Controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening van de stadsregio Rotterdam 1. Inleiding, wettelijk kader en doelstelling 1.1
Inleiding
Bij besluit van het dagelijks bestuur op 19 januari 2000 is de secretaris van de stadsregio Rotterdam gemandateerd om de Accountantsdienst Rotterdam (ADR) opdracht te verstrekken de accountantscontrole als bedoeld in art 213 Gemeentewet voor de stadsregio Rotterdam uit te voeren. Met ingang van de controle over de jaarcijfers 2004 dient de accountant voor zijn conrtrole nog enkele aanvullende richtlijnen van het dagelijks bestuur te krijgen. Dit vindt op hoofdlijnen door middel van dit controleprotocol plaats. Object van controle is de jaarrekening 2004 en daarmede tevens het financieel beheer over het jaar 2004 zoals uitgeoefend door of namens het dagelijks bestuur van de stadsregio Rotterdam. 1.2
Wettelijk kader
Op grond van artikel 213 Gemeentewet dient de regioraad de controleverordening vast te stellen. Deze verordening is op 10 november 2004 vastgesteld en op 1 januari 2005 in werking getreden. In deze verordening is vastgelegd dat het dagelijks bestuur een accountant benoemt voor de controle van de stadsregionale jaarrekening. In artikel 2 van deze verordening is tevens vastgelegd dat het dagelijks bestuur binnen de grenzen van de wet de daarbij te hanteren reikwijdte en de goedkeuringstoleranties vaststelt. Dit doet het dagelijks bestuur door vaststelling van bijgaand controleprotocol. 1.3
Doelstelling
Dit controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening 2004 van de stadsregio Rotterdam.
2
Te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties
2.1 Algemeen De accountant hanteert in de controle toleranties en richt de controle daarop in. De accountant controleert niet ieder document of iedere financiële handeling, maar richt de controle zodanig in dat voldoende zekerheid wordt verkregen over (1) het getrouwe beeld van de jaarrekening en (2) de rechtmatigheid van de verantwoorde baten en lasten en balansmutaties en financiële beheershandelingen met een belang groter dan de vastgestelde goedkeuringstolerantie. De accountant richt de controle in op het ontdekken van belangrijke fouten en baseert zich daarbij op risicoanalyse, vastgestelde toleranties en statische deelwaarnemingen en extrapolaties. 2.2 Goedkeuringstolerantie Het begrip goedkeuringstolerantie wordt als volgt gedefinieerd: het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers kan worden beïnvloed. De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming, de strekking van de af te geven accountantsverklaring. In het Besluit Accontantscontrole Provincies en Gemeenten (BAPG) zijn minimumeisen voor de in de controle te hanteren goedkeuringstoleranties voorgeschreven. Hoewel het dagelijks bestuur de goedkeuringstolerantie scherper mag vaststellen dan deze minimumeisen, heeft het dagelijks bestuur, conform de minimumeisen uit het BAPG, de volgende eisen vastgesteld:
1
Goedkeuringstolerantie Fouten in de jaarrekening (% lasten) Onzekerheden in de controle (% lasten)
Strekking accountantsverklaring: Goedkeurend Beperking ≤ 1% >1%<3%
Oordeelonthouding -
Afkeurend ≥ 3%
≤ 3%
≥ 10%
-
>3%<10%
2.3 Rapporteringstolerantie Het begrip rapporteringtolerantie wordt als volgt gedefinieerd: een bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen. Met het vaststelllen van dit controleprotocol stelt het dagelijks bestuur een rapporteringstolerantie vast van 25 procent. Dit houdt in dat de accountant elke fout of onzekerheid rapporteert die groter of gelijk is aan 25 procent van de goedkeuringstolerantie.
3
Reikwijdte accountantscontrole rechtmatigheidtoetsing
De accountantscontrole op rechtmatigheid is limitatief gericht op: (1) de naleving van wettelijke kaders, zoals die in bijlage 1 van dit protocol in de kolom “Wetgeving extern” zijn opgenomen. Dit uitsluitend voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen; (2) de naleving van de volgende kaders: • de begroting; • de overige kaders zoals opgenomen in bijlage 1 bij dit protocol. Dit laatste voor zover van toepassing en uitsluitend voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen. Ten aanzien van het voorwaardencriterium vindt voor de interne regelgeving uitsluitend een toets plaats naar de hoogte, duur en doelgroep/object van financiële beheershandelingen, tenzij jegens derden (bijvoorbeeld in toekenningsbeschikkingen) aanvullende voorwaarden met directe financiële consequenties zijn opgenomen. Indien en voor zover bij de accountantscontrole materiële financiële onrechtmatige handelingen worden geconstateerd, worden deze in de rapportage en oordeelsweging uitsluitend betrokken indien en voor zover het door de regioraad of hogere overheden vastgestelde regels betreft. Met andere woorden: interne regels van dagelijks bestuur naar de ambtelijke organisatie c.q. besluiten van het dagelijks bestuur vallen daar buiten. Deze interne regels kunnen overigens wel relevant zijn voor de nadere vaststelling van de invulling van ‘hogere’ besluiten, maar zijn op zich geen object van onderzoek. Voorts kan een afwijking van deze lagere regelgeving passend zijn binnen de uitvoering van hogere besluiten. Het is (over het algemeen) aan het dagelijks bestuur om een oordeel te vellen over de geconstateerde afwijkingen van lagere interne regels.
4
Rapportering accountant
Tijdens en na afronding van de controlewerkzaamheden rapporteert de accountant in het kort weergegeven als volgt: Interim-controles In de tweede helft van het jaar wordt door de accountant een zogenaamde interim-controle uitgevoerd (indien van toepassing). Over de uitkomsten van die tussentijdse controle wordt een verslag uitgebracht. Bestuurlijk relevante zaken worden – op grond van de op dat moment overeengekomen rapportage wensen - ook aan de regioraad gerapporteerd.
2
Verslag van bevindingen Overeenkomstig de gemeentewet wordt in de vierde maand van het jaar volgend op het verslagjaar een verslag van bevindingen omtrent de controle uitgebracht aan de regioraad en in afschrift aan het dagelijks bestuur. In het verslag van bevindingen wordt gerapporteerd over de opzet en uitvoering van het financiële beheer en of de beheersorganisatie een getrouw en rechtmatig financieel beheer en een rechtmatige verantwoording daarover waarborgen. Uitgangspunten voor de rapportagevorm Gesignaleerde onrechtmatigheden worden toegelicht gespecificeerd naar de aard van het criterium (begrotingscriterium, voorwaardencriterium, etc.). Fouten of onzekerheden die de rapporteringstolerantie als bedoeld in hoofdstuk 3 van dit controleprotocol overschrijden, worden weergegeven in een apart overzicht bij het verslag van bevindingen. De accountant rapporteert ook over eventuele bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en de continuïteit van de door de stadsregio gehanteerde geautomatiseerde informatieverzorging. Accountantsverklaring In de accountantsverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven, zowel ten aanzien van de getrouwheid als de rechtmatigheid. Deze accountantsverklaring is bestemd voor de regioraad, zodat deze de door het dagelijks bestuur opgestelde jaarrekening kan vaststellen. Verwijderd: ¶ ¶ ¶ Verwijderd: ¶ Verwijderd: ¶ ¶ ¶
Bijlage: 1.
Inventarisatie wet- en regelgeving in het kader van de rechtmatigheidscontrole bij stadsregio Rotterdam
3
Bijlage 1:
Inventarisatie wet- en regelgeving in het kader van de rechtmatigheidscontrole bij stadsregio Rotterdam
In het navolgende overzicht is een inventarisatie gegeven van de in het kader van de rechtmatigheidscontrole bij stadsregio Rotterdam relevante algemene wet- en regelgeving. Dit overzicht moet als volgt worden gelezen: in de eerste kolom wordt een algemene omschrijving gegeven die overeenkomt met een mogelijke algemene aanduiding van programma´s en/of activiteiten. In de tweede kolom wordt e.e.a. nader uitgewerkt naar de specifieke activiteiten welke onder zo´n programma/product kunnen vallen. In de kolom ‘wetgeving extern’ is wetgeving opgenomen die een directe relatie heeft met het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie van de stadsregio. Veelal zal de regioraad ter verdere implementatie van de uitvoering van deze algemene wet- en regelgeving eigen verordeningen en/of beleidsregels opstellen waarmee een nadere invulling wordt gegeven voor de lokale uitvoering van het daaraan verbonden financiële beheer. Deze zijn in de laatste kolom opgenomen. Een niet onaanzienlijk deel van de stadsregionale inkomsten (en uitgaven) heeft betrekking op ontvangen subsidies en doeluitkeringen waarbij doorgaans een afzonderlijke verantwoordingsplicht hoort met de daarbij behorende rapportage- en controleprotocollen. Bij de controle van de jaarrekening kan de accountant gebruik maken van de in die protocollen opgenomen normen. Veelal valt de datum waarop de verantwoording door de stadsregio terzake moet worden ingediend later dan die waarop de jaarrekening wordt opgesteld. Bij de jaarrekening richt de accountantscontrole zich daarom op de vraag of de administratie zodanig is ingericht dat een rechtmatige verantwoording in beginsel mogelijk is, alsmede op de bevindingen bij de ingediende declaraties. Hierbij hanteert de accountant de tolerantiegrenzen die ook voor de controle van de jaarrekening gelden. Met de in dit overzicht gepresenteerde inventarisatie wordt een minimumkader geboden voor de reikwijdte van de rechtmatigheidcontrole zoals vastgelegd in art. 213 Gemeentewet en het Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten
4
Programma’s/ producten
Specifieke activiteit
Algemeen Bestuur en ondersteunende processen
Algemeen financieel middelenbeheer Inkopen en contractbeheer
Treasurybeheer Arbeidsvoorwaarden en personeelsbeleid
Programma’s/ producten
Specifieke activiteit
Verkeer en Vervoer
Planontwikkeling en vervoermanagement
GDU BOR
Groen en milieubeheer
Stedelijke ontwikkeling, wonen en economie
Wetgeving extern Grondwet Burgerlijk Wetboek Gemeentewet Besluit Begroting en Verantwoording Wet gemeenschappelijke regelingen EU-aanbestedingsregels Algemene Wet Bestuursrecht Kaderwet bestuur in Verandering Wet op het BTWCompensatiefonds Uitvoeringsregeling BTW Compensatiefonds Wet financiering decentrale overheden Ambtenarenwet Fiscale wetgeving Sociale verzekeringswetten CAR/UWO
Wetgeving extern Planwet Verkeer en Vervoer Wegenverkeerswet 1994 Tijdelijk besluit specifieke uitkering vervoermanagement Regeling overdracht perso nele middelen convenant VERDI 2003 en controleprotocol Wet Infrastructuurfonds Besluit Infrastructuurfonds Wet Infrastructuurfonds Besluit Infrastructuurfonds
Geldende regelgeving stadsregio specifiek Verordening ex art 212: financieel beleid, beheer en inrichting financiële organisatie Verordening ex art. 213: controle Wet gemeenschappelijke regelingen Gemeenschappelijke regeling stadsregio Rotterdam
Delegatie- en mandaatregelingen Verordening inzake financiële ondersteuning van fracties en ambtelijke bijstand aan raadsleden 2003
Treasury-statuut stadsregio Rotterdam
Ambtenarenreglement: Verordening tot de regeling van de rechtstoestand van de ambtenaren der Gemeente Rotterdam Verordeningen op studiefaciliteiten, reiskosten e.d.
Geldende regelgeving stadsregio specifiek Subsidieverordening Verkeer en Vervoer, vastgesteld door RR per 18-12-2002, gelijktijdig met intrekking Subsidieverordening Infrastructuur
Uitvoeringsregeling GDU+ Bestuursovereenkomst BOR Convenant Fonds Bereikbaarheidsoffensief Rotterdam Subsidieverordening Fonds Bereikbaarheidsoffensief Rotterdam Subsidieverordening Verkeer en Vervoer, vastgesteld door RR per 18-12-2002, gelijktijdig met intrekking Subsidieverordening Infrastructuur
Interimregeling Duurzaam Veilig
Interimbesluit DV Regeling Duurzaam Veilig
Openbaar Vervoer (OV)
Wet personenvervoer Regeling rijksbijdrage OV Besluit Personenvervoer 2000
Subsidieverordening Personenvervoer SRR Subsidieverordening stimulering bedrijfsvervoer SRR
EIISS
Regeling Extra Investeringsimpuls infrastructuur
Subsidieverordening Verkeer en Vervoer, vastgesteld door RR per 18-12-2002, gelijktijdig met intrekking Subsidieverordening Infrastructuur
Groenbeheer
Vinac: Regionaal Groen
Groenakkoord ROM Rijnmond
Milieubeheer
Wet belastingen op milieugrondslag Wet ruimtelijke ordening Besluit op de ruimtelijke ordening Wet Stedelijke Vernieuwing
Subsidieverordening milieu 2003 SRR
Ruimtelijk Beleid
Intensivering Stedelijke Vernieuwing
5
Programma’s/ producten
Specifieke activiteit Wonen, economie en Vinex
Jeugdhulpverlening Werk en inkomen
Jeugdhulpverlening Sociaal Beleid
Wetgeving extern Woningwet Huisvestingswet Huursubsidiewet Besluit woninggebonden subsidies Besluit locatiegebonden subsidies Vierde Nota Extra Wet op de Jeugdhulpverlening Wet Werk en Bijstand
Geldende regelgeving stadsregio specifiek Huisvestingsrichtlijn SRR Verordening Woninggebonden Subsidies Verordening Stedelijke vernieuwing SRR 2003 Omslagverordening
Subsidieverordening Jeugdhulpverlening SRR 2000 Subsidieverordening Sociaal Beleid SRR 2004
6
Commissie Grondbeleid & Middelen
Onderwerp: Rechtmatigheidscontrole door accountant. Bijlage: 1. Controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening van de stadsregio Rotterdam. Toelichting: Bij het Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten (BAPG) dat is vastgesteld op 28 augustus 2003, is de controle van de Jaarrekening uitgebreid met het begrip rechtmatigheid. Kort gezegd komt het erop neer dat de accountant zich uit moet spreken over de vraag of het Kaderwetgebied voldoet aan de geldende wet- en regelgeving met betrekking tot zijn financieel beheer. Dit controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening 2004 van de stadsregio Rotterdam. Wettelijk kader Op grond van artikel 213 Gemeentewet dient de regioraad de controleverordening vast te stellen. Deze verordening is op 10 november 2004 vastgesteld en op 1 januari 2005 in werking getreden. In deze verordening is vastgelegd dat het dagelijks bestuur een accountant benoemt voor de controle van de stadsregionale jaarrekening. In artikel 2 van deze verordening is tevens vastgelegd dat het dagelijks bestuur binnen de grenzen van de wet de daarbij te hanteren reikwijdte en de goedkeuringstoleranties vaststelt. Dit heeft het dagelijks bestuur gedaan op 2 maart 2005 door vaststelling van bijgaand controleprotocol. Financiële consequenties: geen. Afgestemd met: ADR Verdere procedure: n.v.t. Gevraagde beslissing: 1. kennis nemen van het protocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening
Rechtmatigheidscontrole / wd / 4 februari 2005
Pagina 1
