Jaarverslag 2008 van de Commissie voor de Bezwaar- en Beroepschriften Gemeente Menaldumadeel
Menaldum, februari 2009
Inhoudsopgave:
Hoofdstuk 1
Jaarverslag 2008
Paragraaf 1.1 Inleiding Paragraaf 1.2 De Commissie voor bezwaar- en beroepschriften: a. de samenstelling b. de bevoegdheid c. het secretariaat d. de advisering Paragraaf 1.3 Werkwijze van de Commissie
Hoofdstuk 2 Algemeen overzicht Paragraaf 2.1 Aantal bezwaarschriften Paragraaf 2.2 Voorlopige Voorziening en Beroep Paragraaf 2.3. Termijnen
Hoofdstuk 3 Conclusies en aanbevelingen
Bijlagen
Overzicht bezwaarschriften 2008 Adviezen
2
1.
Jaarverslag 2008 van de Commissie voor de bezwaar- en beroepschriften Gemeente Menaldumadeel
1.1
Inleiding
Eind 1993 is in de gemeente Menaldumadeel de onafhankelijke Commissie voor de bezwaar- en beroepschriften ingesteld. Deze commissie is belast met de advisering aan bestuursorganen ten aanzien van beslissingen op bezwaarschriften. In het kader van deze voorbereiding stelt de commissie de belanghebbenden en het betrokken bestuursorgaan in de gelegenheid om te worden gehoord. Vervolgens vindt de advisering aan het bestuursorgaan (college van burgemeester en wethouders, burgemeester of gemeenteraad) plaats.
1.2
Commissie voor de bezwaar- en beroepschriften
a.
De samenstelling
De commissie is ingesteld op grond van de Verordening bezwaar- en beroepschriften gemeente Menaldumadeel, welke is vastgesteld op 16 december 1993. De commissie moet minimaal bestaan uit een voorzitter en twee leden, die worden benoemd en ontslagen op voorstel van het college. De huidige commissie bestaat uit een onafhankelijke voorzitter en vier (raads)leden. Om de onafhankelijkheid te waarborgen en de schijn van partijdigheid te voorkomen, mag de voorzitter niet werkzaam zijn onder verantwoordelijkheid van een gemeentelijk bestuursorgaan. Artikel 5 lid 1 van de Verordening bepaalt, dat na het plaatsvinden van gemeenteraadsverkiezingen een nieuwe commissie voor bezwaar- en beroepschriften dient te worden benoemd. Op basis van dit artikel werd na de gemeenteraadsverkiezingen van 7 maart 2006 door de gemeenteraad een nieuwe commissie benoemd.
Samenstelling commissie: Voorzitter:
de heer drs. P.D. Schaafsma
Leden:
de heer P. Drost de heer H. Flaman de heer A. Osinga de heer F. Idsinga
Secretaris:
mevrouw mr. D. Wiersma
3
b.
De bevoegdheid
Op de bezwaarprocedure is de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb) van toepassing. Zowel natuurlijke als rechtspersonen kunnen, onder bepaalde voorwaarden, een bezwaarschrift indienen. Door het indienen van een bezwaarschrift dwingt de bezwaarmaker een zorgvuldige heroverweging van het genomen besluit af bij het bestuursorgaan dat het primaire besluit heeft genomen. Zowel op formele (procedurele) als materiële (inhoudelijke) punten vindt een beoordeling van het bestreden besluit plaats. De commissie is niet bevoegd ten aanzien van bezwaren die zijn ingediend tegen besluiten op grond van: • • • •
de Algemene wet inzake rijksbelastingen; de Wet waardering onroerende zaken; de sociale verzekeringswetten; de Wet inkomensvoorziening oudere en gedeeltelijk arbeidsongeschikte werkloze werknemers (IOAW) en de Algemene bijstandswet.
Is een besluit voorbereid met toepassing van de Uniforme Openbare Voorbereidingsprocedure (afdeling 3.4 van de Awb), dan is het maken van bezwaar niet mogelijk en moet gelijk beroep bij de rechtbank worden ingesteld tegen het genomen besluit. c.
Het secretariaat
Het secretariaat wordt uitgevoerd door een ambtelijk secretaris. De secretaris wordt door burgemeester en wethouders aangewezen. De taak van de secretaris omvat de volgende werkzaamheden: • • • • • d.
de planning en organisatie van de hoorzittingen; contactpersoon voor de commissie binnen de ambtelijke organisatie en voor de belanghebbenden; jurisprudentieonderzoek; het opstellen van pré- adviezen; administratieve afwikkeling. De advisering
Bij de behandeling van een bezwaarschrift wordt door de bezwarencommissie veel waarde gehecht aan de kwaliteit van het advies. In dat kader vindt er bij het uitbrengen van het advies, naast een inhoudelijke en juridische beoordeling, een beoordeling van de gevolgde procedure en een beoordeling van het beleid op rechtmatigheid en doelmatigheid plaats. Het gemotiveerde advies wordt aan alle partijen ter kennisname gebracht. De commissie besteedt veel aandacht aan de formulering van het advies. Waar de commissie dat nodig acht, doet zij (op eigen initiatief) aanbevelingen in de vorm van “overwegingen ten overvloede”.
4
1.3
Werkwijze commissie
De commissie komt in beginsel één keer per maand op de woensdag bijeen. De vergaderingen bestaan uit een openbaar en een besloten gedeelte. Het openbare gedeelte heeft betrekking op de hoorzitting. In het besloten gedeelte vindt de beraadslaging plaats over de aan het bestuursorgaan uit te brengen adviezen. Er kunnen redenen bestaan om in verband met privacygevoelige informatie een hoorzitting in besloten kring te laten plaatsvinden. De indiener(s) van het betreffende bezwaarschrift, alsmede de (derde) belanghebbenden worden minimaal drie weken voorafgaande aan de hoorzitting voor de openbare hoorzitting schriftelijk uitgenodigd. Daarnaast wordt een brochure meegezonden waarin wetenswaardigheden over de bezwaarprocedure vermeld staan (samenstelling commissie, procedure, enz.). De bij het bezwaarschrift behorende stukken worden aan de indieners van de bezwaarschriften en (derde) belanghebbende(n) toegestuurd en liggen voor anderen gedurende 10 dagen voorafgaand aan de hoorzitting ter inzage. Indien privacybelangen in het geding zijn liggen deze stukken uiteraard niet ter inzage. De hoorzittingen vinden plaats in het (gerestaureerde) gemeentehuis in Menaldum. Elke hoorzitting begint met een uiteenzetting door de voorzitter van de commissie. Er wordt uitleg gegeven over de werkwijze van de commissie en de gang van zaken tijdens de hoorzitting. Daarna worden de partijen, de indiener(s) van het bezwaarschrift, belanghebbenden en de vertegenwoordiger van het bestuursorgaan, gehoord. Tenslotte wordt door de secretaris de verdere procedure aan alle partijen uitgelegd. Het advies van de commissie en het verslag van de hoorzitting wordt, na ondertekening door de voorzitter en secretaris, door de secretaris aan het bevoegde bestuursorgaan, belanghebbenden en raadslieden verzonden. Uitgangspunt is een advies en verslag uit brengen binnen twee weken na de hoorzitting. Deze termijn is in 2008 in alle gevallen gehaald. Het bevoegde bestuursorgaan neemt vervolgens een beslissing op het bezwaarschrift. Tegen deze beslissing op het bezwaarschrift staat voor belanghebbende(n) beroep bij de rechtbank open.
5
2.
Algemeen overzicht
2.1 Aantal bezwaarschriften De commissie heeft in het jaar 2008 in zijn totaliteit tegen 11 besluiten van het bestuursorgaan een bezwaarschrift ontvangen en in procedure gezet. Twee van deze bezwaarschriften zijn voorafgaande aan de hoorzitting ingetrokken. Soms werd tegen één besluit door meerdere belanghebbenden een bezwaar ingediend. Dit was in 2008 het geval bij een tweetal besluiten. Ook komt het voor dat slechts één bezwaarschrift wordt ingediend namens een aantal belanghebbenden. Dat wordt slechts gerekend als één bezwaarschrift. In alle gevallen heeft het college besloten het advies van de commissie over te nemen. Twee gevallen zijn nog in behandeling bij het college. Hier is nog geen heroverwegingsbesluit op genomen. Het schema voor het aantal bezwaarschriften in 2008 ziet er als volgt uit: 16 Bezwaarschriften in totaliteit waarvan: • • • • • •
2 bezwaarschriften ontvankelijk en ongegrond; 1 bezwaarschrift ontvankelijk en gegrond; 7 bezwaarschriften ontvankelijk en gegrond met aanbevelingen; 2 bezwaarschriften niet-ontvankelijk; 2 bezwaarschriften voor de hoorzitting ingetrokken; 2 bezwaarschriften nog in behandeling.
adviezen bezwaarschriften 2008
D e b e z w a a r s c h r i f t
2
ontvankelijk en ongegrond
2
ontvankelijk en gegrond 2
2
ontvankelijk en gegrond met aanbevelingen niet-ontvankelijk
1 ingetrokken in behandeling
7
6
De bezwaarschriften in 2008 waren gericht tegen besluiten van de afdelingen: • Vrom (13) • Welzijn (2) • Staf (1) • bezwaarschriften per productgroep vanaf 2003 35 30 25 VROM
20
BEHEER WELZIJN
15
29
STAF
23 10
I
15 5
11
11 5
3
8 3
13 6
1 1 4
4 2
2 1 1
2 1
0 2003
2004
2005
2006
2007
2008
Vanaf 2003 wordt het jaarverslag volgens een vaste indeling samengesteld. Door het per jaar toevoegen van gegevens wordt het beter mogelijk ontwikkelingen te signaleren. Zo is er in de afgelopen jaren een stijgende lijn van het aantal bezwaarschriften te zien. In 2008 is echter voor het eerst een significante daling te zien van het aantal bezwaarschriften. Waren er vorig jaar nog een totaal van 33 bezwaarschriften tegen 19 besluiten, in 2008 zijn er ‘slechts’ 16 bezwaarschriften ingediend tegen 11 besluiten. In een aantal gevallen worden bezwaarschriften mede namens andere belanghebbenden ingediend. Zo kan het zijn dat bewoners van een hele straat hun handtekening onder een bezwaarschrift zetten. Het wordt dan gerekend als één bezwaarschrift. Wanneer echter iedere belanghebbende in de straat separaat een bezwaarschrift indient, worden deze als afzonderlijke bezwaarschriften beschouwd. Hierdoor ontstaan in de praktijk verschillen in de berekeningen.
7
B o v e n s t a a n d e
aantal bezwaarschriften ten opzichte van aantal besluiten vanaf 2003 33
35 29 30
27 27
25
22 22 19 19
19
19
20
16
bezwaarschriften
15
g r a f i e k
besluiten
11
10 5 0 2003
2004
2005
2006
2007
2008
l Bovenstaande grafiek laat de gestage stijging zien vanaf 2003 met een piek in 2007. De eerste drie jaren is het aantal besluiten waar bezwaarschriften tegen zijn ingediend, gelijk aan elkaar. De laatste vijf jaar worden hierin de verschillen duidelijker. Voor 2008 geldt, dat er in totaliteit 11 besluiten door het college en/of de gemeenteraad zijn genomen, waar 16 bezwaarschriften tegen zijn ingediend. De stijging van het aantal bezwaarschriften vanaf 2003 werd vooral veroorzaakt door de bouwvergunningen voor de meer grootschalige bouwprojecten. Tegen een dergelijk besluit wordt vaak door meerdere bewoners van een wijk of straat een bezwaarschrift ingediend. Ook voor 2008 geldt, dat de meeste bezwaarschriften tegen bouwvergunningen e.d. worden ingediend. Er werden door belanghebbenden bovendien nog tegen de vergunning voor de aanleg van een aarden (geluids)wal nabij recreatiepark Schatzenburg een vijftal bezwaarschriften ingediend. Waar de daling in 2008 door is veroorzaakt en of deze trend zich voortzet is een vraag, die nog niet kan worden beantwoord en afgewacht moet worden. 2.2 Voorlopige Voorziening en Beroep Het indienen van een bezwaarschrift heeft op grond van de wet geen schorsende werking. Dit betekent dat het besluit haar werking behoudt gedurende de termijn dat het bezwaarschrift in behandeling is. In sommige gevallen kan het daardoor zo zijn dat de beslissing op het bezwaarschrift niet kan worden afgewacht. Tijdens de bezwaarprocedure kan bij de bestuursrechter door de bezwaarmaker een voorlopige voorziening worden aangevraagd. In 2008 is van deze mogelijkheid één keer gebruik gemaakt. Wanneer een belanghebbende na de bezwaarprocedure niet akkoord gaat met het heroverwegingsbesluit van het bestuursorgaan, kan deze de gang naar de bestuursrechter maken door het indienen van een beroepschrift. In 2008 zijn in een tweetal gevallen beroepsprocedures aanhangig gemaakt (zie grafiek volgende pagina). Eén procedure loopt nog en in de andere beroepsprocedure heeft de rechter het college in het ongelijk gesteld. Laatstgenoemde zaak is nu ter advisering in handen gesteld van de commissie. Geconcludeerd mag worden, dat burgers na de bezwaarfase en de heroverweging van het college niet vaak de gang naar de rechtbank maken. Het aantal beroepsprocedures blijft dan ook stabiel, zoals ook te zien is in de grafiek van de afgelopen jaren: 8
35
33 29
30
25
27
22
20
bezwaarschriften
16
beroep
15
voorlopige voorziening
10 5 5
3
2
1
2 2
3
2 0
1
0 2004
2005
2006
2007
2008
2.3 Termijnen Op grond van artikel 7:10 van de Algemene wet bestuursrecht moet het bestuursorgaan binnen zes weken of – indien een bezwarencommissie is ingesteld -binnen 10 weken na ontvangst van het bezwaarschrift een beslissing hierop nemen. Het bestuursorgaan kan de beslissing voor ten hoogste vier weken verdagen. Van een dergelijke verdaging moet schriftelijk mededeling aan de bezwaarmaker worden gedaan. Ook bepaalt dit artikel dat verder uitstel mogelijk is voor zover de indiener van het bezwaarschrift daarmee instemt en andere belanghebbenden daardoor niet in hun belangen worden geschaad of ermee instemmen. Het is binnen de organisatie tot nog toe geen gebruik dat verdagingsbesluiten worden verstuurd. Na de ontvangst van een bezwaarschrift wordt in de regel binnen 4 tot 5 weken een hoorzitting gehouden. Deze termijn is ook nodig omdat het in Menaldumadeel goede gewoonte is aan het dossier een verweerschrift toe te voegen. Dit verweerschrift wordt opgesteld door de behandelend ambtenaar en vervolgens door het bestuursorgaan formeel vastgesteld. Daarna wordt een week voor de zitting het dossier aan alle betrokkenen toegestuurd. De behandeltermijn van de bezwaarschriften van ontvangst van het bezwaarschrift tot de verzending van het heroverwegingsbesluit in 2008 varieert van 8 weken tot 25,5 weken. Op basis van de bijlage blijkt, dat de meeste heroverwegingsbesluiten binnen een termijn van 14 weken afgedaan worden. Dat betekent, dat met een enkel verdagingsbesluit voldaan kan worden aan de wettelijke regelgeving voor wat betreft de termijnen.
9
Er is echter een aantal heroverwegingsbesluiten, dat wel erg lang op zich heeft laten wachten (20+). Voor de meeste hiervan kan echter wel een reden gevonden worden voor deze buitenproportionele afwijking van de wettelijke termijnen. Zo is bij een tweetal bezwaarschriften gepoogd de zaak op te lossen via overleg en mediation. Bij een andere zaak is er een aanvullende schaduwstudie uitgevoerd voordat de beslissing in bezwaar kon worden genomen. Bovendien is ook door de bezwaarmaker weleens uitstel van de hoorzitting gevraagd, Dat heeft natuurlijk dan ook consequenties voor de totale behandeltermijn. Opvallend is dat steeds meer bezwaarmakers hun bezwaarschrift laten behandelen door hun rechtsbijstandverzekering. Deze bedrijven dienen meestal eerst een pro forma bezwaarschrift in en verzoeken dan om een aanvullende termijn voor het indienen van de aanvullende gronden. In de regel wordt een aanvullende termijn van drie weken gegund. Hiermee wordt de totale behandeltermijn met drie weken verlengd . Bij 8 bezwaarschriften is de reguliere procedure gevolgd, in 4 gevallen is tussen partijen een afspraak gemaakt over de procedure rond behandeling van het bezwaarschrift en in 4 gevallen is het bezwaarschrift nog in behandeling of ingetrokken. In onderstaande grafiek is zowel de behandeltermijn van de 8 reguliere procedures als die van de 4 afwijkende procedures weergegeven.
N a h e t u i t b r e n g e n v a n
behandeltermijn bezwaarschriften vanaf 2003 20
18,5 17,3
18 16
17
16 14,5
15,2 14
14
12
12 10
behandeltermijn reguliere procedure behandeltermijn afwijkende procedure maximale termijn l A b
8 6 4 2 0 2003
2004
2005
2006
2007
2008
N Na het uitbrengen van het advies door de commissie duurt het in 2008 gemiddeld 5,8 weken voordat de bezwaarmaker een heroverwegingsbesluit ontvangt. In het jaarverslag van 2005, 2006 en 2007 heeft de commissie hier ook al aandacht voor gevraagd. Geconstateerd kan worden, dat er al sprake is van een duidelijke daling. Toch kan hier nog tijdwinst worden behaald, aangezien in veel gevallen het advies van de commissie wordt overgenomen en in het heroverwegingsbesluit verwezen wordt naar de motivering in het advies. Hierdoor is het maken van het heroverwegingsbesluit niet erg bewerkelijk.
10
3. Conclusies en aanbevelingen •
De meest opvallende conclusie is toch wel het feit, dat er in 2008 zo’n duidelijke daling is van het aantal ingediende bezwaarschriften. Een reden hiervoor is moeilijk aan te geven. Ook de vraag of deze daling zich gaat voortzetten de komende jaren moet afgewacht worden.
•
De vertegenwoordiging van het bestuursorgaan tijdens de hoorzitting is meestal goed geregeld. Tijdens het jaarlijkse overleg met het college is aangegeven, dat er bij politiek gevoelige kwesties een wethouder aanwezig is om het college te vertegenwoordigen. Is dit niet geval, dan wordt het college vertegenwoordigd door de behandelend ambtenaar. Dit blijkt tot nog toe in de praktijk prima te werken.
•
Wanneer bij een besluit derdebelanghebbenden zijn betrokken is het belangrijk dat in de motivering van het besluit de totale belangenafweging goed tot uiting komt. Ook in 2008 is gebleken, dat hier nog wel enige verbetering mogelijk is.
•
Wanneer de behandeltermijn meer dan tien weken bedraagt, dient er een verdagingsbesluit aan de belanghebbende te worden gestuurd. Het is de commissie niet gebleken dat dit in 2008 is gebeurd. Wellicht kan door Juridische Zaken een standaard besluit worden gemaakt, die door de desbetreffende afdeling aangepast wordt naar de situatie. Dit levert tijdwinst op. Van groot belang, ook in het kader van de invoering van de Wet Dwangsom bij niet-tijdig beslissen. Niet binnen wettelijke termijnen beslissen leidt dan tot rechtstreeks beroep bij de rechtbank, waarbij door de rechtbank een nieuwe termijn wordt bepaald. Wordt die weer niet gehaald, dan kan het bestuursorgaan een dwangsom worden opgelegd door de rechter (1 januari 2010 in werking).
•
Blijvende aandacht voor de volledigheid van het dossier. Met name ontbreekt soms de regelgeving op grond waarvan het bestreden besluit is genomen of relevante tekeningen.
•
De commissie adviseert het college/de raad aandacht te schenken aan de totale behandeltermijn van de bezwaarschriften en te streven naar afhandeling binnen 10 weken. Naar de mening van de commissie moet het in de meeste gevallen mogelijk zijn binnen 4 weken na ontvangst van het advies een heroverwegingsbesluit te nemen. Na het jaarlijks overleg tussen commissie en college in oktober 2007 is afgesproken, dat de secretaris het proces van de termijnen voor heroverwegingsbesluiten bewaakt. In de praktijk komt dit erop neer, dat de betreffende afdelingen na het versturen van het verslag en advies door de secretaris een reminder krijgen waarbij de uiterste verzenddata van de beslissing in heroverweging worden genoemd. Deze werkwijze is echter nog maar net gestart en over de resultaten kan dan ook nog geen uitspraak worden gedaan.
•
Het is een feit, dat bezwaarschriften vaak worden ingediend omdat men zich niet begrepen of gehoord voelt. Het is daarom wellicht een idee om in de toekomst om in het voortraject vaker een oplossing te zoeken via mediation.
Menaldum, februari 2009 Commissie voor Bezwaar- en Beroepschriften gemeente Menaldumadeel
11
