BAB 3 ANALISA PERUSAHAAN YANG SEDANG BERJALAN
3.1 Gambaran Umum Perusahaan PT. Gancia Citra Rasa merupakan perusahaan yang mendistribusikan minuman Whiskey serta Wine ke para agen-agen. Perusahaan ini berdiri sejak 1 Maret 2008, yang didirikan oleh Lim Thian Hu dengan Akta Pendirian dari Notaris Widya Agustyn, SH. Nomor AHU-AH.01.10-05447 ini disahkan oleh Menteri Kehakiman dalam surat keputusan No. JA5/115/3 tanggal 29 Agustus 2008 serta diumumkan dalam berita negara No. 765 tanggal 15 Oktober 2008. Kantor pusat perusahaan ini berlokasi di Jalan Cemara, Ruko Nusantara Blok A No. 22, Ancol Selatan, Sunter Agung, Jakarta Utara. Perusahaan ini menjadi salah satu perusahaan distributor minuman beralkohol terbesar di Indonesia. Dalam perkembangannya untuk menghadapi persaingan antar perusahaan Distibutor minuman beralkohol seperti Wishkey dan Wine, maupun perusahaan sejenisnya yang baru, PT. Gancia Citra Rasa harus meningkatkan kualitas pelayanan. Jenis pelayanan yang ditawarkan oleh PT. Gancia Citra Rasa adalah dengan menjaga kualitas produk, pelayanan purna jual, dan penyerahan barang tepat waktu kepada pelanggan dengan pemanfataan sistem informasi dan teknologi informasi yang terus dikembangkan. PT. Gancia Citra Rasa memiliki 1 pemasok dimana pemasok tersebut langsung mendapatkan dari negara-negara tempat asal produksi minuman itu, pemasok tersebut adalah PT.Sarinah yang bekerjasama dengan PT. Gancia Citra Rasa.
3.2 Sasaran dan Inisiatif Sesuai dengan kerangka kerja kubus EA3, langkah awal yang akan dilakukan untuk menganalisa arsitektur saat ini adalah mengidentifikasi arah strategis, tujuan, dan inisiatif dari perusahaan dan memberikan gambaran yang jelas tentang kontribusi Teknologi Informasi dalam upaya mencapai tujuan tersebut. Adapun artefak yang akan digunakan di sini yaitu : Strategic plan, SWOT Analysis, CONOPS, dan CONOD. SWOT Analysis dilakukan untuk menganalisa strategi untuk 3 tahun mendatang. Sedangkan Balance Score Card (BSC) tidak dibahas di sini oleh karena perusahaan belum menerapkan Balance Score Card.
39
40 3.2.1 Rencana Strategi Perusahaaan Sebagai perusahaan yang bertujuan untuk memajukan perkembangan dan pelayanan yang lebih baik dalam bisnisnya, PT. Gancia Citra Rasa memiliki strategi bisnis dalam mencapai tujuan tersebut. Strategi bisnis PT. Gancia Citra Rasa yaitu: 1. Fokus kepada pelayanan pelanggan. 2. Peningkatan mutu pruduk secara berkesinambungan. 3. Memberi keuntungan bersama kepada relasi bisnis.
3.2.1.1 Visi dan Misi Sejalan dengan berdirinya perusahaan, maka PT. Gancia Citra Rasa memiliki visi dan misi, yaitu : 1. Visi Perusahaan: •
Visi PT. Gancia Citra Rasa adalah sebagai pioneer produk minuman berakohol unggulan.
2. Misi Perusahaan: •
Mendapatkan minuman berakohol yang berkualitas.
•
Membangun relasi dengan produsen-produsen minuman unggulan yang diproduksi dari Negara-negara yang memiliki brand internasional.
3.2.1.2 Pernyataan Arah Strategi Dalam menjalankan bisnisnya PT. Gancia Citra Rasa dipercaya sebagai distributor minuman beralkohol berkualitas untuk didistribusikan di Indonesia. Perusahaan mempunyai sistem
informasi
dalam
kegiatan
bisnis
penjualan
dan
pembelian,tetapi
untuk
mengembangkan pemasarannya, perusahaan belum memiliki website dalam pemasaran produk perusahaan. Keberagaman model, kualitas, rasa, dan harga produk memang menjadi strategi utama
PT. Gancia Citra Rasa agar pelanggan dapat menyesuaikan kebutuhan minuman
beralkohol yang diperlukan untuk menghadapi persaingan perusahaan distributor minuman beralkohol sejenis dan produk pendatang baru yang menjadi pesaing dalam perusahaan. Dalam mendistribusikan minuman beralkohol PT. Gancia Citra Rasa memiliki keutamaan strategi bisnis yaitu untuk focus kepada pelayanan pelanggan, dan peningkatan mutu produk secara berkesinambungan,serta memberi keuntungan bersama kepada relasi bisnis.
41 3.2.1.3 Strategi umum bersaing (General Competitive Startegy) Kondisi industri minuman beralkohol di Indonesia pada saat ini sedang mengalami perkembangan dan kemajuan yang cukup signifikan. Hal ini terbukti dengan beberapa perusahaan-perusahaan minuman beralkohol yang ikut bersaing dalam meramaikan pasar industri di Indonesia. PT. Gancia Citra Rasa memiliki pesaing yang sedikit dalam menjadi pesaing antara lain: PT. Sarindo Sejahtera Makmur, PT. Mandiri Persero, PT. Cahaya Kreasi Partindo. Perusahaan tersebut merupakan pesaing utama yang menjadi ancaman PT. Gancia Citra Rasa, tetapi memiliki kemampuan yang sama dalam pendistribusian minuman beralkohol, sehingga menyebabkan intensitas persaingan semakin ketat, akan tetapi PT. Gancia Citra Rasa mempunyai peluang untuk lebih meningkatkan proses bisnis yang sedang berjalan dengan menjaga kualitas dan variasi produk agar dapat bersaing dengan perusahaan minuman beralkohol sejenis.
3.2.1.4 Tujuan Strategis (Strategic Goals) PT. Gancia Citra Rasa dalam upaya mencapai visi dan misi memiliki komitmen untuk memberikan produk dan dukungan yang handal agar dapat menambah jumlah customer dengan cara pencapaian nilai terbaik dan mengoptimalkan performa dalam segala hal, mulai dari perencanaan produk, pengiriman, pengoperasian dan pemeliharaan, sampai dengan revitalisasi, melalui : 1.
Penyerahan barang tepat waktu kepada pelanggan sesuai kesepakatan yang telah disetujui bersama.
2.
Penyerahan produk yang handal dan kemampuan untuk mendistribusikan produk.
3.
Kepuasan berkesinambungan bagi para pelanggan melalui konsep ‘win-win solution’.
4.
Berbagai program efisiensi untuk pemeliharaan produk yang berkesinambungan.
3.2.1.5 Inisiatif Strategis (Strategic Initiative) Fokus utama dari strategi ini adalah menjadi pioneer dalam perusahaan distribusi minuman beralkohol yang mencakup produk wine dan whiskey yang sekarang menjadi area penjualan perusahaan, selain itu ialah membangun relasi yang baik dengan produsen minuman unggulan untuk menjadi salah satu perusahaan distributor terbesar di Indonesia.
42 3.2.2 Analisa SWOT Analisis SWOT merupakan analisis yang mengidentifikasikan faktor internal dalam perusahaan yang terdiri dari kekuatan dan kelemahan sebuah perusahaan. Selain itu, mengidentifikasi faktor eksternal perusahaan yang terdiri dari peluang dan ancaman bagi sebuah perusahaan. Dengan adanya analisis SWOT, maka perusahaan akan semakin tahu dan mengerti dengan kondisi perusahaan dan dapat memanfaatkan setiap peluang dan mengantisipasi setiap ancaman yang terjadi. Berikut analisa SWOT pada PT. Gancia Citra Rasa: Kekuatan : 1. Kapasitas penjualan minuman beralkohol yang sangat besar. 2. Proses penjalan yang on-time. 3. Harga jual produk relative lebih rendah dibandingkan distributor lain. Kelemahan : 1. Pembagian tugas kerja yang belum jelas dari manajemen. 2. Penggunaan teknologi didalam perusahaan hanya sebagai pendukung perusahaan, dan perusahaan tidak maksimal. 3. Sistem Informasi yang dimiliki perusahaaan kurang memadai Peluang : 1. Kebutuhan minuman beralkohol yang semakin tinggi. 2. Kerjasama dengan Distributor utama dan vendor ternama untuk mendistribusikan minuman beralkohol yang berkualitas tinggi. 3. Pangsa pasar yang sangat besar membuat PT. Gancia Citra Rasa dapat mengembangkan terus bisnisnya. Ancaman : 1. Persaingan dalam memenangkan tender yang terkadang tidak sehat . 2. Daya tawar perusahaan kompetitor. 3. Kendala pengiriman barang ke luar negeri terkait bea cukai.
43 Tabel 3.1 Matriks SWOT IFAS
STRENGTH (S) • Kapasitas penjualan minuman beralkohol yang sangat besar. • Proses penjualan yang ontime. • Harga jual produk relatif lebih rendah dibandingkan distributor lain. • Importir terbesar minuman beralkohol.
OPPORTUNITIES(O) • Kebutuhan minuman beralkohol yang semakin tinggi. • Kerjasama dengan Distributor utama dan vendor ternama untuk mendistribusikan minuman beralkohol yang berkualitas tinggi. • Pangsa pasar yang sangat besar membuat PT. Gancia Citra Rasa dapat mengembangkan terus bisnisnya. THREATS (T) • Persaingan dalam memenangkan tender yang terkadang tidak sehat. • Daya tawar perusahaan pesaing. • Kendala pengiriman barang ke luar negeri terkait bea cukai. • Tidak sesuainya permintaan barang .
STRATEGI SO • Memberi kontribusi yang signifikan pada kebutuhan minuman beralkohol. • Kerjasama yang baik dengan vendor dan Distributor utama ternama untuk menghasilkan harga yang relatif lebih murah. • Membuat Web bisnis. • Memperbesar jaringan distributor minuman beralkohol hingga ke luar negeri.
EFAS
WEAKNESS (W) • Pembagian tugas kerja yang belum jelas dari manajemen. • Penggunaan teknologi didalam perusahaan hanya sebagai pendukung. perusahaan, dan perusahaan tidak maksimal. • Sistem Informasi yang dimiliki perusahaaan kurang memadai. STRATEGI WO • Perusahaan tidak dapat Mengembangkan komunikasi dan pemahaman dalam organisasi . • Perusahaan tidak dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi perusahaan.
STRATEGI ST STRATEGI WT • Menciptakan iklim • Menyusun perencanaan persaingan yang lebih sehat. agar manajemen mampu mengelola perubahan, • Mengembangkan strategi meningkatkan efektivitas dan taktik untuk menjaga dan akuntabilitas bisnis. kepercayaan klien . • Menerapkan sistem • Mengembangkan strategi informasi yang lebih untuk dapat bersaing secara. berkembang untuk pemasaran produk.
Kekuatan dan kelemahan maupun peluang dan ancaman pada PT. Gancia Citra Rasa dapat diketahui pada Tabel 3.1, dengan adanya tabel tersebut kami dapat merencanakan strategi untuk persaingan bisnis. Tabel EFAS dan IFAS bisa dibuat berdasarkan tabel diatas dan dapat menghitung titik koordinasi SWOT.
44 3.2.2.2 EFAS Tabel 3.2 EFAS
Faktor-Faktor Strategi Eksternal Peluang: 1. Kebutuhan minuman beralkohol yang semakin tinggi. 2. Kerjasama dengan Distributor utama dan vendor ternama untuk mendistribusikan minuman beralkohol yang berkualitas tinggi. 3. Pangsa pasar yang sangat besar membuat PT. Gancia Citra Rasa dapat mengembangkan terus bisnisnya. Total Peluang : Ancaman: 1. 1.Persaingan dalam memenangkan tender yang terkadang tidak sehat 2. Daya tawar perusahaan kompetitor. 3. 3. Kendala pengiriman barang ke luar negeri terkait bea cukai. Total Ancaman: Total EFAS
Perhitungan EFAS
= Peluang : 2,1 =Ancaman : 0,60
Titik Y (eksternal)
= Peluang – Ancaman = 2,1 – 0,60 = 1,5
Bobot
Rating
Bobot X Rating
0,15
3
0,45
0,15
3
0,45
0,30
4
1,2
0,60
10
2,1
0,15
1
0,15
0,10
3
0,30
0,15
1
0,15
0,40 1,00
4 14
0,60 2,7
45 3.2.2.3 IFAS
Tabel 3.3 Tabel IFAS Faktor-Faktor Strategi Internal Kekuatan: 1. Kapasitas penjualan minuman beralkohol yang sangat besar. 2. Proses penjualan yang on-time. 3. Harga jual minuman relatif lebih rendah dibandingkan produsen lain. 4. Importir terbesar minuman beralkohol. Total Kekuatan: Kelemahan: 1. Sistem Informasi yang dimiliki perusahaan kurang memadai. 2. Pembagian tugas kerja yang belum jelas dari manajemen. 3. Penggunaan teknologi dalam perusahaan hanya sebagai pendukung ,dan tidak maksimal. Total Kelemahan Total Perhitungan IFAS
Bobot
Rating
Bobot X Rating
0,15
3
0,45
0,05
2
0,1
0,10
2
0,2
0,25
4
1,0
0,55
11
1,75
0,15
2
0,30
0,20
1
0,20
0,10
2
0,20
0,45 1,0
5 16
0,70 2,45
=Kekuatan :1.75 =Kelemahan : 0.70
Titik X internal
= Kekuatan – Kelemahan = 1.75 – 0.70 = 1.05
46 3.2.2.4 Diagram SWOT Peluang Mendukung Strategi Agresif
1,5
Kelemahan
Kekuatan 1,05
Ancaman Gambar 3.1 Titik Koordinat SWOT
Berdasarkan gambar diatas, titik X (horizontal) merupakan internal, yaitu kekuatan dikurangi kelemahan dan titik Y (vertikal) merupakan eksternal, yaitu peluang dikurangi ancaman. PT. Gancia Citra Rasa berada di kuadran 1 yaitu memiliki peluang dan kekuatan untuk menghadapi beberapa kendala/kelemahan internal. Fokus srategis PT. Gancia Citra Rasa adalah meminimalisasi permasalahan internal yang ada pada PT. Gancia Citra Rasa, serta memasuki pangsa yang baik.
3.2.2.5 Analisis Lingkungan Internal dan Eksternal Analisis terhadap persaingan bisnis perusahaan pada lingkungan eksternal dilakukan dengan menggunakan teknik analisis persaingan Porter dan analisis PEST. Berdasarkan analisis yang telah dilakukan, lima persaingan Porter yang terdapat di PT. Gancia Citra Rasa adalah sebagai berikut:
47
Ancaman Pendatang Baru Perusahaan Distibutor minuman beralkohol seoerti Wishkey, Wine, Beer dan perusahaan sejenis yang baru.
Pembeli 1. 2. 3. 4. 5. 6.
PT. Gancia Citra Rasa Indonesia
Pemasok PT. Sarinah (Persero)
Pesaing Industri Perusahaan Distibutor minuman beralkohol seoerti Wishkey, Wine, Beer dan perusahaan. sejenis
7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15.
PT. Trisno Abdi Manunggal PT. Sarindo Makmur CV. Puspita Nirwana UD. Agung Live, Karoke, Loune & PUB PT. Buana Mitra Usaha UD. Subur PT. Perkasa Tunggal Mandiri PT. Comfort Nusantara PT. Cahaya Kreasi Partindo PT. Grand Ancol Hotel Toko Memory Kandaga Asri Graha Paramaita Inti Utama Sarindo Makmur
Produk Pengganti 1.
Minuman berelkohol rendah dibawah 20%
Gambar 3.2 Analisis Lingkungan Internal dan Eksternal 1. Persaingan Industri Sejenis 2. Ancaman Pendatang Baru 3. Kekuatan Tawar Menawar Pemasok 4. Kekuatan Tawar Menawar Pelanggan 5. Ancaman Produk Pengganti Pesaing Industri Perusahaan Distibutor minuman beralkohol seoerti Wishkey, Wine, Beer dan perusahaan sejenis.
48 Pemasok PT. Gancia Citra Rasa memiliki 1 pemasok dimana pemasok tersebut secara resmi ditunjuk oleh pemerintah yang langsung mendapatkan dari Negara-Negara minuman itu di produksikan, pemasok tersebut adalah PT. Sarinah (Persero). Pembeli PT. Gancia Citra Rasa memiliki pembeli yang cukup banyak, dan diantaranya pembeli tersebut sudah mempunyai nama di mata masyarakat, pembeli produk PT. Gancia Citra Rasa antara lain adalah: 1. PT. Trisno Abdi Manunggal 2. PT. Sarindo Makmur 3. CV. Puspita Nirwana 4. UD. Agung 5. Live, Karoke, Loune & PUB 6. PT. Buana Mitra Usaha 7. UD. Subur 8. PT. Perkasa Tunggal Mandiri 9. PT. Comfort Nusantara 10. PT. Cahaya Kreasi Partindo 11. PT. Grand Ancol Hotel 12. Toko Memory 13. Kandaga Asri Graha 14. Paramaita Inti Utama 15. Sarindo Makmur Pendatang Baru Perusahaan Distibutor minuman beralkohol seperti Wishkey, Wine dan perusahaan sejenisnya yang baru, untuk mendapatkan surat izin resmi dari pemerintah dalam menhizinkan peredaran minuman berakohol ini sangatlah sulit, Tapi masih ada kemungkinan pendatang baru, oleh karena itu, PT. Gancia Citra Rasa harus meningkatkan kualitas pelayanan terhadap pelanggan-pelanggan mereka agar pelanggan tidak pindah ke perusahaan lain. Pengganti Ada beberapa produk pengganti yaitu Minuman yang beralkohol rendah dibawah 20%.
49
Pesaing Industri Sejenis Perusahaan sejenis yang menjadi pesaing utama PT. Gancia Citra Rasa merupakan perusahaan yang bergerak dibidang distributor minuman beralkohol. Para pesaing industri ini bukan merupakan ancaman terbesar bagi PT. Gancia Citra Rasa, karena sulitnya mendapatkan izin dari pemerintah untuk membangun sebuah perusahaan distributor / pesaing industry PT. Gancia Citra Rasa tidak terlalu banyak. Namun ada beberapa yang tetap perlu di perhatikan seperti : •
Kualitas dan Variasi Produk. Perusahaan pesaing juga memiliki produk dengan kualitas yang baik, sehingga variasi
produk menjadi suatu hal yang harus dimanfaatkan dengan baik. Dengan produk yang semakin bervariasi, PT. Gancia Citra Rasa dapat bersaing dengan perusahaan lain. •
Biaya Tetap Menjadi Unggulan. Dengan meningkatkan biaya tetap perusahaan, sehingga persaingan harga semakin
ketat. •
Konsumen dapat Beralih ke Perusahaan Lain. Perusahaan harus meningktakan produk dan pelayanan, hal ini bertujuan agar
perusahaan tidak di tinggal oleh konsumen, karena yang tidak puas dengan perusahaan dapat dengan mudah beralih ke perusahaan lain. •
Pesaing Setara Walaupun pesaingnya tidak terlalu banyak, tapi memiliki kemampuan yang sama
dalam pendistribusian minuman beralkohol, sehingga menyebabkan intensitas persaingan semakin ketat. Dengan penjelasan beberapa faktor diats, dapat diketahui bahwa intensitas persaingan yang terjadi cukup ketat.
2. Kekuatan Tawar-Menawar Pemasok Kekuatan tawar menawar dengan pemasok akan mempengaruhi intensitasi persaingan, khususnya terhadap persaingan harga. PT. Gancia Citra Rasa mempunyai keuatan tawarmenawar yang rendah, itu dibuktikan dengan jumlah pemasok yang sedikit menjadikan kekuatan tawar-menawar pemasok menjadi tinggi. Karena apabila pemasok perusahaan menaikan harga, perusahaan tidak dapat mencari alternative pemasok lain dengan kemungkianan harga yang lebih rendah, serta hubungan yang tidak berjalin dengan kurang
50 baik dengan PT. Gancia Citra Rasa dengan pemasok dapat merugikan kekuatan tawarmenawar. Pemasok yang dimiliki PT. Gancia Citra Rasa Indonesia adalah : PT. SARINAH (PERSERO). 3. Keuatan Tawar-Menawar pembeli Kekuatan tawar-menawar dengan pembeli tinggi dikarenakan harga produk pesaing, sehingga tawar-menawar menjadi begitu penting. PT. Gancia Citra Rasa memberikan standarisasi produk yang baik sehingga menjadi pertimbangan terhadap pelanggan selain dilihat dari harga yang ditawarkan, Yang menjadi pembeli produk PT. Gancia Citra Rasa dapat berupa perorangan atau perusahaan yang sudah menjalin kerja sama dengan PT. Gancia Citra Rasa. Untuk pembeli atau pelanggan dari perusahaan diantaranya adalah : 1. PT. Trisno Abdi Manunggal 2. PT. Sarindo Makmur 3. CV. Puspita Nirwana 4. UD. Agung 5. Live, Karoke, Loune & PUB 6. PT. Buana Mitra Usaha 7. UD. Subur 8. PT. Perkasa Tunggal Mandiri 9. PT. Comfort Nusantara 10. PT. Cahaya Kreasi Partindo 11. PT. Grand Ancol Hotel 12. Toko Memory 13. Kandaga Asri Graha 14. Paramaita Inti Utama 15. Sarindo Makmur
4. Ancaman Pedatang Baru Perusahaan psaing dapat berupa perusahaan yang baru beridiri maupun perusahaan yang sudah lama, tetapi baru mengancam
PT. Gancia Citra Rasa pada saat ini atau
beroperasi mengancam dimasa yang akan dating. Potensi datangnya pendatang baru tidak terlalu besar hal ini dikarenakan sulitnya mendapatkan surat perizinan dari pemerintah dan modal yang dikeluarkan sangat tinggi, Tetapi, kemungkinan adanya pendatang baru pasti ada hal ini biasa disebabkan oleh bebrapa faktor yang dapat memicu munculnya pendatang baru : • Pangsa pasar yang besar.
51 • Perkembangan teknologi yang dapat memudahkan perusahaan pesaing memperluas pasar. Dengan teknologi, pendatang baru juga bisa mencari informasi tentang pesaing terdahulunya dari beberapa sumber yang berbeda tanpa harus membuang waktu yang cukup lama, mudahnya memperoleh bahan baku, tidak terlalu mementingkan lokasi, Karena adanya perkembangan teknologi yang memudahkan kegiatan bisnis perusahaan. Sedangkan yang menjadi hambatan pendatang baru adalah : • Peraturan dari pemerintah yang sulit untuk mendapatkan izin membuka perusahaan distributor minuman beralkohol sulitnya mendapatkan pelanggan tetap. • Sulitnya mendapatkan pelanggan tetap. • Serangan balik dari persaingan terdahulunya. 5. Ancaman Produk Pengganti Ancaman produk pengganti datang dari pesaing yang lebih besar atau lebih mempunyai pengalaman. Ancaman produk pengganti tersebut terbilang rendah, karena walaupun ancaman produk pengganti tidak terlalu tinggi, tetapi ada beberapa produk pengganti tidak terlalu tinggi, tetapi ada beberapa produk pengganti yang menjadi ancaman seperti minuman beralkohol rendah dibawah 20%.
3.2.3 Skenario Konsep dari Operasi (CONOPS) Pembelian dan Penjualan: 1. Store keeper membuat dan memberikan data stok barang yang hampir habis kepada bagian marketing untuk melakukan pembelian. 2. Bagian marketing memberikan data stok barang yang akan dibeli kepada bagian financial. 3. Bagian keuangan menghitung besar pengeluaran serta menyerahkan data stok barang yang akan dibeli kepada bagian manager operational untuk diminta persetujuan pengadaan barang. 4. Apabila manager operational menyetujui pengadaan barang yang diajukan oleh bagian financial. 5. Bagian keuangan akan membuat surat pembelian yang diberikan kepada bagian marketing pembelian serta melaporkan persetujuan kepada bagian marketing pembelian. 6. Bagian marketing pembelian melakukan pemesanan kepada distributor utama. 7. a. Distributor utama akan menerima pesanan barang, dan akan mengirimkan surat tagihan kepada bagian financial. b. Barang dikirim beserta pita cukai 8. Apabila barang telah sampai, maka store keeperakan melakukan pengecekan barang. Apabila barang sesuai dengan pesanan, maka barang akan segera disimpan dalam gudang.
52 Lalu store keeper menandatangani dan menerima surat penerimaan barang dan diberikan kepada bagian marketing untuk diperiksa kembali. 9. Apabila sudah sesuai dengan pesanan, maka bagian marketing pembelian akan memberikan surat penerimaan barang kepada bagian keuangan. 10. Bagian keuangan melakukan pembayaran sesuai dengan surat tagihan. 11. Pelanggan memesan produk ke bagian marketing penjualan. 12. Bagian marketing penjualan menginput identitas pelanggan. a) Untuk pelanggan pribadi, maka marketing penjualan akan menginput identitas pelanggan (KTP). b) Untuk pelanggan yang memiliki usaha dagang (bagian marketing penjualan akan meminta Nomor Pokok Pengusaha Barang Kena Cukai
NPBKC yang dimiliki
pelanggan, apabila NPPBKC telah sesuai dengan ketentuan, maka bagian marketing penjualan akan mengecek ketersediaan barang kepada store keeper). Apabila NPPBKC pemilik usaha dagang tidak sesuai dengan ketentuan, maka bagian marketing penjualan berhak untuk tidak melayani pesanan. 13. Bagian marketing penjualan mengecek ketersediaan barang kepada store keeper (SK), SK akan segera menempelkan pita cukai sesuai dengan nilai alcohol minuman. 14. Bagian marketing penjualan membuat Sales Order (SO) dan diberikan kepada bagian keuangan. 15. Bagian keuangan membuat Delivery Order (DO) dan diberikan kepada bagian delivery. 16. Bagian delivery menerina DO, memastikan produk sesuai dengan pesanan kedalam mobil, lalu mengirim barang, membuat serta memberikan bukti tanda terima kepada pelanggan. 17. Bagian delivery akan melaporkan bukti tanda terima kepada kepada bagian financial. 18. Bagian keuangan akan membuat surat tagihan untuk pelanggan. 19. Pelanggan melakukan pembayaran kepada bagian financial. 20. Bagian keuangan membuat data pembayaran dan dilaporkan kepada Operasional Manager. 21. Setiap bulan SK akan melaporkan pita cukai yang terjual maupun yang belum terjual kepada kantor bea cukai pusat. 22. Setiap 6 bulan sekali, semua bagian membuat laporan bulanan pembelian dan penjualan untuk diberikan kepada manager operasional. 23. Manager operasional mengecek laporan-laporan tersebut dan diserahkan kepada sekretaris. 24. Sekretaris membuat rangkuman laporan-laporan pembelian dan penjualan dari setiap bagian untuk diserahkan kepada direktur utama.
53 3.2.4 Diagram Konsep dari Operasi ( CONOD ) Concept of Operations diagram adalah penggambaran bagaimana fungsi perusahaan, secara keseluruhan maupun beberapa area atau divisi
yang terpusat. Gambar di bawah
merupakan proses bisnis yang sedang berjalan di perusahaan.
54
Gambar 3.3 Diagram CONOPS PT.Gancia Citra Rasa
55 Kesimpulan dari artefak CONOPS dan CONOD di atas adalah di bagian store keeper perlu adanya stok data minimum,di bagian Marketing penjualan perlu melakukan Validasi limit tagihan pada pelanggan, dan adanya Laporan barang rusak pada barang yang hasil dari pembelian dari Distributor Utama, karena dengan adanya Stok data minimum berguna untuk mengetahui laporan barang yang ada di gudang agar tidak habis, serta validasi limit tagihan untuk menghitung proses dana minimal pelanggan untuk membeli barang, Laporan barang rusak yang berguna untuk mengetahui barang-barang yang rusak,karena dalam prosedur pada Distributor Utama tidak terdapat retur barang, selain itu kami mengusulkan untuk menambahkan bagian pengiriman barang untuk menambahkan kurir dan supir yang untuk membantu tugas bagian delivery ,agar mempercepat pengiriman barang .
3.3 Produk Layanan dan Bisnis Tingkat kedua dari kerangka EA³ adalah mengidentifikasi produk bisnis jasa perusahaan dan kontribusi teknologi untuk mendukung proses tersebut. Pada tahap ini ada 6 buah artefak yang akan digunakan di sini, yaitu: Business Plan, Swim Lane Process Diagram, Business Process/Services model, Business Process/Product Matrix, serta Use Case Narative dan Diagram.
3.3.1 Rencana Bisnis (Business Plan) 3.3.1.1 Gambaran Bisnis Produk yang dipilih oleh PT. Gancia Citra Rasa adalah produk yang berkualitas dan terjamin mutunya dan untuk produk yang dibeli oleh PT. Gancia Citra Rasa sudah cukup baik dari segi kualitas maupun mutunya.penerimaan produk dari pemasok, serta pengecekan produk dilakukan agar produk yang diterima sesuai dengan pemesanan dan juga untuk mengecek apakah ada produk yang rusak (pecah, expayer date) untuk menjaga kualitas produk tersebut,karena tidak ada proses bisnis retur kepada distributor utama. Menentukan golongan alkohol, pada saat menerima pesanan produk dari pemasok utama dilakukan penggolongan kadar alkohol yang terdapat pada miuman, yang bertujuan untuk menentukan pita cukai yang akan ditempelkan pada tiap botolnya. Pemasangan pita cukai, pemasangan pita cukai dilakukan untuk menandai produk-produk yang sudah di cek kadar golongan alkoholnya dan sudah siap untuk dijual, apabila golongan alkohol dan peta cukai sudah selesai ditempel pada tiap botol, maka produk sudah siap untuk di jual dan di distribusikan pada para pelanggan.Aktivitas logistic keluar yang ada pada PT. Gancia Citra Rasa adalah hubungan dengan pelanggan dan pengiriman produk yang telah dipesan oleh pelanggan. Sejauh ini, masalah yang dihadapi oleh PT. Gancia Citra Rasa adalah kesulitan dalam
56 memperkirakan persediaan barang yang ada di gudang karena kurangnya informasi yang berkaitan. Merupakan kegiatan perusahaan dalam memperkenalkan jenis produk dari perusahaan kepada konsumenya dengan cara mengiklankan produknya melalui brosur-brosur yang diberikan pada pelanggan maupun calon pelanggan. Untuk memasarkan dan menjual produkproduk, bagian Marketing Pembelian dan Penjualan pada PT. Gancia Citra Rasa melakukan promosi melalui email, serta mencari tender dengan mendatangi perusahaan-perusahaan yang memiliki potensi untuk diajak berkerjasama, karena PT.Gancia Citra Rasa mengalami kesulitan untuk memasarkan beberapa produk baru, sehingga ancaman produk pengganti datang dari pesaing yang lebih besar atau lebih mempunyai pengalaman .
3.3.1.2 Executive Team Profile PT. Gancia Citra Rasa memiliki direktur ttama dalam organisasinya. Posisi jabatan komisaris ini diduduki oleh Dr.Ir Lim Thian Dalam PT.Gancia Citra Rasa, Dr.Ir Lim Thian memiliki saham tunggal. Pimpinan utama yang berjabatan Direktur utama dari perusahaan PT. Gancia Citra Rasa merupakan salah satu pendiri dari perusahaan PT. Gancia Citra Rasa ini sendiri. Beliau juga adalah pemilik sah perusahaan. Bapak Tri Wahyudiono S.MN adalah Manager Operational, menjabat 4 tahun di perusahaan dan diberikan jabatan Manager Operasional atas kinerja yang baik dari Bapak Tri Wahyudiono dalam menyetujui pengadaan barang, dan menerima laporan tiap divisi.
3.3.1.3 Hubungan Aktivitas Bisnis Kepada Tujuan Strategi PT. Gancia Citra Rasa yang bergerak dibidang mendistribusikan minuman beralkohol memiliki Hubungan aktivitas bisnis yang berkorelasi kepada Tujuan Strategi untuk mengembangkan perusahaannya yaitu : 1. Fokus kepada pelayanan pelanggan untuk memenuhi kebutuhan dan permintaan target marketnya akan minuman beralkohol. 2. Peningkatan mutu produk secara berkesinambungan, dengan system pemeliharaan produk, persediaan dan layanan pengiriman produk minuman beralkohol yang tepat dan cepat. 3. Memberikan keuntungan bersama kepada relasi bisnis dengan memilih produk PT. Gancia Citra Rasa. Dalam perkembangannya, PT. Gancia Citra Rasa terus mengalami kemajuan baik dalam jaringan pemasaran, distribusi penjualan produk, serta Sumber daya manusia yang berpengalaman dan didukung oleh jaringan pelayanan di seluruh nusantara, yang kesemuanya itu akan memberikan keuntungan kepada relasi bisnis. .
57 3.3.1.4 Struktur Organisasi Berikut ini adalah uraian tugas dan tanggung jawab pada masing-masing bagian di PT. Gancia Citra Rasa yaitu : 1. Direktur (Liem Thian Hu) •
Membuat kebijakan perusahaan.
•
Mengajukan rencana perhitungan laba rugi yang disertai laporan berkala lainnya kepada Dewan Komisaris untuk medapatkan penilaian.
•
Menyelenggarakan rapat umum para pemegang saham.
2. Operasional Manager (Tri Wahyudiono) •
Membuat serta pmengusulkan planning jangka pendek perusahaan,
•
Mengevaluasi kinerja perusahaan setiap 6 bulan sekali,
•
Mengontrol seluruh divisi departemen.
3. Finance (Santi Aldina) •
Menetapkan rencana pendapatan dan pengeluaran jangka panjang dan jangka pendek berdasarkan anggaran yang telah disetujui Manager operasional.
•
Mengawasi semua masalsah yang menyangkut kelancaran penyediaan keuangan dan semua dana perusahaan,
•
Mengawasi pengalokasian dana-dana yang tersedia agar sesuai dengan taksiran kebutuhan, serta mengambil keputusan dalam pemindahan dana-dana yang diperlukan.
•
Membuat laporan keuangan yang berupa penjualan dan purchasing kebagian manager operasional.
•
Membuat invoice.
•
Membuat tagihan.
4. Marketing Penjualan ( Puji Astuti) •
Menerima Sales Order dari bagian marketing promo.
•
Membuat Delivery Order (DO) sebanyak 3 rangkap.
5. Marketing Pembelian (Agus Hardi) •
Membuat Purchase Order.
•
Melaporkan penjualan dan purchasing kebagian financial.
6. Store Keeper (Farid Agustiawan) •
Membantu
tugas
Finance/Accounting
dalam
mengkoordinasikan,
mengelola,
melaksanakan dan mengontrol kelancaran tugas dan pekerjaan, baik yang bersifat administrasi maupun operasional, khususnya yang berkaitan dengan masalah Gudang
58 (Penerimaan, Pengeluaran, dan Pengendalian Persediaan) di PT. Gancia Citra Rasa sesuai dengan rencana bisnis dan policy perusahaan. •
Mengecek dan/atau memberi rekomendasi untuk menyetujui semua aspek yang berhubungan dengan tugas pokok Gudang sesuai peraturan yang berlaku.
•
Menerima DO dan mengeluarkan barang sesuai dengan DO.
•
Menyerahkan barang dan DO ke distributor delivery untuk diantar ke customer.
7. Distributor (Suprianto) •
Menerima DO dari store keeper.
•
Mengirimkan barang ke customer serta meminta tanda tangan ke pada customer yang telah menerima barang.
•
Menyerahkan delivery order kepada bagian financial.
8. Secretary (Fransiska Anggraeni) • Mengontrol ruang kerja operasional perkantoran (ruang rapat, ruang kerja manager agar layak digunakan untuk aktivitas perusahaan). • Menangani dan mengatur tamu-tamu yang akan bertemu dengan Direktur. • Menangani dan mencatat surat-surat, dokumen yang akan dimintakan tanda tangan Managing Director dan setelah ditanda tangani didistribusikan kembali. • Mencatat, menyimpan file dengan rapi cermat dan baik.
3.3.1.5 Gambaran Pasar dan Kompetitif Strategi Target utama dari PT. Gancia Citra Rasa adalah Hotel, Restaurant, Café untuk dapat memenangkan pasar dan persaingan, perusahaan mempunyai kelebihan menjual produk yang unik dibanding pemasok minuman beralkohol lainnya. Dalam menjalankan bisnisnya PT. Gancia Citra Rasa berkerja sama dengan distributor utama yang secara resmi ditunjuk oleh pemerintah. PT. Gancia Citra Rasa mendistribusikan produk minuman beralkohol dengan Nomor Pajak Bea Kena Cukai (NPBKC) dan Pita Cukai asli yang masih tersegel dengan baik ke pelanggan. Pada pelayanan Distribusi, perusahaan memberikan pengiriman dengan tepat waktu, serta pemeliharaan produk dengan baik. Dengan meningkatkan pelayanan terhadap customer, dan melakukan perencanaan strategis maka diharapkan PT. Gancia Citra Rasa dapat bersaing dan mensetarakan kualitas produk dengan para kompetitornya.
59 3.3.1.6 Siklus Bisnis
Gambar 3.4 Business Cycles PT. Gancia Citra Rasa
Dimulai dari pembelian produk kepada Distributor Utama yang akan dicek dan diterima oleh perusahaan, berlanjut setelah mendapatkan produk, perusahaan dapat memberikan harga yang sesuai dengan kualitas barang terbaik, setelah itu PT. Gancia Citra Rasa akan melakukan pengiriman ke pelanggan.
3.3.1.7 Capitalization Summary Untuk capitalization summary, PT. Gancia Citra Rasa yang bergerak dibidang distributor minuman beralkohol di Indonesia memiliki pemegang saham tunggal yang bernama Lim Thian Hu yang beralamat di Perumahan Bukit Gedung Mediterania II BF 20 RT. 007 RW. 016, Kelurahan Kelapa Gading Barat Jakarta Utara. Dengan modal utama sebesar Rp. 11.484.375.000,00 PT. Gancia Citra Rasa memulai bisnisnya dalam bidang distributor minuman beralkohol.
3.3.1.8 Financial Strategy PT. Gancia Citra Rasa berfokus pada distributor minumam beralkohol, barang-barang yang dijual merupakan barang yang unik dengan pangsa pasar menengah keatas. Bekerjasama langsung dengan distributor yang secara resmi ditunjuk oleh pemerintah yaitu PT. Sarinah. PT. Gancia Citra Rasa memiliki sebuah kantor yang beralamat di Jalan Cemara, Ruko Nusantara Blok A No. 22, Ancol Selatan, Sunter Agung Jakarta Utara. Memiliki tiga lantai dengan aset meja kantor, telepon, mesin fax, komputer, mesin printer. Pada lantai dasar ditempatkan sebagai gudang, lantai dua sebagai kantor para pegawai, dan lantai tiga sebagai ruang direktur utama.PT. Gancia Citra Rasa memiliki jumlah asset di tahun 2013 sebesar Rp. 9.358.799.007,00
60 3.3.1.9 Final Financial Status Summary Pendapatan perusahaan pada saat ini bergantung pada ketetepan harga dengan Distributor Utama dan jumlah barang yang dipesan oleh pelanggan. Kisaran harga barang perusahaan bervariasi, dimulai dari harga Rp. 25.000.000,00 (dua puluh lima juta rupiah) per box minuman beralkohol yang dijual.Harga barang yang ditawarkan tersebut, sudah termasuk sudah termasuk jika ada kerusakan barang tersebut.
3.3.1.10 Business Partnership and Alliance Untuk dapat memenangkan pasar dan persaingan PT.Gancia Citra Rasa Bekerjasama dengan PT.Sarinah dalam menjalankan kerjasamanya PT.Gancia Citra Rasa di percaya sebagai partner Distributor minuman beralkohol di Indonesia oleh PT.Sarinah. Untuk mendapatkan kepercayaan dari pelanggan, perusahaan memberikan produk minuman beralkohol dengan dengan kualitas terbaik kepada pelanggan. Berikut ini adalah pelanggan PT.Gancia Citra Rasa, antara lain: 1. PT. Trisno Abdi Manunggal. 2. PT. Sarindo Makmur. 3. CV. Puspita Nirwana. 4. UD. Agung. 5. Live, Karoke, Loune & PUB. 6. PT. Buana Mitra Usaha. 7. UD. Subur. 8. PT. Perkasa Tunggal Mandiri. 9. PT. Comfort Nusantara. 10. PT. Cahaya Kreasi Partindo. 11. PT. Grand Ancol Hotel. 12. Toko Memory. 13. Kandaga Asri Graha. 14. Paramaita Inti Utama . 15. Sarindo Makmur.
61 3.3.2 Diagram Swimlane Process
Berikut ini adalah Diagram Swimlane Process yang terjadi di dalam PT.Gancia Citra Rasa:
Gambar 3.5 Swim Lane Process Diagram PT. Gancia Citra Rasa Kesimpulan dari artefak Diagram Swimlane Process yang terjadi di PT.Gancia Citra Rasa adalah ada bagian – bagian tertentu yang masih merangkap perkerjaan yang seharusnya bisa dilakukan oleh bagian lain,. Diagram ini berguna untuk mengetahui bagian mana yang
62 terlibat dalam proses bisnis, dan waktu terjadinya interaksi beserta urutan alurnya. Diagram ini menggunakan format swim-lanes untuk mengatur proses pada baris, dan waktu pada kolom, lalu meletakan aktivitas dengan symbol flowchart.
3.3.3 Model Proses / Model Layanan IDEF-0 Proses Bisnis PT. Gancia Citra Rasa Pembelian
Gambar 3.6 Business Process Diagram level 0 Pembelian
IDEF level 1 Proses Bisnis Pembelian Barang
63
Gambar 3.7 Business Process Diagram level 1 Pembelian Barang
IDEF Level 1 Penjualan Barang
64
Gambar 3.8 Business Process Diagram level 2 Penjualan Barang
IDEF level 1 Proses Bisnis Pengrirman Barang
65
Gambar 3.9 Bussiness Process Diagram level 2 Pengiriman Barang
3.3.4 Proses Bisnis / Layanan Produk
Proses Pembelian PT. Gancia Citra Rasa:
Gambar 3.10 Proses Pembelian
66 Proses Penjualan PT.Gancia Citra Rasa:
Gambar 3.11 Proses Penjualan
Proses Pengiriman PT.Gancia Citra Rasa:
Gambar 3.12 Proses Pengiriman
67 3.3.5 Use Case Diagram dan Narative Tabel 3.4 Use Case Narrative (Lanjutan) No 1
Usecase Narrative Membuat Data Stock Barang Description: Bagian Store Keeper membuat data stock barang untuk diberikan ke pada marketing pembelian. Object: Store Keeper dan Marketing Pembelian
2
Membua t Data Barang Description: Bagian Marketing Pembelian membuat data barang yang akan dibeli dan diberikan oleh bagian keuangan. Object: Bagian Marketing dan bagian keuangan
3
Membuat Surat Pembelian Description: Bagian keuangan membuat surat pembelian dan diserahkan kepada manager oprasional untuk dimintai persetujuan pengadaan barang. Object: Bagian keuangan dan manager oprasional
4
Melakukan Pembelian Description: Bagian marketing pembelian melakukan pemesanan kepada distributor utama. Object :Bagian marketing dan distributor utama .
5
Melakukan Pembayaran Description: Bagian Financial melakukan pembayaran sesuai invoice yang diberikan oleh distributor utama. Object: Bagian financial dan distributor utama
6
Menginput Identitas Pelanggan Description: Pelanggan memesan produk ke bagian marketing penjualan. Object: Pelanggan dan marketing penjualan.
7
Membuat Sales Order Description: Bagian marketing membuat Sales order (So) yang akan diberikan kepada bagian financial. Object: Bagian marketing dan bagian financial
68
No 8
Tabel 3.4 Use Case Narrative (Lanjutan) Usecase Narrative Membuat Delivery Description: Bagian financial membuat delivery order (DO) yang akan diberikan kepada bagian delivery order Object: Bagian financial dan Delivery order
9
Membuat Bukti Tanda Terima Description: Bagian Delivery order membuat bukti tanda terima dan diberikan kepada pelanggan. Object: Bagian delivery order dan pelanggan.
10
Membuat Surat Tagihan Description: Bagian financial membuat surat tagihan yang akan diberikan kepada pelanggan Object: Bagian financial dan pelanggan
11
Membuat Data Pembayaran Description: Bagian Financial membuat data pembayaran yang akan diberikan kepada operasional manager Object: Bagian financial dan operasional manager
12
Membuat Laporan Store Keeper Bulanan Description: Bagian store keeper membuat laporan setiap 6 bulan yang akan diberikan kepada manager oprasional Object: Bagian Store keeper dan manager operasional
13
Membuat Laporan Keungan Bulanan Description: Bagian keungan membuat laporan setiap 6 bulan yang akan diberikan kepada manager oprasional Object: Bagian keungan dan manager operasional
14
Membuat Laporan Marketing Pembelian Bulanan Description: Bagian marketing pembelian membuat laporan setiap 6 bulan yang akan diberikan kepada manager oprasional Object: Bagian marketing pembelian dan manager operasional
15
Membuat Laporan Marketing Penjualan Bulanan Description: Bagian Marketing penjualan membuat laporan setiap 6 bulan yang akan diberikan kepada manager oprasional Object: Bagian marketing penjualan dan manager operasional
69
Tabel 3.4 UseCase Narrative (Lanjutan) No 16
Usecase Narrative Membuat Laporan Delivery Order Bulanan Description: Bagian Delivery order membuat laporan setiap 6 bulan yang akan diberikan kepada manager oprasional Object: Bagian Delivery order dan manager operasional
17
Membuat Rangkuman Laporan Bulanan Description: Sekretaris membuat rangkuman laporan-laporan pembelian dan penjualan dari setiap bagian untuk diserahkan kepada direktur utama Object: Sekretaris dan direktur
70 Berikut ini adalah Use Case Diagram yang ada di dalam PT. Gancia Citra Rasa:
Gambar 3.13 Use Case Diagram PT. Gancia Citra Rasa Kesimpulan dari artefak Use Case Diagram seperti pada gambar 3.8 adalah harus adanya penambahan supir/kurir agar lebih memastikan produk yang dikirim oleh perusahaan
71 ke pelanggan tidak ada kecacatan, demi kepuasan customer,serta memperbarui proses dari divisi Store Keeper untuk membuat laporan barang rusak dari Distributor Utama.
3.4 Data dan Informasi Object State Transition Diagram; Logical Data Model (boleh pakai ERD atau Class Diagram); Activity/Entity Matrix (menggunakan Activity Listing dan Entity-Activity Matrix).
3.4.1 Object State-Transition Diagram ( State Chart Diagram)
Gambar 3.14 Object State-Transition Diagram Kesimpulan dari artefak Object State-Transition Diagram (State Chart Diagram) adalah: Diagram ini menunjukan perubahan atribut, link, dan atau perilaku dari objek yang merupakan hasil dari kejadian internal atau eksternal sistem yang memicu perubahan kondisi seperti pada gambar di atas berguna untuk memudahkan pengaplikasian dari bentuk setiap
72 komunikasi yang terjadi antara setiap actor di proses bisnis untuk software yang akan direncanakan ke depannya.
3.4.2 Logical Data Model Berikut ini adalah Logical Data Model atau biasa kita sebut class diagram yang ada dalam PT.Gancia Citra Rasa yaitu:
Gambar 3.15 Class Diagram PT. Gancia Citra Rasa
Kesimpulan dari artefak Logical Data Model atau class diagram seperti pada gambar 3.14 untuk menunjukan perubahan atribut, link, dan atau perilaku dari objek yang merupakan hasil dari kejadian internal atau eksternal sistem yang memicu perubahan kondisi. Berguna untuk menampilkan kelas-kelas dan paket-paket di dalam sistem untuk memberikan gambaran sistem secara statis dan relasi antar aktor yang ada di dalam perusahaan. Beberapa diagram
73 dibuat sesuai dengan yang diinginkan oleh perusahaan untuk mendapatkan gambaran yang lebih lengkap terhadap sistem yang akan dibangun oleh perusahaan.
3.4.3
Activity / Entity Matrix (CRUD)
Distributor Utama
Surat Tagihan
Bukti Tanda Terima
Delivery order
Invoice
Sales order
Pelanggan
Pembayarana
Barang
Pemesanan
Fungsi Bisnis Membuat data stok barang Membuat data barang yang akan dibeli Membuat surat pembelian Melakukan pembelian Melakukan pembayaran Membuat sales order Membuat delivery order Membuat bukti tanda terima Membuat surat tagihan
Surat pembelian
Data barang
Subjek Data
Penerimaan Barang
Tabel 3.5 Activity / Entity Matrix PT. Gancia Citra Rasa
C R C
R R
C
R C
R
R
C
C
R
R
C
R R C
R R
R
R
R
C C
Kesimpulan dari artefak Activity / Entity Matrix (CRUD) seperti pada tabel 3.5 di atas adalah Activity / Entity Matrix (CRUD) diatas menjelaskan tentang fungsi bisnis perusahaan yang diusulkan berdasarkan subjek data yang ada didalam perusahaan. Data-data tersebut saling terintegrasi dan berhubungan sehingga adanya keterkaitan antara setiap divisi. Untuk usulan yang akan diterapkan yaitu adanya perancangan SI/IT yang diperlukan untuk mempermudah perusahaan dalam perencanaan teknologi dan untuk penyimpanan data.
74 3.5 Sistem dan Aplikasi 3.5.1 System Communication Description
System PT. Gancia Citra Rasa
Network LAN Distributor Utama FIREWALLL
Internet
Gambar 3.16 Deskripsi Sistem Komunikasi
Dari gambar diatas dapat menunjukan bahwa alur jaringan dari dalam perusahaan maupun luar perusahaan, dimana jaringan terluas adalah jaringan yang digunakan untuk melakukan pemesanan barang ke Distributor Utama. Untuk didalam perusahaan sendiri yang menghubungkan satu bagian dengan bagian lain dan ke database menggunakan jaringan LAN, sedangkan untuk jaringan internet terbatas hanya digunakan oleh Operasional Manager untuk mendukung pengambilan keputusan dan email.
3.5.2 System Data Flow Diagram Berikut ini adalah System Data Flow Diagram Pembelian yang berjalan pada PT. Gancia Citra Rasa yaitu:
75
Gambar 3.17 System Data Flow Diagram Pembelian PT. Gancia Citra Rasa
76 Berikut ini adalah System Data Flow Diagram Penjualan yang berjalan pada PT.Gancia Citra Rasa yaitu:
Gambar 3.18 System Data Flow Diagram Penjualan PT. Gancia Citra Rasa
Kesimpulan dari artefak System Data Flow Diagram seperti pada gambar di atas adalah pembuatan model Data Flow Diagram Diagram alur sistem data (DFD) pada PT. Gancia Citra Rasa dibuat berdasarkan alur proses bisnis pembelian dan penjualan yang berjalan yang memungkinkan profesional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data, baik secara manual maupun komputerisasi.
3.6 Jaringan Infrastruktur Jaringan Internet dan LAN di PT. Gancia Citra Rasa Indonesia ini berguna untuk komunikasi dan keperluan informasi dengan jaringan komputer, agar setiap pekerjaan dapat selesai
dengan
mudah,
cepat
dan
tepat.
Jaringan
komputer
diharakan
mampu
menghubungakan user yang satu dengan yang lain nya, dari satu provider internet dibagikan jaringan melalui router switch dan hub-hub yang ada pada setiap divisi. Topologi jaringan
77 yang digunakan pada PT. Gancia Citra Rasa adalah topologi star ,karena setiap nodenya akan dihubungkan dengan kabel ke hub, jadi untuk hirarki yang lebih rendah digambarkan pada lokasi yang rendah dan semakin ke atas mempunyai hirarki semakin tinggi.
Gambar 3.19 Jaringan Infrastruktur PT. Gancia Citra Rasa
3.7 Security / Standard / Workforce 3.7.1 Security & Privacy Plan Perencanaan sistem keamanan pada PT. Gancia Citra Rasa adalah sebagai berikut: 1.
File-file perusahaan dapat dimusnahkan atau di hapus apabila sudah melewati masa expired data. Pada PT.Gancia Citra Rasa agar keamanan file terjaga, sebelum masa expired data akan dihapus oleh PT.Gancia Citra Rasa.
2.
Upgrade Sistem Operasi Salah satu cara menjaga data-data maupun komputer yang digunakan di PT.Gancia Citra Rasa adalah dengan memperbarui sistem operasi ke yang lebih baru
78 3. Pemasangan anti virus PT.Gancia Citra Rasa dari akses virus. Antivirus mencegah virus untuk masuk kedalam sistem operasi, dan membersihkan virus apabila sudah terlanjur terinfeksi agar sistem dapat berjalan dengan lancar. 4. Data Backup Sebagai data cadangan apabila terjadi hal-hal yang tidak terduga seperti kerusakan sistem supaya mempercepat waktu recovery.
3.7.2 Technology Forecast Technology forecast menunjukkan perubahan yang diharapkan untuk masa mendatang.
Dibawah ini menunjukkan gambar yang menginformasikan teknologi yang
digunakan oleh PT.Gancia Citra Rasa yaitu: Tabel 3.6 Technology Forecast Technology Forecast Short Term Mid Term (12 Months) (12-24 Months)
Operating Sistems
Microsoft Windows XP
Microsoft Windows 7
Office Automaticion Suite
Microsoft Office 2003
Microsoft Office 2007
Desktop PCs
Menggunakan processor Intel Core i3 , menggunakan PC desktop Sony Vaio
Desktop Monitors
LCD monitor HP 18” dan 21” inch
Tetap atau mengikuti perkembangan dan kebutuhan perusahaan Tetap atau mengikuti perkembangan dan kebutuhan perusahaan
Long Term (2-3 Years Away) Tetap atau mengikuti perkembangan dan kebutuhan perusahaan Tetap atau mengikuti perkembangan dan kebutuhan perusahaan Tetap atau mengikuti perkembangan dan kebutuhan perusahaan Tetap atau mengikuti perkembangan dan kebutuhan perusahaan
Persistent Storage
250 GB
250 GB
250 GB
Forecast area
Kesimpulan dari artefak Technology Forecast seperti pada tabel 3.6 di atas adalah untuk memperkirakan suatu aktivitas yang akan dilakukan dengan memberikan perkiraan tentang sesuatu yang akan terjadi pada perusahaan suatu saat nanti atau di masa yang akan datang. Teknologi ini dapat berperan untuk menjadi salah satu alat perusahaan yang berguna
79 dalam merencanakan sesuatu yang akan dilakukan di masa depan secara lebih efektif dan efisien.
3.7.3 Organization Chart PT.Gancia Citra Rasa memiliki organization chart yang sudah tersruktur sehingga dapat dipisahkan antara tugas dan tanggung jawab setiap divisi masing-masing. Organization Chart menunjukkan setiap posisi dan personil diatur dalam diagram hirarkis atau format matriks. Organization Chart membantu menunjukkan jalur kewenangan, hubungan kerja tiap divisi serta kepemilikan sumber daya, produk, dan proses.
Gambar 3.20 Struktur Organisasi PT. Gancia Citra Rasa
80 3.7.4 Profil Pengetahuan dan Keterampilan
Tabel 3.7 Profil Pengetahuan dan Keterampilan PT. Gancia Citra Rasa Standar Edukasi Manajemen Komunikasi Transportasi Pemasaran Produk Negosiasi Pencatat pembelian Pencatat penjualan Pengontrolan barang Pembuatan suratsurat Menggunakan komputer
Perusahaan Distributor Minuman Beralkohol Direktur
Marketing
Store keeper
X X X X
X X X X
X
Finance
Operasional
Delivery
X X
x x x
X x x X
X X x
X X
x x
x
X
X
X
x
X
X
X
X
X
X
X X
x x x
X
Sekretaris
X x
