Pagina 1 van 5
CONTROLEPROTOCOL VOOR DE ACCOUNTANTSCONTROLE OP DE JAARREKENINGEN 2011 TOT EN MET 2014 VAN DE GEMEENTE BOXTEL Artikel 1
Te hanteren goedkeuringstolerantie
De in het hierna opgenomen schema ingevulde goedkeuringstoleranties hanteren wij voor de controlejaren 2011 tot en met 2014. Dit sluit aan bij de wettelijke minimumeisen van het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO). Goedkeuringstolerantie Fouten in de jaarrekening (% lasten) Onzekerheden in de controle (% lasten)
Artikel 2
Goedkeurend ≤ 1%
Beperking >1%<3%
Oordeelonthouding -
Afkeurend ≥ 3%
≤ 3%
>3%<10%
≥ 10%
-
Te hanteren rapporteringstolerantie
Voor de rapporteringstolerantie stelt de raad als maatstaf dat de accountant elke fout of onzekerheid ≥ € 100.000 rapporteert (bedrag is conform het modelprotocol). Daarnaast kan de accountant rapporteren over fouten en onzekerheden lager dan € 100.000, met name wanneer deze posten bestuurlijk relevant zijn.
Artikel 3
Reikwijdte accountantscontrole rechtmatigheidtoetsing
In de verordening artikel 212 van de gemeente Boxtel is rechtmatigheid gedefinieerd als: ‘rechtmatigheid is het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen, raadsbesluiten en collegebesluiten’. Deze definitie is ruimer dan de definitie van rechtmatigheid welke in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) gehanteerd wordt: ‘het in overeenstemming zijn met de begroting en van toepassing zijnde wettelijke regelingen’. Voor de accountantscontrole op grond van dit protocol zal de definitie uit het BADO door de accountant gehanteerd kunnen worden. Dit betekent dat collegebesluiten in principe geen onderwerp van rechtmatigheidscontrole zullen zijn. De accountantscontrole op rechtmatigheid voor de kalenderjaren 2011-2014 is limitatief gericht op: a de naleving van wettelijke kaders, het normenkader, zie bijlage 1: “Wet- en regelgeving in het kader van de rechtmatigheidscontrole gemeente Boxtel”. Dit uitsluitend voor zover deze directe financiële beheershandelingen aan derden betreffen of kunnen betreffen; b. de naleving van de volgende interne kaders (zie ook bijlage 1): o de begroting o financiële verordening ex artikel 212 Gemeentewet; o de controleverordening ex artikel 213 Gemeentewet; o de verordening periodiek onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid ex art 213a Gemeentewet; Ten aanzien van het voorwaardencriterium vindt voor de regelgeving uitsluitend een toets plaats naar recht, hoogte en duur van financiële beheershandelingen, tenzij jegens derden (bijvoorbeeld in toekenningsbeschikkingen) aanvullende voorwaarden met directe financiële consequenties zijn opge1 nomen. Indien en voor zover bij de accountantscontrole materiële financiële onrechtmatige handelingen worden geconstateerd worden deze in de rapportage en oordeelsweging uitsluitend betrokken indien en voor zover het door de raad of hogere overheden vastgestelde regels betreft. Met andere woorden: interne regels van college naar ambtelijke organisatie c.q. collegebesluiten vallen daar buiten. Deze interne regels kunnen overigens wel relevant zijn voor de nadere vaststelling van de invulling van “hogere” besluiten, maar zijn op zich geen object van onderzoek. Voorts kan een afwijking van deze 1
Dergelijke jegens derden geformuleerde (financiële) voorwaarden zijn immers ook al relevant voor de accountantscontrole inzake de getrouwheid van de jaarrekening. .
Pagina 2 van 5
lagere regelgeving passend zijn binnen de uitvoering van hogere besluiten. Het is (over het algemeen) aan het college om een oordeel te vellen over de geconstateerde afwijkingen van lagere interne regels. c de naleving van specifieke regelgeving door derden (rijksoverheid en andere instanties).
Artikel 4
Rapportering accountant
Tijdens en na afronding van de controlewerkzaamheden rapporteert de accountant hierna in het kort weergegeven als volgt: Managementletter Interim-controle In de tweede helft van het jaar wordt door de accountant een zogenaamde interim-controle uitgevoerd. Over de uitkomsten van die tussentijdse controle wordt een verslag uitgebracht, de managementletter. Deze wordt gericht aan het College van Burgemeester en Wethouders en besproken in het Managementoverleg. Verslag van bevindingen Overeenkomstig de Gemeentewet wordt omtrent de controle van elke jaarrekening een verslag van bevindingen uitgebracht aan de raad en in afschrift aan het College van Burgemeester en Wethouders. In het verslag van bevindingen wordt gerapporteerd over de opzet en uitvoering van het financiele beheer en of de beheersorganisatie een getrouw en rechtmatig financieel beheer en een rechtmatige verantwoording daarover waarborgen. Uitgangspunten voor de rapportagevorm Gesignaleerde onrechtmatigheden worden toegelicht gespecificeerd naar de aard van het criterium (begrotingscriterium, voorwaardencriterium, etc.). Fouten of onzekerheden die de goedkeurings- en rapporteringtolerantie als bedoeld in artikel 1 en 2 van dit controleprotocol overschrijden, worden weergegeven in een apart overzicht bij het verslag van bevindingen. De accountant rapporteert ook over eventuele bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en de continuïteit van de door de gemeente gehanteerde geautomatiseerde informatieverzorging. Controleverklaring In de controleverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven, zowel ten aanzien van de getrouwheid als de rechtmatigheid. Deze controleverklaring is bestemd voor de gemeenteraad, zodat deze de door het College van Burgemeester en Wethouders opgestelde jaarrekening kan vaststellen en het college van B&W décharge kan verlenen. In bijlage 3 worden de rapportagemomenten nader vastgelegd. Bijlagen: 1. Normenkader 2011, zijnde een overzicht van de wet- en regelgeving in het kader van de rechtmatigheidcontrole gemeente Boxtel 2. Bestuurlijk overleg 3. Rapportagemomenten
Pagina 3 van 5
Bijlage 1: Normenkader 2011, zijnde een overzicht van de wet- en regelgeving in het kader van de rechtmatigheidcontrole gemeente Boxtel Externe wet- en regelgeving Het gaat hier bijv. om de aanbestedingsregels van de EU en het rijk, regels van EU, rijk en andere instanties over specifieke uitkeringen en subsidies, algemene wetgeving zoals fiscale wetgeving, Gemeentewet, BBV
Interne wet- en regelgeving:Raadsbesluiten Volgnr. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31. 32. 33. 34. 35. 36. 37. 38. 39. 40. 41. 42. 43. 44.
Omschrijving van de Verordening/Regeling/Gem.regeling Legesverordening 2011 Verordening rechtspositie wethouders, raads - en commissieleden 2008 Verordening op de fractieondersteuning 2010 Verordening Dorpsraad Liempde. Verordening parkeerbelastingen 2011 Verordening precariobelasting 2011 Verordening marktgelden 2011 Verordening toeristenbelasting 2011 Verordening Wet Kinderopvang Verordening voorzieningen huisvesting onderwijs 2009 Verordening Leerlingenvervoer gemeente Boxtel Algemene subsidieverordening Boxtel 2010 Verordening Welzijnsfonds 2011 Verordening Welzijnsfonds 2007 Haaren incl. wijzigingen 2009 Verordening WMO gemeente Boxtel 2009 Verordening Toeslagen en Verlagingen WWB Verordening Toeslagen en Verlagingen WIJ Afstemmingsverordening Ioaw/Ioaz Afstemmingsverordening 2006 Reïntegratieverordening 2006 Verordening scholing & opleiding 2009 Verordening premie 2009 Verordening cliëntenparticipatie Verordening langdurigheidstoeslag Handhavingsverordening WWB, WIJ, Ioaw en Ioaz Verordening werkleeraanbod WIJ Afstemmingsverordening WIJ WMO Participatieverordening Handhavingverordening WWB, WIJ IOAW en IOAZ vastgesteld. Verordening Wet Inburgering gemeente Boxtel 2010 Verordening cliëntenparticipatie WSW via de gemeenschappelijke regeling overgedragen aan AB van de WSD (WSW-raad van de WSD) Verordening Persoonsgebonden budget WSW, overgedragen aan WSD Verordening wachtlijstvolgorde WSW, overgedragen aan WSD Verordening afvalstoffen en reinigingsrechten 2011 Verordening rioolaansluitrechten 2011 Verordening rioolheffing 2011 Verordening begrafenisrechten 2011 Subsidieverordening plattelandsvernieuwing gemeente Boxtel Exploitatieverordening Boxtel 1996 Monumentenverordening 2005 Verordening onroerende zaakbelastingen 2011 Treasurystatuut Verordening ex art.212 Gemeentewet Verordening m.b.t. verstrekken van borgstellingen en geldleningen aan verenigingen en instellingen (1996)
raadsbesluit 2-11-10 27-5-08 21-9-10 29-6-95 2-11-10 2-11-10 2-11-10 2-11-10 2-11-04 16-12-08 23-11-10 21-12-10 29-3-11 5-3-2009 16-12-08 15-12-05 15-12-09 23-2-06 23-2-06 15-12-05 21-4-09 21-4-09 15-12-05 21-4-09 15-12-09 15-12-09 21-4-09 29-7-07 23-11-10 18-5-10 AB:18-6-08 AB:18-6-08 AB:11-3-09 2-11-10 2-11-10 2-11-10 2-11-10 26-4-01 23-5-96 27-10-05 20-12-10 20-12-01 25-3-04 28-3-96
* : Aan het niet nakomen van formele aspecten (bijvoorbeeld te late indiening van offerte of afrekening) hoeven vooralsnog geen financiële consequenties te worden verbonden.
Pagina 4 van 5
Bijlage 2: Bestuurlijk overleg Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek afstemmingsoverleg plaats. De bespreking van de bevindingen van de interim-controle (op basis van de concept managementletter) worden mondeling besproken in het managementoverleg. De bevindingen van de eindejaarscontrole (op basis van het conceptrapport van bevindingen) worden besproken in een overleg van accountant met portefeuillehouder financiën, gemeentesecretaris en concerncontroller. Indien er vanuit de raad de behoefte wordt geuit de accountant te spreken, wordt deze uitgenodigd, bij voorkeur in de commissie Bestuurlijke Zaken wanneer het rapport van bevindingen staat geagendeerd.
Pagina 5 van 5
Bijlage 3: Rapportage De volgende standaard rapportagemomenten worden onderkend: Rapportage
Tijdstip
Inhoud
Gericht aan
Verslag van bevindingen
Na afronding van de controle van de jaarrekening.
Wettelijk: De vraag of inrichting van het financieel beheer en van de financiële organisatie een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken. Daarnaast resterende fouten, onzekerheden of verbeteringen op het gebied van verslaglegging rekening houdend met afgesproken rapporteringstoleranties. Relatie tussen de controletolerantie ingevolge controleverordening en de feitelijke bevindingen.
Raad, afschrift college
Controleverklaring
Na afronding van de controle van de jaarrekening.
Het oordeel over de mate waarin de gemeenterekening een getrouw beeld geeft in overeenstemming met verslaggevingsvoorschriften en voldoet aan de eisen van rechtmatigheid.
Raad, afschrift college
