BAB 3 ANALISA PERUSAHAAN DAN SISTEM BERJALAN 3.1
Riwayat Perusahaan 3.1.1
Sejarah Perusahaan PT Bank Rakyat Indonesia (Persero) Tbk, atau yang lebih dikenal sebagai PT Bank Rakyat Indonesia, pertama didirikan di Purwokerto oleh Raden Wiriatmaja dengan nama De Poerwokertosche Hulp en Spaarbank der Indlandsche Hoofden, yang pada awalnya merupakan sebuah lembaga yang mengelola dana kas masjid untuk disalurkan kepada masyarakat dengan skema yang sangat sederhana. Pada tanggal 16 Desember 1895 secara resmi dibentuk Hulpen Spaarbank der Inlandshe Bestuurs
Ambtenareen,
yang kemudian
dikenal
sebagai “Bank
Perkreditan Rakyat” yang pertama di Indonesia. Setelah mengalami banyak perubahan nama, akhirnya pada tanggal 22 Febuari 1946, Pemerintah Indonesia mengubah lembaga ini menjadi Bank Rakjat Indonesia (BRI) berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 1 tahun 1946 dan BRI menjadi bank pertama yang dimiliki Pemerintah Republik Indonesia. Pada tahun 1992, Bank BRI mengalami perubahan status hukum menjadi PT Bank Rakyat Indonesia (Persero) berdasarkan UndangUndang Perbankan No.7 Tahun 1992 dan pada tahun 2003, Bank BRI menjadi Perseroan Terbuka dengan mencatatkan sahamnya di Bursa Efek Jakarta, kini Bursa Efek Indonesia, dengan kode saham BBRI.
65
66
Sebuah langkah strategis diambil Bank BRI dengan mengakuisisi Bank Jasa Artha (BJA) pada tahun 2007, yang kemudian dikonversi menjadi PT Bank Syariah BRI. Unit Usaha Syariah BRI kemudian dipisahkan (spin off) dari Bank BRI dan digabungkan ke dalam PT Bank Syariah BRI pada 1 Januari 2009. Salah satu langkah terbesar Bank BRI terjadi di bulan November 2009. Bank BRI telah berhasil menghubungkan seluruh unit kerja di pelosok negeri secara real-time online. Penerapan sistem ini bertujuan untuk meningkatkan pelayanan, melakukan efisiensi operasional dan memitigasi risiko dengan kontrol sistem secara terintegrasi. Kini, Bank BRI menjadi salah satu Bank terbesar di Indonesia ditandai oleh dinobatkannya Bank BRI sebagai The Best Corporate Governance In Indonesia dalam ajang World Finance Corporate Governance Award 2011 dan sebagai salah satu The World’s 500 Most Valuable Banking Brands 2011, dimana Bank BRI menjadi satu-satunya bank dari Indonesia yang termasuk dalam 200 besar bank di dunia yang paling bernilai dengan brand value senilai U S$682 juta. Hingga saat ini, jaringan Bank BRI meliputi 1 Kantor Pusat, 18 Kantor Wilayah, 14 Kantor Inspeksi, 409 Kantor Cabang, 470 Kancapem, 4.649 BRI Unit, 617 Teras BRI dan 822 Kantor Kas termasuk di dalamnya 417 kantor yang terletak di Kantor Kepolisian untuk pengurusan SIM , STNK dan BPKB. Kantor pusat Bank BRI terletak di Gedung BRI I, Jl. Jend. Sudirman kav. 44 – 46, Jakarta 10210, Indonesia.
67
3.1.2
Visi dan Misi 1. Visi M enjadi Bank Komersial Terkemuka yang selalu mengutamakan kepuasan nasabah 2. M isi − M elakukan
kegiatan
perbankan
yang
terbaik
dengan
mengutamakan pelayanan Usaha M ikro, Kecil, dan M enengah (UM KM ) untuk menunjang peningkatan ekonomi masyarakat. − M emberikan pelayanan prima kepada nasabah melalui jaringan kerja yang tersebar luas dan didukung oleh sumber daya manusia yang professional dengan melaksanakan praktik good corporate governance. − M emberikan keuntungan dan manfaat yang optimal kepada pihakpihak yang berkepentingan (stakeholders). 3.1.3
S truktur Organisasi Struktur organisasi menggambarkan pembagian tanggung jawab dalam sebuah organisasi. Berikut adalah struktur organisasi PT Bank Rakyat Indonesia.
68
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT Bank Rakyat Indonesia (Persero) Tbk Sumber : PT Bank Rakyat Indonesia (Persero) Tbk (2011)
69
Struktur organisasi pada gambar
3.1 merupakan struktur
organisasi PT Bank Rakyat Indonesia (Persero) Tbk secara keseluruhan. Sementara, berkaitan dengan topic e-procurement, terdapat struktur divisi logistik secara lebih terperinci guna untuk menggambarkan pembagian tugas dan wewenang dalam proses pengadaan barang. Berikut adalah struktur organisasi divisi logistik PT Bank Rakyat Indonesia (Persero) Tbk.
Gambar 3.2 Struktur Organisasi Divisi Logistik Sumber : Divisi Logistik PT Bank Rakyat Indonesia (Persero) Tbk
70
Berikut merupakan penjabaran struktur organisasi PT Bank Rakyat Indonesia. 1. Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) 2. Komisaris Terdiri dari beberapa komite komisaris, yakni : Komite Audit, Komite Nominasi & Remunerasi, dan Komite Pengawasan M anajemen Resiko. 3. Direksi Terdiri dari beberapa komite direksi, yakni : Komite M anajemen Resiko, Komite Kebijakan Perkreditan, Komite Kredit, ALCO, dan Komite Kebijakan SDM . 4. Direktur Utama 5. Direktur Bisnis UM KM Terdiri dari tiga divisi, yakni: Divisi Bisnis M ikro, Divisi Bisnis Ritel dan M enengah, dan Divisi Bisnis Program. 6. Direktur Bisnis Konsumer Terdiri dari empat divisi, yakni: Divisi Dana dan Jasa, Divisi Kartu Kredit,
Divisi
Kredit
Konsumer,
dan
Divisi
Marketing
Communication. 7. Direktur Bisnis Komersial Terdiri dari dua divisi, yakni: Divisi Bisnis Umum dan Divisi Agribisnis. 8. Direktur Bisnis Kelembagaan & BUM N
71
Terdiri dari tiga divisi, yakni: Divisi Hubungan Lembaga, Divisi Bisnis BUM N, dan Desk Cash Management. 9. Direktur Jaringan & Layanan Terdiri dari tiga divisi, yakni: Divisi Jaringan Kerja Bisnis Ritel, Divisi Jaringan Kerja Bisnis M ikro, dan Direktur Jaringan dan Layanan serta membawahi Kantor Wilayah dan Kantor Cabang Khusus. 10. Direktur Keuangan Terdiri dari empat divisi, yakni: Divisi Treasury, Divisi Akuntansi M anajemen dan Keuangan, Divisi Bisnis Internasional, dan Unit Kerja Luar Negeri. 11. Direktur Pengendalian Resiko Kredit Terdiri dari tiga divisi, yakni: Divisi Analisis Resiko Kredit, Divisi Restrukturisasi dan Penyelesaian Kredit Bermasalah, dan Divisi Administrasi Kredit. 12. Direktur Kepatuhan Terdiri dari empat divisi, yakni: Divisi M anajemen Resiko, Divisi Renstra, Divisi Hukum, dan Divisi Kepatuhan. 13. Direktur Operasional Terdiri dari empat divisi, yakni: Divisi Sentra Operasi, Divisi Teknologi dan Sistem Informasi, Divisi M anajemen Aktiva Tetap dan Logistik, dan Divisi Pendidikan dan Pelatihan. 14. Audit Intern 15. Divisi Sekretariat Perusahaan 16. Divisi M anajemen Sumber Daya M anusia
72
Berikut adalah penjabaran struktur organisasi Divisi M anajemen Aktiva Tetap dan Logistik PT Bank Rakyat Indonesia (Persero) Tbk. 1. Bidang Kebijakan dan Administrasi 1.
Bagian Kebijakan dan Evaluasi
2.
Bagian Persediaan, Distribusi, dan Administrasi
3.
Bagian M anajemen Aktiva Tetap
2. Bidang Operasional 1 1.
Bagian Pengadaan Aktiva Tetap
2.
Bagian Pelayanan Internal Kantor Pusat
3. Bidang Operasional 2
3.1.4
1.
Bagian Pengadaan Barang dan Jasa
2.
Bagian Pengadaan Teknologi dan Sistem Informasi
Produk dan Layanan 1. Produk Simpanan M erupakan produk yang memfasilitasi nasabah untuk melakukan penyimpanan dana, antara lain: BritAma, Simpedes, Girobri, Depobri, Tabungan Haji, BritAma Junio, dan BRIZZI (Kartu Prabayar). 2. Produk Pinjaman Terdiri dari : 1. Kredit M ikro : Kupedes dan Kredit Usaha Rakyat (KUR). 2. Kredit Ritel : Kredit M odal Kerja, Kredit Investasi, Kredit Briguna, Kredit Express, Kredit Konstruksi, Kredit PPTKI, Kredit Waralaba, Kredit Resi Gudang, Kredit Resi Gudang, Kredit SPBU, Kredit BTS, dan Bank Garansi.
73
3. Kredit Konsumer : Kredit Kepemilikan Rumah (KPR), Kredit Kendaraan Bermotor (KKB), Kredit M ulti Guna (KM G), dan Kartu Kredit. 4. Program : Kredit Koperasi Primer untuk Anggota (KPPA), Kredit Ketahanan Pangan dan Energi (KKPE), Kredit Pengembangan Energi Nabati dan Revitalisasi Perkebunan (KPEN-RP), Kredit Kepada Kelompok Usaha Kecil (KKUK), Kredit Usaha M ikro dan Kecil
Surat
Utang
Pemerintah
(KUM K-SP),
dan
Kredit
Pemberdayaan Ekonomi M asyarakat Pesisir (PEM P). 5. Kredit M enengah : Kredit M odal Kerja (KMK), Kredit Investasi (KI), Kredit M odal Kerja Ekspor (KM KE), Kredit M odal Kerja Impor (KM KI), Kredit M odal Konstruksi (KMK-K), Penangguhan Jaminan Import (PJI), Standby LC (SBLC), Bank Garansi (BG), Kredit Infrastruktur, dan Kredit Sindikasi. 3. Jasa Perbankan 1. Layanan Prioritas : Cash Management System dan Salary Crediting. 2. Layanan Treasury : Transaksi Valuta Asing, Transaksi Swap, Transaksi Forward, Jasa Wali Amanat, Jasa Agen Penjual Efek, Jasa Kustodian, dan Dana Pensiun Lembaga Keuangan BRI (DPLKBRI). 3. Layanan Internasional : Transaksi ekspor dan impor, Remittance, dan Surat Kredit Berdokumen Dalam Negeri (SKBDN).
74
3.2
Analisa Sistem yang Berjalan 3.2.1 Proses Bisnis 3.2.1.1 Proses Pengadaan Barang 1. Proses Pendaftaran Vendor Perusahaan yang ingin menjadi vendor dari barang harus terlebih dahulu melakukan pendaftaran pada divisi logistik. Divisi logistik kemudian akan memberikan informasi mengenai prosedur yang harus dilakukan untuk menjadi vendor, seperti mengisi formulir mengenai data perusahaan hingga memenuhi kelengkapan dokumen lainnya. Perusahaan calon vendor kemudian mengikuti prosedur sesuai dengan yang diinformasikan divisi logistik. Setelah prosedur dipenuhi, maka divisi logistik kemudian melakukan proses cross-check atas informasi yang diberikan oleh perusahaan calon vendor. Jika proses tersebut berjalan lancar, maka divisi logistik akan mencatat perusahaan tersebut dalam database vendor dan akan memberikan sertifikat resmi yang menandakan bahwa perusahaan tersebut adalah vendor dari PT Bank Rakyat Indonesia (Persero) Tbk. 2. Proses Permintaan Pembelian Proses permintaan pembelian diawali dengan permintaan yang dilakukan oleh user terhadap suatu barang. User akan membuat surat Izin Prinsip Anggaran (IPA) yang ditujukan kepada direktur bidang terkait. Direktur bidang kemudian akan melakukan analisa sebelum menyatakan persetujuan atas IPA. Setelah disetujui, IPA akan dikembalikan kepada user dan kemudian user akan membuat Nota
75
Dinas untuk divisi logistik, termasuk didalamnya IPA yang telah disetujui oleh direktur bidang. Nota Dinas akan ditujukan pada kepala divisi logistik dan diteruskan kepada masing-masing staff pengadaan divisi logistik. Terdapat tiga jenis staff divisi logistik dalam divisi logistik, yaitu : Pengadaan barang IT, Pengadaan barang non-IT, dan Pengadaan tanah dan bangunan. 3. Proses Pemilihan Vendor Setelah menerima Nota Dinas, staff logistik kemudian membuat surat Izin Prinsip Pengadaan (IPP) yang berisi: Owner Estimate (OE) dan metode pengadaan. OE adalah harga yang ditetapkan oleh staff logistik atas barang atau jasa yang akan dibeli. Harga tersebut didapatkan baik dari pencarian di internet maupun berdasarkan pengadaan barang sebelumnya. OE kemudian dijadikan dasar pemilihan metode pengadaan yang akan dilakukan. Ada beberapa metode pengadaan pada PT Bank Rakyat Indonesia, antara lain: a. Lelang : dimana bagian pengadaan menerbitkan pengumuman lelang pada media, baik cetak maupun elektronik. Semua perusahaan yang berminat berhak untuk mendaftarkan diri sebagai calon vendor. Dari calon vendor tersebut, kemudian dilakukan proses seleksi kesesuaian antara kriteria permintaan dengan barang atau jasa yang ditawarkan. Calon vendor yang lulus seleksi akan mengikuti proses lelang. M etode ini dikhususkan untuk pengadaan barang dengan jumlah nominal sama dengan dan lebih besar dari Rp. 500.000.000.
76
b. Pemilihan langsung : dimana bagian pengadaan memilih beberapa calon vendor dari database vendor yang ada. Vendor yang terpilih kemudian akan dipanggil dan kemudian diseleksi. M etode ini dikhususkan untuk pengadaan barang dengan jumlah nominal antara Rp. 200.000.000 – Rp. 499.999.999. c. Penunjukan langsung : dimana bagian Pengadaan hanya akan menunjuk satu vendor yang memiliki kapasitas untuk memenuhi kriteria pengadaan barang. M etode ini dikhususkan untuk pengadaan barang dengan jumlah nominal Rp. 10.000.000 – Rp. 199.999.999. d. Swakelola : dimana bagian Pengadaan tidak memerlukan pihak ketiga (vendor) dalam proses pengadaan. Bagian Pengadaan dapat membelinya secara langsung. M etode ini dikhususkan untuk pengadaan
barang dengan
jumlah
nominal dibawah
Rp.
10.000.000. Setelah OE dirumuskan dan metode pengadaan dipilih, maka IPP diterbitkan. IPP kemudian ditujukan kepada pejabat pemutus. Terdapat lima kategori pejabat pemutus, antara lain: a. Kepala bagian : untuk pengadaan barang dan jasa dengan jumlah nominal dibawah Rp. 75.000.000. b. Wakil kepala divisi : untuk pengadaan barang dan jasa dengan jumlah nominal antara Rp. 75.000.000 – Rp. 149.999.999. c. Kepala divisi : untuk pengadaan barang dan jasa dengan jumlah nominal antara Rp. 150.000.000 – Rp. 999.999.999.
77
d. Direktur operasional : untuk pengadaan barang dan jasa dengan jumlah nominal antara Rp. 1.000.000.000 – Rp. 3.000.000.000. e. Direktur utama : untuk pengadaan barang dan jasa dengan jumlah nominal diatas Rp. 3.000.000.000. Setelah IPP disetujui oleh pejabat pemutus kemudian proses pemilihan vendor berjalan, sesuai dengan metode pengadaan yang telah dipilih. 4. Proses pembelian Setelah proses seleksi selesai dan nama vendor keluar, maka langkah selanjutnya ialah mengadakan proses klarifikasi dan negosiasi dengan vendor. Proses ini dilakukan guna mengklarifikasi ulang kesesuaian antara kriteria pengadaan dengan kapasitas vendor. Selain itu, proses ini dilakukan guna mengklarifikasi dan menegosiasi harga yang telah diajukan oleh vendor, terutama jika harga tersebut masih lebih tinggi dari OE. Setelah mencapai kata sepakat, kemudian staff logistik akan membuat Lembar Persetujuan Hasil (LPH) dan mengajukannya kepada pejabat pemutus, sesuai dengan total harga nominal terakhir yang telah disepakati. Setelah disetujui, kemudian LPH dikembalikan kepada staff logistik dan staff logistik kemudian akan mengumumkan pemenang dalam proses seleksi tersebut. Staff logistik kemudian menyediakan masa sanggah selama dua hari yang berfungsi sebagai jeda waktu dimana para vendor lain dapat mengajukan keberatan atas proses seleksi yang berjalan. Setelah masa sanggah selesai, maka staff
78
logistik akan menerbitkan Surat Perintah Kerja (SPK) untuk vendor terkait. 5. Proses Pengiriman Barang Setelah SPK diterbitkan kepada vendor, maka vendor akan memulai pelaksanaan kerja atau pengiriman barang. Pekerjaan atau barang yang telah selesai kemudian akan diberikan kepada user bersama dengan surat tanda terima dan user akan melakukan pengecekan kesesuaian antara barang dengan kriteria yang diminta. Setelah itu, user akan menanda-tangani tanda terima dan menyerahkannya kembali kepada vendor. Vendor kemudian akan membuat penagihan pembayaran pada staff logistik disertai dengan tanda terima yang telah ditanda-tangani dan dokumen pelengkap lainnya dan menerima pembayaran oleh staff logistik. Jika terjadi keluhan atas barang atau pekerjaan, user akan menyampaikannya kepada staff logistik yang akan diteruskan kepada vendor terkait. Vendor akan merespon atas keluhan tersebut dengan melakukan beberapa kebijakan sesuai dengan kesepakatan sebelumnya. 3.2.1.2 Metode Penunjukan Langsung Seperti yang telah disebutkan pada subbab sebelumnya, metode penunjukan langsung dilakukan jika nilai Owner Estimate (OE) yang telah ditetapkan berada dalam rentang antara Rp. 10.000.000 – Rp. 199.999.999. Disebut penunjukan langsung karena saat itu staff logistik dapat menunjuk salah satu vendor yang dipercaya dan memiliki kesesuaian dengan criteria yang dibutuhkan tanpa harus melakukan
79
seleksi setelahnya. Adapun proses yang dilakukan dalam metode penunjukan langsung adalah sebagai berikut. Setelah staff logistik menerima Nota Dinas dari user, staff logistik kemudian akan menentukan Owner Estimate (OE) dan langsung mencari vendor yang sesuai dengan kriteria yang diberikan user, terutama yang memiliki barang dengan spesifikasi sama. Terdapat beberapa hal yang dipertimbangkan, antara lain ialah: harga barang, kualitas barang, reputasi vendor, dan total biaya yang harus dikeluarkan. Hal-hal tersebut merupakan kriteria yang harus diperhatikan dalam penunjukan vendor secara langsung. Setelah melakukan pemilihan dan mendapatkan calon vendor, kemudian Bagian Pengadaan akan membuat Izin Prinsip Pengadaan (IPP) dengan mencantumkan nama vendor yang telah ditetapkan dan mengajukannya kepada pejabat pemutus. Pejabat Pemutus kemudian akan mengevaluasi IPP dan memberi persetujuan. Setelah IPP disetujui, maka kemudian staff logistik akan menghubungi vendor dan melakukan pemesanan. Vendor akan merespon dengan memberikan penawaran harga atas barang terkait. Staff logistik kemudian melakukan proses klarifikasi dan negosiasi dengan vendor atas harga dan spesifikasi barang. Bagian Pengadaan akan melakukan penyesuaian antara OE dengan harga yang ditawarkan oleh vendor. Jika proses klarifikasi dan negosiasi tidak berhasil, dalam pengertian vendor dan staff logistik tidak mencapai kata sepakat atas harga atau sepakat namun harga yang disepakati berada diatas harga OE, maka ada beberapa pilihan yang dapat dipilih antara lain: merevisi OE dan menyesuaikannya
80
dengan harga yang diberikan vendor atau membatalkan proses pengadaan yang berjalan. Jika proses klarifikasi dan negosiasi berhasil maka staff logistik akan membuat Lembar Persetujuan Hasil (LPH) dan mengajukannya kepada pejabat pemutus. Pejabat pemutus akan kembali mengevaluasi LPH dan kemudian memberikan persetujuan. Setelah LPH disetujui, staff logistik akan membuat Surat Perintah Kerja (SPK) untuk vendor.
81
3.2.2
Rich Picture Sistem yang Berjalan 3.2.2.1 Rich Picture Proses Pengadaan Barang
Gambar 3.3 Rich Picture Proses Pengadaan Barang Sumber : Penulis
82
3.2.2.2 Rich Picture Metode Penunjukan Langsung
Gambar 3.4 Rich Picture M etode Penunjukan Langsung Sumber : Penulis 3.2.3
Analisis Porter yang Berfokus pada Daya Tarik Pemasok Untuk menganalisa lingkungan bisnis perusahaan, dapat dilakukan dengan menggunakan analisis lima kekuatan Porter. Analisis Porter ini terdiri dari lima kekuatan, yakni: persaingan antarperusahaan saingan, potensi masuknya pesaing baru, potensi pengembangan produkproduk pengganti, daya tawar pemasok, dan data tawar konsumen.
83 Ancaman pesaing baru - Merger ant ar bank : Bank Permata - Bank syariah : Bank Muamalat - Bank lokal daerah : Bank Artos Indonesia
Persaingan antar perusahaan pesaing
Daya tawar pemasok Seluruh vendor BRI, seperti : - PT Mitra Buana Komputindo - Koperasi swakarya BRI
‐ Bank Mandiri ‐ Bank Central Asia ‐ Bank Negara Indonesia ‐ Bank Tabungan
Daya tawar konsumen ‐ Individual / masyarakat / retail ‐ Corporate / perusahaan
Negara
Ancaman produk pengganti
- Produk investasi : Reksadana - Pegadaian - Koperasi - Asuransi
Gambar 3.5 M odel Five Forces Porter pada PT Bank Rakyat Indonesia Kelima
kekuatan
tersebut
tentunya dapat
mendefinisikan
lingkungan bisnis perusahaan dengan jelas, namun pada skripsi ini analisa akan difokuskan pada proses procurement. Proses procurement berkaitan erat dengan keberadaan vendor dan juga memiliki keterkaitan tidak langsung dengan faktor konsumen dan barang pengganti. Oleh karena itulah, kekuatan yang paling penting untuk diperhatikan dalam
84
analisis porter, bagi proses procurement, adalah daya tawar pemasok, daya tawar konsumen, serta ancaman produk pengganti (subsitusi). Pada analisis Porter, daya tawar pemasok sangat erat kaitannya dengan seberapa jauh sebuah perusahaan bergantung pada pemasoknya. Ketika kecenderungan daya tawar pemasok dinyatakan kuat, maka artinya perusahaan memiliki tingkat ketergantungan yang tinggi dengan pemasoknya. Ketergantungan tinggi dengan pihak lain dapat dikatakan sebagai indikasi yang kurang baik bagi perusahaan karena dengan tingginya tingkat ketergantungan, berarti perusahaan kemungkinan besar akan kehilangan hak kendali atas pemasok tersebut. Tabel 3.1 berikut menjelaskan bagaimana hubungan antara PT Bank Rakyat Indonesia dengan pemasoknya. Tabel 3.1 Tabel Kecenderungan Daya Tarik Pemasok
• • •
Daya Tarik Pemasok pada PT Bank Rakyat Indonesia Kecenderungan : Kuat Terdapat beberapa pemasok dalam perusahaan yang menyediakan barang yang terdiferensiasi. Pemasok tidak bergantung penuh pada perusahaan untuk pendapatannya. Adanya kecenderungan pemasok memegang kendali atas harga.
Berdasarkan tabel diatas, kekuatan daya tawar pemasok pada PT Bank Rakyat Indonesia (Persero) Tbk dinyatakan cenderung kuat. PT Bank Rakyat Indonesia tidak memiliki kontrak yang tetap atau dalam jangka panjang dengan vendor. Kontrak dibuat hanya per proyek yang diadakan oleh perusahaan. M asa kontrak yang singkat ini membuat
85
vendor lebih bebas dalam menentukan keputusan, karena kontrak ini tidak akan mempengaruhi pendapatan vendor secara signifikan. Selain itu, seperti yang telah diketahui, industri perbankan merupakan salah satu industri yang berkembang dengan cepat dan signifikan. Hal itu dibuktikan dengan banyaknya pesaing PT Bank Rakyat Indonesia, baik dari pesaing lama (antarperusahaan saingan) maupun lahirnya pesaing baru. Hal ini membuat vendor semakin memiliki banyak peluang untuk mengembangkan usahanya, terutama vendor yang menyediakan barang berkaitan erat dengan bidang perbankan, seperti: kartu atm, alat penghitung mesin uang, mesin atm, dan
lain-lain. Vendor
tidak
akan
takut
jika perusahaan
tidak
menggunakan jasanya karena peluang di perusahaan saingan lainnya masih terbuka lebar. Fakta tersebut berkaitan erat dengan kecenderungan vendor memegang kendali atas harga barang. M eskipun melalui proses klarifikasi dan negosiasi, namun pada kenyataannya masih sering terjadi proses revisi Owner Estimate (OE), yang artinya harga yang ditetapkan vendor berada diatas harga yang telah diestimasikan oleh divisi logistik. Hal ini jelas menandakan bahwa vendor memiliki kecenderungan yang kuat dalam menentukan harga barang. Faktor daya tawar konsumen dan ancaman barang subsitusi memiliki keterkaitan tidak langsung dengan proses procurement pada PT Bank Rakyat Indonesia.
86
Konsumen PT Bank Rakyat Indonesia, yang biasa disebut nasabah, terdiri dari dua jenis, yakni individu / masyarakat dan perusahaan. Keduanya memiliki posisi yang penting dimata perusahaan karena dana yang disimpan oleh para nasabah merupakan proses bisnis yang sangat vital bagi perusahaan. Dari dana tersebut, perusahaan dapat menggunakannya
untuk
mekanisme
kredit
bagi
nasabah
lain,
memperoleh pemasukan untuk mendukung aktivitas bisnis lainnya, serta memperoleh margin untuk perusahaan. M eskipun kecenderungan nasabah untuk berganti-ganti bank kecil, namun nasabah memiliki kendali utama dalam memilih layanan perbankan yang mereka inginkan. Calon nasabah biasanya memiliki kecenderungan untuk mencari layanan perbankan yang menurut mereka menguntungkan berdasarkan dari perbandingan pemasaran antar satu bank dengan bank lainnya. Hal ini tentunya memperkuat posisi daya tawar konsumen pada PT Bank Rakyat Indonesia. Dari kesimpulan penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa daya tawar konsumen memiliki kecenderungan kuat dimata perusahaan. Kecenderungan kuatnya daya tawar konsumen ini tentunya berpengaruh terhadap proses procurement yang ada. Seiring dengan semakin luasnya ruang lingkup perusahaan, yang artinya semakin meningkatnya proses procurement
yang berjalan, maka perusahaan juga harus terus
meningkatkan pendapatannya dengan cara memperkuat posisinya terhadap daya tawar konsumen. Hal inilah yang menjadi keterkaitan antara proses procurement dengan faktor daya tawar konsumen.
87
Ancaman barang subsitusi juga menjadi salah satu faktor yang berpengaruh terhadap proses procurement dilihat dari sejauh mana barang subsitusi dapat mengurangi pemasukan perusahaan. Barang subsitusi bagi produk dan jasa PT Bank Rakyat Indonesia antara lain ialah reksadana (produk investasi), asuransi, dan pegadaian. Investasi, asuransi, serta pegadaian merupakan pilihan lain bagi calon nasabah dalam memanfaatkan harta yang mereka miliki. Ketiganya kini merupakan ancaman bagi produk dan layanan perbankan karena dapat menggantikan fungsi dari layanan dan produk perbankan itu sendiri. Sebagai salah satu contoh ialah reksadana yang kini mulai menjadi tren di masyarakat. M asyarakat kini mulai lebih tertarik untuk melakukan investasi jika dibandingkan dengan hanya menyimpan dananya di bank. Hal itu merupakan salah satu contoh bagaimana ancaman barang subsitusi terhadap produk dan jasa PT Bank Rakyat Indonesia. Sama seperti faktor daya tawar konsumen, faktor ancaman produk subsitusi juga mempengaruhi pendapatan perusahaan sehingga diperlukan adanya koordinasi dalam keseluruhan perusahaan untuk menghadapi ancaman ini sehingga tidak berdampak pada penurunan pendapatan dan mempengaruhi proses procurement. Analisa ini menjadi
salah
satu
pendukung atas
tujuan
diperlukannya aplikasi e-procurement dalam proses pengadaan yang berlangsung. Dengan adanya e-procurement, sebagai sarana pertukaran informasi yang bersifat real time dan terbuka, maka Divisi Logistik
88
diharapkan dapat meningkatkan pengawasan atas vendornya, baik dalam segi barang yang disediakan, fluktuatif harga barang, maupun performa vendor tersebut dalam penanganan proyek. 3.2.4
Analisis Value Chain yang Berfokus pada Aktivitas Procu rement Selain dengan menggunakan Five Forces Porter, analisa lingkungan bisnis dapat juga dilakukan dengan menggunakan Analisis Value Chain Porter. Five Forces Porter berkonsentrasi pada analisa lingkungan
luar
perusahaan,
sementara
Value
Chain
Porter
berkonsentrasi pada analisa lingkungan internal perusahaan, bagaimana keterkaitan antar aktivitas yang terjadi di perusahaan tersebut, dan sejauh mana aktivitas telah mendukung peningkatan margin pada perusahaan. Pada bab sebelumnya telah dijelaskan terdapat Sembilan aktivitas dalam Value Chain Porter, baik aktivitas utama maupun pendukung. Salah satu aktivitas tersebut ialah Procurement. Pada subbab ini akan dijelaskan bagaimana peran aktivitas Procurement, baik terhadap aktivitas lainnya maupun rantai nilai secara keseluruhan dan juga dukungannya dalam peningkatan margin perusahaan. Berikut adalah model Value Chain Porter pada PT Bank Rakyat Indonesia beserta dengan peran atau dukungan procurement dalam aktivitas-aktivitas tersebut.
89 Firm Inf rastructure Kesekretariatan perusahaan, accounting, operasional, perencanaan strategis, hukum, pajak, dll. Human Resource Management P erencanaan kebutuhan SDM, pembinaan, pendidikan, pengembangan & kesejahteraan pekerja.
Procurement P engadaan asset (IT, non IT, tanah, dan bangunan), pengadaan jasa. Inbound Logistic P engelolaan likuiditas, P enanganan uang masuk, P engelolaan saham
Operations P emeliharaan rekening, pengontrolan kredit, pengawasan operasional, audit
Outbound Logistic P enawaran kredit, pengadaan unit kerja, ATM, layanan ebanking, return kepada shareholders
Marketing and sales Strategi periklanan, promo simpanan & kredit, penawaran suku bunga
MARGIN
Technology Development Layanan e-banking, ATM, unit kerja yang terhubung secara real-time online
Services P elayanan customer service dan teller, layanan kelembagaan, layanan treasury, layanan internasional
Gambar 3.5 M odel Value Chain Porter pada PT Bank Rakyat Indonesia Sumber : Penulis 1. Inbound Logistics Aktivitas dalah tahap ini meliputi : 1. Pengelolaan likuiditas, yakni mengelola harta lancar perusahaan untuk dapat memenuhi kewajiban. 2. Penanganan uang masuk, baik dari nasabah individual maupun korporat, baik berupa dana simpanan, pengembalian kredit, atau uang masuk lainnya. 3. Pengelolaan saham, terutama dalam hal penggunaannya sebagai modal. Peran procurement dalam aktivitas ini, antara lain: 1. M endukung operasional perusahaan
secara umum,
seperti:
menyediakan gedung, peralatan kantor (meja, kursi, dan lain-lain), alat tulis kantor (ATK), komputer, printer, telepon, mesin faks,
90
software pendukung, jaringan, dan lain-lain. Hal ini berlaku sama di semua aktivitas rantai nilai yang ada. 2. M endukung proses penanganan uang masuk dengan menyediakan barang-barang tertentu, seperti : mesin hitung uang dan brandkas atau lemari besi. 2. Operations 1. Pemeliharaan rekening, yakni dengan mengatur perputaran uang dari rekening tabungan nasabah, baik individu dan korporat, dan disalurkan melalui mekanisme kredit, sertifikat Bank Indonesia, pinjaman antar bank, dan lain-lain. 2. Pengontrolan Kredit, yakni dengan melakukan pengecekan atas mekanisme kredit, baik dalam persetujuan awal pemutusan kredit, kelancaran pembayaran pinjaman, faktor bunga, dan lain-lain. 3. Pengawasan operasional dan audit, yakni seperti pada perusahaan umum lainnya, PT Bank Rakyat Indonesia (Persero) Tbk juga senantiasa melakukan pengawasan terhadap operasional seharihari. Selain itu, Bank Rakyat Indonesia juga melakukan audit berkala guna untuk mengecek apakah kinerja karyawan berjalan sesuai dengan SOP yang telah dibuat. Peran procurement dalam aktivitas ini, antara lain: 1. M endukung proses pemeliharaan rekening nasabah, dengan mengadakan
buku
tabungan
untuk
pencatatan transaksi bagi setiap unit kerja.
nasabah
serta sistem
91
2. M engadakan jasa konsultan dalam proses pemutusan kredit, misal: untuk menilai kelayakan jaminan yang diajukan oleh pihak pemohon kredit. 3. M engadakan jasa konsultan bagi divisi audit, misal : untuk mendukung pencapaian ISO 9008. 3. Outbound Logistics 1.
Penawaran kredit, yakni salah satu bentuk output dari proses perputaran uang yang ada didalam PT Bank Rakyat Indonesia (Persero) Tbk ialah dengan melakukan penawaran kredit, baik kepada individu atau rakyat, usaha kecil dan menengah, maupun kepada perusahaan.
2. Pengadaan unit kerja, baik berupa kantor wilayah, kantor inspeksi, kantor cabang, kantor cabang pembantu, BRI Unit, teras BRI, dan kantor kas. 3. Pengadaan dan perluasan wilayah Anjungan Tunai M andiri (ATM ) di seluruh Indonesia. 4. Pengembalian keuntungan (return) kepada para pemegang saham. Peran procurement dalam aktivitas ini, antara lain: 1. Berperan penting dalam pengadaan unit kerja, mulai dari penentuan dan peninjauan wilayah, pengadaan aktiva tetap (tanah dan bangunan), pembangunan gedung, pengadaan peralatan dan perlengkapan
kantor,
pengadaan
jaringan
serta kebutuhan
operasional lainnya. 2. M elakukan pengadaan mesin ATM serta jaringannya.
92
3. Bekerja sama dengan marketing untuk membuat iklan atau promosi untuk penawaran kredit. Procurement berperan dalam menentukan vendor periklanannya. 4. Marketing and Sales 1. M embuat strategi periklanan yang interaktif untuk menarik nasabah menggunakan jasa perbankan di PT Bank Rakyat Indonesia. 2. M embuat paket promo yang menarik sebagai salah satu strategi periklanan, baik untuk layanan simpanan maupun kredit. 3. M elakukan penawaran dengan menggunakan suku bunga sebagai daya tariknya. M isal: penawaran layanan kredit dengan suku bunga kecil. Peran procurement dalam aktivitas ini, antara lain: 1. M enentukan vendor yang tepat untuk menangani pembuatan iklan dan pelaksanaan acara (event organizer). 2. Bekerja sama dengan divisi lainnya dalam pembuatan promo atau undian berhadiah. Umumnya proses procurement berkaitan dengan pengadaan hadiah-hadiah itu sendiri. M isal : program Untung Beliung BRITAMA. 5. Services 1. Pelayanan langsung kepada nasabah, berupa adanya customer service dan teller untuk membantu customer mendapatkan informasi dan berinteraksi dengan perusahaan. 2. Layanan bisnis, berupa : bank garansi, remittance, kliring, dan SKBDN.
93
3. Layanan keuangan, berupa : bill payment, penerimaan setoran, transaksi online, transfer dan LLG. 4. Layanan kelembagaan, berupa : SPP online (pembayaran uang sekolah online) dan cash management BRI ( sistem penggajian). 5. Layanan e-banking : ATM BRI, mini ATM BRI, sms banking, phone banking, internet banking, e-BUZZ, KIOSK BRI, BRIZZI, dan M o-Cash. 6. Layanan Treasury : Foreign exchange, money market, fixed income, keunggulan dan prosedur. Peran procurement dalam aktivitas ini, antara lain: 1. M elakukan
proses pengadaan
alat-alat
pendukung proses
pelayanan langsung kepada nasabah, seperti M esin hitung uang, brandkas, sistem help desk untuk customer service, sistem pencatatan transaksi dan rekening nasabah, sistem nomor antrian, dan lain lain. 2. M endukung layanan e-banking, antara lain: pengadaan mesin atm, pengadaan jaringan online, produksi kartu (ATM , BRIZZI, Credit card), pengadaan kendaraan untuk e-BUZZ (teras BRI), dan lainlain. 3. Pembangunan jaringan serta sistem yang mendukung layanan kelembagaan. 6. Firm Infrastructure
94
1. Kesekretariatan perusahaan (SKP), menangani keseluruhan proses penataan terhadap pekerjaan perkantoran dan tugas-tugas bantuan lainnya untuk menunjang pelaksanaan tugas pokok perusahaan . 2. Accounting, menangani arus keluar dan masuk uang dan harta lainnya dalam perusahaan. 3. Perencanaan strategis, menangani pembentukan rencana strategis atau rencana jangka panjang perusahaan. Termasuk didalamnya : menentukan rencana jangka panjang, pembentukan susunan organisasi, pembagian wewenang, dan lain- lain. 4. Hukum, menangani proses hukum yang berjalan atau yang dibutuhkan oleh perusahaan. Peran procurement dalam aktivitas ini, antara lain: 1. Secara umum, proses procurement menangani seluruh kebutuhan operasional infrastruktur perusahaan yang mayoritas berada di kantor pusat. 2. M engelola aktiva tetap yang dimiliki oleh perusahaan, mulai dari pengadaan, pendistribusian, serta pemeliharaan. 3. M enyediakan jasa konsultan, terutama untuk infrastruktur perusahaan yang membutuhkan jasa tersebut, seperti: hukum, pajak, dan lainnya. 4. Bekerja sama dengan seluruh divisi untuk membuat perencanaan pengadaan tahunan. 5. Bekerja sama dengan perencanaan strategis dalam rencana pembangunan unit kerja.
95
7. Human Resource Management 1. M elakukan perencanaan kebutuhan sumber daya manusia. 2. M elakukan
pembinaan,
pendidikan,
serta
pengembangan
kemampuan karyawan. 3. M engutamakan kesejahteraan karyawan. Peran procurement dalam aktivitas ini, antara lain: 1. M enentukan vendor yang dapat menangani perekrutan tenaga kerja untuk kebutuhan sumber daya manusia PT Bank Rakyat Indonesia. 2. M emfasilitasi karyawan dengan berbagai barang dan jasa untuk dapat melaksanakan pekerjaannya dengan efektif. 8. Technology Development 1. M endukung berkembangnya layanan e-banking. 2. Bertanggung jawab pada jaringan online yang menghubungkan seluruh unit kerja PT Bank Rakyat Indonesia di seluruh Indonesia. 3. M elakukan perencanaan pengembangan penggunaan IT pada operasi bisnis perusahaan. Biasa dilakukan dengan bekerja sama dengan divisi-divisi yang akan meluncurkan program baru yang membutuhkan dukungan teknologi informasi. Peran procurement dalam aktivitas ini, antara lain: 1. Berperan penuh dalam mendukung proses pengadaan kebutuhan yang bersifat teknologi informasi, baik berupa hardware, software, maupun jaringan.
96
2. M engelola pengadaan jasa konsultan IT untuk membantu dalam menganalisis masalah dan peluang serta dalam pengambilan keputusan IT. 9. Procurement 1. M elakukan pengelolaan aktiva tetap, baik dalam pengadaan, pemeliharaan, dan penghapusan aktiva tetap. 2. M elayani kebutuhan internal kantor pusat, baik dalam pengadaan barang atau jasa yang mendukung operasional kantor pusat dan pemeliharan aktiva tetap kantor pusat. 3. Pengadaan barang dan jasa yang mendukung operasional seluruh unit kerja PT Bank Rakyat Indonesia, baik untuk barang non-IT, barang IT, pengadaan jasa (konsultan dan jasa lainnya), dan pengadaan sistem informasi. 4. M elakukan proses administrasi terhadap proses pengadaan yang dilakukan. Berdasarkan analisis diatas, proses pengadaan (procurement) memiliki peran penting, baik untuk setiap aktivitas maupun keseluruhan rantai nilai. Proses procurement pada PT Bank Rakyat Indonesia ditangani oleh Divisi M anajemen Aktiva Tetap dan Logistik yang berpusat di Jakarta, dengan cakupan wilayah pelayanan di seluruh Indonesia. Proses procurement yang terpusat seperti ini tentunya memiliki banyak keuntungan dan kendala. Salah satu keuntungannya ialah pengelolaan pengadaan barang menjadi lebih terkontrol. Karena pengadaan barang dipusatkan di satu
97
wilayah, maka perusahaan lebih mudah dalam melakukan kontrol terhadap pembelian serta masalah lainnya, seperti : penanganan atas keluhan barang dan jasa, pemeliharaan aktiva tetap, proses permintaan barang dan jasa serta pengelolaan vendor yang lebih terorganisir. Proses procurement PT Bank Rakyat Indonesia (Persero) Tbk selama ini telah berjalan dengan baik dan dapat memberikan benefit bagi keseluruhan rantai nilai perusahaan. Hal tersebut terbukti dari belum adanya masalah kritis yang muncul yang dapat memberi efek peningkatan biaya yang signifikan bagi keseluruhan rantai nilai tersebut. Proses procurement pada perusahaan juga telah memiliki standar operasional prosedur dan berbagai kebijakan yang dapat menjadi acuan dan arahan dalam pelaksanaanya. Hal ini dapat digolongkan sebagai upaya pencegahan terjadinya kesalahan dan kekeliruan dalam pelaksanaan. Namun proses procurement pada PT Bank Rakyat Indonesia masih memiliki banyak kelemahan. Proses procurement yang terpusat memberikan tantangan tersendiri bagi perusahaan untuk mengontrol proses pengiriman barang. PT Bank Rakyat Indonesia memiliki cakupan wilayah yang sangat luas dan menembus ke pelosok daerah. Hal tersebut cukup menyulitkan Divisi Logistik dalam pengontrolan pengiriman barang. Selain itu, masalah pengelolaan vendor yang belum maksimal juga mempengaruhi pelaksanaan proses procurement. Belum adanya laporan kinerja vendor, kriteria pemilihan vendor, dan fitur searching yang masih belum memadai merupakan kelemahan dari pelaksanaan procurement yang berjalan. M eskipun hingga saat ini baik divisi logistik
98
maupun keseluruhan perusahaan belum merasakan adanya kejanggalan atas hal tersebut, namun hal ini dapat merupakan gejala awal dari timbulnya masalah dalam proses procurement yang ada. 3.3
Permasalahan yang Dihadapi Pada proses pengadaan di PT Bank Rakyat Indonesia (Persero) Tbk terdapat beberapa masalah yang berkaitan dengan pengelolaan vendor, project control, dan evaluasi vendor. 1.
Pengelolaan vendor a. Informasi antara vendor dengan barang yang ditawarkan kurang terupdate. Tidak ada media penghubung secara otomatis yang dapat langsung memberikan informasi terbaru baik dari vendor maupun dari divisi logistik. M isal berkaitan dengan harga barang. Ketika bagian pengadaan akan melakukan pemesanan, mereka tidak mengetahui harga terbaru dari barang terkait. Karena itulah, kadang proses klarifikasi dan negosiasi berjalan rumit. Selain itu juga perusahaan harus memastikan lagi layanan apa saja yang disediakan oleh vendor, apakah ada garansi atau tidak, dan informasi lainnya. b. Perusahaan telah memiliki database vendor, namun database tersebut belum berfungsi secara maksimal. Bagian pengadaan sering merasa kesulitan untuk melakukan pencarian vendor berdasarkan kategori ataupun barang dan jasanya. c. Perusahaan belum memiliki media untuk berhubungan langsung dengan vendor selain dengan menggunakan telepon. Hal ini cukup menyulitkan terutama untuk menyampaikan keluhan atas barang yang
99
dibeli. Pencatatan atas keluhan yang ada pun tidak terdokumentasi dengan baik. 2. Project control a. Bagian pengadaan memiliki kesulitan untuk melakukan pengawasan pelaksanaan kerja atau pengiriman barang setelah SPK diterbitkan. Jangkauan wilayah perusahaan yang luas memicu sulitnya mengontrol apakah barang sudah sampai ke tangan user atau belum, apakah barang sampai dengan waktu yang telah ditetapkan, apakah ada keterlambatan, dan lain-lain. Pengawasan tersebut selama ini masih bersifat manual, yakni dengan menelepon dan menanyakan user apakah barang sudah tiba atau belum. Hal ini tentunya sangat tidak efektif dan dapat mengundang tindak kecurangan dalam proses pelaksanaannya. b. Selama ini histori transaksi yang dilakukan antara bagian pengadaan dan vendor hanya berupa data manual. Bagian pengadaan akan menginputnya satu-persatu kedalam tabel-tabel M s. Excel dan laporan tersebut akan direkap per periode waktu tertentu. Hal ini menyebabkan histori transaksi yang ada tidak terupdate dengan baik dan menyulitkan bagian pengadaan untuk
mengontrol mana transaksi yang sudah
selesai,
sedang
berlangsung, dan lain-lain. Bagian pengadaan juga kesulitan untuk mengkategorikan
transaksi berdasarkan
criteria tertentu, misal :
berdasarkan vendor, deadline, dan lain-lain. c. Bagian pengadaan menginginkan adanya laporan yang mendetil atas transaksi pengadaan barang yang dapat dibuat secara otomatis dan
100
terupdate. Dengan begitu akan mempermudah mereka untuk mengontrol proses pengadaan barang secara keseluruhan. 3. Evaluasi vendor a. Bagian pengadaan belum memiliki sistem evaluasi vendor atas kinerja sebelumnya. Kriteria-kriteria yang ada belum diperhitungkan secara maksimal dan belum ada bentuk resmi dalam evaluasi vendor. Review tentang vendor yang kini berjalan masih dalam bentuk manual dan sering kali hanya berupa masukan lisan saja. b. Dalam proses penunjukan langsung, bagian pengadaan memiliki kekhawatiran sendiri atas pelaksanaannya. Bagian pengadaan mengakui adanya kesulitan dalam menunjuk sebuah vendor untuk menjadi partner mereka dalam proses pengadaan. Kesulitan tersebut dikarenakan belum ada standar resmi atas kriteria yang ada sehingga bobot kriteria yang diperhitungkan belum jelas. Bagian pengadaan harus memeriksa secara hati-hati apakah vendor yang ditunjuk telah memenuhi kriteria yang ada karena jika tidak dikhawatirkan akan muncul anggapan adanya ketidakadilan atau tindak kecurangan dalam proses penunjukan langsung tersebut. 3.4
Alternatif Pemecahan Masalah Berdasarkan dari analisa permasalahan yang dihadapi diatas, disimpulkan bahwa PT Bank Rakyat Indonesia (Persero) Tbk membutuhkan sebuah sistem yang mengatur tentang proses procurement berbasis web, sehingga dapat diakses oleh seluruh unit kerja yang tersebar di seluruh Indonesia. Sistem tersebut harus dapat :
101
1. M elancarkan arus pertukaran informasi antara user, divisi logistik, dan vendor secara online realtime. 2. M empermudah proses pencarian vendor sesuai dengan kriteria yang diinginkan serta memiliki fitur yang dapat mempermudah hubungan antara vendor dengan perusahaan. 3. M emiliki fitur pencatatan atau laporan atas transaksi pengadaan yang dilakukan secara detail sehingga dapat mempermudah divisi logistik dalam melakukan pengawasan terhadap proyek tersebut. 4. M embuat perhitungan atas performa vendor dan dapat merekomendasi vendor sesuai dengan hasil evaluasi performa tersebut. Berdasarkan usulan diatas, maka dibutuhkan analisa pemilihan vendor untuk mendukung usulan nomor tiga. 3.4.1
Analisa Pemilihan Vendor Berikut adalah contoh pemesanan yang dilakukan oleh PT. Bank Rakyat Indonesia ke PT XYZ sebagai vendornya. Contoh Soal : Tabel 3.2 Contoh Tabel Penerimaan Barang
S PK NO Required Date SPK0001 12 Oktober 2011 SPK0001 12 Oktober 2011 SPK0002 17 Oktober 2011 SPK0002 17 Oktober 2011 SPK0003 21 Oktober 2011
S TB No STB0015 STB0032 STB0030 STB0031 STB0053
S TB Date 15 Oktober 2011 18 Oktober 2011 18 Oktober 2011 20 Oktober 2011 28 Oktober 2011
Unit Received S tatus 15 Ontime 10 Late 5 Ontime 8 Ontime 3 Late
102
S PK NO SPK0001 SPK0001 SPK0002 SPK0002 SPK0003
Tabel 3.3 Contoh Tabel Pengembalian Barang Unit Unit S TB No Received S KB No Returned STB0015 15 SKB0001 3 STB0032 10 STB0030 5 STB0031 8 SKB0002 2 STB0053 3 -
Tabel 3.4 Contoh Tabel Pemesanan Barang Price Product S PK NO ID OE Negotiated M 0001 Rp. 1250000 Rp. 950000 P0001 S0021 Rp. 3600000 Rp. 3125000 M 0027 Rp. 1550000 Rp. 1125000 P0002 S0006 Rp. 3400000 Rp. 2950000 P0003 B0078 Rp. 5750000 Rp. 5455000
Penerimaan dianggap valid ketika barang diterima sebelum tanggal 17 Oktober 2011 untuk SPK0001 dengan jumlah total 25 unit, 22 Oktober 2011 untuk SPK0002 dengan jumlah total 13 unit, dan 26 Oktober 2011 untuk SPK0003 dengan jumlah total 3 unit. Perhitungan nilai Vendor XYZ untuk kriteria On Time Delivery (OTD) adalah sebagai berikut. OTD SPK0001 = Number parts received on time x 100% Number of total parts expected = 15/25 x 100% = 60 % = 0,6 Nilai On time delivery untuk SPK0001 ialah sebesar 60% atau dalam jumlah nominal ialah 0,6. OTD SPK0002 = Number parts received on time x 100% Number of total parts expected
103
= 8/8 x 100% = 100% = 1 Nilai On time delivery untuk SPK0002 ialah sebesar 100% atau dalam jumlah nominal ialah 1. OTD SPK0003 = Number parts received on time x 100% Number of total parts expected = 0 / 3 x 100% =0%=0 Nilai On time delivery untuk SPK0003 ialah sebesar 0% atau dalam jumlah nominal ialah 0. Rata-rata nilai vendor untuk kriteria On Time Delivery (OTD), adalah : OTD = OTD SPK0001 + OTD SPK0002 + OTD SPK0003 3 = 0,6 + 1 + 0 3 = 0, 53 Perhitungan nilai vendor XYZ untuk kriteria Quality adalah sebagai berikut. SPK0001 : Angka Kualitas = 1- Jumlah Barang yang di tolak x 100% Total barang yang diterima = 1- (3/25) x 100% = 88% = 0,88 Nilai angka kualitas untuk SPK0001 ialah sebesar 88% atau dalam jumlah nominal ialah 0,88.
104
SPK0002 : Angka Kualitas = 1- Jumlah Barang yang di tolak x 100% Total barang yang diterima = 1- (2/13) x 100% = 84.62% = 0,85 Nilai angka kualitas untuk SPK0002 ialah sebesar 84,62% atau dalam jumlah nominal ialah 0,85. SPK0003 : Angka Kualitas = 1- Jumlah Barang yang di tolak x 100% Total barang yang diterima = 1- 0/3 x 100% = 100% = 1 Nilai angka kualitas untuk SPK0001 ialah sebesar 100% atau dalam jumlah nominal ialah 1. Rata-rata nilai vendor untuk kriteria Quality, adalah : Quality = AK SPK0001 + AK SPK0002 + AK SPK0003 3 = 0,88 + 0,85 + 1 3 = 0,91 Perhitungan nilai vendor XYZ untuk kriteria Total Cost (TC) adalah sebagai berikut. TC SPK0001 = 1 – Biaya yang harus dikeluarkan x 100% M aximum Reasonable Price = 1 – (950000 + 3125000) x 100% (1250000 + 3600000) = 1 - 4075000 x 100%
105
4850000 = 15,98% = 0,16 Nilai total cost untuk SPK0001 ialah sebesar 15,98% atau dalam jumlah nominal ialah 0,16. TC SPK0002 = 1 – Biaya yang harus dikeluarkan x 100% M aximum Reasonable Price = 1 – (1125000 + 2950000) x 100% (1550000 + 3400000) = 1 - 4075000 x 100% 4950000 = 17,68% = 0,18 Nilai total cost untuk SPK0002 ialah sebesar 17,68% atau dalam jumlah nominal ialah 0,18. TC SPK0003 = 1 – Biaya yang harus dikeluarkan x 100% M aximum Reasonable Price = 1 – 5455000 x 100% 5750000 = 5,13% = 0,05 Nilai total cost untuk SPK0003 ialah sebesar 5,13% atau dalam jumlah nominal ialah 0,05. Rata-rata nilai vendor untuk kriteria Total Cost (TC) adalah: TC = TC SPK0001 + TC SPK0002 + TC SPK0003 3 = 0,16 + 0,18 + 0,05 3 = 0,13
106
Data yang diperoleh dalam penilaian performa vendor XYZ oleh PT ABC dari metode linear average, adalah: Tabel 3.5 Tabel Perolehan Data On Time Delivery dari M etode Linear Average S PK0001 S PK0002 S PK0003 Rata-rata (µ)
OTD 0,6 1 0 0,53
(OTD - µ) 0,07 0,47 -0,53
(OTD - µ)2 0,0049 0,2209 0,2809
Nilai CV dari kriteria On Time Delivery (OTD) adala N
σ2 =
∑(X i= 1
i
− μ )2
N 0 , 0049 + 0,2209 + 0,2809 σ2 = 3 0,5067 σ2 = = 0,1689 3 σ = 0.1689 = 0,41 CV =
σ 0,41 x100% = x100% = 0,7736 x 100% = 77,36% μ 0,53
Artinya ialah setiap kenaikan nilai on time delivery sebesar 1% maka akan berpengaruh terhadap fluktuasi dari nilai itu sendiri sebesar 77,36%. Tabel 3.6 Tabel Perolehan Data Quality dari M etode Linear Average Quality (Q - µ) (Q - µ) 2 S PK0001 0,88 - 0,03 0,0009 S PK0002 0,85 - 0,06 0,0036 S PK0003 1 0,09 0,0081 Rata-rata (µ) 0,91
Nilai CV dari kriteria Quality (dalam persen) adalah :
107 N
σ2 =
∑(X i= 1
i
− μ)
2
N 0 , 0009 + 0,0036 + 0,0081 σ2 = 3 0,0126 σ2 = = 0,0042 3 σ = 0,0042 = 0,065 CV =
σ 0,065 x100 % = x100% = 0,07142 x100% = 7,14% μ 0,91
Artinya ialah setiap kenaikan nilai quality sebesar 1 % maka akan berpengaruh terhadap fluktuasi nilai itu sendiri sebesar 7,14%. Tabel 3.7 Tabel Perolehan Data Total Cost dari M etode Linear Average TC (TC - µ) (TC - µ)2 S PK0001 0,16 0,03 0,0009 S PK0002 0,18 0,05 0,0025 S PK0003 0,05 - 0,08 0,0064 Rata-rata (µ) 0,13
Nilai CV dari kriteria Total Cost (TC) (dalam persen) adalah: N
σ2 =
∑(X i= 1
i
− μ)
2
N 0,0009 + 0,0025 + 0,0064 σ2 = 3 0,0098 σ2 = = 0,00327 3 σ = 0,00327 = 0,057 CV =
σ 0,057 x100% = x100% = 0.438x100% = 43,8% μ 0,13
108
Artinya ialah setiap kenaikan nilai total cost sebesar 1% maka akan berpengaruh terhadap fluktuasi nilai tersebut sebesar 43,8%. Jika bobot yang dipilih dalam keadaan default, yakni 40% untuk nilai QTD, 40% untuk nilai Qualitas, dan 20% untuk nilai TC, maka nilai pengukuran evaluasi performa vendor XYZ secara keseluruhan adalah: Total Nilai Keseluruhan = (CV QTD x 40%) + (CV Q x 40%) + (CV TC x 20%) = (77,36% x 40%) + (7,14% x 40%) + (43,8% x 20%) = 30,94% + 2,86% + 17,52% = 51,32% Nilai total diatas lah yang kemudian akan dibandingkan antar satu vendor dengan vendor lainnya dalam jenis barang yang sama guna untuk mengetahui mana vendor terbaik untuk jenis barang tersebut. Semakin kecil nilai total yang diperoleh maka semakin baik performa vendor tersebut.
