Controleprotocol gemeente Waterland 2013

Controleprotocol gemeente Waterland 2013

Controleprotocol 2013

1


2

INHOUDSOPGAVE

INHOUDSOPGAVE

3

INLEIDING

5

ALGEMENE UITGANGSPUNTEN

7

PROCES CONTROLEPROTOCOL 1 Te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties 2 Reikwijdte accountantscontrole rechtmatigheidstoetsing 3 Interne controle 4 Communicatie en periodiek overleg 5 Rapportering accountant

9 11 11 12 12 12

BIJLAGEN I Inventarisatie W & R rechtmatigheidscontrole (normenkader) II Instrumenten ter voorkoming misbruik en oneigenlijk gebruik van gelden III Communicatie en periodiek overleg IV Controle werkzaamheden Interne controle functionaris V Rapportage

13 15 21 23 25


2

7

3


4

INLEIDING D i t controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen keuring- en rapporteringstoleranties voor de jaarrekening van de countant alleen nadere aanwijzingen geven voor zover dit uitgaat

aan de accountant over de reikwijdte van en de daarbij verder te hanteren goed¬ gemeente Waterland. De raad kan de ac¬ boven de wettelijke minimumeisen.

Object van de controle zijn de jaarstukken en daarmede tevens het financiële beheer van het des¬ betreffende jaar zoals uitgeoefend door o f namens het college van burgemeester en wethouders van de ge¬ meente Waterland De gemeentewet (GW), art. 213, schrijft voor dat de gemeenteraad één o f meer accountants aanwijst als bedoeld in art. 393 eerste lid Boek 2 Burgerlijk Wetboek voor de controle van de in art 197 G W bedoelde jaarrekening, het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. I n het kader van de opdrachtverstrekking aan de accountant geeft de gemeenteraad nadere aanwijzingen voor te hanteren goedkeuring- en rapporteringtoleranties. De accountant mag verwachten dat de gemeente inzichtelijk maakt welke wet- en regelgeving van toepassing is De Gemeenteraad heeft op 20 november 2003, gelet op art. 213 G W en het Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten, de Controle verordening gemeente Waterland vastgesteld. Het bij de controle te hanteren normenkader is als bijlage bij het onderhavige controleprotocol toegevoegd en zal als zodanig worden vastgesteld. Met dit controleprotocol stelt de Gemeenteraad nadere aanwijzingen vast die specifiek van toepassing zijn. Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemming-) overleg plaats tussen de accountant, de accountantscommissie, het managementteam, de portefeuille¬ houder Financiën, het financieel management, het college van burgemeester en wethouders en de ge¬ meenteraad (bijlage 3).


5


6

A L G E M E N E UITGANGSPUNTEN Zoals in art 213 G W is voorgeschreven is de accountantscontrole op de jaarrekening gericht op het afgeven van een oordeel over: - de getrouwe weergave van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de activa en pas¬ siva; - het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties in overeenstemming met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verorde¬ ningen; - de inrichting van het financiële beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag o f deze een ge¬ trouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken; - het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij o f krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet (Besluit Be¬ groting en Verantwoording Provincies en Gemeenten , BAPG); - de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening. Bij de controle zullen de nadere regels die bij o f krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213, lid 6 Gemeentewet (Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten), de Kadernota en adviezen van het Platform Rechtmatigheid Provincies en Gemeenten alsmede de Richtlijnen voor de Accountantscontrole ( N I V R A ) bepalend zijn voor de uit te voeren werkzaamheden. Onder rechtmatigheid wordt verstaan op grond van artikel 213, lid 3b Gemeentewet (Besluit Accountants¬ controle Provincies en Gemeenten) dat de in de rekening verantwoorde lasten, baten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen, dat wil zeggen " i n overeenstemming zijn met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen ".


7


8

PROCES CONTROLEPROTOCOL


9


10

1. Te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties De accountant richt de controle in op het ontdekken van belangrijke fouten en baseert zich daarbij op risicoanalyse, vastgestelde toleranties en deelwaarnemingen en extrapolaties. De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening o f onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oor¬ deelsvorming door de gebruikers kan worden beïnvloed. De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming, de strekking van de af te geven accountantsverklaring. Naast de goedkeuringstoleranties wordt de rapporteringstolerantie onderkend. Deze kan als volgt worden gedefinieerd: De rapporteringstolerantie(s) is een bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen. In het hierna opgenomen schema zijn de goedkeuringstolerantie en de rapporteringtolerantie opgenomen zoals deze door de gemeente Waterland worden gehanteerd. Goedkeuringstolerantie Fouten in de jaarrekening (/o lasten) Onzekerheden in de controle (/o lasten)

Goedkeurend

Beperking

ĥ 10/ ĥ 30/

Oordeel¬ onthouding

Afkeurend

0

^ 10 /

Deze komen overeen met het wettelijk minimum en zijn overeenkomstig de eisen in het Besluit Ac countantscontrole Provincies en Gemeenten. Deze toleranties zijn afzonderlijk van toepassing op de as pecten getrouwheid en financiële rechtmatigheid. Van de accountant wordt naast deze kwantitatieve be¬ nadering b ij de weging van fouten en onzekerheden ook een kwalitatieve b eoordeling verwacht (professional judgement). Voor de rapporteringstolerantie stelt de raad als maatstaf dat de accountant op het niveau van programma's in de b egroting elke fout o f onzekerheid > 25 / o van de goedkeurings tolerantie rapporteert. Indien in de opdrachtverstrekking aan de accountant géén nadere rapporterings tolerantie(s) zijn voorgeschreven, zijn die tolerantie(s) gelijk aan de b edragen die voortvloeien uit de goed¬ keuringstolerantie.

2. Reikwijdte accountantscontrole rechtmatigheidstoetsing De accountantscontrole op rechtmatigheid is limitatief gericht op: de naleving van wettelijke kaders, zoals die in het normenkader van de rechtmatigheidscontrole is op¬ genomen (b ijlage 1 van dit protocol). D i t uitsluitend voor zover deze directe financiële beheershande¬ lingen b etreffen o f kunnen betreffen; de naleving van de volgende kaders: " de begroting; " financiële verordening ex artikel 212 Gemeentewet; " de controleverordening ex artikel 213 Gemeentewet; en de overige kaders zoals opgenomen in de kolom het normenkader voor de "rechtmatigheids controle" (b ijlage 2 van dit protocol). D i t laatste voor zover van toepassing en uitsluitend voor zover deze directe financiële beheershandelingen b etreffen o f kunnen betreffen. Indien en voor zover b ij de accountantscontrole materiële financiële onrechtmatige handelingen worden geconstateerd worden deze in de rapportage en oordeelsweging uitsluitend betrokken indien en voor zo¬ ver het door de raad o f hogere overheden vastgestelde regels b etreft. Met andere woorden: interne regels van college naar amb telijke organisatie c.q. collegeb esluiten vallen daar b uiten. Uitzondering hierop vor¬ men aanb esteding en sub sidieregels en mandaat en delegatieb epalingen voor zover van b elang voor de getrouwheidscontrole door de accountant. Voorts kunnen interne regels wel relevant zijn voor de nadere vaststelling van de invulling van "hogere" b esluiten, maar deze regels zijn op zich geen ob ject van onder¬ zoek. Het is (over het algemeen) aan het college o m een oordeel te vellen over de geconstateerde af¬ wijkingen van lagere interne regels. Controleprotocol 2013

11

3. Interne controle Bij de beoordeling van de jaarrekening maakt de accountant gebruik van de door de interne controle functionaris verrichtte controle werkzaamheden (zie bijlage 4).

4. Communicatie en periodiek overleg I n de verordening ex.artikel 213 Gemeentewet is in artikel 7 de volgende zinsnede opgenomen: "De ac¬ countant bespreekt voorafgaand aan de raadsbeh andeling van de jaarstukken h et verslag van de be¬ vindingen met (een voor dit doel door de raad ingestelde vertegenwoordiging van) de raad". I n bijlage 3 is het communicatietraject nader uitgewerkt.

5. Rapportering accountant Tijdens en na afronding van de controlewerkzaamh eden rapporteert de accountant h ierna in h et kort weergegeven als volgt (voorbeeld): īnterìm-controles I n de tweede h elft van het jaar wordt door de accountant een zogenaamde interim-controle uitgevoerd (in¬ dien van toepassing). Over de uitkomsten van die tussentijdse controle wordt een verslag uitgebracht. Be¬ stuurlijk relevante zaken worden — op grond van de overeengekomen rapportage wensen - ook aan de ge¬ meenteraad gerapporteerd. Verslag van bevindingen Overeenkomstig de gemeentewet wordt omtrent de controle een verslag van bevindingen uitgebracht aan de raad en in afschrift aan h et College van Burgemeester en Weth ouders. I n het verslag van bevindingen wordt gerapporteerd over de opzet en uitvoering van het financiële beheer en o f de beh eersorganisatie een getrouw en rech tmatig financieel beheer en een rech tmatige verantwoording daarover waarborgen. Uitgangspunten voor de rapportagevorm Gesignaleerde onrech tmatigh eden worden toegelich t gespecificeerd naar de aard van h et criterium (be¬ grotingscriterium, voorwaardencriterium, etc.). Fouten o f onzekerheden die de rapporteringstolerantie als bedoeld in onderdeel 1 van dit controleprotocol overschrijden, worden weergegeven in een apart over¬ zicht bij het verslag van bevindingen. De accountant rapporteert ook over eventuele bevindingen met be¬ trekking tot de betrouwbaarh eid en de continuïteit van de door de gemeente geh anteerde geauto¬ matiseerde informatieverzorging. Accountantsverklaring I n de accountantsverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uit¬ komst van de accountantscontrole weergegeven, zowel ten aanzien van de getrouwh eid als de rech t¬ matigheid, uitmondend in een oordeel over de jaarrekening Deze accountantsverklaring is bestemd voor de gemeenteraad, zodat deze de jaarrekening kan vaststellen die door h et College van Burgemeester en Wethouders is opgesteld. I n bijlage 5 worden de rapportagemomenten nader vastgelegd


12

BIJLAGEN


13


14

Bijlage 1: Inventarisatie W&R rechtmatigheidcontrole (normenkader) I n het navolgende overzicht is een inventarisatie gegeven van de in het kader van de rechtmatigheids¬ controle voor Waterland relevante algemene wet- en regelgeving (W&R). D i t overzicht moet als volgt worden gelezen: - in de eerste kolom wordt een algemene omschrijving gegeven die overeenkomt met de indeling van de programmabegroting; - in de tweede kolom wordt e.e.a. nader uitgewerkt naar de specifieke activiteiten welke onder zo'n programma kunnen vallen; - in de kolom wetgeving extern wordt de te toetsen algemene wet- en regelgeving aangegeven die direct een relatie heeft met het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente. De randvoorwaarden waarbinnen uitgaven (lasten) mogen worden (aan)gegaan worden onder meer ontleend aan de begroting en de beheersverordening; - de meest gebruikelijke verordeningen en besluiten zijn in de laatste kolom opgenomen. Hieronder de inventarisatie W & R in het kader van de rechtmatigheidscontrole bij de gemeente Waterland:

Programma's/ producten

Specifieke activiteit Algemeen welzijn

Wetgeving extern Algemene wet bestuursrecht

Regelgeving intern gemeente Waterland Algemene subsidieverordening Waterland 2006 Verordening voorzieningen Wmo gemeente Waterland 2013, Besluit voorzieningen Wmo gemeente Waterland 2013, Beleidsregels

Maatschappelijke

Wet Maatschappelijke Ondersteuning ( W M O ) ,

voorzieningen Wmo gemeente Waterland

Ondersteuning

Algemene wet bestuursrecht

2013, Wmo Beleidsplan 2013 Waterland voor elkaar, Verordening Wmo-raad 2009, Algemene subsidieverordening Waterland 2006

Vreemdelingenzaken

Vreemdelingenwet

Uitvoeringsregeling vluchtelingen

Integratie

Wet inburgering (SISA)

Verordening wet inburgering

Gezondheidszorg

Wet Publieke Gezondheid (WPG)

Nota gezondheidsbeleid 2013-2017

1. Zorg & welzijn

Toeslagenverordening Wet werk en bijstand,Maatregelenverordening, Handhavingsverordening en Reintegratieverordening, Verordening Wet Werk en Bijstand

langdurigheidstoeslag, Handboek WWB (beleidsregels) voor bijzondere bijstand,

Sociale

algemene bijstand, verhaal en terugvordering,

inkomensvoorzieningen

sociale activering, re-integratie, minimabeleid (chronisch zieken, sport en cultuur, computer)

Wet Sociale Werkvoorziening (WSW)

Wachtlijstbeheer, clientenparticipatie, persoonsgebonden budget

I O A W en I O A Z

Maatregelenverordening

Sociale en Fiscale wetgeving

Verordening kwijtschelding Waterland


15


Specifieke activiteit Schuldhulpverlening Kinderopvang

Wetgeving extern Wet op het kredietbeheer Wet kinderopvang en kwaliteitseisen peuterspeelzalen

Regelgeving intern gemeente Waterland Beleid van sociaal.nl te Purmerend Verordening kinderopvang Waterland en handhavingsbeleid kinderopvang en peuterspeelzalen Verordening voorzieningen huisvesting onderwijs gemeente Waterland (VVHO)

Verzorgen basisonderwijs

Wet primair onderwijs

Verordening leerlingenvervoer gemeente Waterland Verordening materieel en financieel gelijkstelling VVHO

Verzorgen voortgezet onderwijs

Wet op het voortgezet onderwijs

Verordening leerlingenvervoer Verordening materieel en financieel gelijkstelling

1. Zorg & welzijn

Volwasseneneducatie

Wet educatie- en beroepsonderwijs (SISA)

Jeugd

Wet op de jeugdzorg

Amateuristische

Algemene subsidieverordening Waterland

kunstbeoefening Muziekonderwijs

Nota jeugdbeleid 2011-2014


2006 Nota sportaccommodaties en Nota sport en

Sport

bewegen

Sociaal Cultureel werk Volksfeesten Ouderenzorg


Algemene subsidieverordening Waterland 2006

Club- en buurthuiswerk Dierenbescherming Bibliotheekwerk

Flora- en Faunawet, Burgerlijk Wetboek boek V , Gezondheids- en welzijnswet voor dieren Wet op het specifiek cultuurbeleid Wet ruimtelijke ordening

Nota grondbeleid

Grondexploitatie en woningbouw

Exploitatieverordening

Besluit op de ruimtelijke ordening

Bouwverordening Welstandsnota Legesverordening

Intensivering Stedelijke Vernieuwing

Wet Stedelijke vernieuwing Provinciale beleidskaders Stedelijke

Beleidsplannen

vernieuwing Monumentenverordening Waterland

Monumentenzorg

Monumentenwet

Subsidieverordening gemeentelijke monumenten

Leegstandswet 2. Volkshuisvesting, ruimtelijke ordening en milieubeheer

Woningwet Wonen, economie en beheer gemeentelijke panden en accommodaties

Huurprijzenwet woonruimte Huisvestingswet

Regionale Huisvestingsverordening Stadsregio

Huurwet

Amsterdam

Huursubsidiewet Besluit woninggebonden subsidies Wet bevordering eigen woningbezit Wet belastingen op milieugrondslag Wet bodemsanering Besluit verplicht bodemonderzoek

Milieubeheer

bedrijventerreinen Wet bodembescherming(wbb) Wet geluidhinder Wet milieubeheer Activiteitenbesluit


16


Specifieke activiteit

Wetgeving extern

Regelgeving intern gemeente Waterland

Boswet Groenbeheer

Kaderwet LNV-subsidies

Bomenve ro rd e ning

Omgevingswet Flora en faunawet Verordening afvalstoffenheffing Afvalstoffenverordening gemeente Waterland

Afvalstoffenbeheer

Wet milieubeheer

Subsidieverordening voor de inzameling van oud papier Destructieverordening

Rioolbeheer en reiniging

Wet milieubeheer

Ongediertebestrijding

Gemeentewet

Wegenbeheer

Wegenverkeerswet 1994

Verordening rioolrecht Verordening eenmalig riool aansluitrecht Verkeersverordening Waterland Wegsleepve ro rdening/ A P V

Besluit administratieve bepalingen wegverkeer

3. Openbare werken

Wegenverkeerswet Verkeer en vervoer

Reglement verkeersregels en verkeerstekens Wet personenvervoer

Exploitatieovereenkomst openbaar vervoer

Omgevingswet Burgerlijk wetboek Taxiwet Havenbeheer

Binnenvaartpolitiereglement

Verordening haven-, kade- en liggelden

Wrakkenwet

Passagiersschepenverordening Waterland

Gemeentewet Parkeerbeheer

Wet Mulder administratiefrechtelijke

Verordening parkeerbelastingen

heffingen Grafrechten Telecommunicatie

Gemeentewet Wet op de lijkbezorging Telecommunicatiewet

Verordening lijkbezorgingrechten Telecommunicatieverordening beheersverordening gemeentelijke

Beheer begraafplaatsen

begraafplaatsen Waterland Burgerlijk wetboek

4. Publiekszaken

Burgerlijke stand en

Gemeentewet

Verordening G B A en legesverordening

afgifte documenten

Wet basisregistratie Personen (BRP)

Kwaliteitsmonitor G B A en reisdocumenten

Wet G B A Verkiezingen Brandweer en 5. Brandweer

rampenbestrijding Brandbeveiligings¬ vergunningen

Kieswet GR regionale brandweer Zaanstreek¬ Wet veiligheidsregio's

Verordening brandweerrechten Gemeentewet Grondwet Burgerlijk Wetboek Gemeentewet

6. Financiën

Algemeen financieel middelenbeheer

Waterland

Brandbeveiligingsverordening Verordening ex art 212: financieel beleid, beheer en inrichting financiële organisatie Verordening ex art. 213: controle Verordening ex art 213a: doelmatigheid- en doeltreffendheidonderzoeken.

Besluit Begroting en Verantwoording

Organisatieverordening

Wet gemeenschappelijke regelingen

Mandaatregeling

Algemene Wet Bestuursrecht

Nota reserves en voorzieningen

Wet M O T (Melding ongebruikelijke transacties) Wet op het BTW-compensatiefonds Financiële verhoudingswet Besluit financiële verhoudingen


17


Specifieke activiteit

Wetgeving extern

Treasurybeheer

Wet financiering decentrale overheden

OZB

Wet waardering Onroerende Zaken

Regelgeving intern gemeente Waterland Treasury / financieringsstatuut Verordening onroerende zaakbelastingen Verordening belastingen op roerende woonen bedrijfsruimten Verordening toeristenbelasting

6. Financiën

Toeristenbelasting

Gemeentewet

Forensenbelasting

Gemeentewet

Verordening op de forensenbelasting

Hondenbelasting

Gemeentewet

Verordening op de hondenbelasting

Baatbelasting

Gemeentewet

Verordening baatbelasting Dijkeinde

Gemeentewet

Verordening precariobelasting

Verordening op de heffing en invordering van watertoeristenbelasting

Reclame en precariorechten

EU-aanbestedingsrichtlijnen

7. Facilitaire zaken

Inkopen en

Aanbestedingswet 2012

Nota inkoopbeleid en -aanbestedingsbeleid

contractbeheer

Gids proportionaliteit

budgethoudersregeling

Algemeen reglement voor werken 2012 Archiefbeheer

Archiefbesluit 2012 en Kritische Prestatie

Archiefverordening 2014 in voorbereiding

Indicatoren (KPI's)

i.c.m. Project Informatiehuishouding

Gemeentewet Handhaving 8. Algemene en

Drank- en Horecawet Winkeltijdenwet

juridische zaken

APV Winkeltijdenverordening Waterland Verordening markt- en standplaatsgelden

Marktgelden

Gemeentewet

Verordening op de weekmarkt in de kern Monnickendam

Ambtenarenwet C A R / U W O (Collectieve arbeidsovereen¬ 9. Personeel &

Arbeidsvoorwaarden en

organisatie

personeelsbeleid

komst en uitwerkingsovereenkomst)

Locale regelingen op het gebied van arbeidsvoorwaarden.

Fiscale wetgeving Sociale verzekeringswetten Rechtepositie politieke ambstdragers


Verordening vergoeding raadsleden, wethouders en duoraadsleden

18

Niet uit ons verordeningenbestand opgenomen zijn: -

Procedureverordening voor advisering tegemoetkoming in planschade gemeente Waterland 2008; Verordening betreffende de aanvragen en bezwaarschriften ingevolge de algemene bijstandswet, etc.; Verordening naamgeving en nummering (adressen); Controleverordening gemeente Waterland; Reglement van orde gemeenteraad Waterland; Inspraakverordening Waterland; Verordening inzake de behandeling van bezwaarschriften; Klachtenregeling; Verordening ambtelijke bijstand en ondersteuning; Archiefverordening; Reglement ondernemingsraad Waterland; Regeling alternatieve samenlevingsvormen; Beheersverordening gemeentelijke begraafplaatsen Waterland; Regionale huisvestingsverordening stadsregio Amsterdam 2010; Verordening overleg lokaal onderwijsbeleid.


19


20

Bijlage 2: Instrumenten ter voorkoming misbruik en oneigenlijk gebruik van gelden Voorwaarden opgenomen in verordeningen op het gebied van subsidiëring, sociale zaken, onderwijs en personeelszaken ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik van gelden

SUBSIDIERING Subsidieverordening oud papier - Gedateerde weegbrieven en kwijtscheldingsbewijzen. Subsidieverordening gemeentelijke monumenten (opgenomen in de erfgoedverordening) - Definitieve subsidievaststelling nadat de werkzaamheden zijn uitgevoerd, gereed gemeld en akkoord bevonden; - Voorgeschreven aanvraagformulier met bijlagen (begroting, werkomschrijving, bouwtekeningen, naam en adres van uitvoerder.; - Gereed melding onder overleg van afrekeningen en betaalbewijzen; - Uitbetaling nadat de werkzaamheden zijn gecontroleerd en akkoord bevonden en de definitieve vast¬ stelling van de subsidie heeft plaatsgevonden. Algemene Subsidieverordening - Aanvraag moet zijn voorzien van bijlagen (balans met toelichting, gelieerde rechtspersonen, voorge¬ nomen en doorgevoerde wijzigingen van de statuten, bestuurssamenstelling, opgave van andere sub¬ sidiemogelijkheden die nog openstaan, oprichtingsakte, etc.; - Termijnen voor aanvragen van de vaststelling (incl. financieel verslag en activiteitenverslag).

SOCIALE ZAKEN Verordening subsidiering levensbeschouwelijke vorming - Vergoeding mag niet middellijk o f onmiddellijk aan de school ten goede komen; - Binnen 30 dagen na cursusjaar (een door de schooldirectie gewaarmerkte) opgave doen (naam leer¬ kracht, aantal lesuren, dagen en uren van de lessen, de klassen/groepsleerkrachten waarvoor de les gegeven werd, aantal leerlingen die lessen hebben gevolgd); Jaarverslag; Toeslagenverordening Wet werk en bijstand - Criteria voor verhoging c.q verlaging van de bijstandsnorm zijn beschreven, college kan nadere regels stellen. Maatregelenverordening Wet werk en bijstand - De categorieën van gedragingen zijn beschreven, geen nadere voorwaarden; - Handhavingverordening Wet werk en bijstand; - B & W geven informatie over rechten en plichten die aan het ontvangen van bijstand zijn verbonden, alsmede over de consequenties van misbruik en oneigenlijk gebruik.; - I n het beleidsplan wordt in het hoofdstuk "Handhaving" uitvoerig de controle en beoordeling van de aanvraag beschreven; - B & W stellen een debiteurenplan op aan de hand van de door hen te stellen criteria voor categorieën van vorderingen, personen en termijnen voor het verrichten van heronderzoeken. - Er vindt een beëindigingsonderzoek plaats; - B & W maken ter controle gebruik van bestandsvergelijkingen met actuele gegevens en van de samen¬ loop signalen die hieruit voortkomen; - B & W onderzoeken overige signalen en tips die relevant zijn voor de toetsing van bijstand. - Re-integratieverordening Wet werk en bijstand; - Belanghebbenden zijn verplicht uit eigener beweging o f desgevraagd schriftelijk mededeling te doen van feiten en omstandigheden die van belang zijn; - B & W kan personen aanwijzen die belast zijn met toezicht. Controleprotocol 2013

21

ONDERWIJS Verordening leerlingenvervoer - Ouders zijn verplicht o m wijzigingen die van invloed kunnen zijn op de verstrekte bekostiging on¬ verwijld door te geven; - Bij beoordeling aanvraag wordt de beslissing c.q. het advies van de permanente commissie leer¬ lingenzorg in acht genomen. Verordening voorzieningen huisvesting onderwijs - Verplicht gesteld aanvraagformulier en bijlagen; - Verplichte gegevensverstrekking door bevoegd gezag d.m.v. vastgesteld formulier; - Bij de beslissing over de goedkeuring van een bouwplan stellen B & W eveneens vast o f de feiten en omstandigheden ten tijde van de vaststelling van het programma, al dan niet ingrijpend zijn gewijzigd; - Aanspraak op vergoeding van een voorziening vervalt, indien niet door de aanvrager voor 1 oktober van het jaar volgend op de vaststelling van het programma een bouwopdracht is verleend dan wel een koop-, huur- o f erfpachtovereenkomst is gesloten en een afschrift daarvan niet voor 15 oktober daar¬ opvolgend aan B & W is gezonden.

PERSONEELSZAKEN Aan uitbetaling van gelden o f bij wijziging in bestaande financiële afspraken ligt een besluit ten grondslag. De v o r m van dit besluit kan verschillen. Afhankelijk van de aard van het besluit betreft het een collegebesluit, een in mandaat genomen besluit o f een declaratieformulier.


22

Bijlage 3: Communicatie en periodiek overleg Onderstaand is de overlegstructuur in een communicatiematrix vastgelegd: Overlegstructuur

Aantal per jaar

Accountant commissie

Eén

Financieel management

Minimaal drie

Toelichting De accountantscommissie bespreekt met de accountant het concept van bevindingen Directeur bedrijfsvoering, het afdelingshoofd financiën en de interne controle functionaris zijn voor de accountant belangrijke gespreks-partners binnen de gemeentelijke organisatie. Bijeenkomsten: pre-audit gesprek, de bespreking van de bevindingen van interim-controle (op basis van de concept managementletter) en de eindejaarscontrole (op basis van het concept rapport van bevindingen). Daarnaast kan naar behoefte worden gekozen voor tussentijdse voortgangsgesprekken.

Management Team

Minimaal één

Op verzoek zal de accountant nader overleg hebben met de directeur bedrijfsvoering en de afdelingshoofden als verantwoordelijken voor de relevante primaire processen. Op verzoek zal de accountant verschijnen in het MT.

Portefeuillehouder Financiën

Twee

Bespreking bevindingen interim-controle en eindejaarscontrole.

College van burgemeester en

PM

Op verzoek zal de accountant verschijnen in de vergaderingen van college

wethouders en gemeenteraad

en gemeenteraad. De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden in het college besproken met mogelijkheid om te reageren vóór de behandeling in de gemeenteraad


23


24

Bijlage 4: Controle werkzaamheden Interne controle functionaris A. afd. F i n a n c i ë n Planning en control - Per kwartaal de banksaldi controleren en aansluiten met de Proefsaldibalans - Per kwartaal beoordelen o f de administratie bijgewerkt is - Per kwartaal de Proefsaldibalans uitdraaien (evenwichtscontroles) - Per kwartaal de tussenrekeningen beoordelen - Afloopcontrole op de overlopende activa en passiva (200311 kruisposten) - Per maand de invorderingsmaatregelen beoordelen - Eenmaal per kwartaal de openstaande posten (debiteuren en crediteuren) aansluiten met proefsaldibalans - Per kwartaal de (oude) openstaande crediteuren op vervaldatum beoordelen - Per kwartaal de openstaande creditfacturen beoordelen - Steekproefsgewijs de intrekking van de oninbare gewone debiteuren beoordelen - Steekproefsgewijs de intrekking van de oninbare belasting debiteuren beoordelen - Op afroep aanwezig zijn bij de offerte procedure - B & W adviezen nagaan o f gehandeld is volgens de inkoopprocedure - De facturen op hun rechtmatigheid beoordelen - Eenmaal per jaar de crediteuren totaliseren en beoordelen op en > 50k (conform inkoopbeleid) - Eenmaal per jaar controleren op dubbele facturen - Controle op betaalde rente langlopende leningen - Controle op betaalde aflossingen langlopende leningen - Per kwartaal de orderbevestiging checken met dagafschrift (treasury) - Controle op ontvangen en betaalde rente Rekening Courant verhoudingen - Controle op betaalde bankkosten Rekening Courant verhoudingen - Controle op betaalde pinkosten - Algemene uitkering controleren met beschikking ministerie B Z K - Te ontvangen dividenden controleren B. Belastingen -

Alle nieuwe belastingverordeningen ontvangen Belastingtarieven conform verordening in (vast) bestand belastingadministratie Verminderen controleren (deelwaarneming) Belastingkohieren in spreadsheet zetten afstemmen Grootboek Key2-Gisvg Belastingaanslagen van de medewerkers die toegang hebben tot G I S V G nagaan Is er bij Puza controle op leegstand gedaan Is er bij Belastingen controle gedaan op niet aangeslagen objecten

C. P & O Salarisadministratie - Eenmaal per jaar van drie personen bruto netto berekening door PO laten maken - Tweemaal per jaar van een maand alle mutaties controleren - Tweemaal per jaar het bestaan van de uitbetaalde functionarissen vaststellen - Nagaan o f er aan interne controle op de ingevoerde mutaties is gedaan Inhuurkrachten - Het bestaan/juistheid dmv een deelwaarneming van dee inhuurkrachten vaststellen


25

D . Parkeergelden -

Steekproefsgewijs ter plaatse de voorraad parkeerkaartjes controleren Steekproefsgewijs controleren o f de geparkeerde voertuigen kaartjes hebben Eenmaal p.m. de kassa afsluiten en de tellingen aan financiën geven Per maand de aantallen en opbrengsten in een spreadsheet zetten en toetsen Eenmaal per jaar de jaarafsluiting maken en het geheugen v.d. kassa op nul stellen

E . Havengelden Haven Monnickendam - Steekproefsgewijs controleren o f de gelden op tijd worden afgedragen - Steekproefsgewijs controleren o f de kasstaten c.a. op tijd worden ingeleverd - Periodiek controleren o f de schepen in de haven(s) betaald hebben - Vaststellen dat de juiste tarieven conform de verordening worden gehanteerd - Hebben alle woonboten aan de Vesting een rekening gekregen - Hebben de jachthavens een rekening gehad voor de huur van gemeentewater - Eenmaal per jaar de ontvangen havengelden in een spreadsheet zetten en toetsen aan voorgaande jaren - Eenmaal per jaar de opbrengsten (verhuur water) in een spreadsheet zetten en toetsen - Eenmaal per jaar de opbrengsten (verhuur waterwoonboten) in een spreadsheet zetten en toetsen Haven Hemmeland - Periodiek controleren o f de schepen in de haven betaald hebben - Periodiek controleren o f de schepen die op de wal staan betaald hebben - Is er aan I C gedaan op de jachthaven Hemmeland - Steekproefgewijs de uitgaven uit de kas van het Hemmeland beoordelen - Vaststellen dat de juiste tarieven conform de verordening worden gehanteerd Douche-toiletgebouw Monnickendam - Steekproefsgewijs controleren o f de gelden op tijd worden afgedragen - Steekproefsgewijs controleren o f de kasstaten c.a. op tijd worden ingeleverd - Eenmaal per jaar de opbrengsten in een spreadsheet zetten en toetsen - Eenmaal per jaar verbruik water en elektra in een spreadsheet zetten en toetsen F . Marktgelden -

Tweemaal per jaar de juistheid van de aanwezige kramen vaststellen Steekproefsgewijs controleren o f de gelden op tijd worden afgedragen Steekproefsgewijs controleren o f de kasstaten c.a. op tijd worden ingeleverd Eenmaal per jaar de opbrengsten in een spreadsheet zetten en toetsen

G . Diverse leges Omgevingsvergunningen - Controleren o f alle afgegeven vergunningen in rekening zijn gebracht - Steekproefsgewijs controleren o f de leges juist zijn berekend en betaald - Afloopcontrole omgevingsvergunningen vorig boekjaar Standplaats- en ventvergunningen - Controleren o f alle standplaatsvergoedingen in rekening zijn gebracht - Controleren o f de precariorechten door financiën zijn geïnd - Controleren o f de erfpachten door financiën zijn geïnd Speelautomatenvergunningen (wet op de kansspelen) - Controleren o f alle verleende vergunningen in rekening zijn gebracht


26

Drank- en horecavergunning - Controleren o f alle verleende vergunningen door financiën zijn geïnd Teraardebestelling - Controleren o f alle opdrachten tot teraardebestellingen door financiën zijn geïnd - Tarieven conform legesverordening H . Zorg & welzijn WWB & BB & IoaW & IoaZ - Controleren de zichtbare aansluiting tussen GWS en GB Financiën (per maand) - Controleren dat er I C op W W B / B B uitkeringen wordt toegepast (per kwartaal) - Controleren dat er I C op het werkdeel W W B uitkeringen wordt toegepast (per jaar) WMO - Controleren de zichtbare aansluiting tussen GWS en GB Financiën - Controleren dat er I C met K I C , op de uitkeringen wordt toegepast (per kwartaal) - Controleren o f eigen bijdrage e n / o f besparingsbedrag in rekening is gebracht Inburgering - Controle inburgering (per halfjaar) Kwijtscheldingen - Steekproefsgewijs de juistheid van de kwijtscheldingen nagaan Kinderopvang - Deelwaarneming op de juistheid van de uitbetaalde kinderopvang vergoeding nagaan Subsidies c.a. - Deelwaarneming op de juistheid van de uitbetaalde subsidies - Aansluiting toegekende en uitbetaalde subsidies maken met G B en welzijnjaarprogramma. - Afloopcontrole op de subsidies van het vorig jaar Leerlingenvervoer c.a. - Steekproefsgewijs de juistheid van de vervoerskosten vaststellen (eigen bijdrage e.d.) Schoolzwemmen - Eenmaal per jaar de uitgaven en ontvangsten in een spreadsheet zetten en toetsen Huur sporthallen/complexen - Eenmaal per jaar de huuropbrengsten in een spreadsheet zetten en (laten) beoordelen I. Publiekszaken -

Jaarlijks in januari tarieven controleren a.h.v. uitdraai uit legeskas P U Z A Periodiek de aanwezige geldmiddelen van de legeskas vaststellen Steekproefgewijs de uitgaven uit de kas van P U Z A beoordelen (Op 31 december) de voorraad Geneeskundige verklaringen opnemen Controle te innen leges (afstemming Key2Fin (GB) met Kas4all (kasregister) Verkoop identiteitsbewijzen volgens kassa afstemmen met inkoop ministerie Verkoop V O G volgens kassa afstemmen met inkoop ministerie

J. Restauratie / Cosmeticasubsidies -

De toegezegde en uitbetaalde restauraties- en cosmeticasubsidies controleren Controle op de berekening van de monumentenleges

K. Automatisering -

Uitwijkcontract gesloten (continuïteit gewaarborgd)


27

L . Werken / Leveringen -

Controleren o f het gefactureerde ook daadwerkelijk is geleverd

M . Horizontaal toezicht -

Overleg met de belastingdienst

N . Diversen -

Kostbaarheden Site commissie B B V bezoeken en nieuwe notities rondsturen t.k.n. Jaarrekening afgelopen dienstjaar naar de accountant Begroting lopend dienstjaar naar de accountant Nieuwe financiële nota's naar de accountant I B U naar de accountant Planning naar de accountant


28

Bijlage 5: Rapportage De volgende standaard rapportagevormen worden onderkend: Rapportage

Tijdstip

Inhoud

Gericht aan

Managementletter dan wel

N a afronding van de

College

Verslag van bevindingen

interim-controle.

Mogelijke risico's, verbeter- en aandachtspunten betreffende de processen en procedures (beheersingsstructuur), beheersing specifieke subsidiestromen evenals overige van belang zijnde onderwerpen. Voortgang groeiproces invoering rechtmatigheid.

Raad

interim-controle, uit te brengen uiterlijk 1 december van het boekjaar

Verslag van bevindingen


Het gaat hierbij o m bevindingen:

jaarrekening (gelijktijdig met

controle van de

-

het aanbieden van de

jaarrekening.

fouten, onzekerheden m.b.t. de getrouwheid en rechtmatigheid (in relatie tot de controletoleranties)

-

o f de inrichting van het financieel beheer en van de financiële organisatie een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken.

-

fouten, onzekerheden o f verbeteringen op het gebied van verslaglegging rekening houdend met afgesproken rapporteringstoleranties.

jaarrekening aan de raad)

Accountantsverklaring


(gelijktijdig met het aanbieden

controle van de

de gemeenterekening een

van de jaarrekening aan de

jaarrekening.

getrouw beeld geeft i.o.m.

raad)

Het oordeel over de mate waarin

Raad

verslaggevingsvoorschriften en voldoet aan de eisen van rechtmatigheid.

Uitgangspunten voor de rapportagevorm Gesignaleerde onrechtmatigheden worden toegelicht gespecificeerd naar de aard van het criterium (be¬ grotingscriterium, voorwaardencriterium, etc.). Fouten o f onzekerheden die de rapporteringstolerantie als bedoeld in paragraaf 1 van dit controleprotocol overschrijden, worden weergegeven in een apart over¬ zicht bij het verslag van bevindingen. De accountant rapporteert ook over eventuele bevindingen met be¬ trekking tot de betrouwbaarheid en de continuïteit van de door de gemeente gehanteerde geauto¬ matiseerde informatieverzorging.


29

COLOFON

Uitgave: Gemeente Waterland Postbus 1000 1140 B A M O N N I C K E N D A M

Bezoekadres: Pierebaan 3 1141 G V M O N N I C K E N D A M Telefoon: 0299 - 658585 Telefax: 0299 - 658599

Samenstelling en lay-out:

V

Afdeling Financiën Telefoon: 0299 - 658561 Telefax: 0299 - 658599

Voor opmerkingen e n / o f suggesties met betrekking tot de opbouw, indeling en lay-out kan contact opgenomen worden met de afdeling Financiën. Voor inhoudelijke vragen kan contact opgenomen worden met het afdelingshoofd van de betreffende vakafdeling o f de gemeentelijke voorlichter.


30

Controleprotocol gemeente Waterland 2013

Recommend Documents