BAB IV PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA

35

BAB IV PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA

4.1 Pengumpulan dan Pengolahan Data Pengumpulan data adalah kegiatan mengumpulkan data yang dikumpulkan setelah memahami dan mempelajari tentang Supply Chain Management yang benar pada saat tinjauan pustaka. Data diperoleh dari hasil observasi dan interview dengan pembimbing di lapangan. Data yang diambil dan diolah antara lain: prosedur pelaksanaan pengadaan, data beberapa supplier material dan jasa, proses penerimaan dan pengeluaran material dari gudang, layout gudang, sistem inventory, proses penghapusan material dari gudang, data kelompok pelanggan, sistem distribusi supplier ke perusahaan, sistem distribusi alat pemasangan ke customer dan transportasi distribusi yang digunakan. 4.2 Procurement Pengadaan di PT. PLN Area Cianjur dilakukan melalui 3 jenis pengadaan, diantaranya: 1. Material Distribusi Utama (MDU) Setiap tahunnya, PLN menyusun target kerja untuk tahun berikutnya yang disertai dengan kebutuhan material. Pengadaan ini dilakukan untuk memenuhi material yang dibutuhkan dalam rangka melaksanakan target kerja. Material distribusi utama (MDU) adalah pengadaan yang dilakukan untuk memeroleh material-material utama. Pemasok material utama untuk PT. PLN area Cianjur adalah PT. PLN Distribusi Jawa Barat, yang berlokasi di Bandung. Berikut di bawah merupakan jenis material yang tergolong material utama yang diperoleh dari Kantor Distribusi, diantaranya:

http://digilib.mercubuana.ac.id/

Tabel 4.1 Material Distribusi Utama No Normalisasi

Material

1060068

Trafo

2190489

Meter KWH

2240072

Fuse (Sekering)

3050088

Conductor

3110010

Cable Power

3150066

Termination

3250059

Mini Circuit Breaker

3260027

LVSB

3280185

Connector

4120085

Box

2050331

Trafo Arus

Prosedur pelaksanaan pengadaan Material Distribusi Utama (MDU) dilakukan melalui beberapa tahapan, sebagai berikut.

36 http://digilib.mercubuana.ac.id/

Gambar 4.1 Prosedur Pengadaan Material Distribusi Utama Material Distribusi Utama dilakukan dengan cara pelelangan yang diadakan di Kantor Distribusi. Rencana Pengadaan Barang yang disusun untuk 1 tahun anggaran oleh pengguna setiap area, direview oleh Pejabat Perencana Pengadaan dengan Wakil Pengguna Barang (Manajer/ Assistant Manager Area). Setelah dilakukan review, pelelangan material yang dibutuhkan oleh setiap area dilakukan di Kantor Distribusi yang wajib dihadiri oleh pengguna setiap area. Jika sudah ditemukan kesepakatan maka


Kantor Distribusi menyiapkan material yang dibutuhkan dan mengirimkan material yang dibutuhkan ke setiap area disertai dengan Surat Jalan. 2. Pengadaan Langsung Pengadaan yang dilakukan dengan pennjukan langsung adalah pengadaan untuk memeroleh material penunjang. Material penunjang diperoleh dari berbagai vendor sesuai dengan jenis material yang dibutuhkan. Berikut di bawah merupakan jenis matreial yang tergolong material penunjang. Tabel 4.2 Material Penunjang No Normalisasi

Material

2090004

Lightning Arrester

2150173

Cubical

2200004

Meter Accecories (Segel Plastik)

2200029

Meter Accecories (Kawat Segel)

3040299

Asesoris Tiang (Preformed Grip)

3040305

Asesoris Tiang (Stainless Steel Strap)

3040307

Asesoris Tiang (Steel Wire Galv)

3040329

Asesoris Tiang

3040401

Asesoris Tiang (Travers)

3050030

Conductor

3070155

Isolator

3120369

Cable Power Accecories

3160005

Termination Accecories

3190007

Cut Out

3200018

Cut Out Accecories

3270057

Panel Accecories

4190264

Universal Accecories


Berikut adalah beberapa vendor yang mengirimkan penawaran barang ke PT. PLN (Persero) area Cianjur: Tabel 4.3 Pemasok Material ke PT. PLN (Persero) No

JENIS PEKERJAAN

NAMA VENDOR

1

Material

PT Trilistrindo Pratama

3

Material

PT Panel Mulia Total

5

Material

PT ELECTRA INTI PERKASA

17

Material

PT. Aura Tridaya Semesta

18

Material

PT Tonggak Ampuh

19

Material

PT Andalan utama Gemilang

20

Material

PT Quadro Rekadaya

21

Material

PT Multi Core Mitra Abadi

30

Material

PT Jembo Cable Company, Tbk

31

Material

PT Megatech Gemilang

32

Material

PT Tritunggal Swarna

33

Material

PT Sinarindo Wiranusa

34

Material

PT Alfa Orient

35

Material

PT Renovindo Utama

36

Material

CV CHAERUNISA

37

Material

PT ENDAH ABADI

38

Material

PT. PUTRI AZAHRA

39

Material

PT YANGKI MITRA UTAMA

40

Material

PT. Kilat Wahana Jenggala

47

Material

CV BAGJA UTAMA

48

Material

CV ADI CIPTA MANDIRI

49

Material

PT BINTANG TERANG


Prosedur pelaksanaan pengadaan Penunjukan Langsung dilakukan melalui beberapa tahapan, sebagai berikut.

Gambar 4.2 Prosedur Pelaksanaan Penunjukan Langsung 40 http://digilib.mercubuana.ac.id/

Dari gambar di atas kita dapat mengetahui bahwa prosedur pelaksanaan pengadaan Penunjukan Langsung di awali dengan pengguna/ Wakil pengguna membuat Nota Dinas Pelaksanaan Pengadaan dan menyerahkan kepada Fungsi perencanaan pengadaan. Pengguna dalam hal ini adalah Manager Area dan wakil pengguna yang dimaksud adalah Assistant Manager. Isi dari Nota Dinas adalah terkait uraian jenis barang/jasa, kuantitas, spesifikasi teknis, jumlah anggaran (Rencana Anggaran Biaya/ RAB), serta metode pengadaan. Di dalam nota dinas dicantumkan total anggaran yang akan dikeluarkan untuk pengadaan material penunjang yang dibutuhkan. Selain itu juga tertera dengan jelas, jenis pengadaan apa yang dilakukan. Pada nota dinas ini terdapat lampiran berupa rincian biaya yang dikeluarkan untuk setiap jenis material. Pada lampiran Nota Dinas ini, dijelaskan secara terperinci biaya yang dikeluarkan untuk setiap jenis material. Lampiran ini dibuat oleh Assistant Manager Perencanaan dan Evaluasi untuk dilakukan persetujuan oleh Manajer Area. Tahap selanjutnya adalah menyusun HPE (Harga Perkiraan Engineering) yang dilakukan oleh fungsi perencanaan pengadaan dan diserahkan kepada Supervisor Pelaksana Pengadaan. Tahapan yang ketiga adalah Supervisor pelaksana pengadaan melakukan penyusunan HPS (Harga Perkiraan Sendiri) yang selanjutnya akan disahkan oleh Manager Area. Apabila dipandang perlu, HPS direview oleh Vfm (Value for money) Committee. Tahapan keempat adalah menyusun deskripsi pekerjaan yang dilakukan oleh Supervisor Pelaksana Pengadaan. Deskripsi pada umumnya berisi type/ jenis/ spesifikasi dari barang yang akan diadakan. Jenis material dan jumlah materil yang dibutuhkan tercantum dalam deskripsi pekerjaan. Selain itu, di dalam deskripsi pekerjaan juga


disebutkan persyaratan-persyaratan yang harus dipenuhi oleh penyedia barang secara terperinci. Tahapan

kelima

adalah

Supervisor

pelaksana

pengadaan

mengundang calon penyedia barang yang akan ditunjuk sebagai penyedia barang. Minimal terdapat tiga calon penyedia barang. Calon penyedia barang akan mengambil deskripsi pekerjaan. Setelah itu calon penyedia barang

memasukkan

penawaran

kepada

Supervisor

pelaksana

pengadaan. Supervisor pelaksana pengadaan melakukan penerimaan dokumen penawaran, pembukaan dokumen penawaran, evaluasi penawaran dan negosiasi dengan calon penyedia barang. Hasil dari kegiatan tersebut Supervisor pelaksana pengadaan akan mengusulkan penetapan penyedia barang kepada Manager Area, yang selanjutnya Manager Area akan menetapkan penyedia barang dengan mengeluarkan Surat Penetapan. Surat pernyataan ini menyatakan secara tertulis bahwa penyedia barang yang mengirimkan penawaran ke PLN telah ditetapkan sebagai penyedia barang material yang ditawarkan. Selain itu juga dicantumkan harga yang telah disepakati antara kedua belah pihak. Selanjutnya penyedia barang menyerahkan barang sesuai pesanan ke gudang. Barang atau material yang datang akan diperiksa oleh team pemeriksa material di gudang. Jika material tidak sesuai dengan yang dipesan maka material akan dikembalikan langsung ke pihak penyedia barang dengan memberikan keterangan di Surat Jalan yang telah diterima. Jika barang sudah sesuai dengan yang dipesan maka penyedia barang melakukan penagihan yang dilengkapi dengan bukti penerimaan barang serta kuitansi. Kuitansi ini akan dimutasi ke bagian administrasi. Pihak administrasi akan mengirimkan bukti penerimaan barang dan kuitansi tersebut ke Distribusi Jawa Barat dan Banten. Yang memiliki


kewajiban untuk membayar pembelian barang tersebut adalah PT. PLN Distribusi Jawa Barat. 3. Transfer Area Pengadaan jenis ini dilakukan apabila material penunjang yang dibutuhkan PT. PLN area Cianjur tidak terdapat stock nya di gudang. Pengadaan barang dilakukan dengan memesan material yang dibutuhkan ke PT. PLN area lain yang memiliki material yang dibutuhkan. Prosedur pelaksanaan pengadaan Transfer Area dilakukan melalui beberapa tahapan, sebagai berikut.

Gambar 4.3 Prosedur Pelaksanaan Transfer Area 43 http://digilib.mercubuana.ac.id/

Pengadaan melalui transfer area dilakukan dengan menghubungi area yang dituju terlebih dahulu untuk memastikan material yang kita butuhkan tersedia di area yang kita tuju atau dengan melihat stock barang di area yang kita tuju dengan sistem SmartOne ataupun SAP. Setelah itu pihak yang membutuhkan barang membuat Purchase Requirement yang selanjutnya diberikan kepada area yang dituju. Pihak yang dituju akan membuat Purchase Order dan selanjutnya barang dikirim ke area yang membutuhkan. Pada sistem SmartOne terdapat list rayon yang meminta material ke gudang dengan LOG 26 seperti pada gambar dibawah.

Gambar 4.4 Posting Penerima Stock Material Gudang Area Pesanan material yang telah datang ke gudang akan diperiksa kondisi nya oleh team pemeriksa material di gudang, kemudian bagian gudang akan mengeluarkan surat penerimaan barang (Good Receipt) untuk selanjutnya disimpan di gudang. 4.3 Warehouse Management 4.3.1 Penerimaan Material Material atau barang tiba di gudang disertai dengan Surat Jalan. Isi dari surat jalan yang dibuat oleh pihak vendor ini harus tertera jelas tujuan penagihan biaya dan penyerahan material yang dituju, jenis


material, kuantitas barang dan nomor seri dari barang tersebut. Surat jalan yang sah adalah surat jalan yang sudah ditandatangani oleh pihak tertentu, seperti penerima barang, pihak ekspedisi, security, supir dan pihak gudang. Barang tersebut selanjutnya akan diperiksa oleh team pemeriksa material sebelum material dimasukkan ke gudang yang terdiri dari Staff Department Pengadaan dan Staff Department Gudang. Pemeriksaan material dilakukan secara konvensional. Barang yang telah diperiksa kemudian akan dibuatkan Berita Acara Pemeriksaan Barang. Jika dalam pemeriksaan barang yang diterima dalam keadaan rusak dan tidak sesuai spesifikasi dan jenis nya, maka dalam berita acara pemeriksaan barang tersebut harus dicantumkan. Barang yang reject (tidak sesuai dengan spesifikasi yang telah ditentukan) atau barang dalam keadaan tidak baik atau bahkan jumlah barang tidak sesuai yang diminta, maka barang dikembalikan langsung kepada pihak penyedia barang dengan memberikan keterangan di Surat Jalan disertai dengan Surat Keterangan. Trafo yang rusak adalah salah satu kejadian yang sering terjadi di PT. PLN (Persero) ini. Saat masuk ke gudang, trafo ini sudah dikatakan layak pakai atau memiliki kualitas yang baik dan spesifikasi yang sesuai oleh team pemeriksa material. Hal ini terjadi karena trafo mengalami kerusakan saat dalam perjalanan. Kondisi jalan dan kapasitas penyimpanan pada transportasi yang digunakan dapat menyebabkan terjadinya kasus ini. Material yang sudah melewati proses pemeriksaan, selanjutnya akan dipindahkan ke gudang. Material handling yang digunakan terdiri dari 2 macam material handling, yaitu:


a. Forklift Forklift digunakan untuk memindahkan material besar dengan beban yang berat seperti pada gambar di bawah.

Gambar 4.5 Material Handling Forklift b. Trolly Trolly digunakan untuk memindahkan material dengan beban yang ringan seperti pada gambar di bawah.

Gambar 4.6 Material Handling Trolly Barang yang sudah masuk gudang kemudian diinput melalui sistem, yaitu sistem SmartOne ataupun SAP. Walaupun sistem SmartOne dan SAP memiliki fungsi yang sama namun keduanya berjalan masing-


masing. Material yang diterima oleh pihak gudang dapat langsung diinput di sistem SmartOne, namun tidak untuk SAP. Material yang akan diinput ke SAP harus material yang sudah memiliki No Purchase Order (PO). Dalam sistem SmartOne terdapat beberapa menu yang dapat digunakan antara lain seperti dibawah.

Gambar 4.7 Tampilan Awal SmartOne


Gambar 4.8 Lanjutan Tampilan Awal SmartOne Material yang diterima, diinput oleh Staff Department Warehouse dengan menggunakan sistem SmartOne. Menu yang dipilih untuk menginput material adalah LOG 34 (Penerimaan Fisik Material Gudang/ J-Proc) dan LOG 35 (Input Data Transaksi Gudang Manual). LOG34 digunakan untuk menginput material distribusi utama. Berikut tampilan dari persediaan material distribusi utama yang telah diinput.


Gambar 4.9 Tampilan Penerimaan Material Distribusi Utama LOG35 digunakan untuk menginput material-material selain material distribusi utama. Pada LOG35 terdapat beberapa kode dengan fungsi nya masing-masing. Adapun kode-kode yang terdapat di LOG35 beserta fungsi nya adalah sebagai berikut: 1. Kode 1: Penerimaan Non Pembelian Penerimaan non pembelian adalah penerimaan material yang dilakukan tanpa proses pembelian seperti material yang diperoleh dari rayon atau area lain. Adapun Kode 1 yang dimaksud adalah seperti gambar di bawah.


Gambar 4.10 Kode 1 Penerimaan Material Antar Unit 2. Kode 2: Penerimaan Ex Pembelian Penerimaan ex pembelian adalah penerimaan material yang dilakukan dengan proses pembelian seperti material yang diperoleh dari vendor (penunjukan langsung). Adapun Kode 2 yang dimaksud adalah seperti gambar di bawah.


Gambar 4.11 Kode 2 Penerimaan Material Ex. Pembelian 3. Kode 3: Retur Sisa Pemakaian Retur sisa pemakaian adalah penerimaan yang diperoleh dari rayon atau area lain yang meminta material tetapi jumlah material lebih dari yang diprediksi. Adapun Kode 3 yang dimaksud adalah seperti gambar di bawah.


Gambar 4.12 Kode 3 Bon Retur Material Gudang 4. Kode 5: Koreksi Administrasi Koreksi administrasi dilakukan jika terdapat kesalahan pada saat menginput material yang masuk. Adapaun Kode 5 yang dimaksud adalah sebagai berikut.


Gambar 4.13 Kode 5 Bon Koreksi Material Gudang 5. Kode 6: Pengiriman Material Antar Unit Pengiriman material antar unit adalah pengiriman yang dilakukan jika rayon atau area lain meminta material dari gudang area. Adapun Kode 6 yang dimaksud adalah sebagai berikut.


Gambar 4.14 Kode 6 Bon Pengeluaran Material Gudang 6. Kode 7: Pemakaian Material Gudang Pada kode 7 ini dapat dilakukan pemantaua terhadap material gudang yang sudah dipakai. Adapun Kode 7 yang dimaksud adalah sebagai berikut.


Gambar 4.15 Kode 7 Bon Pemakaian Material Gudang 7. Kode 8: Ex. Pembelian Belum Terbit PO Kode 8 adalah menu yang tidak pernah digunakan karena material yang diperoleh dari proses pembelian hanya dapat digunakan jika sudah terbit No Purchase Order (PO) nya.

Untuk menginput material yang sudah diterima yaitu dengan menggunakan kode 2. Setelah kode 2 dipilih maka klik add yang ada pada tampilan kode 2 seperti gambar dibawah.

Gambar 4.16 Tampilan Menu Pada Kode 2 55 http://digilib.mercubuana.ac.id/

Tampilan yang akan muncul setelah mengklik submenu add adalah seperti pada gambar dibawah ini.

Gambar 4.17 Tampilan Menu Input Material LOG35 Tambahkan No SPB dan nama vendor yang mengirim material ke gudang di kolom keterangan, No normalisasi dilengkapi pada kolom No normalisasi dan quantity dari barang yang diterima di kolom quantity. Secara otomatis, tampilan sistem SmartOne menjadi seperti gambar di atas. Di dalam sistem SmartOne ini, dapat dilihat persediaan barang di seluruh area di Jawa Barat. Jadi, jika area setempat membutuhkan barang tapi tidak ada persediaan di gudang maka dapat mengecheck persediaan di area lain seperti pada contoh gambar di bawah.


Gambar 4.18 Persediaan Material Gudang Seluruh Area di Jawa Barat Pada menu LOG09 ini ditampilkan secara detail jenis material dan banyaknya kuantitas yang tersedia. Area yang dimintai material harus memberikan material ke area yang membutuhkan. Terkecuali jika kita membutuhkan barang A sebanyak 15 set dan persediaan yang tersedia 15 set namun sudah dibooking untuk proyek tertentu maka area tersebut berhak untuk tidak mengeluarkan material ke area yang membutuhkan tersebut. Proses penginputan material di sistem SAP dilakukan setelah material yang akan diinput sudah memiliki No Purchase Order (PO). Untuk menginput material di sistem SAP gunakan pilihan Good Receipt dan pilih Purchase Order (PO).


Gambar 4.19 Tahap Awal Input Material di SAP Material yang sudah memiliki No Purchase Order (PO) dapat diinput pada sistem SAP. Langkah awal yang dilakukan adalah dengan mencantumkan No PO material setelah itu akan muncul seluruh material dengan No PO yang sudah dicantumkan. Pilih material dengan jumlah barang sesuai dengan yang diterima. Selanjutnya pilih Check untuk pemberian keterangan penerima barang beserta No SPB nya.


Gambar 4.20 Menentukan Slot Material Penentuan slot material dilakukan untuk membuat berita acara pemeriksaan barang. Penentuan slot material dilakukan dengan menginput tanggal diterimanya barang dan jumlah barang yang diterima.


Gambar 4.21 Pembuatan Berita Acara Pemeriksaan Barang Setelah penentuan slot material dilakukan, tampilan selanjutnya adalah membuat berita acara pemeriksaan barang. Secara otomatis, tampilan pembuatan berita acara pemeriksaan barang adalah seperti gambar di atas. Berita acara pemeriksaan barang akan diperoleh setelah nomor dokumen dimasukkan. 4.3.2 Penyimpanan Material dan Material Handling Penyimpanan merupakan kegiatan pengurusan logistik, baik yang bersifat administratif maupun operasional berkaitan dengan perumusan maupun pelaksanaan tata kerja, tata ruang, tata usaha, maupun pengaturan barang di tempat penyimpanan/ gudang. Terdapat 2 jenis penyimpanan material yang ada di gudang PT. PLN area Cianjur, antara lain:


1. Menggunakan rak Material-material yang disimpan di rak adalah material yang tergolong material ringan. Di setiap rak diberikan keterangan seperti nomor rak dan kartu persediaan barang agar memudahkan pekerja dalam mencari barang yang dibutuhkan. Adapun bentuk dan isi dari Kartu Persediaan Barang dapat dilihat pada gambar dibawah.

Gambar 4.22 Kartu Persediaan Barang Kartu persediaan barang dilengkapi dengan keterangan No SAP, nama material, satuan material dan lokasi penyimpanan dari material agar mudah untuk ditemukan saat dibutuhkan.

Gambar 4.23 Tampilan Material yang Menggunakan Rak


Penyimpanan material disesuaikan dengan lokasi penyimpanan yang telah ditentukan sebelumnya yang ada di dalam sistem. Pemberian nama pada setiap rak memudahkan pekerja dalam pencarian material yang dibutuhkan dan memudahkan pekerja dalam proses pengecheckan persediaan barang yang dilakukan setiap hari. 2. Menggunakan Pallet Material yang disimpan dengan menggunakan pallet adalah material-material yang tergolong material dengan beban yang berat. Sama hal nya dengan yang menggunakan rak, material dengan penyimpanan pallet ini juga disertai dengan Kartu Persediaan Barang seperti pada gambar di bawah.

Gambar 4.24 Tampilan Material yang Menggunakan Pallet


4.3.3 Tata Letak Gudang

Gambar 4.25 Tata Letak Gudang PT. PLN (Persero) area Cianjur


4.3.4 Pemeliharaan dan Perawatan Material Terdapat beberapa hal yang dilakukan oleh PT. PLN area Cianjur dalam memelihara dan merawat material yang ada di gudang, antara lain: 1. Melakukan pengecekan barang dan melaksanakan program kebersihan gudang secara periodik. 2. Melakukan pengecekan instalasi listrik di ruang gudang secara periodic. 3. Menggunakan dan mengimplementasikan metode FIFO (First In First Out) dalam pengeluaran logistic untuk menghindari material yang aus dan rusaknya barang saat dibutuhkan. 4.3.5 Sistem Inventory Dalam sistem inventory, PT. PLN menggunakan metode FIFO (First in First Out). FIFO (First In First Out) adalah prinsip dimana barang yang pertama kali keluar, harus lebih dahulu keluar dibandingkan barang yang datang kemudian. Prinsip ini perlu diterapkan agar barang yang disimpan di gudang selalu barang yang lebih baru sehingga barang selalu dalam kondisi yang baik. Hal ini dilakukan agar barang tidak aus, barang nampak bersih karena selama penyimpanan di gudang dapat terkena debu, packaging barang tidak rusak dan selalu baru dan barang terhindar dari kerusakan. 4.3.6 Pengeluaran Material Persediaan yang ada di gudang selanjutnya akan didistribusikan atau dikeluarkan ke rayon/ area yang membutuhkan dan ke vendor jasa pemasangan. TUG5, TUG7, TUG9. Material yang sudah dapat di keluarkan dari gudang harus material yang sudah direservasi. Di dalam sistem dapat dilihat material yang belum direservasi seperti gambar dibawah.


Gambar 4.26 Material yang Belum Direservasi Proses mereservasi material dilakukan dengan menggunakan sistem SmartOne. Material yang telah direservasi dapat dilihat di SmartOne dengan tampilan seperti dibawah.

Gambar 4.27 Material yang Sudah Direservasi Setelah material direservasi maka material yang akan dikeluarkan tersebut dibuatkan Surat Jalan di sistem. Dan secara otomatis sistem akan mengubah jumlah persediaan setelah barang dikeluarkan.


4.3.7 Penghapusan Material Penghapusan logistik merupakan kegiatan pembebasan logistik dari pertanggungjawaban

yang

berlaku,

baik

secara

fisik

maupun

administratif karena logistik tersebut dinilai sudah tidak berdayaguna maupun tidak bernilai guna lagi. Logistik yang dihapuskan di gudang PT. PLN area Cianjur adalah logistik atau material bekas yang sudah tidak dapat dipergunakan lagi (limbah). Material yang sudah tidak dipergunakan lagi ini akan dilelang ke beberapa vendor. Tim Peneliti Limbah mengelompokkan limbah sesuai dengan jenis limbah nya di gudang. Selanjutnya Berita Acara Inventarisasi Usulan Limbah diserahkan ke Kantor Distribusi untuk diminta persetujuan. 4.4 Data Kelompok Pelanggan

Laporan Penjualan Aliran Listrik (Bulan Desember 2016) 350000 300000 290821

250000 200000 150000 100000 50000

9947

7052

256

1142

Bisnis (B)

Industri (I)

Penyambungan Sementara (L)

0 Sosial (S)

Rumah Tangga

Jumlah Pelanggan

Gambar 4.28 Jumlah Pelanggan PT. PLN (Persero) Area Cianjur Per Bulan Desember 2016 Gambar 4.38 di atas merupakan grafik dari jumlah pelanggan berdasarkan kelompok pelanggannya masing-masing. Data di atas diperoleh dari laporan penjualan listrik area Cianjur per bulan Desember 2016. Seperti yang telah dijelaskan pada bab sebelumnya, PT. PLN (Persero) memiliki golongan tarif


yang berbeda-beda untuk setiap jenis pelanggan. Dari gambar di atas kita dapat mengetahui bahwa di PT. PLN Area Cianjur, kelompok pelanggan rumah tangga adalah kelompok pelanggan yang sangat dominan dalam hal pemanfaatan listrik yaitu sebanyak 290.821 pelanggan. 4.5 Distribusi di PT. PLN (Persero) Area Cianjur 4.5.1 Strategi Distribusi di PT. PLN (Persero) Area Cianjur Strategi distribusi yang digunakan di PT. PLN Area Cianjur adalah pergudangan (warehousing). Seluruh material yang diperlukan disimpan dalam jumlah dan rentang waktu tertentu di gudang milik PT. PLN Area Cianjur yang berlokasi di Jl. Siti Jenab No. 20, Cianjur, Jawa Barat. Material-material ini kemudian akan didistribusikan ke lokasi yang dituju berdasarkan permintaan. 4.5.2 Sistem Distribusi Supplier ke Perusahaan Vendor/

Supplier

yang telah

disepakati

selanjutnya

akan

mengirimkan barang ke gudang PLN Area Cianjur. Saluran distribusi yang digunakan dalam hal ini adalah saluran distribusi langsung (Direct Channel Distribution), karena supplier mengirimkan material ke gudang PT. PLN area Cianjur langsung (tidak melalui perantara). Penyerahan barang yang dilakukan adalah frangko gudang pembeli. Frangko gudang pembeli yaitu semua ongkos termasuk ongkos pengangkutan sampai barang tiba di gudang pembeli ditanggung oleh pihak penyedia barang, termasuk alat transportasinya. 4.5.3 Sistem Distribusi Alat Pemasangan ke Customer Peralatan pemasangan akan dikeluarkan ketika customer meminta untuk dilakukan pemasangan (make by order). Peralatan pemasangan ini akan diproses setelah Surat Perintah Kerja dikeluarkan. Saluran distribusi yang digunakan dalam hal ini adalah saluran distribusi tidak langsung (Indirect Channel Distribution). Pemasangan dilakukan oleh pihak ketiga. Pelaksana pihak ketiga ini merupakan supplier jasa yang bertugas untuk melakukan pemasangan di lokasi tertentu yang meminta pemasangan. Transportasi yang digunakan dalam 67 http://digilib.mercubuana.ac.id/

mendistribusikan alat pemasangan ini ditanggung oleh penyedia jasa. Dalam hal ini, PLN hanya bertindak sebagai pengawas. PLN melakukan sampling untuk mengukur pekerjaan dari pihak pelaksana pemasangan. Jika didapat pemasangan tidak sesuai dengan pekerjaan yang diminta maka

pihak

pelaksana

pemasangan

perlu

untuk

memperbaiki

pekerjaannya. 4.5.4 Transportasi Distribusi yang digunakan PT. PLN Area Cianjur Transportasi merupakan suatu hal yang vital dalam supply chain. Transportasi digunakan sebagai sarana untuk menyalurkan produk hingga ke konsumen. Metode transportasi yang digunakan di PT. PLN (Persero) Area Cianjur dalam mendistribusikan material baik ke pihak pelaksana pemasangan ataupun ke area yang membutuhkan adalah metode transportasi darat berupa truck. Pengiriman material ke beberapa area atau wilayah dengan jarak yang tidak terlalu jauh menggunakan transportasi (pick up/ truck) yang dimiliki oleh PLN. Namun, PLN menggunakan jasa ekspedisi untuk pengiriman material ke beberapa area atau wilayah dengan jarak yang jauh. Untuk pengiriman lintas provinsi hanya dilakukan oleh Kantor Distribusi. 4.6 Analisa dan Usulan 4.6.1 Persentase Material Tabel 4.4 Stock Material Gudang Per Bulan Februari 2017 Sumber: PT. PLN (Persero) Area Cianjur No Material

Material

Material Description

Unrestricted (item)

1030013

Trafo

TRF DIS;;20kV/400V;3P;250kVA;DYN5;OD

2

1030062

Trafo

TRF DIS;;20kV/400V;3P;100kVA;YZN5;OD

16

1030069

Trafo

TRF DIS;;20kV/400V;3P;50kVA;YZN5;OD

12

1060068

Trafo

TRF ACC;SERANDANG TRAFO 3P;1 TIANG

1

2050331

Trafo Arus

CT;20kV;K;20/5-5A;0.2;30VA;ID

3

2050353

Trafo Arus

CT;20kV;K;30/5-5A;0.2;30VA;ID

3


No Material

Material


Unrestricted (item)

2050833

Trafo Arus

CT;20kV;K;30/5-5A;0.2S;10VA;ID

3

2050855

Trafo Arus

CT;20KV;K;100/5-5A;0.2S;10VA;ID

3

LA;20-24kV;K;10kA;;;

18

CUB;N ISO;LBS MOTORIZE;24KV;630A;16KA

14

2090004

Lightning Arrester

2150173

Cubical

2150599

Cubical

2190045

Meter KWH

2190064

Meter KWH

2190089

Meter KWH

MTR;KWH E;;3P;220/380V;5A;1;;4W

64

2190218

Meter KWH

MTR;kWH E;;3P;230/400V;5-80A;1;;4W

40

2190224

Meter KWH

MTR;kWH E-PR;;1P;230V;5-60A;1;;2W

10.925

2190253

Meter KWH

MTR;kWH E;3P;230/400V;5-10A;1;;4W

23

2190352

Meter KWH

MTR;kWH E;;3P;57.5-400V;5A;0.5;;4W

14

2190489

Meter KWH

MTR;kWH E-PR;;3P;230/400V;5-60A;1;;4W

40

CUB;N ISO;CBOG MOT MTR;24KV;630A;16KA MTR;kWH M;;1P;230V;20-60A;2;;2W MTR;kWH MCOM;;1P;230V;20-60A25A;2;ST;2W

2 15 47

Meter 2200004

Accecories

MTR ACC;SEGEL PLASTIC

22.377

MTR ACC;KAWAT SEGEL

8

(Segel Plastik) Meter 2200029

Accecories (Kawat Segel)

2240024

Fuse (Sekering)

FUSE;380/220V;100A;SQUARE;1

96

2240029

Fuse (Sekering)


282

2240063

Fuse (Sekering)


80

2240066

Fuse (Sekering)


98

2240067

Fuse (Sekering)


57

2240072

Fuse (Sekering)


412


No Material

Material


Unrestricted (item)

Asesoris Tiang 3040299

(Preformed

POLE ACC;PREFORMED GRIP T22mm2

500

Grip) Asesoris Tiang 3040305

(Stainless Steel Strap)

POLE ACC;STAINLESS STEEL STRAP 20X0.7mm

737

Asesoris Tiang 3040307

(Steel Wire

POLE ACC;STEEL WIRE GALV 22mm2

3.000

Galv) 3040329 3040367 3040377 3040382 3040385 3040401

Asesoris Tiang

POLE ACC;STAY SET TM

Asesoris Tiang

POLE ACC;TRAVERS;TMP-FLAG-

(Travers)

I;U100X2000

Asesoris Tiang (Travers) Asesoris Tiang (Travers)

4

POLE ACC;TRAVERS;TMP-DBL-O;U100X2000

2

POLE ACC;TRAVERS;TMP-DBL-FL-

(Travers)

I;U100X2000

(Travers)

POLE ACC;TRAVERS;AFSPAN-O;U100X3000

3050030

Conductor

CONDUCTOR;CU;50mm2;19.28kN

3050088

Conductor

CONDUCTOR;AAAC-S;70mm2;

Conductor

COND ACC;TAP CONN KDP AIR 10-25/10-

Accecories

25MM2

3060095 3060103 3060130 3060132

Conductor Accecories Conductor Accecories Conductor Accecories

2

POLE ACC;TRAVERS;TMP-DBL-I;U100X2000

Asesoris Tiang Asesoris Tiang

7

30 1 374 6.748 44

COND ACC;JOINT AL 240mm2 COMP

200

COND ACC;NON TENSION JOINT AL 70mm2

194

COND ACC;NON TENSION JOINT AL 150mm2

221


No Material 3060133 3060167 3060200 3060203 3060233 3060277 3060294 3060299

Material Conductor Accecories Conductor Accecories Conductor Accecories Conductor Accecories Conductor Accecories Conductor Accecories Conductor Accecories Conductor Accecories

Material Description COND ACC;NON TENSION JOINT AL 240mm2 COND ACC;PREFORMED TIE 150mm2

Unrestricted (item) 352 1.412


82


155

COND ACC;JOINT SLEEVE ALCU 70mm2

180

COND ACC;JOINT ALCU 35-70mm2 INSUL

17

COND ACC;SIDE TIE 120mm2

413

COND ACC;DOUBLE SIDE TIE 120mm2

800

Conductor

COND ACC;TAP CONN KDP AIR 70-95/10-

Accecories

25MM2

3070007

Isolator

ISOLATOR;;PORC;20kV;PINPOST;

730

3070150

Isolator

ISOLATOR;PINPOST;POLYMER;24KV;;12.5kN

376

3070151

Isolator

ISOLATOR;PINPOST;PORC;24KV;;12.5kN

119

3070155

Isolator

ISOLATOR;SUSP;PORC;24KV;;70kN

52

3110010

Cable Power

CABLE PWR;N2XSY;1X35mm2;20kV;UG

440

3110015

Cable Power

3110025

Cable Power

CABLE PWR;NFA2X;2X10mm2;0.6/1kV;OH

334.671

3110029

Cable Power

CABLE PWR;NFA2X;4X16mm2;0.6/1kV;OH

8.331

3110515

Cable Power

CABLE PWR;NYY;1X95mm2;0.6/1kV;Opstig

90

3110517

Cable Power

CABLE PWR;NYY;1X240mm2;0.6/1kV;Opstig

2.666

3061303

CABLE PWR;NA2XSEYBY;3X240mm2;20kV;UG

1.246

302


No Material 3120006 3120007 3120009 3120013 3120017 3120030 3120033 3120035 3120038 3120055 3120056 3120058 3120060 3120079 3120089

Material


Cable Power

CABLE PWR ACC;BUNDLE END

Accecories

PROTECTION

Cable Power Accecories Cable Power Accecories Cable Power Accecories Cable Power Accecories

63 276

CABLE PWR ACC;CABLE SHOE AL 240mm2

57

CABLE PWR ACC;CABLE SHOE CU 150mm2

8


424

CABLE PWR ACC;DEAD END ASSY ADJ

Accecories

150mm

Cable Power

CABLE PWR ACC;DEAD END ASSY ADJ

Accecories

70mm

Cable Power

CABLE PWR ACC;DEAD END ASSY FIXED

Accecories

150mm

Cable Power

CABLE PWR ACC;DEAD END ASSY FIXED

Accecories

70mm

Cable Power

CABLE PWR ACC;LARGE ANGLE ASSY

Accecories

150mm

Cable Power


Accecories

35mm

Cable Power


Accecories

70mm

Accecories

(item)


Cable Power

Cable Power

Unrestricted

CABLE PWR ACC;LINK 25X25mm

Cable Power

CABLE PWR ACC;STOPPING BUCKLE SSS 20

Accecories

x0

Cable Power

CABLE PWR ACC;SUSPENSION ASSY

Accecories

150mm

1 24 40 51 27 30 147 728 565 18


No Material 3120092 3120121 3120122 3120142 3120156 3120157 3120158 3120161 3120171 3120241 3120330 3120363 3120366 3120367 3120369

Material Cable Power Accecories Cable Power Accecories Cable Power Accecories


55


28


220

CABLE PWR ACC;WEDGE CLAMP 2x(6-

Accecories

16)mm

Cable Power

CABLE PWR ACC;CABLE SHOE AL-CU 1H

Accecories

70mm2

Cable Power


Accecories

95mm2

Cable Power


Accecories

120mm2

Cable Power


Accecories

240mm2

Cable Power


Accecories

150mm2

Cable Power

CABLE PWR ACC;CABLE SHOE CU OD 1H

Accecories

70mm2

Cable Power

CABLE PWR ACC;STRAIN HOOK EKOR

Accecories

BABI 1.5”

Accecories

(item)

CABLE PWR ACC;SUSPENSION ASSY 70mm

Cable Power

Cable Power

Unrestricted

CABLE PWR ACC;STRAIGHT JOINT 300mm2

Cable Power

CABLE PWR ACC;STRAIGHT JOINT

Accecories

3X1X240mm2

Cable Power

CABLE PWR ACC;STRAIGHT JOINT

Accecories

3X1X300mm2

Cable Power

CABLE PWR ACC;STR JOINT MVTIC

Accecories

3X150mm2

3.518 3 284 127 14 13 22 2.175 4 6 8 3


No Material 3150066 3160005 3160030 3160035 3190007 3200008 3200010 3200015 3200018 3250007 3250008 3250010 3250011 3250012 3250013 3250015

Material Termination Termination Accecories Termination Accecories Termination Accecories Cut Out Cut Out Accecories Cut Out Accecories Cut Out Accecories Cut Out Accecories Mini Circuit Breaker Mini Circuit Breaker Mini Circuit Breaker Mini Circuit Breaker Mini Circuit Breaker Mini Circuit Breaker Mini Circuit Breaker


Unrestricted (item)

TERM;20kV;CUB;PR;3P;3X150mm;ISO;ID

1

TERM ACC;ELASTIMOLD

3

TERM ACC;TERM CABLE;20KV;3X150;ID

3

TERM ACC;TERM CABLE;20KV;3X300;OD

1

CUT OUT;27kV;6-100A;;POLYMER-125kV

9

CUT OUT ACC;FUSE LINK 20kV 2A

72


45


56


77

MCB;220/250V;1P;10A;50Hz;

2.847

MCB;220/250V;1P;16A;50Hz;

1.877

MCB;220/250V;1P;20A;50Hz;

2.671

MCB;220/250V;1P;25A;50Hz;

644

MCB;220/250V;1P;2A;50Hz;

5.005

MCB;220/250V;1P;35A;50Hz;

584

MCB;220/250V;1P;4A;50Hz;

9.052


No Material 3250016 3250018 3250021 3250022 3250024 3250025 3250027 3250059 3260027 3270024 3270057

Material Mini Circuit Breaker Mini Circuit Breaker Mini Circuit Breaker Mini Circuit Breaker Mini Circuit Breaker Mini Circuit Breaker Mini Circuit Breaker Mini Circuit Breaker Lemari Bagi (Panel)


25

MCB;220/250V;1P;6A;50Hz;

7.987

MCB;380/400V;3P;20A;50Hz;

33

MCB;380/440V;3P;10A;50Hz;

41

MCB;380/440V;3P;16A;50Hz;

60

MCB;380/440V;3P;25A;50Hz;

30

MCB;380/440V;3P;35A;50Hz;

3

MCB;230/400V;1P;35A;50Hz;

350

LVSB;DIST;3P;380V;250A;2LINE;OD

18

LVSB ACC;TIME SWITCH MEC 220 15A

Accecories

1CONT

Accecories

(item)

MCB;220/250V;1P;50A;50Hz;

Panel Panel

Unrestricted

3

LVSB ACC;HRC FUSE BASE;6-160A;00

20

3280066

Connector

CONN;1kV;;AL;10-16/10-16mm2;PRS HS;WP

1

3280068

Connector


2.343

3280073

Connector


1.841

3280074

Connector


358

3280102

Connector


74

3280109

Connector


15

3280146

Connector

CONN;20kV;CIRCLE;AL;150/240mm2;PRS;

4


No Material

Material

Unrestricted


(item)

3280154

Connector

CONN;20kV;H;AL;70-150/120-240mm2;PRS;

35

3280185

Connector

CONN;20kV;H;AL;150-150mm2;PRS;

17

4120085

Box

4120103

Box

4120104

Box

4120107

Box

4120108

Box

4120109

Box

4150074 4190264

BOX;APPIII MCCB 80A;PLAT

1

2mm;80X50X35cm BOX;MER TRIP MODEM MCCB CT TR

3

66KVA BOX;MER TRIP MODEM MCCB CT TR

8

82,5KVA BOX;MER TRIP MODEM MCCB CT TR

3


1


2

197KVA

Panel Accecories Universal Accecories

PANEL ACC;MAIN SWITCH 400V 3P 250A

3

UNIV ACC;GROUND ROD CU 5/8”X2750mm

37

Jumlah Persediaan Hingga Februari 2017

444.355

Tabel di atas merupakan jumlah persediaan material yang ada di gudang PT. PLN (Persero) Area Cianjur hingga bulan Februari 2017. Material yang terdapat pada 76able di atas terdiri dari material utama dan material penunjang yang dikelompokkan seperti berikut. Tabel 4.5 Persediaan Material Utama Per Februari 2017 No Normalisasi

Material

Unrestricted (item)

1060068

Trafo

31

2190489

Meter KWH

11168


No

Material

Normalisasi

Unrestricted (item)

2240072

Fuse (Sekering)

1025

3050088

Conductor

7122

3110010

Cable Power

346500

3150066

Termination

1

3250059

Mini Circuit Breaker

31.209

3260027

LVSB

18

3280185

Connector

4688

4120085

Box

18

2050331

Trafo Arus

12

Jumlah

401.792

Tabel 4.6 Persediaan Material Penunjang Per Bulan Februari 2017 No Normalisasi

Material

Unrestricted (item)

2090004

Lightning Arrester

18

2150173

Cubical

16

2200004

Meter Accecories (Segel Plastik)

22.377

2200029

Meter Accecories (Kawat Segel)

8

3040299

Asesoris Tiang (Preformed Grip)

500

3040305

Asesoris Tiang (Stainless Steel Strap)

737

3040307

Asesoris Tiang (Steel Wire Galv)

3.000

3040329

Asesoris Tiang

7

3040401

Asesoris Tiang (Travers)

39

3050030

Conductor

7122

3070155

Isolator

1277

3120369

Cable Power Accecories

8939

3160005

Termination Accecories

7


No

Unrestricted

Material

Normalisasi

(item)

3190007

Cut Out

9

3200018

Cut Out Accecories

250

3270057

Panel Accecories

3

4190264

Universal Accecories

37

Jumlah

44.346

Berdasarkan pengelompokkan material di atas dapat diperoleh persentase dari material utama dan material penunjang sebagai berikut.

Stock 10% Material Utama Material Penunjang

90%

Gambar 4.29 Persentase Persediaan Material Persediaan material utama yang tersedia di gudang adalah sebanyak 90% dari total seluruh persediaan material yang ada yaitu sebanyak 401.792 material dengan jenis material yang telah dipaparkan pada bab sebelumnya. Material utama adalah material yang mutlak perlu ada agar proses bisnis yang ada di PT. PLN (Persero) area Cianjur ini dapat berjalan. Maka ketersediaan material utama ini akan lebih besar dibandingkan material penunjang. 4.6.2 Jenis Procurement yang Dilakukan E-procurement merupakan pengadaan barang dan jasa secara elektronik oleh perusahaan (Turban, 2004, p.232). E-procurement merupakan integrasi dan manajemen elektornik terhadap semua ativitas pengadaan termasuk permintaan

pembelian,

pemberian

hak

pemesanan,

pengiriman

dan

pembayaran antara pembeli dan pemasok (Chaffey, 2004, p.309).


Terdapat beberapa penelitian terdahulu yang dilakukan oleh sebagian peneliti mengenai pentingnya e-procurement sebagai berikut. Tabel 4.7 Penelitian Terdahulu Mengenai Penggunaan E-Procurement No

Nama Penulis

Judul Penelitian

Metode Penelitian

Hasil

(Tahun) 1

Omany, Njeri, Mungai Factors Affecting Penelitian (2013)

Use

ini Berdasarkan

E- dilakukan

of

Procurement:

dengan penelitian,

A penyebaran

Survey in Selected kuisioner Firms

in

town, Kenya

nilai

dari e-procurement dengan mempengaruhi

Kisii mengumpulkan

beberapa

informasi dari Staff seperti

hal ketepatan

Procurement

dari waktu pengiriman,

kemungkinan

105 mengurangi biaya

Staff Procurement pengadaan, di

semua sumber

perusahaan

pemasok

yang yang

luas,

dipilih.

kuisioner profitabilitas

berisi

mengenai tinggi dan daya

nilai

dari

e- saing

procurement mengenai

perusahaan

meningkat. respon

dalam manajemen bisnis terhadap eprocurement, kemampuan penggunaan computer

dan

respon pada proses e-procurement yang


No

Nama Penulis

Judul Penelitian

Metode Penelitian

Hasil

(Tahun) banyak digunakan dalam organisasi 2

Nitty,

Zainalabidin Application of e- Penelitian

(2013)

Procurement

Dalam penelitian

dilakukan dengan 2 ini,

Technologies for metode,

beberapa

yaitu factor

seperti

online survey untuk efisiensi

seleksi,

Suppliers of Agro- mengatasi masalah kemanan

dan

Selecting

Based SMEs In pada Malaysia

penggunaan lingkungan

teknologi

e- hokum, komitmen,

procurement dalam kecepatan memilih

pemasok pengiriman, biaya

dan

logistic dan

kualitas

regression analysis sebagai

factor

untuk memprediksi yang berhubungan hasil

diskrit

dari dengan perusahaan

satu set variabel

pada penerapan eprocurement.

3

Teresa (2015)

dan

Vitor Public Procurement

E- Penelitian dilakukan

Impacts in Smal- berdasarkan

Public

e-

Procurement pada sudah sepatutnya

and-Medium-

research framework diadopsi

Enterprises

yang

telah diimplementasikan

dirancang

oleh karena

peneliti.

dan manfaat

yang timbu akan terasa oleh seluruh pihak

yang

berkepentingan.


Dari beberapa penelitian terdahulu tersebut dapat kita simpulkan bahwa eprocurement memiliki banyak kelebihan seperti ketepatan waktu pengiriman, mengurangi biaya pengadaan profitabilitas tinggi dan daya saing perusahaan meningkat. Oleh karena pelaksanaan pengadaan yang dilakukan di PLN Area Cianjur ini masih berjalan secara tradisional, berdasarkan kepada kebutuhan material yang merupakan dasar bagi bagian perencana pengadaan dalam hal pemenuhan kebutuhan untuk proyek-proyek tertentu, maka perlu diadakannya pengadaan yang dilaksanakan dengan e-procurement agar proses pengadaan dapat berjalan cepat, mengurangi tekanan kerja dan mengingkatkan aliran informasi dan menjemen seperti informasi pemasok dan informasi harga. Sistem yang dapat mendukung penggunaan e-procurement di PLN Area Cianjur ini sudah ada, namun masih belum dapat diakses sehingga pengadaan yang dilakukan masih bersifat tradisional. Kegiatan pengadaan barang di PT. PLN (Persero) area cianjur dengan menggunakan e-procurement dilakukan baik oleh pihak PLN maupun vendor. Kegiatan pengadaan barang dilakukan sesuai dengan permintaan dari pengguna barang. Bagian perencanaan melalukan pemilihan pengadaan material berdasarkan SKKI (Surat Kuasa Kerja Investasi), dengan menentukan material yang akan dilelang sesuai permintaan dari pengguna. Setelah menerima SK penunjukan dari pengguna barang, tim panitia pengadaan menetapkan Harga Perhitungan Sendiri (HPS) sebagai alat untuk menilai kewajaran harga penawaran barang yang akan dilelang dan kemudian tim panitia pengadaan akan menentukan jenis pengadaan yang akan dilakukan. Panitia pengadaan selanjutnya akan menentukan jadwal dari pengadaan yang akan dibuat, serta membuat pengumuman/ prakualifikasi mengenai pelelangan yang akan dilaksanakan. Pengumuman dapat diberitahukan kepada para vendor, melalui papan pengumuman di Kantor Distribusi Jawa Barat, surat kabar, portal e-procurement maupun dengan prakualifikasi yang langsung diajukan pada alamat

vendor.

Sementara

itu,

panitia

pengadaan

menyusun

dokumen

prakualifikasi. Panitian pengadaan kemudian memerika dokumen prakualifikasi tersebut. Jika data prakualifikasi yang diberikan oleh penyedia barang tersebut dinyatakan lulus, maka penyedia barang tersebut dapat melakukan tahapan 81 http://digilib.mercubuana.ac.id/

pengadaan selanjutnya. Tetapi bila jumlah penyedia barang yang lulus prakualifikasi dibawah ketentuan, maka proses pengadaan ini harus diulang dari awal. Kemudian, undangan pemilihan langsung dikirimkan kepada para vendor yang telah lulus prakualifikasi. Undangan tersebut mencantumkan jadwal pembelian dan pengambilan RKS, jadwal acara penjelasan lelang, jadwal pemasukan surat penawaran dan jadwal pembukaan surat penawaran. Sementara itu, panitia pengadan mempersiapkan dokumen pengadaan (RKS) bersi rencana kerja dan syarat-syarat meliputi syarat-syarat umum, administrasi dan teknik. Kemudian para vendor mengikuti acara penjelasan yang telah dijadwalkan oleh panitia pengadaan. Di dalam acara tersebut, panitia memberikan penjelasan mengenai spesifikasi barang dan persyaratan-persyaratan penawaran. Di akhir acara, panitia wajib membuat Berita Acara Penjelasan. Berita acara ini menjelaskan bahwa acara yang dilakukan cukup jelas dan telah disepakati oleh para rekanan. Kemudian panitia pengadaan melakukan pembukaan surat penawaran. Setelah itu, panitia pengadaan melakukan evaluasi penawaran pengadaan barang menggunakan sistem gugur. Yang dimaksud dengan sistem gugur adalah evaluasi penilaian penawaran dengan cara memeriksa dan membandingkan dokumen penawaran terhadap pemenuhan persyaratan yang telah ditetapkan dalam dokumen pengadaan barang (RKS) dengan HPS-nya. Seluruh peserta yang lulus evaluasi ikut dalam e-Auction. E-auction dengan fasilitas e-procurement inilah yang menjadi ajang persaingan para peserta dalam mengajukan penawaran serendah-rendahnya guna menjadi pemenang. E-auction dilakukan sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan. Pemenang yang telah ditetapkan menjadi penyedia barang, kemudian akan dibuatkan jadwal pelaksanaan pengadaan oleh panitia pengadaan.


E-Proc (PLN)

Manual (PLN)

E-Proc (Vendor)

Manual (Vendor)

Mulai

Pilih paket pengadaan berdasarkan SKKI

Pilih material yang akan dilelang

Input harga material HPS

Penentuan tipe berdasarkan Auction

Pilih paket pengadaan berdasarkan SKKI

Pengumuman melalui portal

Pengadaan langsung?

Pilih rekanan yang akan diundang

Prakualifikasi

Jadwal Prakualifikasi

Konfirmasi Mengikuti Pengadaan

Jadwal prakualifikasi

a

Gambar 4.30 Bagan Alir Proses Pra Pengadaan (1)


E-Proc (PLN)

Manual (PLN)

E-Proc (Vendor)

Manual (Vendor)

a

Mengirimkan dokumen prakualifikasi

Terima dokumen

Evaluasi berkas prakualifikasi

Jumlah yang lulus sesuai dengan ketentuan

Pemberitahuan pembatan lelang kepada pemenang

Pengumuman hasil prakualifikasi sekaligus undangan pengadaan (bila lolos prakualifikasi)

Melihat hasil prakualifikasi dan menerima surat undangan pengadaan bila lulus

Pembuatan jadwal pengadaan

b

Gambar 4.31 Bagan Alir Proses Pra Pengadaan (2)


E-Proc (PLN)

Manual (PLN)

E-Proc (Vendor)

Manual (Vendor)

b

Buat dokumen pengadaan

Input hadir acara penjelasan

Ambil dokumen secara manual

Acara Penjelasan

Masukkan penawaran teknis

Penerimaan penawaran teknis

Terima berkas penawaran teknis

Penutupan dan pembukaan dokumen penawaran

Periksa dokumen penawaran teknis

Pemasukan penawaran teknis

Evaluasi penawaran teknis

Hasil Evaluasi penawaran teknis

Min-1 yang lulus

Pemberitahuan pembatalan lelang kepada rekanan

c

Gambar 4.32 Bagan Alir Proses Auction (1)


E-Proc (PLN)

Manual (PLN)

E-Proc (Vendor)

Manual (Vendor)

c

Tentukan waktu auction untuk penawaran harga

Auction mulai Memasukkan penawaran Memonitor jalannya auction

Waktu habis?

Auction selesai

Penentuan pemenang berdasarkan harga termurah

Pemberitahuan hasil auction

Berita acara penunjukan pemenang

Pembuatan jadwal pengadaan

Siapkan dokumen kontrak

Tanda tangan kontrak

Kirim performance bond

Selesai

Gambar 4.33 Bagan Alir Proses Auction (2)


Adapun sistem yang dapat mendukung penggunaan e-procurement di PLN Area Cianjur seperti pada gambar di bawah.

Gambar 4.34 Web E-Procurement PT. PLN (Persero)


BAB IV PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA

Recommend Documents