BAB 3 ANALIS IS S IS TEM YANG S EDANG BERJALAN
3.1 Tentang Perusahaan Berikut ini adalah data tentang perusahaan PT LION BROTHER. 3.1.1 Sejarah Perusahaan PT LION BROTHER adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang otomotif yaitu dealer sepeda motor. PT LION BROTHER berdiri pada tahun 1996 dengan
lokasi pusat di Jl. M esjid Raya No 97 M akassar, Sulawesi
Selatan. Dengan dukungan sebanyak 32 orang baik di pusat maupun di cabang, transaksi yang ada dalam perusahaan ini dibagi dalam 2 bagian besar yaitu penjualan unit sepeda motor dan bengkel sepeda motor. Adapun komponen bisnis PT LION BROTHER yang menggambarkan hubungan main dealer, perusahaan, dan konsumen yaitu: M ain Dealer
PT LION BROTHER
Konsumen
Gambar 3.1 Komponen Bisnis PT LION BROTHER
3.1.2 Tujuan Perusahaan Adapun tujuan dari PT LION BROTHER adalah: a. M enjadi dealer terbaik dalam dunia bisnis yang dikelola dan memberikan pelayanan kepada konsumen dengan standar dari ATPM . b. M emberikan pelayanan yang terbaik untuk memuaskan konsumen. 66
67 c. M emberikan pelayanan yang menguntungkan bagi konsumen dengan sebuah sistem pelayanan eksklusif. d. M engembangkan dan meningkatkan kesatuan sumber daya manusia.
3.1.3 Kegiatan Bisnis Perusahaan Kegiatan bisnis yang dijalankan oleh PT LION BROTHER bergerak dalam bidang otomotif yaitu dealer resmi 3S (Sales, Service, and Spart Part) merek Suzuki. Bisnis yang dijalankan yaitu penjualan sepeda motor, perawatan sepeda motor dan penjualan retail spart part. Ruang lingkup dalam skripsi ini adalah bisnis PT LION BROTHER yang menjual sepeda motor.
3.1.4 S truktur Organisasi Struktur organisasi dalam suatu organisasi mempunyai peranan yang penting dalam menjalankan aktivitas sehari-hari. Struktur organisasi ini haruslah fleksibel sehingga dapat diubah-ubah untuk memenuhi perubahanperubahan kebutuhan lingkungan dimana perusahaan beroperasi. Dengan adanya struktur organisasi maka dalam perusahaan terdapat pembagian tugas yang jelas.
68
69 Gambar 3.2 S truktur Organisasi PT LION BROTHER 3.1.5 Tugas dan Wewenang Adapun tugas dan tanggung jawab dari masing-masing bagian sebagai berikut: 1. Direktur Utama Tugas dan tanggung jawab seorang Direktur Utama adalah: Permodalan Perusahaan secara penuh a. Bertanggung jawab atas tercapainya tujuan perusahaan secara keseluruhan. b. M embuat rencana dan keputusan untuk kegiatan operasional dan mengenai perkembangan perusahaan serta kemungkinan perluasan atau pengembangan. c. M enilai dan menyetujui serta merekomendasikan semua kegiatan divisi. d. M engesahkan laporan keuangan setiap akhir tahun 2. M anager Pembukuan dan Keuangan Tugas dan tanggung jawab seorang Divisi Pembukuan dan Keuangan adalah: a. Bertanggung jawab terhadap Direktur Utama. b. M engawasi dan memeriksa faktur-faktur yang telah jatuh tempo. c. M embuat dokumentasi yang rapi dan teratur dengan menyusun sistem pengarsipan yang baik atas bukti-bukti transaksi dan laporan-laporan tertulis mengenai jalannya pekerjaan.
70
3.
M anager Penjualan Cabang Tugas dan tanggung jawab seorang M anager Penjualan Cabang adalah a. Bertanggung jawab terhadap Direktur Utama. b. M enetapkan tujuan dan sasaran jalannya operasional perusahaan dan strategi penjualan kepada konsumen. c. M enganalisa laporan yang dibuat oleh bawahannya. d. M engomptimalkan
kerja
staff
dan
administrasi
di
bawah
wewenangnya untuk mencapai tujuan perusahaan. e. M emberikan pelayanan yang prima kepada setiap konsumen 4.
M anager Gudang Tugas dan tanggung jawab seorang M anager Gudang adalah: a. Bertanggung jawab terhadap Direktur Utama. b. M emesan stok ke main dealer bila diperlukan dengan persetujuan dari direktur utama. c. M engawasi persediaan barang secara fisik di gudang. d. Bertanggung jawab dalam penerimaan dan pengeluaran barang. e. M enyiapkan kendaraan yang akan dibagikan ke setiap cabang
5.
M anager Service Cabang a. M emonitor dan mengontrol, dan bertanggung jawab atas semua pekerjaan service yang ditangani perusahaan. b. M embuat keputusan untuk mengatasi masalah yang berkaitan dengan kegiatan service yang sedang dikerjakan. c. M enerima laporan kerusakan dari pelanggan.
71
6.
Staff Pembukuan a. Bertanggung jawab kepada manager pembukuan dan keuangan b. Bekerja menurut arahan dari manajer pembukuan dan keuangan c. M erapikan dan mengolah pembukuan dengan baik
7.
Staff Keuangan a. M enerapkan kebijaksanaan pelaksanaan penggunaan uang perusahaan. b. M elakukan kegiatan operasional di bidang keuangan, memeriksa setiap laporan keuangan perusahaan. c. M enyusun laporan pertanggung-jawaban biaya tiap bulan dan akhir tahun.
8.
Staff Penjualan a. M embuat laporan penjualan yang diserahkan kepada manajer penjualan cabang b. Bertanggung jawab kepada manajer penjualan cabang c. M engatur dan bertanggung jawab dalam pengiriman unit sepeda motor kepada konsumen. d. M elayani pemesanan yang dilakukan oleh konsumen.
9.
Staff Pengiriman a. M engirim sepeda motor pesanan konsumen b. M emastikan kondisi sepeda motor yang diterima konsumen dalam keadaan baik.
72 10. Administrasi Penjualan a. M embuat surat jalan, kwitansi dan perlengkapan data administrasi penjualan b. M enerima pembayaran dari konsumen atas transaksi penjualan. c. M embuatkan permohonan faktur dan penyelesaian pengurusan STNK dan BPKB kendaraan bermotor. 11. Teknisi a. M elayani perawatan setiap kendaraan yang masuk ke bengkel b. M elayani konsumen dengan professional c. M enjaga kebersihan dan kerapihan dari suasana di bengkel. d. Bertanggung jawab kepada manajer service cabang 12. Administrasi Service a. M enerima pembayaran dari konsumen yang melakukan service b. M elayani pendataan data konsumen dan kendaraan yang akan disservice c. Bertanggung jawab kepada manajer service cabang. 13. Staff Penerimaan dan Pemeriksaan Kendaraan Bermotor a. Bertanggung jawab kepada manajer gudang b. M emeriksa kondisi kendaraan yang diterima dari main dealer. c. M enata dengan rapi sepeda motor yang ada di gudang.
3.2 Gambaran S istem Berikut ini adalah gambaran sistem yang berjalan pada PT LION BROTHER
73 3.2.1 Data Flow Diagram Berikut ini adalah Data Flow Diagram dari sistem yang sedang berjalan di PT LION BROTHER.
3.2.1.1 Konteks Diagram Sistem Berjalan Gambar di bawah ini adalah gambar diagram konteks sistem pembelian, persediaan dan penjualan pada PT LION BROTHER.
Gambar 3.3 Diagram Konteks Pada PT LION BROTHER
74
3.2.2 Prosedur yang Sedang Berjalan Berikut ini adalah prosedur-prosedur yang berjalan dalam kegiatan transaksi pada PT LION BROTHER.
3.2.2.1 Prosedur Pembelian Prosedur Pembelian yang diterapkan pada PT LION BROTHER adalah sebagai berikut: 1. Prosedur pemesanan dari cabang dimulai dengan dikeluarkannya surat pemesanan kendaraan bermotor dari cabang ke bagian gudang. Surat terdiri dari dua rangkap. a. Rangkap pertama diserahkan ke bagian gudang. b. Rangkap kedua diarsipkan di cabang. 2. Ketika surat pemesanan kendaraan bermotor dari cabang sampai di gudang maka bagian gudang akan mengecek stok kendaraan bermotor yang tersedia di gudang. Proses pengecekan kendaraan bermotor terdiri dari: a. Jika kendaraan bermotor yang dipesan cabang masih mempunyai stok di gudang, maka bagian gudang akan segera mengirimkan kendaraan bermotor sesuai dengan pemesanan cabang. b. Jika kendaraan bermotor yang dipesan dari cabang sudah tidak memiliki stok di gudang, maka bagian gudang akan menerbitkan surat pemesanan kendaraan bermotor ke main dealer. Surat pemesanan kendaraan bermotor terdiri dari tiga rangkap.
75 c. Rangkap pertama dikirimkan ke main dealer. d. Rangkap kedua dan surat jalan dari main dealer diserahkan ke bagian pembukuan dan keuangan. e. Rangkap ketiga diarsipkan di gudang.
Gambar 3.4 Diagram Alir Pembelian Kendaraan bermotor
76 3.2.2.2 Prosedur Persediaan Prosedur persediaan yang diterapkan pada PT LION BROTHER adalah sebagai berikut: 1. Prosedur persediaan dari cabang a. Persediaan di cabang dimulai dengan datangnya kendaraan bermotor dari bagian gudang. b. Kendaraan bermotor tersebut dicek jumlahnya dan disesuaikan dengan nomor fisik kendaraan serta warna kendaraannya. c. Jika terdapat ketidaksamaan atau kerusakan bagian cabang membuat surat penggantian barang ke bagian gudang. 2. Prosedur persediaan dari gudang a. Persediaan di gudang dimulai dengan datangnya kendaraan bermotor dari main dealer. b. Kendaraan bermotor tersebut dicek jumlahnya dan disesuaikan dengan nomor fisik kendaraan serta warna kendaraannya. c. Jika terdapat ketidaksamaan atau kerusakan bagian cabang membuat surat penggantian barang ke bagian gudang. 3. Jika jumlah stok kendaraan bermotor di cabang habis atau tidak tersedia, cabang akan membuat SPB ke bagian gudang. 4. Jika stok di gudang habis atau tidak tersedia, maka bagian gudang akan membuat Surat Pengajuan Pembelian dan diserahkan ke direktur untuk meminta persetujuan pemesanan kendaraan ke main dealer
77 Pers ediaan Barang Cabang
Gudang
M ain Dealer
Me nerima Kendara an dari Gud ang
Menerim a Kendaraan dari MD
2
Ce k Kuantitas & Ku alitas
Kirim ke Gudang
Cek Kuan titas & Kualit as
Selesai
Ya
Ok?
Ya
Ok?
Tidak
T idak Sele sai
Selesai SPP
SPB
2
1
1
Cek Stok
Ada ?
Ya
Tidak
SPP
Kirim ke Ca bang
2
Selesa i
Gambar 3.5 Diagram Alir Persediaan Kendaraan bermotor
78 3.2.2.3 Prosedur Penjualan Prosedur penjualan yang diterapkan pada PT LION BROTHER adalah sebagai berikut: 1. Prosedur penjualan dimulai dengan datangnya konsumen ke showroom. Penjualan terdapat dua jenis cash dan kredit. 2. Jika konsumen membeli dengan cash maka transaksi akan langsung dianggap selesai dengan dikeluarkannya surat jalan dan bukti transaksi berupa kwitansi dari cabang. 3. Jika konsumen membeli secara kredit maka konsumen akan melalui suatu proses survei. Dimana dalam proses survei data-data konsumen akan didata oleh bagian survei. Setelah proses survei kemudian data dari bagian survei akan dianalisa oleh bagian analisa kredit. Apabila aplikasi kredit disetujui maka akan dikeluarkan surat perintah pengiriman disertai dengan surat jalan dan bukti transaksi berupa kwitansi DP sebagai bukti penerimaan pembayaran pertama. Besaran DP tergantung dari kesanggupan konsumen.
79
Gambar 3.6 Diagram Alir Penjualan Kendaraan bermotor
3.3 Analisis Kebutuhan Informasi Berdasarkan wawancara dan analisis transaksi pembelian, persediaan, dan penjualan PT LION BROTHER, data yang dibutuhkan perusahaan antara lain :
80 Nama Entitas M asterSupplier
Deskripsi Pemasok Sepeda motor yang melakukan kerjasama dengan PT LION BROTHER
M asterPerusahaan
Berisi data profil perusahaan
M asterCabang
Berisi informasi cabang yang dimiliki PT LION BROTHER
M asterPegawai
Berisi data pegawai yang bekerja pada PT LION BROTHER
DataKonsumen
Organisasi / individu yang melakukan pembelian sepeda motor melalui PT LION BROTHER
M asterUnitKendaraan
M erupakan data umum dari sepeda motor
Pembelian
Berisi data transaksi pembelian PT LION BROTHER
StokUnit
Berisi data persediaan unit PT LION BROTHER
Penjualan
Berisi data transaksi penjualan PT LION BROTHER
Piutang
Berisi data piutang perusahaan baik itu dari pihak leasing, maupun konsumen
Stnk_Bpkb
Berisi informasi dan Biaya Surat tanda nomor kendaraan bermotor dan buku pemilik kendaraan bermotor
Retur_Pembelian
Berisi data transaksi pengembalian pembelian unit sepeda motor ke supplier
Retur_Penjualan
Berisi data transaksi pengembalian penjualan unit dari konsumen
Utang
Berisi data transaksi pembayaran utang ke supplier
M asterLease
Berisi data rekanan leasing dealer
DataSurvey
Berisi keterangan data hasil survey lapangan
DataKontrakKredit
Berisi detail pengajuan kredit dan kendaraan yang dikreditkan
DataKontrakAngsuran
Berisi detail angsuran dari pengajuan kredit yang telah disetujui
DataKontrakAsuransi
Berisi detail asuransi yang digunakan dalam kerjasama kredit
Tabel 3.1 Analisis Kebutuhan PT LION BROTHER
81 3.4 Permasalahan yang Dihadapi Setelah melihat sistem yang ada dan masukan dari wawancara yang telah dilakukan, maka didapatkan point-point masalah yang dihadapi oleh PT LION BROTHER sebagai berikut: 1. Pengelolaan
dan
pencarian
data pembelian,
persediaan
dan
penjualan
memerlukan waktu yang lama. Karena berkas dan file disimpan secara terpisah dan belum terintegrasi. 2. Pada sistem yang lama sudah terkomputerisasi, namun masih ada kegiatan transaksi yang dicatat secara manual yang rentan terhadap human error. 3. Laporan-laporan keuangan masih dicatat secara manual. 4. Keterlambatan
dan
kesulitan
dalam
membuat
dan
menerima laporan
pembelian,,laporan penjualan, laporan pembayaran piutang dan persediaan kendaraan bermotor yang akurat hingga akhir bulan sehingga menghambat strategi untuk bulan berikutnya. 5. Pengadaan informasi tentang persediaan kendaraan bermotor yang kurang akurat. Informasi persediaan kendaraan bermotor belum terkoordinasi dengan baik sehingga apabila persediaan kendaraan bermotor habis sebelum data diperbarui akan terjadi penundaan transaksi yang menimbulkan kerugian bagi perusahaan.
82 3.5 Usulan Pemecahan Masalah M elihat berbagai masalah yang dihadapi oleh perusahaan sekarang ini, maka diusulkan pemecahan masalah sebagai berikut: 1. M erancang sistem basis data baru untuk mengelola data pembelian, persediaan dan penjualan serta keuangan secara terkomputerisasi dan mengurangi pencatatan secara manual 2. M embuat aplikasi basis data yang berhubungan dengan perubahan jumlah stok kendaraan bermotor yang terintegrasi sehingga dapat memenuhi kebutuhan data yang sebelumnya tersebar di beberapa sistem informasi pada perusahaan. 3. M erancang sistem yang mampu mengintegrasikan sistem pembelian, persediaan dan penjualan.
