BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN
3.1 Tentang Perusahaan Berikut adalah informasi tentang perusahaan dan sistem yang berjalan didalamnya 3.1.1 Sejarah Perusahaan PT. Batavia Cyclindo Industry adalah perusahaan yang didirikan pada tahun 1992, perusahaan ini memiliki wilayah pabrik seluas 36000 meter persegi
yang
berlokasikan di tangerang jawa barat dengan estimasi waktu 30 menit dari Jakarta, merupakan perusahaan pertama di Indonesia yang memiliki produksi secara terintegrasi (integrated production) yang diproses dalam 1 pabrik, mulai dari tabung alumunium, pengelasan almunium, pelapisan Velg hingga barang jadi yang siap di jual. PT. Batavia Cyclindo Industry bergerak di bidang velg bermutu tinggi dengan desain yang bervariasi dan tahan air, kuat dan berkualitas. Produksi utama dari PT. Batavia Cyclindo Industry adalah: • Aluminium based materials processing • Aluminium Heat Treatment for optimum strength • Aluminium Profile Extrusion • Aluminium Welding • Aluminium Structural Frame Construction including Vehicle parts • Alloy metal casting including Motorcycle wheels and parts
82
83
PT. Batavia Cyclindo Industry bekerja sama dengan PT. Primacorr Mandiri dan PT. Cartonindus sumberjaya sebagai supplier kertas, karton, boardbox, dsb. PT. International paint sebagai supplier cat, PT. Sumber mas alam pertiwi dan PT. Air product indonesia sebagai pemasok gas, oli, dan berbagai bahan kimia kebutuhan perusahaan, serta PT. hidro sebagai supplier bahan baku utama aluminium.
3.1.2 Tujuan Perusahaan Tujuan yang dimiliki oleh PT Batavia Cyclindo Industry adalah sebagai berikut: 1. Untuk mencari laba. 2. Memberikan pelayanan yang baik kepada pelanggan. 3. Memberikan produk yang berkualitas kepada pelanggan. 4. Menjaga kepuasan pelanggan. 5. Selalu memperbaiki sistem yang sedang berjalan. 6. Menjaga erat hubungan pelanggan dengan perusahaan.
Visi PT. Batavia Cyclindo Industry adalah Menjadikan PT. Batavia Cyclindo Industry sebagai pioner yang terpercaya dan terbesar dalam pembuatan produk buatan Indonesia terutama dibidang Velg.
Misi PT. Batavia Cyclindo Industry adalah melayani segenap konsumen baik dikalangan kecil hingga menengah maupun besar. Berusaha membantu untuk memberikan kenyamanan pelanggan dengan menyediakan berbagai macam produk velg.
84
Dengan memproduksi velg asli buatan indonesia dengan kualitas yang menyaingi velg import.
3.1.3 Kegiatan Bisnis Perusahaan Kegiatan bisnis PT Batavia Cyclindo Industry mengolah bahan mentah menjadi barang jadi yang akan dijual. Pengolahan bahan mentah yang berupa alumunium diolah menjadi velg. Contoh velg yang dibuat adalah velg untuk motor Yamaha, Honda, dan lain-lain yang memiliki diameter dan type yang berbeda. Setelah terjadi kesepakatan antara pihak perusahaan dengan calon pembeli, maka produk akan diproduksi dan dikirimkan kepada pembeli yang memesan produk tersebut sesuai dengan pesanan, baik untuk reseler, export/import, maupun untuk kepentingan – kepentingan lainnya. Pembayaran atas produk yang dibeli dapat dilakukan secara tunai maupun kredit dengan jangka waktu tertentu yang telah disepakati 3.1.4 Struktur Perusahaan Berikut ini adalah struktur perusahaan dari PT. Batavia Cyclindo Industry
Gambar 3.1 Struktur Perusahaan
85
3.1.5 Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab Tugas dan tanggung jawab dari masing-masing dalam struktur organisasi: 1. Komisaris Tugas-tugasnya antara lain: a. Melakukan pengawasan atas jalannya usaha PT dan memberikan nasihat kepada direktur. b. dalam melakukan tugas, dewan direksi berdasarkan kepada kepentingan PT dan sesuai dengan maksud dan tujuan PT. c. komisaris dapat diamanatkan dalam anggaran dasar untuk melaksanakan tugas-tugas tertentu direktur, apabila direktur berhalangan atau dalam keadaan tertentu.
2. Direktur Tugas-tugasnya antara lain: a. Melaksanakan tugas yang berhubungan dengan perusahaan dalam mencapai maksud dan tujuannya. b. Menentukan kebijakan-kebijakan bagi perusahaan. c. Mengawasi pekerjaan General Manager. d. Menyusun perencanaan jangka panjang dan jangka pendek perusahaan secara keseluruhan.
86
3. Manager Keuangan Tugas-tugasnya antara lain: a. Melakukan pengawasan terhadap keseluruhan divisi kasir, pembukuan dan gudang b. Meminta pertanggungjawaban atas pekerjaan yang dilakukan tiap divisi. c. Menangani permasalahan yang mungkin timbul saat aktifitas perusahaan berjalan. d. Mengatur agar keteraturan dan kenyamanan lingkungan kerja dapat terjaga dengan baik.
4. Manager Produksi Tugas-tugasnya antara lain: a. Melakukan pengawasan terhadap keseluruhan produksi barang dalam perusahaan. b. Meminta pertanggungjawaban atas pekerjaan yang dilakukan tiap divisi. c. Menangani permasalahan yang mungkin timbul saat aktifitas perusahaan berjalan. d. Mengatur agar keteraturan dan kenyamanan lingkungan kerja dapat terjaga dengan baik.
87
5. Manager Perdagangan Tugas-tugasnya antara lain: a. Melakukan pengawasan terhadap penjualan produk dan pembelian bahan baku. b. Meminta pertanggungjawaban atas pekerjaan yang dilakukan tiap divisi dibawah naungannya. c. Menangani permasalahan yang mungkin timbul saat aktifitas perusahaan berjalan. d. Mengatur agar keteraturan dan kenyamanan lingkungan kerja dapat terjaga dengan baik.
6. Accounting Tugas-tugasnya antara lain: a. Mencatat data utang dan piutang b. Membuat jurnal atau pembukuan c. Mengawasi pembayaran piutang dan melaksanakan pembayaran utang
7. Gudang Tugas-tugasnya antara lain: a. Bertanggung jawab mengawasi persediaan barang di gudang. b. Bertanggung jawab mengawasi keluar masuk barang di gudang. c. Bertugas memberitahu bagian purchasing ketika stock di gudang sudah mencapai minimum.
88
8. Bagian Produksi Tugas-tugasnya antara lain: a. Melaksanakan proses produksi b. Bertanggung jawab atas hasil produksi
9. Bagian Quality Control Tugas-tugasnya antara lain: a. Mengawasi kualiatas setiap produk agar sesuai dengan standar perusahaan.
10. Purchasing Tugas-tugasnya antara lain: a. Bertanggung jawab terhadap pemesanan barang kepada supplier.
11. Sales Tugas-tugasnya antara lain: a. Bertanggung jawab mengantar barang kepada customer.
3.2 Gambaran Sistem 3.2.1 Data Flow Diagram Untuk memudahkan penggambaran secara umum sistem yang sedang berjalan pada PT. Batavia Cyclindo Industry, kami menggunakan diagram aliran data atau data
89
flow diagram (DFD). DFD yang kami buat terdiri dari Diagram Konteks dan Diagram Nol.
3.2.1.1 Diagram Konteks Diagram konteks menggambarkan aliran data yang terjadi di dalam sistem secara garis besar. Berikut ini adalah gambar diagram konteks dari sistem yang sedang berjalan pada PT. Batavia Cyclindo Industry. Purchase order pelanggan
Penjualan
Pelanggan
Invoice
SO
Pembayaran Piutang Bukti Pembayaran Piutang
Pembayaran Piutang
Gudang
SO
Accounting
Bukti Pembayaran Piutang
Produk
Purchase order pelanggan Bukti pembayaran Utang Faktur
Produksi Sistem pembelian, penjualan , dan persediaan PT. Batavia cycleindo
Purchase
Bukti Pembayaran Utang Faktur
Laporan Utang Laporan Penjualan Laporan Pembelian Laporan Piutang PO
Supplier
Purchase
Direktur
PO
Produksi Produk
Pembelian
Produksi
Gambar 3.2 Diagram Konteks Sistem yang Berjalan
90
3.2.1.2 Diagram Nol Diagram nol merupakan penjabaran proses-proses utama yang ada pada sistem yang sedang berjalan pada PT. Batavia Cyclindo Industry. Berikut ini adalah gambar diagram nol dari sistem yang sedang berjalan pada PT. Batavia Cyclindo Industry.
91 Produksi
Produk
Pelanggan
Produksi
Penjualan
Pencatatan Produksi
Purchase order pelanggan
Bahan Baku
SO Produk
Pencatatan Penjualan
Purchase order pelanggan
Produk
Produksi
Gudang
SO
Pembelian
Invoice Purchase Purchase PO
Pencatatan Pembelian
Supplier
PO Faktur
Supplier
PO
Faktur Pelanggan Accounting
SO
Bukti pembayaran piutang
Pembayaran piutang
Bukti Pembayaran utang
Pencatatan Pembayaran
Pembayaran Piutang Bukti Pembayaran piutang
Piutang
Bukti Pembayaran Utang
Utang
Membuat Laporan
Laporan pembelian Laporan penjualan
Laporan Utang
Laporan Piutang
Direktur
Gambar 3.3 Diagram Nol Sistem yang Berjalan
92
3.2.2 Prosedur Dalam System Berikut ini adalah prosedur dari sistem yang sedang berjalan dalam perusahaan 3.2.2.1 Prosedur Pembelian Prosedur pembelian dimulai dengan manager
melakukan purchasing
request kepada bagian pembelian, bagian pembelian akan mengeluarkan purchase order (PO) untuk memesan barang kepada bagian persediaan dimana bagian persediaan akan melanjutkan PO tersebut pada supplier, PO dapat dikirimkan baik melalui email maupun fax, setelah PO sampai supplier akan mengirimkan informasi barang yang akan dikirim kepada bagian pembelian dimana berisi packing list dari barang yang diminta, setelah barang datang maka selanjutnya barang akan ditangani oleh bagian gudang dengan prosedur persediaan, nantinya bagian gudang akan memberikan hasil laporan uji dan tes serta hasil pemeriksaan dari quality control, dari hasil tersebut bagian pembelian dapat mengevaluasi performance dari supplier seperti clevery, quantity, dan quality. Untuk pembayaran pembelian barang dari supplier dapat secara tunai maupun kredit dengan jangka waktu tertentu yang telah disepakati.
93
Pembelian Purchasing
Supplier
Gudang
Accounting
Mulai
Mengirim PO
PO
Mengirim bahan baku
Tidak
Memeriksa bahan baku
Diterima?
ya
Mengirim faktur
Mendata dan memasukkan bahan baku
Faktur
Melakukan pembayaran
Selesai
Gambar 3.4 Document Flowchart Pembelian
94
3.2.2.2 Prosedur Penjualan Prosedur penjualan dimulai dari pelanggan melakukan purchase order (PO) kebagian penjualan. setelah menerima order maka bagian penjualan akan mengecek ketersediaan barang di pabrik. jika barang tesedia maka bagian penjualan akan mengirimkan permintaan pengiriman kepada bagian gudang, Setelah itu maka akan dilakukan pengirimina barang pada pelanggan, bila barang tidak tersedia maka barang akan diproduksi sesuai dengan permintaan, kemudian barang tesebut akan dikirimkan sesuai prosedur. Setelah barang dikirimkan, bagian penjualan akan mencatat laporan penjualan untuk membuat laporan realisasi penjualan perbulan dan laporan realisasi penjualan pertahun, dimana laporan tersebut akan ditinjau oleh manager melalui rapat tinjauan manager.
95 Penjualan Customer
Sales
Gudang
Accounting
Produksi
Mulai
Mengirim PO
PO
Memeriksa ketersediaan Produk
Produk tersedia?
Tidak
Ya
Mengirim Produk
Menerima Produk
Membuat invoice
Invoice
Menangani pembayaran
Selesai
Gambar 3.5 Document Flowchart Penjualan
Melakukan Produksi
96
3.3 Analisis Kebutuhan Informasi Berdasarkan hasil wawancara, dalam pelaksanaan proses bisnisnya, kebutuhan informasi pada PT. Batavia Cyclindo Industry dapat dijabarkan dalam tabel berikut: Tabel 3.1 Tabel Kebutuhan Informasi Pengguna informasi Laporan penjualan Laporan pembelian Laporan utang Laporan piutang Daftar penjualan Daftar pembelian Daftar produk Daftar bahan baku Daftar pelanggan Daftar supplier Daftar karyawan Daftar utang Daftar piutang
Bagian direktur
Bagian pembelian
Bagian penjualan
Bagian gudang
Bagian accounting
√ √ √ √ √ √ √ √
√ √
√ √ √ √ √
3.4 Permasalahan yang Dihadapi Setelah melihat prosedur-prosedur yang berjalan pada PT. Batavia Cyclindo Industry, serta dari hasil wawancara yang telah kami lakukan, maka dapat kami
97
simpulkan bahwa sistem yang dimiliki oleh PT. Batavia Cyclindo Industry masih terdapat beberapa kekurangan. Kekurangan yang terdapat di dalam sistem tersebut diantaranya yaitu: 1. Dalam menangani prosedur, baik penjualan, pembelian, dan persediaan dilakukan secara komputerisasi mengunakan Microsoft excel. Dimana bila salah satu karyawan ingin melihat data, karyawan harus mengirim file melalui email, atau copy melalui flashdisk. Hal ini membuat proses menjadi lama, dan kurang efisien. 2. Pemasukan data ke dalam file excel cukup merepotkan dan kurang efisien. 3. Pencarian data yang diperlukan melalui Microsoft Excel cukup sulit.
3.5 Solusi Pemecahan Masalah Pemecahan masalah yang kami ajukan untuk menyelesaikan permasalahan yang dihadapi oleh PT. Batavia Cyclindo Industry dalam menunjang proses bisnis adalah dengan mengembangkan aplikasi database untuk penjualan, pembelian dan persediaan. Diharapkan melalui aplikasi ini maka para karyawan tidak akan kesulitan dalam menerima dan mengirim data, karena data dapat diakses melalui database. Input data dibuat lebih mudah, karena data yang berulang disimpan dan dapat digunakan saat dibutuhkan. Pencarian data akan lebih mudah, karena data berada didalam database, dan sudah diberikan fasilitas pencarian data.
