Betreft aanbesteding:
AWBZ Extramurale Begeleiding Utrecht West
Nota van Inlichtingen:
Nummer 1
De (geanonimiseerde) vragen en de daarop gegeven antwoorden moeten worden beschouwd als integraal onderdeel van het inkoopdocument en worden per e-mail aan alle aanbieders verstuurd. In geval van tegenstrijdigheden tussen de Nota van Inlichtingen en eerder verstrekte documenten prevaleert het bepaalde in de Nota van Inlichtingen. VERZOEK: Om een goede planning te kunnen maken voor de dialooggesprekken, verzoeken wij u voor woensdag 30 juli aan het secretariaat door te geven of u een aanbieder bent met meer dan 15 cliënten in de regio Utrecht West. Op die manier kunnen wij alvast een voorlopige planning opstellen.
1/9
AANGEPAST TIJDSPAD Datum
Activiteit
9 juli
Uiterste ontvangst aanmeldingen aanbieders
14 juli
Toezenden inkoopdocument aan geïnteresseerde aanbieders
21 juli
Informatiebijeenkomst voor aanbieders inclusief vragen stellen
25 juli
Beantwoording 1e nota van inlichtingen
1 augustus
Toezenden productomschrijving aan aanbieders met definitieve tarieven
5 augustus
Vragen stellen 2e nota van inlichtingen
8 augustus
Beantwoording 2e nota van inlichtingen
22 augustus om 12.00 uur uiterlijk
Indienen offertes door aanbieders
September
Dialooggesprekken met aanbieders
September
Toezenden ‘kleine en nieuwe aanbieders’ contractvoorstellen
Oktober
Reactietermijn ‘kleine en nieuwe aanbieders’ op contractvoorstel
Oktober
Toezenden raamovereenkomsten / beschikkingen
2/9
1. Vraag
Antwoord 2. Vraag
Antwoord 3. Vraag Antwoord
4. Vraag
Antwoord
5. Vraag Antwoord
6. Vraag Antwoord 7. Vraag
Antwoord
8. Vraag Antwoord
Betreft: Vektis gegevens Pagina: Zijn de gegevens van Vektis waarop de gemeenten zich baseren beschikbaar voor de bestaande aanbieders omdat de Vektis gegevens in de praktijk nogal eens kunnen verschillen met die van de bedrijfsvoering van de aanbieder? Nee, deze zijn niet beschikbaar voor de bestaande aanbieders. Dit is o.a. vanwege het feit dat deze concurrentiegevoelige informatie bevat. Betreft: Data dialooggesprekken Pagina: Kloppen de data voor de gesprekken: pag 4 18 t/m 27 augustus en in de tabel van pag 9 4 t/m 18 sept.. Als het om 2 verschillende gespreksronden gaat, kunt u dan aangeven wat het verschil is? Zie hiervoor de actuele planning hierboven Betreft: Ontbreken code Waarom ontbreekt de code H 803, dit is vervoer dagbesteding ouderen? Alleen de productcodes die in de regio Utrecht West worden benut zijn meegenomen. H803 wordt niet afgenomen volgens de beschikbare Vektis cijfers voor deze regio. Vervoerskosten komen in 2015 terecht op de producten “Vervoer basis” en “Vervoer rolstoel”. Betreft: Meerdere indicaties Heeft u rekening gehouden met de praktijk waarbij 1 cliënt 2 dagen H 533, 2 dagen H 802 plus 4 x vervoer H 803 ontvangt en hoe moeten wij daar volgend jaar mee omgaan? De regio Utrecht West werkt met generieke producten die op 1 augustus worden opgeleverd in de productomschrijving. Overigens zal het ook in deze situatie kunnen voorkomen dat een inwoner zowel Begeleiding groep als Begeleiding Individueel heeft. Betreft: Innovatie Zijn ook de prestatiebeschrijvingen van de NZA beleidsregels van toepassing, zo ja waar zit dan de ruimte voor innovatie? Nee, er zullen nieuwe WMO-productbeschrijvingen worden opgesteld. Deze zullen op 1 augustus worden toegezonden. Daarbij moet de opmerking gemaakt worden dat we prestatiefactoren juist van de markt willen vragen, conform de methodiek “Best Value Procurement”. Betreft: BIG Waarom zijn ook de beleidsregels met behandeling, BIG-codes van behandelaars, enz. benoemd, dit hoort toch niet in het Wmo domein? Per abuis zijn deze opgenomen in het inkoopdocument. Vanaf nu zijn deze niet meer van toepassing. Betreft: VOG Kan de verklaring omtrent gedrag (VOG) ook worden vervangen door bijvoorbeeld referenties van eerdere werkgevers? Een VOG zegt niet alles. Is een VOG nodig voor alle vrijwilligers? De verklaring VOG kan niet worden vervangen door een referentie. Ja, een VOG is nodig voor iedereen die formele zorg of ondersteuning biedt aan een cliënt. Een VOG is sinds 2014 gratis voor vrijwilligers. Betreft: Kwaliteitsborging Is er sprake van rechtsongelijkheid als grotere instellingen aan een HKZ certificering moeten voldoen? Nee, er mag ook een gelijkwaardige certificering worden gepresenteerd. Zodanig dat op systematische wijze de uitvoering van 3/9
Pagina:
Pagina:
Pagina:
Pagina:
Pagina:
Pagina:
9. Vraag
de zorg kan worden getoetst. Voor de kleine aanbieders worden nadere afspraken gemaakt in de overeenkomsten. Betreft: Meldplicht calamiteiten Waar kan ik de meldplicht voor calamiteiten vinden?
Antwoord
Deze is opgenomen in de Wmo 2015 onder artikel 4.1.8.
10. Vraag
Betreft: Inkoopdocument Bedoelt u met het inkoopdocument AWBZ het document van 2013? Dat van 2014 is nl. nog niet gereed. Wij bedoelen het inkoopdocument AWBZ van regio Utrecht West, kortom het document dat u heeft ontvangen. Betreft: Social return on investment Wij kennen geen inkoopdocument AWBZ social return on investment, hoe moeten wij met deze vraag 6.1 uit de eigen verklaring omgaan? In het inkoopdocument is in paragraaf 2.12 aangegeven hoe de opdrachtgever om wil gaan met 5% sociaal rendement. Betreft: Methode van aanbesteden Past duurzame aanpak, of maatschappelijk verantwoord ondernemen, in de kwaliteitscriteria van de inkooptechniek Best Value Procurement? Ja, dit past binnen de inkoop van Best Value Procurement. Dit kunt u kwijt in het kansendossier. Betreft: Inkoop procedure Hfst 2.2 De kern van onze dagbesteding zit in gemeente Woerden. Er komen echter ook mensen uit diverse andere gemeente als de Stichtse Vecht, Montfoort etc. Als een aanbestedingsofferte bij het secretariaat Utrecht West wordt ingediend, voor welke gemeente wordt dat dan gedaan. De gemeente waar de dagbesteding wordt aangeboden of ook met de gemeentes waar de mensen vandaan komen? De inschrijver bepaalt voor welke gemeenten hij/zij zich inschrijft. Dit kan in Bijlage 5: uitvraag AWBZ, worden opgenomen. De individuele gemeenten wijzen de zorg toe aan haar inwoners die mogelijk in een andere gemeente geleverd wordt. Betreft: Producten Hfdstuk 1.9 Er is gekozen voor een eenvoudigere indeling van de doelgroep; Basis, gemiddeld en zwaar. Paar vragen daaromtrent:
Antwoord 11. Vraag Antwoord 12. Vraag
Antwoord 13. Vraag
Antwoord
14. Vraag
Pagina:
Pagina:
Pagina:
Pagina:
Pagina: 8
Pagina: 5/6
1. wanneer overstijgt iemand de basis, wat is de bandbreedte/criteria van gemiddeld en wat van zwaar 2. Wie indiceert ?
Antwoord
15. Vraag
3. Prijzen. Zijn alle prijzen per dagdeel, of is de prijs van o.a. individuele begeleiding per uur? Dit zal nader uitgewerkt worden in de productomschrijvingen. De prijzen voor Begeleiding Groep zijn per dagdeel, voor Begeleiding Individueel per uur. De toegang (indicatiestelling) wordt lokaal georganiseerd. Betreft: Contracteren huidige aanbieders Hfdst 1.2 Pagina: 4 Om de continuïteit van de reeds geleverde zorg voor de dagbesteding in Woerden te garanderen is aanbieder x een samenwerkingsverband aangegaan met aanbieder y die al jaar en dag dagbesteding levert in Woerden. In die 4/9
Antwoord
16. Vraag
Antwoord 17. Vraag
Antwoord 18. Vraag Antwoord 19. Vraag Antwoord
20. Vraag
Antwoord
21. Vraag
Antwoord
22. Vraag Antwoord
hoedanigheid heeft aanbieder x de status van huidige aanbieder die meer dan 15 klanten verzorgt. Het gaat om de hoeveelheid cliënten die uw organisatie bedient met een geldende AWBZ indicatie die onder de Wmo 2015 zullen vallen. Indien dit in onderaannemersschap gaat dan moet u in overleg met de hoofdaannemer of u bij de gemeente zelf een ZIN contract aan wil gaan of uw onderaannemerschap wil continueren. Betreft: Planning Pagina: Wordt deze planning aangehouden of wijzigt deze ook zoals in het inkooptraject jeugdhulp ook is gebeurd? Dat laatste heeft onze voorkeur. De planning is aangepast, zie hierboven. Betreft: Tarieven Pagina: Ten opzichte van de landelijke gemiddelde budgetkorting (11% op het budget van 2012) wordt in het document gesproken van een korting van 25% op de tarieven van 2014. Hierdoor wordt bijvoorbeeld de korting op vervoer in 2013 (meer dan 50%!) nog eens verder vergroot. Wat maakt dat jullie hiervoor hebben gekozen? De tarieven worden op 1 augustus bekend gemaakt. Betreft: Gunning contracten Iedereen krijgt in principe een contract, wat is het best value element daarin? De gemeente beantwoordt de wat-vraag, de aanbieder de hoe-vraag.
Pagina:
Betreft: Risico verantwoordelijkheid Pagina: Zijn risicomaatregelen al bij de prijs inbegrepen en waar is een extra tarief op mogelijk? Ja, deze zijn al bij de prijs inbegrepen. Er is alleen extra tarief mogelijk op kansen, welke opgenomen kunnen worden in het kansendossier. prestatie Betreft: Rapportages Pagina: Waarom is gekozen voor een hoog frequentie rapportage, terwijl er regelarm gewerkt moet worden? Kan hiervan afgeweken worden? Wat is het verschil tussen maandelijkse rapportage en kwartaaloverleg? Hiervoor is gekozen om te kunnen sturen op de prestatie-indicatoren, ingebracht door de inschrijver. Hiervan kan niet worden afgeweken. Het verschil is dat de maandelijkse rapportage online verstuurd wordt en het kwartaaloverleg mondeling plaatsvindt. Betreft: Tarieven Pagina: Waarom 25% korting op het tarief? Wanneer wordt definitief bekend wat de tarieven zijn? Wat is het verschil tussen een plafondtarief en een vast tarief? Waarom is er gekozen voor een plafondtarief? De tarieven worden op 1 augustus bekend gemaakt. Er is geen verschil. Betreft: Kritische prestatie-indicatoren Worden de KPI’s voor de maandelijkse rapportage bepaald door de gemeente of kunnen deze zelf worden bepaald? De KPI’s worden in de inschrijving door de aanbieders bepaald. 5/9
Pagina:
23. Vraag
Pagina:
Antwoord
Betreft: Methode van aanbesteden Is de best value methodiek van aanbesteden alleen van toepassing voor 2015 of ook voor de jaren erna? De insteek is om deze methode voor meerdere jaren in te zetten, afhankelijk van de besluitvorming in de afzonderlijke gemeenten. Betreft: Ondersteuning aanbieders Is er ondersteuning mogelijk vanuit het inkoopbureau om vragen over de best value methodiek te beantwoorden of moeten aanbieders dit zelf oplossen? De aanbieders dienen dit zelf op te lossen.
25. Vraag
Betreft: Dialooggesprekken Welke aanbieders worden uitgenodigd voor de dialooggesprekken?
Pagina:
Antwoord
Aanbieders die meer dan 15 cliënten hebben in de regio Utrecht West op peildatum 31 dec. 2013 (zie 1.3 op pagina 4 van het inkoopdocument). Betreft: Invulling van de aanbiedingsofferte Hoe kun je de nieuwe manier van werken in de aanbiedingsofferte onderbouwen met prestaties, terwijl deze aanpak nog volop in ontwikkeling is? Aan innovatieve ontwikkelingen gaat een denkproces vooraf. Dit dient besproken te worden in de dialooggesprekken tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Daarnaast hoeft niet alles met prestaties te worden onderbouwd. Best practices of goed onderbouwde aannames kunnen ook meegenomen worden in de aanbiedingsofferte. Betreft: Productomschrijvingen Waarom komt er een productomschrijving van opdrachtgever, terwijl deze manier van aanbesteden juist van de aanbieders vraagt de hoevraag zelf in te vullen? De productomschrijving geeft richting aan de diensten met het benoemen van resultaten. Kort samengevat wordt hier de “wat-vraag” neergezet. De aanbieder vult in de aanbiedingsofferte de “hoe-vraag” in en geeft aan hoe hij deze resultaten gaat behalen. Betreft: Tijdspad/planning Als de productomschrijving en tarieven pas op 1 augustus bekend zijn, hoe kunnen de aanbieders dan op tijd een volledig ingevulde offerte leveren? Dit is in onze ogen mogelijk. In de dialooggesprekken met de aanbieders is er ruimte om toe te lichten waar zaken ontbreken. Zie hiervoor de aangepaste planning. Betreft: Combinatie van diensten Jeugd en AWBZ/Wmo Als een aanbieder zowel ondersteuning biedt aan Jeugd als op het gebied van AWBZ/Wmo, dien je dit dan aan te geven? De inschrijver dient twee aparte offertes in. Wij verzoeken de Inschrijvers dit duidelijk aan te geven in de aanbiedingsbrief, dit is ook opgenomen in de uitnodiging. Betreft: Kleine aanbieders Hebben de ZZP’ers en de vrijgevestigde aanbieders een plek in deze aanbesteding? Zie 1.3 op pagina 4 van het inkoopdocument.
Antwoord 24. Vraag
26. Vraag
Antwoord
27. Vraag
Antwoord
28. Vraag
Antwoord
29. Vraag Antwoord
30. Vraag Antwoord 31. Vraag
Betreft: Toegang Hoe verloopt het proces van indiceren? Loopt dit via de afzonderlijke gemeenten en/of het wijkteam en wat is de relatie met de volumeafspraken in de raamcontracten? 6/9
Pagina:
Pagina:
Pagina:
Pagina:
Pagina:
Pagina:
Pagina:
Antwoord 32. Vraag Antwoord
33. Vraag Antwoord
34. Vraag
Antwoord
35. Vraag Antwoord 36. Vraag
Antwoord
37. Vraag
De toegang tot zorg wordt lokaal georganiseerd en verschilt. Er worden geen volumeafspraken gemaakt in de raamcontracten. Betreft: werken in wijkteams Is er al meer bekend over de taken en de organisatie van het wijkteam? De huidige aanbesteding gaat over de maatwerkvoorzieningen, niet over de zorg die door het wijkteam wordt gegeven. Taken van het wijkteam kunnen per gemeente verschillen, deze afspraken worden lokaal gemaakt. Betreft: Communicatie Hoe worden de inwoners en de cliënten geïnformeerd over de veranderingen? Voorlichting gebeurt zowel landelijk als lokaal via verschillende media. De gemeente gaat met alle cliënten in gesprek (voor 1 januari 2015, maar ook in de loop van 2015). Betreft: Combinatie van diensten AWBZ/Wmo Moeten de aanbieders die meerdere producten leveren voor ieder afzonderlijk product in de offerte een prestatievoorstel en risicoinventarisatie aanleveren? In principe mag de aanbieder voor ieder product twee A-4 prestatievoorstel aanleveren en twee A-4 risico-inventarisatie. Wij vragen de aanbieder hier pragmatisch mee om te gaan bij eventuele dubbelingen. Betreft: Bevoorschotting Kunnen gemeenten gaan werken met bevoorschotting van gecontracteerde aanbieders? Nee, de gemeente zal de daadwerkelijk geleverde zorg maandelijks achteraf betalen. Betreft: Tarieven Heeft de doorgevoerde korting op de tarieven niet tot gevolg dat aanbieders juist meer zorg gaan leveren om de korting op te vangen? Bouw je op deze manier niet een perverse prikkel in? Er kan nooit meer zorg worden geleverd dan in een beschikking aan de cliënt is toegewezen. Wij gaan ervan uit dat aanbieders professioneel handelen, het belang van de cliënt centraal stellen en de uitgangspunten van de gemeente hierin volgen om alleen noodzakelijke zorg en ondersteuning te leveren.
Pagina:
Pagina:
Pagina:
Pagina:
Pagina:
Pagina:
Antwoord
Betreft: Extra bijdragen van inwoners bij diensten Is het mogelijk om aan de cliënten van de producten een extra vergoeding te vragen voor de dienstverlening? U kunt dit aangeven in de aanbiedingsofferte.
38. Vraag
Betreft: Indexering Is een indexering op het tarief voorzien in 2016?
Pagina:
Antwoord
Nee, deze is niet voorzien. Zie 1.6 op pagina 5.
39. Vraag
Betreft: Personele gevolgen inkoop door gemeenten Neemt de opdrachtgever maatregelen om gedwongen ontslagen te voorkomen? De Wmo 2015 artikel 2.6.5. voorziet hierin.
Pagina:
Betreft: Verplichting vervoer
Pagina:
Antwoord 40.
7/9
Vraag Antwoord
41. Vraag
Antwoord 42. Vraag Antwoord 43. Vraag
Als je als aanbieder dagbesteding biedt, ben je dan ook verplicht om vervoer te regelen? De gemeente gaat ervan uit dat aanbieders voor de cliënten die niet kunnen voorzien in vervoer naar de dagbesteding, het vervoer regelen middels het desbetreffende product. Betreft: Combinatie van diensten en tarieven Pagina: Is er een mogelijkheid om tussen de verschillende producten en tarieven uit te wisselen? En daarmee op het totale budget de gevraagde korting en creativiteit te realiseren? Heel concreet, waar ligt de vrijheid van aanbieders op het gebied van bv. tarieven betreffende vervoer? Kunnen aanbieders afwijken van zaken die de gemeente voorstelt, als daar een goede onderbouwing voor is? Een dergelijke creatieve oplossing kan beschreven worden in het kansendossier. Betreft: Combineren van diensten Pagina: Is het toegestaan om meer zorg of dienstverlening te bieden en daarvoor een eigen bijdrage te vragen van de client zelf? Nee, dit valt buiten ons inkooptraject. Betreft: Social Return en Investment Door te bezuinigen op eigen FTE’s zou de 5% (SROI) gerealiseerd kunnen worden. Heeft dit een plaats binnen de aanbesteding? Is dit mogelijk? Dit is niet mogelijk.
Pagina:
Betreft: ICT systemen Welke ICT systemen gaan de gemeenten gebruiken? Wordt hiervoor aangesloten bij de systemen die nu gebruikt worden? Dit wordt nog nader bepaald door de colleges en volgens de landelijke richtlijnen.
Pagina:
Pagina:
46. Vraag
Betreft: Verplichtingen van gemeenten Hoe gaat de gemeente om met wederzijdse verplichtingen? Bv. de inspanningen om werkgevers te betrekken bij het realiseren van geschikte werkplekken van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Er zijn geen wederzijdse verplichtingen, het is primair aan de aanbieders om geschikte plekken te realiseren. Betreft: Regionale samenwerking Stemmen gemeenten regionale dagbesteding met elkaar af?
Antwoord
Nee, dit wordt niet op elkaar afgestemd.
47. Vraag
Betreft: Beschermd wonen Wordt de functie beschermd wonen ook aanbesteed?
Antwoord
Nee, niet in dit inkooptraject. Dit is een taak en aanbesteding van de centrumgemeenten, voor onze regio zijn dat Hilversum en Utrecht.
48. Vraag
Betreft: Inkoopdocument AWBZ Hoe verhoudt zich de meest actuele planning zoals in eerste instantie beschreven op pagina 9 (en waarop mondeling reeds correcties
Antwoord
44. Vraag Antwoord
45. Vraag
Antwoord
8/9
Pagina:
Pagina:
Pagina: 9
Antwoord
49. Vraag
Antwoord
50. Vraag
Antwoord
51. Vraag Antwoord
werden aangegeven tijdens de informatiebijeenkomst op 21 juli) tot het Proportionalisteitsbeginsel uit de aanbestedingswet, verder uitgewerkt in de Gids Proportionaliteit? De wettelijke termijnen worden in acht genomen.
Betreft: Combinatie van diensten Jeugd en AWBZ/Wmo Pagina: Tijdens de bijeenkomst is door de woordvoerder van de gemeente opgemerkt dat voor aanbieders die zowel met Jeugd meedoen als met AWBZ Extramurale begeleiding deze worden gezien als 1. Wat betekent dit concreet voor de in te vullen uitvraagformulieren en het vervolggesprek? Zie antwoord 34. Voor Jeugd en AWBZ dienen twee aparte offertes te worden ingediend. Betreft: Combinatie Jeugd en AWBZ/Wmo Wij zijn zijn mbt AWBZ extramurale begeleiding een kleine speler (minder dan 15 clienten op 31/12/2013), maar in combi met ons jeugdaanbod een grote speler. Krijgen we dan wel een gesprek over beide onderdelen? Nee, u wordt alleen uitgenodigd voor een gesprek over het jeugdaanbod.
Pagina:
Betreft: Vermindering administratieve lasten In hoeverre gaan de gemeenten de administratieve lasten bij de opdrachtnemers verminderen? Dit gebeurt al doordat er met negen producten gewerkt wordt. Wij staan open voor alle suggesties die bijdragen in een vermindering.
Pagina:
9/9
