieubeheer
Verordening op de Onroerende Zaak Belasting Verordening op de heffing en invordenng van parkeerbelasting Verordening parkeerbelasting Verordening toenstenbelasting Verordening watertoeristenbelasting Verordening lijkbezorgingrechten Begraafplaatsenverordening
Groenbeheer
Rioolbeheer en reiniging Afvalstoffenbeheer
Gemeentewet Wet op de waterhuishouding Waterleidingwet
Marktverordening gem. Roermond Gewest N-M Limburg Verordening Brandweerrechten Brandbeveiligingsverordening Verordening Brandweerrechten Verordening wet inburgenng Gemeente Roermond Re-integratieverordening Gemeente Roermond Boeteverordening wet inburgenng Parkeerverordening gem. Roermond Haven en kadegeldverordening APV Alg, Subsidieverordening 2008 Beleidsregels (div.) Afvalstoffenverordening Uitvoeringsbesluit Reinigingsheffing Verordening Rioolheffing
6
Controleprotocol 2013
Stedelijke ontwikkeling, wonen en economie
Zorg, Welzijn en Sport
Jeugd, onderwijs en cultuur
Exploitatieverordening gem. Roermond Bouwverordening (leges) Procedureverordening Planschadevergoeding Monumentenverordening Monumenten en Archeologieverordening Verordening woninggebonden subsidies Startersregeling Diverse BIZ-verordeningen.
Grondexploitatie
Wet ruimtelijke ordening Besluit op de ruimtelijke ordening WABO
Wonen, economie en betieer gemeentelijke panden en accommodaties
Algemeen welzijn en sport
Leegstandswet Woningwet Huurprijzenwet woonruimte Huisvestingswet Huurwet en Huursubsidiewet Besluit woninggebonden subsidies Wet bevordenng eigen woningbezit Monumentenwet ISV Wet Maatschappelijke Ondersteuning
Gehandicaptenzorg
Wet Maatschappelijke Ondersteuning
Kinderopvang
Wet basisvoorziening kinderopvang
Verzorgen basis- en speciaal onderwijs
Wet pnmair onderwijs Wet op de basiseducatie GOA OALT Wet op de expertise centra
Verordening leedingenvervoer Verordening voorzieningen huisvesting onderwijs Roermond
Verzorgen voortgezet onderwijs
Wet op het voortgezet onderwijs Wet op het hoger onden/vijs en wetenschappelijk onderzoek Wet educatie- en beroepsonderwijs
Cultuur en lokale media
Mediawet Wet op het specifiek cultuurbeleid
Verordening voorzieningen huisvesting onderwijs Roermond Verordening leedingenvervoer gemeente Roermond Re-integratieverordening gemeente Roermond Alg. Subsidieverordening 2008 Beleidsregels (div.)
Alg. Subsidieverordening 2008 Beleidsregels (div.) Verordening WMO Verordening voorzieningen maatschappelijke ondersteuning gemeente Roermond 2010 Verstrekkingenboek Voorzieningen Maatschappelijke Ondersteuning Gemeente Roermond
7
Controleprotocol 2013
Werk en inkomen
Sociale inl^omensvoorzien ingen Sctiuldtiulpverleni ng
Werl
Wet Werk en Bijstand Wet BUIG Wet WIJ BBZ 2004 IOAW en IOAZ Wet Participatiebudget Sociale en Fiscale wetgeving Wet op het kredietbeheer Regeling vermogenswaardenng IOAZ Besluit gelijkstelling vreemdelingen WWB, WIJ, IOAW, IOAZ en WWIK Besluit Participatiebudget WSW Besluit Wet structuur uitvoenngsorganisatie werk en inkomen (Besluit Suwi) Boetebesluit socialezekerheidswetten
Wet Werk en Bijstand Wet Inkomensvoorziening Kunstenaars Uitvoenngsbesluit gesubsidieerde arbeid 2013 Uitvoenngsbesluit reintegratiepremies 2013
Uitvoeringsbesluit gesubsidieerde arbeid Beleidsregel bijzondere bijstand 2013 Verordening Langdurigheidstoeslag Verordening toeslagen en veriagingen WWB Verordening toeslagen en veriagingen WIJ Handhavingsverodening gemeentelijke uitkeringen ca Beleidsregel herziening en terugvordering IOAW en IOAZ Beleidsregel herziening, terugvordering en verhaal WWB 2013 Beleidsregels krediethypotheek en pandrecht Verordening maatschappelijke participatie schoolgaande kinderen W W B 2013 Afstemmingsverordening WWB Afstemmingsverordening 2013 Afstemmingsverordening WIJ Afstemmingsverordening lAOZ/IAOW
Noot: de benamingen in de kolom Regelgeving intern zijn soms algemeen van aard, zij kunnen verwijzen naar een aantal gemeentelijke verordeningen.
8
