JAARVERSLAG COMMISSIE VAN ADVIES VOOR DE BEZWAAR- EN BEROEPSCHRIFTEN -2004-
1
Opbouw jaarverslag 2004 Het verslag heeft de volgende hoofdstukindeling: 1. Inleiding 1.1 Doel 1.2 Samenstelling Commissie 2. Ingediende en afgehandelde bezwaarschriften in 2004 2.1 Overzicht bezwaarschriften 2004 2.2 Ingediende bezwaarschriften 2004 2.3 Afgehandelde bezwaarschriften 2004 2.4 Termijnen 2004 3. Samenvattende conclusies 3.1 Algemeen 3.2 Besluitvorming college van burgemeester en wethouders 3.3 Kwaliteit 4. Lijst met afkortingen
2
Inleiding 1.1 Doel Voor u ligt het jaarverslag 2004 van de Commissie voor de bezwaar- en beroepschriften. Een helder en overzichtelijk jaarverslag geeft inzicht in de kwaliteit van de besluitvorming en helpt bij het signaleren van trends. 1.2 Samenstelling Commissie De Algemene wet bestuursrecht (Awb) bepaalt in artikel 7:13 dat een adviescommissie kan worden ingesteld ter voorbereiding van de beslissing op bezwaarschriften. In 1997 is zo’n commissie in Heusden ingesteld. Tevens zijn datzelfde jaar aanvullende procedurevoorschriften vastgesteld. De leden van de commissie zijn herbenoemd op 14 maart 2002 voor een periode gelijk aan die van de zittingstermijn van de gemeenteraad. De samenstelling van de commissie is: • dhr. A.J. Verheijden, voorzitter, • mr. drs. A.J. Bakkes, • mevr. mr. M.J. Aanen, • drs. A.P.L.M. Schenk (plaatsvervangend lid) De commissie wordt juridisch (2 fte) en administratief (0,5 fte) ondersteund.
3
2. Ingediende en afgehandelde bezwaarschriften in 2004 2.1 Overzicht bezwaarschriften 2004 In de volgende tabel ziet u een overzicht van de bezwaarschriften per afdeling.
Bowo CCT E&W Puza Soza Milieu Fin BO Totaal Voorraad per 01-01-2004
41
18
6
Aantal ingekomen bezwaarschriften 2004
38
16
32
Totaal te behandelen Totaal afgehandeld incl. intrekkingen Kennelijk niet ontvankelijk
79 60
34 17
38 31
Te laat
3
16
7
1
4
19
1 1
20 18
26 12
8
96
1
6
117
1 -
14 213 10 149
2
3
Niet gemotiveerd
1
8 1
Geen belang
6
1
Geen appelabel besluit
3
3
3
9
21
5
2 12
2 62
12
5
Geen machtiging Ontvankelijk en ongegrond Ontvankelijk en deels gegrond/ongegrond Ontvankelijk en gegrond/besluit herroepen Ontvankelijk, (deels) (on)gegrond/bestreden besluit onder verbetering van gronden in stand gelaten Bezwaarschrift ingetrokken Bezwaarschrift doorgezonden naar bevoegde instantie (ISD) Voorraad per 01-01-2005
3
1
19
9
1
4
11
14
2
1
3
9 3
17
7
4
0
10
20 5
1 2
1
2
14
1
2
25 7
4
64
2.2 Ingediende bezwaarschriften 2004 In het jaar 2004 zijn 117 bezwaarschriften ingediend tegen 208 in het jaar daarvoor. Dit betekent dat sprake is van een afname van het aantal bezwaarschriften,met name bij de afdeling Bouwen en Wonen (afname met 57 bezwaarschriften) en de afdeling Sociale Zaken (afname met 57 bezwaarschriften). Bij de afdeling Milieu was sprake van een stijging van het aantal bezwaarschriften ten opzichte van 2003. In totaal was het aantal te behandelen bezwaarschriften (= werkvoorraad per 1 januari 2004 + de in 2004 ingekomen bezwaarschriften) ten opzichte van 2003 met 100 afgenomen. Nu dient daarbij te worden opgemerkt dat het gehele jaar 2003 extra juridische capaciteit is ingezet om de grote hoeveelheid bezwaarschriften te kunnen afhandelen. In 2004 is weer met de reguliere bezetting gewerkt (juridisch: 2 fte en administratief: 1 fte). 2.3 Afgehandelde bezwaarschriften 2004 In het jaar 2004 zijn in totaal 149 bezwaarschriften behandeld en afgerond. Dit zijn er 65 minder dan in 2003. De bezwaarschriften waarover de commissie reeds in 2003 heeft geadviseerd, maar waar in 2004 nog geen besluit op is genomen door het bevoegd bestuursorgaan zijn niet meegerekend (8 bezwaarschriften). Dit geldt ook voor de bezwaarschriften waarover de commissie in 2004 reeds heeft geadviseerd en waarover in 2004 nog geen besluit is genomen (19 bezwaarschriften). Er zijn 3 zaken in 2004 door de commissie aangehouden in afwachting van nadere informatie. Op 1 januari 2005 ligt er nog een werkvoorraad van 64 bezwaarschriften, waarvan zoals in het bovenstaande is beschreven, 27 bezwaarschriften door de commissie al zijn afgehandeld. De overige bezwaar schriften zijn nog in behandeling bij de commissie. De tabel op de volgende pagina geeft een beeld van de aantallen ingekomen en afgehandelde bezwaarschriften van de afgelopen 6 jaar.
5
Voorraad
Ingekomen
Te behandelen
Afgehandeld
1999
86
192
278
196
2000
90
274
364
281
2001
83
196
279
202
2002
80
168
248
153
2003
105
208
313
214
2004
96
117
213
149
Opvallend is de terugloop in het aantal ingekomen bezwaarschriften in 2004. Dit is deels te verklaren doordat de afdeling Sociale Zaken onderdeel is geworden van het regionaal bestuursorgaan de Intergemeentelijke Sociale Dienst Midden-Langstraat in Waalwijk. De bevoegdheid tot het afhandelen van bezwaarschriften met betrekking tot sociale zaken ligt bij dit orgaan en niet meer bij het college van de gemeente Heusden. 2.4 Termijnen 2004 De commissie constateert dat de termijnoverschrijding bij de afhandeling van bezwaarschriften aan het eind van het jaar is teruggelopen. De introductie van het workflow-managementsysteem levert hierin een positieve bijdrage.
3. Samenvattende conclusies 3.1 Algemeen Bij vergelijking van het jaaroverzicht 2004 met het jaaroverzicht 2003 valt het volgende op. •
Het percentage niet-ontvankelijke bezwaarschriften is toegenomen, namelijk van 14 naar 20 % van het totaal aantal bezwaarschriften. Hierbij gaat het bijvoorbeeld om bezwaarschriften tegen privaatrechtelijke handelingen
•
Het percentage ongegronde bezwaarschriften is gestegen, van 36 naar 42 % van het totaal aantal bezwaarschriften.
•
Het percentage gegronde bezwaarschriften is gestegen van 9 naar 13,5%.
6
•
Het percentage besluiten met vormgebreken (bezwaarschrift is ongegrond en het besluit kan onder verbetering van gronden in stand worden gelaten), laat een flinke daling zien: van 11 naar 3% van het totaal aantal bezwaarschriften. Bij deze categorie gaat het met name om besluiten die onvoldoende gemotiveerd zijn, maar waarbij door de commissie is geconstateerd dat belangen en feiten wel zijn meegenomen in de besluitvorming, zodat het besluit onder verbetering van de motivering in stand kan blijven. Bij de afdeling Bouwen en Wonen is een duidelijke daling te zien in het aantal zaken met een vormgebrek. Hier is sprake van een duidelijke kwaliteitsverbetering.
•
Het percentage intrekkingen is verder afgenomen. In 2003 was het percentage nog 26 % van het totaal aantal bezwaarschriften, in het jaar 2004 was het 16,7%.
•
Het percentage doorgezonden bezwaarschriften is gestegen van 0 naar 4,7%. Dit zijn bezwaarschriften waarbij de bevoegdheid tot behandelen behoort bij de ISD en niet meer bij het college van burgemeester en wethouders.
3.2 Besluitvorming college van burgemeester en wethouders Het college van Heusden is drie keer afgeweken (afdeling Milieu: 1 en afdeling Bouwen en Wonen: 2) van het advies van de commissie. Voor het overige hebben college en raad de door de commissie uitgebrachte adviezen gevolgd en overeenkomstig besloten. 3.3 Kwaliteit De commissie constateert dat er in 2004 met betrekking tot vormgebreken een duidelijke kwaliteitsverbetering te zien is geweest. Na invoering van WFM is het duidelijk zichtbaar dat er een lange termijn zit tussen het advies van de commissie en de beslissing op bezwaar. Deze beslissing wordt voorbereid door de vakafdeling. Om de bezwaarschriftenprocedure verder te optimaliseren is onlangs op initiatief van het secretariaat van de commissie een enquete opgestart. Bij de beslissing op bezwaar wordt aan de indiener van het bewaarschrift een enqueteformulier toegezonden waarin een aantal vragen zijn opgenomen die de klanttevredenheid moeten meten. Tenslotte blijft de commissie van mening dat meer aandacht voor communicatie, zowel extern als intern, een belangrijke factor is voor een verdere verbetering van de kwaliteit. Goede informatie naar burgers over bepaalde besluiten maar ook telefonisch overleg naar aanleiding van een bezwaarschrift kunnen ertoe leiden dat er geen bezwaarschrift wordt ingediend of dat een bezwaarschrift wordt ingetrokken. Aldus vastgesteld op 5 april 2005 Commissie van advies voor de bezwaar- en beroepschriften De voorzitter de secretaris
De heer A.J. Verheijden
Mevrouw T.T.M. Linotte- de Louw
7
4. Lijst met afkortingen
Bowo: CCT: E&W: Puza: Soza: Milieu: Fin: BO:
afdeling Bouwen en Wonen afdeling Civiele en Cultuurtechniek afdeling Educatie en Welzijn afdeling Publiekszaken afdeling Sociale Zaken afdeling Milieu afdeling Financiën afdeling Bestuursondersteuning
8
