38
BAB 3 ANALISIS STRATEGI DAN SISTEM YANG BERJALAN 3.1
Tujuan Strategi dan Inisiatif 3.1.1
Analisis Lingkungan Internal dan Eksternal 3.1.1.1 Analisis Lingkungan Eksternal Analisis lingkungan eksternal pada bisnis perusahaan PT. JOF METAL merupakan sebuah analisis yang dilakukan terhadap faktorfaktor eksternal. Faktor-faktor ini yang mempengaruhi semua kegiatan bisnis perusahaan ini. Analisis tersebut menggunakan teknik analisis Porter dan analisis PEST. 3.1.1.1.1 5 Daya Porter Analisis 5 daya Porter digunakan untuk mengetahui dimana posisi para pesaing bisnis mereka dan peluang dari perusahaan PT. JOF METAL. Tujuan dari analisis ini yaitu dapat mempertahankan perusahan PT. JOF METAL dari persaingan,
ancaman
pendatang
baru,
tawar-menawar
pemasok, tawar-menawar pelanggan, dan ancaman produk pengganti.
39
Ancaman Pendatang Baru CV. Cakrawala Decoration PT. Super Teknik UD. Eri Baja Pretama
Persaingan Industri
Pembeli Kontraktor
PT. Amstrong
PP Wijaya Karya
PT. Prometama
Pemasok Supplier dari luar negeri dan dalam negeri
PT. Lion Metal Works
Ancaman barang substitusi Barang impor murah dari China Gambar 3.1 Porter Keterangan pada gambar 3.1: 1. Kekuatan tawar menawar pembeli Dengan adanya pembeli, sebuah perusahaan dapat mendapat keuntungan. Dengan persaingan antar perusahan yang memiliki jenis usaha yang sama, akan membuat para pelanggan bisa untuk mendapatkan harga dan mutu yang terbaik untuk setiap pembeliannya. Kekuatan dari PT. JOF METAL dapat memberikan harga sesuai budget atau memberikan penawaran yang optimal sehingga pelanggan dapat percaya dan membeli kepada perusahaan tersebut.
40
2. Persaingan industri Persaingan utama dari PT. JOF METAL ini adalah PT. Prometama, dimana keduanya bersaing sejak lama dalam mendapatkann pelanggan. Dengan adanya persaingan tersebut membuat PT. JOF METAL terus meningkatkan mutu perusahaan, memaksimalkan produksi, dan memberikan harga yang terjangkau agar para pelanggan tersebut puas atas kinerja perusahaan. 3. Kekuatan tawar menawar pemasok PT. JOF METAL yang memiliki banyak supplier untuk dapat bertansaksi, dapat mempermudah perusahaan untuk mencari barang serta harga yang baik untuk terjadinya transaksi. PT. JOF METAL memliki supplier yang berada di luar negeri maupun dalam negeri. 4. Ancaman pendatang baru CV. Cakrawala Decoration, PT. Super Teknik dan UD. Eri Baja Pretama adalah pendatang baru yang memiliki potensi untuk menjadi pesaing dalam bidang produksi besi dan metal. Untuk tetap meningkatkan kualitas dari apa yang dihasilkan perusahaan ini, serta memberikan desain-desain yang lebih bervariasi serta meningkatkan pelayanan kepada pelanggan. 5. Ancaman barang substitusi Sekarang ini ancaman dari barang subtitusi hanya berasal dari china, dimana barang – barang tersebut mempunyai harga yang murah. Tetapi dengan harga yang
41
murah belum bisa memberikan mutu dan desain yang baik terhadap penggunaan oleh pelanggan. Dari analisis yang dilakukan diatas dapat disimpulkan ke dalam tabel seperti dibawah ini: Tabel 3.1 Tabel Porter Faktor Tingkat Ancaman/Peluang
Mempunyai pelanggan yang banyak serta proses bisnis yang berjalan baik.
Persaingan industri
Solusi
Pengaruh SI/TI
Perusahaan dapat bersaing dengan para kompetitornya dari segi harga serta kualitas yang diberikan.
Aplikasi
Pelayanan yang diberikan
Penjualan,
dapat memberikan
pembelian, dan
keupasan kepada pelanggan
persediaan
Pesaing masih cukup banyak tidak memiliki dukungan teknologi dalam menjalankan dengan teknologi yang proses bisnisnya, digunakan di perusahaan ini. Memperkuat jalinan hubungan antara supplier
Kekuatan
dengan perusahaan
Tawar-menawar pemasok
Memberikan penawaran yang baik antara supplier dan perusahaan, dengan harga dan kualitas yang
Keterlambatan dalam pengiriman dan harga yang cukup tinggi
baik akan menjadikan prioritas dalam pembelian bahan
tidak ada
42
Kekuatan
Jumlah pelanggan yang
Melakukan strategi
Aplikasi
Tawar-menawar
banyak.
marketing dengan baik
penjualan,
pembeli
Banyakanya perusahaan yang
guna mencari pelanggan
pembelian, dan
baru dengan pemasaran
persediaan
sejenis
yang baik. Memperkuat hubungan Perusahaan memiliki desain pelanggan dan perusahaan, yang unik serta mutu kualitas dengan memberikan hasil yang sangat baik, dan dikenal yang terbaik ke pelanggan. banyak orang. Selalu membantu pelanggan dalam pembuatan sebuah desain, harga, dan kualitas dengan memberikan solusi yang terbaik Meningkatkan kualitas
Aplikasi
Ancaman
Adanya pendatang baru yang
produk dan pelayanan yang
penjualan,
pendatang baru
menjual produk sejenis.
diberikan kepada
pembelian, dan
pelanggan.
persediaan
Barang-barang yang berasal
Memberikan pemahaman
dari China yang memiliki
tentang kualitas dan mutu
harga yang murah, dengan
dari barang yang
mutu standart
diproduksi.
Ancaman barang
- tidak ada
substitusi
Keterangan pada tabel 3.1 menjelaskan PT. JOF METAL sendiri memiliki peluang dengan banyaknya pelanggan serta
43
proses bisnis yang baik, tetapi PT. JOF METAL belum memakai teknologi yang dapat menunjang kinerja bisnis, diberikan juga solusi dalam penanganan masalah tersebut dengan memberikan harga dan kualitas terbaik bagi pelanggan dalam melakukan transaksi bisnis dan juga dapat memberikan kemudahan dalam proses bisnis dengan penggunaan teknologi yang sesuai dengan perusahaan. Pengaruh terhadap SI/TI yaitu adanya
aplikasi
penjualan,
pembelian
dan
persediaan.
Keterangan lainnya yaitu kekuatan tawar-menawar pada pemasok, PT. JOF METAL memiliki hubungan yang sangat kuat terhadap pemasok dalam pembelian bahan baku, tetapi tetap memiliki masalah pada harga yang berbeda dan tinggi serta keterlambatan pengiriman bahan baku. PT. JOF METAL sendiri memiliki solusi terhadap masalah serta peluang tersebut dengan meningkatkan hubungan baik dan memberikan prioritas utama dalam pembelian bahan baku, penggunaan SI/TI dalam hubungan ini tidak ada. Pada keterangan selanjutnya
yaitu
kekuatan
tawar
pelanggan/pembeli
yang
kebutuhanya,
banyaknya
serta
banyak
menawar dalam
perusahaan
pembeli, memenuhi
sejenis
dan
persaingan mengenai harga dan mutu dari barang yang dijual. Solusi yang dimiliki PT. JOF METAL terhadap kekuatan tawar menawar itu sendiri dengan meningkatkan strategi marketing
dalam
pemasaran
kepada
pelanggan,
serta
meningkatkan hubungan baik dengan pelanggan, dan pengaruh
44
dari SI/TI terhadap perusahaan yaitu penggunaan aplikasi penjualan, pembelian, dan persediaan. Untuk keterangan selanjutnya yaitu adanya ancaman pendatang baru yang menjual produk sejenis, solusi yang diberikan memberikan kualitas terbaik serta meningkatkan desain – desain yang baik, pengaruh terhadap SI/TI dengan adanya aplikasi penjualan, pembelian dan persediaan. Dan yang terakhir adanya ancaman barang subtitusi, dimana barang – barang yang dijual berasal dari china yang terkenal murah tapi tidak dengan mutu yang baik, solusi yang diberikan PT. JOF METAL dengan memberika mutu sesuai standard dan kualitas produk yang baik sesuai dengan harga, dan pengaruh terhadap SI/TI tidak ada. 3.1.1.1.2 PEST Politik Kondisi politik yang ada di Indonesia saat ini, tidak berpengaruh terhadap proses bisnis pada PT. JOF METAL. Meskipun adanya undang-undang baru atau tentang pajak, tidak memberikan sebuah dampak buruk bagi perusahaan. Dampak yang berarti ketika adanya perubahan upah minimum regional, sehingga adanya penambahan gaji di setiap karyawan.
45
Ekonomi Dengan situasi global yang tidak stabil saat ini, dapat memberikan dampak kepada PT. JOF METAL. Dengan perubahaan kurs mata uang dapat menyulitkan perusahaan dalam membeli bahan baku kepada supplier yang berada di luar negeri. Karena harga yang tidak pasti membuat perusahaan sulit memberikan penawaran kepada pelanggan.
Sosial Situasi sosial pada perusahaan ini cukup baik dimana para karyawan yang bekerja pada PT. JOF METAL adalah orang-orang yang tinggal di lingkungan sekitar, dengan begitu perusahaan ini memberikan dampak yang signifikan pada lingkungan sekitar dengan membuka lapangan pekerjaan bagi masyarakat.
Teknologi Penggunaan teknologi pada PT. JOF METAL masih belum maksimal, dimana masih mengerjakan dengan manual untuk memberikan atau membuat data-data yang berhubungan dengan proses bisnis. Dan juga ketika menyampaikan informasi antar divisi yang belum memaksimalkan teknologi yang sudah ada.
46
Dari analisis yang dilakukan diatas dapat disimpulkan ke dalam tabel seperti dibawah ini: Tabel 3.2 Analisis PEST (Politik, Ekonomi, Sosial, Teknologi) Faktor Ancaman/Peluang Solusi • Undang-undang perpajakan • Perusahaan mengikuti • Naiknya UMR
kebijakan dari negara tentang
Peranan SI/TI • tidak ada pengaruh
undang-undang yang sudah dibuat dan memberikan
Politik
tunjangan tambahan terhadap kenaikan UMR, • Harga kurs mata uang
• Selalu mengupdate kurs mata
asing yang tidak menentu
uang serta harga yang diberikan
• Ekonomi global
agar tidak terjadi kesalahan, • E-mail maupun kerugian yang besar • Telepon bagi perusahaan dan ekonomi
Ekonomi
global tidak menutup adanya transaksi bisnis yang ada. • Masyarakat sekitar
• Penggunaan masyarakat sekitar sebagai karyawan di • tidak ada perusahaan ini, guna untuk pengaruh
Sosial
meningkatkan kehidupan masyarakat sekitar
47
• Sistem yang belum dapat
• Membuat sebuah sistem yang
saling terintegrasi antar
dapat mengintegrasi antar divisi
divisi di perusahaan
di dalam perusahaan
• Aplikasi
Teknologi
penjualan, • Teknologi yang belum
• Menyesuaikan kebutuhan
maksimal digunakan oleh
teknologi sesuai yang
perusahaan
dibutuhkan dan memaksimalkan
pembelian, dan persediaan
penggunaan teknologi
Keterangan pada tabel 3.2 menjelaskan PT. JOF METAL terhadap politik yang ada di Indonesia saat ini, ancaman yang ada yaitu adanya perubahan dalam undangundang
perpajakan
serta
peningkatan
UMR
terhadap
karyawan. PT. JOF METAL sendiri memiliki solusi terhadap ancaman tersebut dengan mengikuti kebijakan pemerintah terhadap
undang-undang
perpajakan
itu
sendiri
dan
memberikan tunjangan tambahan sebagai solusi lain dari peningkatan gaji pada karyawan, sedangkan tidak ada peranan SI/TI. Keterangan selanjutnya hubungan ekonomi dengan PT. JOF METAL yaitu adanya naik turun kurs mata uang asing karena adanya pembelian dari luar negeri dalam pembelian bahan baku, serta adanya ekonomi global yang sudah ada sekarang ini di Indonesia. Solusi yang diberikan dengan selalu mencek setiap perubahan kurs mata uang setiap periodik dan membandingan dengan harga yang suda ada, peranan SI/TI dengan penggunaan telepon, email dalam mendapatkan data.
48
Keterangan selanjutnya hubungan PT. JOF METAL dengan sosial, bagaimana perusahaan memiliki hubungan dengan masyarakat sekitar dengan memberikan solusi menggunakan tenaga dari masyarakat sekitar yang membutuhkan pekerjaan, agar masyarakat sekitar bisa menunjang kehidupan untuk lebih baik dan lebih efisien karena jarak tempat yang tidak jauh, sedangkan peranan SI/TI tidak ada. Keterangan yang terakhir yaitu hubungan PT. JOF METAL dengan penggunaan teknologi,
PT.
penggunaan
JOF
teknologi,
METAL
belum
dengan
memaksimalkan
peluang
yang
dapat
memberikan kemudahan dalam pemberian data terhadap divisi, dan diberikan solusi dengan menggunakan teknologi yang dapat
mengintegrasi
antar
divisi
perusahan
serta
menyesesuaikan teknologi tersebut dengan kondisi perusahaan, peranan SI/TI dengan dibuatnya aplikasi penjualan, pembelian dan persediaan. 3.1.1.2 Analisis Lingkungan Internal 3.1.1.2.1 SWOT Analisis
SWOT
adalah
sebuah
analisis
yang
menganilis atau mengindentifikasi faktor-faktor eksternal dan internal dari perusahaan ini sendiri, faktor – faktor itu seperti peluang,
ancaman,
kekuatan serta
kelemahan.
Dengan
penggunaan analisis SWOT itu sendiri, maka perusahaan dapat memahami kebutuhan perusahaan serta dapat memanfaatkan
49
peluang dari yang ada, serta mencegah dari ancaman yang dapat terjadi. Berikut analisis SWOT pada PT. JOF METAL : 1. Strength (Kekuatan) S1. Posisi lokasi kantor dan pabrik yang strategis S2. Mempunyai karyawan yang memiliki loyalitas yang baik S3. Pembagian tugas yang baik setiap divisinya. S4. Selalu dapat memenuhi kebutuhan pelanggan, sesuai dengan visi S5. Jumlah penawaran dari pelanggan yang baik setiap bulannya. S6. Hubungan baik dengan rekan bisnis S7. Memberikan pelatihan yang baik untuk setiap karyawannya 2. Weakness (Kelemahan) W1. Perusahaan tidak memiliki bagian IT,sehingga belum adanya sistem yang dapat mengintegrasi setiap divisi, dan data belum dapat diketahui secara tepat waktu. W2. Pengiriman bahan baku sering terlambat karena pengiriman yang tidak tepat waktu dari penjadwalan pengiriman kepada pelanggan W3. Pembuatan laporan yang kurang tepat.
50
3. Opportunity (Peluang) O1. Material produk yang dihasilkan perusahaan PT. JOF METAL itu sendiri yang memiliki sifat eco green. O2. Memiliki tekhnik desain yang berbeda dari para perusahaan pesaingnya O3. Perkembangan teknologi yang dapat mengembangkan bisnis perusahaan O4. Mempunyai karyawan yang baik dalam menangani permintaan pelanggan 4. Threat (Ancaman) T1. Perubahan dalam mata uang yang mempengaruhi harga beli ke supplier T2. Adanya pelanggan yang melakukan repeat order kepada pesaing bisnisnya. T3. Harga yang lebih murah dari pesaing dalam dan luar negeri T4. Kurangnya pengetahuan beberapa karyawan terhadap kinerja produksi T5. Pembayaran yang sering telat oleh pelanggan.
51
3.1.1.2.2 Matrix SWOT Tabel 3.3 Tabel SWOT Faktor Internal
Strength (Kekuatan)
Weakness (Kelemahan)
S1. Posisi lokasi kantor dan
W1. Perusahaan tidak memiliki
pabrik yang strategis
bagian IT,sehingga belum adanya
S2. Mempunyai karyawan yang memiliki loyalitas yang baik S3. Pembagian tugas yang baik setiap divisinya.
sistem yang dapat mengintegrasi setiap divisi, dan data belum dapat diketahui secara real time. W2. Pengiriman bahan baku sering terlambat karenapengiriman yang tidaktepatwaktudaripenjadwalan
S4. Selalu dapat memenuhi
pengiriman kepada pelanggan
kebutuhan pelanggan, sesuai dengan visi
W3. Pembuatan laporan yang kurang tepat.
S5. Jumlah penawaran dari pelanggan yang baik setiap bulannya. S6. Hubungan baik dengan rekan bisnis Faktor Eksternal S7. Memberikan pelatihan yang baik untuk setiap karyawannya
52
Opportunity
Strategi SO
Strategi WO
(S4-O1) memenuhi kebutuhan
(W1-O1) dengan menggunakan
O1. Material
pelanggan dengan material
teknologi informasi, dapat
produk yang
yang bersifat eco green
mengintegrasi setiap divisi terhadap
(Peluang)
dihasilkan
data-data informasi
perusahaan PT. JOF METAL itu sendiri yang memiliki sifat eco green.
(S2-O2) dengan pelatihan karyawan yang memliki
(W1-O3) dengan adanya teknologi
loyalitas dan teknik desain
informasi di perusahaan, sehingga
yang baik untuk pemenuhan
dapat membuat laporan sesuai
kebutuhan pelanggan
dengan kebutuhan
O2. Memiliki tekhnik design yang berbeda dari
(S5-S6-O3) dengan
para perusahaan
mengembangkan tekonologi
pesaingnya
infromasi di perusahaan dapat
O3. Perkembangan teknologi yang dapat mengembangkan
semakin menjalin hubungan yang baik dengan cusomer serta penawaran dari pelanggan
53
bisnis perusahaan O4. Mempunyai karyawan yang baik dalam menangani permintaan pelanggan Threat (Ancaman)
Strategi ST
Strategi WT
T1. Perubahan
(S3-S7-T4) Diharapkan dapat
(W2-T3) bekerja sama dengan
dalam mata uang
memberikan yang terbaik dari
perusahaan jasa dalam pengantaran
yang
karyawan untuk perusahaan
bahan baku dari supplier
(S4-T2) dengan teknik yang
(W1-T2) dengan adanya tekonologi
berbeda dan baik dari
informasi dapat mengembangkan
perusahaan dapat menarik
bisnis perusahaan
mempengaruhi harga beli ke supplier T2. Adanya pelanggan yang melakukan repeat order kepada pesaing bisnisnya. T3. Harga yang lebih murah dari pesaing dalam dan luar negeri
pelanggan-pelanggan baru
54
T4. Kurangnya pengetahuan beberapa karyawan terhadap kinerja produksi T5. Pembayaran yang sering telat oleh pelanggan.
Keterangan pada tabel 3.3. menjelaskan kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman terhadap PT. JOF METAL serta hubungan antara faktor internal dan faktor eksternal. Kekuatan dan kelemahan PT. JOF METAL yang tercantum akan di hubungkan dengan faktor – faktor eksternal seperti peluang dan ancaman, dari situ diambil kesimpulan untuk kekuatan dan peluang, kekuatan dan ancaman, kelemahan dan peluang, serta kelemahan dan ancaman. 3.1.1.2.3 IFAS dan EFAS Tabel IFAS dan EFAS digunakan untuk menganalisis dan mengindentifikasi dimana posisi perusahaan tersebut terhadap analisis SWOT yang sudah dimiliki.
55
Internal Factor Analysis Strategy (IFAS) Tabel 3.4 IFAS FAKTOR – FAKTOR STRATEGI INTERNAL
BOBOT
RATING
BOBOT x RATING
KEKUATAN Posisi lokasi kantor dan pabrik yang strategis
0.1
4
0.4
Mempunyai karyawan yang memiliki loyalitas yang 0.1
3
0.3
0.1
2
0.2
Selalu dapat memenuhi kebutuhan pelanggan, sesuai 0.1
3
0.3
2
0.2
0.1
3
0.3
setiap 0.1
3
0.3
baik Pembagian tugas yang baik setiap divisinya.
dengan visi Jumlah penawaran dari pelanggan yang baik setiap 0.1 bulannya. Hubungan baik dengan rekan bisnis Memberikan
pelatihan
yang
baik
untuk
karyawannya JUMLAH
0.7
2
KELEMAHAN Perusahaan tidak memiliki bagian IT,sehingga belum 0.1 adanya sistem yang dapat mengintegrasi setiap divisi,
2
0.2
56
dan data belum dapat diketahui secara real time. Pengirimanbahanbakuseringterlambatkarenapengiriman 0.1 yang
tidaktepatwaktudaripenjadwalan
2
0.2
3
0.3
pengiriman
kepada pelanggan Pembuatan laporan yang kurang tepat.
0.1
JUMLAH
0.3
0.7
TOTAL
1
2.7
Keterangan pada tabel 3.4 menjelaskan hasil dari analisis internal terhadap PT. JOF METAL, terlihat pada tabel kekuatan yang paling tinggi ada pada posisi kantor yang strategis. Total dari jumlah tabel IFAS adalah 1, dan pada gambar kekuatan memiliki 0.7 serta kelemahan 0.3. Dan untuk hasil dari perkalian bobot dan rating memiliki total 2.7. External Factor Analysis Strategy (EFAS) Tabel 3.5 EFAS FAKTOR – FAKTOR
STRATEGI BOBOT
RATING BOBOT
EXTERNAL
RATING
PELUANG Material
produk
yang
dihasilkan 0.1
perusahaan PT. JOF METAL itu sendiri yang memiliki sifat eco green.
2
0.2
x
57
Memiliki tekhnik design yang berbeda dari 0.2
4
0.8
dapat 0.1
4
0.4
Mempunyai karyawan yang baik dalam 0.1
2
0.2
para perusahaan pesaingnya Perkembangan
teknologi
yang
mengembangkan bisnis perusahaan
menangani permintaan pelanggan JUMLAH
0.5
1.6
ANCAMAN Perubahan
dalam
mata
uang
yang 0.1
2
0.2
Adanya pelanggan yang melakukan repeat 0.1
3
0.3
3
0.3
2
0.2
4
0.4
mempengaruhi harga beli ke supplier
order kepada pesaing bisnisnya. Harga yang lebih murah dari pesaing dalam 0.1 dan luar negeri Kurangnya
pengetahuan
beberapa 0.1
karyawan terhadap kinerja produksi Pembayaran
yang
sering
telat
oleh 0.1
pelanggan. JUMLAH
0.5
1.4
TOTAL
1
3
58
Keterangan pada tabel 3.5 menjelaskan hasil dari analisis eksternal terhadap PT. JOF METAL, terlihat pada tabel tingkat peluang dan ancaman memiliki bobot yang sama yaitu 0.5, dikarena total jumlah adalah 1. Dari hasil perkalian bobot dan rating dapat ditentukan jumlahnya sebesar 3.
Tahap Analisa SWOT Tabel IFAS dan EFAS dapat digunakan untuk menganalisa posisi suatu perusahaan terhadap strategi-strategi internal dan eksternal perusahaan. Dari hasil perhitungan yang telah di dapatkan dari tabel IFAS dan EFAS di atas, maka dapat dilakukan analisis SWOT yang sesuai yang dapat dilakukan perusahaan.
Berikut ini adalah cara menyusun diagram analisa SWOT: 1. Jumlah dari hasil perkalian (Bobot) X (Rating) pada kekuatan dan kelemahan diselisihkan untuk mendapatkan titik X. Kekuatan
:2
Kelemahan
: 0.7
Titik X ( Internal )
= Kekuatan – Kelemahan
= 2 – 0.7 = 1.3 2. Jumlah dari hasil perkalian (Bobot) X (Rating) pada peluang dan ancaman diselisihkan untuk mendapatkan titik Y. Peluang
: 1.6
59
Ancaman
: 1.4
Titik Y ( Eksternal )
= Peluang – Ancaman
= 1.6 – 1.4 = 0.2
Berdasarkan
perhitungan
diatas,
maka
dapat
digambarkan lewat titik koordinat SWOT, seperti pada gambar di bawah ini.
Gambar 3.2 Diagram SWOT Keterangan pada gambar 3.2 menjelaskan hasil dari analisis IFAS dan EFAS yang sudah dikalkulasi dan menghasilkan seperti diagram diatas, dimana PT. JOF METAL berada pada kuadran 1.
Dengan begitu, dari hasil analisa diagram SWOT di atas dapat disimpulkan bahwa PT JOF METAL berada pada kuadran I, yang berarti perusahaan dapat menggunakan strategi SO ( Strength – Opportunity ). Strategi ini menjelaskan bahwa
60
PT JOF METAL dapat menggunakan kekuatan-kekuatan yang ada dengan memanfaatkan peluang-peluang yang ada pada perusahaan. Agar dapat memanfaatkan strategi SO dengan baik, kami mengusulkan agar perusahaan memberikan penawaran harga dan meminta bahan baku sesuai dengan kemauan
pelanggan
serta
melatih
karyawan
untuk
menggunakan teknologi informasi. 3.1.1.2.4 Rantai Pasokan Tabel 3.6 Tabel Rantai Pasokan Pemasukan
Operasi
Logistik
Pengeluaran
Pemasaran
Logistik
dan
Layanan
Penjualan Perusahaan Infrastruktur
• Memasukan
• Memproduksi
• Pemrosesan
•Iklan
order
bahan• Pengujian
•Suku cadang
•Promosi
bahan • Pengiriman • Pemeliharaan barang
• Melakukan inspeksi
• Fasilitas
bahan-
operasi
bahan Pembelian
• Melakukan
• Bahan
• Pelayanan
• Pasokan
• Pengiriman
jasa
•Media pemasaran
pengiriman
•Suku cadang sistem
•Subsitance • Bagian lain Technology
• Membuat
Development
desain
• Komponen desain
• Pengembanga
• Riset pasar
n sistem
• Layanan manual
• Alat bantu infromasi
dan teknis
61
• Desain mesin
penjualan
prosedur penggunaa
• Prosedur n pembuatan Human
• Perekrutan
• Perekrutan
• Perekrutan
karyawan
karyawan
karyawan
Resource Management
• Pelatihan karyawan
Keterangan pada tabel 3.6 menjelaskan tentang rantai pasokan pada PT. JOF METAL, terlihat pada tabel adanya hubungan
perusahaan
infrastruktur,
pembelian,
technology/development dan human resource management terhadap pemasukan logistik, operasi, pengeluaran logistik, pemasaran dan penjualan serta layanan. Pada
tabel
perusahaan
infrastruktur
terhadap
pemasukan logistik adanya pemasukan bahan-bahan dan melakukan inspeksi bahan-bahan, operasi yang ada yaitu memproduksi, pengujian, pemeliharan, dan fasilitas operasi. Pada bagian pengeluaran logistik adanya pemrosesan order dan pengiriman barang. Pada bagian pemasaran dan penjualan adanya iklan dan promosi dan adanya layanan yaitu suku cadang. Pada tabel pembelian terhadap permasukan logistik adanya pengiriman barang ke pelanggan. Pada bagian operasi
62
adanya bahan, pasokan dan bagian lain. Pada pengeluaran logistik adanya pelayanan dan pengiriman. Untuk pemasaran dan penjualan adanya media pemasaran serta subsitance. Dan pada bagian layanan adanya suku cadang sistem. Pada
tabel
technology
development
terhadap
pemasukan logistik adanya pembuatan desain sesuai dengan keperluan pelanggan. Untuk operasi diperlukan komponen desain, mesin desain, dan prosedur pembuatan. Pada bagian pengeluaran logistik adaya pengembangan sistem informasi. Pada pemasaran dan penjualan adanya riset pasar, dan alat bantu teknis penjualan. Pada layanan adanya layanan manual dan prosedur penggunaan. Pada human resource management terhadap operasi dengan perekrutan karyawan dan pelatihan karyawan. Untuk bagian pemasarn dan penjualan adanya perekrutan karyawan dan untuk layanan juga adanya perekrutan karyawan. 3.1.1.2.5 Balanced Score Card Adapun strategi perspektif yang digunakan pada PT. JOF METAL di dalam balanced score card adalah sebagai berikut : 1.
Perspektif Keuangan a.
Meningkatkan dilakukan
laba
atas
investasi
yang
63
b.
Meningkatkan pendapatan pada PT.
JOF
METAL c.
Mencapai target yang disudah ditargetkan pada awal tahun.
d. 2.
Mengurangi biaya produksi.
Perspektif Pelanggan a.
Meningkatkan hubungan dengan pelanggan
b.
Meningkatkan pangsa pasar
c.
Mengembangkan
kualitas
dan
citra
dari
perusahaan d.
Meningkatkan
kepercayaan
dan
kepuasan
dengan pelanggan 3.
Perspektif Proses Bisnis Internal a.
Meningkatkan kualitas proses pelayanan
b.
Meminimalisir jumlah produk gagal
c.
Menjalin hubungan yang baik dengan para karyawan setiap divisi
4.
d.
Menerapkan infrastruktur yang baik
e.
Menjalin hubungan baik dengan partner bisnis
Perspektif Pembelajaran dan Pertumbuhan a.
Meningkatkan kompetensi karyawan
b.
Membangun
motivasi
yang
baik
karyawan c.
Meningkatkan produktifitas karyawan
setiap
64
d.
Pembelajaran kepada karyawan
Tabel 3.7 Tabel Keseimbangan Catatan Angka Goals/ Perspective Strategic KPI Objective Financial Menciptakan Mencapai Laba
Target
Aktual
100 %
100 %
target yang
50
50 Milyar
sudah
Milyar
pada tahun
ditargetnya
pada
2011
dari produksi.
tahun
Score KPI
100
PIC Divisi Keuangan
2011) Pelanggan Memberikan
Kepuasan
100 %
90%
Kepuasan
dihitung
(semua
(±40 hari)
kepada
bedasarkan
proses
Divisi
pelanggan
kepuasan
harus
Pemasaran,
pelanggan dari
tercapai
Admin
penawaran
dalam 1
yang
bulan)
diberikan, desain yang dibuat, harga, kualitas produk, solusi dan pembayaran.
90
Divisi Keuangan,
65
Proses
Memberikan
Membuat dan
100 %
70 %
Bisnis
informasi
mencetak
(1
(±3-5 hari)
Internal
serta
surat-surat
minggu)
Menjalin
Pembuatan
100 %
90%
hubungan
laporan yang
(Sesuai
(Terlambat
dengan
baik dan
dengan
per tanggal
partner
penagihan
kontrak) ±1-5 hari
bisnis sesuai
serta
dari
dengan
pembayaran
tanggal
kebijakan
terhadap
yang
dan
invoice-
ditentukan)
ketentuan
invoice yang
70% Admin, Divisi Personalia
pelayanan yang penting bagi semua karyawan 90
Semua divisi
ada Pembelajaran
Melakukan
Presentasi dari
100 %
pelatihan
hasil pelatihan
(jumlah
80 %
80
Setiap
dan Pertumbuhan
kepada
Divisi
30)
karyawan
Keterangan pada tabel 3.7 menjelaskan keseimbangan catatan angka pada PT. JOF METAL , yang terdiri dari
66
financial, pelanggan, internal bisnis proses dan learning and growth terhadap strategic objective, KPI, target pasar, aktual, KPI, dan PIC. Pada financial, strategic obejctive nya menciptakan laba, dan perusahaan mencapai target yang udah ditargetkan, target yang ditargetkan sebesar 50 milyar pada tahun 2011. Pada kenyataan/aktual PT. JOF METAL mencapai target sebesar 50 milyar, dan keuangan dianalis oleh divisi keuangan. Pada pelanggan, strategi objective nya memberikan kepuasan pada pelanggan, pada skor KPI dihitung menurut bedasarkan
kepuasan
pelanggan
dari
penawaran
yang
diberikan pada perusahaan dari desain, harga, mutu, kualitas sampai pengiriman barang. Target yang ditargetnya selama 1bulan, tetapi pada aktualya diperlukan 40 hari untuk menyelesaikannya. Dianalisis oleh divisi keuangan, divisi pemasaran, dan admin. Pada internal bisnis proses, strategic objective nya memberikan informasi serta pelayanan yang penting bagi semua karyawan, dengan membuat dan mencetak surat-surat sebagai dasar skor KPI. Ditargetkan selesai selama 1 minggu, tetapi kenyataan / aktual selesai antara 10-12 hari, dan dianalisis oleh admin dan divisi personalia.
67
3.1.1.3 CONOPS 3.1.1.3.1 Skenario CONOPS Pelanggan melakukan penawaran tentang proyek kepada bagian sales/penjualan, lalu bagian penjualan akan membuat surat permintaan penawaran kepada admin untuk mengetahui estimasi harga serta desain. Admin akan memberikan estimasi harga kepada pelanggan. Setelah pelanggan menyetujui dan menerima harga tersebut, bagian penjualan akan membuat sales order untuk pelanggan dan bagian pembelian. Pelanggan akan membayar DP terlebih dahulu dengan bagian keuangan dan menerima bukti pembayaran DP. Bagian pembelian yang menerima sales order dari bagian penjualan akan mengecek bahan-bahan yang dibutuhkan kepada bagian gudang, lalu bagian gudang membuat materal list kepada bagian pembelian untuk kekurangan bahan atau stok bahan yang ada. Bagian pembelian membuat surat pembelian / purchase order dan diberikan kepada supplier. Supplier mengirim barang – barang sesuai purchase order kepada bagian gudang dan bagian produksi, serta memberikan invoice untuk bagian keuangan. Setelah bahan-bahan di dapat, bagian admin membuat surat perintah kerja kepada bagian produksi. Setelah barang tersebut selesai diproduksi, akan dikirim langsung kepada pelanggan melalui bagian pengiriman disertai surat jalan. Bagian keuangan membuat tagihan pelunasan kepada pelanggan lalu pelanggan
68
melunasi tagihan tersebut, dan mendapat surat pelunasan. Bagian keuangan membayar kepada supplier sesuai dengan invoice yang sudah ada 3.1.1.3.2 Diagram CONOPS
Gambar 3.3 CONOPS Keterangan pada gambar 3.3 : 1.
Pelanggan melakukan penawaran kepada bagian penjualan.
2.
Membuat surat permintaan penawaran kepada admin.
3.
Admin memberikan draft dan estimasi harga kepada pelanggan.
4.
Pelanggan melakukan persetujuan harga kepada bagian penjualan.
69
5.
Bagian penjualan membuat sales order kepada pelanggan dan bagian pembelian.
6.
Pelanggan membayat dp kepada bagian keuangan sesuai dengan kesepakatan yang dibuat di sales order.
7.
Bagian keuangan membuat surat pembayaran dp kepada pelanggan sebagai bukti pembayaran dp.
8.
Bagian pembelian melakukan cek bahan yang dibutuhkan kepada bagian gudang.
9.
Bagian gudang membuat material list bahan – bahan yang ada digudang.
10. Bagian pembelian membuat surat pembelian yang berisi daftar belanja kepada supplier. 11. Supplier mengirim invoice kepada bagian keuangan sebagai bukti pembelian dan total belanja. 12. Supplier mengirim barang – barang kepada bagian gudang. 13. Bagian pembelian melakukan retur jika ada barang yang dikirim rusak berat atau salah pengiriman. 14. Admin membuat surat perintah kerja kepada bagian produksi. 15. Setelah barang di produksi, bagian produksi mengirim barang dan membuatkan surat jalan. 16. Bagian pengiriman mengirim barang kepada pelanggan.
70
17. Bagian keuangan mengirimkan tagihan pelunasan kepada pelanggan. 18. Pelanggan melakukan pelunasan kepada bagian keuangan. 19. Bagian keuangan membuatkan surat pelunasan kepada pelanggan. 20. Bagian keuangan membayar kepada supplier sesuai dengan invoice. 3.1.1.4 Perencanaan Strategi 3.1.1.4.1 Visi dan Misi Adapun visi dan misi dari PT. JOF METAL yaitu: Visi Adapun visi dari PT. JOF METAL adalah menjadikan sebagai tempat produksi yang dapat menerima penawaran dengan desain yang sangat baik dan “never say no”, yang dmaksud adalah selalu mengusahakan keinginan pelanggan dan dengan solusi – solusi terbaik. Misi Adapun Misi dari PT.JOF METAL yaitu menjadi pemilihan
lebih
dikenal
bahan
untuk
dari
masyarakat
bangunan,
pelayanan terbaik kepada pelanggan.
dalam
memberikan
71
3.1.1.4.2 Statement of Strategic Direction Dalam
mengembangkan
sebuah
perusahaan
dibutuhkan sebuah strategiyang sangat baik untuk mencapai visi dan misi. Strategi yang disesuaikan dengan bisnis dan teknologi yang dimiliki oleh PT. JOF METAL. Maka karena itu PT. JOF METAL menetapkan beberapa strategi yang diperlukan untuk mencapai visi dan misinya, dengan : -
Membangun sebuah sistem dan teknologi informasi yang dapat menunjang kinerja perusahaan dan mengefisienkan kinerja karyawan
-
Memberikan pelatihan kepada karyawan agar dapat meningkatkan produktivitas.
-
Meningkatkan kepuasan dari pelanggan dengan menjaga stabilitas harga dan kualitas produk yang dihasilkan.
3.2 Servis dan Produk 3.2.1 Perencanaan Bisnis 3.2.1.1 Gambar Bisnis PT. JOF METAL didirikan pada tahun 1937, yang beralamat di Jalan Industri Raya no. 13, Jakarta Utara oleh Lie Bong Yo. Perusahaan yang bergerak di bidang manufaktur menggunakan bahan dasar “Galvanish, Galvalum/Zincalum, Alumunium, dan Stainless Steel” ini hadir untuk memenuhi kebutuhan pelanggan dalam bagian konstruksi. Perusahaan ini bekerja sama dengan beberapa perusahaan lokal dan beberapa kontraktor di Indonesia. Sekarang PT. JOF
72
METAL dipimpin, yang salah satunya seorang cucunya yang bernama Bapak Andreas Hambali. Dalam menjalankan PT. JOF METAL, Bapak Andreas Hambali tidak terlalu mengalami kesulitan dalam memasarkan produk miliknya tersebut. Hal ini disebabkan karena perusahaan beliau telah menjalin kerjasama baik dengan beberapa perusahaan dan kontraktor ternama di Indonesia. Pada tabel berikut ini dapat digambarkan kondisi perusahaan mengenai unit organisasi serta lokasinya, setiap bagian memiliki tempat sendiri dalam melakukan tugasnya. Karena di perusahaan ini hanya memiliki 1 tempat yang terdiri dari office dan workshop. Tabel 3.8 Lokasi Karyawan Lokasi Unit Organisasi Kantor *
Komisaris Direktur
*
Sekertaris
*
Internal Audit
*
Divisi
Adminitrasi
dan
Pabrik
*
Keuangan Divisi Produksi
*
Divisi Pemasaran
*
Divisi Personalia dan Umum
*
Bagian Keuangan
*
73
Bagian Akuntasi Pajak dan
*
Asuransi Bagian Pembelian
*
Bagian Pabrikasi
*
Bagian Sarana Pabrikasi
*
Bagian Produksi
*
Bagian Penjualan
*
Bagian Pengembangan Pasar
*
Bagian Personalia
*
Bagian Umum
*
Keterangan pada tabel 3.8 menjelaskan bagaimana tempat para eksekutif dan para tenaga kerja bekerja di PT. JOF METAL. Di perusahaan ini memiliki 2 tempat yaitu kantor dan pabrik. 3.2.1.2 Analisis Produk Perusahaan PT. JOF METAL memiiki beberapa produk utama yang ditawarkan pelanggan, produk – produk tersebut seperti : 1.
Berbagai macam pintu Produk yang ditawarkan ini merukan produk unggulan dari perusahaan PT.JOF METAL, karena perusahaan ini sudah ahli dalam pembuatannya. Pintu – pintu yang dibuat seperti rolling door, rolling grille, steel door, rapid roolup doors, dan garage door.
2.
Berbagai macam langit-langit
74
Produk yang ditawarkan ini merupakan produk unggulan kedua dari PT. JOF METAL, perusahaan ini dapat membuat langit-langit untuk kantor, dan tempat lainnya sesuai dengan keinginan pelanggan. Langit-langit yang ditawarkan seperti linear, sun screen, grid concealed, lay-in, pergola, dan modified. 3.
Berbagai macam partisi Produk terakhir yang ditawarkan yaitu partisi, partisi yang dimaksud adalah untuk pembagian dalam sebuah tempat seperti kantor. Partisi dapat berbentuk sekat-sekat untuk membagi setiap pekerja dikantor.
3.2.1.3 Profil Tim Eksekutif 3.2.1.3.1 Komisaris Komisaris dari perusahaan ini bernama Anggriani Dewi , dia adalah seorang yang bekerja keras dalam bidangnya dalam membentuk sebuah perusahaan besar untuk sekarang ini.
3.2.1.3.2 Direktur Direktur yang berjabat diperusahaan ini yaitu Lie Bok Bio / Lie Chi Sing yang dimana adalah cucu dari pemilik utama perusahaan ini, dengan pengalaman studi bisnis di luar negeri yang memberikan kontribusi yang baik bagi perusahaan dalam menjalankan produksinya.
75
3.2.1.4 Hubungan Aktivitas Bisnis Untuk Strategi Akhir Proses bisnis yang berjalan di dalam perusahaan ini sepenuhnya akan mendukung perusahaan dalam mencapai setiap strategi yang sudah ditargetkan. Proses bisnis yang dijalankan harus sama dengan tujuan yang sudah dibuat oleh PT. JOF METAL sendiri. 3.2.1.5 Struktur Organisasi
Gambar 3.4 Struktur Organisasi Eksekutif Keterangan pada Gambar 3.4 menjelaskan struktur organisasi eksekutif pada PT. JOF METAL yang terdiri dari komisaris pemegang kekuasan tertinggi, direktur yang dibantu oleh sekertaris dan internal audit.
3.2.1.6 Prospek Pasar dan Strategi Kompetitif Industri manufaktur sekarang ini saat berkembang di Indonesia dan juga mengalami kemajuan yang signifikan. Hal ini dikarenakan kondisi di Indonesia sendiri banyak dibangunnya bangunan dalam jangka waktu yang singkat. Dengan berkembangnya di Indonesia ini maka dari situ perusahaan melakukan kegiatan yang dimana menunjang kebutuhan masyarakat, hal itu bisa dibuktikan dengan
76
pesatnya pertumbuhan jumlah industri manufaktur yang beroperasi di berbagai tempat di Indonesia. Bedasarkan hal tersebut PT.JOF METAL mempunyai peluang yang sangat besar untuk meningkatkan bisnis yang berjalan, dimana perusahaan ini sebagai wadah dimana pembangunan terjadi. PT JOF METAL membuat/memproduksi bahan – bahan yang diperlukan dalam
bangunan.
Dengan
meningkatkan
kualitas
produksi,
peningkatan pelayanana terhadap pelanggan, serta melakukan perancanaan strategis yang baik maka diharapkan PT JOF METAL dapat bersaing dengan pesaingnya. 3.2.1.7 Perputaran Bisnis
Gambar 3.5 Perputaran Bisnis Keterangan
pada
gambar
3.5
menjelaskan
bagaimana
perputaran bisnis di PT. JOF METAL. Dimulai dengan pemilihan dari supplier yang dimana dapat dijadikan partner bisnis dan sebagai pemasok bahan baku di perusahaan ini, setelah adanya pemilihan supplier adanya penawaran pembelian dari perusahaan dan supplier memberikan harga dan kualitas yang terbaik. PT JOF METAL akan membeli bahan baku dari supplier sesuai dengan permintaan order
77
dari pelanggan. Setelah supplier mengirim bahan baku, maka perusahaan akan memulai memproduksi dari bahan-bahan yang sudah dikirim. Setelah barang di produksi makan barang tersebut akan dikirim ke pelanggan sesuai dengan permintaan yang diminta. Dan akhirnya barang sudah dijual ke pelanggan.
3.2.1.8 Ringkasan Kapialisasi Ringkasan dari proses dan perbaikan yang ada di perusahaan PT. JOF METAL yaitu memperbaiki setiap masalah yang dialami perusahaan dari bentuk fisik hingga proses bisnis. Bentuk fisik yang dimaksud seperti gedung, penambahan mesin untuk bagian prouduksi, sistem keamanan yang terjaga baik.
3.2.1.9 Strategi Finansial Strategi finansial yang dilakukan oleh PT. JOF METAL yaitu memberikan penawaran yang baik serta harga bersaing baik pelanggan, serta menjaga kualitas barang yang sangat baik sesuai kebutuhan.
3.2.1.10 Ringkasan Status Finansial Sekarang Pendapatan perusahaan sekarang ini bergantung pada penawaran dari pelanggan, dengan memproduksi produk-produk sesuai keinginan pelanggan. Kisaran harga yang ditawarkan bervariasi tergantung bugdet dari pelanggan dan kualitas produk yang diinginkan, dari 100 juta rupiah keatas.
78
3.2.1.11 Hubungan Kemitraan dan Aliansi PT. Jof Metal memiliki rekanan bisnis yang cukup banyak dengan bergerak di bidang yang sama.
79
3.2.1.12 Diagram SwimLane
Gambar 3.6 Swimlane Diagram
80
Keterangan pada gambar 3.6 menjelaskan diagam swimlane pada PT. JOF METAL, di gambar tersebut menjelaskan bagaimana proses bisnis berjalan di perusahaan ini dimulai dari pelanggan yang melakukan permintaan kepada bagian penjualan, dan bagian penjualan mencatat data pelanggan dan menghasikan form pelanggan yang akan disimpan. Proses bisnis ini berlangsung sampai dengan pengiriman barang dan pembayaran kepada supplier, di gambar dijelaskan juga aktor-aktor yang bertanggung jawab atas pekerjaanya.
3.3. Data dan Informasi 3.3.1 Diagram Use Case dan Narasi 3.3.1.1 Use Case Narasi 1. Mendaftar Pelanggan Bagian Penjualan mendaftarkan nama pelanggan, no telpon, alamat, perusahaan, dll sebagai data yang dibutuhkan oleh perusahaan. 2. Membuat Permintaan Penawaran Bagian Penjualan mencatat permintaan penawaran dari pelanggan. 3. Membuat Draft dan Estimati Harga Admin membuat draft dan estimasi harga kepada bagian penjualan sesuai dengan penawaran yang dibuat
81
4. Membuat Sales Order Bagian Penjualan membuat sales order yang berisi penawaran pelanggan, harga, dan total dp yang harus dilunasi. 5. Membuat Surat Pembayaran DP Bagian Keuangan membuat surat pembayaran dp sesuai dengan dp yang dibayar oleh pelanggan. 6. Melakukan Pengecekan Bahan Bagian pembelian melakukan pengecekan bahan-bahan baku kepada bagian gudang 7. Membuat Material List Bagian gudang membuat material list untuk bagian pembelian 8. Membuat Purchase Order Bagian pembelian melakukan pembelian dengan membuat purchase order kepada supplier 9. Membuat SPK Bagian admin membuat surat perintah kerja kepada bagian produksi untuk melakukan produksi sesuai dengan sales order 10. Membuat Surat Jalan Bagian produksi membuat surat jalan untuk mengirim barang kepada pelangga
82
11. Membuat Tagihan Pelunasan Bagian keuangan membuat surat penagihan pelunasan untuk menagih kepada pelanggan yang sudah menerima barang 12. Membuat Surat Pelunasan Bagian
keuangan
membuat
surat
pembayaran jika pembayaran sudah dilunasi.
pelunasan
83
3.3.1.2 Diagram Use Case
Gambar 3. 7 Use Case Diagram Keterangan pada gambar 3.7 menjelaskan mengenai proses bisnis pada PT. JOF METAL yang langsung berhubungan dengan sistem/komputerisasi yang ada. Pada use case pertama bagian penjualan mendaftar pelanggan, membuat permintaan penawaran, dan membuat sales order. Di gambar tersebut memiliki aktor bagian
84
penjualan, admin, bagian keuangan, bagian pembelian, bagian produksi dan bagian gudang yang memiliki pekerjaan masing-masing seperti digambar. Tabel 3.9 Tabel Mendaftar Pelanggan Overview Judul
Mendaftar Pelanggan
Deskripsi
Bagian penjualan pelanggan baru
Aktor
Bagian Penjualan
Kondisi
Pelanggan baru terdaftar
mendaftarkan
Aliran dasar Step 1 : Pelanggan datang kepada bagian penjualan. Step 2 : Bagian penjualan mendaftar pelanggan. Kondisi selanjutnya 1. pelanggan dapat melakukan penawaran kepada bagian penjualan. Tabel 3.10 Tabel Surat Permintaan Penawaran Overview Judul
Membuat Surat Permintaan Penawaran
Deskripsi
Bagian penjualan membuat permintaan penawaran
Aktor
Bagian Penjualan
Kondisi
Surat Permintaan Penawaran tercetak
surat
Aliran dasar Step 1 : Pelanggan yang menawarkan permintaan sesuai kebutuhan pelanggan. Step 2 : Bagian penjualan mencatat penawaran dan membuat surat permintaan penawaran Kondisi selanjutnya 1. pelanggan melakukan penawaran
85
Tabel 3.11 Tabel Sales Order Overview Judul
Membuat sales order
Deskripsi
Bagian penjualan membuat sales order
Aktor
Bagian Penjualan
Kondisi
Sales order tercetak
Aliran dasar Step 1 : Pelanggan menyepakati draft dan estimasi harga yang sudah dicatumkan. Step 2 : Bagian penjualan membuat sales order Kondisi selanjutnya 1. pelanggan membuat janji yang telah disepakati sesuai sales order
Tabel 3.12 Tabel Draft dan Estimasi Harga Overview Judul
Membuat draft dan estimasi harga
Deskripsi
Admin membuat draft dan estimasi harga
Aktor
Admin
Kondisi
Draft dan estimasi harga tercetak
Aliran dasar Step 1 : Bagian penjualan mencetak surat permintaan penawaran untuk admin. Step 2 : Admin membuat draft dan estimasi harga yang sesuai dengan keinginan pelanggan. Kondisi selanjutnya 1. Pelanggan dan bagian penjualan membahas mengenai harga dan kualitas barang yang telah dibuat oleh admin.
86
Tabel 3.13 Tabel Surat Perintah Kerja Overview Judul
Membuat Surat Perintah Kerja
Deskripsi
Admin membuat Surat Perintah Kerja
Aktor
Admin
Kondisi
Surat Perintah Kerja tercetak
Aliran dasar Step 1 : sales order diterima oleh pelanggan dan pelanggan membayar DP. Step 2 : bahan-bahan yang diperlukan tersedia. Step 3 : Admin membuat Surat Perintah Kerja Kondisi selanjutnya 1. barang – barang akan diproduksi oleh bagian produksi
Tabel 3.14 Tabel Surat Pelunasan DP Overview Judul
Membuat Surat Pelunasan DP
Deskripsi
Bagian keuangan pelunasan DP
Aktor
Bagian keuangan
Kondisi
Surat pelunasan DP
Aliran dasar Step 1 : pelanggan menyepakati sales order. Step 2 : pelanggan membayar dp yang sudah ditentukan. Step 3 : bagian keuangan membuat surat pelunasan DP Kondisi selanjutnya 1. pelanggan menerima surat pelunasan dp
membuat
surat
87
Tabel 3.15 Tabel Penagihan Pelunasan Overview Judul
Membuat surat penagihan pelunasan
Deskripsi
Bagian keuangan penagihan pelunasan
Aktor
Bagian keuangan
Kondisi
Surat penagihan pelunasan tercetak
membuat
surat
Aliran dasar Step 1 : bagian keuangan membuat surat penagihan pelunasan. Step 2 : pelanggan melunasi pembayaran Kondisi selanjutnya 1. pelanggan membayar pelunasan pembayaran
Tabel 3.16 Tabel Pelunasan Pembayaran Overview Judul
Membuat surat pelunasan pembayaran
Deskripsi
Bagian keuangan membuat pelunasan pembayaran
Aktor
Bagian keuangan
Kondisi
Surat pelunasan pembayaran tercetak
Aliran dasar Step 1 : pelanggan menerima tagihan pelunasan. Step 2 : pelanggan melunasi pembayaran. Step 3 : bagian keuangan membuat surat pelunasan pembayaran. Kondisi selanjutnya 1. pelanggan menerima surat pelunasan pembayaran
surat
88
Tabel 3.17 Tabel Pengecekan Barang Overview Judul
Melakukan pengecekan barang
Deskripsi
Bagian pembelian pengecekan bahan
Aktor
Bagian Pembelian
Kondisi
Mengecek bahan
melakukan
Aliran dasar Step 1 : bagian pembelian menerima sales order. Step 2 : bagian pembelian mengecek bahan kepada bagian gudang. Kondisi selanjutnya 1. bagian pembelian mendapatkan material list dari bagian gudang
Tabel 3.18 Tabel Purchase Order Overview Judul
Membuat purchase order
Deskripsi
Bagian pembelian membuat purchase order
Aktor
Bagian Pembelian
Kondisi
Purchase order tercetak
Aliran dasar Step 1 : bagian pembelian menerima material list. Step 2 : bagian pembelian membuat purchase order. Kondisi selanjutnya 1. supplier mengirim barang sesuai dengan purchase order.
89
Tabel 3.19 Tabel Material List Overview Judul
Membuat material list
Deskripsi
Bagian gudang membuat purchase order
Aktor
Bagian gudang
Kondisi
Material list tercetak
Aliran dasar Step 1 : bagian pembelian melakukan pengecekan bahan. Step 2 : bagian gudang membuat material list. Kondisi selanjutnya 1. bagian pembelian membuat purchase order terhadap bahan-bahan yang kurang.
Tabel 3.20 Tabel Surat Jalan Overview Judul
Membuat surat jalan
Deskripsi
Bagian produksi membuat surat jalan
Aktor
Bagian produksi
Kondisi
Surat jalan tercetak
Aliran dasar Step 1 : bagian produksi menyelesaikan produksi. Step 2 : bagian produksi membuat surat jalan untuk bagian pengiriman. Kondisi selanjutnya 1. bagian pengiriman mengirim barang kepada pelanggan.
90
3.3.2 Diagram Objek Keadaan Transisi 1. Statecahart Pelanggan
Gambar 3.8 Statechart Pelanggan Keterangan pada gambar 3.8 menjelaskan bagaimana proses pelanggan dalam melakukan sebuah transaksi pada PT. JOF METAL. Dimana pelanggan melakukan penawaran, melakukan order dan bisa melakukan order bekali-kali, lalu pelanggan membayar dp, dan mendapat tagihan pelmbayaran, dan melunasi pembayaran. 2. Statechart Sales Order
Gambar 3.9 Statechart Sales Order
91
Keterangan pada gambar 3.9 menjelaskan bagaimana proses dalam membuat sales order pada pelanggan dan bagian pembelian. 3. Statechart Surat Permintaan Penawaran
Gambar 3.10 Statechart Penerimaan Penawaran Keterangan pada gambar 3.10 menjelaskan bagaimana proses dalam membuat surat permintaan penawaran. 4. Statechart Draft dan Estimasi
Gambar 3.11 Statechart Draft dan Estimasi Keterangan pada gambar 3.11 menjelaskan bagaimana proses dalam membuat draft dan estimasi sesuai permintaan penawaran. 5. Statechart Material List
Gambar 3.12 Statechart Material List Keterangan pada gambar 3.12 menjelaskan bagaimana proses dalam membuat material list.
92
6. Statechart Purchase Order
Gambar 3.13 Statechart purchase order Keterangan pada gambar 3.13 menjelaskan bagaimana proses dalam membuat purchase order. 7. Statechart Barang
Gambar 3.14 Statechart Barang Keterangan pada gambar 3.14 menjelaskan bagaimana proses dalam memilih barang pada PT. JOF METAL. 8. Statechart Bahan Baku
Gambar 3.15 Statechart Bahan Baku Keterangan pada gambar 3.15 menjelaskan bagaimana proses dalam memilih bahan baku untuk PT. JOF METAL. 9. Statechart Supplier
93
Gambar 3.16 Statechart Supplier Keterangan pada gambar 3.16 menjelaskan bagaimana proses dalam pendataan supplier pada PT. JOF METAL. 10. Statechart Invoice
Gambar 3.17 Statechart Invoice Keterangan pada gambar 3.17 menjelaskan bagaimana proses dalam membuat invoice untuk PT. JOF METAL. 11. Statechart Surat Perintah Kerja
Gambar 3.18 Statechart Perintah Kerja Keterangan pada gambar 3.18 menjelaskan bagaimana proses dalam membuat surat perintah kerja.
94
12. Statechart Pengiriman Barang
Gambar 3.19 Statechart Pengiriman Barang Keterangan pada gambar 3.19 menjelaskan bagaimana proses dalam membuat surat pengiriman barang pada pelanggan. 13. Statechart Pembayaran Supplier
Gambar 3.20 Statechart Pembayaran Supplier Keterangan pada gambar 3.20 menjelaskan bagaimana proses dalam melakukan pembayaran kepada supplier. 14. Statechart Tagihan Pelunasan
Gambar 3.21 Statechart Tagihan Pelunasan Keterangan pada gambar 3.21 menjelaskan bagaimana proses dalam membuat tagihan pelunasan kepada pelanggan.
95
3.3.3 Data Model Logikal
Gambar 3.22 Class Diagram
96
Keterangan pada gambar 3.22 menjelaskan proses bisnis yang terjadi pada PT. JOF METAL. Customer / Pelanggan Class Customer adalah class yang berisi data-data customer / pelanggan yang merupakan pelanggan pada PT. JOF METAL. Atribut : ID_customer, nama, alamat, no_telepon
Sales order Class sales order adalah class yang berisi data-data yang ada di dalam sales order. Atribut : ID_SO, ID_customer, tanggal, jumlah_barang, total_harga
Surat Perintah Kerja Class Surat Perintah Kerja adalah class yang berisi tentang barang yang akan diproduksi sesuai sales order dan perintah kerja. Atribut : ID_spk, ID_SO, tanggal , desain_barang
Surat Permintaan Penawaran Class surat permintaan penawaran adalah class yang berisi data-data customer dan penawaran yang diinginkan pelanggan. Atribut : ID_spp, ID_customer, tanggal, jumlah barang
Surat Pelunasan DP Class surat pelunasan DP adalah class yang berisi data-data mengenai sales order dan total yang akan dibayar.
97
Atribut : ID_spdp, ID_SO, tanggal, jumlah barang, total harga. Barang Class barang adalah class yang berisi data-data mengenai barang yang diproduksi. Atribut : ID_barang, jenis_barang, harga_barang.
Draft dan Estimasi Class draft dan estimasi adalah class yang berisi data-data mengenai draft dan estimasi harga yang ditentukan sesuai dengan surat permintaan penawaran. Atribut : ID_de, ID_SPP, tanggal, jumlah barang, total harga.
Tagihan Pelunasan Class tagihan pelunasan adalah class yang berisi data-data total harga yang harus dilunasi pelanggan. Atribut : ID_tp, ID_spdp. Tanggal, jumlah barang, total harga
Bahan Baku Class Bahan baku adalah class yang berisi data-data bahan-bahan yang ada Atribut : id_bahan_baku, id_barang, jenis_bahan_baku, harga_bahan_baku
Material List Class material list adalah class yang berisi data-data bahan-bahan yang ada di gudang. Atribut : id_material_list, id_bahan_baku, jenis_material, harga_material
98
Surat Jalan Class surat jalan adalah class yang berisi data-data surat yang digunakan untuk mengirim barang. Atribut : ID_sj, ID_so, tanggal, jumlah barang, total harga
Pengiriman Barang Class Pengiriman barang adalah class yang berisi data-data dari surat jalan dan barang-barang yang dikirim Atribut : ID_pb, ID_so, tanggal, jumlah barang
Purchase Order Class purchase order adalah class yang berisi data-data bahan yang akan dibeli. Atribut : ID_po, ID_material list, tanggal, jumlah, total harga
Pembayaran Invoice Class pembayaran invoice adalah class yang berisi data-data total pembayaran dari pembelian kepada supplier Atribut : id_ pembayaran_invoice, id_invoice, tanggal, jumlah barang, total harga
Invoice Class Invoice adalah class yang berisi data-data bahan yang dibeli dan harga yang harus dibayar. Atribut : ID_invoice, id_po, tanggal, jumlah_barang, total_harga
99
Supplier Class supplier adalah class yang berisi data-data supplier yang berhubungan dengan perusahaan Atribut : id_supplier, id_po, nama, alamat, no_telepon.
3.3.4 Aktivitas / Kesatuan Matriks
Pembelian
Mendata Supplier
Membeli Barang
Meretur Pembelian Barang
Mencetak Laporan Pembelian
Persediaan
Mendata Barang
Memproduksi Barang
Penjualan
Mendata Pellanggan
Penjualan Barang
Mengirim Barang
Mencetak Laporan Penjualan
Gambar 3.23 Activy
100
Keterangan pada gambar 3.23 menjelaskan proses-proses yang dilakukan pada bagian pembelian, persediaan dan bagian penjualan. Pada bagian pembelian adanya mendata supplier, membeli barang, meretur pembelian barang, dan mencetak laporan pembelian. Pada bagian persediaan adanya mendata barang dan memproduksi barang. Pada penjualan adanya mendata pelanggan, penjualan barang, mengirim barang, dan mencetak laporan penjualan.
Mendaftar Pelanggan
CRUD
Membuat Permintaan Penawaran
Pelunasan Pembayaran
Tagihan Pelunasan
Surat Jalan
Purchase Order
Material List
SuratPerintahKerja
Pembayaran DP
Harga
dan Draft
Penawaran
Supplier
Pelanggan
Estimasi
Tabel 3.21 Activity Matrix
RU
R
RU
Membuat Draft dan Estimasi CRUD Harga Membuat Sales Order
CRUD
Membuat Surat Pembayaran DP
CRUD
R
RU
Melakukan Pengecekan Bahan
CR
Membuat Material List
CRUD
Membuat Purchase Order
R
Membuat Surat Perintah Kerja
CRUD
RU
Membuat Surat Jalan
CRUD
Membuat Tagihan Pelunasan
R
Membuat Surat Pelunasan
R
R
R
CRUD CRUD
Keterangan pada tabel 3.21 menjelaskan hubungan antara class dan proses bisnis pada PT. JOF METAL yang terjadi. Seperti pada tabel C berarti Create yang memiliki arti membuat baru setiap surat-surat, R yang berarti Read yang memiliki arti membaca setiap surat yang ada, U yang berarti
101
Update yang memiliki arti untuk menambahkan atau mengubah dari data yang sudah ada, dan D berarti delete yang berarti untuk menghapus. Penjelasan dari tabel diatas : 1. Pelanggan akan didaftar oleh perusahaan (CRUD), pelanggan membuat permintaan penawaran (R), pelanggan mendapatkan surat pembayaran DP (R), pelangggan mendapatkan penagihan pelunasan (R), dan mendapat surat pelunasan (R) 2. Supplier akan mendapat surat pembelian (purchase order) (R) 3. Pembuatan permintaan penawaran (RU),
dan pembuatan Sales Order
(CRUD) 4. Pembuatan draft dan estimasi harga (CRUD) 5. Pelanggan melakukan pembayaran DP (RU) 6. Pembuatan surat perintah kerja (CRUD), dan surat penagihan pelunasan (R) 7. Pengecekan material list (CRUD), dan pengecekan bahan (CR) 8. Purchase Order sesuai dengan sales order (CRUD) 9. Pembuatan surat jalan (CRUD) 10. Membuat tagihan pelunasan (CRUD) 11. Membut surat pelunasan pembayaran (CRUD)
102
3.4 Sistem dan Aplikasi 3.4.1 Diagram Sistem Komunikasi
Gambar 3.24 Diagram Komunikasi Keterangan pada gambar 3.24 menjelaskan arsitektur jaringan yang dimiliki PT. JOF METAL yang mempunyai jaringan internet yang dilindungi oleh firewall dan disambungkan langsung dengan modem yang terpasang untuk admin. Dari admin jaringan akan disalurkan menggunakan router untuk kepada kepala divisi – divisi yang ada (PT. JOF METAL memliki 4 divisi yang memimpin setiap karyawan).
Arsitektur jaringan yang dimiliki oleh PT. JOF METAL masih sangat sederhana dimana hanya menggunakan LAN yang terdapat di kantor tersebut, jaringan tersebut menghubungkan semua komputer yang berada disana dan tidak memiliki server. Topologi yang digunakan yaitu topologi tree.
103
3.4.2 Diagram Sistem Aliran Data
Gambar 3.25 Diagram nol keterangan pada gambar 2.25 menjelaskan proses bisnis pada PT. JOF METAL secara singkat.
104
Gambar 3.26 Diagram Satu Keterangan pada gambar 3.26 menjelaskan proses bisnis yang lebih rinci dari diagram nol tentang PT. JOF METAL, hubungan antara pelanggan kepada perusahaan dan perusahaan kepada supplier.
105
Pelanggan
Data Pelanggan
Pesanan Barang
1.1 Mendaftar Pelanggan
Pelanggan
1.2 Mencatat Pesanan Penjualan
Pesanan Penjualan
Gambar 3.27 Diagram Rinci 1 Keterangan pada gambar 3.27 menjelaskan lebih rinci dari satu proses bisnis yang terjadi di PT. JOF METAL. Pada diagram tersebut menjelaskan proses bagaimana pelanggan mendaftar dan melakukan penawaran kepada PT. JOF METAL.
Gambar 3.28 Diagram Rinci 2 Keterangan pada gambar 3.28 menjelaskan lebih rinci dari satu proses bisnis yang terjadi di PT. JOF METAL. Pada diagram tersebut menjelaskan proses bagaimana supplier mendaftar dan melakukan transaksi pembelian oleh PT. JOF METAL.
106
3.5 Teknologi dan Infrastruktur 3.5.1 Network Connectivity Diagram
Gambar 3.29 Diagram Hubungan Koneksi Keterangan pada gambar 3.29 menjelaskan hubungan koneksi pada PT. JOF METAL, tertera di gambar adanya internet yang disambugkan pada modem, lalu disambungkan kepada pusat data, yang berisi data-data yang bergambar seperti tabung. Lalu semua disambungkan menggunakan router dan wi-fi untuk setiap komputer yang digunakan. Pada gambar hanya dibuat 6 komputer untuk mewakili setiap komputer yang ada di PT. JOF METAL, dan dari setiap komputer disambungkan kepada printer serta scanner yang tersedia di perusahaan.
107
3.6 Keamanan 3.6.1 Keamanan dan Perencanaan Privasi Dalam menjaga keamanan dalam sebuah aktivitas pada PT. JOF METAL dapat menggunakan beberapa kamera CCTV untuk menjaga serta mengamati setiap kegiatan yang terjadi di perusahaan ini. Dan untuk melindungi data – data penting perusahaan diberikan sebuah pengamanan seperti memasang kata sandi setiap mengakses sistem bagi setiap divisi, agar divisi lain yang tidak berhubungan tidak bisa membukanya. Hal ini dilakukan untuk menjaga kerahasiaan dari pihak – pihak luar yang dimana tidak bertanggung jawab. Selain itu perusahaan harus menggunakan antivirus yang dimana untuk menyaring segala data-data yang masuk bebas dari virus yang bisa merusak kinerja sistem atau server. 3.6.2 Rencana Pemulihan Bencana 3.6.2.1 Aktivasi Pemulihan Bencana Bencana dapat terjadi kapan saja dalam berbagai bentuk, seperti banjir, gempa bumi, dll. Hal – hal tersebut bisa terjadi karena alam dan struktur bumi. Bencana lain yang bisa disebabkan oleh manusia sendiri seperti kebakaran, infeksi virus, kehilangan data dan jaringan yang sudah ada. Untuk mencegah dari hal-hal tersebut diperlukan adanya pencegahan yang sesuai dengan bencana yang ada. Seperti adanya penggunaan data back-up untuk data-data bila hilang ada cadangan.
108
3.6.2.2 Pemulihan Peran dan Tanggung Jawab Pemulihan peran dan tanggun jawab bertujuan untuk dapat memberikan proteksi terhadap aset-aset penting perusahaan. Dalam hal ini PT. JOF METAL mengadakan manajemen terhadap proteksi fasilitas-fasilitas yang ada saat ini dengan : 1. Melindungi perusahaan dari dampak banjir yang melanda jakarta saat ini, dengan menaikan lokasi dari jalan raya serta menaikan barang-barang yang mudah terkena banjir bila bencana terjadi. 2. Melindungi perusaahaan dari dampak kebakaran dengan membuat jaringan listrik yang baik, menjaga karyawan dari penggunaan rokok agar sesuai pada tempatnya dan melakukan latihan evakuasi kebakaran. 3. Melindungi perusahaan dari akses-akses pada perusahaan dari orang-orang yang berusaha menjatuhkan perusahaan.
3.6.2.3 Prosedur Pemulihan Dalam pemulihan juga memiliki prosedur – prosedur yang dapat memberikan keoptimalan. Untuk antisipasi dengan melakukan indentifikasi masalah-masalah serius yang dapat menganggu kinerja perusahaan, melakukan sistem back-up untuk mencegah data-data yang rusak atau hilang.
109
3.7 Standar 3.7.1 Perkiraan Teknologi Berikut beberapa teknologi dimasing-masing bagian yang mendukung proses bisnis perusahaan dalam mencapai visi dan misi perusahaan yaitu Tabel 3.22 Area Perkiraan Technology Forecast Forecast Area
jumlah Short Term (12 Bulan)
Mid Term
Long Term
(12-24 Bulan)
(2-3 Tahun)
HanyaUpdate
HanyaUpdate
Software Operating System
Windows XP 30
serverpack 3 Microsoft Office
Office
30
2003
HanyaUpdate
HanyaUpdate
AntiVirus
30
Karspersky 2012
Karspersky 2013
Karspersky 2014
Vga Internal
Mengganti Bagian yang
Mengganti Bagian
256Mb, Dvd-Rw
rusak
yang rusak
Hardware Komputerdengan Processor Pentium Dual Core 1,96GHZ, Ram 2014 Mb, Desktop PC
30
110
Samsung, Hardisk Seagate 380 Gb, dengan monitor LCD Lg-flattron Mengganti Bagian yang Laptop
1
Acer X3 netbook rusak
Mengganti Bagian yang rusak Pemilik bisa
Ingin terintegerasi setiap
melihat data secara
Connection 1
Switch 8 Port
bagian
realtime
Modem
Telkom Speedy
Tidak ada
Tidak ada
1
HP laserjet Printer
4
P1006
Tidak ada
Tidak ada
Scanner
2
Epson LX-300
Tidak ada
Tidak ada
Keterangan pada tabel 3.22 menjelaskan penggunaan fisik terhadap teknologi di PT. JOF METAL, dijelaskan apa aja saja yang dimiliki oleh perusahaan tersebut. 3.8 Tenaga Kerja 3.8.1 Perencanaan Tenaga Kerja Para pekerja serta eksekutif yang berada di perusahaan ini berusaha kerja
untuk bekerja sesuai pekerjaan yang sudah ditentukan guna untuk
meningkatkan mutu kualitas dari perusahaan PT. JOF METAL. Dalam
111
meningkatkan kinerja tersebut diperlukan strategi – strategi yang dapat membuat lebih efektif dan efisien serta hasil yang memuaskan. 3.8.1.1 Uraian Perencanaan Tenaga Kerja Para tenagakerja di perusahaan PT. JOF METAL melakukan beberapa pelatihan sesuai tugas masing-masing dalam waktu 4 bulan sekali atau 6 bulan sekali agar dapat meningkatkan knerja dari masing-masing tenagakerja di perusahaan PT. JOF METAL. 3.8.1.2 Manajemen Tingkat Kompetensi •
Divisi Administrasi dan Keuangan :Bertanggung jawab atas proses keuangan, pajak dan pembelian ke supplier
•
Divisi Produksi :Bertanggung jawab atas produksi sebuah bahan baku menjadi bahan jadi sesuai keperluan pelanggandan bertanggung jawab atas bahan – bahan yang diterima dari supplier
•
Divisi Pemasaran :Bertanggung jawab atas penjualan serta pemasaran kepada perusahaan lain
•
Divisi
Personalia
:Bertanggung jawab atas kinerja
karyawan dan pengerjaan 3.8.1.3 Kompetensi SDM Para tenaga kerja memiliki kelebihan sendiri di bidangnya masing-masing, contohnya para pekerja dapat melakukan tugas yang telah diberikan oleh pihak-pihak eksekutif di perusahaan. Dan para pekerja juga memiliki kelemahan, akan tetapi kelemahan masing-
112
masing pekerja berbeda-beda, contohnya tidak mempunyai inisiatif untuk berinovasi jadi tidak bisa berkembang dengan baik. 3.8.1.4 Pelatihan dan Pembelajaran Dalam rangka
meningkatkan
kinerja
para pekerja
di
perusahaan PT. JOF METAL, PT .JOF METAL sering mengadakan pelatihan atau kursus untuk para pekerja pada bidang-bidang tertentu agar para pekerja dapat melakukan pekerjaannya dengan maksimal dan jauh lebih baik dari sebelumnya. 3.8.2 Struktur Organisasi
Gambar 3.30 Struktur Organisasi 1. Komisaris •
Menetapkan tujuan, sasaran dan kebijakan mutu yang telah ditetapkan
•
Mengawasi setiap perkembangan dan pekerjaan dari perusahaan
•
Mengevaluasi perusahaan
•
Pemegang kekuasaan tertinggi
113
•
Meningkatkam
hubungan
antara
perusahaan
dan
lingkungan sosial 2. Direktur •
Memimpin perusahaan agar sejalan dengan visi dan misi
•
Membuat kebijakan – kebijakan terhadap karyawan
•
Menetapkan dan mengawasi tugas dari kepala bagian dan karyawan
•
Pengambilan keputusan tertinggi
•
Menyampaikan laporan terhadap kinerja perusahaan
3. Sekretaris •
Membantu kinerja direktur
•
Membuat jadwal pertemuan antara perusahaan dengan pelanggan
•
Mengatur jadwal direktur
4. Internal Audit •
Bertanggung jawab atas keuangan akhir perusahaan
•
Membantu kinerja direktur
5. Divisi Administrasi dan Keuangan •
Bertanggung jawab atas proses keuangan, pajak dan pembelian ke supplier
6. Bagian Keuangan •
Mengatur keuangan dari pembelian terhadap supplier
•
Mengatur keuangan dari penjualan terhadap pelanggan
7. Bagian Akuntasi Pajak dan Asuransi •
Mengatur pajak dari perusahaan
114
•
Mengatur asuransi setiap karyawan di perusahaan
8. Bagian Pembelian •
Mengatur pembelian kepada supplier
•
Membantu mengecek bahan yang tersedia di pabrik
9. Divisi Produksi •
Bertanggung
jawab atas produksi sebuah bahan baku
menjadi bahan jadi sesuai keperluan pelanggan •
Bertanggung jawab atas bahan – bahan yang diterima dari supplier
10. Bagian Pabrikasi •
Mengatur mesin – mesin jika mengalami kerusakan
•
Menjaga pabrik agar bekerja sesuai ketentuan
•
Menerima bahan – bahan baku dari supplier
11. Bagian Sarana Pabrikasi •
Mengatur penempatan mesin
•
Membantu pekerjaan produksi
•
Mengatur pembelian mesin
12. Bagian Produksi •
Mengatur produksi di perusahaan
•
Mengatur mesin – mesin produksi
13. Divisi Pemasaran •
Bertanggung jawab atas penjualan serta pemasaran kepada perusahaan lain
14. Bagian Penjualan •
Mengatur setiap transaksi dengan pelanggan
115
•
Mengatur penawaran dari pelanggan
15. Bagian Pengembangan Pasar •
Mengatur pengembangan dari penjualan di perusahaan
•
Mengembangkan pangsa pasar
16. Divisi Personalia dan Umum •
Bertanggung jawab atas kinerja karyawan
•
Bertanggung jawab atas pengerjaan
17. Bagian Personalia •
Mengatur adanya penerimaan karyawan
•
Mengatur human resources di perusahaan
18. Bagian Umum •
Mengatur kinerja karyawan
•
Mengatur bagian – bagian umum di perusahaan
3.8.3 Alternatif pemecahan masalah Alternatif pemecahan masalah yang tepat pada PT. JOF METAL sebagai berikut : 1. Untuk menunjang bisnis pada PT. JOF METAL menjadi berkembang dan memberikan keuntungan dibuatlah sebuah sistem informasi yang dirancang sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan kinerja dari proses bisnis. Sistem informasi yang dibuat agar beguna untuk memberika ndata-data yang benar dan dapat terintegrasi antar divisi, dan juga para eksekutif dapat mampu mengambil keputusan yang tepat.
116
2. Merancang sebuah strategi yang tepat untuk mengembangkan perusahaan dari waktu jangka pendek maupun jangka panjang, strategi tersebut dibuat agar perusahaan dapat berjalan sesuai dengan visi dan misi. 3. Memberikan penawaran serta pelayanan yang optimal kepada pelanggan.
