COMMISSIE VOOR BEZWAAR- EN BEROEPSCHRIFTEN JAAROVERZICHT 1998 1. Inleiding: Voor u ligt het jaaroverzicht 1998 van de commissie voor bezwaar- en beroepschriften van de provincie Zeeland. In dit overzicht wordt geprobeerd een beeld te schetsen van de activiteiten van de commissie voor de bezwaar- en beroepschriften in het afgelopen jaar. Dit zal onder andere geschieden aan de hand van cijfermateriaal. Voorts wordt een vooruitblik op het jaar 1999 gegeven.
C L-
Opgemerkt wordt dat in dit jaarverslag alleen verslag wordt gedaan van de activiteiten in het jaar 1998 van de adviescommissie voor de behandeling van bezwaren tegen besluiten van GS en van de besliscommissie beroepschriften. Hiernaast bestaat een adviescommissie, bestaande uit een externe voorzitter en zes statenleden, voor de behandeling van bezwaren tegen besluiten van PS. Deze commissie is in 1998 bijeengekomen voor de behandeling van de bezwaren tegen het Streekplan Zeeland 1 997. In totaal zijn in 1 998 door deze commissie 34 bezwaarschriften tegen het streekplan behandeld. Op de activiteiten van deze commissie zal in dit jaarverslag niet verder worden ingegaan. 2. Samenstelling bezwaarschriftencommissie: De bezwaarschriftencommissie bestond in 1998 uit: Leden: De heer mr. A. Baron van Harinxma thoe Slooten (voorzitter); De heer mr. J.A. Meijer (voorzitter); De heer mr. E.K.L.M. Haffinans (plaatsvervangend voorzitter); De heer mr. A. J. Peeck; De heer A. Hoefkens; Mevrouw mr. J.P. Ribbers; De heer mr. J.H.F. Zigenhorn; De heer J.L.M, van Put. Secretarissen: Mevrouw C.W. Ramondt; De heer H.A. van Wilgenburg; Mevrouw mr. A.M.P. van Alphen. Secretariële ondersteuning: Mevrouw H, C. van Strien. 3. Personele wijzigingen: Op 22 september 1998 is op passende wijze afscheid genomen van de heer mr. A. Baron van Harinxma thoe Slooten als voorzitter van de commissie voor bezwaar- en beroepschriften. De heer Van Harinxma heeft het voorzitterschap neergelegd in verband met zijn gezondheid. Als eerste voorzitter van de onder de Awb werkzame, externe, commissie heeft hij een duidelijk stempel gezet op haar functioneren. De acceptatie van de adviezen van de onafhankelijke commissie in de organisatie is mede aan zijn inzet te danken. De heren Zigenhorn en Van Put zijn benoemd tot lid van de commissie voor bezwaar- en beroepschriften. Jaaroverzicht 1998 * Bezwaar- en beroepschriftencommissie provincie Zeeland KJB-december 1999-AvA
"
""--
_~~ ~:";
^
\_)
Mevrouw mr. A.M.P. van Alphen is benoemd als secretaris van de commissie voor bezwaaren beroepschriften. 4. De bezwaarschriften: 4.1. De aantallen: In dit overzicht is zowel gekeken naar de bezwaarschriften die in 1998 zijn ingediend, als naar de bezwaarschriften die in een ander jaar zijn ingediend, maar die in 1998 zijn behandeld of ingetrokken. In het jaar 1998 zijn 124 bezwaarschriften ingediend. Van deze bezwaarschriften werden er 41 door de bezwaarden ingetrokken. In totaal heeft de bezwaarschriften commissie in 1998 63 bezwaarschriften behandeld. Om een beter overzicht te krijgen van deze cijfers, worden zij op de volgende pagina in een schema weergegeven.
O
(__ ')
Twee bezwaarschriften werden onmiddellijk na de hoorzitting alsnog ingetrokken. Twee keer is na overleg met de commissie besloten een ingediend bezwaarschrift kennelijk niet ontvankelijk te verklaren. Deze bezwaren zijn alleen meegeteld bij de ingediende bezwaren en niet bij de behandelde bezwaren (zie verder paragraaf 4.5). Op 31 december 1998 zijn 16 bezwaarschriften niet afgehandeld; 15 hiervan zijn ingediend in 1998, één is ingediend 1996. Voorts zijn twee beroepschriften en één bezwaarschrift binnengekomen waarop niet door gedeputeerde staten van Zeeland beslist kon worden. Deze brieven zijn op grond van artikel 6:15 van de Algemene wet bestuursrecht doorgezonden aan de bevoegde organen. Deze beroepschriften en het bezwaarschrift zijn op geen enkele wijze in dit cijfermateriaal betrokken. 4.2 Opmerkingen naar aanleiding van de cijfers: In vergelijking met vorig jaar kan een sterke toename van het aantal bezwaarschriften worden geconstateerd. In 1997 werden 54 bezwaarschriften ingediend, waarvan 17 werden ingetrokken en 35 door de bezwarencommissie behandeld. In 1998 is er sprake van bijna een verdubbeling van het aantal ingediende bezwaren en van het aantal behandelde zaken. De duidelijke toename in bezwaarschriften blijkt duidelijk uit onderstaande figuur. Op de mogelijke oorzaken hiervoor wordt in hoofdstuk 6 nader ingegaan. Overigens kan ten tijde van het opstellen van dit jaaroverzicht (juni 1999) reeds worden voorspeld dat de toename van het aantal ingekomen en behandelde bezwaarschriften geen eenmalige situatie zal zijn. In de maanden januari tot en met juni, dus in de eerste helft van het jaar 1999, zijn er reeds 37 bezwaarschriften behandeld.
54
54
124
23
35
63
16
17
41
Figuur I: Overzicht aantalten bezwaarschriften over 1996, 1997 en 1998.
Opvallend is dat, evenals in 1997, een derde van de ingediende bezwaarschriften wordt ingetrokken. Ook op de oorzaak hiervan wordt in hoofdstuk 6 nader ingegaan.
Jaaroverzicht 1998 * Bezwaar- en beroepschriftencommissie provincie Zeeland KJB-december 1999-AvA
*v /
4.3 De behandelde bezwaarschriften per directie: Hieronder worden de 63 behandelde bezwaarschriften uitgesplitst naar de diverse directies waar het bestreden besluit was voorbereid. Voor alle duidelijkheid worden eerst de afkortingen waarmee de directies worden aangeduid, even verklaard: RMW= Ruimte, Water, Milieu; I&V— Infrastructuur & Vervoer: WEEN Welzijn, Economie, Bestuur; FEZ= Financieel-economische zaken; POI= Personeel, Informatie & Organisatie;
RMW
31 12 8 7 5
I&V
C
WEB FEZ POI
mmmmmmïmmmUiÈmimmMmmmm Figuur2: Behandelde bezwaarschriften per directie
4.4 Behandelde bezwaarschriften per directie per onderwerp: In het volgende schema worden de behandelde bezwaarschriften per directie verder uitgesplitst naar het onderwerp van het besluit waarop het bezwaarschrift betrekking had.
mmm^mMmmmmïmmm^;
i; p üWilaBWPc:!;;™;;,!. tt|ptp;*i'H:;:;;:;;S;:!;!
iMJ-MtOT:,":!:::; :.l;:r:: ;%;;?
O
Begrenzingenplan Schouwen- West bodemsanering gedogen subsidieverlening Milieufonds afgifte verklaring van geen bezwaar reclameborden verklaring ex. Artikel 19 WRO verklaring ex. Artikel 12 Ontgrondingenwet zuiver schadebesluit
liMiiiiflIli dienstregelüig busdiensten ZWN onttrekking wegen aan openbaar verkeer ontheffing wegenverordening Zeeland 1994 inhaalverbod Zeelandbrug wegomlegging kappen van bomen
:_>:/t:;,^.; ,,, •.,, ;,.:[n>,<:>.<^>,^>..^ :<: : - >: ->.• —; •ï^^ • ]: :;;i ^ •;•• •• ^ : ; ^^
Illllllffll
o
5 3 1 1 1 1
j^^^^!;^:;-:?^-;;-;:!:-;:::;::;;^;^:;.-;^'^';.^!1!;^^::':':.;^-;^;;-^^^^:'';:;^ biiid^Ni; j;i :;"^H^y y^-Ms-M:-;; '^'- i\^'^ Z^'^^l^ •!;!• i^ y-i-^j
4 4
sub^idieverlenmg leges (o.g.v. Awr)
Kiyvy^K:^''W¥K^wv^Mm
8 8 4 3 2 2 1 1 1
! ^^••h\-h--:^^^ï-\:ï^l-^^^l \:l;\;- •-.'ivi'.'.i"^:. v-,:, \.\.\-\ < „;J*.:,„,., i :,>.'.:-• :- • : - • • v; •: - •: ': •; : •:^^ •;•• •, .;,...!.., .; ;•; ;•: '..-..-..-. ,;. i ;|. : :.;;:v| .y,; .;>;;; ;:vv:.^^^^^^^^r,r;-.Y--.y\-.Y^. '••}••-••• ••;• •}-•-• •\--\-i '^^^ ; i ; = . ;-,-;;, i;-,,:;-.sf<>.. =;:.;:: ;:i.=r«
afrekening bejaardenoord subsidievaststelling subsidievaststelling 5B-project E.U.
Jaaroverzicht 1998 * Bezwaar- en beroepschriftencommissie provincie beland KJB-december 1999-AvA
3 3 1
o
Miimïmmm
ontslagbesluit plaatsingsbesluit besluit m.b.t. uitkering besluit m.b.t. toeslagen
liPIllllIIlllllliSlillifillllilliilllE
isiiilliiii 1f!ll;iill;|fl!li|i?p|il[10
2 1 1 1 Ill^lllllillllllJllirliiï^ll:;;^;!^;!
illlili'lEi^ilillllliliiillllilili;iilï
Figuur 3: behandelde bezwaarschriften per directie per onderwerp
4.5 De advisering van de commissie: Inzake de 63 door de commissie behandelde bezwaarschriften is als volgt geadviseerd:
10 bezwaarde niet-ontvankelijk 35 bezwaarde ontvankelijk, bezwaar ongegrond bezwaarde ontvankelijk, bezwaar gedeeltelijk gegrond & gedeeltelijk ongegrond 4 14 bezwaarde ontvankelijk, bezwaar gegrond T-":'::': .: ::'.;- ^;l. : !;- : i*M'«" i' i •• •• •'": lOl^; 1 :.; :;= ;<;";•; .;•:,; ïf :! ;? ^ ^ ^^i^'i"i/[ <>;•!;; ':'?'^^;'^:::: •K:':^: i!);!-'^!': ^"v- •;H;ï ! --ïv''-H : H" i : : : '--^
:ïR^rJ;-.:::?V'iü •:•;•;,
•*ÜI^'-''':-'^.^--::^' — • • ^ i : ^W,JI. ;•;..;;; . : . | . : , : ,'..'..>. T ' • ; :
bezwaar kennelijk niet-ontvankelijk
^j
2
Figuur 4: de advisering van de commissie
4.6 De beslissing op het bezwaar: Het toesturen van een afschrift van de uiteindelijke beslissing op het bezwaar aan het secretariaat van de bezwarencommissie is nog steeds een knelpunt. Het is daarom niet mogelijk in dit overzicht een volledig beeld te geven van de mate waarin de adviezen van de commissie door gedeputeerde staten worden gevolgd. Ten tijde van het opstellen van dit overzicht is het secretariaat bekend dat in 12 van de 63 gevallen waarin de commissie heeft geadviseerd, conform het advies van de commissie is besloten. In 3 gevallen hebben gedeputeerde staten contrair besloten. Van de overige 48 gevallen is de beslissing op bezwaar niet bekend. Duidelijk is dat het toesturen van een afschrift van de beslissing op bezwaar in 1999 in de gehele organisatie flink verbeterd zal moeten worden. Dit is dus ook één van de actiepunten van het secretariaat.
Jaaroverzicht 1998 * Bezwaar- en beroepschriftencommissie provincie Zeeland KJB-december 1999-AvA
5. De beroepschriften: 5.7 De aantallen: Omdat alle beroepschriften die in 1997 of eerder waren ingediend ook in dat jaar zijn afgehandeld, is in tegenstelling tot de bezwaarschriften, bij de beroepschriften alleen gekeken naar de beroepschriften die in 1998 zijn behandeld. Hieronder zijn de beroepschriften in een schema weergegeven:
iiiiËfltii^iliflIiiliiir
fiiii :
i
j
1
4
1
:
;;=;:.:.;:. s ü iï;; ;;-'-:- ^: ^:- ;:i;ï:i;l v;:^-::-!- -':';.^[^:";^!:;:^
2 Figuur 5.' Beroepschriften in 1998
Zoals uit dit schema blijkt was per 31 december 1998 één beroepschrift nog niet behandeld. Dit beroepschrift is meegenomen naar 1999. Inzake het beroepschrift dat in 1998 is behandeld heeft de commissie besloten tot gegrondverklaring. Het behandelde beroepschrift was een beroep op grond van artikel 2 van de Wet op de dierenbescherming (wegens spoed behandeld door de afdeling KJB, in de toekomst behandeld door de directie WEB). De twee ingetrokken beroepen en ook het beroep dat is meegenomen naar 1999 zijn beroepschriften op grond van de Drank- en Horecawet (behandeld door de directie WEB). In tegenstelling tot het aantal bezwaarschriften, is het aantal ingediende beroepschriften in 1998 gelijk aan dat in 1997.
O
6. Opmerkingen naar aanleiding van deze cijfers: • Zoals reeds bij het cijfermateriaal vermeld is, ligt het aantal ingediende bezwaarschriften in het jaar 1998 aanmerkelijk hoger dan in 1997. Reden hiervoor is onder andere dat met ingang van 1998 de bezwarencommissie adviseert inzake personeelsbesluiten. Andere redenen zijn de hoge aantallen bezwaarschriften die zijn ingediend tegen het Begrenzingenplan Schouwen-West en de busdienstregeling ZWN. Ook de m.e.r.-plicht voor de intensieve veehouderij, alsmede het intrekken van deze eis, heeft een grote stroom bezwaarschriften opgeleverd, zij het dat deze bezwaarschriften in een later stadium zijn ingetrokken. • Het aantal ingetrokken bezwaarschriften bedraagt een derde van de ingediende bezwaarschriften. Dit relatief hoge aantal wordt veroorzaakt door het streven van de provincie om de bezwaren buiten het bezwarentraject om, door middel van overleg, af te doen. • Ondanks het aanmerkelijk hogere aantal bezwaarschriften in 1998, is het aantal bezwaren dat niet is behandeld in 1998 en meegenomen wordt naar 1999 niet veel hoger dan in 1997. Reden hiervoor is wellicht het feit dat in 1998, nog meer dan 1997, is geprobeerd de wettelijke beslissingstermijn van 10 weken, eventueel met verdaging van 4 weken, niet te overschrijden. Ten tijde van het opstellen van dit jaaroverzicht (begin juni 1999), kan worden gezegd dat de huidige werkvoorraad voor het overgrote deel bestaat uit bezwaren die zijn Jaaroverzicht 1998 * Bezwaar- en beroepsckriftencommissie provincie Zeeland KJB-december 1999-AvA
\ j
ingediend in 1999. Enkele bezwaren zijn ingediend in 1998 en één bezwaarschrift dateert van 1996. Dit betreft echter een situatie waarin de bezwaarde, vanwege een overlegsituatie, heeft ingestemd met uitstel. Er kan dus worden gesteld dat er steeds minder sprake is van het zeer lang lopen van zaken. 7. Opleidingen in 1998: De eerste helft van 1999 staat voor een groot deel in het teken van de behandeling van de bezwaarschriften tegen de functiewaardering, -beschrijving, en inpassing. Ter voorbereiding op deze procedure is op 2 en 9 juni 1998 voor de leden van de bezwarencommissie die zich hiervoor beschikbaar hebben gesteld een cursus functiewaardering, georganiseerd door Leeuwendaal Advies b.v., gegeven. Aan deze cursus hebben ook de nieuwe leden die speciaal met het oog op de personeelskamer zijn aangetrokken, deelgenomen, evenals het secretariaat en de betrokkenen bij de afdeling POL
O ^--'!
8. Vooruitlopend op de fuwa-procedure: Zowel de verwachte drukte als gevolg van de behandeling van bezwaarschriften tegen de functiewaardering, -beschrijving, en inpassing als het adviseren van de bezwarencommissie inzake personeelsbesluiten, maakte het in 1998 noodzakelijk nieuwe leden aan te trekken met specifieke kennis op personeels- en arbeidsgebied. Nieuwe leden die in 1998 speciaal voor het functioneren in deze personeelskamer zijn aangetrokken, zijn: De heer J.L.M, van Put; De heer mr. A.J. van Iwaarden; De heer Th. P. Hoogsteder; mevrouw drs. L.G. Helwig-van Elsacker. Deze leden hebben in 1998 nog geen zitting gehad tijdens de behandeling van een personeelsbezwaar. Zij komen pas in actie vanaf de start van de fuwaprocedure, begin 1999. De personeelsbezwaren die in 1998 zijn behandeld, zijn nog door de "reguliere kamer" behandeld.
O
9. Knelpunten • In 1998 heeft het secretariaat van de bezwaar- en beroepschriftencommissie te kampen gehad met structurele onderbezetting. Door een vacature die gedurende langere tijd niet is ingevuld en langdurige ziekte van één van de medewerkers was de werkdruk op het secretariaat vaak erg hoog. In de loop van 1999 zullen de vacatures op het secretariaat naar alle waarschijnlijkheid worden ingevuld. • Het jaar 1999 zal voor een belangrijk deel in het teken staan van de behandeling van de bezwaarschriften tegen de functiebeschrijving en -waardering. Het tot een goed en zorgvuldig einde brengen van deze procedure zal in dat jaar één van de belangrijkste taken van de bezwarencommissie zijn. Naar verwachting zullen de bezwaarschriften tegen de functiebeschrijving en -waardering de werkdruk voor het secretariaat en de commissie aanzienlijk zal verhogen. Het opvangen van deze sterk verhoogde werkdruk met een structureel onderbezet secretariaat zal één van de belangrijkste knelpunten van 1999 worden. 10. Doelstellingen 1999: • In 1998 is het secretariaat voor het eerst gestart met het, indien nodig, aanvullen van het verweerschrift van de vakafdeling met een preadvies van de secretaris. In 1999 zal deze praktijk worden voortgezet.
O Jaaroverzicht 1998 * Bezwaar- en beroepschriftencommissie provincie Zeeland KJB-december 1999-AvA
6
/
i^ /
/] —'
• In 1999 zal worden getracht het toesturen van de beslissing op het bezwaar aan het secretariaat tot een vanzelfsprekendheid binnen de organisatie te maken. Eén van de methoden die hiervoor toegepast wordt, is het verspreiden van een handleiding voor ambtenaren, waarin wordt beschreven wat hen te doen staat zodra ze met de behandeling van een bezwaarschrift geconfronteerd worden. Een andere methode is het actief benaderen van ambtenaren van de vakafdelingen met een verzoek om toezending van de beslissing op bezwaar. Hiermee zal worden gestart zodra de ondersteuning van het secretariaat op volle sterkte is. • Hetzelfde geldt voor het doorsturen van afschriften en uitspraken van de rechtbank of Afdeling bestuursrechtspraak indien beroep tegen een beslissing op bezwaar wordt ingesteld. Op het moment gebeurt dit nog steeds niet. Voor het secretariaat is het daarom onmogelijk zicht te krijgen op het aantal beroepen dat wordt ingesteld, en de uitspraken van de rechtbank of de Afdeling bestuursrechtspraak daarop volgend. • Evenals in 1998 zal in 1999 worden verder gegaan met het verbeteren van de bezwaarschriftenprocedure. Hiermee wordt gedacht aan de voortgangsbewaking, het registreren van ingekomen bezwaarschriften en het administreren van deze bezwaarschriften op het secretariaat. Gezocht wordt naar een geautomatiseerd systeem dat hierbij hulp kan bieden. • In de zomer van 1999 zal een systeem worden bedacht dat de administratie van de afgewerkte bezwaarschriften zal verbeteren. Dit mede om de totstandkoming van het jaarverslag te vergemakkelijken. • In 1999 zal het inboeken van ingekomen bezwaarschriften centraal bij de registratuur van het secretariaat gebeuren. Het ligt in de lijn der verwachting dat dit systeem zal zorgen voor minder vertraging bij de ontvangst van bezwaarschriften. Ook zal het na het invoeren van dit systeem minder voorkomen dat vakafdelingen bezwaren zelfstandig en zonder overleg met het secretariaat, behandelen. • Ook in 1999 zullen weer opleidingen voor de leden en het secretariaat van de bezwaarschriftencommissie worden georganiseerd. Een actueel en interessant onderwerp zal nog tussen de leden en het secretariaat worden overeengekomen.
O
O Jaaroverzicht 1998 * Bezwaar- en beroepschriftencommissie provincie Zeeland KJB-december 1999-AvA
