31 BAB IV PENGUMPULAN PENGOLAHAN DATA Tahap pengumpulan dan pengolahan data merupakan langkah awal yang berisi tentang gambaran awal dari assesment terhadap objek penelitian. Pada tahap ini terdapat deskripsi tentang PT Petrokimia Gresik, data – data mengenai aktivitas – aktivitas yang terdapat pada proses bisnis di bagian pengadaan dan distribusi pada PT Petrokimia Gresik. Pengumpulan data diperoleh dari data – data dari dokumen –dokumen yang terkait, brainstorming serta wawancara dengan pihak – pihak terkait di PT Petrokimia Gresik. Data – data yang telah dikumpulkan selanjutnya akan dilanjutkan pada tahap pengolahan data yang selanjutnya data tersebut menjadi dasar dari pembuatan instrument assessment, yang selanjutnya akan dilakukan analisa dari hasil assessment tersebut. 4.1 Pengumpulan data Pada tahap pengumpulan data terdapat beberapa bagian yang terdiri dari : 1. Deskripsi PT Petrokimia Gresik 2. Prosedur Penerimaan, penanganan, penyimpanan dan penyerahan bahan baku. 3. Prosedur Pengadaan dan penerimaan pupuk. 4. Prosedur penerimaan dan evaluasi pesanan. 5. Prosedur pengambilan pupuk dengan truk oleh distributor/konsumen. 4.1.1
Deskripsi PT Petrokimia Gresik PT. Petrokimia Gresik adalah industri kimia yang berstatus Badan Usaha Milik Negara (BUMN) dalam lingkup Departemen Perindustrian dan Perdagangan. PT.
32 Petrokimia Gresik bernaung di bawah Holding Company PT. Pupuk Sriwijaya Palembang. Unit usaha PT. Petrokimia Gresik antara lain dalam bidang produksi industri pupuk pestisida, industri bahan – bahan kimia, peralatan pabrik, jasa rancang bangun dan perekayasaan serta jasa lainnya. Pada bidang industri pupuk terdapat produk utama yang dihasilkan adalah Urea, Amonium Sulfat (ZA), Superfosfat (SP-36), dan pupuk majemuk NPK (PHONSKA). Selain produk utama tersebut, beberapa produk non pupuk yang dihasilkan antara lain adalah Cement Retarder dan Aluminium Florida (AlF 3 ). Untuk memenuhi kebutuhan bahan baku pembuatan produk pupuk dan non pupuk tersebut, PT. Petrokimia Gresik juga menghasilkan beberapa produk kimia antara (intermediate product) yaitu Amoniak, Asam Sulfat dan Asam Fosfat. Sebagai salah satu BUMN, PT. Petrokimia Gresik mengemban tugas untuk memenuhi kebutuhan pupuk Urea di seluruh Jawa Timur dan seluruh produk ZA, SP-36 dan PHONSKA yang dihasilkan untuk memenuhi kebutuhan pasar seluruh Indonesia. Sedangkan untuk produk non pupuk dan kimia antara utamanya digunakan untuk memenuhi kebutuhan pasar dalam negeri dan sebagian sisanya diekspor ke pasar luar negeri. Unit produksi PT. Petrokimia Gresik Terbagi menjadi tiga yaitu : 1. UNIT PRODUKSI I Pabrik ZA I Pabrik ZA II Pabrik ZA III Pabrik Urea Produk samping : o Amonia o Asam Sulfat o CO2 Cair
33 o o o o o
Es Kering Nitrogen gas Nitrogen cair Oksigen gas Oksigen cair
2. UNIT PRODUKSI II Pabrik Pupuk Fosfat I o Produk : Pupuk SP – 36 Pupuk Dap Pupuk NPK Pabrik Pupuk Fosfat II o Produk : Pupuk SP – 36 3. UNIT PRODUKSI III Asam Fosfat Asam Sulfat Cement Retarder Alumunium Florida PT. Petrokimia Gresik terletak di Kawasan Industri PT. Petrokimia yang berada di Kabupaten Gresik Provinsi Jawa Timur dengan luas lahan sebesar 450 Ha. Pabrik ini menempati 3 kecamatan yang terdiri atas beberapa desa, yaitu : 1. Kecamatan Gresik (Desa Ngipik, Karangturi, Sukorame dan Tlogopojok). 2. Kecamatan Kebomas (Desa Kebomas, Tlogopatut dan Randuagung). 3. Kecamatan Manyar (Desa Romo Meduran, Pojok Pesisir dan Topen). Pada awalnya pabrik pupuk yang akan dibangun di Jawa Timur ini disebut ”Proyek Petrokimia Surabaya” dimana pemerintah telah merancang keberadaannya sejak tahun 1956 melalui Biro Perancangan Negara (BPN).
34 Pada tahun 1972 PT. Petrokimia Gresik diresmikan dan sampai dengan saat ini telah mengalami 6 kali perluasan. PT. Petrokimia Gresik memiliki Visi dan Misi dalam menjalankan perusahaannya. Visi PT. Petrokimia yang Gresik yaitu : “Menjadi produsen pupuk dan produk kimia lainnya yang berdaya saing tinggi dan produknya paling diminati konsunen”. Sedangkan misi yang hendak dicapai oleh PT. Petrokimia Gresik adalah : 1. Mendukung penyediaan pupuk nasional untuk tercapainya program swasembada pangan. 2. Meningkatkan hasil usaha untuk menunjang kelancaran kegiatan operasional dan pengembangan usaha. 3. Mengembangkan potensi usaha untuk pemenuhan industri kimia nasional dan berperan aktif dalam community development. 4.1.2
Prosedur penerimaan, penanganan, penyimpanan dan pe-nyerahan bahan baku. Pada tahap ini akan disampaikan uraian dari prosedur penerimaan, penanganan, penyimpanan dan penyerahan bahan baku dalam aktivitas – aktivitas proses bisnis. Prosedur secara khusus hanya berlaku untuk Proses penerimaan, penanganan, penyimpanan dan penyerahan bahan baku berupa Phospate Rock, Sulphur, Phosporic Acid, Shulpuric Acid dan Ammonia. Proses bisnis dari prosedur penerimaan, penanganan, penyimpanan dan penyerahan bahan baku dapat diuraikan sebagai berikut :
4.1.2.1 Penerimaan dan penanganan bahan baku Bagian lapel menerima surat/dokumen berupa: o Rencana kedatangan kapal bahan baku.
35 o Berita kedatangan bahan baku. o Surat/memo rencana penempatan bahan baku (khusus Phospat Rock/Sulphur). o Shipping Document. Bagian lapel membuat surat/memo rencana/jadwal bulanan kedatangan kapal bahan baku, dan didistribusikan kepada unit terkait. Bagian lapel menyiapkan order kerja kepada : o EMKL o PBM o Surveyor Pelaksanaan pembongkaran bahan baku meliputi kegiatan sebagai berikut : o Pelaksanaan pengawasan penyandaran kapal bahan baku di Dermaga Khusus Petrokimia Gresik sesuai dengan lokasi yang telah ditentukan o Pelaksanaan pembongkaran bahan baku di dermaga khusus petrokimia. o Pengawasan pelaksanaan pembongkaran bahan baku dari kapal ketempat penyimpanan bahan baku. o Sebelum melaksanakan pembongkaran, surveyor yang ditunjuk melaksanakan initial draught survey yang selanjutnya dibuat laporannya. o Surveyor yang ditunjuk melaksanakan pengambilan contoh bahan baku dari kapal o Selesai pembongkaran, surveyor yang ditunjuk melaksanakan final draught survey yang selanjutnya dibuat laporannya. Bagian lapel menerima contoh bahan baku padat dan cair selain MFO dari surveyor yang ditunjuk, kemudian mengirimkan contoh tersebut kepada Biro Proses & Lab. Bagian lapel menerima laporan final draught survey dari surveyor selanjutnya membuat surat/memo
36 penyerahan jumlah bahan baku yang telah dibongkar berdasarkan laporan final draught survey, disertai dengan perhitungan kekurangan atau kelebihannya. Bagian lapel menerima hasil analisa laboratoris dari surveyor dan mendistribusikan kepada biro pengadaan, unit terkait. 4.1.2.2 Penyimpanan dan penyerahan bahan baku Bagian gudang, biro pengadaan menerma surat/memo penyerahan jumlah bahan baku yang telah dibongkar lengkap dengan laporan final draught survey. Bagian gudang bahan menerbitkan formulir terima barang dan laporan kekurangan / kelebihannya dan kerusakan barang. Penyerahan bahan baku kepada unit produksi sebagai berikut : o Untuk Sulphuric Acid dan Amonia berdasarkan MB yang dibuat setiap ada penerimaan. o Untuk Phospate Rock, Sulphur dan Phosporic Acid berdasarkan MB yang dibuat akhir setiap bulan. Pemantauan persediaan pisik bahan baku untuk Phospate Rock, Sulphur dan Phosporic Acid dilakukan sesuai dengan kebutuhan, sedangkan untuk Sulphuric Acid dan Ammonia tidak dilakukan pemantauan, karena langsung diserahkan kepada pemakai setiap ada penerimaan. Bagian gudang, biro pengadaan membuat catatan penerimaan dan penyerahan bahan baku. Bagian gudang, Biro Pengadaan menerima hasil analisa laboratoris bahan baku dari Biro Proses & Lab.
37
4.1.2.3 Pengukuran barang di stock pile Bagian Candal Daan, Biro Pengadaan menyampaikan rencana kedatangan bahan baku ke Dep. Distribusi Sarana Pemasaran, Ro Proses & Lab., Serta unit pemakai(Dep. Produksi I, Dep. Produksi II dan Dep. Produksi III). Berdasarkan rencana kedatangan bahan baku dan rencan penempatannya dari Bagian Gudang menyiapkan lokasi gudang untuk penerimaan bahan baku. Bag. Lapel melakukan kegiatan pembongkaran bahan baku dari kapal ke gudang/stock pile. Apabila kegiatan pembongkaran sudah selesai dilaksanakan, selanjutnya dilakukan pengukuran stock pile oleh surveyor yang ditunjuk dengan didampingi team pemeriksa, yang dikoordinir oleh Bagian Gudang. Hasil pengukuran stock pile terhadap Bahan Baku Curah yang diterima dituangkan dalam berita acara hasil pengukuran stock pile, kuantum hasil pengukuran stock pile selanjutnya dicocokan dengan kuantum B/L. Namun demikian apabila pelaksanaan pengukuran stock pile tidak dapat dilaksanakan karena kondisi gudang dalam keadaan penuh (tidak ada space/tempat mencukupi) atau stock gudang kosong (pembongkaran dari kapal langsung digunakan untuk proses produksi), maka kuantum untuk membandingkan dengan B/L didasarkan pada hasil final draught survey. Hasil pelaksanaan kegiatan pada 2 point sebelumnya apabila terdapat selisih kurang/lebih maupun kerusakan barang, maka dibuatkan laporan kelebihan,
38 kekurangan dan kerusakan pembongkaran bahan baku, yang selanjutnya oleh Bagian Paranis Ro. Keuangan dipakai sebagai dasar klaim asuransi. 4.1.3
Prosedur pengadaan dan penerimaan pupuk Pada tahap ini akan disampaikan uraian dari prosedur pengadaan dan penerimaan pupuk dalam aktivitas – aktivitas proses bisnis. Prosedur ini disusun untuk mengatur tata cara pengadaan pupuk agar pelaksanaannya tepat waktu, mutu dam harga. Prosedur ini hanya berlaku untuk pengadaan pupuk yang dilakukan oleh Departemen Pemasaran Produk, khususnya dalam hal kebutuhan pupuk yang akan dijual tidak dapat dipenuhi oleh produksi sendiri. Proses bisnis dari prosedur pengadaan dan penerimaan pupuk dapat diuraikan sebagai berikut :
4.1.3.1 Penyusunan anggaran pengadaan pupuk Berdasarkan Rencana Komersial dan Rencana Produksi Tahunan. Bagian Promosi mengajukan Rencana Kebutuhan Pupuk disertai Rencana Pengadaannya yang ditandatangani oleh Kadep Sarprod dan Kakomp Komersial kepada Biro Akuntansi c.q. Bagian Anggaran, dengan tembusan Bagian Perdagangan Pupuk. Biro Akuntansi c.q. Bagian Anggaran melakukan kompilasi akhir anggaran pengadaan pupuk untuk diproses menjadi Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan (RKAP) sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Selanjutnya hasil RKAP dikirimkan kepada Dep. Sarprod untuk dipakai sebagai Pedoman Kerja. Dep. Sarprod membuat ekstra copy RKAP yang diterima dari Biro Akutansi c.q. Bagian Anggaran
39 untuk diserahkan kepada Bagian Promosi dan bagian Perdagangan Pupuk. 4.1.3.2 Pembuatan permintaan pengadaan pupuk Berdasarkan RKAP dan dengan memperhitungkan lead time, bagian Promosi melakukan konfirmasi Rencana Pengadaan Pupuk Bulanan/Triwulan kepada Direksi guna mendapatkan persetujuan mengenai kepastian pengadaan pupuk. Rencana Pengadaan Pupuk Bulanan/Triwulan kepada Direksi guna mendapatkan persetujuan mengenai kepastian pengadaan pupuk. Dalam hal pengadaan pupuk yang diputuskan dalam Rapat Anggaran Bulanan di luar Rencana Pengadaan yang telah ditetapkan. Bagian Promosi mengirimkan surat/memo mengenai Permintaan Pengadaan kepada Bagian Perdagangan Pupuk dengan dilampiri surat/disposisi dari Direktur yang memutuskan pengadaan pupuk tersebut. Berdasarkan hasil konfirmasi Rencana Pengadaan atau memo Permintaan Pengadaan yang telah ditetapkan yang diterima dari Bagian Promosi, bagian Perdaganagn Pupuk mengadakan evaluasi nilai pengadaan untuk menetapkan tata cara pengadaan dan kualifikasi rekanan. 4.1.3.3 Pengadaan pupuk secara pembelian langsung Dep. Sarprod c.q Bagian Peragangan Pupuk melakukan pembelian langsung dengan atau tanpa Order/Kontrak Pembelian ke Kios/Distributor Pupuk. Pembelian Langsung yang dilakukan tanpa Order/Kontrak Pembelian dipertanggungjawabkan sesuai ketentuan yang berlaku.
40
4.1.3.4 Pengadaan pupuk secara pengadaan langsung Dep. Sarprod c.q Bagian Peragangan Pupuk melakukan pengadaan langsung Order/Kontrak Pembelian kepada satu penawar/rekanan. Setelah menerima Penawaran Harga dari Rekanan, Bagian Perdagangan Pupuk melakukan negosiasi dengan Rekanan. 4.1.3.5 Pengadaan pupuk secara pengadaan langsung Dep. Sarprod membentuk Panitia Pelelangan. Panitia pelelangan memilih minimal tiga Penawar, melakukan negosiasi teknis dan harga serta menetapkan Pemenang yang ditunjuk. 4.1.3.6 Pengadaan pupuk secara pelelangan Dep. Sarprod membentuk Panitia Pelelangan. Panitia Pelelangan melakukan proses pelelangan sampai dengan ditetapkannya Pemenang sesuai ketentuan yang berlaku. 4.1.3.7 Pembuatan dan distribusi order / kontrak pembelian pupuk Setelah Pemenang/Rekanan ditetapkan, Bagian Perdagangan Pupuk membuat Order/Kontrak Pembelian dengan ketentuan penandatanganan sebagai berikut : o Nilai pengadaan ≤ Rp. 25.000.000,00 oleh Kadep Sarprod. o Nilai pengadaan > Rp. 25.000.000,00 sampai ≥ Rp. 100.000.000,00 oleh Kakomp Komersial.
41 o Nilai pengadaan > Rp. 100.000.000,00 sampai ≥ Rp. 1.000.000.000,00 oleh Direktur Hubungan Industri. o Nilai pengadaan > Rp. 1.000.000.000,00 oleh Direktur Utama. Bagian Perdagangan Pupuk mendistribusikan Order/Kontrak Pembelian yang telah ditandatangani Kedua belah pihak (PT PG dan rekanan). Sebagai berikut : o Rekanan o Biro Sekretariat o Dep. Sarprod o Biro Keuangan o Dep STJ (untuk pupuk yang dibebaskan dan/atau dibongkar di pelabuhan Gresik/Surabaya); Bag. Juhasping & Eksped (untuk pupuk yang dibebaskan dan/atau dibongkar di pelabuhan luar Gresik/Surabaya). o Biro Akuntansi 4.1.3.8 Pembukaan L/C pengadaan pupuk
atau
persiapan
pembayaran
Bagian Perdagangan Pupuk meminta konfirmasi kepada Rekanan yang telah ditunjuk untul mengajukan Jadwal Kedatangan Pupuk. Biro Keuangan melakukan proses Pembukaan L/C atau menyiapkan proses pembayaran dan melakukan penutupan asuransi. Setelah menerima copy shippin dari Bagian Keuangan atau dari Rekanan, Bagian Perdagangan Pupuk meneruskan dokumen tersebut kepada : o Bagian Pengelola Pelabuhan untuk pupuk yang dibebaskan dan/atau dibongkar di pelabuhan Gresik/Surabaya.
42 o Bagian Penjualan Hasil Samping dan Ekspedisi untuk pupuk yang dibebaskan dan atau dibongkar di pelabuhan luar Gresik/Surabaya. 4.1.3.9 Pembebasan dan/atau pembongkaran pupuk yang diterima di pelabuhan Gresik/Surabaya Bagian Pengelola Pelabuhan membuat Order Kerja kepada PBM/EMKL/Surveyor/Angkutan untuk pembongkaran dan/atau pembebasan barang. Selanjutnya didistribusikan kepada : o PBM/EMKL/Surveyor/Angkutan o Dep. Sarprod o Biro Keuangan o Biro Akuntansi o Dep. STJ Setelah Bagian Pengelola Pelabuhan menerima shipping document asli dan tembusannya dari Biro Keuangan, selanjutnya dokumen tersebut diperiksa dan didistribusikan kepada : o Bagian Perdagangan Pupuk o Bagian Gudang Bahan o Bagian Pembukuan Bagian Pengelola Pelabuhan mengurus pembebasan barang dari wewenang Bea & Cukai di pelabuhan bersama dengan EMKL yang ditunjuk dan melakukan draught survey bersama Surveyor. Hasil draught survey disampaikan kepada : o Bagian Gudang Bahan o Bagian Juped & Hasil Samping o Biro Keuangan (Bagian Paransi) o Biro Akutansi o Dep. Produksi Bagian Gudang Bahan melakukan verifikasi pupuk yang datang bersama Bagian Lapel dan Dep/Biro lain
43
jika diperlukan. Pupuk yang sesuai dengan spesifikasi yang ada dalam Order/ Kontrak Pembelian dibuatkan Berita Acara yang ditandatangani oleh Bagian Lapel dan Bagian Gudang Bahan. Bila tidak sesuai dengan spesifikasi, kurang atau rusak, dibuatkan Berita Acara ke Bagian Perdagangan Pupuk dan Bagian Paransi sebagai dasar klaim Tindak lanjut terhadap hasil verifikasi yang tidak sesuai spesifikasi, kurang atau rusak : o Hasil verifikasi yang tidak sesuai spesifikasi ditindaklanjuti oleh Bagian Perdagangan Pupuk dengan memberitahu Rekanan yang bersangkutan untuk diperhitungkan dengan diberikan kompensasi harga. o Hasil verifikasi yang menyatakan pupuk kurang atau rusak ditindaklanjuti oleh Bagian Paransi dengan melakukan proses klaim asuransi. Bagian Pengelola Pelabuhan menyelesaikan pemindahan barang ke Gudang PT Petrokimia Gresik dan menyerahkannya kepada Bagian Gudang Bahan. Bagian Gudang Bahan mencetak Formulir Terima Barang dan mendistribusikan kepada : o Bagian Lapel o Bagian Perdagangan Pupuk o Bagian Paransi o Bagian Pembukuan o Bagian Gudang Bahan o Bagian Pengantongan (untuk pupuk yang perlu dikantongi/dikemas); Bagian Gudang Pemasaran (untuk pupuk dalam kantong/kemasan) Bagian Pengantongan Dep. Produksi melakukan pengantongan/pengemasan pupuk untuk selanjutnya diserahkan kepada Bagian Gudang Pemasaran dengan dilengkapi Berita Acara Serah Terima yang ditandatangani oleh kedua belah pihak.
44 Bagian Gudang Pemasaran melakukan penyimpanan pupuk dalam kantong/kemasan. 4.1.3.10 Pembebasan dan/atau pembongkaran pupuk yang diterima di pelabuhan luar Gresik/Surabaya. Bagian Penjualan Hasil Samping & Ekspedisi membuat Order Kerja kepada PBM / EMKL / Surveyor / Angkutan untuk pembongkaran dan/atau pembebasan barang. Selanjutnya didistribusikan kepada : o PBM/EMKL/Surveyor/Angkutan o Dep. Sarprod o Biro Keuangan o Biro Akuntansi Jika diperlukan , atas perintah Kakomp Komersial kegiatan pembongkaran dan/atau pembebasan pupuk di pelabuhan luar Gresik/Surabaya dapat dilakukan oleh Dep. STJ c.q Bagian Pengelola Pelabuhan. Setelah Bagian penjualan Hasil Samping & Ekspedisi menerima shipping document asli dan tembusannya dari Biro Keuangan, selanjutnya dokumen tersebut diperiksa dan didistribusikan kepada : o Bagian Perdagangan Pupuk o Bagian Gudang Pemasaran o Bagian Pembukuan Bagian Penjuaan Hasil Samping & Ekspedisi mengurus pembebasan barang dari wewenagn Bea & Cukai di pelabuhan dengan EMKL yang ditunjuk dan melakukan darught survey bersama surveyor. Hasil draught survey disampaikan kepada : o Bagian Gudang Pemasaran o Biro Keuangan (Bagian Paransi) o Biro Akuntansi
45 Bagian Gudang Pemasaran melakukan verifikasi pupuk yang datang bersama Bagian Penjualan Hasil Samping & Ekspedisi dan Dep/Biro lain jika diperlukan. Pupuk yang sesuai dengan spesifikasi yang ada dalam Order/Kontrak Pembelian dibuatkan Berita Acara yang ditandatangani oleh Bagian Gudang Pemasaran dan Bagian Penjualan Hsail Samping & Ekspedisi. Bila tidak sesuai dengan spesifikasi, kurang atau rusak, dibuatkan Berita Acara ke Bagian Perdagangan Pupuk dan Bagian Paransi sebagai dasar klaim Tindak lanjut terhadap hasil verifikasi yang tidak sesuai spesifikasi, kurang atau rusak : o Hasil verifikasi yang tidak sesuai spesifikasi ditindaklanjuti oleh Bagian Perdagangan Pupuk dengan memberitahu Rekanan yang bersangkutan untuk diperhitungkan dengan diberikan kompensasi harga. o Hasil verifikasi yang menyatakan pupuk kurang atau rusak ditindaklanjuti oleh Bagian Paransi dengan melakukan proses klaim asuransi. Bagian Penjualan Hasil Samping & Ekspedisi menyelesaikan pemindahan barang ke Gudang PT Petrokimia Gresik (Gudang yang ditunjuk) dan menyerahkannya kepada bagian Gudang Pemasaran. Dalam hal pupuk yang diterima perlu dikantongi/ dikemas, pengantongan/pengemasan menjadi tanggung jawab Bagian Gudang Pemasaran yang dalam pelaksanaannya dapat disubkontrakkan kepada Pihak Ketiga sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Bagian Gudang Pemasaran melakukan penyimpanan pupuk dalam kantong/kemasan.
46 4.1.3.11Pembayaran pembelian pupuk Pembayaran pembelian pupuk dilakukan oleh Biro Keuangan, sedangkan pembukuannya dilakukannya oleh Biro Akuntansi. 4.1.4
Prosedur penerimaan dan evaluasi pesanan. Pada tahap ini akan disampaikan uraian dari penerimaan dan evaluasi pesanan dalam aktivitas – aktivitas proses bisnis. Prosedur ini disusun untuk mengatur tata cara penerimaan pesanan produk dari pelanggan sehingga dapat dipastikan bahwa kontrak Jual – Beli dapat dipenuhi oleh PT Petrokimia Gresik. Prosedur ini berlaku untuk semua produk yang dihasilkan oleh PT Petrokimia Gresik. Proses bisnis dari prosedur penerimaan dan evaluasi pesanan dapat diuraikan sebagai berikut :
4.1.4.1 Umum Penerimaan Permohonan Pembelian : o Calon pelanggan mengajukan permohonan pembelian produk secara tertulis kepada Petrokimia Gresik melalui Kadep Penjualan Wilayah I/II/Penjualan Industri & Perkebunan I/II. o Kadep Penjualan Wilayah I/II/Penjualan Industri & Perkebunan I/II menerima permohonan pembelian produk langsung dari calon pelanggan atau melalui disposisi Direksi/ Kakomp Penjualan Wilayah I/II/. o Kadep Penjualan Wilayah I/II/Penjualan Industri & Perkebunan I/II memberikan disposisi kepada Kabag/staf yang bersangkutan untuk dievaluasi kemungkinannya pemenuhannya. Evaluasi Permohonan Pembelian :
47 o Kabag/staf yang bersangkutan mengkoordinasikan/melakukan evaluasi bersama unit kerja terkait terhadap kemungkinan pemenuhan permohonan tersebut dari segi kuantum, spesifikasi, jadwal penyerahan, syarat penyerahan, dan lain – lain yang diperlukan. o Kabag/staf yang bersangkutan menyampaikan hasil evaluasiya kepada Kadep Penjualan Wilayah I/II/Penjualan Industri & Perkebunan I/II. o Untuk permohonan pembelian yang tidak dapat dipenuhi, maka bagian/staf yang bersangkutan menyiapkan surat jawaban yang ditandatangani oleh Kadep Penjualan Wilayah I/II/Penjualan Industri & Perkebunan I/II/Kakomp Penjualan Wilayah I/II/Direksi. o Apabila permohonan pembelian bisa dipenuhi, maka Bagian/Staf yang bersangkutan menyiapkan surat usulan dari Kakomp Penjualan Wilayah I/II kepada Direktur Pemasaran yang sebelumnya diparaf oleh Kadep Penjualan Wilayah I/II/Penjualan Industri & Perkebunan I/II. Penawaran Atas dasar persetujuan Direksi, Kakomp Penjualan Wilayah I/II/Kadep Penjualan Wilayah I/II/Penjualan Industri & Perkebunan I/II membuat penawaran dan melakukan negosiasi dengan calon pelanggan. Kontrak Atas dasar kesepakatan dalam negosiasi, Bagian/Staf yang bersangkuatn menyiapkan draft kontrak Jual Beli Produk yang memuat klausul antara lain : o Jenis produk o Kuantum o Spesifikasi
48 o Jadwal Penyerahan o Syarat Penyerahan o Harga o Syarat Pembayaran o Force Majeure o Masa berlaku kontrak o Lain – lain. Penyiapan draft kontrak Jual Beli Produk dilakukan melalui koordinasi dengan Biro Hukum. Rencana Penyerahan Apabila sudah ada kesepakatan dengan calon pembeli, selanjutnya Kadep Penjualan Wilayah I/II/Penjualan Industri & Perkebunan I/II menyampaikan rencana penjualan kepada Departemen/Biro terkait secara lisan atau tertulis. o Depatemen Produksi mengenai : Kuantum Kontrak Rencana Penyerahan Spesifikasi o Biro Proses & Lab (bila diperlukan) : Spesifikasi Sampling/analisa Metode Analisa Sertifikat Produk (apabila yang diminta pelanggan adalah sertifikat dari penjual). Addendum o Addendum kontrak dibuat apabila ada permintaan maupun kesepakatan antara PT Petrokimia gresik dengan pelanggan. Permintaan addendum dilakukan secara tertulis. o Permintaan Addendum kontrak dari pelanggan : Kadep Penjualan Wilayah I/II/Penjualan Industri I/II meminta Kabag/Staf yang bersangkutan untuk melakukan evaluasi.
49 Kabag/Staf yang bersangkutan melakukan evaluasi, dan apabila diperlukan dapat melakukan koordinasi dengan pihak yang terkait, selanjutnya membuat laporannya kepada Kadep Penjualan Wilayah I/II/Penjualan Industri & perkebunan I/II. Apabila permohonan addendum disetujui, Bagian/Staf yang bersangkutan menyiapkan usulan dari Kakomp Penjualan Wilayah I/II kepada Direktur Pemasaran yang sebelumnya diparaf oleh Kadep Penjualan Wilayah I/II/Penjualan Industri & Perkebunan I/II. Apabila permohonan addendum tidak disetujui maka Bagian/Staf yang bersangkutan menyiapkan surat jawaban ke pelanggan. o Permintaan Addendum kontrak dari PT Petrokimia Gresik : PT Petrokimia Gresik melalui Dep. Penjualan Wilayah I/II/Penjualan Industri & Perkebunan I/II menyiapkan draft addendum kontrak, untuk disampaikan kepada pelanggan agar dikoreksi. o Pelanggan dapat menyampaikan hasil koreksi draft addendum kontrak atau persetujuan draft addendum kontrak, secara tertulis atau lisan. o Kadep Penjualan Wilayah I/II/Penjualan Industri & Perkebunan I/II, memberikan disposisi pada draft addendum kontrak yang telah disetujui pelanggan, kepada Bagian/Staf yang bersangkutan untuk dibuatkan net addendum. o Setelah diparaf oleh Kasi, Kabag/Staf yang bersangkutan dan Kadep Penjualan Wilayah I/II/Penjualan Industri & Perkebunan I/II, net addendum kontrak dimintakan persetujuan/paraf ke Kakomp Penjualan Wilayah I/II dan Biro Hukum,
50 selanjutnya diajukan kepada Direksi untuk mendapatkan persetujuan/tanda tangan. o Addenedum kontrak yang telah ditandatangani oleh Direksi dikirik kepada pelanggan untuk memperoleh persetujuan tanda tangan. o Addendum kontrak yang telah ditandatangani didistribusikan kepada Biro Umum & Sekretariat, Departemen Penjualan Wilayah I/II/ Penjualan Industri & Perkebunan I/II, Biro Keuangan, Akuntansi dan SPI. 4.1.4.2 Penjualan spot Pemenuhan pesanan penjualan produk secara spot harus berdasarkan Persetujuan Direktur Pemasaran atas usulan Kakomp Penjualan Wilayah I/II. Penerimaan Permohonan Pembelian : o Calon pelanggan mengajukan permohonan pembelian produk secara tertulis kepada Petrokimia Gresik melalui Kadep Penjualan Wilayah I/II/Penjualan Industri & Perkebunan I/II. o Kadep Penjualan Wilayah I/II/Penjualan Industri & Perkebunan I/II menerima permohonan pembelian produk langsung dari calon pelanggan atau melalui disposisi Direksi/ Kakomp Penjualan Wilayah I/II/. o Kadep Penjualan Wilayah I/II/Penjualan Industri & Perkebunan I/II memberikan disposisi kepada Kabag/staf yang bersangkutan untuk dievaluasi kemungkinannya pemenuhannya. Evaluasi Permohonan Pembelian : o Kabag/staf yang bersangkutan mengkoordinasikan/melakukan evaluasi bersama unit kerja terkait terhadap kemungkinan pemenuhan permohonan tersebut dari segi
51 kuantum, spesifikasi, jadwal penyerahan, syarat penyerahan, dan lain – lain yang diperlukan. o Kabag/staf yang bersangkutan menyampaikan hasil evaluasiya kepada Kadep Penjualan Wilayah I/II/Penjualan Industri & Perkebunan I/II. o Untuk permohonan pembelian yang tidak dapat dipenuhi, maka bagian/staf yang bersangkutan menyiapkan surat jawaban yang ditandatangani oleh Kadep Penjualan Wilayah I/II/Penjualan Industri & Perkebunan I/II/Kakomp Penjualan Wilayah I/II/Direksi. Pada saat membuat penawaran ditentukan persyaratan dan ketentuan yang harus dipenuhi dalam jual beli produk antara lain : o Jenis/nama produk o Kuantum o Spesifikasi o Jadwal Penyerahan o Syarat Penyerahan o Harga o Syarat Pembayaran o Lain – lain yang diperlukan Apabila calon pelanggan menyetujui terhadap penawaran tersebut maka calon pelanggan diminta untuk membuat jawaban tertulis yang dipakai sebagai dasar pelaksanaan jual beli produk. 4.1.5
Prosedur pengambilan pupuk dengan truk oleh distributor. Pada tahap ini akan disampaikan uraian dari pengambilan pupuk dengan truk oleh distributor dalam aktivitas – aktivitas proses bisnis. Prosedur ini disusun untuk mengatur tata cara pengambilan pupuk dengan truk
52 oleh distributor/konsumen, guna memastikan bahwa semua truk yang melakukan aktivitas pengambilan pupuk di area pabrik tercatat jam masuk dan jam keluarnya. Proses bisnis dari prosedur pengambilan pupuk dengan truk oleh distributor dapat diuraikan sebagai berikut : 4.1.5.1 Pengambilan pupuk di area pabrik Pengemudi/Kenek truk menunjukkan SIM, Tanda pengenal dan Bukti Penyerhaterimaan (BP) yang telah diisi lengkap kepada Petugas Satpam Pos Utama Pabrik. Petugas Satpam Pos Utama Pabrik melakukan pengecekan SIM, Tanda pengenal dan BP serta memastikan bahwa truk dibawa oleh pPengemudi yang bersangkutan. Apabila truk tidak dibawa oleh pengemudi yang bersangkutan, maka Petugas Satpam Pos Utama Pabrik menahan truk sampai dengan truk siap dibawa oleh Pengemudi yang bersangkutan. Untuk pengecekan yang dinyatakan tidak benar dan tidak lengkap, Petugas Satpam Pos Utama Pabrik mempersilakan Pengemudi untuk kembali dan melengkapinya. Untuk pengecekam yang dinyatakan benar dan lengkap. o Apabila area parkir di Gudang tidak cukup : Petugas Satpam Pos Utama Parik menahan tanda Pengenal Pengemudi, mneyrhakan Kartu Nomor Antrian Parkir kepada Pengemudi dan mempersilahkan Pengemudi membawa Truk untuk antri di area antrian Jl. Tri Dharma. Pengemudi membawa truk ke are aantrian Jl Tri Dharma. Berdasarkan informasi dari Petugas Gudang, Petugas Satpam Pos Utama Pabrik
53 mempersilakan truk yang sedang antri menuju gudang dengan jumlah dan urutan sesuai dengan Nomor Antrian Parkir yang diminta oleh Petugas Gudang. Pengemudi membawa truk menuju Gudang yang bersangkutan melalui Pos Utama Pabrik dan menunjukkan Kartu Nomor Antrian Parkir, SIM dan BP kepada Petugas Satpam Pos Pabrik. Petugas Satpam Pos Pabrik mencatat jam masuk truk pada Kartu Monitoring Truk, membubuhkan stempel masuk pada BP, menahan Kartu nomor Antrian Parkir serta menyerahkan SIM dan BP kepada Pengemudi. Selanjutnya mempersilakan Pengemudi membawa truk menuju Jembatan Timbang II untuk melakukan timbang kosong. Apabila Jembatan Timbang II rusak, maka Petugas Satpam Pos Utama Pabrik mempersilakan Pengemudi membawa truk menuj Jembatan Timbang I/Jembatan Timbang Seksi 500 untuk melakukan timbang kosong. o Apabila area parkir di Gudang cukup Petugas Satpam Pos Pabrik mencatat jam masuk truk pada Kartu Monitoring Truk, membubuhkan stempel masuk pada BP, menahan Kartu nomor Antrian Parkir serta menyerahkan SIM dan BP kepada Pengemudi. Selanjutnya mempersilakan Pengemudi membawa truk menuju Jembatan Timbang II untuk melakukan timbang kosong. Apabila Jembatan Timbang II rusak, maka Petugas Satpam Pos Utama Pabrik mempersilakan Pengemudi membawa truk menuju Jembatan Timbang I/Jembatan Timbang Seksi 500 untuk melakukan timbang kosong.
54 Pengemudi membawa truk menuju Jembatan Timbang II dan menunjukkan STNK serta BP kepada Petugas Jembatan Timbang II Petugas Jembatan Timbang II memeriksa STNK dan BP, menahan STNK, kemudian melakukan timbang kosong. Petugas Jembatan Timbang II membubuhkan stempel waktu timbang kosong pada BP memeberikan Kartu Nomor Antrian Muat dan BP yang telah distempel waktu timbang kosong kepada Pengemudi/Kenek truk serta mempersilakan Pengemudi membawa truk menuju area Gudang yang bersangkutan. Pengemudi membawa truk menuju Gudang yang bersangkutan, menunjukkan Kartu Nomor Antrian Muat dan BP yang telah dibubuhi stempel Masuk kepada Petugas Gudang. Petugas Gudang memeriksa Kartu Nomor Antrian Muat dan BP, kemudian sesuai Nomor Antrian Muat melakukan pemuatan pupuk. Setelah pemuatan selesai, Petugas Gudang menandatangani BP dan menyerahkan BP serta Kartu Nomor Urut Antrian kepada Pengemudi, kemudian mempersilakan Pengemudi membawa truk menuju Jembatan Timbang untuk melakukan timbang isi. Pengemudi membawa truk yang telah dimuati pupuk menuju Jembatan Timbang dan menunjukkan BP kepada Petugas Jembatan Timbang. 4.2 Pembuatan assesment instrument Pada tahap pembuatan assesment instrument ini akan dilakukan dengan terlebih dahulu mengidentifikasi aspek – aspek green supply chain management yang akan dievaluasi. Selanjutnya masing – masing aspek tersebut diwujudkan dalam bentuk pertanyaan – pertanyaan yang memiliki 4 pilihan jawaban
55 pada skala 1 – 4. Ssecara umum ada 3 klasifikasi pertanyaan yang menyangkut : 1. Perusahaan secara umum. 2. Pengadaan. 3. Distribusi. 4.2.1 Perusahaan Secara Umum Ada 18 aspek yang akan ditanyakan terkait dengan perusahaan secara umum dalam kaitannya dengan green supply chain yaitu : 1) Apakah perusahaan memiliki sertifikasi ISO 14000? 2) Apakah perusahaan memiliki sistem manajemen lingkungan (model selain ISO 14000)? 3) Apa perusahaan memiliki standar/pengetahuan mengenai tingkat emisi, limbah, dll yang masih dianggap aman? 4) Apakah perusahaan mengalokasikan anggaran yang terkait dengan penanganan lingkungan ? 5) Apakah perusahaan melakukan benchmark ke perusahaan lain dalam upaya meningkatkan sistem manajemen lingkungan perusahaan 6) Apakah perusahaan punya peralatan untuk mendeteksi efek pencemaran dari produk/proses produksi? 7) Seberapa rutin perusahaan mengukur secara rutin tingkat emisi? 8) Jika ya apakah perusahaan membandingkan dengan standar yang diperbolehkan 9) Apakah perusahaan melakukan perbaikan terhadap prosedur produksi/operasional sehingga dapat meningkatkan kesesuaian dengan persyaratan sistem manajemen lingkungan? 10) Apakah perusahaan memiliki pedoman atau prosedur yang berkaitan dengan kebijakan lingkungan yang kemudian diterapkan pada aktivitas – aktivitas di perusahaan?
56 11) Apakah alasan perusahaan mempertimbangkan faktor lingkungan dalam pengambilan keputusan (seperti pemilihan supplier, keputusan pengiriman, dll) telah dijelaskan dan dikomunikasikan kepada karyawan ? 12) Apakah perusahaan memiliki tim penanganan lingkungan yang melakukan pertemuan secara rutin untuk mengembangkan dan mengimplementasikannya ? 13) Seberapa sering perusahaan melakukan workshop/pelatihan terkait dengan isu – isu lingkungan? 14) Apakah perusahaan melakukan review, mengevaluasi, dan mengimprove sistem yang berkaitan dengan lingkungan? 15) Apakah terdapat program waste recycling pada fasilitas perusahaan? 16) Apakah perusahaan memiliki sistem – sistem prosedur operasi dalam penanganan waste berbahaya dalam suatu tatanan yang berkaitan dengan isu lingkungan? 17) Apakah perusahaan telah menggunakan proses cleaner technology dalam melakukan saving (energy, water, wastes)? 18) Apakah perusahaan melakukan proses daur ulang limbah sehingga bisa dimanfaatkan sebagai bahan baku atau produk sampingan? 4.2.2 Pengadaan: Pada fungsi pengadaan ada 9 aspek yang akan dievaluasi, yang mencakup hal – hal dibawah ini. 1) Apakah perusahaan memiliki tim yang menangani evaluasi bahan baku? 2) Apakah perusahaan memiliki standar dalam melakukan pemilihan supplier? 3) Apakah perusahaan mempertimbangkan faktor lingkungan dalam memilih supplier bahan baku?
57 4) Apakah perusahaan mengadakan seminar mengenai lingkungan yang diikuti oleh supplier? 5) Apakah perusahaan membantu supplier untuk menyusun sistem manajemen lingkungannya? 6) Apakah perusahaan menginformasikan kepada supplier mengenai keuntungan dari penerapan cleaner production and technology? 7) Apakah alasan perusahaan mempertimbangkan faktor lingkungan dalam pengambilan keputusan pengadaan telah dijelaskan dan dikomunikasikan kepada karyawan ? 8) Apakah perusahan memiliki prosedur yang serupa dengan sistem lingkungan yang mempengaruhi pertimbangan lingkungan dalam pengadaan? 9) Apakah perusahaan tergabung dalam komite yang membicarakan masalah pengadaan berbasiskan lingkungan? 4.2.3
Distribusi :
Ada 6 pertanyaan yang akan diajukan untuk mengevaluasi praktek – praktek green supply chain di fungsi distribusi yaitu 1) Apakah perusahaan telah menggunakan alat angkut yang ramah lingkungan? 2) Apakah perusahaan memiliki standar operasi dalam prosedur distribusi? 3) Apakah perusahaan memiliki prosedur yang terkait dengan sistem manajemen lingkungan dalam distribusi produk? 4) Apakah perusahaan melakukan optimalisasi dalam menghitung load kapasitas pada alat transportasi untuk mendistribusikan produk sehingga dapat memperkecil penggunaan alat transportasi dan dapat mengurangi emisi yang dihasilkan ?
58 5) Apakah perusahaan mengadakan sosialisasi/workshop tentang prosedur distribusi pupuk terkait dengan masalah lingkungan 6) Apakah perusahan melakukan evaluasi dan mengimprove jalur distribusi sehingga didapatkan jalur yang lebih singkat dan dapat mereduksi emisi yg dihasilkan? 4.2.4 Benefit perusahaan Pada bagian ini kita ingin mengetahui persepsi responden terhadap keuntungan apa saja dan seberapa besar yang telah diraih perusahaan dalam satu tahun terakhir ini, dengan implementasi green supply chain di perusahaan. Ada 10 jenis pertanyaan ke masing – masing responden yaitu : a. Peningkatan efisiensi b. Peningkatan kualitas c. Peningkatan produktivitas d. Penghematan biaya e. Peningkatan image perusahaan f. Reduksi limbah padat/cair g. Reduksi emisi h. Peningkatan harga produk i. Marjin keuntungan j. Penjualan 4.3 Data Penunjang Kuisioner Disamping diminta untuk mengisi kuisioner, responden juga diberikan beberapa pertanyaan tambahan sebagai penjelasan dari masing – msaing jawaban yang diberikan. Hasil dari penjelasan tambahan tersebut diringkas pada tabel 4.1. Sebagai contoh, pada saat ini perusahaan mengalokasikan anggaran 2 % dari revenue perusahaan. Data ini memperkuat jawaban A.4. contoh lainnya perusahaan juga melakukan benchmark, misalnya ke
59 PERTAMINA, APPI, dan ASTRA, yang merupakan informasi tambahan dari pertanyaan A.5. Tabel 4.1 Beberapa praktek – praktek perusahaan No.
Praktek
1
Standar Emisi Perusahaan
2
Anggaran Lingkungan
3
Benchmark
4
Peralatan Pencemaran
5
Prelatihan/workshop pernah diikuti
6
Program waste recycling
7 8 9
Penanganan
Pendeteksi
yang
Prosedur operasi waste berbahaya Seminar yang diikuti supplier dan distributor Media informasi terhadap keuntungan cleaner production and technology
Keterangan BMAL Kompleks Industri Pupuk SKGub 129/1996 PP 19/1999 (terlampir) PP 85/1999 (terlampir) 2 % dari revenue perusahaan
PERTAMINA APPI ASTRA CEM Ambient LC GHS Responsive Care JIT Pengelolaan limbah cair. Pemanfaatan air limbah sebagai scrubber. Pemanfaatan limbah padat sebagai filler. PR-02-0056 (terlampir) PR-02-0057 (terlampir)
Pelatihan pengelolaan B3 Pelatihan distribusi B3
Bulletin Petrogress/Gema Pelatihan regular K3 Rapat kaji ulang manajemen
60 4.4 Pengolahan Data. 4.4.1 Rekap Data. Berdasarkan hasil kuisioner yang ditujukan kepada 13 orang responden karyawan pada PT Petrokimia Gresik, maka diperoleh hasil yang ditunjukkan melalui tabel 4.2, 4.3, dan 4.4. Pada tabel tersebut diperlihatkan jumlah responden yang menjawab 1, 2, 3 dan 4 untuk masing – masing pertanyaan. Disamping itu juga dihitung rata – rata serta standar deviasinya. Nilai standar deviasi perlu dihitung untuk melihat variabilitas jawaban antar responden. Tabel 4.2 Rekap Tingkat Perusahaan Secara Umum 1
2
3
4
Rata rata
-
-
-
13
4
0
10
-
1
2
1,85
1,34
A.3
Apa perusahaan memiliki standar/pengetahuan mengenai tingkat emisi, limbah, dll yang masih dianggap aman?
-
-
-
13
4
0
A.4
Apakah perusahaan mengalokasikan anggaran yang terkait dengan penanganan lingkungan ?
-
-
5
8
3,62
0,51
No.
A.1
A.2
Frekuensi
Pertanyaan Apakah perusahaan memiliki sertifikasi ISO 14000? Apakah perusahaan memiliki sistem manajemen lingkungan (model selain ISO 14000)?
Standar deviasi
61
A.5
A.6
A.7
A.8
A.9
A.10
A.11
Apakah perusahaan melakukan benchmark ke perusahaan lain dalam upaya meningkatkan sistem manajemen lingkungan perusahaan Apakah perusahaan punya peralatan untuk mendeteksi efek pencemaran dari produk/proses produksi? Seberapa rutin perusahaan mengukur secara rutin tingkat emisi? Jika ya apakah perusahaan membandingkan dengan standar yang diperbolehkan Apakah perusahaan melakukan perbaikan terhadap prosedur produksi/operasional sehingga dapat meningkatkan kesesuaian dengan persyaratan sistem manajemen lingkungan? Apakah perusahaan memiliki pedoman atau prosedur yang berkaitan dengan kebijakan lingkungan yang kemudian diterapkan pada aktivitas – aktivitas di perusahaan? Apakah alasan perusahaan mempertimbangkan faktor lingkungan dalam pengambilan keputusan (seperti pemilihan supplier, keputusan pengiriman, dll) telah dijelaskan dan
-
-
-
13
4
0
-
-
-
13
4
0
-
-
-
13
4
0
-
-
-
13
4
0
-
-
3
10
3,77
0,44
-
-
-
13
4
0
-
-
5
8
3,62
0,51
62 dikomunikasikan kepada karyawan ?
A.12
A.13
A.14
A.15
A.16
A.17
Apakah perusahaan memiliki tim penanganan lingkungan yang melakukan pertemuan secara rutin untuk pengembangan dan mengimplementasikannya? Seberapa sering perusahaan melakukan workshop/pelatihan terkait dengan isu – isu lingkungan? Apakah perusahaan melakukan review, mengevaluasi, dan mengimprove sistem yang berkaitan dengan lingkungan? Apakah terdapat program waste recycling pada fasilitas perusahaan? Apakah perusahaan memiliki sistem – sistem prosedur operasi dalam penanganan waste berbahaya dalam suatu tatanan yang berkaitan dengan isu lingkungan? Apakah perusahaan telah menggunakan proses cleaner technology dalam melakukan saving (energy, water, wastes)?
1
-
2
10
3,62
0,87
-
-
1
12
3,92
0,28
-
-
1
12
3,92
0,28
-
-
-
13
4
0
-
-
-
13
4
0
1
-
6
6
3,31
0,85
63
A.18
Apakah perusahaan melakukan proses daur ulang limbah sehingga bisa dimanfaatkan sebagai bahan baku atau produk sampingan
-
-
3
10
3,77
0,44
Pada tingkatan perusahaan secara umum dapat dilihat bahwa PT. Petrokimia Gresik sudah memiliki sertifikasi ISO 14000 (4), tidak memiliki model sistem manajemen lingkungan selain ISO 14000 (1,85), standar dan pengetahuan perusahaan mengenai tingkat emisi, limbah, dan lain – lain yang masih aman cukup lengkap seperti BMAL komplek industri pupuk (4), anggaran dalam masalah penangaan lingkungan cukup besar yaitu 2% dari revenue(3,62), melakukan benchmark ke perusahaan lain seperti Pertamina, Astra, dan lain - lain (4), memiliki peralatan untuk mendeteksi semua jenis emisi/pencemaran sperti CEM yang digunakan untuk mendeteksi emisi (4), mengukur secara terus menerus tingkat emisi (4) yang kemudian dibandingkan dengan standar yang diperbolehkan (4), melakukan perbaikan secara rutin tehadap prosedur produksi/operasional terkait dengan EMS (3,77). Selain itu perusahaan juga memiliki pedoman/prosedur terkait dengan kebijakan lingkungan yang telah diterapkan secara menyeluruh (4), menjelaskan dan mengkomunikasikan pengambilan keputusan dengan mempertimbangkan faktor lingkungan kepada karyawan (3,62), memiliki tim penanganan lingkungan dalam melakukan pengembangan dan implementasinya (3,62), melakukan secara rutin workshop/pelatihan terkait dengan isu lingkungan (3,9), melakukan review, mengevaluasi, dan mengimprove sistem yang berkaitan dengan ling-kungan (3,92), mempunyai prosedur baku dalam program waste recycling pada fasilitas perusahaan (4), telah menerapkannya secara menyeluruh prosedur operasi dalam penanganan waste yang berbahaya (4), menerapkan sebagian proses cleaner technology dalam
64 melakukan saving (3,31), memiliki program proses daur ulang limbah sehingga dapat dimanfaatkan sebagai bahan baku dan produk sampingan (3,77). Tabel 4.3 Rekap Pengadaan 4
Rata rata
Standar deviasi
1
12
3,92
0,28
-
3
10
3,77
0,44
-
-
7
6
3,46
0,52
Apakah perusahaan mengadakan seminar mengenai lingkungan yang diikuti oleh supplier?
4
2
6
1
2,31
1,03
B.5
Apakah perusahaan membantu supplier untuk menyusun sistem manajemen lingkungannya?
8
2
3
-
1,62
0,87
B.6
Apakah perusahaan menginformasikan kepada supplier mengenai keuntungan dari penerapan cleaner production and technology?
5
3
3
2
2,15
1,14
B.7
Apakah alasan perusahaan mempertimbangkan faktor lingkungan dalam pengambilan keputusan pengadaan telah dijelaskan dan dikomunikasikan kepada karyawan ?
-
-
7
6
3,46
0,52
Frekuensi No.
Pertanyaan 1
2
3
B.1
Apakah perusahaan memiliki tim yang menangani evaluasi bahan baku?
-
-
B.2
Apakah perusahaan memiliki standar dalam melakukan pemilihan supplier?
-
B.3
Apakah perusahaan mempertimbangkan faktor lingkungan dalam memilih supplier bahan baku?
B.4
65
B.8
Apakah perusahan memiliki prosedur yang serupa dengan sistem lingkungan yang mempengaruhi pertimbangan lingkungan dalam pengadaan?
2
1
6
4
2,92
1,04
B.9
Apakah perusahaan tergabung dalam komite yang membicarakan masalah pengadaan berbasiskan lingkungan
7
1
2
3
2,08
1,32
Pada bagian pengadaan dari tabel diatas dapat dilihat bahwa PT Petrokimia Gresik memiliki tim yang solid dalam menangani evaluasi bahan baku (3,92), memiliki standar yang sudah diterapkan secara menyeluruh dalam melakukan pemilihan supplier (3,77), menerapkan sebagian dalam memilih supplier bahan baku dengan mempertimbangkan faktor lingkungan (3,46), jarang mengadakan seminar mengenai lingkungan yang diikuti oleh supplier (2,31), membantu 1 – 2 supplier dalam menyusun sistem manajemen lingkungan (1,62), menginformasikan kepada 1 – 2 supplier mengenai keuntungan cleaner production and technology (2,15), menjelaskan pertimbangan faktor lingkungan dalam pengambilan keputusan pengadaan kepada karyawan (3,46), sudah menerapkan sebagian prosedur yang serupa dengan sistem lingkungan yang mempengaruhi pertimbangan lingkungan di pengadaan (2,92), perusahaan tergabung dengan komite yang membicarakan masalah pengadaan berbasis lingkungan tapi belum melakukan penerapannya (2,08).
66 Tabel 4.4 Rekap Distribusi No.
1
2
3
4
Rata rata
Frekuensi
Pertanyaan
Standar deviasi
C.1
Apakah perusahaan telah menggunakan alat angkut yang ramah lingkungan?
-
-
8
5
3,38
0,51
C.2
Apakah perusahaan memiliki standar operasi dalam prosedur distribusi?
-
-
7
6
3,46
0,52
C.3
Apakah perusahaan memiliki prosedur yang terkait dengan sistem manajemen lingkungan dalam distribusi produk?
-
-
7
6
3,46
0,52
C.4
Apakah perusahaan melakukan optimalisasi dalam menghitung load kapasitas pada alat transportasi untuk mendistribusikan produk sehingga dapat memperkecil penggunaan alat transportasi dan dapat mengurangi emisi yang dihasilkan ?
2
-
6
5
3,08
1,04
C.5
Apakah perusahaan mengadakan sosialisasi/workshop tentang prosedur distribusi pupuk terkait dengan masalah lingkungan
4
-
6
3
2,62
1,19
C.6
Apakah perusahan melakukan evaluasi dan mengimprove jalur distribusi sehingga didapatkan jalur yang lebih singkat dan dapat mereduksi emisi yg dihasilkan?
3
-
6
4
2,85
1,14
67 Pada bagian distribusi dari tabel diatas dapat dilihat bahwa PT Petrokimia Gresik sebagian besar menggunakan alat angkut yang ramah lingkungan (3,38), memiliki standar operasi yang sudah diterapkan sebagian (3,46), melakukan optimalisasi dalam menghitung load kapasitas pada alat transportasi masih sebagian saja (3,08), mengadakan sosialisasi/workshop mengenai distribusi pupuk terkait dengan masalah lingkungan hanya dilakukan sewaktu – waktu tapi tidak rutin (2,62), melakukan evaluasi dan mengimprove jalur distribusi tapi belum secara keseluruhan (2,85). 4.4.2 Pengklasifikasian Fokus Internal dan Eksternal Tabel 4.5 dan tabel 4.6 menunjukan pengklasifikasian antara Fokus internal dan Fokus eksternal yang kemudian tiap Fokus dihitung rata – rata nilai dari tiap Fokus. Sehingga dapat diketahui pada Fokus internal memiliki skor 3,61 sedangkan Fokus eksternal sebesar 2,15. Ini berarti bahwa perusahaan masih sangat fokus pada aspek – aspek internal permasalahan dan relatif tidak memperluas cakupan green supply chain ke arah hulu maupun hilir pada supply chain. Tabel 4.5 Fokus Internal No. A.1
A.2
A.3
Pertanyaan Apakah perusahaan memiliki sertifikasi ISO 14000? Apakah perusahaan memiliki sistem manajemen lingkungan (model selain ISO 14000)? Apa perusahaan memiliki standar/pengetahuan mengenai tingkat emisi, limbah, dll yang masih dianggap aman?
Ratarata
Standar deviasi
Fokus
4
0
Internal
1,85
1,34
Internal
4
0
Internal
68
A.4
A.5
A.6
A.7
A.8
A.9
A.10
A.11
Apakah perusahaan mengalokasikan anggaran yang terkait dengan penanganan lingkungan ? Apakah perusahaan melakukan benchmark ke perusahaan lain dalam upaya meningkatkan sistem manajemen lingkungan perusahaan Apakah perusahaan punya peralatan untuk mendeteksi efek pencemaran dari produk/proses produksi? Seberapa rutin perusahaan mengukur secara rutin tingkat emisi? Jika ya apakah perusahaan membandingkan dengan standar yang diperbolehkan Apakah perusahaan melakukan perbaikan terhadap prosedur produksi/operasional sehingga dapat meningkatkan kesesuaian dengan persyaratan sistem manajemen lingkungan? Apakah perusahaan memiliki pedoman atau prosedur yang berkaitan dengan kebijakan lingkungan yang kemudian diterapkan pada aktivitas – aktivitas di perusahaan? Apakah alasan perusahaan mempertimbangkan faktor lingkungan dalam pengambilan keputusan (seperti pemilihan supplier, keputusan pengiriman, dll) telah dijelaskan dan dikomunikasikan kepada
3,62
0,51
Internal
4
0
Internal
4
0
Internal
4
0
Internal
4
0
Internal
3,77
0,44
Internal
4
0
Internal
3,62
0,51
Internal
69 karyawan ?
A.12
A.13
A.14
A.15
A.16
A.17
A.18
Apakah perusahaan memiliki tim penanganan lingkungan yang melakukan pertemuan secara rutin untuk mengembangkan dan mengimplementasikannya ? Seberapa sering perusahaan melakukan workshop/pelatihan terkait dengan isu – isu lingkungan? Apakah perusahaan melakukan review, mengevaluasi, dan mengimprove sistem yang berkaitan dengan lingkungan? Apakah terdapat program waste recycling pada fasilitas perusahaan? Apakah perusahaan memiliki sistem – sistem prosedur operasi dalam penanganan waste berbahaya dalam suatu tatanan yang berkaitan dengan isu lingkungan? Apakah perusahaan telah menggunakan proses cleaner technology dalam melakukan saving (energy, water, wastes)? Apakah perusahaan melakukan proses daur ulang limbah sehingga bisa dimanfaatkan sebagai
3,62
0,87
Internal
3,92
0,28
Internal
3,92
0,28
Internal
4
0
Internal
4
0
Internal
3,31
0,85
Internal
3,77
0,44
Internal
70 bahan baku atau produk sampingan
B.1
B.2
B.3
B.7
B.8
C.1
C.2
C.3
Apakah perusahaan memiliki tim yang menangani evaluasi bahan baku? Apakah perusahaan memiliki standar dalam melakukan pemilihan supplier? Apakah perusahaan mempertimbangkan faktor lingkungan dalam memilih supplier bahan baku? Apakah alasan perusahaan mempertimbangkan faktor lingkungan dalam pengambilan keputusan pengadaan telah dijelaskan dan dikomunikasikan kepada karyawan ? Apakah perusahan memiliki prosedur yang serupa dengan sistem lingkungan yang mempengaruhi pertimbangan lingkungan dalam pengadaan? Apakah perusahaan telah menggunakan alat angkut yang ramah lingkungan? Apakah perusahaan memiliki standar operasi dalam prosedur distribusi? Apakah perusahaan memiliki prosedur yang terkait dengan sistem manajemen lingkungan dalam distribusi produk?
3,92
0,28
Internal
3,77
0,44
Internal
3,46
0,52
Internal
3,46
0,52
Internal
2,92
1,04
Internal
3,38
0,51
Internal
3,46
0,52
Internal
3,46
0,52
Internal
71
C.4
C.6
Apakah perusahaan melakukan optimalisasi dalam menghitung load kapasitas pada alat transportasi untuk mendistribusikan produk sehingga dapat memperkecil penggunaan alat transportasi dan dapat mengurangi emisi yang dihasilkan ? Apakah perusahan melakukan evaluasi dan mengimprove jalur distribusi sehingga didapatkan jalur yang lebih singkat dan dapat mereduksi emisi yg dihasilkan?
Total
3,08
1,04
Internal
2,85
1,14
Internal
3,61
0,43
Tabel 4.6 Fokus Eksternal No.
Rata-rata
Standar deviasi
Fokus
2,31
1,03
Eksternal
B.5
Apakah perusahaan membantu supplier untuk menyusun sistem manajemen lingkungannya?
1,62
0,87
Eksternal
B.6
Apakah perusahaan menginformasikan kepada supplier mengenai keuntungan dari penerapan cleaner production and technology?
2,15
1,14
Eksternal
B.4
Pertanyaan Apakah perusahaan mengadakan seminar mengenai lingkungan yang diikuti oleh supplier?
72
B.9
C.5
Apakah perusahaan tergabung dalam komite yang membicarakan masalah pengadaan berbasiskan lingkungan Apakah perusahaan mengadakan sosialisasi/workshop tentang prosedur distribusi pupuk terkait dengan masalah lingkungan Total
2,08
1,32
Eksternal
2,62
1,19
Eksternal
2,15
1,11
